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Umbuchungen vornehmen

Im Menü Waren » Bestellwesen » Bestellung kannst du Waren zwischen verschiedenen Lagern umbuchen.

Die Umbuchung gliedert sich in folgende Arbeitsschritte:

Wir empfehlen dir, vor der Abwicklung der Umbuchungen die folgenden vorbereitenden Einstellungen vorzunehmen.

1. Vorbereitende Einstellungen

Um deine Arbeit mit Lagerumbuchungen optimal zu organisieren, solltest du einige vorbereitende Einstellungen vornehmen. Diese Einstellungen werden im Folgenden beschrieben. Erstelle neue Status speziell für Umbuchungen und lege Tags an, um dir die Übersicht zu erleichtern. Die Einrichtung einer Dokumentenvorlage für den PO Lieferschein ist zudem zwingend erforderlich.

1.1. Status für Umbuchungen anlegen

In deinem plentymarkets System sind bestimmte Auftragsstatus voreingestellt. Diese voreingestellten Status stehen dir auch für Umbuchungen zur Verfügung. Du kannst gesonderte Status für Umbuchungen anlegen, die du dann ausschließlich für diesen Auftragstyp nutzt. Das Anlegen neuer Status wird auf der Handbuchseite Aufträge verwalten beschrieben.

Eigene Status für Umbuchungen anlegen

Wir empfehlen, separate Status anzulegen, die du ausschließlich für die Umbuchungen nutzt. So kannst du mittels unterschiedlicher Namensgebung die Status der Umbuchungen von den Status der weiteren Auftragstypen unterscheiden, beispielsweise bei der Automatisierung der Umbuchungen durch Ereignisaktionen.

1.2. Tags für Umbuchungen anlegen

Tags sind Kennzeichnungen, die du zentral in deinem plentymarkets System anlegst und anschließend für verschiedene Bereiche nutzen kannst. Um Umbuchungen mit Tags zu versehen, musst du diese Tags zuvor im Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags anlegen. Folge dazu der Anleitung auf der Handbuchseite Tags.

1.3. Standardeinstellungen vornehmen

Um den Aufwand beim Anlegen einer neuen Umbuchung zu verringern, empfiehlt es sich, einige Standardeinstellungen vorzunehmen. Durch diese Einstellungen werden einzelne Felder mit Standardwerten vorausgefüllt, wenn du eine neue Umbuchung erstellst. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Standardeinstellungen vornehmen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Waren » Bestellwesen » Umbuchung » Einstellungen.

  2. Wähle einen Standard-Status, der beim Anlegen einer neuen Umbuchung vorausgewählt sein soll.

  3. Nimm die gewünschten Einstellungen zum Standard-Eigner vor. Beachte dazu die Informationen in Tabelle 1.

  4. Speichere die Einstellungen.
    → Die gewählten Standardeinstellungen werden beim Anlegen neuer Umbuchungen vorausgewählt.

Tabelle 1. Verfügbare Einstellungen zum Standard-Eigner
Einstellung Erläuterung

Aktiver Benutzer vorausgewählt

Der Benutzer, der die Umbuchung erstellt, wird im Feld Eigner vorausgewählt.

Kein Eigner vorausgewählt

Das Feld Eigner bleibt beim Anlegen einer Umbuchung leer.

1.4. Vorlage für PO Lieferschein einrichten

Für die Umbuchung nutzt du den speziell dafür vorgesehenen Dokumententyp PO Lieferschein (PO = Purchase order, dt. Bestellwesen). Dieser Lieferschein listet die in der Umbuchung vorhandenen Auftragspositionen auf. So ist der Inhalt der Umbuchung beim Aus- und Einbuchen in das Empfängerlager für Lagermitarbeiter und Logistikpartner nachvollziehbar.

Dokumentenvorlage muss eingerichtet sein

Vor der erstmaligen Nutzung des Dokumententyps PO Lieferschein muss zwingend die Dokumentenvorlage eingestellt werden. Solange keine Vorlage eingerichtet wurde, wird der Lieferschein bei der Umbuchung nicht erstellt.

Im Folgenden wird beschrieben, wie du die Vorlage übernimmst, die in deinem plentymarkets System standardmäßig hinterlegt ist.

Dokumentenvorlage für PO Lieferschein einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Waren » Bestellwesen » Umbuchung » Dokumente » PO Lieferschein.

  2. Öffne das Tab Transfer.

  3. Wähle über dem Tab-Titel die Sprache.

  4. Klicke im Bereich Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage auf Übernehmen.
    → Die Standardeinstellungen werden auf das Dokument angewendet.

Um das Dokument PO Lieferschein individuell zu gestalten, gehe analog zu den Anleitungen im Kapitel Dokumentenvorlage einrichten vor.

1.5. Messenger nutzen

Du kannst in der Umbuchung auf der linken Seite auf Messenger klicken oder den Messenger im unteren Bereich der Umbuchung aufklappen.

Klicke auf das Plus, um eine neue Nachricht hinzuzufügen. Wähle einen Empfänger aus und weise der Nachricht einen oder mehrere Tags zu. Es ist außerdem möglich, der Nachricht beliebig viele Dateianhänge hinzuzufügen.

Nach Absenden der Nachricht, wird die Nachricht dann automatisch mit der Umbuchungs-ID verknüpft. Die Nachricht kann nach der Bearbeitung als geschlossen markiert werden.

Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Kontakte im Kapitel Nachrichten mit dem Messenger verwalten.

2. Umbuchung anlegen

Nachdem du die vorbereitenden Einstellungen vorgenommen hast, kannst du einen Auftrag vom Typ Umbuchung anlegen.

Neue Umbuchung anlegen:

  1. Öffne das Menü Waren » Bestellwesen » Bestellung.

  2. Bewege die Maus über das Plus-Icon und klicke auf Neue Umbuchung.
    → Das Menü zum Anlegen der Umbuchung öffnet sich.

  3. Wähle im Feld Status einen Status aus, mit dem die Umbuchung angelegt werden soll. Dieser Status ist später noch änderbar.

  4. Gib im Feld Sender das Lager an, aus dem umgebucht werden soll.

  5. Gib im Feld Empfänger das Lager an, in das umgebucht werden soll.

  6. Optional: Wähle ein oder mehrere Tags für die neue Umbuchung aus.

  7. Optional: Gib im Feld Eigner einen Eigner, also den bearbeitenden Nutzer, ein.

Eigner auswählen

Fehlt der gewünschte Eigner fehlt, liegt das daran, dass kein Benutzer deines plentymarkets Systems als Eigner aktiviert wurde. Eine Anleitung zum Aktivieren der Eigner findest du auf der Handbuchseite Benutzer verwalten. Prüfe außerdem die oben beschriebenen Standardeinstellungen zum Eigner.

2.1. Auftragspositionen hinzufügen

Im nächsten Schritt fügst du die Auftragspositionen hinzu, die von einem Lager in ein anderes Lager umgebucht werden sollen. Nutze dabei den Filter, um die gewünschten Auftragspositionen anhand der vorhandenen Artikel- und Variantendaten zu finden.

Auftragspositionen hinzufügen:

  1. Klicke im Bereich Auftragspositionen auf Hinzufügen.
    → Ein Menü zum Hinzufügen der Artikelpositionen öffnet sich.

  2. Wähle einen Filter zur Artikelsuche. Die Filter sind in Tabelle 2 beschrieben.

  3. Gib einen zum Filter passenden Suchbegriff im Feld Artikel suchen ein.

  4. Klicke auf Suchen.
    → Die Artikelvarianten, die im Senderlager Bestand haben, werden angezeigt.

  5. Gib die umzubuchende Anzahl in der Spalte Menge der Variante ein.

  6. Klicke auf das Warenkorb-Icon.
    → Die Varianten werden dem Warenkorb hinzugefügt.

  7. Wiederhole Schritte 1 bis 6, bis alle umzubuchenden Artikelvarianten in der gewünschten Menge im Warenkorb enthalten sind.

  8. Klicke im Bereich Warenkorb auf Speichern.
    → Der Warenkorb wird gespeichert.
    → Die Umbuchung wird geöffnet.

Tabelle 2. Verfügbare Filter in der Artikelsuche
Einstellung Erläuterung

Artikel-ID

ID eingeben, um nach dem Artikel mit dieser ID zu suchen.

Varianten-ID

ID eingeben, um nach der Variante mit dieser ID zu suchen.

Variantennummer

Variantennummer eingeben, um nach der Variante mit dieser Nummer zu suchen.

Barcode

Barcode eingeben, um nach der Variante mit diesem Code zu suchen.

Artikelname

Artikelnamen eingeben, um nach dem Artikel mit diesem Namen zu suchen.

Lieferantennummer

Nummer des Lieferanten eingeben, um nach Artikeln mit dieser Lieferantennummer zu suchen.

Lager

Name des Lagers eingeben, um nach Artikeln zu suchen, die mit diesem Lager verknüpft sind.
Ergebnisse der Artikelsuche

Die Artikelsuche in diesem Menü zeigt ausschließlich Artikel und Varianten, die Bestand im Senderlager haben. Werden Varianten oder Artikel nicht aufgeführt, überprüfe den Bestand im Menü Waren » Warenbestände oder im Tab Bestand der Artikelvariante.

2.2. PO Lieferschein erstellen

Nach dem Hinzufügen der Auftragspositionen werden die Warenbewegungen für die Ausbuchung bereits vorbereitet. Dies erkennst du an den roten Pfeilen in der Tabelle Warenbewegungen. Überprüfe hier unbedingt die vorbereiteten Warenbewegungen sowie die Mengen der einzelnen Artikelvarianten. Anschließend erstellst du Im Bereich Dokumente einen PO Lieferschein, der die auszubuchenden Auftragspositionen enthält.

Im Bereich Dokumente kannst du zudem auch weitere zu dieser Umbuchung gehörenden Dokumente hochladen.

2.2.1. PO Lieferschein manuell erstellen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um das Dokument PO Lieferschein manuell zu erstellen.

PO Lieferschein manuell erstellen:

  1. Öffne den Bereich Dokumente.

  2. Klicke auf Dokument hinzufügen.

  3. Wähle die Option Lieferschein erzeugen.
    → Der PO Lieferschein wird erstellt.

2.2.2. PO Lieferschein automatisch erstellen

Richte die folgende Ereignisaktion ein, um das Dokument PO Lieferschein automatisch zu erstellen, sobald du im nächsten Schritt die in der Umbuchung enthaltenen Artikel aus dem Senderlager ausgebucht hast.

Erzeugen des Dokuments PO Lieferschein automatisieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 3.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 3 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 3. Ereignisaktion zum automatischen Erzeugen des Bestellscheins
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Bestellwesen > Bestellung ausgelöst

Filter

Auftragstyp > Bestellung, Typ Umbuchung

Aktion

Nach dem Erstellen ist der PO Lieferschein dauerhaft im Bereich Dokumente verfügbar und kann dort heruntergeladen oder gelöscht werden. Hat dein Lieferant dir einen externen Lieferschein übermittelt, ist es unter Umständen nicht nötig, deinen eigenen Lieferschein zu generieren. Den externen Lieferschein kannst du im Bereich Dokumente ebenfalls hochladen. Klicke dazu auf Dokument hinzufügen und wähle die Option Lieferschein hochladen.

2.2.3. Weitere Dateien hochladen

Optional kannst im Bereich Dokumente weitere Dateien hochladen, wenn du diese zu einer Umbuchung hinzufügen möchtest.

Dateien hinzufügen:

  1. Öffne den Bereich Dokumente.

  2. Klicke auf Dokument hinzufügen.

  3. Wähle die Option Andere Dokumente hochladen.
    → Das ausgwählte Dokument wird hochgeladen und ist wie der Lieferschein auch im Bereich Dokumente verfügbar.

Dateien können als pdf, aber auch als csv, zip, doc, docx, xls, xlsx hochgeladen werden. Die Dateigröße kann bis zu 20MB umfassen.

2.3. Waren ausbuchen

Nach dem Hinzufügen aller umzubuchenden Artikel buchst du die Artikelpositionen aus dem Senderlager aus.

Umbuchung kann nicht mehr bearbeitet werden

Sobald du den nachfolgend beschriebenen Schritt ausgeführt hast, kannst du die Umbuchung nicht mehr bearbeiten. Artikelpositionen können dann weder gelöscht noch hinzugefügt werden. Buche die Waren deshalb erst nach sorgfältiger Prüfung aus.

Waren ausbuchen:

  1. Klicke im Bereich Auftragsdetails auf das Zahnrad neben dem Feld Bestelldatum.
    → Die Umbuchung wird angelegt und der Warenausgang im Senderlager gebucht.

2.4. Waren einbuchen

Sobald die Artikel aus dem Senderlager im Empfängerlager eintreffen, buchst du die Auftragspositionen im Empfängerlager ein. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Waren einbuchen:

  1. Öffne den Bereich Auftragspositionen.

  2. Trage in der Spalte Menge die angelieferten Artikelpositionen ein.

  3. Klicke auf Warenbewegungen anlegen.
    → Die Warenbewegung wird angelegt.

  4. Gehe zum Bereich Warenbewegungen. Dort erkennst du an der grünen Markierung die vorbereiteten Warenbewegungen.

  5. Gib in der Spalte Lagerort einen Lagerort an.

  6. Setze jeweils ein Häkchen in der Zeile mit der einzubuchenden Artikelvariante.

  7. Gib im Feld Lieferschein-Nr. die Nummer des PO Lieferscheins ein, der bei der Ausbuchung erstellt wurde.

  8. Klicke auf Warenbewegungen buchen.
    → Der Wareneingang wird im Empfängerlager gebucht.

2.5. Umbuchung abschließen

Wurde für alle Artikelvarianten im Empfängerlager der Wareneingang gebucht, schließt du die Umbuchung in deinem plentymarkets System ab. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Umbuchung abschließen:

  1. Öffne die Umbuchung.

  2. Gehe zum Bereich Auftragsdetails.

  3. Klicke auf das Zahnrad-Icon neben dem Feld Abschlussdatum.
    → Das aktuelle Datum wird automatisch als Abschlussdatum gesetzt.
    → Die Umbuchung wird für die Bearbeitung gesperrt.

Sperrung der Umbuchung aufheben

Hast du die Umbuchung versehentlich abgeschlossen, klicke erneut auf das Icon. So wird die Umbuchung entsperrt und kann erneut bearbeitet werden.

3. Umbuchung suchen

Beim Öffnen des Menüs Waren » Bestellwesen » Bestellung werden dir alle Umbuchungen und Nachbestellungen angezeigt. Das Ergebnis kannst du durch Verändern der Filter einschränken, um so entweder alle oder ein weiter eingeschränktes Ergebnis anzuzeigen.

Umbuchung suchen:

  1. Öffne das Menü Waren » Bestellwesen » Bestellung

  2. Wähle einen oder mehrere der in Tabelle 4 beschriebenen Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen.

  3. Klicke auf Suchen.

Tabelle 4. Verfügbare Filter zum Suchen einer Umbuchung
Einstellung Erläuterung

Auftrags-ID

Auftrags-ID der Umbuchung eingeben, um die Umbuchung zu suchen.

Auftrags-Typ

Auftrags-Typ Umbuchung auswählen, um nur Aufträge vom Typ Umbuchung anzuzeigen.

Artikel-ID

Artikel-ID eingeben, um Umbuchungen zu suchen, die einen Artikel mit dieser ID enthalten.

Varianten-ID

Varianten-ID eingeben, um Umbuchungen zu suchen, die eine Variante mit dieser ID enthalten.

Variantennummer

Variantennummer eingeben, um Umbuchungen zu suchen, die eine Variante mit dieser Nummer enthalten.

Artikeldaten

Suchbegriffe oder Zahlenwerte eintragen, um Umbuchungen zu suchen, die Artikel mit diesen Daten enthalten. Durchsucht werden Artikel-ID, Artikelnummer und Name. Zusätzlich den Filter Auftrags-Typ auf die Option Umbuchung setzen.

Status

Einen Status aus der Liste auswählen. Zusätzlich den Filter Auftrags-Typ auf die Option Umbuchung setzen, um Umbuchungen mit diesem Status zu suchen.

Eigner

Einen Eigner aus der Liste auswählen. Zusätzlich den Filter Auftrags-Typ auf die Option Umbuchung setzen, um Umbuchungen mit diesem Eigner zu suchen.

Auftragsdatum von …​ bis

Start- und Enddatum aus dem Kalender wählen. Diese Angabe grenzt den Zeitraum auf das Bestelldatum der Umbuchung ein.

4. Umbuchungen automatisieren

Mithilfe von Ereignisaktionen kannst du die einzelnen Arbeitsschritte einer Umbuchung automatisieren. Die Automatisierung der Erzeugung des PO Lieferscheins wurde bereits im Kapitel PO Lieferschein automatisch erzeugen beschrieben. Im Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse stehen dir in den Ereignis-, Filter- und Aktionsgruppen Bestellwesen Möglichkeiten zur Automatisierung von Umbuchungen zur Verfügung.

Genauere Informationen zu diesen Einstellungsmöglichkeiten findest du auf der Handbuchseite Ereignisaktionen.
Falls du zum ersten Mal mit Ereignisaktionen arbeitest, findest du Informationen zum Anlegen von Ereignisaktionen im Kapitel Neue Ereignisaktion anlegen.

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