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Offene Posten

Im Menü CRM » OP-Liste erhältst du eine Übersicht über offene Posten. Alle Kontakte mit ausstehenden Forderungen werden aufgelistet.

1. Vorbereitende Einstellungen

Im Menü Einrichtung » CRM » Einstellungen wählst du Standardeinstellungen für die Suchfilter der Offenen Posten Tabelle. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

Tabelle 1. Filtereinstellungen Offene Posten
Einstellung Erläuterung

Filter Kundentyp

Lege fest, welche Kundentypen für den Filter Kundentyp in der OP-Liste zur Verfügung stehen sollen. Wählst du für diese Einstellung keine Kundentypen aus, werden im Filter Gast und Kunde zur Auswahl angeboten.

Filter Kundenklasse

Lege fest, welche Kundenklassen für den Filter Kundenklasse in der OP-Liste zur Verfügung stehen sollen. Wählst du für diese Einstellung keine Kundenklassen aus, werden im Filter immer alle erstellten Kundenklassen zur Auswahl angeboten.

Berechtigung für Benutzer:innen mit Backend-Zugang vergeben

Damit für Benutzer:innen mit Backend-Zugang die OP-Liste sichtbar ist, musst du die Option aktivieren. Öffne dazu das Benutzer:innenkonto im Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer und wähle im Bereich Menü-Sichtbarkeiten die Option CRM > OP-Liste.

2. Offene Posten verwalten

Die Tabelle im Menü CRM » OP-Liste enthält Informationen zum Kontakt sowie die Anzahl der offenen Posten eines Kontakts und die Höhe der Forderung, die sich aus den offenen Posten ergibt. Hat ein Kontakt eine offene Forderung überbezahlt, wird dieser Betrag mit weiteren ausstehenden Forderungen verrechnet. Bestehen keine weiteren Forderungen, wird in der Spalte Forderung ein Minusbetrag angezeigt.
Beim Öffnen der OP-Liste wird dir immer eine bereits gefilterte Ansicht gezeigt. Gefiltert wird automatisch nach den Kundentypen Kunde und Gast. Über den Filter Kundentyp kannst du offene Forderungen für weitere Kundentypen anzeigen lassen.

Klickst du in eine Zeile der Tabelle, wirst du zur Kontoübersicht des entsprechenden Kontakts weitergeleitet. Dort werden dir dann die offenen Beträge mit überschrittenem Zahlungsziel für diesen Kontakt angezeigt. Handelt es sich um eine Gastbestellung, wirst du bei Klicken in die Zeile zum entsprechenden Auftrag weitergeleitet.

Diese Tabelle ist individuell anpassbar. Das bedeutet, dass du selbst entscheiden kannst, welche Informationen dir in den Tabellenspalten angezeigt werden. Gehe dafür folgendermaßen vor:

Tabelle individualisieren:

  1. Klicke auf Spalten konfigurieren ().
    → Das Fenster Spalten konfigurieren öffnet sich.

  2. Wähle aus, welche Spalten angezeigt werden sollen. Beachte dafür Tabelle 2.

  3. Verschiebe () die Spalten, so dass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie brauchst.

  4. Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

Wenn du die Tabelle einmal angepasst hast, wird diese Auswahl gespeichert. Du kannst das Layout jederzeit ändern. Die zu Verfügung stehenden Spalten findest du in Tabelle 2. Dort ist zu jeder Spalte auch die Information hinterlegt, ob es sich um eine Standardspalte handelt. Standardspalten werden angezeigt, wenn die Tabelle nicht individualisiert ist.

Tabelle 2. Tabelle Offene Posten
Einstellung Erläuterung

Kontakt-ID

Die Kontakt-ID des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt. Durch Klick direkt auf die Kontakt-ID öffnet sich der Kontaktdatensatz des Kontaktes.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Typ

Der Kundentyp des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Vorname

Der Vorname des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Nachname

Der Nachname des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

E-Mail

Die E-Mail-Adresse des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Firma

Die Firma des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt, wenn diese im Kontaktdatensatz hinterlegt ist.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Mandant

Der Mandant des letzten Auftrages des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Letzter Auftrag

Das Datum des letzten Auftrages des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Offene Posten

Die Anzahl der unbezahlten Aufträge des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Forderung

Die Höhe der Forderungen, also die offenen Beträge des Kontaktes mit offenen Forderungen, werden angezeigt. Hat ein Kontakt eine offene Forderung überbezahlt, wird dieser Betrag mit weiteren ausstehenden Forderungen verrechnet. Bestehen keine weiteren Forderungen, wird in dieser Spalte ein Minusbetrag angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Kundenklasse

Die Kundenklasse des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Kundenbewertung

Die Kundenbewertung des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Land

Das Land der Rechnungsadresse des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Aktion

In dieser Spalte stehen dir verschiedene Aktionen zur Verfügung. Durch Klicken auf Auftragssuche öffnen () wirst du zur Auftragsübersicht im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten weitergeleitet. Dort wird eine gefilterte Ansicht gezeigt. Dadurch siehst du direkt die unbezahlten und teilbezahlten nicht stornierten Aufträge der entsprechenden Kund:in.
Durch Klicken auf Messenger öffnen wirst du in den Bereich Messenger im Kontaktdatensatz des ausgewählten Kontakts weitergeleitet.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

In der letzten Zeile der Tabelle wird dir die Summe jeweils der Anzahl der Offenen Posten und der Forderungen angezeigt. In diesem Bereich wird immer das zusammengerechnet, was auf dem jeweiligen Tabellenblatt dargestellt ist. Umfasst die offene Posten Tabelle in deinem System also mehr Seiten als eine, werden hier nicht die offenen Posten und Forderungen der anderen Seiten hinzugezählt.

3. Offene Posten filtern

Dir stehen verschiedene Filtereinstellungen für die offene Posten Tabelle zur Verfügung. Setze diese Filter im Menü OP-Liste im Bereich Filter () und klicke auf Suchen (). Du kannst pro Filter mehrere Werte eintragen oder aus den Dropdown-Listen mehrere auswählen. Du kannst auch mehrere Filter miteinander kombinieren, um die Suchergebnisse zu verfeinern. Im Folgenden werden die Filtereinstellungen erläutert.

Tabelle 3. Filtereinstellungen Offene Posten
Einstellung Erläuterung

Kontakt-ID

Suche mit diesem Filter nach einem bestimmten Kontakt mit offenen Forderungen. Die Eingabe mehrerer Kontakt-IDs ist möglich, um nach mehreren Kontakten gleichzeitig zu suchen.

Kundentyp

Suche mit diesem Filter nach offenen Forderungen von bestimmten Kundentypen. Wähle dafür aus der Dropdown-Liste einen oder mehrere Typen aus. Beim Öffnen der OP-Liste wird dir immer eine bereits gefilterte Ansicht gezeigt. Gefiltert wird automatisch nach den Kundentypen Kunde und Gast.
Beachte auch die Standardeinstellung für diesen Filter.

Kundenklasse

Suche mit diesem Filter nach offenen Forderungen von bestimmten Kundenklassen. Wähle dafür aus der Dropdown-Liste eine oder mehrere Kundenklassen aus. Beachte auch die Standardeinstellung für diesen Filter.

Land

Suche mit diesem Filter nach offenen Forderungen gruppiert nach Land. Gefiltert wird nach dem Land der Rechnungsadresse. Wähle dafür aus der Dropdown-Liste ein oder mehrere Länder aus.

Mandant

Suche mit diesem Filter nach offenen Forderungen gruppiert nach Mandant. Wähle dafür aus der Dropdown-Liste einen oder mehrere Mandanten aus.

E-Mail

Suche mit diesem Filter nach einem Kontakt mit offenen Forderungen, dem diese E-Mail-Adresse zugeordnet ist.

Posten

Mit diesem Filter legst du in Kombination mit den Filtern von und bis einen Bereich fest, in dem entweder Offene Posten (Anzahl von unbezahlten und teilbezahlten Aufträgen) oder Offene Forderungen (Höhe der offenen Posten), gesucht werden. Wähle dafür den entsprechenden Wert aus der Dropdown-Liste aus. Lege anschließend den Bereich fest.

von und bis

Mit diesen Filtern legst du in Kombination mit der Auswahl des Filters Posten einen Bereich für Anzahl oder Höhe der offenen Posten fest. Wähle für diese Filter den Bereich aus, in dem gesucht werden soll.

Zurücksetzen

Mit einem Klick auf Zurücksetzen () werden die eingestellten Filterkriterien zurückgesetzt.

Suchen

Mit einem Klick auf werden die gefundenen Suchergebnisse aufgelistet.

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