Datenbereinigung
Auf dieser Handbuchseite ist beschrieben, wie du im Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Bereinigung bestimmte Datensätze nach Ablauf eines Zeitraums, den du selbst festlegst, automatisch löschst.
Für das Löschen von Daten mithilfe der Datenbereinigung gibt es 2 Hauptgründe:
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Als Händler musst du gemäß der DSGVO personenbezogene Daten aus deinem System löschen.
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Außerdem kannst du die Datenbereinigung nutzen, um den Speicherverbrauch zu reduzieren. Dies kann beispielsweise helfen, wenn du den kostenlos in deinem plentymarkets Tarif enthaltenen Speicherplatz überschreitest.
1. Benutzerrechte vergeben
Benutzer:innen vom Typ Backend sehen nur bestimmte Bereiche und Menüs im plentymarkets Backend. Somit können sie nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit diesem Zugang die Datenbereinigung nutzen können, muss eine Person mit Admin-Zugang zumindest die im folgenden beschriebenen Rechte für Benutzer:innen vom Typ Backend vergeben.
Benutzerrechte für Backend-Benutzer:innen vergeben:
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Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
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Nutze die Suchfunktion () und öffne das zu bearbeitende Konto.
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Aktiviere im Bereich Berechtigungen die Optionen Daten > Datenbereinigung > Anzeigen und Daten > Datenbereinigung > Bearbeiten.
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Speichere () die Einstellungen.
2. Löschwerte eingeben
Damit Datensätze nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums automatisch aus deinem plentymarkets System gelöscht werden, musst du Werte für diesen Zeitraum eingeben. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.
Weitere Funktionen in diesem Menü werden sukzessive ergänzt
Aktuell kannst du unzugeordnete Adressen, ungenutzte Kontakte, Aufträge, die Historie, IP-Adressen am Auftrag sowie abgelaufene, unbestätigte Newsletter-Anmeldungen automatisch löschen. Sukzessive werden weitere Bereiche in diesem Menü ergänzt. |
Löschwerte eingeben:
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Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Bereinigung.
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Gib im Eingabefeld einen Wert ein. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.
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Klicke auf die Umschaltfläche ().
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Speichere () die Einstellungen.
→ Die Datenbereinigung ist aktiviert ().
Einstellung | Erläuterung |
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Löschung ungenutzter Adressen (nach Tagen) |
Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden ungenutzte Adressen automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. Ungenutzte Adressen sind Adressen, die nicht mit einem Kontakt, einem Auftrag, einem POS oder einem Lager verknüpft sind. |
Löschung ungenutzter Kontakte (nach Tagen) |
Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden ungenutzte Kontakte automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. Ungenutzte Kontakte sind Kontakte, die nicht mit Wareneingängen, Tickets oder Aufträgen verknüpft sind. |
Löschung der Historie (nach Tagen) |
Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden Einträge in der Historie automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. In der Historie werden Änderungen an Daten geloggt. Maximalwert: 365 Tage. |
Löschung von Newsletter-Registrierungen (nach Tagen) |
Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden abgelaufene Newsletter-Registrierungen, die nicht bestätigt wurden, automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. |
Löschung von IP-Adressen am Auftrag (nach Tagen) |
Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden am Auftrag gespeicherte IP-Adressen automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. |
Löschung von Aufträgen (nach Tagen) |
Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden Aufträge automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. Aufträge werden mit den dazugehörigen Dokumenten gelöscht. Minimalwert: 60 Tage. |
Umschaltfläche aktivieren
Daten werden nur gelöscht, wenn die Umschaltfläche aktiviert (= ) und die Einstellung gespeichert wurde. |
Anzahl der zu löschenden Datensätze
Aktuell werden bis zu 100.000 Datensätze pro Tag gelöscht. plentymarkets wird dieses Verhalten beobachten und ggf. auf einen höheren Wert anpassen. |
3. Tickets automatisch löschen
Lösche Tickets automatisch aus deinem Ticketsystem. Diese Einstellung nimmst du nicht im Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Bereinigung vor, sondern über den Aktionsmanager im Ticketsystem im Menü Einrichtung » CRM » Ticketsystem » Aktionen.
Weitere Informationen über das Ticketsystem sowie ein Beispielszenario zum Löschen von Tickets findest du auf der Handbuchseite Ticketsystem.
4. Log einsehen
Alle Änderungen, die im Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Bereinigung vorgenommen werden, werden im Menü Daten » Log für 30 Tage gespeichert. So kannst du einsehen, welches Teammitglied wann den alten Wert in den neuen Wert geändert hat.
Weitere Informationen zum Log findest du auf der Handbuchseite Datenlog.