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Messenger

Nutze den Messenger, um im Backend Nachrichten zu erstellen, die deinen Kontakten zugeordnet werden. Diese Nachrichten funktionieren wie Notizen, sind nur in deinem plentymarkets Backend sichtbar und können nicht von deinen Kontakten aufgerufen werden.

Erfahre auf dieser Handbuchseite, wie du neue Nachrichten zu deinem Kontakt erstellst, alle zu einem Kontakt vorhandenen Nachrichten aufrufst sowie vorhandene Nachrichten bearbeitest und löschst.

1. Vorbereitende Einstellungen

Wenn Benutzer:innen vom Typ Backend mit dem Messenger arbeiten sollen, musst du als Person mit Admin-Zugang zunächst Rechte für diese Benutzer:innen vergeben. Außerdem musst du Tags erstellen, damit diese für den Messenger zur Verfügung stehen.

1.1. Rechte für Backend-Benutzer:innen vergeben

Personen mit Backend-Zugriffsrechten können nur bestimmte Bereiche und Menüs in plentymarkets sehen. Sie können also nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit dem Zugang Backend Nachrichten im Messenger sehen und erstellen, benötigen sie mindestens die folgenden Rechte:

  • CRM > Nachricht > Anzeigen

  • CRM > Nachricht > Erstellen

  • Kommentare > Anzeigen

  • Kommentare > Erstellen

  • Einrichtung > Eigenschaft > Anzeigen

  • Einrichtung > Eigenschaft > Erstellen

  • Einrichtung > Tag > Anzeigen

  • Einrichtung > Tag > Erstellen

Tipp: So vergibst du Rechte

Beachte, dass nur Admins Rechte vergeben können.

Rechte vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
    → Die Benutzerkonten werden in einer Übersicht angezeigt.

  2. Klicke auf ein Benutzerkonto.
    → Der Menüpunkt Rechte mit den Sichtbarkeiten wird geöffnet.

  3. Vergib die Rechte für den jeweiligen Bereich durch Anklicken der Checkboxen, die oben angegeben sind.
    Hinweis: Du kannst entweder Rechte für einen kompletten Bereich vergeben oder dem Konto nur eingeschränkt Rechte gewähren. Klappe für diese Option den Bereich auf.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Die Bereiche Berechtigungen und Menü-Sichtbarkeiten sind verknüpft. Wenn du also Rechte in einem der beiden Bereiche aktivierst, sind sie automatisch auch für den anderen Bereich aktiv.

1.2. Tags für den Messenger erstellen

Erstelle zunächst die Tags, die du verwenden möchtest.

Tag erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags.

  2. Klicke auf Neues Tag erstellen ().
    → Rechts wird ein Fenster geöffnet.

  3. Nimm die Einstellungen vor.
    Tipp: Klappe die Info-Box unten auf (), um mehr über die Einstellungen zu erfahren.

  4. Speichere () die Einstellungen.
    → Das Tag wird erstellt und zur Liste hinzugefügt.

Mehr über die Einstellungen
Einstellung Erläuterung

ID

Die Tag-ID wird automatisch vergeben und ist nicht änderbar. Sie dient zur eindeutigen Kennzeichnung deiner Tags.

Anwendungsfall: Tag-Verknüpfungen können importiert werden. Während du also z.B. Artikel- und Variantendaten importierst, kannst du die passenden Tags auch direkt verknüpfen. Dies geschieht z.B. durch Angabe der Tag-ID.

Name DE
(Pflichtfeld)

Gib einen Namen für das Tag ein. Der Name ist das Schlagwort, das den Datensatz hervorhebt.

Tipp: Der Name darf Leerzeichen enthalten. Der Name kann also auch aus mehreren Wörtern bestehen.

Farbe

Welche Hintergrundfarbe soll der Tag-Text haben? Es gibt drei Möglichkeiten, die Farbe zu wählen:

  • Gib die Farbe als Hexadezimalwert ein.

  • Gib die englische Bezeichnung einer der 16 Grundfarben ein (black, red, silver, white etc.)

  • Klicke auf das Quadrat rechts und klicke in das Farbspektrum.

Bereich

Welche Arten von Datensätzen wirst du mit diesem Tag verknüpfen? Wähle alle zutreffenden Bereiche ().

Bereich Anwendungsbeispiel

Board

Willst du bestimmte Aufgabenkarten auf Boards markieren?
Beispiel: Gib an, dass manche Aufgaben eine hohe oder niedrige Priorität haben.

Kategorie

Willst du bestimmte Kategorien im Backend markieren?
Beispiel: Gib an, dass eine Kategorie nur für saisonale Angebote verwendet werden soll.

Hinweis: Kategorie-Tags sind für Kund:innen im Webshop nicht sichtbar.

Ticket

Willst du bestimmte Tickets im Ticketsystem markieren?
Beispiel: Gib an, dass sich das Ticket auf einen bestimmten Verkaufskanal bezieht, zum Beispiel Amazon oder eBay.

Kontakt

Willst du bestimmte Kontakte markieren?
Beispiel: Gib die vom Kunden bevorzugte Kommunikationsmethode an.

Variante

Willst du bestimmte Varianten markieren?
Beispiel: Wenn du z.B. Leitern verkaufst, kannst du angeben, dass einige Leitern TÜV-zertifiziert sind.

Hinweis: Varianten-Tags können für Kunden im Webshop sichtbar gemacht werden. Wähle dazu den entsprechenden Mandanten weiter unten.

Auftrag

Tags können derzeit für diesen Bereich erstellt werden, aber noch nicht mit Aufträgen verknüpft werden. Diese Option ist daher zur Zeit ohne Funktion.

Nachrichten

Willst du bestimmte Nachrichten im Messenger markieren?
Beispiel: Gib an, dass sich die Nachricht auf einen bestimmten Vertriebskanal bezieht, zum Beispiel Amazon oder eBay.

Nachrichten (kostenpflichtig)

Schreibst du manchmal kostenpflichtige Nachrichten im Messenger? Sollen also die Minuten, die beim Schreiben der Nachricht verstrichen sind, in Rechnung gestellt werden?

Beim Schreiben einer kostenpflichtigen Nachricht musst du mindestens ein Tag dieses Bereichs wählen. Sonst kann die Nachricht nicht erstellt werden.

Mandant
(ab plentyShop LTS 5.0 wirksam)

In welchen plentyShops soll das Tag für Kund:innen sichtbar sein? Wähle alle zutreffenden Webshops ().

Hinweis: Diese Option wird nur angezeigt, wenn du oben den Bereich Variante gewählt hast.

Name EN
Name FR
Name IT
usw.

Übersetze den Tag-Namen in weitere Sprachen.

Anwendungsbeispiel: Varianten-Tags können für Kund:innen im Webshop sichtbar gemacht werden. Wenn dein Webshop in mehreren Sprachen verfügbar ist, sollten auch die Tag-Namen in diesen Sprachen erscheinen.

Tags können jederzeit bearbeitet werden

Verwende die Suche, um Tags zu finden. Mit den optionalen Filtern grenzt du das Suchergebnis ein:

  • Name = Gib den Namen des Tags in der Hauptsprache deines plentymarkets Systems ein.

  • Bereich = Wähle einen oder mehrere Bereiche. In den Suchergebnissen werden nur die Tags angezeigt, die für diesen Bereich aktiviert wurden.

  • Sprache = Wähle eine oder mehrere Sprachen. In den Suchergebnissen werden nur die Tags angezeigt, deren Name in dieser Sprache gespeichert ist.

Wenn du Nachrichten erstellen möchtest, die über den Messenger kostenpflichtig abgerechnet werden sollen, erstelle nach dem selben Schema Tags für den Bereich Nachrichten (kostenpflichtig). Diese Tags musst du dann der Nachricht hinzufügen.

2. Nachricht erstellen

Erstelle zu jedem deiner Kontakte beliebig viele Nachrichten.

Nachricht erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie auf der Handbuchseite Kontakte im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Öffne das Kontextmenü mit einem Klick auf Aktionen () oder mit einem Rechtsklick direkt in die Zeile des Kontakts und wähle Messenger.
    Oder: Klicke in die Zeile des Kontakts und im geöffneten Kontaktdatensatz auf der linken Seite auf Messenger.
    → Der Bereich Messenger wird geöffnet.

  4. Klicke auf Neue Nachricht ().

  5. Erstelle die Nachricht. Beachte dazu Bild 1 und die Erläuterungen in Tabelle 1.

  6. Klicke auf Senden ().
    → Die Nachricht wird erstellt.

Neue Nachricht im Messenger erstellen
Bild 1. Neue Nachricht im Messenger
Tabelle 1. Neue Nachricht im Messenger erstellen
Einstellung Erläuterung

Empfänger

Wähle die Person, die die Nachricht erhalten soll, aus der Dropdown-Liste oder gib die ersten 3 Buchstaben des Namens dieser Person ein, um Vorschläge zu erhalten.
Standardmäßig sind ALLE Empfänger:innen sowie der eigene Name gewählt.

Stoppuhr

Die Stoppuhr beginnt zu zählen, sobald der Bereich Messenger geöffnet wird.
Klicke auf , um die Stoppuhr anzuhalten bzw. auf , damit die Zeit weiterläuft. Klicke auf , um die Stoppuhr auf 0 zurückzusetzen.

Titel

Gib den Titel der Nachricht ein. Dies ist eine Pflichtangabe.

Tags

Wähle Tags aus der Dropdown-Liste oder gib die ersten 3 Buchstaben des Tags ein, um Vorschläge zu erhalten.

Flüstern

Wenn du auf die Schaltfläche Flüstern ( ) klickst, ist die Nachricht nur für deine Mitarbeiter:innen, die die Berechtigung für den Messenger haben, sichtbar. Deine Kontakte können die Nachricht nicht einsehen. Flüstern ist aktiviert, wenn die Schaltfläche so aussieht: .
Hinweis: Wenn Flüstern aktiviert ist ( ), sind das Feld Minuten und die Schaltfläche kostenpflichtig deaktiviert.

Nachricht

Füge Text über die Zwischenablage ein und formatiere ggf. den Text mit den Funktionen in der Symbolleiste. Dies ist eine Pflichtangabe.

Dateien anhängen

Mit einem Klick auf beliebig viele Dateianhänge zur Nachricht hochladen.
Die folgenden Dateitypen sind als Anhang in der Nachricht zulässig:
bmp, csv, gif, jpeg, json, pdf, png, tiff, txt, zip.

Minuten

Gib die Minuten in das Feld ein, die du für eine bestimmte Aufgabe oder Einheit speichern oder später auch abrechnen möchtest.
Wenn du die hier eingegebenen Minuten abrechnen möchtest, musst du einen Tag vom Typ Nachrichten (kostenpflichtig) wählen und die Schaltfläche aktivieren.

Kostenpflichtig

Aktiviere die Schaltfläche , um die im Feld Minuten eingegeben Minuten kostenpflichtig abzurechnen.
Wichtig: Wenn du die Schaltfläche aktivierst hast ( ), musst du zwingend ein Tag vom Typ Nachrichten (kostenpflichtig) mit der Nachricht verknüpfen. Dieses Tag muss zuvor im Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags erstellt worden sein. Andernfalls kann die Nachricht nicht erstellt werden.

Senden

Klicke auf , um die Nachricht zu erstellen.

3. Nachrichten anzeigen

Aus dem geöffneten Kontakt heraus lassen sich alle zu dem Kontakt gespeicherten Nachrichten im Messenger anzeigen.

Nachrichten anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie auf der Handbuchseite Kontakte im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Öffne das Kontextmenü mit einem Rechtsklick in die Zeile des Kontakts und wähle Messenger.
    Oder: Klicke in die Zeile des Kontakts und im Kontaktdatensatz auf der linken Seite auf Messenger.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Nachrichten werden angezeigt.

Du kannst einzelne Nachrichten mit einem Klick auf die Nachricht anzeigen. Über die Sortierung kannst du die Nachrichten aufsteigend oder absteigend nach Datum anzeigen.

4. Nachricht bearbeiten

Du kannst Nachrichten jederzeit bearbeiten. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Nachricht bearbeiten:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Öffne das Kontextmenü mit einem Klick auf Aktionen () oder mit einem Rechtsklick direkt in die Zeile des Kontakts und wähle Messenger.
    Oder: Klicke in die Zeile des Kontakts und im geöffneten Kontaktdatensatz auf der linken Seite auf Messenger.
    → Der Bereich Messenger wird geöffnet und die gespeicherten Nachrichten werden angezeigt.

  4. Klicke auf die Nachricht, die du bearbeiten möchtest.

  5. Nimm die gewünschten Änderungen vor. Beachte dazu Bild 2 und die Erläuterungen in Tabelle 2.

Nachricht im Messenger bearbeiten
Bild 2. Beispiel: Nachricht bearbeiten
Tabelle 2. Nachricht bearbeiten
Einstellung Erläuterung

Nachricht nicht geschlossen

Mit einem Klick auf neben der Kontakt-ID () wird die Nachricht geschlossen.
In der Nachrichtenübersicht wird die Nachricht dann mit einem angezeigt. Dies signalisiert anderen Mitarbeiter:innen, dass diese Nachricht bereits bearbeitet wurde.
Mit einem Klick auf wird die Nachricht wieder geöffnet.

Kontakt-ID

Mit einem Klick auf Kontakt-ID wird die Detailansicht des Kontakts geöffnet.

Sichtbarkeiten ändern

Mit einem Klick auf änderst du die Sichtbarkeiten. Du kannst bereits ausgewählte Empfänger:innen entfernen und neue Empfänger:innen hinzufügen.
Wichtig: Das Ändern von Sichtbarkeiten bezieht sich immer auf den gesamten Nachrichtenverlauf. Das bedeutet, wenn du einen Namen entfernst, kann diese Person keine der Nachrichten mehr sehen. Wenn du eine Person hinzufügst, kann dieser alle Nachrichten im Verlauf sehen.

Antworten

Mit einem Klick auf antwortest du auf die Nachricht.

Löschen

Mit einem Klick auf löschst du den gesamten Nachrichtenverlauf.
Wichtig: Beim Löschen werden die Hauptnachricht und alle zugehörigen Nachrichten gelöscht.

Tags bearbeiten

Mit einem Klick auf Tags bearbeiten () direkt an der Nachricht löschst du bestehende Tags oder fügst neue Tags hinzu.
Ein Klick auf Tags speichern () speichert die Änderung an den Tags.

5. Nachricht löschen

Mit einem Klick auf an der geöffneten Nachricht löschst du den gesamten Nachrichtenverlauf.
Wichtig: Beim Löschen werden die Hauptnachricht und alle zugehörigen Nachrichten gelöscht.

Bevor der Nachrichtenverlauf endgültig gelöscht wird, wird ein Fenster angezeigt, in dem du das Löschen der Nachricht noch einmal bestätigen musst.

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