Umbuchungen vornehmen

Um den Aufwand beim Anlegen einer neuen Umbuchung zu verringern, empfiehlt es sich, einige Standardeinstellungen vorzunehmen. Durch diese Einstellungen werden einzelne Felder mit Standardwerten vorausgefüllt, wenn du eine neue Umbuchung erstellst. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

In deinem plentymarkets-System sind bestimmte Auftragsstatus voreingestellt. Diese voreingestellten Status stehen dir auch für Umbuchungen zur Verfügung. Du kannst gesonderte Status für Umbuchungen anlegen, die du dann ausschließlich für diesen Auftragstyp nutzt. Das Anlegen neuer Status wird auf der Handbuchseite Aufträge verwalten beschrieben.

Tags sind Kennzeichnungen, die du zentral in deinem plentymarkets-System anlegst und anschließend für verschiedene Bereiche nutzen kannst. Um Umbuchungen mit Tags zu versehen, musst du diese Tags zuvor im Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags anlegen. Folge dazu der Anleitung auf der Handbuchseite Tags.

Für die Umbuchung nutzt du den speziell dafür vorgesehenen Dokumententyp PO Lieferschein (PO = Purchase order, dt. Bestellwesen). Dieser Lieferschein listet die in der Umbuchung vorhandenen Auftragspositionen auf. So ist der Inhalt der Umbuchung beim Aus- und Einbuchen in das Empfängerlager für Lagermitarbeiter:innen und Logistikpartner:innen nachvollziehbar.

Im Folgenden wird beschrieben, wie du die Vorlage übernimmst, die in deinem plentymarkets System standardmäßig hinterlegt ist.

Möchtest du das Dokument PO Lieferschein individueller zu gestalten, zum Beispiel das Logo deiner Firma oder zusätzliche Informationen darauf abbilden, dann gehe gemäß der Anleitungen auf der Handbuchseite zum Thema Dokumentenvorlage einrichten vor.

Nutze den Messenger, um im Backend Nachrichten zu erstellen, die deinen Kontakten zugeordnet werden. Diese Nachrichten funktionieren wie Notizen, sind nur in deinem plentymarkets Backend sichtbar und können nicht von deinen Kontakten aufgerufen werden. Den Messenger nutzt du, indem du in einer geöffneten Umbuchung auf der linken Seite auf Messenger klickst oder den Messenger im unteren Bereich der Umbuchung aufklappst.

Nach Absenden der Nachricht wird diese dann automatisch mit der Umbuchungs-ID verknüpft. Die Nachricht kann nach der Bearbeitung als geschlossen markiert werden.

Stelle noch die Sortierung im Messenger ein, indem du auswählst, ob dir die Nachrichten nach Datum auf- oder absteigend sortiert angezeigt werden sollen.

Weitere Informationen zum Messenger allgemein findest du auf der Handbuchseite Messenger.

Im nächsten Schritt fügst du die Auftragspositionen hinzu, die von einem Lager in ein anderes Lager umgebucht werden sollen. Nutze die Suche (), um die gewünschten Auftragspositionen anhand der vorhandenen Artikel zu finden. Setze dafür die benötigten Filter und klicke dann auf Suchen (). Du kannst mehrere Filter miteinander kombinieren. In Tabelle 2 werden die Filtereinstellungen erläutert.

Mithilfe der Filter Bookmarks () kannst du ausgewählte Filter in der UI speichern. Die damit ausgewählten Filter sind dann bei jedem Öffnen des Menüs vorausgewählt, ähnlich wie Lesezeichen. Jede:r Benutzer:in kann eigene Filter festlegen.

Die Auftragspositionen sind bearbeitbar, solange die Bestellung noch nicht ausgelöst wurde. Du kannst zum Beispiel die Menge ändern oder Artikel löschen.
Im Feld Artikelname kannst du die Bezeichnung für den Artikel anpassen. Die Änderungen gelten nur für die Umbuchung, in der sie vorgenommen wurden. Möchtest du die Artikeleinstellungen generell anpassen, kannst du dies im Menü Artikel » Artikel bearbeiten im entsprechenden Tab machen.

Du kannst in den Auftragsdetails der Umbuchung ein Lieferdatum eintragen. Nutze dafür den Kalender oder gib es manuell ein. Wenn du in den Auftragsdetails das Lieferdatum setzt, kannst du wählen, ob das gleiche Datum für die Auftragspositionen in der Tabelle ohne Lieferdatum übernommen werden soll. Bereits eingegebene Lieferdaten für Auftragspositionen in der Tabelle bleiben dabei erhalten. Diese Werte werden nicht überschrieben.
Du kannst in der Tabelle für jede Auftragsposition individuell ein Lieferdatum setzen. Die Lieferdaten bleiben bearbeitbar, solange die Bestellung nicht abgeschlossen ist.
Beachte, dass alle Lieferdaten in der Tabelle gelöscht werden, wenn du ein bereits gesetztes Lieferdatum in den Auftragsdetails löschst. Es ist nicht möglich ein Lieferdatum zu setzen, das vor dem Bestelldatum der Nachbestellung liegt.
Klicke auf Speichern () nach Setzen oder Bearbeiten des Lieferdatums.

Nach dem Hinzufügen der Auftragspositionen werden die Warenbewegungen für die Ausbuchung bereits vorbereitet. Dies erkennst du an den roten Pfeilen in der Tabelle Warenbewegungen. Überprüfe hier unbedingt die vorbereiteten Warenbewegungen sowie die Mengen der einzelnen Artikelvarianten. Anschließend erstellst du Im Bereich Dokumente einen PO Lieferschein, der die auszubuchenden Auftragspositionen enthält.

Im Bereich Dokumente der Umbuchung kannst du zudem auch weitere zu dieser Umbuchung gehörenden Dokumente hochladen.

Nach dem Hinzufügen aller umzubuchenden Artikel buchst du die Artikelpositionen aus dem Senderlager aus. Klicke dazu auf Bestellung auslösen im Bereich Details. Die Umbuchung wird ausgelöst und das aktuelle Datum wird als Bestelldatum gesetzt.
Alternativ kannst du über die Datumsauswahl () manuell ein Datum wählen und setzen. Klicke nach der Auswahl des Datums auf Bestellung auslösen. Das ausgewählte Datum wird gesetzt und die Umbuchung ausgelöst.

Sobald die Artikel aus dem Senderlager im Empfängerlager eintreffen, buchst du die Auftragspositionen im Empfängerlager ein. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Die Paketinhaltsliste richtet sich in erster Linie an Mitarbeiter:innen im Lager oder Fulfillment-Dienstleister und gibt Auskunft über den Inhalt von Paletten und Paketen. Da eine Umbuchung bedeutet, dass Ware von einem deiner Lager aus- und in ein anderes deiner Lager eingebucht wird, sind hier in der Regel in erster Linie Lagermitarbeiter:innen involviert. Daher besteht die Möglichkeit die Pateinhaltsliste in der Umbuchung mit anzeigen zu lassen. Gehe dafür wie im Folgenden beschrieben vor.

Wenn du danach in die Umbuchung zurückgehst, wird die erstellte Paketinhaltsliste im entsprechenden Bereich in der Umbuchung angezeigt. Solltest du weitere Paletten oder Pakete hinzufügen wollen, klicke auf Bearbeiten () und du wirst wieder zur Paketinhaltsliste weitergeleitet. Ist eine Umbuchung bereits abgeschlossen, lässt sich auch die Paketinhaltsliste nicht mehr bearbeiten. Weitere Informationen findest du auch auf der Handbuchseite Paketinhaltsliste.

Wurde für alle Artikelvarianten im Empfängerlager der Wareneingang gebucht, schließt du die Umbuchung in deinem plentymarkets System ab. Klicke dazu im Bereich Auftragsdetails der Umbuchung auf Bestellung abschließen. Das aktuelle Datum wird als Abschlussdatum gesetzt und die Umbuchung für die Bearbeitung gesperrt. Alternativ kannst du über die Datumsauswahl () manuell ein Datum wählen und setzen. Klicke nach der Auswahl des Datums auf Bestellung abschließen. Das ausgewählte Datum wird als Abschlussdatum gesetzt und die Umbuchung ist für die Bearbeitung gesperrt.