Messenger

Nutze den Messenger, um im Backend Nachrichten zu erstellen, die deinen Kontakten zugeordnet werden. Diese Nachrichten funktionieren wie Notizen, sind nur in deinem plentymarkets Backend sichtbar und können nicht von deinen Kontakten aufgerufen werden.

Erfahre auf dieser Handbuchseite, wie du neue Nachrichten zu deinem Kontakt erstellst, alle zu einem Kontakt vorhandenen Nachrichten aufrufst sowie vorhandene Nachrichten bearbeitest und löschst.

1. Vorbereitende Einstellungen

Wenn Benutzer:innen vom Typ Backend mit dem Messenger arbeiten sollen, musst du als Person mit Admin-Zugang zunächst Rechte für diese Benutzer:innen vergeben. Außerdem musst du Tags erstellen, damit diese für den Messenger zur Verfügung stehen.

1.1. Rechte für Backend-Benutzer:innen vergeben

Benutzer:innen vom Typ Backend sehen nur bestimmte Bereiche und Menüs im plentymarkets Backend. Somit können sie nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit diesem Zugang Nachrichten im Messenger sehen und erstellen, muss eine Person mit Admin-Zugang die in Tabelle 1 beschriebenen Rechte für Benutzer:innen vom Typ Backend vergeben.

Rechte für Backend-Benutzer:innen vergeben:

Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
Nutze die Suchfunktion () und öffne das zu bearbeitende Konto.
Aktiviere im Bereich Berechtigungen die Berechtigungen gemäß Tabelle 1.
Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Berechtigungen für den Messenger vergeben
Einstellung	Erläuterung
CRM > Nachricht > Anzeigen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Nachrichten zu sehen.
CRM > Nachricht > Erstellen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Nachrichten zu erstellen.
Kommentare > Anzeigen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Kommentare zu sehen.
Kommentare > Erstellen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Kommentare zu erstellen.
Einrichtung > Eigenschaft > Anzeigen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Eigenschaften zu sehen.
Einrichtung > Eigenschaft > Erstellen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Eigenschaften zu erstellen.
Einrichtung > Tag > Anzeigen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Tags zu sehen.
Einrichtung > Tag > Erstellen	Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Tags zu erstellen.

1.2. Tags für den Messenger erstellen

Erstelle im Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags Tags für den Bereich Nachrichten, damit diese für den Messenger zur Verfügung stehen.

Wenn du Nachrichten erstellen möchtest, die über den Messenger kostenpflichtig abgerechnet werden sollen, erstelle nach dem selben Schema Tags für den Bereich Nachrichten (kostenpflichtig). Diese Tags musst du dann der Nachricht hinzufügen.

Wie du Tags erstellst, ist auf der Handbuchseite Tags beschrieben.

2. Nachricht erstellen

Erstelle zu jedem deiner Kontakte beliebig viele Nachrichten.

Nachricht erstellen:

Öffne das Menü CRM » Kontakte.
Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
→ Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.
Öffne das Kontextmenü mit einem Rechtsklick in die Zeile des Kontakts und wähle Messenger.
Oder: Klicke in die Zeile des Kontakts und im Kontaktdatensatz auf der linken Seite auf Messenger.
→ Der Bereich Messenger wird geöffnet.
Klicke auf Neue Nachricht ().
Erstelle die Nachricht. Beachte dazu Bild 1 und die Erläuterungen in Tabelle 2.
Klicke auf Senden ().
→ Die Nachricht wird erstellt.

Bild 1. Neue Nachricht im Messenger

Tabelle 2. Neue Nachricht im Messenger erstellen
Einstellung	Erläuterung
Empfänger	Person, die die Nachricht erhalten soll, aus der Dropdown-Liste wählen oder die ersten 3 Buchstaben des Namens dieser Person eintippen, um Vorschläge zu erhalten. Standardmäßig sind ALLE Empfänger:innen sowie der eigene Name gewählt.
Stoppuhr	Die Stoppuhr beginnt zu zählen, sobald der Bereich Messenger geöffnet wird. Klicke auf , um die Stoppuhr anzuhalten bzw. auf , damit die Zeit weiterläuft. Klicke auf , um die Stoppuhr auf 0 zurückzusetzen.
Titel	Titel der Nachricht eingeben. Dies ist eine Pflichtangabe.
Tags	Tags aus der Dropdown-Liste wählen oder die ersten 3 Buchstaben des Tags eintippen, um Vorschläge zu erhalten.
Flüstern	Wenn Flüstern ( ) aktiviert ist, ist die Nachricht nur für deine Mitarbeiter:innen, die die Berechtigung für den Messenger haben, sichtbar. Deine Kontakte können die Nachricht nicht einsehen. *Hinweis:* Wenn Flüstern aktiviert ist, sind das Feld Minuten und die Schaltfläche kostenpflichtig deaktiviert.
Nachricht	Füge Text über die Zwischenablage ein und formatiere ggf. den Text mit den Funktionen in der Symbolleiste. Dies ist eine Pflichtangabe.
Dateien anhängen	Mit einem Klick auf beliebig viele Dateianhänge zur Nachricht hochladen. Die folgenden Dateitypen sind als Anhang in der Nachricht zulässig: bmp, csv, gif, jpeg, json, pdf, png, tiff, txt, zip.
Minuten	Minuten in das Feld eingeben, die du für eine bestimmte Aufgabe oder Einheit speichern oder später auch abrechnen möchtest. Wenn du die hier eingegebenen Minuten abrechnen möchtest, musst du einen Tag vom Typ Nachrichten (kostenpflichtig) wählen und die Schaltfläche aktivieren.
kostenpflichtig	Schaltfläche kostenpflichtig ( ) aktivieren, um die im Feld Minuten eingegeben Minuten kostenpflichtig abzurechnen. *Wichtig:* Wenn du die Schaltfläche aktivierst hast, musst du zwingend ein Tag vom Typ Nachrichten (kostenpflichtig) mit der Nachricht verknüpfen. Dieses Tag muss zuvor im Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags erstellt worden sein. Andernfalls kann die Nachricht nicht erstellt werden.
Senden	Mit einem Klick auf wird die Nachricht erstellt.

3. Nachrichten anzeigen

Aus dem geöffneten Kontakt heraus lassen sich alle zu dem Kontakt gespeicherten Nachrichten im Messenger anzeigen.

Nachrichten anzeigen:

Öffne das Menü CRM » Kontakte.
Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
→ Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.
Öffne das Kontextmenü mit einem Rechtsklick in die Zeile des Kontakts und wähle Messenger.
Oder: Klicke in die Zeile des Kontakts und im Kontaktdatensatz auf der linken Seite auf Messenger.
→ Alle zu dem Kontakt gespeicherten Nachrichten werden angezeigt.

Du kannst einzelne Nachrichten mit einem Klick auf die Nachricht anzeigen. Über die Sortierung kannst du die Nachrichten aufsteigend oder absteigend nach Datum anzeigen.

4. Nachricht bearbeiten

Du kannst Nachrichten jederzeit bearbeiten. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Nachricht bearbeiten:

Öffne das Menü CRM » Kontakte.
Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
→ Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.
Öffne das Kontextmenü mit einem Rechtsklick in die Zeile des Kontakts und wähle Messenger.
Oder: Klicke in die Zeile des Kontakts und im Kontaktdatensatz auf der linken Seite auf Messenger.
→ Der Bereich Messenger wird geöffnet und die gespeicherten Nachrichten werden angezeigt.
Klicke auf die Nachricht, die du bearbeiten möchtest.
Nimm die gewünschten Änderungen vor. Beachte dazu Bild 2 und die Erläuterungen in Tabelle 3.

Bild 2. Beispiel: Nachricht bearbeiten

Tabelle 3. Nachricht bearbeiten
Einstellung	Erläuterung
Nachricht nicht geschlossen	Mit einem Klick auf neben der Kontakt-ID () wird die Nachricht geschlossen. In der Nachrichtenübersicht wird die Nachricht dann mit einem angezeigt. Dies signalisiert anderen Mitarbeiter:innen, dass diese Nachricht bereits bearbeitet wurde. Mit einem Klick auf wird die Nachricht wieder geöffnet.
Kontakt-ID	Mit einem Klick auf + Kontakt-ID wird die Detailansicht des Kontakts geöffnet.
Sichtbarkeiten ändern	Mit einem Klick auf änderst du die Sichtbarkeiten. Du kannst bereits ausgewählte Empfänger:innen entfernen und neue Empfänger:innen hinzufügen. *Wichtig:* Das Ändern von Sichtbarkeiten bezieht sich immer auf den gesamten Nachrichtenverlauf. Das bedeutet, wenn du einen Namen entfernst, kann diese Person keine der Nachrichten mehr sehen. Wenn du eine Person hinzufügst, kann dieser alle Nachrichten im Verlauf sehen.
Antworten	Mit einem Klick auf antwortest du auf die Nachricht.
Löschen	Mit einem Klick auf löschst du den gesamten Nachrichtenverlauf. *Wichtig:* Beim Löschen werden die Hauptnachricht und alle zugehörigen Nachrichten gelöscht.
Tags bearbeiten	Mit einem Klick auf Tags bearbeiten () direkt an der Nachricht löschst du bestehende Tags oder fügst neue Tags hinzu. Ein Klick auf Tags speichern () speichert die Änderung an den Tags.

5. Nachricht löschen

Mit einem Klick auf an der geöffneten Nachricht löschst du den gesamten Nachrichtenverlauf.
Wichtig: Beim Löschen werden die Hauptnachricht und alle zugehörigen Nachrichten gelöscht.

Bevor der Nachrichtenverlauf endgültig gelöscht wird, wird ein Fenster angezeigt, in dem du das Löschen der Nachricht noch einmal bestätigen musst.