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POS einrichten

Mit dem mobilen Kassensystem plentymarkets POS integrierst du den stationären Handel mühelos in plentymarkets. Das Kassensystem plentymarkets POS wird über die plentymarkets App bereitgestellt.

POS-Einstellungen nicht im laufenden Betrieb ändern

Ändere die POS-Einstellungen nicht im laufenden Betrieb. Wenn du dennoch Änderungen an den POS-Einstellungen vornimmst, fordere das Kassenpersonal auf, sich aus der App auszuloggen und wieder einzuloggen, da sonst vor allem bei einer Änderung der Rundungseinstellungen Unstimmigkeiten in den Gesamtbeträgen entstehen.

1. Erste Schritte mit der plentymarkets App

Das Kassensystem plentymarkets POS wird über die plentymarkets App bereitgestellt. Wirf mal einen Blick in unsere Dokumentation und lerne:

2. Unterstützte Währungen

plentymarkets POS ist für das Kassieren mit den Währungen Euro (EUR), Schweizer Franken (CHF) und Britische Pfund (GBP) vorbereitet. Du kannst die Kasse allerdings nur in der Systemwährung betreiben. Die Systemwährung legst du im Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Währungen fest.

3. plentymarkets POS Kasse buchen

Um plentymarkets POS verwenden zu können, buche zunächst eine oder mehrere Kassen. Informationen zu den Konditionen findest du direkt bei der Buchung oder auf der plentymarkets POS Produktseite.

4. Kasse einrichten

Nachdem du Kassen gebucht hast, richtest du diese Kassen im plentymarkets Backend ein. Zunächst weist du die Kassen einem Mandanten zu, indem du die Kasse im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS erstellst und weitere Einstellungen vornimmst. Gehe dazu wie unten beschrieben vor.

4.1. Kasse erstellen

Erstelle zunächst im plentymarkets Backend eine Kasse für den gewünschten Mandanten (Shop).

Kasse für Mandanten erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Klicke auf Neue Kasse.
    → Das Fenster Neue Kasse wird eingeblendet.

  3. Gib einen Namen für die Kasse ein.

  4. Speichere die Einstellungen.
    → Der Kasse wird eine Herkunft zugeordnet.
    → Die Kasse wird gespeichert und zur weiteren Bearbeitung geöffnet.

Tabelle 1 beschreibt die Menüleiste der Kasse.

Tabelle 1. Menüleiste der Kasse
Einstellung Erläuterung

ID

Eindeutige Kennung der Kasse. Diese ID wird automatisch und mandantenübergreifend vergeben und ist nicht änderbar.

Kopieren

Erstellt eine neue Kasse mit den Einstellungen der geöffneten Kasse. Dabei werden Name und Herkunft neu vergeben.
Hinweis: Das Kopieren einer Kasse ist nur möglich, wenn eine ausreichende Anzahl an Kassen gebucht wurde.

Gerät

Zeigt die eindeutige ID des Geräts an, wenn die Kasse bereits mit einem Gerät gekoppelt ist.

Löschen

Löscht die Kasse aus dem System.

4.2. Grundeinstellungen der Kasse vornehmen

Nimm nun im Tab Grundeinstellungen der neu erstellten Kasse die weiteren Einstellungen vor und speichere die Einstellungen. Beachte Tabelle 2.

Tabelle 2. Tab Grundeinstellungen der Kasse
Einstellung Erläuterung

Name

Einen Namen für die Kasse eingeben.

Herkunft

Beim Buchen einer Kasse wird automatisch eine Herkunft für diese Kasse generiert, um Aufträge, die über diese Kasse ins System gelangen, eindeutig zu kennzeichnen. Der neuen Kasse wird automatisch eine verfügbare POS-Herkunft (103.01 bis 103.99) zugeordnet.

Standardkunde

Für Kassenaufträge erstellten Standardkunden wählen, dem über diese Kasse generierte Aufträge zugeordnet werden sollen.

Standort

Name 1-4;
Adresse 1-4;
Postleitzahl;
Ort;
Land

Firmennamen und Adresse des Ladengeschäfts eingeben, an dem die Kasse betrieben wird.
Hinweis: In Deutschland und anderen Ländern ist die Adresse eine Pflichtangabe, um ein rechtssicheres Arbeiten mit der Kasse zu ermöglichen. Genaue Standortangaben mit Steuerberaterin klären.
Standort Österreich: Nachdem der Startbeleg für die Kasse erstellt wurde, kann das Land des Kassenstandorts nicht mehr geändert werden.

Artikelfilter

Marktplatz-Verfügbarkeit berücksichtigen

Wählen, ob für die Kasse die Marktplatz-Verfügbarkeit berücksichtigt werden soll. Die Marktplatz-Verfügbarkeit wird im Tab Verfügbarkeit, Bereich Märkte der Variante aktiviert.
Häkchen gesetzt = In der Kasse sind nur Varianten verfügbar, für die im Tab Verfügbarkeit, Bereich Märkte die Herkunft der Kasse aktiviert ist.
Häkchen nicht gesetzt = Auch nicht für die Herkunft der Kasse aktivierte Varianten sind in der Kasse verfügbar und können aufgerufen und verkauft werden.

Nur aktive Varianten berücksichtigen

Wählen, ob für die Kasse nur aktive Varianten berücksichtigt werden sollen. Varianten werden im Tab Einstellungen der Variante aktiviert.
Häkchen gesetzt = In der Kasse sind nur Varianten verfügbar, für die im Tab Einstellungen der Variante die Option Aktiv aktiviert ist.
Häkchen nicht gesetzt = Aktive und inaktive Varianten sind in der Kasse verfügbar und können aufgerufen und verkauft werden.

Vertriebslager

Vertriebslager

Wählen, für welches Vertriebslager die über diese Kasse genierten Aufträge gebucht werden sollen.
Hinweis: Artikel ohne Netto-Warenbestand werden im POS-Warenkorb rot markiert, können aber verkauft werden. Deshalb kann es zu rechnerischen Überverkäufen kommen.

Retoure

Standard-Reparaturlager

Wählen, welches Lager bei Retouren als Standardreparaturlager vorgeschlagen wird.

Standard-Regal

Wählen, welches Regal bei Retouren vorgeschlagen wird.

Standard-Reparaturlagerort

Wählen, welcher Lagerort bei Retouren als Standard-Reparaturlagerort vorgeschlagen wird.
Tipp: Zweimal die Pfeiltaste drücken, um eine Liste der Lagerorte anzuzeigen.

Retourenbetrag als Gutschein auszahlen

Wählen, ob Kassenpersonal einen Gutschein in Höhe des Retourenbetrags aushändigen darf, statt den Betrag bar auszuzahlen.

Varianten-ID des Retourenartikels

ID der Variante eingeben, die als Gutscheinartikel für Retouren dient.

Warenbewegung

Warenbestand bei Stornierung zurückbuchen

Aktivieren, um den Warenbestand automatisch zurückzubuchen, wenn ein Auftrag storniert wird.

Externer Auftrag: Warenausgang automatisch buchen
(ab App-Version 1.9.2)

Wählen, ob für externe Aufträge, die an der Kasse bezahlt werden, der Warenausgang automatisch gebucht werden soll.
Aktiviert (Standardeinstellung) = Der Warenausgang wird automatisch gebucht. Die Schaltfläche Warenausgang buchen wird Kassenkräften nicht angezeigt.
Nicht aktiviert = Der Warenausgang wird nur gebucht, wenn das Kassenpersonal auf Warenausgang buchen tippt.
Tipp: Option deaktivieren, wenn die Ware nicht direkt an der Kasse ausgegeben wird.

Warenausgang von externen Aufträgen: Ware aus POS-Vertriebslager buchen
(ab App-Version 1.9.2)

Wählen, aus welchem Lager die Auftragspositionen ausgebucht werden, wenn externe Aufträge an der Kasse abgeschlossen werden.
Nicht aktiviert (Standardeinstellung) = Die Auftragspositionen werden aus dem Lager gebucht, das dem Auftrag bei der Erstellung zugeordnet wurde.
Aktiviert = Die Auftragspositionen werden aus dem für die Kasse eingestellten Vertriebslager gebucht. Das Lager, das am Auftrag gespeichert ist, wird überschrieben.

Bedienung

Preisabfrage wenn Artikelpreis 0,00

Aktivieren, um die manuelle Preiseingabe zu öffnen, wenn beim Kassieren ein 0-Euro-Artikel gewählt wird.

Favoriten mit Menge 1 hinzufügen

Aktivieren, um beim Kassieren Favoriten automatisch mit der Menge 1 in den POS-Warenkorb zu legen. Artikel mehrmals in den Warenkorb legen, um die Anzahl zu erhöhen.
Tipp: Bei Favoriten, die über die Artikelsuche hinzugefügt werden, wird die Menge weiterhin manuell eingegeben.

Numpad (Tablet-Ansicht): Buttons für schnelle Mengeneingabe und passende Zahlung einblenden

Aktivieren, um die Komfortfunktionen auf dem Ziffernblock der Kasse einzublenden.
Nicht aktiviert = Die Komfortfunktionen werden nicht eingeblendet.
Aktiviert = Die folgenden Komfortfunktionen werden als zusätzliche Reihe im Ziffernblock der Kasse eingeblendet:

  • Mal = Kassenbenutzerinnen können die Menge eingeben, bevor sie einen Artikel scannen oder einen Favoritenartikel wählen. Wenn vor dem Scannen keine Menge eingegeben wird, wird der gescannte Artikel mit der Menge 1 in den POS-Warenkorb gelegt.

  • Passend = Bei passender Barzahlung kann das Kassenpersonal auf diese Schaltfläche tippen, statt den erhaltenen Betrag einzugeben. Das Feld Erhalten wird mit dem zu zahlenden Betrag aufgefüllt.

Soll-Bestand anzeigen

Wählen, ob der Soll-Bestand beim Erstellen eines Tagesabschlusses oder Kassensturzes sichtbar sein soll. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. Somit sieht das Kassenpersonal beim Zählen nicht wie viel Geld in der Kasse erwartet wird. Es ist sinnvoll, diese Einstellung nicht zu ändern, damit das Kassenpersonal den Bestand wirklich selbst zählt. Ist die Information eingeblendet, kann das Kassenpersonal den Soll-Bestand direkt übernehmen, ohne selbst gezählt zu haben.

Kundenkarte

Kundenidentifikation
(ab App-Version 1.9.2)

Wählen, welche Kontaktdaten durchsucht werden, wenn ein Barcode mit einem Pluszeichen (+) als Präfix gescannt wird.
Kontakt-ID (Standardeinstellung) = Wählen, wenn Barcodes die Kontakt-ID enthalten.
Kundennummer (empfohlen) = Wählen, wenn Barcodes die Kundennummer enthalten.
Tipp: Bei der Einstellung Kundennummer können vorab Kundenkarten mit Barcodes gedruckt werden. Der Barcode-Code wird dann ohne das Pluszeichen in dem Feld Kundennummer des Kontakts gespeichert.

Österreich

AES-Schlüssel
(nur neue Kassen mit Standort Österreich)

AES-Schlüssel eingeben, mit dem der Umsatzzähler der Kasse verschlüsselt werden soll. Der AES-Schlüssel ist frei wählbar. Nachdem der Startbeleg für die Kasse erstellt wurde, kann der AES-Schlüssel nicht mehr geändert werden.
Tipp: Auf Schlüssel generieren klicken, um einen zufälligen Schlüssel zu generieren.
Hinweis: Existierende Kassen können nicht nachträglich manipulationssicher gemacht werden. Neue Kasse erstellen und alte Kasse außer Betrieb nehmen, um Sicherheitseinrichtung einzurichten.

Zertifizierer
(nur neue Kassen mit Standort Österreich)

Den Namen des Vertrauensdiensteanbieters eingeben, bei dem das Zertifikat gekauft wurde.
Hinweis: Existierende Kassen können nicht nachträglich manipulationssicher gemacht werden. Neue Kasse erstellen und alte Kasse außer Betrieb nehmen, um Sicherheitseinrichtung in Betrieb zu nehmen.

Zertifizierungsnummer
(nur neue Kassen mit Standort Österreich)

Die Seriennummer des Signaturzertifikats eingeben, siehe Unterlagen des Vertrauensdiensteanbieters.
Hinweis: Existierende Kassen können nicht nachträglich manipulationssicher gemacht werden. Neue Kasse erstellen und alte Kasse außer Betrieb nehmen, um Sicherheitseinrichtung in Betrieb zu nehmen.

4.3. Favoriten verwalten

Du hast die Möglichkeit, Varianten zur Favoritenliste hinzuzufügen. Dadurch kann das Kassenpersonal häufig verkaufte Varianten schneller aufrufen und zum POS-Warenkorb hinzufügen.

4.3.1. Varianten als Favoriten speichern

Gehe wie unten beschrieben vor, um Varianten als Favoriten zu speichern.

Varianten als Favoriten speichern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Öffne die Kasse.

  3. Wechsele in das Tab Favoriten.

  4. Öffne das Tab Variante hinzufügen.
    → Eine Liste der Varianten wird angezeigt.

  5. Optional: Nutze die Filter, um die Anzeige einzuschränken.

  6. Klicke auf Varianten hinzufügen.
    → Die Varianten werden zur Liste der Favoriten hinzugefügt und im Tab Favoriten angezeigt.
    → Beim nächsten Synchronisieren mit plentymarkets POS werden die Favoriten an die Kasse übertragen.

Favoriten des Kassenpersonals haben Priorität

Kassenpersonal kann eigene Favoriten in plentymarkets POS speichern. Die Favoriten des Kassenpersonals haben dabei Priorität gegenüber den im plentymarkets Backend gespeicherten Favoriten.

4.3.2. Reihenfolge der Favoriten ändern

Die Priorität der Favoriten legst du über die Pfeilsymbole des Tabs Favoriten fest. Die am häufigsten verkaufte Variante sollte ganz oben in der Liste stehen. Die erste Variante der Liste des Menü wird dem Kassenpersonal auch als erste Variante der Favoritenliste vorgeschlagen. Gehe wie unten beschrieben vor, um die Reihenfolge der Favoriten festzulegen.

Reihenfolge der Favoriten ändern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Öffne die Kasse.

  3. Öffne das Tab Favoriten.
    → Die Liste der Varianten auf der Favoritenliste wird angezeigt.

  4. Klicke in der Spalte Aktionen auf den Pfeil der Variante, deren Position du ändern möchtest.
    → Mit dem Pfeil nach oben erhöhst du die Priorität der Variante.
    → Mit dem Pfeil nach unten verringerst du die Priorität der Variante.

4.3.3. Favoritenliste auf andere Kassen übertragen

Die Favoritenliste einer Kasse kann auf andere Kassen des Mandanten übertragen werden. Dabei werden in der Zielkasse vorhandene Favoriten nicht gelöscht. Gehe dazu wie unten beschrieben vor.

Favoriten auf andere Kassen übertragen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Öffne die Kasse.

  3. Öffne das Tab Favoriten.
    → Die Liste der Varianten auf der Favoritenliste wird angezeigt.

  4. Klicke auf Favoriten übertragen.
    → Das Fenster Favoriten übertragen wird angezeigt.

  5. Setze Häkchen bei den Kassen, zu denen du die Favoriten dieser Kasse kopieren möchten.

  6. Klicke auf Speichern.
    → Die Favoriten werden auf die gewählten Kassen übertragen.

4.3.4. Varianten aus Liste der Favoriten löschen

Gehe wie unten beschrieben vor, um Varianten aus der Liste der Favoriten zu löschen. Aus der Liste gelöschte Varianten werden beim nächsten Synchronisieren mit der POS-App aus der Favoritenliste der Kasse entfernt.

Varianten aus Liste der Favoriten löschen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Öffne die Kasse.

  3. Öffne das Tab Favoriten.
    → Die Liste der Varianten auf der Favoritenliste wird angezeigt.

  4. Klicke in der Spalte der Variante auf Löschen.
    → Die Variante wird aus der Liste der Favoriten entfernt.

4.4. Belegvorlage bearbeiten

Im Tab Beleg der Kasseneinstellungen bestimmst du die Daten, die auf Belegen ausgegeben werden sollen. Lade optional ein Bild hoch und lege Kopf- und Fußzeile für Belege fest. Standardmäßig ist die Kopfzeile mit den im Menü Einrichtung » Einstellungen » Stammdaten gespeicherten Daten befüllt. Diese Daten kannst du pro Kasse anpassen. Die Fußzeile gestaltest du individuell, um zum Beispiel auf Aktionsangebote oder deinen Onlineshop hinzuweisen.

Belegvorlage bearbeiten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Öffne die Kasse.

  3. Wechsele in das Tab Beleg.

  4. Setze Häkchen bei den Komponenten, die auf Belegen der Kasse angezeigt werden sollen.

  5. Nimm die Einstellungen vor. Beachte Tabelle 3.

  6. Speichere die Einstellungen.
    → Die Belegvorlage wird erstellt.

Tabelle 3. Belegvorlage bearbeiten
Einstellung Erläuterung

Belegeinstellungen

Gutscheinbeleg drucken und speichern

Wählen, ob ein Gutscheinbeleg gedruckt und im Dokumentenarchiv gespeichert werden soll.

Nicht aktiviert (Standard) = Kein Gutscheinbeleg wird erstellt.
Aktiviert = Beim Verkauf oder einer Teileinlösung eines Gutscheins wird ein Gutscheinbeleg erstellt.
→ Der Gutscheinbeleg wird erstellt und im Dokumentenarchiv gespeichert.
→ Wenn die Option Automatisches Drucken im Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS aktiviert ist, wird der Gutscheinbeleg nach dem Kassenbeleg ausgedruckt.
→ Wenn Automatisches Drucken im Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS nicht aktiviert ist, kann die Kassenbenutzerin den Gutscheinbeleg nach Abschluss des Auftrags manuell drucken.
Der Gutscheinbeleg enthält die folgenden Informationen zum Gutschein:

  • Gutscheinwert

  • Gutschein-Code

  • Bei Teileinlösung: eingelöster Betrag und Restbetrag

Hinweis: Beim Verkauf eines Gutscheins wird der Gutschein-Code unabhängig von der gewählten Einstellung immer auf dem normalen Kassenbeleg ausgegeben.

Beleginhalte

Bild

Option aktivieren und PNG-Datei wählen, die auf Belegen der Kasse ausgeben werden soll. Datei muss vorher im Menü CMS » Bilder-Galerie hochgeladen werden.

Kopfzeile

Wenn die Komponente gewählt wurde, wird Inhalt des Felds als Kopfzeile aller Belege der Kasse ausgegeben. Standardmäßig ist die Kopfzeile mit den im Menü Einrichtung » Einstellungen » Stammdaten gespeicherten Daten befüllt. Daten bei Bedarf anpassen.

Barcode

Sollen Barcodes auf deinen Belege erscheinen?
Im Falle einer Retoure oder eines Click-and-Collect-Auftrags bringen Kunden typischerweise ihre Kaufbelege mit in den Laden. Wurde ein Barcode auf dem Beleg gedruckt, muss das Kassenpersonal lediglich den Barcode scannen, um den entsprechenden Auftrag aufzurufen.
Barcodes helfen also dem Kassenpersonal, Aufträge schneller zu finden. Die manuelle Eingabe der Belegnummer oder Auftrags-ID entfällt.
Hinweis Die Belegnummer wird als Barcode dargestellt und enthält dabei ein Sternchen (*) als Präfix. Beim Scannen gibt das Sternchen an, dass eine Belegnummer gesucht wird.

Fußzeile

Option aktivieren und zusätzlichen Text eingeben.

Identische Auftragspositionen

Wählen, wie mehrere identische Varianten auf dem Beleg dargestellt werden sollen.
Einzeln darstellen = Unabhängig von der gekauften Stückzahl wird jede gekaufte Variante einzeln aufgeführt. Beispiel:
----------------------------------------------------
Katzenfutter CaTasty Deluxe           6,99 EUR A
Katzenfutter CaTasty Deluxe           6,99 EUR A
Katzenfutter CaTasty Deluxe           6,99 EUR A
----------------------------------------------------
Zusammenfassen = Identische Varianten werden zusammengefasst. Beispiel:
----------------------------------------------------
Katzenfutter CaTasty Deluxe          20,97 EUR A
3 x 6,99 EUR A
----------------------------------------------------

5. Benutzerkonten für POS verwalten

Um Kassenpersonal den Zugriff auf plentymarkets POS zu ermöglichen, sind die folgenden Vorbereitungen nötig:

  • Benutzerkonto der Benutzerklasse Backend erstellen

  • Berechtigung für Sichtbarkeit von POS aktivieren

  • Berechtigungen für POS-Funktionen aktivieren (optional)

  • Berechtigungen für Kommunikation mit plentymarkets Backend über die REST-API aktivieren

  • Berechtigungen für Sichtbarkeit von Kennzahlen aktivieren (optional)

Die Einstellungen, die du benötigst, um ein Benutzerkonto für Kassenpersonal zu erstellen, werden nachfolgend beschrieben. Allgemeine Informationen zu Benutzerkonten und Berechtigungen findest du auf der Handbuchseite Benutzerkonten verwalten.

Tipp: Rolle für Kassenpersonal erstellen

Um die Rechteverwaltung für Kassenpersonal zu vereinfachen, erstelle eine Rolle mit den Berechtigungen, die du Kassenpersonal zuweisen möchtest, und verknüpfe diese Rolle mit den Benutzerkonten des Kassenpersonals.

5.1. Konto für Kassenpersonal erstellen

Damit neues Kassenpersonal Zugriff auf plentymarkets POS erhält, erstelle zunächst im plentymarkets Backend Benutzerkonten der Benutzerklasse Backend für diese Personen. Gehe dazu wie unten beschrieben vor.

Benutzerkonto für Kassenpersonal erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicke auf Neu.
    → Das Fenster Neuen Benutzer anlegen wird geöffnet.

  3. Gib den Benutzernamen ein.

  4. Gib den realen Namen ein.

  5. Gib das Passwort ein.

  6. Wiederhole das Passwort.

  7. Gib eine Neue App-PIN mit 4 bis 12 Ziffern ein.

  8. Wiederhole die App-PIN.

  9. Gib die E-Mail-Adresse der Kassenkraft ein, damit die Person Benachrichtigungen des Systems empfängt.

  10. Wähle die Benutzerklasse Backend.

  11. Speichere die Einstellungen.

App-PIN für schnellen Kontowechsel

Die App-PIN erlaubt einen schnellen Wechsel des Benutzerkontos in bestimmten Menüs der plentymarkets App. Beim ersten Anmelden in der App wird aber das Passwort abgefragt. Dein Kassenpersonal benötigt also Passwort und PIN.

5.2. Berechtigungen für Kassenpersonal aktivieren

Erteile nun Berechtigungen für die Kommunikation zwischen plentymarkets POS und dem plentymarkets Backend über die REST-API.

Berechtigungen aktivieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
    → Die Übersicht wird geöffnet.

  2. Optional: Gib in den Filtereinstellungen links eine ID oder einen Namen ein, um die Suche einzuschränken.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die gefundenen Konten werden angezeigt.
    Tipp: Ausgegraute Konten haben Admin-Rechte.

  4. Klicke auf das gewünschte Konto.
    → Die Ansicht Rechte wird geöffnet.

  5. Aktiviere im Bereich Berechtigungen die in Tabelle 4 gelisteten Berechtigungen.

  6. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 4. Berechtigungen für Backend Konten
Bereich Berechtigung

POS

  • POS
    → Die untergeordneten Berechtigungen werden automatisch aktiviert.

CRM

  • Kampagne » Code » Code anzeigen

  • Kampagne » Code » Code erstellen

  • Kampagne » Code » Code löschen

  • Adresse » Adresse anzeigen

Aufträge

  • Aufträge erstellen

  • Aufträge anzeigen

5.3. POS-Sichtbarkeit für Kassenpersonal aktivieren

Nun legst du fest, welche Bereiche und Kennzahlen für Kassenpersonal der Benutzerklasse Backend in der plentymarkets App sichtbar sein sollen.

App-Berechtigungen aktivieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffne einen Benutzer.

  3. Öffne das Tab Mobile.

  4. Aktiviere im Bereich Sichtbare Funktionen die Option POS.

  5. Wenn die Kassenkraft auf weitere Bereiche der plentymarkets App zugreifen soll, aktiviere weitere Berechtigungen.

  6. Speichere die Einstellungen.
    → Die Kassenkraft hat Zugriff auf plentymarkets POS und kann Kassenaufträge erstellen.

5.4. Berechtigungen für optionale POS-Funktionen aktivieren

Damit Kassenpersonal in plentymarkets POS Preise bearbeiten, Auftragspositionen umbenennen und/oder Rabatte gewähren können, müsst du die Berechtigungen dazu zuweisen. Wie du Rollen einrichtest und Benutzern zuweist, erfährst du hier. Dort schaltest du auch weitere App-Funktionen für Kassenpersonal frei.

Im plentymarkets Backend legst du über das Zuweisen von Rollen fest, welche POS-Funktionen Kassenpersonal verwenden darf. Dort legst du außerdem fest, welche weiteren Bereiche und Kennzahlen in der plentymarkets App sichtbar sein sollen.

Berechtigungen für POS-Funktionen aktivieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffne einen Benutzer.

  3. Öffne das Tab Berechtigung.

  4. Öffne das Tab Mobile.

  5. Aktiviere die POS-Funktionen, die der Kassenkraft zur Verfügung stehen sollen. Beachte Tabelle 5.

  6. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 5. Mobile-Berechtigungen für Kassenpersonal
Einstellung Erläuterung

Sichtbare Funktionen

POS

Gibt Kassenpersonal Zugang zu plentymarkets POS.

POS-Funktionen

Preis bearbeiten

Erlaubt Kassenpersonal, Preise in Aufträgen zu bearbeiten.

Artikelposition umbenennen

Erlaubt Kassenpersonal, Positionen des Auftrags umzubenennen.

Rabatt gewähren

Erlaubt Kassenpersonal, Rabatte auf Auftragspositionen oder ganze Aufträge zu gewähren.
Hinweis: Artikel, bei denen die Option Aktionsgutschein/POS-Rabatt auf Verboten gestellt ist, können nicht rabattiert werden.

Kassieren

Erlaubt Kassenpersonal zu kassieren.

Kasse sperren

Erlaubt Kassenpersonal, die Kasse zu sperren.

Einlagen und Entnahmen

Erlaubt Kassenpersonal, Einlagen und Entnahmen zu tätigen.

Kassensturz

Erlaubt Kassenpersonal, Kassenstürze durchzuführen.

Tagesabschluss

Erlaubt Kassenpersonal, Tagesabschlüsse zu erzeugen.
Tagesabschlussberichte enthalten folgende Informationen:

  • Barbestand: Anfangsbarbestand, Entnahmen, Einlagen, Soll-Kassenbestand, Ist-Kassenbestand

  • Umsatz: seit letztem Tagesabschluss (Summe) und seit Inbetriebnahme der Kasse (Grand Total)

  • Steuerbericht: Steuersatz, Steuersumme und Nettoumsatz

  • Zahlungsarten: Aufschlüsselung des Umsatzes nach Zahlungsart

  • Retournierte Artikel: Anzahl und Summe

  • Stornierungen: Anzahl und Summe

  • Rabattierte Artikel: Anzahl und Summe

  • Verkaufte Gutscheine: Anzahl und Summe

  • Benutzer: Umsatz, Stornierungen und Retouren pro Benutzer

Zwischenbericht

Erlaubt Kassenpersonal, Zwischenberichte zu erzeugen.
Zwischenberichte enthalten folgende Informationen:

  • Barbestand: Entnahmen, Einlagen, Soll-Kassenbestand

  • Umsatz: seit letztem Tagesabschluss (Summe) und seit Inbetriebnahme der Kasse (Grand Total)

  • Steuerbericht: Steuersatz, Steuersumme und Nettoumsatz

  • Zahlungsarten: Aufschlüsselung des Umsatzes nach Zahlungsart

  • Retournierte Artikel: Anzahl und Summe

  • Stornierungen: Anzahl und Summe

  • Rabattierte Artikel: Anzahl und Summe

  • Verkaufte Gutscheine: Anzahl und Summe

  • Benutzer: Umsatz, Stornierungen und Retouren pro Benutzer

Artikel synchronisieren

Erlaubt Kassenpersonal, Artikeldaten mit der Kasse zu synchronisieren.

Aufträge hochladen

Erlaubt Kassenpersonal, Kassenaufträge in plentymarkets hochzuladen.

Retoure anlegen

Erlaubt Kassenpersonal, Retouren zu buchen.

Kunde auswählen

Erlaubt Kassenpersonal, während des Kassierens Kundendaten aufzurufen und einen plentymarkets Bestandskunden zu wählen.
Hinweis: Damit dieses Recht greift, muss der Kassenkraft im Tab REST-API auch die Berechtigung Firma » Kontakt » Adresse » Adresse anzeigen erteilt werden.

Stornierung

Erlaubt Kassenpersonal, Aufträge zu stornieren.

5.5. Gesperrte POS-Benutzer entsperren

Wenn Kassenpersonal das Passwort beim Login mehrmals hintereinander falsch eingegeben, wird das Konto eine gewisse Zeit gesperrt. Wenn du Admin-Rechte hast, kannst du diese Sperre im plentymarkets Admin-Bereich frühzeitig aufheben.

Benutzer entsperren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten » Benutzer öffnen.

  2. Klicke auf Login entsperren.
    → Die Kassenkraft kann sich wieder bei der plentymarkets App anmelden.

6. Zahlungsarten für Kassenaufträge aktivieren

Damit Aufträge über plentymarkets POS kassiert werden können, aktivierst du die Zahlungsarten, die du über plentymarkets POS erlauben möchtest. Mindestens die Zahlungsart Bar bei Übergabe muss aktiviert werden, damit Kassenaufträge bar bezahlt werden können. Weitere Zahlungsarten sind optional.

6.1. plentymarkets Zahlungsarten aktivieren

Aktiviere nun die Zahlungsarten, die du benötigst. Beachte, dass Zahlungsarten in einem weiteren Schritt für Kundenklassen erlaubt werden müssen. Weitere Informationen findest du unter Zahlungsart in Kundenklasse erlauben.

Aktivere die folgenden Zahlungsarten, damit Kassenaufträge korrekt dargestellt werden:

  • 4 » Bar bei Übergabe für Barzahlungen

  • 11 » Barverkauf/EC-Karte für Kartenzahlungen über externe EC-Kartenterminals

  • 1700 » Coupon für Gutscheinzahlungen

Gehe wie unten beschrieben vor, um diese Zahlungsarten zu aktivieren.

Zahlungsarten für Kassenaufträge einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Zahlungsarten.

  2. Aktiviere die Einstellung Auch inaktive zeigen.

  3. Öffne den Ordner International.

  4. Klicke auf die Zahlungsart.
    → Das Tab Einstellungen wird geöffnet.

  5. Nimm die Einstellungen vor. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 6.

  6. Setze ein Häkchen bei der Option Aktiv.

  7. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 6. Einstellungen der Zahlungsarten für Kassenaufträge
Einstellung Erläuterung

Sprache

Sprache wählen. Folgende Optionen werden sprachabhängig gespeichert: Name, Infoseite, Infoseite (Intern), Logo und Logo hochladen.

Name

Den externen Namen eingeben, der auf dem Kassenbeleg und im Webshop und auf Rechnungen angezeigt werden soll. Wenn kein Name gespeichert ist, wird der Backend-Name der Zahlungsart für den Kassenbeleg verwendet.
Tipp: Der externe Name wird in der Sprache auf dem Beleg ausgegeben, die das Kassenpersonal bei der Kassenanmeldung wählt.

Infoseite

Die Standardeinstellung --- nur ändern, wenn die Zahlungsart auch im Webshop verwendet wird.

Lieferländer

Ein oder mehrere Lieferländer wählen.
Hinweis: Lieferländer nur wählen, wenn die Zahlungsart auch im Webshop verwendet wird.

Mandant

Den Mandanten der POS-Kassen wählen.

Logo

Die Standardeinstellung Standardlogo anzeigen nur ändern, wenn die Zahlungsart auch im Webshop verwendet wird.

Kosten: Pauschal oder Prozentual

Für alle Kosten 0,00 eintragen, damit kein Aufpreis für die Zahlungsart berechnet wird.
Zahlungsart Barverkauf/EC-Karte

Stelle für die Zahlungsart 11 » Barverkauf/EC-Karte außerdem im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS » Kasse öffnen » Tab: Zahlungsart die Option Ohne Anbindung im Bereich EC-Terminal ein.

6.2. Kartenterminals anbinden

Bestimmte Kartenterminals können über ein Plugin an plentymarkets POS angebunden werden. Aktuell unterstützt plentymarkets POS folgende Anbindungen:

Informationen dazu, wie du diese Plugins an plentymarkets POS anbindest, findest du in der Beschreibung des Plugins.

6.3. Kauf auf Rechnung anbieten

Wenn du Bestandskunden die Möglichkeit geben möchtest, Kassenaufträge per Rechnung zu bezahlen, benötigst du das folgende Plugin:

Informationen dazu, wie du das Plugin einbindest, findest du in der Beschreibung des Plugins.

7. Buchungskonten für plentymarkets POS Kassenvorfälle speichern

Aufträge, die über plentymarkets POS generiert werden, werden den in plentymarkets gespeicherten Erlöskonten zugewiesen. Da Einlagen, Entnahmen und Differenzen aus Kassenstürzen keine Aufträge sind, kannst du für diese Kassenvorfälle eigene Buchungskonten speichern. Du legst also fest, auf welche Buchungskonten Einlagen und Entnahmen gebucht werden, die über plentymarkets POS Kassen getätigt werden. Außerdem speicherst du Buchungskonten für Differenzen, die sich aus Kassenstürzen ergeben.

7.1. Buchungskonten für Kassensturzdifferenzen speichern

Wenn beim Kassensturz der Ist-Kassenbestand vom Soll-Kassenbestand abweicht, muss die Differenz entweder ausgeglichen oder gebucht werden. Wenn die Differenz gebucht wird, wird der Ist-Kassenbestand als neuer Soll-Kassenbestand übernommen. Gleichzeitig wird abhängig vom Vorzeichen des Differenzbetrags entweder eine Einlage (+) oder eine Entnahme (-) gebucht. Gehe wie unten beschrieben vor, um Buchungen, die sich aus Kassensturzdifferenzen ergeben, Buchungskonten zuzuweisen.

Buchungskonten für Kassensturzdifferenzen speichern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Buchhaltung.
    → Das Tab Grundeinstellungen wird geöffnet.

  2. Wechsele in das Tab Konten.
    → Das Tab Buchungsschlüssel wird geöffnet.

  3. Wechsele in das Tab Kassenvorfälle.

  4. Klicke im Bereich Entnahme in der Zeile Kassensturz in das Feld der Spalte Konto.

  5. Gib das Konto ein, auf das Entnahmen gebucht werden, die entstehen, wenn der Ist-Kassenbestand größer ist als der Soll-Kassenbestand.

  6. Klicke im Bereich Einlage in der Zeile Kassensturz in das Feld der Spalte Konto.

  7. Gib das Konto ein, auf das Einlagen gebucht werden, die entstehen, wenn der Soll-Kassenbestand größer ist als der Ist-Kassenbestand.

  8. Speichere die Einstellungen.
    → Die Buchungskonten werden gespeichert.
    → Einlagen und Entnahmen, die durch Kassensturzdifferenzen entstehen, werden automatisch auf die gespeicherten Konten gebucht.

7.2. Buchungskonten für allgemeine Einlagen und Entnahmen speichern

Wenn Kassenpersonal Einlagen und Entnahmen über plentymarkets POS durchführt, wählt die Kassenkraft einen Kassenvorfall als Grund für die Buchung. Systemseitig sind dafür standardmäßig ein Kassenvorfall Entnahme und ein Kassenvorfall Einlage verfügbar, die nicht gelöscht werden können. Für diese Vorfälle kannst du Buchungskonten speichern, wenn die Beträge auf bestimmte Buchungskonten gebucht werden sollen. Gehe wie unten beschrieben vor, um Konten für diese Vorfälle zu speichern. Optional speicherst du in einem weiteren Schritt zusätzliche Konten, um mit mehreren Buchungskonten zu arbeiten.

Buchungskonten für Einlagen und Entnahmen speichern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Buchhaltung.
    → Das Tab Grundeinstellungen wird geöffnet.

  2. Wechsele in das Tab Konten.
    → Das Tab Buchungsschlüssel wird geöffnet.

  3. Wechsele in das Tab Kassenvorfälle.

  4. Klicke im Bereich Entnahme in der Zeile Entnahme in das Feld der Spalte Konto.

  5. Gib das Konto ein, auf das allgemeine Entnahmen gebucht werden sollen.

  6. Klicke im Bereich Einlage in der Zeile Einlage in das Feld der Spalte Konto.

  7. Gib das Konto ein, auf das allgemeine Einlagen gebucht werden sollen.

  8. Speichere die Einstellungen.
    → Die Buchungskonten werden gespeichert.
    → Einlagen oder Entnahmen werden diesem Konto zugewiesen.

7.3. Weitere Buchungskonten für Einlagen und Entnahmen speichern

Wenn plentymarkets POS Einlagen und Entnahmen je nach Grund verschiedenen Buchungskonten zugewiesen werden sollen, legst du weitere Kassenvorfälle an. Diese Kassenvorfälle kann das Kassenpersonal wählen, wenn Bargeld aus der Kasse entnommen oder in die Kasse gelegt wird. Gehe wie unten beschrieben vor, um weitere Kombinationen aus Kassenvorfall und Buchungskonto zu speichern.

Weitere Buchungskonten für Einlagen und Entnahmen speichern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Buchhaltung.
    → Das Tab Grundeinstellungen wird geöffnet.

  2. Wechsele in das Tab Konten.
    → Das Tab Buchungsschlüssel wird geöffnet.

  3. Wechsele in das Tab Kassenvorfälle.

  4. Klicke auf Neue Einlage oder Neue Entnahme.
    → Eine leere Zeile wird eingefügt.

  5. Gib die Bezeichnung ein, die Kassenpersonal bei Einlagen oder Entnahmen in einer Dropdown-Liste angezeigt wird.

  6. Gib das Buchungskonto ein, dem die Einlage oder Entnahme buchhalterisch zugewiesen wird.
    Tipp: Über die Pfeile steuerst du die Reihenfolge, in der die Vorfälle in der App angezeigt werden.

  7. Speichere die Einstellungen.
    → Das Buchungskonto wird gespeichert.
    → Kassenpersonal kann bei Einlagen oder Entnahmen den Vorfall aus der Dropdown-Liste wählen.

8. Versandart Selbstabholung einrichten

Damit Kassenaufträge korrekt in plentymarkets verbucht werden, ermöglichst du die Versandart Selbstabholung für die Artikel, die du über plentymarkets POS abrechnen möchtest. Dazu sind folgende Vorbereitungen notwendig:

  • Versanddienstleister Selbstabholung erstellen

  • Versandprofil Selbstabholung erstellen

  • Versandprofil Selbstabholung am Artikel aktivieren

Diese Vorbereitungen werden nachfolgend beschrieben.

8.1. Versanddienstleister Selbstabholung erstellen

Gehe wie unten beschrieben vor, um einen Versanddienstleister Selbstabholung zu erstellen. Nur die für diesen Versanddienstleister relevanten Einstellungen werden beschrieben. Allgemeine Informationen zu Versanddienstleistern findest du auf der Handbuchseite Versand vorbereiten.

Versanddienstleister Selbstabholung erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Versand » Optionen » Tab: Versanddienstleister.

  2. Klicke auf Neu.
    → Ganz unten wird eine neue Zeile hinzugefügt.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.

  4. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 7. Versanddienstleister Selbstabholung erstellen
Einstellung Erläuterung

Name (de)

Namen eingeben, zum Beispiel Selbstabholung.

Name (Backend)

Systeminternen Namen eingeben, zum Beispiel Selbstabholung.

Versanddienstleister

Option Selbstabholer aus der Dropdown-Liste wählen.

8.2. Versandprofil Selbstabholung erstellen

Erstelle nun ein Versandprofil für die Selbstabholung. Nur die für dieses Versandprofil relevanten Einstellungen werden beschrieben. Allgemeine Informationen zu Versandprofilen findest du auf der Handbuchseite Versand vorbereiten.

Versandprofil für Selbstabholer erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Versand » Optionen » Tab: Versandprofile.

  2. Klicke auf Neu.

  3. Wähle den eben erstellten Versanddienstleister aus der Dropdown-Liste.

  4. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 8.

  5. Speichere die Einstellungen.
    → Das Tab Portotabelle wird angezeigt.

  6. Speichere die Einstellungen des Tabs Portotabelle ohne Änderungen.

Tabelle 8. Versandprofil Selbstabholung erstellen
Einstellung Erläuterung

Versanddienstleister

Versanddienstleister Selbstabholung aus der Dropdown-Liste wählen.

Mandanten (Shops)

Option wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Mandant eingerichtet ist. Mandanten oder die Option ALLE wählen, wenn das Versandprofil für alle Webshops gelten soll.

Auftragsherkunft

plentymarkets POS-Kasse(n) als Auftragsherkunft wählen.

Gesperrte Zahlungsarten

Die Zahlungsarten wählen, die für das Versandprofil Selbstabholung nicht angeboten werden sollen.

8.3. Versandprofil Selbstabholung am Artikel aktivieren

Aktiviere nun das Versandprofil Selbstabholung bei den Artikeln, die du über die Kasse verkaufen möchtest.

Versandprofil Selbstabholung aktivieren:

  1. Öffne das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Öffne den Artikel.

  3. Wechsele in das Tab Global.

  4. Aktiviere das Versandprofil Selbstabholung.

  5. Speichere die Einstellungen.

Du möchtest das Versandprofil für eine größere Anzahl an Artikeln gleichzeitig aktivieren? Dann nutze die Artikel-Gruppenfunktion.

9. Preise für Kassenaufträge verwalten

Um POS-Preise für Varianten zu hinterlegen, benötigst du mindestens einen Verkaufspreis, bei dem die POS-Herkunft der Kasse aktiviert ist. Verkaufspreise erstellst und verwaltest du zentral. Preise für Varianten hinterlegst du, indem du Varianten mit dem Verkaufspreis verknüpfst und einen Preis speicherst.

9.1. Verkaufspreis für Kassenaufträge erstellen

Wenn du bereits Verkaufspreise erstellt hast, die deinen Anforderungen für Kassenaufträge entsprechen, aktiviere bei diesen Verkaufspreisen die Herkunft der Kasse. Gehe sonst wie unten beschrieben vor, um einen neuen Verkaufspreis für Kassenaufträge zu erstellen. Nur die für POS-Herkünfte relevanten Einstellungen werden beschrieben.

Verkaufspreis für Kassenaufträge erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Artikel » Verkaufspreise.

  2. Klicke auf Neu.
    → Das Tab Neu wird geöffnet.

  3. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 9 vor.

  4. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 9. Verkaufspreis für Kassenaufträge erstellen
Einstellung Erläuterung

Position

Positionsnummer eingeben. Verkaufspreise werden im Bereich Verkaufspreise von Artikelvarianten aufsteigend sortiert.

Interner Name DE

Internen Namen eingeben. Der interne Name wird nur im plentymarkets Backend angezeigt.

Externer Name DE

Externen Namen eingeben. Der externe Name wird im Webshop angezeigt.

Ab Menge

Mengenwert eingeben. Über Verkaufspreise mit verschiedenen Mengenwerten bildest du mengenbezogene Preisstaffelungen in plentymarkets ab.

Währung

Die Währung aktivieren, in der Kassenaufträge kassiert werden.

Preistyp

Preistyp für den Verkaufspreis aktivieren.
UVP = Aktivieren, wenn der Verkaufspreis ein unverbindlicher Verkaufspreis (UVP) ist. Wird der UVP und ein weiterer Verkaufspreis an der Variante verknüpft, dann wird der UVP im Webshop in rot und durchgestrichen neben dem Verkaufspreis dargestellt.
Hinweis: Preise des Typs UVP dienen nur dazu, den Preisvergleich zwischen dem UVP und einem Verkaufspreis darzustellen. Varianten können nicht zu diesem UVP-Preis verkauft werden.
Aktionspreis = Aktivieren, um einen Verkaufspreis als Aktionspreis zu kennzeichnen.

Mandant

Die Mandanten (Shops) aktivieren, mit denen der Verkaufspreis verknüpft wird.

Land

Das Land aktivieren, in dem die Kasse eingesetzt wird.

Herkunft

Eine oder mehrere plentymarkets POS Auftragsherkünfte aktivieren, mit denen der Verkaufspreis verknüpft wird.

9.2. Verkaufspreis mit Varianten verknüpfen

Verknüpfe nun den POS-Verkaufspreis mit den Hauptvarianten der Artikel, die du über die Kasse verkaufen möchtest. Verkaufspreise werden von der Hauptvariante an Varianten vererbt. Du kannst Verkaufspreise auch individuell mit Varianten verknüpfen.

Verkaufspreis mit Hauptvariante verknüpfen:

  1. Öffne das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Öffne den Artikel.
    → Das Tab Einstellungen der Hauptvariante wird geöffnet.

  3. Wähle im Bereich Verkaufspreise den Preis aus der Dropdown-Liste.

  4. Wähle, ob der Preis ein Brutto- oder Nettopreis ist.

  5. Optional: Wähle eine Preiskalkulation.

  6. Klicke auf Hinzufügen.
    → Der Verkaufspreis wird hinzugefügt und in der Liste angezeigt.

  7. Gib einen Wert in das Feld Preis ein.

  8. Speichere die Einstellungen.
    → Die Preise werden an die Varianten des Artikels vererbt. Speichere für Varianten mit abweichendem Preis einen eigenen Wert.

9.3. Rundungsverhalten für Kassenaufträge festlegen

Beträge werden auf plentymarkets POS Kassenbelegen grundsätzlich mit 2 Nachkommastellen dargestellt. Über die Einstellungen im plentymarkets Backend steuerst du, ob die Preise in den Aufträge auch im Hintergrund auf 2 Nachkommastellen gerundet oder ob mit 4 Nachkommastellen gerechnet werden soll. Das Rundungsverhalten für Aufträge, die über plentymarkets POS Kassen generiert werden, wird über die folgenden 3 Optionen gesteuert:

Tabelle 10. Erforderliche Optionen für Rundungsverhalten bei Kassenaufträgen
Menü Option Mögliche Einstellungen

Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Buchhaltung

Anzahl Nachkommstellen bei Preisen

  • 2

  • 4

Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Buchhaltung

Nur Gesamtpreise runden

  • Ja

  • Nein

Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS » Kasse öffnen » Tab: Beleg

Identische Auftragspositionen

  • Einzeln darstellen

  • Zusammenfassen

Aus diesen Einstellungen ergeben sich 6 Einstellungskombinationen:

  • Auftragspositionen einzeln darstellen, Einzelpreise auf 2 Nachkommastellen runden

  • Auftragspositionen einzeln darstellen, Einzelpreise auf 4 Nachkommastellen runden

  • Auftragspositionen einzeln darstellen, Gesamtpreise auf 4 Nachkommastellen runden

  • Auftragspositionen zusammenfassen, Einzelpreise auf 2 Nachkommastellen runden

  • Auftragspositionen zusammenfassen, Einzelpreise auf 4 Nachkommastellen runden

  • Auftragspositionen zusammenfassen, Gesamtpreise auf 4 Nachkommastellen runden

Abhängig von den gewählten Einstellungen kommt es zu unterschiedlichen Gesamtbeträgen. Beachte, dass sich die Abweichungen potenzieren, je mehr Artikel mit Rundungsbedarf pro Auftrag/Beleg verkauft werden.

9.3.1. Beispielrechnung

Tabelle 11 zeigt eine Beispielrechnung, um die Rundungsabweichungen zu verdeutlichen, die durch die verschiedenen Einstellungskombinationen entstehen.

Die Beispielrechnung beruht auf den folgenden Daten:

  1. Berechnungsbasis: Artikel zum Preis von 4,545 Euro

  2. Rechnung 1: Verkauf von 10 Artikeln

  3. Rechnung 2: Verkauf von 10 Artikeln mit 5 % Positionsrabatt

Tabelle 11. Beispielrechnung bei einem Artikelpreis mit 4 Nachkommastellen
Gewählte Einstellungen Rechnung 1 (4,545 Euro x 10) Gesamtpreis auf Beleg Rechnung 2 (4,545 Euro x 10 - 5%) Gesamtpreis auf Beleg

Anzahl Nachkommastellen = 2
Auftragspositionen = Einzeln darstellen

45,50 Euro

43,20 Euro

Anzahl Nachkommastellen = 4
Nur Gesamtpreise runden = Nein
Auftragspositionen = Einzeln darstellen

45,45 Euro

43,18 Euro

Anzahl Nachkommastellen = 4
Nur Gesamtpreise runden = Ja
Auftragspositionen = Einzeln darstellen

45,45 Euro

43,18 Euro

Anzahl Nachkommastellen = 2
Auftragspositionen = Zusammenfassen

43,50 Euro

43,50 Euro

Anzahl Nachkommastellen = 4
Nur Gesamtpreise runden = Nein
Auftragspositionen = Zusammenfassen

45,45 Euro

43,18 Euro

Anzahl Nachkommastellen = 4
Nur Gesamtpreise runden = Ja
Auftragspositionen = Zusammenfassen

45,45 Euro

43,18 Euro

Detaillierte Informationen und weitere Rechnungsbeispiele zum Rundungsverhalten findest du auch auf der Handbuchseite Buchhaltung.

10. Standardkunden für Kassenaufträge erstellen

Damit Kassenaufträge korrekt in plentymarkets gespeichert werden, muss jedem Auftrag ein Kontakt zugeordnet sein. Deshalb erstellst du einen anonymen Standardkunden für deine Laufkundschaft. Gehe wie unten beschrieben vor, um einen Standardkunden für Kassenaufträge anzulegen. Nur die Einstellungen werden beschrieben, die für das Erstellen des Standardkunden für Kassenaufträge relevant sind. Allgemeine Informationen zum Erstellen von Kontakten findest du auf der Handbuchseite Kontakte verwalten.

Einstellungen für Standardkunden für Kassenaufträge mit Steuerberater abstimmen

Kläre im Vorfeld mit deinem Steuerbüro, welche Einstellungen für Standardkunden für Kassenaufträge sinnvoll sind.

Standardkunden für Kassenaufträge erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Klicke auf Neuen Kontakt erstellen.

  3. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 12 vor.

  4. Speichere die Einstellungen.

  5. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS » Kasse öffnen » Grundeinstellungen.

  6. Gib die ID des Standardkunden in das Feld Standardkunde ein.

  7. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 12. Standardkunden für Kassenaufträge erstellen
Einstellung Erläuterung

Firma

Einen Firmennamen eingeben, zum Beispiel plentymarkets Kasse.

Anrede

Option Firma aus der Dropdown-Liste wählen.

Straße;
PLZ;
Ort

Straße, Postleitzahl und Ort eingeben.

Land

Land aus der Dropdown-Liste wählen, in dem die Kasse eingesetzt wird. Standardeinstellung richtet sich nach der Option Firmensitz für FiBu im Menü Einrichtung » Einstellungen » Stammdaten.

Mandant

Mandanten aus der Dropdown-Liste wählen, wenn die Kasse nicht dem Standardmandanten zugeordnet ist.

Typ

Option Kunde aus der Dropdown-Liste wählen.

11. Dummy-Artikel erstellen

Im Tagesgeschäft kommt es vor, dass Artikel verkauft werden sollen, für die es keinen Datensatz im System gibt. Zum Beispiel wird häufig für Diversartikel kein Datensatz erstellt. Um diese Artikel trotzdem kassieren zu können, erstellst du Dummy-Artikel. Kassenpersonal fügt dann den Dummy-Artikel zum POS-Warenkorb hinzu und passen den Preis und optional den Namen der Auftragsposition an.

Die folgenden Vorbereitungen sind nötig, um mit Dummy-Artikeln zu arbeiten.

  • Einen Dummy-Artikel für jeden Umsatzsteuersatz erstellen, der für die Produkte deines Portfolios relevant sind. Wenn du Artikel mit 19% und 7% verkaufst, benötigst du also zwei Dummy-Artikel.

  • Option Preisabfrage wenn Artikelpreis 0 aktivieren, damit Kassenpersonal den Preis manuell eingeben kann.

  • Kassenpersonal Rechte zum Bearbeiten von Preisen erteilen.

  • Kassenpersonal Rechte zum Umbenennen von Auftragspositionen erteilen (optional).

Die erforderlichen Einstellungen werden in Tabelle 13 kurz erläutert. Die Zwischenüberschriften der Tabelle geben an, in welchem Menü du die Einstellung vornimmst.

Tabelle 13. Empfohlene Einstellungen für Dummy-Artikel
Einstellung Erläuterung

Artikel » Artikel bearbeiten » Neuen Artikel erstellen » Tab: Einstellungen

Beschränkung

Option Keinen WB für diese Variante führen wählen.

Preis

Verkaufspreis für Kasse wählen und Preis 0,00 Euro eingeben.

Umsatzsteuer

Umsatzsteuersatz eingeben, der für den Dummy-Artikel gelten soll.

Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS » Kasse öffnen

Preisabfrage wenn Artikelpreis 0

Option aktivieren.

Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten » Konto öffnen » Tab: Mobile » POS-Funktionen

Preis bearbeiten

Recht für Kassenpersonal aktivieren, damit Kassenpersonal den Preis anpassen kann.

Artikelposition umbenennen

Recht für Kassenpersonal aktivieren, wenn Kassenpersonal den Namen von Dummy-Artikeln anpassen können soll.

12. Verkaufsgutscheine und Aktionsgutscheine

In plentymarkets sind Verkaufsgutscheine im Sinne von Geschenkgutscheinen zu verstehen. Es handelt sich dann um einen Verkaufsgutschein, wenn der Inhaber diesen zur Einlösung gegen Gegenstände oder Dienstleistungen verwenden kann.

Aktionsgutscheine sind dagegen im Sinne von werblichen Aktionen zu verstehen. Es handelt sich dann um einen Aktionsgutschein, wenn der Inhaber zu einem Preisnachlass berechtigt wird, z.B. 20% auf alles außer Tiernahrung.

Obwohl Verkaufsgutscheine und Aktionsgutscheine unterschiedliche Anwendungsfälle haben, werden beide auf die gleiche Art und Weise in plentymarkets konfiguriert. Deshalb sind beide Themen hier im gleichen Kapitel beschrieben.

Um Verkaufsgutscheine und Aktionsgutscheine mit plentymarkets POS anzubieten, sind die folgenden Vorbereitungen im plentymarkets Backend erforderlich:

Vorgehensweise bei mehreren Kassen

Du hast mehr als eine Kasse und möchtest mit eigenen Gutschein-Codes arbeiten? Dann teile die ausgedruckten Gutschein-Codes zwischen den Kassen auf oder erstelle für jede Kasse eigene Gutscheinkampagnen und -artikel, damit jeder Gutschein-Code nur einmal verkauft wird.

12.1. Kampagne für POS-Verkaufsgutscheine erstellen

Erstelle nun für den Verkauf von Gutscheinen über plentymarkets POS eine oder mehrere eigene Kampagnen. Du hast folgende Möglichkeiten:

  • Du erstellst eine Kampagne für alle Gutscheine, die du über plentymarkets POS verkaufst.

  • Du erstellst eine Kampagne pro Gutscheinwert.
    Beispiel: Du möchtest Gutscheine im Wert von 10 Euro, 25 Euro und 50 Euro sowie einen Gutschein verkaufen, bei dem Kassenpersonal den Wert frei wählen kann. Du erstellst also 3 Kampagnen mit den Rabattwerten 10, 25 und 50 Euro sowie eine Kampagne mit einem beliebigen Rabattwert.

Wenn du mehr als eine Kasse einsetzt und mit eigenen Gutschein-Codes arbeiten möchtest, kann es sinnvoll sein, pro Kasse eigene Kampagnen anzulegen. So erstellst du eine Kampagne für Verkaufsgutscheine:

Kampagne für POS-Verkaufsgutscheine erstellen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Gutscheine.

  2. Klicke auf Neue Kampagne.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte Tabelle 14.

  4. Speichere die Einstellungen.
    → Die neue Kampagne wird erstellt und in der Übersicht angezeigt.

Tabelle 14. Einstellungen für POS-Verkaufsgutscheinkampagnen
Einstellung Benutzereingabe

Kampagne

Name

Namen für die Kampagne eingeben.
Tipp: Der Name sollte den Namen der Kasse und den Gutscheinwert enthalten.

Beschreibung

Optional eine Beschreibung eingeben.

Konzept: Code

Mehrere Codes wählen, damit jeder Gutschein-Code nur einmal eingelöst werden kann und Restbeträge bei Teileinlösungen korrekt berechnet werden.

Konzept: Einlösungen

Einlösung bis Wert aufgebraucht ist wählen.

Nutzung

Einzelbestellungen oder Abonnements oder beides wählen.

Mindestbestellwert

Keinen Wert eingeben, da Verkaufsgutscheine wie Zahlungsmittel zu behandeln sind und keinem Mindestbestellwert unterliegen dürfen.

Gültigkeiten

Startdatum

Das Datum, ab dem die Kampagne aktiv ist.

Enddatum

Das Datum, bis zu dem die Kampagne aktiv ist.

Code-Gültigkeit in Wochen

0 eingeben.

Gutschein

Gutscheintyp

Gutschein wählen.

Gutscheinart

Verkaufsgutschein wählen.

Code-Länge

Die Zeichenlänge des Gutschein-Codes wählen.

Rabattart

Festbetrag wählen.

Rabattwert

Den Gutscheinwert eingeben, zum Beispiel 10,00 = 10 Euro.
Hinweis: Den Rabattwert nicht mehr ändern, nachdem der erste Gutschein verkauft wurde.
Tipp: Dieser Wert wird Codes automatisch zugewiesen, wenn im Tab Codes über Gutschein-Codes manuell generieren Codes generiert werden, ohne dass ein Betrag in das Feld Wert eingegeben wird.

Inkl. Versandkosten

Option nicht aktivieren.

Filter

Artikel über Preisportale

Nicht erlauben wählen, da plentymarkets POS nicht an Preisportale angebunden ist.

Kategorien

Die Kategorien wählen, in denen der Gutschein einlösbar sein soll. Die Auswahl gilt auch für alle Unterkategorien einer markierten Kategorie.

Artikel

Keinen Wert eingeben, da Verkaufsgutscheine wie Zahlungsmittel zu behandeln sind und nicht auf bestimmte Artikel beschränkt werden dürfen.

Mandanten (Shops)

Die Mandanten (Shops) wählen, für die die Gutscheine der Kampagne gelten sollen.

Kundenklassen

Die Kundenklassen wählen, für die die Gutscheine der Kampagne gelten sollen.

Kundentypen

Die Kundentypen wählen, für die die Gutscheine der Kampagne gelten sollen.

12.2. Gutschein-Codes verwalten

Verkaufsgutscheine werden in plentymarkets POS eingelöst, indem das Kassenpersonal den Gutschein-Code eingibt. Damit der Gutschein-Code eingelöst werden kann, muss der Code zum Zeitpunkt der Einlösung in einer Kampagne des plentymarkets Backends gespeichert sein.

Aus Sicht des Kassenpersonals ergeben sich aus den Konfigurationsmöglichkeiten in plentymarkets drei mögliche Szenarien beim Verkauf eines Gutscheins:

  • Der Gutschein-Code wird automatisch von der Kasse generiert.

  • Das Kassenpersonal hat eine Liste mit Gutschein-Codes pro Gutscheinwert, die in plentymarkets gespeichert sind. Die Kassenkraft gibt einen Code ein. Der Gutscheinwert wird abgerufen.

  • Das Kassenpersonal hat eine Liste mit Gutschein-Codes, die nicht in plentymarkets gespeichert sind. Die Kassenkraft gibt einen Code und einen Gutscheinwert ein.

Nachfolgend wird beschrieben, wie du Gutschein-Codes für diese verschiedenen Szenarien konfigurierst.

12.2.1. Automatisch Gutschein-Code beim Verkauf generieren

Am wenigsten administrativen Aufwand hast du, wenn Kassenbenutzerinnen beim Verkauf eines Gutscheins über plentymarkets POS einen zufälligen Gutschein-Code generieren. Beim Hochladen des Kassenauftrags werden der Gutschein-Code und der damit verbundene Gutscheinwert in die Kampagne importiert, die mit dem Gutscheinartikel verknüpft ist. Der Gutschein-Code wird auf dem Beleg ausgegeben und optional wird ein Gutscheinbeleg erstellt. Das Kassenpersonal kann den Gutschein-Code außerdem per Hand auf einem dekorativen Gutscheinvordruck eintragen.

12.2.2. Mit eigenen Gutschein-Codes arbeiten

Wenn du Kassenpersonal Gutschein-Codes aushändigen möchtest, die beim Kassieren eingegeben werden sollen, erhöht sich der administrative Aufwand. Du hast aber auch mehr Möglichkeiten, dekorative Gutscheinvordrucke zu erstellen, auf denen nur der Gutschein-Code oder aber der Gutschein-Code und der Gutscheinwert bereits vermerkt sind. Das Kassenpersonal gibt dann einfach diese Gutscheinvordrucke aus.

Gutschein-Codes können entweder vor dem Verkauf oder beim Verkauf des Gutscheins im System gespeichert werden.

Um Gutschein-Codes vor dem Verkauf im plentymarkets Backend zu speichern:

  • Du generierst vor dem Verkauf Gutschein-Codes mit festem Wert in der Kampagne.

  • Du speicherst vor dem Verkauf eigene Gutschein-Codes mit festem Wert in der Kampagne.

In diesen Fällen stellst du dem Kassenpersonal eine Liste mit diesen Gutschein-Codes und dem dafür gespeicherten Gutscheinwert bereit.

Um Gutschein-Codes beim Verkauf zu speichern:

  • Kassenbenutzerinnen geben beim Verkauf des Gutscheins einen noch nicht in plentymarkets gespeicherten Gutschein-Code und den Gutscheinwert ein.

In diesen Fällen stellst du dem Kassenpersonal eine Liste mit den Gutschein-Codes bereit. Den Wert des Gutscheins gibt das Kassenpersonal beim Kassieren als Preis für den Gutschein ein.

Erstellungsdatum beachten

Du hast bereits in plentymarkets generierte Gutschein-Codes an das Kassenpersonal ausgehändigt und möchtest weitere Gutschein-Codes generieren? Dann achte auf das Erstellungsdatum. In plentymarkets werden Gutschein-Codes nicht als verkauft gekennzeichnet. Um Gutschein-Codes nicht doppelt zu verkaufen, bringst du nur die Codes in Umlauf, die du an einem bestimmten Datum erstellt hast. Am einfachsten geht das, indem du Gutscheine im Menü Aufträge » Gutscheine generierst und diese Gutschein-Codes als CSV-Datei exportierst. Die CSV-Datei filterst du nach dem Erstellungsdatum, also nach der Spalte GeneriertAm. So erhaltest du nur die neuen Gutschein-Codes.

12.2.3. Gutschein-Codes manuell generieren

Mit dem Gutschein-Generator im Tab Codes einer Kampagne erzeugst du einen oder mehrere automatisch generierte Gutschein-Codes.

Gutschein-Codes mit festem Wert manuell generieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Gutscheine.

  2. Klicke auf die Kampagne, für die du Gutschein-Codes erzeugen möchtest.

  3. Öffne das Tab Codes.

  4. Gib im Bereich Gutschein-Codes manuell generieren links die gewünschte Anzahl an Gutschein-Codes ein.

  5. Optional: Gib in das Feld Wert den Wert ein, der dem Gutschein-Code zugewiesen werden soll.
    Tipp: Wenn du das Feld Wert leer lässt, wird dem Code der Rabattwert der Kampagne zugewiesen.

  6. Speichere die Eingabe.
    → Die Gutschein-Codes werden erzeugt und zur Liste der Gutschein-Codes hinzugefügt.

  7. Klicke auf Exportieren, um die Gutschein-Codes zu exportieren.
    → Ein CSV-Export aller Gutschein-Codes der Kampagne wird erstellt.

  8. Filtere die Spalte GeneriertAm der CSV-Datei nach dem aktuellen Datum. So erhältst du eine Liste aller neu erstellten Gutschein-Codes.

  9. Stelle dem Kassenpersonal die Gutschein-Codes und Informationen zum Wert der Codes zur Verfügung.
    Hinweis: Bringe Gutschein-Codes nicht mehrfach in Umlauf. Teile bei mehreren Kassen die Gutschein-Codes entweder auf oder erstelle separate Kampagnen pro Kasse.

12.2.4. Eigene Gutschein-Codes mit festem Wert speichern

Statt Gutschein-Codes in plentymarkets zu generieren, kannst du auch vor dem Verkauf eigene Gutschein-Codes in plentymarkets speichern. Gültige Zeichen für Gutschein-Codes sind Klein- und Großbuchstaben, Ziffern, Unterstriche (_) und Bindestriche (-).

Eigenen Gutschein-Code mit festem Wert speichern:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Gutscheine.

  2. Klicke auf die Kampagne, für die du einen Gutschein-Code speichern möchtest.

  3. Öffne das Tab Codes.

  4. Gib im Bereich Gutschein-Code manuell eintragen rechts einen Code mit zwischen 6 und 24 Zeichen ein.

  5. Speichere die Eingabe.
    → Der Gutschein-Code wird gespeichert und zur Liste der Gutschein-Codes hinzugefügt.
    Tipp: Mit dem Datenformat CampaignCoupon importierst du mehrere Gutschein-Codes gleichzeitig. Als Gutscheinwert wird dabei der Rabattwert importiert. Lege also pro Gutscheinwert eine eigene Kampagne an, wenn du mit dem Datenformat arbeiten möchtest.

  6. Stelle dem Kassenpersonal die Gutschein-Codes und Informationen zum Wert der Codes zur Verfügung.
    Hinweis: Bringe Gutschein-Codes nicht mehrfach in Umlauf. Teile bei mehreren Kassen die Gutschein-Codes entweder auf oder erstelle separate Kampagnen pro Kasse.

12.3. Drucken und Speichern von Gutscheinbelegen aktivieren

Optional kann ein Gutscheinbeleg erstellt und gedruckt werden. Der Gutscheinbeleg enthält die folgenden Informationen zum Gutschein:

  • Gutscheinwert

  • Gutschein-Code

  • Bei Teileinlösung:

    • Eingelöster Betrag

    • Restbetrag

Drucken von Gutscheinbelegen aktivieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Öffne die Kasse.

  3. Wechsele in das Tab Beleg.

  4. Aktiviere die Option Gutscheinbeleg drucken und speichern.

  5. Speichere die Einstellungen.
    → Beim Verkauf oder einer Teileinlösung eines Gutscheins wird ein Gutscheinbeleg erstellt.
    → Der Gutscheinbeleg wird im Dokumentenarchiv gespeichert.
    → Wenn die Option Automatisches Drucken im Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS aktiviert ist, wird der Gutscheinbeleg nach dem Kassenbeleg ausgedruckt.
    → Wenn Automatisches Drucken im Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS nicht aktiviert ist, kann die Kassenbenutzerin den Gutscheinbeleg nach Abschluss des Auftrags manuell drucken.
    Hinweis: Beim Verkauf eines Gutscheins wird der Gutschein-Code unabhängig von der gewählten Einstellung immer auf dem normalen Kassenbeleg ausgegeben.

12.4. Gutscheinartikel erstellen

Erstelle nun einen oder mehrere Gutscheinartikel. Da die Kampagnen-ID auf der Artikelebene zugeordnet wird, kannst du bei Verkaufsgutscheinen nicht mit Varianten arbeiten. Detaillierte Informationen zum Erstellen von Artikeln findest du auf der Handbuchseite Artikel verwalten. Hier werden nur die Einstellungen beschrieben, die du speziell zum Erstellen von Gutscheinartikeln benötigst.

12.4.1. Gutscheinartikel mit festem Preis erstellen

Bei Gutscheinartikeln mit festem Preis erfolgt beim Kassieren keine Preisabfrage. Du beschleunigst also den Kassiervorgang, bist aber auch weniger flexibel.

Beachte bei vorhandenen Gutschein-Codes:

  • Der Wert des vorhandenen Gutschein-Codes muss mit dem Preis des Artikels übereinstimmen. Der Gutscheinartikel muss also mit der Kampagne verknüpft sein, die die Gutschein-Codes mit den korrekten Werten enthält. Bei einer Kampagne pro Gutscheinwert wird also jede Kampagne mit nur einem Artikel verknüpft. Bei einer Kampagne mit verschiedenen Gutscheinwerten wird diese Kampagne mit mehreren Gutscheinartikeln verknüpft.

Gutscheinartikel mit festem Preis erstellen:

  1. Öffne das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Klicke auf Neu.
    → Das Tab Neuer Artikel wird geöffnet.

  3. Wähle den Typ Standard.

  4. Gib einen Namen ein.
    Tipp: Der Name sollte den Gutscheinwert enthalten.

  5. Gib als Inhalt 1 Stück ein.

  6. Wähle eine Kategorie.

  7. Wähle einen Verkaufspreis aus der Dropdown-Liste.
    Hinweis: Der Verkaufspreis muss mit der Auftragsherkunft der Kasse verknüpft sein.

  8. Gib als Preis den Gutscheinwert ein.

  9. Speichere die Einstellungen.
    → Der Artikel wird erstellt und zur weiteren Bearbeitung geöffnet.

  10. Nimm die weiteren Einstellungen vor. Beachte Tabelle 15.

  11. Speichere die Einstellungen.

12.4.2. Gutscheinartikel mit flexiblem Wert erstellen

Gutscheinartikel mit flexiblem Wert sind Artikel mit einem Preis von 0,00 Euro. Den Preis, zu dem der Gutscheinartikel tatsächlich an der Kasse verkauft wird, steuerst du auf zwei verschiedene Arten:

  • Beim Kassieren gibt das Kassenpersonal einen in plentymarkets vorhandenen Gutschein-Code ein. Der Wert dieses Gutschein-Codes wird zum Preis des Artikels.

  • Beim Kassieren generiert die Kassenbenutzerin entweder automatisch einen Code oder speichert einen eigenen Gutschein-Code und gibt einen Gutscheinwert ein.

Gutscheinartikel mit flexiblem Preis erstellen:

  1. Öffne das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Klicke auf Neu.
    → Das Tab Neuer Artikel wird geöffnet.

  3. Wähle den Typ Standard.

  4. Gib einen Namen ein.

  5. Gib als Inhalt 1 Stück ein.

  6. Wähle eine Kategorie.

  7. Wähle einen Verkaufspreis aus der Dropdown-Liste.
    Hinweis: Der Verkaufspreis muss mit der Auftragsherkunft der Kasse verknüpft sein.

  8. Gib als Preis 0,00 Euro ein.

  9. Speichere die Einstellungen.
    → Der Artikel wird erstellt und zur weiteren Bearbeitung geöffnet.

  10. Nimm die weiteren Einstellungen vor. Beachte Tabelle 15.

  11. Speichere die Einstellungen.
    → Mit vorhandenem Gutschein-Code: Das Kassenpersonal gibt den Gutschein-Code einer Kampagne ein, die mit dem Artikel verknüpft ist. Der Artikel wird mit dem Wert des Gutschein-Codes berechnet.
    → Ohne vorhandenen Gutschein-Code: Das Kassenpersonal wird aufgefordert, einen Preis einzugeben, wenn der Artikel in den POS-Warenkorb gelegt wird.

Tabelle 15. Artikeleinstellungen für Verkaufsgutscheine mit festem und flexiblem Wert
Einstellung Erläuterung

Artikel » Artikel bearbeiten » Artikel öffnen » Variante öffnen » Tab: Einstellungen

Aktiv

Option aktivieren.

Beschränkung

Keine wählen.

Umsatzsteuer

0% wählen.

Artikel » Artikel bearbeiten » Artikel öffnen » Variante öffnen » Tab: Verfügbarkeit

Märkte

Kasse(n) aus der Dropdown-Liste wählen, über die die Gutscheinartikel verkauft werden sollen.

Mandant

Mandant der Kasse wählen.

Artikel » Artikel bearbeiten » Artikel öffnen » Tab: Felder

Kampagne ID

ID der Gutscheinkampagne eingeben, um den Artikel mit der Kampagne zu verknüpfen.

12.5. Berechtigungen für Gutscheinverkauf erteilen

Benutzer mit Admin-Rechten haben standardmäßig die Berechtigungen, Verkaufsgutschein zu erstellen. Benutzern der Benutzerklasse Backend müssen diese Berechtigungen separat erteilt werden.

Berechtigungen für Gutscheinverkauf erteilen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.

  2. Optional: Gib in den Filtereinstellungen links eine ID oder einen Namen ein, um die Suche einzuschränken.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die gefundenen Konten werden angezeigt.
    Tipp: Ausgegraute Konten haben Admin-Rechte.

  4. Klicke auf das gewünschte Konto.
    → Die Ansicht Rechte wird geöffnet.

  5. Aktiviere im Bereich Berechtigungen die folgenden Berechtigungen:

    • Gutschein » Kampagne » Code » Code erstellen

    • Gutschein » Kampagne » Code » Code löschen

    • Gutschein » Kampagne » Code » Code anzeigen

  6. Speichere die Einstellungen.

12.6. Besonderheiten beim Verkauf von Verkaufsgutscheinen

  • Der Umsatz erhöht sich beim Verkauf des Verkaufsgutscheins nicht.

  • Verkaufte Gutscheine werden auf dem Tagesbericht separat ausgewiesen. Der Barbestand wird nur erhöht, wenn der Gutschein bar bezahlt wurde.

12.7. Besonderheiten beim Einlösen von Verkaufsgutscheinen

  • Der Wert des Verkaufsgutscheins wird vom Gesamtbetrag inkl. Steuern abgezogen.

  • Der Umsatz erhöht sich um den eingelösten Gutscheinbetrag.

  • Auf dem Tagesbericht wird der eingelöste Gutscheinwert mit der Zahlungsart Gutschein ausgewiesen.

  • Der Barbestand der Kasse erhöht sich durch die Einlösung des Gutscheins nicht.

13. Retouren vorbereiten

In den Kasseneinstellungen wählst du einen Standard-Reparaturlagerort für Retouren und legst in den Berechtigungen fest, wer Retouren durchführen darf. Wenn du Retourenbeträge nur in bar auszahlen möchtest, sind keine weiteren Einstellungen nötig, um Retouren über plentymarkets POS abzuwickeln. Beachte die Hinweise zu Retouren. Wenn du die Möglichkeit haben möchtest, den Retourenbetrag als Gutschein auszuzahlen, bereitest du außerdem Retourengutscheine vor.

13.1. Hinweise zu Retouren

Beachte die folgenden Hinweise zu Retouren:

  • Aus technischen Gründen können Retourenbeträge aktuell nur in bar ausgezahlt werden.

  • Verkaufsgutscheine können nicht zurückgegeben werden.

  • Über die Kasse können für alle im System gespeicherten Aufträge Retouren gebucht werden. Es können also auch Artikel aus Aufträgen mit anderen Herkünften zurückgegeben werden. Die Entscheidung, ob Artikel zurückgeben werden können, trifft das Kassenpersonal. Informiere deshalb das Kassenpersonal, ob und wenn ja welche Herkünfte von der Retoure ausgeschlossen sind.

  • Als Lagerort für Retourenartikel wird Kassenkräften standardmäßig der Lagerort angezeigt, der im Tab Grundeinstellungen der Kasse als Standard-Reparturlagerort festgelegt ist. Kassenkräfte können optional einen anderen Lagerort für die Retourenartikel wählen. Die möglichen Lagerorte werden in der folgenden Reihenfolge angezeigt:

    1. Lagerort aus Auftrag = Der Lagerort, an dem der Artikel lag, als er verkauft wurde.

    2. Standard-Reparaturlagerort = Der im Tab Grundeinstellungen der Kasse festgelegte Reparturlagerort.

    3. Lagerortvorschläge = Die Lagerortvorschläge der Lager, die mit der Variante verknüpft sind.

    4. Verwendete Lagerorte = Die Lagerorte, in denen die Variante bereits lagert. Informiere das Kassenpersonal darüber, an welchen Lagerort Retouren gebucht werden sollen.

  • Bei Retouren für einen Hauptauftrag mit Versandkosten entscheidet das Kasselpersonal, ob die Versandkosten erstattet werden. Schule deshalb das Kassenpersonal, damit deine Belegschaft weiß, in welchen Fällen die Versandkosten erstatten werden sollen.

  • Weise das Kassenpersonal an, zurückgegebene Artikel auf dem Kaufbeleg durchzustreichen. So verhinderst du, dass Artikel mehrmals zurückgegeben werden.

  • Bei Kauf auf Rechnung oder Anzahlungen bei einer Retoure erst Geld aushändigen, wenn der Preis der zurückgegebenen Artikel höher ist als der Betrag, der bisher bezahlt wurde.

  • Der Retourenbetrag kann statt in bar auch in Form eines Gutscheins ausgezahlt werden. Wenn du diese Möglichkeit nutzen möchtest, schule das Kassenpersonal, damit deine Belegschaft weiß, in welchen Fällen der Retourenbetrag in bar und in welchen Fällen der Betrag als Gutschein ausgezahlt werden soll.

13.2. Retourengutscheine vorbereiten

Statt den Retourenbetrag in bar auszuzahlen, kann ein Gutschein über den Retourenbetrag erstellt und ausgehändigt werden. Bei einer solchen Retoure wird der Retourenbetrag nur theoretisch ausgezahlt und sofort ein Gutschein über denselben Betrag gekauft. Bei einer Retoure mit Gutschein werden also eine Retoure, eine Gutschrift und ein neuer Auftrag erstellt.

Um Gutscheine für Retouren zu erstellen, sind die folgenden Vorbereitungen im plentymarkets Backend erforderlich:

  • Gutscheinkampagne mit Gutscheinart Verkaufsgutschein erstellen.

  • Gutscheinartikel mit 0% MwSt. erstellen und mit der Gutscheinkampagne verknüpfen.

  • Gutscheinartikel für Retouren mit der Kasse verknüpfen.

  • Backend Benutzerkonten Berechtigungen erteilen.

Diese Schritte werden nachfolgend kurz erläutert. Eine detaillierte Anleitung zum Erstellen von Kampagnen und Gutscheinen findest du auf der Handbuchseite Gutscheine.

13.2.1. Kampagne für Gutscheine aus Retouren erstellen

Erstelle eine Kampagne für Gutscheine aus Retouren.

Kampagne für Gutscheine aus Retouren erstellen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Gutscheine.

  2. Klicke auf Neue Kampagne.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte Tabelle 16.

  4. Speichere die Einstellungen.
    → Die neue Kampagne wird erstellt und in der Übersicht angezeigt.

Tabelle 16. Einstellungen für Gutscheine aus Retouren
Einstellung Benutzereingabe

Kampagne

Name

Namen für die Kampagne eingeben.

Beschreibung

Optional eine Beschreibung eingeben.

Konzept: Code

Mehrere Codes wählen.

Konzept: Einlösungen

Einlösung bis Wert aufgebraucht ist wählen.

Nutzung

Einzelbestellungen oder Abonnements oder beides wählen.

Mindestbestellwert

Keinen Wert eingeben.

Gültigkeiten

Startdatum

Das Datum, ab dem die Kampagne aktiv ist.

Enddatum

Das Datum, bis zu dem die Kampagne aktiv ist.

Code-Gültigkeit in Wochen

0 eingeben.

Gutschein

Gutscheintyp

Gutschein wählen.

Gutscheinart

Verkaufsgutschein wählen.

Code-Länge

Die Zeichenlänge des Gutschein-Codes wählen.

Rabattart

Festbetrag wählen.

Rabattwert

Einen Gutscheinwert eingeben, zum Beispiel 1,00.

Inkl. Versandkosten

Option nicht aktivieren.

Filter

Artikel über Preisportale

Nicht erlauben wählen.

Kategorien

Die Kategorien wählen, in denen der Gutschein einlösbar sein soll. Die Auswahl gilt auch für alle Unterkategorien einer markierten Kategorie.

Artikel

Keinen Wert eingeben.

Mandanten (Shops)

Die Mandanten (Shops) wählen, für die die Gutscheine der Kampagne gelten sollen.

Kundenklassen

Die Kundenklassen wählen, für die die Gutscheine der Kampagne gelten sollen.

Kundentypen

Die Kundentypen wählen, für die die Gutscheine der Kampagne gelten sollen.

13.2.2. Gutschein-Codes verwalten

Die Gutschein-Codes für Gutscheine aus Retouren verwaltest du genauso wie andere Gutschein-Codes. Du hast folgende Möglichkeiten:

13.2.3. Drucken und Speichern von Gutscheinbelegen aktivieren

Optional kann ein Gutscheinbeleg erstellt und gedruckt werden. Der Gutscheinbeleg enthält die folgenden Informationen zum Gutschein:

  • Gutscheinwert

  • Gutschein-Code

  • Bei Teileinlösung:

    • Eingelöster Betrag

    • Restbetrag

Drucken von Gutscheinbelegen aktivieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Öffne die Kasse.

  3. Wechsele in das Tab Beleg.

  4. Aktiviere die Option Gutscheinbeleg drucken und speichern.

  5. Speichere die Einstellungen.
    → Beim Verkauf oder einer Teileinlösung eines Gutscheins wird ein Gutscheinbeleg erstellt.
    → Der Gutscheinbeleg wird im Dokumentenarchiv gespeichert.
    → Wenn die Option Automatisches Drucken im Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS aktiviert ist, wird der Gutscheinbeleg nach dem Kassenbeleg ausgedruckt.
    → Wenn Automatisches Drucken im Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS nicht aktiviert ist, kann die Kassenbenutzerin den Gutscheinbeleg nach Abschluss des Auftrags manuell drucken.
    Hinweis: Beim Verkauf eines Gutscheins wird der Gutschein-Code unabhängig von der gewählten Einstellung immer auf dem normalen Kassenbeleg ausgegeben.

13.2.4. Gutscheinartikel für Retouren erstellen

Erstelle einen Gutscheinartikel mit einem Preis von 0,00 Euro. Hier werden nur die Einstellungen beschrieben, die du zum Erstellen von Gutscheinartikeln für Gutscheine aus Retouren benötigst.

Gutscheinartikel für Retouren erstellen:

  1. Öffne das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Klicke auf Neu.
    → Das Tab Neuer Artikel wird geöffnet.

  3. Wähle den Typ Standard.

  4. Gib einen Namen ein.

  5. Gib als Inhalt 1 Stück ein.

  6. Wähle eine Kategorie.

  7. Wähle einen Verkaufspreis aus der Dropdown-Liste.
    Hinweis: Der Verkaufspreis muss mit der Auftragsherkunft der Kasse verknüpft sein.

  8. Gib als Preis 0,00 Euro ein.

  9. Speichere die Einstellungen.
    → Der Artikel wird erstellt und zur weiteren Bearbeitung geöffnet.

  10. Nimm die weiteren Einstellungen vor. Beachte Tabelle 17.

  11. Speichere die Einstellungen.

  12. Notiere dir die ID der Variante.

Tabelle 17. Artikeleinstellungen für Gutscheine für Retouren
Einstellung Erläuterung

Artikel » Artikel bearbeiten » Artikel öffnen » Variante öffnen » Tab: Einstellungen

Aktiv

Option aktivieren.

Beschränkung

Keine wählen.

Umsatzsteuer

0% wählen.

Artikel » Artikel bearbeiten » Artikel öffnen » Variante öffnen » Tab: Verfügbarkeit

Märkte

Kasse(n) aus der Dropdown-Liste wählen.

Mandant

Mandant der Kasse wählen.

Artikel » Artikel bearbeiten » Artikel öffnen » Tab: Felder

Kampagne ID

ID der Gutscheinkampagne eingeben, um den Artikel mit der Kampagne zu verknüpfen.

13.2.5. Gutscheinartikel für Retouren mit Kasse verknüpfen

Gutscheinartikel für Retouren mit Kasse verknüpfen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Öffne die Kasse.
    → Das Tab Grundeinstellungen wird angezeigt.

  3. Aktiviere die Option Gutschein über Retourenbetrag erzeugen.

  4. Gib in das Feld Varianten-ID des Retourengutscheins die Varianten-ID des Retourengutscheins ein.
    → Der Gutscheinartikel wird bei Retouren automatisch gewählt.

13.2.6. Berechtigungen für Retourengutscheine erteilen

Personen mit Admin-Rechten haben standardmäßig die Berechtigung, Retourengutscheine zu erstellen. Konten der Benutzerklasse Backend müssen diese Berechtigungen separat erteilt werden.

Berechtigungen für Retourengutscheine erteilen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.

  2. Optional: Gib in den Filtereinstellungen links eine ID oder einen Namen ein, um die Suche einzuschränken.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die gefundenen Konten werden angezeigt.
    Tipp: Ausgegraute Konten haben Admin-Rechte.

  4. Klicke auf das gewünschte Konto.
    → Die Ansicht Rechte wird geöffnet.

  5. Aktiviere im Bereich Berechtigungen die folgenden Berechtigungen:

    • Gutschein » Kampagne » Code » Code erstellen

    • Gutschein » Kampagne » Code » Code löschen

    • Gutschein » Kampagne » Code » Code anzeigen

  6. Speichere die Einstellungen.

13.2.7. Besonderheiten bei Gutscheinen aus Retouren

  • Im Kassenjournal wird ein Gutschein aus einer Retoure als neuer Auftrag mit dem Vermerk Aus Retoure erzeugter Gutschein dargestellt. Wie bei der Barauszahlung wird eine Gutschrift erstellt. Der Barbestand wird für die Gutschrift reduziert, für den neuen Auftrag jedoch wieder erhöht und bleibt somit gleich.

  • Auf dem Tagesbeleg wird auch ein als Gutschein ausgezahlter Retourenbetrag als Bar-Retoure aufgeführt.

  • Gutscheine aus einer Retoure werden auf dem Tagesbericht als verkaufte Gutscheine ausgewiesen. Der Barbestand bleibt gleich.

14. Abholen und Bezahlen von Online-Bestellungen vorbereiten (Click & Collect)

Über den Webshop, Marktplätze oder andere Herkünfte bestellte Ware kann auch entweder online bezahlt und im Ladengeschäft abgeholt oder im Ladengeschäft bezahlt und abholt werden.

Die folgenden Vorbereitungen sind POS-seitig nötig, wenn du deiner Kundschaft anbieten möchtest, Online-Bestellungen im Laden abzuholen oder im Laden abzuholen und zu bezahlen:

  • Aufträge können nur anhand der Auftrags-ID in die Kasse geladen werden.
    → Stelle sicher, dass Auftragsbestätigungen die Auftrags-ID enthalten. Weise Kund*innen explizit darauf hin, dass diese Auftrags-ID benötigt wird, um den Auftrag in der Filiale zu bearbeiten.

  • Erkläre deinen Kassenkräften, wie sie die Identität von Personen prüfen müssen, die bezahlte Ware im Ladengeschäft abholen. Sonst besteht Gefahr, dass Kassenkräfte die Ware an Unbefugte aushändigen.

  • Nutzt du Prozesse und/oder Ereignisaktionen, um Aufträge zu bearbeiten, die über den Webshop oder Marktplätze ins System gelangen?
    → Prüfe diese Ereignisaktionen und Prozesse, bevor du eine Abholung im Laden anbietest. Stelle sicher, dass Aufträge erst in den Status Warenausgang gebucht gesetzt werden, wenn die Ware im Laden abgeholt wurde.
    → Die Kasse zeigt an, dass die Ware übergeben wurde, wenn in plentymarkets ein Warenausgang für den Auftrag gebucht wurde. Falls Probleme auftreten und jemand darauf besteht, die Ware noch nicht erhalten zu haben, prüfe den Auftrag im plentymarkets Backend. Möglicherweise wurde der Warenausgang zu früh automatisch gebucht.

Beachte außerdem die folgenden Hinweise und Einschränkungen beim Abholen und Zahlen von Online-Bestellungen im Laden:

  • Online-Aufträge können an der Kasse nicht bearbeitet werden. Das Kassenpersonal kann nur Zahlungen anlegen und Notizen zum Auftrag speichern.

  • Online-Aufträge können an der Kasse erst ab App-Version 1.9.2 mit Verkaufsgutscheinen bezahlt werden. Voraussetzung ist, dass für den Auftrag noch keine Zahlung durchgeführt wurde und noch kein Rechnungsdokument für den Auftrag erstellt wurde.

  • Kassenkräfte können Online-Aufträge noch nicht an der Kasse stornieren.

  • Zahlungen, die an der Kasse getätigt werden, um einen Online-Auftrag zu bezahlen, sind für die Kasse umsatzneutral.
    → Im Kassenjournal werden Zahlungen, die nicht umsatzrelevant für die Kasse sind, als Kassenvorfall des Typs Zahlung gespeichert.

  • Über die Option Externer Auftrag: Warenausgang automatisch buchen in den Kasseneinstellungen legst du fest, ob nach der Bezahlung an der Kasse die Ware automatisch aus dem Lager ausgebucht wird. Diese Option ist bei Kassen, die ab 05.03.2019 erstellt werden, standardmäßig aktiviert. Wenn du die Funktion deaktivierst, erkläre deinen Kassenkräften, in welchen Fällen sie den Warenausgang manuell buchen sollen.

15. Warenausgang automatisch buchen

Der Warenbestand wird nicht automatisch verringert, wenn du einen Artikel verkaufst. Erstelle die unten beschriebene Ereignisaktion, um Waren automatisch auszubuchen, wenn ein Kassenauftrag erstellt wird. Weitere Informationen zum Verwalten von Warenbestand findest du auf der Handbuchseite Waren ausbuchen.

Buchen des Warenausgangs beim Erstellen eines Kassenauftrags

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 18.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 18 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 18. Ereignisaktion zum automatischen Buchen des Warenausgangs beim Erstellen eines Kassenauftrags
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Dokumente: Kassenbeleg generiert

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Auftrag > Herkunft

Kassen wählen, für die Warenausgang gebucht werden soll.

Aktion

Auftrag > Warenausgang buchen

16. Kasse mit Gerät verbinden

Verbinde nun die Kasse mit dem Gerät, auf dem die Kasse betrieben werden soll.

16.1. Kasse mit Gerät koppeln

Gehe wie unten beschrieben vor, um eine Kasse mit dem Gerät zu koppeln, auf dem die Kasse betrieben werden soll.

Automatische Datum- und Zeiteinstellung aktivieren

Damit Kassenaufträge und Tagesabschlüsse mit dem plentymarkets Backend korrekt synchronisiert werden, müssen Datum und Uhrzeit des Geräts korrekt eingestellt sein. Deshalb wird empfohlen, das Datum und die Uhrzeit des Geräts automatisch einstellen zu lassen, damit keiner zeitlichen Unstimmigkeiten in den Tagesabschlüssen auftreten.

Kasse mit Gerät koppeln:

  1. Öffne die plentymarkets App auf dem Gerät, das du mit der Kasse koppeln möchtest.

  2. Öffne das Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte Tabelle 19.

  4. Speichere die Einstellungen.
    → Das Gerät wird mit der Kasse gekoppelt.

Tabelle 19. Kasse mit Gerät koppeln
Einstellung Erläuterung

Mandant

Mandant wählen, für den die Kasse erstellt wurde.

POS

Kasse wählen.

Preis

Wählen, ob Aufträge brutto oder netto erstellt werden sollen.

Bondrucker

IP-Adresse des Bondruckers eingeben.
Tipp: Auf Testbeleg drucken tippen, um einen Testbeleg zu drucken.

Drucker

Optional können über das Plugin plentyBase weitere Drucker angebunden werden.

Automatisches Drucken

Ein = Standardeinstellung. Belege werden automatisch gedruckt, wenn ein Vorgang abgeschlossen wurde.
Aus = Das Drucken von Belegen muss manuell ausgelöst werden.

Darstellung
(nur Tablets)

Smartphone = Für Smartphones optimierte Darstellung; Hoch- oder Querformat.
Tablet = Für Tablets optimierte Darstellung; nur Querformat.

Startbeleg erstellen
(nur neue Kassen mit Standort Österreich)

Wählen, um den Startbeleg zu erstellen und so die manipulationssichere Sicherheitseinrichtung für die Kasse zu aktivieren. Nachdem der Startbeleg erstellt wurde, kann das Standortland der Kasse nicht mehr geändert werden.

Endbeleg erstellen
(nur Kassen mit Standort Österreich und aktivierter Sicherheitseinrichtung)

Wählen, um den Endbeleg zu erstellen und so die manipulationssichere Sicherheitseinrichtung für die Kasse zu deaktivieren. Nachdem der Endbeleg erstellt wurde, kann die Kasse nicht mehr verwendet werden.

16.2. Kasse von Gerät entkoppeln

Du hast die Möglichkeit, die Koppelung einer Kasse mit dem Gerät aufzuheben. Stattdessen kannst du entweder eine andere Kasse mit dem Gerät verbinden oder keine Kasse wählen.

Kasse von Gerät entkoppeln:

  1. Öffne die plentymarkets App.

  2. Öffne das Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS.

  3. Wähle für die Einstellung POS eine andere Kasse oder wähle den leeren Eintrag.

  4. Speichere die Einstellungen.
    → Das Gerät wird von der Kasse entkoppelt.

Entkoppelung der Kasse nur auf dem Gerät möglich

Du kannst die Kasse nur über die Einstellungen auf dem Gerät von der Kasse entkoppeln. Wende dich bei einem Verlust oder Defekt des Geräts an den plentymarkets Support, um die Koppelung aufzuheben.

17. Senden des Kassenbelegs an Bestandskunden einrichten

plentymarkets ermöglicht dir, Kassenbelege per Ereignisaktion automatisch an die am Kundendatensatz gespeicherte E-Mail-Adresse zu senden. Dazu erstellst du zunächst eine E-Mail-Vorlage mit dem PDF-Anhang Kassenbeleg. Erstelle dann eine Ereignisaktion. Für Kassenaufträge, die im Offline-Modus erstellt werden, wird die Ereignisaktion jedoch erst ausgeführt, wenn die Kassenaufträge in das plentymarkets Backend hochgeladen werden. Prüfe die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zum Versand von E-Mails, bevor du die Ereignisaktion aktivierst.

17.1. E-Mail-Vorlage erstellen

Erstelle zunächst eine E-Mail-Vorlage, die versendet wird, wenn ein Kassenbeleg generiert wird.

E-Mail-Vorlage erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen.

  2. Klicke auf Neue E-Mail-Vorlage.
    → Das Fenster Neue E-Mail-Vorlage wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen für die Vorlage ein.

  4. Wähle einen Eigner oder Alle aus der Dropdown-Liste Eigner.

  5. Klicke auf Speichern.
    → Die E-Mail-Vorlage wird erstellt und je nach gewähltem Eigner in einem der drei Ordner gespeichert.

  6. Wähle den PDF-Anhang Kassenbeleg.

  7. Nimm die weiteren Einstellungen vor. Beachte die Erläuterungen unter Neue E-Mail-Vorlage erstellen.

  8. Speichere die Einstellungen.

17.2. Ereignisaktion für automatischen E-Mail-Versand erstellen

Erstelle nun eine Ereignisaktion, über die die E-Mail-Vorlage versendet wird, wenn ein Kassenbeleg generiert wird.

Ereignisaktion für automatischen E-Mail-Versand erstellen

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 20.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 20 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 20. Ereignisaktion zum automatischen Senden des Kassenbelegs
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Dokumente: Kassenbeleg generiert

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag
Retoure

Filter 2

Auftrag > Herkunft

Kasse wählen, für die Kassenbelege per E-Mail versendet werden sollen.

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Vorlage: Die E-Mail-Vorlage für Kassenbeleg wählen
Empfänger: Option Kunde wählen

18. Druck von Kassenbelegen über andere Drucker einrichten

Standardmäßig werden alle Kassenbelege über den Bondrucker gedruckt, den du im Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS über die Option Bondrucker festlegst. Zusätzlich kannst du aber Kassenbelege auch auf anderen Druckern ausdrucken. Zum Beispiel kann es sinnvoll sein, Belege auf einem DIN-A4-Drucker statt auf Thermopapier zu drucken, die länger aufbewahrt werden müssen.

Um zusätzliche Drucker zu nutzen, benötigst du einen im Netzwerk zugänglichen Rechner, der mit einem oder mehreren Druckern verbunden ist, über die du die Kassenbelege drucken möchtest. Auf diesem Rechner installierst du das Plugin plentyBase. plentyBase dient dazu, eine Verbindung zwischen der plentymarkets App und dem lokalen Rechner herzustellen. So kann die Kasse auf die Drucker zugreifen, auf die auch der lokale Rechner zugreifen kann. Im plentymarkets Backend konfigurierst du diese Drucker im Menü Einrichtung » Einstellungen » Drucker.

Bondrucker läuft ohne plentyBase

Der Bondrucker wird über die IP-Adresse des Druckers an die plentymarkets App angebunden. Deshalb ist plentyBase für die Nutzung des Bondruckers nicht erforderlich. Du benötigst plentyBase also nur, wenn du andere Drucker an plentymarkets POS anbinden möchtest.

18.1. plentyBase installieren und einrichten

plentyBase ist ein von plentymarkets entwickeltes Plugin. Anders als die meisten anderen plentymarkets Plugins wird plentyBase jedoch nicht im plentymarkets Backend aktiviert. Stattdessen wird plentyBase auf einem lokalen Rechner installiert und ausgeführt. plentyBase stellt eine Schnittstelle bereit, über die du aus dem plentymarkets Backend und/oder der plentymarkets App die Drucker nutzen kannst, die an den Computer angeschlossen sind.

Damit die Drucker in der plentymarkets App verfügbar sind, müssen die folgenden Vorraussetzungen erfüllt sein:

  • plentyBase muss auf dem Rechner installiert sein.
    → Die Installationsdatei lädst du im plentyMarketplace herunter.

  • plentyBase muss auf dem Rechner konfiguriert sein.
    → Die Konfigurationsanleitung findest du in der Beschreibung des Plugins plentyBase.
    Hinweis: Aktiviere beim Konfigurieren die Option HTTP-Server. Nur so kann plentymarkets POS mit plentyBase kommunizieren.

  • plentyBase muss auf dem Rechner gestartet sein.
    Empfehlung: Konfiguriere plentyBase so, dass plentyBase beim Starten des Rechners automatisch gestartet wird.

  • Die Verbindungsdaten von plentyBase müssen in der plentymarkets App gespeichert sein.
    → Wie du die plentyBase Verbindungsdaten in der App speicherst, erfährst du in der Beschreibung des Plugins plentyBase.

  • Die Drucker müssen im plentymarkets Backend im Menü Einrichtung » Einstellungen » Drucker konfiguriert sein.

18.2. Drucker für Kassenbelege speichern

Nachdem du plentyBase eingerichtet hast, kannst du im Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS im Bereich Drucker die im plentymarkets Backend konfigurierten Drucker wählen.

Gehe wie unten beschrieben vor, um festzulegen, welche Kassenbelege über welchen Drucker gedruckt werden sollen.

Drucker pro Belegart festlegen:

  1. Öffne die plentymarkets App.

  2. Öffne das Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS.

  3. Nimm im Bereich Drucker die Einstellungen vor. Beachte Tabelle 21.

  4. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 21. Drucker für Kassenbelege festlegen
Einstellung Erläuterung

Standard-Drucker

In der Dropdown-Liste den Standard-Drucker für die Kasse wählen. Standardmäßig ist der Bondrucker vorausgewählt.
Hinweis: In der Dropdown-Liste werden der Bondrucker und die Drucker im Netzwerk angezeigt, auf die die Kasse Zugriff hat. Wenn in der Dropdown-Liste außer dem Bondrucker und dem Standarddrucker keine Drucker angezeigt werden, wird es Zeit für ein Troubleshooting.

Kaufbeleg;
Tagesabschluss;
Zwischenbericht;
Kassensturz;
Stornierungsbeleg;
Einlage und Entnahme;
Gutscheinbeleg;
Retourenbeleg;
Gutschriftbeleg

Der Standard-Drucker ist vorausgewählt. Wenn alle Kassenbelege auf dem Standard-Drucker gedruckt werden sollen, sind keine weiteren Einstellungen erforderlich. Sonst in den Dropdown-Listen der einzelnen Kassenbelege den Drucker wählen, auf dem der Beleg gedruckt werden soll.
Hinweis: In den Dropdown-Listen werden der Bondrucker und die Drucker im Netzwerk angezeigt, auf die die Kasse Zugriff hat. Wenn in den Dropdown-Listen außer dem Bondrucker und dem Standarddrucker keine Drucker angezeigt werden, wird es Zeit für ein Troubleshooting.

18.3. Testseite drucken

Gehe wie unten beschreiben vor, um eine Testseite zu drucken.

Testseite drucken:

  1. Öffne die plentymarkets App.

  2. Öffne das Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS.

  3. Tippe oben rechts auf das Menü-Symbol.

  4. Tippe auf Testdruck.
    → Das Fenster Testdruck wird angezeigt.

  5. Wähle in der Dropdown-Liste den Beleg, für den du das Drucken testen möchtest.

  6. Tippe auf Testseite drucken.
    → Eine Testseite wird gedruckt.
    → Wenn keine Testseite gedruckt wird, prüfe die Einstellungen wie im Troubleshooting-Fall 2 beschrieben.

18.4. Troubleshooting: Fehler bei Druckern

18.4.1. Fall 1: In den Kasseneinstellungen können keine Drucker gewählt werden

Du hast bisher noch keine zusätzlichen Drucker in den POS-Einstellungen gespeichert. In den Dropdown-Listen des Bereichs Drucker werden außer dem Bondrucker und dem Standard-Drucker keine Drucker angezeigt. Bondrucker und Standard-Drucker sind in diesem Fall identisch.

  • Ist plentyBase auf einem Rechner im Netzwerk installiert?
    → Die Installationsdatei lädst du im plentyMarketplace herunter.

  • Wurde plentyBase korrekt konfiguriert?
    → Die Konfigurationsanleitung findst du in der Beschreibung des Plugins plentyBase.
    Tipp: Wurde die Option HTTP-Server aktiviert und ein HTTP-Port angegeben?

  • Wurden die plentyBase Einstellungen in der App gespeichert?
    → Wie du die plentyBase Verbindungsdaten in der App speicherst, erfährst du in der Beschreibung des Plugins plentyBase.
    Tipp: Wurde der richtige HTTP-Port in der App gespeichert?

  • Ist plentyBase auf dem Rechner gestartet?
    Empfehlung: Konfiguriere plentyBase so, dass plentyBase beim Starten des Rechners automatisch gestartet wird.

  • Wurde der Drucker im plentymarkets Backend gespeichert und konfiguriert?

18.4.2. Fall 2: Drucker sind in den Kasseneinstellungen gespeichert, aber nicht erreichbar

Der Drucker wurde für den Druck einer oder mehrerer Belege ausgewählt und die Einstellungen gespeichert. Der Drucker ist aber nun mit einem Dreieck gekennzeichnet und nicht erreichbar.

  • Ist der Rechner an, auf dem plentyBase installiert ist?

  • Ist der Drucker an und funktionsbereit?

  • Ist der Drucker mit dem Rechner verbunden?

  • Ist plentyBase auf dem Rechner gestartet?

  • Wurden die plentyBase Konfigurationseinstellungen vor kurzem geändert, zum Beispiel der HTTP-Port oder der Access Token?
    → Wenn ja, wurden die neuen Einstellungen in der plentymarkets App gespeichert?

  • Wurde die Druckerkonfiguration aus dem plentymarkets Backend entfernt?
    → Drucker konfigurierst du im Menü Einrichtung » Einstellungen » Drucker.

19. Druck von Artikeletiketten einrichten

Wie du Etikettenvorlagen erstellst und Artikeletiketten in der Artikelsuche der plentymarkets App druckst, erfährst du unter Etiketten einrichten.

plentyBase konfigurieren

Um Etiketten drucken zu können, benötigst du das kostenlose Plugin plentyBase. plentyBase stellt eine Schnittstelle bereit, über die du aus dem plentymarkets Backend und/oder der plentymarkets App die Drucker nutzen kannst, die an den Computer angeschlossen sind. Wie du plentyBase installierst und konfigurierst erfährst du in der Beschreibung des Plugins plentyBase.

20. Kassenvorgänge im Kassenjournal suchen

Alle Kassenvorgänge werden in plentymarkets dokumentiert. Im Menü Aufträge » POS » Kassenjournal kannst du Kassenvorgänge suchen, anzeigen und bei Bedarf exportieren. Mit den Filtern des Tabs Filter grenzt du die im Kassenjournal angezeigten Kassenvorgänge anhand bestimmter Kriterien ein. Die gefundenen Kassenvorgänge werden im Tab Kassenjournal aufgelistet. Die Ergebnisse sind standardmäßig nach dem Datum sortiert. Gehe wie unten beschrieben vor, um Kassenvorgänge im Kassenjournal zu suchen.

Kassenvorgänge im Kassenjournal suchen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » POS » Kassenjournal.

  2. Wähle die Filter. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 22.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Kassenvorgänge, die den Suchkriterien entsprechen, werden im Tab Kassenjournal aufgelistet.

Tabelle 22. Menü Kassenjournal
Einstellung Erläuterung

Tab: Filter

Suchen

Ohne Filtereinstellungen auf Suchen klicken, um alle Kassenvorgänge anzuzeigen.
Oder: Die Suchergebnisse durch Filtereinstellungen eingrenzen und auf Suchen klicken. Die gefundenen Kassenvorgänge werden im Tab Kassenjournal aufgelistet.

Reset

Eingestellte Filterkriterien zurücksetzen.

Belegnummer: von;
Belegnummer: bis

Die Belegnummer des ersten und des letzten Belegs eingeben, um Kassenvorgänge einer bestimmten Belegabfolge anzuzeigen. Um nur einen Beleg anzuzeigen, die gesuchte Belegnummer in die Felder Belegnummer: von und Belegnummer: bis eingeben.

Buchungskonto

Ein Buchungskonto eingeben, um Kassenvorgänge eines bestimmten Buchungskontos anzuzeigen.

Verk. Gutscheine zu Betrag

Möchtest du verkaufte Gutscheine wie Umsätze behandeln?
Häkchen gesetzt = Gutscheinverkäufe zählen zum Umsatz. Die Beträge werden also als "Einnahmen" im Kassenjournal verzeichnet. Gutscheinverkäufe fließen in den Wert rein, der rechts in die Spalte Betrag zu sehen ist. Gutscheine werden auch im PDF-Export und CSV-Export wie Umsätze behandelt.

Mandant (Shop)

Einen Mandanten (Shop) aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieses Mandanten einzugrenzen.

Kasse

Eine Kasse aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieser Kasse einzugrenzen.

Benutzer

Einen Benutzer aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieser Kassenkraft einzugrenzen.

Zahlungsart

Eine Zahlungsart aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge mit dieser Zahlungsart einzugrenzen. Die Dropdown-Liste enthält nur aktive Zahlungsarten.

Zeitraum

Eine Zeitspanne wählen, um die angezeigten Kassenvorgänge auf diesen Zeitraum zu beschränken.
Um Belege eines benutzerdefinierten Zeitraums anzuzeigen, die Option Datumsauswahl wählen und im Feld von das Startdatum und im Feld bis das Enddatum eingeben oder aus dem angezeigten Kalender wählen.

Typ

Einen Typ aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieses Typs einzugrenzen.

Tab: Kassenjournal

Datum

Datum und Uhrzeit des Kassenvorgangs

Vorgang

Zeigt an, ob der Vorgang eine Einnahme (E) oder eine Ausgabe (A) ist.

Betrag

Der Wert des Kassenvorgangs

Belegnummer

Die fortlaufende Nummer des Belegs, der für den Kassenvorgang erstellt wurde. Auf die Belegnummer klicken, um den Beleg im PDF-Format zu öffnen.

Typ

Der Typ des Kassenvorgangs

Barbestand

Der Barbestand der Kassen nach Abschluss des Kassenvorgangs

Auftrags-ID

Die ID des in plentymarkets erstellten Auftrags

Steuersatz

Die Steuersätze, die für diesen Auftrag zum Tragen kommen.

USt.

Die im Auftragswert enthaltene Umsatzsteuer

Buchungstext

Der Buchungstext für den Kassenvorgang. Bei Einlagen und Entnahmen entspricht der Buchungstext dem Grund der Bargeldbewegung.

21. Kassenvorgänge in Deutschland rechtssicher belegen

Für eine ordnungsgemäße Kassenführung in Deutschland müssen alle Kassenvorgänge elektronisch und unveränderbar aufgezeichnet und für die Dauer des Aufbewahrungszeitraums digital lesbar archiviert werden. Damit du diesen gesetzlichen Anforderungen nachkommen kannst, stellt plentymarkets verschiedene Exportfunktionen bereit. Bespreche mit deinem Steuerberater, welche Daten du exportieren und archivieren solltest, um rechtssicher zu arbeiten.

21.1. Kassenvorgänge als PDF-/CSV-Datei exportieren

Die im Kassenjournal angezeigten Kassenvorgänge kannst du entweder als PDF-Datei oder als CSV-Datei exportieren. Exportiert werden die über die Suche gefilterten Kassenvorgänge. Gehe wie unten beschrieben vor, um Kassenvorgänge zu exportieren. Nachdem du einen Exportvorgang gestartet hast, ist das Starten weiterer Kassenjournalexporte zwei Minuten lang nicht möglich.

Kassenvorgänge als PDF-Datei exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » POS » Kassenjournal.

  2. Wähle die Filter. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 22.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Kassenvorgänge, die den Suchkriterien entsprechen, werden im Tab Kassenjournal aufgelistet.

  4. Klicke auf PDF-Export.
    → Eine PDF-Datei der gefilterten Kassenvorgänge wird generiert. Abhängig von der Anzahl der Datensätze kann dieser Vorgang mehrere Minuten dauern.
    → Die PDF-Datei wird in einem separaten Browser-Fenster angezeigt.

  5. Speichere die PDF-Datei.

Kassenvorgänge als CSV-Datei exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » POS » Kassenjournal.

  2. Wähle die Filter. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 22.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Kassenvorgänge, die den Suchkriterien entsprechen, werden im Tab Kassenjournal aufgelistet.

  4. Klicke auf CSV-Export.

  5. Wähle und bestätige einen Speicherort für die CSV-Datei.
    → Eine CSV-Datei der gefilterten Kassenvorgänge wird generiert. Abhängig von der Anzahl der Datensätze kann dieser Vorgang mehrere Minuten dauern.
    → Die CSV-Datei wird gespeichert.

21.2. IDEA-Export erstellen

Laut den deutschen handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften (GoBD) musst du bei einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung nicht nur aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten vorlegen, sondern auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereitstellen. Deshalb stellt plentymarkets einen GoBD-konformen Export der Kassenvorgänge bereit. Die Exportdateien ermöglichen Betriebsprüfern, deine Kassendaten vollständig und effizient auszuwerten. Gehe wie unten beschrieben vor, um einen IDEA-Export zu erstellen:

IDEA-Dateien exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » POS » IDEA-Export.

  2. Wähle das Kalenderjahr, für das du die Daten exportieren möchtest.

  3. Klicke auf das Zahnrad, um den Export zu generieren.
    → Der Export wird über Nacht generiert.
    → Der Export ist abgeschlossen, wenn der Status Fertig angezeigt wird.

  4. Klicke auf das Download-Symbol in der Spalte Aktionen.

  5. Wähle einen Speicherort und bestätige die Auswahl.
    → Die IDEA-Dateien werden exportiert und als ZIP-Datei gespeichert.

22. Kassenaufträge im plentymarkets Backend ändern

Für Kassenaufträge wird ein Auftrag im plentymarkets Backend erstellt. Nach dem Erstellen des Auftrags können keine nachträglichen Änderungen von rechtlich relevanten Auftragsdaten vorgenommen werden. Ausgenommen hiervon sind Auftragsdaten, die sich im Rahmen der Bearbeitung und Erfüllung von Aufträgen ändern bzw. deren Historie dokumentieren:

  • Sprache

  • Status

  • Bezahlter Betrag

  • Zahlungsstatus

  • Retourengründe

  • Auftrag lässt sich Sammelauftrag zuordnen

  • Lieferanschrift

  • E-Mail-Versand

  • Auftragsnotiz

  • Versanddatum

  • Rückgabedatum

23. Kasse außer Betrieb nehmen

Lösche eine Kasse, die du nicht mehr benötigst, um diese Kasse dauerhaft außer Betrieb zu nehmen. Die Geschäftsvorfälle, die über die Kasse abgewickelt wurden, bleiben im System gespeichert und können weiter steuerrechtlich ausgewertet werden.

Besonderheit bei Kassenstandort Österreich

Bei Kassen mit Standort Österreich, bei denen die Sicherheitseinrichtung aktiviert wurde, muss der Endbeleg in der App erstellt werden, um die Kasse dauerhaft außer Betrieb zu nehmen. Dadurch wird die Kasse automatisch gelöscht.

Kasse löschen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Standard » POS.

  2. Klicke auf die Kasse.
    → Das Tab Grundeinstellungen der Kasse wird geöffnet.

  3. Klicke oben links auf Löschen.
    → Die Kasse wird gelöscht.
    Hinweis: Bei Kassen mit Standort Österreich und aktivierter Sicherheitseinrichtung muss der Endbeleg in der App erstellt werden. Dadurch wird die Kasse automatisch gelöscht.

24. plentymarkets POS in Österreich nutzen

Laut Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) müssen Registrierkassen in Österreich mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein, die dafür sorgt, dass die über die Kasse abgewickelten Kassenvorgänge manipulationssicher, also nicht mehr veränderbar sind. Sichtbares Zeichen für diesen Manipulationsschutz ist der QR-Code auf dem Kassenbeleg. Hier erfährst du, wie du Kassen in Betrieb nimmst und nutzt, die in Österreich betrieben werden sollen.

24.1. Übersicht: Inbetriebnahme der Kasse

Für Kassen mit Standort Österreich sind die in Tabelle 23 erläuterten Schritte notwendig, um die von der RKSV vorgeschriebene Sicherheitseinrichtung in Betrieb zu nehmen. Detaillierte Informationen zu diesen rechtlichen Anforderungen findest du auf der Website des österreichischen Bundesministeriums für Finanzen. Auf dieser Handbuchseite werden nur die Schritte beschrieben, die erforderlich sind, um eine plentymarkets POS Kasse mit Standort Österreich in Betrieb zu nehmen. Die Beschreibung ersetzt keine rechtliche und steuerrechtliche Beratung.

Tabelle 23. Kasse in Österreich in Betrieb nehmen
Reihen- folge Schritt Erläuterung

1.

Signaturkarte und Signaturkartenleser beschaffen

  • plentymarkets POS ist für den Einsatz mit dem Feitian Smartcard-Leser bR301 optimiert.

  • plentymarkets testet mit den Signaturkarten des Vertrauensdiensteanbieters PrimeSign.

2.

Manipulationssichere Registrierkasse initialisieren

Siehe Grundeinstellungen der Kasse vornehmen

3.

Startbeleg erstellen

Siehe Startbeleg erstellen

4.

Signaturkarte und Registrierkasse bei FinanzOnline registrieren

Nachdem der Startbeleg erstellt wurde, registrierst du Signaturkarte und Registrierkasse bei FinanzOnline. Für die Registrierung benötigst du die folgenden Daten:

Signaturkarte (Unterlagen der Signaturkarte):

  • Die Seriennummer des Signaturzertifikats

  • Den Namen des Vertrauensdiensteanbieters, bei dem das Zertifikat erworben wurde

  • Die PIN des Signaturzertifikats

Registrierkasse (Einstellungen » Mandant » Standard » POS » Kasse öffnen » Tab: Grundeinstellungen):

  • Die Kassenidentifikationsnummer der plentymarkets POS Kasse. Die Kassenidentifikationsnummer findest du im Menü Einstellungen » Mandant » Standard » POS » Kasse öffnen » Tab: Grundeinstellungen.

  • Den Benutzerschlüssel AES-256, der im Menü Einstellungen » Mandant » Standard » POS » Kasse öffnen » Tab: Grundeinstellungen angezeigt wird.

5.

Startbeleg mit der BMF-Belegcheck-App scannen

Scanne den QR-Code auf dem Startbeleg der Kasse, nachdem du die Registrierung bei FinanzOnline abgeschlossen hast. Die App prüft dabei die Gültigkeit der Signatur auf den Belegen der Registrierkasse.
Tipp: Zwischen dem Zeitpunkt der Registrierung von Signaturkarte und Registrierkasse über FinanzOnline und der Prüfung des Startbelegs darf nicht mehr als eine Woche liegen.
Existierende Kassen mit Standort Österreich

Existierende Kassen können nicht nachträglich manipulationssicher gemacht werden. Wenn du bereits eine plentymarkets POS Kasse in Österreich betreibst, erstellst du eine neue Kasse und nimmst die alte Kasse außer Betrieb.

24.2. Startbeleg erstellen (Standort Österreich)

Erstelle nun den Startbeleg, um die Kasse in Betrieb zu nehmen. Du benötigst die PIN für das Signaturzertifikat des Vertrauensdiensteanbieters, um den Startbeleg zu erstellen. Den Startbeleg erstellst du im POS-Menü der plentymarkets App. Nachdem der Startbeleg erstellt wurde, kann das Standortland der Kasse nicht mehr geändert werden.

Startbeleg erstellen:

  1. Öffne die plentymarkets App.

  2. Öffne das Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS.

  3. Gib die PIN für das Signaturzertifikat des Vertrauensdiensteanbieters ein.

  4. Tippe auf Startbeleg erstellen.
    → Der Startbeleg wird gedruckt.
    → Der Startbeleg wird im Kassenjournal und im Dokumentenarchiv gespeichert.
    → Die Kasse kann in Betrieb genommen werden.
    → Belege werden signiert und der QR-Code auf Belegen ausgegeben.
    → Kassenvorgänge werden DEP-konform im System gespeichert.

24.3. Kassenvorgänge in Österreich belegen

Laut der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) müssen Belege signiert und mit einem QR-Code versehen werden. Dieser QR-Code enthält die wesentlichen Beleginhalte, einen verschlüsselten Umsatzzähler und einen Verweis auf den letzten Beleg. Dieser Verweis sorgt dafür, dass die vorhergehenden Belege nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Außerdem muss für jede Registrierkasse ein Datenerfassungsprotokoll geführt werden, das jederzeit lokal exportiert werden kann.

Damit du diesen gesetzlichen Anforderungen nachkommen kannst, stellt plentymarkets verschiedene Exportfunktionen bereit. Bespreche mit deinem Steuerbüro, welche Daten du exportieren und archivieren solltest, um rechtssicher zu arbeiten.

24.3.1. DEP-Export erstellen

Laut §7 der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) muss jede Registrierkasse über ein Datenerfassungsprotokoll (DEP) verfügen. Im DEP sind mindestens die Signierung von Belegen im Zusammenhang mit Barumsätzen und die Stornierung von Barumsätzen zu speichern. Die Unveränderlichkeitkeit der Daten ergibt sich dabei aus der Signaturverkettung. Pro DEP darf nur eine Kasse abgebildet werden.

Der DEP-Export wird als JSON-Datei bereitgestellt und enthält die folgenden Belegdaten:

  • Belege-Gruppe

  • Signaturzertifikat

  • Zertifizierungsstellen

  • Belege-kompakt

Das DEP einer Registrierkasse muss dabei auf Verlangen jederzeit auf einen externen Datenträger im vorgesehenen Exportformat exportiert werden können. Gehe wie unten beschrieben vor, um einen DEP-Export zu erstellen:

DEP-Dateien exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » POS » DEP-Export.

  2. Wähle den Mandanten (Shop), für den du Daten exportieren möchtst.

  3. Wähle die Kasse, für die du Daten exportieren möchtst.

  4. Wähle das Datum, ab dem du Daten exportieren möchtst.

  5. Wähle das Datum, bis zu dem du Daten exportieren möchtst.

  6. Klicke auf Herunterladen.
    → Die Datei wird im Standard-Download-Ordner des Browsers gespeichert.
    Tipp: Der Dateiname enthält den Exportzeitraum, zum Beispiel depExport_9-1-2017-9-2-2017.json für Daten von 9.1. bis 9.2.2017.

24.3.2. Monatsbeleg erstellen (Österreich)

Monatsbelege sind signierte Kontrollbelege mit einem Betrag von Null (0,00) Euro. Laut RKSV muss am Ende jedes Monats ein Monatsbeleg erstellt werden. Der Monatsbeleg für den Monat Dezember dient gleichzeitig als Jahresbeleg. Diesen Jahresbeleg musst du jedes Jahr zusätzlich ausdrucken, aufbewahren und den Barcode mit der BMF Belegcheck-App prüfen.

Berechtigungen für Monatsbelege erteilen

Kassenpersonal mit Admin-Rechten hat standardmäßig die Berechtigung, Monatsbelege zu erstellen. Kassenpersonal mit der Benutzerklasse Backend muss diese Berechtigung erteilt werden.

Benutzern Berechtigungen für Monatsbelege erteilen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer.

  2. Öffne das Konto des Benutzers.

  3. Öffne das Tab Mobile.

  4. Aktiviere im Bereich POS-Funktionen die Berechtigung Monatsbeleg (AT).

  5. Speichere die Einstellungen.
    → Die Kassenbenutzerin ist berechtigt, Monatsbelege in plentymarkets POS zu erstellen.

24.4. SOS: Die Signatureinheit ist ausgefallen - was jetzt?

Die RKSV gibt vor, wie du vorgehen musst, falls die Signatureinheit der Registrierkasse ausfällt:

  • Wenn die Signatureinheit ausfällt, musst du Geschäftsfälle auf einer anderen Registrierkasse mit funktionierender Signatureinheit erfassen.

  • Wenn keine andere Registrierkasse verfügbar ist, kann die Registrierkasse temporär ohne Signatureinheit betrieben werden.

  • Dauert der Ausfall der Signatureinheit länger als 48 Stunden, musst du Beginn und Ende des Ausfalls innerhalb einer Woche über FinanzOnline dem Finanzamt melden.

  • Sämtliche nicht signierte Belege müssen mit dem Hinweis Sicherheitseinrichtung ausgefallen versehen werden.
    → In plentymarkets POS werden Belege automatisch mit diesem Hinweis versehen, wenn die Signatureinheit ausfällt.

  • Sobald die Signatureinheit wieder funktioniert, muss ein signierter Sammelbeleg erstellt werden, der sämtliche Geschäftsvorfälle enthält, die im Ausfallzeitraum über die Registrierkasse abgewickelt wurden.
    → plentymarkets POS erstellt automatisch einen signierten Sammelbeleg, wenn die Signatureinheit wieder in Betrieb genommen wird.

24.5. Kontrollbeleg auf Verlangen der Finanzpolizei erstellen

Bei einer Kassenrückschau durch die Finanzpolizei muss auf Verlangen ein Kontrollbeleg mit dem Betrag Null erstellt werden. Mit diesem Kontrollbeleg kann die prüfende Person die Gültigkeit der Signatur mit einer Prüf-App direkt vor Ort in deinem Laden prüfen. Jede Kassenkraft kann einen solchen Kontrollbeleg auf Verlangen erstellen. Zum Erstellen des Kontrollbelegs sind keine zusätzlichen Berechtigungen erforderlich.

24.6. Kasse außer Betrieb nehmen (Standort Österreich)

Um eine Kasse mit Standort Österreich dauerhaft außer Betrieb zu nehmen, erstellst du einen Endbeleg. Ein Endbeleg ist ein signierter Kontrollbelege mit einem Betrag von Null (0,00) Euro, der nur erstellt werden kann, wenn für die Kasse auch ein Startbeleg erstellt wurde. Den Endbeleg erstellst du im POS-Menü der plentymarkets App. Nachdem ein Endbeleg für die Kasse erstellt wurde, kann die Kasse nicht mehr verwendet werden.

Endbeleg erstellen:

  1. Öffne die plentymarkets App.

  2. Öffne das Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS.

  3. Tippe auf Endbeleg erstellen.
    → Der Endbeleg wird gedruckt.
    → Der Endbeleg wird im Kassenjournal und im Dokumentenarchiv gespeichert.
    → Die Kasse kann nicht mehr verwendet werden.

  4. Melde dem Finanzamt, dass die Kasse außer Betrieb genommen wurde.

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