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  2. Payment
  3. Bankdaten verwalten

Bankdaten verwalten

Auf dieser Handbuchseite erfährst du, wie du deine Bankinformationen und die Bankdaten deiner Kund:innen in plentymarkets speicherst und wie du EBICS und SEPA einrichtest.

1. Eigene Bankdaten speichern

Die Bankdaten, die in den Grundeinstellungen zentral gespeichert werden, sind im gesamten System verknüpft. Eine Korrektur der Bankdaten ist ausschließlich im Menü Einrichtung » Einstellungen » Bank vorzunehmen. Änderungen wirken sich auf das gesamte System aus.

Bankdaten speichern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Bank.

  2. Gib deine Bankdaten ein. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Bankdaten speichern
Einstellung Erläuterung

Kontoinhaber

Vorname und Name der Kontoinhaber:in eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankAccountOwner nutzen.

Konto-Nr.

Kontonummer eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankAccount nutzen.

BLZ

Bankleitzahl eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankCode nutzen.

Bank

Name der Bank eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankName nutzen.

IBAN

Internationale Bankleitzahl eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankIban nutzen.

2. Bankdaten von Kunden speichern

Im Tab Einstellungen in einem Kontaktdatensatz kannst du die Bankdaten des Kunden speichern und bei Bedarf löschen. Die Bankdaten benötigst du z.B. für die Zahlungsart Lastschrift. In plentymarkets gibt es auch eine Importfunktion der Bankdaten. Beachte dabei jedoch die aktuelle Rechtslage, auch in anderen Lieferländern.

Bankdaten des Kunden speichern:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf Bankdaten.

  5. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  6. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 2. Bankdaten für Kunden speichern
Einstellung Erläuterung

IBAN;
BIC;
Kontoinhaber;
Kontonummer;
BLZ

Bankdaten der Kund:in eingeben.
Wenn IBAN und BIC manuell eingegeben werden, werden sie mit cKonto geprüft. Bei Fehlern wird eine Meldung angezeigt.
Wenn die Kontonummer und die BLZ in den Bankdaten hinterlegt sind, können IBAN und BIC mittels eines automatischen Migrationsprozesses eingetragen werden. Weitere Informationen dazu im Kapitel Bankdaten migrieren.

SEPA-Lastschriftmandat

Aktivieren, wenn die Kund:in das SEPA-Lastschriftmandat unterschrieben hat.
Wichtig: Erst nach dem Aktivieren der Option können die pain.008-Formate für den SEPA-Zahlungsverkehr abgerufen werden.

Art des Mandats

SEPA-Basis-Lastschrift = Mit der Einzugsermächtigung (Standard-Kunden) vergleichbares Mandat.
SEPA-Firmen-Lastschrift = Mit dem Abbuchungsauftrag (Firmen-Kunden, B2B) vergleichbares Mandat.

Ausführungsmodalität

Einmalige Zahlung = Typischerweise verwendet für Standard-Aufträge.
Wiederkehrende Zahlung = Typischerweise verwendet für regelmäßige Abbuchungen, Abonnements etc.

3. Bankdaten migrieren

Um den Zahlungsverkehr mit deinen Kund:innen auf SEPA umzustellen, migriere die Bankdaten der Kund:innen, die per Lastschrift bezahlen. Das sind Kund:innen, die die Zahlungsart Lastschrift nutzen oder für die Abonnements im Menü Scheduler eingerichtet sind.

Bankdaten migrieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Migration.

  2. Klappe den Bereich Bankdaten auf.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  4. Klicke auf das Zahnrad (), um die Migration durchzuführen.

  5. Prüfe nach der Migration die Kundendaten im Tab: Einstellungen » Tab: Bankdaten.

Tabelle 3. Migration von Bankdaten
Einstellung Erläuterung

Total

Anzahl der im System vorhandenen Bankdaten.

Ohne IBAN

Bankdaten, für die keine SEPA-Daten vorhanden sind.

Bankverbindungen

Wählen, welche Bankverbindungen migriert werden sollen.
Nur Bankverbindungen ohne IBAN/BIC = Nur Bankdaten, bei denen IBAN und BIC nicht vorhanden sind, werden migriert.
Alle Bankdaten = Alle Bankdaten werden migriert. Wählen, wenn nicht sicher ist, ob die Bankdaten alle korrekt sind. Bei der Migration erfolgt eine Prüfung im Hintergrund durch cKonto, sodass eventuelle Fehler gemeldet werden.

Anzahl

Anzahl der Datensätze wählen, die migriert werden sollen.
Alle = Alle Datensätze werden migriert.
500 = 500 Datensätze werden migriert. Wenn sehr viele Bankdaten migriert werden müssen, 500 wählen, damit die Migration unterteilt wird.

4. EBICS

EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) bezeichnet einen in Deutschland multibankfähigen Standard für die Übertragung von Zahlungsverkehrsdaten über das Internet. Durch die Umstellung auf das standardisierte EBICS-Verfahren wird der Abruf von Zahlungen vereinfacht und einheitlich. Dieses Plugin integriert EBICS vollständig in plentymarkets, der Umweg über Drittanbieter ist nicht nötig.

Für die Kommunikation per EBICS werden deine Umsätze in einer Datei ähnlich einem Kontoauszug bei deiner Bank gespeichert. Die Datei wird von plentymarkets importiert und die Umsätze werden in deinem plentymarkets System gebucht. Das verknüpfte EBICS-Konto stellt eine Art Verbundkonto dar, das mehrere Bankkonten umfassen kann. Täglich wird eine Datei mit allen Umsätzen des EBICS-Kontos erzeugt (Format CAMT053 oder MT940), sofern diese bei der Bank aktiviert sind. Diese Datei kann dann nachts abgerufen werden und am nächsten Morgen stehen alle Eingänge des Tages zur Verfügung. Außerdem werden täglich mehrere Dateien mit Vormerkposten erzeugt (Format CAMT052 oder MT942), die ebenfalls abgerufen werden können, um die Vormerkposten in dein plentymarkets System einzubuchen.

EBICS wird mit dem EBICS-Plugin in dein System eingebunden. Lade dafür das EBICS-Plugin im plentyMarketplace  herunter. Für die Einrichtung von EBICS musst du einige grundlegende Einstellungen in deinem plentymarkets System ausführen.

EBICS-Modul buchen

Um ein Konto anzulegen, muss zuerst das EBICS-Modul über den Konfigurator gebucht werden.

4.1. EBICS bei deiner Bank beantragen

Der erste Schritt zur Nutzung von EBICS in plentymarkets ist die Anmeldung für das Verfahren bei deiner Bank. Von dieser erhältst du Dokumente, die du ausfüllst und zurückschickst. Daraufhin erhältst du die für die Nutzung benötigte Daten wie z.B. die Bank-Kunden-ID von deiner Bank.
Die nachfolgenden Angaben in den Unterlagen sind für EBICS Pflicht.

Bestehende EBICS-Konten

Bereits bestehende und verwendete EBICS-Konten dürfen nicht in plentymarkets eingerichtet werden. Ein EBICS-Konto kann mehrere Benutzer, Teilnehmer genannt, haben. Beantrage also ggf. einen neuen Teilnehmer (auch technische Teilnehmer möglich), den du ausschließlich für plentymarkets verwendest.

4.1.1. Kontonummern

Gib die Kontonummern der Konten ein, für die der Abruf der Umsätze in plentymarkets eingebucht werden soll. Die Angabe von Kontonummern ist optional, da der Abruf technisch über die Benutzerdaten erfolgt.

Nur Geschäftskonten hinterlegen

Es besteht in plentymarkets derzeit keine Möglichkeit, einzelne Konten individuell für den EBICS-Abruf einzurichten. Das heißt, dass die Zahlungsvorgänge deiner Bank nur global für alle angegebenen Konten des plentymarkets Systems abgerufen werden können. Dazu zählen z.B. auch Zahlungsvorgänge deines Privatkontos, falls dieses hinterlegt wurde. Um dies zu vermeiden, hinterlege nur die Kontonummern der Geschäftskonten.
Gleiches Konto für mehrere Benutzer:innen

Verweisen mehrere Benutzer:innen auch aus verschiedenen plentymarkets Systemen auf dasselbe Konto (bei vielen Banken werden mehrere Konten auch in einem Verbundskonto geführt), kann dies zu Problemen beim Abruf führen, wenn die Aufrufe parallel laufen. Dies lässt sich derzeit nicht abfangen.

4.1.2. Auszugsbereitstellung

Die Auszugsbereitstellung kann entweder buchungstagsorientiert oder auszugsorientiert erfolgen.

Tabelle 4. Auszugsbereitstellung
Einstellung Erläuterung

Buchungstagsorientiert

Eine fiktive fortlaufende Auszugsnummer wird mitgeliefert. Diese Einstellung ist standardmäßig voreingestellt.

Auszugsorientiert

Die effektive Auszugsnummer wird mitgeliefert. Voraussetzung hierfür ist eine tägliche automatische Auszugserstellung.

4.1.3. Teilnehmer

Bei der Umstellung deiner Konten auf EBICS erstellst du für deine Konten einen oder mehrere Benutzer. Benutzer werden unter EBICS als Teilnehmer bezeichnet. Du kannst Teilnehmer mit unterschiedlichen Auftragstypen anlegen. Von diesen Teilnehmern muss ein Teilnehmer mittels der von der Bank erhaltenen Teilnehmer-ID im plentymarkets System gespeichert werden.

plentymarkets benötigt nur einen Teilnehmer, z.B. einen technischen Teilnehmer mit den niedrigsten Berechtigungen, um den EBICS-Zahlungsabruf durchzuführen. Pro EBICS-Konto darf nur ein Teilnehmer eingerichtet werden.

4.1.4. Auftragstyp

In Tabelle 5 werden die Auftragstypen erläutert, die plentymarkets für einen erfolgreichen Abruf der Buchungen deines EBICS-Kontos benötigt. Beachte zudem die Erläuterungen zu den Auftrags- und Unterschriftstypen im Formular deiner Bank.

Tabelle 5. Auftrags- und Unterschriftstypen
Typ Erläuterung

STA

Tagesumsätze MT940 bzw. CAMT053. Der Abruf der Transaktionen erfolgt am Ende des Tages.

VMK

Vormerkposten MT942 bzw. CAMT052. Vormerkposten der Transaktionen, die von Bank zu Bank unterschiedlich mehrmals am Tag erzeugt und zum Download bereitgestellt werden. Diese Angabe ist für plentymarkets optional.

EU Typ „T“

Unterschriftstyp, der ausschließlich zum Abruf der Transaktionsdaten berechtigt.

4.2. EBICS-Konto anlegen

Um EBICS zu nutzen, lege zunächst ein Konto an. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Konto anlegen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.

  2. Klicke auf Neues Konto erstellen ().
    → Das Fenster Neues Konto wird geöffnet.

  3. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 6 vor.

  4. Speichere () die Einstellungen.
    → Das Konto wird erstellt.

Tabelle 6. Kontoeinstellungen für EBICS
Einstellung Erläuterung

Aktiv

Die Schaltfläche aktivieren, um dieses Konto als aktiv zu markieren.

Kontoname

Den internen Namen eingeben, unter dem das Konto in der Übersicht erscheinen soll.

Vorname

Den Vornamen des Kontoinhabers eingeben.

Nachname

Den Nachnamen des Kontoinhabers eingeben.

Bank-Teilnehmer-ID

Die Bank-Teilnehmer-ID eingeben wie von der Bank erhalten.

Bank-Kunden-ID

Die Bank-Kunden-ID eingeben wie von der Bank erhalten.

Bank

Bank aus der Liste wählen.

Bank erstellen

Aktivieren, um eine Bank hinzuzufügen, die nicht in der oben beschriebenen Liste aufgeführt ist.
Bank: Bankparameter manuell eingeben (wie von der Bank erhalten).
URL: URL der Bank eingeben.
Diese Option ist nur beim Erstellen eines Kontos verfügbar.

Accountversion

Aus der Dropdown-Liste wählen, welche Accountversion verwendet werden soll. Details sind bei der Bank verfügbar.

EBICS-Version

Aus der Dropdown-Liste wählen, welche EBICS-Version ihre Bank verwendet. Details sind bei der Bank verfügbar.

Vormerkposten

Aus der Dropdown-Liste wählen, mit welchem Verfahren die Vormerkposten abgerufen werden sollen. Details sind bei der Bank verfügbar.

Tagesumsätze

Aus der Dropdown-Liste wählen, mit welchem Verfahren die Tagesumsätze abgerufen werden sollen. Details sind bei der Bank verfügbar.

IBAN/Kontonummer

IBANs bzw. Kontonummern der verknüpften Konten kommasepariert eingeben. Das CAMT-Format benötigt die Eingabe der IBAN, das MT-Format benötigt die Eingabe der Kontonummer.

4.2.1. Einstellungen am EBICS-Konto vornehmen

Nachdem das Konto angelegt wurde, kann es aus der Kontoübersicht bearbeitet werden. Mit einem eingerichteten Konto stehen dir verschiedene Funktionen zur Verfügung. Diese werden im Folgenden erläutert. Des Weiteren wird neben dem Konto der Log mit Meldungen für dieses individuelle Konto angezeigt.

Konto bearbeiten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.

  2. Klicke auf Bearbeiten, um das Konto zu öffnen.
    → Das Fenster Kontoeinstellungen wird geöffnet.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Domainwechsel

Speichere nach einem Domainwechsel die Grundeinstellungen des Kontos erneut, um die EBICS-Daten zu aktualisieren.
Tabelle 7. Einstellungen für EBICS
Einstellung Erläuterung

Kontoeinstellungen

Die Einstellungen des ausgewählten Kontos.

Geschäftsvorfälle

Verwaltet die automatisch abgerufenen Geschäftsvorfälle.

Manueller Zahlungsabruf

Ermöglicht im Falle eines technischen Fehlers den manuellen Abruf aller Aufträge zu einem bestimmten Datum.
Hinweis: Diese Funktion ruft lediglich die im System vorhandenen Daten noch einmal ab, es findet kein erneuter Abgleich mit der Bank statt.

Status abrufen

Ruft den aktuellen Initialisierungsstatus des Kontos vom EBICS-Tool ab.

Auftragsarten abrufen

Ruft die auf dem Konto verfügbaren Auftragsarten ab. Es handelt sich dabei um die Arten, die gerade auf dem Server verfügbar sind. Achtung: Wenn du diese Funktion zu häufig nutzt, kann es zu Fehlfunktionen kommen.

Konto initialisieren

Die Schlüssel werden generiert und mittels INI zum Abgleich an die Bank übermittelt. HIA wird ausgeführt.

INI-Brief

Erstellt aus den generierten Schlüsseln einen INI-Brief als PDF und lädt das Dokument herunter. Dieser Brief muss ausgedruckt und an die Bank geschickt werden. Die Schaltfläche ist inaktiv, bis die Schlüssel erfolgreich erstellt wurden.
Hinweis: Für den fehlerfreien Download des INI-Briefs muss der Pop-up-Blocker Ihres Browsers deaktiviert sein.

Initialisierung abschließen (HPB)

Schließt den Initialisierungsvorgang mit der Bank ab.

Experten-Modus

Alle folgenden Schaltflächen sind ausschließlich für den Fall vorgesehen, dass die Bank eine erneute Ausführung anfordert, und stehen erst nach Aktivierung des Toggle-Buttons zur Verfügung.
Wichtig: Die Nutzung des Expertenmodus kann dein EBICS-Konto außer Kraft setzen, sodass es durch das Kreditinstitut zurückgesetzt werden muss. Nutze diese Funktionen ausschließlich, wie von deinem Kreditinstitut gefordert.

Schlüssel erstellen

Erstellt die Schlüssel für die Initialisierung.

INI

Initialisiert das EBICS-Konto.

HIA

Führt HIA aus.

HPB

Führt HPB aus.
Änderungen nur nach Rücksprache mit der Bank

Nimm Änderungen nur nach Rücksprache mit deiner Bank vor. Wenn du z.B. die neuen CAMT-Formate nutzen möchtest, kläre mit deiner Bank, ob das Format unterstützt wird und lasse das Format aktivieren. Passe dann die Kontoinstellungen und ggf. die Vormerkposten wie hier beschrieben an.

Wenn ein Konto zurückgesetzt wurde und deine Bank neue Schlüssel benötigt, empfehlen wir, den betreffenden EBICS-Account in plentymarkets neu einzurichten, da nur dann neue Schlüssel erzeugt werden.

4.2.2. Konto initialisieren

Nachdem du die Zugangsdaten in plentymarkets eingegeben hast, meldet sich plentymarkets auf elektronischem Weg bei deiner Bank an. Für einen EBICS-Abruf sind geheime Schlüsselwerte nötig, die programmintern generiert werden. Nachdem die Schlüssel erzeugt wurden und die elektronische Erstanmeldung abgeschlossen ist, müssen die Schlüssel unterschrieben und in ausgedruckter Form an die Bank geliefert werden. Nur der in plentymarkets hinterlegte Teilnehmer ist zu dieser Unterschrift berechtigt. Die Bank wird keine Freigabe der EBICS-Schnittstelle erteilen, wenn die Unterschrift nicht von genau diesem hinterlegten Teilnehmer stammt.

Pop-up-Blocker im Browser

Für den fehlerfreien Download des INI-Briefs muss der Pop-up-Blocker deines Browsers deaktiviert sein.

Konto initialisieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.

  2. Klicke auf der Karte des Kontos, das du initialisieren willst, auf Bearbeiten.
    → Das Tab Kontoeinstellungen wird geöffnet.

  3. Klicke auf Konto initialisieren.
    → Die Schlüssel werden generiert, INI und HIA werden ausgeführt.
    → Sind alle Vorgänge erfolgreich abgeschlossen, wird die Schaltfläche INI-Brief erstellen aktiviert.

  4. Klicke auf INI-Brief erstellen.
    → Der INI-Brief wird als pdf-Dokument heruntergeladen.

  5. Unterschreibe den INI-Brief und übermittele ihn an deine Bank.
    → Die Bank prüft die Daten und gibt das Konto frei. Du erfährst von deiner Bank, wann dieser Vorgang abgeschlossen ist.

  6. Klicke auf Initialisierung abschließen (HPB).
    → Das Konto ist erfolgreich initialisiert.

Sind alle Werte bei der Bank eingegangen, werden die ausgedruckten Werte mit den elektronisch gesendeten Werten verglichen und die EBICS-Schnittstelle wird freigegeben. Ab diesem Moment werden die Transaktionen in den unten beschriebenen Intervallen abgerufen.

4.3. Abrufintervalle für Transaktionen

Deine Bank stellt maximal zweimal täglich die Transaktionen des jeweiligen Tages in Datenform zur Abholung bereit. plentymarkets ruft die Daten aktuell um 6:00 Uhr, um 13:00 Uhr und um 23:00 Uhr ab. Die Transaktionsdaten sind etwa eine Stunde nach Abruf in den Systemen verfügbar. Zudem stellt die Bank mehrmals am Tag Vormerkposten mit den Transaktionen des aktuellen Tages in Datenform zur Abholung bereit.

4.4. Abrufintervalle Vormerkposten

Da die Zeiten, in denen die Vormerkposten bereitgestellt werden, von Kreditinstitut zu Kreditinstitut unterschiedlich sind, ruft plentymarkets die Daten, falls verfügbar, zwischen 8:00 und 18:00 stündlich von den Kreditinstituten ab. Bei EBICS-Buchungen mit unbestätigtem Vormerkposten wird die Angabe Vormerkposten in roter Schrift dargestellt. Wird der Vormerkposten bestätigt, wechselt der Schriftzug von rot auf grün. Zusätzlich wird die bestätigte Buchung dem entsprechenden Auftrag zugeordnet, ohne die Zahlung nochmals zu buchen. Damit Vormerkposten bestätigt werden, ist die Aktivierung der Tagesumsätze erforderlich. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.

4.5. Geschäftsvorfälle verwalten

Geschäftsvorfälle sind die bankfachlichen Auftragsarten, die du mit deinem Kreditinstitut abwickelst. Nach dem Anlegen sind noch keine Geschäftsvorfälle aktiviert. Für den automatischen Import und die Zuordnung der üblichen Geschäftsvorfälle aktiviere die folgenden Standardgeschäftsvorfälle:

  • 005 – Lastschrift (Einzugsermächtigungsverfahren)

  • 006 – Sonstige Einzugspapiere

  • 020 - Überweisung

  • 051 - Überweisungsgutschrift

  • 052 – Dauerauftragsgutschrift

  • 063 – GS EU-Standardüberweisung

  • 065 – Überweisungsgutschrift (Ausl.-Überweisung ohne Meldeteil)

  • 070 – Scheckeinreichung

  • 088 – Überweisungsgutschrift P1 DTE

  • 104 - SEPA Direct Debit (Einzelbuchung-Soll, B2B)

  • 105 - SEPA Direct Debit (Einzelbuchung-Soll, Core)

  • 106 – SEPA Cards Clearing (EB-Soll)

  • 107 – SEPA Direct Debit (EB, Karte am Point of Sale)

  • 152 – SEPA-Dauerauftragsgutschrift

  • 159 – SEPA Credit Transfer Retoure (Haben) für unanbringliche Über

  • 166 - SEPA Credit Transfer (Einzelbuchung-Haben)

  • 169 – SEPA Credit Transfer (EB Haben Spende)

  • 181 – SEPA Direct Debit (Haben; Wiedergutschrift)

  • 184 – SEPA Direct Debit (Haben; Wiedergutschrift, B2B)

  • 201 – Zahlungsauftrag

  • 202 – Auslandsvergütung

  • 206 – Auslandsüberweisung

  • 211 – Zahlungseingang über elektronische Medien

Geschäftsvorfälle verwalten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.

  2. Klicke auf der Karte des Kontos, das du verwalten willst, auf Bearbeiten.
    → Das Fenster Kontoeinstellungen wird geöffnet.

  3. Klicke auf Geschäftsvorfälle.

  4. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 8 vor.

  5. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 8. Einstellungen für Geschäftsvorfälle vornehmen
Einstellung Erläuterung

Code

Code eines spezifischen Geschäftsvorfalls eingeben und Suchen klicken.

Bezeichnung

Beschreibung eines spezifischen Geschäftsvorfalls eingeben und Suchen klicken.

Anzeigen

Standardmäßig werden nur aktive Geschäftsvorfälle angezeigt.
Alle: Zeigt eine Liste mit allen Geschäftsvorfällen.
Nur aktive: Zeigt alle aktivierten Geschäftsvorfälle.
Nur inaktive: Zeigt alle nicht aktivierten Geschäftsvorfälle.

Gruppe

Alle: Zeigt eine Liste mit allen Geschäftsvorfällen.
Credit: Zeigt alle Geschäftsvorfälle vom Typ Credit.
Debit: Zeigt alle Geschäftsvorfälle vom Typ Debit.

Inaktive Geschäftsvorfälle laden

Wenn auf deinem Konto Zahlungen eingehen, deren Geschäftsvorfall du nicht aktiviert hast, können diese vom EBICS-Plugin nicht erfasst werden. Füge diese Geschäftsvorfälle deinem Konto hinzu.

Inaktive Geschäftsvorfälle laden:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.

  2. Klicke auf der Karte des Kontos, das du bearbeiten willst, auf Bearbeiten.
    → Das Fenster Kontoeinstellungen wird geöffnet.

  3. Klicke auf Geschäftsvorfälle.

  4. Klicke auf Inaktive Geschäftsvorfälle laden.
    → Das Fenster zur Suche wird geöffnet.

  5. Gib das Datum ein, für das du die Geschäftsvorfälle laden willst.

  6. Kicke auf Suchen.
    → Alle Zahlungen des eingegebenen Tages, für die keine Geschäftsvorfälle aktiv sind, werden angezeigt.

  7. Wähle die Geschäftsvorfälle, die du aktivieren willst.

  8. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Geschäftsvorfälle sind aktiviert.

Um die Zahlungen zuzuordnen, muss für dieses Datum ein Manueller Zahlungsabruf durchgeführt werden wie oben beschrieben. Alle zukünftigen Zahlungen werden automatisch zugeordnet.

4.5.1. Noch nicht verwendete Geschäftsfälle hinzufügen

Wenn Zahlungen unter einem Geschäftsvorfallcode eingehen, der nicht aktiv ist, wird dieser automatisch zur globalen Liste der Geschäftsvorfälle hinzugefügt und können von dort aus wie oben beschrieben aktiviert werden.

4.6. Alte Integration migrieren

Wenn du die bisherige EBICS-Integration nutzt, kannst du deine vorhandenen Konten in das neue Plugin überführen. Führe dafür die folgenden Schritte durch. Der Button für die Migration wird nur angezeigt, wenn Konten in der alten Integration vorhanden, aktiv und vollständig durch die Bank freigeschaltet sind.

Migration durchführen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.

  2. Klicke auf Migration von bestehenden EBICS-Konten.
    → Alle Daten der alten Integration werden ins Plugin migriert.
    → Der Button wird ausgeblendet.
    → Die Konten werden im Plugin aktiviert.

  3. Deaktiviere die Konten in der alten Integration.

  4. Aktiviere die Geschäftsvorfälle in den Konten im Plugin wie oben beschrieben.

5. SEPA-Lastschriftmandat einrichten

Im Rahmen der SEPA-Initiative (Single Euro Payments Area) ist der Euro-Zahlungsverkehr in Deutschland und 35 weiteren europäischen Staaten seit dem 1. Februar 2014 vereinheitlicht. Seit diesem Stichtag sind Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN und BIC möglich. Die Bankdaten deiner Kunden kannst du in deinem plentymarkets System automatisch migrieren. Lastschriften werden unterteilt in:

  • SEPA-Basis-Lastschrift → vergleichbar mit einer Einzugsermächtigung

  • SEPA-Firmenlastschrift → vergleichbar mit einem Abbuchungsauftrag

Firmenlastschriften sind nur zwischen Unternehmen zulässig (B2B) und benötigen gesonderte Mandate. Von deinen Kunden benötigst du ein SEPA-Lastschriftmandat, das die bisherige Einzugsermächtigung ersetzt. Das Mandat bildet die rechtliche Grundlage zum Einzug von SEPA-Lastschriften.

5.1. Dokumentenvorlage erstellen

Im Menü Einrichtung » Aufträge » Dokumente gibt es im Untermenü SEPA-Lastschriftmandat eine Vorlage für das SEPA-Lastschriftmandat. Weitere Informationen zu Dokumenten findest du auf der Handbuchseite zum Thema Dokumentenvorlagen.

Dokumentenvorlage einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Standorte » [Standort wählen] » Dokumente.

  2. Klicke auf die Vorlage SEPA-Lastschriftmandat.
    → Das Tab Vorlage wird geöffnet.

  3. Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste.

  4. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 9.

  5. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 9. Dokumentenvorlage einrichten
Einstellung Erläuterung

Informationen des Zahlungsempfängers

Name des Zahlungsempfängers;
Straße und Hausnummer;
Postleitzahl und Ort;
Land

Händlerdaten eingeben.

Gläubiger-Identifikationsnummer

Gläubiger-Identifikationsnummer eingeben.

Mandatsreferenz

Die Mandatsreferenz wird aus der Kunden-ID generiert und automatisch gespeichert.

Zahlungsart

Ausführungsmodalität eingeben. Entweder Einmalige Zahlung oder Wiederkehrende Zahlung eingeben.

Name des Zahlungspflichtigen

Der Name wird automatisch aus den hinterlegten Bankdaten gezogen. Wurden dort keine Daten hinterlegt, wird der am Kontaktdatensatz hinterlegte genommen.

Formatierung

X-Achse;
Y-Achse

Die Werte orientieren sich am Koordinatensystem mit X- und Y-Achse. Die X-Achse verläuft von links nach rechts und die Y-Achse von oben nach unten. Die Nullpunkte liegen also links oben. Weitere Informationen zum Koordinatensystem unter Dokumentenvorlagen.

Schriftgröße

Schriftgröße in Pixeln wählen.

Hervorhebung

Normal oder Fett wählen.

Informationen des Zahlungspflichtigen

Die Informationen werden aus dem Kontaktdatensatz geladen und automatisch hinterlegt. Damit IBAN und BIC in der Vorlage für das SEPA-Lastschriftmandat ausgegeben werden, müssen sie in den Kundendaten im Tab: Einstellungen » Tab: Bankdaten gespeichert sein.

Alle Seiten der Vorlage ausgeben

Wählen, ob alle Seiten der Vorlage ausgegeben werden sollen.

Zeichensatz

ISO-8859-1 oder Unicode wählen. Die Erzeugung von PDF-Dokumenten in Unicode kann länger dauern.

5.2. PDF-Vorlage hochladen

Im Tab PDF-Vorlage lädst du eine PDF-Vorlage hoch, die das Layout deines Briefpapiers mit Firmendaten und Logo deines Unternehmens beinhaltet. Füge bei der Gestaltung der PDF-Vorlage die nötigen Feldnamen für die Werte der Vorlage und im unteren Bereich ein Unterschriftenfeld mit einer Linie für die Unterschrift des Kunden ein.

Felder in der PDF-Vorlage hinterlegen

Die Feldnamen für die Werte der Vorlage, z.B. IBAN, BIC oder Zahlungsart werden nicht über die Dokumentenvorlage ausgegeben. Hinterlege die Feldnamen fest in der PDF-Vorlage.

PDF-Vorlage hochladen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Standorte » [Standort wählen] » Dokumente.

  2. Klicke auf die Vorlage SEPA-Lastschriftmandat.
    → Das Tab Vorlage wird geöffnet.

  3. Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste.

  4. Wechsle in das Tab PDF-Vorlage » Tab: Neue Vorlage.

  5. Klicke auf Durchsuchen…​.
    → Das Fenster Datei hochladen wird geöffnet.

  6. Öffne die PDF-Datei.

  7. Speichere () die Einstellungen.

5.3. E-Mail-Vorlage erstellen

Um deinen Kunden direkt nach dem Einkauf im Webshop das SEPA-Lastschriftmandat zur Verfügung zu stellen, erstelle eine E-Mail-Vorlage mit dem SEPA-Lastschriftmandat als Anhang. Richte zum Versand der E-Mail eine Ereignisaktion ein.

E-Mail-Vorlage erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » E-Mail » Vorlagen.

  2. Wechsle in das Tab Neue E-Mail-Vorlage.

  3. Gib einen Namen ein und wähle unter PDF-Anhang die Option SEPA-Lastschriftmandat.

  4. Gib im Tab E-Mail-Nachricht einen Text ein, der den Kunden darüber informiert, dass das angehängte SEPA-Lastschriftmandat mit Unterschrift zurückgeschickt werden muss.

5.4. E-Mail-Vorlage per Ereignisaktion versenden

Die E-Mail-Vorlage versendest du z.B. durch eine Ereignisaktion, die durch einen neuen Auftrag ausgelöst wird.

Ereignisaktion einrichten

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen ().
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß [tabelle-email-template-zahlungseingang].

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die weiteren Einstellungen gemäß [tabelle-email-template-zahlungseingang] vor.

  7. Aktiviere die Einstellung Aktiv ().

  8. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 10. Ereignisaktion zum automatischen Senden von SEPA-Lastschriftmandaten an Kunden
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsanlage: Neuer Auftrag

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Auftrag > Zahlungsart

Lastschrift

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Vorlage für SEPA-Lastschriftmandat;
Kunde

5.5. E-Mail-Vorlage per Gruppenfunktion versenden

Die E-Mail-Vorlage kannst du alternativ auch in der Kontaktübersicht über die Gruppenfunktion versenden.

E-Mail-Vorlage versenden:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke auf Gruppenfunktion.

  4. Markiere die Kontakte in der Übersicht, an die die E-Mail-Vorlage versendet werden soll.

  5. Wähle bei der Option E-Mail-Vorlage senden die zuvor erstellte E-Mail-Vorlage zur SEPA-Information aus.

  6. Klicke auf Gruppenfunktion.

Weitere Details dazu findest du im Kapitel Gruppenfunktion nutzen der Handbuchseite Kontake verwalten.

5.6. SEPA-Zahlungsverkehr in den Bankdaten aktivieren

Wenn du das unterschriebene SEPA-Lastschriftmandat eines Kunden erhalten hast, ist die nachfolgend beschriebene Einstellung nötig, um den SEPA-Zahlungsverkehr zu aktivieren und die pain008-Formate abzurufen.

SEPA-Lastschriftmandat in den Bankdaten aktivieren:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf Bankdaten.

  5. Aktiviere SEPA-Lastschriftmandat.

  6. Speichere () die Einstellungen.

Weitere Informationen zu Bankdaten findest du im Kapitel Bankdaten von Kunden speichern.

5.7. SEPA-Zahlungsverkehr automatisieren

Du hast die Möglichkeit, Prozesse einzurichten, um deine SEPA-Zahlungsprozesse zu automatisieren. Dazu findest du im Menü Einrichtung » Prozesse die entsprechenden Aktionen SEPA Pain001 und SEPA Pain008.

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