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Best Practice: Automatisches Hochladen von Rechnungen einrichten

Seit einiger Zeit kannst du über deine plentymarkets Schnittstelle automatisiert Rechnungen an real.de übermitteln. Hierfür richtest du die Ereignisaktion Rechnung bei real.de hochladen ein.

Das automatische Hochladen von Rechnungen per Ereignisaktion hat die folgenden Vorteile:

  • Deinen Kund:innen wird die Rechnung direkt im real.de-Konto zur Verfügung gestellt und sie werden hierüber automatisch per E-Mail informiert. Durch das Übermitteln der Rechnung sorgst du also für ein rundum gelungenes Einkaufserlebnis für deine Kund:innen.

  • Du reduzierst deinen Bearbeitungsaufwand für Kund:innentickets.

  • Deine real.de Service-KPIs verbessern sich.

Wir empfehlen dir daher dringend, das automatische Hochladen von Rechnungen schnellstmöglich einzurichten, wenn du dies noch nicht getan hast. Hier erfährst du, wie du das automatische Hochladen von Rechnungen einrichtest.

1. Rechnungsdokument bearbeiten

Bei Rechnungen für real.de musst du zwei Anpassungen auf dem Rechnungsdokument vornehmen.

Wie du diese Anpassungen vornimmst, wird im Folgenden beschrieben.

1.1. Hinweis für Zahlungsart real.de Payment eingeben

Auf allen Rechnungen für real.de muss der folgende Hinweis angegeben sein:

Hinweise für real.de-Rechnungen

Achtung! Bitte veranlassen Sie keine Zahlungen auf unser Konto. Die Bezahlung erfolgt an die real,- Digital Payment & Technology Services GmbH. Sollten Sie per Klarna bezahlt haben, erhalten Sie eine separate Zahlungsanweisung von Klarna. Für weitere Informationen zu Klarna besuchen Sie www.klarna.de .

Geh wie unten beschrieben vor, um diesen Hinweis für die Zahlungsart real.de Payment zu speichern.

Hinweis für Zahlungsart real.de Payment eingeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Standard » Standorte » Deutschland (Standard) » Dokumente » Rechnung » Tab: Vorlage.

  2. Gib im Bereich Optionale Elemente unter Artikelpositionstabelle für die Option Zahlungshinweis den oben angegebenen Hinweis bei der Zahlungsart real.de Payment ein.

  3. Speichere () die Einstellungen.
    → Der Hinweis wird nur bei Aufträgen, für die die Zahlungsart real.de Payment gespeichert ist, in der Rechnung angezeigt.

1.2. Bankdaten auf real.de-Rechnungen ausblenden

Die Zahlung wird über real.de abgewickelt. Gib also keine Bankdaten auf Rechnungen für real.de an, damit Kund:innen keine Zahlung an dich senden.

Wie du die Bankdaten auf real.de-Rechnungen ausblendest kommt darauf an, wie du deine Bankdaten anzeigen lässt. Tabelle 1 beschreibt die verschiedenen Methoden.

Tabelle 1. Bankdaten ausblenden
Methode Vorgehensweise

Bankdaten in PDF-Vorlage

Wenn du deine Bankdaten über eine PDF-Vorlage auf Rechnungsdokumenten anzeigen lässt, erstelle eine weitere PDF-Vorlage für real.de, die keine Bankdaten enthält. Speichere optional für diese PDF-Vorlage das real.de-Logo. Speichere diese PDF-Vorlage im Menü Einrichtung » Mandant » Standard » Standorte » Deutschland (Standard) » Dokumente » Rechnung » Tab: PDF-Vorlage für die Zahlungsart real.de Payment. Deine Bankdaten werden dann nicht auf real.de-Rechnungen angezeigt.

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Bankdaten über Zahlungshinweis

Wenn du deine Bankdaten im Menü Einrichtung » Mandant » Standard » Standorte » Deutschland (Standard) » Dokumente » Rechnung » Tab: Vorlage für die Option Zahlungshinweis eingegeben hast, musst du keine weiteren Einstellungen vornehmen, um keine Bankdaten für real.de-Rechnungen anzuzeigen.

2. Rechnungen automatisch erstellen

Richte eine Ereignisaktion ein, damit Rechnungen für real.de automatisch erstellt werden.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen ().
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 2.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv ().

  8. Speichere () die Einstellungen.

Status und Filter für Ereignisaktion

Die in Tabelle 2 aufgeführten Status und Filter dienen nur als Beispiel zum Erstellen einer Ereignisaktion. Wähle für die Ereignisaktion zum automatischen Erstellen einer Rechnung die Filter und Status, die am besten zu deinem Arbeitsablauf passen.

Tabelle 2. Ereignisaktion zum automatischen Erstellen von real.de-Rechnungen
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Statuswechsel: [7] Warenausgang gebucht

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Auftrag > Herkunft

real.de

Aktion

Dokumente > Rechnung generieren

3. Rechnungen automatisch hochladen

Richte eine Ereignisaktion ein, damit Rechnungen automatisch bei real.de hochgeladen werden.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü Einrichtung » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen ().
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 3.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 3 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv ().

  8. Speichere () die Einstellungen.

Status und Filter für Ereignisaktion

Die in Tabelle 3 aufgeführten Status und Filter dienen nur als Beispiel zum Erstellen einer Ereignisaktion. Wähle für die Ereignisaktion zum automatischen Hochladen von Rechnungen die Filter und Status, die am besten zu deinem Arbeitsablauf passen.

Tabelle 3. Ereignisaktion zum automatischen Hochladen von real.de-Rechnungen
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Ereignis wählen, z.B. Auftragsänderung: Statuswechsel, Auftrag: Rechnung generiert

Filter

Auftrag > Herkunft

real.de

Aktion

Auftrag > Rechnung bei real.de hochladen

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