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Waren ausbuchen

Der Warenausgang ist neben dem Wareneingang das zweite zentrale Ereignis deiner Warenwirtschaft. Nur wenn Wareneingänge und Warenausgänge korrekt gebucht werden, stimmen die im System geführten Warenbestände auch mit den tatsächlichen physischen Lagerbeständen überein.
Hauptgrund für Warenausgänge ist das Ausliefern von Aufträgen, aber auch andere Lagerentnahmen müssen korrekt erfasst werden. Zudem bedürfen Sonderfälle wie Stornierungen, Retouren und Gewährleistungen einer besonderen Beachtung, da diese sonst systematisch Fehlbestände in deinem Lager erzeugen können.
Das Buchen des Warenausgangs kann manuell oder automatisch erfolgen. Das manuelle Buchen je Auftrag erfordert jedoch einen hohen Einzelaufwand und birgt die Gefahr, dass dieser wichtige Schritt nicht systematisch ausgeführt wird. Wenn du das Buchen automatisierst, wird ein Auslöser benötigt, d.h. du musst wissen, was bei dir vor dem Warenausgang erfolgt. Gib die Paketnummer ein, bevor der Warenausgang gebucht wird? Dann nutze z.B. die Eingabe einer Paketnummer als Auslöser für das Buchen des Warenausgangs. Am Ende dieser Seite findest du das manuelle Buchen, damit du im Einzelfall die Aktion manuell ausführen kannst. Wenn beispielsweise ein Kunde Waren direkt bei dir abholt, gibt es keine Paketnummer und der Auslöser fehlt. In einem solchen Fall kann das manuelle Buchen am einzelnen Auftrag notwendig sein.

1. Abhängigkeiten beim Buchen des Warenausgangs

Es gibt zwei Punkte, die für das Verstehen der Arbeitsweise deines Systems besonders wichtig sind:

  • Warenausgang buchen ist eine Aktion und kein Auftragsstatus.

  • Status 7 – Warenausgang gebucht lässt sich nicht umkehren.

Unterschied zwischen der Aktion Warenausgang buchen und dem Status Warenausgang gebucht

Mit der Auslieferung von Aufträgen muss der Warenausgang gebucht werden, damit der Warenbestand reduziert wird. Das Buchen des Warenausgangs ist eine Aktion und nicht nur eine Statusänderung. Die Aktion Warenausgang buchen sorgt dafür, dass der Warenbestand reduziert wird und der Status eines Auftrags in Status 7 – Warenausgang gebucht wechselt. Wenn jedoch nur der Status eines Auftrags in Status 7 – Warenausgang gebucht geändert wird, löst das nicht die Aktion Warenausgang buchen aus. Deshalb wird bei einem reinen Statuswechsel auch der Bestand nicht reduziert und die Bestandsführung wird fehlerhaft.

Statusbereich 7 ist endgültig

Aufträge im Statusbereich 7.0 bis 7.9, bei denen der Warenausgang gebucht wurde, lassen sich nicht mehr auf einen Status kleiner als 7.0 setzen.
Warenausgang zurücksetzen: Wenn du das Buchen des Warenausgangs zurücksetzt, ist eine Statusänderung nach unten wieder möglich. Gleichzeitig erhältst du auch die Option, den Auftrag zu löschen, um z. B. einen neuen bzw. korrigierten Auftrag anzulegen. Wenn Dokumente wie eine Rechnung existieren, lösche den Auftrag nicht, sondern storniere ihn und lege Korrekturdokumente an, um dem Finanzamt bei einer Prüfung alle Nachweise und Dokumente vorlegen zu können.

2. Warenausgang automatisch buchen

Damit das Tagesgeschäft deines Online-Handels möglichst effizient und gleichzeitig fehlerlos vonstattengeht, ist es sinnvoll, Routineaufgaben wie das Buchen des Warenausgangs zu automatisieren. plentymarkets bietet hierfür verschiedene Möglichkeiten. Wähle das für deine Arbeitsweise am besten geeignete Vorgehen. Nachfolgend werden zwei mögliche Vorgehen beschrieben: das Buchen des Warenausgangs beim Erstellen der Rechnung und beim Eingeben der Paketnummer.

Kein manuelles Buchen bei eingestellter Automatik vornehmen

Das System arbeitet Aufträge der Reihe nach ab. So ist sichergestellt, dass der Kunde, der zuerst bestellt hat, auch zuerst seine Bestellung erhält. Wenn du manuell den Warenausgang für einen Auftrag buchst, der sich in einem Status kleiner als 5, < 5 Freigabe Versand, befindet oder den du manuell auf Status 5 oder höher gesetzt hast, hebst du die Automatik auf und das System arbeitet die Aufträge nicht mehr korrekt ab. Je nachdem, wie viele Aufträge zwischen dem eigentlich vom System als Nächsten bearbeiteten Auftrag und dem von dir manuell bearbeiteten Auftrag liegen, kann die Automatik über Wochen oder Monate fehlerhaft arbeiten.

2.1. Warenausgang automatisch beim Eingeben der Paketnummer buchen

Das Buchen des Warenausgangs beim Eingaben der Paketnummer hat den Vorteil, dass die Versandetiketten erst am Ende des Fulfillment-Prozesses erstellt werden. So kann davon ausgegangen werden, dass alle Aufträge, zu denen ein Versandetikett mit Paketnummer vorliegt, sich auch wirklich im Versand befinden.

Das Buchen des Warenausgangs lässt sich mithilfe einer Ereignisaktion automatisieren. Zusätzlich kann mittels derselben Ereignisaktion auch eine E-Mail mit der Versandbestätigung an den Kunden gesendet werden. Der Versand der E-Mail kann auch mit einer separaten Ereignisaktion erfolgen. Nach dem Einrichten der Ereignisaktion wird das Importieren der Paketnummern beschrieben.

Buchen des Warenausgangs beim Eingeben der Paketnummer:
  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 1.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 1. Ereignisaktion zum automatischen Buchen des Warenausgangs beim Eingeben der Paketnummer
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsänderung: Paketnummer

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Aktion

Auftrag > Warenausgang buchen

Um das Speichern der Paketnummern im Auftrag zu automatisieren und nicht jede Paketnummer manuell im Auftrag einzugeben, importiere die Paketnummern. Der schnellste und einfachste Weg, die täglich neu erzeugten Paketnummern auch täglich in dein System zurückzuschreiben, führt über das Untermenü Aufträge > Fulfillment > Tab: Import Paketnummern. Idealerweise hast du für die Auftragsbearbeitung eine Pickliste erstellt und ausgedruckt, dort bereits alle bearbeiteten Aufträge abgehakt und die kleinen Barcodestreifen deiner Versandetiketten neben den Auftrag geklebt.

Paketnummern einscannen:

  1. Öffne Das Menü Aufträge > Fulfillment > Tab: Import Paketnummern.

  2. Wähle das Untermenü Listen-Import.

  3. Klicke unter Auftrags-ID in die erste Zeile.

  4. Scanne die Auftrags-ID.

  5. Springe unter Paketnummer in die erste Zeile.

  6. Scanne die Paketnummer.

  7. Fahre mit weiteren Aufträgen genauso fort.

  8. Speichere die Einstellungen.

plentymarkets speichert nun die Paketnummer im Auftrag, was die soeben eingerichtete Ereignisaktion auslöst, sodass der Warenausgang gebucht und eine Versandbestätigung an den Kunden verschickt wird. Beim Buchen des Warenausgangs wird durch das System automatisch der Auftragsstatus Warenausgang gebucht gesetzt. Es handelt sich hierbei um einen Systemautomatismus. Du kannst den Status nutzen, um zu prüfen, ob nach dem Import alle Warenausgänge gebucht wurden.

Eine weitere Möglichkeit, die Paketnummern zu importieren, ist per CSV-Datei.

2.2. Warenausgang automatisch beim Erstellen der Rechnung buchen

Das automatische Buchen des Warenausgangs beim Erstellen der Rechnung, setzt voraus, dass du ohne Rechnung keine Ware auslieferst. Allerdings ist eine Rechnung nicht in jedem Fall die Garantie für einen realen Warenausgang. Bei der Zahlungsart Vorkasse kommt es z.B. vor, dass die Rechnung vor dem Warenausgang erstellt wird. Ein weiterer Fall, in dem die Rechnung erstellt wurde, aber kein Warenausgang erfolgt, liegt dann vor, wenn beim Kommissionieren festgestellt wird, dass Ware beschädigt ist und daher nicht ausgeliefert wird. Wenn du dich für diese Vorgehensweise entscheidest, filtere auch nach Zahlungsarten, um so z.B. Vorkasse auszuschließen.

Das automatische Buchen des Warenausgangs beim Erstellen von Rechnungen erfolgt über eine Ereignisaktion. Lege diese folgendermaßen an:

Buchen des Warenausgangs beim Erstellen der Rechnung:
  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 2.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 2. Ereignisaktion zum automatischen Buchen des Warenausgangs beim Erstellen einer Rechnung
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Dokumente: Rechnung generiert

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Auftrag > Zahlungsart

Aktion

Auftrag > Warenausgang buchen

3. Warenausgang bei Stornierungen, Retouren und Gewährleistungen

Zuletzt noch einige Hinweise zu den Sonderfällen Stornierungen, Retouren sowie Gewährleistungen und ihre Auswirkungen auf die Warenbestandsführung.

3.1. Stornierungen

Wird ein Auftrag vor dem Warenausgang widerrufen, setze diesen manuell auf den Status 8 – Storniert. Wenn ein Auftrag storniert wird, werden die reservierten Warenbestände wieder freigegeben. Ein Auftrag kann nur so lange storniert werden, wie kein Warenausgang gebucht wurde.
Was reservierter Bestand ist und wann dein System Bestand reserviert, erfährst du unter Warenbestände verwalten.

3.2. Retouren

Wird ein Auftrag erst nach dem Warenausgang widerrufen bzw. stellt der Kunde fest, dass er den Artikel doch nicht möchte und sendet ihn zurück, handelt es sich um eine Retoure. Lege in diesem Fall eine Retoure zum Auftrag an.
Wenn du eine Retoure anlegst, öffnet sich ein Fenster, in dem du einen Retourengrund angeben und die retournierten Artikel auswählst. Die Retoure erhält eine eigene Auftrags-ID. Der Warenbestand wird nicht automatisch zurückgebucht, denn die zurückgesandten Artikel können defekt oder unvollständig sein. Stellt sich nach dem Prüfen heraus, dass du retournierte Artikel wieder verkaufen kannst, buche den Warenbestand manuell ins System zurück.

DE Waren ausbuchen 01
Bild 1. Retourengrund und retournierte Artikel angeben

Wie du Retouren anlegst und Warenbestand zurückbuchst, erfährst du ausführlich unter Retoure.

3.3. Gewährleistungen

Die Vorgehensweise bei Gewährleistungen ist der Vorgehensweise bei Retouren ähnlich. In beiden Fällen erhältst du Waren eines Auftrags zurück, bei dem der Warenausgang gebucht ist. Bei einer Gewährleistung ist der Artikel meist defekt. Kunden möchten im Fall einer Gewährleistung entweder einen Ersatzartikel oder den Rechnungsbetrag erstattet bekommen (Gutschrift). Da der Artikel bei Gewährleistungen meist defekt ist, wird der retournierte Artikel im Regelfall nicht wieder eingebucht. Jedoch ist häufig eine zweite Lieferung mit eigener Auftrags-ID und eigenem Warenausgang notwendig.

Wie du Gewährleistungen anlegst, erfährst du ausführlich unter Gewährleistung.

4. Warenausgang manuell buchen

Das manuelle Buchen des Warenausgangs muss für jeden Auftrag separat erfolgen und erfordert einen hohen Zeitaufwand. Du hast zwei Möglichkeiten, den Warenausgang manuell zu buchen. Jedoch ist es sinnvoll, das Buchen des Warenausgangs wie beschrieben zu automatisieren.

Kein manuelles Buchen bei eingestellter Automatik vornehmen

Das System arbeitet Aufträge der Reihe nach ab. So ist sichergestellt, dass der Kunde, der zuerst bestellt hat, auch zuerst seine Bestellung erhält. Wenn du manuell den Warenausgang für einen Auftrag buchst, der sich in einem Status kleiner als 5, < 5 Freigabe Versand, befindet oder den du manuell auf Status 5 oder höher gesetzt hast, hebst du die Automatik auf und das System arbeitet die Aufträge nicht mehr korrekt ab. Je nachdem, wie viele Aufträge zwischen dem eigentlich vom System als Nächsten bearbeiteten Auftrag und dem von dir manuell bearbeiteten Auftrag liegen, kann die Automatik über Wochen oder Monate fehlerhaft arbeiten.

4.1. Warenausgang in der Auftragsübersicht buchen

Bei Aufträgen, bei denen der Warenausgang noch offen ist, wird direkt in der Auftragsübersicht ein Symbol zum Buchen des Warenausgangs angezeigt (Bild 4). Wurde der Warenausgang bereits gebucht, wird das Symbol mit einem Häkchen daran in der Titelzeile des Auftrags angezeigt.

Ein Klick auf Warenausgang buchen bucht den Warenausgang mit aktuellem Datum.

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Bild 2. Manuelles Buchen des Warenausgangs in der Auftragsübersicht

4.2. Warenausgang im geöffneten Auftrag buchen

In einem geöffneten Auftrag siehst du im Tab Einstellungen unter Warenausgang, ob der Warenausgang gebucht oder nicht gebucht ist. Wenn der Warenausgang noch nicht gebucht wurde, wird ein Symbol zum Buchen des Warenausgangs angezeigt (Bild 5, Pfeil). Hier kannst du auch ein vom aktuellem Datum abweichendes Ausgangsdatum eintragen, falls der Warenausgang nachträglich zum tatsächlichen Warenausgang gebucht werden muss.

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Bild 3. Manuelles Buchen des Warenausgangs im geöffneten Auftrag
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