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beta: Zahlungseingänge bearbeiten

Diese Seite beschreibt das Verwalten von Zahlungen mit der neuen Benutzeroberfläche. Diese Funktionen sind derzeit in beta, die alte Benutzeroberfläche steht parallel aber ebenfalls zur Verfügung. Beachte, dass die Informationen in den Kapiteln Grundeinstellungen für Zahlungseingänge vornehmen sowie Zahlungen buchen auch für das Arbeiten mit der neuen Benutzeroberfläche gelten.

1. Neue Zahlungen im System

Nach der Buchung in plentymarkets werden die Zahlungen Aufträgen über eine unscharfe Suche automatisch zugeordnet. Wenn die Zuordnung fehlschlägt, können Buchungen Aufträgen manuell zugeordnet werden. Zahlungen kann man im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr bearbeiten. Unzugeordnete Zahlungen sind mit einem grünen Pfeil () gekennzeichnet. In der Übersicht werden dir Zahlungen in deiner gewählten Systemwährung angezeigt. Wurde die Zahlung in einer Fremdwährung getätigt, wird dir dieser Betrag hinter der Systemwährung in Klammern ebenfalls angezeigt.

Ereignisaktionen für Zahlungseingänge einrichten

Der Zahlungseingang als Ereignis spielt in der Auftragsbearbeitung eine wichtige Rolle, da der Versand häufig erst nach Zahlungseingang erfolgt. In plentymarkets wechselt der Status der meisten Aufträge mit dem Eintreffen der Zahlung von Status [3] - Warten auf Zahlung in Status [5] - Freigabe Versand. Richte Ereignisaktionen ein, um die Auftragsbearbeitung zu automatisieren und den Versand nach Zahlungseingang auszulösen.

2. Zahlungen suchen

Zahlungen suchst du in der Übersichtsansicht im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr. Diese Tabelle ist anpassbar. Das bedeutet, dass du selbst entscheiden kannst, welche Informationen dir in den Tabellenspalten angezeigt werden. Gehe dafür folgendermaßen vor:

Tabelle individualisieren:

  1. Klicke auf Spalten konfigurieren ().
    → Das Fenster Spalten konfigurieren öffnet sich.

  2. Wähle aus, welche Spalten angezeigt werden sollen.

  3. Verschiebe () die Spalten, so dass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie brauchst.

  4. Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

Für die Suche kannst du verschiedene Filter setzen, um beispielsweise nach Zahlungen mit einer bestimmten Zahlungsart oder Währung zu suchen. Du kannst Suchfilter auch kombinieren, zum Beispiel um alle Zahlungen mit einer Zahlungsart für einen festgelegten Zeitraum zu suchen. Gehe dabei wie im Folgenden beschrieben vor.

Zahlungen suchen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Wähle die Filter. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Klicke auf Suchen (), um die Suche auszuführen.

Tabelle 1. Zahlungen suchen
Einstellung Erläuterung

Reset

Auf Reset () klicken, um Filter zurückzusetzen. Erneut auf Suchen () klicken, um alle Zahlungseingänge anzuzeigen.

Auftrags-ID

ID des Auftrags eingeben, dem eine Zahlung zugeordnet ist.

Transaktions-ID

Die Transaktions-ID wird vom Zahlungsanbieter vergeben, damit sich die Zahlung dem Anbieter zuordnen lässt. Gib eine Transaktions-ID ein, um nach einer Zahlung mit dieser Transaktions-ID zu suchen.

Transaktionscode

Der Transaktionscode beschreibt die Transaktion selbst. Gib einen Transaktionscode ein, um nach einer Zahlung mit diesem Code zu suchen.

Referenz-ID

Eine Referenz-ID verknüpft Zahlungen, z.B. eine Zahlung und eine Erstattung, miteinander. Gib eine Referenz-ID ein, um nach einer Zahlung mit dieser Referenz-ID zu suchen.

Zahlungs-ID

Gib eine Zahlungs-ID ein, um nach der Zahlung mit dieser ID zu suchen.

Zahlungsart

Gib eine bestimmte Zahlungsart ein, um nach Zahlungen zu suchen, die mit dieser Zahlungsart getätigt wurden.

Verwendungszweck

Gib entweder den ganzen Verwendungszweck oder einen Teil des Verwendungszwecks ein, um nach Zahlungen mit diesem Zweck zu suchen.

Absender der Zahlung

Gib den Namen der Person ein, die die Zahlung getätigt hat, um nach Zahlungen von dieser Person zu suchen.

H/S

Wähle zwischen H (Haben) oder S (Soll).
Haben = Alle Zahlungseingänge mit positivem Wert werden angezeigt.
Soll = Alle Zahlungseingänge mit negativem Wert werden angezeigt.

Wert

Wähle einen Operator und gib eine Summe ein.
Beispiel: Wähle Größer als oder gleich und gib 300 als Wert ein, um alle Zahlungen mit einem Zahlbetrag von 300 oder mehr anzuzeigen.

Zuordnung

Du kannst zwischen Zugeordnet oder Unzugeordnet wählen.
Zugeordnet = Zeigt dir nur Zahlungen, die bereits einem Auftrag zugeordnet wurden.
Unzugeordnet = Zeigt dir nur Zahlungen, die keinem Auftrag zugeordnet wurden.

Status

Wähle einen Status aus, um nach Zahlungen mit diesem Status zu suchen.

Transaktionstyp

Wähle einen Transaktionstyp aus, um nach Zahlungen mit diesem Transaktionstyp zu suchen.

Währung

Wähle eine Währung aus, um nach Zahlungen mit dieser Währung zu suchen.

Datumstyp

Wähle aus, nach welchem Datumstyp in Verbindung mit der Datumsauswahl darunter gesucht werden soll. Du kannst wählen zwischen Importdatum, Eingangsdatum und Zuordnungsdatum. Angezeigt werden dann alle Zahlungen, die in dem gewählten Zeitraum entsprechend importiert wurden, eingegangen sind oder zugeordnet wurden.

Datum von und Datum bis

Wähle in Verbindung mit Datumstyp einen Zeitraum aus, um nach Zahlungen zu suchen, die in diesem Zeitraum importiert wurden, eingegangen sind oder zugeordnet wurden, je nach Auswahl.

3. Zahlungen zuordnen

Es gibt zwei Möglichkeiten, um unzugeordnete Zahlungen einem Auftrag zuzuordnen. Im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr kannst du Zahlungen entweder direkt in der Übersicht zuordnen oder du gehst in die Detailansicht einer Zahlung. Eine Zuordnung in der Übersicht funktioniert über die direkte Eingabe der Auftrags-ID. Dies ist ein einfacher und schneller Weg, wenn du schon weißt welchem Auftrag die Zahlung zugeordnet werden soll, sonst keine weiteren Informationen zur Zahlung benötigst und die Auftrags-ID zur Hand hast. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Zahlung in der Übersicht zuzuordnen.

Zahlung direkt anhand der Auftrags-ID in der Übersicht zuordnen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Suche () anhand der Filtereinstellungen die gewünschte Zahlung.

  3. Gib in der Zeile der unzugeordneten Zahlung im Feld Auftrags-ID direkt die entsprechende ID des Auftrages, dem die Zahlung zugeordnet werden soll, ein.

  4. Drücke die Entertaste zum Speichern.
    → Die Zahlung ist zugeordnet und die Übersicht wird aktualisiert.

Wenn eine schnelle Zuordnung in der Übersicht nicht möglich ist oder du detailliertere Informationen zu einer Zahlung brauchst, gehe in die Detailansicht einer Zahlung. Klicke dafür in der Übersicht auf die Zeile der entsprechenden Zahlung oder direkt auf die Zahlungs-ID. Wenn du in der Übersichtstabelle auf die Aktion Zuordnen () klickst, wird ebenfalls die Detailansicht der Zahlung geöffnet. Um eine Zahlung aus der Detailansicht heraus zuzuordnen, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Zahlung in Detailansicht zuordnen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Suche () anhand der Filtereinstellungen die gewünschte Zahlung.

  3. Öffne die Zahlung, indem du entweder in der Zeile der unzugeordneten Zahlung, die du zuordnen möchtest, auf die Payment-ID oder auf auf Zuordnen () klickst.
    → Du wirst weitergeleitet zum Bereich Zuordnung dieser Zahlung.
    → Die Aufträge mit der höchsten Übereinstimmung werden dort angezeigt.

  4. Wähle den passenden Auftrag aus und klicke auf Zahlung zuordnen ().
    → Die Zahlung ist nun dem ausgewählten Auftrag zugeordnet. Es wird nur noch die ausgewählte Zuordnung angezeigt.

Die Übereinstimmungen zwischen Zahlungen und Aufträgen werden anhand einer Matrix im Hintergrund überprüft. Diese Überprüfung wird ausgelöst, sobald du die Tabelle Zuordnung in der Detailansicht einer Zahlung öffnest. Dann werden dir absteigend maximal die 10 Aufträge mit den höchsten Übereinstimmungsraten angezeigt. Sobald du eine Zahlung zugeordnet hast, wird in dieser Tabelle nur noch diese Zuordnung angezeigt. Nur wenn die Zahlung vom Auftrag gelöst wird, werden hier wieder die höchsten Übereinstimmungen angezeigt.

Einem Auftrag können mehrere Zahlungen zugeordnet werden. Dies kann z.B. vorkommen, wenn mit der ersten Zahlung nicht der gesamte Betrag abgedeckt wurde. Sind einem Auftrag bereits Zahlungen zugeordnet und du möchtest eine weitere zuordnen, muss dies in einer Abfrage bestätigt werden.

Diese Tabelle ist anpassbar. Das bedeutet, dass du selbst entscheiden kannst, welche Informationen dir in den Tabellenspalten angezeigt werden. Gehe dafür folgendermaßen vor:

Tabelle individualisieren:

  1. Klicke auf Spalten konfigurieren ().
    → Das Fenster Spalten konfigurieren öffnet sich.

  2. Wähle aus, welche Spalten angezeigt werden sollen.

  3. Verschiebe () die Spalten, so dass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie brauchst.

  4. Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

4. Zahlungen lösen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Zahlungen von einem Auftrag zu lösen. Im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr kannst du Zuordnung der Zahlungen entweder direkt in der Übersicht oder in der Detailansicht einer Zahlung aufheben. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Zuordnung einer Zahlung in der Übersicht zu lösen.

Zahlung in der Übersicht lösen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Suche () anhand der Filtereinstellungen die gewünschte Zahlung.

  3. Klicke in der Zeile der Zahlung, für die du die Zuordnung lösen möchtest, auf Zahlung lösen ().
    → Die Zahlung wird vom Auftrag gelöst und wird wieder als unzugeordnete Zahlung angezeigt.

Eine Zahlung lässt sich auch in der Detailansicht lösen. Gehe dafür wie im Folgenden beschrieben vor:

Zahlungseingang in Detailansicht lösen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Suche () anhand der Filtereinstellungen die gewünschte Zahlung.

  3. Klicke in die Zeile der Zahlung, für die du die Zuordnung lösen möchtest.
    → Du wirst weitergeleitet zur Detailansicht dieser Zahlung.

  4. Öffne die Tabelle Zuordnung.
    → Wenn sich die Tabelle öffnet wird die bestehende Auftragszuordnung wird angezeigt.

  5. Klicke auf Zahlung lösen ().
    → Die Zahlung wird vom Auftrag gelöst. Es werden wieder die höchsten Übereinstimmungen für diese Zahlung angezeigt.

Beachten beim Lösen von Zahlungen

Das Lösen von Zahlungen von einem Auftrag ist technisch zu jedem Zeitpunkt möglich, auch wenn die Auftragsbearbeitung schon fortgeschritten oder sogar abgeschlossen ist. Das Lösen von Zahlungen sollte aber nur möglichst gezielt geschehen, da durch wiederholtes Zuordnen und Lösen Fehler entstehen können, z.B., dass der Auftrag nicht mehr vollständig durch die Zahlung gedeckt wird. Beachte zudem, dass das Lösen einer Zahlung auch Änderungen an dem Auftrag, von dem die Zahlung gelöst wurde, bewirkt, wie z.B. eine Neuberechnung der Zahlung im Auftrag oder einen Statuswechsel.

5. Zahlungen teilen

Manuell gebuchte Zahlungseingänge, importierte Bankbuchungen sowie EBICS-Zahlungen können geteilt werden. Das bedeutet, dass der Betrag einer Zahlung auf mehrere Aufträge aufgeteilt werden kann. Dies machst du im Menü Aufträge » Zahlungsverkehr. Beachte, dass Vormerkposten von der Zahlungsaufteilung ausgenommen sind. Um Zahlungen aufzuteilen, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Zahlung aufteilen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Suche () anhand der Filtereinstellungen die gewünschte Zahlung.

  3. Klicke in der Zeile der gewünschten Zahlung auf das Icon Zahlung aufteilen ().
    → Du wirst weitergeleitet zu einer eigenen Ansicht, in der du das Teilen vornimmst.

  4. Suche () anhand der Filter Auftrags-ID, Rechnungsnummer und Kunden-ID nach den entsprechenden Aufträgen. Du kannst mehrere IDs/Nummern eingeben, indem du sie durch ein Komma separierst.

  5. Setze Häkchen bei den Aufträgen, auf die du die Zahlung aufteilen möchtest.

  6. Klicke auf Speichern ().
    → Die Zahlung wird aufgeteilt und den ausgewählten Aufträgen in der Reihenfolge der Tabelle von oben nach unten zugeordnet und du wirst zur Zahlungsübersicht zurückgeleitet. Hier lassen sich die entstandenen Teilzahlungen wie in den anderen Kapiteln beschrieben bearbeiten.

Beim Aufteilen einer Zahlung wird der Betrag dieser Zahlung immer um den jeweiligen Zahlungsbetrag der Aufträge, die beim Aufteilen ausgewählt werden, reduziert. Sowohl der ursprüngliche Gesamtbetrag der Zahlung als auch der Restbetrag werden dir in dieser Ansicht angezeigt. Wenn ein Restbetrag entsteht, kann dieser bei Bedarf erneut aufgeteilt werden.

Als Beispiel: Stell dir vor, du willst eine Zahlung mit dem Betrag von 120 Euro aufteilen auf Auftrag A, mit einem offenen Rechnungsbetrag von 80 Euro, und Auftrag B, mit einem offenen Rechnungsbetrag von 20 Euro. Durch das Aufteilen und die Auswahl von genau diesen Aufträgen werden Auftrag A = 80 Euro und Auftrag B = 20 Euro zugewiesen. Die durch das Teilen entstehenden Zahlungen sind durch deine Auswahl diesen Aufträgen zugeordnet worden. Es bleibt ein Restbetrag von 20 Euro als unzugeordneter Eintrag übrig. Diesen Restbetrag kannst du einem anderen Auftrag zuordnen oder bei Bedarf ebenfalls aufteilen.

Aufteilen einer Zahlung rückgängig machen ist nicht möglich

Das Aufteilen einer Zahlung kann nicht rückgängig gemacht werden. Um den ursprünglichen Zahlungseingang wiederherzustellen, lösche alle Teilzahlungen. Wird eine Teilzahlung gelöscht, wird der Betrag wieder zur ursprünglichen Zahlung hinzugerechnet. Vor dem Löschen müssen die Teilzahlungen vom Auftrag gelöst werden, da nur unzugeordnete Zahlungen gelöscht werden können.

6. Zahlungen löschen

Du kannst eine Zahlung nur löschen, wenn sie keinem Auftrag zugeordnet ist. Das Löschen kann entweder direkt in der Übersicht oder in der Detailansicht des Zahlung vorgenommen werden. Um eine Zahlung aus der Übersicht zu löschen, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Zahlung aus der Übersicht löschen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Klicke in der Zeile eines Zahlungseingangs auf Löschen ().
    → Die Bestätigung Löschen der Zahlung bestätigen wird geöffnet.

  3. Klicke auf Zahlung löschen.
    → Die Zahlung wird gelöscht und die Übersicht aktualisiert.

Des Weiteren steht dir die Funktion Löschen auch in der Detailansicht einer Zahlung zur Verfügung. Gehe dafür wie im Folgenden beschrieben vor.

Zahlung aus der Detailansicht heraus löschen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Klicke in die Zeile der Zahlung, die gelöscht werden soll, um sie zu öffnen.
    → Du wirst weitergeleitet zur Detailansicht dieser Zahlung.

  3. Klicke über den Zahlungsdetails auf Zahlung löschen ().

  4. Klicke in der Abfrage auf Ja.
    → Die Zahlung wird gelöscht und du wirst zur aktualisierten Übersicht zurückgeleitet.

7. Gruppenfunktion nutzen

Mit der Gruppenfunktion bearbeitest du beliebig viele Zahlungen gleichzeitig. Um die Gruppenfunktion nutzen zu können, muss mindestens eine Zahlung ausgewählt sein. Nutze die Suche, um die gewünschten Zahlungen zu filtern. Nachdem du die gewünschten Zahlungen ausgewählt hast, kannst du diese entweder alle auf einmal automatisch zuordnen oder sie alle auf einmal löschen. Denk daran, dass nur unzugeordnete Zahlungen gelöscht werden können.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Zahlungen mit der Gruppenfunktion automatisch zuzuordnen oder zu löschen.

Zahlungen per Gruppenfunktion bearbeiten:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Zahlungsverkehr.

  2. Wähle die Zahlungseingänge aus, die du zuordnen oder löschen möchtest, indem du ein Häkchen setzt.

  3. Klicke über der Übersichtstabelle entweder auf Zahlungen löschen () oder auf Zahlungen automatisch zuordnen ().
    → Du musst das Löschen oder die Zuordnung in einer Abfrage bestätigen oder ablehnen.

  4. Nach der Ausführung wird dir angezeigt, wieviele der ausgewählten Zahlungen automatisch zugeordnet oder gelöscht wurden.

Nach Ausführen der Gruppenfunktion wird dir angezeigt, wieviele der ausgewählten Zahlungen gelöscht oder zugeordnet werden konnten. Es kann vorkommen, dass nicht die gesamte Auswahl bearbeitet werden konnte. Zum Beispiel könnte eine oder mehrere der Zahlungen, die du löschen möchtest, einem Auftrag zugeordnet sein, dann sind Zahlungen nicht löschbar. Möchtest du aufgrund der Anzeige genauere Informationen haben, kannst du diese im Log einsehen. Gehe dafür ins Menü Daten » Log.

Für die automatische Zuordnung ist zu beachten, dass diese von der Einstellung Übereinstimmung für automatische Zuordnung (0.7 - 1.0) im Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Eingänge abhängt. Der Wert 0.7 steht für 70% Übereinstimmung, der Wert 1.0 für 100% Übereinstimmung. Wird bei der automatischen Zuordnung per Gruppenfunktion dann mehr als ein Auftrag mit der gleichen Übereinstimmungsrate ermittelt, kann die Zahlung nicht zugeordnet werden. Umgekehrt bedeutet dies, dass eine Zahlung nur automatisch zugeordnet wird, wenn ein einziger Auftrag mit der gewählten Übereinstimmungsrate ermittelt wird.

8. Weitere Anzeigen in der Detailansicht

Neben den Funktionen Zahlungen zuordnen, Zahlungen lösen und Zahlungen löschen bietet dir die Detailansicht einer Zahlung einen Überblick über alle mit dieser Zahlung verknüpften Informationen. Im oberen Bereich siehst du auf einen Blick die wichtigen Informationen, wie z.B. den Betrag, die Zahlungsart oder von wem die Zahlung kam.

Der Bereich Zuordnung bietet dir eine Auflistung der höchsten Übereinstimmungen mit Aufträgen für unzugeordnete Zahlungen. Ist eine Zahlung bereits zugeordnet, wird hier nur dieser entsprechende Eintrag angezeigt.

Die Zahlungshistorie bietet dir eine Übersicht über alle Aktionen, die in Zusammenhang mit dieser Zahlung ausgeführt wurden. Angezeigt wird auch, wer die Aktion zu welchem Zeitpunkt ausgeführt hat, so dass eine Nachvollziehbarkeit immer gewährleistet ist.

Die Eigenschaften (Properties) im unteren Bereich zeigen dir alle weiteren Informationen, die die Zahlung betreffen. Diese Informationen gehen in der Regel über die Details im oberen Bereich hinaus. Welche Informationen hier angezeigt werden, hängt von der Zahlung selber, z.B. der Zahlungsart und welche Informationen vom Zahlungsanbieter übermittelt werden, ab.

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