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Umbuchungen vornehmen

Im Menü Waren » Bestellwesen » Bestellung bietet dir dein plentymarkets System die Möglichkeit, Waren zwischen verschiedenen Lagern umzubuchen. Dazu kommt ein speziell dafür vorhandener Auftragstyp zum Einsatz.

Die Umbuchung gliedert sich in folgende Arbeitsschritte:

Wir empfehlen dir, vor der Abwicklung der Umbuchungen einige vorbereitende Einstellungen vorzunehmen.

1. Vorbereitende Einstellungen

Um deine Arbeit mit den Lager-Umbuchungen optimal zu organisieren, solltest du einige vorbereitende Einstellungen vorzunehmen. Diese Einstellungen werden im Folgenden beschrieben. Erstelle neue Status speziell für die Umbuchungen und lege Tags an, um sich die Übersicht zu erleichtern. Verpflichtend ist zudem die Einrichtung einer Dokumentenvorlage für den PO Lieferschein als spezieller Lieferschein für die Umbuchung.

1.1. Status für Umbuchungen anlegen

In deinem plentymarkets System sind bestimmte Auftragsstatus voreingestellt. Diese voreingestellten Status stehen dir auch für die Umbuchungen zur Verfügung. Du kannst für die Umbuchung gesonderte Status anlegen, die du dann ausschließlich für diesen Auftragstyp nutzt. Das Anlegen neuer Status wird im dazugehörigen Kapitel auf der Handbuchseite Aufträge verwalten beschrieben.

Eigene Status für Umbuchungen anlegen

Wir empfehlen, separate Status anzulegen, die du ausschließlich für die Umbuchungen nutzt. So kannst du mittels unterschiedlicher Namensgebung die Status der Umbuchungen von den Status der weiteren Auftragstypen unterscheiden, beispielsweise bei der Automatisierung der Umbuchungen durch Ereignisaktionen.

1.2. Tags für Umbuchungen anlegen

Tags sind Kennzeichnungen, die du zentral in Ihrem plentymarkets System anlegst und anschließend für verschiedene Bereiche nutzen kannst. Möchtest du Umbuchungen mit Tags versehen, musst du diese Tags zuvor im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Tags anlegen. Folge dazu der Anleitung auf der Handbuchseite Tags verwalten.

1.3. Standard-Einstellungen vornehmen

Um den Aufwand beim Anlegen einer neuen Umbuchung zu verringern, empfiehlt es sich, einige Standardeinstellungen vorzunehmen. Durch diese Einstellungen werden einzelne Felder mit Standardwerten vorausgefüllt, wenn du eine neue Umbuchung erstellst. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Standard-Einstellungen vornehmen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Waren » Bestellwesen » Umbuchung » Einstellungen.

  2. Wähle einen Standard-Status, der beim Anlegen einer neuen Umbuchung vorausgewählt sein soll.

  3. Nimm die gewünschten Einstellungen zum Standard-Eigner vor. Beachte dazu die Informationen in Tabelle 1.

  4. Speichere die Einstellungen.
    → Die gewählten Standard-Einstellungen werden beim Anlegen neuer Umbuchungen vorausgewählt.

Tabelle 1. Verfügbare Einstellungen zum Standard-Eigner
Einstellung Erläuterung

Aktiver Benutzer vorausgewählt

Der Benutzer, der die Umbuchung erstellt, wird im Feld Eigner vorausgewählt.

Kein Eigner vorausgewählt

Bei dieser Auswahl bleibt das Feld Eigner beim Anlegen einer Umbuchung leer.

1.4. Vorlage für PO Lieferschein einrichten

Für die Umbuchung kannst du den speziell dafür vorgesehenen Dokumententyp PO Lieferschein nutzen. Die Benennung PO steht für Purchase order (englischer Oberbegriff für das Bestellwesen). Dieser Lieferschein listet die in der Umbuchung vorhandenen Auftragspositionen auf. So ist der Inhalt der Umbuchung beim Ausbuchen aus dem Senderlager und beim Einbuchen in das Empfängerlager für Mitarbeiter im Lager und Logistikpartner nachvollziehbar.

Dokumentenvorlage muss eingerichtet sein

Vor der erstmaligen Nutzung des Dokumententyps PO Lieferschein muss zwingend die Dokumentenvorlage eingestellt werden. Solange keine Vorlage eingerichtet wurde, wird der Lieferschein bei der Umbuchung nicht erstellt.

Im Folgenden wird beschrieben, wie du die einfache Standard-Vorlage übernimmst, die in Ihrem plentymarkets System bereits hinterlegt ist.

Dokumentenvorlage für PO Lieferschein einrichten:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Waren » Bestellwesen » Umbuchung » Dokumente » PO Lieferschein.

  2. Öffne das Tab Transfer.

  3. Wähle über dem Tab-Titel die Sprache.

  4. Klicke im Bereich Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage auf Übernehmen.
    → Die Standard-Einstellungen werden auf das Dokument angewendet.

Möchtest du das Dokument PO Lieferschein individueller gestalten, das Logo deiner Firma oder zusätzliche Informationen darauf abbilden, gehe analog zu den Anleitungen auf der Handbuchseite zum Thema Auftragsdokumente vor.

2. Umbuchung anlegen

Nachdem du die vorbereitenden Einstellungen vorgenommen hast, kannst du einen Auftrag vom Typ Umbuchung anlegen.

Neue Umbuchung anlegen:

  1. Öffne das Menü Waren » Bestellwesen » Bestellung.

  2. Bewege die Maus über das Plus-Icon und klicke auf Neue Umbuchung.
    → Das Menü zum Anlegen der Umbuchung öffnet sich.

  3. Wähle im Feld Status einen Status aus, mit dem die Umbuchung angelegt werden soll. Dieser Status ist später noch änderbar.

  4. Gib im Feld Sender das Lager an, aus dem umgebucht werden soll.

  5. Gib im Feld Empfänger das Lager an, in das umgebucht werden soll.

  6. Optional: Wähle ein oder mehrere Tags für die neue Umbuchung aus.

  7. Optional: Gib im Feld Eigner einen Eigner, also den bearbeitenden Nutzer, ein.

Eigner auswählen

Fehlt die gewünschte Auswahl im Feld Eigner, liegt das daran, dass keine Benutzer deines plentymarkets Systems als Eigner aktiviert wurden. Eine Anleitung zum Aktivieren der Eigner findest du auf der Handbuchseite Benutzer verwalten. Prüfe außerdem die oben beschriebenen Standardeinstellungen zum Eigner.

2.1. Auftragspositionen hinzufügen

Im nächsten Schritt fügst du die Auftragspositionen hinzu, die von einem Lager in ein anderes Lager umgebucht werden sollen. Nutze dabei den Filter, um die gewünschten Auftragspositionen anhand der vorhandenen Artikel- und Variantendaten zu finden.

Auftragspositionen hinzufügen:

  1. Klicke im Bereich Auftragspositionen auf Hinzufügen.
    → Ein Menü zum Hinzufügen der Artikelpositionen öffnet sich.

  2. Wähle einen der Tabelle 2 beschriebenen Filter zur Artikelsuche.

  3. Gib einen zum Filter passenden Suchbegriff im Feld Artikel suchen ein.

  4. Klicke auf Suchen.
    → Die Artikelvarianten, die im Senderlager Bestand haben, werden angezeigt.

  5. Gib die umzubuchende Anzahl in der Spalte Menge der Variante ein.

  6. Klicke auf das Warenkorb-Icon.
    → Die Varianten werden dem Warenkorb hinzugefügt.

  7. Wiederhole die oben beschriebenen Schritte, bis alle umzubuchenden Artikelvarianten in der gewünschten Menge im Warenkorb enthalten sind.

  8. Klicke im Bereich Warenkorb auf Speichern.
    → Der Warenkorb wird gespeichert.
    → Die Umbuchung wird geöffnet.

Tabelle 2. Verfügbare Filter in der Artikelsuche
Einstellung Erläuterung

Artikel-ID

ID eingeben, um nach dem Artikel mit dieser ID zu suchen.

Varianten-ID

ID eingeben, um nach der Variante mit dieser ID zu suchen.

Variantennummer

Variantennummer eingeben, um nach der Variante mit dieser Nummer zu suchen.

Barcode

Barcode eingeben, um nach der Variante mit diesem Code zu suchen.

Artikelname

Artikelnamen eingeben, um nach dem Artikel mit diesem Namen zu suchen.

Lieferantennummer

Nummer des Lieferanten eingeben, um nach Artikeln mit dieser Lieferantennummer zu suchen.

Lager

Name des Lagers eingeben, um nach Artikeln zu suchen, die mit diesem Lager verknüpft sind.

Ergebnisse der Artikelsuche

Die Artikelsuche in diesem Menü zeigt ausschließlich Artikel und Varianten, die Bestand im Senderlager haben. Werden ein Artikel oder eine Variante nicht aufgeführt, überprüfe den Bestand im Menü Waren » Warenbestände oder im Tab Bestand der Artikelvariante.

2.2. PO Lieferschein erstellen

Nach dem Hinzufügen der Auftragspositionen werden die Warenbewegungen für die Ausbuchung bereits vorbereitet. Dies erkennst du an den roten Pfeilen in der Tabelle Warenbewegungen. Überprüfe hier unbedingt die vorbereiteten Warenbewegungen sowie die Mengen der einzelnen Artikelvarianten. Anschließend erstellst du einen PO Lieferschein, der die auszubuchenden Auftragspositionen enthält. Du kannst diesen Vorgang auch mithilfe einer Ereignisaktion automatisieren.

2.2.1. PO Lieferschein manuell erstellen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um das Dokument PO Lieferschein manuell erstellen.

PO Lieferschein manuell erstellen:

  1. Öffne den Bereich Dokumente.

  2. Klicke auf Lieferschein hinzufügen.

  3. Wähle die Option Lieferschein erzeugen.
    → Der PO Lieferschein wird erstellt.

2.2.2. PO Lieferschein automatisch erstellen

Richte die folgende Ereignisaktion ein, um das Dokument PO Lieferschein automatisch zu erstellen, sobald du im nächsten Schritt die in der Umbuchung enthaltenen Artikel aus dem Senderlager ausgebucht hast.

Erzeugen des Dokuments PO Lieferschein automatisieren:
  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 3.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 3 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 3. Ereignisaktion zum automatischen Erzeugen des Bestellscheins
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Bestellwesen > Bestellung ausgelöst

Filter

Auftragstyp > Bestellung, Typ Umbuchung

Aktion

Nach Erstellung ist der PO Lieferschein dauerhaft im Bereich Dokumente verfügbar und kann dort beliebig heruntergeladen oder gelöscht werden. Alternativ kannst du in diesem Bereich bei Bedarf einen externen Lieferschein hochladen. Klicke dazu auf Lieferschein hinzufügen und wählen die Option Lieferschein hochladen.

2.3. Waren ausbuchen

Nach dem Hinzufügen aller umzubuchenden Artikel buchst du die Artikelpositionen aus dem Senderlager aus.

Umbuchung nicht mehr editierbar

Sobald du den nachfolgend beschriebenen Schritt ausgeführt hast, kannst du die Umbuchung nicht mehr bearbeiten. Artikelpositionen können dann weder gelöscht noch hinzugefügt werden. Buche die Waren deshalb erst nach sorgfältiger Prüfung aus!

Waren ausbuchen:

  1. Klicke im Bereich Auftragsdetails auf das Zahnrad neben dem Feld Bestelldatum.
    → Die Umbuchung wird angelegt und der Warenausgang im Senderlager gebucht.

2.4. Waren einbuchen

Sobald die Artikel aus dem Senderlager im Empfängerlager eintreffen, werden die Auftragspositionen im Empfängerlager eingebucht. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Waren einbuchen:

  1. Öffne den Bereich Auftragspositionen.

  2. Trage in der Spalte Menge die angelieferten Artikelpositionen ein.

  3. Klicke auf Warenbewegungen anlegen.
    → Die Warenbewegung wird angelegt.

  4. Gehe zum Bereich Warenbewegungen. Dort erkennst du an der grünen Markierung die vorbereiteten Warenbewegungen.

  5. Gib in der Spalte Lagerort einen Lagerort an.

  6. Setze jeweils ein Häkchen in der Zeile mit der einzubuchenden Artikelvariante.

  7. Gib im Feld Lieferschein-Nr. die Nummer des PO Lieferscheins ein, der bei der Ausbuchung erstellt wurde.

  8. Klicke auf Warenbewegungen buchen.
    → Der Wareneingang wird im Empfängerlager gebucht.

2.5. Umbuchung abschließen

Wurde für alle Artikelvarianten im Empfängerlager der Wareneingang gebucht, solltest du die Umbuchung in deinem plentymarkets System abschließen. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Umbuchung abschließen:

  1. Öffne die Umbuchung.

  2. Gehe zum Bereich Auftragsdetails.

  3. Klicke auf das Zahnrad-Icon neben dem Feld Abschlussdatum.
    → Das aktuelle Datum wird automatisch als Abschlussdatum gesetzt.
    → Die Umbuchung wird für die Bearbeitung gesperrt.

Sperrung der Umbuchung aufheben

Hast du die Umbuchung versehentlich abgeschlossen, klicke erneut auf das Icon. So wird die Umbuchung entsperrt und kann erneut bearbeitet werden.

3. Umbuchung suchen

Beim Öffnen des Menüs Waren » Bestellwesen » Bestellung werden dir alle Umbuchungen und Nachbestellungen angezeigt. Das Ergebnis kannst du durch Verändern der Filter einschränken, um so entweder alle oder ein weiter eingeschränktes Ergebnis anzuzeigen.

Umbuchung suchen:

  1. Öffne das Menü Waren » Bestellwesen » Bestellung

  2. Wähle einen oder mehrere der in Tabelle 4 beschriebenen Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen.

  3. Klicke auf Suchen.

Tabelle 4. Verfügbare Filter zum Suchen einer Umbuchung
Einstellung Erläuterung Auftrags-ID

Auftrags-ID der Umbuchung eingeben, um die Umbuchung zu suchen.

Auftrags-Typ

Auftrags-Typ Umbuchung auswählen, um nur Aufträge vom Typ Umbuchung anzuzeigen.

Artikel-ID

Artikel-ID eingeben, um Umbuchungen zu suchen, die einen Artikel mit dieser ID enthalten.

Varianten-ID

Varianten-ID eingeben, um Umbuchungen zu suchen, die eine Variante mit dieser ID enthalten.

Variantennumer

Variantennummer eingeben, um Umbuchungen zu suchen, die eine Variante mit dieser Nummer enthalten.

Artikeldaten

Suchbegriffe oder Zahlenwerte eintragen, um Umbuchungen zu suchen, die Artikel mit diesen Daten enthalten. Durchsucht werden folgende Datenfelder: Artikel-ID, Artikelnummer und Name. Beschreibungstexte wie der Artikeltext und der Vorschautext werden nicht durchsucht. Zusätzlich den Filter Auftrags-Typ auf die Option Umbuchung setzen.

Status

Einen Status aus der Liste auswählen. Zusätzlich den Filter Auftrags-Typ auf die Option Umbuchung setzen, um Umbuchungen mit diesem Status zu suchen.

Eigner

Einen Eigner aus der Liste auswählen. Zusätzlich den Filter Auftrags-Typ auf die Option Umbuchung setzen, um Umbuchungen mit diesem Eigner zu suchen.

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