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Rechtssicher arbeiten mit plentyPOS

Bei der Verwendung von plentyPOS gibt es einige Punkte, die beachten solltest, um rechtssicher zu arbeiten. Zumeist handelt es sich um steuer- und finanzrechtliche Themen. Einige Aspekte sind bereits bei der Einrichtung der Kasse relevant, andere werden abhängig von Kontrollen durch die Finanzbehörden notwendig. Diese Handbuchseite beschreibt alle notwendigen Vorgehensweisen, damit du plentyPOS rechtssicher verwendest. Dabei wird zwischen den Ländern Deutschland und Österreich differenziert, da in beiden Ländern unterschiedliche rechtliche Grundlagen für den Betrieb von Registrierkassen gelten.

1. Rechtssicherheit in Deutschland

Die folgenden Kapitel beschreiben die für den Kassenbetrieb in Deutschland vorgeschriebenen Schritte zum rechtssicheren Arbeiten mit plentyPOS.

In Deutschland gelten mehrere Verordnungen für den Betrieb von Registrierkassen. Unter anderem sind die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) für den Kassenbetrieb relevant. Grundsätzlich müssen Kassenvorgänge elektronisch unveränderbar aufgezeichnet sowie digital lesbar archiviert werden. Informiere dich genau bei deinem Steuerbüro über die geltenden Gesetze und bespreche, welche Daten du exportieren und archivieren solltest.

1.1. Kassenvorgänge als PDF- oder CSV-Datei exportieren

Die im Kassenjournal angezeigten Kassenvorgänge kannst du entweder als PDF-Datei oder als CSV-Datei exportieren. Exportiert werden die über die Suche gefilterten Kassenvorgänge. Gehe wie unten beschrieben vor, um Kassenvorgänge zu exportieren. Nachdem du einen Exportvorgang gestartet hast, ist das Starten weiterer Kassenjournalexporte zwei Minuten lang nicht möglich.

Menü-Sichtbarkeit für Benutzerkonten vom Typ Backend aktivieren

Für Kassenkräfte ohne Admin-Zugang zum plentymarkets Backend musst du die Menü-Sichtbarkeit aktivieren, damit sie Zugriff auf das unten beschriebene Menü erhalten. Öffne dazu das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Backend-Benutzer wählen » Rechte. Aktiviere im Bereich Menü-Sichtbarkeiten unter Aufträge » POS die Option Kassenjournal. Klicke abschließend auf Speichern ().

Kassenvorgänge als PDF- oder CSV-Datei exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » POS » Kassenjournal.

  2. Wähle die Filter. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Klicke auf Suchen ().
    → Die Kassenvorgänge, die den Suchkriterien entsprechen, werden aufgelistet.

  4. Klicke je nach gewünschtem Dateiformat auf PDF-Export oder Kassenbuch-Export (CSV).
    → Eine Datei der gefilterten Kassenvorgänge wird generiert. Abhängig von der Anzahl der Datensätze kann dieser Vorgang mehrere Minuten dauern.
    → Die Datei wird in einem separaten Browser-Fenster angezeigt.

  5. Speichere () die Datei.

Tabelle 1. Optionen im Menü Kassenjournal
Einstellung Erläuterung

Tab: Filter

Suchen

Ohne Filtereinstellungen auf Suchen klicken, um alle Kassenvorgänge anzuzeigen.
Oder: Die Suchergebnisse durch Filtereinstellungen eingrenzen und auf Suchen klicken. Die gefundenen Kassenvorgänge werden aufgelistet.

Reset

Setzt die zuvor eingestellten Filterkriterien zurück.

Belegnummer: von;
Belegnummer: bis

Die Belegnummer des ersten und des letzten Belegs eingeben, um Kassenvorgänge einer bestimmten Belegabfolge anzuzeigen. Um nur einen Beleg anzuzeigen, die gesuchte Belegnummer in die Felder Belegnummer: von und Belegnummer: bis eingeben.

Buchungskonto

Ein Buchungskonto eingeben, um Kassenvorgänge eines bestimmten Buchungskontos anzuzeigen.

Verk. Gutscheine zu Betrag

Möchtest du verkaufte Gutscheine wie Umsätze behandeln?
Häkchen gesetzt = Gutscheinverkäufe zählen zum Umsatz. Die Beträge werden also als "Einnahmen" im Kassenjournal verzeichnet. Gutscheinverkäufe fließen in den Wert rein, der rechts in die Spalte Betrag zu sehen ist. Gutscheine werden auch im PDF-Export und CSV-Export wie Umsätze behandelt.

Mandant (Shop)

Einen Mandanten (Shop) aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieses Mandanten einzugrenzen.

Kasse

Eine Kasse aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieser Kasse einzugrenzen.

Benutzer

Ein Benutzerkonto aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieser Kassenkraft einzugrenzen.

Zahlungsart

Eine Zahlungsart aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge mit dieser Zahlungsart einzugrenzen. Die Dropdown-Liste enthält nur aktive Zahlungsarten.

Zeitraum

Eine Zeitspanne wählen, um die angezeigten Kassenvorgänge auf diesen Zeitraum zu beschränken.
Um Belege eines benutzerdefinierten Zeitraums anzuzeigen, die Option Datumsauswahl wählen und im Feld von das Startdatum und im Feld bis das Enddatum eingeben oder aus dem angezeigten Kalender wählen.

Typ

Einen Typ aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieses Typs einzugrenzen.

Tab: Kassenjournal

Datum

Datum und Uhrzeit des Kassenvorgangs

Vorgang

Zeigt an, ob der Vorgang eine Einnahme (E) oder eine Ausgabe (A) ist.

Betrag

Der Wert des Kassenvorgangs

Belegnummer

Die fortlaufende Nummer des Belegs, der für den Kassenvorgang erstellt wurde. Auf die Belegnummer klicken, um den Beleg im PDF-Format zu öffnen.

Typ

Der Typ des Kassenvorgangs

Barbestand

Der Barbestand der Kassen nach Abschluss des Kassenvorgangs

Auftrags-ID

Die ID des in plentymarkets erstellten Auftrags

Steuersatz

Die Steuersätze, die für diesen Auftrag zum Tragen kommen.

USt.

Die im Auftragswert enthaltene Umsatzsteuer

Buchungstext

Der Buchungstext für den Kassenvorgang. Bei Einlagen und Entnahmen entspricht der Buchungstext dem Grund der Bargeldbewegung.

1.2. IDEA-Export erstellen

IDEA-Export ist GoBD-zertifiziert

Die im IDEA-Export enthaltenen Daten sind vollständig GoBD-konform. Das Zertifikat kannst du beispielsweise zum Nachweis gegenüber deinem Steuerbüro oder Behörden hier herunterladen.

Laut den deutschen handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften (GoBD) musst du bei einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung nicht nur aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten vorlegen, sondern auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereitstellen. Deshalb stellt plentymarkets einen GoBD-konformen Export der Kassenvorgänge bereit. Die Exportdateien ermöglichen Betriebsprüfer:innen, deine Kassendaten vollständig und effizient auszuwerten. Gehe wie unten beschrieben vor, um einen IDEA-Export zu erstellen.

IDEA-Dateien exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » POS » IDEA-Export.

  2. Wähle das Kalenderjahr, für das du die Daten exportieren möchtest.

  3. Klicke auf das Zahnrad (), um den Export zu generieren.
    → Der Export wird über Nacht generiert.
    → Der Export ist abgeschlossen, wenn der Status Fertig angezeigt wird.

  4. Klicke in der Spalte Aktionen auf Download ().

  5. Wähle einen Speicherort und bestätige die Auswahl.
    → Die IDEA-Dateien werden exportiert und als ZIP-Datei gespeichert.

Menü-Sichtbarkeit für Benutzerkonten vom Typ Backend aktivieren

Für Kassenkräfte ohne Admin-Zugang zum plentymarkets Backend musst du die Menü-Sichtbarkeit aktivieren, damit sie Zugriff auf das oben beschriebene Menü erhalten. Öffne dazu das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » variablen Benutzer wählen » Rechte. Aktiviere im Bereich Menü-Sichtbarkeiten unter Aufträge » POS die Option IDEA-Export. Klicke abschließend auf Speichern ().

1.3. Umgang mit der Kassensicherungsverordnung

In Deutschland gilt für alle Registrierkassen die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Aufgrund dieser gesetzlichen Vorgabe bist du verpflichtet, alle deine Kassen mit einer so genannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Die TSE signiert alle Kassenbelege und legt die Kassenvorgänge unveränderbar in einem speziellen Dateiformat ab. Einen TSE-Export, der diese Daten enthält, solltest du täglich erstellen. Im Rahmen einer Prüfung durch die Finanzbehörden bist du außerdem verpflichtet, einen Export der vorhandenen gesammelten TSE-Daten vorzulegen.

Aktuelle Information zur Kassensicherungsverordnung

Der Registrierungsvorgang für technische Sicherheitseinrichtungen ist vonseiten der Finanzämter noch nicht final durch Formulare und Schnittstellen geregelt. Daher werden aktuell betriebene, aber nicht registrierte Kassen momentan noch durch eine Nichtbeanstanstadungsregelung geduldet (Stand 04/2020). Weitere Informationen sind hier  erhältlich.

1.3.1. Technische Sicherheitseinrichtung in Betrieb nehmen

Um deine Kasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zu verbinden und somit KassenSichV-konform zu betreiben, beachte die Informationen in Tabelle 2.

Eine TSE pro Kasse verwenden

Wir empfehlen, für jede verwendete Kasse eine eigene technische Sicherheitseinrichtung zu verwenden. Die Kombination aus mehreren Kassen, die auf eine TSE zugreifen, führt zu Verzögerungen und Wartezeiten bei Kassiervorgängen.

Separate TSE pro Mandant verwenden

Wenn du Kassen innerhalb mehrerer Mandanten betreibst, dürfen keine Kassen aus verschiedenen Mandanten mit derselben TSE gekoppelt werden. Bei 2 Mandanten mit Kassenbetrieb werden also mindestens 2 separate Sicherheitseinrichtungen benötigt.

Tabelle 2. Technische Sicherheitseinrichtung in Betrieb nehmen
Reihenfolge Schritt Erläuterung

1.

Hardware beschaffen

Nach dem 01.01.2020 angeschaffte Hardware muss per Gesetz entweder bereits KassenSichV-konform oder aufrüstbar sein. Kontaktiere deinen Hardware-Anbieter, um neue Bondrucker mit integrierter TSE zu beschaffen. Alternativ: Informiere dich bei deinem Hardware-Anbieter, ob deine aktuell verwendete Hardware aufgerüstet werden kann oder muss.

2.

TSE-Einheit koppeln

Schließe deine Hardware an dein Kassensystem an. Daraufhin wird vom Bondrucker automatisch ein Beleg ausgegeben.
Öffne die plentymarkets App und klicke im Menü auf Einstellungen. Gib die IP-Adresse der TSE-Einheit ein, die auf dem Bon vermerkt ist. Tippe dann auf TSE-Einheit koppeln.
Im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS wird im Tab Grundeinstellungen im Bereich Fiskalisierung (Deutschland) die Seriennummer der TSE und der Public Key der TSE nach der Kopplung automatisch eingetragen und gespeichert. Bei Bedarf kannst du die Daten hier einsehen und kontrollieren. Beachte bei der Verwendung eines Bondruckers der Marke Epson unsere Hinweise.

3.

Registrierung der TSE-Einheit beim Finanzamt

Melde deine TSE inklusive der Seriennummer (siehe vorheriger Schritt) an dein zuständiges Finanzamt. Weitere Informationen zur Meldepflicht und zum Registrierungsvorgang folgen, sobald sie vom Bundesfinanzministerium festgelegt werden.

IP-Adresse der TSE notieren

Wir empfehlen, die IP-Adresse der TSE separat zu notieren. Bestenfalls bringst du nach erfolgreicher Kopplung ein Etikett mit der IP-Adresse außen am Bondrucker an. So kannst du nach Verbindungsabbrüchen oder anderen Störungen einfach auf die bei der Kopplung gespeicherte IP-Adresse zugreifen und vermeidest, dass die falsche TSE gekoppelt wird.

1.3.2. Hinweise zur Einrichtung der TSE

Nutzt du einen Bondrucker der Marke Epson? Dann beachte vor der Inbetriebnahme der technischen Sicherheitseinrichtung die folgenden Punkte, um Fehler bei der Einrichtung der TSE zu vermeiden.

  • Stelle sicher, dass du die neueste Version der Epson Firmware verwendest. Aktualisierungen nimmst du über die Epson TM Utility App aus dem App Store für iOS-Geräte oder dem Google Play Store für Android-Geräte vor.

  • Aktiviere die Option ePOS-Device in der Konfiguration des Bondruckers. Gib hierzu die IP-Adresse des Druckers in die Adresszeile deines Browsers ein. Die Login-Daten für die Seite setzen sich standardmäßig aus dem Benutzernamen epson und der Seriennummer deines Bondruckers als Passwort zusammen. Klicke unter dem Menüpunkt Configuration auf ePOS-Device und wähle die Option Enable.

  • An den Bondrucker sollte nach Möglichkeit nur maximal ein weiteres Gerät angeschlossen sein, beispielsweise das Display des Bondruckers. Setze ein USB-Hub mit eigenständiger Stromversorgung ein, falls du weitere Geräte anschließen möchtest. So vermeidest du Störungen an der TSE, die durch mangelnde Stromversorgung auftreten können.

1.3.3. Bei Ausfall der TSE kassieren

Falls die technische Sicherheitseinrichtung ausfällt, kannst du weiterhin Kassiervorgänge an der Kasse durchführen. Bei einem Ausfall wird jeder Kassenbeleg, der nach dem Ausfall erzeugt wird, mit einem entsprechenden Vermerk versehen.
Beachte jedoch zwingend die folgenden Schritte:

  • Notiere den Zeitpunkt des Ausfalls.

  • Weiche wenn möglich auf eine Registrierkasse mit funktionierender TSE aus.

  • Wenn keine andere Kasse verfügbar ist, kannst du trotz ausgefallener Signatureinheit weiter kassieren. Alle Belege werden dann mit einem Hinweis versehen. Dieser besagt, dass die TSE zum Zeitpunkt des Belegdrucks ausgefallen ist.

  • Kontaktiere umgehend deinen TSE- bzw. Hardware-Anbieter, um die TSE wieder instandzusetzen oder sie bei Bedarf auszutauschen.

Kassenpersonal schulen

Schule dein Kassenpersonal sorgfältig mithilfe der oben genannten Punkte, damit ein eventueller Ausfall der TSE stets richtig behandelt und intern vermerkt wird.

1.3.4. TSE-Export in der plentymarkets App erstellen

Den TSE-Export solltest du täglich direkt nach dem Tagesabschluss erstellen. Dazu startest du zuerst den TSE-Export über die plentymarkets App. Die Exportdatei wird anschließend automatisch hochgeladen und steht im zweiten Schritt im plentymarkets Backend zum Download zur Verfügung.

App-Berechtigung aktivieren

Für Kassenkräfte ohne Admin-Zugang zur plentymarkets App musst du die entsprechende App-Berechtigung TSE-Einheit aktivieren, damit sie TSE-Exporte erstellen können. Weitere Informationen dazu findest du auf dieser Handbuchseite.

Gehe wie unten beschrieben vor, um den TSE-Export zu erstellen.

TSE-Export erstellen:

  1. Öffne die plentymarkets App.

  2. Tippe oben links auf das Menüsymbol.
    → Das Menü wird angezeigt.

  3. Tippe auf TSE-Einheit.

  4. Tippe unten im Bereich Export auf Erstellen und hochladen.
    → Bestätige die Sicherheitsabfrage. Der Export wird nun erstellt und die Exportdatei in das plentymarkets Backend hochgeladen. Hinweis: Es kann einige Minuten dauern, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

1.3.5. TSE-Exportdateien herunterladen

Im plentymarkets Backend stehen dir nach Erstellung über die App alle bisher generierten TSE-Exportdateien zur Verfügung. Im Fall einer Überprüfung durch die Finanzbehören greifst du über das Menü Aufträge » POS » TSE-Export auf die Exportdateien zu und kannst diese in einem einheitlichen Format herunterladen.

Kassenpersonal schulen

Im Fall einer Prüfung durch die Finanzbehörden muss jede Kassenkraft in der Lage sein, den TSE-Export unverzüglich erstellen und in elektronischer Form übergeben zu können. Schule deshalb deine Kassenkräfte sorgfältig mithilfe der folgenden Anleitung!

Gehe wie unten beschrieben vor, um TSE-Exportdateien herunterzuladen.

TSE-Exporte herunterladen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » POS » TSE-Export.

  2. Wähle im Dropdown-Menü die Seriennummer der betreffenden TSE-Einheit aus.

  3. Optional: Wähle über den Filter das Start- und Enddatum für den Zeitraum, über den du die Exportdateien herunterladen möchtest.

  4. Klicke auf Suchen ().
    → Die Liste der verfügbaren Exportdateien wird angezeigt.

  5. Klicke auf Alle Exporte herunterladen, um alle auf der Seite angezeigten Exportdateien direkt herunterzuladen.
    Oder: Setze ein Häkchen für einzelne Einträge in der Liste und klicke auf Ausgewählte Exporte herunterladen.
    → Die Exportdateien heruntergeladen.

Menü-Sichtbarkeit für Benutzerkonten vom Typ Backend aktivieren

Für Kassenkräfte ohne Admin-Zugang zum plentymarkets Backend musst du die Menü-Sichtbarkeit aktivieren, damit sie Zugriff auf das oben beschriebene Menü erhalten. Öffne dazu das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Backend-Benutzer wählen » Rechte. Aktiviere im Bereich Menü-Sichtbarkeiten unter Aufträge » POS die Option TSE-Export. Klicke abschließend auf Speichern ().

1.3.6. TSE-Informationen in der plentymarkets App einsehen

Neben der Erstellung und dem Herunterladen der eigentlichen TSE-Exportdateien bietet dir die plentymarkets App Einblick in den aktuellen Status deiner TSE-Einheit.

App-Berechtigung aktivieren

Für Kassenkräfte ohne Admin-Zugang zur plentymarkets App musst du die entsprechende App-Berechtigung TSE-Einheit aktivieren, damit sie TSE-Informationen in der plentymarkets App einsehen können. Weitere Informationen dazu findest du auf dieser Handbuchseite.

Gehe wie unten beschrieben vor, um Informationen zur TSE-Einheit in der plentymarkets App einzusehen.

TSE-Informationen in der plentymarkets App einsehen:

  1. Öffne die plentymarkets App.

  2. Tippe oben links auf das Menüsymbol.
    → Das Menü wird angezeigt.

  3. Tippe auf TSE-Einheit.
    → Die verfügbaren Informationen zur TSE-Einheit werden aufgelistet. Beachte dazu Tabelle 3.

Tabelle 3. TSE-Informationen in der App

Wert

Erläuterung

Bereich Informationen

Status

Zeigt den aktuellen Status der TSE-Einheit an.
Sobald die TSE-Einheit erfolgreich gekoppelt wurde, wird der Standard-Status INITIALIZED angezeigt.

Zertifikat gültig bis

Zeigt das Gültigkeitsdatum des TSE-Zertifikats an. Nach Ablauf des angezeigten Datums muss beim Anbieter ein neues Zertifikat für die betroffene TSE erworben werden. Im Fall eines abgelaufenen Zertifikats kann die Kasse zwar weiter betrieben werden, jedoch muss das Zertifikat baldmöglichst erneuert werden.

Registrierte Clients

Anzahl aller Kassen, die mit der TSE verbunden sind. Im Optimalfall ist jede Kasse mit einer eigenen TSE ausgestattet und der Wert 1 wird angezeigt. Es ist möglich, mehrere Kassen in Verbindung mit derselben TSE zu betreiben. Allerdings kann es bei diesem Vorgehen zu Wartezeiten bei der Erstellung von Kassenbelegen kommen.

Gestartete Transaktionen

Zeigt die Anzahl der Transaktionen, also der Kassenvorgänge, die aktuell ausgeführt und durch die TSE signiert werden.

Bereich Signaturen

Erstellt

Zeigt die Anzahl der Signaturen, die bislang auf der aktuell verwendeten TSE erstellt wurden. Hierzu zählen alle Vorgänge, die die TSE im Hintergrund abwickelt (Anmeldungsvorgang, Einstellungsänderungen, Zeitabgleiche) sowie jeder einzelne durch die TSE signierte Kassenbeleg.

Verbleibend

Zeigt die Anzahl der verbleibenden Signaturen, die für die aktuell verwendete TSE noch zur Verfügung stehen, bis die maximale Gesamtanzahl (siehe Wert Gesamt) erreicht ist.

Gesamt

Zeigt die Anzahl der Signaturen, die auf der aktuell verwendeten TSE maximal erstellt werden können. Ist diese Anzahl erreicht, muss die TSE-Einheit beim Anbieter ausgetauscht werden.

Bereich Speicher

Verwendet

Zeigt den aktuell auf der TSE-Einheit verwendeten Speicher an. Der Speicher der TSE-Einheit wird durch die TSE-Exportdateien belegt und kann durch das Erstellen einen Exports geleert werden.

Gesamt

Zeigt den maximal verfügbaren Gesamtspeicherplatz auf der TSE-Einheit an.

Bereich Export

Letzter Export

Zeigt das Datum, an dem der letzte TSE-Export über die plentymarkets App erstellt und erfolgreich hochgeladen wurde.

Aktuelle Exportgröße

Zeigt die voraussichtliche Dateigröße des nächsten anstehenden TSE-Exports an.

1.3.7. DSFinV-K-Export erstellen

Mithilfe der sogenannten Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) wird sichergestellt, dass sämtliche Transaktionsdaten von Kassensystemen in einem einheitlichen Format gespeichert werden.

In plentymarkets erstellte DSFinV-K-Exporte sind GoBD-konform, enthalten jedoch zusätzliche Informationen. DSFinV-K-Exporte können von Finanzämtern zur Überprüfung angefordert werden.

Kassenpersonal schulen

Im Fall einer Prüfung durch die Finanzbehörden muss jede Kassenkraft in der Lage sein, den DSFinV-K-Export unverzüglich erstellen und in elektronischer Form übergeben zu können. Schule deshalb deine Kassenkräfte sorgfältig mithilfe der folgenden Anleitung!

DSFinV-K-Export erstellen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » POS » DSFinV-K-Export.

  2. Klicke auf Export erstellen.
    → Ein Fenster wird geöffnet.

  3. Wähle aus dem Dropdown-Menü einen Mandanten, für den der Export erstellt werden soll.

  4. Wähle ein Jahr, für das die Daten in den zu erstellenden Export übernommen werden sollen.

  5. Klicke auf Export erstellen.
    → Der Export wird zur Erstellung vorgemerkt und über Nacht generiert.
    → Sobald der Export vollständig generiert wurde, wird er im Menü Aufträge » POS » DSFinV-K-Export mit dem Status Abgeschlossen angezeigt.

  6. Klicke auf Herunterladen.
    → Die Exportdatei wird heruntergeladen.

Menü-Sichtbarkeit für Benutzerkonten vom Typ Backend aktivieren

Für Kassenkräfte ohne Admin-Zugang zum plentymarkets Backend musst du die Menü-Sichtbarkeit aktivieren, damit sie Zugriff auf das oben beschriebene Menü erhalten. Öffne dazu das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Backend-Benutzer wählen » Rechte. Aktiviere im Bereich Menü-Sichtbarkeiten unter Aufträge » POS die Option DSFinV-K-Export. Klicke abschließend auf Speichern ().

2. Rechtssicherheit in Österreich

Laut Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) müssen Registrierkassen in Österreich mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein, die dafür sorgt, dass die über die Kasse abgewickelten Kassenvorgänge manipulationssicher, also nicht mehr veränderbar sind. Sichtbares Zeichen für diesen Manipulationsschutz ist der QR-Code auf dem Kassenbeleg. In den folgenden Kapiteln erfährst du, wie du Kassen mit Standort Österreich rechtssicher in Betrieb nimmst und nutzt.

2.1. Übersicht: Inbetriebnahme der Kasse

Für Kassen mit Standort Österreich sind die in Tabelle 4 erläuterten Schritte notwendig, um die von der RKSV vorgeschriebene Sicherheitseinrichtung in Betrieb zu nehmen. Detaillierte Informationen zu diesen rechtlichen Anforderungen findest du auf der Website des österreichischen Bundesministeriums für Finanzen . Auf dieser Handbuchseite werden nur die Schritte beschrieben, die erforderlich sind, um eine plentyPOS Kasse mit Standort Österreich in Betrieb zu nehmen. Die Beschreibung ersetzt keine rechtliche und steuerrechtliche Beratung.

Tabelle 4. Kasse in Österreich in Betrieb nehmen
Reihenfolge Schritt Erläuterung

1.

Signaturkarte und Signaturkartenleser beschaffen

  • plentyPOS ist für den Einsatz mit dem Feitian Smartcard-Leser bR301  optimiert.

  • plentymarkets testet mit den Signaturkarten des Vertrauensdiensteanbieters PrimeSign .

2.

Manipulationssichere Registrierkasse initialisieren

Siehe Grundeinstellungen der Kasse vornehmen

3.

Startbeleg erstellen

Siehe Startbeleg erstellen

4.

Signaturkarte und Registrierkasse bei FinanzOnline registrieren

Nachdem der Startbeleg erstellt wurde, registrierst du Signaturkarte und Registrierkasse bei FinanzOnline. Für die Registrierung benötigst du die folgenden Daten:

Signaturkarte (Unterlagen der Signaturkarte):

  • Die Seriennummer des Signaturzertifikats

  • Den Namen des Vertrauensdiensteanbieters, bei dem das Zertifikat erworben wurde

  • Die PIN des Signaturzertifikats

Registrierkasse (Einstellungen » Mandant » Standard » POS » Kasse öffnen » Tab: Grundeinstellungen):

  • Die Kassenidentifikationsnummer der plentyPOS Kasse. Die Kassenidentifikationsnummer findest du im Menü Einstellungen » Mandant » Standard » POS » Kasse öffnen » Tab: Grundeinstellungen.

  • Den Benutzerschlüssel AES-256, der im Menü Einstellungen » Mandant » Standard » POS » Kasse öffnen » Tab: Grundeinstellungen angezeigt wird.

5.

Startbeleg mit der BMF-Belegcheck-App scannen

Scanne den QR-Code auf dem Startbeleg der Kasse, nachdem du die Registrierung bei FinanzOnline abgeschlossen hast. Die App prüft dabei die Gültigkeit der Signatur auf den Belegen der Registrierkasse.
Tipp: Zwischen dem Zeitpunkt der Registrierung von Signaturkarte und Registrierkasse über FinanzOnline und der Prüfung des Startbelegs darf nicht mehr als eine Woche liegen.

Existierende Kassen mit Standort Österreich

Existierende Kassen können nicht nachträglich manipulationssicher gemacht werden. Wenn du bereits eine plentyPOS-Kasse in Österreich betreibst, erstellst du eine neue Kasse und nimmst die alte Kasse außer Betrieb.

2.2. Startbeleg erstellen (Standort Österreich)

Erstelle nun den Startbeleg, um die Kasse in Betrieb zu nehmen. Du benötigst die PIN für das Signaturzertifikat des Vertrauensdiensteanbieters, um den Startbeleg zu erstellen. Den Startbeleg erstellst du im POS-Menü der plentymarkets App. Nachdem der Startbeleg erstellt wurde, kann das Standortland der Kasse nicht mehr geändert werden.

Startbeleg erstellen:

  1. Öffne die plentymarkets App.

  2. Öffne das Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS.

  3. Gib die PIN für das Signaturzertifikat des Vertrauensdiensteanbieters ein.

  4. Tippe auf Startbeleg erstellen.
    → Der Startbeleg wird gedruckt.
    → Der Startbeleg wird im Kassenjournal und im Dokumentenarchiv gespeichert.
    → Die Kasse kann in Betrieb genommen werden.
    → Belege werden signiert und der QR-Code auf Belegen ausgegeben.
    → Kassenvorgänge werden DEP-konform im System gespeichert.

2.3. Monatsbeleg erstellen

Monatsbelege sind signierte Kontrollbelege mit einem Betrag von Null (0,00) Euro. Laut RKSV muss am Ende jedes Monats ein Monatsbeleg erstellt werden. Der Monatsbeleg für den Monat Dezember dient gleichzeitig als Jahresbeleg. Diesen Jahresbeleg musst du jedes Jahr zusätzlich ausdrucken, aufbewahren und den Barcode mit der BMF Belegcheck-App prüfen.

2.3.1. Berechtigungen für Monatsbelege erteilen

Kassenpersonal mit Admin-Rechten hat standardmäßig die Berechtigung, Monatsbelege zu erstellen. Kassenpersonal mit der Benutzerklasse Backend muss diese Berechtigung erteilt werden.

Berechtigungen für Monatsbelege erteilen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer.

  2. Öffne das gewünschte Benutzerkonto.

  3. Öffne das Tab Mobile.

  4. Aktiviere im Bereich POS-Funktionen die Berechtigung Monatsbeleg (AT).

  5. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Kassenkraft ist berechtigt, Monatsbelege in plentyPOS zu erstellen.

2.4. Kontrollbeleg auf Verlangen der Finanzpolizei erstellen

Bei einer Kassenrückschau durch die österreichische Finanzpolizei muss auf Verlangen ein Kontrollbeleg mit dem Betrag Null erstellt werden. Dieser Kontrollbeleg ermöglicht der prüfenden Person, die Gültigkeit der Signatur mit einer Prüf-App direkt vor Ort in deinem Laden zu prüfen. Du benötigst keine zusätzlichen Berechtigungen, um den Kontrollbeleg zu erstellen.

Kontrollbeleg auf Verlangen erstellen:

  1. Melde dich bei der plentymarkets App an.

  2. Tippe in der Menüleiste auf das Menüsymbol.

  3. Tippe auf POS.
    → Das POS-Menü wird angezeigt.

  4. Tippe auf Kontrollbeleg.
    → Der Kontrollbeleg wird gedruckt.
    → Der Kontrollbeleg wird in plentymarkets importiert und im Menü Aufträge » Dokumentenarchiv gespeichert.
    Hinweis: Die Finanzpolizei darf den Kontrollbeleg als Beweismittel einbehalten.

2.5. Bei Ausfall der Signatureinheit kassieren

Die RKSV gibt vor, wie du vorgehen musst, falls die Signatureinheit der Registrierkasse ausfällt:

  • Wenn die Signatureinheit ausfällt, musst du Geschäftsfälle auf einer anderen Registrierkasse mit funktionierender Signatureinheit erfassen.

  • Wenn keine andere Registrierkasse verfügbar ist, kann die Registrierkasse temporär ohne Signatureinheit betrieben werden.

  • Dauert der Ausfall der Signatureinheit länger als 48 Stunden, musst du Beginn und Ende des Ausfalls innerhalb einer Woche über FinanzOnline dem Finanzamt melden.

  • Sämtliche nicht signierte Belege müssen mit dem Hinweis Sicherheitseinrichtung ausgefallen versehen werden.
    → In plentyPOS werden Belege automatisch mit diesem Hinweis versehen, wenn die Signatureinheit ausfällt.

  • Sobald die Signatureinheit wieder funktioniert, muss ein signierter Sammelbeleg erstellt werden, der sämtliche Geschäftsvorfälle enthält, die im Ausfallzeitraum über die Registrierkasse abgewickelt wurden.
    → plentyPOS erstellt automatisch einen signierten Sammelbeleg, wenn die Signatureinheit wieder in Betrieb genommen wird.

2.6. Kassenvorgänge in Österreich belegen

Laut der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) müssen Belege signiert und mit einem QR-Code versehen werden. Dieser QR-Code enthält die wesentlichen Beleginhalte, einen verschlüsselten Umsatzzähler und einen Verweis auf den letzten Beleg. Dieser Verweis sorgt dafür, dass die vorhergehenden Belege nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Außerdem muss für jede Registrierkasse ein Datenerfassungsprotokoll geführt werden, das jederzeit lokal exportiert werden kann.

Damit du diesen gesetzlichen Anforderungen nachkommen kannst, stellt plentymarkets verschiedene Exportfunktionen bereit. Bespreche mit deinem Steuerbüro, welche Daten du exportieren und archivieren solltest, um rechtssicher zu arbeiten.

2.6.1. DEP-Export erstellen

Laut §7 der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) muss jede Registrierkasse über ein Datenerfassungsprotokoll (DEP) verfügen. Im DEP sind mindestens die Signierung von Belegen im Zusammenhang mit Barumsätzen und die Stornierung von Barumsätzen zu speichern. Die Unveränderlichkeitkeit der Daten ergibt sich dabei aus der Signaturverkettung. Pro DEP darf nur eine Kasse abgebildet werden.

Der DEP-Export wird als JSON-Datei bereitgestellt und enthält die folgenden Belegdaten:

  • Belege-Gruppe

  • Signaturzertifikat

  • Zertifizierungsstellen

  • Belege-kompakt

Das DEP einer Registrierkasse muss dabei auf Verlangen jederzeit auf einen externen Datenträger im vorgesehenen Exportformat exportiert werden können. Gehe wie unten beschrieben vor, um einen DEP-Export zu erstellen.

DEP-Dateien exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » POS » DEP-Export.

  2. Wähle den Mandanten (Shop), für den du Daten exportieren möchtst.

  3. Wähle die Kasse, für die du Daten exportieren möchtst.

  4. Wähle das Datum, ab dem du Daten exportieren möchtst.

  5. Wähle das Datum, bis zu dem du Daten exportieren möchtst.

  6. Klicke auf Herunterladen.
    → Die Datei wird im Standard-Download-Ordner des Browsers gespeichert.
    Tipp: Der Dateiname enthält den Exportzeitraum, zum Beispiel depExport_9-1-2017-9-2-2017.json für Daten von 9.1. bis 9.2.2017.

Menü-Sichtbarkeit für Benutzerkonten vom Typ Backend aktivieren

Für Kassenkräfte ohne Admin-Zugang zum plentymarkets Backend musst du die Menü-Sichtbarkeit aktivieren, damit sie Zugriff auf das oben beschriebene Menü erhalten. Öffne dazu das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Backend-Benutzer wählen » Rechte. Aktiviere im Bereich Menü-Sichtbarkeiten unter Aufträge » POS die Option DEP-Export. Klicke abschließend auf Speichern ().

2.7. Kasse außer Betrieb nehmen

Um eine Kasse mit Standort Österreich dauerhaft außer Betrieb zu nehmen, erstellst du einen Endbeleg. Ein Endbeleg ist ein signierter Kontrollbelege mit einem Betrag von Null (0,00) Euro, der nur erstellt werden kann, wenn für die Kasse auch ein Startbeleg erstellt wurde. Den Endbeleg erstellst du im POS-Menü der plentymarkets App. Nachdem ein Endbeleg für die Kasse erstellt wurde, kann die Kasse nicht mehr verwendet werden.

Endbeleg erstellen:

  1. Öffne die plentymarkets App.

  2. Öffne das Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS.

  3. Tippe auf Endbeleg erstellen.
    → Der Endbeleg wird gedruckt.
    → Der Endbeleg wird im Kassenjournal und im Dokumentenarchiv gespeichert.
    → Die Kasse kann nicht mehr verwendet werden.

  4. Melde dem Finanzamt, dass die Kasse außer Betrieb genommen wurde.

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