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Kontakte verwalten

Auf dieser Handbuchseite sind alle Einstellungen, die im Menü CRM » Kontakte zur Verfügung stehen, sowie die Einstellungen, die du im Menü System » Systemeinstellungen » CRM vornehmen musst, beschrieben.

Im Menü System » Systemeinstellungen » CRM nimmst du vorbereitende Einstellungen wie das Erstellen von Kundenklassen und Typen vor. Im Menü CRM » Kontakte erstellst und bearbeitest du die Datensätze deiner Kontakte und verwaltest dort alle Informationen wie z.B. Adressen, Aufträge, Scheduler-Aufträge, Tickets, Nachrichten, Umsätze, Bankdaten und Dokumente deiner Kontakte.

1. Vorbereitende Einstellungen vornehmen

Im Menü System » Systemeinstellungen » CRM nimmst du vorbereitende Einstellungen wie das Erstellen von Kundenklassen und Typen vor. Außerdem richtest du in diesem Menü Rabatte für deine Kontakte ein.

1.1. Adress-Layout für Lieferscheine einrichten

Im Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Adress-Layout kannst du individuell Adress-Layouts für deine Lieferländer für das Auftragsdokument Lieferschein einrichten. Die Adress-Layouts für die Lieferländer Deutschland, Frankreich und das Vereinigtes Königreich sind bereits standardmäßig in deinem plentymarkets System enthalten. Du kannst diese 3 Adress-Layouts bearbeiten, wenn du über die Rechte verfügst.

Sichtbarkeit des Adress-Layouts für Backend-Benutzer einstellen

Damit für Benutzer mit dem Zugang Backend das Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Adress-Layout sichtbar ist, müssen die REST-Berechtigungen im Benutzerkonto freigeschaltet werden.

Sichtbarkeit des Adress-Layouts für Backend-Benutzer einstellen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
    → Die Übersicht wird geöffnet.

  2. Optional: Gib in den Filtereinstellungen links eine ID oder einen Namen ein, um die Suche einzuschränken.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die gefundenen Konten werden angezeigt.
    Tipp: Ausgegraute Konten haben Admin-Rechte.

  4. Klicke auf das Konto, für das du die Sichtbarkeit des Menüs und die Berechtigungen aktivieren möchtest.
    → Die Ansicht Rechte wird geöffnet.

  5. Klappe im Bereich Berechtigungen die Option CRM > Adress-Layout auf.

  6. Aktiviere die Option Adress-Layout anzeigen.
    Tipp: Aktiviere ggf. weitere Rechte für das Konto.

  7. Speichere () die Einstellungen.
    → Das Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Adress-Layout ist für den Backend-Benutzer sichtbar.

REST-Berechtigungen zum Erstellen, Löschen und Aktualisieren von Adress-Layouts

Damit Personen mit dem Zugang Backend das Adress-Layout im Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Adress-Layout auch erstellen, aktualisieren und löschen können, musst du diese Berechtigungen im Benutzerkonto analog aktivieren.

Adress-Layout für Lieferscheine einrichten:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Adress-Layout.

  2. Klicke auf Neu.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Adress-Layout einrichten
Einstellung Erläuterung

Grundeinstellungen

Layout-Name

Name eingeben.

Als Standard-Adress-Layout verwenden

Umschaltfläche aktivieren, wenn dieses Layout als Standard-Layout verwendet werden soll. In der Übersicht auf der linken Seite ist das Standard-Adress-Layout mit einem Sternchen gekennzeichnet.

Feldliste

Wenn gewünscht, englische und deutsche Bezeichnungen für die Feldnamen eingeben, damit diese Bezeichnungen dann beim Gestalten des Adress-Layouts angezeigt werden.

Speichern

Einstellungen speichern. Die Liste der Feldnamen schließt sich und die Bereiche Länder, Layout und Felder werden angezeigt.

Länder

Ein Land oder mehrere Länder aus der Liste wählen, für die das Adress-Layout gelten soll.

Layout /
Felder

Aus dem Bereich Felder die Adressfelder in den Bereich Layout ziehen und das Adress-Layout individuell für jedes Land gestalten.
Tipp: Es ist möglich, weitere Reihen (maximale Anzahl der Reihen: 6) hinzuzufügen, einzelne Felder zu entfernen und komplette Reihen zu entfernen. Auch leere Reihen sind erlaubt. Eine Beschränkung der Felderanzahl pro Reihe ist nicht vorhanden.

Damit die Lieferscheine für die Lieferländer automatisch in den erstellten Adress-Layouts ausgegeben werden, musst du eine Einstellung im Lieferschein vornehmen. Dein plentymarkets System prüft dann automatisch das Lieferland aus dem Auftrag und gibt den Lieferschein in den im Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Adress-Layout aufgelisteten Layout aus. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Lieferschein.

  2. Aktiviere im Bereich Grundeinstellungen: Lieferschein die Option Neues Adresslayout.
    → Die Option darüber Aufbau der Rechnungs-/ Lieferanschrift wird ausgeblendet und die Lieferscheine werden in den Adresslayouts im Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Adress-Layout ausgegeben.

  3. Speichere () die Einstellungen.

Wie du Lieferscheine einrichtest und erstellst, ist auf der Handbuchseite Lieferscheine erzeugen beschrieben.

Aktuell ist diese Einstellung vorerst nur für Lieferscheine verfügbar. Fü weitere Dokumente wird diese Einstellung folgen.

1.2. Kundenklasse erstellen

Mit Kundenklassen unterteilst du deinen Kundenstamm nach unterschiedlichen Kriterien. So kannst du eine Kundenklasse festlegen, die an Endkunden (B2C) angepasst ist und mit deren Einstellungen die Artikel mit Bruttopreisen im Webshop angezeigt werden. Für Händler (B2B) erstellst du eine weitere Kundenklasse, mit deren Einstellungen die Artikel mit Nettopreisen im Webshop angezeigt werden. Weitere Optionen, die festgelegt werden können, sind z.B. Rabatte auf den Nettowarenwert, Rabatte auf die Zahlungsart oder Rabattstaffeln, die nur für eine bestimmte Kundenklasse gelten.

Erstelle Kundenklassen im Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Kundenklassen. Die dort erstellten Kundenklassen stehen dann in den Kontaktdatensätzen im Menü CRM » Kontakte als Auswahl zur Verfügung.

Tipp: Typen und Klassen erstellen

Für die Einteilung deines Kundenstamms in Typen und Klassen ist es empfehlenswert, ein Konzept zu entwickeln, bevor du größere Mengen an Kontaktdaten erstellst. Dadurch vermeidest du späteren Änderungsaufwand, z.B. wenn Typen bei fehlender Einstellung automatisch zugewiesen werden. Überlege dir, welche Typen und Klassen du benötigst, erstelle die Typen und Klassen und weise sie deinen Kontakten zu.

Du kannst beliebig viele Kundenklassen erstellen und individuell einrichten. Kundenklassen erhalten automatisch eine ID, die in der Übersicht vor dem Namen der Kundenklasse angezeigt wird. Die ID bestimmt jedoch keine Reihenfolge, diese wird durch die Option Position festgelegt.

Wird eine neue Kundenklasse erstellt, steht die Kundenklasse in der Detailansicht des Kontakts im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen als Auswahl zur Verfügung.

Kundenklasse erstellen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Kundenklassen.

  2. Wechsele in das Tab Neue Kundenklasse.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 2. Kundenklasse erstellen
Einstellung Erläuterung

Mindestbestellmenge

Mindestbestellmenge eingeben, wenn pro Artikel eine bestimmte Anzahl bestellt werden muss oder um eine Mindestbestellmenge für die Mengenrabatte zu gewährleisten.

Bezeichnung

Name für die neue Kundenklasse eingeben, z.B. Großhändler oder Premiumkunde.

Position

Wenn keine Zahl eingegeben wird, wird eine Position automatisch anschließend an die höchste vorhandene Position vergeben. In erster Linie dient die Position der Sortierung der Kundenklassen im Menü. Dies ist z.B. in Kombination mit der Gestaltung der Sichtbarkeit der Artikelpreise im Webshop wichtig. Dies wird unter Anzeige der Preise im Webshop eingestellt.

Zahlungsziel

Zahlungsziel in Tagen eingeben, das für diese Kundenklasse gelten soll. Ein im Kontaktdatensatz gespeichertes Zahlungsziel hat Priorität vor diesem Zahlungsziel. Ein Zahlungsziel kann weiterhin optional in Auftragsdokumenten wie z.B. Rechnungen hinterlegt werden. Dieses Zahlungsziel wird dann in der Rechnung ausgegeben, wenn für einen Kunden und die Kundenklasse kein Zahlungsziel hinterlegt wurden. Dazu die ausklappbare Box Beispiel: Gestaltung von Zahlungsbedingungen unterhalb von Tabelle 4 im Kapitel Kontakt erstellen beachten.

Kunden-ID

Kunden-ID des Kunden eingeben, an den Sammelrechnungen bei Sammelaufträgen geschickt werden sollen. Die Sammelaufträge werden kundenklassenspezifisch angelegt und die Rechnung wird an den Kunden gesendet.

Rabattart

Rabattart wählen. Je nach Rabattart werden mehr oder weniger Optionen eingeblendet. Wenn du keinen Rabatt vergeben möchtest, wähle die Option Kein Rabatt. Weitere Informationen sowie Erläuterungen zu den Rabattarten in plentymarkets findest du im Kapitel Rabattsystem nutzen.

Mengenrabatt

Wählen, ob der im Menü System » Systemeinstellungen » Artikel » Verkaufspreise eingegebene Wert unter Ab Menge berücksichtigt werden soll oder nicht.

Erlaubte Zahlungsarten

Wählen, welche der im Webshop verfügbaren Zahlungsarten für die Kundenklasse erlaubt sein sollen.
In der Grundeinstellung sind alle verfügbaren Zahlungsarten erlaubt. Werden neue Zahlungsarten integriert, müssen diese Zahlungsarten hier erlaubt werden, da neue Zahlungsarten nicht automatisch mit in die Erlaubnisliste aufgenommen werden.
Wichtig: Dabei die Einstellungen hinsichtlich der gesperrten Zahlungsarten in den Versandprofilen beachten, die für die Kundenklasse verwendet wird, bzw. diese Einstellung prüfen, damit es an dieser Stelle nicht zu ungewollten Überschneidungen kommt. Die Zahlungsart, die für eine Kundenklasse erlaubt sein soll, darf in den Versandprofilen nicht gesperrt sein und auch die Kundenklasse darf dort nicht gesperrt sein.

Zahlungshinweis

Ein hier eingegebener Zahlungshinweis wird auf Einzelrechnungen angezeigt. Das können z.B. besondere Angaben zur Zahlung für eine bestimmte Kundenklasse sein.

Anzeige der Preise im Webshop

Wählen, ob die Preise im Webshop Brutto oder Netto angezeigt werden sollen.
Wichtig: Diese Option legt nur die Anzeige der Preise fest, nicht die Berechnung der Preise für die Kundenklasse. Einstellung besonders für die Kundenklasse der Position 1 beachten, da diese Kunden automatisch zugewiesen wird, wenn keine Kundenklasse im Kontaktdatensatz gewählt wurde.

Du kannst Verkaufspreise mit Kundenklassen verknüpfen. Wähle dazu im Menü System » Systemeinstellungen » Artikel » Verkaufspreise unter der Einstellung Klasse eine von dir erstellte Kundenklasse. Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Artikel verwalten im Kapitel Verkaufspreise verwalten.

1.3. Typ erstellen

Typen dienen der Einordnung und Unterscheidung von Kontakten. Einige Typen sind bereits standardmäßig in deinem plentymarkets System angelegt und können nicht gelöscht werden. Diese Typen sind Kunde, Handelsvertreter, Lieferant, Partner, Hersteller und Interessent. Die erstellten Typen stehen im Menü CRM » Kontakte im Bereich Filter in der Dropdown-Liste Typ zur Verfügung.

Beim Erstellen eines neuen Kontakdatensatzes ist automatisch der Typ Kunde als Standard eingestellt. Kunden des Typs Lieferant stehen als Lieferanten zur Verfügung, z.B. im Tab Lieferant einer Variante.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eigene Typen zu erstellen.

Typ erstellen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Typen.

  2. Klicke auf Typ hinzufügen.

  3. Gib einen Namen ein.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Typ löschen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um erstellte Typen, die du nicht mehr benötigst, zu löschen. Beachte, dass die standardmäßig vorhandenen Typen nicht gelöscht werden können.

Typ löschen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Typen.

  2. Klicke in der Zeile des selbst erstellten Typs auf Löschen ().

  3. Bestätige die Sicherheitsabfrage.

1.4. Rabattsystem nutzen

In plentymarkets hast du mehrere Möglichkeiten der Rabattierung. Du kannst deinen Kontakten einen Kundenklassenrabatt, einen Rabatt auf die Zahlungsart sowie eine Rabattstaffel auf den Nettowarenwert einer Bestellung gewähren. Außerdem kannst du Verkaufspreise als Rabatte speichern und manuelle Rabatte eingeben. Nimm die Einstellungen für die Rabattarten im Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Kundenklassen vor. Wie du die Rabatte gewährst, ist in den folgenden Unterkapiteln beschrieben.

1.4.1. Kundenklassenrabatt einrichten

In einer Kundenklasse legst du Rabatte fest, die dann nur für die Kundenklasse wirksam werden. Darüber hinaus bestehen hier weitere Einstellungsmöglichkeiten, z.B. das Aktivieren von Mengenrabatten der Verkaufspreise. Beachte dabei, dass sich je nach Einstellung Rabatte addieren können.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Rabatt für Kundenklassen einzugeben.

Kundenklassenrabatt einrichten:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Kundenklassen.

  2. Klappe die Kundenklasse, für die der Rabatt gelten soll, auf.

  3. Aktiviere unter Rabattart die Option Kundenklassenrabatt.
    → Eine weitere Einstellung wird geöffnet.

  4. Gib unter Rabatt in % den Prozentwert für den Rabattabzug ein.

  5. Wähle, ob der Mengenrabatt berücksichtigt werden soll.

  6. Wähle, welche der im Webshop verfügbaren Zahlungsarten für die Kundenklasse erlaubt sein sollen.

  7. Gib einen Zahlungshinweis ein.
    → Dieser Zahlungshinweis wird auf Einzelrechnungen angezeigt.

  8. Wähle, ob die Preise im Webshop brutto (inkl. MwSt.) oder netto (ohne MwSt.) angezeigt werden sollen.

  9. Speichere () die Einstellungen.

Informationen, wie du Kundenklassen erstellst, findest du im Kapitel Kundenklasse erstellen.

1.4.2. Rabattstaffel auf Nettowarenwert einrichten

Möchtest du deine Kontakte mit Rabatten belohnen, wenn diese häufig und umsatzsteigernd in deinem Webshop einkaufen, kannst du hier Rabattwerte auf den Nettowarenwert des Auftrages festlegen.

Rabattstaffel auf Nettowarenwert einrichten:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Kundenklassen.

  2. Klappe die Kundenklasse, für die die Rabattstaffel gelten soll, auf.

  3. Aktiviere unter Rabattart die Option Rabattstaffel auf Nettowarenwert.
    → Eine Tabelle mit weiteren Einstellungen wird geöffnet.

  4. Gib unter ab Nettowarenwert die Betragsangaben aufsteigend ein.

  5. Gib unter Rabatt in % die Prozentwerte für den Rabattabzug aufsteigend ein.
    → Wenn du z.B. im Feld ab Nettowarenwert 50 eingibst und im Feld Rabatt in % 2 eingibst, werden ab 50 Euro 2% Rabatt gewährt.

  6. Wähle, ob der Mengenrabatt berücksichtigt werden soll.

  7. Wähle, welche der im Webshop verfügbaren Zahlungsarten für die Kundenklasse erlaubt sein sollen.

  8. Gib einen Zahlungshinweis ein.
    → Dieser Zahlungshinweis wird auf Einzelrechnungen angezeigt.

  9. Wähle, ob die Preise im Webshop brutto (inkl. MwSt.) oder netto (ohne MwSt.) angezeigt werden sollen.

  10. Speichere () die Einstellungen.

Informationen, wie du Kundenklassen erstellst, findest du im Kapitel Kundenklasse erstellen.

Ansicht des Kontakts beim Einkauf

Der Rabatt wird berechnet und angezeigt, wenn der Kontakt seinen Einkauf beendet und zur Kasse geht. Im Warenkorb wird zunächst nur der gesamte Rabattbetrag ausgewiesen. Wenn der Kontakt die Bestellung abschließt, wird zusätzlich zum Gesamtrabatt der Rabatt auf die einzelnen Artikelpositionen berechnet und angezeigt.

1.4.3. Rabatt auf Zahlungsart einrichten

Die Rabattart Rabatt auf Zahlungsart ist eine Art Skontoumsetzung in plentymarkets. Du gewährst deinen Kontakten damit einen Rabatt auf die Verwendung einer oder mehrerer Zahlungsarten.

Rabatt auf Zahlungsart direkt hinterlegen

Alternativ zu der Einstellung, die du in diesem Menü vornimmst, ist es möglich, direkt bei einer Zahlungsart einen globalen Rabatt für diese Zahlungsart zu hinterlegen. Ein Beispiel ist ein prozentualer Rabatt bei der Zahlungsart Vorkasse. Beachte dazu die Handbuchseite Zahlungsarten verwalten. Die Einstellung direkt bei der Zahlungsart erlaubt jedoch keine differenzierten Einstellungen wie bei der Option Rabatt auf Zahlungsart im Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Kundenklassen.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Rabatt auf eine oder mehrere Zahlungsarten einzurichten.

Rabatt auf Zahlungsart einrichten:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Kundenklassen.

  2. Klappe die Kundenklasse, für die der Rabatt gelten soll, auf.

  3. Gib ein Zahlungsziel in Tagen ein, das du dieser Kundenklasse einräumen möchtest.

  4. Aktiviere unter Rabattart die Option Rabatt auf Zahlungsart.
    → Eine Tabelle mit weiteren Einstellungen wird geöffnet.

  5. Wähle eine oder mehrere Zahlungsarten, für die der Rabatt gelten soll.

  6. Gib unter Rabatt in % den Prozentwert für den Rabattabzug ein.

  7. Wähle, ob der Mengenrabatt berücksichtigt werden soll.

  8. Wähle, welche der im Webshop verfügbaren Zahlungsarten für die Kundenklasse erlaubt sein sollen.

  9. Gib einen Zahlungshinweis ein.
    → Dieser Zahlungshinweis wird auf Einzelrechnungen angezeigt.

  10. Wähle, ob die Preise im Webshop brutto (inkl. MwSt.) oder netto (ohne MwSt.) angezeigt werden sollen.

  11. Speichere () die Einstellungen.

Informationen, wie du Kundenklassen erstellst, findest du im Kapitel Kundenklasse erstellen.

1.4.4. Verkaufspreis als Rabatt speichern

Ein mengenbezogener Rabatt wird im Menü System » Systemeinstellungen » Artikel » Verkaufspreise als eigener Preis angelegt. Dort legst du mit der Option Ab Menge im Bereich Einstellungen für den Verkaufspreis fest, ab welcher Artikelmenge der rabattierte Preis gelten soll. Eine Staffelung realisierst du durch das Erstellen entsprechender Verkaufspreise mit den gewünschten Mindestmengen.
Der rabattierte Verkaufspreis wird aktiviert, wenn du in der Kundenklasse die Option Mengenrabatt auf Berücksichtigen setzt. Ein Kontakt erhält den Rabatt, wenn der Kontakt erstens zu der betreffenden Kundenklasse gehört und zweitens mindestens die beim Verkaufspreis gespeicherte Menge bestellt.

Verkaufspreis als Rabatt speichern:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Artikel » Verkaufspreise.

  2. Öffne den Verkaufspreis.

  3. Gib im Tab Einstellungen im Feld Ab Menge eine Ziffer ein, ab welcher Artikelmenge der rabattierte Preis gelten soll.

  4. Aktiviere im Bereich Klasse die Kundenklassen, für die der Verkaufspreis gelten soll.

  5. Speichere () die Einstellungen.

Weitere Informationen zu Verkaufspreisen findest du im Themenbereich Artikel im Kapitel Verkaufspreise verwalten.

1.4.5. Manuellen Rabatt eingeben

Zusätzlich zur Vergabe von automatischen Rabatten hastd du die Möglichkeit, einzelnen oder allen Artikelpositionen eines Auftrags manuell einen Rabatt zuzuweisen. Du kannst manuelle Rabatte in 2 verschiedenen Ansichten eingeben: in der Listenansicht der Auftragssuche und im Bearbeitungsfenster eines Auftrags.

Rabatt für einzelnen Artikel in der Auftragssuche eingeben

Wenn du schnell einzelnen Artikelpositionen eines Auftrags einen Rabatt zuweisen oder den Rabattwert ändern möchtest, kannst du dies direkt in der Auftragssuche tun. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Rabatt für einzelne Artikel in der Auftragssuche einzugeben oder zu ändern.

Rabatt für einzelnen Artikel in der Auftragssuche eingeben:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    → Die Auftragssuche wird angezeigt.

  2. Klicke rechts in der Ansicht eines Auftrags auf Rabatt (Standard: 0%).
    → Ein Fenster zur Eingabe des Prozentsatzes wird geöffnet.

  3. Gib den als Rabatt gewünschten Prozentsatz ein.

  4. Speichere () die Einstellungen.
    → Der Rabattwert wird angezeigt und der Rabatt wird von der Artikelposition abgezogen.

Rabatt für einzelnen Artikel im Auftrag eingeben

In der Auftragsübersicht werden ganz unten die Artikelpositionen angezeigt. Auch hier hast du die Möglichkeit, einzelnen Artikelpositionen einen Rabattwert zuzuweisen oder den Rabattwert zu ändern. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Rabatt für einen Artikel im Auftrag einzugeben oder zu ändern.

Rabatt für einzelnen Artikel im Auftrag eingeben:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffne den Auftrag, auf den ein Rabatt gewährt werden soll, mit einem Klick auf die Auftragsnummer.

  3. Öffne im Tab Übersicht des Auftrags im unteren Bereich das Tab Bearbeiten.

  4. Wähle aus der Dropdown-Liste Rabatt den Rabattsatz.

  5. Speichere () die Einstellungen.

Rabatt für alle Artikel eines Auftrags eingeben

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Rabatt für alle Artikelpositionen eines Auftrags einzugeben bzw. zu ändern.

Rabatt für alle Artikel eines Auftrags eingeben:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffne den Auftrag, auf den ein Rabatt gewährt werden soll, mit einem Klick auf die Auftragsnummer.

  3. Öffne im Tab Übersicht des Auftrags im unteren Bereich das Tab Bearbeiten.

  4. Klicke unterhalb der Liste der Artikelpositionen auf den Link Rabatt für alle Artikel vergeben.

  5. Wähle aus der angezeigten Dropdown-Liste den Rabattsatz.

  6. Klicke rechts neben der Dropdown-Liste auf Speichern.

  7. Speichere () die Einstellungen.

2. Sichtbarkeit des Kontakt-Menüs für Backend-Benutzer einstellen

Damit für Benutzer mit dem Zugang Backend das Menü CRM » Kontakte sichtbar ist, muss die Menü-Sichtbarkeit sowie weitere REST-Berechtigungen im Benutzerkonto freigeschaltet werden.

Berechtigungen vergeben

Im Folgenden werden die Berechtigungen, die mindestens aktiviert werden müssen, damit das Menü sichtbar ist, beschrieben. Aktiviere weitere Berechtigungen analog.

Wenn der Benutzer z.B. Firmendatensätze erstellen soll, aktiviere im Bereich CRM > Firma die Option Firma erstellen.

Sichtbarkeit des Kontakt-Menüs für Backend-Benutzer einstellen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
    → Die Übersicht wird geöffnet.

  2. Optional: Gib in den Filtereinstellungen links eine ID oder einen Namen ein, um die Suche einzuschränken.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die gefundenen Konten werden angezeigt.
    Tipp: Ausgegraute Konten haben Admin-Rechte.

  4. Klicke auf das Konto, für das du die Sichtbarkeit des Menüs und die Berechtigungen aktivieren möchtest.
    → Die Ansicht Rechte wird geöffnet.

  5. Aktiviere in den Bereichen Menü-Sichtbarkeiten und Berechtigungen die in Tabelle 3 gelisteten Berechtigungen.

Tabelle 3. Sichtbarkeiten für das Kontakt-Menü einstellen
Bereich Berechtigung

Menü-Sichtbarkeiten

CRM

Kontakte
Hinweis: Der Bereich Schnellsuche wird automatisch aktiviert. Ebenso wird im Bereich Berechtigungen die Option CRM > Kontakt > Kontakt anzeigen aktiviert.

Berechtigungen

CRM

Adresse > Adresse anzeigen

CRM

Adresse > Adresstyp > Adresstyp anzeigen

CRM

Eigenschaft > Eigenschaft bearbeiten

Tag

Tag anzeigen

Tag

Tag-Verknüpfung > Tag-Verknüpfung anzeigen

3. Kontakte und Firmen verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du z.B. neue Kontakte und Firmen erstellst, Kontakte mit einer Firma verknüpfst, nach vorhandenen Kontakten mit Filtereinstellungen suchst sowie vorhandene Kontakte bearbeitest und löschst.

Hinweise zu Detailansicht, Kontextmenü, Kartenansicht und Tabellenansicht

Klickt man in der Übersicht im Menü CRM » Kontakte auf einen Kontakt, um den Kontakt anzuzeigen oder zu bearbeiten, öffnet sich die Detailansicht des Kontakts. Über das Kontextmenü im linken Bereich des Kontakts können Ansichten wie Adressen oder Neue Adresse aufgerufen werden.

Alternativ kannst du in der Kontaktübersicht die Menüs Neuer Sammelauftrag, Neuer Auftrag, Aufträge, Neues Ticket und Messenger sowie die Funktion Kontakt löschen bequem mit einem Rechtsklick aufrufen.

Klickt man in der Detailansicht des Kontakts z.B. auf Adressen werden alle zu dem Kontakt gespeicherten Adressen initial als Karten angezeigt. Mit einem Klick auf Zur Tabellenansicht wechseln werden die Adressen in Tabellenform angezeigt. Aus dieser Ansicht wechselt man zurück mit einem Klick auf Zur Kartenansicht wechseln. Dein plentymarkets System merkt sich, welche der beiden Ansichten du gewählt hast und zeigt beim nächsten Öffnen des Kontextmenüs Adressen die zuletzt gewählte Ansicht an.

Wenn mehr als eine Ansicht des Kontakts geöffnet ist, wird in der Ansicht oben ein Pfeil angezeigt, über den du zwischen den geöffneten Kontakten einfach und schnell hin- und herwechseln kann. Mit einem Klick auf das Kreuz wird der Kontakt geschlossen und aus der Liste entfernt.

Über die Ansicht Übersicht gelangst du zurück in die Übersicht der gefundenen Kontakte. Aus dieser Ansicht heraus kannst du beliebig viele weitere Kontakte aufrufen. Wenn mehr als ein Kontakt geöffnet ist, wird in der Ansicht des gerade geöffneten Kontakts ein Pfeil angezeigt, über den du die Kontakte, die bereits einmal geöffnet waren, einfach und schnell aufrufen kannst. Mit einem Klick auf das Kreuz wird der Kontakt geschlossen und aus der Liste entfernt.

3.1. Kontakt erstellen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen neuen Kontakt zu erstellen. Verknüpfe den Kontakt mit einer bestehenden Firma oder erstelle eine neue Firma. Füge Kontaktoptionen wie z.B. E-Mail-Adressen und Telefonnummern hinzu. Erstelle einen neuen Kontakt z.B. während einer telefonischen oder schriftlichen Bestellung oder speichere die Daten eines Interessenten. Beim Erstellen eines Kontakts wird vom System automatisch eine ID vergeben. Diese ID kann nicht geändert werden.

Weitere Informationen zum Verknüpfen des Kontakts mit einer Firma und zum Erstellen einer neuen Firma findest du in den Kapiteln Kontakt mit Firma verknüpfen und Firma erstellen.

Kontakt erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Klicke auf Neuen Kontakt erstellen.

  3. Nimm die Einstellungen im Bereich Neuer Kontakt vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4.

  4. Weise im Bereich Zugeordnete Tags dem Kontakt einen oder mehrere Tags zu. Beachte dazu die Erläuterungen im Kapitel Tags erstellen.

  5. Erstelle im Bereich Firma eine neue Firma oder weise dem Kontakt eine bestehende Firma zu. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4.
    → Weitere Informationen findest du in den Kapiteln Firma erstellen und Kontakt mit Firma verknüpfen.

  6. Wähle im Bereich Kontaktoptionen den Typ und Subtyp aus den Dropdown-Listen und gib den Wert ein. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4.
    → Mit einem Klick auf Kontaktoption hinzufügen fügst du weitere Kontaktoptionen hinzu.

  7. Füge die Adresse des Kontakts hinzu.
    Hinweis: Wenn du die Adresse zu einem späteren Zeitpunkt erstellen möchtest, deaktiviere die Umschaltfläche Adresse erstellen?.

  8. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4 im Bereich Adresse.

  9. Speichere () die Einstellungen.
    → Der Kontakt wird erstellt.

Kontaktoption: Subtyp Privat bei Typen E-Mail und Telefon

Achte darauf, dass du beim Erstellen der Kontaktoptionen für die Typen E-Mail und Telefon den Subtyp Privat wählst, damit diese Daten automatisch in den Auftrag übernommen werden.

Tabelle 4. Kontakt erstellen
Einstellung Erläuterung

Neuer Kontakt

Anrede

Anrede aus der Dropdown-Liste wählen. Die Auswahl ist optional.
Frau = Weibliche Anrede
Herr = Männliche Anrede
Divers = Anrede für die Geschlechtsoption "Divers"

Titel

Ggf. Titel des Kontakts eingeben.

Vorname, Nachname

Vorname und Nachname des Kontakts eingeben. Das sind Pflichtfelder, wenn keine Firma gewählt wird.

Mandant

Mandant aus der Dropdown-Liste wählen, um den Kontakt diesem Mandanten zuzuordnen.
Nur Mandanten, für die im Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Einstellungen der Name gespeichert wurde, werden angezeigt.

Sprache

Sprache für den Kontakt wählen. Wenn du im Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen eine Vorlage in der hier gewählten Sprache erstellt hast, werden E-Mail-Vorlagen in dieser Sprache versendet.

Typ

Typ wählen. Standardmäßig stehen die Typen Kunde, Handelsvertreter, Lieferant, Partner, Hersteller und Interessent zur Auswahl. Eigene Typen erstellst du im Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Typen.
Hinweis: Je nachdem, welche Einstellung gewählt ist, sind unterschiedliche Felder im Bereich Firma sichtbar. Die Erläuterungen dazu findest du in dieser Tabelle im Bereich Firma.

Klasse

Klasse wählen. Dies ist ein Pflichtfeld. Klassen dienen zur internen Unterscheidung und z.B. ob und welcher Rabatt dieser Klasse gewährt werden soll. Klassen werden im Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Kundenklassen erstellt. Soll zum Beispiel zwischen Endkunden und Händlern bei der Preisanzeige im Webshop unterschieden werden, kann dies über die Option Anzeige der Preise im Webshop in den Einstellungen der Kundenklasse vorgenommen werden. Eine gängige Einstellung wäre z.B., dass bei Endkunden (B2C) die Bruttopreise und bei Händlern (B2B) die Nettopreise im Webshop angezeigt werden.

Bewertung

Kontakt für interne Zwecke bewerten. 5 rote Sterne stehen für die schlechteste und 5 gelbe Sterne für die beste Bewertung.

Kundennummer

Ggf. Kundennummer für den Kontakt eingeben. Kundennummern können für eine eigene interne Zuordnung genutzt werden und werden nicht automatisch vergeben. Du entscheidest, ob und in welcher Form du interne Kundennummern verwenden möchtest.

Eigner

Eigner für den Kontakt wählen. Wenn kein Eigner gewählt werden soll, die leere Option wählen. In der Dropdown-Liste werden ausschließlich Eigner angezeigt, für die im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Benutzer » Konten » Benutzer öffnen » Tab: Eigner die Option Kunde aktiviert wurde.

Debitorenkonto

Weitere separate Kundennummer eingeben. Diese Nummer entspricht in der Regel der Kundennummer bzw. Debitorennummer in deiner Finanzbuchhaltung und ist zur weiteren Bearbeitung deiner Belege hilfreich. Dieses Feld kann ggf. auch automatisch befüllt werden.
Weitere Informationen zum Debitorenkonto findest du auf der Handbuchseite Buchhaltung.

Handelsvertreter

Hier kann dem Kontakt ein Handelsvertreter zugeordnet werden. Die ersten 3 Buchstaben des Namens oder die ID eingeben, um die Vorschlagsliste aufzurufen. Mit einem Klick auf die ID bzw. den Namen ist der Handelsvertreter dem Kontakt zugeordnet.

Rechnung erlauben /
Lastschrift erlauben

Zahlungsart für den Kontakt erlauben, auch wenn diese Zahlungsart ansonsten global nicht verwendet wird.
Nicht erlauben = Der Kontakt kann nicht mit dieser Zahlungsart zahlen.
Erlauben = Der Kontakt kann mit dieser Zahlungsart zahlen, selbst wenn diese Zahlungsart nicht global angeboten wird.
Beispiel: Ein Kontakt, der bereits mehrfach bei Ihnen bestellt hat, soll auf Rechnung einkaufen können.
Notwendige Einstellungen:
Einstellung 1: Die Zahlungsart im Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Zahlung » Zahlungsarten aktivieren. Mit dieser Einstellung wir die Zahlungsart zur Auswahl in einem Auftrag verfügbar.
Wichtig: Keine Lieferländer wählen, da die Zahlungsart ansonsten global im Webshop verfügbar ist und dies in diesem Fall nicht gewünscht ist.
Einstellung 2: Die Zahlungsart Rechnung bzw. Lastschrift muss in mindestens einem Versandprofil verfügbar sein, d.h. sie darf nicht gesperrt sein.
Einstellung 3: Das Versandprofil bei den Artikeln aktivieren.
Die hier genannten notwendigen Einstellungen prüfen und dann die Zahlungsart aktivieren, um dem Kontakt die Nutzung dieser Zahlungsart zu erlauben.

Geburtsdatum

Geburtsdatum des Kontakts nach dem Muster dd.mm.yyyy eingeben oder aus dem Kalender wählen.

Newsletter

Zeigt an, ob der Kontakt den Newsletter erhält. Es ist nicht möglich, die Option manuell zu aktivieren. Um den Newsletter-Bezug für den Kontakt zu deaktivieren, auf Newsletter löschen klicken.

Kontakt gesperrt

Wählen, ob der Kontakt für den eingestellten Mandanten gesperrt sein soll oder nicht.
Wenn die Option aktiviert ist, ist der Kontakt gesperrt und kann sich nicht mehr im Webshop einloggen. Wenn die Option deaktiviert ist, kann sich der Kontakt im Webshop einloggen.

Zugeordnete Tags

In das Feld klicken, um alle für den Bereich Kontakte verfügbaren Tags, die du zuvor im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Tags erstellt hast, anzuzeigen.
Oder: In das Feld klicken und die ersten 3 Buchstaben des Tag-Namens eingeben. Weitere Informationen zu Tags findest du im Kapitel Tags erstellen.

Firma

Name

Name der bereits erstellten Firma in das Vorschlagsfeld eingeben, um diese Firma dem Kontakt zuzuordnen. Oder in das Feld klicken und die ersten 3 Buchstaben des Firmennamens eingeben.
Wichtig: Das ist ein Pflichtfeld, wenn Vorname und Nachname nicht eingegeben wurden.
Sobald eine bereits bestehende Firma aus der Vorschlagsliste gewählt wird, werden die zur Firma gehörenden Datenfelder direkt darunter angezeigt. Diese Datenfelder werden im Folgenden beschrieben.
Wie du eine neue Firma erstellst, ist im Kapitel Firma erstellen beschrieben. Wie du eine bestehende Firma bearbeitest, ist im Kapitel Firma bearbeiten beschrieben.

USt-IdNr.

Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kontakts eingeben. Wenn beim Versand von Waren an einen gewerblichen Käufer in ein anderes EU-Land (innergemeinschaftliche Lieferung) der Auftrag netto berechnet werden soll, muss die USt-IdNr. gespeichert sein.
Nachdem die USt-IdNr. hier eingegeben wurde, muss im Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Buchhaltung für die Option Umsatzsteuer-ID die Einstellung Nettorechnung gewählt werden. Mit dieser Einstellung werden Rechnungen für Kontakte, bei denen eine USt-IdNr. in den Daten eingegeben ist, ohne Umsatzsteuer ausgestellt.
Wichtig: Die Nettoeinstellung greift nicht, wenn für das Lieferland des Kontakts Steuersätze gespeichert sind.

Valuta

Zeitraum (ab Rechnungserstellung) eingeben, wenn eine zusätzliche Frist vor dem Zeitraum Zahlungsziel gewünscht ist. Dazu die ausklappbare Box Beispiel: Gestaltung von Zahlungsbedingungen unterhalb dieser Tabelle beachten.
Wichtig: Valuta kann nur Firmenkontakten, nicht aber Privatpersonen gewährt werden. Es ist jedoch möglich, einen Wert für Valuta in der Rechnung im Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Rechnung zu speichern.

Zahlungsziel

Zahlungsziel für den Kontakt in Tagen eingeben. Dieses Zahlungsziel hat Priorität vor dem Zahlungsziel, das in der Kundenklasse festgelegt ist. Ein Zahlungsziel kann weiterhin optional im Dokument Rechnung gespeichert werden. Das Zahlungsziel wird dann in der Rechnung ausgegeben, wenn für einen Kontakt und die Kundenklasse kein Zahlungsziel gespeichert wurde. Dazu die ausklappbare Box Beispiel: Gestaltung von Zahlungsbedingungen unterhalb dieser Tabelle beachten.
Wichtig: Das Zahlungsziel kann nur Firmenkontakten, nicht aber Privatpersonen gewährt werden. Es ist jedoch möglich, einen Wert für das Zahlungsziel in der Rechnung im Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Rechnung zu speichern.

Skontofrist

Anzahl der Tage (ab Rechnungserstellung) eingeben, in denen der Kontakt skontiert offene Forderungen bezahlen kann. Dazu die ausklappbare Box Beispiel: Gestaltung von Zahlungsbedingungen unterhalb dieser Tabelle beachten.
Wichtig: Skonto kann nur Firmenkontakten, nicht aber Privatpersonen gewährt werden. Es ist jedoch möglich, einen Skontowert in der Rechnung im Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Rechnung zu speichern.

Skontosatz

Wert in Prozent eingeben, den der Kontakt bei Einhaltung der Skontofrist in Abzug bringen kann. Dazu die ausklappbare Box Beispiel: Gestaltung von Zahlungsbedingungen unterhalb dieser Tabelle beachten.
Wichtig: Skonto kann nur Firmenkontakten, nicht aber Privatpersonen gewährt werden. Es ist jedoch möglich, einen Skontowert in der Rechnung im Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Rechnung zu speichern.

Lieferzeit

Nur sichtbar bei Wahl des Typs Lieferant. Lieferzeit in Tagen eingeben.

MBW

Nur sichtbar bei Wahl des Typs Lieferant. MBW steht für Mindestbestellwert. Mindestbestellwert in der Systemwährung eingeben.

Eigner

Eigner aus der Dropdown-Liste wählen.

Handelsvertreter

HV PLZ-Bereich Land

Nur sichtbar bei Wahl des Typs Handelsvertreter. Land aus der Dropdown-Liste wählen, für das der PLZ-Bereich des Handelsvertreters gelten soll.
Tipp: Wenn ein Handelsvertreter in mehreren Ländern tätig ist, pro Land einen Kontaktdatensatz erstellen.

HV PLZ-Bereich

Nur sichtbar bei Wahl des Typs Handelsvertreter. PLZ-Bereich des Handelsvertreters eingeben. Mehrere Bereiche durch Kommata getrennt eingeben, z.B. 33, 34. Je mehr Ziffern pro PLZ-Bereich, desto mehr wird der Bereich eingegrenzt.

Kontaktoptionen

Typ

Typ aus der Dropdown-Liste wählen.
Alle verfügbaren Typen sind in Tabelle 5 aufgelistet.

Subtyp

Subtyp aus der Dropdown-Liste wählen.
Alle verfügbaren Subtypen sind in Tabelle 5 aufgelistet.

Wert

Wert eingeben.

Neue Adresse

Umschaltfläche deaktivieren, wenn du die Adresse zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen möchtest. Die Erläuterungen zu den Einstellungen einer neuen Adresse sind im Kapitel Adresse hinzufügen beschrieben.

Beispiel: Gestaltung von Zahlungsbedingungen mit Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz

Mit den Optionen Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz ist z.B. folgende Zahlungsbedingung möglich:

60 Tage Valuta, 30 Tage netto (Zahlungsziel), 10 Tage mit 2 % Skonto

Erläuterung: Zahlt der Kontakt innerhalb von 10 Tagen, erhält der Kontakt einen Skonto von 2%. Nach insgesamt 91 Tagen befindet sich die Zahlung im Verzug. Beim Import von Zahlungseingängen und der automatischen Zuordnung wird vorab intern automatisch geprüft, ob der von Kontakten durchgeführte Skontoabzug gültig ist. Ist der Skontozeitraum abgelaufen, erhält der Auftrag den Status Teilzahlung erhalten. Die oben aufgeführten Zahlungsbedingungen werden automatisch in den Auftrag sowie z.B. in die Rechnung übernommen und können dort auch geändert werden. Bei Rechnungsdruck werden diese Bedingungen zu einer für diesen Auftrag gültigen Zahlungskondition zusammengefasst. Hierbei werden Valutatage auf die Zahlungszieltage aufgerechnet, um ein Zahlungsziel abzubilden. Auf einer Rechnung wird trotz der Addition von Valuta und Zahlungsziel Folgendes ausgegeben:

Zahlungskonditionen: Valuta 60 Tage, innerhalb von 10 Tagen 2% Skonto, innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug. Wenn ein Wert für Valuta am Kontakt gespeichert ist, wird dieser für das Dokument verwendet, andernfalls der Wert unter Zahlungsziel bzw. der Wert aus der Kundenklasse, falls eingegeben. Als letzte Möglichkeit, wenn alles andere nicht gesetzt ist, wird die Anzahl der Tage aus der Option Zahlungsziel in den Einstellungen des Dokuments verwendet. Diese werden im Bereich Optionale Elemente unter Artikelpositionstabelle eingestellt. Wichtig: Diese Optionen finden nur Anwendung auf den Bruttogesamtwert einer Rechnung.

Verfügbare Typen und Subtypen der Kontaktoptionen

Tabelle 5 listet alle verfügbaren Typen sowie Subtypen in den Kontaktoptionen auf.

Tabelle 5. Verfügbare Typen und Subtypen der Kontaktoptionen
Typ Subtyp

Telefon

Geschäftlich
Mobil Privat
Mobil Arbeit
Privat
Wichtig: Damit die Telefonnummer automatisch in den Auftrag übernommen wird, muss für den Typ Telefon der Subtyp Privat gewählt werden.

E-Mail

Geschäftlich
Privat
PayPal
Wichtig: Damit die E-Mail-Adresse automatisch in den Auftrag übernommen wird, muss für den Typ E-Mail der Subtyp Privat gewählt werden.

Telefax

Geschäftlich
Privat

Webseite

Geschäftlich
Privat

Marktplatz

eBay
Amazon

Identifikationsnummer

Klarna
DHL

Payment

PayPal
Klarna
Standard

Benutzername

Geschäftlich
Privat
Forum

Gruppe

Forum

Zugang

Gast
Marketplace Partner

Zusatz

Ansprechpartner

Briefanrede

Geschäftlich
Privat

3.2. Tags erstellen

Du hast die Möglichkeit, Tags für deine Kontakte zu erstellen und nach diesen Tags auch in der Übersicht zu filtern. Tags sind Schlagworte, die du deinen Kontakten zuordnen kannst.

Zunächst musst du die Tags im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Tags erstellen und den Bereich Kontakte aktivieren. Wie du Tags erstellst, ist auf der Handbuchseite Tags beschrieben.

3.2.1. Tags zuordnen

Nachdem du Tags im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Tags erstellt und den Bereich Kontakte aktiviert hast, gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um den oder die Tags einem Kontakt zuzuordnen.

Tags zuordnen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Gib in der Ansicht Filter Suchbegriffe in die Suchfelder ein bzw. stelle Filteroptionen in den Dropdown-Listen ein. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 6.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  5. Gib im Bereich Zugeordnete Tags den Namen des Tags ein.

  6. Klicke auf den Namen des Tags in der Liste.

  7. Speichere () die Einstellungen.
    → Der Tag wird dem Kontakt zugeordnet und im Bereich Zugeordnete Tags angezeigt.

Tags für den Bereich Kontakte

Nur Tags, für die der Bereich Kontakte im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Tags aktiviert wurde, stehen am Kontakt als Auswahl zur Verfügung.

Du kannst den Tag auch jederzeit mit einem Klick auf das x im Tag wieder vom Kontakt entfernen.

3.2.2. Nach Tags filtern

Filtere nach Tags, um alle Kontakte, denen dieses Tag zugeordnet ist, anzuzeigen. Du hast die Möglichkeit nach einem oder mehreren Tags gleichzeitig zu filtern.

Nach Tags filtern:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Wähle in der Ansicht Filter einen oder mehrere Tags aus der Dropdown-Liste Tags.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

3.3. Kontakt suchen

In der Ansicht Filter hast du die Möglichkeit, Kontakte nach bestimmten Kriterien zu suchen. Die gefundenen Kontakte werden dann in der Ansicht Übersicht angezeigt. In der Übersicht werden aktuell die folgenden Informationen angezeigt: ID, Gast, Firma, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anzahl der Aufträge, Postleitzahl und Land. Wie du Kontaktdaten bearbeitest, ist im Kapitel Kontakt bearbeiten beschrieben.

Du hast auch die Möglichkeit, alle gespeicherten Daten eines Kontakts inklusive Nachrichten, Aufträgen, Nachrichten und Tickets über die Schnellsuche anzuzeigen. Wie du dazu vorgehst, ist im Kapitel Schnellsuche verwenden beschrieben.

E-Mails direkt aus der Übersicht heraus versenden

Sende deinem Kontakt direkt aus der Kontaktübersicht heraus eine E-Mail. Mit einem Klick auf die E-Mail-Adresse öffnet sich dein E-Mail-Programm automatisch.

Um bestimmte Kontakte zu suchen, gibst du die dir bekannten Suchbegriffe in die Filter ein oder wählst die Einstellungen der Dropdown-Listen. Es ist auch möglich, mehrere Suchbegriffe gleichzeitig in die Suchfelder einzugeben. Dies ermöglicht eine schnellere und genauere Suche.

Kontakt suchen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Gib in der Ansicht Filter Suchbegriffe in die Suchfelder ein bzw. stelle Filteroptionen in den Dropdown-Listen ein. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 6.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.
    Oder: Öffne bestimmte Bereiche des Kontextmenüs wie Neuer Auftrag oder Messenger mit einem Rechtsklick.

Tabelle 6. Filter für die Kontakte
Einstellung Erläuterung

Suchen

Ohne gewählte Filtereinstellungen auf Suchen klicken, um alle Kontakte anzuzeigen.
Oder: Die Suchergebnisse durch Filtereinstellungen eingrenzen und auf Suchen klicken.
→ Die gefundenen Kontakte werden in der Übersicht angezeigt.

Reset

Eingestellte Filterkriterien zurücksetzen.

ID

Jeder Kontakt erhält automatisch eine fortlaufende und einzigartige ID. Dies ist unabhängig davon, ob der Kontakt manuell oder automatisch erstellt wurde. 2 Kontakte haben somit nie die gleiche ID. Die ID entspricht immer einer echten Zahl. Ungültig sind z.B. "00521" oder "ADF8354".
Hinweis: Mit einem Klick auf den Pfeil neben der ID in der Übersicht kannst du die gefundenen Kontaktdatensätze aufsteigend oder absteigend nach ihrer ID anzeigen.

Name

Vorname und/oder Nachname oder Firmenname eingeben, um den oder die Kontakt mit diesem Namen bzw. Firmennamen anzuzeigen. Es wird auch nach Namen und Firmennamen, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen des Namens bzw. Firmennamens zu suchen.
Hinweis: Mit einem Klick auf den Pfeil in den Spalten Vorname und Nachname in der Übersicht kannst du die gefundenen Kontaktdatensätze alphabetisch sortiert anzeigen.

Kontaktdaten

In diesem Feld kann nach dem Namen, der Adresse, der Firma, der Kundennummer und dem eBay-Namen gesucht werden.
Hinweis: Um nach dem eBay-Namen zu suchen, zuerst den Parameter ebay: gefolgt vom gesuchten eBay-Namen eingeben.

Anschrift

Straßenname und/oder Hausnummer eingeben, der im Kontakt gespeichert ist. Es ist möglich, nur nach Teilen des Straßennamens und Teilen der Hausnummer zu suchen.

PLZ

Postleitzahl, die im Kontakt gespeichert sind, eingeben. Es wird auch nach Postleitzahlen, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen der Postleitzahl zu suchen.

Ort

Ort, der im Kontakt gespeichert ist, eingeben. Es wird auch nach Orten, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen des Ortsnamens zu suchen.

E-Mail

Komplette E-Mail-Adresse eingeben, um den Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse anzuzeigen.

Telefon

Telefonnummer eingeben, um nur den Kontakt mit dieser Telefonnummer anzuzeigen. Es kann auch nach Teilen der Telefonnummer gesucht werden. Mindestens 3 Ziffern eingeben.

Land

Land wählen, um nur Kontakte aus diesem Land anzuzeigen. Das Land ist in den Kontaktdaten gespeichert.

Eigner

Eigner wählen, um nur Kontakte anzuzeigen, die mit diesem Eigner verknüpft sind. Der Eigner muss in den Kontaktdaten gespeichert sein.
Wichtig: In der Dropdown-Liste werden nur Benutzer angezeigt, bei denen im Benutzerkonto im Tab Eigner die Option Kunde aktiviert ist.

Typ

Typ wählen, um nur Kontakte mit diesem Typ anzuzeigen.

Kundenklasse

Kundenklasse wählen, um nur Kontakte mit dieser Kundenklasse anzuzeigen.

Bewertung

Bewertung wählen, um nur Kontakte mit dieser Bewertung anzuzeigen. 5 gelbe Sterne stehen für die beste und 5 rote Sterne für die schlechteste Bewertung.

Tags

Tag wählen, um nur Kontakte mit diesem Tag anzuzeigen.

Mandant

Mandant wählen, um nur Kontakte dieses Mandanten anzuzeigen. Der Mandant ist in den Kontaktdaten gespeichert.
Wichtig: Backend-Benutzern stehen nur Mandanten zur Auswahl, für die sie eine Berechtigung haben. Berechtigungen werden im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Benutzer » Konten im Tab Berechtigungen des Benutzerkontos eingestellt.

Herkunft

Herkunft wählen, um nur Kontakte mit dieser Herkunft anzuzeigen.

3.4. Kontakt mit Firma verknüpfen

Wenn du den Kontakt ohne eine Verknüpfung zu einer Firma erstellt hast, kannst du die Firma auch nachträglich verknüpfen. Um Verwechslungen auszuschließen, werden neben dem Firmennamen auch der Ort, die Straße und das Land der Firma angezeigt.

Gib mindestens 3 Buchstaben des Firmennamens, des Orts, der Straße oder des Landes ein, damit dein plentymarkets System dir bereits gespeicherte Firmendatensätze vorschlägt.

Kontakt mit Firma verknüpfen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Gib im Bereich Firma den Namen der Firma, den Ort, die Straße oder das Land in das Feld ein.
    → Sobald du 3 Buchstaben eingibst, werden dir bereits im System gespeicherte Firmendatensätze vorgeschlagen.

  5. Wähle den Firmendatensatz aus der Dropdown-Liste.

  6. Speichere () die Einstellungen.
    → Die zu der Firma gespeicherten Daten werden in der Detailansicht des Kontakts angezeigt.

3.5. Firma erstellen

Erstelle die Firma und speichere Daten wie USt-IdNr., Zahlungsziel und Skontosatz.

Firma erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Bereich Firma auf Neue Firma hinzufügen.
    Oder: Gib den Namen der Firma in das Vorschlagsfeld ein und klicke auf Speichern.

  5. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4 im Bereich Firma.

  6. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Firma wird erstellt und die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  7. Speichere () die Einstellungen.

Laden bereits vorhandener Firmendatensätze

Bereits gespeicherte Firmendatensätze werden beim Klick in das Vorschlagsfeld erst geladen, wenn du mindestens 3 Buchstaben des Firmennamens eingegeben hast.

3.6. Firma bearbeiten

Wenn du bereits gespeicherte Firmendaten bearbeitest, werden die Daten des bereits vorhandenen Firmendatensatzes überschrieben.

Firma bearbeiten:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Bereich Firma auf Bearbeiten.

  5. Nimm die Änderungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4 im Bereich Firma.

  6. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Daten der bearbeiteten Firma werden überschrieben und die Daten der neu erstellten Firma werden in der Detailansicht des Kontakts angezeigt.

3.7. Verknüpfung zwischen Firma und Kontakt löschen

Wenn du die Verknüpfung zwischen Firma und Kontakt in der Detailansicht des Kontakts wieder löschen möchtest, wird nur die Verknüpfung gelöscht und nicht die gespeicherten Firmendaten selbst. Die Firmendaten werden weiterhin in der Dropdown-Liste als Vorschlag angezeigt, wenn du mindestens 3 Buchstaben des Firmennamens, des Orts, der Straße oder des Landes eingibst.

Verknüpfung zwischen Firma und Kontakt löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Bereich Firma in das Eingabefeld.

  5. Wähle die leere Option.

  6. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Verknüpfung zwischen Firma und Kontakt wird gelöscht.

3.8. Kontakt bearbeiten

Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen. Öffne den Kontakt durch einen Klick in die Zeile des Kontakts, um dessen Daten, wie z.B. Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, zu bearbeiten. Erläuterungen zu den Einstellungen und Optionen findest du in Tabelle 4 im Kapitel Kontakt erstellen. Kontaktoptionen löschst du mit einem Klick auf Kontaktoption löschen.

Kontakt bearbeiten:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.
    Oder: Öffne bestimmte Bereiche des Kontextmenüs wie Neuer Auftrag oder Messenger mit einem Rechtsklick.

  4. Nimm die Änderungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4 im Kapitel Kontakt erstellen.

  5. Speichere () die Einstellungen.

3.9. Alter Webshop: Gastzugang in regulären Zugang umwandeln

Wenn der Kontakt als Gast in deinem alten Webshop (Callisto-Webshop) und nicht im Ceres-Webshop bestellt hat, wird diese Zugangsart als Kontaktoption in der Detailansicht des Kontakts gespeichert. Gastzugänge haben den Wert 1. Lösche die Kontaktoption mit dem Wert 1, um den Gastzugang in einen regulären Zugang umzuwandeln.

Informiere den Kontakt darüber, dass das Gastkonto in ein reguläres Konto umgewandelt wurde und sende dem Kontakt eine E-Mail, damit der Kontakt ein Passwort für den Login in deinem Webshop vergeben kann.

Gastzugang in regulären Zugang umwandeln:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Bereich Kontaktoptionen in der Zeile der Zugangsart (Typ: Zugang, Subtyp: Gast, Wert: 1) auf Kontaktoption löschen.

  5. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Zugangsart in der Historie des Kontakts wird von Gastzugang auf Regulärer Zugang geändert.

Gastzugänge über Ceres-Webshop können nur in der Schnellsuche gefunden werden

Um DSGVO-konform zu arbeiten, wird bei Gastbestellungen über den Ceres-Webshop kein Kontaktdatensatz erstellt. Bestellungen, die als Gast über einen Ceres-Webshop aufgegeben wurden, können daher nicht über das Menü CRM » Kontakte gefunden werden. Die Daten des Gastes können nur über die Adressdaten im Menü CRM » Schnellsuche gefunden werden.

Weitere Informationen zum Umwandeln von Ceres-Gastbestellungen in reguläre Kontaktdatensätze findest du im Kapitel Gastzugang in Kontaktdatensatz umwandeln.

3.10. Kontakt löschen

Du hast die Möglichkeit, einzelne Kontakte zu löschen. Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, sofern dieser nicht mit einem Auftrag verknüpft ist.

Kontakt in der Übersicht löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Öffne das Kontextmenü mit einem Rechtsklick in die Zeile des Kontakts.

  4. Klicke in der Liste auf Kontakt löschen.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicke auf Löschen ().
    → Der Kontakt wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

Du kannst den Kontakt auch in der Detailansicht löschen. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Kontakt in der Detailansicht löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Kontakt löschen.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicke auf Löschen ().
    → Der Kontakt wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

Adressen ohne Aufträge, Kontakte, POS und Lager löschen (Gastkonten)

Im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Daten » Bereinigung kannst du einstellen, nach welcher Zeit ungenutzte Adressen automatisch aus deinem plentymarkets System gelöscht werden. Ungenutzte Adressen sind Adressen, die keine Verknüpfung zu einem Kontakt, einem Auftrag, einem POS und einem Lager haben.

Weitere Informationen zur Datenbereinigung findest du auf der Handbuchseite Datenbereinigung durchführen.

3.11. Dublettenprüfung bei Kontaktdatensätzen mit identischer E-Mail-Adresse

Beim Erstellen neuer und beim Aktualisieren bestehender Kontaktdatensätze erfolgt eine Prüfung anhand der E-Mail-Adresse, um Dubletten im System zu vermeiden.

Die Logik funktioniert folgendermaßen:

  • Beim Erstellen eines neuen Kontakts wird nach einem vorhandenen regulären Kontakt mit identischer privater E-Mail-Adresse gesucht. Wird ein Kontakt gefunden, wird dieser mit den neuen Daten aktualisiert. Wird kein Kontakt gefunden, wird ein neuer regulärer Kontakt erstellt.

  • Wenn beim Aktualisieren eines bestehenden regulären Kontaktes die private E-Mail-Adresse geändert wird, wird zunächst gesucht, ob ein anderer regulärer Kontakt mit derselben privaten E-Mail-Adresse existiert. Ist dies der Fall, wird die private E-Mail-Adresse des aktuellen Kontaktes nicht aktualisiert, alle anderen Daten jedoch schon.

3.12. vCard exportieren

Du hast die Möglichkeit, die Daten des Kontakts als Visitenkarte im VCF-Format zu exportieren.

vCard exportieren:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke auf Kontakt als vCard herunterladen.
    → Ein Fenster, in dem du den Speicherort auf deinem Computer wählst, wird geöffnet.

  5. Die vCard steht dir am gewählten Speicherort zur Verfügung.

3.13. Kontaktdatensatz neu laden

Du hast die Möglichkeit, die Daten des Kontaktdatensatzes per Knopfdruck neu zu laden.

Kontaktdatensatz neu laden:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke auf Daten neu laden.
    → Die Daten des Kontaktdatensatzes werden neu geladen.

4. Historie anzeigen

Beim Erstellen des Kontakdatensatz wird die Historie eines Kontakts gespeichert. Die Historie beinhaltet z.B. das Datum, seit dem der Kontakt bei dir registriert ist, wann der Kontakt das letzte Mal in deinem Webshop eingeloggt war und wann der letzte Auftrag generiert wurde. Die Daten werden automatisch angepasst und können nicht geändert werden.

Historie anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet und die Historie wird im rechten Bereich unterhalb der Kontaktoptionen angezeigt.

  4. Beachte dazu die Erläuterungen zur Historie in Tabelle 7.

Tabelle 7. Historie im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen
Einstellung Erläuterung

Registriert seit

Datum und Uhrzeit, seit wann der Kontakt registriert ist.

Aktualisiert

Datum und Uhrzeit, wann die Daten des Kontakts das letzte Mal aktualisiert wurden.

Zugangsart

Art, wie sich der Kontakt registriert hat.
Regulärer Zugang = Der Kontakt hat sich neu registriert bzw. der Datensatz wurde manuell im Backend erstellt.
Gastzugang = Der Kontakt hat sich als Gast angemeldet und bestellt.
Wichtig: Wenn du Ceres nutzt, hast du die Möglichkeit, das Erstellen von Kontaktdatensätzen bei Gastbestellungen zu unterbinden. Wähle dazu im Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Einstellungen aus der Dropdown-Liste Gastbestellungen die Option Keine Kontakte erstellen. Standardmäßig ist die Option Kontake erstellen gewählt.

Letzter Auftrag

Datum und Uhrzeit, wann der letzte Auftrag eingegangen ist. Wenn kein Auftrag eingegangen ist, steht in diesem Feld Keine Daten.

Letzter Login

Datum und Uhrzeit des letzten Login. Wenn kein Login stattgefunden hat, steht in diesem Feld Keine Daten.

5. Gruppenfunktion nutzen

Mit der Gruppenfunktion wird der Versand einer E-Mail-Vorlage, der Druck von Adressetiketten oder das Hinzufügen des Kontakts zu einem Newsletter-Ordner für einen oder mehrere Kontakte gleichzeitig ausgelöst.

Gruppenfunktion nutzen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt bzw. die Kontakte anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke auf Gruppenfunktion.

  4. Aktiviere eine oder mehrere Aktionen und wählen die Optionen aus den Dropdown-Listen. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 8.

  5. Aktiviere den Kontakt bzw. die Kontakte, für die du die Aktionen ausführen möchtest.

  6. Klicke auf Gruppenfunktion, um die gewählten Aktionen für die aktivierten Kontakte auszulösen.

Tabelle 8. Gruppenfunktion im Menü CRM » Kontakte nutzen
Einstellung Erläuterung

Adressetikett drucken

Druckt das aus der Dropdown-Liste gewählte Etikett von allen aktivierten Kontakten.
Wichtig: Die Adressetikettenvorlage muss zuvor im Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Dokumente » Adressetikett erstellt worden sein. Ob die primäre Rechnungsadresse oder die primäre Lieferadresse des Kontakts ausgegeben wird, hängt von der Einstellung in der Adressetikettenvorlage ab.

E-Mail-Vorlage senden

Versendet die aus der Dropdown-Liste gewählte Vorlage an alle aktivierten Kontakte.
Wichtig: Die E-Mail-Vorlage muss zuvor im Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen erstellt worden sein.

Zu Newsletter-Ordner hinzufügen

Kopiert die E-Mail-Adressen der aktivierten Kontakte in den aus der Dropdown-Liste gewählten E-Mail-Ordner im Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mail-Ordner für den Newsletterversand.

Zahlungsziel speichern

Speichert das eingegebene Zahlungsziel in Tagen in den Kontaktdatensätzen aller aktivierten Kontakte.
Hinweis: Wenn du diese Aktion aktivierst und keinen Wert eingibst, wird für die aktivierten Kontakte der bisher gespeicherte Wert gelöscht.

6. Adressen verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du neue Adressen zu deinem Kontakt hinzufügst, alle zu deinem Kontakt gespeicherten Adressen anzeigst sowie bestehende Adressen bearbeitest und löschst.

6.1. Adresse hinzufügen

Füge einem Kontakt beliebig viele Adressen sowie Adressoptionen wie z.B. die Telefonnummer des Kontakts hinzu.

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie du Adressen zu einem bereits bestehenden Kontaktdatensatz hinzufügst. Wie du Adressen direkt beim Erstellen eines neues Kontakts hinzufügst, ist im Kapitel Kontakt erstellen beschrieben.

Adresse hinzufügen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Neue Adresse.

  5. Nimm die Einstellungen im Bereich Neue Adresse vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 9.

  6. Wähle im Bereich Adressoptionen den Typ aus der Dropdown-Liste und gib den Wert ein. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 9.
    → Mit einem Klick auf Adressoption hinzufügen fügst du weitere Adressoptionen hinzu.

  7. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Adresse wird der Übersicht im Bereich Adressen hinzugefügt.

Tabelle 9. Adresse hinzufügen
Einstellung Erläuterung

Neue Adresse

Rechnungsadresse / Lieferadresse

Eine oder beide Optionen aktivieren, um den Adresstyp festzulegen.
Die neue Adresse kann entweder nur Rechnungsadresse, nur Lieferadresse oder sowohl Rechnungsadresse als auch Lieferadresse sein. Wenn beide Optionen aktiviert sind, wird eine Adresse mit einer neuen ID und 2 Adresstypen erstellt.
Sobald eine oder beide Optionen aktiviert sind, kann für eine oder beide Optionen gewählt werden, ob es sich um die primäre Adresse handelt.

Primär

Option aktivieren, wenn es sich bei der neuen Adresse um die primäre Rechnungsadresse bzw. primäre Lieferadresse handelt.
Es ist möglich, beide Optionen zu aktivieren, wenn es sich bei der neuen Adresse sowohl um die primäre Rechnungsadresse als auch um die primäre Lieferadresse handelt.
Hinweis:_ Wenn du mit einem Klick auf Neuer Auftrag einen neuen Auftrag anlegst, werden die primäre Rechnungsadresse und die primäre Lieferadresse automatisch im neuen Auftrag übernommen.

Anrede

Optional Anrede aus der Dropdown-Liste wählen.

Name 1 (Firma)

Firmenname eingeben. Das ist ein Pflichtfeld, wenn unter Vorname und Nachname kein Eintrag gemacht wird.

Name 2 (Vorname)

Vorname des Kontakts eingeben. Das ist ein Pflichtfeld, wenn unter Firma und Nachname kein Eintrag gemacht wird.

Name 3 (Nachname)

Nachname des Kunden eingeben. Das ist ein Pflichtfeld, wenn unter Firma und Vorname kein Eintrag gemacht wird.

Name 4 (Zusatz)

Optional Zusatzangaben zum Kontakt eingeben, z.B. z.Hd. Herrn Max Mustermann.

Adresse 1 (Straße)
Adresse 2 (Hausnummer)

Straße und Hausnummer eingeben.
Straße ist ein Pflichtfeld, wenn unter Hausnummer und Adresszusatz kein Eintrag gemacht wird. Hausnummer ist ein Pflichtfeld, wenn unter Straße und Adresszusatz kein Eintrag gemacht wird.

Adresse 3 (Adresszusatz)

Optional Adresszusatz eingeben, z.B. Apartment 12a. Das ist ein Pflichtfeld, wenn unter Straße und Hausnummer kein Eintrag gemacht wird.

Adresse 4 (Frei)

Feld zur freien Verfügung.

Postleitzahl
Ort

Falls vorhanden Postleitzahl und Ort des Kontakts eingeben. Ort ist ein Pflichtfeld.
Diese Angaben werden z.B. für die Rechnungsadresse verwendet. Bei bestimmten Ländern, z.B. Vereinigtes Königreich, wird die Reihenfolge der Optionen Postleitzahl und Ort getauscht.

Land
Region/Bezirk

Werte aus den Dropdown-Listen wählen.
Wichtig: Die Dropdown-Liste Region/Bezirk ist nicht für alle Länder verfügbar.

Adressoptionen (optional)

Typ

Typ aus der Dropdown-Liste wählen bzw. Werte für die vorausgewählten Optionen E-Mail und Telefon eingeben.
Hinweis: Die Typen E-Mail und Telefon werden statisch angezeigt. Weitere verfügbare Typen in der Dropdown-Liste: Umsatzsteuernummer, Externe Adress-ID, Gelangensbestätigung, Postnummer, Personennummer, FSK, Geburtstag, Titel, Ansprechpartner.

Wert

Wert eingeben.

6.2. Adressen anzeigen

Aus dem geöffneten Kontakt heraus lassen sich alle dem Kontakt zugehörigen Adressen anzeigen. Neben Informationen wie ID, Firmenname, Vorname, Nachname sowie Adresse, Adresszusatz und Land siehst du außerdem, um welchen Adresstyp es sich handelt – Rechnungsadresse oder Lieferadresse – und ob die Adresse eine primäre Adresse ist.

Wenn mehrere Adressen geöffnet sind, werden in der Dropdown-Liste der geöffneten Adressen die IDs der Adressen angezeigt.

Initial werden die Adressen deines Kontakts in der Kartenansicht angezeigt. Mit einem Klick auf Zur Tabellenansicht wechseln werden die Adressen in Tabellenform angezeigt. Dein plentymarkets System merkt sich, welche der beiden Ansichten du gewählt hast und zeigt beim nächsten Öffnen des Kontextmenüs Adressen die zuletzt gewählte Ansicht an.

Pro Seite werden bis zu 25 Adressdatensätze zu einem Kontakt angezeigt. Wenn mehr als 25 Adressen zu einem Kontakt gespeichert sind, hast du über die Toolbar die Möglichkeit, in den Seiten zu blättern, eine bestimmte Seite zu wählen und die Anzahl der Adressdatensätze pro Seite auf 50, 75 oder 100 zu ändern. Dein plentymarkets System merkt sich, welche Anzahl der Adressdatensätze du gewählt haben und zeigt beim nächsten Öffnen der Ansicht Adressen die zuletzt gewählte Einstellung an.

Adressen anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Adressen.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Adressen werden angezeigt.

  5. Klicke auf Bearbeiten, um die Detailansicht der Adresse zu öffnen.
    → Wenn du die Tabellenansicht gewählt hast, klicke in die Zeile der Adresse, um die Detailansicht zu öffnen.

6.3. Adresse bearbeiten

Du kannst bestehende Adressen sowie Adressoptionen jederzeit bearbeiten. Beachte dazu die Erläuterungen im Kapitel Adresse hinzufügen. Adressoptionen löschst du mit einem Klick auf Adressoption löschen.

Adresse bearbeiten:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Adressen.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Adressen werden initial als Karten angezeigt.

  5. Klicke in der Adresskarte, die du bearbeiten möchtest, auf Bearbeiten.
    → Die Detailansicht der Adresse wird geöffnet.

  6. Nimm die Änderungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 9 im Kapitel Adresse hinzufügen sowie die Erläuterungen zur Toolbar in Tabelle 10.

  7. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 10. Adresse bearbeiten
Einstellung Erläuterung

Speichern

Speichert die Einstellungen.

Rechnungsadresse

Neue Rechnungsadresse ableiten

Erstellt eine neue Rechnungsadresse auf Basis der aktuell gewählten Adresse. Um eine neue Adresse mit einer neuen ID zu erstellen, müssen Änderungen an der neuen Rechnungsadresse vorgenommen werden.

Rechnungsadresstyp hinzufügen

Fügt den Typ Rechnungsadresse zu der Adresse hinzu. Die ID ändert sich nicht.
Diese Einstellung ist nicht sichtbar, wenn für die Adresse bereits der Typ Rechnungsadresse hinzugefügt wurde.

Rechnungsadresstyp löschen

Löscht den Typ Rechnungsadresse in der Adresse.
Diese Einstellung ist nicht sichtbar, wenn der Typ Rechnungsadresse nicht für die Adresse hinzugefügt wurde.

Als primäre Rechnungsadresse definieren

Setzt die aktuell gewählte Rechnungsadresse als primäre Rechnungsadresse. Die ID ändert sich nicht.
Wenn der Typ Rechnungsadresse nicht vorhanden ist, ist diese Option deaktiviert.
Wenn die Rechnungsadresse als primär definiert wurde, kann man diese Einstellung mit einem Klick auf Primäre Rechnungsadresse zurücksetzen wieder rückgängig machen.

In Rechnungsadresse umwandeln /
In Lieferadresse umwandeln

Wandelt die aktuell gewählte Adresse in die Rechnungsadresse bzw. Lieferadresse um. Die ID ändert sich nicht.
Wenn beide Adresstypen bereits vorhanden sind, ist diese Option deaktiviert.

Lieferadresse

Neue Lieferadresse ableiten

Erstellt eine neue Lieferadresse auf Basis der aktuell gewählten Adresse. Um eine neue Adresse mit einer neuen ID zu erstellen, müssen Änderungen an der neuen Lieferadresse vorgenommen werden.

Lieferadresstyp hinzufügen

Fügt den Typ Lieferadresse zu der Adresse hinzu. Die ID ändert sich nicht.
Diese Einstellung ist nicht sichtbar, wenn für die Adresse bereits der Typ Lieferadresse hinzugefügt wurde.

Lieferadresstyp löschen

Löscht den Typ Lieferadresse in der Adresse.
Diese Einstellung ist nicht sichtbar, wenn der Typ Lieferadresse nicht für die Adresse hinzugefügt wurde.

Als primäre Lieferadresse definieren

Setzt die aktuell gewählte Lieferadresse als primäre Lieferadresse. Die ID ändert sich nicht.
Wenn der Typ Lieferadresse nicht vorhanden ist, ist diese Option deaktiviert.
Wenn die Lieferadresse als primär definiert wurde, kann man diese Einstellung mit einem Klick auf Primäre Lieferadresse zurücksetzen wieder rückgängig machen.

Adressdatensatz löschen

Löscht den Adressdatensatz vollständig.

6.4. Adresse löschen

Sofern es sich bei der Adresse nicht um eine mit einem Auftrag verknüpfte Rechnungsadresse handelt, kannst du Adressen löschen. Dies ist z.B. nötig, wenn die Lieferadresse des Kontakts nicht mehr aktuell ist.

Löschen von Rechnungsadressen, die mit Aufträgen verknüpft sind, ist nicht möglich

Wenn die Adresse vom Typ Rechnungsadresse ist und mit einem Auftrag verknüpft ist, kannst du die Adresse nicht löschen. Eine Fehlermeldung wird angezeigt.

Adresse löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Adressen.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Adressen werden initial als Karten angezeigt.

  5. Klicke in der Adresskarte, die du löschen möchtest, auf Löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Klicke auf Löschen ().
    → Die Adresse wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

7. Aufträge verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du alle zu deinem Kontakt vorhandenen Aufträge anzeigen sowie neue Aufträge zu deinem Kontakt anlegst.

7.1. Aufträge anzeigen

Aus dem geöffneten Kontakt heraus kannst du eine Übersicht aller Aufträge des Kontakts aufrufen.

Aufträge anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Aufträge.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Aufträge werden angezeigt. Über die Seitennummerierung legst du fest, ob 25, 50, 100 oder 250 Aufträge angezeigt werden.

  5. Klicke in die Zeile des Auftrags, um den Auftrag im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten zu öffnen und nähere Informationen einzusehen.

Du kannst den Auftrag auch bearbeiten. Aufträge können solange bearbeitet werden, bis ein Dokument für diesen Auftrag existiert. Weitere Informationen zu Aufträgen findest du auf der Handbuchseite Aufträge verwalten.

7.2. Auftrag anlegen

Mit einem Klick hast du die Möglichkeit aus dem geöffneten Kontakt heraus manuell einen neuen Auftrag für den Kontakt zu erstellen. Wenn der Kontakt im Webshop bestellt, wird der Auftrag automatisch in deinem plentymarkets System gespeichert. Bei telefonischen Bestellungen beispielsweise legst du den Auftrag manuell an. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Auftrag anlegen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Neuer Auftrag.
    → Du gelangst direkt in den Bereich Neuer Auftrag im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    Hinweis: Wenn eine Rechnungsadresse und/oder Lieferadresse als primär definiert wurde, werden diese Adressen automatisch im neuen Auftrag übernommen.

  5. Nimm die Einstellungen vor. Beachte die Informationen auf der Handbuchseite Aufträge verwalten.

  6. Speichere () die Einstellungen.

7.3. Sammelauftrag anlegen

Ein Sammelauftrag bietet die Möglichkeit, nicht bezahlte Aufträge eines Kontakts in einen Auftrag zu übernehmen. Das ist z.B. sinnvoll, wenn du mit deinem Kontakt vereinbart hast, dass der Kontakt nicht jede Rechnung einzeln, sondern pro Monat oder pro Quartal bezahlt.

Die Aufträge werden wie gewohnt bearbeitet und die Artikel versendet, bleiben jedoch unbezahlt. Das Anlegen eines Sammelauftrags ist nur möglich für Aufträge, die noch nicht bezahlt wurden.

Mit einem Klick auf Neuer Sammelauftrag werden alle Aufträge des Kontakts in einen Sammelauftrag zusammengefasst. Du legst im Vorfeld im Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Auftragstypen » Multi-Order fest, welche Bedingungen, wie z.B. Auftragstyp und Auftragsstatus, erfüllt sein müssen, damit ein Sammelauftrag angelegt werden kann.

Sammelauftrag anlegen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Neuer Sammelauftrag.
    → Der Sammelauftrag wird angelegt.

Nachdem der Sammelauftrag erfolgreich angelegt wurde, öffnet sich der Sammelauftrag automatisch im Menü Aufträge. Im Sammelauftrag generierst du dann im Tab Belege eine Sammelrechnung.

Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Aufträge verwalten im Kapitel Auftragstyp Sammelauftrag nutzen.

8. Scheduler anzeigen

In der Ansicht Scheduler werden Abo-Aufträge des Kontakts angezeigt. Außerdem können neue Scheduler-Aufträge angelegt werden. Über den Scheduler haben deine Kunden die Möglichkeit, bestimmte Artikel in deinem Webshop im Abonnement zu kaufen. Das Menü ist nur in deinem plentymarkets System sichtbar, wenn du es gebucht hast. Die Buchung nimmst du im Menü Start » Service-Center » Tab: Vertrag vor. Im Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Scheduler nimmst du die Einstellungen für deinen Webshop vor.

Scheduler anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Scheduler.
    → Alle zu dem Kontakt verfügbaren Abonnements werden angezeigt.

Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Scheduler
. Dort sind auch die Filteroptionen beschrieben, die du sowohl im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen » Ansicht: Scheduler als auch im Menü Aufträge » Scheduler » Scheduler-Aufträge wählen kannst.

9. Tickets verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du Tickets erstellst und alle zu einem Kontakt vorhandenen Tickets aufrufst. Abhängig vom verwendeten plentymarkets Tarif musst du das Ticketsystem ggf. buchen, bevor es dir zur Verfügung steht.

9.1. Ticket erstellen

Das Ticketsystem in plentymarkets nutzt du zur Verwaltung deiner Kundenkommunikation. Erfahre im Folgenden, wie du ein neues Ticket direkt aus dem geöffneten Kontakt heraus erstellst.

Ticket erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Neues Ticket.
    → Du gelangst direkt in den Bereich Neues Ticket im Menü CRM » Ticketsystem. Die Kontakt-ID ist bereits vorausgefüllt.

  5. Nimm die Einstellungen vor. Beachte die Informationen auf der Handbuchseite Ticketsystem nutzen.

  6. Speichere () die Einstellungen.

9.2. Tickets anzeigen

Aus dem geöffneten Kontakt heraus kannst du eine Übersicht aller zu dem Kontakt gespeicherten Tickets aufrufen.

Tickets anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Tickets.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Tickets werden angezeigt. Über die Seitennummerierung legst du fest, ob 10, 25, 50 oder 100 Tickets angezeigt werden.

  5. Klicke in die Zeile des Tickets, um das Ticket im Menü CRM » Ticketsystem zu öffnen und nähere Informationen einzusehen.

Du hast die Möglichkeit Tickets zu bearbeiten und zu löschen. Beachte dazu die Handbuchseite Ticketsystem nutzen.

10. Nachrichten mit dem Messenger verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du neue Nachrichten zu deinem Kontakt erstellst, alle zu einem Kontakt vorhandenen Nachrichten aufrufst sowie vorhandene Nachrichten löschst. Nachrichten sind nur in deinem plentymarkets Backend sichtbar und können nicht von deinen Kontakten aufgerufen werden.

10.1. Benutzerrechte für Backend-Benutzer vergeben

Damit Benutzer mit dem Zugang Backend Nachrichten sehen und erstellen können, müssen die Berechtigungen im Benutzerkonto aktiviert werden.

Benutzerrechte für Backend-Benutzer vergeben:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.

  2. Nutze die Suchfunktion und öffne den zu bearbeitenden Benutzer.

  3. Aktiviere in den Bereichen Menü-Sichtbarkeiten und Berechtigungen die Berechtigungen gemäß [tabelle-berechtigungen-messenger].

  4. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 11. Berechtigungen für den Messenger vergeben
Bereich Berechtigung

Menü-Sichtbarkeiten

CRM

Messenger

Berechtigungen

Kommentare

Kommentare anzeigen

System > Eigenschaft

Eigenschaft anzeigen

Tag

Tag anzeigen

10.2. Tags für den Messenger erstellen

Wie du Tags erstellst, hast du im Kapitel Tags erstellen erfahren.

Für das Erstellen von Tags, die für den Messenger zur Verfügung stehen, ist es wichtig, dass du als Bereich Ticket wählst.

Bevor der Messenger das Ticketsystem vollständig ersetzt, werden wir eine Migration schreiben, die die Tag-Typen Ticket in Tags vom Typen Messenger umwandelt.

10.3. Nachricht mit dem Messenger erstellen

Erstelle zu jedem deiner Kontakte beliebig viele Nachrichten. Nachrichten sind nur in deinem plentymarkets Backend sichtbar, d.h. Kontakte können die gespeicherten Nachrichten nicht im Webshop sehen. Neue Texte gibst du über die Tastatur ein oder fügst sie über die Zwischenablage ein. Mit den Funktionen in der Symbolleiste formatierst du den Text, fügst Verlinkungen ein und lädst Dateien hoch.

Nachricht erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Öffne das Kontextmenü mit einem Rechtsklick in die Zeile des Kontakts.

  4. Klicke auf Messenger.

  5. Oder: Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  6. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Messenger.
    → Der Bereich Messenger wird geöffnet.

  7. Klicke auf das Plus-Zeichen.

  8. Wähle den oder die Empfänger aus der Dropdown-Liste Empfänger.

  9. Wähle ggf. Tags aus der Dropdown-Liste Tags.

  10. Gib einen Titel ein.

  11. Gib eine Nachricht ein.
    Hinweis: Füge Text über die Zwischenablage ein, formatiere ggf. den Text mit den Funktionen in der Symbolleiste und lade Dateien hoch.

  12. Klicke auf Nachricht senden.
    → Die Nachricht wird erstellt.

Anhänge versenden: zulässige Dateitypen

Die folgenden Dateitypen sind als Anhang in der Nachricht zulässig:
bmp, csv, gif, jpeg, json, pdf, png, tiff, txt, zip.

10.4. Nachrichten im Messenger anzeigen

Aus dem geöffneten Kontakt heraus lassen sich alle zu dem Kontakt gespeicherten Nachrichten im Messenger anzeigen. Die Karten zeigen das Erstellungsdatum mit Uhrzeit und den Benutzernamen, der die Nachricht erstellt hat, an.

Nachrichten im Messenger anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Messenger.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Nachrichten werden angezeigt.

Du kannst einzelne Nachrichten mit einem Klick auf die Nachricht anzeigen. Über die Sortierung kannst du die Nachrichten aufsteigend oder absteigend nach Datum anzeigen.

10.5. Nachricht im Messenger löschen

Die Nachrichten im Messenger können jederzeit gelöscht werden, wenn die darin gespeicherten Informationen veraltet sind oder du diese nicht mehr benötigst. Beachte, dass beim Löschen die Hauptnachricht sowie alle zugehörigen Nachrichten gelöscht werden.

Nachricht im Messenger löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Messenger.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Nachrichten werden angezeigt.

  5. Öffne die Nachricht, die du löschen möchtest.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Klicke auf Löschen ().
    → Die Nachricht wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

11. Dokumente verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du Dokumente zu deinen Kontakten hochlädst, anzeigst, herunterlädst und löschst. Die Dokumente, die du in diesem Menü hochlädst, sind nur in deinem plentymarkets Backend sichtbar und können nicht von deinen Kontakten aufgerufen werden.

11.1. Kundendokumente hochladen

In der Ansicht Dokumente lädst du Dokumente wie z.B. eine bereits im Vorfeld selbst durchgeführte Altersprüfung zu deinem Kontakt hoch. Entweder lädst du die Dateien über Datei hochladen oder per Drag&Drop in diesen Bereich hoch. Erstelle Ordner, um die Dokumente übersichtlicher zu gruppieren.

Zulässig sind Datenformate wie JPEG, PNG, GIF, TIFF, PDF, DOC, ODC, OTH, XLS, XML, HTML, HTM, CSS, ZIP und GZIP.

Kundendokumente hochladen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Dokumente.

  5. Klicke auf Dateien hochladen.

  6. Wähle die Dokumente aus.

  7. Klicke auf Öffnen, um die Dateien hochzuladen oder ziehe Dokumente per Drag-and-Drop-Funktion in das Tab.

Ordner erstellen

Im Bereich Ordner erstellst Ordner, wenn du viele Dokumente zu deinem Kontakt hochgeladen hast, um diese Dokumente zu gruppieren und somit eine bessere Übersicht zu haben.

11.2. Dokumente anzeigen

In der Ansicht Dokumente siehst du alle zum Kontakt verfügbaren Dokumente, die du hochgeladen hast. In der Übersicht sind der Dateiname, die Dateigröße sowie das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung zu sehen.

Dokumente anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Dokumente.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Dokumente werden angezeigt.

11.3. Dokument herunterladen

Du hast die Möglichkeit, alle Dokumente, die du zu deinem Kontakt hochgeladen hast, herunterzuladen.

Dokument herunterladen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Dokumente.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Dokumente werden angezeigt.

  5. Klicke in der Zeile des Dokuments, das du herunterladen möchtest, auf Datei herunterladen.
    Hinweis: Manche Browser speichern die Datei automatisch in dem von dir festgelegten Download-Ordner. Bei anderen Browsern lädst du die Datei selbst mit einem Klick herunter. Folge in diesem Fall den Anweisungen auf deinem Computer. Beachte, dass diese Anweisungen je nach verwendetem Browser und Programm variieren können.

11.4. Dokument löschen

Lösche ein Dokument, wenn du das Dokument nicht mehr benötigst. Wie du mehrere Dokumente gleichzeitig löschst, ist in der Box am Ende des Kapitels beschrieben.

Dokument löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Dokumente.

  5. Klicke in der Zeile des Dokuments, das du löschen möchtest, auf Löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Klicke auf Löschen ().
    → Das Dokument wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

Mehrere oder alle Dokumente löschen

Markiere in der Ansicht Dokumente die Dokumente, die du löschen möchtest, oder aktiviere die Option neben Dateiname, um alle gespeicherten Dokumente zu markieren und anschließend zu löschen. Nachdem du die Sicherheitsabfrage mit Löschen () bestätigt hast, werden die markierten Dokumente gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

12. Kontostand anzeigen

In der Ansicht Konto siehst du die Umsätze deines Kontakts. In der obersten Zeile siehst du neben dem Kontostand des Kontakts die Summe der Rechnungen des Kontakts, was du ihm in Form von Gutschriften gutgeschrieben hast und wie hoch die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen ist. In der Tabelle sind die Aufträge und Gutschriften zu diesem Kunden als Vorgänge aufgeführt. Dabei sind die Spalten Gezahlt und Ausstehend besonders hilfreich. Wenn bei einem Auftrag ein Betrag unter Ausstehend aufgeführt ist, muss der Kontakt diesen Betrag noch an dich zahlen. Sobald der Kontakt bezahlt hat, wird der Betrag unter Gezahlt aufgeführt. Wenn bei einer Gutschrift noch ein Betrag unter Ausstehend aufgeführt ist, musst du diesen Betrag noch an den Kontakt zahlen. Sobald du gezahlt hast, wird der Betrag unter Gezahlt aufgeführt.

Kontostand anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Konto.
    → Alle verfügbaren Daten zum Kontostand des Kontakts werden angezeigt.

  5. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 12.

Tabelle 12. Einstellungen im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen » Ansicht: Konto
Einstellung Erläuterung

Saldo

Zeigt den Kontostand des Kontakts an.
+ = Summe der noch vom Kontakt zu zahlenden Beträge
- = Summe der noch an den Kontakt zu zahlenden Beträge, wenn der Kontakt zu viel gezahlt hat oder eine Gutschrift noch ausgezahlt werden muss.
0,0 = keine ausstehenden Beträge

Rechnungen

Summe der Rechnungsbeträge aller Aufträge und die Anzahl der Rechnungen in Klammern

Gutschriften

Summe aller Gutschriften und die Anzahl der Gutschriften in Klammern

Delta

Differenz in Prozent zwischen den gezahlten Gutschriften und dem insgesamt bezahlten Rechnungsbetrag des Kontakts. Bei 0 % wurde dem Kontakt noch keine Gutschrift ausgezahlt. Bei 100 % wurde dem Kontakt jeder bezahlte Betrag wieder als Gutschrift zurückgezahlt.

Datum

Datum, an dem der Auftrag erstellt wurde

Auftrags-ID

ID des Auftrags. Ein Klick auf die ID öffnet die Detailansicht des Auftrags. IDs von Gutschriften sind eingerückt und unterhalb des Auftrags dargestellt.

Vorgang

Auftragsart, entweder Auftrag oder Gutschrift

Dokument

Dokumentennummer, z.B. Rechnungsnummer. Ein Klick auf die Nummer öffnet das Dokument.

Wert

Rechnungssumme des Auftrags

Gezahlt

Der bereits bezahlte Betrag

Zahlungsart

Zahlungsart des Auftrags

Ausstehend

Der zur vollständigen Bezahlung des Auftrags noch ausstehende Betrag.

Status

Status des Auftrags. Ein Klick auf den Status öffnet das Bearbeitungsfenster Auftragsstatus, in dem der Status geändert werden kann.

Kontodaten filtern

Verwende Filter, um den Kontostand deines Kontakts anzuzeigen.

Kontodaten filtern:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Konto.
    → Alle verfügbaren Daten zum Kontostand des Kontakts werden angezeigt.

  5. Nimm die Filtereinstellungen im Bereich Filter vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 13.

  6. Klicke auf Suchen.

Tabelle 13. Filtereinstellungen im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen » Ansicht: Konto
Einstellung Erläuterung

Suchen

Suche ausführen. Die gefundenen Kontodaten werden aufgelistet.

Reset

Eingestellte Filterkriterien zurücksetzen.

Zeitraum

Eine der folgenden Einstellungen aus der Dropdown-Liste wählen: ALLE, Dieses Jahr, Letztes Jahr, Diesen Monat, Letzten Monat oder Letzte 3 Monate.

Ausstehend

ALLE, Ja oder Nein wählen.
Ja = Nur ausstehende Beträge werden angezeigt.
Nein = Nur gezahlte Beträge werden angezeigt.
ALLE = Ausstehende und gezahlte Beträge werden angezeigt.

Vergleichsoperator / Status

Vergleichsoperator und Auftragsstatus aus den Dropdown-Listen wählen.

Rechnungsnr.

Rechnungsnummer eingeben.

Auftrags-ID

Auftrags-ID eingeben.

13. Bankdaten verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du neue Bankdaten zu deinem Kontakt hinzufügst sowie bestehende Bankdaten bearbeitest und löschst.

13.1. Bankdaten hinzufügen

In der Ansicht Bankdaten fügst du die Bankdaten deines Kontakts hinzu. Füge beliebig viele Bankdatensätze hinzu.

Die Bankdatensätze werden nach dem Speichern in Form von Karten dargestellt und zeigen neben dem Namen des Inhabers und der IBAN ein Tag, wenn das SEPA-Lastschriftmandat für den Kontakt aktiviert ist. Sofern im Bankdatensatz die BIC gespeichert ist, wird diese auch auf der Karte angezeigt.

Bankdaten hinzufügen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Bankdaten.

  5. Klicke auf Hinzufügen.
    → Die Ansicht Neue Bankdaten wird geöffnet.

  6. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 14.

  7. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 14. Einstellungen im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen » Ansicht: Bankdaten
Einstellung Erläuterung

IBAN, BIC, Inhaber, Kontonummer, Bankleitzahl

Bankdaten des Kontakts eingeben. IBAN und Inhaber sind Pflichtfelder.

Name, Straße, PLZ und Ort der Bank

Name und Adresse der Bank eingeben.

Land der Bank

Land aus der Dropdown-Liste wählen.

SEPA-Lastschriftmandat

Option aktivieren, wenn der Kontakt das SEPA-Lastschriftmandat unterschrieben hat.
Wichtig: Erst nach dem Aktivieren dieser Option können die pain.008-Formate für den SEPA-Zahlungsverkehr abgerufen werden.

SEPA-Lastschriftmandat erteilt am

Nur sichtbar, wenn die Option SEPA-Lastschriftmandat aktiviert wurde.
Das Datum, an dem der Kontakt dem SEPA-Lastschriftmandat zugestimmt hat, wird angezeigt. Oder das Datum aus dem Kalender wählen.

Art des Mandats

Nur sichtbar, wenn die Option SEPA-Lastschriftmandat aktiviert wurde.
Option aus der Dropdown-Liste wählen:
SEPA-Basis-Lastschrift = Mit der Einzugsermächtigung (Standardkunden) vergleichbares Mandat.
SEPA-Firmen-Lastschrift = Mit dem Buchungsauftrag (Firmenkunden, B2B) vergleichbares Mandat.

Ausführungsmodalität

Nur sichtbar, wenn die Option SEPA-Lastschriftmandat aktiviert wurde.
Option aus der Dropdown-Liste wählen:
Einmalige Zahlung = Wird typischerweise für Standardaufträge verwendet.
Wiederkehrende Zahlung = Wird typischerweise für regelmäßige Abbuchungen, Abo-Verträge etc. verwendet.

13.2. Bankdaten bearbeiten

Du hast die Möglichkeit, die Bankdaten deiner Kontakte jederzeit zu aktualisieren.

Bankdaten bearbeiten:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Bankdaten.

  5. Klicke im Bankdatensatz, den du bearbeiten möchtest, auf Bearbeiten.
    → Der Bankdatensatz wird geöffnet.

  6. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 14.

  7. Speichere () die Einstellungen.

13.3. Bankdaten löschen

Lösche Bankdatensätze deiner Kontakte, wenn die Daten nicht mehr aktuell sind.

Bankdaten löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Bankdaten.

  5. Klicke im Bankdatensatz, den du löschen möchtest, auf Löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Klicke auf Löschen ().
    → Der Bankdatensatz wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

14. Events verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du Events zu deinen Kontakten hinzufügst, anzeigst und löschst. Kostenpflichtige Events können auch abgerechnet werden.

14.1. Event hinzufügen

Füge beliebig viele Events hinzu. Ein Event kann z.B. ein Anruf oder E-Mail sein. Du kannst außerdem die Dauer eingeben, eine Information zum Vorgang wählen und einen Kommentar zum Event speichern. Wenn du das Event kostenpflichtig abrechnen möchtest, klicke beim Hinzufügen des Events auf Hinzufügen und abrechnen.

Event hinzufügen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Events.

  5. Wähle den Typ aus der Dropdown-Liste.

  6. Gib die Dauer des Events in Minuten ein.

  7. Wähle die Info aus der Dropdown-Liste.

  8. Gib den Infotext ein.

  9. Klicke auf Event hinzufügen.

  10. Wähle Hinzufügen und abrechnen oder Hinzufügen.
    → Das Event wird der Liste hinzugefügt.

14.2. Events anzeigen

Du kannst die Events, die du zu deinen Kontakten gespeichert hast, jederzeit einsehen.

Außerdem ist es möglich, die Dauer des Events direkt aus der Übersicht heraus zu aktualisieren. Wie du dazu vorgehst, ist in der Box am Ende des Kapitels beschrieben.

Events anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Events.
    → Die Liste der Events wird angezeigt.

Dauer des Events aktualisieren

Du hast die Möglichkeit, die Dauer von bestehenden Events zu aktualisieren. Klicke dazu im Kontaktdatensatz im Bereich Events in der Übersicht auf Dauer aktualisieren. Das Fenster Event-Dauer aktualisieren wird daraufhin geöffnet. Gib dort die neue Zahl in Minuten ein und klicke auf Aktualisieren.

14.3. Event löschen

Lösche nicht mehr benötigte Events aus der Übersicht.

Event löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Events.
    → Die Liste der Events wird angezeigt.

  5. Klicke in der Zeile des Events, das du löschen möchtest, auf Löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Klicke auf Löschen ().
    → Das Event wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

15. Zugangsdaten bearbeiten

In der Ansicht Zugangsdaten hast du die Möglichkeit, das Passwort für deinen Kontakt manuell zu ändern, einen Link zum Ändern des Passworts zu versenden, den Login zu entsperren und den Mein Konto-Bereich des Kontakts über die Login-URL zu öffnen.

15.1. Passwort ändern

Ändere im Bereich Passwort ändern das Passwort manuell für deinen Kontakt.

Passwort ändern:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Zugangsdaten.

  5. Gib im Bereich Passwort ändern das Passwort ein.

  6. Klicke auf Passwort speichern ().

15.2. Passwörter für alle Konakte neu generieren

Im Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Passwörter generierst du neue Passwörter für deine Kontakte. Dies kann z.B. nötig sein, wenn sich jemand widerrechtlich Zutritt zu deinem plentymarkets System verschafft hat bzw. du von Datendiebstahl betroffen bist.

Kein automatischer Versand der neu generierten Passwörter

Beachte, dass deine Kontakte die neu generierten Passwörter nicht automatisch erhalten. Du musst deine Kontakte aktiv, z.B. per E-Mail, über die Sachlage informieren und sie auffordern, ihr Passwort im Webshop bzw. Mein Konto-Bereich zu ändern.

Gehe wie im Folgenden beschriebenen vor, um neue Passwörter für alle Kontakte zu generieren.

Passwörter für alle Kontakte neu generieren:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Passwörter.

  2. Klicke auf Passwörter für alle Kunden neu generieren.
    → Die neuen Passwörter werden generiert.

15.3. Link zur Passwortänderung versenden

Sende deinem Kontakt eine E-Mail-Vorlage mit einem Link zur Passwortänderung in deinem Webshop. Voraussetzung dafür ist, dass du im Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Automatischer Versand eine E-Mail-Vorlage, die die Template-Funktion {% Link_ChangePassword() %} enthält, mit dem Ereignis Sende Kunde E-Mail zur Passwortänderung verknüpft hast.

Weitere Informationen zum automatischen E-Mail-Versand findest du auf der Handbuchseite E-Mails versenden.

Link zur Passwortänderung versenden:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Zugangsdaten.

  5. Klicke auf Link zur Passwortänderung.
    → Der Kontakt erhält eine E-Mail mit dem Link zur Passwortänderung in deinem Webshop.

15.4. Login entsperren

Wenn der Kontakt das Passwort beim Login in deinem Webshop mehrmals hintereinander falsch eingegeben hat, wird der Kontakt für das Login eine gewisse Zeit gesperrt. Mit einem Klick auf Login entsperren entsperrst du frühzeitig das Login und der Kontakt kann sich wieder einloggen.

Login entsperren:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Zugangsdaten.

  5. Klicke auf Login entsperren.
    → Der Kontakt kann sich erneut in deinem Webshop anmelden.

15.5. Mein Konto-Bereich des Kontakts öffnen

Im Bereich Login-URL wird die URL für einen direkten Zugang zum Mein Konto-Bereich des Kontakts im Webshop angezeigt. Wenn diese URL verwendet wird, ist eine Eingabe der Login-Daten (E-Mail-Adresse und Passwort) im Webshop nicht mehr nötig.

Damit die Login-URL automatisch erzeugt wird, muss sowohl die E-Mail-Adresse im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen im Bereich Kontaktoptionen als auch das Passwort im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen » Bereich: Zugangsdaten gespeichert sein. Nach dem Speichern wird die Login-URL erzeugt. Verwende ein sicheres Passwort, andernfalls wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Mein Konto-Bereich des Kontakts öffnen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Zugangsdaten.

  5. Klicke im Bereich Login-URL auf Link öffnen oder kopiere die Login-URL mit einem Klick auf In Zwischenablage kopieren () und füge den Link in den Browser ein.
    → Der Mein Konto-Bereich des Kontakts im Webshop wird geöffnet.

16. Provisionen verwalten

Im Tab Artikelprovisionen gibst du artikelbezogene Provisionen für den Typ Handelsvertreter ein. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Werte für Provisionen einzugeben.

Provision eingeben:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Provision & Kostenstellen.

  5. Wechsele in das Tab Provisionen.

  6. Wechsele in das Tab Artikelprovisionen.

  7. Klappe den Bereich Neue Provision auf.

  8. Gib die Artikel-ID des Artikels ein, für den du eine oder mehrere Provision(en) eingeben möchtest.

  9. Gib die Provision(en) in Prozent ein.
    → Gib bis zu 4 Provisionen pro Eintrag ein.

  10. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Provision wird gespeichert. Damit du auf einen Blick erkennen kannst, um welchen Artikel es sich handelt, wird nach erneutem Laden durch Klick auf das Tab Einstellungen oder das Tab mit der Kontakt-ID zusätzlich der Name des Artikels in der Übersicht angezeigt.

17. Kostenstellen verwalten

Im Bereich Kostenstellen erstellst du Kostenstellen. Du hast auch die Möglichkeit, bereits angelegte Kostenstellen zu bearbeiten. Bei einer Kostenstelle handelt es sich um den Ort der Kostenentstehung und Kostenzurechnung, quasi ein betrieblicher Bereich, der selbstständig abgerechnet wird.

Kostenstelle erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Provision & Kostenstellen.

  5. Wechsele in das Tab Neue Kostenstelle.

  6. Gib den Kostenstellennamen, das Budget und das Restbudget ein.

  7. Wähle Jahr oder Monat als Budgetperiode.

  8. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Kostenstelle wird der Übersicht hinzugefügt.

18. Statistik erstellen

Im Bereich Statistik erstellst du kundenspezifische Statistiken. Damit kannst du bestimmte Daten speziell für diesen Kontakt auswerten und als Statistik anzeigen, z.B. den Gesamtumsatzverlauf des Kontakts in einem bestimmten Zeitraum. Bestehende Statistiken kannst du in diesem Bereich auch bearbeiten. Weitere Informationen findest du im Kapitel Kundenstatistiken.

Statistik erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Statistik.

  5. Klicke auf Neuer Bereich.

  6. Gib einen Namen ein.

  7. Speichere () die Einstellungen.
    → Ein Tab mit dem soeben eingegebenen Namen wird geöffnet.

  8. Klicke auf Hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Statistik wird geöffnet.

  9. Wähle den Statistiktyp aus der Dropdown-Liste.

  10. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Daten werden geladen und angezeigt.

Je nachdem, welchen Statistiktyp du gewählt hast, findest du weitere Informationen in den folgenden Kapiteln der Handbuchseite Statistiken verwalten:

Allgemeine Informationen, wie du z.B. Statistiken bearbeitest, findest du auf der Handbuchseite Statistiken verwalten.

19. Eigenschaften verwalten

Eigenschaften sind wiederholt auftretende Informationen, die du in verschiedenen Bereichen von plentymarkets anwendest. Eigenschaften werden zentral im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration verwaltet.

Wichtige Hinweise zu den Kontakteigenschaften

Beachte, dass die Kontakteigenschaften im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen » Ansicht: Eigenschaften erst in Kürze zur Verfügung stehen. Die Eigenschaften können dann vorerst ausschließlich über das plentymarkets Backend hinzugefügt und angezeigt werden. Das heißt, es ist vorerst nicht möglich, dass der Kontakt Daten in deinem Webshop, z.B. während des Bestellvorgangs oder wenn der Kontakt sich in deinem Webshop registriert, eingeben kann. Diese Funktionalität befindet sich derzeit in Arbeit.

Du kannst Eigenschaften jedoch schon im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration erstellen sowie Werte hinzufügen.

Wichtig: Für die Eigenschaften, die du in der Vergangenheit im Menü System » Systemeinstellungen » CRM » Eigenschaften (deprecated) erstellt hast, ist eine Migration geplant. Das heißt, du musst die dort erstellten Eigenschaften nicht in das neue Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration übertragen. Wir informieren dich über den Zeitpunkt der Migration in der Forumskategorie Changelog.

19.1. Eigenschaft erstellen

Im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration erstellst du Eigenschaften, die du im Anschluss für die nähere Charakterisierung deiner Kontakte nutzt.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Eigenschaft zu erstellen.

Eigenschaft erstellen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration.
    → Die Übersicht der Eigenschaften wird geöffnet.

  2. Klicke auf Eigenschaft hinzufügen.

  3. Wähle in der Dropdown-Liste Bereich die Option Kontakt.

  4. Nimm die weiteren Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 15.

  5. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Eigenschaft wird erstellt und zur weiteren Bearbeitung geöffnet.

Tabelle 15. Eigenschaften erstellen
Einstellung Erläuterung

Bereich

Bereich aus der Dropdown-Liste wählen, in dem die Eigenschaft genutzt werden soll.
Artikel = Eigenschaft wird für Artikel verwendet.
Kontakt = Eigenschaft wird für Kontakte verwendet.
Lagerort = Eigenschaft wird für Lagerorte verwendet.

Eigenschaftstyp

Typ der Eigenschaft aus der Dropdown-Liste wählen.
Kein = Kein Eigenschaftstyp
Ganze Zahl = Ermöglicht die Eingabe einer ganzen Zahl.
Kommazahl = Ermöglicht die Eingabe einer Zahl mit Kommastellen.
Auswahl = Ermöglicht es, aus mehreren Optionen zu wählen.
Kurztext = Kurztext eingeben.
Text = Text eingeben.
Datum = Ermöglicht die Eingabe eines Datums.

Name

Name für die Eigenschaft eingeben.
Hinweis: Standardmäßig wird der Name für die Systemsprache angezeigt. Nachdem die Eigenschaft erstellt wurde, kannst du den Namen in englischer Sprache speichern. Weitere Sprachen sind in Planung.

Beschreibung

Beschreibung der Eigenschaft eingeben.
Hinweis: Standardmäßig wird die Beschreibung für die Systemsprache angezeigt. Nachdem die Eigenschaft erstellt wurde, kannst du die Beschreibung in englischer Sprache speichern. Weitere Sprachen sind in Planung.

Gruppe

Optional eine Eigenschaftsgruppe aus der Dropdown-Liste wählen, um die Eigenschaft dieser Gruppe zuzuordnen.
Tipp: Auf Eigenschaftsgruppe hinzufügen klicken, um eine Gruppe zu erstellen.

Position

Positionsnummer für die Eigenschaft eingeben. Standardmäßig wird aufsteigend nach Positionsnummer sortiert.
Tipp: Positionsnummern in 10er-Schritten vergeben, damit neue Eigenschaften dazwischen eingefügt werden können.

19.2. Eigenschaft bearbeiten

Im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration findest du alle Eigenschaften. Hier änderst du die in Tabelle 15 beschriebenen Einstellungen.

Eigenschaft bearbeiten:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration.

  2. Klicke auf Suchen, um alle Eigenschaften anzuzeigen oder wähle Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen.

  3. Klicke auf die Eigenschaft.
    → Das Tab Allgemein wird geöffnet.

  4. Bearbeite die Einstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 16.

  5. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 16. Eigenschaften bearbeiten
Einstellung Erläuterung

Allgemein

Position

Neue Position eingeben, um die Anzeigereihenfolge zu ändern.

Pflichtfeld (aktuell ohne Funktion)

Aktivieren, damit die Eigenschaft zu einer Pflichteingabe wird. Pflichtfelder werden in der Detailansicht des Kontakts im Bereich Eigenschaften und ggf. im Bestellvorgang fett markiert.
Hinweis: Diese Einstellung ist aktuell noch ohne Funktion.

Bestellvorgang (aktuell ohne Funktion)

Aktivieren, damit die Eigenschaft im Bestellvorgang angezeigt wird.
Hinweis: Diese Einstellung ist aktuell noch ohne Funktion.

Kundenregistrierung (aktuell ohne Funktion)

Aktivieren, damit die Eigenschaft in der Kundenregistrierung angezeigt wird.
Hinweis: Diese Einstellung ist aktuell noch ohne Funktion.

Name;
Beschreibung

Für Mehrsprachigkeit Name und Beschreibung für weitere Sprachen eingeben.
Hinweis: Aktuell können Namen und Beschreibungen nur in deutscher und englischer Sprache gespeichert werden. Weitere Sprachen sind in Planung.

Sichtbarkeit

Mandant

Einen oder mehrere Mandanten wählen, um die Eigenschaft für diese Mandanten zu aktivieren.

Sichtbarkeit

Einen oder mehrere Typen wählen, für die die Eigenschaft sichtbar sein soll.

Werte

Nur bei Eigenschaftstyp Auswahl

Die Werte eingeben, die in der Dropdown-Liste dargestellt werden sollen.
Auf Wert hinzufügen klicken, um einen Wert zu erstellen.
Name = Name für den Eigenschaftswert eingeben.

19.3. Eigenschaft suchen

Eigenschaften verwaltest du zentral im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration. Führe nach dem Öffnen des Menüs eine Suche aus, um Eigenschaften anzuzeigen. Um Eigenschaften nach bestimmten Kriterien zu suchen, gib die dir bekannten Suchbegriffe in die Filter ein. Die Dropdown-Listen helfen dir, Eigenschaften zu suchen, die bestimmte Kriterien gemeinsam haben. Du kannst beliebig viele Suchfilter miteinander kombinieren.

Eigenschaft suchen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration.

  2. Gib in der Ansicht Filter Suchbegriffe in die Suchfelder ein bzw. stelle Filteroptionen in den Dropdown-Listen ein. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 17.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Eigenschaften, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile der Eigenschaft.
    → Die Detailansicht der Eigenschaft wird geöffnet.

Tabelle 17. Filter für die Eigenschaften
Einstellung Erläuterung

Suchen

Ohne gewählte Filtereinstellungen auf Suchen klicken, um alle Eigenschaften anzuzeigen.
Oder: Die Suchergebnisse durch Filtereinstellungen eingrenzen und auf Suchen klicken.
→ Die gefundenen Eigenschaften werden in der Übersicht angezeigt.

Reset

Eingestellte Filterkriterien zurücksetzen.

ID

Jede Eigenschaft erhält automatisch eine fortlaufende und einzigartige ID.

Name

Name eingeben, um die Eigenschaft mit diesem Namen zu suchen. Es ist möglich, nur nach Teilen des Namens zu suchen.

Sprache

Sprache wählen, um nur Eigenschaften anzuzeigen, für die ein Name in dieser Sprache gespeichert ist.

Gruppe

Gruppe wählen, um nur Eigenschaften anzuzeigen, die dieser Gruppe zugeordnet sind.
Nicht gruppiert wählen, um nur Eigenschaften anzuzeigen, die keiner Gruppe zugeordnet sind.
Gruppiert wählen, um nur Eigenschaften anzuzeigen, die einer Gruppe zugeordnet sind.

Bereich

Bereich wählen, um nur Eigenschaften dieses Bereichs anzuzeigen.

Eigenschaftstyp

Eigenschaftstyp wählen, um nur Eigenschaften dieses Typs anzuzeigen.

19.4. Eigenschaft löschen

Du kannst entweder eine Eigenschaft oder mehrere Eigenschaften gleichzeitig löschen.

19.4.1. Eine Eigenschaft löschen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Eigenschaft unwiderruflich zu löschen.

Eine Eigenschaft löschen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration.

  2. Führe die Suche aus.
    → Wähle ggf. Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen.

  3. Klicke auf die Eigenschaft.
    → Die Eigenschaft wird geöffnet.

  4. Klicke auf Eigenschaft löschen.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicke auf Löschen ().
    → Die Eigenschaft wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

19.4.2. Mehrere Eigenschaften löschen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um mehrere Eigenschaft gleichzeitig unwiderruflich zu löschen.

Mehrere Eigenschaften löschen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration.

  2. Führe die Suche aus.
    → Wähle ggf. Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen.

  3. Aktiviere die Eigenschaften, die du löschen möchtest.

  4. Klicke auf Löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicke auf Löschen ().
    → Die gewählten Eigenschaften werden gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

19.5. Eigenschaften gruppieren

Erstelle Eigenschaftsgruppen, um mehrere Eigenschaften zusammenzufassen. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Eigenschaftsgruppe zu erstellen.

Eigenschaftsgruppe erstellen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Gruppen.

  2. Klicke auf Eigenschaftsgruppe hinzufügen.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 18.

  4. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Eigenschaftsgruppe wird erstellt.

Tabelle 18. Neue Eigenschaftsgruppe erstellen
Einstellung Erläuterung

Name

Name für die Eigenschaftsgruppe eingeben.
Hinweis: Standardmäßig wird der Name für die Systemsprache angezeigt. Nachdem die Eigenschaftsgruppe erstellt wurde, kann der Name in englischer Sprache gespeichert werden. Weitere Sprachen sind in Planung.

Beschreibung

Beschreibung für die Eigenschaftsgruppe eingeben.
Hinweis: Standardmäßig wird die Beschreibung für die Systemsprache angezeigt. Nachdem die Eigenschaftsgruppe erstellt wurde, kann die Beschreibung in englischer Sprache gespeichert werden. Weitere Sprachen sind in Planung.

Position

Positionsnummer für die Eigenschaftsgruppe eingeben. Standardmäßig wird aufsteigend nach Positionsnummer sortiert.
Tipp: Positionsnummern in 10er-Schritten vergeben, damit neue Eigenschaftsgruppen dazwischen eingefügt werden können.

Gruppentyp

Gruppentyp aus der Dropdown-Liste wählen. Die Option steuert, wie Eigenschaften des Typs Empty im Bestellvorgang angezeigt werden.
Keine = Eigenschaften werden standardmäßig nicht gruppiert.
Select = Eine der gruppierten Eigenschaften ist per Dropdown-Liste wählbar.
Multiselect = Mehrere Eigenschaften sind wählbar.
Hinweis: Option greift nur für Eigenschaften des Typs Kein, für die die Option Bestellvorgang aktiviert ist.

Aufpreistyp

Aufpreistyp aus der Dropdown-Liste wählen.
Pauschal = Aufpreis wird als pauschaler Betrag eingegeben.
Prozent = Aufpreis wird als Prozentwert eingegeben.

19.5.1. Eigenschaft einer Gruppe zuordnen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine oder mehrere Eigenschaft einer Eigenschaftsgruppe zuzuordnen.

Eigenschaft einer Gruppe zuordnen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration.

  2. Führe die Suche aus.
    → Wähle ggf. Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen.

  3. Aktiviere die Eigenschaften, die du der Gruppe zuordnen möchtest.

  4. Klicke auf Eigenschaftsgruppe zuordnen.
    → Eine Dropdown-Liste der Eigenschaftsgruppen wird angezeigt.

  5. Wähle die Eigenschaftsgruppe aus der Dropdown-Liste.

  6. Klicke auf Gruppenfunktion.
    → Die gewählten Eigenschaften werden der Eigenschaftsgruppe zugeordnet.

19.5.2. Mehrere Sprachen zu einer Eigenschaftsgruppe hinzufügen

Zu Eigenschaftsgruppen können mehrere Sprachen hinzugefügt werden.

Mehrere Sprachen zu einer Eigenschaftsgruppe hinzufügen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Gruppen.
    → Die Übersicht wird geöffnet.

  2. Wähle eine Eigenschaftsgruppe.
    → Die Übersicht wird geöffnet und alle zur Auswahl vorhandenen Sprachen werden angezeigt.

  3. Wähle eine Sprache.

  4. Gib den Namen der Sprache ein.

  5. Gib die Beschreibung für die Sprache ein.

  6. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Sprache wurde zu der Eigenschaftsgruppe hinzugefügt.

19.5.3. Eigenschaftsgruppen löschen

Du kannst entweder eine Eigenschaftsgruppe oder mehrere Eigenschaftsgruppen gleichzeitig löschen. Die Eigenschaften, die den Gruppen zugeordnet sind, bleiben beim Löschen von Eigenschaftsgruppen erhalten.

Eine Eigenschaftsgruppe löschen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Eigenschaftsgruppe unwiderruflich zu löschen.

Eine Eigenschaftsgruppe löschen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Gruppen.

  2. Führe die Suche aus.
    → Wähle ggf. Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen.

  3. Klicke auf die Eigenschaftsgruppe.
    → Die Eigenschaftsgruppe wird geöffnet.

  4. Klicke auf Gruppe löschen.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicke auf Löschen ().
    → Die Eigenschaftsgruppe wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.
    Hinweis: Wenn du eine Eigenschaftsgruppe löschst, werden die Eigenschaften, die der Gruppe zugeordnet sind, nicht gelöscht.

Mehrere Eigenschaftsgruppen löschen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um mehrere Eigenschaftsgruppen gleichzeitig unwiderruflich zu löschen.

Mehrere Eigenschaftsgruppen löschen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Eigenschaften » Gruppen.

  2. Führe die Suche aus.
    → Wähle ggf. Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen.

  3. Aktiviere die Eigenschaftsgruppen, die du löschen möchtest.

  4. Klicke auf Löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicke auf Löschen ().
    → Die gewählten Eigenschaftsgruppen werden gelöscht und aus der Übersicht entfernt.
    Hinweis: Wenn du eine Eigenschaftsgruppe löschst, werden die Eigenschaften, die der Gruppe zugeordnet sind, nicht gelöscht.

20. Datensätze über die Schnellsuche finden

Verwende die Schnellsuche, um alle Informationen eines Kontakts oder eines Gastkontos auf einen Blick zu erhalten. Dazu gehören neben der Rechnungsadresse, den Stammdaten und allgemeinen Informationen wie z.B. Typ, offene Forderungen und dem Datum des letzten Auftrags auch die Aufträge, weitere Adressen, Events, Tickets und Nachrichten.

Datensätze über die Schnellsuche finden:

  1. Öffne das Menü CRM » Schnellsuche.

  2. Wähle mindestens einen Filter. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 19.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Datensätze, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Datensatzes.
    → Die Übersicht mit den Bereichen Zugeordnete Tags, Rechnungsadresse, Stammdaten und Info wird geöffnet.

  5. Klicke in die Zeile Aufträge, um die Aufträge anzuzeigen.
    → Mit einem Klick in die Zeile des Auftrags gelangst du direkt in die Übersicht des Auftrags im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  6. Klicke in die Zeile Adressen, um weitere Adressen anzuzeigen.
    → Mit einem Klick in die Zeile der Adresse gelangst du direkt in die Adressübersicht und können dort Änderungen vornehmen.

  7. Klicke in die Zeile Events, um die Events anzuzeigen.
    → Die Stoppuhr oben rechts startet automatisch, sobald der Datensatz geöffnet wird. Klicke auf Event hinzufügen, um diese Zeit zu speichern.
    Hinweis: Events sind nur für Kontaktdatensätze verfügbar, nicht für Gastzugänge.

  8. Klicke in die Zeile Tickets, um die Tickets anzuzeigen.
    → Mit einem Klick in die Zeile des Tickets gelangst du direkt in das Ticket im Menü CRM » Ticketsystem.

  9. Klicke in die Zeile Messenger, um die Nachrichten anzuzeigen.

Tabelle 19. Filter in der Schnellsuche
Einstellung Erläuterung

Suchen

Zeigt die gefundenen Datensätze, die den Suchkriterien entsprechen, an. Mindestens ein Filter muss gewählt sein.

Reset

Eingestellte Filterkriterien zurücksetzen.

ID

Jeder Kontakt erhält automatisch eine fortlaufende und einzigartige ID. Dies ist unabhängig davon, ob der Kontakt manuell oder automatisch erstellt wurde. 2 Kontakte haben somit nie die gleiche ID. Die ID entspricht immer einer echten Zahl. Ungültig sind z.B. "00521" oder "ADF8354".
Hinweis: Mit einem Klick auf den Pfeil neben der ID in der Übersicht kannst du die gefundenen Datensätze aufsteigend oder absteigend nach ihrer ID anzeigen.

Name

Vorname und/oder Nachname oder Firmenname eingeben, um den oder die Kontakte mit diesem Namen anzuzeigen.
Hinweis: Mit einem Klick auf den Pfeil in den Spalten Vorname und Nachname in der Übersicht kannst du die gefundenen Datensätze alphabetisch sortiert anzeigen.

Kontaktdaten

In diesem Feld kann nach dem Namen, der Adresse, der Firma, der Kundennummer und dem eBay-Namen gesucht werden.
Hinweis: Um nach dem eBay-Namen zu suchen, zuerst den Parameter ebay: gefolgt vom gesuchten eBay-Namen eingeben.

Anschrift

Straßenname und/oder Hausnummer eingeben, der im Kontakt gespeichert ist. Es ist möglich, nur nach Teilen des Straßennamens und Teilen der Hausnummer zu suchen.

PLZ

Postleitzahl, die im Kontakt gespeichert sind, eingeben. Es wird auch nach Postleitzahlen, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen der Postleitzahl zu suchen.

Ort

Ort, der im Kontakt gespeichert ist, eingeben. Es wird auch nach Orten, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen des Ortsnamens zu suchen.

E-Mail

Komplette E-Mail-Adresse eingeben, um den Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse anzuzeigen.

Telefon

Telefonnummer eingeben, um nur den Kontakt mit dieser Telefonnummer anzuzeigen. Es kann auch nach Teilen der Telefonnummer gesucht werden. Mindestens 3 Ziffern eingeben.

Land

Land wählen, um nur Kontakte aus diesem Land anzuzeigen. Das Land ist in den Kontaktdaten gespeichert.

Eigner

Eigner wählen, um nur Kontakte anzuzeigen, die mit diesem Eigner verknüpft sind. Der Eigner muss in den Kontaktdaten gespeichert sein.
Wichtig: In der Dropdown-Liste werden nur Benutzer angezeigt, bei denen im Benutzerkonto im Tab Eigner die Option Kunde aktiviert ist.

Typ

Typ wählen, um nur Kontakte mit diesem Typ anzuzeigen.

Kundenklasse

Kundenklasse wählen, um nur Kontakte mit dieser Kundenklasse anzuzeigen.

Bewertung

Bewertung wählen, um nur Kontakte mit dieser Bewertung anzuzeigen. 5 gelbe Sterne stehen für die beste und 5 rote Sterne für die schlechteste Bewertung.

Tags

Einen oder mehrere Tags wählen, um nur Kontakte mit diesen Tags anzuzeigen.

Mandant

Mandant wählen, um nur Kontakte dieses Mandanten anzuzeigen. Der Mandant ist in den Kontaktdaten gespeichert.
Wichtig: Backend-Benutzern stehen nur Mandanten zur Auswahl, für die sie eine Berechtigung haben. Berechtigungen werden im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Benutzer » Konten im Tab Berechtigungen des Benutzerkontos eingestellt.

Herkunft

Herkunft wählen, um nur Kontakte mit dieser Herkunft anzuzeigen.

20.1. Weitere Einstellungsmöglichkeiten in der Schnellsuche

Wenn du einen Datensatz in der Schnellsuche öffnest, siehst du in der ersten Zeile des Datensatzes weitere Einstellungsmöglichkeiten, die in Tabelle 20 erläutert werden.

Tabelle 20. Einstellungen in der Schnellsuche
Einstellung Erläuterung

Kontakt-ID

Mit einem Klick auf die Kontakt-ID wird der Kontaktdatensatz im Menü CRM » Kontakte geöffnet.
Hinweis: Wenn es sich bei dem Datensatz um einen Gastzugang handelt, ist dieses Feld nicht vorhanden.

Aufträge

Mit einem Klick auf Aufträge öffnet sich das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten. Als Filter ist die ID des Kontakts automatisch gewählt.
Mit einem Klick auf Neuer Auftrag erstellst du einen neuen Auftrag im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
Hinweis: Wenn es sich bei dem Datensatz um einen Gastzugang handelt, sind diese Felder ausgegraut.

Tickets

Mit einem Klick auf Tickets öffnet sich das Menü CRM » Ticketsystem. Als Filter ist die ID des Kontakts automatisch gewählt.
Mit einem Klick auf Neues Ticket erstellst du ein neues Ticket im Menü CRM » Ticketsystem.
Hinweis: Wenn es sich bei dem Datensatz um einen Gastzugang handelt, sind diese Felder ausgegraut.

Messenger

Mit einem Klick auf Messenger öffnet sich der Bereich Messenger.
Mit einem Klick auf Neue Nachricht erstellst du eine neue Nachricht.
Hinweis: Wenn es sich bei dem Datensatz um einen Gastzugang handelt, sind diese Felder ausgegraut.

Alle Daten dieses Kontakts herunterladen

Mit einem Klick auf dieses Feld werden alle gespeicherten Daten zu diesem Datensatz heruntergeladen. Weitere Informationen findest du im Kapitel Alle Daten zu einem Kontakt herunterladen.

Newsletter Opt-In E-Mail senden

Mit einem Klick auf dieses Feld kannst du manuell den Newsletter für einen Kunden anmelden.
Hinweis: Wenn der Kunde noch nicht für den Newsletter angemeldet ist, erhält er die automatische E-Mail für Newsletter-Opt-In. Wenn der Kunde bereits für den Newsletter angemeldet ist, aber noch nicht bestätigt hat, erhält er die Bestätigung zum Newsletter-Opt-In.

Datensatz anonymisieren

Mit einem Klick auf dieses Feld wird der Datensatz anonymisiert. Das Anonymisieren der Daten ist nur bei einem Kontaktdatensatz möglich, nicht bei einem Gastzugang. Weitere Informationen findest du im Kapitel Datensatz anonymisieren.

Gast in Kontakt umwandeln

Mit einem Klick auf dieses Feld wird der Gastzugang in einen regulären Kontaktdatensatz umgewandelt. Im neu erstellten Kontaktdatensatz wird dann im Bereich Historie der Eintrag Umgewandelt von sowie der Benutzername hinzugefügt.
Weitere Informationen findest du im Kapitel Gastzugang in Kontaktdatensatz umwandeln.

Daten aktualisieren

Mit einem Klick auf dieses Feld werden die Daten in diesem Datensatz aktualisiert.

20.2. Gastzugang in Kontaktdatensatz umwandeln

Im Menü CRM » Schnellsuche kannst du mit einem Klick einen Datensatz von einem Gastzugang in einen regulären Zugang umwandeln.

Bei Gastbestellung über den Ceres-Webshop besteht der Gastzugang lediglich aus der Adresse und dem zugehörigen Auftrag. Wenn in der Adresse zusätzlich ein Firmenname enthalten ist, wird beim Umwandeln des Datensatzes auch der Firmendatensatz erstellt.

Gastzugang in Kontaktdatensatz umwandeln:

  1. Öffne das Menü CRM » Schnellsuche.

  2. Wähle mindestens einen Filter. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 19.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Datensätze, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Datensatzes.
    → Der Datensatz wird geöffnet.

  5. Klicke in der Kopfzeile auf Gast in Kontakt umwandeln.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Wenn du DGSVO-konform gearbeitet hast, klicke auf Umwandeln.
    → Der Datensatz wird in einen Kontaktdatensatz umgewandelt und erhält automatisch die nächste freie Kontakt-ID. Im Bereich Historie des Kontaktdatensatzes wird der Eintrag Umgewandelt von sowie der Benutzername hinzugefügt.

Callisto-Gastbestellungen vs. Ceres-Gastbestellungen

Im Kapitel Alter Webshop: Gastzugang in regulären Zugang umwandeln ist beschrieben, wie du Callisto-Gastbestellungen in reguläre Zugänge umwandelst. Das Umwandeln von Ceres-Gastbestellungen in reguläre Zugänge ist über den Kontaktdatensatz nicht möglich.

Jedoch kannst du über die Schnellsuche neben Ceres-Gastbestellungen auch Callisto-Gastbestellungen in reguläre Kontaktdatensätze umwandeln.

20.3. Stoppuhr verwenden

Sobald du im Menü CRM » Schnellsuche einen Datensatz öffnest, startet die Stoppuhr in der oberen rechten Ecke. Mit einem Klick auf das Start-/Stop-Symbol hältst du die Uhr an. Mit einem weiteren Klick auf das Start-/Stop-Symbol läuft die Zeit weiter.

Klicke auf Zurücksetzen, um die Zeit auf 0 zu setzen. Die Zeiten der Stoppuhr werden automatisch in den Kontaktdatensatz in den Bereich Events übertragen. In diesem Bereich kannst du weitere Einstellungen vornehmen und den Typ wählen sowie einen Infotext eingeben.

Die in der Schnellsuche gespeicherten Daten sind dann ebenfalls im Menü CRM » Kontakte im Bereich Events des Kontaktdatensatzes verfügbar.

21. Alle Daten zu einem Kontakt oder Gastzugang herunterladen

Im Menü CRM » Schnellsuche kannst du mit einem Klick alle zu einem Kontakt oder zu einer Adresse gehörigen Daten (Gastzugang) als ZIP-Datei herunterladen.

Alle Daten zu einem Kontakt oder Gastzugang herunterladen:

  1. Öffne das Menü CRM » Schnellsuche.

  2. Wähle mindestens einen Filter.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Datensätze, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Datensatzes.
    → Die Übersicht mit den Bereichen Zugeordnete Tags, Rechnungsadresse, Stammdaten und Info wird geöffnet.

  5. Klicke in der oberen Zeile auf Alle Daten dieses Kontakts herunterladen.
    → Ein Dialogfenster erscheint. Lege den Speicherort für die ZIP-Datei auf deinem Computer fest.

Weitere Informationen zu der Download-Datei findest du in diesem Changelog-Beitrag im plentymarkets Forum.

22. Datensatz anonymisieren

Daten zu einem Kontakt können mit einem Klick gelöscht oder so unkenntlich gemacht werden, dass kein Bezug mehr zu dieser Person hergestellt werden kann.

Das Anonymisieren der Daten ist nur bei einem Kontaktdatensatz möglich, nicht bei einem Gastzugang.

Datensatz anonymisieren:

  1. Öffne das Menü CRM » Schnellsuche.

  2. Wähle mindestens einen Filter.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Übersicht des Kontakts wird geöffnet.

  5. Klicke in der oberen Zeile auf Datensatz anonymisieren.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Gib die ID des Kontakts, den du anonymisieren möchten, ein.

  7. Klicke auf Anonymisieren.
    → Der Datensatz wird anonymisiert.

Welche Daten werden anonymisiert und gelöscht?

Mit einem Klick auf Datensatz anonymisieren werden die folgenden Daten im Datensatz des Kontakts anonymisiert und gelöscht:

  • Daten werden anonymisiert: Vorname, Nachname

  • Daten werden gelöscht: Kontaktoptionen, Adressoptionen, Adressen, Adressverknüpfungen, Auftragsverknüpfungen, Verknüpfungen zu einer Firma, Bankdaten

23. Änderungshistorie für Kontaktdaten anzeigen

Über die Änderungshistorie kannst du nachverfolgen, welcher Benutzer in deinem System zu welchem Zeitpunkt welche Änderung an einem Kontaktdatensatz vorgenommen hat. Außerdem wird angezeigt, wenn dein Kontakt selbst Änderungen in seinem Mein Konto-Bereich vorgenommen hat.

Änderungshistorie für Kontaktdaten anzeigen:

  1. Öffne das Menü Daten » Historie.

  2. Wähle eine Option aus der Dropdown-Liste Referenztyp.

  3. Gib die Referenz-ID, z.B. die ID des Kontakts, ein.

  4. Klicke auf Suchen.
    → Eine Liste der Änderungen mit alten und neuen Werten wird angezeigt.

Aktuell verfügbare Referenztypen

Die folgenden Referenztypen sind aktuell für die Anzeige von Änderungen an Kontaktdaten verfügbar:

Kontakt, Adresse, Firma, Konfiguration der Datenbereinigung.

24. Offene Posten anzeigen

Im Menü CRM » OP-Liste erhältst du eine Übersicht über Kunden mit unbezahlten Aufträgen. OP steht für offene Posten. Die Liste enthält die Anzahl der offenen Posten eines Kunden sowie die Höhe der Forderung, die sich aus den offenen Posten ergibt.

Die Liste der offenen Posten wird einmal täglich automatisch aktualisiert. Forderungen werden daher teilweise erst am nächsten Tag in der Liste angezeigt. Du hast aber auch die Möglichkeit, die Liste manuell zu aktualisieren. Um alle offenen Posten anzuzeigen, gehe wie im Folgenden beschrieben vor.

Berechtigung für Benutzer mit Backend-Zugang vergeben

Damit für Benutzer mit dem Zugang Backend die OP-Liste sichtbar ist, musst du die Option aktivieren. Öffne dazu das Benutzerkonto im Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer und wähle im Bereich Menü-Sichtbarkeiten die Option CRM > OP-Liste.

Offene Posten anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » OP-Liste.

  2. Klicke auf Suchen.
    → Alle offenen Posten werden aufgeführt.

Aus der Liste heraus öffnest du den Kunden, indem du in der Spalte ID auf die ID klickst. Oder du öffnest eine Liste aller Aufträge des Kunden, in denen noch Posten offen sind, indem du in der Spalte Aufträge auf Aufträge anzeigen klickst.

24.1. Offene Posten filtern

Die Liste im Menü CRM » OP-Liste lässt sich nach Typ, Land, Kundenklasse und Kundentyp filtern. Offene Posten kannst du außerdem nach der Anzahl der offenen Posten oder der Höhe der Forderung sortieren.

Offene Posten filtern:

  1. Öffne das Menü CRM » OP-Liste.

  2. Wähle die Filtereinstellungen.

  3. Klicke auf Suchen, um die gefilterten Ergebnisse anzuzeigen.

24.2. Offene Posten manuell aktualisieren

Die Liste der offenen Posten wird einmal täglich automatisch aktualisiert. Zwischendurch kannst du die Liste wie im Folgenden beschrieben manuell aktualisieren:

Offene Posten manuell aktualisieren:

  1. Öffne das Menü CRM » OP-Liste.

  2. Klicke im Bereich OP-Liste generieren auf Generieren.
    → Die Liste wird im Hintergrund aktualisiert.

  3. Klicke auf Suchen, um die aktualisierte Liste anzuzeigen.

25. USt-IdNr. prüfen

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist eine exklusive Identifikationsnummer und dient der Kennzeichnung von Umsatzsteuerpflichtigen. Innerhalb der EU wird sie für die Abrechnung der Umsatzsteuer durch die Finanzämter benötigt.

Die Prüfung der USt-IdNr. erlaubt die Verifizierung einer deutschen oder einer ausländischen USt-IdNr. und ist täglich von 5:00 bis 23:00 Uhr verfügbar. Geprüft werden können alle USt-IdNrn. aus Mitgliedsstaaten der EU mit Ausnahme der Slowakei und Lettland (nicht oder nur eingeschränkt möglich). Bei deutschen Ust-IdNrn. wird nur die Gültigkeit geprüft, die Zuordnung zu einer Person wird nicht geprüft. Bei ausländischen USt-IdNrn. wird die Gültigkeit geprüft und es werden die zugehörigen Firmennamen- und Adressdaten zur USt-IdNr. abgefragt und angezeigt.

25.1. USt-IdNr. im Webshop prüfen

Im Webshop wird die USt-IdNr. automatisch im Bestellvorgang geprüft. Bei nicht gültiger USt-IdNr. kann der Käufer die Bestellung erst abschließen, wenn eine gültige USt-IdNr. eingegeben wird oder der Eintrag entfernt wird.

25.2. Prüfungsdaten exportieren

Du kannst eine Liste aller Prüfungsdaten oder der Daten für den aktuellen Monat exportieren. Details zum Export der USt-ID-Prüfungsdaten findest du im Themenbereich Daten.

26. Kontaktdaten exportieren, importieren und aktualisieren

Exportiere die Daten deiner Kontakte über das Menü Daten » Elastischer Export. Voraussetzung dafür ist, dass du die Plugins ElasticSync und Elastischer Export installierst und bereitstellst. Beide Plugins sind im plentyMarketplace verfügbar.
Hinweis: Das ElasticSync-Plugin ist zwar nicht für den Export zuständig, sondern für den Import bzw. das Aktualisieren von Daten, es enthält allerdings die Funktion FormatDesigner, die du für das Erstellen von Exportformaten benötigst.

Das Format für den Export erstellst du im Menü Daten » FormatDesigner. Einen neuen Export erstellst du im Menü Daten » Elastischer Export. Dort wählst du das über den FormatDesigner erstellte Format aus der Dropdown-Liste und exportierst die Daten anschließend in eine CSV-Datei.

Dir stehen zahlreiche Filteroptionen für den Export zur Verfügung. Exportiere z.B. nur Kontakte, die du mit 3 Sternen bewertet hast, oder nur Kontakte, die einem bestimmten Eigner zugeordnet sind.

Importiere oder aktualisiere die Daten deiner Kontakte inklusive Adressoptionen, Kontaktoptionen und Firmendaten über ElasticSync. Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Daten mit ElasticSync importieren.

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