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Basiseinstellungen vornehmen

Hast du schon Popups erlaubt, ein Lesezeichen für dein Backend-Login gesetzt und die Systemvoraussetzungen geprüft? Noch nicht? Dann geht’s hier zurück zum Thema Schnell durchstarten.

In diesem Teil des Schnelleinstiegs findest du Erläuterungen zu allgemeinen Einstellungen wie dem Speichern von Firmen- und Bankdaten sowie zum Einrichten des E-Mail-Versands und E-Mail-Vorlagen. Außerdem erklären wir dir auf dieser Seite, wie du eine Domain und ein SSL-Zertifikat für deinen Webshop bestellst.

Für einige der genannten Einstellungen stehen dir unsere virtuellen Assistenten zur Verfügung. Diese helfen dir dabei, dein System Schritt für Schritt optimal einzurichten.

1. Benutzerkonto anpassen, Firmen-, Konto- und Bankdaten speichern

Öffne das Menü Einrichtung » Assistenten und dort den Bereich Grundeinrichtung. Durchlaufe dann den Assistenten Basics, um die folgenden Einstellungen vorzunehmen:

  • eigenes Benutzerkonto anpassen

  • Firmendaten speichern

  • Kontaktdaten speichern

  • Bankdaten speichern

Vertragsdaten ändern

Eine Änderung der Stammdaten in diesem Menü ändert nicht die Kundenstammdaten deines plentymarkets Vertrages z.B. für die Rechnungsstellung. Vertragsdaten passt du im Menü plentymarkets Logo (Start) » Mein Konto im Bereich Verträge an.

Deine Bankdaten können über sogenannte Template-Variablen in E-Mail-Vorlagen ausgegeben werden. Das bedeutet, dass plentymarkets in den E-Mails selbst die Variablen durch den jeweiligen Inhalt ersetzt. Die Template-Variable $BankOwner wird so durch den Namen des Kontoinhabers ersetzt und $BankName setzt den Namen der Bank ein. $BankIban wird durch die IBAN und $BankSwift durch den BIC ersetzt.

Weitere Informationen zu den Template-Variablen findest du weiter unten auf dieser Seite in den Kapiteln Beispiel: E-Mail-Vorlage anpassen und Template-Variablen und Template-Funktionen einfügen.

2. Kundenklasse erstellen

Mit Kundenklassen unterteilst du deinen Kundenstamm nach unterschiedlichen Kriterien. Du kannst z.B. Mindestbestellmengen festlegen, Rabatte gewähren und entscheiden, ob die Preise in deinem Webshop in brutto oder netto angezeigt werden.

Für den Anfang empfehlen wir dir das Erstellen von 2 Kundenklassen:

  • B2C für deine Endkund:innen

  • B2B für Händler:innen

Du benötigst die Kundenklassen für eventuelle weitere Einstellungen, die du in deinem plentymarkets System vornehmen möchtest, wie z.B. das Speichern von Verkaufspreisen.

Kundenklasse erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Kundenklassen.

  2. Wechsele in das Tab Neue Kundenklasse.

  3. Nimm die gewünschten Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Kundenklasse erstellen
Einstellung Erläuterung

Bezeichnung

Name für die Kundenklasse eingeben, z.B. Standardkund:innen oder B2C.

Rabattart

Ggf. Rabattart wählen. Weitere Informationen zu den Rabattarten findest du auf der Handbuchseite Kontakte im Kapitel Rabattsystem nutzen.

Erlaubte Zahlungsarten

Wählen, welche Zahlungsarten, die später in deinem Webshop verfügbar sind, für die Kundenklasse erlaubt sein sollen. Standardmäßig sind alle verfügbaren Zahlungsarten erlaubt.

Anzeige der Preise im Webshop

Wählen, ob die Preise im Webshop brutto oder netto angezeigt werden sollen.

Weitere Informationen und Einstellungsmöglichkeiten in den Kundenklassen findest du auf der Handbuchseite Kontakte.

3. E-Mail-Versand einrichten

Öffne das Menü Einrichtung » Assistenten und dort den Bereich Grundeinrichtung. Durchlaufe dann den Assistenten E-Mail-Konten, um die folgenden Einstellungen vorzunehmen:

  • Zugangsdaten deines E-Mail-Kontos speichern, damit plentymarkets über dein E-Mail-Konto E-Mails für dich versenden kann. Beachte, dass es möglich sein kann, dass du dir eine Freigabe bei deinem E-Mail-Provider einholen musst, damit plentymarkets die E-Mails versenden darf.

  • Live-Modus aktivieren

  • Signatur für deine ausgehenden E-Mails speichern

  • Infodienst aktivieren, um eine Blindkopie aller ausgehenden E-Mails zu erhalten

Testmodus sendet E-Mails nur an deine E-Mail-Adresse

Es gibt einen Testmodus, der standardmäßig aktiviert ist. Im Testmodus werden alle E-Mails nur an die von dir eingegebene E-Mail-Adresse gesendet. So kannst du alle Einstellungen und Inhalte testen, bevor du live mit dem E-Mail-Versand arbeitest.

4. E-Mail-Vorlagen einrichten

plentymarkets erzeugt alle E-Mails auf Basis von Vorlagen. Tabelle 2 listet die E-Mail-Vorlagen auf, deren Einrichtung wir dir für den Anfang empfehlen. E-Mail-Vorlagen werden im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » E-Mail » Vorlagen erstellt.

Du kannst alle E-Mail-Vorlagen an deine Erfordernisse anpassen. Weiter unten auf dieser Seite im Kapitel Beispiel: E-Mail-Vorlage anpassen findest du ein Beispiel, wie du die E-Mail-Vorlage Webshop: Eingangsbestätigung Bestellung anpasst.

Tabelle 2. Bereits vorkonfigurierte E-Mail-Vorlagen
E-Mail-Vorlage Erläuterung

Auftrag: Rechnung PDF-Anhang

Sendet die Rechnung als Dateianhang an deine Kund:innen.
Wichtig: Eine Rechnungsvorlage für den Standort Deutschland ist bereits vorkonfiguriert. Du kannst die Vorlage nach Bedarf im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Standorte » [Standort wählen] » *Dokumente » Rechnung anpassen. Wenn eine Rechnung für den Auftrag existiert und du eine Ereignisaktion eingerichtet hast, wird die Rechnung automatisch an deine Kund:innen versendet, weil in der Vorlage Auftrag: Rechnung PDF-Anhang der PDF-Anhang Rechnung bereits standardmäßig gewählt ist.
Weitere Informationen dazu findest du auf der Schnelleinstiegsseite Vorgänge automatisieren.

Auftrag: Versandbestätigung

Wird bei Versand der Ware verschickt.
Tipp: Erstelle eine Ereignisaktion mit dem Ereignis Paketnummer und füge Filter und Aktionen hinzu, damit die am Auftrag gespeicherte Paketnummer über die Template-Variable $TrackingURL ausgegeben wird. Weitere Informationen findest du auf der Schnelleinstiegsseite Vorgänge automatisieren.

Webshop: Eingangsbestätigung Bestellung

Benachrichtigung an deine Kund:innen, dass die Bestellung eingegangen ist.
Wichtig: In dieser E-Mail-Vorlage solltest du aus rechtlichen Gründen eine Widerrufsbelehrung sowie die AGB einfügen. Von großer Bedeutung in dieser E-Mail-Vorlage sind alle Formulierungen, die das vertragliche Verhältnis mit den Kund:innen betreffen. Deine Texte solltest du daher von einem kundigen Anwaltsbüro prüfen lassen.
Die Texte für die Widerrufsbelehrung und die AGB speicherst du im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Webshop » Rechtliches. Über die Template-Variablen $CancellationRightsText und $GeneralTermsConditionsText werden das Widerrufsrecht und die AGB dann automatisch in der E-Mail ausgegeben.

Es gibt zahlreiche weitere E-Mail-Vorlagen, die bereits in deinem plentymarkets System vorhanden sind. Diese E-Mail-Vorlagen musst du ggf. anpassen und mit einem Ereignis im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » E-Mail » Automatischer Versand verknüpfen oder eine Ereignisaktion einrichten. Weitere Informationen findest du auf der Schnelleinstiegsseite Vorgänge automatisieren.

4.1. Rechtliche Angaben speichern

Es ist wichtig, dass du vorab die rechtlichen Angaben für deinen Webshop speicherst. Dazu zählen die AGB, das Widerrufsrecht, die Datenschutzerklärung, das Impressum sowie das Widerrufsformular. In der E-Mail-Vorlage selbst fügst du Template-Variablen ein, die den Text in der E-Mail-Vorlage dann ersetzen.

Wir empfehlen, die Texte im Vorfeld von einem kundigen Anwaltsbüro prüfen zu lassen, bevor du diese verwendest.

Rechtliche Angaben speichern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Webshop » Rechtliches.

  2. Klappe die Sprache Deutsch auf ().

  3. Füge die Texte in den jeweiligen Tabs AGB, Widerrufsrecht, Datenschutzerklärung, Impressum und Widerrufsformular im Tab Text ein.
    Tipp: Lasse die Texte zu den rechtlichen Angaben von einem kundigen Anwaltsbüro prüfen.

  4. Speichere () die Einstellungen.

4.2. Beispiel: E-Mail-Vorlage anpassen

Anhand des Beispiels der E-Mail-Vorlage Webshop: Eingangsbestätigung Bestellung beschreiben wir im Folgenden, wie du eine E-Mail-Vorlage an deine Erfordernisse anpasst.

E-Mail-Vorlage anpassen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » E-Mail » Vorlagen.

  2. Klicke bei Allgemeine E-Mail-Vorlagen auf Webshop: Eingangsbestätigung Bestellung.
    → Das Tab Einstellungen der Vorlage öffnet sich.

  3. Ändere ggf. die Einstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  4. Wechsele ins Tab E-Mail-Nachricht » Tab: Inhalt » Tab: Reiner Text.
    → Der Standardtext der Vorlage öffnet sich.

  5. Ändere ggf. den Text.

  6. Füge z.B. die Template-Variablen $CancellationRightsText und $GeneralTermsConditionText ein, damit in der versendeten E-Mail-Vorlage die Texte für die AGB und das Widerrufsrecht ausgegeben werden.
    Hinweis 1: Die Texte hast du vorab im System gespeichert wie in Kapitel Rechtliche Angaben speichern beschrieben.
    Hinweis 2: Die verfügbaren Template-Variablen öffnest du mit einem Klick auf Template-Variablen und -Funktionen ().

  7. Weitere Informationen zu den Template-Variablen für rechtliche Angaben findest du in Tabelle 4 am Ende dieses Kapitels.

  8. Ersetze die Musterkontaktdaten am Ende der Vorlage durch deine Kontaktdaten.
    Tipp: Du kannst dafür die Template-Variable $SignatureText verwenden.

  9. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 3. E-Mail-Vorlagen einrichten
Einstellung Erläuterung

Kopfzeile

Speichern

Speichert die E-Mail-Vorlage.

Template-Variablen -und Funktionen

Ein Klick auf öffnet alle in plentymarkets verfügbaren Template-Variablen und Template-Funktionen, die du in deinen E-Mail-Vorlagen verwenden kannst.

Tab: Einstellungen

Eigner

Standardmäßig ist die Einstellung Alle gewählt. Das bedeutet, dass alle Benutzer:innen in deinem plentymarkets System Zugriff auf diese Vorlage haben.

Name

Name der E-Mail-Vorlage, die zur internen Unterscheidung verwendet wird. Dieser Name wird dem Empfänger nicht angezeigt. Du kannst diesen Namen anpassen.

Inhalt

Nur reiner Text (Standardeinstellung) oder Nur HTML-formatierter Text wählen.

Template-Typ

Alle (Grundeinstellung) wählen, wenn die E-Mail-Vorlage für alle Bereiche verwendet werden soll, oder den Bereich in plentymarkets aus der Dropdown-Liste wählen, für den diese E-Mail-Vorlage ausschließlich zur Verfügung stehen soll.

PDF-Anhang

Standardmäßig ist die Einstellung Kein PDF-Anhang gewählt.
Hinweis: Wenn du später an eine deiner E-Mails z.B. die Rechnung als PDF-Datei anhängen willst, musst du die Rechnungsvorlage vorab einrichten. Außerdem muss eine Rechnung für den Auftrag existieren und am besten hast du eine Ereignisaktion für diese Ereignis eingerichtet.

Dokumentenanhang

Standardmäßig ist die Einstellung Kein Dokumentenanhang gewählt.
Hinweis: Wenn du einen Anhang wie z.B. einen Artikelprospekt versenden möchtest, musst du dieses Dokument im Menü CMS » Dokumente hochladen. In der Dropdown-Liste Dokumentenanhang werden nur Dateien angezeigt, die im Menü CMS » Dokumente hochgeladen wurden.

Antwort an

E-Mail-Adresse eingeben, an die die Antworten auf diese E-Mail-Vorlage gesendet werden sollen.
Hinweis: Wenn keine E-Mail-Adresse eingegeben wird, werden Antworten auf diese E-Mail-Vorlage an die E-Mail-Adresse, die im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » E-Mail » Zugangsdaten gespeichert ist, versendet.

Design verwenden

Diese Option musst du nur aktivieren, wenn du ein HTML-Design mit der E-Mail-Vorlage verknüpfen möchtest. Weil wir im Schnelleinstieg reinen Text und keinen HTML-formatierten Text verwenden, ist diese Einstellung nicht relevant.

Mandant (Shop)

Standardmäßig sind alle Mandanten aktiviert.

Tab: E-Mail-Nachricht

Sprache wählen

Standardmäßig ist die Sprache de gewählt.

Betreff

Ggf. den Standardtext des Betreffs anpassen. Den Betreff sorgfältig wählen, damit die E-Mail im Postfach der Kund:innen erkannt und nicht als Spam gefiltert wird.
Hinweis: Du kannst in der Betreffzeile auch Template-Variablen einfügen.

Wenn du die E-Mail-Vorlage Webshop: Eingangsbestätigung Bestellung nach deinen Erfordernissen angepasst und gespeichert hast, wird diese Vorlage auch automatisch an deine Kund:innen versendet, sobald sie in deinem Webshop bestellen, weil diese Vorlage im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » E-Mail » Automatischer Versand bereits mit dem Ereignis Neue Bestellung über den Webshop verknüpft ist.

4.3. Template-Variablen und Template-Funktionen einfügen

E-Mail-Vorlagen in plentymarkets bestehen immer aus Text sowie Template-Funktionen und Template-Variablen. In den E-Mails selbst ersetzt plentymarkets die Template-Variablen und -Funktionen durch den jeweiligen Inhalt. Die Template-Variable $CustomerFullName wird so z.B. durch den Namen der Kund:in ersetzt, $CustomerEmail setzt die E-Mail-Adresse der Kund:in ein, die Variable $OrderID setzt die Auftrags-ID ein.

Schreibweise der Template-Variablen beachten

Weil Template-Variablen und Template-Funktionen vorkonfigurierte Systembefehle auslösen, musst du die Schreibweise der Namen genau einhalten. Um Fehlfunktionen durch Schreibfehler zu vermeiden, kopierst du die Variablen und Funktionen und fügst sie an gewünschter Stelle in die E-Mail-Vorlage ein.

Template-Variablen und -Funktionen einfügen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » E-Mail » Vorlagen.

  2. Öffne die E-Mail-Vorlage, in die du Template-Variablen einfügen möchtest.

  3. Klicke auf Template-Variablen und -Funktionen ().
    → Das Fenster Template-Variablen und -Funktionen wird geöffnet.

  4. Kopiere die Variable, die du in die E-Mail-Vorlage einfügen möchtest.
    → Du kannst die Variable über Strg+f bzw. cmd+f suchen.

  5. Füge die Variable in das Textfeld im Tab E-Mail-Nachricht » Tab: Inhalt » Tab: Reiner Text an der gewünschten Stelle ein.

  6. Speichere () die Einstellungen.

Template-Funktion {%Link_Checkout()%} einfügen

Alle E-Mails an deine Kund:innen sollten unbedingt die Template-Funktion {%Link_Checkout()%} enthalten. Diese Funktion gibt den Link zum Bereich Mein Konto deines Webshops aus. Mit einem Klick auf diesen Link können deine Kund:innen jederzeit ihre Daten aktualisieren, die Auftragshistorie einsehen, weitere Artikel zur Bestellung hinzufügen und den Status der Bestellung verfolgen.

4.4. Dateien an E-Mail-Vorlagen anhängen

Du kannst 2 Arten von Dateien an deine E-Mail-Vorlagen anhängen:

  • einen PDF-Anhang

  • einen Dokumentenanhang

Den Unterschied dieser beiden Anhänge beschreiben wir im Folgenden.

Die möglichen Typen eines PDF-Anhangs, z.B. Rechnung, sind in deinem plentymarkets System vorgegeben. Diese Dokumente richtest du im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Standorte » [Standort wählen] » Dokumente ein.

Ein Dokumentenanhang kann z.B. ein Artikelprospekt, eine Anleitung oder eine Fotodatei sein. Du lädst diese Dateien im Menü CMS » Dokumente hoch.

4.4.1. PDF-Anhang erstellen und anhängen

Die Dokumente, die du als PDF-Anhang versenden kannst, werden automatisch von deinem plentymarkets System erzeugt. Ein Beispiel für ein solches Dokument ist die Rechnung.

Das Einrichten erfolgt in 3 Schritten:

  1. Dokumentenvorlage, z.B. eine Geschäftsbriefvorlage inklusive Logo, erstellen und auf deinem Rechner speichern

  2. Dokumenteinstellungen anpassen (im Folgenden detaillierter beschrieben)

  3. Dokument mit der E-Mail-Vorlage verknüpfen (im Folgenden detaillierter beschrieben)

Dokumenteinstellung anpassen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Standorte » [Standort wählen] » Dokumente.

  2. Wähle das Dokument, das du bearbeiten möchtest, z.B. Rechnung.
    Hinweis: Das Dokument Rechnung ist bereits voreingestellt. Passe die Rechnungsvorlage ggf. an.

  3. Wechsele in das Tab PDF-Vorlage.

  4. Klicke auf Vorlage hinzufügen ().

  5. Wähle ggf. eine Zahlungsart.
    Hinweis: Standardmäßig ist die Einstellung Standard gewählt.

  6. Klicke auf Vorlage auswählen ().

  7. Öffne die zuvor erstellte PDF-Dokumentvorlage.

  8. Klicke auf Vorlage hochladen ().

  9. Klicke auf Vorschau (), um eine Vorschau des Dokuments anzeigen zu lassen.

  10. Klicke auf Löschen (), um das Dokument zu löschen.

Dokument mit der E-Mail-Vorlage verknüpfen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » E-Mail » Vorlagen.

  2. Öffne die E-Mail-Vorlage.

  3. Wähle in der Dropdown-Liste PDF-Anhang die Datei, die du als Anhang versenden möchtest.

  4. Speichere () die Einstellungen.
    → Das Dokument wird als Anhang mit versendet.

4.4.2. Dokumentenanhang erstellen und anhängen

Alle Dokumente, die du über eine E-Mail-Vorlage als Dokumentenanhang versenden möchtest, müssen vorher im System hochgeladen werden. Ein Beispiel für ein solches Dokument sind die AGB, weil dieses Dokument häufig als Anhang der Eingangsbestätigung einer Bestellung versendet wird – vorausgesetzt du hast die AGB nicht über die Template-Variable $GeneralTermsConditionsText direkt in der Vorlage eingefügt.

Das Einrichten erfolgt in 2 Schritten. Zunächst lädst du das Dokument im Menü CMS » Dokumente hoch. Dann verknüpfst du das Dokument mit einer E-Mail-Vorlage. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Dokument hochladen:

  1. Öffne das Menü CMS » Dokumente.

  2. Klicke im Tab Upload auf Datei auswählen.

  3. Wähle die Datei, die du hochladen möchtest, und klicke auf Öffnen.

  4. Wähle eine der Optionen unter Berechtigung.
    Hinweis: Mit der Berechtigung legst du fest, ob das Dokument nur für Mitarbeiter, nur für Kunden oder öffentlich, also für alle Besucher:innen des Webshops, verfügbar sein soll.

  5. Gib ggf. einen Namen für den Ordner ein.

  6. Speichere () die Einstellungen.

Dokument mit einer E-Mail-Vorlage verknüpfen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » E-Mail » Vorlagen.

  2. Öffne die E-Mail-Vorlage.

  3. Wähle in der Dropdown-Liste Dokumentenanhang die Datei, die du als Anhang versenden möchtest.

  4. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Datei wird als Anhang mit versendet.

5. Domain bestellen

Der Begriff "Domain" bezeichnet eine Internetadresse in Form eines Namens sowie einer Erweiterung, der Top-Level-Domain, z.B. .de. Du kannst den Namen frei wählen. Eine Domain ist einmalig und darf weltweit nicht doppelt vorkommen. Bei der Registrierung der Domain, zum Beispiel bei einem Hosting-Dienstleister, wird daher geprüft, ob deine gewünschte Domain noch nicht vergeben ist.

Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Domains.

6. SSL-Zertifikat bestellen

Ein SSL-Zertifikat dient dazu, deine Website zu verschlüsseln und gewährleistet eine sichere Verbindung zu deinem Webshop. Wenn du ein SSL-Zertifikat verwendest, ist deine Website über https erreichbar. Wichtig ist, dass die Domain, für die du das SSL-Zertifikat bestellen möchtest, eine aktivierte Hauptdomain ist.

Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite SSL-Zertifikate.

7. Checkliste

Arbeite die Checkliste durch, um deine Einstellungen zum Thema Basiseinstellungen zu prüfen.

  • Hast du den Assistenten Basics durchlaufen?

  • Hast du den Assistenten E-Mail-Konten durchlaufen?

  • Hast du die Template-Variable $SignatureText am Ende deiner E-Mail-Vorlagen hinzugefügt?

  • Hast du in allen E-Mail-Vorlagen die Musterdaten durch deinen eigenen Kontaktdaten ergänzt?

  • Enthalten alle E-Mail-Vorlagen die Template-Funktion {%Link_Checkout()%}?

  • Hast du die Domain für deinen Webshop bestellt?

  • Hast du ein SSL-Zertifikat gebucht?

  • Hast du nach dem Testen den Testmodus deaktiviert, damit E-Mails ab sofort an deine Kund:innen und nicht mehr an dich selbst versendet werden?

8. Mehr zum Thema Basiseinstellungen

Weiter zum Thema Lager und Lieferant:in einrichten
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