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Schnellsuche

Verwende die Schnellsuche, um alle Informationen eines Kontakts oder die Adressdaten einer Gastbestellung auf einen Blick zu erhalten. Erfahre auf dieser Handbuchseite, wie du DSGVO-gemäß alle Daten zu einem Kontakt oder einer Gastbestellung herunterlädst und wie du Datensätze anonymisierst.

Gastzugänge über Ceres-Webshop können nur in der Schnellsuche gefunden werden

Um DSGVO-konform zu arbeiten, wird bei Gastbestellungen über den Ceres-Webshop kein Kontaktdatensatz erstellt. Es werden lediglich die Adressdaten gespeichert. Diese Daten, die in deinem plentymarkets System gespeichert werden, können daher nicht über das Menü CRM » Kontakte gefunden werden. Die Adressdaten der Person, die als Gast bestellt hat, können nur über die Schnellsuche gefunden werden.

Weitere Informationen zum Umwandeln von Ceres-Gastbestellungen in reguläre Kontaktdatensätze findest du im Kapitel Gastzugang in Kontaktdatensatz umwandeln.

1. Benutzerrechte für Backend-Benutzer:innen

Das Menü CRM » Schnellsuche ist automatisch für Benutzer:innen vom Typ Backend aktiviert, wenn im Benutzerkonto im Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer

  • im Bereich Menü-Sichtbarkeiten die Option CRM > Kontakte

oder

  • im Bereich Berechtigungen die Option CRM > Kontakt > Anzeigen

für diese Benutzer:innen aktiviert wurde.

Weitere Informationen zu den Benutzerrechten für das Menü CRM » Kontakte für Backend-Benutzer:innen findest du auf der Handbuchseite Kontakte.

2. Datensätze über die Schnellsuche finden

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Datensätze über die Schnellsuche zu finden.

Datensätze über die Schnellsuche finden:

  1. Öffne das Menü CRM » Schnellsuche.

  2. Wähle mindestens einen Filter. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Klicke auf Suchen ().
    → Die Datensätze, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Datensatzes.
    → Die Übersicht mit den Bereichen Zugeordnete Tags, Rechnungsadresse, Stammdaten und Info wird geöffnet.

  5. Klicke in die Zeile Aufträge, um die Aufträge anzuzeigen.
    → Mit einem Klick in die Zeile des Auftrags gelangst du direkt in die Übersicht des Auftrags im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  6. Klicke in die Zeile Adressen, um weitere Adressen anzuzeigen.
    → Mit einem Klick in die Zeile der Adresse gelangst du direkt in die Adressübersicht und können dort Änderungen vornehmen.

  7. Klicke in die Zeile Events, um die Events anzuzeigen.
    → Die Stoppuhr oben rechts startet automatisch, sobald der Datensatz geöffnet wird. Klicke auf Event hinzufügen, um diese Zeit zu speichern.
    Hinweis: Events sind nur für Kontaktdatensätze verfügbar, nicht für Gastzugänge.

  8. Klicke in die Zeile Tickets, um die Tickets anzuzeigen.
    → Mit einem Klick in die Zeile des Tickets gelangst du direkt in das Ticket im Menü CRM » Ticketsystem.

  9. Klicke in die Zeile Messenger, um die Nachrichten anzuzeigen.

Tabelle 1. Filter in der Schnellsuche
Einstellung Erläuterung

Suchen

Zeigt die gefundenen Datensätze, die den Suchkriterien entsprechen, an. Mindestens ein Filter muss gewählt sein.

Zurücksetzen

Mit einem Klick auf Zurücksetzen () werden die eingestellten Filterkriterien zurückgesetzt.

ID

Jeder Kontakt erhält automatisch eine fortlaufende und einzigartige ID. Dies ist unabhängig davon, ob der Kontakt manuell oder automatisch erstellt wurde. 2 Kontakte haben somit nie die gleiche ID. Die ID entspricht immer einer echten Zahl. Ungültig sind z.B. 00521 oder ADF8354.
Hinweis: Mit einem Klick auf die Pfeile () neben der ID in der Übersicht kannst du die gefundenen Datensätze aufsteigend oder absteigend nach ihrer ID anzeigen.

Name

Vorname und/oder Nachname oder Firmenname eingeben, um den oder die Kontakte mit diesem Namen anzuzeigen.
Hinweis: Mit einem Klick auf die Pfeile () in den Spalten Vorname und Nachname in der Übersicht kannst du die gefundenen Datensätze alphabetisch sortiert anzeigen.

Kontaktdaten

In diesem Feld kann nach dem Namen, der Adresse, der Firma, der Kundennummer und dem eBay-Namen gesucht werden.
Hinweis: Um nach dem eBay-Namen zu suchen, zuerst den Parameter ebay: gefolgt vom gesuchten eBay-Namen eingeben.

Anschrift

Straßenname und/oder Hausnummer eingeben, der im Kontakt gespeichert ist. Es ist möglich, nur nach Teilen des Straßennamens und Teilen der Hausnummer zu suchen.

PLZ

Postleitzahl, die im Kontakt gespeichert sind, eingeben. Es wird auch nach Postleitzahlen, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen der Postleitzahl zu suchen.

Ort

Ort, der im Kontakt gespeichert ist, eingeben. Es wird auch nach Orten, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen des Ortsnamens zu suchen.

E-Mail

Komplette E-Mail-Adresse eingeben, um den Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse anzuzeigen.

Telefon

Telefonnummer eingeben, um nur den Kontakt mit dieser Telefonnummer anzuzeigen. Es kann auch nach Teilen der Telefonnummer gesucht werden. Mindestens 3 Ziffern eingeben.

Land

Land wählen, um nur Kontakte aus diesem Land anzuzeigen. Das Land ist in den Kontaktdaten gespeichert.
Die Einstellung Alle außer Deutschland wählen, um nur Kontakte aus allen Ländern außer Deutschland anzuzeigen.

Eigner

Eigner wählen, um nur Kontakte anzuzeigen, die mit diesem Eigner verknüpft sind. Der Eigner muss in den Kontaktdaten gespeichert sein.
Wichtig: In der Dropdown-Liste werden nur Benutzer:innen angezeigt, bei denen im Konto im Tab Eigner die Option Kunde aktiviert ist.

Typ

Typ wählen, um nur Kontakte mit diesem Typ anzuzeigen.

Kundenklasse

Kundenklasse wählen, um nur Kontakte mit dieser Kundenklasse anzuzeigen.

Bewertung

Bewertung wählen, um nur Kontakte mit dieser Bewertung anzuzeigen. 5 gelbe Sterne stehen für die beste und 5 rote Sterne für die schlechteste Bewertung.

Tags

Einen oder mehrere Tags wählen, um nur Kontakte mit diesen Tags anzuzeigen.

Mandant

Mandant wählen, um nur Kontakte dieses Mandanten anzuzeigen. Der Mandant ist in den Kontaktdaten gespeichert.
Wichtig: Backend-Benutzer:innen stehen nur Mandanten zur Auswahl, für die sie eine Berechtigung haben. Berechtigungen werden im Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten im Tab Berechtigungen des Benutzerkontos eingestellt.

3. Weitere Einstellungsmöglichkeiten

Wenn du einen Datensatz in der Schnellsuche öffnest, siehst du in der ersten Zeile des Datensatzes weitere Einstellungsmöglichkeiten, die in Tabelle 2 erläutert werden.

Tabelle 2. Einstellungen in der Schnellsuche
Einstellung Symbol Erläuterung

Kontakt-ID

Öffnet den Kontaktdatensatz im Menü CRM » Kontakte.
Hinweis: Wenn es sich bei dem Datensatz um eine Gastbestellung handelt, ist dieses Feld nicht vorhanden.

Aufträge

Öffnet das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten. Als Filter ist die ID des Kontakts automatisch gewählt.
Hinweis: Wenn es sich bei dem Datensatz um eine Gastbestellung handelt, ist dieses Feld ausgegraut.

Neuer Auftrag

Erstellt einen neuen Auftrag im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
Hinweis: Wenn es sich bei dem Datensatz um eine Gastbestellung handelt, ist dieses Feld ausgegraut.

Tickets

Öffnet das Menü CRM » Ticketsystem. Als Filter ist die ID des Kontakts automatisch gewählt.
Hinweis: Wenn es sich bei dem Datensatz um eine Gastbestellung handelt, ist dieses Feld ausgegraut.

Neues Ticket

Erstellt ein neues Ticket im Menü CRM » Ticketsystem.
Hinweis: Wenn es sich bei dem Datensatz um eine Gastbestellung handelt, ist dieses Feld ausgegraut.

Messenger

Öffnet den Bereich Messenger.
Hinweis: Wenn es sich bei dem Datensatz um eine Gastbestellung handelt, ist dieses Feld ausgegraut.

Neue Nachricht

Erstellt eine neue Nachricht.
Hinweis: Wenn es sich bei dem Datensatz um eine Gastbestellung handelt, ist dieses Feld ausgegraut.

Alle Daten dieses Kontakts herunterladen

Lädt alle gespeicherten Daten zu diesem Datensatz herunter.
Weitere Informationen findest du im Kapitel Alle Daten zu einem Kontakt herunterladen.

Newsletter Opt-In E-Mail senden

Versendet die E-Mail zum Newsletter-Opt-In bzw. die Bestätigung zum Newsletter-Opt-In.
Hinweis: Wenn die Person noch nicht für den Newsletter angemeldet ist, erhält sie die automatische E-Mail für Newsletter-Opt-In. Wenn die Person bereits für den Newsletter angemeldet ist, aber noch nicht bestätigt hat, erhält sie die Bestätigung zum Newsletter-Opt-In.

Datensatz anonymisieren

Anonymisiert den Datensatz. Das Anonymisieren der Daten ist nur bei einem Kontaktdatensatz möglich, nicht bei einer Gastbestellung.
Weitere Informationen findest du im Kapitel Datensatz anonymisieren.

Gast in Kontakt umwandeln

Wandelt die Adressdaten aus einer Gastbestellung in einen regulären Kontaktdatensatz um. Im neu erstellten Kontaktdatensatz wird dann im Bereich Historie der Eintrag Umgewandelt von sowie der Name der Person, die den Datensatz umgewandelt hat, hinzugefügt.
Weitere Informationen findest du im Kapitel Gastzugang in Kontaktdatensatz umwandeln.

Daten aktualisieren

Aktualisiert die Daten in diesem Datensatz.

4. Gastzugang in Kontaktdatensatz umwandeln

Im Menü CRM » Schnellsuche kannst du mit einem Klick die Adressdaten aus einer Gastbestellung in einen regulären Zugang umwandeln.

Bei Gastbestellung über den Ceres-Webshop besteht der gespeicherte Datensatz lediglich aus der Adresse und dem zugehörigen Auftrag. Wenn in der Adresse zusätzlich ein Firmenname enthalten ist, wird beim Umwandeln des Datensatzes auch der Firmendatensatz erstellt.

Gastzugang in Kontaktdatensatz umwandeln:

  1. Öffne das Menü CRM » Schnellsuche.

  2. Wähle mindestens einen Filter. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Klicke auf Suchen ().
    → Die Datensätze, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Datensatzes.
    → Der Datensatz wird geöffnet.

  5. Klicke in der Kopfzeile auf Gast in Kontakt umwandeln ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Wenn du DGSVO-konform gearbeitet hast, klicke auf Umwandeln.
    → Der Datensatz wird in einen Kontaktdatensatz umgewandelt und erhält automatisch die nächste freie Kontakt-ID. Im Bereich Historie des Kontaktdatensatzes wird der Eintrag Umgewandelt von sowie der Name der Person, die den Datensatz umgewandelt hat, hinzugefügt.

Callisto-Gastbestellungen vs. Ceres-Gastbestellungen

Auf der Handbuchseite Kontakte im Kapitel Alter Webshop: Gastzugang in regulären Zugang umwandeln ist beschrieben, wie du Callisto-Gastbestellungen in reguläre Zugänge umwandelst. Das Umwandeln von Ceres-Gastbestellungen in reguläre Zugänge ist über den Kontaktdatensatz nicht möglich.

Jedoch kannst du über die Schnellsuche neben Ceres-Gastbestellungen auch Callisto-Gastbestellungen in reguläre Kontaktdatensätze umwandeln.

5. Stoppuhr verwenden

Sobald du im Menü CRM » Schnellsuche einen Datensatz öffnest, startet die Stoppuhr in der oberen rechten Ecke. Mit einem Klick auf das Start-/Stop-Symbol hältst du die Uhr an. Mit einem weiteren Klick auf das Start-/Stop-Symbol läuft die Zeit weiter.

Klicke auf Zurücksetzen (), um die Zeit auf 0 zu setzen. Die Zeiten der Stoppuhr werden automatisch in den Kontaktdatensatz in den Bereich Events übertragen. In diesem Bereich kannst du weitere Einstellungen vornehmen und den Typ wählen sowie einen Infotext eingeben.

Die in der Schnellsuche gespeicherten Daten sind dann ebenfalls im Menü CRM » Kontakte im Bereich Events des Kontaktdatensatzes verfügbar.

6. Alle Daten zu einem Kontakt oder einer Gastbestellung herunterladen

Im Menü CRM » Schnellsuche kannst du mit einem Klick alle zu einem Kontakt gehörigen Daten oder die zu einer Gastbestellung gehörigen Adressdaten als ZIP-Datei herunterladen. Die ZIP-Datei enthält eine HTML-Datei sowie eine maschinenlesbare Datei im JSON-Format.

Alle Daten zu einem Kontakt oder einer Gastbestellung herunterladen:

  1. Öffne das Menü CRM » Schnellsuche.

  2. Wähle mindestens einen Filter.

  3. Klicke auf Suchen ().
    → Die Datensätze, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Datensatzes.
    → Die Übersicht mit den Bereichen Zugeordnete Tags, Rechnungsadresse, Stammdaten und Info wird geöffnet.

  5. Klicke in der oberen Zeile auf Alle Daten dieses Kontakts herunterladen ().
    → Ein Dialogfenster wird angezeigt. Lege den Speicherort für die ZIP-Datei auf deinem Computer fest.

Weitere Informationen zu der Download-Datei findest du in diesem Changelog -Beitrag im plentymarkets Forum.

7. Datensatz anonymisieren

Daten zu einem Kontakt können mit einem Klick gelöscht oder so unkenntlich gemacht werden, dass kein Bezug mehr zu dieser Person hergestellt werden kann.

Das Anonymisieren der Daten ist nur bei einem Kontaktdatensatz möglich, nicht bei einer Gastbestellung.

Datensatz anonymisieren:

  1. Öffne das Menü CRM » Schnellsuche.

  2. Wähle mindestens einen Filter.

  3. Klicke auf Suchen ().
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Übersicht des Kontakts wird geöffnet.

  5. Klicke in der oberen Zeile auf Datensatz anonymisieren ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Gib die ID des Kontakts, den du anonymisieren möchten, ein.

  7. Klicke auf Anonymisieren.
    → Der Datensatz wird anonymisiert.

Welche Daten werden anonymisiert und gelöscht?

Mit einem Klick auf Anonymisieren () werden die folgenden Daten im Datensatz des Kontakts anonymisiert und gelöscht:

  • Daten werden anonymisiert: Vorname, Nachname

  • Daten werden gelöscht: Kontaktoptionen, Adressoptionen, Adressen, Adressverknüpfungen, Auftragsverknüpfungen, Verknüpfungen zu einer Firma, Bankdaten

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