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Auftragsabwicklung vorbereiten

Hast du schon deinen Webshop gestaltet? Noch nicht? Dann geht’s hier zurück zum Thema Ceres-Webshop gestalten.

Die Aufträge, die über deinen Webshop eingehen, verwaltest du als Händler im Backend deines plentymarkets Systems. Auf dieser Seite findest du die nötigen Einstellungen, die im Vorfeld für die Auftragsabwicklung vorgenommen werden müssen.

1. Grundeinstellungen vornehmen

Zuerst nimmst du die grundlegenden Einstellungen für den Bereich Aufträge vor. Einige davon sind in deinem plentymarkets System bereits voreingestellt. Wir empfehlen, diese Voreinstellungen vorerst nicht zu ändern. Andere Einstellungen solltest du jedoch zwingend anpassen. Diese werden in Tabelle 1 erläutert. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor:

Grundeinstellungen vornehmen:

  1. Öffne das Menü System » Aufträge » Einstellungen.

  2. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.

  3. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 1. Grundeinstellungen vornehmen
Einstellung Erläuterung

Automatische Lagerauswahl

Die automatische Lagerauswahl wählt beim Auftragseingang automatisch das entsprechende Lager der enthaltenen Auftragspositionen aus. Wir empfehlen die Wahl einer der beiden folgenden Optionen:
b) in Abhängigkeit des Hauptlagers des Artikels: Entscheidend bei der Auswahl des Lagers ist hier das Hauptlager des Artikels, das du zuvor in den Variantendaten eines gespeichert haben musst. Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn du bestimmte Artikel immer aus einem festen Lager versenden willst.
c) in Abhängigkeit des höchsten Warenbestandes: Bei dieser Option wird das Lager anhand des höchsten Warenbestandes des Artikels ausgewählt. Diese Option macht Sinn, wenn ein Artikel aus mehreren Lagern versendet wird. Wir empfehlen die Option weiterhin auch dann, wenn du voerst nur ein einziges Lager betreibst. Solltest du zu einem späteren Zeitpunkt aus mehreren Lagern versenden, ist bei dieser Einstellung später keine Änderung mehr nötig.

Statuswechsel auf 4 statt 5, wenn Warenbestand fehlt

Wir empfehlen, hier die Option JA zu wählen. Somit wird anhand einer Warenbestandsautomatik verhindert, dass Aufträge, die Artikel enthalten zu denen kein Warenbestand in deinem Lager vorhanden ist, fälschlicherweise in den Status [5] Freigabe Versand wechseln. Stattdessen verbleiben sie automatisch im Status [4] in Versandvorbereitung.

2. Auftragsdokumente einrichten

Ein wichtiger Teil deiner Auftragsabwicklung sind die Auftragsdokumente wie Rechnungen und Lieferscheine. Bevor du Aufträge in plentymarkets abwickelst, musst du für diese Dokumente Vorlagen einrichten. Bei der Einrichtung legst du fest, welche Informationen auf den Dokumenten angezeigt werden. Außerdem kannst du den individuellen Briefkopf deiner Firma in die Vorlage integrieren.

plentymarkets unterscheidet zwischen Fulfillment-Dokumenten und standortbezogenen Dokumenten. Fulfillment-Dokumente wie die Pickliste oder Packliste benötigst du für den Kommissionierungs- und Versandprozess. Beachte die Links am Ende dieser Seite, um weitere Informationen zur Einrichtung dieser Dokumente zu erhalten.

2.1. Rechnung einrichten

Bei der Einrichtung deines plentymarkets Systems sind vorrangig die standortbezogenen Dokumente relevant. Deshalb beschreiben wir im Folgenden beispielhaft die Einrichtung der Dokumentenvorlage Rechnung und des Stornobelegs mithilfe der zeitsparenden Übernahme von Standardvorlagen. Zur Einrichtung der weiteren notwendigen Dokumente kannst du später analog vorgehen.

Vorlage für Dokument Rechnung einrichten:

  1. Öffne das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.

  2. Wähle den Menüpunkt Rechnung.

  3. Öffne das Tab Transfer.

  4. Klicke im Bereich Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage übernehmen auf Übernehmen.

  5. Bestätige deine Auswahl im sich öffnenden Fenster durch Klick auf OK.
    → Die in plentymarkets hinterlegte Standard-Dokumentenvorlage wird auf das Dokument Rechnung übernommen.

  6. Öffne das Tab PDF-Vorlage.

  7. Klicke auf Vorlage hinzufügen.

  8. Belasse die Auswahl der Zahlungsart auf Standard und die Sprache auf de.

  9. Klicke auf Vorlage auswählen.

  10. Wähle deine lokal gespeicherte PDF-Vorlage aus, die den Header und das Firmenlogo enthält.

  11. Klicke auf Vorlage hochladen.
    → Die PDF-Vorlage wird hochgeladen.

  12. Öffne das Tab Vorlage.

  13. Klicke auf Vorschau.
    → Dir wird eine Vorschau des Dokuments Rechnung inklusive deiner individuellen PDF-Vorlage und der vorher übertragenen Standardeinstellungen angezeigt.

Nach Abschluss der oben aufgeführten Schritte hast du dir erfolgreich eine Standardvorlage für das Dokument Rechnung eingerichtet. In den meisten Fällen ist dies vorerst ausreichend. Es gibt jedoch noch weitere Einstellungen, mit denen du das Dokument bei Bedarf weiter anpassen kannst. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Weitere Einstellungen für das Dokument Rechnung vornehmen:

  1. Öffne das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Rechnung.

  2. Öffne das Tab Vorlage.

  3. Nimm die gewünschten Einstellungen vor. Tabelle 2 beschreibt einige nützliche Einstellungsmöglichkeiten.

  4. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 2. Weitere Einstellungen für das Dokument Rechnung
Einstellung Erläuterung

Seitenränder

Hier legst du die Seitenränder des Dokuments fest. Die Seitenränder beziehen sich auf DIN A4-Hochformat. Normalerweise ist hier keine manuelle Anpassung nötig. In manchen Fällen kann es jedoch sein, dass der Seitenrand Oben größer gewählt werden muss, wenn beispielsweise der Header mit dem Firmenlogo so groß ist, dass es zu Überschneidungen kommt.

Eigene USt-IdNr.

Über dieses Feld kannst du deine eigene Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung anzeigen lassen. Die Umsatzsteuer-ID hast du zuvor im Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Deutschland » Buchhaltung hinterlegt. Aktiviere die Anzeige auf dem Dokument Rechnung jedoch nur, wenn deine Umsatzsteuer-ID nicht bereits in deinem Header enthalten ist.

Zahlungseingang

Aktiviere hier die Option JA, wenn das Datum des vollständigen Zahlungseingangs auf der Rechnung vermerkt sein soll. Dies empfiehlt sich vor allem, wenn du vorerst wie in diesem Schnelleinstieg empfohlen nur die Zahlungsarten PayPal und Vorkasse anbietest.

Hinweis

Der Hinweis wird am unteren Ende der Rechnung angezeigt. Der Text Vielen Dank für Ihren Auftrag! ist hier voreingetragen. Du kannst ihn nach deinen individuellen Wünschen und Anforderungen noch anpassen.

Du hast nun alle notwendigen Schritte zur Einrichtung des Dokuments Rechnung vorgenommen. Somit werden alle Rechnungen in deinem plentymarkets System, die als Auftragssprache de (Deutsch) haben standardmäßig für alle Zahlungsarten ausgegeben.

Rechnung in anderen Sprachen erstellen

Wie bereits beschrieben, zählt die Rechnung zu den standortabhängigen Dokumenten in plentymarkets. Das bedeutet, dass du die Rechnungsvorlage und alle weiteren benötigten Dokumentenvorlagen für weitere Sprachen einzeln anlegen musst. Das wird beispielsweise notwendig, wenn du in deinem Webshop Bestellungen aus dem Ausland entgegennimmst oder einen (weiteren) Standort außerhalb Deutschlands betreibst. Weitere Informationen zum Thema findest du in den Links am Ende dieser Seite.

2.2. Stornobeleg einrichten

Der Stornobeleg ist neben der Rechnung das zweite verpflichtende Dokument, für das du vor dem Start deiner Auftragsabwicklung eine Dokumentenvorlage einrichten solltest. Du kannst ganz einfach die vorher getroffenen Einstellungen zum Dokument Rechnung auf die Vorlage des Dokuments Stornobeleg übertragen. Der Stornobeleg ist eine umgekehrte Rechnung ,die du zwingend zur Stornierung von Rechnungen benötigst. Zudem sind Stornobelege genau wie Rechnungen buchhalterisch relevant. Deshalb solltest du die nachfolgenden Einstellungen sorgfältig vornehmen.

Vorlage für Dokument Stornobeleg einrichten:

  1. Öffne das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.

  2. Wähle den Menüpunkt Rechnung.

  3. Wähle im Bereich Einstellungen auf Zielvorlage übertragen die Zielvorlage Stornobeleg Rechnung.

  4. Klicke auf Übertragen.

  5. Bestätige deine Auswahl im sich öffnenden Fenster durch Klick auf OK.
    → Die Vorlage für das Dokument Rechnung wird auf das Dokument Stornobeleg Rechnung übertragen.

  6. Öffne das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.

  7. Wähle den Menüpunkt Stornobeleg Rechnung.

  8. Trage im Feld Dokumentname/-nummer den Text Stornobeleg Rechnung ein.

  9. Speichere die Einstellungen.

  10. Öffne das Tab PDF-Vorlage.

  11. Klicke auf Vorlage hinzufügen.

  12. Belasse die Auswahl der Zahlungsart auf Standard und die Sprache auf de.

  13. Klicke auf Vorlage auswählen.

  14. Wähle deine lokal gespeicherte PDF-Vorlage aus, die den Header und das Firmenlogo enthält.

  15. Klicke auf Vorlage hochladen.
    → Die PDF-Vorlage wird hochgeladen.

  16. Öffne das Tab Vorlage.

  17. Klicke auf Vorschau.
    → Dir wird eine Vorschau des Dokuments Stornobeleg inklusive deiner individuellen PDF-Vorlage und der vom Dokument Rechnung übertragenen Einstellungen angezeigt.

2.3. Lieferschein einrichten

Im Gegensatz zum Dokument Rechnung ist das Beilegen eines Lieferscheins bei Warensendungen keine Pflicht. Der Lieferscheid gehört trotzdem für viele Händler zu den wichtigen Begleitdokumenten. Mithilfe des Lieferscheins können deine Kunden die Vollständigkeit der Lieferung überprüfen.
Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Vorlage für das Dokument Lieferschein einzurichten.

Vorlage für Dokument Lieferschein einrichten:

  1. Öffne das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.

  2. Wähle den Menüpunkt Lieferschein.

  3. Öffne das Tab Transfer.

  4. Klicke im Bereich Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage übernehmen auf Übernehmen.

  5. Bestätige deine Auswahl im sich öffnenden Fenster durch Klick auf OK.
    → Die in plentymarkets hinterlegte Standard-Dokumentenvorlage wird auf das Dokument Lieferschein übernommen.

  6. Öffne das Tab PDF-Vorlage.

  7. Klicke auf Vorlage hinzufügen.

  8. Belasse die Auswahl der Zahlungsart auf Standard und die Sprache auf de.

  9. Klicke auf Vorlage auswählen.

  10. Wähle deine lokal gespeicherte PDF-Vorlage aus, die den Header und das Firmenlogo enthält.

  11. Klicke auf Vorlage hochladen.
    → Die PDF-Vorlage wird hochgeladen.

  12. Öffne das Tab Vorlage.

  13. Klicke auf Vorschau.
    → Dir wird eine Vorschau des Dokuments Lieferschein inklusive deiner individuellen PDF-Vorlage und der vorher übertragenen Standardeinstellungen angezeigt.

Nach Abschluss der oben aufgeführten Schritte hast du dir erfolgreich eine Standardvorlage für das Dokument Lieferschein eingerichtet. Damit sind auch schon alle Pflichtangaben für Lieferscheine (Empfängername, Auftragsnummer, Auftragsdatum, Menge und Bezeichnung der einzelnen Artikel) auf dem Dokument enthalten. Es gibt jedoch noch weitere Einstellungen, mit denen du das Dokument bei Bedarf weiter anpassen kannst. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Weitere Einstellungen für das Dokument Lieferschein vornehmen:

  1. Öffne das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Lieferschein.

  2. Öffne das Tab Vorlage.

  3. Nimm die gewünschten Einstellungen vor. Tabelle 3 beschreibt einige nützliche Einstellungsmöglichkeiten.

  4. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 3. Weitere Einstellungen für das Dokument Lieferschein
Einstellung Erläuterung

Seitenränder

Hier legst du die Seitenränder des Dokuments fest. Die Seitenränder beziehen sich auf DIN A4-Hochformat. Normalerweise ist hier keine manuelle Anpassung nötig. In manchen Fällen kann es jedoch sein, dass der Seitenrand Oben größer gewählt werden muss, wenn beispielsweise der Header mit dem Firmenlogo so groß ist, dass es zu Überschneidungen kommt.

Bestelldatum

Auf der Standardvorlage wird das Datum der Erzeugung des Dokuments selbst angezeigt. Über das Feld Bestelldatum kannst du zusätzlich das Datum des Eingangs der Bestellung anzeigen lassen.

Herkunft

Trage im Textfeld eine Bezeichnung, z.B. Auftragsherkunft ein und wähle die entsprechenden Koordinaten. So kannst du auf dem Lieferschein angeben, ob die Lieferung zu einem über den Webshop oder über einen Marktplatz eingegangenen Auftrag gehört.

Variantenbild

Im Tab Bilder eines Artikels können Bilder hinterlegt und Varianten zugeordnet werden. Dieses Bild kannst du auf dem Lieferschein anzeigen lassen. Wähle dazu eine Position im Feld Pos und gib optional eine Benennung ein, die neben dem Bild erscheint.

Du hast nun alle notwendigen Schritte zur Einrichtung des Dokuments Lieferschein vorgenommen. Somit werden alle Rechnungen in deinem plentymarkets System, die als Auftragssprache de (Deutsch) haben standardmäßig für alle Zahlungsarten ausgegeben.

3. Auftragsübersicht nutzen

Im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten bietet plentymarkets dir eine Übersicht der eingegangenen Aufträge an. Dabei spielt die Auftragsherkunft, d.h. ob du diese Aufträge manuell angelegt hast oder sie über in deinem System angebundene Marktplätze wie eBay oder Amazon eingehen, keine Rolle.
Verschiedene Geschäftsvorfälle wie Retouren, Gutschriften, Reparaturen und Gewährleistungen werden in plentymarkets jeweils als einzelne Aufträge mit entsprechenden Typen angelegt. Diese Auftragstypen sind immer mit dem ursprünglichen Hauptauftrag verbunden. Auch diese Aufträge findest du in der Auftragsübersicht.
Auf der linken Seite des Menüs Aufträge » Aufträge bearbeiten findest du verschiedene Filter- und Suchmöglichkeiten, um die Anzeige der Aufträge einzugrenzen. So kannst du nach Daten wie der Auftrags-ID oder der Rechnungsnummer suchen oder das Datum des Auftragseingangs verändern, sodass dir auch weiter zurückliegende Aufträge angezeigt werden. Standardmäßig ist die Anzeige auf Aufträge mit Eingang in den letzten 2 Monaten eingegrenzt.

Die Auftragsübersicht zeigt dir standardmäßig auf einen Blick unter anderem die folgenden Information zu jedem gelisteten Auftrag an:

  • Auftrags-ID

  • Datum des Eingangs/der Eingabe

  • Rechnungsnummer

  • Zahlungseingang

  • Warenausgang

  • Versanddatum

  • Auftragsherkunft

  • Status

  • Versandprofil

  • Zahlungsart

Besonders nützlich ist der Button Vorhandene Vorgänge anzeigen, der für jeden Auftrag verfügbar ist. Klicke auf diesen Button, um dir anzeigen zu lassen, ob und welche Retouren-, Gutschrift- oder Retourenaufträge zu diesem Auftrag existieren.

4. Aufträge bearbeiten

Durch Klick auf die Auftrags-ID, die links vor jedem gelisteten Auftrag angezeigt wird, öffnest du den Auftrag selbst. Im Auftrag stehen dir verschiedene Tabs zur Verfügung. Da die Bearbeitungsmöglichkeiten vielfältig sind, weisen wir hier lediglich auf einige wichtige Funktionen hin. Mehr Informationen zum Thema findest du in den Links am Ende dieser Seite.

Innerhalb eines Auftrages kannst du

  • im Tab Kunde die Kontaktdaten des Kunden aufrufen

  • im Tab Mail E-Mails an Kunden versenden und nachvollziehen, welche E-Mails bereits an den Kunden verschickt wurden

  • Auftragsdokumente im Tab Belege manuell erstellen, soweit du die Dokumentenerzeugung nicht mit Ereignisaktionen automatisiert hast

  • den Zahlungseingang falls notwendig manuell im Tab Zahlung buchen

  • den Warenausgang im Tab Einstellungen buchen

  • Im Tab Übersicht bei Bedarf den Status manuell auf [8] Storniert setzen, um einen Auftrag zu stornieren.

Aufträge nicht löschen

Generell solltest du keine Aufträge löschen. Eine Ausnahme sind manuell angelegte Aufträge, die du erst kurze Zeit vorher angelegt hast. Beim Löschen von Aufträgen kann es generell zu Fehlfunktionen bei den verknüpften Artikeln und Versandeinstellungen kommen.

5. Checkliste

Arbeite die Checkliste durch, um deine Einstellungen zum Thema Auftragsabwicklung zu prüfen.

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