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Zahlungen verwalten

Zahlungen erreichen dein System aus verschiedenen Quellen. Im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr verwaltest du sämtliche Zahlungseingänge unabhängig von der Zahlungsquelle. Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten von Zahlungsmöglichkeiten unterschieden: Zahlungen mit und Zahlungen ohne Zahlungsanbieter. Zahlungen per PayPal oder Vorkasse in Form einer Vorab-Überweisung erfordern einen Zahlungsanbieter, auch Payment Provider genannt. Barzahlungen benötigen keinen Zahlungsanbieter. Weitere Informationen zu Zahlungsarten und Payment-Plugins findest du im Bereich Payment.

1. Grundeinstellungen für Zahlungseingänge vornehmen

In diesem Menü nimmst du Einstellungen für die automatische Zuordnung sowie die Zahlungskulanz vor. Es sind bereits Standardeinstellungen im System hinterlegt, die aus Erfahrungswerten gewonnen wurden und sich in der Praxis bewährt haben. Um diese Einstellungen zu ändern, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Grundeinstellungen ändern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Eingänge.

  2. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 1. Grundeinstellungen für Zahlungseingänge vornehmen
Einstellung Erläuterung

Übereinstimmung für automatische Zuordnung

Zwischen 0.7 (nicht so genaue Übereinstimmung zur Zuordnung nötig) und 1.0 (genaue Übereinstimmung nötig) wählen. Ist dieser Wert höher eingestellt, kann das Problem auftreten, dass Zahlungen nicht zugeordnet werden können. Daher ist in der Standard-Einstellung ein Wert von 0,75 eingestellt.

Zahlungskulanz

Damit z.B. interne Nachkommabeträge (ab der dritten Nachkommastelle) nicht zu falschen Buchungen führen, sollte ein Mindestbetrag von 0,01 eingetragen sein (Standard-Einstellung). Wenn z.B. 0,05 eingestellt ist, werden Fehlbeträge bis 5 Cent trotzdem als korrekte Buchung behandelt.

Kundenbankdaten importieren

Wählen, ob die Bankdaten des Kunden beim Zahlungseingang importiert und in den jeweiligen Kundendaten hinterlegt werden sollen oder nicht.
Wichtig: Da Bankdaten nur mit Zustimmung des Kunden importiert und gespeichert werden dürfen, ist hier standardmäßig Nein voreingestellt. Vor dem Aktivieren die Rechtslage zu diesem Thema beachten, ggf. auch im jeweiligen Lieferland.

PayPal Zahlung nur entsprechendem eBay Listing zuordnen, sofern an der Zahlung hinterlegt

Falls du ebay Listings in Kombination mit der Zahlungsart PayPal verwendest, empfehlen wir, bei dieser Option JA auszuwählen. So wird sichergestellt, dass entsprechende PayPal-Zahlungen den dazugehörigen Aufträgen von eBay korrekt zugeordnet werden. Sollte an einer PayPal Zahlung eine eBay Listing-ID hinterlegt sein, so wird bei aktivierter Option diese Zahlung nur dem Auftrag zugeordnet, der über eine übereinstimmende eBay Listing-ID verfügt.
Hinweis: Diese Funktionalität bezieht sich ausschließlich auf die PayPal-Schnittstelle für plentymarkets Callisto-Shops und nicht auf das PayPal-Plugin!

WooCommerce PayPal Zahlung ignorieren

Wähle die Option JA, um bei Aufträgen mit der Zahlungsart PayPal, die über WooCommerce importiert werden, den automatischen Zahlungsimport zu deaktivieren.
Hinweis: Diese Funktionalität bezieht sich ausschließlich auf die PayPal-Schnittstelle für plentymarkets Callisto-Shops und nicht auf das PayPal-Plugin!

2. Zahlungen buchen

Zahlungen gehen entweder automatisch im System ein oder werden manuell eingebucht. Zahlungen gehen z.B. automatisch ein, wenn du Payment-Plugins in deinem plentymarkets System nutzt. Einige Zahlungsanbieter leiten den Kunden zur Abwicklung des Zahlungsvorgangs auf die eigenen Seiten weiter. Bei anderen Anbietern werden in deinem Shop die Zahlungsdaten entgegengenommen und im Hintergrund an den Provider weitergeleitet. In beiden Fällen erhält plentymarkets nach erfolgter Zahlung eine Rückmeldung des Anbieters und vermerkt den Zahlungseingang direkt im Auftrag. Manuell importierst du z.B. Bankbuchungen für Zahlungen, die unabhängig von einem Zahlungsanbieter ablaufen.

2.1. Bankbuchungen importieren

Zahlungsvorgänge bei der Zahlungsart Vorkasse und sonstigen Überweisungen fallen in Form von Bankbuchungen an. Bei diesen Zahlungsarten müssen die auf deinem Konto gebuchten Zahlungen an das System gemeldet und den Aufträgen korrekt zugeordnet werden. Importiere Bankbuchungen im CSV-Format in dein plentymarkets System. Beachte dabei die Reihenfolge der Parameter, die von deinem Bankprogramm abhängt. Lege zunächst die Spaltenreihenfolge für den Import fest.

Spaltenreihenfolge festlegen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.
    → Das Tab Zahlungsverkehr wird angezeigt.

  2. Wechsle in das Tab Bankbuchungen » Tab: Einstellungen Datenformat.

  3. Wähle ein Bankkonto.

  4. Klicke auf Bearbeiten.
    → Die Tabelle Felderbelegung wird angezeigt.

  5. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  6. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 2. Spaltenreihenfolge festlegen
Einstellung Erläuterung

Bankkonto

Standard-Konto oder Konto 2 wählen. Wenn unterschiedliche Konfigurationen benötigt werden, alternative Einrichtung für Konto 2 vornehmen.

Ab Zeile

Wählen, ab welcher Zeile die Buchungsdaten importiert werden. Häufig beginnen CSV-Dateien mit einer Kopfzeile, in diesem Fall hier den Wert 2 wählen.

Inhalt

Inhalt wählen und die Reihenfolge der Spalten in der CSV-Datei festlegen.

Importiere anschließend deine Bankbuchungsdatei.

Import durchführen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.
    → Das Tab Zahlungsverkehr wird angezeigt.

  2. Wechsle in das Tab Bankbuchungen » Tab: Importieren.

  3. Wähle das Bankkonto aus der Dropdown-Liste.

  4. Wähle das Feldtrennzeichen.

  5. Klicke unter Buchungsdatei auf Datei auswählen.
    → Ein Fenster wird geöffnet.

  6. Wähle die CSV-Datei aus.

  7. Klicke auf Import.
    → Die Buchungsdatei wird importiert.

Du kannst diesen Vorgang mehrfach wiederholen. Dabei werden Duplikate, d.h. doppelt eingelesene Datensätze, verworfen. Im Anschluss an den Import wird ein Durchlauf mit automatischer Zuordnung zu Aufträgen gestartet.

2.2. Zahlungen manuell buchen

Wenn du eine Zahlung oder Teilzahlung manuell im Auftrag buchen möchtest, weil z.B. dein Kunde die Ware bei Abholung bar bezahlt hat oder weil eine Zahlung nicht in der Übersicht zu finden ist, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Zahlung buchen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffne den Auftrag, in dem du eine Zahlung buchen möchtest.
    → Das Tab Übersicht wird geöffnet.

  3. Wechsle in das Tab Zahlung.

  4. Klicke auf Zahlung buchen.
    → Das Fenster Zahlung buchen wird geöffnet.

  5. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  6. Klicke auf Zahlung buchen.
    → Die Zahlung wird gebucht und in der Zahlungsübersicht angezeigt. Die Beträge in der Kopfzeile der Übersicht werden angepasst.

Tabelle 3. Zahlungen manuell buchen
Einstellung Erläuterung

Betrag

Vollen Betrag oder Teilbetrag eingeben, der gebucht werden soll.

Haben/Soll

Haben oder Soll wählen. Die Auswahl richtet sich nach dem offenen Betrag. Standardmäßig ist Haben gewählt. Bei negativen offenen Beträgen, z.B. bei einer Überzahlung, ist Soll gewählt. Die Auswahl kann bei Bedarf geändert werden.

Währung

Währung wählen, in der die Zahlung vorgenommen werden soll.

Wechselkurs

Bei Bedarf einen von der aktuellen System-Wechselkurs-Konfiguration abweichenden Wechselkurs eingeben.
Wichtig: Wenn die Zahlung in einer anderen Währung als der für die Zahlung eingestellten Währung (Standard-Währung) gebucht werden soll, z.B. in US-Dollar, unter Währung die Option USD wählen und unter Betrag den erhaltenen Betrag eingeben.
Wenn der Wechselkurs im Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Währungen ermittelt wurde und verwendet werden soll, unter Wechselkurs nichts eingeben, da dieser Kurs automatisch angewendet wird. Die Option Wechselkurs wird nur benötigt, wenn ein anderer Wechselkurs für diese Zahlung angewendet werden soll, z.B. der Kurs zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs. In diesem Fall den zu diesem Zeitpunkt zutreffenden Wechselkurs eingeben.

Verwendungszweck

Hier ist die Auftrags-ID voreingetragen, dieser Eintrag kann angepasst werden.

Zahlungseingang

Datum des Zahlungseingangs wählen. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Manuell gebuchte Zahlungseingänge erkennst du an dem Symbol Manuelle Buchung.

2.3. Nicht buchbare Zahlungen

Es gibt Fälle, in denen Zahlungen in der Übersicht keinen Aufträgen mehr zugeordnet werden können. Das sind zum Beispiel Vormerkposten, zu denen die eigentliche Zahlung bereits gebucht wurde. Die Zahlungen werden in der Übersicht mit Nicht verbuchbare Zahlung gekennzeichnet.

3. Zahlungen zuordnen

Nach der Buchung in plentymarkets werden die Zahlungen Aufträgen über eine unscharfe Suche automatisch zugeordnet. Wenn die Zuordnung fehlschlägt, können Buchungen Aufträgen manuell zugeordnet werden. Unzugeordnete Zahlungen sind mit einem grünen Pfeil gekennzeichnet.

Ereignisaktionen für Zahlungseingänge einrichten

Der Zahlungseingang als Ereignis spielt in der Auftragsbearbeitung eine wichtige Rolle, da der Versand häufig erst nach Zahlungseingang erfolgt. In plentymarkets wechselt der Status der meisten Aufträge mit dem Eintreffen der Zahlung von Status [3] - Warten auf Zahlung in Status [5] - Freigabe Versand. Richte Ereignisaktionen ein, um die Auftragsbearbeitung zu automatisieren und den Versand nach Zahlungseingang auszulösen.

Du hast zwei Möglichkeiten, unzugeordnete Zahlungseingänge zuzuordnen. Zum einen, einzelne Zahlungseingänge manuell zuzuordnen, zum anderen, mehrere Zahlungen automatisch zuzuordnen. Wie du die Übereinstimmungsquote für Zahlungseingänge festlegst, wird unter Grundeinstellungen für Zahlungseingänge vornehmen beschrieben.

3.1. Zahlungseingänge manuell zuordnen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Zahlungseingänge manuell zuzuordnen.

Zahlungseingang manuell zuordnen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Klicke in der Zeile eines unzugeordneten Zahlungseingangs auf Zahlung zuordnen.
    → Ein Fenster wird geöffnet.

  3. Wähle den Auftrag, dem die Zahlung zugeordnet werden soll.

  4. Wenn nicht automatisch ein passender Auftrag angezeigt wird, gib die Auftrags-ID oder die zugehörige Rechnungsnummer in das Eingabefeld ein.

  5. Klicke auf Zuordnen, um den Auftrag zuzuordnen.

3.2. Zahlungseingänge automatisch per Gruppenfunktion zuordnen

Mit der Gruppenfunktion bearbeitest du beliebig viele Zahlungen gleichzeitig. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Zahlungseingänge mit der Gruppenfunktion automatisch zuzuordnen.

Zahlungseingänge automatisch zuordnen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Filtere die Zahlungseingänge, die du zuordnen möchtest.

  3. Setze ein Häkchen bei den zuzuordnenden Zahlungseingängen.

  4. Klicke auf Gruppenfunktion.
    → Das Fenster Gruppenfunktion wird geöffnet.

  5. Aktiviere die Automatische Zuordnung.

  6. Klicke auf Ausführen.
    → Die Zahlungseingänge werden zugeordnet.

3.3. Zuordnung von Zahlungseingängen aufheben

Du kannst entweder nur die Zuordnung aufheben und anschließend den Zahlungseingang erneut einem Auftrag zuordnen oder die Zuordnung aufheben und den Zahlungseingang löschen. Dies ist ebenfalls im Tab Zahlung eines Auftrags möglich.

Zuordnung aufheben:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Klicke in der Zeile eines zugeordneten Zahlungseingangs auf Auftragszuordnung aufheben.
    → Die Zuordnung wird aufgehoben und ein grüner Pfeil wird angezeigt.

Zuordnung aufheben und Zahlungseingang löschen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Klicke in der Zeile eines zugeordneten Zahlungseingangs auf Auftragszuordnung aufheben.
    → Die Zuordnung wird aufgehoben und ein grüner Pfeil wird angezeigt.

  3. Klicke am Ende der Zeile des Zahlungseingangs auf Löschen.
    → Der Zahlungseingang wird gelöscht.

4. Zahlungen suchen

Du kannst die Suche nach Zahlungen nutzen, um Zahlungen eines Zahlungsanbieters zu prüfen oder unzugeordnete Zahlungen zu finden. Dazu steht das Tab Filter zur Verfügung.

Zahlungen suchen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Wähle die Filter. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4.

  3. Klicke auf Suchen, um die Suche auszuführen.

Tabelle 4. Zahlungen suchen
Einstellung Erläuterung

Reset

Auf Reset klicken, um Filter zurückzusetzen. Erneut auf Suchen klicken, um alle Zahlungseingänge anzuzeigen.

ID

ID eingeben, um nach der Zahlung mit dieser ID zu suchen.

Auftrags-ID

ID des Auftrags eingeben, dem eine Zahlung zugeordnet ist.

Verwendungszweck

Verwendungszweck oder einen Teil des Verwendungszwecks eingeben, um nach Zahlungen mit diesem Zweck zu suchen.

Kontoinhaber

Kontoinhaber eingeben, um nach Zahlungen mit diesem Kontoinhaber zu suchen.

Zuordnung

Zugeordnet, Unzugeordnet oder ALLE wählen.
Zugeordnet = Nur Zahlungen anzeigen, die bereits einem Auftrag zugeordnet wurden.
Unzugeordnet = Nur Zahlungen anzeigen, die keinem Auftrag zugeordnet wurden.

Zahlungsart

Eine Zahlungsart oder ALLE wählen, um nach Zahlungen mit dieser Zahlungsart zu suchen.

S/H

Haben, Soll oder ALLE wählen.
Haben = Alle Zahlungseingänge mit positivem Wert werden angezeigt.
Soll = Alle Zahlungseingänge mit negativem Wert werden angezeigt.

Status

Einen Status oder ALLE wählen, um nach Zahlungen mit diesem Status zu suchen.

Transaktionstyp

Einen Transaktionstyp oder ALLE wählen, um nach Zahlungen mit diesem Transaktionstyp zu suchen.

Währung

Eine Währung oder ALLE wählen, um nach Zahlungen mit dieser Währung zu suchen.

Wert

Operator wählen und eine Summe eingeben.
Beispiel: >= wählen und 300 als Wert eingeben, um alle Zahlungen mit einem Zahlbetrag von 300 EUR oder mehr anzuzeigen.

Eingangsdatum von;
Eingangsdatum bis

Datum wählen, um nach Zahlungen zu suchen, die in diesem Zeitraum eingegangen sind.

Importdatum von;
Importdatum bis

Datum wählen, um nach Zahlungen zu suchen, die in diesem Zeitraum importiert wurden.

Zuordnungsdatum von;
Zuordnungsdatum bis

Datum wählen, um nach Zahlungen zu suchen, die in diesem Zeitraum zugeordnet wurden.

5. Zahlungen bearbeiten

Zahlungen bearbeitest du entweder im Menü Zahlungsverkehr oder direkt im Auftrag. Bei zugeordneten Zahlungen ist der Auftrag über die ID neben dem gelben Pfeil in der Spalte Zuordnung verknüpft. Klicke auf die ID, um den Auftrag zu öffnen. Im Auftrag findest du im Tab Zahlung alle mit diesem Auftrag verbundenen Zahlungen. Dort stehen die gleichen Funktionen zur Verfügung wie im Menü Zahlungsverkehr. Zusätzlich kannst du direkt Zahlungen buchen.

5.1. Zahlungsinformationen abrufen

In der Übersicht im Tab Zahlung eines Auftrags werden ganz oben im Tab folgende Informationen zu den Beträgen angezeigt:

  • Gesamtbetrag = Summe des Auftrags.

  • Bezahlt = Summe, die bereits bezahlt wurde.

  • Offen = Summe, die noch nicht bezahlt wurde.

5.2. Zahlungen aufteilen

Manuell gebuchte Zahlungseingänge, importierte Bankbuchungen sowie EBICS-Zahlungen teilst du im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr auf. Auf diese Weise kannst du eine Zahlung mehreren Aufträgen zuordnen. Beachte, dass Vormerkposten von der Zahlungsaufteilung ausgenommen sind. Um Zahlungen aufzuteilen, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Zahlung aufteilen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Klicke in der Zeile eines Zahlungseingangs auf Zahlung aufteilen.
    → Das Fenster Zahlung aufteilen wird geöffnet und eine Liste mit allen offenen Aufträgen wird angezeigt.

  3. Filtere ggf. die Aufträge.

  4. Setze Häkchen bei den Aufträgen, die du der Zahlung zuordnen möchtest.

  5. Klicke auf Ausführen.
    → Die Zahlung wird den gewählten Aufträgen zugeordnet.

Neue zugeordnete Zahlungen in der Übersicht nach Aufteilung einer Zahlung

Nach einem Klick auf Neu laden werden neue Einträge in der Übersicht des Zahlungsverkehrs erstellt, die den zuvor gewählten Aufträgen zugeordnet sind, sowie ggf. ein unzugeordneter Eintrag mit dem Restbetrag des Zahlungseingangs. Der unzugeordnete Eintrag kann wiederum gesplittet werden. Um den ursprünglichen Zahlungseingang wiederherzustellen oder zu löschen, lösche zunächst alle per Splitting zugeordneten Zahlungen.

5.3. Zahlungen löschen

Um eine Zahlung aus der Übersicht zu löschen, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Klicke in der Zeile eines Zahlungseingangs auf Löschen.
    → Das Fenster Löschen der Zahlung bestätigen wird geöffnet.

  3. Klicke auf Zahlung löschen.
    → Die Zahlung wird gelöscht und die Übersicht aktualisiert.

5.4. Teilzahlungen bearbeiten

Es kommt vor, dass Kunden nicht die gesamte Auftragssumme zahlen. Der Eingang einer Teilzahlung führt im Auftrag zu einem Wechsel in den Status 3.3 (Versandfertig, Warten auf Zahlung). Sobald ein Auftrag komplett bezahlt ist, wechselt der Status in 4 (Versandvorbereitung, warten auf Auffüllung des Warenbestands) oder 5 (Freigabe Versand). Richte eine Ereignisaktion ein, über die Kunden automatisch per E-Mail aufgefordert werden, den Restbetrag zu entrichten.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 5.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 5 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 5. Ereignisaktion zum automatischen Senden von E-Mails bei Zahlungseingang
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Zahlung: Teilzahlung

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Auftrag: Teilzahlung erhalten;
Kunde

E-Mail-Vorlage anpassen

Passe die E-Mail-Vorlage Teilzahlung erhalten mit deinen Unternehmensdaten an, bevor du die Ereignisaktion einrichtest. Tabelle 6 erläutert relevante Template-Variablen für die E-Mail-Vorlage Teilzahlung erhalten.

Tabelle 6. E-Mail-Template-Variablen für Zahlungseingänge
Template-Variablen Erläuterung

$PaidAmount

Gesamtbetrag der eingegangenen Zahlungen

$OpenAmount

Fehlbetrag

$InvoiceTotal

Rechnungsbetrag

5.5. Überzahlungen bearbeiten

Wenn ein Auftrag überbezahlt wurde, erhält der Auftrag den Status 3.2 (In Warteposition). So kannst du vor dem Versand mit dem Kunden noch klären, warum er zu viel bezahlt hat, oder ihm den zu viel gezahlten Betrag zurückzahlen.

6. Zahlungseingänge auf der Startseite anzeigen

Auf der Startseite deines plentymarkets Backends kannst du das Element Zahlungen hinzufügen. In diesem Element findest du Informationen zu unzugeordneten Zahlungen sowie alle Zahlungseingänge vom vorherigen und aktuellen Tag. Wenn du auf die Anzahl der Zahlungen klickst, gelangst du direkt zur Übersicht über die Zahlungen. Möchtest du dieses Element nicht auf deiner Startseite verwenden, gelangst du über Aufträge » Zahlungsverkehr und durch die Verwendung der Filter in der Suche zu den gleichen Ergebnissen.

Es empfiehlt sich, vor der Auftragsbearbeitung einen Blick auf die unzugeordneten Zahlungen zu werfen. Prüfe, ob Zahlungseingänge aus Vorkasse darunter sind, die aufgrund von Betrag und Buchungstext zweifelsfrei einem Auftrag zugeordnet werden können. Dies erspart deinen Kunden längere Wartezeiten und dir unliebsame Reklamationen.

Die unzugeordneten Zahlungen solltest du mindestens einmal wöchentlich bearbeiten und bereinigen, damit dir der Überblick im Tagesgeschäft nicht verloren geht. Wie du nicht zugeordnete Zahlungen und Buchungen den Aufträgen zuweist, erfährst du unter Zahlungen zuordnen.

Tipp

Zahlungen von SOFORT Überweisung werden unmittelbar nach dem Zahlungsvorgang per Schnittstelle bestätigt, tauchen dann aber erneut als Bankbuchungen im System auf. Diese Bankbuchungen kannst du ohne Bedenken aus der Liste der unzugeordneten Zahlungen löschen, da den Aufträgen die Zahlung ja bereits zugewiesen wurde.

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