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Daten mit ElasticSync importieren

Diese Handbuchseite beschreibt den Datenimport in plentymarkets mit ElasticSync. Ein Import von Daten ist ratsam, wenn du z.B. neue Artikel, Kund:innen-Daten oder Lagerbestände in dein plentymarkets System einpflegen möchtest und die Daten bereits digital vorliegen. ElasticSync ermöglicht es über das Erstellen von sogenannten Syncs, Datenimporte auszuführen. Ein Import kann manuell oder automatisiert erfolgen.

1. Benutzerrechte für Backend-Benutzer:innen vergeben

Benutzer:innen vom Typ Backend sehen nur bestimmte Bereiche und Menüs im plentymarkets Backend. Somit können sie nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit dem Zugang Backend mit Syncs und Zuordnungen arbeiten können, muss eine Person mit Admin-Zugang die in Tabelle 1 beschriebenen Rechte für Benutzer:innen mit dem Zugang Backend vergeben.

Benutzerrechte für Backend-Benutzer:innen vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.

  2. Nutze die Suchfunktion () und öffne das zu bearbeitende Konto.

  3. Aktiviere im Bereich Berechtigungen die Berechtigungen gemäß Tabelle 1.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Berechtigungen für Syncs und Zuordnungen
Einstellung Erläuterung

Daten > Sync > Aktualisieren

Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Syncs zu aktualisieren.

Daten > Sync > Anzeigen

Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Syncs zu sehen.

Daten > Sync > Erstellen

Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Syncs zu erstellen.

Daten > Sync > Löschen

Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Syncs zu löschen.

Daten > Sync > Zuordnung > Aktualisieren

Erlaubt Backend-Benutzer:innen, eine Zuordnung zu aktualisieren.

Daten > Sync > Zuordnung > Anzeigen

Erlaubt dem Backend-Benutzer, eine Zuordnung zu sehen.

Daten > Sync > Zuordnung > Erstellen

Erlaubt Backend-Benutzer:innen, eine Zuordnung zu erstellen.

Daten > Sync > Zuordnung > Löschen

Erlaubt Backend-Benutzer:innen, eine Zuordnung zu löschen.

Daten > Sync Daten-Log

Erlaubt Backend-Benutzer:innen, den Daten-Log eines Syncs zu aktualisieren, anzuzeigen, zu erstellen und zu löschen.

2. Sync erstellen

Die grundsätzliche Funktionsweise zum Erstellen und Importieren eines Syncs ist für alle Sync-Typen gleich und wird hier einmal übergreifend beschrieben.

Syncs erstellst, bearbeitest und verwaltest du im Menü Daten » Import. Hier siehst du eine Übersicht aller Syncs. Ein Sync dient dazu, die Daten einer per FTP oder HTTPS zugänglichen Datei in plentymarkets zuzuordnen und zu importieren. Beim Erstellen des Syncs speicherst du Informationen zur Datenquelle. Wichtig für einen Sync ist außerdem, dass du Daten für den Abgleich festlegst und zuordnest, welche Daten der Datei welchen Daten in plentymarkets entsprechen. Mit dem Abgleich bestimmst du, anhand welcher Daten versucht wird zu identifizieren, ob bereits ein Datensatz besteht oder nicht. Mit der Zuordnung legst du fest, welche Spalte deiner Datei welchem Datenfeld in plentymarkets entspricht. Am Ende legst du ein Importintervall fest. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Sync zu erstellen.

Importintervall am Ende einstellen, damit nicht vorzeitig ein Sync ausgeführt wird

Stelle das Importintervall am Ende ein, damit nicht schon ein Sync ausgeführt wird, während du noch Abgleich- oder Zuordnungseinstellungen vornimmst.

Sync erstellen:

  1. Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke auf Sync hinzufügen ().
    → Der Bearbeitungsbereich Neuer Sync wird angezeigt.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  4. Speichere () die Einstellungen.
    → Der Sync wird erstellt.
    → Die Abgleicheinstellungen des Syncs werden geöffnet.

Tabelle 2. Sync erstellen
Einstellung Erläuterung

Grunddaten

Name

Name eingeben. Dieser Name wird in der Übersicht angezeigt und kann für die Suche genutzt werden.

Intervall

Intervall für den Import von Syncs wählen.
Mit der Option Zeitplan kann festgelegt werden, wie oft und zu welchem Zeitpunkt der Import von Syncs gestartet werden soll.

Typ

Typ aus Dropdown-Liste wählen.

Import

Datentyp

Dateiformat der Importdatei wählen.
Aktuell ist jedoch nur die Auswahl CSV/TXT verfügbar, da nur CSV- oder TXT-Dateien importiert werden können.

Zeichensatz

Zeichensatz der Datei oder die Option Automatisch erkennen wählen.

Beginne ab Zeile

Wählen, ab welcher Zeile der Datei Daten importiert werden sollen.

Kopfzeile enthalten

Wählen, ob die Importdatei eine Kopfzeile enthält.

Globalen Cache nutzen

Festlegen, ob der globale Cache für eine Datei genutzt werden soll oder nicht. Ist die Einstellung aktiviert, werden nur geänderte Datenzeilen importiert. Ist die Einstellung nicht aktiviert, kann ein und dieselbe Datei jederzeit erneut importiert werden.

Automatische Zuordnung

Wählen, ob die automatische Zuordnung verwendet werden soll. Die Spalten der CSV- oder TXT-Datei können automatisch den plentymarkets Datenfeldern zugeordnet werden. Damit die Zuordnung funktioniert, darf die Benennung der im FormatDesigner gewählten Felder nicht geändert werden.

Trennzeichen

Trennzeichen

Das Trennzeichen der CSV- oder TXT-Datei wird automatisch erkannt. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert.
Alternativ kann das Trennzeichen, das in der Importdatei verwendet wird, um die Datenfelder (Spalten) eines Datensatzes voneinander zu trennen, manuell gewählt werden.
Mögliche Trennzeichen sind Semikolon, Komma, Tabulator oder Pipe.

Feldbegrenzungszeichen

Begrenzungszeichen innerhalb von Feldern wählen, die mehrere Werte enthalten können.
* " = einzelne Werte innerhalb eines Feldes sind durch doppelte Anführungszeichen voneinander getrennt. * ' = einzelne Werte innerhalb eines Feldes sind durch einfache Anführungszeichen voneinander getrennt.

Quelle

Quelle

Manueller Upload, FTP, HTTPS oder SFTP wählen.
Je nach gewählter Option werden weitere Einstellungen sichtbar:

Manueller Upload = lokale Datei wählen und direkt hochladen.
Nachdem ein Sync ausgeführt wurde, wird die Datei automatisch vom Webspace gelöscht. Dies ist standardmäßig voreingestellt. Um die Datei zu speichern, muss der Haken in der Checkbox entfernt werden. Hinweis: Das Speichern der Datei auf dem Webspace ist kostenpflichtig.

FTP = Host, Port, Benutzername, Passwort und Dateiname werden als Einstellungen sichtbar.

  • Host (Pflichtfeld) = Host des FTP-Servers eingeben.
    Tipp: Nutze hierzu deinen plentymarkets FTP-Zugang.

  • Port = Port des FTP-Servers. Wenn kein Port eingetragen ist, wird der Standard-Port (22) verwendet.

  • Benutzername (Pflichtfeld) = Benutzer:in für FTP-Zugang eingeben.

  • Passwort (Pflichtfeld) = Passwort für FTP-Zugang eingeben.

  • Dateiname = Pfad und Name der Datei eingeben, aus der Daten importiert werden sollen. Der Dateiname muss auf .csv oder .txt enden.
    Hinweis: Wildcards können im Feld Dateiname verwendet werden, indem z.B. ein Teil des Dateinamens durch ein * ersetzt wird. Wildcards nur in Kombination mit der Option Datei nach erfolgreichem Import in Archiv verschieben verwenden.

  • Datei nach erfolgreichem Import in Archiv verschieben = Wenn diese Option aktiv ist, wird nach erfolgreichem Import die Importdatei automatisch in einen neuen Ordner Archiv auf dem FTP-Verzeichnis verschoben.

HTTPS = Externe URL wählen.

  • Externe URL = URL eingeben, unter der die Importdatei erreichbar ist.
    Tipp: Speichere die Datei auf dem plentymarkets Webspace.

  • Authentifizierung: Wählen, ob für den Zugriff auf die Datei eine Authentifizierung erforderlich ist oder nicht.

    • keine = keine Authentifizierung erforderlich

    • HTTP-Authentifizierung = Authentifizierung per Benutzer:in und Passwort erforderlich

SFTP = Host, Port, Benutzername, Passwort und Dateiname werden als Einstellungen sichtbar.

  • Host (Pflichtfeld) = Host des FTP-Servers eingeben.

  • Port (Pflichtfeld) = Port des FTP-Servers. Wenn kein Port eingetragen ist, wird der Standard-Port (22) verwendet.

  • Benutzername (Pflichtfeld) = Benutzer:in für FTP-Zugang eingeben.

  • Passwort (Pflichtfeld) = Passwort für FTP-Zugang eingeben.

  • Dateiname = Pfad und Name der Datei eingeben, aus der Daten importiert werden sollen. Der Dateiname muss auf .csv oder .txt enden.
    Hinweis: Wildcards können im Feld Dateiname verwendet werden, indem z.B. ein Teil des Dateinamens durch ein * ersetzt wird. Wildcards nur in Kombination mit der Option Datei nach erfolgreichem Import in Archiv verschieben verwenden.

  • Datei nach erfolgreichem Import in Archiv verschieben = Wenn diese Option aktiv ist, wird nach erfolgreichem Import die Importdatei automatisch in einen neuen Ordner Archiv auf dem FTP-Verzeichnis verschoben.

3. Importoptionen festlegen

Die Importoptionen befinden sich im Bereich Abgleich und gelten sowohl für den Abgleich als auch für die Zuordnung.

Bevor wir zu den konkreten Einstellungen der Importoptionen kommen, hast du hier die Möglichkeit, mehr über den Datenimport zu erfahren. Wie bereits erwähnt, kann dieser manuell oder automatisch erfolgen. Wenn du neu bei plentymarkets bist und deine Artikel einmalig manuell importieren möchtest, schaue dir dieses Video an und lerne, wie du Informationen wie beispielsweise Produkt- oder Kund:innen-Daten in deiner CSV-Datei einmalig manuell importierst.

Importiere deine Daten einmalig manuell

In diesem Video erfährst du, wie du plentymarkets so konfigurierst, dass neue Dateien automatisch importiert und alte archiviert werden.

Lasse deine Daten automatisch importieren oder archivieren

Nun zurück zu den Importoptionen.

Importoptionen festlegen:

  1. Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke in der Sync-Übersicht auf den Sync.
    → Die Einstellungen werden geöffnet.

  3. Wechsele in das Tab Abgleich.

  4. Lege die Importoptionen fest. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  5. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 3. Importoptionen für Syncs
Importoption Erläuterung

Importoption wählen

  • Neue Daten importieren, vorhandene aktualisieren = Wenn anhand der Abgleichfelder keine übereinstimmenden Daten gefunden werden, wird ein neuer Datensatz, z.B. ein neuer Artikel oder ein neuer Auftrag, hinzugefügt. Gleichzeitig werden bereits vorhandene Daten aktualisiert.

  • Nur vorhandene Daten aktualisieren = Vorhandene Daten werden aktualisiert. Wenn anhand der Abgleichfelder keine übereinstimmenden Daten gefunden werden, wird der Datensatz nicht importiert.

  • Nur neue Daten importieren = Es werden ausschließlich neue Datensätze importiert, für die anhand der Abgleichfelder keine übereinstimmenden Daten gefunden werden.

Dezimalzahl

Deutsche Schreibweise oder Englische Schreibweise wählen.

  • Deutsche Schreibweise = Dezimalzahlen werden kommasepariert angegeben und ein Punkt dient als Tausendertrennzeichen.

  • Englische Schreibweise = Dezimalzahlen werden punktsepariert angegeben und ein Komma dient als Tausendertrennzeichen.

Datumsformat

Datumsformat eingeben. Wenn die Datumsangaben in der Datei dem Standardformat Y-m-d H:i:s entsprechen, muss nichts eingegeben werden. Andere Formate müssen eingetragen werden. Zulässig sind alle php-konformen Datumsformate .

4. Abgleich festlegen

Nachdem du einen Sync erstellt hast, öffne diesen, um weitere Einstellungen vorzunehmen. Zunächst wählst du die Felder, die zum Abgleichen der Daten verwendet werden sollen. Lege außerdem fest, was passieren soll, wenn durch den Abgleich keine bestehenden Daten gefunden werden.

Abgleich ist optional

Bei den Abgleichfeldern handelt es sich um optionale Einstellungen. Wenn du kein Abgleichfeld wählst, können die Daten deiner Datei keinen bestehenden Daten in deinem System zugeordnet werden. Du kannst eins, mehrere oder alle Abgleichfelder festlegen. Die angezeigten Abgleichfelder unterscheiden sich für jeden Sync-Typ.

Abgleich festlegen:

  1. Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke in der Sync-Übersicht auf den Sync.
    → Die Einstellungen werden geöffnet.

  3. Wechsele in das Tab Abgleich.

  4. Nimm die Einstellungen vor.

  5. Speichere () die Einstellungen.

5. Zuordnung erstellen

Mithilfe einer Zuordnung legst du fest, welche Spalte deiner Datei welchem Datenfeld in deinem System entspricht. Ohne Zuordnung können keine Daten importiert werden. Neue Zuordnungen erstellst du im Tab Zuordnung. Für jede neue Zuordnung wird automatisch eine Position vergeben, die bei Bedarf im Tab Einstellungen angepasst werden kann.

Zuordnung erstellen:

  1. Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke auf einen Sync.
    → Die Einstellungen werden geöffnet.

  3. Gehe in das Tab Zuordnung.

  4. Klicke auf Zuordnung hinzufügen ().
    → Ein Fenster wird geöffnet.

  5. Gib einen Namen für die Zuordnung ein.

  6. Speichere () die Einstellungen.
    → Die neue Zuordnung wird geöffnet. Die verfügbaren Zuordnungsfelder unterscheiden sich je nach Sync-Typ.

  7. Wähle Datenfelder für die Zuordnung aus, indem du Häkchen bei diesen Feldern setzt.
    → Die gewählten Datenfelder werden zur Zuordnung hinzugefügt.

  8. Wähle für jedes Datenfeld eine Spalte aus deiner Datei oder die Option Eigener Wert.

  9. Speichere () die Einstellungen.

Willst du eine Datei in plentymarkets importieren, aber es fehlen einige wichtige Informationen? Du musst die Datei nicht manuell anpassen! Das Video zeigt dir, wie du mit dem Eigenen Wert die fehlenden Informationen hinzufügst.

Nutze den Eigenen Wert, um Informationen zu deiner Datei hinzuzufügen
Eigener Wert

Die Option Eigener Wert erlaubt dir, für ein Datenfeld einen festen Wert zu importieren. Dieser feste Wert ist somit für jeden Datensatz, der durch diesen Sync importiert wird, gleich.

Mathematische Berechnungen

Wähle in der Übersicht der Zuordnung die Quelle Mathematische Berechnungen, um Werte der CSV- oder TXT-Datei während des Imports anzupassen. Zur Auswahl stehen die Addition (+), die Subtraktion (-), die Multiplikation (*), die Division (/) und die Anpassung des Prozentsatzes (+)/(-). Bei dem Wert, der in der CSV- oder TXT-Spalte angepasst wird, muss es sich um eine Zahl handeln.

5.1. Zeilen einer Zuordnung für den Import aktivieren

Im Bereich Zuordnung kannst du mit nur einem Klick alle gewählten Zeilen für den Import gesammelt aktivieren und auch wieder deaktivieren. Alternativ kannst du bei jeder Zeile individuell entscheiden, ob sie aktiv oder inaktiv sein soll, sprich, ob sie beim Import berücksichtigt werden soll oder nicht.

Zeilen für den Import aktivieren:

  1. Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke auf einen Sync.
    → Die Einstellungen werden geöffnet.

  3. Wechsele in das Tab Zuordnung.

  4. Klicke auf eine Zuordnung.
    → Die Zuordnung wird geöffnet.

  5. Hake am linken Rand alle Zeilen an, die du beim Import berücksichtigen möchtest.

  6. Klicke anschließend oben auf Alle aktivieren (). Mit Klick auf Alle deaktivieren () kannst du die gewählten Zeilen auch wieder gesammelt deaktivieren.

  7. Klicke alternativ auf Zeile aktivieren () am rechten Rand, um Zeilen für den Import einzeln zu aktivieren.

  8. Speichere () die Einstellungen.

Ansicht in der Zuordnung

Auf der linken Seite der Zuordnung sind die Importdaten aus der CSV- oder TXT-Datei dargestellt, die auf der plentymarkets Seite zugeordnet werden müssen. Auf der rechten Seite sind die plentymarkets Datenfelder aufgeführt. Die Vorschau () zeigt die ersten 6 Werte der Datei.

Position und Name bearbeiten

Mit Klick auf Einstellungen () in der Zuordnung werden die Felder Name und Position sichtbar und können angepasst werden.

5.2. Zuordnung aktivieren/deaktivieren

Wenn du mehrere Zuordnungen in einem Sync pflegst, kannst du bestimmte Zuordnungen eines Syncs in der Übersicht der Zuordnungen mit Klick auf die Umschaltfläche in der Spalte Aktiv/Inaktiv deaktivieren bzw. aktivieren. Neue Zuordnungen, die du erstellst, sind standardmäßig aktiv.

5.3. Werte mit der RegEx-Funktion ersetzen

Damit eine CSV- oder TXT-Datei beim Import wie gewünscht berücksichtigt wird, kann die sog. RegEx-Funktion (Regular Expression) genutzt werden. Diese sorgt dafür, dass Daten anhand von Befehlen beim Import manipuliert werden und folglich in der CSV- oder TXT-Datei keine Änderungen mehr vorgenommen werden müssen. Lerne in diesem Video mehr über die Anwendung der RegEx-Funktion.

Ändere deine Daten mit der ReEx-Funktion

Die zwei folgenden Beispiele sollen den Vorgang näher veranschaulichen.

Beispiel 1:
Input: “24.12.2017”
Search pattern: /^(\d+)\.(\d+)\.(\d+)$/
Replace pattern: $3﹣$2﹣$1
Result: “2017-12-24”

Beispiel 2:
Input: “Mustermann, Max”
Search pattern: /^(\w+), (\w+)$/
Replace pattern: $2 $1
Result: “Max Mustermann”

Erläuterung der Beispiele:
Ganz am Anfang steht das Input. Im ersten Schritt wird im sog. Search pattern das Muster eingefügt, nach dem gesucht werden soll. Anschließend wird dieses im sog. Replace pattern so modifiziert, wie es beim Import ausgegeben werden soll und als Result kommt das gewünschte Muster heraus, das schließlich in der CSV- oder TXT-Datei berücksichtigt wird.

Werte ersetzen:

  1. Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke auf einen Sync.
    → Die Einstellungen werden geöffnet.

  3. Wechsele in das Tab Zuordnung.

  4. Klicke auf eine Zuordnung.
    → Die Zuordnung wird geöffnet.

  5. Wähle im Feld Quelle die Option Regulärer Ausdruck.
    → Die Optionen für Regulärer Ausdruck werden geöffnet.

  6. Gib im Feld Wert den Spaltennamen der CSV- oder TXT-Datei ein (z.B. Paketnummer, Auftrags-ID etc.).

  7. Gib im Feld Suchen das Search pattern ein.

  8. Gib im Feld Ersetzen das Replace pattern ein.

  9. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Datenfelder werden aktualisiert.

Infos zu RegEx

Weitere Informationen zu RegEx findest du auf dieser oder dieser  Seite. Auf letzterer muss die Einstellung der RegEx engine auf PCRE umgestellt werden. Dies geschieht über das Dropdown-Menü oben rechts, in dem Javascript voreingestellt ist.

5.4. Eigene Zuordnung

Mit der Eigenen Zuordnung können vorhandene Werte einer CSV- oder TXT-Datei auf andere Werte im System gemappt werden. So kann definiert werden, für welche ID welcher Wert importiert werden soll. Zusätzlich kann ein Default-Wert angegeben werden, wenn für einen Wert in der CSV- oder TXT-Datei keine Zuordnung definiert ist. Ist kein Default-Wert angegeben, wird der Originalwert importiert.

Eigene Zuordnung festlegen:

  1. Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke auf einen Sync.
    → Die Einstellungen werden geöffnet.

  3. Wechsele in das Tab Zuordnung.

  4. Klicke auf eine Zuordnung.
    → Die Zuordnung wird geöffnet.

  5. Wähle im Dropdown-Menü des Felds Quelle die Option Eigene Zuordnung.

  6. Fülle die Felder aus. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4.

  7. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 4. Eigene Zuordnung
Feld Einstellung

Typ

Name der CSV- oder TXT-Spalte (z.B. Lieferland)

Standardwert

Wert, wenn keine Zuordnung gefunden wurde (z.B. 1)

Von

Ursprungswert in der CSV- oder TXT-Datei (z.B. DE für Deutschland)

Zu

Wert, auf den der Ursprungswert gemappt werden soll (z.B. 1 für DE, 10 für GB etc.)

5.5. Importdatei durch die Eigene Zuordnung manipulieren

Im folgenden Abschnitt soll die Verwendung der Eigenen Zuordnung am Beispiel von Versandprofil aktivieren demonstriert werden.
Voraussetzung für diese Vorgehensweise ist, dass bereits ein Artikel/eine Variante sowie ein Versandprofil vorhanden ist. Das folgende Video bietet dir eine Einfürhung in die Funktionsweise der Eigenen Zuordnung.

Nutze die Eigene Zuordnung zum Austauschen von Informationen
versandprofil
Bild 1. Versandprofil

Um einen Artikel/eine Variante mit einem Versandprofil zu verknüpfen, wird die ID benötigt. Denn allein mit dem Namen des Versandprofils, der in der Importdatei steht, kann keine Verknüpfung erstellt werden.

artikel id
Bild 2. Artikel-ID

Verwende dafür die eigene Zuordnung in ElasticSync, denn dort werden die Daten während des Imports manipuliert. Wähle dazu als Quelle der Importdaten den Wert Eigene Zuordnung.

eigene zuordnung
Bild 3. Eigene Zuordnung

Wähle bei Typ die Spalte aus der Importdatei. In diesem Fall ist es die Spalte Versandprofil.

typ
Bild 4. Spalte der Importdatei wählen

Bestimme nun, welcher Wert in der Importdatei zu welchem Wert geändert werden soll, um den Import erfolgreich durchführen zu können. In diesem Fall soll DPD zur ID des Versandprofils (hier ID 7) geändert werden. Das Gleiche kannst du auch für mehrere Versandprofile tun, indem du noch weitere eigene Zuordnungen hinzufügst. Führe anschließend den Import aus. Das Versandprofil wird verknüpft.

wert bestimmen
Bild 5. Wert bestimmen

Die eigene Zuordnung eignet sich für viele weitere Fälle. Dies gilt insbesondere dort, wo interne IDs von plentymarkets eine Rolle spielen, wie z.B. bei Merkmalnamen, Artikelmarkierungen, Zahlungsmethoden, Länder/Staaten ISO Codes usw.

6. Importdaten filtern

Mithilfe von Filtern kannst du die Daten eingrenzen, die importiert werden. Die Filter findest du im Bereich Zuordnung.

Mehrere Filter sind durch Und verknüpft

Wenn du mehrere Filter verwendest, werden nur Datensätze importiert, auf die alle Filter zutreffen. Es handelt sich also um eine Und-Verknüpfung der Filter.

Filter hinzufügen:

  1. Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke in der Sync-Übersicht auf einen Sync.
    → Die Einstellungen werden geöffnet.

  3. Wechsele in das Tab Zuordnung.

  4. Klicke auf eine Zuordnung.
    → Die Zuordnung wird geöffnet.

  5. Klicke in der Symbolleiste auf Filter ().

  6. Wähle die Spalte aus deiner Datei, die du filtern möchtest.

  7. Wähle einen Operator.

  8. Gib einen Wert ein.

  9. Klicke auf Filter hinzufügen ().
    → Der Filter wird gespeichert.

  10. Füge bei Bedarf weitere Filter hinzu.
    → Nur die Daten, auf die alle hinzugefügten Filter zutreffen, werden importiert.

7. Fehlermeldungen und Fehlerbehebung in ElasticSync

ElasticSync bietet dir verschiedene Möglichkeiten, fehlerhafte Syncs frühzeitig zu identifizieren und die Fehlerbehebung durchzuführen. So kannst du beispielweise Syncs vor der Ausführung auf Fehler überprüfen oder nach dem Import konkrete Fehlermeldungen in Form eines Protokolls einsehen. Nachfolgend sind die verschiedenen Möglichkeiten aufgeführt.

7.1. Syncs vor der Ausführung auf Fehler prüfen

Mithilfe der Validierung können Syncs bereits vor der Ausführung auf Fehler geprüft werden, um sicherzustellen, dass ein reibungsloser Import möglich ist.

Syncs vor der Ausführung auf Fehler prüfen:

  1. Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke auf einen Sync.
    → Die Einstellungen werden geöffnet.

  3. Klicke im Tab Einstellungen, Abgleich oder Zuordnung auf Validierung ().
    → Ein Fenster wird geöffnet und zeigt eine Tabelle mit den entsprechenden Fehlermeldungen an.

  4. Wenn Fehler aufgetreten sind und du Hilfe aus dem Forum benötigst, klicke auf In Zwischenablage kopieren () und füge die Informationen im Forum ein.

7.2. Sync testen und Beispieldaten importieren

In der Sync-Übersicht kannst du einen Sync testen () und ausführen (). Das Testen erlaubt es dir, schnell festzustellen, ob deine Datei korrekt importiert werden kann.

Syncs testen

Beachte, dass beim Testen des Syncs bereits Bestand importiert wird. Wenn du Sync testen () wählst, werden nur die ersten zehn Zeilen der Importdatei importiert.

7.3. Protokoll eines verarbeiteten Syncs ansehen

Für jeden verarbeiteten Sync wird automatisch ein Protokoll erstellt, das eventuell aufgetretene Fehler anzeigt.

Protokoll eines verarbeiteten Syncs ansehen:

  1. Öffne das Menü Daten » Status.
    → Die Status-Übersicht wird geöffnet.
    Oder: Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke auf Status ().
    → Die Status-Übersicht wird geöffnet.

  3. Klicke auf einen verarbeiteten Sync.
    → Die Detailansicht wird geöffnet.

  4. Klicke oben auf Protokoll ().
    → Ein Fenster wird geöffnet und zeigt das Protokoll des verarbeiteten Syncs an.

  5. Wenn Fehler aufgetreten sind und du Hilfe aus dem Forum benötigst, klicke auf In Zwischenablage kopieren () und füge die Informationen im Forum ein.

7.4. Erfolgs- und Fehlermeldungen von Syncs einsehen

Im Menü Daten » Log können die Erfolgs- und Fehlermeldungen von Syncs eingesehen werden. Um gezielt nach Meldungen zu einem bestimmten Sync zu suchen, als Referenztyp elasticSyncId oder elasticSyncName wählen und den entsprechenden Referenzwert eingeben. Die konkrete Erfolgs- oder Fehlermeldung kann der Spalte Nachricht entnommen werden.

8. Sync kopieren

Du kannst Syncs einzeln oder mehrere gleichzeitig kopieren. So kannst du bereits gut konfigurierte Syncs nutzen, um schnell einen neuen Sync anzulegen.

Sync kopieren:

  1. Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Markiere einen oder mehrere Syncs.

  3. Klicke auf Sync kopieren.
    → Der Sync wurde kopiert. Einem kopierten Sync wird (copy) hinzugefügt.

9. Sync importieren und exportieren

Syncs können importiert und exportiert werden. So kannst du sowohl Syncs lokal sichern als auch Syncs von anderen Nutzer:innen importieren. Dieses Video zeigt dir, wie du beim Import von Daten Zeit sparst, indem du vorkonfigurierte Sync-Vorlagen nutzt.

Im- und exportiere deine Syncs

Sync importieren und exportieren:

  1. Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Markiere einen oder mehrere Syncs.

  3. Klicke auf Sync exportieren ().
    → Der Sync wird automatisch heruntergeladen.

  4. Klicke auf Sync importieren ().
    → Die Übersicht der Dateien wird geöffnet.

  5. Klicke auf Datei hochladen () und wähle eine Datei.

  6. Markiere die Datei, die du hochladen möchtest und klicke auf Wählen.
    → Es wird abgefragt, ob der Sync importiert werden soll.

  7. Klicke auf Ok, um die Abfrage zu bestätigen.
    → Es erscheint die Meldung, dass der Import aus einem anderen Mandanten stammt.
    → Der Sync wurde erfolgreich importiert.

Syncs aus einem anderen plentymarkets System importieren

Wenn du Syncs aus einem anderen plentymarkets System importierst, musst du deinen Abgleich und die Zuordnung anpassen. Es können nur .json Dateien importiert werden.

Syncs importieren und aktualisieren

Wenn du einen Sync importieren und aktualisieren möchtest, müssen eine Zuordnung und ein Abgleich gesetzt sein. Ansonsten ist es nicht möglich, einen Sync zu testen oder auszuführen. Um den Sync speichern zu können, muss in der Zuordnung ein Datenfeld aktiviert sein.
Zum Importieren eines Syncs genügt die Zuordnung allein.

10. Sync während des Imports abbrechen

Im Menü Daten » Status kannst du den bereits gestarteten Import eines Syncs abbrechen. Die Funktion ist somit nur verfügbar, wenn der Sync gerade verarbeitet wird.

Sync während des Imports abbrechen:

  1. Öffne das Menü Daten » Status.
    → Die Status-Übersicht wird geöffnet.
    Oder: Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke auf Status ().
    → Die Status-Übersicht wird geöffnet.

  3. Klicke in der Zeile des Syncs, den du abbrechen möchtest, ganz rechts auf Import abbrechen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird geöffnet.

  4. Klicke auf Import abbrechen.
    → Der Import wird abgebrochen und nur die Zeilen, die zum Zeitpunkt des Abbruchs bereits importiert waren, befinden sich im System.

11. Dateien schnell und einfach hochladen

Um Dateien schnell und einfach hochzuladen, klicke auf Datei-Upload () in der Spalte Dateiname.

Dateien schnell und einfach hochladen:

  1. Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke in der Spalte Dateiname auf Datei hochladen ().
    → Deine Dateien werden geöffnet.

  3. Wähle eine Datei und klicke auf Öffnen.
    → Die Datei wird hochgeladen und der Dateiname wird in der Spalte angezeigt. Nach Ausführen des Syncs verschwindet der Dateiname wieder.

12. Abarbeitung von Jobs in der Queue

Die Queue sorgt dafür, dass auch große Datenmengen importiert werden können. Noch vor dem Import wird die Importdatei in Pakete zerlegt und anschließend in sogenannten Jobs abgearbeitet. Ein Job besteht aus 750 Zeilen einer CSV- oder TXT-Datei. Jedoch werden auch Importdateien, die weniger als 750 Zeilen enthalten, zu einem Job. Wird ein Sync gestartet, wird die Datei in die entsprechenden Jobs aufgeteilt und in die Queue eingereiht. In der Queue werden neue Jobs ständig abgerufen und die Syncs werden abgearbeitet. Dabei gibt es zwei verschiedene Status. Der Status Offene Jobs bedeutet, dass es Jobs gibt, die sich noch in der Queue befinden und darauf warten, abgearbeitet zu werden. Abgeschlossene Jobs hingegen wurden bereits bearbeitet und die Daten dementsprechend importiert.

13. Status von Syncs einsehen

Die Status-Übersicht der Syncs bietet einen Überblick über den aktuellen Fortschritt von Sync-Jobs und zeigt Details zu eventuell aufgetretenen Fehlern während des Importvorgangs an.

Status von Syncs einsehen:

  1. Öffne das Menü Daten » Status.
    → Die Status-Übersicht wird geöffnet.
    Oder: Öffne das Menü Daten » Import.
    → Die Sync-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke auf Status ().
    → Die Status-Übersicht wird geöffnet.

In jeder Sync-Zeile steht außerdem eine separate Status-Schaltfläche zur Verfügung, die allein den Status des jeweiligen Syncs aufruft.

Tabelle 5. Sync-Status
Einstellung Erläuterung

Verarbeitungs-ID

Jedes mal, wenn für einen Sync ein Import gestartet wird, wird eine Verarbeitungs-ID erzeugt, um die einzelnen Importe besser voneinander unterscheiden zu können.

Sync-ID

ID des Syncs

Name

Name des Syncs

Fortschritt

Fortschritt der Sync-Jobs. Sobald alle Sync-Jobs abgeschlossen sind, wird das Datum und die Endzeit angezeigt.

Fehler

In den Sync-Jobs aufgetretene Fehler

Importierte Zeilen

Anzahl der Zeilen, die aus der CSV- oder TXT-Datei importiert wurden

Zeilen insgesamt

Gesamtanzahl der Zeilen in der CSV- oder TXT-Datei

Startzeit

Startzeit des Syncs

Abbruch bei zu hoher Fehleranzahl

Treten bei der Verarbeitung der Sync-Jobs zu viele Fehler auf, wird der Vorgang abgebrochen und es erscheint eine Fehlermeldung.

13.1. Nach Syncs filtern

Mit dem Filter in der Status-Übersicht kannst du nach Syncs der letzten 7 Tage filtern und so den Status von bestimmten Syncs einsehen.

Tabelle 6. Filteroptionen
Einstellung Erläuterung

Sync-ID

ID des Syncs

Name

Name des Syncs

Status

Aktueller Status des Syncs. Hier kannst du zwischen In Arbeit und Abgeschlossen wählen.

Startdatum von

Datum wählen, ab dem gefiltert werden soll.

Startzeit von

Uhrzeit wählen, ab der gefiltert werden soll. Die Startzeit bezieht sich auf den Start des Syncs.

Startdatum bis

Datum wählen, bis zu dem gefiltert werden soll.

Startzeit bis

Uhrzeit wählen, bis zu der gefiltert werden soll. Die Startzeit bezieht sich auf den Start des Syncs.

13.2. Detailansicht zu Fehlern eines Syncs

Mit Klick auf die Zeile eines Syncs innerhalb der Status-Übersicht gelangst du in die Detailansicht, in der nähere Informationen zu eventuell aufgetretenen Fehlern aufgeführt sind. Mit Klick auf die Zeile eines Fehlers in der Detailansicht öffnet sich wiederum ein Fenster, in dem du den Namen des Spaltenkopfes, die Rohdaten sowie die konkrete Fehlermeldung einsehen kannst.

Tabelle 7. Details zu Sync-Status
Einstellung Erläuterung

Fehler

Zeile

Zeile, in der der Fehler aufgetreten ist

Spaltenname

Name der Spalte, in der der Fehler aufgetreten ist

Fehler

Konkrete Beschreibung des aufgetretenen Fehlers

Ergebnis

Rohdaten

Rohdaten des Fehlers

14. Backups von Syncs einspielen

Wenn du Sync-Daten auf einen früheren Stand zurücksetzen oder gelöschte Sync-Daten wiederherstellen möchtest, kannst du dies über die Backup-Funktion tun.

Backups von Syncs einspielen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Daten » Backup.
    → Die Backup-Übersicht wird geöffnet.

  2. Klicke in der Zeile des Backups, das du einspielen möchtest, rechts auf Backup einspielen ().

  3. Wähle oben Datenbank teilweise importieren und setze einen Haken bei ElasticSync.

  4. Klicke auf Backup einspielen.
    → Das Backup wird eingespielt.

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