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Rechtssicher arbeiten mit POS

Bei der Verwendung von plentymarkets POS gibt es einige Punkte, die beachten solltest, um rechtssicher zu arbeiten. Zumeist handelt es sich um steuer- und finanzrechtliche Themen. Einige Aspekte sind bereits bei der Einrichtung der Kasse relevant, andere werden abhängig von Kontrollen durch die Finanzbehörden notwendig. Diese Handbuchseite beschreibt alle notwendigen Vorgehensweisen, damit du plentymarkets POS rechtssicher verwendest. Dabei wird zwischen den Ländern Deutschland und Österreich differenziert, da in beiden Ländern unterschiedliche rechtliche Grundlagen für den Betrieb von Registrierkassen gelten.

1. Rechtssicherheit in Deutschland

Die folgenden Kapitel beschreiben die für den Kassenbetrieb in Deutschland vorgeschriebenen Schritte zum rechtssicheren Arbeiten mit plentymarkets POS.

Rechtslage in Deutschland

In Deutschland gelten unterschiedliche Verordnungen für den Betrieb von Registrierkassen. Unter anderem sind die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) für den Kassenbetrieb relevant. Grundsätzlich gilt zudem die Vorgabe, dass Kassenvorgänge unveränderbar aufgezeichnet werden müssen. Informiere dich genau bei deinem Steuerberater über die geltenden Gesetze.

1.1. Kassenvorgänge in Deutschland rechtssicher belegen

Für eine ordnungsgemäße Buchführung in Deutschland müssen alle Kassenvorgänge elektronisch und unveränderbar aufgezeichnet und für die Dauer des Aufbewahrungszeitraums digital lesbar archiviert werden. Damit du diesen gesetzlichen Anforderungen nachkommen kannst, stellt plentymarkets verschiedene Exportfunktionen bereit. Bespreche mit deinem Steuerberater, welche Daten du exportieren und archivieren solltest, um rechtssicher zu arbeiten.

1.1.1. Kassenvorgänge als PDF-/CSV-Datei exportieren

Die im Kassenjournal angezeigten Kassenvorgänge kannst du entweder als PDF-Datei oder als CSV-Datei exportieren. Exportiert werden die über die Suche gefilterten Kassenvorgänge. Gehe wie unten beschrieben vor, um Kassenvorgänge zu exportieren. Nachdem du einen Exportvorgang gestartet hast, ist das Starten weiterer Kassenjournalexporte zwei Minuten lang nicht möglich.

Kassenvorgänge als PDF-Datei exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » POS » Kassenjournal.

  2. Wähle die Filter. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Kassenvorgänge, die den Suchkriterien entsprechen, werden im Tab Kassenjournal aufgelistet.

  4. Klicke auf PDF-Export.
    → Eine PDF-Datei der gefilterten Kassenvorgänge wird generiert. Abhängig von der Anzahl der Datensätze kann dieser Vorgang mehrere Minuten dauern.
    → Die PDF-Datei wird in einem separaten Browser-Fenster angezeigt.

  5. Speichere die PDF-Datei.

Kassenvorgänge als CSV-Datei exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » POS » Kassenjournal.

  2. Wähle die Filter. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Kassenvorgänge, die den Suchkriterien entsprechen, werden im Tab Kassenjournal aufgelistet.

  4. Klicke auf CSV-Export.

  5. Wähle und bestätige einen Speicherort für die CSV-Datei.
    → Eine CSV-Datei der gefilterten Kassenvorgänge wird generiert. Abhängig von der Anzahl der Datensätze kann dieser Vorgang mehrere Minuten dauern.
    → Die CSV-Datei wird gespeichert.

Tabelle 1. Menü Kassenjournal
Einstellung Erläuterung

Tab: Filter

Suchen

Ohne Filtereinstellungen auf Suchen klicken, um alle Kassenvorgänge anzuzeigen.
Oder: Die Suchergebnisse durch Filtereinstellungen eingrenzen und auf Suchen klicken. Die gefundenen Kassenvorgänge werden im Tab Kassenjournal aufgelistet.

Reset

Eingestellte Filterkriterien zurücksetzen.

Belegnummer: von;
Belegnummer: bis

Die Belegnummer des ersten und des letzten Belegs eingeben, um Kassenvorgänge einer bestimmten Belegabfolge anzuzeigen. Um nur einen Beleg anzuzeigen, die gesuchte Belegnummer in die Felder Belegnummer: von und Belegnummer: bis eingeben.

Buchungskonto

Ein Buchungskonto eingeben, um Kassenvorgänge eines bestimmten Buchungskontos anzuzeigen.

Verk. Gutscheine zu Betrag

Möchtest du verkaufte Gutscheine wie Umsätze behandeln?
Häkchen gesetzt = Gutscheinverkäufe zählen zum Umsatz. Die Beträge werden also als "Einnahmen" im Kassenjournal verzeichnet. Gutscheinverkäufe fließen in den Wert rein, der rechts in die Spalte Betrag zu sehen ist. Gutscheine werden auch im PDF-Export und CSV-Export wie Umsätze behandelt.

Mandant (Shop)

Einen Mandanten (Shop) aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieses Mandanten einzugrenzen.

Kasse

Eine Kasse aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieser Kasse einzugrenzen.

Benutzer

Einen Benutzer aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieser Kassenkraft einzugrenzen.

Zahlungsart

Eine Zahlungsart aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge mit dieser Zahlungsart einzugrenzen. Die Dropdown-Liste enthält nur aktive Zahlungsarten.

Zeitraum

Eine Zeitspanne wählen, um die angezeigten Kassenvorgänge auf diesen Zeitraum zu beschränken.
Um Belege eines benutzerdefinierten Zeitraums anzuzeigen, die Option Datumsauswahl wählen und im Feld von das Startdatum und im Feld bis das Enddatum eingeben oder aus dem angezeigten Kalender wählen.

Typ

Einen Typ aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieses Typs einzugrenzen.

Tab: Kassenjournal

Datum

Datum und Uhrzeit des Kassenvorgangs

Vorgang

Zeigt an, ob der Vorgang eine Einnahme (E) oder eine Ausgabe (A) ist.

Betrag

Der Wert des Kassenvorgangs

Belegnummer

Die fortlaufende Nummer des Belegs, der für den Kassenvorgang erstellt wurde. Auf die Belegnummer klicken, um den Beleg im PDF-Format zu öffnen.

Typ

Der Typ des Kassenvorgangs

Barbestand

Der Barbestand der Kassen nach Abschluss des Kassenvorgangs

Auftrags-ID

Die ID des in plentymarkets erstellten Auftrags

Steuersatz

Die Steuersätze, die für diesen Auftrag zum Tragen kommen.

USt.

Die im Auftragswert enthaltene Umsatzsteuer

Buchungstext

Der Buchungstext für den Kassenvorgang. Bei Einlagen und Entnahmen entspricht der Buchungstext dem Grund der Bargeldbewegung.

1.1.2. IDEA-Export erstellen

Laut den deutschen handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften (GoBD) musst du bei einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung nicht nur aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten vorlegen, sondern auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereitstellen. Deshalb stellt plentymarkets einen GoBD-konformen Export der Kassenvorgänge bereit. Die Exportdateien ermöglichen Betriebsprüfern, deine Kassendaten vollständig und effizient auszuwerten. Gehe wie unten beschrieben vor, um einen IDEA-Export zu erstellen:

IDEA-Dateien exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » POS » IDEA-Export.

  2. Wähle das Kalenderjahr, für das du die Daten exportieren möchtest.

  3. Klicke auf das Zahnrad, um den Export zu generieren.
    → Der Export wird über Nacht generiert.
    → Der Export ist abgeschlossen, wenn der Status Fertig angezeigt wird.

  4. Klicke auf das Download-Symbol in der Spalte Aktionen.

  5. Wähle einen Speicherort und bestätige die Auswahl.
    → Die IDEA-Dateien werden exportiert und als ZIP-Datei gespeichert.

2. Kassenvorgänge in Österreich rechtssicher belegen

Österreichische Kassen sind mit einer Signatureinheit ausgestattet. Daraus ergeben sich einige Besonderheiten, die im Folgenden näher beschrieben werden.

2.1. Monatsbeleg erstellen (Österreich)

Monatsbelege sind signierte Kontrollbelege mit einem Betrag von Null (0,00) Euro. Laut RKSV muss am Ende jedes Monats ein Monatsbeleg erstellt werden. Der Monatsbeleg für den Monat Dezember dient gleichzeitig als Jahresbeleg.

Monatsbeleg erstellen (Österreich):

  1. Melde dich bei der plentymarkets App an.

  2. Tippe in der Menüleiste auf das Menüsymbol.

  3. Tippe auf POS.
    → Das POS-Menü wird angezeigt.

  4. Tippe auf Monatsbeleg (AT).
    → Der Monatsbeleg wird gedruckt.
    → Der Monatsbeleg wird in plentymarkets importiert und im Menü Aufträge » Dokumentenarchiv gespeichert.

2.2. Bei Ausfall der Signatureinheit kassieren (Österreich)

Der Gesetzgeber gibt vor, wie du vorgehen sollst, falls die Signatureinheit der Registrierkasse ausfällt.

  • Notiere den Zeitpunkt des Ausfalls.

  • Weiche wenn möglich auf eine Registrierkasse mit funktionierender Signatureinheit aus.

  • Wenn keine andere Kasse verfügbar ist, kannst du trotz ausgefallener Signatureinheit weiter kassieren. Alle Belege werden dann mit dem Hinweis Sicherheitseinrichtung ausgefallen versehen.

  • Sobald die Signatureinheit wieder funktioniert, wird in plentymarkets POS automatisch ein Sammelbeleg erstellt und gedruckt.

Diese Schritte sind Empfehlungen zum Einhalten der RKSV. Erkundige dich außerdem bei deiner Vorgesetzten, wie du bei einem Ausfall genau vorgehen sollst.

2.3. Kontrollbeleg auf Verlangen der Finanzpolizei erstellen (Österreich)

Bei einer Kassenrückschau durch die Finanzpolizei muss auf Verlangen ein Kontrollbeleg mit dem Betrag Null erstellt werden. Dieser Kontrollbeleg ermöglicht der prüfenden Person, die Gültigkeit der Signatur mit einer Prüf-App direkt vor Ort in deinem Laden zu prüfen. Du benötigst keine zusätzlichen Berechtigungen, um den Kontrollbeleg zu erstellen.

Kontrollbeleg auf Verlangen erstellen:

  1. Melde dich bei der plentymarkets App an.

  2. Tippe in der Menüleiste auf das Menüsymbol.

  3. Tippe auf POS.
    → Das POS-Menü wird angezeigt.

  4. Tippe auf Kontrollbeleg.
    → Der Kontrollbeleg wird gedruckt.
    → Der Kontrollbeleg wird in plentymarkets importiert und im Menü Aufträge » Dokumentenarchiv gespeichert.
    Hinweis: Die Finanzpolizei darf den Kontrollbeleg als Beweismittel einbehalten.

3. plentymarkets POS in Österreich nutzen

Laut Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) müssen Registrierkassen in Österreich mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein, die dafür sorgt, dass die über die Kasse abgewickelten Kassenvorgänge manipulationssicher, also nicht mehr veränderbar sind. Sichtbares Zeichen für diesen Manipulationsschutz ist der QR-Code auf dem Kassenbeleg. Hier erfährst du, wie du Kassen in Betrieb nimmst und nutzt, die in Österreich betrieben werden sollen.

3.1. Übersicht: Inbetriebnahme der Kasse

Für Kassen mit Standort Österreich sind die in Tabelle 2 erläuterten Schritte notwendig, um die von der RKSV vorgeschriebene Sicherheitseinrichtung in Betrieb zu nehmen. Detaillierte Informationen zu diesen rechtlichen Anforderungen findest du auf der Website des österreichischen Bundesministeriums für Finanzen. Auf dieser Handbuchseite werden nur die Schritte beschrieben, die erforderlich sind, um eine plentymarkets POS Kasse mit Standort Österreich in Betrieb zu nehmen. Die Beschreibung ersetzt keine rechtliche und steuerrechtliche Beratung.

Tabelle 2. Kasse in Österreich in Betrieb nehmen
Reihenfolge Schritt Erläuterung

1.

Signaturkarte und Signaturkartenleser beschaffen

  • plentymarkets POS ist für den Einsatz mit dem Feitian Smartcard-Leser bR301 optimiert.

  • plentymarkets testet mit den Signaturkarten des Vertrauensdiensteanbieters PrimeSign.

2.

Manipulationssichere Registrierkasse initialisieren

Siehe Grundeinstellungen der Kasse vornehmen

3.

Startbeleg erstellen

Siehe Startbeleg erstellen

4.

Signaturkarte und Registrierkasse bei FinanzOnline registrieren

Nachdem der Startbeleg erstellt wurde, registrierst du Signaturkarte und Registrierkasse bei FinanzOnline. Für die Registrierung benötigst du die folgenden Daten:

Signaturkarte (Unterlagen der Signaturkarte):

  • Die Seriennummer des Signaturzertifikats

  • Den Namen des Vertrauensdiensteanbieters, bei dem das Zertifikat erworben wurde

  • Die PIN des Signaturzertifikats

Registrierkasse (Einstellungen » Mandant » Standard » POS » Kasse öffnen » Tab: Grundeinstellungen):

  • Die Kassenidentifikationsnummer der plentymarkets POS Kasse. Die Kassenidentifikationsnummer findest du im Menü Einstellungen » Mandant » Standard » POS » Kasse öffnen » Tab: Grundeinstellungen.

  • Den Benutzerschlüssel AES-256, der im Menü Einstellungen » Mandant » Standard » POS » Kasse öffnen » Tab: Grundeinstellungen angezeigt wird.

5.

Startbeleg mit der BMF-Belegcheck-App scannen

Scanne den QR-Code auf dem Startbeleg der Kasse, nachdem du die Registrierung bei FinanzOnline abgeschlossen hast. Die App prüft dabei die Gültigkeit der Signatur auf den Belegen der Registrierkasse.
Tipp: Zwischen dem Zeitpunkt der Registrierung von Signaturkarte und Registrierkasse über FinanzOnline und der Prüfung des Startbelegs darf nicht mehr als eine Woche liegen.

Existierende Kassen mit Standort Österreich

Existierende Kassen können nicht nachträglich manipulationssicher gemacht werden. Wenn du bereits eine plentymarkets POS Kasse in Österreich betreibst, erstellst du eine neue Kasse und nimmst die alte Kasse außer Betrieb.

3.2. Startbeleg erstellen (Standort Österreich)

Erstelle nun den Startbeleg, um die Kasse in Betrieb zu nehmen. Du benötigst die PIN für das Signaturzertifikat des Vertrauensdiensteanbieters, um den Startbeleg zu erstellen. Den Startbeleg erstellst du im POS-Menü der plentymarkets App. Nachdem der Startbeleg erstellt wurde, kann das Standortland der Kasse nicht mehr geändert werden.

Startbeleg erstellen:

  1. Öffne die plentymarkets App.

  2. Öffne das Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS.

  3. Gib die PIN für das Signaturzertifikat des Vertrauensdiensteanbieters ein.

  4. Tippe auf Startbeleg erstellen.
    → Der Startbeleg wird gedruckt.
    → Der Startbeleg wird im Kassenjournal und im Dokumentenarchiv gespeichert.
    → Die Kasse kann in Betrieb genommen werden.
    → Belege werden signiert und der QR-Code auf Belegen ausgegeben.
    → Kassenvorgänge werden DEP-konform im System gespeichert.

3.3. Kassenvorgänge in Österreich belegen

Laut der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) müssen Belege signiert und mit einem QR-Code versehen werden. Dieser QR-Code enthält die wesentlichen Beleginhalte, einen verschlüsselten Umsatzzähler und einen Verweis auf den letzten Beleg. Dieser Verweis sorgt dafür, dass die vorhergehenden Belege nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Außerdem muss für jede Registrierkasse ein Datenerfassungsprotokoll geführt werden, das jederzeit lokal exportiert werden kann.

Damit du diesen gesetzlichen Anforderungen nachkommen kannst, stellt plentymarkets verschiedene Exportfunktionen bereit. Bespreche mit deinem Steuerbüro, welche Daten du exportieren und archivieren solltest, um rechtssicher zu arbeiten.

3.3.1. DEP-Export erstellen

Laut §7 der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) muss jede Registrierkasse über ein Datenerfassungsprotokoll (DEP) verfügen. Im DEP sind mindestens die Signierung von Belegen im Zusammenhang mit Barumsätzen und die Stornierung von Barumsätzen zu speichern. Die Unveränderlichkeitkeit der Daten ergibt sich dabei aus der Signaturverkettung. Pro DEP darf nur eine Kasse abgebildet werden.

Der DEP-Export wird als JSON-Datei bereitgestellt und enthält die folgenden Belegdaten:

  • Belege-Gruppe

  • Signaturzertifikat

  • Zertifizierungsstellen

  • Belege-kompakt

Das DEP einer Registrierkasse muss dabei auf Verlangen jederzeit auf einen externen Datenträger im vorgesehenen Exportformat exportiert werden können. Gehe wie unten beschrieben vor, um einen DEP-Export zu erstellen:

DEP-Dateien exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » POS » DEP-Export.

  2. Wähle den Mandanten (Shop), für den du Daten exportieren möchtst.

  3. Wähle die Kasse, für die du Daten exportieren möchtst.

  4. Wähle das Datum, ab dem du Daten exportieren möchtst.

  5. Wähle das Datum, bis zu dem du Daten exportieren möchtst.

  6. Klicke auf Herunterladen.
    → Die Datei wird im Standard-Download-Ordner des Browsers gespeichert.
    Tipp: Der Dateiname enthält den Exportzeitraum, zum Beispiel depExport_9-1-2017-9-2-2017.json für Daten von 9.1. bis 9.2.2017.

3.3.2. Monatsbeleg erstellen (Österreich)

Monatsbelege sind signierte Kontrollbelege mit einem Betrag von Null (0,00) Euro. Laut RKSV muss am Ende jedes Monats ein Monatsbeleg erstellt werden. Der Monatsbeleg für den Monat Dezember dient gleichzeitig als Jahresbeleg. Diesen Jahresbeleg musst du jedes Jahr zusätzlich ausdrucken, aufbewahren und den Barcode mit der BMF Belegcheck-App prüfen.

Berechtigungen für Monatsbelege erteilen

Kassenpersonal mit Admin-Rechten hat standardmäßig die Berechtigung, Monatsbelege zu erstellen. Kassenpersonal mit der Benutzerklasse Backend muss diese Berechtigung erteilt werden.

Benutzern Berechtigungen für Monatsbelege erteilen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer.

  2. Öffne das Konto des Benutzers.

  3. Öffne das Tab Mobile.

  4. Aktiviere im Bereich POS-Funktionen die Berechtigung Monatsbeleg (AT).

  5. Speichere die Einstellungen.
    → Die Kassenbenutzerin ist berechtigt, Monatsbelege in plentymarkets POS zu erstellen.

3.4. SOS: Die Signatureinheit ist ausgefallen - was jetzt?

Die RKSV gibt vor, wie du vorgehen musst, falls die Signatureinheit der Registrierkasse ausfällt:

  • Wenn die Signatureinheit ausfällt, musst du Geschäftsfälle auf einer anderen Registrierkasse mit funktionierender Signatureinheit erfassen.

  • Wenn keine andere Registrierkasse verfügbar ist, kann die Registrierkasse temporär ohne Signatureinheit betrieben werden.

  • Dauert der Ausfall der Signatureinheit länger als 48 Stunden, musst du Beginn und Ende des Ausfalls innerhalb einer Woche über FinanzOnline dem Finanzamt melden.

  • Sämtliche nicht signierte Belege müssen mit dem Hinweis Sicherheitseinrichtung ausgefallen versehen werden.
    → In plentymarkets POS werden Belege automatisch mit diesem Hinweis versehen, wenn die Signatureinheit ausfällt.

  • Sobald die Signatureinheit wieder funktioniert, muss ein signierter Sammelbeleg erstellt werden, der sämtliche Geschäftsvorfälle enthält, die im Ausfallzeitraum über die Registrierkasse abgewickelt wurden.
    → plentymarkets POS erstellt automatisch einen signierten Sammelbeleg, wenn die Signatureinheit wieder in Betrieb genommen wird.

3.5. Kontrollbeleg auf Verlangen der Finanzpolizei erstellen

Bei einer Kassenrückschau durch die Finanzpolizei muss auf Verlangen ein Kontrollbeleg mit dem Betrag Null erstellt werden. Mit diesem Kontrollbeleg kann die prüfende Person die Gültigkeit der Signatur mit einer Prüf-App direkt vor Ort in deinem Laden prüfen. Jede Kassenkraft kann einen solchen Kontrollbeleg auf Verlangen erstellen. Zum Erstellen des Kontrollbelegs sind keine zusätzlichen Berechtigungen erforderlich.

3.6. Kasse außer Betrieb nehmen (Standort Österreich)

Um eine Kasse mit Standort Österreich dauerhaft außer Betrieb zu nehmen, erstellst du einen Endbeleg. Ein Endbeleg ist ein signierter Kontrollbelege mit einem Betrag von Null (0,00) Euro, der nur erstellt werden kann, wenn für die Kasse auch ein Startbeleg erstellt wurde. Den Endbeleg erstellst du im POS-Menü der plentymarkets App. Nachdem ein Endbeleg für die Kasse erstellt wurde, kann die Kasse nicht mehr verwendet werden.

Endbeleg erstellen:

  1. Öffne die plentymarkets App.

  2. Öffne das Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS.

  3. Tippe auf Endbeleg erstellen.
    → Der Endbeleg wird gedruckt.
    → Der Endbeleg wird im Kassenjournal und im Dokumentenarchiv gespeichert.
    → Die Kasse kann nicht mehr verwendet werden.

  4. Melde dem Finanzamt, dass die Kasse außer Betrieb genommen wurde.

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