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POS einrichten

Mit plentymarkets POS integrieren Sie den stationären Handel mühelos in plentymarkets.

POS-Einstellung nicht im laufenden Betrieb ändern

Ändern Sie die POS-Einstellungen nicht im laufenden Betrieb. Wenn Sie dennoch Änderungen an den POS-Einstellungen vornehmen, fordern Sie Kassenbenutzer auf, sich aus der App ausloggen und wieder einloggen, da es sonst vor allem bei einer Änderung der Rundungseinstellungen zu Unstimmigkeiten in den Gesamtbeträgen kommt.

1. Unterstützte Hardware für plentymarkets POS

plentymarkets POS unterstützt die folgende Hardware.

Tabelle 1. POS - unterstütze Hardware
Gerätetyp Allgemeine Anforderungen Getestete Geräte

Betriebssysteme

  • Android-Geräte mit OS-Version ab 4.2.2, ARM Prozessor und den Geräteklassen Small, Normal, Large und X-Large. Die DPI-Zahl des mobilen Geräts kann hier ermittelt werden.

  • iOS-Geräte (iPad, iPhone, iPod) mit OS-Version ab 8

Bei jedem regulären Release

  • Elo Touch Solutions I-Series 15I1 - E021201

  • Honeywell Dolphin 75e

  • Samsung Galaxy Tab A 6 - SM-T580

  • Apple iPad Air 2

Regelmäßig

  • Samsung Galaxy Tab A - SM-T555

  • Samsung Galaxy Tab 4 - SM-T530

  • Apple iPad Mini Retina

Punktuell

  • Samsung Galaxy S4

  • Apple iPhone 6

  • Apple iPad Mini

  • Apple iPhone 6

Belegdrucker

  • ePos-Print API

  • Drucker muss über LAN oder WLAN verfügen

  • EPSON TM-M30

  • EPSON TM-T88V-i (QR-Code-Druck)

Scanner

  • Scanner muss über USB oder Bluetooth verfügen

  • Inateck BCST-10 (Bluetooth)

  • Albasca USB Handscanner MK-1000 (ungetestet aber bei mehreren Kunden erfolgreich im Einsatz)

Kundendisplays

  • Nur mit Belegdrucker EPSON TM-M30 einsetzbar

  • EPSON DM-D30

Karten-Terminals

  • Nur in Verbindung mit Payment-Provider-Vertrag

  • Ingenico iPP480 mit Drucker (Betriebsart ZVT, Verbindungsart TCP/IP) - Anbindung über Ingenico ZVT-Plugin

  • SumUp Air - Anbindung über SumUp-Plugin
    Hinweis: Für SumUp-Anbindung Ortung (Positionsbestimmung) auf dem mobilen Gerät aktivieren, auf dem die plentymarkets App installiert ist.

  • Miura Payment-Terminal (nur in Verbindung mit plentyPOS Vertrag)

2. plentymarkets POS Kasse buchen

Um plentymarkets POS verwenden zu können, müssen Sie zunächst im plentymarkets Konfigurator eine oder mehrere Kassen buchen. Informationen zu den Konditionen finden Sie im Konfigurator oder auf unserer plentymarkets POS Produktseite.

3. Kasse einrichten

Nachdem Sie Kassen gebucht haben, richten Sie sie im plentymarkets Backend ein. Dabei weisen Sie die Kassen einem Mandanten zu, indem Sie sie im Menü System » Mandant » Mandant wählen » POS erstellen und weitere Einstellungen vornehmen. Gehen Sie dazu wie unten beschrieben vor.

3.1. Kasse erstellen

Erstellen Sie zunächst im plentymarkets Backend eine Kasse für den gewünschten Mandanten (Shop).

Kasse für Mandanten erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Klicken Sie auf Neue Kasse.
    → Das Fenster Neue Kasse wird eingeblendet.

  3. Geben Sie einen Namen für die Kasse ein.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Kasse wird eine Herkunft zugeordnet.
    → Die Kasse wird gespeichert und zur weiteren Bearbeitung geöffnet.

Tabelle 1 beschreibt die Menüleiste der Kasse.

Tabelle 2. Menüleiste der Kasse
Einstellung Erläuterung

ID

Eindeutige Kennung der Kasse. Diese ID wird automatisch und mandantenübergreifend vergeben und ist nicht änderbar.

Kopieren

Erstellt eine neue Kasse mit den Einstellungen der geöffneten Kasse. Dabei werden Name und Herkunft neu vergeben.
Hinweis: Das Kopieren einer Kasse ist nur möglich, wenn eine ausreichende Anzahl an Kassen gebucht wurde.

Gerät

Zeigt die eindeutige ID des Geräts an, wenn die Kasse bereits mit einem Gerät gekoppelt ist.

Löschen

Löscht die Kasse aus dem System.

3.2. Grundeinstellungen vornehmen

Nehmen Sie nun im Tab Grundeinstellungen der neu erstellten Kasse die weiteren Einstellungen vor und speichern Sie die Einstellungen. Beachten Sie Tabelle 3.

Tabelle 3. Tab Grundeinstellungen der Kasse
Einstellung Erläuterung

Name

Einen Namen für die Kasse eingeben.

Herkunft

Beim Buchen einer Kasse wird automatisch eine Herkunft für diese Kasse generiert, um Aufträge, die über diese Kasse ins System gelangen, eindeutig zu kennzeichnen. Der neuen Kasse wird automatisch eine verfügbare POS-Herkunft (103.01 bis 103.99) zugeordnet.

Standardkunde

Für POS-Aufträge erstellten Standardkunden wählen, dem über diese Kasse generierte Aufträge zugeordnet werden sollen.

Artikelfilter

Marktplatz-Verfügbarkeit berücksichtigen

Wählen, ob für die Kasse die Marktplatz-Verfügbarkeit berücksichtigt werden soll. Die Marktplatz-Verfügbarkeit wird im Tab Verfügbarkeit, Bereich Märkte der Variante aktiviert.
Häkchen gesetzt = In der Kasse sind nur Varianten verfügbar, für die im Tab Verfügbarkeit, Bereich Märkte die Herkunft der Kasse aktiviert ist.
Häkchen nicht gesetzt = Auch nicht für die Herkunft der Kasse aktivierte Varianten sind in der Kasse verfügbar und können aufgerufen und verkauft werden.

Nur aktive Varianten berücksichtigen

Wählen, ob für die Kasse nur aktive Varianten berücksichtigt werden sollen. Varianten werden im Tab Einstellungen der Variante aktiviert.
Häkchen gesetzt = In der Kasse sind nur Varianten verfügbar, für die im Tab Einstellungen der Variante die Option Aktiv aktiviert ist.
Häkchen nicht gesetzt = Aktive und inaktive Varianten sind in der Kasse verfügbar und können aufgerufen und verkauft werden.

Standort

Name 1-4;
Adresse 1-4;
Postleitzahl;
Ort;
Land

Firmennamen und Adresse des Ladengeschäfts eingeben, an dem die Kasse betrieben wird.
Hinweis: In Deutschland ist die Adresse eine Pflichtangabe, um ein rechtssicheres Arbeiten mit der Kasse zu ermöglichen. Genaue Angaben mit einem Steuerberater klären.

Vertriebslager

Vertriebslager

Wählen, für welches Vertriebslager die über diese Kasse genierten Aufträge gebucht werden sollen.
Hinweis: Artikel ohne Netto-Warenbestand werden im POS-Warenkorb rot markiert, können aber dennoch verkauft werden. Daher kann es zu rechnerischen Überverkäufen kommen.

Reparaturlager

Reparaturlager

Wählen, in welches Lager Retouren eingebucht werden sollen.

Regal

Wählen, in welches Regal des Lagers defekte Retouren eingebucht werden sollen.

Lagerort

Wählen, in welchen Lagerort des Lagers defekte Retouren eingebucht werden sollen.
Tipp: Zweimal die Pfeiltaste drücken, um eine Liste der Lagerorte anzuzeigen.

Warenbewegung

Warenbestand bei Stornierung zurückbuchen

Aktivieren, um den Warenbestand bei einer Stornierung automatisch zurückzubuchen.

Bedienung

Preisabfrage wenn Artikelpreis 0,00

Aktivieren, um die manuelle Preiseingabe zu öffnen, wenn beim Kassieren ein 0-Euro-Artikel gewählt wird.

Favoriten mit Menge 1 hinzufügen

Aktivieren, um beim Kassieren Favoriten automatisch mit der Menge 1 in den POS-Warenkorb zu legen. Artikel mehrmals in den Warenkorb legen, um die Anzahl zu erhöhen.
Tipp: Für Favoriten, die über die Artikelsuche hinzugefügt werden, wird die Menge weiterhin manuell eingegeben.

3.3. Favoriten verwalten

Sie haben die Möglichkeit, Varianten zur Favoritenliste hinzuzufügen. Dadurch können Kassenbenutzer häufig verkaufte Varianten schneller aufrufen und zum POS-Warenkorb hinzufügen.

3.3.1. Varianten als Favoriten speichern

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um Varianten als Favoriten zu speichern.

Varianten als Favoriten speichern:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Öffnen Sie die Kasse.

  3. Öffnen Sie in das Tab Favoriten.

  4. Öffnen Sie das Tab Variante hinzufügen.
    → Eine Liste der Varianten wird angezeigt. Nutzen Sie ggf. die Filter, um die Anzeige einzuschränken.

  5. Klicken Sie auf Varianten hinzufügen.
    → Die Varianten werden zur Liste der Favoriten hinzugefügt und im Tab Favoriten angezeigt.
    → Bei der nächsten Synchronisierung mit plentymarkets POS werden die Favoriten an die Kasse übertragen.

Favoriten des Kassenbenutzers haben Priorität

Kassenbenutzer können eigene Favoriten in plentymarkets POS speichern. Die Favoriten des Kassenbenutzers haben dabei Priorität gegenüber den im plentymarkets Backend gespeicherten Favoriten.

3.3.2. Reihenfolge der Favoriten ändern

Die Priorität der Favoriten legen Sie über die Pfeilsymbole des Tabs Favoriten fest. Die am häufigsten verkaufte Variante sollte ganz oben in der Liste stehen. Die erste Variante der Liste des Menü wird auch dem Kassenbenutzer als erste Variante der Favoritenliste vorgeschlagen. Gehen Sie dazu wie unten beschrieben vor, um die Reihenfolge der Favoriten festzulegen.

Reihenfolge der Favoriten ändern:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Öffnen Sie die Kasse.

  3. Öffnen Sie das Tab Favoriten.
    → Die Liste der Varianten auf der Favoritenliste wird angezeigt.

  4. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf den Pfeil der Variante, deren Position Sie ändern möchten.
    → Mit dem Pfeil nach oben erhöhen Sie die Priorität der Variante.
    → Mit dem Pfeil nach unten verringern Sie die Priorität der Variante.

3.3.3. Favoritenliste auf andere Kassen übertragen

Die Favoritenliste einer Kasse kann auf andere Kassen des Mandanten übertragen werden. Dabei werden in der Zielkasse vorhandene Favoriten nicht gelöscht. Gehen Sie dazu wie unten beschrieben vor.

Favoriten auf andere Kassen übertragen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Öffnen Sie die Kasse.

  3. Öffnen Sie das Tab Favoriten.
    → Die Liste der Varianten auf der Favoritenliste wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Favoriten übertragen.
    → Das Fenster Favoriten übertragen wird angezeigt.

  5. Setzen Sie Häkchen bei den Kassen, zu denen Sie die Favoriten dieser Kasse kopieren möchten.

  6. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Favoriten werden auf die gewählten Kassen übertragen.

3.3.4. Varianten aus Liste der Favoriten löschen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um Varianten aus der Liste der Favoriten zu löschen. Aus der Liste gelöschte Varianten werden bei der nächsten Synchronisierung mit der POS-App aus der Favoritenliste der Kasse entfernt.

Varianten aus Liste der Favoriten löschen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Öffnen Sie die Kasse.

  3. Öffnen Sie das Tab Favoriten.
    → Die Liste der Varianten auf der Favoritenliste wird angezeigt.

  4. Klicken Sie in der Spalte der Variante auf Löschen.
    → Die Variante wird aus der Liste der Favoriten entfernt.

3.4. Belegvorlage bearbeiten

Im Tab Beleg der Kasseneinstellungen bestimmen Sie die Daten, die auf Belegen ausgegeben werden sollen. Laden Sie optional ein Bild hoch und legen Sie Kopf- und Fußzeile für Belege fest. Standardmäßig ist die Kopfzeile mit den im Menü System » Einstellungen » Stammdaten gespeicherten Daten befüllt. Diese Daten können Sie pro Kasse anpassen. Die Fußzeile gestalten Sie individuell, um Kunden z.B. auf Aktionsangebote oder Ihren Onlineshop hinzuweisen.

Belegvorlage bearbeiten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » POS.

  2. Öffnen Sie die Kasse.

  3. Wechseln Sie in das Tab Beleg.

  4. Setzen Sie Häkchen bei den Komponenten, die auf Belegen der Kasse angezeigt werden sollen.

  5. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie Tabelle 4.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Belegvorlage wird erstellt.

Tabelle 4. Belegvorlage bearbeiten
Einstellung Erläuterung

Bild

Option aktivieren und PNG-Datei wählen, die auf Belegen der Kasse ausgeben werden soll. Datei muss vorher im Menü CMS » Bilder-Galerie hochgeladen werden.

Kopfzeile

Wenn die Komponente gewählt wurde, wird Inhalt des Felds als Kopfzeile aller Belege der Kasse ausgegeben. Standardmäßig ist die Kopfzeile mit den im Menü System » Einstellungen » Stammdaten gespeicherten Daten befüllt. Daten ggf. anpassen.

Fußzeile

Option aktivieren und zusätzlichen Text eingeben.

Identische Auftragspositionen

Wählen, wie mehrere identische Varianten auf dem Beleg dargestellt werden sollen.
Einzeln darstellen = Unabhängig von der gekauften Stückzahl wird jede gekaufte Variante einzeln aufgeführt:
----------------------------------------------------
Katzenfutter CaTasty Deluxe           6,99 EUR A
Katzenfutter CaTasty Deluxe           6,99 EUR A
Katzenfutter CaTasty Deluxe           6,99 EUR A
----------------------------------------------------
Zusammenfassen = Identische Varianten werden zusammengefasst:
----------------------------------------------------
Katzenfutter CaTasty Deluxe          20,97 EUR A
3 x 6,99 EUR A
----------------------------------------------------

4. Benutzerkonten für POS verwalten

Um Kassenbenutzern den Zugriff auf plentymarkets POS zu ermöglichen, sind die folgenden Vorbereitungen nötig:

  • Benutzerkonto der Benutzerklasse Variabel erstellen

  • Berechtigung für Sichtbarkeit von POS aktivieren

  • Berechtigungen für POS-Funktionen aktivieren (optional)

  • Berechtigungen für REST-API aktivieren

  • Berechtigungen für Sichtbarkeit von Kennzahlen aktivieren (optional)

Die Einstellungen, die Sie benötigen, um ein Benutzerkonto für Kassenbenutzer zu erstellen, werden nachfolgend beschrieben. Allgemeine Informationen zu Benutzerkonten und -rechten finden Sie auf der Handbuchseite Benutzer verwalten.

Tipp: Rolle für Kassenbenutzer erstellen

Um die Rechteverwaltung für Kassenbenutzer zu vereinfachen, erstellen Sie eine Rolle mit den Berechtigungen, die Sie Kassenbenutzern zuweisen möchten, und verknüpfen Sie diese Rolle mit den Benutzerkonten von Kassenbenutzern.

4.1. Benutzerkonto für Kassenbenutzer erstellen

Damit neue Kassenbenutzer Zugriff auf plentymarkets POS erhalten, legen Sie zunächst im plentymarkets Backend Benutzerkonten der Benutzerklasse Variabel für diese Benutzer an. Gehen Sie dazu wie unten beschrieben vor.

Neuen Kassenbenutzer erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicken Sie auf Neu.
    → Das Fenster Neuen Benutzer anlegen wird geöffnet.

  3. Geben Sie den Benutzernamen, den realen Namen und das Passwort ein.

  4. Wiederholen Sie das Passwort.

  5. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, damit er Benachrichtigungen des Systems empfängt.

  6. Wählen Sie die Benutzerklasse Variabel.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.

4.2. REST-API-Berechtigungen für Kassenbenutzer aktivieren

Im Tab REST-API erteilen Sie Berechtigungen für die Kommunikation zwischen plentymarkets POS und dem plentymarkets Backend über die REST-API.

REST-API-Berechtigungen aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffnen Sie einen Benutzer.

  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.

  4. Öffnen Sie das Tab REST-API.

  5. Wählen Sie im Bereich Mobile die Option POS.
    → Die untergeordneten Berechtigungen werden automatisch gewählt.

  6. Aktivieren Sie im Bereich Firma die Berechtigung Auftragszusammenfassung » Auftragszusammenfassung anzeigen.

  7. Wenn der Kassenbenutzer berechtigt sein soll, im POS-Warenkorb auf Kundendaten zuzugreifen, aktivieren Sie die folgenden Berechtigungen:
    Firma » Kontakt » Kontaktadresse » Kontaktadresse anzeigen
    Firma » Kontakt » Kontaktadresse » Adresstyp » Adresstyp anzeigen
    Firma » Kontakt » Kontakt anzeigen

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

4.3. POS-Sichtbarkeit für Kassenbenutzer aktivieren

Im Tab Mobile legen Sie fest, welche Bereiche und Kennzahlen für Benutzer in der plentymarkets App sichtbar sein sollen.

App-Berechtigungen aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffnen Sie einen Benutzer.

  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.

  4. Öffnen Sie das Tab Mobile.

  5. Aktivieren Sie im Bereich Sichtbare Funktionen die Option POS (beta).

  6. Wenn der Benutzer auf weitere Bereiche der plentymarkets App zugreifen können soll, aktivieren Sie weitere Berechtigungen.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Benutzer hat Zugriff auf plentymarkets POS und kann POS-Aufträge erstellen.

4.4. Berechtigungen für optionale POS-Funktionen aktivieren

Damit Kassenbenutzer in plentymarkets POS Preise bearbeiten, Artikelpositionen umbenennen und/oder Rabatte gewähren können, müssen Sie die Berechtigungen dazu zuweisen. Wie Sie Rollen einrichten und Benutzern zuweisen, erfahren Sie hier. Dort schalten Sie auch weitere App-Funktionen für Benutzer frei.

Im plentymarkets Backend legen Sie über das Zuweisen von Rollen fest, welche POS-Funktionen Kassenbenutzer verwenden dürfen. Dort legen Sie außerdem fest, welche weiteren Bereiche und Kennzahlen in der plentymarkets App sichtbar sein sollen.

Berechtigungen für POS-Funktionen aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffnen Sie einen Benutzer.

  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.

  4. Öffnen Sie das Tab Mobile.

  5. Aktivieren Sie die POS-Funktionen, die dem Kassenbenutzer zur Verfügung stehen sollen. Beachten Sie Tabelle 5.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 5. Mobile-Berechtigungen für Kassenbenutzer
Einstellung Erläuterung

Sichtbare Funktionen

POS (beta)

Erteilt Benutzer Zugang zu plentymarkets POS.

POS-Funktionen

Preis bearbeiten

Erlaubt Kassenbenutzer, Preise in Aufträgen zu bearbeiten.

Artikelposition umbenennen

Erlaubt Kassenbenutzer, Positionen des Auftrags umzubenennen.

Rabatt gewähren

Erlaubt Kassenbenutzer, Rabatte auf Auftragspositionen oder ganze Aufträge zu gewähren.

Kassieren

Erlaubt Kassenbenutzer zu kassieren.

Kasse sperren

Erlaubt Kassenbenutzer, die Kasse zu sperren.

Einlagen und Entnahmen

Erlaubt Kassenbenutzer, Einlagen und Entnahmen zu tätigen.

Kassensturz

Erlaubt Kassenbenutzer, Kassenstürze durchzuführen.

Tagesabschluss

Erlaubt Kassenbenutzer, Tagesabschlüsse zu erzeugen.
Tagesabschlussberichte enthalten folgende Informationen:

  • Barbestand: Anfangsbarbestand, Entnahmen, Einlagen, Soll-Kassenbestand, Ist-Kassenbestand

  • Umsatz: seit letztem Tagesabschluss (Summe) und seit Inbetriebnahme der Kasse (Grand Total)

  • Steuerbericht: Steuersatz, Steuersumme und Nettoumsatz

  • Zahlungsarten: Aufschlüsselung des Umsatzes nach Zahlungsart

  • Retouren: Anzahl und Summe

  • Stornierungen: Anzahl und Summe

  • Rabattierte Artikel: Anzahl und Summe

  • Verkaufte Gutscheine: Anzahl und Summe

  • Benutzer: Umsatz, Stornierungen und Retouren pro Benutzer

Zwischenbericht

Erlaubt Kassenbenutzer, Zwischenberichte zu erzeugen.
Zwischenberichte enthalten folgende Informationen:

  • Barbestand: Entnahmen, Einlagen, Soll-Kassenbestand

  • Umsatz: seit letztem Tagesabschluss (Summe) und seit Inbetriebnahme der Kasse (Grand Total)

  • Steuerbericht: Steuersatz, Steuersumme und Nettoumsatz

  • Zahlungsarten: Aufschlüsselung des Umsatzes nach Zahlungsart

  • Retouren: Anzahl und Summe

  • Stornierungen: Anzahl und Summe

  • Rabattierte Artikel: Anzahl und Summe

  • Verkaufte Gutscheine: Anzahl und Summe

  • Benutzer: Umsatz, Stornierungen und Retouren pro Benutzer

Artikel synchronisieren

Erlaubt Kassenbenutzer, Artikeldaten mit der Kasse zu synchronisieren.

Aufträge hochladen

Erlaubt Kassenbenutzer, POS-Aufträge in plentymarkets hochzuladen.

Retoure anlegen

Erlaubt Kassenbenutzer, Retouren zu buchen.

Kunde auswählen

Erlaubt Kassenbenutzer, während des Kassierens Kundendaten aufzurufen und einen plentymarkets Bestandskunden zu wählen.
Hinweis: Damit dieses Recht greift, muss dem Benutzer im Tab REST-API auch die Berechtigung Firma » Kontakt » Adresse » Adresse anzeigen erteilt werden.

Stornierung

Erlaubt Kassenbenutzer, Aufträge zu stornieren.

4.5. Gesperrte POS-Benutzer entsperren

Wenn Benutzer ihr Passwort beim Login mehrmals hintereinander falsch eingegeben, wird der Benutzer eine gewisse Zeit gesperrt. Als Benutzer mit Admin-Rechten können Sie diese Sperre im plentymarkets Admin-Bereich frühzeitig aufheben.

Benutzer entsperren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten » Benutzer öffnen.

  2. Klicken Sie auf Login entsperren.
    → Der Benutzer kann sich wieder bei der plentymarkets App anmelden.

5. Zahlungsarten für POS-Aufträge aktivieren

5.1. plentymarkets Zahlungsarten aktivieren

Aktivieren Sie nun die Zahlungsarten, die Sie benötigen. Beachten Sie, dass Zahlungsarten in einem weiteren Schritt für Kundenklassen erlaubt werden müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungsart in Kundenklasse erlauben.

Aktiveren Sie die folgenden Zahlungsarten, damit POS-Aufträge korrekt dargestellt werden:

  • 4 » Bar bei Übergabe für Barzahlungen

  • 11 » Barverkauf/EC-Karte für Kartenzahlungen über externe EC-Kartenterminals

  • 1700 » Coupon für Gutscheinzahlungen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um diese Zahlungsarten zu aktivieren.

Zahlungsarten für POS-Aufträge einrichten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Zahlung » Zahlungsarten.

  2. Aktivieren Sie die Einstellung Auch inaktive zeigen.

  3. Öffnen Sie den Ordner International.

  4. Klicken Sie auf die Zahlungsart.
    → Das Tab Einstellungen wird geöffnet.

  5. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie die Erläuterungen in Tabelle 6.

  6. Setzen Sie ein Häkchen bei der Option Aktiv.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 6. Einstellungen der Zahlungsarten für POS-Aufträge
Einstellung Erläuterung

Sprache

Sprache wählen. Folgende Optionen werden sprachabhängig gespeichert: Name, Infoseite, Infoseite (Intern), Logo und Logo hochladen.

Name

Externen Namen eingeben, der auf dem Kassenbeleg und ggf. im Webshop und auf Rechnungen angezeigt werden soll. Wenn kein Name gespeichert ist, wird der Backend-Name der Zahlungsart für den Kassenbeleg verwendet.
Tipp: Der externe Name wird in der Sprache auf dem Beleg ausgegeben, die der Kassenbenutzer bei der Kassenanmelden wählt.

Infoseite

Standardwert --- nur ändern, wenn die Zahlungsart auch im Webshop verwendet wird.

Lieferländer

Lieferland wählen.
Hinweis: Lieferländer nur wählen, wenn die Zahlungsart auch im Webshop verwendet wird.

Mandant (Shop)

Mandanten der POS-Kassen wählen.

Logo

Standardeinstellung Standardlogo anzeigen nur ändern, wenn die Zahlungsart auch im Webshop verwendet wird.

Kosten: Pauschal oder Prozentual

Für alle Kosten 0,00 eintragen, damit kein Aufpreis für die Zahlungsart berechnet wird.

Zahlungsart Barverkauf/EC-Karte

Stellen Sie für die Zahlungsart 11 » Barverkauf/EC-Karte außerdem im Menü System » Mandant » Mandant wählen » POS » Kasse öffnen » Tab: Zahlungsart die Option Ohne Anbindung im Bereich EC-Terminal ein.

5.2. Kartenterminals anbinden

Bestimmte Kartenterminals können über ein Plugin an plentymarkets POS angebunden werden. Aktuell unterstützt plentymarkets POS folgende Anbindungen:

Informationen zur Anbindung finden Sie in der Beschreibung des Plugins.

6. Versandart Selbstabholung einrichten

Damit POS-Aufträge korrekt in plentymarkets verbucht werden, ermöglichen Sie die Versandart Selbstabholung für die Artikel, die Sie über plentymarkets POS abrechnen möchten. Dazu sind folgende Vorbereitungen notwendig:

  • Versanddienstleister Selbstabholung erstellen

  • Versandprofil Selbstabholung erstellen

  • Versandprofil Selbstabholung am Artikel aktivieren

Diese Vorbereitungen werden nachfolgend beschrieben.

6.1. Versanddienstleister Selbstabholung erstellen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einen Versanddienstleister Selbstabholung zu erstellen. Es werden nur die für diesen Versanddienstleister relevanten Einstellungen beschrieben. Allgemeine Informationen zu Versanddienstleistern finden Sie auf der Handbuchseite Versand vorbereiten.

Versanddienstleister Selbstabholung erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Versand » Optionen » Tab: Versanddienstleister.

  2. Klicken Sie auf Neu.
    → Ganz unten wird eine neue Zeile hinzugefügt.

  3. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 7. Versanddienstleister Selbstabholung erstellen
Einstellung Erläuterung

Name (de)

Namen eingeben, z.B. Selbstabholung.

Name (Backend)

Systeminternen Namen eingeben, z.B. Selbstabholung.

Versanddienstleister

Option Selbstabholer aus der Dropdown-Liste wählen.

6.2. Versandprofil Selbstabholung erstellen

Erstellen Sie nun ein Versandprofil für die Selbstabholung. Es werden nur die für dieses Versandprofil relevanten Einstellungen beschrieben. Allgemeine Informationen zu Versandprofilen finden Sie auf der Handbuchseite Versand vorbereiten.

Versandprofil für Selbstabholer erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Versand » Optionen » Tab: Versandprofile.

  2. Klicken Sie auf Neu.

  3. Wählen Sie den eben erstellten Versanddienstleister aus dem Dropdown-Menü.

  4. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 8.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Das Tab Portotabelle wird angezeigt.

  6. Speichern Sie die Einstellungen des Tabs Portotabelle ohne Änderungen.

Tabelle 8. Versandprofil Selbstabholung erstellen
Einstellung Erläuterung

Versanddienstleister

Versanddienstleister Selbstabholung aus der Dropdown-Liste wählen.

Mandanten (Shops)

Option wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Mandant (Shop) eingerichtet ist. Mandanten oder die Option ALLE wählen, wenn das Versandprofil für alle Webshops gelten soll.

Auftragsherkunft

plentymarkets POS-Kasse(n) als Auftragsherkunft wählen.

Gesperrte Zahlungsarten

Die Zahlungsarten wählen, die für das Versandprofil Selbstabholung nicht angeboten werden sollen.

6.3. Versandprofil Selbstabholung aktivieren

Aktivieren Sie nun das Versandprofil Selbstabholung bei den Artikeln, die Sie über Ihre Kasse verkaufen möchten.

Versandprofil Selbstabholung aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Artikel.

  3. Wechseln Sie in das Tab Global.

  4. Aktivieren Sie das Versandprofil Selbstabholung.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

Sie möchten das Versandprofil für eine größere Anzahl an Artikeln gleichzeitig aktivieren? Dann nutzen Sie die Artikel-Gruppenfunktion.

7. Preise für POS-Aufträge verwalten

Um POS-Preise für Ihre Varianten zu hinterlegen, benötigen Sie mindestens einen Verkaufspreis, bei dem die POS-Herkunft Ihrer Kasse aktiviert ist. Verkaufspreise erstellen und verwalten Sie zentral. Preise für Ihre Varianten hinterlegen Sie, indem Sie Varianten mit dem Verkaufspreis verknüpfen und einen Preis speichern.

7.1. Verkaufspreis für POS-Aufträge erstellen

Wenn Sie bereits Verkaufspreise angelegt haben, die Ihren Anforderungen für POS-Aufträge entsprechen, aktivieren Sie bei diesen Verkaufspreisen die Herkunft Ihrer Kasse. Gehen Sie sonst wie unten beschrieben vor, um einen neuen Verkaufspreis für POS-Aufträge zu erstellen. Es werden nur die für POS-Herkünfte relevanten Einstellungen beschrieben.

Verkaufspreis für POS-Aufträge erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Artikel » Verkaufspreise.

  2. Klicken Sie auf Neu.
    → Das Tab Neu wird geöffnet.

  3. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 9 vor.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 9. Verkaufspreis für POS-Aufträge erstellen
Einstellung Erläuterung

Position

Positionsnummer eingeben. Verkaufspreise werden im Bereich Verkaufspreise von Artikelvarianten aufsteigend sortiert.

Interner Name DE

Internen Namen eingeben. Der interne Name wird nur im plentymarkets Backend geführt und ist nicht für Kunden sichtbar.

Externer Name DE

Externen Namen eingeben. Der externe Name wird ggf. in Ihrem Webshop angezeigt und ist für Kunden sichtbar.

Ab Menge

Mengenwert eingeben. Über Verkaufspreise mit verschiedenen Mengenwerten bilden Sie mengenbezogene Preisstaffelungen in plentymarkets ab.

Währung

Die Währung aktivieren, in der POS-Aufträge kassiert werden.

Preistyp

Preistyp für den Verkaufspreis aktivieren.
UVP = Aktivieren, wenn es sich bei dem Verkaufspreis um den unverbindlichen Verkaufspreis (UVP) handelt. Wird der UVP und ein weiterer Verkaufspreis an der Variante verknüpft, dann wird der UVP im Webshop in rot und durchgestrichen neben dem Verkaufspreis dargestellt.
Aktionspreis = Aktivieren, um einen Verkaufspreis als Aktionspreis zu kennzeichnen.

Mandant

Die Mandanten (Shops) aktivieren, mit denen der Verkaufspreis verknüpft wird.

Land

Das Land aktivieren, in dem die Kasse eingesetzt wird.

Herkunft

Eine oder mehrere POS-Auftragsherkünfte aktivieren, mit denen der Verkaufspreis verknüpft wird.

7.2. Verkaufspreis mit Varianten verknüpfen

Verknüpfen Sie nun den POS-Verkaufspreis mit den Hauptvarianten der Artikel, die Sie über die Kasse verkaufen möchten. Verkaufspreise werden von der Hauptvariante an Varianten vererbt. Sie können Verkaufspreise auch individuell mit Varianten verknüpfen.

Verkaufspreis mit Hauptvariante verknüpfen:

  1. Öffnen Sie das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Artikel.
    → Das Tab Einstellungen der Hauptvariante wird geöffnet.

  3. Wählen Sie im Bereich Verkaufspreise den Preis aus dem Dropdown-Menü.

  4. Wählen Sie, ob es sich um einen Brutto- oder Nettopreis handelt.

  5. Wählen Sie ggf. eine Preiskalkulation.

  6. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    → Der Verkaufspreis wird hinzugefügt und in der Liste angezeigt.

  7. Geben Sie einen Wert in das Feld Preis ein.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Preise werden an die Varianten des Artikels vererbt. Speichern Sie für Varianten mit abweichendem Preis einen eigenen Wert.

7.3. Rundungsverhalten für Kassenaufträge festlegen

Beträge werden auf plentymarkets POS Kassenbelegen grundsätzlich mit 2 Nachkommastellen dargestellt. Über die Einstellungen im plentymarkets Backend steuern Sie, ob die Preise in den Aufträge auch im Hintergrund auf 2 Nachkommastellen gerundet oder ob mit 4 Nachkommastellen gerechnet werden soll. Das Rundungsverhalten für Aufträge, die über plentymarkets POS Kassen generiert werden, wird über die folgenden 3 Optionen gesteuert:

Tabelle 10. Erforderliche Optionen für Rundungsverhalten bei Kassenaufträgen
Menü Option Mögliche Einstellungen

System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Buchhaltung

Anzahl Nachkommstellen bei Preisen

  • 2

  • 4

System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Buchhaltung

Nur Gesamtpreise runden

  • Ja

  • Nein

System » Mandant » Mandant wählen » POS » Kasse öffnen » Tab: Beleg

Identische Auftragspositionen

  • Einzeln darstellen

  • Zusammenfassen

Aus diesen Einstellungen ergeben sich 6 Einstellungskombinationen:

  • Auftragspositionen einzeln darstellen, Einzelpreise auf 2 Nachkommastellen runden

  • Auftragspositionen einzeln darstellen, Einzelpreise auf 4 Nachkommastellen runden

  • Auftragspositionen einzeln darstellen, Gesamtpreise auf 4 Nachkommastellen runden

  • Auftragspositionen zusammenfassen, Einzelpreise auf 2 Nachkommastellen runden

  • Auftragspositionen zusammenfassen, Einzelpreise auf 4 Nachkommastellen runden

  • Auftragspositionen zusammenfassen, Gesamtpreise auf 4 Nachkommastellen runden

Abhängig von den gewählten Einstellungen kommt es zu unterschiedlichen Gesamtbeträgen. Beachten Sie, dass sich die Abweichungen potenzieren, je mehr Artikel mit Rundungsbedarf pro Auftrag/Beleg verkauft werden.

7.3.1. Beispielrechnung

Die folgende Tabelle zeigt eine Beispielrechnung, um die Rundungsabweichungen zu verdeutlichen, die sich aus den verschiedenen Einstellungskombinationen ergeben.

Die Beispielrechnung beruht auf den folgenden Daten:

  1. Berechnungsbasis: Artikel zum Preis von 4,545 Euro

  2. Rechnung 1: Verkauf von 10 Artikeln

  3. Rechnung 2: Verkauf von 10 Artikeln mit 5 % Positionsrabatt

Tabelle 11. Beispielrechnung bei einem Artikelpreis mit 4 Nachkommastellen
Gewählte Einstellungen Rechnung 1 (4,545 Euro x 10) Gesamtpreis auf Beleg Rechnung 2 (4,545 Euro x 10 - 5%) Gesamtpreis auf Beleg

Anzahl Nachkommastellen = 2
Auftragspositionen = Einzeln darstellen

45,50 Euro

43,20 Euro

Anzahl Nachkommastellen = 4
Nur Gesamtpreise runden = Nein
Auftragspositionen = Einzeln darstellen

45,45 Euro

43,18 Euro

Anzahl Nachkommastellen = 4
Nur Gesamtpreise runden = Ja
Auftragspositionen = Einzeln darstellen

45,45 Euro

43,18 Euro

Anzahl Nachkommastellen = 2
Auftragspositionen = Zusammenfassen

43,50 Euro

43,50 Euro

Anzahl Nachkommastellen = 4
Nur Gesamtpreise runden = Nein
Auftragspositionen = Zusammenfassen

45,45 Euro

43,18 Euro

Anzahl Nachkommastellen = 4
Nur Gesamtpreise runden = Ja
Auftragspositionen = Zusammenfassen

45,45 Euro

43,18 Euro

Detaillierte Informationen und weitere Rechnungsbeispiele zum Rundungsverhalten finden Sie auch auf der Handbuchseite Buchhaltung.

8. Standardkunden für POS-Aufträge erstellen

Damit POS-Aufträge korrekt in plentymarkets gespeichert werden, muss jedem Auftrag ein Kunde zugeordnet sein. Daher erstellen Sie zunächst einen anonymen Standardkunden. Gehen Sie wie hier beschrieben vor, um einen Standardkunden für POS-Aufträge anzulegen. Dabei werden nur die für das Erstellen des Standardkunden relevanten Einstellungen beschrieben. Allgemeine Informationen zum Erstellen von Kunden finden Sie auf der Handbuchseite Kundendaten verwalten.

Einstellungen für Standardkunden für POS-Aufträge mit Steuerberater abstimmen

Klären Sie im Vorfeld mit Ihrem Steuerberater, welche Einstellungen für Standardkunden für POS-Aufträge sinnvoll sind.

Standardkunden für POS-Aufträge erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kunden bearbeiten.

  2. Klicken Sie auf Neu.

  3. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 12 vor.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.

  5. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » POS » Kasse öffnen » Grundeinstellungen.

  6. Geben Sie die ID des Standardkunden in das Feld Standardkunde ein.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 12. Standardkunden für POS-Aufträge erstellen
Einstellung Erläuterung

Firma

Einen Firmennamen eingeben, z.B. plentymarkets Kasse.

Anrede

Option Firma aus der Dropdown-Liste wählen.

Straße;
PLZ
;
Ort

Straße, Postleitzahl und Ort des Kunden eingeben.

Land

Land aus der Dropdown-Liste wählen, in dem die Kasse eingesetzt wird. Standardeinstellung richtet sich nach der Option Firmensitz für FiBu im Menü System » Einstellungen » Stammdaten.

Mandant

Mandanten aus der Dropdown-Liste wählen, wenn die Kasse nicht dem Standardmandanten zugeordnet ist.

Typ

Option Kunde aus der Dropdown-Liste wählen.

9. Dummy-Artikel erstellen

Im Tagesgeschäft kommt es vor, dass Artikel verkauft werden sollen, für die es keinen Datensatz im System gibt. Zum Beispiel wird häufig für Diversartikel kein Datensatz angelegt. Um diese Artikel trotzdem kassieren zu können, erstellen Sie Dummy-Artikel. Kassenbenutzer fügen dann den Dummy-Artikel zum POS-Warenkorb hinzu und passen den Preis und optional den Namen der Artikelposition an.

Die folgenden Vorbereitungen sind nötig, um mit Dummy-Artikeln zu arbeiten.

  • Einen Dummy-Artikel für jeden Umsatzsteuersatz erstellen, der für die Produkte Ihres Portfolios relevant sind. Wenn Sie Artikel mit 19% und 7% verkaufen, benötigen Sie also zwei Dummy-Artikel.

  • Option Preisabfrage wenn Artikelpreis 0 aktivieren, damit Kassenbenutzer den Preis manuell eingeben können.

  • Kassenbenutzern Rechte zum Bearbeiten von Preisen erteilen.

  • Kassenbenutzern Rechte zum Umbenennen von Artikelpositionen erteilen (optional).

Die erforderlichen Einstellungen werden in Tabelle 13 kurz erläutert. Die Zwischenüberschriften der Tabelle geben an, in welchem Menü Sie die Einstellung vornehmen.

Tabelle 13. Empfohlene Einstellungen für Dummy-Artikel
Einstellung Erläuterung

Artikel » Artikel bearbeiten » Neuen Artikel erstellen » Tab: Einstellungen

Beschränkung

Option Keinen WB für diese Variante führen wählen.

Preis

Verkaufspreis für Kasse wählen und Preis 0,00 Euro eingeben.

Umsatzsteuer

Umsatzsteuersatz eingeben, der für den Dummy-Artikel gelten soll.

System » Mandant » Mandant wählen » POS » Kasse öffnen

Preisabfrage wenn Artikelpreis 0

Option aktivieren.

System » Einstellungen » Benutzer » Konten » Konto öffnen » Tab: Berechtigung » Tab: Mobile » POS-Funktionen

Preis bearbeiten

Recht für Kassenbenutzer aktivieren, damit Kassenbenutzer den Preis anpassen können.

Artikelposition umbenennen

Recht für Kassenbenutzer aktivieren, wenn Kassenbenutzer den Namen von Dummy-Artikeln anpassen können sollen.

10. Gutscheinverkauf vorbereiten

Verkaufsgutscheine verkaufen Sie in plentymarkets über Gutscheinartikel. wenn Sie einen Gutscheinartikel verkaufen, händigen Sie Kunden einen Gutschein-Code aus. Kunden können einen Gutschein-Code nur einlösen, wenn dieser Gutschein-Code zum Zeitpunkt der Einlösung im plentymarkets Backend gespeichert ist. Sie können Gutschein-Codes entweder automatisch generieren oder mit eigenen Gutschein-Codes arbeiten.

Um Verkaufsgutscheine über plentymarkets POS zu verkaufen, sind die folgenden Vorbereitungen im plentymarkets Backend erforderlich:

  • Gutscheinkampagne mit Gutscheinart Verkaufsgutschein erstellen.

  • Freitextfeld für die Kampagne anlegen und im Menü System » Aufträge » Gutscheine verknüpfen.

  • Gutscheinartikel mit 0% MwSt. erstellen.

  • Gutscheinartikel mit Kampagne verknüpfen.

  • Optional: Gutschein-Codes generieren oder eigene Codes im Backend speichern.

  • Optional: Gutscheinvordrucke erstellen und Kassenbenutzern zur Verfügung stellen.

  • Optional: Gutschein-Codes Kassenbenutzern zur Verfügung stellen.

Berechtigungen aktivieren

Aktivieren Sie für Kassenbenutzern mit variablen Benutzerklassen die Rechte Code erstellen und Code anzeigen. Diese Berechtigungen finden Sie im Menü System » Einstellungen » Benutzer » Benutzer öffnen » Tab: Berechtigung » Tab: REST-API.

Diese Schritte werden hier kurz erläutert. Eine detaillierte Anleitung zum Erstellen von Gutscheinen finden Sie auf der Handbuchseite Gutscheine.

Vorgehensweise bei mehreren Kassen

Sie haben mehr als eine Kasse und möchten mit eigenen Gutschein-Codes arbeiten? Dann teilen Sie die ausgedruckten Gutschein-Codes zwischen den Kassen auf oder erstellen Sie für jede Kasse eigene Gutscheinkampagnen und -artikel, damit jeder Gutschein-Code nur einmal verkauft wird.

10.1. Freitextfeld vorbereiten

Um Gutscheine zu verkaufen, muss am Artikel ein Freitextfeld hinterlegt werden. Dieses Freitextfeld definieren Sie einmalig und ordnen es Gutscheinkampagnen zu.

10.1.1. Freitextfeld definieren

Definieren Sie das Freitextfeld, das für Kampagnen verwendet werden soll.

Freitextfeld definieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Artikel » Freitextfelder.

  2. Geben Sie in das Feld Feldbezeichnung die Bezeichnung Kampagne ID ein.
    Hinweis: Achten Sie auf die Schreibweise. Der Name Kampagne ID ist nur in der Schreibweise mit Leerzeichen gültig.

  3. Wählen Sie den Datentyp Zahl.

  4. Geben Sie eine Zeichenlänge ein.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Das Freitextfeld wird über Nacht aktiviert und ist am nächsten Morgen verfügbar.

10.1.2. Freitextfeld wählen

Im Menü System » Aufträge » Gutscheine wählen Sie nun einmalig dieses Freitextfeld und ordnen es so Gutscheinkampagnen zu.

Freitextfeld wählen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Gutscheine.

  2. Wählen Sie das Kampagnenfeld Kampagne ID aus der Dropdown-Liste.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Das Feld Kampagne ID wird im Tab Felder der Artikel angezeigt.

10.2. Kampagne für POS-Verkaufsgutscheine erstellen

Erstellen Sie nun für den Verkauf von Gutscheinen über plentymarkets POS eine oder mehrere eigene Kampagnen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Sie erstellen eine Kampagne für alle Gutscheine, die Sie über plentymarkets POS verkaufen.

  • Sie erstellen eine Kampagne pro Gutscheinwert.
    Beispiel: Sie möchten Gutscheine im Wert von 10 Euro, 25 Euro und 50 Euro sowie einen Gutschein verkaufen, bei dem Kassenbenutzer den Wert frei wählen können. Sie erstellen also 3 Kampagnen mit den Rabattwerten 10, 25 und 50 Euro sowie eine Kampagne mit einem beliebigen Rabattwert.

Wenn Sie mehr als eine Kasse einsetzen und mit eigenen Gutschein-Codes arbeiten möchten, kann es sinnvoll sein, pro Kasse eigene Kampagnen anzulegen.

So erstellen Sie eine Kampagne für Verkaufsgutscheine:

Kampagne für POS-Verkaufsgutscheine erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Gutscheine.

  2. Klicken Sie auf Neue Kampagne.

  3. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie Tabelle 14.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die neue Kampagne wird angelegt und in der Übersicht angezeigt.

Tabelle 14. Einstellungen für POS-Verkaufsgutscheinkampagnen
Einstellung Erläuterung

Kampagne

Name

Namen für die Kampagne eingeben. Tipp: Der Name sollte den Namen der Kasse und ggf. den Gutscheinwert enthalten.

Beschreibung

Optional eine Beschreibung eingeben.

Konzept: Code

Mehrere Codes wählen, damit jeder Gutschein-Code nur einmal eingelöst werden kann und Restbeträge bei Teileinlösungen korrekt berechnet werden.

Konzept: Einlösungen

Einlösung bis Wert aufgebraucht ist wählen.

Nutzung

Einzelbestellungen oder Abonnements oder beides wählen.

Mindestbestellwert

Keinen Wert eingeben.

Gültigkeiten

Startdatum

Das Datum, ab dem die Kampagne aktiv ist.

Enddatum

Das Datum, bis zu dem die Kampagne aktiv ist.

Code-Gültigkeit in Wochen

Keinen Wert eingeben.

Gutschein

Gutscheintyp

Gutschein wählen.

Gutscheinart

Verkaufsgutschein wählen.

Code-Länge

Die Zeichenlänge des Gutschein-Codes wählen.

Rabattart

Festbetrag wählen.

Rabattwert

Den Gutscheinwert eingeben, z.B. 10,00 = 10 Euro.
Hinweis: Den Rabattwert nicht mehr ändern, nachdem der erste Gutschein verkauft wurde.
Tipp: Dieser Wert wird Codes automatisch zugewiesen, wenn im Tab Codes über Gutschein-Codes manuell generieren Codes generiert werden, ohne dass ein Betrag in das Feld Wert eingegeben wird.

Inkl. Versandkosten

Option nicht aktivieren.

Filter

Artikel über Preisportale

Nicht erlauben wählen.

Kategorien

Die Kategorien wählen, in denen der Gutschein einlösbar sein soll. Die Auswahl gilt auch für alle Unterkategorien einer markierten Kategorie.

Artikel

Keinen Wert eingeben.

Mandanten (Shops)

Mandanten (Shop) der Kasse wählen.

Kundenklassen

Standardkundenklasse oder ALLE wählen.

Kundentypen

Kunde wählen.

10.3. Gutschein-Codes verwalten

Verkaufsgutscheine werden in plentymarkets POS eingelöst, indem Kassenbenutzer den Gutschein-Code eingeben. Damit der Gutschein-Code eingelöst werden kann, muss der Code zum Zeitpunkt der Einlösung in einer Kampagne des plentymarkets Backends gespeichert sein.

Aus Sicht des Kassenbenutzers ergeben sich aus den Konfigurationsmöglichkeiten in plentymarkets drei mögliche Szenarien:

  • Die Kasse generiert die Gutschein-Codes automatisch

  • Der Kassenbenutzer hat eine Liste mit Gutschein-Codes pro Gutscheinwert, die in plentymarkets gespeichert sind. Er gibt einen Code ein. Der Gutscheinwert wird abgerufen.

  • Der Kassenbenutzer hat eine Liste mit Gutschein-Codes, die nicht in plentymarkets gespeichert sind. Er gibt einen Code und einen Gutscheinwert ein.

10.3.1. Automatisch Gutschein-Code beim Verkauf generieren

Am wenigsten administrativen Aufwand haben Sie, wenn Kassenbenutzer beim Verkauf eines Gutscheins über plentymarkets POS einen zufälligen Gutschein-Code generieren. Beim Hochladen des POS-Auftrags werden dann der Gutschein-Code und der damit verbundene Gutscheinwert in die Kampagne importiert, die mit dem Gutscheinartikel verknüpft ist. Der Gutschein-Code wird auf dem Beleg ausgegeben. Kassenbenutzer können den Gutschein-Code zusätzlich handschriftlich auf einem Gutscheinvordruck notieren.

10.3.2. Mit eigenen Gutschein-Codes arbeiten

Wenn Sie Kassenbenutzern Gutschein-Codes aushändigen möchten, die sie beim Kassieren eingeben sollen, erhöht sich Ihr administrativer Aufwand. Sie haben aber auch mehr Möglichkeiten, dekorative Gutscheinvordrucke zu erstellen, auf denen nur der Gutschein-Code oder der Gutschein-Code und der Gutscheinwert bereits vermerkt sind. Kassenbenutzer geben dann einfach diese Gutscheinvordrucke aus.

Sie können Gutschein-Codes entweder vor oder beim Verkauf im System speichern.

Vor dem Verkauf im plentymarkets Backend:

  • Sie generieren vor dem Verkauf Gutschein-Codes mit festem Wert in der Kampagne

  • Sie speichern vor dem Verkauf eigene Gutschein-Codes mit festem Wert in der Kampagne

In diesen Fällen stellen Sie Kassenbenutzern eine Liste mit diesen Gutschein-Codes und dem dafür gespeicherten Gutscheinwert bereit.

Beim Verkauf in plentymarkets POS:

  • Kassenbenutzer geben beim Verkauf des Gutscheins einen noch nicht in plentymarkets gespeicherten Gutschein-Code und den Gutscheinwert ein.

In diesen Fällen stellen Sie Kassenbenutzern eine Liste mit den Gutschein-Codes bereit. Den Wert des Gutscheins gibt der Kassenbenutzer beim Kassieren als Preis für den Gutschein ein.

Erstellungsdatum beachten

Sie haben bereits in plentymarkets generierte Gutschein-Codes an Kassenbenutzer ausgehändigt und möchten weitere Gutschein-Codes generieren? Dann achten Sie auf das Erstellungsdatum. In plentymarkets werden Gutschein-Codes nicht als verkauft gekennzeichnet. Um Gutschein-Codes nicht doppelt zu verkaufen, bringen Sie nur die Codes in Umlauf, die Sie an einem bestimmten Datum erstellt haben. Am einfachsten geht das, indem Sie Gutscheine im Menü Aufträge » Gutscheine generieren und diese Gutschein-Codes als CSV-Datei exportieren. Die CSV-Datei filtern Sie nach dem Erstellungsdatum, also nach der Spalte GeneriertAm. So erhalten Sie nur die neuen Gutschein-Codes.

10.3.3. Gutschein-Codes manuell generieren

Mit dem Gutschein-Generator im Tab Codes einer Kampagne erzeugen Sie einen oder mehrere automatisch generierte Gutschein-Codes.

Gutschein-Codes mit festem Wert manuell generieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Gutscheine.

  2. Klicken Sie auf die Kampagne, für die Sie Gutschein-Codes erzeugen möchten.

  3. Öffnen Sie das Tab Codes.

  4. Geben Sie im Bereich Gutschein-Codes manuell generieren links die gewünschte Anzahl an Gutschein-Codes ein.

  5. Optional: Geben Sie in das Feld Wert den Wert ein, der dem Gutschein-Code zugewiesen werden soll.
    Tipp: Wenn Sie das Feld Wert leer lassen, wird dem Code der Rabattwert der Kampagne zugewiesen.

  6. Speichern Sie die Eingabe.
    → Die Gutschein-Codes werden erzeugt und zur Liste der Gutschein-Codes hinzugefügt.

  7. Klicken Sie auf Exportieren, um die Gutschein-Codes zu exportieren.
    → Ein CSV-Export aller Gutschein-Codes der Kampagne wird erstellt.

  8. Filtern Sie die Spalte GeneriertAm der CSV-Datei nach dem aktuellen Datum. So erhalten Sie eine Liste aller neu erstellten Gutschein-Codes.

  9. Stellen Sie Kassenbenutzern die Gutschein-Codes und Informationen zum Wert der Codes zur Verfügung.
    Hinweis: Bringen Sie Gutschein-Codes nicht mehrfach in Umlauf. Teilen Sie bei mehreren Kassen die Gutschein-Codes entweder auf oder erstellen Sie separate Kampagnen pro Kasse.

10.3.4. Eigene Gutschein-Codes mit festem Wert speichern

Statt Gutschein-Codes in plentymarkets zu generieren, können Sie auch vor dem Verkauf eigene Gutschein-Codes in plentymarkets speichern. Gültige Zeichen für Gutschein-Codes sind Klein- und Großbuchstaben, Ziffern, Unterstriche (_) und Bindestriche (-).

Eigenen Gutschein-Code mit festem Wert speichern:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Gutscheine.

  2. Klicken Sie auf die Kampagne, für die Sie einen Gutschein-Code speichern möchten.

  3. Öffnen Sie das Tab Codes.

  4. Geben Sie im Bereich Gutschein-Code manuell eintragen rechts einen Code mit zwischen 6 und 24 Zeichen ein.

  5. Speichern Sie die Eingabe.
    → Der Gutschein-Code wird gespeichert und zur Liste der Gutschein-Codes hinzugefügt.
    Tipp: Mit dem Datenformat CampaignCoupon importieren Sie mehrere Gutschein-Codes gleichzeitig. Als Gutscheinwert wird dabei der Rabattwert importiert. Legen Sie also eine Kampagne pro Gutscheinwert an, wenn Sie mit dem Datenformat arbeiten möchten.

  6. Stellen Sie Kassenbenutzern die Gutschein-Codes und Informationen zum Wert der Codes zur Verfügung.
    Hinweis: Bringen Sie Gutschein-Codes nicht mehrfach in Umlauf. Teilen Sie bei mehreren Kassen die Gutschein-Codes entweder auf oder erstellen Sie separate Kampagnen pro Kasse.

10.4. Gutscheinartikel erstellen

Erstellen Sie nun einen oder mehrere Gutscheinartikel. Da die Kampagnen-ID auf der Artikelebene zugeordnet wird, können Sie bei Verkaufsgutscheinen nicht mit Varianten arbeiten. Detaillierte Informationen zum Erstellen von Artikeln finden Sie auf der Handbuchseite Artikel verwalten. Hier werden nur die Einstellungen beschrieben, die Sie speziell zum Erstellen von Gutscheinartikeln benötigen.

10.4.1. Gutscheinartikel mit festem Preis erstellen

Bei Gutscheinartikeln mit festem Preis erfolgt beim Kassieren keine Preisabfrage. Sie beschleunigen also den Kassiervorgang, sind aber auch weniger flexibel.

Beachten Sie bei vorhandenen Gutschein-Codes:

  • Der Wert des vorhandenen Gutschein-Codes muss mit dem Preis des Artikels übereinstimmen. Der Gutscheinartikel muss also mit der Kampagne verknüpft sein, die die Gutschein-Codes mit den korrekten Werten enthält. Bei einer Kampagne pro Gutscheinwert wird also jede Kampagne mit nur einem Artikel verknüpft. Bei einer Kampagne mit verschiedenen Gutscheinwerten wird diese Kampagne mit mehreren Gutscheinartikeln verknüpft.

Gutscheinartikel mit festem Preis erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Klicken Sie auf Neu.
    → Das Tab Neuer Artikel wird geöffnet.

  3. Wählen Sie den Typ Standard.

  4. Geben Sie einen Namen ein.
    Tipp: Der Name sollte den Gutscheinwert enthalten.

  5. Geben Sie als Inhalt 1 Stück ein.

  6. Wählen Sie eine Kategorie.

  7. Wählen Sie einen Verkaufspreis aus der Dropdown-Liste.
    Tipp: Der Verkaufspreis muss mit der Auftragsherkunft der Kasse verknüpft sein.

  8. Geben Sie als Preis den Gutscheinwert ein.

  9. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Artikel wird erstellt und zur weiteren Bearbeitung geöffnet.

  10. Nehmen Sie die weiteren Einstellungen vor. Beachten Sie Tabelle 15.

  11. Speichern Sie die Einstellungen.

10.4.2. Gutscheinartikel mit flexiblem Wert erstellen

Gutscheinartikel mit flexiblem Wert sind Artikel mit einem Preis von 0,00 Euro. Den Preis, zu dem der Gutscheinartikel tatsächlich an der Kasse verkauft wird, steuern Sie auf zwei verschiedene Arten:

  • Beim Kassieren gibt der Kassenbenutzer einen in plentymarkets vorhandenen Gutschein-Code ein. Der Wert dieses Gutschein-Codes wird zum Preis des Artikels.

  • Beim Kassieren generiert die Kassenbenutzerin entweder automatisch einen Code oder speichert einen eigenen Gutschein-Code und gibt einen Gutscheinwert ein.

Gutscheinartikel mit flexiblem Preis erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Klicken Sie auf Neu.
    → Das Tab Neuer Artikel wird geöffnet.

  3. Wählen Sie den Typ Standard.

  4. Geben Sie einen Namen ein.

  5. Geben Sie als Inhalt 1 Stück ein.

  6. Wählen Sie eine Kategorie.

  7. Wählen Sie einen Verkaufspreis aus der Dropdown-Liste.
    Tipp: Der Verkaufspreis muss mit der Auftragsherkunft der Kasse verknüpft sein.

  8. Geben Sie als Preis 0,00 Euro ein.

  9. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Artikel wird erstellt und zur weiteren Bearbeitung geöffnet.

  10. Nehmen Sie die weiteren Einstellungen vor. Beachten Sie Tabelle 15.

  11. Speichern Sie die Einstellungen.
    Mit vorhandenem Gutschein-Code: Kassenbenutzer geben den Gutschein-Code einer Kampagne ein, die mit dem Artikel verknüpft ist. Der Artikel wird mit dem Wert des Gutschein-Codes berechnet.
    Ohne vorhandenen Gutschein-Code: Kassenbenutzerinnen werden aufgefordert, einen Preis einzugeben, wenn sie den Artikel in den POS-Warenkorb legen.

Tabelle 15. Artikeleinstellungen für Verkaufsgutscheine
Einstellung Erläuterung

Tab: Variantennummer » Tab: Einstellungen

Beschränkung

Keine wählen.

Umsatzsteuer

0% wählen.

Tab: Variantennummer » Tab: Verfügbarkeit

Märkte

Kasse(n) aus der Dropdown-Liste wählen, über die die Gutscheinartikel verkauft werden sollen.

Mandant (Shop)

Mandant der Kasse wählen.

Tab: Felder

Kampagne ID

ID der Gutscheinkampagne eingeben.

10.5. Besonderheiten beim Verkauf von Verkaufsgutscheinen

  • Der Umsatz erhöht sich beim Verkauf des Verkaufsgutscheins nicht.

  • Verkaufte Gutscheine werden auf dem Tagesbericht separat ausgewiesen. Der Barbestand wird nur erhöht, wenn der Gutschein bar bezahlt wurde.

10.6. Besonderheiten beim Einlösen von Verkaufsgutscheinen

  • Der Wert des Verkaufsgutscheins wird vom Gesamtbetrag inkl. Steuern abgezogen.

  • Der Umsatz erhöht sich um den eingelösten Gutscheinbetrag.

  • Auf dem Tagesbericht wird der eingelöste Gutscheinwert mit der Zahlungsart Gutschein ausgewiesen.

  • Der Barbestand der Kasse erhöht sich durch die Einlösung des Gutscheins nicht.

11. Warenbestandsverwaltung automatisieren

Ihre Warenbestandsverwaltung automatisieren Sie über Ereignisaktionen.

11.1. Warenausgang buchen

Legen Sie die unten beschriebene Ereignisaktion an, um Waren automatisch auszubuchen, wenn ein POS-Auftrag erstellt wird:

Buchen des Warenausgangs beim Erstellen eines POS-Auftrags:
  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicken Sie auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Geben Sie einen Namen ein.

  4. Wählen Sie das Ereignis gemäß Tabelle 16.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

  6. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 16 vor.

  7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 16. Ereignisaktion zum automatischen Buchen des Warenausgangs beim Erstellen eines POS-Auftrags
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Dokumente: Kassenbeleg generiert

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Auftrag > Herkunft

Kassen wählen, für die Warenausgang gebucht werden soll.

Aktion

Auftrag > Warenausgang buchen

12. plentymarkets App installieren

Installieren Sie nun die plentymarkets App auf Ihrem mobilen Endgerät.

Offline-Aufträge werden bei Deinstallation der App gelöscht

Bei fehlender Internetverbindung werden Aufträge offline gespeichert und erst später synchronisiert. Wenn Sie die App deinstallieren, bevor die Aufträge an plentymarkets übertragen wurden, werden die lokal gespeicherten Aufträge unwiederbringlich gelöscht und können auch vom plentymarkets Support nicht wiederhergestellt werden. Prüfen Sie daher vor jeder Deinstallation Ihrer App, dass keine Offline-Aufträge auf dem Gerät vorhanden sind.

13. Kasse mit Mobilgerät verbinden

13.1. Kasse mit Mobilgerät koppeln

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um eine Kasse mit einem Gerät zu koppeln.

Kasse mit Mobilgerät koppeln:

  1. Öffnen Sie die plentymarkets App auf dem Gerät, das Sie mit der Kasse koppeln möchten.

  2. Öffnen Sie das Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS beta.

  3. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie Tabelle 17.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Das Gerät wird mit der Kasse gekoppelt.

Tabelle 17. Kasse mit Mobilgerät koppeln
Einstellung Erläuterung

Mandant (Shop)

Mandant wählen, für den die Kasse angelegt wurde.

POS

Kasse wählen.

Preis

Wählen, ob Aufträge brutto oder netto angelegt werden sollen.

Drucker

IP-Adresse des Belegdruckers eingeben.
Tipp: Auf Testbeleg drucken tippen, um einen Testbeleg zu drucken.

Automatisches Drucken

Aus = Das Drucken von Kassenbelegen muss manuell ausgelöst werden.
Ein = Standardeinstellung. Kassenbelege werden automatisch gedruckt, wenn ein Bezahlvorgang abgeschlossen wurde.

Darstellung
(nur Tablets)

Smartphone = Für Smartphones optimierte Darstellung; Hoch- oder Querformat.
Tablet = Für Tablets optimierte Darstellung; nur Querformat.

13.2. Kasse von Mobilgerät entkoppeln

Sie haben die Möglichkeit, die Koppelung einer Kasse mit dem Mobilgerät aufzuheben. Stattdessen können Sie entweder eine andere Kasse mit dem Gerät verbinden oder keine Kasse wählen.

Kasse von Mobilgerät entkoppeln:

  1. Öffnen Sie die plentymarkets App.

  2. Öffnen Sie das Menü plentymarkets App » Einstellungen » POS beta.

  3. Wählen Sie für die Einstellung POS eine andere Kasse oder wählen Sie den leeren Eintrag.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Das Gerät wird von der Kasse entkoppelt.

Entkoppelung der Kasse nur auf dem Mobilgerät möglich

Sie können die Kasse nur über die Einstellungen auf dem Mobilgerät von der Kasse entkoppeln. Wenden Sie sich bei einem Verlust oder Defekt des Mobilgeräts an den plentymarkets Support, um die Koppelung aufzuheben.

14. Senden des Kassenbelegs an Kunden einrichten

plentymarkets ermöglicht es Ihnen, Kassenbelege per Ereignisaktion automatisch an die am Kundendatensatz gespeicherte E-Mail-Adresse zu senden. Dazu erstellen Sie zunächst eine E-Mail-Vorlage mit dem PDF-Anhang Kassenbeleg. Erstellen Sie dann eine Ereignisaktion. Für POS-Aufträge, die im Offline-Modus erstellt werden, wird die Ereignisaktion jedoch erst ausgeführt, wenn die POS-Aufträge in das plentymarkets Backend hochgeladen werden. Prüfen Sie vor der Einrichtung die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zum Versand von E-Mails an Kunden.

14.1. E-Mail-Vorlage erstellen

Erstellen Sie zunächst eine E-Mail-Vorlage, die versendet wird, wenn ein Kassenbeleg generiert wird.

E-Mail-Vorlage erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen.

  2. Klicken Sie auf Neue E-Mail-Vorlage.
    → Das Fenster Neue E-Mail-Vorlage wird geöffnet.

  3. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein.

  4. Wählen Sie einen Eigner oder Alle aus der Dropdown-Liste Eigner.

  5. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die E-Mail-Vorlage wird erstellt und je nach gewähltem Eigner in einem der drei Ordner gespeichert.

  6. Wählen Sie den PDF-Anhang Kassenbeleg.

  7. Nehmen Sie die weiteren Einstellungen vor. Beachten Sie die Erläuterungen unter Neue E-Mail-Vorlage erstellen.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

14.2. Ereignisaktion erstellen

Erstellen Sie nun eine Ereignisaktion, über die die E-Mail-Vorlage versendet wird, wenn ein Kassenbeleg generiert wird.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicken Sie auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Geben Sie einen Namen ein.

  4. Wählen Sie das Ereignis gemäß Tabelle 18.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

  6. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 18 vor.

  7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 18. Ereignisaktion zum automatischen Senden des Kassenbelegs
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Dokumente: Kassenbeleg generiert

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag
Retoure

Filter 2

Auftrag > Herkunft

Kasse wählen, für die Kassenbelege per E-Mail versendet werden sollen.

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Vorlage: Die E-Mail-Vorlage für Kassenbeleg wählen
Empfänger: Option Kunde wählen

15. Kassenvorgänge im Kassenjournal suchen

In plentymarkets werden alle Kassenvorgänge dokumentiert, um rechtssicheres Arbeiten in Deutschland zu ermöglichen. Im Menü Aufträge » POS » Kassenjournal können Sie Kassenvorgänge suchen, anzeigen und bei Bedarf exportieren. Mit den Filtern des Tabs Filter grenzen Sie die im Kassenjournal angezeigten Kassenvorgänge anhand bestimmter Kriterien ein. Die gefundenen Kassenvorgänge werden im Tab Kassenjournal aufgelistet. Die Ergebnisse sind standardmäßig nach dem Datum sortiert. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um Kassenvorgänge im Kassenjournal zu suchen.

Kassenvorgänge im Kassenjournal suchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » POS » Kassenjournal.

  2. Wählen Sie die Filter. Beachten Sie die Erläuterungen in Tabelle 19.

  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Die Kassenvorgänge, die den Suchkriterien entsprechen, werden im Tab Kassenjournal aufgelistet.

Tabelle 19. Menü Kassenjournal
Einstellung Erläuterung

Tab: Filter

Suchen

Ohne Filtereinstellungen auf Suchen klicken, um alle Kassenvorgänge anzuzeigen. Alternativ die Suchergebnisse durch Filtereinstellungen eingrenzen und auf Suchen klicken. Die gefundenen Kassenvorgänge werden im Tab Kassenjournal aufgelistet.

Reset

Eingestellte Filterkriterien zurücksetzen.

Belegnummer: von;
Belegnummer: bis

Die Belegnummer des ersten und des letzten Belegs eingeben, um Kassenvorgänge einer bestimmten Belegabfolge anzuzeigen. Um nur einen Beleg anzuzeigen, die gesuchte Belegnummer in die Felder Belegnummer: von und Belegnummer: bis eingeben.

Kasse

Eine Kasse aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieser Kasse einzugrenzen.

Mandant (Shop)

Einen Mandanten (Shop) aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieses Mandanten einzugrenzen.

Benutzer

Einen Benutzer aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieses Benutzers einzugrenzen.

Zahlungsart

Eine Zahlungsart aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge mit dieser Zahlungsart einzugrenzen. Die Dropdown-Liste enthält nur aktive Zahlungsarten.

Zeitraum

Eine Zeitspanne wählen, um die angezeigten Kassenvorgänge auf diesen Zeitraum zu beschränken.
Um Belege eines benutzerdefinierten Zeitraums anzuzeigen, die Option Datumsauswahl wählen und im Feld von das Startdatum und im Feld bis das Enddatum eingeben oder aus dem angezeigten Kalender wählen.

Typ

Einen Typ aus der Dropdown-Liste wählen, um die Ergebnisse auf Kassenvorgänge dieses Typs einzugrenzen.

Tab: Kassenjournal

Datum

Datum und Uhrzeit des Kassenvorgangs

Vorgang

Zeigt an, ob es sich um eine Einnahme (E) oder um eine Ausgabe (A) handelt.

Betrag

Der Wert des Kassenvorgangs

Belegnummer

Die fortlaufende Nummer des Belegs, der für den Kassenvorgang erstellt wurde. Auf die Belegnummer klicken, um den Beleg im PDF-Format zu öffnen.

Typ

Der Typ des Kassenvorgangs

Barbestand

Der Barbestand der Kassen nach Abschluss des Kassenvorgangs

Auftrags-ID

Die ID des in plentymarkets angelegten Auftrags

Steuersatz

Die Steuersätze, die für diesen Auftrag zum Tragen kommen.

USt.

Die im Auftragswert enthaltene Umsatzsteuer

Buchungstext

Der Buchungstext für den Kassenvorgang. Bei Einlagen und Entnahmen entspricht der Buchungstext dem Grund der Bargeldbewegung.

16. Kassenvorgänge in Deutschland rechtssicher belegen

Für eine ordnungsgemäße Kassenführung in Deutschland müssen alle Kassenvorgänge elektronisch und unveränderbar aufgezeichnet und für die Dauer des Aufbewahrungszeitraums digital lesbar archiviert werden. Damit Sie diesen gesetzlichen Anforderungen nachkommen können, stellt plentymarkets verschiedene Exportfunktionen bereit. Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Daten Sie exportieren und archivieren sollten, um rechtssicher zu arbeiten.

16.1. Kassenvorgänge als PDF-/CSV-Datei exportieren

Die im Kassenjournal angezeigten Kassenvorgänge können Sie entweder als PDF-Datei oder als CSV-Datei exportieren. Exportiert werden die über die Suche gefilterten Kassenvorgänge. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um Kassenvorgänge zu exportieren. Nachdem Sie einen Exportvorgang gestartet haben, ist das Starten weiterer Kassenjournalexporte zwei Minuten lang nicht möglich.

Kassenvorgänge als PDF-Datei exportieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » POS » Kassenjournal.

  2. Wählen Sie die Filter. Beachten Sie die Erläuterungen in Tabelle 19.

  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Die Kassenvorgänge, die den Suchkriterien entsprechen, werden im Tab Kassenjournal aufgelistet.

  4. Klicken Sie auf PDF-Export.
    → Eine PDF-Datei der gefilterten Kassenvorgänge wird generiert. Abhängig von der Anzahl der Datensätze kann dieser Vorgang mehrere Minuten dauern.
    → Die PDF-Datei wird in einem separaten Browser-Fenster angezeigt.

  5. Speichern Sie die PDF-Datei.

Kassenvorgänge als CSV-Datei exportieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » POS » Kassenjournal.

  2. Wählen Sie die Filter. Beachten Sie die Erläuterungen in Tabelle 19.

  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Die Kassenvorgänge, die den Suchkriterien entsprechen, werden im Tab Kassenjournal aufgelistet.

  4. Klicken Sie auf CSV-Export.

  5. Wählen und bestätigen Sie einen Speicherort für die CSV-Datei.
    → Eine CSV-Datei der gefilterten Kassenvorgänge wird generiert. Abhängig von der Anzahl der Datensätze kann dieser Vorgang mehrere Minuten dauern.
    → Die CSV-Datei wird gespeichert.

16.2. IDEA-Export erstellen

Laut den deutschen handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften (GoBD) müssen Sie bei einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung nicht nur aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten vorlegen, sondern auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereitstellen. Deshalb stellt plentymarkets einen GoBD-konformen Export Ihrer Kassenvorgänge bereit. Die Exportdateien ermöglichen es Betriebsprüfern, Ihre Kassendaten vollständig und effizient auszuwerten. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einen IDEA-Export zu erstellen:

IDEA-Dateien exportieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » POS » IDEA-Export.

  2. Wählen Sie das Kalenderjahr, für das Sie die Daten exportieren möchten.

  3. Klicken Sie auf das Zahnrad, um den Export zu generieren.
    → Der Export wird über Nacht generiert.
    → Der Export ist abgeschlossen, wenn der Status Fertig angezeigt wird.

  4. Klicken Sie auf das Download-Symbol in der Spalte Aktionen.

  5. Wählen Sie einen Speicherort und bestätigen Sie die Auswahl.
    → Die IDEA-Dateien werden exportiert und als ZIP-Datei gespeichert.

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