Bankdaten verwalten

Auf dieser Handbuchseite erfährst du, wie du deine Bankinformationen und die Bankdaten deiner Kund:innen in plentymarkets speicherst und wie du EBICS und SEPA einrichtest.

1. Eigene Bankdaten speichern

Die Bankdaten, die in den Grundeinstellungen zentral gepeichert werden, sind im gesamten System verknüpft. Eine Korrektur der Bankdaten ist ausschließlich im Menü Einrichtung » Einstellungen » Bank vorzunehmen. Änderungen wirken sich auf das gesamte System aus.

Bankdaten speichern:

Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Bank.
Gib deine Bankdaten ein. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.
Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Bankdaten speichern
Einstellung	Erläuterung
Kontoinhaber	Vorname und Name der Kontoinhaber:in eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankAccountOwner nutzen.
Konto-Nr.	Kontonummer eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankAccount nutzen.
BLZ	Bankleitzahl eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankCode nutzen.
Bank	Name der Bank eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankName nutzen.
IBAN	Internationale Bankleitzahl eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankIban nutzen.

2. Bankdaten von Kunden speichern

Im Tab Einstellungen in einem Kundendatensatz kannst du die Bankdaten des Kunden speichern und bei Bedarf löschen. Die Bankdaten benötigst du z.B. für die Zahlungsart Lastschrift. In plentymarkets gibt es auch eine Importfunktion der Bankdaten. Beachte dabei jedoch die aktuelle Rechtslage, auch in anderen Lieferländern.

Abonnements beachten

Beachte, dass die hier hinterlegten Bankdaten auch für Abonnements mit der Zahlungsart Lastschrift verwendet werden. Wenn du Bankdaten löschst, die mit einem solchen Abonnement verbunden sind, wird die Zahlungsart im Scheduler auf die für den jeweiligen Mandanten (Shop) festgelegte Standard-Zahlungsart zurückgesetzt. Das Abonnement wird dann nicht mehr per Bankeinzug beglichen. Lösche die Bankdaten in einem solchen Fall daher nur, wenn dies wirklich erforderlich ist, und hinterlege wenn möglich neue Bankdaten für den Kunden.

Bankdaten des Kunden speichern:

Öffne das Menü CRM » Kontakte.
Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
→ Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.
Klicke in die Zeile des Kontakts.
→ Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.
Klicke im Kontextmenü auf Bankdaten.
Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.
Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 2. Bankdaten für Kunden speichern
Einstellung	Erläuterung
IBAN; BIC; Kontoinhaber; Kontonummer; BLZ	Bankdaten der Kund:in eingeben. Wenn IBAN und BIC manuell eingegeben werden, werden sie mit cKonto geprüft. Bei Fehlern wird eine Meldung angezeigt. Wenn die Kontonummer und die BLZ in den Bankdaten hinterlegt sind, können IBAN und BIC mittels eines automatischen Migrationsprozesses eingetragen werden. Weitere Informationen dazu im Kapitel Bankdaten migrieren.
SEPA-Lastschriftmandat	Aktivieren, wenn die Kund:in das SEPA-Lastschriftmandat unterschrieben hat. *Wichtig:* Erst nach dem Aktivieren der Option können die pain.008-Formate für den SEPA-Zahlungsverkehr abgerufen werden.
Art des Mandats	SEPA-Basis-Lastschrift = Mit der Einzugsermächtigung (Standard-Kunden) vergleichbares Mandat. SEPA-Firmen-Lastschrift = Mit dem Abbuchungsauftrag (Firmen-Kunden, B2B) vergleichbares Mandat.
Ausführungsmodalität	Einmalige Zahlung = Typischerweise verwendet für Standard-Aufträge. Wiederkehrende Zahlung = Typischerweise verwendet für regelmäßige Abbuchungen, Abonnements etc.

3. Bankdaten migrieren

Um den Zahlungsverkehr mit deinen Kund:innen auf SEPA umzustellen, migriere die Bankdaten der Kund:innen, die per Lastschrift bezahlen. Das sind Kund:innen, die die Zahlungsart Lastschrift nutzen oder für die Abonnements im Menü Scheduler eingerichtet sind.

Bankdaten migrieren:

Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Daten » Migration.
Klappe den Bereich Bankdaten auf.
Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.
Klicke auf das Zahnrad (), um die Migration durchzuführen.
Prüfe nach der Migration die Kundendaten im Tab: Einstellungen » Tab: Bankdaten.

Tabelle 3. Migration von Bankdaten
Einstellung	Erläuterung
Total	Anzahl der im System vorhandenen Bankdaten.
Ohne IBAN	Bankdaten, für die keine SEPA-Daten vorhanden sind.
Bankverbindungen	Wählen, welche Bankverbindungen migriert werden sollen. Nur Bankverbindungen ohne IBAN/BIC = Nur Bankdaten, bei denen IBAN und BIC nicht vorhanden sind, werden migriert. Alle Bankdaten = Alle Bankdaten werden migriert. Wählen, wenn nicht sicher ist, ob die Bankdaten alle korrekt sind. Bei der Migration erfolgt eine Prüfung im Hintergrund durch cKonto, sodass eventuelle Fehler gemeldet werden.
Anzahl	Anzahl der Datensätze wählen, die migriert werden sollen. Alle = Alle Datensätze werden migriert. 500 = 500 Datensätze werden migriert. Wenn sehr viele Bankdaten migriert werden müssen, 500 wählen, damit die Migration unterteilt wird.

4. EBICS einrichten

Integration per Plugin

Die EBICS-Integration in plentymarkets erfolgt über das EBICS-Plugin, das im plentyMarketplace verfügbar ist.

EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) bezeichnet einen in Deutschland multibankfähigen Standard für die Übertragung von Zahlungsverkehrsdaten über das Internet. Durch die Umstellung auf das standardisierte EBICS-Verfahren wird der Abruf von Zahlungen vereinfacht und einheitlich. Das Plugin integriert EBICS vollständig in plentymarkets. Somit ist der Umweg über Drittanbieter nicht nötig. Für die Kommunikation per EBICS werden deine Umsätze in einer Datei ähnlich einem Kontoauszug bei deiner Bank gespeichert. Die Datei wird von plentymarkets importiert und die Umsätze werden in deinem plentymarkets System gebucht. Das verknüpfte EBICS-Konto stellt eine Art Verbundkonto dar, das mehrere Bankkonten umfassen kann. Täglich wird eine Datei mit allen Umsätzen des EBICS-Kontos erzeugt. Diese Datei kann dann nachts abgerufen werden und am nächsten Morgen stehen alle Eingänge des Tages zur Verfügung. Außerdem werden täglich mehrere Dateien mit Vormerkposten erzeugt, die ebenfalls abgerufen werden können, um die Vormerkposten in dein plentymarkets System einzubuchen.

4.1. EBICS bei deiner Bank beantragen

Zuerst beantragst du bei deiner Bank einen EBICS-Zugang. Du erhältst daraufhin Unterlagen von deiner Bank, die du ausfüllst und an die Bank zurückschickst. Die nachfolgenden Angaben in den Unterlagen sind für EBICS Pflicht.

Bestehende EBICS-Konten

Bereits bestehende und verwendete EBICS-Konten dürfen nicht in plentymarkets eingerichtet werden. Ein EBICS-Konto kann mehrere Benutzer, Teilnehmer genannt, haben. Beantrage also ggf. einen neuen Teilnehmer (auch techn. Teilnehmer möglich), den du ausschließlich für plentymarkets verwendest.

4.1.1. Kontonummern

Gib die Kontonummern der Konten ein, für die der Abruf der Umsätze in plentymarkets eingebucht werden soll. Die Angabe von Kontonummern ist optional, da der Abruf technisch über die Benutzerdaten erfolgt. Weitere Informationen zur Angabe bzw. Nichtangabe von Kontonummern findest du in Tabelle 4.

Nur Geschäftskonten hinterlegen

Es besteht in plentymarkets derzeit keine Möglichkeit, einzelne Konten individuell für den EBICS-Abruf einzurichten. Das heißt, dass die Zahlungsvorgänge deiner Bank nur global für alle angegebenen Konten des plentymarkets Systems abgerufen werden können. Dazu zählen z.B. auch Zahlungsvorgänge deines Privatkontos, falls dieses hinterlegt wurde. Um dies zu vermeiden, hinterlege nur die Kontonummern der Geschäftskonten.

Gleiches Konto für mehrere Benutzer:innen

Verweisen mehrere Benutzer:innen auch aus verschiedenen plentymarkets Systemen auf dasselbe Konto (bei vielen Banken werden mehrere Konten auch in einem Verbundskonto geführt), kann dies zu Problemen beim Abruf führen, wenn die Aufrufe parallel laufen. Dies lässt sich derzeit nicht abfangen.

4.1.2. Auszugsbereitstellung

Die Auszugsbereitstellung kann entweder buchungstagsorientiert oder auszugsorientiert erfolgen.

Tabelle 4. Auszugsbereitstellung
Einstellung	Erläuterung
Buchungstagsorientiert	Eine fiktive fortlaufende Auszugsnummer wird mitgeliefert. Diese Einstellung ist standardmäßig voreingestellt.
Auszugsorientiert	Die effektive Auszugsnummer wird mitgeliefert. Voraussetzung hierfür ist eine tägliche automatische Auszugserstellung.

4.1.3. Teilnehmer

Bei der Umstellung deiner Konten auf EBICS erstellst du für deine Konten einen oder mehrere Benutzer. Benutzer werden unter EBICS als Teilnehmer bezeichnet. Du kannst Teilnehmer mit unterschiedlichen Auftragstypen anlegen. Von diesen Teilnehmern muss ein Teilnehmer mittels der von der Bank erhaltenen Teilnehmer-ID im plentymarkets System gespeichert werden.

plentymarkets benötigt nur einen Teilnehmer, z.B. einen technischen Teilnehmer mit den niedrigsten Berechtigungen, um den EBICS-Zahlungsabruf durchzuführen. Pro EBICS-Konto darf nur ein Teilnehmer eingerichtet werden.

4.1.4. Auftragstyp

In der folgenden Tabelle 5 werden die Auftragstypen erläutert, die plentymarkets für einen erfolgreichen Abruf der Buchungen deines EBICS-Kontos benötigt. Beachte zudem die Erläuterungen zu den Auftrags- und Unterschriftstypen im Formular deiner Bank.

Tabelle 5. Auftrags- und Unterschriftstypen
Typ	Erläuterung
STA	Tagesumsätze MT940 bzw. CAMT053. Der Abruf der Transaktionen erfolgt am Ende des Tages.
VMK	Vormerkposten MT942 bzw. CAMT052. Vormerkposten der Transaktionen, die von Bank zu Bank unterschiedlich mehrmals am Tag erzeugt und zum Download bereitgestellt werden. Diese Angabe ist für plentymarkets optional.
EU Typ „T“	Unterschriftstyp, der ausschließlich zum Abruf der Transaktionsdaten berechtigt.

4.2. EBICS-Konto in plentymarkets anlegen

Nachdem deine Konten für EBICS eingerichtet worden sind, erhältst du von der Bank ein Schreiben mit den Daten, die du in plentymarkets speichern musst, um EBICS einzurichten.

Neues EBICS-Konto hinzufügen

Nachdem du das EBICS-Plugin in deinem plentymarkets System bereitgestellt hast, kannst du dein EBICS-Konto einrichten.

Neues EBICS-Konto hinzufügen:

Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.
Klicke auf Neues Konto erstellen.
→ Das Fenster Neues Konto wird geöffnet.
Gib die Daten ein, die dir von deiner Bank zugesendet wurden. Beachte hierzu die Informationen in Tabelle Tabelle 6.
Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 6. Kontoeinstellungen für EBICS
Einstellung	Erläuterung
Aktiv	Klicke auf die Umschaltfläche, um das Konto als aktiv zu markieren.
Kontoname	Gib einen internen Namen ein, unter dem das Konto in der Übersicht erscheinen soll.
Vorname	Gib den Vornamen der Kontoinhaber:in ein.
Nachname	Gib den Nachnamen der Kontoinhaber:in ein.
Bank-Teilnehmer-ID	Gib die Bank-Teilnehmer-ID wie von der Bank mitgeteilt ein.
Bank-Kunden-ID	Gib die Bank-Kunden-ID wie von der Bank mitgeteilt ein.
Bank	Wähle eine Bank aus der Liste.
Bank erstellen	Auswählen, um eine Bank hinzuzufügen, die nicht in der Liste aufgeführt ist. Bank: Namen der Bank eingeben URL: Host-URL wie von der Bank mitgeteilt eingeben.
Vormerkposten	Aus dem Dropdown-Menü wählen, mit welchem Verfahren die Tagesumsätze abgerufen werden. Details sind bei deiner Bank verfügbar.
Accountversion	Aus dem Dropdown-Menü wählen, welche Accountversion verwendet werden soll. Details sind bei deiner Bank verfügbar.
Tagesumsätze	Aus dem Dropdown-Menü wählen, mit welchem Verfahren die Tagesumsätze abgerufen werden sollen. Details sind bei deiner Bank verfügbar.
IBAN	IBANs der verknüpften Konten kommasepariert eingeben. Das CAMT-Format benötigt die Eingabe der IBAN, das MT-Format benötigt die Eingabe der Kontonummer.

4.3. Einstellungen am EBICS-Konto vornehmen

Domainwechsel

Speichere nach einem Domainwechsel die Grundeinstellungen des Kontos erneut, um die EBICS-Daten zu aktualisieren.

Einstellungen am EBICS-Konto vornehmen:

Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.
Klicke auf Bearbeiten, um das Konto zu öffnen.
→ Das Tab Kontoeinstellungen wird geöffnet.
Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.
Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 7. Grundeinstellungen für EBICS
Einstellung	Erläuterung
Kontoeinstellungen	Die Einstellungen des gewählten Kontos.
Geschäftsvorfälle	Verwaltet die automatisch abgerufenen Geschäftsfälle. Wähle im Dropdown-Menü Anzeigen die Option Alle und klicke auf Suchen. Wähle aus der Liste die Geschäftsvorfälle aus, die du verwenden möchtest und Speichere deine Auswahl.
Manueller Zahlungsabruf	Ermöglicht im Falle eines technischen Fehlers den manuellen Abruf aller Aufträge zu einem bestimmten Datum. Der manuelle Zahlungsabruf steht erst nach erfolgreicher Aktivierung deines EBICS-Kontos zur Verfügung. Hinweis: Es werden lediglich die in plentymarkets vorhandenen Daten erneut abgerufen. Somit findet kein Abgleich mit der Bank statt.
Status abrufen	Ruft den aktuellen Initialisierungsstatus des Kontos ab.
Konto initialisieren	Die Schlüssel werden generiert und mittels INI zum Abgleich an die Bank übermittelt. HIA wird ausgeführt.
INI-Brief	Erstellt aus den generierten Schlüsseln einen INI-Brief als PDF und lädt das Dokument herunter. Der INI-Brief muss ausgedruckt und an die Bank geschickt werden. Die Schaltfläche ist inaktiv, bis die Schlüssel erfolgreich erstellt wurden. Hinweis: Für den fehlerfreien Download des INI-Briefs muss der Pop-up-Blocker deines Browsers deaktiviert sein.
Initialisierung abschließen (HPB)	Schließt den Initialisierungsvorgang mit der Bank ab.
Experten-Modus	Alle nachfolgend beschriebenen Schaltflächen sind ausschließlich für den Fall vorgesehen, dass die Bank eine erneute Ausführung anfordert und stehen erst nach Aktivierung der Umschaltfläche zur Verfügung.
Schlüssel erstellen	Erstellt die Schlüssel für die Initialisierung.
INI	Initialisiert das EBICS-Konto.
HIA	Führt HIA aus.

Änderungen nur nach Rücksprache mit der Bank

Nimm Änderungen nur nach Rücksprache mit deiner Bank vor. Wenn du z.B. die neuen CAMT-Formate nutzen möchtest, kläre mit deiner Bank, ob das Format unterstützt wird und lasse das Format aktivieren. Passe dann die Grundeinstellungen und ggf. die Vormerkposten wie hier beschrieben an.

Wenn ein Konto zurückgesetzt wurde und deine Bank neue Schlüssel benötigt, empfehlen wir, den betreffenden EBICS-Account in plentymarkets neu einzurichten, da nur dann neue Schlüssel erzeugt werden.

4.4. Freischaltung durch deine Bank

Nachdem du die Zugangsdaten in plentymarkets eingegeben hast, meldet sich plentymarkets auf elektronischem Weg bei deiner Bank an. Für einen EBICS-Abruf sind geheime Schlüsselwerte nötig, die programmintern generiert werden. Nachdem die Schlüssel erzeugt wurden und die elektronische Erstanmeldung abgeschlossen ist, müssen die Schlüssel unterschrieben und in ausgedruckter Form an die Bank geliefert werden. Nur der in plentymarkets hinterlegte Teilnehmer ist zu dieser Unterschrift berechtigt. Die Bank wird keine Freigabe der EBICS-Schnittstelle erteilen, wenn die Unterschrift nicht von genau diesem hinterlegten Teilnehmer stammt.

INI-Brief-Datei abrufen und an deine Bank geben:

Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.
Klicke auf das EBICS-Konto.
→ Das Tab Kontoeinstellungen wird geöffnet.
Klicke auf INI-Brief, um die Datei abzurufen.
→ Die erstellte INI-Brief-Datei wird als PDF heruntergeladen.
Drucke die PDF-Datei aus und unterschreibe das Dokument.
Übermittle das Dokument an deine Bank.

Sind alle Werte bei der Bank eingegangen, werden die ausgedruckten Werte mit den elektronisch gesendeten Werten verglichen und die EBICS-Schnittstelle wird freigegeben. Ab diesem Moment werden die Transaktionen in den unten beschriebenen Intervallen abgerufen.

4.5. Abrufintervalle für Transaktionen

Deine Bank stellt maximal zweimal täglich die Transaktionen des jeweiligen Tages in Datenform zur Abholung bereit. plentymarkets ruft die Daten aktuell um 6:00 Uhr, um 13:00 Uhr und um 23:00 Uhr ab. Die Transaktionsdaten sind etwa eine Stunde nach Abruf in den Systemen verfügbar. Zudem stellt die Bank mehrmals am Tag Vormerkposten mit den Transaktionen des aktuellen Tages in Datenform zur Abholung bereit.

4.6. Abrufintervalle Vormerkposten

Da die Zeiten, in denen die Vormerkposten bereitgestellt werden, von Kreditinstitut zu Kreditinstitut unterschiedlich sind, ruft plentymarkets die Daten, falls verfügbar, zwischen 8:00 und 18:00 stündlich von den Kreditinstituten ab. Bei EBICS-Buchungen mit unbestätigtem Vormerkposten wird die Angabe Vormerkposten in roter Schrift dargestellt. Wird der Vormerkposten bestätigt, wechselt der Schriftzug von rot auf grün. Zusätzlich wird die bestätigte Buchung dem entsprechenden Auftrag zugeordnet, ohne die Zahlung nochmals zu buchen. Damit Vormerkposten bestätigt werden, ist die Aktivierung der Tagesumsätze erforderlich. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.

5. SEPA-Lastschriftmandat einrichten

Im Rahmen der SEPA-Initiative (Single Euro Payments Area) ist der Euro-Zahlungsverkehr in Deutschland und 35 weiteren europäischen Staaten seit dem 1. Februar 2014 vereinheitlicht. Seit diesem Stichtag sind Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN und BIC möglich. Die Bankdaten deiner Kunden kannst du in deinem plentymarkets System automatisch migrieren. Lastschriften werden unterteilt in:

SEPA-Basis-Lastschrift → vergleichbar mit einer Einzugsermächtigung
SEPA-Firmenlastschrift → vergleichbar mit einem Abbuchungsauftrag

Firmenlastschriften sind nur zwischen Unternehmen zulässig (B2B) und benötigen gesonderte Mandate. Von deinen Kunden benötigst du ein SEPA-Lastschriftmandat, das die bisherige Einzugsermächtigung ersetzt. Das Mandat bildet die rechtliche Grundlage zum Einzug von SEPA-Lastschriften.

5.1. Dokumentenvorlage erstellen

Im Menü Einrichtung » Aufträge » Dokumente gibt es im Untermenü SEPA-Lastschriftmandat eine Vorlage für das SEPA-Lastschriftmandat. Weitere Informationen zu Dokumenten findest du auf der Handbuchseite zum Thema Dokumentenvorlagen.

Dokumentenvorlage einrichten:

Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.
Klicke auf die Vorlage SEPA-Lastschriftmandat.
→ Das Tab Vorlage wird geöffnet.
Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste.
Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 8.
Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 8. Dokumentenvorlage einrichten
Einstellung	Erläuterung
Informationen des Zahlungsempfängers
Name des Zahlungsempfängers; Straße und Hausnummer; Postleitzahl und Ort; Land	Händlerdaten eingeben.
Gläubiger-Identifikationsnummer	Gläubiger-Identifikationsnummer eingeben.
Mandatsreferenz	Die Mandatsreferenz wird aus der Kunden-ID generiert und automatisch gespeichert.
Zahlungsart	Ausführungsmodalität eingeben. Entweder Einmalige Zahlung oder Wiederkehrende Zahlung eingeben.
Name des Zahlungspflichtigen	Der Name wird automatisch aus den hinterlegten Bankdaten gezogen. Wurden dort keine Daten hinterlegt, wird der am Kundendatensatz hinterlegte genommen.
Formatierung
X-Achse; Y-Achse	Die Werte orientieren sich am Koordinatensystem mit X- und Y-Achse. Die X-Achse verläuft von links nach rechts und die Y-Achse von oben nach unten. Die Nullpunkte liegen also links oben. Weitere Informationen zum Koordinatensystem unter Dokumentenvorlagen.
Schriftgröße	Schriftgröße in Pixeln wählen.
Hervorhebung	Normal oder Fett wählen.
Informationen des Zahlungspflichtigen	Die Informationen werden aus dem Kundendatensatz geladen und automatisch hinterlegt. Damit IBAN und BIC in der Vorlage für das SEPA-Lastschriftmandat ausgegeben werden, müssen sie in den Kundendaten im Tab: Einstellungen » Tab: Bankdaten gespeichert sein.
Alle Seiten der Vorlage ausgeben	Wählen, ob alle Seiten der Vorlage ausgegeben werden sollen.
Zeichensatz	ISO-8859-1 oder Unicode wählen. Die Erzeugung von PDF-Dokumenten in Unicode kann länger dauern.

5.2. PDF-Vorlage hochladen

Im Tab PDF-Vorlage lädst du eine PDF-Vorlage hoch, die das Layout deines Briefpapiers mit Firmendaten und Logo deines Unternehmens beinhaltet. Füge bei der Gestaltung der PDF-Vorlage die nötigen Feldnamen für die Werte der Vorlage und im unteren Bereich ein Unterschriftenfeld mit einer Linie für die Unterschrift des Kunden ein.

Felder in der PDF-Vorlage hinterlegen

Die Feldnamen für die Werte der Vorlage, z.B. IBAN, BIC oder Zahlungsart werden nicht über die Dokumentenvorlage ausgegeben. Hinterlege die Feldnamen fest in der PDF-Vorlage.

PDF-Vorlage hochladen:

Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.
Klicke auf die Vorlage SEPA-Lastschriftmandat.
→ Das Tab Vorlage wird geöffnet.
Wähle eine Sprache aus der Dropdown-Liste.
Wechsle in das Tab PDF-Vorlage » Tab: Neue Vorlage.
Klicke auf Durchsuchen….
→ Das Fenster Datei hochladen wird geöffnet.
Öffne die PDF-Datei.
Speichere () die Einstellungen.

5.3. E-Mail-Vorlage erstellen

Um deinen Kunden direkt nach dem Einkauf im Shop das SEPA-Lastschriftmandat zur Verfügung zu stellen, erstelle eine E-Mail-Vorlage mit dem SEPA-Lastschriftmandat als Anhang. Richte zum Versand der E-Mail eine Ereignisaktion ein.

E-Mail-Vorlage erstellen:

Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen.
Wechsle in das Tab Neue E-Mail-Vorlage.
Gib einen Namen ein und wähle unter PDF-Anhang die Option SEPA-Lastschriftmandat.
Gib im Tab E-Mail-Nachricht einen Text ein, der den Kunden darüber informiert, dass das angehängte SEPA-Lastschriftmandat mit Unterschrift zurückgeschickt werden muss.

5.4. E-Mail-Vorlage per Ereignisaktion versenden

Die E-Mail-Vorlage versendest du z.B. durch eine Ereignisaktion, die durch einen neuen Auftrag ausgelöst wird.

Ereignisaktion einrichten

Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.
Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
→ Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.
Gib einen Namen ein.
Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 8.
Speichere () die Einstellungen.
Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 8 vor.
Aktiviere die Option Aktiv.
Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 9. Ereignisaktion zum automatischen Senden von SEPA-Lastschriftmandaten an Kunden
Einstellung	Option	Auswahl
Ereignis	Auftragsanlage: Neuer Auftrag
Filter 1	Auftrag > Auftragstyp	Auftrag
Filter 2	Auftrag > Zahlungsart	Lastschrift
Aktion	Kunde > E-Mail versenden	Vorlage für SEPA-Lastschriftmandat; Kunde

5.5. E-Mail-Vorlage per Gruppenfunktion versenden

Die E-Mail-Vorlage kannst du alternativ auch in der Kontaktübersicht über die Gruppenfunktion versenden.

E-Mail-Vorlage versenden:

Öffne das Menü CRM » Kontakte.
Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
→ Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.
Klicke auf Gruppenfunktion.
Markiere die Kontakte in der Übersicht, an die die E-Mail-Vorlage versendet werden soll.
Wähle bei der Option E-Mail-Vorlage senden die zuvor erstellte E-Mail-Vorlage zur SEPA-Information aus.
Klicke auf Gruppenfunktion.

Weitere Details dazu findest du im Kapitel Gruppenfunktion nutzen der Handbuchseite Kontake verwalten.

5.6. SEPA-Zahlungsverkehr in den Bankdaten aktivieren

Wenn du das unterschriebene SEPA-Lastschriftmandat eines Kunden erhalten hast, ist die nachfolgend beschriebene Einstellung nötig, um den SEPA-Zahlungsverkehr zu aktivieren und die pain008-Formate abzurufen.

SEPA-Lastschriftmandat in den Bankdaten aktivieren:

Öffne das Menü CRM » Kontakte.
Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
→ Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.
Klicke in die Zeile des Kontakts.
→ Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.
Klicke im Kontextmenü auf Bankdaten.
Aktiviere SEPA-Lastschriftmandat.
Speichere () die Einstellungen.

Weitere Informationen zu Bankdaten findest du im Kapitel Bankdaten von Kunden speichern.

5.7. SEPA-Zahlungsverkehr automatisieren

Du hast die Möglichkeit, Prozesse einzurichten, um deine SEPA-Zahlungsprozesse zu automatisieren. Dazu findest du im Menü Einrichtung » Prozesse die entsprechenden Aktionen SEPA Pain001 und SEPA Pain008.