Datenbereinigung durchführen

Auf dieser Handbuchseite wird beschrieben, wie Sie im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Daten » Bereinigung bestimmte Datensätze nach Ablauf eines Zeitraums, den Sie selbst festlegen, automatisch löschen.

Für das Löschen von Daten mithilfe der Datenbereinigung gibt es 2 Hauptgründe. Als Händler müssen Sie gemäß der DSGVO personenbezogene Daten aus Ihrem System löschen. Außerdem können Sie die Datenbereinigung nutzen, um den Speicherverbrauch zu reduzieren. Dies kann beispielsweise helfen, wenn Sie den kostenlos in Ihrem plentymarkets Tarif enthaltenen Speicherplatz überschreiten.

1. Sichtbarkeit des Menüs für variablen Benutzer einstellen

Damit für Benutzer mit der Benutzerklasse Variabel das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Daten » Bereinigung sichtbar ist, muss dieses Menü im Benutzerkonto freigeschaltet werden.

Außerdem müssen Berechtigungen im Bereich REST-API aktiviert werden.

Sichtbarkeit des Menüs für variablen Benutzer einstellen:

Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Benutzer » Konten.
Öffnen Sie den Benutzer mit der Benutzerklasse Variabel, für den Sie die Sichtbarkeit des Menüs aktivieren möchten.
Wechseln Sie in das Tab Berechtigung.
Wechseln Sie in das Tab Menü.
Klappen Sie den Bereich Einstellungen » Grundeinstellungen » Daten auf.
Aktivieren Sie die Option Bereinigung.
Wechseln Sie in das Tab REST-API.
Klappen Sie den Bereich Datenbereinigung auf.
Aktivieren Sie die Optionen Konfiguration anzeigen und Konfiguration speichern.
Speichern Sie die Einstellungen.

2. Löschwerte eingeben

Damit Datensätze nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums automatisch aus Ihrem plentymarkets System gelöscht werden, müssen Sie Werte für diesen Zeitraum eingeben. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Weitere Funktionen in diesem Menü werden sukzessive ergänzt

Aktuell können Sie unzugeordnete Adressen, ungenutzte Kontakte, Aufträge, die Historie sowie IP-Adressen am Auftrag automatisch löschen. Sukzessive werden weitere Bereiche in diesem Menü ergänzt.

Löschwerte eingeben:

Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Daten » Bereinigung.
Geben Sie im Eingabefeld einen Wert ein. Beachten Sie die Erläuterungen in Tabelle 1.
Aktivieren Sie den Toggle-Button.
Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 1. Einstellungen im System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Daten » Bereinigung
Einstellung	Erläuterung
Löschung ungenutzter Adressen (nach Tagen)	Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden ungenutzte Adressen automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. Ungenutzte Adressen sind Adressen, die nicht mit einem Kontakt, einem Auftrag, einem POS oder einem Lager verknüpft sind.
Löschung ungenutzter Kontakte (nach Tagen)	Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden ungenutzte Kontakte automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. Ungenutzte Kontakte sind Kontakte, die nicht mit Wareneingängen, Tickets oder Aufträgen verknüpft sind.
Löschung von Aufträgen (nach Tagen)	Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden Aufträge automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. Aufträge werden mit den dazugehörigen Dokumenten gelöscht. Minimalwert: 60 Tage. *Wichtig:* Es handelt sich um steuerrechtlich relevante Daten, die nicht wiederhergestellt werden können. Hinweis: Aufträge, die ein Dokument mit der letzten Nummer des Nummernkreises enthalten, werden nicht gelöscht, bis ein neueres Dokument in einem anderen Auftrag generiert wurde.
Löschung der Historie (nach Tagen)	Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werde Einträge in der Historie automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. In der Historie werden Änderungen an Daten geloggt. Maximalwert: 365 Tage.
Löschung von IP-Adressen am Auftrag (nach Tagen)	Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden am Auftrag gespeicherte IP-Adressen automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht.

Toggle-Button aktivieren

Daten werden nur gelöscht, wenn der Toggle-Button aktiviert und die Einstellung gespeichert wurde.
Wenn die Daten nicht mehr nach Ablauf des eingegebenen Wertes gelöscht werden sollen, Toggle-Button deaktivieren und Einstellungen erneut speichern.
Ausnahme: Die Löschung der Historie erfolgt auch bei einer Deaktivierung des Toggle-Buttons, dafür wird der Maximalwert von 365 Tagen beachtet.

Anzahl der zu löschenden Datensätzen

Aktuell werden bis zu 5000 Datensätze pro Tag gelöscht. plentymarkets wird dieses Verhalten beobachten und ggf. ebenfalls auf einen höheren Wert anpassen.

3. Tickets automatisch löschen

Löschen Sie Tickets automatisch aus Ihrem Ticketsystem. Diese Einstellung nehmen Sie nicht im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Daten » Bereinigung vor, sondern über den Aktionsmanager im Ticketsystem im Menü System » Systemeinstellungen » CRM » TicketSystem » Systemeinstellungen » Aktionen.

Weitere Informationen über das Ticketsystem sowie ein Beispielszenario zum Löschen von Tickets finden Sie auf der Handbuchseite Ticketsystem nutzen.

4. Log einsehen

Alle Änderungen, die im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Daten » Bereinigung vorgenommen werden, werden im Menü Daten » Log für 30 Tage gespeichert. So können Sie einsehen, welcher Benutzer wann den alten Wert in den neuen Wert geändert hat.

Weitere Informationen zum Log finden Sie auf der Handbuchseite Datenlog.