Datenbereinigung durchführen

Auf dieser Handbuchseite ist beschrieben, wie du im Menü Einrichtung » Einstellungen » Daten » Bereinigung bestimmte Datensätze nach Ablauf eines Zeitraums, den du selbst festlegst, automatisch löschst.

Für das Löschen von Daten mithilfe der Datenbereinigung gibt es 2 Hauptgründe:

Als Händler musst du gemäß der DSGVO personenbezogene Daten aus deinem System löschen.
Außerdem kannst du die Datenbereinigung nutzen, um den Speicherverbrauch zu reduzieren. Dies kann beispielsweise helfen, wenn du den kostenlos in deinem plentymarkets Tarif enthaltenen Speicherplatz überschreitest.

1. Benutzerrechte vergeben

Nutzer vom Typ Backend sehen nur bestimmte Bereiche und Menüs im plentymarkets Backend. Somit können sie nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter mit dem Zugang Backend die Datenbereinigung nutzen können, muss ein Nutzer vom Typ Admin zumindest die im folgenden beschriebenen Rechte für Benutzer mit dem Zugang Backend vergeben.

Benutzerrechte für Backend-Benutzer vergeben:

Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
Nutze die Suchfunktion () und öffne den zu bearbeitenden Benutzer.
Aktiviere im Bereich Berechtigungen die Optionen Daten > Datenbereinigung > Datenbereinigung anzeigen und Daten > Datenbereinigung > Datenbereinigung bearbeiten.
Speichere () die Einstellungen.

2. Löschwerte eingeben

Damit Datensätze nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums automatisch aus deinem plentymarkets System gelöscht werden, musst du Werte für diesen Zeitraum eingeben. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Weitere Funktionen in diesem Menü werden sukzessive ergänzt

Aktuell kannst du unzugeordnete Adressen, ungenutzte Kontakte, Aufträge, die Historie sowie IP-Adressen am Auftrag automatisch löschen. Sukzessive werden weitere Bereiche in diesem Menü ergänzt.

Löschwerte eingeben:

Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Daten » Bereinigung.
Gib im Eingabefeld einen Wert ein. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.
Klicke auf die Umschaltfläche ().
Speichere () die Einstellungen.
→ Die Datenbereinigung ist aktiviert ().

Tabelle 1. Einstellungen im Menü **Einrichtung » Einstellungen » Daten » Bereinigung**
Einstellung	Erläuterung
Löschung ungenutzter Adressen (nach Tagen)	Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden ungenutzte Adressen automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. Ungenutzte Adressen sind Adressen, die nicht mit einem Kontakt, einem Auftrag, einem POS oder einem Lager verknüpft sind. *Hinweis:* Die Prüfung nach ungenutzten Datensätzen erfolgt täglich. In diesem Zuge wird geprüft, ob es Adressen gibt, die länger als die eingestellte Zeit ungenutzt sind. Sind Adressen ungenutzt, werden diese am nächsten Tag gelöscht.
Löschung ungenutzter Kontakte (nach Tagen)	Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden ungenutzte Kontakte automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. Ungenutzte Kontakte sind Kontakte, die nicht mit Wareneingängen, Tickets oder Aufträgen verknüpft sind. *Hinweis:* Die Prüfung nach ungenutzten Datensätzen erfolgt täglich. In diesem Zuge wird geprüft, ob es Kontakte gibt, die länger als die eingestellte Zeit ungenutzt sind. Sind Kontakte ungenutzt, werden diese am nächsten Tag gelöscht.
Löschung von Aufträgen (nach Tagen)	Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden Aufträge automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. Aufträge werden mit den dazugehörigen Dokumenten gelöscht. Minimalwert: 60 Tage. *Wichtig:* Es handelt sich um steuerrechtlich relevante Daten, die nicht wiederhergestellt werden können. Hinweis 1: Aufträge, die ein Dokument mit der letzten Nummer des Nummernkreises enthalten, werden nicht gelöscht, bis ein neueres Dokument in einem anderen Auftrag generiert wurde. *Hinweis 2:* Die Prüfung nach ungenutzten Datensätzen erfolgt täglich. In diesem Zuge wird geprüft, ob es Aufträge gibt, die länger als die eingestellte Zeit ungenutzt sind. Sind Aufträge ungenutzt, werden diese am nächsten Tag gelöscht.
Löschung der Historie (nach Tagen)	Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden Einträge in der Historie automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. In der Historie werden Änderungen an Daten geloggt. Maximalwert: 365 Tage. *Hinweis:* Die Prüfung nach ungenutzten Datensätzen erfolgt täglich. In diesem Zuge wird geprüft, ob es Daten in der Historie gibt, die länger als die eingestellte Zeit ungenutzt sind. Sind Daten in der Historie ungenutzt, werden diese am nächsten Tag gelöscht.
Löschung von IP-Adressen am Auftrag (nach Tagen)	Zahl in Tagen eingeben. Nach diesem Zeitraum werden am Auftrag gespeicherte IP-Adressen automatisch aus dem plentymarkets System gelöscht. *Hinweis:* Die Prüfung nach ungenutzten Datensätzen erfolgt täglich. In diesem Zuge wird geprüft, ob es IP-Adressen gibt, die länger als die eingestellte Zeit ungenutzt sind. Sind IP-Adressen ungenutzt, werden diese am nächsten Tag gelöscht.

Umschaltfläche aktivieren

Daten werden nur gelöscht, wenn die Umschaltfläche aktiviert (= ) und die Einstellung gespeichert wurde.
Wenn die Daten nicht mehr nach Ablauf des eingegebenen Wertes gelöscht werden sollen, Umschaltfläche deaktivieren (= ) und Einstellungen erneut speichern.
Ausnahme: Die Löschung der Historie erfolgt auch bei einer Deaktivierung der Umschaltflächen, dafür wird der Maximalwert von 365 Tagen beachtet.

Anzahl der zu löschenden Datensätzen

Aktuell werden bis zu 5000 Datensätze pro Tag gelöscht. plentymarkets wird dieses Verhalten beobachten und ggf. ebenfalls auf einen höheren Wert anpassen.

3. Tickets automatisch löschen

Lösche Tickets automatisch aus deinem Ticketsystem. Diese Einstellung nimmst du nicht im Menü Einrichtung » Einstellungen » Daten » Bereinigung vor, sondern über den Aktionsmanager im Ticketsystem im Menü Einrichtung » CRM » Ticketsystem » Aktionen.

Weitere Informationen über das Ticketsystem sowie ein Beispielszenario zum Löschen von Tickets findest du auf der Handbuchseite Ticketsystem nutzen.

4. Log einsehen

Alle Änderungen, die im Menü Einrichtung » Einstellungen » Daten » Bereinigung vorgenommen werden, werden im Menü Daten » Log für 30 Tage gespeichert. So kannst du einsehen, welcher Benutzer wann den alten Wert in den neuen Wert geändert hat.

Weitere Informationen zum Log findest du auf der Handbuchseite Datenlog.