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Umbuchungen vornehmen

Um Waren zwischen verschiedenen Lagern umzubuchen, legst du eine Umbuchung in deinem plentymarkets-System an. Dies geschieht im gleichen Bereich wie die Erstellung und Bearbeitung von Nachbestellungen, im Menü Waren » Bestellwesen » Bestellung. Hier hast du nicht nur eine Übersichtstabelle mit deinen Umbuchungen und Nachbestellungen, du kannst auch neue Umbuchungen und Nachbestellungen anlegen oder bestehende suchen, um sie zu bearbeiten. Eine Umbuchung gliedert sich in folgende Arbeitsschritte:

Alle Arbeitsschritte werden auf dieser Handbuchseite erklärt. Zunächst empfehlen wir dir, vor der Abwicklung der ersten Umbuchungen einige vorbereitende Einstellungen vorzunehmen.

1. Vorbereitende Einstellungen

Um deine Arbeit mit Lagerumbuchungen optimal zu organisieren, solltest du einige vorbereitende Einstellungen vornehmen. Erstelle neue Status speziell für Umbuchungen und lege Tags an, um dir die Übersicht zu erleichtern. Die Einrichtung einer Dokumentenvorlage für den PO Lieferschein ist zudem zwingend erforderlich.

1.1. Standardeinstellungen vornehmen

Um den Aufwand beim Anlegen einer neuen Umbuchung zu verringern, empfiehlt es sich, einige Standardeinstellungen vorzunehmen. Durch diese Einstellungen werden einzelne Felder mit Standardwerten vorausgefüllt, wenn du eine neue Umbuchung erstellst. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Standardeinstellungen vornehmen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Waren » Bestellwesen » Umbuchung » Einstellungen.

  2. Nimm die Einstellungen anhand der Informationen in Tabelle 1 vor.

  3. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Standardeinstellungen für Umbuchungen
Einstellung Erläuterung

Standard-Status

Wähle einen Standard-Status, der beim Anlegen einer Umbuchung vorausgewählt sein soll. Wie du Status für Umbuchungen anlegst erfährst du im Kapitel Status für Umbuchungen anlegen.

Standard-Eigner

Wähle eine der verfügbaren Optionen aus.
Aktiver Benutzer vorausgewählt: Die Benutzer:in, die die Umbuchung erstellt, wird im Feld Eigner vorausgewählt.
Kein Eigner vorausgewählt: Das Feld Eigner bleibt beim Anlegen einer Umbuchung leer.
Des Weiteren werden dir die angelegten Nutzer:innen angezeigt. Wählst du einen von ihnen, ist dieser beim Anlegen einer neuen Umbuchung vorausgewählt.

Quelle für Artikelname

Wähle aus der Dropdown-Liste aus, welcher Artikelname in der Nachbestellung angezeigt werden soll. Name 1, Name 2 und Name 3 vergibst du im Tab Texte der Artikdeldaten eines Artikels.

Standard-Sender

Wenn du aus deinen Lagern eines als Standard-Sender auswählst, ist dieses beim Anlegen einer Umbuchung immer ausgewählt als das Lager, aus dem die Ware ausgebucht wird.

Standard-Empfänger

Wenn du aus deinen Lagern eines als Standard-Empfänger (Empfängerlager) auswählst, ist dieses beim Anlegen einer Umbuchung immer ausgewählt als das Lager, in das die Ware eingebucht wird.

1.2. Status für Umbuchungen anlegen

In deinem plentymarkets-System sind bestimmte Auftragsstatus voreingestellt. Diese voreingestellten Status stehen dir auch für Umbuchungen zur Verfügung. Du kannst gesonderte Status für Umbuchungen anlegen, die du dann ausschließlich für diesen Auftragstyp nutzt. Das Anlegen neuer Status wird auf der Handbuchseite Aufträge verwalten beschrieben.

Eigene Status für Umbuchungen anlegen

Wir empfehlen, separate Status anzulegen, die du ausschließlich für die Umbuchungen nutzt. So kannst du mittels unterschiedlicher Namensgebung die Status der Umbuchungen von den Status der weiteren Auftragstypen unterscheiden, beispielsweise bei der Automatisierung der Umbuchungen durch Ereignisaktionen.

1.3. Tags für Umbuchungen anlegen

Tags sind Kennzeichnungen, die du zentral in deinem plentymarkets-System anlegst und anschließend für verschiedene Bereiche nutzen kannst. Um Umbuchungen mit Tags zu versehen, musst du diese Tags zuvor im Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags anlegen. Folge dazu der Anleitung auf der Handbuchseite Tags.

1.4. Vorlage für PO Lieferschein einrichten

Für die Umbuchung nutzt du den speziell dafür vorgesehenen Dokumententyp PO Lieferschein (PO = Purchase order, dt. Bestellwesen). Dieser Lieferschein listet die in der Umbuchung vorhandenen Auftragspositionen auf. So ist der Inhalt der Umbuchung beim Aus- und Einbuchen in das Empfängerlager für Lagermitarbeiter:innen und Logistikpartner:innen nachvollziehbar.

Dokumentenvorlage muss eingerichtet sein

Vor der erstmaligen Nutzung des Dokumententyps PO Lieferschein muss die Dokumentenvorlage erstellt werden. Solange keine Vorlage eingerichtet wurde, wird der Lieferschein bei der Umbuchung nicht erstellt.

Im Folgenden wird beschrieben, wie du die Vorlage übernimmst, die in deinem plentymarkets System standardmäßig hinterlegt ist.

Dokumentenvorlage für PO Lieferschein einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Waren » Bestellwesen » Umbuchung » Dokumente » PO Lieferschein.

  2. Öffne das Tab Transfer.

  3. Wähle aus der Dropdown-Liste über dem Tab-Titel die Sprache aus, in der das Dokument erstellt werden soll.

  4. Klicke im Bereich Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage auf Übernehmen.
    → Wenn du die Abfrage bestätigst, werden die Standardeinstellungen auf das Dokument angewendet. Beachte, dass dadurch andere Einstellungen, die du eventuell bereits vorgenommen hast, überschrieben werden.

Möchtest du das Dokument PO Lieferschein individueller zu gestalten, zum Beispiel das Logo deiner Firma oder zusätzliche Informationen darauf abbilden, dann gehe gemäß der Anleitungen auf der Handbuchseite zum Thema Dokumentenvorlage einrichten vor.

1.5. Messenger nutzen

Nutze den Messenger, um im Backend Nachrichten zu erstellen, die deinen Kontakten zugeordnet werden. Diese Nachrichten funktionieren wie Notizen, sind nur in deinem plentymarkets Backend sichtbar und können nicht von deinen Kontakten aufgerufen werden. Den Messenger nutzt du, indem du in einer geöffneten Umbuchung auf der linken Seite auf Messenger klickst oder den Messenger im unteren Bereich der Umbuchung aufklappst.

So erstellst du eine neue Nachricht:

  1. Klicke auf Neue Nachricht ().
    → Ein Textfeld öffnet sich und ein Timer läuft mit.

  2. Wähle einen oder mehrere Empfänger aus.

  3. Gib einen Titel ein.

  4. Gib den Text ins Textfeld ein.
    → Über dem Textfeld stehen dir Formatierungsmöglichkeiten für deine Nachricht zur Verfügung.

  5. Hänge über Dateien anhängen eine Datei an, wenn gewünscht.

  6. Klicke auf Senden ().

  7. Wähle aus, ob das Erstellen der Nachricht in Rechnung gestellt werden soll indem du Kostenpflichtig auswählst und die entsprechenden Minuten einträgst.

Nach Absenden der Nachricht wird diese dann automatisch mit der Umbuchungs-ID verknüpft. Die Nachricht kann nach der Bearbeitung als geschlossen markiert werden.

Stelle noch die Sortierung im Messenger ein, indem du auswählst, ob dir die Nachrichten nach Datum auf- oder absteigend sortiert angezeigt werden sollen.

Weitere Informationen zum Messenger allgemein findest du auf der Handbuchseite Messenger.

2. Umbuchung anlegen

Nachdem du die vorbereitenden Einstellungen vorgenommen hast, kannst du einen Auftrag vom Typ Umbuchung anlegen. Gehe dabei wie im Folgenden beschrieben vor.

Neue Umbuchung anlegen:

  1. Öffne das Menü Waren » Bestellwesen » Bestellung.

  2. Klicke auf das Hinzufügen-Icon () und wähle Neue Umbuchung.
    → Die Detailansicht der Umbuchung öffnet sich.

  3. Wähle im Feld Status einen Status aus, mit dem die Umbuchung angelegt werden soll. Dieser Status ist später noch änderbar.

  4. Gib im Feld Sender das Lager an, aus dem umgebucht werden soll.

  5. Gib im Feld Empfänger das Lager an, in das umgebucht werden soll.

  6. Optional: Wähle ein oder mehrere Tags für die neue Umbuchung aus.

  7. Optional: Gib im Feld Eigner eine Eigner:in, also die bearbeitende Person, ein.

Eigner:in auswählen

Fehlt die gewünschte Eigner:in, liegt das daran, dass kein:e Benutzer:in deines plentymarkets Systems als Eigner:in aktiviert wurde. Eine Anleitung zum Aktivieren der Eigner:innen findest du auf der Handbuchseite Benutzer:innen-Konten und Zugänge. Prüfe außerdem die oben beschriebenen Standardeinstellungen zur Eigner:in.

2.1. Auftragspositionen hinzufügen

Im nächsten Schritt fügst du die Auftragspositionen hinzu, die von einem Lager in ein anderes Lager umgebucht werden sollen. Nutze die Suche, um die gewünschten Auftragspositionen anhand der vorhandenen Artikel zu finden.

Auftragspositionen hinzufügen:

  1. Klicke im Bereich Auftragspositionen auf Hinzufügen ().
    → Ein Menü zum Hinzufügen der Artikelpositionen öffnet sich.

  2. Wähle den passenden Filter für die Suche und beachte dabei die Erläuterungen in Tabelle 2.

  3. Gib einen zum Filter passenden Suchbegriff im Feld Artikel suchen ein.

  4. Klicke auf Suchen ().
    → Die Artikelvarianten, die im Senderlager Bestand haben, werden angezeigt.

  5. Gib die umzubuchende Anzahl in der Spalte Menge der Variante ein.

  6. Klicke auf den Warenkorb ().
    → Die Varianten werden dem Warenkorb hinzugefügt.

  7. Wiederhole Schritte 1 bis 6, bis alle umzubuchenden Artikelvarianten in der gewünschten Menge im Warenkorb enthalten sind.

  8. Klicke im Bereich Warenkorb () auf Speichern ().
    → Der Warenkorb wird gespeichert.
    → Die Umbuchung wird angelegt und geöffnet.

Tabelle 2. Verfügbare Filter in der Artikelsuche
Einstellung Erläuterung

Artikel-ID

ID eingeben, um nach dem Artikel mit dieser ID zu suchen.

Varianten-ID

ID eingeben, um nach der Variante mit dieser ID zu suchen.

Variantennummer

Variantennummer eingeben, um nach der Variante mit dieser Nummer zu suchen.

Barcode

Barcode eingeben, um nach der Variante mit diesem Code zu suchen.

Artikelname

Artikelnamen eingeben, um nach dem Artikel mit diesem Namen zu suchen.

Lieferantennummer

Nummer der Lieferant:in eingeben, um nach Artikeln mit dieser Lieferant:innen-Nummer zu suchen.

Lager

Name des Lagers eingeben, um nach Artikeln zu suchen, die mit diesem Lager verknüpft sind.

Ergebnisse der Artikelsuche

Die Artikelsuche in diesem Menü zeigt ausschließlich Artikel und Varianten, die Bestand im Senderlager haben. Werden Varianten oder Artikel nicht aufgeführt, überprüfe den Bestand im Menü Waren » Warenbestände oder im Tab Bestand der Artikelvariante.

2.2. PO Lieferschein erstellen

Nach dem Hinzufügen der Auftragspositionen werden die Warenbewegungen für die Ausbuchung bereits vorbereitet. Dies erkennst du an den roten Pfeilen in der Tabelle Warenbewegungen. Überprüfe hier unbedingt die vorbereiteten Warenbewegungen sowie die Mengen der einzelnen Artikelvarianten. Anschließend erstellst du Im Bereich Dokumente einen PO Lieferschein, der die auszubuchenden Auftragspositionen enthält.

Im Bereich Dokumente der Umbuchung kannst du zudem auch weitere zu dieser Umbuchung gehörenden Dokumente hochladen.

2.2.1. PO Lieferschein manuell erstellen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um das Dokument PO Lieferschein manuell zu erstellen.

PO Lieferschein manuell erstellen:

  1. Öffne den Bereich Dokumente in einer Umbuchung.

  2. Klicke auf Dokument hinzufügen ().

  3. Wähle die Option Lieferschein erzeugen.
    → Der PO Lieferschein wird erstellt.

2.2.2. PO Lieferschein automatisch erstellen

Richte die folgende Ereignisaktion ein, um das Dokument PO Lieferschein automatisch zu erstellen, sobald du im nächsten Schritt die in der Umbuchung enthaltenen Artikel aus dem Senderlager ausgebucht hast.

Erzeugen des Dokuments PO Lieferschein automatisieren:
  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen ().
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 3.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 3 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 3. Ereignisaktion zum automatischen Erzeugen des Bestellscheins
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Bestellwesen

Bestellung ausgelöst

Filter

Auftrag > Auftragstyp

Bestellung, Typ Umbuchung

Aktion

Bestellwesen

PO Lieferschein erzeugen

Nach dem Erstellen ist der PO Lieferschein dauerhaft im Bereich Dokumente verfügbar und kann dort heruntergeladen oder gelöscht werden. Hat dein:e Lieferant:in dir einen externen Lieferschein übermittelt, ist es unter Umständen nicht nötig, deinen eigenen Lieferschein zu generieren. Den externen Lieferschein kannst du im Bereich Dokumente ebenfalls hochladen. Klicke dazu auf Dokument hinzufügen und wähle die Option Lieferschein hochladen.

2.2.3. Weitere Dateien hochladen

Optional kannst im Bereich Dokumente weitere Dateien hochladen, wenn du diese zu einer Umbuchung hinzufügen möchtest.

Dateien hinzufügen:

  1. Öffne den Bereich Dokumente.

  2. Klicke auf Dokument hinzufügen ().

  3. Wähle die Option Andere Dokumente hochladen.
    → Das ausgwählte Dokument wird hochgeladen und ist wie der Lieferschein auch im Bereich Dokumente verfügbar.

Dateien können als pdf, aber auch als csv, zip, doc, docx, xls, xlsx hochgeladen werden. Die Dateigröße kann bis zu 20MB umfassen.

2.3. Waren ausbuchen

Nach dem Hinzufügen aller umzubuchenden Artikel buchst du die Artikelpositionen aus dem Senderlager aus.

Umbuchung kann nicht mehr bearbeitet werden

Sobald du den nachfolgend beschriebenen Schritt ausgeführt hast, kannst du die Umbuchung nicht mehr bearbeiten. Artikelpositionen können dann weder gelöscht noch hinzugefügt werden. Buche die Waren deshalb erst nach sorgfältiger Prüfung aus.

Waren ausbuchen:

  1. Klicke im Bereich Auftragsdetails auf Bestellung auslösen ().
    → Die Umbuchung wird angelegt und der Warenausgang im Senderlager gebucht.

2.4. Waren einbuchen

Sobald die Artikel aus dem Senderlager im Empfängerlager eintreffen, buchst du die Auftragspositionen im Empfängerlager ein. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Waren einbuchen:

  1. Öffne den Bereich Auftragspositionen.

  2. Trage in der Spalte Teilmenge die angelieferten Artikelpositionen ein.

  3. Klicke auf Warenbewegungen anlegen ().
    → Die Warenbewegung wird angelegt.

  4. Gehe zum Bereich Warenbewegungen. Dort erkennst du an der grünen Markierung die vorbereiteten Warenbewegungen.

  5. Gib in der Spalte Lagerort einen Lagerort an.

  6. Setze jeweils ein Häkchen in der Zeile mit der einzubuchenden Artikelvariante.

  7. Klicke auf Warenbewegungen buchen.
    → Der Wareneingang wird im Empfängerlager gebucht.

2.5. Paketinhaltsliste

Die Paketinhaltsliste richtet sich in erster Linie an Mitarbeiter:innen im Lager oder Fulfillment-Dienstleister und gibt Auskunft über den Inhalt von Paletten und Paketen. Da eine Umbuchung bedeutet, dass Ware von einem deiner Lager aus- und in ein anderes deiner Lager eingebucht wird, sind hier in der Regel in erster Linie Lagermitarbeiter:innen involviert. Daher besteht die Möglichkeit die Pateinhaltsliste in der Umbuchung mit anzeigen zu lassen. Gehe dafür wie im Folgenden beschrieben vor.

Paketinhaltsliste hinzufügen:

  1. Gehe in einer geöffneten Umbuchung in den Bereich Paketinhaltsliste.

  2. Klicke auf Hinzufügen ().
    → Du wirst weitergeleitet zur Paketinhaltsliste der jeweiligen Umbuchung.

  3. Suche mit den Filtern Barcode, Varianten-ID oder Variantennummer die gewünschten Varianten aus der Umbuchung. Du kannst nur Artikel hinzufügen, die auch in der Umbuchung enthalten sind.
    → Der Artikel wird direkt hinzugefügt und es wird angezeigt, wie viele Pakete und Paletten enthalten sind.

  4. Klicke auf Paket schließen oder Palette schließen, um Paket oder Palette zu schließen. Beachte, dass danach keine Änderungen mehr an diesem Paket und dieser Palette vorgenommen werden können, du müsstest eine neue hinzufügen.

Wenn du danach in die Umbuchung zurükgehst, wird die erstellte Paketinhaltsliste im entsprechenden Bereich in der Umbuchung angezeigt. Solltest du weitere Paletten oder Pakete hinzufügen wollen, klicke auf Bearbeiten () und du wirst wieder zur Paketinhaltsliste weitergeleitet. Ist eine Umbuchung bereits abgeschlossen, lässt sich auch die Paketinhaltsliste nicht mehr bearbeiten. Weitere Informationen findest du auch auf der Handbuchseite Paketinhaltsliste.

2.6. Umbuchung abschließen

Wurde für alle Artikelvarianten im Empfängerlager der Wareneingang gebucht, schließt du die Umbuchung in deinem plentymarkets System ab. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Umbuchung abschließen:

  1. Öffne die Umbuchung.

  2. Gehe zum Bereich Auftragsdetails.

  3. Optional: Gib für Lieferdatum das Datum ein, an dem die Waren ins Lager geliefert wurden.

  4. Klicke auf Bestellung abschließen ().
    → Das aktuelle Datum wird automatisch als Abschlussdatum gesetzt.
    → Die Umbuchung wird für die Bearbeitung gesperrt.

Sperrung der Umbuchung aufheben

Hast du die Umbuchung versehentlich abgeschlossen, klicke auf Bestellung freischalten (). So wird die Umbuchung entsperrt und kann erneut bearbeitet werden.

3. Umbuchung suchen

Beim Öffnen des Menüs Waren » Bestellwesen » Bestellung werden dir alle Umbuchungen und Nachbestellungen angezeigt. Das Ergebnis kannst du durch Verändern der Filter einschränken, um so entweder alle oder ein weiter eingeschränktes Ergebnis anzuzeigen.

Umbuchung suchen:

  1. Öffne das Menü Waren » Bestellwesen » Bestellung

  2. Wähle einen oder mehrere der in Tabelle 4 beschriebenen Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen.

  3. Klicke auf Suchen ().

Tabelle 4. Verfügbare Filter zum Suchen einer Umbuchung
Einstellung Erläuterung

Auftrags-ID

Auftrags-ID der Umbuchung eingeben, um diese konkrete Umbuchung zu suchen.

Auftrags-Typ

Auftrags-Typ Umbuchung auswählen, um nur Aufträge vom Typ Umbuchung anzuzeigen.

Sender

Wenn du Umbuchung im Filter Auftrags-Typ gewählt hast, werden dir für Sender deine im System hinterlegten Lager in einer Dropdown-Liste angezeigt. Das als Sender ausgewählte Lager ist das, aus dem die Waren ausgebucht werden.

Empfänger

Wenn du Umbuchung im Filter Auftrags-Typ gewählts hast, werden dir für Empfänger deine im System hinterlegten Lager in einer Dropdown-Liste angezeigt. Das als Empfänger ausgewählte Lager ist das, in das die Waren eingebucht werden.

Stand der Nachbestellung

Wähle aus der Dropdown-Liste zwischen Offen, Bestellt und Abgeschlossen aus.

Artikel-ID

Artikel-ID eingeben, um Umbuchungen zu suchen, die einen Artikel mit dieser ID enthalten.

Varianten-ID

Varianten-ID eingeben, um Umbuchungen zu suchen, die eine Variante mit dieser ID enthalten.

Variantennummer

Variantennummer eingeben, um Umbuchungen zu suchen, die eine Variante mit dieser Nummer enthalten.

Händlerzeichen

Gib ein Händlerzeichen ein, um nach Umbuchungen zu suchen, in denen dieses Händlerzeichen hinterlegt wurde.

Artikeldaten

Suchbegriffe oder Zahlenwerte eintragen, um Umbuchungen zu suchen, die Artikel mit diesen Daten enthalten. Durchsucht werden Artikel-ID, Artikelnummer und Name. Zusätzlich den Filter Auftrags-Typ auf die Option Umbuchung setzen.

Externe Lieferscheinnummer

Gib eine externe Lieferscheinnummer ein, um die Umbuchung zu suchen, in der der Lieferschein mit dieser Nummer hinterlegt wurde.

Status von und Status bis

Einen Statusbereich aus den Dropdown-Listen auswählen. Zusätzlich den Filter Auftrags-Typ auf die Option Umbuchung setzen, um Umbuchungen in diesem Statusbereich zu suchen. Möchtest du nur nach Umbuchungen mit einem bestimmten Status suchen, wähle in beiden Feldern den gleichen Status aus.

Eigner

Eine:n Eigner:in aus der Liste auswählen. Zusätzlich den Filter Auftrags-Typ auf die Option Umbuchung setzen, um Umbuchungen mit dieser Eigner:in zu suchen.

Datumstyp

Wähle aus der Dropdown-Liste zwischen den Datumstypen Bestelldatum, Abschlussdatum oder Erstellt am aus und grenze mit den Filtern Auftragsdatum von und Auftragsdatum bis den Zeitraum ein. Mit dieser Auswahl werden dir dann Umbuchungen angezeigt, die in dem gewählten Zeitraum bestellt, abgeschlossen oder erstellt wurden.

Auftragsdatum von und Auftragsdatum bis

Wähle ein Start- und Enddatum aus dem Kalender aus. In Kombination mit dem Filter Datumstyp werden dir dann die Umbuchungen für diesen Zeitraum angezeigt, die bestellt, abgeschlossen oder erstellt wurden.

4. Umbuchungen automatisieren

Mithilfe von Ereignisaktionen kannst du die einzelnen Arbeitsschritte einer Umbuchung automatisieren. Die Automatisierung der Erzeugung des PO Lieferscheins wurde bereits im Kapitel PO Lieferschein automatisch erzeugen beschrieben. Im Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse stehen dir in den Ereignis-, Filter- und Aktionsgruppen Bestellwesen Möglichkeiten zur Automatisierung von Umbuchungen zur Verfügung.

Genauere Informationen zu diesen Einstellungsmöglichkeiten findest du auf der Handbuchseite Ereignisaktionen.
Falls du zum ersten Mal mit Ereignisaktionen arbeitest, findest du Informationen zum Anlegen von Ereignisaktionen im Kapitel Neue Ereignisaktion anlegen.

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