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Newsletter versenden

Auf dieser Handbuchseite ist beschrieben, welche Einstellungen du vornehmen musst, um Newsletter mit plentymarkets zu versenden. Versende deine Newsletter z.B. mit dem in plentymarkets integrierten Newsletter-Dienst, über die integrierte Schnittstelle zu CleverReach oder übere weitere im plentyMarketplace verfügbare E-Mail-Marketing- und Newsletter-Plugins.

1. In plentymarkets integrierten Newsletter-Dienst einrichten

In den folgenden Unterkapiteln erfährst du, wie du den in plentymarkets integrierten Newsletter-Dienst einrichtest.

Double-Opt-In-Methode

In plentymarkets wird die Double-Opt-In-Methode verwendet, d.h. der Empfänger erhält nach Bestellung des Newsletters eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nachdem der Kunde auf den Link geklickt hat, ist der Kunde für den Newsletter angemeldet. Diese Methode ist fest integriert und kann nicht geändert werden.

1.1. Newsletter-Zugangsdaten eingeben

Im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Newsletter gibst du die Zugangsdaten ein, um den in plentymarkets integrierten Newsletter-Dienst zu nutzen.

Newsletter-Zugangsdaten eingeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Newsletter.

  2. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Einstellungen im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Newsletter
Einstellung Erläuterung

Name des Absenders

Eigenen Namen oder Name des Webshops eingeben. Der Name wird dem Empfänger angezeigt.

E-Mail-Adresse

E-Mail-Adresse eingeben, wie sie auch im E-Mail-Programm steht. Über diese E-Mail-Adresse wird der Newsletter versendet.

Postausgangsserver / SMTP-Server

Postausgangsserver wie vom Provider angegeben eingeben (meist smtp.domain.de oder mail.domain.de).
mailbox.org: Für Postfächer bei mailbox.org den Postausgangsserver smtp.mailbox.org eingeben und unter Verschlüsselung die Einstellung SSL wählen.

Benutzername

Benutzername zu der E-Mail-Adresse eingeben.
mailbox.org: Der mailbox.org-Benutzername ist die vollständige E-Mail-Adresse des mailbox.org-Postfachs.

Passwort

Passwort zu dem Benutzername und der E-Mail-Adresse eingeben.

Port (Standardport: 25)

Wert 25 eingeben. Dieser Wert ist für fast alle Provider korrekt. Ggf. den korrekten Port beim Provider erfragen.
mailbox.org: Für Postfächer bei mailbox.org den Port 465 eingeben und unter Verschlüsselung die Einstellung SSL wählen.

Verschlüsselung

SSL, TLS oder keine Verschlüsselung wählen.
mailbox.org: Für Postfächer bei mailbox.org die Einstellung SSL wählen.
Weitere Informationen siehe Kapitel Verschlüsselung der E-Mail-Kommunikation wählen auf der Handbuchseite E-Mails versenden.

1.2. E-Mail-Ordner erstellen

Im Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mail-Ordner erstellst du Ordner für den Versand von Newslettern. In diesen Ordnern speicherst du dann die E-Mail-Adressen deiner Kunden. Dies ermöglicht den Versand von Newslettern auf bestimmte Zielgruppen. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen neuen E-Mail-Ordner zu erstellen.

E-Mail-Ordner erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mail-Ordner.

  2. Gib im Bereich Neuen E-Mail-Ordner anlegen einen Namen für den Ordner ein.

  3. Ändere ggf. die ID des Ordners.

  4. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  5. Speichere () die Einstellungen.
    → Der E-Mail-Ordner wird erstellt und in der Übersicht angezeigt.

Tabelle 2. Einstellungen im Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mail-Ordner
Einstellung Erläuterung

ID

Wird beim Erstellen eines neuen Ordners fortlaufend vergeben. Die Ordner-ID kann beim Erstellen eines neuen Ordners geändert werden. Die ID 0 kann nicht vergeben werden.
Hinweis: Eindeutige ID vergeben. Wird eine bereits bestehende ID eingegeben, wird der ursprüngliche Ordner überschrieben.

Bezeichnung

Name des E-Mail-Ordners. Wird die Option Auswählbar durch Kunden aktiviert, ist der Name für Kunden im Webshop sichtbar.

Auswählbar durch Kunden

Aktivieren, wenn der Ordner von Kunden im Webshop gewählt werden soll. Der Ordner wird im Bereich Mein Konto des Webshops angezeigt. Kunden wählen dann Newsletter anhand der dort verfügbaren Ordner.

Position

Position eingeben, um festzulegen, in welcher Reihenfolge die Ordner angezeigt werden sollen.

Sichtbarkeit

Festlegen, ob der Newsletter-Ordner nur für den Standard-Webshop oder für alle Webshops sichtbar sein soll. Mit Keiner wird die Sichtbarkeit des Ordners deaktiviert.

Löschen

Aktivieren und auf Speichern klicken, um den Ordner zu löschen.

1.3. E-Mail-Ordner bearbeiten

Bestehende E-Mail-Ordner bearbeitest du ebenfalls im Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mail-Ordner. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Einstellungen eines E-Mail-Ordners zu bearbeiten.

E-Mail-Ordner bearbeiten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mail-Ordner.

  2. Nimm die Änderungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  3. Speichere () die Einstellungen.

1.4. E-Mail-Adressen dem Newsletter-Hauptordner zuordnen

Im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Bestellvorgang » Einstellungen wählst du über die Dropdown-Liste Newsletter-Hauptordner den E-Mail-Ordner für Newsletter, der automatisch mit der E-Mail-Adresse eines Kunden verknüpft wird, wenn der Kunde den Newsletter während des Bestellvorgangs im Webshop abonniert. Alle sichtbaren E-Mail-Ordner sind in der Dropdown-Liste aufgelistet. Beachte dazu auch die Erläuterung zur Option Sichtbarkeit in Tabelle 2.

1.5. Newsletter-Wahl für Kunden erlauben

Lasse deine Kunden selbst bestimmen, welche Newsletter sie von dir erhalten. Das ist z.B. von Vorteil, wenn du regelmäßig Newsletter zu verschiedenen Themenbereichen versendest. Deine Kunden können alle E-Mail-Ordner, die du unter der Option Auswählbar durch Kunden in Tabelle 2 aktiviert hast, im Bereich Mein Konto des Webshops wählen. Die E-Mail-Adresse des Kunden wird dann in diesem E-Mail-Ordner in deinem plentymarkets System gespeichert.

1.6. E-Mail-Vorlage erstellen

Versende deine Bestätigungs-E-Mail per E-Mail-Vorlage. Nutze Template-Variablen, damit die Vorlage beim Versenden automatisch den richtigen Namen des Kunden sowie den Bestätigungslink enthält. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die E-Mail-Vorlage zu erstellen.

Template-Variablen und Template-Funktionen beachten

In plentymarkets steht dir eine umfangreiche Auswahl an Template-Variablen und Template-Funktionen für deine E-Mail-Vorlagen zur Verfügung. Öffne die E-Mail-Vorlage und klicke auf Template-Variablen -und Funktionen (). Kopiere aus diesem Bereich die Template-Variable bzw. Template-Funktion und füge diese in der E-Mail-Vorlage im Tab E-Mail-Nachricht in den reinen Text oder in den HTML-formatierten Text an der gewünschten Stelle ein.

Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite E-Mails versenden.

E-Mail-Vorlage erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen.

  2. Klicke auf Neue E-Mail-Vorlage ().
    → Das Fenster Neue E-Mail-Vorlage wird geöffnet.

  3. Gib den Namen für die E-Mail-Vorlage ein.

  4. Wähle einen Eigner aus der Dropdown-Liste.

  5. Klicke auf Speichern ().
    → Die E-Mail-Vorlage wird erstellt und abhängig von der gewählten Einstellung in der Dropdown-Liste Eigner in einem der 3 Ordner gespeichert. Beachte dazu die Erläuterung zu Eigner in Tabelle 3.

  6. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  7. Füge die Template-Variable $CustomerFullName in den Text der E-Mail ein.
    → Diese Template-Variable gibt den Vornamen und den Nachnamen des Kunden aus.

  8. Füge die Template-Variable $NewsletterConfirmURL in den Text der E-Mail ein.
    → Diese Template-Variable gibt den Bestätigungslink aus.

  9. Speichere () die Einstellungen.

Klickt der Empfänger der E-Mail auf den durch die Template-Variable $NewsletterConfirmURL eingefügten Link, bestätigt der Empfänger die Anmeldung zum Newsletter und erhält ab sofort Newsletter an diese E-Mail-Adresse.

Wenn du die Double-Opt-In-Methode verwenden möchtest, ist ein weiterer Schritt notwendig. Du musst jeweils eine Vorlage erstellt haben und diese im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Automatischer Versand für die Ereignisse Newsletter Opt-In und Bestätigung Newsletter Opt-In gewählt haben.

Tabelle 3. Neue E-Mail-Vorlage im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen erstellen
Einstellung Erläuterung

Speichern

Speichert () die Einstellungen in der E-Mail-Vorlage.

Template-Variablen -und Funktionen

Mit einem Klick auf wird der Bereich Template-Variablen -und Funktionen geöffnet, aus dem die Template-Variablen bzw. Template-Funktionen für die E-Mail-Vorlage kopiert werden.

Tab: Einstellungen

Eigner

Wenn der Name des Eigners bereits beim Erstellen aus der Dropdown-Liste gewählt wurde, wird hier der Name des Eigners angezeigt. Andernfalls Eigner aus der Dropdown-Liste wählen. Diese Einstellung kann jederzeit geändert werden.
Alle = Die Vorlage wird unter Allgemeine E-Mail-Vorlagen gespeichert.
Eigener Benutzername = Die Vorlage wird unter Meine E-Mail-Vorlagen gespeichert.
Anderer Benutzername = Die Vorlage wird unter E-Mail-Vorlagen anderer Benutzer gespeichert.
Hinweis: Um eine eigene E-Mail-Vorlage unter Meine E-Mail-Vorlagen zu erstellen, muss man als Benutzer im System eingeloggt sein.

Name

Wenn der Name der E-Mail-Vorlage bereits beim Erstellen eingegeben wurde, wird hier der Name der E-Mail-Vorlage angzeigt. Andernfalls Namen eingeben, unter dem diese Vorlage gespeichert werden soll.
Der Name kann jederzeit geändert werden. Der Name wird dem Empfänger nicht angezeigt.

Inhalt

Wählen, ob die Nachricht als reiner Text oder als HTML-formatierte Nachricht gespeichert werden soll.

Template-Typ

Wählen, in welchem Bereich die E-Mail-Vorlage als Auswahl zur Verfügung steht. Mögliche Optionen: Alle (Standardeinstellung), Auftrag, Kunden, Webshop, Ticket oder Scheduler.
Alle / Webshop = Die E-Mail-Vorlage steht in allen Bereichen als Auswahl zur Verfügung.
Auftrag = Die E-Mail-Vorlage steht ausschließlich für den gewählten Bereich als Auswahl zur Verfügung. Die Vorlage ist in anderen Bereichen nicht sichtbar. Wenn das Ticket mit einem Auftrag verknüpft ist, sind E-Mail-Vorlagen mit dem Template-Typ Auftrag ebenfalls im Ticket wählbar.
Kunden = Die E-Mail-Vorlage steht ausschließlich für den gewählten Bereich als Auswahl zur Verfügung. Die Vorlage ist in anderen Bereichen nicht sichtbar.
Ticket = Die E-Mail-Vorlage steht ausschließlich für den gewählten Bereich als Auswahl zur Verfügung. Die Vorlage ist in anderen Bereichen nicht sichtbar.
Scheduler = Die E-Mail-Vorlage steht in allen Bereichen, in denen auch der Template-Typ Auftrag sichtbar ist, als Auswahl zur Verfügung.

PDF-Anhang

Anhang aus der Dropdwon-Liste wählen. Die Dokumente, die hier in der Dropdown-Liste zur Verfügung stehen, werden u.a. im Menü Aufträge » Fulfillment oder durch versandbezogene Prozesse erzeugt.

Dokumentenanhang

Auf Wunsch unter CMS » Dokumente hochgeladene eigene Dokumente wählen, die an eine E-Mail-Vorlage anhängt werden sollen.
Alle E-Mail-Vorlagen können mit bis zu 2 Anhängen standardisiert an Kunden versendet werden: PDF-Dokumente aus dem Bereich Fulfillment (z.B. Rechnungen) oder andere Dateien (z.B. ein Artikelprospekt oder eine Anleitung). Für die Vorlage Eingangsbestätigung Webshop Bestellung wären z.B. die Widerrufsbelehrung und die AGB im PDF-Format eine sinnvolle Ergänzung.

Antwort an

E-Mail-Adresse eingeben, an die die Antworten auf diese E-Mail-Vorlage gesendet werden sollen. Wenn keine E-Mail-Adresse eingegeben ist, werden Antworten auf diese Vorlage standardmäßig an die unter Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Zugangsdaten gespeicherte E-Mail-Adresse versendet. Beispielsweise ist es sinnvoll, die E-Mail-Adresse der Buchhaltungsabteilung für die E-Mail-Vorlage PDF-Rechnung einzugeben. So gehen z.B. Rückfragen zur Rechnung direkt an die Buchhaltungsabteilung und müssen nicht weitergeleitet werden.

Design verwenden

Aktivieren, wenn der Inhalt der E-Mail mit dem im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » HTML-Design gespeicherten Design versendet werden soll. Wird die Option nicht aktiviert, wird nur der Inhalt der E-Mail-Vorlage verwendet.

Mandant (Shop)

Einen, mehrere oder ALLE Mandanten (Shops) aktivieren. Die E-Mail-Vorlage ist nur für die gewählten Mandanten (Shops) gültig.

Tab: E-Mail-Nachricht

Sprache wählen

Die Sprache wird hier angezeigt und kann geändert werden.

Betreff

Betreff eingeben. Dabei den Betreff mit großer Sorgfalt wählen, damit die E-Mails im Postfach des Kunden leicht erkennbar sind und nicht dem Spam-Filter zum Opfer fallen.

Inhalt / Artikelliste

In diese Tabs den Text bzw. die Artikelauflistung als reinen Text oder als HTML-formatierten Text eingeben. Für den Inhalt stehen verschiedene Template-Variablen und Template-Funktionen zur Verfügung.
Hinweis: Nur der Inhalt des Tabs, dessen Inhaltstyp im Tab Einstellungen unter Inhalt festgelegt wurde, wird berücksichtigt. Wenn dort also z.B. Nur reiner Text eingestellt wurde, jedoch nur das Tab HTML-formatierter Text Inhalt enthält, wird keine E-Mail versendet.

1.7. E-Mail-Vorlagen mit der Double-Opt-In-Funktion verknüpfen

Im nächsten Schritt verknüpfst du die soeben erstellte E-Mail-Vorlage mit der Double-Opt-In-Funktion und wählst eine weitere Vorlage für das Ereignis Bestätigung Newsletter Opt-In. Bei der Double-Opt-In-Methode muss der Kunde nach Anmeldung zum Newsletter die Newsletter-Anmeldung in einem zweiten Schritt bestätigen.

Hinweise zur Double-Opt-In-Methode

Wähle im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Automatischer Versand 2 zuvor erstellte Vorlagen für die Ereignisse Newsletter Opt-In und Bestätigung Newsletter Opt-In. Die gewählte Vorlage unter Newsletter Opt-In wird versendet, wenn der Kunde sich für deinen Newsletter anmeldet. Diese Vorlage sollte den Bestätigungslink enthalten, den der Kunde anklicken muss, um die Newsletter-Anmeldung abzuschließen. Den Bestätigungslink bildest du mit der Template-Variable $NewsletterConfirmURL, die die URL zur Bestätigung der Newsletter-Anmeldung beinhaltet, ab. Die gewählte Vorlage unter Bestätigung Newsletter Opt-In wird versendet, sobald der Kunde den Bestätigungslink aktiviert hat.

Im Kontaktdatensatz im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen wird die Option Newsletter automatisch aktiviert, wenn der Kunde sich im Bestellvorgang für den Newsletter angemeldet und die Newsletter-Anmeldung über den Bestätigungslink bestätigt hat.

E-Mail-Vorlagen mit der Double-Opt-In-Funktion verknüpfen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Automatischer Versand.

  2. Wähle für die Option Newsletter Opt-In die soeben erstellte E-Mail-Vorlage aus der Dropdown-Liste.

  3. Wähle für die Option Bestätigung Newsletter Opt-In die E-Mail-Vorlage aus der Dropdown-Liste.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Den Status der Bestätigung siehst du im Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mails. Bei Kunden, die den Newsletter-Bezug nach der vorstehend beschriebenen Vorgehensweise bestätigt haben, ist dies am Status bestätigt zu erkennen. Bei Kunden, die das Double-Opt-in nicht durchgeführt haben, steht dort nicht bestätigt.

Die IP-Adresse und die verwendete Bestätigungs-URL einer Bestätigung werden in der Datenbank gespeichert. Diese Daten lassen sich anschließend über einen REST-Call holen. Im Backend erfolgt keine Anzeige.

1.8. E-Mail-Adresse speichern

E-Mail-Adressen für den Versand von Newslettern werden in verschiedenen Ordnern gespeichert. Im Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mails verwaltest du die E-Mail-Adressen der verfügbaren Ordner. Falls du noch keine Ordnerstruktur für deine Newsletter angelegt hast, empfiehlt es sich, dies vorab zu tun.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine E-Mail-Adresse in einem E-Mail-Ordner zu speichern.

E-Mail-Adresse speichern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mails.

  2. Klappe den Ordner auf ().

  3. Klappe den Bereich Neue E-Mail-Adresse () auf.

  4. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4.

  5. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 4. Einstellungen zum Speichern einer neuen E-Mail-Adresse
Einstellung Erläuterung

Vorname

Vorname des Kunden eingeben.

Nachname

Nachname des Kunden eingeben.

E-Mail

E-Mail-Adresse des Kunden eingeben.

Ordner

E-Mail-Ordner wählen, in dem die Kundendaten gespeichert werden sollen.

1.9. Newsletter erstellen

Neue Newsletter erstellst du wie im Folgenden beschrieben. Du kannst so auch bestehende Newsletter bearbeiten.

Newsletter erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Newsletter.

  2. Klappe den Bereich Neuer Newsletter () auf.
    → Das Bearbeitungsfenster für den neuen Newsletter wird geöffnet.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 5.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 5. Einstellungen zum Erstellen eines Newsletters
Einstellung Erläuterung

Platzhalter

Listet auf, welche Platzhalter vom System erkannt und in der Nachricht ersetzt werden.
Aktuell mögliche Platzhalter:
[NAME] = Vorname und Nachname des Empfängers
[EMAIL] = E-Mail-Adresse des Empfängers
[RECIPIENTID] = ID des Empfängers

Bildergalerie

Öffnet das Menü CMS » Bilder-Galerie. Hier ein Bild hochladen, um es mit dem Newsletter zu verknüpfen.

Layout-Vorlage einspielen

Bei Klick auf Layout-Vorlage einspielen wird die Anrede [Guten Tag] sowie der Platzhalter [NAME] im Bereich HTML Newsletter eingesetzt. Für den Platzhalter wird beim Versenden automatisch der Name des Kunden eingefügt.

Betreff

Betreff für den Newsletter eingeben.

Editor

Der CKEditor ist vorausgewählt. Ggf. anderen Editor aus der Dropdown-Liste wählen.

HTML Newsletter

Inhalt des Newsletters als HTML-Code eingeben.
Hinweis: Texte werden nur in einem Bereich gespeichert. Daher entweder im Bereich HTML Newsletter oder im Bereich Text Newsletter Inhalte eingeben.

Text Newsletter

Inhalt des Newsletters in reiner Textform eingeben.
Hinweis: Texte werden nur in einem Bereich gespeichert. Daher entweder im Bereich HTML Newsletter oder im Bereich Text Newsletter Inhalte eingeben.

1.10. Kunden anhand der E-Mail-Adresse oder des Nachnamen suchen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine E-Mail-Adresse in einem E-Mail-Ordner zu suchen. Suche Kunden entweder anhand der E-Mail-Adresse oder des Nachnamens.

Kunden anhand der E-Mail-Adresse oder des Nachnamen suchen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mails.

  2. Klappe den E-Mail-Ordner auf ().

  3. Wähle aus der Dropdown-Liste die Einstellung E-Mail-Adresse oder Nachname, um anhand dieser Einstellung zu suchen.

  4. Gib die E-Mail-Adresse bzw. den Nachnamen des Kunden in das Suchfeld ein.
    → Für die Suche ist es ausreichend, wenn du nur einen Teil des Namens oder der E-Mail-Adresse eingibst. Lasse das Feld leer, um alle E-Mail-Adressen bzw. Nachnamen anzuzeigen.

  5. Klicke auf Suche ().
    → Das Suchergebnis wird angezeigt.

Im Suchergebnis wird auch der Status der Bestätigung angezeigt. In plentymarkets wird die Double-Opt-In-Methode verwendet. Dabei erhalten Empfänger nach dem Bestellen des Newsletters eine E-Mail mit einem Link, über den sie die Newsletter-Bestellung bestätigen müssen. Kunden, die den Newsletter-Bezug so bestätigt haben, erkennst du an dem Status bestätigt. Andernfalls steht dort nicht bestätigt.

1.11. E-Mail-Adresse bearbeiten

Nachdem du eine E-Mail-Adresse über die Suchfunktion gefunden hast, kannst du die Daten für diesen Kunden bearbeiten. Ändere z.B. die E-Mail-Adresse des Kunden oder verschiebe den Kontaktdatensatz in einen anderen E-Mail-Ordner. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

E-Mail-Adresse bearbeiten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mails.

  2. Suche den Kunden wie im Kapitel Kunden anhand der E-Mail-Adresse oder des Nachnamen suchen beschrieben.

  3. Klappe den Kunden auf ().

  4. Nimm die Änderungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4 im Kapitel E-Mail-Adresse speichern.

  5. Speichere () die Einstellungen.

1.12. E-Mail-Adressen exportieren und importieren

In den vorigen Kapiteln ist beschrieben, wie du eine einzelne E-Mail-Adresse verwaltest. Wenn du mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig bearbeiten möchtest, ist es sinnvoll, mit dem ElasticSync zu arbeiten. Importiere neue und bearbeite bestehende E-Mail-Adressen mit dem Sync-Typ Newsletter-Empfänger.

Du kannst die E-Mail-Adressen auch exportieren. Erstelle dazu im Menü Daten » FormatDesigner zunächst das Exportformat und exportiere die Daten anschließend über den elastischen Export.

1.13. Kundendaten in einen E-Mail-Ordner kopieren

Im Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mail-Filter filterst du nach Kundendaten und kopierst die E-Mail-Adressen dieser Kunden in bestimmte E-Mail-Ordner. Du hast z.B. die Möglichkeit, nach Kunden zu suchen, die bestimmte Artikel in einem bestimmten Zeitraum erworben haben. Verwende die Ordner dann für den Newsletter-Versand im Menü CRM » Newsletter, um Newsletter an diese Kundengruppen zu senden.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Kundendaten in einen E-Mail-Ordner zu kopieren.

Kundendaten in einen E-Mail-Ordner kopieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mail-Filter.

  2. Nimm die Einstellungen im Bereich Alle Kundendaten in E-Mail-Ordner kopieren vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 6.

  3. Klicke auf E-Mails in Ordner übertragen ().

Tabelle 6. Kundendaten in einen E-Mail-Ordner kopieren
Einstellung Erläuterung

Newsletter-Anmeldung

Eine der folgenden Optionen wählen:
ALLE = Die Kundendaten aller Kunden, die den Newsletter bestellt haben, werden in den E-Mail-Ordner kopiert. Umfasst sowohl Kunden, die den Newsletter-Empfang mit der Double-Opt-In-Methode bestätigt haben, als auch Kunden, die dies noch nicht getan haben.
Nur Kunden, welche dem Empfang von Newslettern zugestimmt haben = Nur die Kundendaten von Kunden, die den Newsletter-Empfang bestätigt haben, werden in den E-Mail-Ordner kopiert.

Land

Land wählen, um nur Kunden aus diesem Land zu filtern. Ermöglicht es, z.B. unterschiedliche Newsletter an Kunden in Deutschland und in Österreich zu versenden.

E-Mail-Ordner

E-Mail-Ordner wählen. Die Kundendaten werden in diesen E-Mail-Ordner kopiert.

1.14. Kundendaten filtern

Mit dem Kundenfilter filterst du Kundendaten noch genauer. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Kundendaten zu filtern und in einen E-Mail-Ordner zu kopieren.

Kundendaten filtern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mail-Filter.

  2. Nimm die Einstellungen im Bereich Kundenfilter vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.

  3. Klicke auf Vorschau (), um die Kundendaten anzuzeigen.
    → Der Bereich Vorschau wird mit den Kundendaten eingeblendet. Prüfe das Ergebnis.

  4. Klicke auf E-Mails in Ordner übertragen ().

Tabelle 7. Einstellungen für den Kundenfilter
Einstellung Erläuterung

Mindestbestellwert

Mindestbestellwert eingeben, um nach Kunden zu filtern, die ab diesem Bestellwert eingekauft haben.

Kategorie 1-3

Bis zu 3 Kategorieebenen wählen, um nach Kunden zu filtern, die Artikel in dieser Kategorie oder Unterkategorie gekauft haben.

Artikel-ID

Eine oder mehrere Artikel-IDs eingeben, um nach Kunden zu filtern, die diese Artikel gekauft haben.

Bestellzeitpunkt

Zeitraum eingeben oder Datum aus dem Kalender wählen, um nach Kunden zu filtern, die innerhalb dieses Zeitraums bestellt haben. Wenn kein Datumsfilter angewendet werden soll, die Option Kein Bestellzeitpunkt aktivieren.

Land

Land wählen, um nur Kunden aus diesem Land zu filtern. Ermöglicht es, z.B. unterschiedliche Newsletter an Kunden in Deutschland und in Österreich zu versenden.

Mandant (Shop)

Mandant (Shop) wählen, um nach Kunden zu filtern, die Artikel bei diesem Mandanten (Shop) gekauft haben.

Kundenklasse

Kundenklasse wählen, um nach Kunden zu filtern, die dieser Kundenklasse angehören.

Auftragsherkunft

Auftragsherkunft wählen, um nach Kunden zu filtern, die Bestellungen über diese Auftragsherkunft vorgenommen haben.

Newsletter-Anmeldung

Zwischen den Optionen ALLE und Nur Kunden, welche dem Empfang von Newslettern zugestimmt haben wählen.
ALLE = Die Kundendaten aller Kunden, die den Newsletter bestellt haben, werden in den E-Mail-Ordner kopiert. Umfasst sowohl Kunden, die den Newsletter-Empfang mit der Double-Opt-In-Methode bestätigt haben, als auch Kunden, die dies noch nicht getan haben.
Nur Kunden, welche dem Empfang von Newslettern zugestimmt haben = Nur die Kundendaten von Kunden, die den Newsletter-Empfang bestätigt haben, werden in den E-Mail-Ordner kopiert.

E-Mail-Ordner

E-Mail-Ordner wählen. Die Kundendaten werden in diesen E-Mail-Ordner kopiert.

1.15. Newsletter versenden

Nachdem du die E-Mail-Vorlage erstellt und verknüpft und den Newsletter erstellt hast, stellst du im Menü CRM » Newsletter ein, an welche der in den E-Mail-Ordnern gespeicherten E-Mail-Adressen der Newsletter gesendet werden soll. Außerdem legst du mit der Option Filter fest, ob der Newsletter an alle oder nur an bestätigte E-Mail-Adressen gesendet werden soll. Diese Einstellung nimmst du im Tab Newsletter senden des erstellten Newsletters vor.

Eingeschränkter Newsletter-Versand am Tag

Beachte, dass dein Newsletter tagsüber eingeschränkt an deine Kunden versendet wird. In der Nacht wird der Versand einer größeren Anzahl von E-Mails erlaubt.

  • Am Tag zwischen 8:00 und 0:00 Uhr: 60 E-Mails je Viertelstunde

  • Nachts zwischen 0:00 und 8:00 Uhr: 500 E-Mails je Viertelstunde

Newsletter versenden:

  1. Öffne das Menü CRM » Newsletter.

  2. Klappe den Newsletter, den du versenden möchtest, auf ().

  3. Wechsele in das Tab Newsletter versenden.

  4. Wähle unter Sende Newsletter an Gruppe eine Gruppe aus der Dropdown-Liste.

  5. Wähle unter Filter die Option ALLE oder die Option Nur an bestätigte E-Mail-Adressen.

  6. Klicke auf Senden ().
    → Der Newsletter wird gemäß der oben gewählten Einstellungen versendet.

1.16. Link zum Abbestellen des Newsletters einfügen

Damit der Empfänger den Newsletter abbestellen kann, musst du den Link zum Abbestellen in die Newsletter-Vorlage im Menü CRM » Newsletter einfügen.

Es ist möglich einen Abmelde-Link hinzuzfügen, der Empfänger von allen Newsletter-Ordnern abmeldet (siehe Punkt 1) oder einen Link, der Empfänger von einem bestimmten Newsletter-Ordner abmeldet (siehe Punkt 2):

  1. http://[Name des Online-Shops].plentymarkets-cloud01.com/?OrderShow=CancelNewsletter
    Wenn Empfänger auf diesen Link klicken, werden sie aus allen Newsletter-Ordnern abgemeldet.

  2. http://[Name des Online-Shops].plentymarkets-cloud01.com/?OrderShow=CancelNewsletter&folderId=1
    Wenn Empfänger auf diesen Link klicken, werden sie aus einem bestimmten Newsletter-Ordner abgemeldet. In diesem Beispiel handelt es sich um den Ordner mit der ID 1.

2. Newsletter mit CleverReach versenden

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um deine Newsletter mit CleverReach an deine Kunden zu versenden.

2.1. Bei CleverReach registrieren

Registrier dich kostenlos auf der Website von CleverReach, um CleverReach in plentymarkets zu nutzen. Weitere Informationen zu den Einstellungen in CleverReach findest du in der Hilfe von CleverReach.

2.2. CleverReach in plentymarkets einrichten

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um die Schnittstelle zu CleverReach in plentymarkets einzurichten.

CleverReach in plentymarkets einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » CleverReach.

  2. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 8.

  3. Gib deinen API-Key ein.

  4. Gib die Listen-ID der in CleverReach angelegten Gruppe ein.

  5. Speichere () die Einstellungen.

  6. Klicke auf Standardattribute generieren ().
    → Datenfelder werden in CleverReach erzeugt, damit die Kundendaten, die du übertragst, gespeichert werden.

  7. Öffne im CleverReach-Backend die Gruppe, deren ID du in plentymarkets eingegeben hast.

  8. Lösche die Datenfelder, deren Inhalt du nicht bei CleverReach verwenden möchtest.
    → Aktuell werden die Datenfelder Birthday (Geburtstag), Vorname, Gender (Anrede), Lang (Sprache) und Nachname von plentymarkets an CleverReach übertragen.

  9. Wechsele zurück in das Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » CleverReach des plentymarkets Backend.

  10. Aktiviere die Option Automatische Übertragung (täglich), damit die Kundendaten übertragen werden.

  11. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 8. Einstellungen im Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » CleverReach
Einstellung Erläuterung

Gruppenattribute erzeugen

Erzeugt die Datenfelder (Gruppenattribute) für CleverReach.

Datenübertragung ausführen

Überträgt die Datenfelder (Gruppenattribute) an CleverReach. Aktuell werden die Datenfelder Birthday (Geburtstag), Vorname, Gender (Anrede), Lang (Sprache) und Nachname von plentymarkets an CleverReach übertragen. Bereich aus der Dropdown-Liste wählen.
Hinweis: Vor der Übertragung der eigentlichen Kundendaten ausführen. Dazu Anleitung unten beachten.

API-Key

API-Key eingeben, wie von CleverReach erhalten.

Listen-ID

Listen-ID aus CleverReach eingeben.

Auftragsherkünfte

Auftragsherkünfte wählen, die für CleverReach verfügbar sein sollen. Herkünfte, die keine Datenübertragung gestatten, sind standardmäßig nicht gewählt.
Hinweis: Auswahl der Auftragsherkünfte vor der Arbeit mit CleverReach prüfen, um potenzielle Abmahnungen zu vermeiden.

Export ab Auftragsstatus

Status wählen, ab dem die Daten exportiert werden sollen.

Automatische Übertragung (täglich)

Aktivieren, wenn Daten täglich automatisch übertragen werden sollen.

Erste Übertragung

Bei der ersten automatischen Übertragung werden die Kundendaten der in den vorhergehenden 3 Tagen neu erstellten Kunden übertragen. Anschließend werden nur noch die Kundendaten der Kunden übertragen, die seit der letzten Übertragung hinzugekommen sind.

Wenn du nicht an alle Kunden schreiben möchtest, deren Daten du zu CleverReach übertragen hast, hast du in CleverReach Filtermöglichkeiten. Nähere Informationen hierzu findest du auf der Support-Seite von CleverReach.

2.3. Kundendaten manuell übertragen

Mit der Option Datenübertragung ausführen werden nur die Kundendaten eines bestimmten Kundentyps übertragen. Dies bietet die Möglichkeit, die Kundentypen in separate Gruppen bei CleverReach einzuordnen.

Automatische Übertragung sinnvoll?

Wenn du die Option Datenübertragung ausführen nutzt, um die Kundendaten gefiltert nach Kundentyp zu übertragen, solltest du überlegen, ob die automatische Übertragung noch sinnvoll für dich ist, da bei dieser Option unabhängig vom Kundentyp übertragen wird.

Kundendaten manuell übertragen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » CleverReach.

  2. Gib deinen API-Key ein.

  3. Gib die Listen-ID der in CleverReach angelegten Gruppe ein.

  4. Speichere () die Einstellungen.

  5. Klicke auf Standardattribute generieren ().
    → Datenfelder werden in CleverReach erzeugt, damit die Kundendaten, die du übertragst, gespeichert werden.

  6. Öffne im CleverReach-Backend die Gruppe, deren ID du in plentymarkets eingegeben hast.

  7. Lösche die Datenfelder, deren Inhalt du nicht bei CleverReach verwenden möchtest.
    → Aktuell werden die Datenfelder Birthday (Geburtstag), Vorname, Gender (Anrede), Lang (Sprache) und Nachname von plentymarkets an CleverReach übertragen.

  8. Wechsele zurück in das Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » CleverReach des plentymarkets Backend.

  9. Wähle aus der Dropdown-Liste Datenübertragung ausführen den Kundentyp.

  10. Speichere () die Einstellungen.

  11. Klicke auf Exportieren ().
    → Die Kundendaten werden übertragen.

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