Skip to main content

Praxisbeipiele Kataloge für Bestellungen

Diese Handbuchseite führt Praxisbeispiele zum Erstellen eines Katalogs für den Export von Nachbestellungen und Umbuchungen sowie deren Auftragspositionen auf. Solltest du noch nicht vertraut sein mit den Katalogen, informiere dich zuerst auf der Handbuchseite Kataloge verwalten. Dort erhältst du alle Informationen, die du zum generellen Erstellen und Verwalten von Katalogen brauchst.

Das Katalogformat Bestellung umfasst alle Datenfelder für Nachbestellungen und Umbuchungen, Auftragspositionsdaten inbegriffen. Je nach Arbeitsablauf kannst du dir also entweder getrennte Kataloge für den Export der jeweiligen Daten anlegen oder die Daten in einem großen Katalog zusammenstellen und exportieren. Das Limit für den Export von Datensätzen liegt bei 60000.
Du hast mit den Katalogen viele Gestaltungs- und Nutzungsmöglichkeiten. Überlege daher zuerst generell, wofür du die exportierten Daten nutzen möchtest und dann welche Daten du dafür benötigst und welche Zusammenstellung in Katalogen für dich sinnvoll ist. Du kannst zum Beispiel einen Katalog erstellen, um Daten statistisch auszuwerten oder einen Katalog, in dem du alle Daten für die Verwaltung von Nachbestellungen zusammenfasst. Du entscheidest, wie die Kataloge aufgebaut sein sollen.

Im Folgenden geben wir Beispiele für Kataloge für den Export von Nachbestellungs- und Umbuchungsdaten. Die Beispiele zeigen Möglichkeiten auf, wie der Export dieser Daten mit dem Katalog gestaltet werden kann. Du kannst bei Bedarf die Beispiele als Unterstützung für die Erstellung deiner Kataloge nutzen, bist aber in der Gestaltung deiner Kataloge frei.

Wähle die folgenden Grundeinstellungen, wenn du einen neuen Katalog für den Export von Bestellungen erstellen möchtest:

Tabelle 1. Grundeinstellungen Katalog für den Export von Bestellungen
Einstellung Auswahl

Export-Typ

Standardformat

Format-Typ

Bestellung

Format

Bestellung

1. Praxisbeispiel: Erster Katalog für Nachbestellungen

Angenommen, du möchtest zur Auswertung einige grundlegende Daten von Nachbestellungen, die im Laufe des letzten Monats abgeschlossen wurden, exportieren. Dann gehe wie auf dieser Seite beschrieben vor.

1.1. 1. Schritt: Welche Daten brauche ich?

Überlege, welche Nachbestellungsdaten für dich relevant sind. Gehen wir davon aus, dass du erst mal nur die folgenden Daten zur Auswertung brauchst:

  • ID der Nachbestellung: Damit die Daten später noch zuzuordnen sind und ggf. auch erweitert werden können.

  • Beträge: Um z.B. eine Aufstellung der Ausgaben machen zu können.

  • Lieferant:in: Für eine Übersicht der Lieferant:innen.

  • Varianten-ID: Um aufschlüsseln zu können, welche Artikel nachgefragt sind.

  • Menge: Um aufschlüsseln zu können, welche Mengen welcher Artikel (wird durch Varianten-ID abgefragt) verkauft wurden.

  • Preise: Um z.B. Preise vergleichen zu können.

Diese Liste lässt sich individuell anpassen und erweitern. Entscheide auch, welche Kombinationen von Informationen für dich relevant sind. Vielleicht ist es auch sinnvoll Daten zu gruppieren und in mehreren Katalogen anzulegen.

1.2. 2. Schritt: Entsprechende Datenfelder hinzufügen

Füge die folgenden Datenfelder hinzu, um die aufgelisteten Daten in einem Katalog zusammenzustellen. Du fügst ein Datenfeld hinzu, indem du daneben auf Hinzufügen () klickst.
Du kannst Datenfelder miteinander verknüpfen (), so dass sie beim Export zusammen ausgegeben werden, zum Beispiel in einer Spalte einer CSV-Datei. Entscheide individuell, welche Verknüpfungen für dich sinnvoll sind.
Speichere () den Katalog nachdem du die Datenfelder hinzugefügt hast.

Datenfelder:
  • Bestellung > Bestellungseigenschaft
    Wähle nach dem Hinzufügen des Datenfelds eine Bestelleigenschaft aus. In diesem Zusammenhang z.B. Externe Auftrags-ID.

  • Bestellung > Bestellsumme > Nettobetrag
    Wähle nach dem Hinzufügen des Datenfelds, in welcher Währung der Betrag exportiert werden soll.

  • Lieferant > Kontakt-ID verknüpfen mit Lieferant > Nachname verknüpfen mit Lieferant > Vorname
    So wird dir die ID zusammen mit dem Namen der Lieferant:in ausgegeben.

  • Adressen > Adress-ID
    Wähle nach dem Hinzufügen des Datenfelds, welche Adress-ID exportiert werden soll. In diesem Zusammenhang kannst du z.B. Adresse des Lieferanten wählen.

  • Bestellung > Bestellpositionen > Varianten-ID

  • Bestellung > Bestellpositionen > Menge

  • Bestellung > Bestellpositionen > Positionsbeträge > Originalpreis netto
    Wähle nach dem Hinzufügen des Datenfelds, in welcher Währung der Betrag exportiert werden soll.

  • Bestellung > Bestellpositionen > Preis netto
    Wähle nach dem Hinzufügen des Datenfelds, in welcher Währung der Betrag exportiert werden soll.

Struktur der Datenfelder

Die Datenfelder () sind thematisch in Ordnern gruppiert. In der ersten Ebene siehst du die Hauptordner. Wenn du einen Ordner öffnest werden Datenfelder und weitere Unterordner aufgelistet. Auch die Unterordner kannst du öffnen, um dir weitere Datenfelder anzeigen zu lassen.
Beachte außerdem, dass du für manche Datenfelder nach dem Hinzufügen eine zusätzliche Auswahl treffen kannst. Dies siehst du jeweils am hinzugefügten Datenfeld. Triffst du keine Auswahl, werden auch keine Informationen exportiert.

Übernimmst du die Reihenfolge der Datenfelder wie in der Auflistung vorgegeben, werden die Daten auch in dieser Reihenfolge exportiert. Überlege daher vor dem Export, welche Reihenfolge sinnvoll ist. So sind hier zum Beispiel die Bestellsumme und die Preise nicht hintereinander aufgeführt. Du könntest sie aber z.B. auch zusammen anordnen.

Zudem kannst du auch die Export Keys anpassen. Das empfiehlt sich besonders, wenn du Datenfelder miteinander verknüpfst. Oder wenn du das gleiche Datenfeld zweimal hinzufügst, aber dann eine unterschiedliche Auswahl triffst. Über das Datenfeld Adresse > Adress-ID z.B. kannst du drei verschiedene IDs wählen. Passe in diesem Fall den Export Key an, damit er aussagekräftiger ist.

Die Verknüpfungen sind alle optional. Du kannst weitere Datenfelder hinzufügen, weitere Verknüpfungen hinzufügen oder löschen und so den Katalog individuell auf deine Bedürfnisse anpassen. Achte beim Verknüpfen von Datenfeldern auf die Reihenfolge der hinzugefügten Datenfelder. Wähle über die Einstellungen () in der Datenzeile außerdem ein Trennzeichen, damit die verknüpften Daten beim Export korrekt angezeigt werden.

1.3. 3. Schritt: Eingrenzung durch Filter

Überlege, welche Nachbestellungen exportiert werden sollen und wie sich die Ergebnisse sinnvoll eingrenzen lassen. Dies empfiehlt sich allein schon, weil sonst sehr große Datenmengen entstehen und evtl. auch Daten im Export enthalten sind, die gar nicht benötigt werden.

Für das Beispiel wollen wir die Daten von abgeschlossenen Nachbestellungen des letzten Monats haben, wir brauchen also mindestens diese Filter:

  • Auftragstypen
    Füge den Filter über Filter hinzufügen hinzu und wähle dann Nachbestellung.

  • Abschlussdatum
    Füge den Filter über Filter hinzufügen hinzu und wähle dann Zeitraum aus der Dropdown-Liste. Wähle mit der Datumsanzeige den gewünschten Zeitraum aus.

Auch die Filter lassen sich individuell erweitern. Geht es dir zum Beispiel nur um Nachbestellungen, die in ein bestimmtes Lager geliefert werden, kannst du zusätzlich den Filter Empfängerlager und aus der Dropdown-Liste dann das entsprechende wählen. Durch Hinzufügen von weiteren Filtern werden die Ergebnisse eingegrenzt.
Speichere () den Katalog nach Setzen der Filter erneut.

Auswahl von Umbuchung oder Nachbestellung

Du legst über den Filter Auftragstyp fest, ob du Daten zu Nachbestellungen oder Umbuchungen exportieren möchtest. Du kannst auch Nachbestellungs- und Umbuchungsdaten gleichzeitig exportieren. Wähle im Filter dann entsprechend beide Auftragstypen.
Beachte, dass dir unabhängig von der Auswahl im Filter Auftragstyp immer alle Datenfelder zur Verfügung stehen. Es greifen aber nicht alle Datenfelder für beide Auftragstypen. Zum Beispiel gibt es für Nachbestellungen kein Senderlager. Wählst du dennoch ein entsprechendes Datenfeld, wird dafür in der Exportdatei kein Wert ausgegeben.

1.4. 4. Schritt: Katalog exportieren

Nachdem du alle Einstellungen vorgenommen sowie Datenfelder und Filter gesetzt hast, kann der Katalog exportiert werden. Vorher kannst du aber die Vorschau nutzen, um deine Einstellungen zu überprüfen.

Wirf in diesem Zug auch noch mal einen Blick auf die Exporteinstellungen deines Katalogs. Du kannst hier im Feld Übertragung wählen, wann der Export gestartet werden soll, beispielsweise Täglich. Oder wähle über Zeitplan eine konkrete Uhrzeit, beispielsweise 23:40 bis 00:00 Uhr.
Beachte dabei, dass Kataloge nach einem Export nur 15 Tage gespeichert werden. Beziehe dies ein, wenn du einen Katalog mehr als einmal verwenden möchtest. Plane den Katalogexport entsprechend regelmäßig in deinen Arbeitsablauf ein.

2. Praxisbeispiel: Erster Katalog für Umbuchungen

Angenommen, du möchtest zur Auswertung einige grundlegende Daten von Umbuchungen, die in den letzten 7 Tagen in ein bestimmtes Senderlager gebucht wurden, exportieren. Dann gehe wie auf dieser Seite beschrieben vor.

2.1. 1. Schritt: Welche Daten brauche ich?

Überlege, welche Umbuchungsdaten für dich relevant sind. Gehen wir davon aus, dass du erst mal nur die folgenden Daten zur Auswertung brauchst:

  • Eigner: Für eine Aufstellung, von wem die Umbuchung angelegt wurde.

  • Bestellungsdatum: Um zu sehen, welche Umbuchung schon ausgelöst wurde und wann.

  • Lager: Für eine Aufstellung, in welches Lager ein- und ausgebucht wurde.

  • Warenbewegungen: Für eine Übersicht der Warenbewegungen

Diese Liste lässt sich individuell anpassen und erweitern. Entscheide auch, welche Kombinationen von Informationen für dich relevant sind. Vielleicht ist es auch sinnvoll Daten zu gruppieren und in mehreren Katalogen anzulegen.

2.2. 2. Schritt: Entsprechende Datenfelder hinzufügen

Füge die folgenden Datenfelder hinzu, um die aufgelisteten Daten in einem Katalog zusammenzustellen. Du fügst ein Datenfeld hinzu, indem du daneben auf Hinzufügen () klickst.
Du kannst Datenfelder miteinander verknüpfen (), so dass sie beim Export zusammen ausgegeben werden, zum Beispiel in einer Spalte einer CSV-Datei. Entscheide individuell, welche Verknüpfungen für dich sinnvoll sind.
Speichere () den Katalog nachdem du die Datenfelder hinzugefügt hast.

Datenfelder:
  • Bestellung > Eigner-ID

  • Bestellung > Bestellungsdatum
    Wähle nach dem Hinzufügen des Datenfelds, welches Datum exportiert werden soll. In diesem Zusammenhang kannst du z.B. Bestelldatum wählen.

  • Lager > Lager-ID verknüpfen mit Lager > Typ-ID
    Wähle nach dem Hinzufügen des zweiten Datenfelds Empfängerlager aus. So wird dir die ID zusammen mit dem Lager ausgegeben.

  • Warenbewegungen > Menge eingehend

  • Warenbewegungen > Menge ausgehend

  • Warenbewegungen > Menge eingehend storniert

  • Warenbewegungen > Menge ausgehend storniert

Struktur der Datenfelder

Die Datenfelder () sind thematisch in Ordnern gruppiert. In der ersten Ebene siehst du die Hauptordner. Wenn du einen Ordner öffnest werden Datenfelder und weitere Unterordner aufgelistet. Auch die Unterordner kannst du öffnen, um dir weitere Datenfelder anzeigen zu lassen.
Beachte außerdem, dass du für manche Datenfelder nach dem Hinzufügen eine zusätzliche Auswahl treffen kannst. Dies siehst du jeweils am hinzugefügten Datenfeld. Triffst du keine Auswahl, werden auch keine Informationen exportiert.

Übernimmst du die Reihenfolge der Datenfelder wie in der Auflistung vorgegeben, werden die Daten auch in dieser Reihenfolge exportiert. Überlege daher vor dem Export, welche Reihenfolge sinnvoll ist. So sind hier zum Beispiel die Mengen nicht nach eingehend und ausgehend sortiert, du könntest diese aber auch zusammen anordnen.

Zudem kannst du auch die Export Keys anpassen. Das empfiehlt sich besonders, wenn du Datenfelder miteinander verknüpfst. Oder wenn du das gleiche Datenfeld zweimal hinzufügst, aber dann eine unterschiedliche Auswahl triffst, z.B. für das Feld Lager > Typ-ID. Passe in diesem Fall den Export Key an, damit er aussagekräftiger ist.

Die Verknüpfungen sind alle optional. Du kannst weitere Datenfelder hinzufügen, weitere Verknüpfungen hinzufügen oder löschen und so den Katalog individuell auf deine Bedürfnisse anpassen. Achte beim Verknüpfen von Datenfeldern auf die Reihenfolge der hinzugefügten Datenfelder. Wähle über die Einstellungen () in der Datenzeile außerdem ein Trennzeichen, damit die verknüpften Daten beim Export korrekt angezeigt werden.

2.3. 3. Schritt: Eingrenzung durch Filter

Überlege, welche Umbuchungen exportiert werden sollen und wie sich die Ergebnisse sinnvoll eingrenzen lassen. Dies empfiehlt sich allein schon, weil sonst sehr große Datenmengen entstehen und evtl. auch Daten im Export enthalten sind, die gar nicht benötigt werden.

Für das Beispiel wollen wir die Daten von Umbuchungen der letzten 7 Tage in ein bestimmtes Senderlager haben, wir brauchen also mindestens diese Filter:

  • Auftragstyp
    Füge den Filter über Filter hinzufügen hinzu und wähle dann Umbuchung.

  • Erstellungsdatum
    Füge den Filter über Filter hinzufügen hinzu und wähle dann Letzte aus der Dropdown-Liste. Gib die Anzahl der Tage, für das Beispiel 7, ein.

  • Senderlager
    Füge den Filter über Filter hinzufügen hinzu und wähle das gewünschte Lager aus.

Auch die Filter lassen sich individuell erweitern. Geht es dir zum Beispiel nur um Umbuchungen, die sich in einem bestimmtes Auftragsstatus befinden, kannst du zusätzlich den Filter Auftragsstatus und aus der Dropdown-Liste dann den oder die entsprechenden Status wählen. Durch Hinzufügen von weiteren Filtern werden die Ergebnisse eingegrenzt.
Speichere () den Katalog nach Setzen der Filter erneut.

Auswahl von Umbuchung oder Nachbestellung

Du legst über den Filter Auftragstyp fest, ob du Daten zu Nachbestellungen oder Umbuchungen exportieren möchtest. Du kannst auch Nachbestellungs- und Umbuchungsdaten gleichzeitig exportieren. Wähle im Filter dann entsprechend beide Auftragstypen.
Beachte, dass dir unabhängig von der Auswahl im Filter Auftragstyp immer alle Datenfelder zur Verfügung stehen. Es greifen aber nicht alle Datenfelder für beide Auftragstypen. Zum Beispiel gibt es für Nachbestellungen kein Senderlager. Wählst du dennoch ein entsprechendes Datenfeld, wird dafür in der Exportdatei kein Wert ausgegeben.

2.4. 4. Schritt: Katalog exportieren

Nachdem du alle Einstellungen vorgenommen sowie Datenfelder und Filter gesetzt hast, kann der Katalog exportiert werden. Vorher kannst du aber die Vorschau nutzen, um deine Einstellungen zu überprüfen.

Wirf in diesem Zug auch noch mal einen Blick auf die Exporteinstellungen deines Katalogs. Du kannst hier im Feld Übertragung wählen, wann der Export gestartet werden soll, beispielsweise Täglich. Oder wähle über Zeitplan eine konkrete Uhrzeit, beispielsweise 23:40 bis 00:00 Uhr.
Beachte dabei, dass Kataloge nach einem Export nur 15 Tage gespeichert werden. Beziehe dies ein, wenn du einen Katalog mehr als einmal verwenden möchtest. Plane den Katalogexport entsprechend regelmäßig in deinen Arbeitsablauf ein.

Zum Seitenanfang