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Nachbestellungen verwalten

Betaversion der neuen Nachbestellung

Diese Handbuchseite beschreibt das Anlegen und Verwalten von Nachbestellungen mit der Betaversion der neuen Funktionalitäten zur Nachbestellung. Diese Funktionalitäten werden erst in den kommenden Wochen in allen plentymarkets Systemen sichtbar. Weitere Informationen zur kommenden Veröffentlichung findest du in diesem Forumsbeitrag (Stand 24.05.2019).

Im Menü Waren » Bestellwesen » Bestellung nimmst du nicht nur Umbuchungen vor, sondern legst auch Nachbestellungen an. Über Nachbestellungen bildest du die Bestellung von Waren bei deinen Lieferanten ab.

Eine Nachbestellung gliedert sich in folgende Arbeitsschritte:

Vor dem Anlegen der ersten Nachbestellungen solltest du einige vorbereitende Einstellungen vornehmen.

1. Vorbereitende Einstellungen

Die folgenden Kapitel beschreiben einige vorbereitende Einstellungen, die du vor dem Anlegen einer Nachbestellung vornehmen solltest. In der Regel sind diese Einstellungen nur einmalig notwendig. Richte den Meldebestand und den Bestellmengenvorschlag ein, um festzulegen, wann Artikel nachbestellt werden sollen. Erstelle neue Auftragsstatus speziell für die Nachbestellungen und lege Tags an, um dir die Übersicht zu erleichtern. Verpflichtend ist zudem die Einrichtung einer Dokumentenvorlage für das Dokument Nachbestellung.

1.1. Meldebestand und Bestellmengenvorschlag festlegen

Vor dem Anlegen der ersten Nachstellung solltest du die Einstellungen zum Meldebestand und zum Abverkaufszeitraum vornehmen. So legst du fest, ab welchem Restbestand Artikel nachbestellt werden

Meldebestand und Bestellmengenvorschlag festlegen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Waren » Bestellwesen » Nachbestellung » Einstellungen.

  2. Nimm die Einstellungen anhand der Informationen in Tabelle 1 vor.

  3. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 1. Vorbereitende Einstellungen für das Bestellwesen

Einstellung

Erläuterung

Standard-Status

Wähle einen Standard-Status, der beim Anlegen einer Nachbestellung vorausgewählt sein soll. Wie du spezielle Status für Nachbestellungen anlegst, erfährst du im Kapitel Status für Nachbestellungen anlegen.

Standard-Eigner

Wähle eine der verfügbaren Optionen aus.
Aktiver Benutzer vorausgewählt: Der Benutzer, der die Nachbestellung im plentymarkets Backend anlegt, wird im Feld Eigner vorausgewählt.
Kein Eigner vorausgewählt: Bei dieser Auswahl bleibt das Feld Eigner beim Anlegen einer Nachbestellung leer.

Abverkaufszeitraum

Einen Zeitraum wählen. Der Zeitraum gibt vor, welcher Zeitraum für die Berechnung des durchschnittlichen Abverkaufs berücksichtigt wird. Dieser Durchschnittsverkauf fließt in die Berechnung des Nachbestellungsvorschlags von Varianten ein. Der Nachbestellungsvorschlag wird dir im Menü Waren » Warenbestände für die einzelnen Varianten angezeigt.

Voreingetragener Wert für Meldebestand/Bestellmenge

Diese Einstellung bestimmt, wie die Bestellmenge im Nachbestellungsvorschlag berechnet wird.
Du kannst wählen zwischen:
Meldebestand - Nettobestand - bestellte Menge oder
(Meldebestand - Nettobestand - bestellte Menge) + (Durchschnittsverbrauch * (Wiederbeschaffungszeit + Lagerreichweite))

Berechnungsparameter für den Bestellmengenvorschlag:

  • Meldebestand = Bestandsmenge, bei der nachbestellt werden soll. Du kannst entweder einen statischen oder dynamischen Meldebestand einstellen.

  • Nettobestand = Verkaufbare Menge des Lagerbestands.

  • Bestellte Menge = Bereits nachbestellt, aber noch nicht geliefert.

  • Durchschnittsverbrauch = Tagesdurchschnittsverkaufsmenge. Den Zeitraum, der zum Ermitteln des Tagesdurchschnitts verwendet wird, legst du mit dem Abverkaufszeitraum fest.

  • Wiederbeschaffungszeit = Lieferzeit eines Lieferanten. In einer Variante im Tab Lieferant wird die Lieferzeit in Tagen eingetragen.

  • Lagerreichweite = Eingetragene Lagerreichweite. Die Lagerreichweite wird pro Variante und Lager im Tab Lager einer Variante eingetragen und stellt einen Reichweitenwunsch dar, anhand dessen der Bestellmengenvorschlag ermittelt wird.

1.2. Status für Nachbestellungen anlegen

In deinem plentymarkets System sind bestimmte Auftragsstatus voreingestellt. Diese voreingestellten Status stehen dir auch für die Nachbestellungen zur Verfügung. Du kannst aber auch beliebig viele individuelle Status für verschiedene Verwendungszwecke anlegen. Das Anlegen neuer Status wird im dazugehörigen Kapitel auf der Handbuchseite Aufträge verwalten beschrieben.

Eigene Status für Nachbestellungen anlegen

Wir empfehlen, separate Status anzulegen, die du ausschließlich für den Auftragstyp Nachbestellung nutzt. Stelle sicher, dass sich mittels unterschiedlicher Namensgebung die Status der Nachbestellungen von den Status der weiteren Auftragstypen unterscheiden.

1.3. Tags für Nachbestellungen anlegen

Tags sind Kennzeichnungen, die du zentral in deinem plentymarkets System anlegst und anschließend für verschiedene Bereiche nutzen kannst. Möchtest du Nachbestellungen mit Tags versehen, musst du diese Tags zuvor im Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags anlegen. Folge der Anleitung auf der Handbuchseite Tags.

1.4. Dokument Nachbestellung einrichten

Als Bestellschein für die Nachbestellung wird der speziell dafür vorgesehene Dokumententyp Nachbestellung genutzt. Dieses Dokument enthält alle nachzubestellenden Artikel und wird von dir als Händler an deinen Lieferanten übermittelt.

Dokumentenvorlage muss eingerichtet sein

Vor der erstmaligen Nutzung des Dokuments Nachbestellung muss zwingend die Dokumentenvorlage eingestellt werden. Solange keine Vorlage eingerichtet wurde, kann der Bestellschein nicht erzeugt werden.

Im Folgenden wird beschrieben, wie du die einfache Standard-Vorlage übernimmst, die in deinem plentymarkets System bereits hinterlegt ist.

Dokumentenvorlage für das Dokument Nachbestellung einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Waren » Bestellwesen » Nachbestellung » Dokumente » Nachbestellung.

  2. Öffne das Tab Transfer.

  3. Wähle über dem Tab-Titel die Sprache.

  4. Klicke im Bereich Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage auf Übernehmen.
    → Die Standard-Einstellungen werden auf das Dokument angewendet.

Möchtest du das Dokument Nachbestellung individueller gestalten, das Logo deiner Firma oder zusätzliche Informationen darauf abbilden, gehe analog zu den Anleitungen auf der Handbuchseite zum Thema Auftragsdokumente vor.

1.5. Versand des Bestellscheins vorbereiten

Nachdem du im vorherigen Schritt die Dokumentenvorlage für den Bestellschein eingerichtet hast, solltest du im Folgenden noch Einstellungen zum Versand des Dokuments vornehmen, damit dein Lieferant die Nachbestellung auch erhält. Hierfür richtest du zunächst eine E-Mail-Vorlage ein, die den Bestellschein als PDF-Anhang enthält.

E-Mail-Vorlage einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen.

  2. Klicke auf Neue E-Mail-Vorlage.

  3. Trage einen Namen ein, z.B. "Bestellschein an Lieferant".

  4. Wähle die oder den Eigner aus, für den oder die die E-Mail-Vorlage verfügbar sein soll.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Wähle aus der Dropdown-Liste PDF-Anhang die Option Nachbestellung (PDF).

  7. Wechsle in das Tab E-Mail-Nachricht.

  8. Trage einen Betreff ein.

  9. Trage den Text ein, den die E-Mail-Vorlage enthalten soll.

  10. Speichere die Einstellungen.

Im zweiten Schritt kannst du den Versand des Bestellscheins an den Lieferanten automatisieren. So wird direkt nach dem Erzeugen des Bestellscheins das Dokument automatisch per E-Mail an deinen Lieferanten gesendet.

Richte dir dazu die folgende Ereignisaktion ein.

Senden des Bestellscheins an Lieferanten automatisieren:
  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 2.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 2. Ereignisaktion zum automatischen Senden eines Bestellscheins an Lieferanten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Bestellwesen > Nachbestellungsdokument generiert

Filter

Auftragstyp > Bestellung, Typ Nachbestellung

Aktion

1.6. Meldebestand einer Variante festlegen

Möchtest du zuverlässig benachrichtigt werden, sobald es Zeit wird, einzelne Varianten nachzubestellen, solltest du in deinem plentymarkets System für jede Variante einen Meldebestand pflegen. Der Meldebestand zeigt an, bei welcher Menge einer Variante eine Nachbestellung veranlasst werden sollte.

Lager hinzufügen, um Meldebestand einzutragen

Ein statischer Meldebestand lässt sich nur eingeben, wenn der Variante ein Lager zugeordnet ist. Wenn kein Lager zugeordnet ist, füge zunächst das Lager hinzu.

Statischen Meldebestand eintragen:

  1. Öffne das Menü Artikel » Artikel bearbeiten » Artikel öffnen » Variante öffnen » Tab: Lager.

  2. Trage eine Menge unter Meldebestand ein.

  3. Speichere die Einstellung.

Artikel, die den Meldebestand unterschreiten, direkt auf der Startseite anzeigen

Auf der Startseite deines Systems kanst du anzeigen, wie viele Varianten eines Lagers den Meldebestand unterschritten haben. Füge dafür das Element Artikel unter Meldebestand hinzu. Ein Klick auf die Anzahl der Varianten öffnet das Menü Waren » Warenbestände und filtert nach Varianten unter Meldebestand.

Aktuelle Umsetzung des dynamischen Meldebestand

Pro Lager kannst du entscheiden, ob du den dynamischen Meldebestand nutzt oder nicht. Wenn du den dynamischen Meldebestand nutzt, berechnet dein System den dynamischen Meldebestand jede Nacht im Hintergrund. Dieser berechnete dynamische Meldebestand wird noch in keinem Feld dargestellt, d.h. du siehst den Wert nicht. Die Differenz zum Meldebestand, MeldΔ, basiert jedoch auf dem berechneten Meldebestand. Die Differenz wird Ihnen z.B. in der Bestandsübersicht angezeigt. So kannst du anhand der Differenz absehen, wann eine Nachbestellung erfolgen sollte.

Wenn dynamischer Meldebestand genutzt wird, keinen statischen Meldebestand pflegen

Wenn du den dynamischen Meldebestand nutzt, darfst du manuell keinen statischen Meldebestand eintragen. Belasse den Meldebestand für die Varianten in dem Lager auf 0. Wenn ein Meldebestand größer als 0 gespeichert ist, wird die Berechnung des dynamischen Meldebestands nicht ausgeführt.

Der dynamische Meldebestand wird jede Nacht anhand der folgenden Formel berechnet:

\(\mbox{Dynamischer Meldebestand} = {(\mbox{Ø Abverkauf} \cdot \mbox{Lagerreichweite}) + (\mbox{Ø Abverkauf} \cdot \mbox{kürzeste Lieferzeit})}\)

Erläuterung der Formelparameter:

  • Ø Abverkauf = durschnittlich verkaufte Menge

  • kürzeste Lieferzeit = kürzeste Lieferzeit einer Variante egal von welchem Lieferanten

Die Differenz zum dynamischen Meldebestand (MeldΔ) wird im System dargestellt und berechnet sich folgendermaßen:

\(\mbox{MeldΔ} = {(\mbox{dynamischer Meldebestand} - (\mbox{Nettobestand} + (\mbox{nachbestellte Menge})}\)

Die Einstellung für den dynamischen Meldebestand triffst du für jedes Lager in den Lagereinstellungen.

1.7. Mindestabnahme einer Variante festlegen

Die Mindestabnahme ist die Menge, die du deinem Lieferanten mindestens abnehmen musst, wenn du bei ihm bestellst. Wenn du eine Mindestabnahme für eine Variante einträgst, entspricht der Bestellmengenvorschlag für die Variante mindestens dieser Mindestabnahme. Ein Bestellmengenvorschlag wird wiederum nur angezeigt, wenn der Meldebestand erreicht wurde.

Lieferant hinzufügen, um Mindestabnahme einzutragen

Eine Mindestabnahme lässt sich nur eingeben, wenn der Variante ein Lieferant zugeordnet ist. Wenn kein Lieferant zugeordnet ist, füge zunächst den Lieferanten hinzu.

Mindestabnahme festlegen:

  1. Öffne das Menü Artikel » Artikel bearbeiten » Artikel öffnen » Variante öffnen » Tab: Lieferant.

  2. Trage eine Menge unter Mindestabnahme ein.

  3. Speichere die Einstellung.

Wenn weder eine Mindestabnahme noch ein Meldebestand für eine Variante eingetragen ist, beträgt der Vorschlag 0.

2. Varianten für die Nachbestellung identifizieren

Für eine gut funktionierende Warenwirtschaft ist es wichtig, nachzubestellende Varianten zeitnah zu ermitteln. So vermeidest du, dass dir Artikel ausgehen und verhinderst somit unnötig lange Lieferzeiten bei deinen Kunden.

Am einfachsten erkennst du nachzubestellende Varianten daran, dass sie den Meldebestand erreicht haben. Arbeitest du nicht mit dem Meldebestand, kannst du alternativ nach dem Netto-Warenbestand filtern.

Varianten für die Nachbestellung identifizieren:

  1. Öffne das Menü Waren » Warenbestände.

  2. Wähle für den Filter Beschränkung die Option Meldebestand erreicht/unterschritten.
    Oder: Wähle die Option Negativer Netto-Warenbestand oder Netto-Warenbestand gleich 0, wenn du den Meldebestand nicht nutzt.

  3. Wähle optional ein Lager.

  4. Klicke auf Suchen.
    → Eine Liste mit Artikeln, die nachbestellt werden sollten, erscheint.

3. Nachbestellung anlegen

Je nach Bedarf bietet dir dein plentymarkets System verschiedene Möglichkeiten an, Nachbestellungen anzulegen. Die folgenden Kapitel beschreiben kurz diese Möglichkeiten.

3.1. Artikel unter Meldebestand nachbestellen

Im Folgenden wird beschrieben, wie du eine Nachbestellung für Artikel anlegst, die den Meldebestand unterschritten haben. Im Kapitel Varianten für die Nachbestellung identifizieren wurde bereits beschrieben, wie du herausfindest, welche Artikel den Meldebestand erreicht oder unterschritten haben. Die folgenden Schritte schließen sich an das Filtern an.

Nachbestellung anlegen:

  1. Öffne das Menü Waren » Warenbestände.

  2. Führe wie im Kapitel Varianten für die Nachbestellung identifzieren beschrieben eine Suche nach Artikeln durch, die den Meldebestand erreicht oder untschritten haben.

  3. Klicke auf Vorschläge übernehmen, um den errechneten Bestellmengenvorschlag zu übernehmen.
    → Trage bei Bedarf eigene Werte ein.

  4. Klicke auf Bestellung erstellen.
    → Die Nachbestellung wird geöffnet.

3.2. Artikel pro Lager und Lieferant nachbestellen

Es kann vorkommen, dass du eine Nachbestellung bezogen auf ein spezielles Lager oder einen speziellen Lieferanten anlegen möchtest. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Artikel pro Lager und Lieferant nachbestellen:

  1. Öffne das Menü Waren » Bestellwesen » Bestellung.

  2. Klicke auf das grüne Plus.

  3. Klicke auf Neue Nachbestellung.

  4. Wähle im Feld Lieferant den Lieferanten aus dem Dropdown-Menü aus.

  5. Wähle im Feld Lager das Ziellager aus, an das die Nachbestellung geliefert werden soll.

  6. Optional: Wähle ein oder mehrere Tags für die neue Nachbestellung aus.

  7. Optional: Gib im Feld Eigner einen Eigner, also den bearbeitenden Nutzer, ein.

  8. Speichere die Nachbestellung.

Befolge anschließend die in den Kapiteln Auftragspositionen hinzufügen bis Nachbestellung abschließen, um die Nachbestellung vollständig zu durchlaufen.

3.3. Artikel aus einem Auftrag nachbestellen

Es ist möglich, direkt aus einem regulären Auftrag hinaus eine Nachbestellung für eine oder mehrere Artikel anzulegen. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Artikel aus einem Auftrag nachbestellen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffne den Auftrag, für den du Artikel nachbestellen möchtest.

  3. Öffne das Tab Nachbestellung des Auftrags.

  4. Klicke auf Alle Positionen nachbestellen.
    Oder: Wenn nicht alle im Auftrag enthaltenen Positionen nachbestellt werden sollen, wähle die nachzubestellenden Auftragspositionen aus und klicke auf Markierte Positionen nachbestellen.
    → Die Nachbestellung wird geöffnet.

Befolge anschließend die in den Kapiteln Auftragspositionen hinzufügen bis Nachbestellung abschließen, um die Nachbestellung vollständig zu durchlaufen.

Zuordnung der Nachbestellung zum Auftrag

Bei Artikeln, die du wie oben beschrieben aus einem bestehenden Auftrag bestellst, wird der nachbestellte Bestand direkt dem entsprechenden Auftrag zugeordnet. Dies erkennst du in der Nachbestellung im Bereich Auftragspositionen am Einkaufswagen-Icon, das vor der Variante angezeigt wirst. Ein Klick auf das Icon zeigt dir im Tooltip die ID des Auftrags an und öffnet den Tab Übersicht des bestehenden Auftrags.

3.4. Einzelne Variante nachbestellen

Diese Methode bietet sich an, wenn du gezielt nur eine Variante eines Artikels nachbestellen möchtest. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Einzelne Variante nachbestellen:

  1. Öffne das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Öffne den Artikel, den du nachbestellen möchtest.

  3. Öffne die Variante, die du nachbestellen möchtest.

  4. Öffne das Tab Bestand der Variante.

  5. Öffne das Untertab Warenbestand.

  6. Klicke auf Vorschläge übernehmen oder trage eine Menge ein.

  7. Klicke auf Bestellung erstellen.
    → Die Nachbestellung wird geöffnet.

Befolge anschließend die in den Kapiteln Auftragspositionen hinzufügen bis Nachbestellung abschließen, um die Nachbestellung vollständig zu durchlaufen.

4. Auftragspositionen hinzufügen

Oben wurden die verschiedenen Wege beschrieben, wie du eine Nachbestellung in deinem plentymarkets System anlegen kannst. Du kannst nun weitere nachzubestellende Artikel in Form von Auftragspositionen hinzufügen.

Auftragspositionen hinzufügen:

  1. Klicke im Bereich Auftragspositionen auf Hinzufügen.
    → Ein Menü zum Hinzufügen der Artikelpositionen öffnet sich.

  2. Wähle einen der Tabelle 3 beschriebenen Filter zur Artikelsuche.

  3. Gib einen zum Filter passenden Suchbegriff im Feld Artikel suchen ein.

  4. Klicke auf Suchen.

  5. Gib die nachzubestellende Anzahl in der Spalte Menge der nachzubestellenden Variante ein.

  6. Klicke auf das Warenkorb-Icon.
    → Die Varianten werden dem Warenkorb hinzugefügt.

  7. Wiederhole die oben beschriebenen Schritte, bis alle nachzubestellenden Artikelvarianten in der gewünschten Menge im Warenkorb enthalten sind.

  8. Klicke im Bereich Warenkorb auf Speichern.
    → Der Warenkorb wird gespeichert.
    → Die Nachbestellung wird geöffnet.

Tabelle 3. Verfügbare Filter in der Artikelsuche
Einstellung Erläuterung

Artikel-ID

ID eingeben, um nach dem Artikel mit dieser ID zu suchen.

Varianten-ID

ID eingeben, um nach der Variante mit dieser ID zu suchen.

Variantennummer

Variantennummer eingeben, um nach der Variante mit dieser Nummer zu suchen.

Barcode

Barcode eingeben, um nach der Variante mit diesem Code zu suchen.

Artikelname

Artikelnamen eingeben, um nach dem Artikel mit diesem Namen zu suchen.

Lieferantennummer

Nummer des Lieferanten eingeben, um nach Artikeln mit dieser Lieferantennummer zu suchen.

Lager

Name des Lagers eingeben, um nach Artikeln zu suchen, die mit diesem Lager verknüpft sind.

5. Auftragspositionen bearbeiten

Nachdem du die gewünschten Artikel zum Warenkorb hinzugefügt hast, kannst du sie im Bereich Auftragspositionen noch bearbeiten. Für jeden Artikel wird dir beispielsweise die Option Löschen angezeigt, mit der du die Auftragspositionen entfernen kannst. Im Feld Einkaufspreis kannst du den voreingetragenen Einkaufspreis ändern, falls dein Lieferant dir beispielsweise kurzfristig einen veränderten Preis zugesagt hat.

Einkaufspreis für Varianten bearbeiten

Das Bearbeiten des Einkaufspreises kann Auswirkungen auf deine im System gespeicherten Preise haben. Ist im Menü Einrichtung » Waren » Warenbestand » Wareineingang für den Einkaufspreis eine der Optionen Einkaufspreis auf Variante übertragen oder Einkaufspreis auf Variante und Lieferant übertragen aktiviert, wird der an der Variante hinterlegte Einkaufspreis durch deine Eingabe während der Nachbestellung überschrieben. Genauere Informationen dazu findest du auf der Handbuchseite Wareneingänge verwalten.

Hast du alle notwendigen Änderungen an den Auftragspositionen vorgenommen, drücke im Bereich Warenkorb auf Speichern.

6. Weitere Informationen hinterlegen

Der Bereich Details bietet dir die Möglichkeit, zur besseren Übersicht weitere Informationen an der Nachbestellung zu hinterlegen. Tabelle 4 beschreibt die möglichen Informationen.

Tabelle 4. Weitere Informationen für die Nachbestellung
Einstellung Erläuterung

Lieferdatum

Manuell das Lieferdatum wählen, soweit es vom Händler mitgeteilt wurde. Alternativ über die Funktion Lieferdatum ermitteln nutzen. Das System berechnet dann auf Basis der Lieferzeit, die im Tab Lieferant der Varianten hinterlegt ist, das voraussichtliche Lieferdatum. Weitere Informationen zum Hinterlegen der Lieferzeit an der Variante findest du auf der Handbuchseite Artikel verwalten.

Händlerzeichen

Das zum Lieferanten gehörende Händlerzeichen eingeben.

Eigner

Benutzer auswählen, der als Eigner der Nachbestellung festgelegt werden soll. Alternativ werden hier, falls festgelegt, der Standard-Eigner angezeigt.

Währung

Standardmäßig ist in diesem Feld die Systemwährung voreingestellt. Bei Bedarf eine abweichende Währung des Lieferanten plus den geltenden Wechselkurs für die gewählte Währung eingeben. Oben im Bereich Details der Nachbestellung wird dann der aktuell berechnete Nettowarenwert angezeigt.

7. Nachbestellung auslösen und übermitteln

Nachdem du alle nachzubestellenden Varianten zur Nachbestellung hinzugefügt hast, setzt du das Bestelldatum. Klicke dazu auf den Button Bestellung auslösen im Bereich Details.

Nach dem Auslösen der Nachbestellung musst du noch deine Nachbestellung an den Lieferanten übermitteln. Dazu erstellst du den Bestellschein in Form des Dokuments Nachbestellung. Im Kapitel Versand der des Bestellscheins vorbereiten wurde bereits beschrieben, wie du die Dokumentenvorlage einrichtest und das Dokument automatisch an deinen Lieferanten übermittelst. Im Folgenden findest du jeweils eine Anleitung zum manuellen und zum automatisierten Erzeugen des Dokuments.

Auftragspositionen nicht mehr editierbar

Sobald du das Bestelldatum gesetzt hast, kannst du in der Nachbestellung keine Auftragspositionen mehr hinzufügen oder löschen. Setze das Datum also erst nach sorgfältiger Prüfung!

7.1. Bestellschein manuell erstellen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um den Bestellschein manuell zu erzeugen. Je nach Workflow kannst du auch einen Bestellschein hinterlegen, falls dir das Dokument vom Lieferanten übermittelt wurde.

Bestellschein manuell erzeugen:

  1. Öffne den Bereich Dokumente.

  2. Klicke auf Dokument hinzufügen.

  3. Wähle die Option Bestellschein erzeugen.
    Oder: Wähle die Option Bestellschein hochladen, um einen vom Lieferanten erstellten Bestellschein hochzuladen.
    → Der Bestellschein wird erstellt und ist im Bereich Dokumente verfügbar.

  4. Klicke auf Aktionen, um das Dokument herunterzuladen oder zu löschen.

7.2. Bestellschein automatisch erzeugen

Richte die folgende Ereignisaktion ein, um den Bestellschein automatisch zu erzeugen, sobald du das Bestelldatum gesetzt hast.

Erzeugen des Bestellscheins automatisieren:
  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 5.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 5 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 5. Ereignisaktion zum automatischen Erzeugen des Bestellscheins
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Bestellwesen > Bestellung ausgelöst

Filter

Auftragstyp > Bestellung, Typ Nachbestellung

Aktion

Bestellschein automatisch an den Lieferanten senden

Möchtest du im Anschluss an das automatische Erzeugen des Bestellscheins diesen auch automatisiert an den Lieferanten senden, richte zusätzlich die im Kapitel Versand des Bestellscheins vorbereiten beschriebene Ereignisaktion ein.

8. Rückstandsliste nutzen

Wenn du eine große Anzahl von Artikeln nachbestellt hast oder viele Nachbestellungen parallel laufen, nutze die Rückstandsliste, um den Überblick über nachbestellte, aber noch nicht gelieferte Artikel zu behalten. Diese Artikel werden dir im Menü Waren » Bestellwesen » Rückstandsliste angezeigt. Weitere Informationen zur Rückstandsliste findest du auf der Handbuchseite Rückstandsliste verwalten.

9. Waren einbuchen

Sobald die nachbestellten Artikel in deinem Lager eintreffen, müssen diese eingebucht werden. Je nachdem, ob du alle Artikel der Nachbestellung in einer zusammenhängenden Lieferung oder in separaten Lieferungen erhältst, buchst du entweder Teilmengen oder alle Artikel in einem Schritt ein.

Lagerort für die Einbuchung

Pflegst du keine separaten Lager und Lagerorte für deine Artikel in deinem plentymarkets System, werden die Artikel beim Einbuchen auf den im System standardmäßig vorhandenen Standard-Lagerort gebucht.

9.1. Teilmengen einbuchen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Teilmengen aus verschiedenen Lieferungen derselben Nachbestellung einzubuchen.

Teilmengen einbuchen:

  1. Öffne das Menü Waren » Bestellwesen » Bestellung.

  2. Öffne die Nachbestellung, zu der Waren eingebucht werden sollen.

  3. Öffne den Bereich Auftragspositionen.

  4. Trage in der Spalte Teilmenge die Anzahl der gelieferten Artikelpositionen ein.

  5. Klicke auf Warenbewegungen anlegen.
    → Die Warenbewegungen werden angelegt.

  6. Gehen zum Bereich Warenbewegungen. Dort erkennst du an der grünen Markierung die vorbereiteten Wareneingänge.

  7. Gib in der Spalte Lagerort die ID des Lagerorts an, in den die Artikel eingebucht werden sollen.

  8. Setze jeweils ein Häkchen in der Zeile mit der einzubuchenden Artikelvariante.

  9. Gib im Feld Lieferschein-Nr. die Nummer des Bestellscheins ein, der zur Nachbestellung gehört.

  10. Klicke auf Markierte Warenbewegungen buchen.
    → Die Teilmenge wird auf die angegebenen Lagerorte gebucht.

9.2. Alle Artikel einbuchen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um alle in der Nachbestellung enthaltenen Artikel gleichzeitig einzubuchen.

Vollständige Menge einbuchen:

  1. Öffne das Menü Waren » Bestellwesen » Bestellung.

  2. Öffne die Nachbestellung, zu der Waren eingebucht werden sollen.

  3. Öffne den Bereich Auftragspositionen.

  4. Trage in der Spalte Teilmenge die Anzahl der vollständig gelieferten Artikel ein.

  5. Klicke auf Warenbewegungen anlegen.
    → Die Warenbewegungen werden angelegt.

  6. Gehen zum Bereich Warenbewegungen. Dort erkennst du an der grünen Markierung die vorbereiteten Wareneingänge.

  7. Gib in der Spalte Lagerort die ID des Lagerorts an, in den die Artikel eingebucht werden sollen.

  8. Gib im Feld Lieferschein-Nr. die Nummer des Bestellscheins ein, der zur Nachbestellung gehört.

  9. Klicke auf Alle Warenbewegungen buchen.
    → Die vollständige Menge wird auf die angegebenen Lagerorte gebucht.

10. Nachbestellung abschließen

Sobald du alle in der Nachbestellung enthaltenen Artikel erhalten und eingebucht hast, schließt du die Nachbestellung ab. Klicke dazu oben im Bereich Details der Nachbestellung auf Bestellung abschließen. Das aktuelle Datum wird als Abschlussdatum gesetzt und die Nachbestellung für die Bearbeitung gesperrt.

Sperrung der Nachbestellung aufheben

Hast du die Nachbestellung versehentlich abgeschlossen, klicke erneut auf das Icon. So wird die Nachbestellung entsperrt und einzelne Informationen können erneut bearbeitet werden.

Schließe die Nachbestellung auch ab, wenn einzelne Artikel aus der Nachbestellung voraussichtlich nicht mehr nachgeliefert werden können, zum Beipiel aufgrund von Verlust auf dem Versandweg. So werden die ausstehenden Auftragspositionen auch aus der Rückstandliste entfernt.

11. Nachbestellung suchen

Beim Öffnen des Menüs Waren » Bestellwesen » Bestellung werden dir alle Nachbestellungen und Umbuchungen angezeigt. Das Ergebnis kannst du durch Verändern der Filter einschränken, um so entweder alle oder ein weiter eingeschränktes Ergebnis anzuzeigen.

Nachbestellung suchen:

  1. Öffne das Menü Waren » Bestellwesen » Bestellung

  2. Wähle einen oder mehrere der in Tabelle 6 beschriebenen Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen.

  3. Klicke auf Suchen.

Tabelle 6. Verfügbare Filter zum Suchen einer Nachbestellung
Einstellung Erläuterung

Auftrags-ID

Auftrags-ID der Nachbestellung eingeben, um die Nachbestellung zu suchen.

Auftrags-Typ

Auftrags-Typ Nachbestellung eingeben, um nur Aufträge vom Typ Nachbestellung anzuzeigen.

Artikel-ID

Artikel-ID eingeben, um Nachbestellungen zu suchen, die einen Artikel mit dieser ID enthalten.

Varianten-ID

Varianten-ID eingeben, um Nachbestellungen zu suchen, die eine Variante mit dieser ID enthalten.

Variantennumer

Variantennummer eingeben, um Nachbestellungen zu suchen, die eine Variante mit dieser Nummer enthalten.

Artikeldaten

Suchbegriffe oder Zahlenwerte eintragen, um Nachbestellungen zu suchen, die Artikel mit diesen Daten enthalten. Durchsucht werden folgende Datenfelder: Artikel-ID, Artikelnummer und Name. Beschreibungstexte wie der Artikeltext und der Vorschautext werden nicht durchsucht. Zusätzlich den Filter Auftrags-Typ auf die Option Nachbestellung setzen.

Status

Einen Status aus der Liste auswählen. Zusätzlich den Filter Auftrags-Typ auf die Option Nachbestellung setzen, um Nachbestellungen mit diesem Status zu suchen.

Eigner

Einen Eigner aus der Liste auswählen. Zusätzlich den Filter Auftrags-Typ auf die Option Nachbstellung setzen, um Nachbestellungen mit diesem Eigner zu suchen.

Auftragsdatum von …​ bis

Start- und Enddatum aus dem Kalender wählen. Diese Angabe grenzt den Zeitraum auf das Bestelldatum der Nachbestellung ein.

12. Nachbestellungen automatisieren

Mithilfe der in plentymarkets verfügbaren Ereignisaktionen kannst du die einzelnen Arbeitsschritte einer Nachbestellung automatisieren. Eine Möglichkeit zur Automatisierung des Bestellscheins wurde bereits im Kapitel Bestellschein automatisch erzeugen beschrieben. Im Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse stehen dir in den Ereignis-, Filter- und Aktionsgruppen Bestellwesen weitere Optionen zur Automatisierung einzelner Arbeitsschritte der Nachbestellung zur Verfügung.

Genauere Informationen zu diesen Einstellungsmöglichkeiten findest du auf der Handbuchseite Ereignisaktionen. Arbeitest du zum ersten Mal mit den Ereignisaktionen, findest du genauere Informationen zum Anlegen von Ereignisaktionen im Kapitel Neue Ereignisaktion anlegen.

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