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Paketnummern von Versanddienstleistern importieren

1. Paketnummern von Versanddienstleistern importieren

In diesem Beitrag wird beschrieben, wie Ihr mit ElasticSync Paketnummern von Aufträgen, die Ihr von einem Versanddienstleister abwickeln lasst, in Euer plentymarkets System importieren könnt. In der Regel stellt euch der Versanddienstleister eine .csv- oder .txt-Datei zur Verfügung, in der die Auftrags-ID sowie die Paketnummer enthalten sind.

1.1. Erstellen des Syncs in ElasticSync

Für den Import von Paketnummern legt Ihr unter Daten » ElasticSync einen eigenen Sync vom Typ Auftrag an.

Neuen Sync anlegen

Für die reibungslose Zusammenarbeit mit Eurem Versanddienstleister empfehlen wir, einen separaten Sync für den Import von Paketnummern anzulegen und ihn ausschließlich für diesen Zweck zu nutzen. Wenn Ihr die unten beschriebenen Felder einem bestehenden Sync hinzufügt, kann es leicht zu falschen Zuordnungen und damit zu Fehlfunktionen kommen.

  • Der Abgleich muss zwingend über die Auftrags-ID erfolgen. Weitere Abgleichfelder müssen nicht eingestellt werden.

  • Für die Paketnummer fügt Ihr dann eine neue Zuordnung hinzu. Als Zuordnungsfeld muss das Feld Paketnummer sowie eine Option für das Versandpaket ausgewählt werden.

  • Innerhalb der Zuordnung Standardpaket den Namen der Spalte auswählen, deren Werte aus der Quelldatei importiert werden sollen.

  • Im Bereich Einstellungen wählt ihr die Quelle, über die ihr die Datei vom Versanddienstleister importiert.

  • Einstellungen speichern.

Nachdem Ihr die Einstellungen vorgenommen und gespeichert habt, solltet Ihr über das Menü Sync » Abgleich zuerst den Sync testen. Nach erfolgreichem Import der Paketnummer wird diese im Reiter Einstellungen des jeweiligen Auftrags angezeigt.

2. Vorlage für die Sync-Datei importieren

Um dir die Arbeit zu erleichtern, haben wir eine Sync-Vorlage für den Import von Paketnummern bereits für dich vorbereitet. Du kannst die Sync-Datei einfach im Menü Daten » ElasticSync importieren.

2.1. Vorlage für die Sync-Datei herunterladen

Lade die Sync-Vorlage über den folgenden Link herunter: Vorlage für Sync-Datei herunterladen.

Bitte lies dir auf der Handbuchseite Daten mit ElasticSync importieren das Kapitel Sync exportieren und importieren durch. Dort wird beschrieben, wie du eine Sync-Datei importierst.

Beachte die folgenden Hinweise:

  • Du wirst beim Import eine Fehlermeldung erhalten, dass der Mandant von deinem Mandanten abweicht. Das liegt daran, dass wir die Sync-Datei in unserem Testsystem erstellt haben. Diese Fehlermeldung kannst du ignorieren.

  • Nachdem du den Sync importiert hast, klicke auf Suchen in der Übersicht und öffne den Sync.

2.2. CSV-Datei des Versanddienstleisters hochladen

Öffne nun den Sync und lade im Bereich Quelle die CSV-Datei des Versanddienstleisters hoch.

BP Paketnummern Quelle Dateiname
Bild 1. Datenquelle

Hinweis: Aktuell ist es nur möglich, CSV-Dateien über den manuellen Upload hochzuladen. Wenn du .txt-Dateien hochladen möchtest, musst du diese auf einem Webspace hochladen.

Wichtig: Die Einstellung bezüglich der Kopfzeile ist entscheidend. Öffne vor dem Import die CSV-Datei des Dienstleisters und prüfe, ob diese eine Kopfzeile enthält, also ob die Datei Spaltenüberschriften hat. Wenn eine Kopfzeile enthalten ist, musst du einen Haken bei der Option Kopfzeile enthalten setzen.

BP Paketnummern Kopfzeile
Bild 2. Kopfzeile vorhanden?

Mögliche Szenarien für den Import mit und ohne Kopfzeile:

  • Wenn die Datei eine Kopfzeile enthält, du den Haken aber nicht setzt, würde eine Fehlermeldung beim Abgleichen der Paketnummern erscheinen.

  • Wenn die Datei keine Kopfzeile enthält, du den Haken aber setzt, würde der erste Auftrag ignoriert werden, da der Abgleich dann erst ab der zweiten Zeile erfolgen würde.

2.3. CSV-Datei automatisch abgleichen

Einige Versanddienstleister laden die Datei mit den Paketnummern auf einem FTP-Server hoch. Du kannst also statt die Datei manuell hochzuladen als Quelle auch FTP wählen und ein Intervall einstellen. Anhand dieses Intervalls wird der Sync dann automatisch ausgeführt.

Die Zugangsdaten für den FTP-Server sowie weitere Möglichkeiten bezüglich der Datenübergabe erhältst du von deinem Versanddienstleister.

2.4. Abgleich der Auftrags-ID

Wie bereits weiter oben beschrieben, erfolgt der Abgleich ausschließlich über die Auftrags-ID. Damit es nicht zu Fehlern führt, musst du unbedingt im Bereich Abgleich des Syncs wählen, in welcher Spalte der CSV-Datei deines Dienstleister die Auftrags-ID steht.

BP Paketnummern AuftragsID andere Spalte
Bild 3. Spalte der Auftrags-ID

2.5. Versandpaket wählen

In diesem Sync musst du das Ziel der importierten Paketnummern wählen, damit diese im Versandpaket gespeichert werden. Wähle also aus der Dropdown-Liste das Versandpaket, damit die Paketnummer diesem zugeordnet werden kann.

BP Paketnummern Versandpaket
Bild 4. Versandpaket wählen
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