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Best Practices: Bestand umbuchen / korrigieren / löschen

Mit dem Datenformat Stock können die Bestände aller Varianten auf einmal geändert werden, um z.B. nach einer Inventur die aktuellen Bestände ins System einzupflegen.

Weitere Anwendungsmöglichkeiten sind das Umbuchen von Bestand auf einen neuen Lagerort im selben Lager oder in ein neues Lager sowie das Löschen von Bestand.

1. Welche Schritte sind für das Umbuchen, Korrigieren oder Löschen von Ware vorbereitend notwendig?

  • das Lager muss eingerichtet sein

  • die Lagerorte müssen eingerichtet sein, wenn nicht nur mit dem Standard-Lagerort gearbeitet wird

Wie Lager und Lagerorte eingerichtet werden, erfährst du im Handbuch auf der Seite Lager und den untergeordneten Seiten.

2. Anwendungsbeispiele

3 konkrete Fälle sollen dem näheren Verständnis dienen. Im ersten Beispiel werden die Schritte zum Korrigieren des Bestands aufgeführt, wobei der Bestand im selben Lager wie zuvor verbleibt. Im zweiten Beispiel wird der gesamte Bestand in ein anderes Lager umgebucht. Im dritten Beispiel wird schließlich erläutert, wie Bestand gelöscht werden kann und was es dabei zu beachten gilt.

Für die genannten Fälle wird das Datenformat Stock verwendet und folgende Parameter müssen enthalten sein:

Tabelle 1. Speicher- und Rundungseinstellungen
Parameter Importeinstellung Erläuterung

VariationID

Import

Gibt die plenty-ID einer Variante aus und ist deshalb Pflicht für die Zuordnung des Bestandes.

Stock

Import

Gibt die Bestandszahl aus und durch die Einstellung Import im Datenformat wird beim Import die bisherige Bestandszahl überschrieben. Der Parameter ist deshalb Pflicht.

WarehouseID

Import

Gibt die ID des Lagers aus und ist Pflicht, damit der Bestand einem Lager zugeordnet werden kann.

LocationID

Import

Gibt die ID des Lagerorts aus und ist Pflicht, damit der Bestand einem Lagerort zugeordnet werden kann.

VariationString

Import

Gibt den Namen einer Variante komplett aus. Der Parameter ist optional, hilft aber häufig beim Erkennen der Variante.

Bestand korrigieren

  1. Exportiere das Datenformat Stock.

  2. Gib den aktuellen Bestand in der Spalte Stock ein.

  3. Speichere die Datei.

  4. Lade die Datei in plentymarkets hoch.

Gesamten Bestand in ein neues Lager buchen

Bei der beschriebenen Abfolge ist für einen kurzen Zeitraum mehr Bestand im System gebucht als tatsächlich vorhanden ist. Das solltest du besonders bei geringem Bestand beachten, bei dem der vorhandene Bestand schon komplett reserviert ist und deshalb vielleicht gerade kein Listing aktiv ist etc. Es könnten durch den zusätzlichen Bestand automatisierte Aktionen ausgelöst werden, z.B. E-Mails versendet oder Listings gestartet werden. Im Grunde können die Bestände im alten Lager auch zuerst auf 0 gesetzt werden, aber dann werden eventuell Listings oder andere Angebote, die mit der Warenbestandsautomatik zusammenhängen, beendet.

Bestand umbuchen

  1. Exportiere das Datenformat Stock.

  2. Speichere die Datei zwei Mal.

  3. Öffne eine Datei.

  4. Gib die ID des neuen Lagers in der Spalte WarehouseID ein.

  5. Gib die ID des neuen Lagerorts in der Spalte LocationID ein.

  6. Speichere die Datei.

  7. Lade die Datei in plentymarkets hoch.

  8. Prüfe exemplarisch bei zwei bis drei Artikeln in den Warenbewegungen, ob Bestand für das neue Lager gebucht wurde.

  9. Öffne die zweite und bisher noch unbearbeitete Datei.

  10. Gib in der Spalte Stock für alle Bestände 0 ein.

  11. Lade die Datei in plentymarkets hoch.

  12. Prüfe exemplarisch bei zwei bis drei Artikeln in den Warenbewegungen, ob der Bestand für das alte Lager auf 0 gesetzt wurde.

Bestand löschen

Beim Löschen von Bestand sollte auf rechtskonformes Verhalten geachtet werden. Aktuell lässt sich Bestand löschen. Da dadurch allerdings auch die Warenbewegungen verloren gehen, ist dies nicht GoBD-konform, weshalb wir vom Löschen in dieser Form abraten. Stattdessen empfehlen wir die nachfolgend erläuterte Vorgehensweise.

Bestand löschen

  1. Exportiere die Bestände per dynamischem Export.

  2. Passe diese CSV-Datei an, indem du die Bestände auf Null setzt.

  3. Importiere sie anschließend wieder.

Auf diese Weise gehen die Warenbewegungen nicht verloren und rechtskonformes Arbeiten ist gewährleistet. Auch das Löschen des Lagers führt zum Löschen der Warenbewegungen, die somit nicht wiederhergestellt werden können, was ebenfalls nicht GoBD-konform ist.

3. Wo finde ich meine Lager- und Lagerort-IDs?

Die IDs findest du im Menü Einstellungen » Waren » Lager in den Untermenüs Einstellungen und Regale.

ID des Standardlagerorts

Die ID des Standard-Lagerorts ist 0. Der Standardlagerort ist jedoch nur eine Art Platzhalter. Eigene Lagerorte einzurichten ist sinnvoll, um den tatsächlichen Lagerort anzugeben.

4. Daten exportieren und importieren

Wie das allgemeine Vorgehen beim Importieren und Exportieren von Daten ist, wird im Handbuch unter Daten exportieren und Daten importieren erläutert. Welche Datenformate außerdem zur Verfügung stehen, findest du hier ebenfalls.

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