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Schnellsuche

Verwende die Schnellsuche, um alle Informationen eines Kontakts oder die Adressdaten einer Gastbestellung auf einen Blick zu erhalten. Erfahre auf dieser Handbuchseite, wie du DSGVO-gemäß alle Daten zu einem Kontakt oder einer Gastbestellung herunterlädst und wie du Datensätze anonymisierst.

Gastzugänge über plentyShop können nur in der Schnellsuche gefunden werden

Um DSGVO-konform zu arbeiten, wird bei Gastbestellungen über den plentyShop kein Kontaktdatensatz erstellt. Es werden lediglich die Adressdaten gespeichert. Diese Daten, die in deinem plentymarkets System gespeichert werden, können daher nicht über das Menü CRM » Kontakte gefunden werden. Die Adressdaten der Person, die als Gast bestellt hat, können nur über die Schnellsuche gefunden werden.

Weitere Informationen zum Umwandeln von plentyShop-Gastbestellungen in reguläre Kontaktdatensätze findest du im Kapitel Gastzugang in Kontaktdatensatz umwandeln.

1. Rechte für Backend-Benutzer:innen

Benutzer:innen vom Typ Backend sehen nur bestimmte Bereiche und Menüs in plentymarkets. Sie können also nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit dem Zugang Backend mit der Schnellsuche arbeiten können, benötigen diese Mitarbeiter:innen mindestens die folgenden Rechte:

  • CRM > Kontakt > Anzeigen

Tipp: So vergibst du Rechte

Beachte, dass nur Admin-Benutzer:innen Rechte vergeben können.

Rechte vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
    → Die Übersicht wird geöffnet.

  2. Wähle eine:n Benutzer:in.
    → Der Menüpunkt Rechte mit den Sichtbarkeiten wird geöffnet.

  3. Vergib die Rechte für den jeweiligen Bereich durch Anklicken der Checkboxen, die oben angegeben sind.
    Hinweis: Du kannst entweder Rechte für einen kompletten Bereich vergeben oder dem Konto nur eingeschränkt Rechte gewähren. Klappe für diese Option den Bereich auf.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Die Bereiche Berechtigungen und Menü-Sichtbarkeiten sind verknüpft. Wenn du also Rechte in einem der beiden Bereiche aktivierst, sind sie automatisch auch für den anderen Bereich aktiv.

Weitere Informationen zu den Rechten für das Menü CRM » Kontakte für Backend-Benutzer:innen findest du auf der Handbuchseite Kontakte.

2. Datensätze über die Schnellsuche finden

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Datensätze über die Schnellsuche zu finden.

Datensätze über die Schnellsuche finden:

  1. Öffne das Menü CRM » Schnellsuche.

  2. Wähle mindestens einen Filter. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Klicke auf Suchen ().
    → Die Datensätze, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Datensatzes.
    → Die Übersicht mit den Bereichen Rechnungsadresse, Stammdaten und Info wird geöffnet.

  5. Klicke in die Zeile Aufträge, um die Aufträge anzuzeigen.
    → Mit einem Klick in die Zeile des Auftrags gelangst du direkt in die Übersicht des Auftrags im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  6. Klicke in die Zeile Adressen, um weitere Adressen anzuzeigen.
    → Mit einem Klick in die Zeile der Adresse gelangst du direkt in die Adressübersicht und kannst dort Änderungen vornehmen.

  7. Klicke in die Zeile Messenger, um die Nachrichten anzuzeigen.
    → Klicke auf Neue Nachricht (). Die Stoppuhr oben rechts startet automatisch, sobald die Nachricht geöffnet wird. Klicke auf Kostenpflichtig , um die Zeit abzurechnen.
    Hinweis: Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Messenger.

  8. Klicke in die Zeile Events, um neue Events hinzuzufügen oder bestehende Events zu bearbeiten.
    → Klicke auf Event hinzufügen (), um diese Zeit zu speichern.
    → Hinweis: Events sind nur für Kontaktdatensätze verfügbar, nicht für Gastbestellungen.

  9. Klicke in die Zeile Tickets, um die Tickets anzuzeigen.
    → Mit einem Klick in die Zeile des Tickets gelangst du direkt in das Ticket im Menü CRM » Ticketsystem.

Sobald du im Menü CRM » Schnellsuche einen Datensatz öffnest, startet eine Stoppuhr automatisch oben rechts in der Ecke. Mit einem Klick auf Pause () hältst du die Uhr an. Mit einem weiteren Klick auf Start () läuft die Zeit weiter. Klicke auf Zurücksetzen (), um die Zeit auf 0 zu setzen.

3. Weitere Einstellungsmöglichkeiten

Wenn du einen Datensatz in der Schnellsuche öffnest, siehst du in der ersten Zeile des Datensatzes weitere Einstellungsmöglichkeiten, die in Tabelle 2 erläutert werden.

4. Gastzugang in Kontaktdatensatz umwandeln

Im Menü CRM » Schnellsuche kannst du mit einem Klick die Adressdaten aus einer Gastbestellung in einen regulären Zugang umwandeln.

Bei Gastbestellung über den plentyShop besteht der gespeicherte Datensatz lediglich aus der Adresse und dem zugehörigen Auftrag. Wenn in der Adresse zusätzlich ein Firmenname enthalten ist, wird beim Umwandeln des Datensatzes auch der Firmendatensatz erstellt.

Gastzugang in Kontaktdatensatz umwandeln:

  1. Öffne das Menü CRM » Schnellsuche.

  2. Wähle mindestens einen Filter. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Klicke auf Suchen ().
    → Die Datensätze, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Datensatzes.
    → Der Datensatz wird geöffnet.

  5. Klicke in der Kopfzeile auf Gast in Kontakt umwandeln ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Wenn du DGSVO-konform gearbeitet hast, klicke auf Umwandeln.
    → Der Datensatz wird in einen Kontaktdatensatz umgewandelt und erhält automatisch die nächste freie Kontakt-ID. Im Bereich Historie des Kontaktdatensatzes wird der Eintrag Umgewandelt von sowie der Name der Person, die den Datensatz umgewandelt hat, hinzugefügt.

Callisto-Gastbestellungen vs. plentyShop-Gastbestellungen

Auf der Handbuchseite Kontakte im Kapitel Gastzugang in regulären Zugang umwandeln ist beschrieben, wie du Gastbestellungen aus deinem alten Webshop (Callisto) bzw. Gastbestellungen, die über einen Marktplatz in dein System kamen, in reguläre Zugänge umwandelst. Das Umwandeln von plentyShop-Gastbestellungen in reguläre Zugänge ist über den Kontaktdatensatz nicht möglich.

Jedoch kannst du über die Schnellsuche neben plentyShop-Gastbestellungen auch Callisto-Gastbestellungen in reguläre Kontaktdatensätze umwandeln.

5. Alle Daten zu einem Kontakt oder einer Gastbestellung herunterladen

Im Menü CRM » Schnellsuche kannst du mit einem Klick alle zu einem Kontakt gehörigen Daten oder die zu einer Gastbestellung gehörigen Adressdaten als ZIP-Datei herunterladen. Die ZIP-Datei enthält eine HTML-Datei sowie eine maschinenlesbare Datei im JSON-Format.

Alle Daten zu einem Kontakt oder einer Gastbestellung herunterladen:

  1. Öffne das Menü CRM » Schnellsuche.

  2. Wähle mindestens einen Filter.

  3. Klicke auf Suchen ().
    → Die Datensätze, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Datensatzes.
    → Die Übersicht mit den Bereichen Rechnungsadresse, Stammdaten und Info wird geöffnet.

  5. Klicke in der oberen Zeile auf Alle Daten dieses Kontakts herunterladen ().
    → Ein Dialogfenster wird angezeigt. Lege den Speicherort für die ZIP-Datei auf deinem Computer fest.

Weitere Informationen zu der Download-Datei findest du in diesem Changelog -Beitrag im plentymarkets Forum.

6. Datensatz anonymisieren

Daten zu einem Kontakt können mit einem Klick gelöscht oder so unkenntlich gemacht werden, dass kein Bezug mehr zu dieser Person hergestellt werden kann.

Das Anonymisieren der Daten ist nur bei einem Kontaktdatensatz möglich, nicht bei einer Gastbestellung.

Datensatz anonymisieren:

  1. Öffne das Menü CRM » Schnellsuche.

  2. Wähle mindestens einen Filter.

  3. Klicke auf Suchen ().
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Übersicht des Kontakts wird geöffnet.

  5. Klicke in der oberen Zeile auf Datensatz anonymisieren ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Gib die ID des Kontakts, den du anonymisieren möchten, ein.

  7. Klicke auf Anonymisieren.
    → Der Datensatz wird anonymisiert.

Welche Daten werden anonymisiert und gelöscht?

Mit einem Klick auf Anonymisieren () werden die folgenden Daten im Datensatz des Kontakts anonymisiert und gelöscht:

  • Diese Daten werden anonymisiert: Vorname, Nachname

  • Diese Daten werden gelöscht: Kontaktoptionen, Adressoptionen, Adressen, Adressverknüpfungen, Auftragsverknüpfungen, Verknüpfungen zu einer Firma, Bankdaten
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