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Wareneingänge verwalten

Es gibt verschiedene Wege, über die du Waren in dein System buchen kannst. Voraussetzung für einen Wareneingang ist, dass der Variante ein Lager sowie ein Lagerort und ein Lieferant zugeordnet sind. Auf dieser Seite wird beschrieben, wo und wie das Zuordnen des Lagerorts und des Lieferanten erfolgt. Außerdem wird der Wareneingang über das Menü Waren » Neuer Wareneingang beschrieben. Nur wenn du Wareneingänge und Warenausgänge buchst und so Warenbestände in plentymarkets führst, kann dein System Varianten anhand der Beschränkung und Verfügbarkeit automatisiert im Webshop ein- und ausblenden sowie Listings automatisiert starten und beenden.

1. Lieferanten einer Variante zuordnen

Ein Lieferant muss einer Variante zugeordnet werden, damit der Wareneingang gebucht werden kann und damit später auch eine Nachbestellung an den Lieferanten erfolgen kann. Lieferanten sind Kunden des Kundentyps Lieferant. Bevor du also deinen Lieferanten zuordnen kannst, musst du ihn erst einmal anlegen. Die Vorgehensweise ist die gleiche wie beim Anlegen eines Kunden. Allerdings muss der Kundentyp Lieferant gewählt werden.

Lieferanten zuordnen:

  1. Öffne das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Öffne den Artikel.

  3. Öffne die Variante.

  4. Öffne das Tab Lieferant.

  5. Wähle einen Lieferanten aus der Dropdown-Liste.

  6. Klicke auf Hinzufügen.
    → Der Lieferant wird der Variante zugeordnet und weitere Einstellungen können optional vorgenommen werden.

Tabelle 1. Lieferanteninformationen für eine Variante
Einstellung Erläuterung

Lieferanten-Artikel-Nr.

Artikelnummer eintragen, unter der dein Lieferant die Variante führt. Wareneingänge können auch anhand dieser Nummer gesucht werden.

EK

Einkaufspreis der Variante eintragen. Je nach Einstellung für Wareneingänge wird dieser EK überschrieben. Im Menü System » Systemeinstellungen » Waren » Warenbestand » Wareneingang stellst du ein, ob der Einkaufspreis eines Wareneingangs für Lieferanten übernommen wird.

Mindestabnahme

Anzahl der Variante eintragen, die du mindestens bestellen musst. Die Mindestabnahme wird für Nachbestellungen berücksichtigt. Allerdings wird sie nur angezeigt, wenn die Variante den Meldebestand erreicht hat und tatsächlich nachbestellt werden muss. Für Varianten, die noch ausreichend vorhanden sind, wird die Mindestabnahme nicht angezeigt.

Lieferzeit in Tagen

Anzahl der Tage eintragen, die der Lieferant für die Lieferung der Variante benötigt. Die Lieferzeit kann Einfluss auf den Mengenvorschlag einer Nachbestellung haben und auf das Lieferdatum einer Nachbestellung. Ob die Lieferzeit für den Bestellmengenvorschlag berücksichtigt wird, stellst du im Menü System » Systemeinstellungen » Waren » Bestellwesen » Einstellungen ein. Die Lieferzeit wird hier als Wiederbeschaffungszeit für die Bestellmenge berücksichtigt.

Letzte Preisanfrage

Datum aus dem Kalender wählen, an dem der Preis für die Variante zuletzt abgefragt wurde.

Rabatt

Rabatt in Prozent eintragen, wenn der Lieferant einen Rabatt auf die Variante gewährt. Der Rabatt wird in Nachbestellungen nur berücksichtigt, wenn auch das Häkchen bei Rabattfähigkeit gesetzt ist.

Rabattfähigkeit

Häkchen setzen, um den unter Rabatt eingetragenen Rabatt zu aktivieren. Wenn die Rabattfähikgeit nicht gesetzt ist, wird der eingetragene Rabatt für Nachbestellungen nicht berücksichtigt.

Verpackungseinheit

Verpackungseinheit (VPE) eintragen, insbesondere wenn die Verpackungseinheit des Lieferanten von der im Tab Einstellungen gespeicherten Verpackungseinheit abweicht.

2. Variante mit Lagerort verknüpfen

Eine Variante muss mit einem Lager samt Lagerort verknüpft werden, damit ein Wareneingang gebucht werden kann. Ohne eine Lagerzuordnung weiß das System nicht, wohin der Wareneingang gebucht wird, und kann deshalb nicht buchen. Der Standard-Lagerort dient als Platzhalter-Lagerort und bedeutet, dass noch kein Lagerort zugeordnet wurde. Wähle deshalb besser einen deiner Lagerorte als Lagerortvorschlag.

Vererben der Einstellung an Varianten

Wenn du ein Lager für eine Hauptvariante aktivierst, wird diese Einstellung auch an alle Varianten des Artikels vererbt.

  1. Öffne das Menü Artikel » Artikel bearbeiten » Artikel öffnen » Variante öffnen.

  2. Öffne das Tab Lager.

  3. Wähle ein Lager aus der Dropdown-Liste.

  4. Klicke auf Hinzufügen.
    → Das Lager wird der Variante zugeordnet und weitere Einstellungen können optional vorgenommen werden.

Tabelle 2. Lagereinstellungen einer Variante
Einstellung Erläuterung

Lagerorttyp

Lagerorttyp anhand der Artikelgröße wählen.

Zone

Zone wählen, wenn das Lager in Zonen eingeteilt wurde.

Meldebestand

Anzahl eintragen, bei der eine Nachbestellung der Variante erfolgen soll. Erst wenn eine Variante später auf den Meldebestand sinkt, wird auch ein Mengenvorschlag für die Variante angezeigt, da ja erst bei Erreichen des Meldebestands eine Nachbestellung erfolgen soll.
Hinweis: Wenn du die Differenz zum Meldebestand dynamisch berechnen lässt, darf hier nur 0 gespeichert werden.

Lagerreichweite

Anzahl der Tage eintragen, den der Warenbestand bis zur nächsten Nachbestellung reichen soll. Die Lagerreichweite fließt in die Berechnung des Nachbestellungsvorschlags ein. Ein Standardwert aus der Praxis für die Lagerreichweite ist z.B. 14 Tage. Wenn der Artikel den Meldebestand erreicht hat, werden die 14 Tage zur Berechnung der Nachbestellmenge berücksichtigt, d.h. es wird die Menge zur Nachbestellung vorgeschlagen, die für die folgenden 14 Tage ausreicht. Wird hier kein Wert eingetragen, wird die Lagerreichweite bei der Berechnung eines Nachbestellungstermins nicht berücksichtigt.

Maximalbestand

Maximalen Bestand für das Lager eintragen. Der Maximalbestand wird für den Bestellmengenvorschlag berücksichtigt, sodass der Vorschlag den Maximalbestand nicht überschreitet.

Bestandspuffer

Ein Bestandspuffer bewirkt, dass der Bestand für bestimmte Marktplätze um den eingetragenen Wert reduziert wird.
Beispiel: Der Artikel hat einen Bestand von 50. Du möchtest einen Bestandspuffer von 10 Artikeln, damit der Artikel nicht vollständig über den Marktplatz abverkauft wird. Dazu 10 als Bestandspuffer eintragen. Zum Marktplatz wird ein Bestandswert von 40 übertragen.
Hier eingetragene Werte gelten für die Marktplätze Neckermann, Otto und Plus.de. Die Werte sind gegenüber den hinterlegten Bestandspufferwerten dieser Marktplätze dominant.

MHD

Wählen, ob für die Variante und das Lager das Mindesthaltbarkeitsdatum der Produkte erfasst werden soll.
Hinweis: Sobald Lagerbestand auf dem Lager vorhanden ist, kann die Option MHD nicht mehr deaktiviert werden. Ist der Lagerbestand auf dem Lager gleich 0, ist das Aktivieren/Deaktivieren der Option MHD möglich.

Charge

Wählen, ob für die Variante und das Lager die Charge der Produkte erfasst werden soll.
Hinweis: Sobald Lagerbestand auf dem Lager vorhanden ist, kann die Option Charge nicht mehr deaktiviert werden. Ist der Lagerbestand auf diesem Lager gleich 0, ist das Aktivieren/Deaktivieren der Option Charge möglich.

Lagerortvorschlag

Lagerort wählen, der bei Nachbestellungen automatisch vorgeschlagen werden soll. Die Einstellung Standard-Lagerort bedeutet, dass kein Lagerort zugewiesen wurde.

3. Einkaufspreis ermitteln

Die Einstellungen zum Einkaufspreis in plentymarkets sind vielfältig. In Varianten werden dir 2 verschiedene Einkaufspreise angezeigt. Ein Feld zeigt immer den gleitenden Einkaufspreis. Welcher Einkaufspreis im 2. Feld angezeigt wird, bestimmst du durch deine Einstellungen. Du hast die Möglichkeit einen Einkaufspreis einzutragen oder bei Wareneingängen z.B. den Einkaufspreis des aktuellen Wareneingangs an Varianten und Lieferanten zu übertragen. Du hast auch die Möglichkeit, einen weiteren Durchschnittseinkaufspreis zu übertragen. Hierbei handelt es sich um eine Art Live-Durchschnittseinkaufspreis. Welche Einstellungsoptionen du hast, um den Einkaufspreis zu übertragen, wird im nächsten Kapitel, Lagerort und Einkaufspreis übertragen, beschrieben.
Die Berechnung der 2 unterschiedlichen Durchschnittseinkaufspreise wird im folgenden erläutert.

Tabelle 3. Formeln Durchschnittseinkaufspreis
Livedurchschnittsberechnung Berechnung gleitender Durchschnittseinkaufspreis

\(LDEK_{neu} = {LDEK_{alt} \cdot Menge_{alt} + EK_{neu} \cdot Menge_{neu}\over Menge_{alt} + Menge_{neu}}\)

LDEKneu = Neuer Live-Durchschnittseinkaufspeis
LDEKalt = Alter Live-Durchschnittseinkaufspreis
Mengealt = Bisherige Bestandsmenge
EKneu = Einkaufspreis im Wareneingang
Mengeneu = Menge im Wareneingang

\(GLD_{neu} = {GLD_{alt} \cdot Menge_{alt} + EK_{neu} \cdot Menge_{neu}\over Menge_{alt} + Menge_{neu}}\)

GLDneu = Neuer gleitender Durchschnittseinkaufspeis
GLDalt = Alter gleitender Durchschnittseinkaufspreis
Mengealt = Bisherige Bestandsmenge
EKneu = Einkaufspreis im Wareneingang
Mengeneu = Menge im Wareneingang

Bei dieser Methode wird in folgenden Fällen eine Neuberechnung ausgelöst:

  • Wareneingang und

  • Warenausgang

Der aktuelle Durchschnitt wird z.B. in Statistiken oder Exporten ausgegeben. Damit dieser Durchschnittspreis auch im Artikel angezeigt wird, muss extra eingestellt werden, dass der Durchschnittseinkaufspreis auf Varianten übertragen wird.
Um diesen Preis in der Varianten zu sehen, muss im Menü System » Systemeinstellungen » Waren » Warenbestand » Wareneingang für die Einstellung Einkaufspreis die Option Durchschnittseinkaufspreis auf Variante übertragen gewählt werden. Die anderen Optionen werden in Tabelle 4 erläutert.

Bei dieser Methode wird in folgenden Fällen eine Neuberechnung ausgelöst:

  • Wareneingang

Allerdings muss dafür das Lager, in das du Bestand buchst auch für den GLD berücksichtigt werden. Der GLD wird in der Variante automatisch in einem separaten Feld eingetragen.
Welche Lager für gleitenden Durchschnittspreis berücksichtigt werden, stellst du im Menü System » Systemeinstellungen » Waren » Warenbestand » Wareneingang ein.

4. Lagerort und Einkaufspreis übertragen

Beim Hinzufügen der Artikel kannst du sowohl den Einkaufspreis als auch die UVP sowie den Lagerort angeben. Die UVP wird bei Freigabe eines Wareneingangs automatisch in die Variantendaten übernommen. Wenn ein Wareneingang die gleiche Variante mehrmals, jedoch mit unterschiedlichen UVPs enthält, wird bei der Freigabe die höchste UVP übernommen. Ob und wie Einkaufspreise von Wareneingängen zu den Artikeldaten übertragen werden und ob und wie ein Lagerort aus einem Wareneingang zu einem Artikel übertragen wird, legst du vorab fest.

Übertragung festlegen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Waren » Warenbestand » Wareneingang.

  2. Wähle eine Einstellung. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4.

  3. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 4. Preis- und Lagerortübertragung festlegen
Einstellung Erläuterung

Einkaufspreis

Wählen ob und wohin der EK aus dem Wareneingang übertragen wird. Die Übertragung erfolgt bei Freigabe eines Wareneingangs.
Einkaufspreis nicht übertragen = Einkaufspreis wird nicht übertragen. Wähle diese Einstellung, wenn du den Einkaufspreis in der Variante manuell pflegen möchtest.
Einkaufspreis auf Varianten übertragen = Einkaufspreis wird automatisch im Tab Einstellungen einer Variante hinterlegt. Wenn du im selben Wareneingang die selbe Variante mit unterschiedlichen Einkaufspreisen buchst, wird der letzte Einkaufspreis der Variante aus dem Wareneingang übertragen.
Einkaufspreis auf Varianten und Lieferant übertragen = Einkaufspreis wird automatisch im Tab Einstellungen einer Variante sowie im Tab Bestand in den Lieferantendaten hinterlegt. Wenn du im selben Wareneingang die selbe Variante mit unterschiedlichen Einkaufspreisen buchst, wird der letzte Einkaufspreis der Variante aus dem Wareneingang übertragen.
Live-Durchschnittseinkaufspreis auf Varianten übertragen = Bei jedem Wareneingang und Warenausgang wird der durchschnittliche EK neu berechnet und angepasst. Zum Berechnen werden die tatsächlichen Einkaufspreise der im Lager verfügbaren Bestände einer Variante herangezogen. Der errechnete Mittelwert wird im Tab Einstellungen einer Variante hinterlegt. Die Formel zum Berechnen findest du in Tabelle 3.
Höchsten Einkaufspreis übertragen = Bei mehreren unterschiedlichen Einkaufspreisen wird der höchste Einkaufspreis aus dem aktuellen Wareneingang in die Variantendaten übertragen.
Niedrigsten Einkaufspreis übertragen = Bei mehreren unterschiedlichen Einkaufspreisen wird der niedrigste Einkaufspreis aus dem aktuellen Wareneingang in die Variantendaten übertragen.

Lagerort

Wählen ob und wohin der Lagerort übertragen wird. Die Übertragung erfolgt bei Freigabe eines Wareneingangs.
Lagerort nicht übertragen = Lagerort wird nicht übertragen.
Lagerort auf Variante übertragen = Lagerort wird automatisch als Lagerort-Vorschlag in das Tab: Lager einer Variante übernommen. Der Lagerort wird mit jedem Wareneingang neu übertragen.
Lagerort auf Variante übertragen, wenn noch kein Lagerort oder Standard-Lagerort hinterlegt wurde = Übertragung erfolgt nur, wenn noch kein Lagerort hinterlegt wurde.

5. UVP und Preis zuordnen

Damit du im Wareneingang eine UVP eintragen kannst, musst du zuordnen, welcher Verkaufspreis als UVP genutzt werden soll. Außerdem kannst du wählen, welcher Verkaufspreis dir im Wareneingang angezeigt wird.

UVP und Preis zuordnen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Waren » Neuer Wareneingang.

  2. Wähle für UVP einen deiner Verkaufspreise aus der Dropdown-Liste.

  3. Wähle für Preis einen deiner Verkaufspreise aus der Dropdown-Liste.

  4. Speichere die Einstellungen.

Die Zuordnung im Menü System » Systemeinstellungen » Waren » Neuer Wareneingang reicht nicht, um einen Verkaufspreis in einer Variante anzuzeigen. Du musst einen Verkaufspreis auch mit einer Variante verknüpfen. Verkaufspreise legst du im Menü System » Systemeinstellungen » Artikel » Verkaufspreise an. Wie du Verkaufspreise anlegst und mit Varianten verknüpfst, findest du auf der Handbuchseite Artikel verwalten. Auf dieser Seite erfährst du auch, wie du mit der Preiskalkulation Preise für Kundenklassen u.v.m. errechnen lässt.

6. Ware über das Backend einbuchen

Du hast verschiedene Möglichkeiten einen Wareneingang zu buchen, z.B. per App, Datenimport oder über den Menüpunkt Neuer Wareneingang. In diesem Menü hast du die umfassendsten Möglichkeiten, neben dem Bestand auch weitere Daten, wie Warenbezugkosten, anzugeben. Deshalb wird das Buchen von Ware über dieses Menü nun ausführlich beschrieben.

6.1. Wareneingang erfassen

Das Erfassen eines Wareneingangs teilt sich in zwei Schritte. Zunächst gibst du übergeordnete Daten wie den Lieferanten und die Währung an. Im zweiten Schritt gibst du an, welche Artikel in welcher Menge geliefert wurden.

6.1.1. Kopfdaten eines Wareneingangs erfassen

Um einen Wareneingang zu erfassen, benötigst du mindestens ein Lager und einen Lieferanten. Lieferanten legst du als Kunden an und ordnest ihnen den Kundentyp Lieferant zu. Außerdem muss mindestens ein Benutzer als Eigner für Wareneingänge aktiviert sein, damit der Wareneingang einem Eigner zugeordnet werden kann. Ohne Eigner kann kein Wareneingang erfasst werden. Die Eigner stehen dir nach ID sortiert zur Verfügung. Wenn der eingeloggte Benutzer als Eigner möglich ist, wird er vorausgewählt.

Kopfdaten eines Wareneingangs erfassen:

  1. Öffne das Menü Waren » Neuer Wareneingang.

  2. Klicke auf Neuer Wareneingang.
    → Ein neues Tab wird geöffnet.

  3. Trage einen Lieferanten ein.
    → Mit der Pfeiltaste nach unten öffnest du eine Liste aller Lieferanten, alternativ werden ab Eingabe des dritten Buchstabens Vorschläge eingeblendet.

  4. Wähle ein Lager.
    → Wenn ein Hauptlager für die Variante gespeichert ist, ist das Hauptlager vorausgewählt.

  5. Wähle einen Eigner.
    → Wenn du als Eigner für Wareneingänge aktiviert wurdest, bist du als eingeloggter Benutzer als Eigner vorausgewählt.

  6. Nimm weitere optionale Einstellungen vor.

  7. Klicke auf Speichern, um den Wareneingang anzulegen.
    → Der Wareneingang wird in einem Tab geöffnet, erhält eine ID und den Status Erfasst. Durch einen Klick auf das Plus am Anfang der Kopfzeile des Wareneingangs werden weitere Angaben sichtbar.

Wenn du den Wareneingang in einer anderen Währung als deiner Standardwährung bezahlst, wird der Umrechnungskurs voreingetragen.

Alle erfassten Angaben können geändert werden. Um den Wareneingang zu vervollständigen, füge Artikel und Warenbezugskosten hinzu.

6.1.2. Artikel zum Wareneingang hinzufügen

Varianten eines Artikels lassen sich einzeln hinzufügen oder du kannst mehrere Varianten gleichzeitig hinzufügen. Du kanst nur Varianten von Artikeln hinzufügen, die bereits angelegt sind. Wenn ein neuer Artikel geliefert wird, legst du zunächst den Artikel mit Varianten im Menü Artikel an. Zunächst werden dir alle Artikel aller Lieferanten aufgelistet. Nutze die Suche, um Artikel einzelner Lieferanten anzuzeigen.
Wenn du einen Einkaufspreis für eine Variante eingetragen habst, ist dieser hier voreingetragen und kann übernommen werden. Ein Klick auf die Artikel-ID öffnet den Artikel zur Bearbeitung. Wie du vorgehst, um die gelieferten Artikel dem Wareneingang hinzuzufügen, wird nachfolgend beschrieben.

Varianten einzeln hinzufügen

Einzelne Varianten fügst du folgendermaßen hinzu. Angaben wie Einkaufspreis und Lagerort sind keine Pflichtangaben. Wenn du diese Angaben nicht pflegen möchtest, überspringe die Punkte in der Beschreibung.

Varianten einzeln hinzufügen:

  1. Öffne das Menü Waren » Neuer Wareneingang.

  2. Öffne einen Wareneingang.

  3. Klicke auf Artikel hinzufügen.
    → Ein Fenster zur Artikelsuche und -auswahl wird geöffnet.

  4. Trage Suchbegriffe ein und stelle Filteroptionen ein. Beachte dabei die Erläuterungen in Tabelle 5.

  5. Klicke auf Suchen.
    → Die Artikel, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen, werden aufgelistet.

  6. Trage optional den Einkaufspreis ein.

  7. Trage die Menge ein (Pflichtangabe).
    → Die Variante wird nach dem Eintragen der Menge automatisch gewählt.

  8. Wähle einen Lagerort aus der Dropdown-Liste.
    → Wenn du einer Variante noch keinen Lagerort zugeordnet habst, kannst du hier auch einen Lagerort zuordnen. Klicke dafür auf Suchen. Der Standard-Lagerort ist ein Platzhalter-Lagerort und bedeutet, dass kein Lagerort zugeordnet ist.

  9. Trage optional eine UVP ein.
    → Die UVP wird nach Freigabe des Wareneingangs in die Variantendaten übernommen.

  10. Klicke in der Spalte Aktionen auf Artikel hinzufügen.
    → Die Variante wird dem Wareneingang hinzugefügt.

Tabelle 5. Artikelfilter
Einstellung Erläuterung

Artikeldaten

Durchsucht den Artikelnamen 1 und die Meta-Keywords eines Artikels.

Barcode

Filtert Barcodes wie EAN, UPC oder ISBN je nach Barcodetyp, den du angelegt hast.

Reset

Setzt alle Filtereinstellungen zurück, sodass dir alle Artikel unabhängig vom Lieferanten angezeigt werden. Nach dem Zurücksetzen muss eine Suche ausgeführt werden, damit die Liste aktualisiert wird.

Über Zurück zum Wareneingang gelangst du in die Übersicht des Wareneingangs.

Mehrere Varianten gleichzeitig hinzufügen

Wenn du mehrere Varianten gleichzeitig hinzufügen möchtest, trage Menge und Einkaufspreis ein, wobei der Einkaufspreis keine Pflichtangabe ist. Du kannst außerdem mit der Tabulatortaste ins nächste Eingabefeld wechseln. Du kannst nur Varianten der aktuellen Seite hinzufügen. Beim Wechsel auf eine neue Seite wird die Liste für diese Seite geladen und die Angaben auf vorhergehenden Seiten werden verworfen.

Mehrere Varianten hinzufügen:

  1. Öffne das Menü Waren » Neuer Wareneingang.

  2. Öffne einen Wareneingang.

  3. Klicke auf Artikel hinzufügen.
    → Ein Fenster zur Artikelsuche und -auswahl wird geöffnet.

  4. Trage Suchbegriffe ein und stelle Filteroptionen ein. Beachte dabei die Erläuterungen in Tabelle 5.

  5. Klicke auf Suchen.
    → Die Varianten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen, werden aufgelistet.

  6. Trage optional den Einkaufspreis ein.

  7. Trage die Menge ein (Pflichtangabe).
    → Die Variante wird nach dem Eintragen der Menge automatisch gewählt.

  8. Trage optional eine UVP ein.
    → Die UVP wird nach Freigabe des Wareneingangs in die Artikeldaten übernommen.

  9. Trage die Menge, den Einkaufspreis und die UVP für weitere Varianten ein.

  10. Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen, der oberhalb der Artikelliste angezeigt wird.
    → Die Varianten werden dem Wareneingang hinzugefügt.

Über Zurück zum Wareneingang gelangst du in die Übersicht des Wareneingangs.

Wenn du erneut eine Menge der gleichen Variante hinzufügst und der Einkaufspreis sowie der Lagerort gleich sind, wird diese Menge zur bereits vorhandenen Menge addiert. Wenn sich Einkaufspreis oder Lagerort unterscheiden, wird die Variante noch einmal aufgeführt.

6.2. Wareneingang mit MHD und/oder Charge

Du kannst Varianten mit Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) und/oder Chargeninformationen einbuchen. Dafür muss an der Variante im Tab Lager für das Lager die Option MHD und/oder Charge aktiviert sein. Du findest die Einstellungen unter Lagerort einer Variante angeben.

Variante mit MHD und Charge einbuchen

Standardmäßig darf auf einen Lagerort pro Variante nur ein MHD/Charge gebucht werden. Es wird empfohlen, diese Einstellung nicht zu ändern. Wenn du unterschiedliche MHD/Chargen auf denselben Lagerort buchst, kann es zu Problemen bei der Kommissionierung kommen. Die Einstellung nimmst du im Menü System » Systemeinstellungen » Waren » Warenbestand » Wareneingang über die Option Lagerort auf Chargen/MHD beim Wareneingang beschränken vor.

Varianten mit MHD und/oder Charge hinzufügen:

  1. Öffne das Menü Waren » Neuer Wareneingang.

  2. Öffne einen Wareneingang.

  3. Klicke auf Artikel hinzufügen.
    → Ein Fenster zur Artikelsuche und -auswahl wird geöffnet.

  4. Trage Suchbegriffe ein und stelle Filteroptionen ein. Beachten dabei die Erläuterungen in Tabelle 5.

  5. Klicke auf Suchen.
    → Die Varianten, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen, werden aufgelistet.

  6. Trage optional den Einkaufspreis ein.

  7. Trage die Menge ein (Pflichtangabe).
    → Die Variante wird nach dem Eintragen der Menge automatisch gewählt.

  8. Trage einen Wert für MHD/Charge ein.

  9. Trage optional eine UVP ein.
    → Die UVP wird nach Freigabe des Wareneingangs in die Artikeldaten übernommen.

  10. Trage die Menge, den Einkaufspreis und die UVP für weitere Varianten ein.

  11. Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen, der oberhalb der Artikelliste angezeigt wird.
    → Die Varianten werden dem Wareneingang hinzugefügt.

  12. Über Zurück zum Wareneingang gelangst du zurück in die Übersicht des Wareneingangs.

6.3. Warenbezugskosten hinzufügen

Kosten, die beim Bezug der Ware anfallen, hinterlegst du als Warenbezugskosten.

Warenbezugskosten hinzufügen:

  1. Öffne das Menü Waren » Neuer Wareneingang.

  2. Öffne den gewünschten Wareneingang.

  3. Klicke auf das kleine Plus, um die Kopfzeile aufzuklappen.

  4. Klicke auf die Münzen.
    → Ein Fenster wird geöffnet.

  5. Trage deine Kosten ein.

  6. Klicke auf Speichern, um die Kosten zu sichern.

6.4. Status ändern und nachvollziehen

Direkt nach dem Anlegen erhält der Wareneingang den Status Erfasst. Alle Änderungen des Status werden in der Statushistorie gespeichert. Die Statushistorie öffnest du über das Symbol rechts neben der Status-Dropdown-Liste. In der Historie siehst du, von wem, wann und über welches Medium, z.B. Client, ein Status geändert wurde.

Status ändern:

  1. Öffne das Menü Waren » Neuer Wareneingang.

  2. Öffne einen Wareneingang aus der Liste.

  3. Wähle einen Status aus der Dropdown-Liste.
    → Die Status In Prüfung, Fehler, Storniert und Freigegeben stehen zur Wahl.

  4. Speichere den Status.

Tabelle 6. Einstellbare Status
Status Erläuterung

Erfasst

Erhält jeder Wareneingang automatisch nach dem Anlegen.

In Prüfung

Wenn alle Artikel, die geliefert wurden, erfasst sind und noch einmal ein Abgleich mit dem Lieferschein oder einer Bestellung erfolgt, ist dieser Status sinnvoll.

Fehler

Wenn ein Wareneingang einen Fehler enthält.

Storniert

Für Wareneingänge, die nicht mehr genutzt werden sollen. Wareneingänge können nicht gelöscht werden, daher bietet sich dieser Status für fehlerhafte Wareneingänge an.

Freigegeben

Die Ware wird dem Bestand hinzugefügt, d.h. sie wird für ausstehende Aufträge, neue Listings etc. berücksichtigt. Daher wird der Wareneingang für eine weitere Bearbeitung gesperrt.

Korrektur

Erlaubt einige Angaben wie den Lieferanten, die Lieferscheinnummer etc. wieder zu bearbeiten. Der Einkaufspreis kann nicht mehr bearbeitet werden.

6.5. Bestand auf Variante buchen

Durch die Freigabe des Wareneingangs wird die Menge im Wareneingang dem Bestand einer Variante hinzugefügt und die UVP aus dem Wareneingang wird für die Variante übernommen. Bei unterschiedlichen UVPs für eine Variante wird die höchste UVP in die Variante übernommen.
Sobald ein Wareneingang den Status Freigegeben erhält, können Varianten weder geändert noch weitere Varianten hinzugefügt werden. Auch andere Daten, wie z.B. der Lieferant, sind im Status Freigegeben nicht mehr änderbar.

Den Bestand einer Variante siehst du im Tab Bestand und hier im Untertab Warenbestand. Im Untertab Warenbewegung werden zusätzlich alle Warenbewegungen angezeigt, d.h. hier siehst du auch, wenn z.B. der Einkaufspreis im Wareneingang geändert wurde. Alle Änderungen der Artikelmenge oder des Einkaufspreises in einem Wareneingang werden unabhängig vom Status des Wareneingangs als Warenbewegungen festgehalten.

Den Bestand aller Artikel und Varianten siehst du im Menü Waren » Warenbestände.

6.6. Notiz hinzufügen

Notizen nutzen Sie, um z.B. Informationen für Kollegen für die Nachbearbeitung zu speichern. Notizen lassen sich nicht ändern oder löschen.

Notiz hinzufügen:

  1. Öffne das Menü Waren » Neuer Wareneingang.

  2. Öffne einen Wareneingang aus der Liste.

  3. Klicke auf Notizen, den kleinen Zettel, in der ersten Zeile rechts.
    → Ein Fenster wird geöffnet.

  4. Trage einen Text ein.
    → Du hast verschiedene Formatierungsmöglichkeiten.

  5. Klicke auf Speichern, um die Notiz zu sichern.
    → Gespeicherte Notizen werden im Notizenfenster links angezeigt.

6.7. Wareneingang ändern und korrigieren

Ob du einen Wareneingang noch ändern kannst oder nicht, hängt vom Status des Wareneingangs ab. In den Status Erfasst, In Prüfung, Fehler und Storniert sind Wareneingänge noch änderbar. Angaben wie z.B. Lieferant, Lieferscheinnummer und Artikelmenge lassen sich ändern. Bei Änderungen von sensiblen Daten wie Einkaufspreis und Artikelmenge wird automatisch eine Notiz angelegt. Als Autor der Notiz wird der Bearbeiter gespeichert. Freigegebene Wareneingänge können nicht mehr geändert werden. Im Status Korrektur sind die Menge und übergeordnete Angaben wie das Lager etc. wieder änderbar.

6.8. Wareneingang exportieren

Der Export erfolgt im CSV-Format. Gehe wie nachfolgend beschrieben vor, um einen Wareneingang zu exportieren.

Wareneingang exportieren:

  1. Öffne das Menü Waren » Neuer Wareneingang.

  2. Wähle einen Wareneingang.

  3. Klicke auf das kleine Plus, um den Kopfbereich des Wareneingangs zu öffnen.

  4. Klicke auf Export.
    → Die Datei wird heruntergeladen.

  5. Wähle beim Öffnen der Datei das Semikolon als Trennzeichen.

6.9. PDF-Beleg erstellen

Das Erstellen eines PDF-Belegs ist nur im Status Freigegeben möglich.

PDF-Beleg erstellen:

  1. Öffne das Menü Waren » Neuer Wareneingang.

  2. Wähle einen Wareneingang.

  3. Klicke auf das kleine Plus, um den Kopfbereich des Wareneingangs zu öffnen.

  4. Klicke auf Beleg erstellen.
    → Die PDF-Datei wird heruntergeladen.

7. Ware über die plentymarkets App einbuchen

Ab plentymarkets 7 kann Ware auch über die plentymarkets App eingebucht werden. Voraussetzung ist, dass der Anwender die Berechtigung zum Einbuchen von Ware hat. Zusätzlich kann der Anwender auch die Berechtigung erhalten, beim Einbuchen den Einkaufspreis anzupassen. Alternativ kann automatisch entweder der im Tab Einstellungen der Variante gespeicherte Einkaufspreis (EK netto) oder der durchschnittliche Nettoeinkaufspreis eingefügt werden.

Hardware für plentymarkets App

Hardware-Empfehlungen für das Einbuchen von Ware über die plentymarkets App findest du auf der Handbuchseite Systemvoraussetzungen.

7.1. Berechtigungen für Einbuchen erteilen

Benutzerkonten mit Admin-Rechten haben standardmäßig die Berechtigungen, um Einbuchungen über die App vorzunehmen. Personen mit den Benutzerklassen Variabel und Logistik musst du diese Berechtigungen erteilen.

Berechtigungen für das Einbuchen erteilen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Benutzer.

  2. Öffne das Konto.

  3. Wechsele in das Tab Mobile.

  4. Aktiviere im Bereich Sichtbare Funktionen die Berechtigung Einbuchung.
    → Die Einzelberechtigungen für das Einbuchen werden eingeblendet.

  5. Optional: Erteile zusätzliche Einzelberechtigungen. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.

  6. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 7. Einbuchen über App; Einzelberechtigungen
Einstellung Erläuterung

Einkaufspreis (EK) anzeigen

Festlegen, ob der Person mit diesem Konto beim Einbuchen über die App der Einkaufspreis angezeigt werden.

Einkaufspreis (EK) bearbeiten

Festlegen, ob die Person mit diesem Konto beim Einbuchen über die App den Einkaufspreis bearbeiten darf.

7.2. Einbuchen über die plentymarkets App personalisieren

In der plentymarkets App können Benutzer weitere Einstellungen vornehmen, um den Einbuchungsvorgang zu personalisieren.

Einbuchen über die plentymarkets App personalisieren:

  1. Melde dich bei der plentymarkets App an.

  2. Tippe in der Menüleiste auf das Menüsymbol.

  3. Tippe auf Einstellungen.

  4. Tippe auf Einbuchung.
    → Das Einstellungsmenü Einbuchung wird angezeigt.

  5. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 8.
    Tipp: Die Einstellungen werden gespeichert, wenn du das Menü verlässt.

Tabelle 8. Einbuchung; App-Einstellungen
Einstellung Erläuterung

Artikelsuchfelder

Suchfelder aktivieren, die im Menü Einbuchung angezeigt werden.
Tipp: Reihenfolge, in der die Suchfelder angezeigt werden, über die Pfeile links neben Suchfeldname festlegen. Auf Pfeil nach oben tippen, um Suchfeld eine Ebene höher zu schieben. Auf Pfeil nach unten tippen, um Suchfeld eine Ebene tiefer zu schieben.

Fokus auf Suchfeld

Auf das Suchfeld tippen, in das der Cursor beim Öffnen des Menüs automatisch springt. Wenn kein Suchfeld gewählt wird, muss bei der Suche jedes Mal in ein Feld getippt werden, bevor der Suchwert eingegeben werden kann.

Lagerortvorschlagsliste

Wählen, welche Lagerorte als Ziellagerorte vorgeschlagen werden.
Tipp: Reihenfolge, in der die Lagerortvorschläge angezeigt werden, über die Pfeile links neben Lagerortvorschlag festlegen. Auf Pfeil nach oben tippen, um Lagerortvorschlag eine Ebene höher zu schieben. Auf Pfeil nach unten tippen, um Lagerortvorschlag eine Ebene tiefer zu schieben.
Lagerortvorschlag = Zeigt die Lagerorte an, die mit der Variante verknüpft sind.
Verwendete Lagerorte = Zeigt die Lagerorte an, in denen die Variante bereits lagert.
Leere Lagerorte = Zeigt alle vorhandenen Lagerorte an.
Hinweis: Je nach Anzahl der Lagerorte kann die Einstellung Leere Lagerorte das Einbuchen stark verlangsamen. Daher Varianten mit Lagerorten verknüpfen und Leere Lagerorte nur im Ausnahmefall aktivieren.

Fokus auf Ziel-Lagerort

Fokus auf Ziel-Lagerort setzen

Aktivieren, um nach Auswahl des Artikels automatisch in das Eingabefeld Lagerort zu springen.

Einkaufspreis

Einkaufspreis übernehmen

Wählen, ob der an der Variante gespeicherte Einkaufspreis übernommen wird.
Nicht aktiviert = Für die Variante wird der durchschnittliche Netto-EK eingefügt.
Aktiviert = Der im Tab Einstellungen der Variante gespeicherte Einkaufspreis (EK netto) wird eingefügt.
Tipp: Wenn Einkaufspreis anzeigen aktiviert ist, können Benutzer mit der Berechtigung Einkaufspreis bearbeiten den automatisch eingefügten Einkaufspreis ändern.

Einkaufspreis anzeigen

Wählen, ob der im Tab Einstellungen der Variante gespeicherte Einkaufspreis (EK netto) bei der Einbuchung angezeigt wird.
Nicht aktiviert = Der Einkaufspreis wird unabhängig von den Benutzerrechten nicht angezeigt, sondern automatisch gemäß der Einstellung Einkaufspreis übernehmen eingefügt.
Aktiviert = Der Einkaufspreis wird angezeigt, wenn der Benutzer über die nötigen Berechtigungen verfügt.
Tipp: Option wird nur angezeigt, wenn der Benutzer berechtigt ist, den Einkaufspreis zu sehen.

Netto-WB anzeigen

Aktivieren, um beim Einbuchen in der App den Netto-Warenbestand am Lagerort anzuzeigen.
Deaktiviert = Beim Einbuchen in der App wird nur die physikalische Menge des Artikels am Lagerort angezeigt.
Aktiviert = Beim Einbuchen in der App wird die physikalische Menge und der Netto-Warenbestand des Artikels am Lagerort angezeigt.

7.3. Ware über die plentymarkets App einbuchen

Gehe wie unten beschrieben vor, um Ware über die plentymarkets App einzubuchen.

Lagerorte labeln

Noch schneller buchst du Ware ein, wenn du deine Lagerorte labelst. Beim Einbuchen kannst du dann die Labels des Ziellagerorts scannen.

Ware über die plentymarkets App einbuchen:

  1. Öffne die plentymarkets App.

  2. Tippe in der Menüleiste auf das Menüsymbol.

  3. Tippe auf Einbuchung.
    → Die Variantensuche wird angezeigt.

  4. Gib ein Suchkriterium ein.

  5. Tippe auf Suchen.
    → Die gefundenen Varianten werden angezeigt.

  6. Tippe auf die Variante.
    Tipp: Bei eindeutigem Suchergebnis wird die Variante automatisch geöffnet.

  7. Gib die Menge ein, die eingebucht werden soll.

  8. Optional: Gib den Einkaufspreis ein.

  9. Tippe auf den grünen Balken des Lagerorts, in den der Bestand gebucht werden soll.
    Tipp: Wenn du gelabelte Lagerorte habst, scanne stattdessen das Label des Lagerortes. Dazu bei Bluetooth-Scannern vorher in das Feld Barcode tippen.
    → Wenn für die Variante in dem gewählten Lager Mindesthaltbarkeitsdaten und/oder Chargeninformationen gepflegt werden, wirst du aufgefordert, diese Daten einzugeben.

  10. Optional: Wähle das Mindesthaltbarkeitsdatum und/oder gib die Charge ein und tippe auf Wareneingang buchen.
    Hinweis: Standardmäßig kann Ware mit verschiedenen MHD/Chargen nicht auf denselben Lagerort eingebucht werden.
    → Der Bestand wird eingebucht.

8. Wareneingang suchen

Für die Suche nach Wareneingängen gibt es zwei Menüs, Waren » Wareneingänge und Waren » Neuer Wareneingang. Im Menü Waren » Wareneingänge werden alle Wareneingänge aufgelistet, egal ob sie über die App, per SOAP, per dynamischem Import oder über das Menü Neuer Wareneingang erfolgt sind. Im Menü Neuer Wareneingang werden nur Wareneingänge aufgeführt, die über dieses Menü erfolgt sind.

8.1. Neuen Wareneingang suchen

Mit der Wareneingangssuche listest du gezielt Wareneingänge auf. Viele der Filter für die Suche beziehen sich auf Artikel und Varianten eines Artikels, d.h. mit ihnen suchst du Wareneingänge, in denen Artikel oder Varianten mit dieser ID, Nummer oder Markierung vorkommen. Beim Öffnen des Menüs sind standardmäßig die letzten zwei Monate als Lieferzeitraum eingestellt. Wenn du einen Wareneingang suchst, der weiter zurückliegt, wird er erst aufgelistet, wenn du die Filter zurücksetzt.

Neuen Wareneingang suchen:

  1. Öffne das Menü Waren » Neuer Wareneingang.

  2. Wähle die gewünschten Sucheinstellungen. Beachte dabei auch die Erläuterungen in Tabelle 9.

  3. Klicke auf Suchen.

Tabelle 9. Sucheinstellungen für Wareneingänge
Einstellung Erläuterung

Barcode

Sucht Varianten mit dem eingetragenen Barcode. Barcodes können EANs, UPC, ISBN etc. sein.

Nachbestellungs-ID

Sucht alle Wareneingänge, in denen ein Artikel aus der Nachbestellung enthalten ist.

8.2. Wareneingang im Menü Waren » Wareneingänge suchen

Waren gehen auf verschiedenen Wegen ins System ein. Du kannst Waren z.B. per SOAP, per Rest, per dynamischen Import, in den Artikeldaten oder über das Menü Neuer Wareneingang einbuchen. Egal auf welchem Weg die Ware in dein System eingebucht wurde, im Menü Waren » Wareneingänge findest du alle Wareneingänge. Die Suche erfolgt immer monatsweise.

Wareneingang suchen:

  1. Öffne das Menü Waren » Wareneingänge.

  2. Wähle Filter aus.
    → Der aktuelle Monat ist voreingestellt.

  3. Klicke auf Suchen.

Archivierte Einträge erkennen

Archiviert wird ein Eintrag frühestens nach drei Monaten und dann nur, wenn bereits alle eingegangenen Waren wieder ausgebucht oder umgebucht wurden. Wenn ein Wareneingang arichiviert wurde, wird ein Archivsymbol in der Spalte Archiv angezeigt. Archivdaten sind nicht mehr änderbar und auch nicht löschbar.

Folgende Möglichkeiten stehen dir in diesem Menü außerdem zur Verfügung:

  • Wareneingänge monatsweise exportieren

  • Wareneingänge öffnen, bearbeiten und einzeln exportieren

Im Tab Base sind die Optionen Lieferant, Lieferdatum und Lieferscheinnummer änderbar. Im Tab Artikel ist der Einkaufspreis änderbar.

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