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Daten mit ElasticSync importieren

Diese Handbuchseite beschreibt den Datenimport in plentymarkets mit ElasticSync. Ein Import von Daten ist ratsam, wenn Sie z.B. neue Artikel, Kundendaten oder Lagerbestände in Ihr plentymarkets System einpflegen möchten und die Daten bereits digital vorliegen. ElasticSync ermöglicht es über das Erstellen von sogenannten Syncs, Datenimporte auszuführen. Ein Import kann manuell oder automatisiert erfolgen.

1. Sync erstellen

Die grundsätzliche Funktionsweise zum Erstellen und Importieren eines Syncs ist für alle Sync-Typen gleich und wird hier einmal übergreifend beschrieben.

Syncs erstellen, bearbeiten und verwalten Sie im Menü Daten » ElasticSync. Hier sehen Sie eine Übersicht aller Syncs. Ein Sync dient dazu, die Daten einer per FTP oder HTTP zugänglichen Datei in plentymarkets zuzuordnen und zu importieren. Beim Erstellen des Syncs speichern Sie Informationen zur Datenquelle. Wichtig für einen Sync ist außerdem, dass Sie Daten für den Abgleich festlegen und zuordnen, welche Daten der Datei welchen Daten in plentymarkets entsprechen. Mit dem Abgleich bestimmen Sie, anhand welcher Daten versucht wird zu identifizieren, ob bereits ein Datensatz besteht oder nicht. Mit der Zuordnung legen Sie fest, welche Spalte Ihrer Datei welchem Datenfeld in plentymarkets entspricht. Am Ende legen Sie ein Importintervall fest. Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Sync zu erstellen.

Importintervall am Ende einstellen, damit nicht vorzeitig ein Sync ausgeführt wird

Stellen Sie das Importintervall am Ende ein, damit nicht schon ein Sync ausgeführt wird, während Sie noch Abgleich- oder Zuordnungseinstellungen vornehmen.

Sync erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü Daten » ElasticSync.

  2. Klicken Sie auf Sync hinzufügen.
    → Der Bearbeitungsbereich Neuer Sync wird angezeigt.

  3. Nehmen Sie Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Sync wird erstellt.
    → Die Abgleicheinstellungen des Syncs werden geöffnet.

Tabelle 1. Sync erstellen
Einstellung Erläuterung

Grunddaten

Name

Name eingeben. Dieser Name wird in der Übersicht angezeigt und kann für die Suche genutzt werden.

Intervall

Intervall für den Import von Syncs wählen.
Mit der Option Zeitplan kann festgelegt werden, wie oft und zu welchem Zeitpunkt der Import von Syncs gestartet werden soll.

Typ

Typ aus Dropdown-Liste wählen.

  • Kontakte, Firmen und Adressen = Wählen, um Kontakt-, Firmen- und Adressdaten zu importieren.

  • Artikel = Wählen, um Artikeldaten und Variantendaten zu importieren.

  • Kategorien = Wählen, um Kategoriedaten zu importieren.

  • Attribute = Wählen, um Attributdaten zu importieren.

  • Merkmale = Wählen, um Merkmaldaten zu importieren.

  • Notizen = Wählen, um Notizen zu importieren.

  • Aufträge = Wählen, um Auftragsdaten zu importieren.

  • Lager = Wählen, um Lagerorte zu importieren.

  • Eigenschaften = Wählen, um Eigenschaften zu importieren.

  • Facetten = Wählen, um Facetten zu importieren.

  • Hersteller = Wählen, um Herstellerdaten zu importieren.

Import

Datentyp

Dateiformat der Importdatei wählen.
Aktuell ist jedoch nur die Auswahl CSV verfügbar, da nur CSV-Dateien importiert werden können.

Zeichensatz

Zeichensatz der Datei oder die Option Automatisch erkennen wählen.

Beginne ab Zeile

Wählen, ab welcher Zeile der Datei Daten importiert werden sollen.

Kopfzeile enthalten

Wählen, ob die Importdatei eine Kopfzeile enthält.

Trennzeichen

Trennzeichen

Trennzeichen wählen, das in der Importdatei verwendet wird, um die Datenfelder (Spalten) eines Datensatzes voneinander zu trennen.
Mögliche Trennzeichen sind Semikolon, Komma, Tabulator oder Pipe.

Feldbegrenzungszeichen

Begrenzungszeichen innerhalb von Feldern wählen, die mehrere Werte enthalten können.
* " = einzelne Werte innerhalb eines Feldes sind durch doppelte Anführungszeichen voneinander getrennt. * ' = einzelne Werte innerhalb eines Feldes sind durch einfache Anführungszeichen voneinander getrennt.

Quelle

Quelle

Manual Upload, FTP, HTTP oder SFTP wählen.
Je nach gewählter Option werden weitere Einstellungen sichtbar:

Manual Upload = lokale Datei wählen und direkt hochladen.

FTP = Host, Port, Benutzername, Passwort und Dateiname werden als Einstellungen sichtbar.

  • Host (Pflichtfeld) = Host des FTP-Servers eingeben.
    Tipp: Nutzen Sie hierzu Ihren plentymarkets FTP-Zugang.

  • Port = Port des FTP-Servers. Wenn kein Port eingetragen ist, wird der Standard-Port (22) verwendet.

  • Benutzername (Pflichtfeld) = Benutzer für FTP-Zugang eingeben.

  • Passwort (Pflichtfeld) = Passwort für FTP-Zugang eingeben.

  • Dateiname = Pfad und Name der Datei eingeben, aus der Daten importiert werden sollen. Der Dateiname muss auf .csv enden.
    Hinweis: Wildcards können im Feld Dateiname verwendet werden, indem z.B. ein Teil des Dateinamens durch ein * ersetzt wird. Wildcards nur in Kombination mit der Option Datei nach erfolgreichem Import in Archiv verschieben verwenden.

  • Datei nach erfolgreichem Import in Archiv verschieben = Wenn diese Option aktiv ist, wird nach erfolgreichem Import die Importdatei automatisch in einen neuen Ordner Archiv auf dem FTP-Verzeichnis verschoben.

HTTP = Externe URL wählen.

  • Externe URL = URL eingeben, unter der die Importdatei erreichbar ist.
    Tipp: Speichern Sie die Datei auf dem plentymarkets Webspace.

  • Authentifizierung: Wählen, ob für den Zugriff auf die Datei eine Authentifizierung erforderlich ist oder nicht.

    • keine = keine Authentifizierung erforderlich

    • HTTP-Authentifizierung = Authentifizierung per Benutzer und Passwort erforderlich

SFTP = Host, Port, Benutzername, Passwort und Dateiname werden als Einstellungen sichtbar.

  • Host (Pflichtfeld) = Host des FTP-Servers eingeben.

  • Port (Pflichtfeld) = Port des FTP-Servers. Wenn kein Port eingetragen ist, wird der Standard-Port (22) verwendet.

  • Benutzername (Pflichtfeld) = Benutzer für FTP-Zugang eingeben.

  • Passwort (Pflichtfeld) = Passwort für FTP-Zugang eingeben.

  • Dateiname = Pfad und Name der Datei eingeben, aus der Daten importiert werden sollen. Der Dateiname muss auf .csv enden.
    Hinweis: Wildcards können im Feld Dateiname verwendet werden, indem z.B. ein Teil des Dateinamens durch ein * ersetzt wird. Wildcards nur in Kombination mit der Option Datei nach erfolgreichem Import in Archiv verschieben verwenden.

  • Datei nach erfolgreichem Import in Archiv verschieben = Wenn diese Option aktiv ist, wird nach erfolgreichem Import die Importdatei automatisch in einen neuen Ordner Archiv auf dem FTP-Verzeichnis verschoben.

2. Importoptionen festlegen

Die Importoptionen befinden sich im Bereich Abgleich. Die Importoptionen gelten sowohl für den Abgleich als auch für die Zuordnung.

Importoptionen festlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü Daten » ElasticSync.

  2. Klicken Sie in der Sync-Übersicht auf den Sync.

  3. Klicken Sie auf Abgleich.

  4. Legen Sie die Importoptionen fest. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 2. Importoptionen für Syncs
Importoption Erläuterung

Importoption wählen

  • Neue Daten importieren, vorhandene aktualisieren = Wenn anhand der Abgleichfelder keine übereinstimmenden Daten gefunden werden, wird ein neuer Datensatz, z.B. ein neuer Artikel oder ein neuer Auftrag, hinzugefügt. Gleichzeitig werden bereits vorhandene Daten aktualisiert.

  • Nur vorhandene Daten aktualisieren = Vorhandene Daten werden aktualisiert. Wenn anhand der Abgleichfelder keine übereinstimmenden Daten gefunden werden, wird der Datensatz nicht importiert.

  • Nur neue Daten importieren = Es werden ausschließlich neue Datensätze importiert, für die anhand der Abgleichfelder keine übereinstimmenden Daten gefunden werden.

Dezimalzahl

Deutsche Schreibweise oder Englische Schreibweise wählen.

  • Deutsche Schreibweise = Dezimalzahlen werden kommasepariert angegeben und ein Punkt dient als Tausendertrennzeichen.

  • Englische Schreibweise = Dezimalzahlen werden punktsepariert angegeben und ein Komma dient als Tausendertrennzeichen.

Datumsformat

Datumsformat eingeben. Wenn die Datumsangaben in der Datei dem Standardformat Y-m-d H:i:s entsprechen, müssen Sie nichts eingeben. Andere Formate müssen eingetragen werden. Zulässig sind alle php-konformen Datumsformate.

3. Abgleich festlegen

Nachdem Sie einen Sync erstellt haben, öffnen Sie diesen, um weitere Einstellungen vorzunehmen. Zunächst wählen Sie die Felder, die zum Abgleichen der Daten verwendet werden sollen. Legen Sie außerdem fest, was passieren soll, wenn durch den Abgleich keine bestehenden Daten gefunden werden.

Abgleich ist optional

Bei den Abgleichfeldern handelt es sich um optionale Einstellungen. Wenn Sie kein Abgleichfeld wählen, können die Daten Ihrer Datei keinen bestehenden Daten in Ihrem System zugeordnet werden. Sie können eins, mehrere oder alle Abgleichfelder festlegen. Die angezeigten Abgleichfelder unterscheiden sich für jeden Sync-Typ.

Abgleich festlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü Daten » ElasticSync.

  2. Klicken Sie in der Sync-Übersicht auf den Sync.

  3. Klicken Sie auf Abgleich.

  4. Nehmen Sie die Einstellungen vor.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

4. Zuordnung erstellen

Mithilfe einer Zuordnung legen Sie fest, welche Spalte Ihrer Datei welchem Datenfeld in Ihrem System entspricht. Ohne Zuordnung können keine Daten importiert werden.

Zuordnung festlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü Daten » ElasticSync.

  2. Klicken Sie in der Sync-Übersicht auf den Sync.

  3. Klicken Sie auf Zuordnung.

  4. Klicken Sie auf Zuordnung hinzufügen.

  5. Geben Sie einen Namen für die Zuordnung ein.

  6. Geben Sie optional eine Position für die Zuordnung ein.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die verfügbaren Zuordnungsfelder unterscheiden sich je nach Sync-Typ.

  8. Wählen Sie Datenfelder für die Zuordnung aus, indem Sie Häkchen bei diesen Feldern setzen.
    → Die gewählten Datenfelder werden zur Zuordnung hinzugefügt.

  9. Wählen Sie für jedes Datenfeld eine Spalte aus Ihrer Datei oder die Option Eigener Wert.

  10. Speichern Sie die Einstellungen.

Beschränkung für Zuordnungen

Die maximale Anzahl an möglichen Zeichen für Zuordnungen beträgt 65535.

Eigener Wert

Die Option Eigener Wert erlaubt Ihnen für ein Datenfeld einen festen Wert zu importieren. Dieser feste Wert ist somit für jeden Datensatz, der durch diesen Sync importiert wird, gleich.

4.1. Zeilen einer Zuordnung für den Import aktivieren

Im Bereich Zuordnung können Sie mit nur einem Klick alle Zeilen für den Import aktivieren. Alternativ können Sie auch bei jeder Zeile individuell entscheiden, ob sie aktiv oder inaktiv sein soll, sprich, ob sie beim Import berücksichtigt werden soll oder nicht.

Zeilen für den Import aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Daten » ElasticSync.
    → Die Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicken Sie auf einen Sync.
    → Die Übersicht Zuordnung wird geöffnet.

  3. Klicken Sie auf eine Zuordnung.
    → Die Zuordnung wird geöffnet.

  4. Klicken Sie am linken Rand auf Alle aktivieren, um alle Zeilen beim Import zu berücksichtigen.

  5. Klicken Sie alternativ in einer Zeile auf Zeile aktivieren, um nur diese Zeile beim Import zu berücksichtigen.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

Ansicht in der Zuordnung

Auf der linken Seite der Zuordnung sind die Importdaten aus der CSV-Datei dargestellt, die auf der plentymarkets Seite zugeordnet werden müssen. Auf der rechten Seite sind die plentymarkets Datenfelder aufgeführt. Die Vorschau zeigt die ersten 6 Werte der CSV-Datei.

4.2. Werte mit der RegEx-Funktion ersetzen

Damit eine CSV-Datei beim Import wie gewünscht berücksichtigt wird, kann die sog. RegEx-Funktion genutzt werden. Diese sorgt dafür, dass Daten anhand von Befehlen beim Import manipuliert werden und folglich in der CSV-Datei keine Änderungen mehr vorgenommen werden müssen.

Die zwei folgenden Beispiele sollen den Vorgang näher veranschaulichen.

Beispiel 1:
Input: “24.12.2017”
Search pattern: /^(\d+)\.(\d+)\.(\d+)$/
Replace pattern: $3﹣$2﹣$1
Result: “2017-12-24”

Beispiel 2:
Input: “Mustermann, Max”
Search pattern: /^(\w+), (\w+)$/
Replace pattern: $2 $1
Result: “Max Mustermann”

Erläuterung der Beispiele:
Ganz am Anfang steht das Input. Im ersten Schritt wird im sog. Search pattern das Muster eingefügt, nach dem gesucht werden soll. Anschließend wird dieses im sog. Replace pattern so modifiziert, wie es beim Import ausgegeben werden soll und als Result kommt das gewünschte Muster heraus, das schließlich in der CSV-Datei berücksichtigt wird.

Werte ersetzen:

  1. Öffnen Sie das Menü Daten » ElasticSync.

  2. Klicken Sie auf einen Sync.
    → Die Zuordnung wird geöffnet.

  3. Wählen Sie im Feld Quelle die Option Regulärer Ausdruck.
    → Die Optionen für Regulärer Ausdruck werden geöffnet.

  4. Geben Sie im Feld Wert den Spaltennamen der CSV-Datei ein (z.B. Paketnummer, Auftrags-ID etc.).

  5. Geben Sie im Feld Suchen das Search pattern ein.

  6. Geben Sie im Feld Ersetzen das Replace pattern ein.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Datenfelder werden aktualisiert.

Infos zu RegEx

Weitere Informationen zu RegEx finden Sie auf dieser oder dieser Seite. Auf letzterer muss die Einstellung der RegEx engine auf PCRE umgestellt werden. Dies geschieht über das Dropdown-Menü oben rechts, in dem Javascript voreingestellt ist.

4.3. Eigene Zuordnung

Mit der Eigenen Zuordnung können vorhandene Werte einer CSV-Datei auf andere Werte im System gemappt werden. So kann definiert werden, für welche ID welcher Wert importiert werden soll. Zusätzlich kann ein Default-Wert angegeben werden, wenn für einen Wert in der CSV-Datei keine Zuordnung definiert ist. Ist kein Default-Wert angegeben, wird der Originalwert importiert.

Eigene Zuordnung festlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü Daten » ElasticSync.
    → Die Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicken Sie auf einen Sync.
    → Die Übersicht der Zuordnung wird geöffnet.

  3. Klicken Sie auf eine Zuordnung.
    → Die Zuordnung wird geöffnet.

  4. Wählen Sie im Dropdown-Menü des Felds Quelle die Option Eigene Zuordnung.

  5. Füllen Sie die Felder aus. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 3. Eigene Zuordnung
Feld Einstellung

Typ

Name der CSV-Spalte (z.B. Lieferland)

Standardwert

Wert, wenn keine Zuordnung gefunden wurde (z.B. 1)

Von

Ursprungswert in der CSV-Datei (z.B. DE für Deutschland)

Zu

Wert, auf den der Ursprungswert gemappt werden soll (z.B. 1 für DE, 10 für GB etc.)

4.4. Importdatei durch die eigene Zuordnung manipulieren

Im folgenden Abschnitt soll die Verwendung der eigenen Zuordnung am Beispiel von Versandprofil aktivieren demonstriert werden.
Voraussetzung für diese Vorgehensweise ist, dass bereits ein Artikel/eine Variante sowie ein Versandprofil vorhanden ist.

versandprofil
Bild 1. Versandprofil

Um einen Artikel/eine Variante mit einem Versandprofil zu verknüpfen, wird die ID benötigt. Denn allein mit dem Namen des Versandprofils, der in der Importdatei steht, kann keine Verknüpfung erstellt werden.

artikel id
Bild 2. Artikel-ID

Verwenden Sie dafür die eigene Zuordnung in ElasticSync, denn dort werden die Daten während des Imports manipuliert. Wählen Sie dazu als Quelle der Importdaten den Wert Eigene Zuordnung.

eigene zuordnung
Bild 3. Eigene Zuordnung

Wählen Sie bei Typ die Spalte aus der Importdatei. In diesem Fall ist es die Spalte Versandprofil.

typ
Bild 4. Spalte der Importdatei wählen

Bestimmen Sie nun, welcher Wert in der Importdatei zu welchem Wert geändert werden soll, um den Import erfolgreich durchführen zu können. In diesem Fall soll DPD zur ID des Versandprofils (hier ID 7) geändert werden. Das Gleiche können Sie auch für mehrere Versandprofile tun, indem Sie noch weitere eigene Zuordnungen hinzufügen. Führen Sie anschließend den Import aus. Das Versandprofil wird verknüpft.

wert bestimmen
Bild 5. Wert bestimmen

Die eigene Zuordnung eignet sich für viele weitere Fälle. Dies gilt insbesondere dort, wo interne IDs von plentymarkets eine Rolle spielen, wie z.B. bei Merkmalnamen, Artikelmarkierungen, Zahlungsmethoden, Länder/Staaten ISO Codes usw.

5. Importdaten filtern

Mithilfe von Filtern können Sie die Daten eingrenzen, die importiert werden. Die Filter finden Sie im Bereich Zuordnung.

Mehrere Filter sind durch Und verknüpft

Wenn Sie mehrere Filter verwenden, werden nur Datensätze importiert, auf die alle Filter zutreffen. Es handelt sich also um eine Und-Verknüpfung der Filter.

Filter hinzufügen:

  1. Öffnen Sie das Menü Daten » ElasticSync.

  2. Klicken Sie in der Sync-Übersicht auf den Sync.

  3. Klicken Sie auf Zuordnung.
    → Eine Übersicht der Zuordnung wird angezeigt.

  4. Öffnen Sie eine Zuordnung.

  5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Filter.

  6. Wählen Sie die Spalte aus Ihrer Datei, die Sie filtern möchten.

  7. Wählen Sie einen Operator.

  8. Geben Sie einen Wert ein.

  9. Klicken Sie auf Filter hinzufügen.
    → Der Filter wird gespeichert.

  10. Fügen Sie bei Bedarf weitere Filter hinzu.
    → Nur die Daten werden importiert, auf die alle hinzugefügten Filter zutreffen.

6. Report zum Import eines Syncs

In der Übersicht eines Syncs steht ein Report zur Verfügung. Dieser zeigt die importierten Zeilen des Syncs und die Erfolgs- und Fehlermeldungen an, die mit Klick auf die Spalte Nachricht eingesehen werden können. Verwenden Sie den Filter, um bestimmte Sync-Daten abzurufen.

7. Sync kopieren

Sie können Syncs einzeln oder mehrere gleichzeitig kopieren. So können Sie bereits gut konfigurierte Syncs nutzen, um schnell einen neuen Sync anzulegen.

Sync kopieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Daten » ElasticSync.

  2. Markieren Sie einen oder mehrere Syncs.

  3. Klicken Sie auf Sync kopieren.
    → Der Sync wurde kopiert. Einem kopierten Sync wird (copy) hinzugefügt.

8. Sync exportieren und importieren

Syncs können importiert und exportiert werden. So können Sie sowohl Syncs lokal sichern als auch Syncs von anderen Nutzern importieren.

Sync exportieren und importieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Daten » ElasticSync.

  2. Markieren Sie ein oder mehrere Syncs.

  3. Klicken Sie auf Sync exportieren.
    → Der Sync wird automatisch heruntergeladen.

  4. Klicken Sie auf Sync importieren.
    → Die Option Sync importieren wird unterhalb des Menü aufgeklappt.

  5. Klicken Sie auf Datei wählen.
    → Das Datei-Browser wird geöffnet.

  6. Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie die Datei aus.

  7. Markieren Sie die Datei im Datei-Browser und klicken Sie auf wählen.
    → Die Datei wird hinzugefügt.

  8. Klicken Sie auf Import.
    → Der Sync wird importiert.

Syncs aus einem anderen plentymarkets System importieren

Wenn Sie Syncs aus einem anderen plentymarkets System importieren, müssen Sie Ihren Abgleich und die Zuordnung anpassen. Es können nur .json Dateien importiert werden.

9. Sync testen und Daten importieren

Sie können einen Sync testen und ausführen. Das Testen erlaubt es Ihnen schnell festzustellen, ob Ihre Datei korrekt importiert werden kann.

Syncs testen

Wenn Sie Sync testen wählen, werden nur die ersten zehn Zeilen der Importdatei importiert.

10. Abarbeitung von Jobs in der Queue

Die Queue sorgt dafür, dass auch große Datenmengen importiert werden können. Noch vor dem Import wird die Importdatei in Pakete zerlegt und anschließend in sogenannten Jobs abgearbeitet. Ein Job besteht aus 750 Zeilen einer CSV-Datei. Jedoch werden auch Importdateien, die weniger als 750 Zeilen enthalten, zu einem Job. Wird ein Sync gestartet, wird die CSV-Datei in die entsprechenden Jobs aufgeteilt und in die Queue eingereiht. In der Queue werden neue Jobs ständig abgerufen und die Syncs werden abgearbeitet. Dabei gibt es zwei verschiedene Status. Der Status Offene Jobs bedeutet, dass es Jobs gibt, die sich noch in der Queue befinden und darauf warten, abgearbeitet zu werden. Abgeschlossene Jobs hingegen wurden bereits bearbeitet und die Daten dementsprechend importiert.

11. Zuordnung aktivieren/deaktivieren

Wenn Sie mehrere Zuordnungen in einem Sync pflegen, können Sie bestimmte Zuordnungen eines Syncs in der Übersicht der Zuordnungen mit Klick auf die Schaltfläche in der Spalte Aktiv/Inaktiv deaktivieren bzw. aktivieren. Neue Zuordnungen, die Sie erstellen, sind standardmäßig aktiv.

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