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Vorgänge automatisieren

Hast du schon die Schnittstelle zu eBay eingerichtet? Noch nicht? Dann geht’s hier zurück zum Schnelleinstieg zum Thema eBay.

Auf dieser Seite erläutern wir die grundlegenden Einstellungen, die du in plentymarkets zum Einrichten von Automatismen vornehmen solltest, bevor du mit dem System produktiv arbeitest. Dein plentymarkets System erledigt einige Aufgaben dann automatisch im Hintergrund.
Im Allgemeinen bietet dir plentymarkets 4 verschiedene Möglichkeiten zur Automatisierung deiner Arbeitsabläufe:

  • Automatischer E-Mail-Versand

  • Ereignisaktionen

  • Aktionsmanager

  • Prozesse

1. Automatischer E-Mail-Versand

Im Schritt Basiseinstellungen wurde beschrieben, wie du die E-Mail-Vorlagen für den automatischen Versand gestaltest.
Nun wählst du im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Automatischer Versand, in welchen Fällen eine bestimmte E-Mail-Vorlage verschickt werden soll. Einige Optionen, wie der Versand der Vorlage Webshop: Eingangsbestätigung Bestellung beim Eingang eines neuen Auftrags im Webshop, sind in diesem Menü bereits voreingestellt. Überprüfe diese Einstellungen und passe Sie, wo nötig, an. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Automatischen E-Mail-Versand einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Automatischer Versand.

  2. Wähle aus der Dropdown-Liste neben dem jeweiligen Ereignis eine E-Mail-Vorlage aus, die versendet werden soll.

  3. Wähle die Option kein Versand, wenn eine E-Mail-Vorlage nicht versendet werden soll.

  4. Speichere () die Einstellungen.

E-Mail-Vorlage korrekt eingerichtet?

Im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Automatischer Versand solltest du nur E-Mail-Vorlagen wählen, die du zuvor bearbeitet und mit deinen eigenen Daten ergänzt hast.

2. Ereignisaktionen einrichten

Dein Tagesgeschäft als Händler ist von vielen Routineaufgaben geprägt. Besonders die Auftragsbearbeitung ist ein komplexer Vorgang, bei dem du systematisch vorgehen solltest. plentymarkets bietet dir die sogenannten Ereignisaktionen an, mit denen du diese Routineaufgaben automatisieren kannst.

Das Prinzip hinter den Ereignisaktionen besteht aus 3 Schritten. Zuerst wählst du ein auslösendes Ereignis. Dieses Ereignis grenzt du mithilfe verschiedener Filtereinstellungen weiter ein. Im dritten Schritt wählst du die konkreten Aktionen, die im Ereignisfall vom System ausgeführt werden. Immer wenn das Ereignis in Zukunft eintritt, werden die gespeicherten Aktionen automatisch ausgeführt.

Die folgenden 2 Ereignisaktionen haben sich im Alltag vieler plentymarkets Händler bewährt. Wir empfehlen dir, den Rechnungsversand in deinem plentymarkets System auf diese Weise zu automatisieren.

Die erste Ereignisaktion erstellt automatisch das Dokument Rechnung, sobald an einem Auftrag der Warenausgang gebucht wurde. Richte die Ereignisaktion anhand der Informationen in Tabelle 1 ein.

Dokumentenvorlage einrichten

Für die korrekte Funktionsweise der nachfolgend beschriebenen Ereignisaktionen musst du zuerst die Vorlage für das Dokument Rechnung vollständig einrichten. Eine Anleitung hierzu findest du auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke unten links auf Ereignisaktion hinzufügen ().
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 1.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Ereignisaktion "Rechnung erzeugen" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsänderung > Warenausgang gebucht

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Aktion 1

Dokumente > Rechnung erzeugen

Bei Bedarf die Optionen Zahlungsziel und Skonto aktivieren oder einen Kommentar eingeben, der auf der erzeugten Rechnung angezeigt wird.

Nach Erzeugung der Rechnung kannst du diese mittels einer weiteren Ereignisaktion direkt als E-Mail-Anhang an deine Kunden versenden. Richte diese zweite Ereignisaktion anhand der Informationen in Tabelle 2 ein.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke unten links auf Ereignisaktion hinzufügen ().
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 2.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 2. Ereignisaktion "Rechnung versenden" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Dokumente > Rechnung generiert

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Aktion 1

Kunde > E-Mail versenden

Über das Plus-Symbol für den Kunden die E-Mail-Vorlage Auftrag: Rechnung PDF-Anhang wählen. Somit wird das Dokument Rechnung als PDF-Anhang per E-Mail versendet.

Ereignisaktionen bieten zahlreiche weitere Möglichkeiten zur Automatisierung deines plentymarkets Systems. Beachte die Links am Ende der Seite, um mehr zur grundlegenden Funktionsweise von Ereignisaktionen zu erfahren und weitere Anwendungsbeispiele zu erhalten.

3. Aktionsmanager nutzen

Mit dem Aktionsmanager kannst du, ähnlich wie mit den Ereignisaktionen, bei bestimmten Ereignissen automatische Aktionen ausführen lassen. Zusätzlich bietet dir der Aktionsmanager jedoch die Möglichkeit, diese Aktionen zu einem täglich festgelegten Zeitpunkt automatisch durchführen zu lassen. Der Aktionsmanager ist somit ideal für Vorgänge, die regelmäßig zeitgesteuert stattfinden sollen.
Beachte die weiterführenden Links am Ende dieser Seite, um weitere Informationen zum Einrichten des Aktionsmanagers zu erhalten.

4. Prozesse nutzen

Die Prozesse sind ein weiteres Werkzeug zur Automatisierung von Abläufen in deinem plentymarkets System. Das Einrichten von Prozessen empfiehlt sich beispielsweise, wenn Auftragsdokumente nicht nur erzeugt, sondern auch automatisch gedruckt werden sollen. Prozesse kannst du nur nutzen, wenn du das Tool plentyBase installiert hast und richtet sich an fortgeschrittene plentymarkets Nutzer. Daher werden Prozesse im Schnelleinstieg nicht näher beschrieben.
Beachte die weiterführenden Links am Ende dieser Seite, um weitere Informationen zum Einrichten von Prozessen zu erhalten.

5. Checkliste

Arbeite die Checkliste durch, um deine Einstellungen zum Thema Automatisierung zu prüfen.

  • Hast du ausgewählt, welche E-Mail-Vorlagen automatisch versendet werden sollen?

  • Hast du Rechnungserzeugung und -versand mithilfe von Ereignisaktionen automatisiert?

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