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Best Practice: Rechnungsservice VCS nutzen

Dieses Best Practice soll euch dabei unterstützen, den Amazon-Rechnungsservice VCS in eurem plentymarkets System einzurichten.

Einen Überblick über VCS und eine Anleitung, wie ihr VCS in plentymarkets aktiviert, erhaltet ihr in unserem Handbucheintrag zum Thema VCS.

In plentymarkets könnt ihr zwei verschiedene Varianten des Amazon VCS-Services zu nutzen:

  • VCS Amazon (Rechnungserstellung durch Amazon)

  • VCS plentymarkets (Rechnungserstellung durch plentymarkets)

In eurem plentymarkets System aktiviert ihr den Amazon-Rechnungsservice im Menü System » Systemeinstellungen » Märkte » Amazon » Einstellungen » Amazon-Konto wählen » Tab: Einstellungen unter der Option Rechnung erzeugen.

Voraussetzungen für Amazon VCS

Wenn ihr Amazon VCS nutzen wollt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
1. VCS muss in der Amazon Seller Central aktiviert werden.
2. In plentymarkets darf VCS erst aktiviert werden, nachdem der Rechnungsservice bei Amazon schon aktiv ist.

Arbeitsablauf beim Händlerversand (MFN)

Bitte berücksichtigt bei eurem Arbeitsablauf, dass vor der Rechnungserstellung eine Versandbestätigung gesendet werden muss. Wenn man also Ware exportiert (außerhalb der EU), erhält man die Rechnung im VCS-Bericht von Amazon erst, nachdem man den Versand bestätigt hat.

1. VCS Amazon (Rechnungserstellung durch Amazon)

Wissenswertes

  • Die Auftragsnummern der Aufträge im System müssen mit denen von Amazon abgeglichen werden können. Andernfalls funktioniert die Rechnungserstellung durch Amazon mit VCS nicht.

  • Der Prozess funktioniert vollautomatisiert. Es ist kein manueller Eingriff und keine Erstellung einer Ereignisaktion notwendig.

  • Wenn ihr diese Variante von VCS, also die Option VCS Amazon, verwendet, werden die Rechnungen für sämtliche Amazon-Aufträge (MFN, FBA, B2B) automatisch von Amazon erzeugt.

  • Rechnungen können nicht mehr auf eine andere Art erstellt werden (d.h. Rechnungen können beispielsweise nicht mehr manuell oder durch Ereignisse erstellt werden).

Ablauf der Rechnungserstellung durch Amazon

  • Aufträge werden durch den regulären Auftragsimport angelegt.

  • Die manuelle Rechnungserstellung für Amazon-Aufträge wird vom System blockiert.

  • Es wird täglich ein neuer Steuerbericht von Amazon (Typ: SC_VAT_TAX_REPORT) erstellt und in plentymarkets importiert.

  • Der importierte Steuerbericht (Typ: SC_VAT_TAX_REPORT) erstellt ein externes Rechnungsdokument an Aufträgen, welches die Rechnungsnummer von Amazon enthält.
    Achtung: Die Rechnungen werden nicht heruntergeladen. Es handelt sich lediglich um ein angelegtes externes und nicht aufrufbares Dokument, damit dieses im Finanzexport erscheint.

Rechnungserstellung durch Amazon
Bild 1. Rechnungserstellung durch Amazon: 1. Schritt: Option in der Amazon Seller Central aktivieren
Rechnungserstellung durch Amazon
Bild 2. Rechnungserstellung durch Amazon: 2. Schritt: Option in plentymarkets aktivieren

2. VCS plentymarkets (Rechnungserstellung durch plentymarkets)

Wissenswertes

  • Die Auftragsnummern der Aufträge im System müssen mit denen von Amazon abgeglichen werden können. Andernfalls funktioniert die Rechnungserstellung durch plentymarkets mit VCS nicht.

  • Die SKUs der Artikel im System müssen mit denen von Amazon abgeglichen werden können. Andernfalls funktioniert die Rechnungserstellung durch plentymarkets mit VCS nicht.

  • Der Prozess funktioniert vollautomatisiert. Es ist kein manueller Eingriff und keine Erstellung einer Ereignisaktion notwendig.

  • Wenn ihr diese Variante von VCS, also die Option VCS plentymarkets, verwendet, werden die Rechnungen für sämtliche Amazon-Aufträge (MFN, FBA, B2B) automatisch vom plentymarkets System erzeugt.

  • Rechnungen können nicht mehr auf eine andere Art erstellt werden (d.h. Rechnungen können beispielsweise nicht mehr manuell oder durch Ereignisse erstellt werden).

  • Es ist derzeit nicht möglich, den Auftrag/die Rechnung nachträglich zu stornieren (beispielsweise aufgrund einer gewünschten Änderung der Rechnungsadresse).

Ablauf der Rechnungserstellung durch plentymarkets

  • Aufträge werden durch den regulären Auftragsimport angelegt.

  • Die manuelle Rechnungserstellung für Amazon-Aufträge wird vom System blockiert.

  • Es wird stündlich ein neuer Auftragsbericht von Amazon (Typ: VIDR) angefordert und in plentymarkets importiert.

  • Der importierte Auftragsbericht (Typ: VIDR) korrigiert die Summen der bereits importierten Aufträge.

  • Anhand der neuen und korrigierten Summen werden vollautomatisch Rechnungen erzeugt und zu Amazon hochgeladen.

Rechnungserstellung durch plentymarkets
Bild 3. Rechnungserstellung durch plentymarkets: 1. Schritt: Option in der Amazon Seller Central aktivieren
Rechnungserstellung durch plentymarkets
Bild 4. Rechnungserstellung durch plentymarkets: 2. Schritt: Option in plentymarkets aktivieren

2.1. VCS plentymarkets: Wie kann ich Fehler selbst erkennen?

Derzeit gibt es folgende Möglichkeiten, Fehlerquellen bei der Rechnungserstellung durch plentymarkets zu finden und nachzuvollziehen:

  • der Auftrag selbst

  • Logs

  • Plugin

Mögliche Fehlerquellen erkennen

  • Ob eine Rechnung am Auftrag erstellt wurde, siehst du im Auftrag selbst.

  • Ob VCS-Berichte importiert werden, kannst du unter Daten » Log im Identifikator importVCSConnection überprüfen.

  • Ob Umsatzsteuer-IDs importiert und angepasst werden, kannst du unter Daten » Log im Identifikator importVCSConnection überprüfen.

  • Ob die Rechnungen korrekt (oder überhaupt) hochgeladen werden, kannst du unter Daten » Log im Identifikator VCS invoice upload überprüfen.

  • Wenn das Plugin VCS-Dashboard in deinem plentymarkets System aktiv ist, kannst du in einem separaten Menü eventuelle Probleme beim Abgleich der Daten zwischen Amazon und plentymarkets einsehen. Das Amazon VCS-Dashboard-Plugin erhältst du im plentyMarketplace.

Wenn die oben genannten Identifikatoren bei euch im Log nicht verfügbar sind oder keine Einträge vorhanden sind, bedeutet dies, dass für diesen Prozess noch kein Vorgang stattgefunden hat.

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