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Umbuchungen vornehmen

Im Menü Waren » Umbuchung bietet Ihnen Ihr plentymarkets System die Möglichkeit, Waren zwischen verschiedenen Lagern umzubuchen. Dazu kommt ein speziell dafür vorhandener Auftragstyp zum Einsatz.

Die Umbuchung gliedert sich in folgende Arbeitsschritte:

Wir empfehlen Ihnen, vor der Abwicklung der Umbuchungen einige vorbereitende Einstellungen vorzunehmen.

1. Vorbereitende Einstellungen

Um Ihre Arbeit mit den Lager-Umbuchungen optimal zu organisieren, sollten Sie einige vorbereitende Einstellungen vorzunehmen. Diese Einstellungen werden im Folgenden beschrieben. Erstellen Sie neue Status speziell für die Umbuchungen und legen Sie Tags an, um sich die Übersicht zu erleichtern. Verpflichtend ist zudem die Einrichtung einer Dokumentenvorlage für den PO Lieferschein als spezieller Lieferschein für die Umbuchung.

1.1. Status für Umbuchungen vorbereiten

In Ihrem plentymarkets System sind bestimmte Auftragsstatus voreingestellt. Diese voreingestellten Status stehen Ihnen auch für die Umbuchungen zur Verfügung. Sie können für die Umbuchung gesonderte Status anlegen, die Sie dann ausschließlich für diesen Auftragstyp nutzen. Das Anlegen neuer Status wird im dazugehörigen Kapitel auf der Handbuchseite Aufträge verwalten beschrieben.

Eigene Status für Umbuchungen anlegen

Wir empfehlen, separate Status anzulegen, die Sie ausschließlich für die Umbuchungen nutzen. So können Sie mittels unterschiedlicher Namensgebung die Status der Umbuchungen von den Status der weiteren Auftragstypen unterscheiden, beispielsweise bei der Automatisierung der Umbuchungen durch Ereignisaktionen.

1.2. Tags anlegen

Tags sind Kennzeichnungen, die Sie zentral in Ihrem plentymarkets System anlegen und anschließend für verschiedene Bereiche nutzen können. Möchten Sie Umbuchungen mit Tags versehen, müssen Sie diese Tags zuvor im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Tags anlegen. Folgen Sie dazu der Anleitung auf der Handbuchseite Tags verwalten.

1.3. Standard-Einstellungen vornehmen

Um den Aufwand beim Anlegen einer neuen Umbuchung zu verringern, können Sie einige Standardeinstellungen vornehmen. Durch diese Einstellungen werden einzelne Felder mit Standardwerten vorausgefüllt, wenn Sie eine neue Umbuchung erstellen. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Standard-Einstellungen vornehmen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Waren » Bestellwesen » Umbuchung » Einstellungen.

  2. Wählen Sie einen Standard-Status, der beim Anlegen einer neuen Umbuchung vorausgewählt sein soll.

  3. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen zum Standard-Eigner. Beachten Sie die dazu die Informationen in Tabelle 1.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die gewählten Standard-Einstellungen werden beim Anlegen neuer Umbuchungen vorausgewählt.

Tabelle 1. Verfügbare Einstellungen zum Standard-Eigner
Einstellung Erläuterung

Aktiver Benutzer vorausgewählt

Der Benutzer, der die Umbuchung erstellt, wird im Feld Eigner vorausgewählt.

Kein Eigner vorausgewählt

Bei dieser Auswahl bleibt das Feld Eigner beim Anlegen einer Umbuchung leer.

1.4. Vorlage für PO Lieferschein einrichten

Für die Umbuchung können Sie den speziell dafür vorgesehenen Dokumententyp PO Lieferschein nutzen. Die Benennung PO steht für Purchase order (englischer Oberbegriff für das Bestellwesen). Dieser Lieferschein listet die in der Umbuchung vorhandenen Auftragspositionen auf. So ist der Inhalt der Umbuchung beim Ausbuchen aus dem Senderlager und beim Einbuchen in das Empfängerlager für Mitarbeiter im Lager und Logistikpartner nachvollziehbar.

Dokumentenvorlage muss eingerichtet sein

Vor der erstmaligen Nutzung des Dokumententyps PO Lieferschein muss zwingend die Dokumentenvorlage eingestellt werden. Solange keine Vorlage eingerichtet wurde, wird der Lieferschein bei der Umbuchung nicht erstellt.

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie die einfache Standard-Vorlage übernehmen, die in Ihrem plentymarkets System bereits hinterlegt ist.

Dokumentenvorlage für PO Lieferschein einrichten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente

  2. Wählen Sie den Menüpunkt PO Lieferschein.

  3. Öffnen Sie das Tab Transfer.

  4. Wählen Sie über dem Tab-Titel die Sprache.

  5. Klicken Sie im Bereich Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage auf Übernehmen.
    → Die Standard-Einstellungen werden auf das Dokument angewendet.

Möchten Sie das Dokument PO Lieferschein individueller gestalten, das Logo Ihrer Firma oder zusätzliche Informationen darauf abbilden, gehen Sie analog zu den Anleitungen auf der Handbuchseite zum Thema Auftragsdokumente vor.

2. Umbuchung anlegen

Nachdem Sie die vorbereitenden Einstellungen vorgenommen haben, können Sie einen Auftrag vom Typ Umbuchung anlegen.

Neue Umbuchung anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü Waren » Bestellung.

  2. Bewegen Sie die Maus über das Plus-Icon und klicken Sie auf Neue Umbuchung.
    → Das Menü zum Anlegen der Umbuchung öffnet sich.

  3. Wählen Sie im Feld Status einen Status aus, mit dem die Umbuchung angelegt werden soll. Dieser Status ist später noch änderbar.

  4. Geben Sie im Feld Sender das Lager an, aus dem umgebucht werden soll.

  5. Geben Sie im Feld Empfänger das Lager an, in das umgebucht werden soll.

  6. Optional: Wählen Sie ein oder mehrere Tags für die neue Umbuchung aus.

  7. Optional: Geben Sie im Feld Eigner einen Eigner, also den bearbeitenden Nutzer, ein.

Eigner auswählen

Fehlt die gewünschte Auswahl im Feld Eigner, liegt das daran, dass keine Benutzer Ihres plentymarkets Systems als Eigner aktiviert wurden. Eine Anleitung zum Aktivieren der Eigner finden Sie auf der Handbuchseite Benutzer verwalten. Prüfen Sie außerdem die oben beschriebenen Standardeinstellungen zum Eigner.

2.1. Auftragspositionen hinzufügen

Im nächsten Schritt fügen Sie die Auftragspositionen hinzu, die von einem Lager in ein anderes Lager umgebucht werden sollen. Nutzen Sie dabei den Filter, um die gewünschten Auftragspositionen anhand der vorhandenen Artikel- und Variantendaten zu finden.

Auftragspositionen hinzufügen:

  1. Klicken Sie im Bereich Auftragspositionen auf Hinzufügen.
    → Ein Menü zum Hinzufügen der Artikelpositionen öffnet sich.

  2. Wählen Sie einen der Tabelle 2 beschriebenen Filter zur Artikelsuche.

  3. Geben Sie einen zum Filter passenden Suchbegriff im Feld Artikel suchen ein.

  4. Klicken Sie auf Suchen.
    → Die Artikelvarianten, die im Senderlager Bestand haben, werden angezeigt.

  5. Geben Sie die umzubuchende Anzahl in der Spalte Menge der Variante ein.

  6. Klicken Sie auf das Warenkorb-Icon.
    → Die Varianten werden dem Warenkorb hinzugefügt.

  7. Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte, bis alle umzubuchenden Artikelvarianten in der gewünschten Menge im Warenkorb enthalten sind.

  8. Klicken Sie im Bereich Warenkorb auf Speichern.
    → Der Warenkorb wird gespeichert.
    → Die Umbuchung wird geöffnet.

Tabelle 2. Verfügbare Filter in der Artikelsuche
Einstellung Erläuterung

Artikel-ID

ID eingeben, um nach dem Artikel mit dieser ID zu suchen.

Varianten-ID

ID eingeben, um nach der Variante mit dieser ID zu suchen.

Variantennummer

Variantennummer eingeben, um nach der Variante mit dieser Nummer zu suchen.

Barcode

Barcode eingeben, um nach der Variante mit diesem Code zu suchen.

Artikelname

Artikelnamen eingeben, um nach dem Artikel mit diesem Namen zu suchen.

Lieferantennummer

Nummer des Lieferanten eingeben, um nach dem Artikel mit dieser Lieferantennummer zu suchen.

Lager

Name des Lagers eingeben, um nach dem Artikel zu suchen, der mit diesem Lager verknüpft ist.

Ergebnisse der Artikelsuche

Die Artikelsuche in diesem Menü zeigt ausschließlich Artikel und Varianten, die Bestand im Senderlager haben. Werden ein Artikel oder eine Variante nicht aufgeführt, überprüfen Sie den Bestand im Menü Waren » Warenbestände oder im Tab Bestand der Artikelvariante.

2.2. PO Lieferschein erstellen

Nach dem Hinzufügen der Auftragspositionen werden die Warenbewegungen für die Ausbuchung bereits vorbereitet. Dies erkennen Sie an den roten Pfeilen in der Tabelle Warenbewegungen. Überprüfen Sie hier unbedingt die vorbereiteten Warenbewegungen sowie die Mengen der einzelnen Artikelvarianten. Anschließend erstellen Sie einen PO Lieferschein, der die auszubuchenden Auftragspositionen enthält.

PO Lieferschein erstellen:

  1. Öffnen Sie den Bereich Dokumente.

  2. Klicken Sie auf Lieferschein hinzufügen.

  3. Wählen Sie die Option Lieferschein erzeugen.
    → Der PO Lieferschein wird erstellt.

Nach Erstellung ist der PO Lieferschein dauerhaft im Bereich Dokumente verfügbar und kann dort beliebig heruntergeladen oder gelöscht werden. Alternativ können in diesem Bereich bei Bedarf einen externen Lieferschein hochladen. Klicken Sie dazu auf Lieferschein hinzufügen und wählen die Option Lieferschein hochladen.

2.3. Waren ausbuchen

Nach dem Erzeugen des PO Lieferscheins buchen Sie die Artikelpositionen aus dem Senderlager aus.

Umbuchung nicht mehr editierbar

Sobald Sie den nachfolgend beschriebenen Schritt ausgeführt haben, können Sie die Umbuchung nicht mehr bearbeiten. Artikelpositionen können dann weder gelöscht noch hinzugefügt werden. Buchen Sie die Waren deshalb erst nach sorgfältiger Prüfung aus!

Waren ausbuchen:

  1. Klicken Sie im Bereich Auftragsdetails auf das Zahnrad neben dem Feld Bestelldatum.
    → Die Umbuchung wird angelegt und der Warenausgang im Senderlager gebucht.

2.4. Waren einbuchen

Bei Ankunft werden die Auftragspositionen im Empfängerlager eingebucht. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Waren einbuchen:

  1. Öffnen Sie den Bereich Auftragspositionen.

  2. Tragen Sie in der Spalte Menge die angelieferten Artikelpositionen ein.

  3. Klicken Sie auf Warenbewegungen anlegen.
    → Die Warenbewegung wird angelegt.

  4. Gehen Sie zum Bereich Warenbewegungen. Dort erkennen Sie an der grünen Markierung die vorbereiteten Warenbewegungen.

  5. Geben Sie in der Spalte Lagerort einen Lagerort an.

  6. Setzen Sie jeweils ein Häkchen in der Zeile mit der einzubuchenden Artikelvariante.

  7. Geben Sie im Feld Lieferschein-Nr. die Nummer des PO Lieferscheins ein, der bei der Ausbuchung erstellt wurde.

  8. Klicken Sie auf Warenbewegungen buchen.
    → Der Wareneingang wird im Empfängerlager gebucht.

2.5. Umbuchung abschließen

Wurde für alle Artikelvarianten im Empfängerlager der Wareneingang gebucht, sollten Sie die Umbuchung in Ihrem plentymarkets System abschließen. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Umbuchung abschließen:

  1. Öffnen Sie die Umbuchung.

  2. Gehen Sie zum Bereich Auftragsdetails.

  3. Klicken Sie auf das Zahnrad-Icon neben dem Feld Abschlussdatum.
    → Das aktuelle Datum wird automatisch als Abschlussdatum gesetzt.
    → Die Umbuchung wird für die Bearbeitung gesperrt.

Sperrung der Umbuchung aufheben

Haben Sie die Umbuchung versehentlich abgeschlossen, klicken Sie erneut auf das Icon. So wird die Umbuchung entsperrt und kann erneut bearbeitet werden.

3. Umbuchungen automatisieren

Mithilfe der in plentymarkets verfügbaren Ereignisaktionen können Sie Umbuchungen automatisieren. Im Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Ereignisse stehen Ihnen in den Ereignis-, Filter- und Aktionsgruppen Bestellwesen spezielle Einstellungen zur Automatisierung der Umbuchung zur Verfügung.

Genauere Informationen zu diesen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie auf der Handbuchseite Ereignisaktionen. Arbeiten Sie zum ersten Mal mit den Ereignisaktionen, finden Sie genauere Informationen zum Anlegen von Ereignisaktionen im Kapitel Neue Ereignisaktion anlegen.

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