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Deine ersten Schritte, um Aufträge abzuwickeln

Du bist bereit Aufträge zu erhalten! Schau dir an welche Schritte du beachten musst, wenn die ersten Aufträge reinkommen.

Wie werden Aufträge importiert? (0:11)

Auftragsbestätigung versenden (1:00)

Zahlungen verbuchen (1:51)

Mitarbeiter in Kenntnis setzen (2:45)

Transkript

Nun hast du die Konfiguration deines plentymarkets-Systems abgeschlossen. Die ersten Aufträge kommen ins Sytsem. Aber wie? Was passiert genau, wenn ein Kunde bei dir bestellt?

Zunächst kommt der Auftrag natürlich automatisch in dein System und wird hier in der Auftragsübersicht angezeigt. Du wirst feststellen dass der Auftrag in den Status 3,4 und 5 ins System kommen kann. Der Auftragsstatus 3 bedeutet, dass der Kunde den Auftrag noch nicht bezahlt hat. Die Status 4 und 5 zeigen dir dagegen an, dass der Kunde bereits bezahlt hat. Zum Beispiel mit PayPal. Der einzige Unterschied zwischen den beiden Status? Der Status 5 zeigt an, dass der Auftrag versandfertig ist. Status 4 zeigt dir dagegen an, dass ein Artikel des Auftrages nicht verfügbar ist und du tätig werden musst.

Wir wissen jetzt, wie ein Auftrag ins System kommt. Wie gehen wir nun also bei der Abwicklung weiter vor? Jetzt ist ein guter Zeitpunkt deinem Kunden eine Auftragsbestätigung zu senden. Aber bevor du die Auftragsbestätigung per Hand an den Kunden schickst, lehne dich doch besser zurück und überlasse deinem System die Aufgabe.

Im Bereich Automatischer E-Mailversand kannst du plentymarkets sagen welche E-Mail-Vorlage an deinen Kunden gesendet werden soll wenn ein Auftrag ins System kommt. Du kannst aber auch deine E-Mail-Kommunikation mit den Ereignis-Aktionen automatisieren. Navigiere dazu einfach zu den Ereignis-Aktionen.

Ereignis-Aktionen bieten hier die optimale Möglichkeit Auftragsbestätigungen angepasst auf bestimmte Kundengruppen automatisch zu versenden. Beispielsweise für Kunden, die einem ganz bestimmten Artikel über Rakuten bei dir gekauft haben.

Nun ist die Auftragsbestätigung raus und du kannst die Zahlung des Kunden erwarten, wenn diesen nicht direkt beim Eingang des Auftrages mitverbucht wurde. Ob ein Auftrag bereits bezahlt ist oder nicht erkennst natürlich wieder am Auftragsstatus. Hier kannst Du übrigens sehen, wann genau die Zahlung eingegangen ist. Auch der farbige Balken zeigt dir, ob der Auftrag bezahlt wurde oder nicht. Hier kannst Du darüber einsehen, ob der Auftrag Über- oder Unterzahlt wurde

Was aber, wenn ein Kunde einen Fehler bei der Bezahlung macht? Du hast dann immer noch die Möglichkeit den Zahlungseingang händisch zu buchen. Für die händische Zahlungsbuchung hast du übrigens hier das Menü Zahlungseingänge.

Ein noch bessere Möglichkeit Fehler bei der Zahlungsbuchung zu vermeiden ist die Zahlungkulanz, hier kannst Du Werte anpassen, die bei einer Fehlerhafte bezahlung die Möglichkeit bieten, dass Zahlung trotz Abweichungen korrekt zugeordnet werden.

Sobald die Zahlung im System verbucht ist solltest Du dein Lager darüber informieren, damit der Auftrag versendet werden kann. Aber auch hier solltest Du dir nicht die Mühe machen und selber tätig werden, wenn du mit plentymarkets diesen Schritt autzomatisieren kannst. Lege auch für diesen Arbeitsschritt eine Ereignis-Aktion an, die bei einem Statuswechsel auf Status 5 deinen Lagermitarbeiter informiert, damit dieser den Versand einleiten kann.

Du könntest beispielsweise zusätzlich eine Ereignis-Aktion anlegen, die dem Angestellten direkt spezielle Kundenwünsche mitteilt. All die Automatismen die innerhalb deiner Auftragsabwicklung zum Greifen kommen nimmt dir die Last, selber tätig zu werden, von den Schultern.

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