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Bankdaten verwalten

Auf dieser Handbuchseite erfährst du, wie du deine Bankinformationen und die Bankdaten deiner Kunden in plentymarkets speicherst, wie du Bankdaten im Webshop sichtbar machst und wie du EBICS und SEPA einrichtest.

1. Eigene Bankdaten speichern

Die Bankdaten, die in den Grundeinstellungen zentral gepeichert werden, sind im gesamten System verknüpft. Eine Korrektur der Bankdaten ist ausschließlich im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Bank vorzunehmen. Änderungen wirken sich auf das gesamte System aus.

Bankdaten speichern:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Bank.

  2. Gib deine Bankdaten ein. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 1. Bankdaten speichern
Einstellung Erläuterung

Kontoinhaber

Vorname und Name des Kontoinhabers eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankAccountOwner nutzen.

Konto-Nr.

Kontonummer eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankAccount nutzen.

BLZ

Bankleitzahl eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankCode nutzen.

Bank

Name der Bank eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankName nutzen.

IBAN

Internationale Bankleitzahl eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankIban nutzen.

2. Alter Webshop: Eigene Bankdaten im Webshop anzeigen

Anleitungen nur für Callisto Shops

Die folgenden Kapitel beschreiben ausschließlich die Einstellungen zur Anzeige der Bankdaten in Callisto Shops. Die Anleitungen sind somit nicht für Ceres Shops gültig!

Die Kategorie Bankdaten dient dazu, Informationen zu deiner Bankverbindung im Callisto Webshop anzuzeigen. Deine Bankverbindung benötigt ein Käufer, wenn er z.B. per Vorkasse bezahlen möchte. Die Bankdaten werden im Bestellvorgang bei Wahl der Zahlungsart Vorkasse sowie in der Auftragshistorie nach einer Bestellung per Vorkasse oder auf Rechnung angezeigt, um dem Käufer die Informationen zur Zahlung zu geben. Die Kategorie Bankdaten kann Angaben zu mehreren Konten für In- und Ausland enthalten.

2.1. Kategorie Bankdaten anpassen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Kategorie Bankdaten anzupassen.

Kategorie anpassen:

  1. Öffne das Menü Artikel » Kategorien.

  2. Öffne den Ordner des Designs, das du bearbeiten möchtest, z.B. Callisto Light 3.

  3. Öffne die Kategorie Bankdaten.

  4. Wechsle in das Tab Beschreibung 1.

  5. Nimm die Anpassungen an der Beschreibung vor.

  6. Speichere die Einstellungen.

Weitere Informationen zu den Einstellungen für Kategorien findest du unter Kategorien bearbeiten.

2.2. Bankdaten im Bestellvorgang anzeigen

Wie du die Kategorie Bankdaten bei der Zahlungsart Vorkasse hinterlegst, ist im Folgenden beschrieben. Die Verknüpfung erfolgt genauso bei der Zahlungsart Rechnung.

Kategorie an der Zahlungsart hinterlegen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Zahlung » Zahlungsarten.

  2. Aktiviere die Einstellung Auch inaktive zeigen.

  3. Öffne den Ordner International.

  4. Klicke auf die Zahlungsart.
    → Das Tab Einstellungen wird geöffnet.

  5. Wähle bei der Option Infoseite die Einstellung Infoseite (Intern).

  6. Klicke unter Infoseite (Intern) auf Bearbeiten.
    → Das Fenster Artikelvorlage wählen wird geöffnet.

  7. Wähle die Kategorie Bankdaten.

  8. Klicke auf Wählen.
    → Die Infoseite wird mit der Zahlungsart verknüpft.

  9. Setze ein Häkchen bei der Option Aktiv.

  10. Speichere die Einstellungen.

  11. Wechsle in das Tab Schnittstelle.

  12. Klappe den Mandanten auf.

  13. Aktiviere Bankdaten anzeigen und Verwendungszweck anzeigen.
    → Im Bestellvorgang wird bei Wahl der Zahlungsart Vorkasse ein Link zu den Informationen eingeblendet.

  14. Speichere die Einstellungen.

DE Bankdaten Bestellvorgang
Bild 1. Link zur Kategorie Bankdaten im Bestellvorgang

2.3. Bankdaten in der Auftragshistorie anzeigen

Nimm die oben beschriebenen Einstellungen auch bei der Zahlungsart Rechnung vor, um die Bankdaten nach einer Bestellung in der Auftragshistorie anzuzeigen. Wenn du die Option Verwendungszweck anzeigen aktiviert hast, wird die Auftrags-ID in der Auftragshistorie bei den Bankdaten angezeigt.

DE Bankdaten Auftragshistorie
Bild 2. Bankdaten in der Auftragshistorie

2.4. Landesspezifische Bankdaten anzeigen

Mit einer If-Abfrage ist es möglich, nur die Bankdaten des Lieferlandes anzuzeigen. So bekommt ein Käufer in Deutschland nur deine deutschen Kontodaten angezeigt, ein Kunde in der Schweiz nur die schweizerischen Kontodaten. Du benötigst dazu die Template-Variable $CustomerShippingCountry, die den Inhalt nur dann ausgibt, wenn das entsprechende Lieferland gewählt wurde. Die ID der Lieferländer findest du im Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Versand » Optionen im Tab Lieferländer. Füge den folgenden Code in die Kategorie Bankdaten ein. Füge ggf. weitere Lieferländer mit der passenden ID hinzu.

Code-Beispiel für die Anzeige der Bankdaten des Lieferlandes

{% if $CustomerShippingCountry==1 %}
Name Ihrer Bank in Deutschland
BLZ
Konto
Tragen Sie den Verwendungszweck ein, damit wir die Zahlung zuordnen können.
{% endif %}

{% if $CustomerShippingCountry==4 %}
Name Ihrer Bank in der Schweiz
BLZ
Konto
Tragen Sie den Verwendungszweck ein, damit wir die Zahlung zuordnen können.
{% endif %}

3. Bankdaten von Kunden speichern

Im Tab Einstellungen in einem Kundendatensatz kannst du die Bankdaten des Kunden speichern und bei Bedarf löschen. Die Bankdaten benötigst du z.B. für die Zahlungsart Lastschrift. In plentymarkets gibt es auch eine Importfunktion der Bankdaten. Beachte dabei jedoch die aktuelle Rechtslage, auch in anderen Lieferländern.

Abo-Aufträge beachten

Beachte, dass die hier hinterlegten Bankdaten auch für Abo-Aufträge mit der Zahlungsart Lastschrift verwendet werden. Wenn du Bankdaten löschst, die mit einem solchen Abo-Auftrag verbunden sind, wird die Zahlungsart im Scheduler auf die für den jeweiligen Mandanten (Shop) festgelegte Standard-Zahlungsart zurückgesetzt. Der Abo-Auftrag wird dann nicht mehr per Bankeinzug beglichen. Lösche die Bankdaten in einem solchen Fall daher nur, wenn dies wirklich erforderlich ist, und hinterlege wenn möglich neue Bankdaten für den Kunden.

Bankdaten des Kunden speichern:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf Bankdaten.

  5. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  6. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 2. Bankdaten für Kunden speichern
Einstellung Erläuterung

IBAN;
BIC;
Kontoinhaber;
Kontonummer;
BLZ

Bankdaten des Kunden eingeben.
Wenn IBAN und BIC manuell eingegeben werden, werden sie mit cKonto geprüft. Bei Fehlern wird eine Meldung angezeigt.
Wenn die Kontonummer und die BLZ in den Bankdaten hinterlegt sind, können IBAN und BIC mittels eines automatischen Migrationsprozesses eingetragen werden. Weitere Informationen dazu im Kapitel Bankdaten migrieren.

SEPA-Lastschriftmandat

Aktivieren, wenn der Kunde das SEPA-Lastschriftmandat unterschrieben hat.
Wichtig: Erst nach dem Aktivieren der Option können die pain.008-Formate für den SEPA-Zahlungsverkehr abgerufen werden.

Art des Mandats

SEPA-Basis-Lastschrift = Mit der Einzugsermächtigung (Standard-Kunden) vergleichbares Mandat.
SEPA-Firmen-Lastschrift = Mit dem Abbuchungsauftrag (Firmen-Kunden, B2B) vergleichbares Mandat.

Ausführungsmodalität

Einmalige Zahlung = Typischerweise verwendet für Standard-Aufträge.
Wiederkehrende Zahlung = Typischerweise verwendet für regelmäßige Abbuchungen, Abo-Verträge etc.

4. Bankdaten migrieren

Um den Zahlungsverkehr mit deinen Kunden auf SEPA umzustellen, migriere die Bankdaten der Kunden, die per Lastschrift bezahlen. Das sind Kunden, die die Zahlungsart Lastschrift nutzen oder für die Abo-Aufträge im Menü Scheduler eingerichtet sind.

Bankdaten migrieren:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Daten » Migration.

  2. Klappe den Bereich Bankdaten auf.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  4. Klicke auf das Zahnrad, um die Migration durchzuführen.

  5. Prüfe nach der Migration die Kundendaten im Tab: Einstellungen » Tab: Bankdaten.

Tabelle 3. Migration von Bankdaten
Einstellung Erläuterung

Total

Anzahl der im System vorhandenen Bankdaten.

Ohne IBAN

Bankdaten, für die keine SEPA-Daten vorhanden sind.

Bankverbindungen

Wählen, welche Bankverbindungen migriert werden sollen.
Nur Bankverbindungen ohne IBAN/BIC = Nur Bankdaten, bei denen IBAN und BIC nicht vorhanden sind, werden migriert.
Alle Bankdaten = Alle Bankdaten werden migriert. Wählen, wenn nicht sicher ist, ob die Bankdaten alle korrekt sind. Bei der Migration erfolgt eine Prüfung im Hintergrund durch cKonto, sodass eventuelle Fehler gemeldet werden.

Anzahl

Anzahl der Datensätze wählen, die migriert werden sollen.
Alle = Alle Datensätze werden migriert.
500 = 500 Datensätze werden migriert. Wenn sehr viele Bankdaten migriert werden müssen, 500 wählen, damit die Migration unterteilt wird.

5. EBICS einrichten

Integration per Plugin

Die EBICS-Integration in plentymarkets erfolgt über das EBICS-Plugin, das im plentyMarketplace verfügbar ist.

EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) bezeichnet einen in Deutschland multibankfähigen Standard für die Übertragung von Zahlungsverkehrsdaten über das Internet. Durch die Umstellung auf das standardisierte EBICS-Verfahren wird der Abruf von Zahlungen vereinfacht und einheitlich. Das Plugin integriert EBICS vollständig in plentymarkets. Somit ist der Umweg über Drittanbieter nicht nötig. Für die Kommunikation per EBICS werden deine Umsätze in einer Datei ähnlich einem Kontoauszug bei deiner Bank gespeichert. Die Datei wird von plentymarkets importiert und die Umsätze werden in deinem plentymarkets System gebucht. Das verknüpfte EBICS-Konto stellt eine Art Verbundkonto dar, das mehrere Bankkonten umfassen kann. Täglich wird eine Datei mit allen Umsätzen des EBICS-Kontos erzeugt. Diese Datei kann dann nachts abgerufen werden und am nächsten Morgen stehen alle Eingänge des Tages zur Verfügung. Außerdem werden täglich mehrere Dateien mit Vormerkposten erzeugt, die ebenfalls abgerufen werden können, um die Vormerkposten in dein plentymarkets System einzubuchen.

5.1. EBICS bei deiner Bank beantragen

Zuerst beantragst du bei deiner Bank einen EBICS-Zugang. Du erhältst daraufhin Unterlagen von deiner Bank, die du ausfüllst und an die Bank zurückschickst. Die nachfolgenden Angaben in den Unterlagen sind für EBICS Pflicht.

Bestehende EBICS-Konten

Bereits bestehende und verwendete EBICS-Konten dürfen nicht in plentymarkets eingerichtet werden. Ein EBICS-Konto kann mehrere Benutzer, Teilnehmer genannt, haben. Beantrage also ggf. einen neuen Teilnehmer (auch techn. Teilnehmer möglich), den du ausschließlich für plentymarkets verwendest.

5.1.1. Kontonummern

Gib die Kontonummern der Konten ein, für die der Abruf der Umsätze in plentymarkets eingebucht werden soll. Die Angabe von Kontonummern ist optional, da der Abruf technisch über die Benutzerdaten erfolgt. Weitere Informationen zur Angabe bzw. Nichtangabe von Kontonummern findest du in Tabelle 4.

Nur Geschäftskonten hinterlegen

Es besteht in plentymarkets derzeit keine Möglichkeit, einzelne Konten individuell für den EBICS-Abruf einzurichten. Das heißt, dass die Zahlungsvorgänge deiner Bank nur global für alle angegebenen Konten des plentymarkets Systems abgerufen werden können. Dazu zählen z.B. auch Zahlungsvorgänge deines Privatkontos, falls dieses hinterlegt wurde. Um dies zu vermeiden, hinterlege nur die Kontonummern der Geschäftskonten.

Gleiches Konto für mehrere Benutzer

Verweisen mehrere Benutzer auch aus verschiedenen plentymarkets Systemen auf dasselbe Konto (bei vielen Banken werden mehrere Konten auch in einem Verbundskonto geführt), kann dies zu Problemen beim Abruf führen, wenn die Aufrufe parallel laufen. Dies lässt sich derzeit nicht abfangen.

5.1.2. Auszugsbereitstellung

Die Auszugsbereitstellung kann entweder buchungstagsorientiert oder auszugsorientiert erfolgen.

Tabelle 4. Auszugsbereitstellung
Einstellung Erläuterung

Buchungstagsorientiert

Eine fiktive fortlaufende Auszugsnummer wird mitgeliefert. Diese Einstellung ist standardmäßig voreingestellt.

Auszugsorientiert

Die effektive Auszugsnummer wird mitgeliefert. Voraussetzung hierfür ist eine tägliche automatische Auszugserstellung.

5.1.3. Teilnehmer

Bei der Umstellung deiner Konten auf EBICS erstellst du für deine Konten einen oder mehrere Benutzer. Benutzer werden unter EBICS als Teilnehmer bezeichnet. Du kannst Teilnehmer mit unterschiedlichen Auftragstypen anlegen. Von diesen Teilnehmern muss ein Teilnehmer mittels der von der Bank erhaltenen Teilnehmer-ID im plentymarkets System gespeichert werden.

plentymarkets benötigt nur einen Teilnehmer, z.B. einen technischen Teilnehmer mit den niedrigsten Berechtigungen, um den EBICS-Zahlungsabruf durchzuführen. Pro EBICS-Konto darf nur ein Teilnehmer eingerichtet werden.

5.1.4. Auftragstyp

In der folgenden Tabelle 5 werden die Auftragstypen erläutert, die plentymarkets für einen erfolgreichen Abruf der Buchungen deines EBICS-Kontos benötigt. Beachte zudem die Erläuterungen zu den Auftrags- und Unterschriftstypen im Formular deiner Bank.

Tabelle 5. Auftrags- und Unterschriftstypen
Typ Erläuterung

STA

Tagesumsätze MT940 bzw. CAMT053. Der Abruf der Transaktionen erfolgt am Ende des Tages.

VMK

Vormerkposten MT942 bzw. CAMT052. Vormerkposten der Transaktionen, die von Bank zu Bank unterschiedlich mehrmals am Tag erzeugt und zum Download bereitgestellt werden. Diese Angabe ist für plentymarkets optional.

EU Typ „T“

Unterschriftstyp, der ausschließlich zum Abruf der Transaktionsdaten berechtigt.

5.2. EBICS-Konto in plentymarkets anlegen

Nachdem deine Konten für EBICS eingerichtet worden sind, erhältst du von der Bank ein Schreiben mit den Daten, die du in plentymarkets speichern musst, um EBICS einzurichten.

Neues EBICS-Konto hinzufügen

Nachdem du das EBICS-Plugin in deinem plentymarkets System bereitgestellt hast, kannst du dein EBICS-Konto einrichten.

Neues EBICS-Konto hinzufügen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.

  2. Klicke auf Neues Konto erstellen.
    → Das Fenster Neues Konto wird geöffnet.

  3. Gib die Daten ein, die dir von deiner Bank zugesendet wurden. Beachte hierzu die Informationen in Tabelle Tabelle 6.

  4. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 6. Kontoeinstellungen für EBICS

Einstellung

Erläuterung

Aktiv

Klicke auf die Umschaltfläche, um das Konto als aktiv zu markieren.

Kontoname

Gib einen internen Namen ein, unter dem das Konto in der Übersicht erscheinen soll.

Vorname

Gib den Vornamen des Kontoinhabers ein.

Nachname

Gib den Nachnamen des Kontoinhabers ein.

Bank-Teilnehmer-ID

Gib die Bank-Teilnehmer-ID wie von der Bank mitgeteilt ein.

Bank-Kunden-ID

Gib die Bank-Kunden-ID wie von der Bank mitgeteilt ein.

Bank

Wähle eine Bank aus der Liste.

Bank erstellen

Auswählen, um eine Bank hinzuzufügen, die nicht in der Liste aufgeführt ist.
Bank: Namen der Bank eingeben
URL: Host-URL wie von der Bank mitgeteilt eingeben.

Vormerkposten

Aus dem Dropdown-Menü wählen, mit welchem Verfahren die Tagesumsätze abgerufen werden. Details sind bei deiner Bank verfügbar.

Accountversion

Aus dem Dropdown-Menü wählen, welche Accountversion verwendet werden soll. Details sind bei deiner Bank verfügbar.

Tagesumsätze

Aus dem Dropdown-Menü wählen, mit welchem Verfahren die Tagesumsätze abgerufen werden sollen. Details sind bei deiner Bank verfügbar.

IBAN

IBANs der verknüpften Konten kommasepariert eingeben. Das CAMT-Format benötigt die Eingabe der IBAN, das MT-Format benötigt die Eingabe der Kontonummer.

5.3. Einstellungen am EBICS-Konto vornehmen

Domainwechsel

Speichere nach einem Domainwechsel die Grundeinstellungen des Kontos erneut, um die EBICS-Daten zu aktualisieren.

Einstellungen am EBICS-Konto vornehmen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.

  2. Klicke auf Bearbeiten, um das Konto zu öffnen.
    → Das Tab Kontoeinstellungen wird geöffnet.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.

  4. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 7. Grundeinstellungen für EBICS

Einstellung

Erläuterung

Kontoeinstellungen

Die Einstellungen des gewählten Kontos.

Geschäftsvorfälle

Verwaltet die automatisch abgerufenen Geschäftsfälle. Wähle im Dropdown-Menü Anzeigen die Option Alle und klicke auf Suchen. Wähle aus der Liste die Geschäftsvorfälle aus, die du verwenden möchtest und Speichere deine Auswahl.

Manueller Zahlungsabruf

Ermöglicht im Falle eines technischen Fehlers den manuellen Abruf aller Aufträge zu einem bestimmten Datum. Der manuelle Zahlungsabruf steht erst nach erfolgreicher Aktivierung deines EBICS-Konto zur Verfügung.
Hinweis: Es werden lediglich die in plentymarkets vorhandenen Daten erneut abgerufen. Somit findet kein Abgleich mit der Bank statt.

Status abrufen

Ruft den aktuellen Initialisierungsstatus des Kontos ab.

Konto initialisieren

Die Schlüssel werden generiert und mittels INI zum Abgleich an die Bank übermittelt. HIA wird ausgeführt.

INI-Brief

Erstellt aus den generierten Schlüsseln einen INI-Brief als PDF und lädt das Dokument herunter. Der INI-Brief muss ausgedruckt und an die Bank geschickt werden. Die Schaltfläche ist inaktiv, bis die Schlüssel erfolgreich erstellt wurden.
Hinweis: Für den fehlerfreien Download des INI-Briefs muss der Pop-up-Blocker deines Browsers deaktiviert sein.

Initialisierung abschließen (HPB)

Schließt den Initialisierungsvorgang mit der Bank ab.

Experten-Modus

Alle nachfolgend beschriebenen Schaltflächen sind ausschließlich für den Fall vorgesehen, dass die Bank eine erneute Ausführung anfordert, und stehen erst nach Aktivierung de Umschaltfläche zur Verfügung.

Schlüssel erstellen

Erstellt die Schlüssel für die Initialisierung.

INI

Initialisiert das EBICS-Konto.

HIA

Führt HIA aus.

Änderungen nur nach Rücksprache mit der Bank

Nimm Änderungen nur nach Rücksprache mit deiner Bank vor. Wenn du z.B. die neuen CAMT-Formate nutzen möchtest, kläre mit deiner Bank, ob das Format unterstützt wird und lasse das Format aktivieren. Passe dann die Grundeinstellungen und ggf. die Vormerkposten wie hier beschrieben an.

Wenn ein Konto zurückgesetzt wurde und deine Bank neue Schlüssel benötigt, empfehlen wir, den betreffenden EBICS-Account in plentymarkets neu einzurichten, da nur dann neue Schlüssel erzeugt werden.

5.4. Freischaltung durch deine Bank

Nachdem du die Zugangsdaten in plentymarkets eingegeben hast, meldet sich plentymarkets auf elektronischem Weg bei deiner Bank an. Für einen EBICS-Abruf sind geheime Schlüsselwerte nötig, die programmintern generiert werden. Nachdem die Schlüssel erzeugt wurden und die elektronische Erstanmeldung abgeschlossen ist, müssen die Schlüssel unterschrieben und in ausgedruckter Form an die Bank geliefert werden. Nur der in plentymarkets hinterlegte Teilnehmer ist zu dieser Unterschrift berechtigt. Die Bank wird keine Freigabe der EBICS-Schnittstelle erteilen, wenn die Unterschrift nicht von genau diesem hinterlegten Teilnehmer stammt.

INI-Brief-Datei abrufen und an deine Bank geben:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.

  2. Klicke auf das EBICS-Konto.
    → Das Tab Kontoeinstellungen wird geöffnet.

  3. Klicke auf INI-Brief, um die Datei abzurufen.
    → Die erstellte INI-Brief-Datei wird als PDF heruntergeladen.

  4. Drucke die PDF-Datei aus und unterschreibe das Dokument.

  5. Übermittle das Dokument an deine Bank.

Sind alle Werte bei der Bank eingegangen, werden die ausgedruckten Werte mit den elektronisch gesendeten Werten verglichen und die EBICS-Schnittstelle wird freigegeben. Ab diesem Moment werden die Transaktionen in den unten beschriebenen Intervallen abgerufen.

5.5. Abrufintervalle für Transaktionen

Deine Bank stellt maximal zweimal täglich die Transaktionen des jeweiligen Tages in Datenform zur Abholung bereit. plentymarkets ruft die Daten aktuell um 6:00 Uhr, um 13:00 Uhr und um 23:00 Uhr ab. Die Transaktionsdaten sind etwa eine Stunde nach Abruf in den Systemen verfügbar. Zudem stellt die Bank mehrmals am Tag Vormerkposten mit den Transaktionen des aktuellen Tages in Datenform zur Abholung bereit.

5.6. Abrufintervalle Vormerkposten

Da die Zeiten, in denen die Vormerkposten bereitgestellt werden, von Kreditinstitut zu Kreditinstitut unterschiedlich sind, ruft plentymarkets die Daten, falls verfügbar, zwischen 8:00 und 18:00 stündlich von den Kreditinstituten ab. Bei EBICS-Buchungen mit unbestätigtem Vormerkposten erscheint die Angabe Vormerkposten in roter Schrift. Wird der Vormerkposten bestätigt, wechselt der Schriftzug von rot auf grün. Zusätzlich wird die bestätigte Buchung dem entsprechenden Auftrag zugeordnet, ohne die Zahlung nochmals zu buchen. Damit Vormerkposten bestätigt werden, ist die Aktivierung der Tagesumsätze erforderlich. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.

6. SEPA-Lastschriftmandat einrichten

Im Rahmen der SEPA-Initiative (Single Euro Payments Area) ist der Euro-Zahlungsverkehr in Deutschland und 32 weiteren europäischen Staaten seit dem 1. Februar 2014 vereinheitlicht. Seit diesem Stichtag sind Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN und BIC möglich. Die Bankdaten deiner Kunden kannst du in deinem plentymarkets System automatisch migrieren. Lastschriften werden unterteilt in:

  • SEPA-Basis-Lastschrift → vergleichbar mit einer Einzugsermächtigung

  • SEPA-Firmenlastschrift → vergleichbar mit einem Abbuchungsauftrag

Firmenlastschriften sind nur zwischen Unternehmen zulässig (B2B) und benötigen gesonderte Mandate. Von deinen Kunden benötigst du ein SEPA-Lastschriftmandat, das die bisherige Einzugsermächtigung ersetzt. Das Mandat bildet die rechtliche Grundlage zum Einzug von SEPA-Lastschriften.

6.1. Dokumentenvorlage erstellen

Im Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Dokumente gibt es im Untermenü SEPA-Lastschriftmandat eine Vorlage für das SEPA-Lastschriftmandat. Weitere Informationen zu Dokumenten findest du auf der Handbuchseite zum Thema Dokumentenvorlagen.

Dokumentenvorlage einrichten:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.

  2. Klicke auf die Vorlage SEPA-Lastschriftmandat.
    → Das Tab Vorlage wird geöffnet.

  3. Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste.

  4. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 8.

  5. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 8. Dokumentenvorlage einrichten
Einstellung Erläuterung

Informationen des Zahlungsempfängers

Name des Zahlungsempfängers;
Straße und Hausnummer;
Postleitzahl und Ort;
Land

Händlerdaten eingeben.

Gläubiger-Identifikationsnummer

Gläubiger-Identifikationsnummer eingeben.

Mandatsreferenz

Die Mandatsreferenz wird aus der Kunden-ID generiert und automatisch gespeichert.

Zahlungsart

Ausführungsmodalität eingeben. Entweder Einmalige Zahlung oder Wiederkehrende Zahlung eingeben.

Name des Zahlungspflichtigen

Der Name wird automatisch hinterlegt.

Formatierung

X-Achse;
Y-Achse

Die Werte orientieren sich am Koordinatensystem mit X- und Y-Achse. Die X-Achse verläuft von links nach rechts und die Y-Achse von oben nach unten. Die Nullpunkte liegen also links oben. Weitere Informationen zum Koordinatensystem unter Dokumentenvorlagen.

Schriftgröße

Schriftgröße in Pixeln wählen.

Hervorhebung

Normal oder Fett wählen.

Informationen des Zahlungspflichtigen

Die Informationen werden aus dem Kundendatensatz geladen und automatisch hinterlegt. Damit IBAN und BIC in der Vorlage für das SEPA-Lastschriftmandat ausgegeben werden, müssen sie in den Kundendaten im Tab: Einstellungen » Tab: Bankdaten gespeichert sein.

Alle Seiten der Vorlage ausgeben

Wählen, ob alle Seiten der Vorlage ausgegeben werden sollen.

Zeichensatz

ISO-8859-1 oder Unicode wählen. Die Erzeugung von PDF-Dokumenten in Unicode kann länger dauern.

6.2. PDF-Vorlage hochladen

Im Tab PDF-Vorlage lädst du eine PDF-Vorlage hoch, die das Layout deines Briefpapiers mit Firmendaten und Logo deines Unternehmens beinhaltet. Füge bei der Gestaltung der PDF-Vorlage die nötigen Feldnamen für die Werte der Vorlage und im unteren Bereich ein Unterschriftenfeld mit einer Linie für die Unterschrift des Kunden ein.

Felder in der PDF-Vorlage hinterlegen

Die Feldnamen für die Werte der Vorlage, z.B. IBAN, BIC oder Zahlungsart werden nicht über die Dokumentenvorlage ausgegeben. Hinterlege die Feldnamen fest in der PDF-Vorlage.

PDF-Vorlage hochladen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.

  2. Klicke auf die Vorlage SEPA-Lastschriftmandat.
    → Das Tab Vorlage wird geöffnet.

  3. Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste.

  4. Wechsle in das Tab PDF-Vorlage » Tab: Neue Vorlage.

  5. Klicke auf Durchsuchen…​.
    → Das Fenster Datei hochladen wird geöffnet.

  6. Öffne die PDF-Datei.

  7. Speichere die Einstellungen.

6.3. E-Mail-Vorlage erstellen

Um deinen Kunden direkt nach dem Einkauf im Shop das SEPA-Lastschriftmandat zur Verfügung zu stellen, erstelle eine E-Mail-Vorlage mit dem SEPA-Lastschriftmandat als Anhang. Richte zum Versand der E-Mail eine Ereignisaktion ein.

E-Mail-Vorlage erstellen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen.

  2. Wechsle in das Tab Neue E-Mail-Vorlage.

  3. Gib einen Namen ein und wähle unter PDF-Anhang die Option SEPA-Lastschriftmandat.

  4. Gib im Tab E-Mail-Nachricht einen Text ein, der den Kunden darüber informiert, dass das angehängte SEPA-Lastschriftmandat mit Unterschrift zurückgeschickt werden muss.

6.4. E-Mail-Vorlage per Ereignisaktion versenden

Die E-Mail-Vorlage versendest du z.B. durch eine Ereignisaktion, die durch einen neuen Auftrag ausgelöst wird.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 8.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 8 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 9. Ereignisaktion zum automatischen Senden von SEPA-Lastschriftmandaten an Kunden
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsanlage: Neuer Auftrag

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Auftrag > Zahlungsart

Lastschrift

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Vorlage für SEPA-Lastschriftmandat;
Kunde

6.5. E-Mail-Vorlage per Gruppenfunktion versenden

Die E-Mail-Vorlage kannst du alternativ auch in der Kontaktübersicht über die Gruppenfunktion versenden.

E-Mail-Vorlage versenden:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke auf Gruppenfunktion.

  4. Markiere die Kontakte in der Übersicht, an die die E-Mail-Vorlage versendet werden soll.

  5. Wähle bei der Option E-Mail-Vorlage senden die zuvor erstellte E-Mail-Vorlage zur SEPA-Information aus.

  6. Klicke auf Gruppenfunktion.

Weitere Details dazu findest du im Kapitel Gruppenfunktion nutzen der Handbuchseite Kontake verwalten.

6.6. SEPA-Zahlungsverkehr in den Bankdaten aktivieren

Wenn du das unterschriebene SEPA-Lastschriftmandat eines Kunden erhalten hast, ist die nachfolgend beschriebene Einstellung nötig, um den SEPA-Zahlungsverkehr zu aktivieren und die pain008-Formate abzurufen.

SEPA-Lastschriftmandat in den Bankdaten aktivieren:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf Bankdaten.

  5. Aktiviere SEPA-Lastschriftmandat.

  6. Speichere die Einstellungen.

Weitere Informationen zu Bankdaten findest du im Kapitel Bankdaten von Kunden speichern.

6.7. Alter Webshop: Download im Mein-Konto-Bereich aktivieren

Anleitung nur für Callisto Shops

Die folgende Anleitung beschreibt ausschließlich die Einstellungen zur Anzeige der Bankdaten in Callisto Shops. Die Anleitung ist somit nicht für Ceres Shops gültig!

Ein Kunde, dessen Bankdaten noch nicht umgestellt wurden, wird im Bestellvorgang bei Auswahl der Zahlungsart Lastschrift darauf hingewiesen, das SEPA-Lastschriftmandat im Bereich Mein Konto des Webshops herunterzuladen und unterschrieben zurückzusenden.

Download-Link anzeigen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Mein Konto » Einstellungen.

  2. Wähle unter Download-Link SEPA-Lastschriftmandat die Einstellung Anzeigen.

  3. Speichere die Einstellungen.

6.8. SEPA-Zahlungsverkehr automatisieren

Du hast die Möglichkeit, Prozesse einzurichten, um deine SEPA-Zahlungsprozesse zu automatisieren. Dazu findest du im Menü System » Systemeinstellungen » Prozesse die entsprechenden Aktionen SEPA Pain001 und SEPA Pain008.

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