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Kontakte verwalten

Hinweis zur Handbuchseite Kontakte verwalten

Auf dieser Handbuchseite werden alle Einstellungen, die im Menü CRM » Kontakte im Terra-Backend über den zentralen Login-Bereich zur Verfügung stehen, beschrieben. Die Handbuchseite Kundendaten verwalten, die die Einstellungen in den Menüs CRM » Kunden bearbeiten und System » Kunden beschreibt, steht parallel zur Verfügung. Wenn das neue Menü CRM » Kontakte das alte Menü CRM » Kunden bearbeiten vollständig ersetzt, wird das Menü CRM » Kunden bearbeiten abgeschaltet und somit auch die Handbuchseite Kundendaten verwalten entfernt.

Im Menü CRM » Kontakte erstellen und bearbeiten Sie Datensätze zu Ihren Kontakten und verwalten dort alle Informationen wie z.B. Adressen, Aufträge, Scheduler-Aufträge, Tickets, Notizen, Umsätze, Bankdaten und Dokumente Ihrer Kontakte.

Hinweise zu Detailansicht, Kontextmenü, Kartenansicht und Tabellenansicht

Klickt man auf einen Kontakt, um diesen anzuzeigen oder zu bearbeiten, öffnet sich die Detailansicht des Kontakts. Über das Kontextmenü im linken Bereich des Kontakts können Ansichten wie Adressen oder Neue Adresse aufgerufen werden.

Klickt man z.B. auf Adressen werden alle zu dem Kontakt gespeicherten Adressen initial als Karten angezeigt. Mit einem Klick auf Zur Tabellenansicht wechseln werden die Adressen in Tabellenform angezeigt. Aus dieser Ansicht wechselt man zurück mit einem Klick auf Zur Kartenansicht wechseln. Ihr plentymarkets System merkt sich, welche der beiden Ansichten Sie gewählt haben und zeigt beim nächsten Öffnen des Kontextmenüs Adressen die zuletzt gewählte Ansicht an.

Wenn mehr als eine Ansicht des Kontakts geöffnet ist, erscheint in der Ansicht oben ein Dreieck, über das man zwischen den geöffneten Kontakten einfach und schnell hin- und herwechseln kann. Mit einem Klick auf das Kreuz wird der Kontakt geschlossen und aus der Liste entfernt.

Über die Ansicht Übersicht gelangt man zurück in die Übersicht der gefundenen Kontakte. Aus dieser Ansicht heraus lassen sich beliebig viele weitere Kontakte aufrufen. Wenn mehr als ein Kontakt geöffnet ist, erscheint in der Ansicht des gerade geöffneten Kontakts ein Dreieck, über das man die Kontakte, die bereits einmal geöffnet waren, einfach und schnell aufrufen kann. Mit einem Klick auf das Kreuz wird der Kontakt geschlossen und aus der Liste entfernt.

1. Sichtbarkeit für variablen Benutzer einstellen

Damit für Benutzer mit der Benutzerklasse Variabel das Menü CRM » Kontakte sichtbar ist, muss das Menü im Benutzerkonto freigeschaltet werden. Für Benutzer mit der Benutzerklasse Admin ist die Sichtbarkeit des Menüs CRM » Kontakte standardmäßig aktiviert.

Sichtbarkeit für variablen Benutzer einstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffnen Sie den Benutzer mit der Benutzerklasse Variabel, für den Sie die Sichtbarkeit des Menüs aktivieren möchten.

  3. Wechseln Sie in das Tab Berechtigung.

  4. Wechseln Sie in das Tab Menü.

  5. Klappen Sie den Bereich Kunden auf.

  6. Aktivieren Sie die Option Contacts.

  7. Speichern Sie die Einstellung.

2. Kontakte verwalten

Erfahren Sie in den folgenden Unterkapiteln, wie Sie neue Kontakte erstellen, nach vorhandenen Kontakten mithilfe der Filtereinstellungen suchen sowie vorhandene Kontakte bearbeiten und löschen.

2.1. Kontakt erstellen

Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um einen neuen Kontakt zu erstellen. Fügen Sie Kontaktoptionen wie z.B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern und ggf. die USt-IdNr. hinzu. Sie können einen neuen Kontakt beispielsweise auch während einer telefonischen oder schriftlichen Bestellung erstellen oder die Daten eines Interessenten speichern. Beim Erstellen eines Kontakts wird vom System automatisch eine ID vergeben. Diese ID kann nicht geändert werden.

Kontakt erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Klicken Sie auf Neuen Kontakt erstellen.

  3. Nehmen Sie die Einstellungen im Bereich Neuer Kontakt vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  4. Wählen Sie im Bereich Kontaktoptionen den Typ und Subtyp aus den Dropdown-Menüs und geben Sie den Wert ein. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.
    → Mit einem Klick auf Kontaktoption hinzufügen fügen Sie weitere Kontaktoptionen hinzu.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Kontakt wird hinzugefügt.

Tabelle 1. Kontakt erstellen
Einstellung Erläuterung

Neuer Kontakt

Anrede

Option aus dem Dropdown-Menü wählen. Die Auswahl ist optional.
Frau = Weibliche Anrede
Herr = Männliche Anrede

Titel

Ggf. Titel des Kontakts eingeben.

Vorname, Nachname

Vorname und Nachname des Kontakts eingeben.

Mandant (Shop)

Mandant (Shop) aus dem Dropdown-Menü wählen, um den Kontakt diesem Mandanten zuzuordnen.
Es werden nur Mandanten angezeigt, für die im Menü System » Mandant » Webshop wählen » Einstellungen der Name gespeichert wurde.

Sprache

Sprache für den Kontakt wählen. Es werden z.B. Rechnungsdokumente in dieser Sprache erstellt, wenn Sie eine Vorlage für die Sprache angelegt haben.

Typ

Typ wählen. Standardmäßig können die Typen Kunde, Handelsvertreter, Lieferant, Partner, Hersteller und Interessent gewählt werden. Eigene Typen erstellen Sie im Menü System » Kunden » Typen.

Klasse

Klasse wählen. Klassen dienen zur internen Unterscheidung und z.B. ob und welcher Rabatt dieser Klasse gewährt werden soll. Klassen werden im Menü System » Kunden » Kundenklassen erstellt. Soll zum Beispiel zwischen Endkunden und Händlern bei der Preisanzeige im Webshop unterschieden werden, kann dies über die Option Anzeige der Preise im Webshop in der Konfiguration der Klassen vorgenommen werden. Bei Endkunden (B2C) werden die Bruttopreise im Webshop angezeigt. Bei Händlern (B2B) werden die Nettopreise im Webshop angezeigt.
Leere Option = Keine Zuordnung zu einer Klasse
Wichtig: Wenn keine Zuordnung zu einer Klasse erfolgt, wird ein Kontakt automatisch der Klasse mit der niedrigsten Position zugeordnet. Da pro Klasse auch die Preisdarstellung im Webshop konfiguriert wird, diese Option bei der Klasse mit der Position 1 prüfen, damit bei automatischen Zuweisungen auch die gewünschte Preisdarstellung erfolgt.

Bewertung

Kontakt für interne Zwecke bewerten. Fünf rote Sterne stehen für die schlechteste und fünf gelbe Sterne für die beste Bewertung.

Kundennummer

Kundennummer für den Kontakt eingeben. Die Kundennummern können fortlaufend nummeriert werden oder nicht. Kundennummern werden nicht automatisch vergeben.

Eigner

Eigner für den Kontakt wählen. Wenn kein Eigner gewählt werden soll, die leere Option wählen.

Geburtsdatum

Geburtsdatum des Kontakts nach dem Muster dd.mm.yyyy eingeben oder aus dem Kalender wählen.

Newsletter

Zeigt an, ob der Kontakt den Newsletter erhält. Es ist nicht möglich, die Option manuell zu aktivieren. Um den Newsletter-Bezug für den Kontakt zu deaktivieren, auf Newsletter löschen klicken.

Gesperrt

Wählen, ob der Kontakt für den eingestellten Mandanten (Shop) gesperrt wird oder nicht.
Wenn die Option aktiviert ist, ist der Kontakt gesperrt und kann sich nicht mehr im Webshop einloggen. Wenn die Option deaktiviert ist, kann sich der Kontakt im Webshop einloggen.

Kontaktoptionen

Typ

Typ, z.B. E-Mail, Telefon oder Webseite, aus dem Dropdown-Menü wählen.

Subtyp

Subtyp, z.B. Arbeit, Privat oder Ansprechpartner, aus dem Dropdown-Menü wählen.

Wert

Wert eingeben.

2.2. Kontakt suchen

In der Ansicht Filter haben Sie die Möglichkeit, Kontakte nach bestimmten Kriterien zu suchen. Die gefundenen Kontakte werden dann in der Ansicht Übersicht angezeigt. In der Übersicht werden aktuell die folgenden Informationen angezeigt: ID, Firma, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anzahl der Aufträge, Postleitzahl und Land. Wie Sie Kontaktdaten bearbeiten, ist im Kapitel Kontakt bearbeiten beschrieben.

E-Mails direkt aus der Übersicht heraus versenden

Senden Sie Ihrem Kontakt direkt aus der Kontaktübersicht heraus eine E-Mail. Mit einem Klick auf die E-Mail-Adresse öffnet sich Ihr E-Mail-Programm automatisch.

Um bestimmte Kontakte zu suchen, geben Sie die Ihnen bekannten Suchbegriffe in die Filter ein oder wählen Sie die Einstellungen der Dropdown-Menüs. Sie können dabei auch mehrere Suchbegriffe gleichzeitig in die Suchfelder eingeben. Dies ermöglicht Ihnen eine schnellere und genauere Suche.

Kontakt suchen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Geben Sie in der Ansicht Filter Suchbegriffe in die Suchfelder ein bzw. stellen Sie Filteroptionen in den Dropdown-Menüs ein. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet. Alternativ öffnen Sie das Kontextmenü mit einem Rechtsklick, um die Ansichten des Kontakts direkt aufzurufen.

Tabelle 2. Filter für die Kontakte
Einstellung Erläuterung

Suchen

Ohne gewählte Filtereinstellungen auf Suchen klicken, um alle Kontakte anzuzeigen. Alternativ die Suchergebnisse durch Filtereinstellungen eingrenzen und auf Suchen klicken. Die gefundenen Kontakte werden in der Übersicht angezeigt.

Reset

Eingestellte Filterkriterien zurücksetzen.

ID

Jeder Kontakt erhält automatisch eine fortlaufende und einzigartige ID. Dies ist unabhängig davon, ob der Eintrag manuell oder automatisch angelegt wurde. Zwei Kontakte haben somit nie die gleiche ID. Die ID entspricht immer einer echten Zahl. Ungültig sind z.B. "00521" oder "ADF8354".

Name

Vorname und/oder Nachname oder Firmenname eingeben, um den Kontakt mit diesem Namen bzw. Firmennamen zu suchen. Es wird auch nach Namen und Firmennamen, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen des Namens bzw. Firmennamens zu suchen.

Anschrift

Straßenname und/oder Hausnummer eingeben, der im Kontakt gespeichert ist. Es ist möglich, nur nach Teilen des Straßennamens und Teilen der Hausnummer zu suchen.

PLZ

Postleitzahl, die im Kontakt gespeichert sind, eingeben. Es wird auch nach Postleitzahlen, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen der Postleitzahl zu suchen.

Ort

Ort, der im Kontakt gespeichert ist, eingeben. Es wird auch nach Orten, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen des Ortsnamens zu suchen.

E-Mail

E-Mail-Adresse eingeben, um den Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse zu suchen. Es ist möglich, nur nach Teilen der E-Mail-Adresse zu suchen.

Land

Land wählen, um nur Kontakte aus diesem Land anzuzeigen. Das Land ist in den Kontaktdaten gespeichert.

Eigner

Eigner wählen, um nur Kontakte von diesem Eigner anzuzeigen. Der Eigner muss in den Kontaktdaten gespeichert sein.
Wichtig: Es werden im Dropdown-Menü nur Benutzer angezeigt, bei denen im Benutzerkonto im Tab Eigner die Option Kunde aktiviert ist.

Typ

Typ wählen, um nur Kontakte mit diesem Typ anzuzeigen.

Mandant (Shop)

Mandant (Shop) wählen, um nur Kontakte dieses Mandanten anzuzeigen. Der Mandant ist in den Kontaktdaten gespeichert.
Wichtig: Variablen Benutzern stehen nur Mandanten zur Auswahl, für die sie eine Berechtigung haben. Berechtigungen werden im Tab Berechtigung unter System » Einstellungen » Benutzer » Konten eingestellt.

Herkunft

Herkunft wählen, um nur Kontakte mit dieser Herkunft anzuzeigen.

2.3. Kontakt bearbeiten

Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen. Öffnen Sie den Kontakt durch einen Klick in die Zeile des Kontakts, um dessen Daten, wie z.B. Sprache, Klasse, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, zu bearbeiten. Erläuterungen zu den Einstellungen und Optionen in den Bereichen Kontakt und Kontaktoptionen finden Sie im Kapitel Kontakt erstellen. Kontaktoptionen löschen Sie mit einem Klick auf Kontaktoption löschen.

Kontakt bearbeiten:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Nehmen Sie die Änderungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 1 im Kapitel Kontakt erstellen.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

2.4. Kontakt löschen

Sie haben die Möglichkeit, einzelne Kontakte zu löschen. Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, sofern dieser nicht mit einem Auftrag verknüpft ist.

Kontakt löschen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Kontakt löschen oder klicken Sie auf Löschen oberhalb der Detailansicht.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicken Sie auf Löschen.
    → Der Kontakt wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

3. Historie anzeigen

In jedem Datensatz können Sie die Historie eines Kontakts einsehen. Die Historie beinhaltet z.B. das Datum, seit dem der Kontakt bei Ihnen registriert ist, wann er das letzte Mal in Ihrem Webshop eingeloggt war und wann der letzte Auftrag generiert wurde. Die Daten werden automatisch angepasst und können nicht geändert werden.

Historie anzeigen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet und die Historie wird im rechten Bereich unterhalb der Kontaktoptionen angezeigt.

  4. Beachten Sie die Erläuterungen zur Historie in Tabelle 3.

Tabelle 3. Historie im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen
Einstellung Erläuterung

Registriert seit

Datum und Uhrzeit, seit wann der Kontakt registriert ist.

Aktualisiert

Datum und Uhrzeit, wann die Daten des Kontakts das letzte Mal aktualisiert wurden.

Zugangsart

Art, wie sich der Kontakt registriert hat.
Regulärer Zugang = Der Kontakt hat sich neu registriert bzw. der Datensatz wurde manuell im Backend erstellt.
Gastzugang = Der Kontakt hat sich als Gast angemeldet und bestellt.

Letzter Auftrag

Datum und Uhrzeit, wann der letzte Auftrag eingegangen ist. Wenn kein Auftrag eingegangen ist, steht in diesem Feld Keine Daten.

Letzter Login

Datum und Uhrzeit des letzten Login. Wenn kein Login stattgefunden hat, steht in diesem Feld Keine Daten.

4. Adressen verwalten

Erfahren Sie in den folgenden Unterkapiteln, wie Sie neue Adressen zu Ihrem Kontakt hinzufügen, alle zu Ihrem Kontakt gespeicherten Adressen anzeigen sowie bestehende Adressen bearbeiten und löschen.

4.1. Adresse hinzufügen

Fügen Sie einem Kontakt beliebig viele Adressen sowie Adressoptionen wie z.B. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Telefonnummer des Kontakts hinzu.

Adresse hinzufügen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Neue Adresse.

  5. Nehmen Sie die Einstellungen im Bereich Neue Adresse vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 4.

  6. Wählen Sie im Bereich Adressoptionen den Typ aus dem Dropdown-Menü und geben Sie den Wert ein. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 4.
    → Mit einem Klick auf Adressoption hinzufügen fügen Sie weitere Adressoptionen hinzu.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Adresse wird der Übersicht im Bereich Adressen hinzugefügt.

Tabelle 4. Adresse hinzufügen
Einstellung Erläuterung

Neue Adresse

Anrede

Ggf. Anrede aus dem Dropdown-Menü wählen.

Name 1 (Firma)

Firmenname eingeben. Dies ist ein Pflichtfeld, wenn unter Vorname und Nachname kein Eintrag gemacht wird.

Name 2 (Vorname)

Vorname des Kontakts eingeben. Dies ist ein Pflichtfeld, wenn unter Firma und Nachname kein Eintrag gemacht wird.

Name 3 (Nachname)

Nachname des Kunden eingeben. Dies ist ein Pflichtfeld, wenn unter Firma und Vorname kein Eintrag gemacht wird.

Name 4 (Zusatz)

Ggf. Zusatzangaben zum Kontakt eingeben, z.B. z.Hd. Herrn Max Mustermann.

Adresse 1 (Straße)
Adresse 2 (Hausnummer)

Straße und Hausnummer eingeben.
Straße ist ein Pflichtfeld, wenn unter Hausnummer und Adresszusatz kein Eintrag gemacht wird. Hausnummer ist ein Pflichtfeld, wenn unter Straße und Adresszusatz kein Eintrag gemacht wird.

Adresse 3 (Adresszusatz)

Ggf. Adresszusatz eingeben, z.B. Apartment 12a. Dies ist ein Pflichtfeld, wenn unter Straße und Hausnummer kein Eintrag gemacht wird.

Adresse 4 (Frei)

Feld zur freien Verfügung.

Postleitzahl
Ort

Postleitzahl und Ort des Kontakts eingeben. Diese Angaben werden z.B. für die Rechnungsadresse verwendet. Bei bestimmten Ländern, z.B. Vereinigtes Königreich, wird die Reihenfolge der Optionen Postleitzahl und Ort getauscht.
Postleitzahl und Ort sind Pflichtfelder.

Land
Region/Bezirk

Werte aus den Dropdown-Menüs wählen.
Wichtig: Das Dropdown-Menü Region/Bezirk ist nicht für alle Länder verfügbar.

Rechnungsadresse / Lieferadresse

Eine oder beide Optionen aktivieren, um den Adresstyp festzulegen.
Die neue Adresse kann entweder nur Rechnungsadresse, nur Lieferadresse oder sowohl Rechnungsadresse als auch Lieferadresse sein. Wenn beide Optionen aktiviert sind, wird eine Adresse mit einer neuen ID und zwei Adresstypen erstellt.
Sobald eine oder beide Optionen aktiviert sind, kann man für eine oder beide Optionen wählen, ob es sich um die primäre Adresse handelt.

Primär

Option aktivieren, wenn es sich bei der neuen Adresse um die primäre Rechnungsadresse bzw. primäre Lieferadresse handelt.
Es ist möglich, beide Optionen zu aktivieren, wenn es sich bei der neuen Adresse sowohl um die primäre Rechnungsadresse als auch um die primäre Lieferadresse handelt.

Adressoptionen

Typ

Typ, z.B. Postnummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, aus dem Dropdown-Menü wählen.

Wert

Wert eingeben.

4.2. Adressen anzeigen

Aus dem geöffneten Kontakt heraus lassen sich alle dem Kontakt zugehörigen Adressen anzeigen. Neben Informationen wie ID, Firmenname, Vor- und Nachname sowie Adresse und Land sehen Sie außerdem, um welchen Adresstyp es sich handelt – Rechnungsadresse oder Lieferadresse – und ob die Adresse eine primäre Adresse ist.

Wenn mehrere Adressen geöffnet sind, werden im Dropdown-Menü der geöffneten Adressen die IDs der Adressen angezeigt.

Initial werden die Adressen Ihres Kontakts in der Kartenansicht angezeigt. Mit einem Klick auf Zur Tabellenansicht wechseln werden die Adressen in Tabellenform angezeigt. Ihr plentymarkets System merkt sich, welche der beiden Ansichten Sie gewählt haben und zeigt beim nächsten Öffnen des Kontextmenüs Adressen die zuletzt gewählte Ansicht an.

Pro Seite werden bis zu 25 Adressdatensätze zu einem Kontakt angezeigt. Wenn mehr als 25 Adressen zu einem Kontakt gespeichert sind, haben Sie über die Toolbar die Möglichkeit, in den Seiten zu blättern, eine bestimmte Seite zu wählen und die Anzahl der Adressdatensätze pro Seite auf 50, 75 oder 100 zu ändern. Ihr plentymarkets System merkt sich, welche Anzahl der Adressdatensätze Sie gewählt haben und zeigt beim nächsten Öffnen der Ansicht Adressen die zuletzt gewählte Einstellung an.

Adressen anzeigen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Adressen.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Adressen werden angezeigt.

  5. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Detailansicht der Adresse zu öffnen.
    → Wenn Sie die Tabellenansicht gewählt haben, klicken Sie in die Zeile der Adresse, um die Detailansicht zu öffnen.

4.3. Adresse bearbeiten

Sie können bestehende Adressen sowie Adressoptionen jederzeit bearbeiten. Beachten Sie dazu die Erläuterungen im Kapitel Adresse hinzufügen. Adressoptionen löschen Sie mit einem Klick auf Adressoption löschen.

Adressen bearbeiten:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Adressen.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Adressen werden inital als Karten angezeigt.

  5. Klicken Sie in der Adresskarte, die Sie bearbeiten möchten, auf Bearbeiten.
    → Die Detailansicht der Adresse wird geöffnet.

  6. Nehmen Sie die Änderungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 4 im Kapitel Adresse hinzufügen sowie die Erläuterungen zur Toolbar in Tabelle 5.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 5. Adresse bearbeiten
Einstellung Erläuterung

Speichern

Speichert die Einstellungen.

Rechnungsadresse

Neue Rechnungsadresse ableiten

Erstellt eine neue Rechnungsadresse auf Basis der aktuell gewählten Adresse. Um eine neue Adresse mit einer neuen ID zu erstellen, müssen Änderungen an der neuen Rechnungsadresse vorgenommen werden.

Rechnungsadresstyp hinzufügen

Fügt den Typ Rechnungsadresse zu der Adresse hinzu. Die ID ändert sich nicht.
Diese Einstellung ist nicht sichtbar, wenn für die Adresse bereits der Typ Rechnungsadresse hinzugefügt wurde.

Rechnungsadresstyp löschen

Löscht den Typ Rechnungsadresse in der Adresse.
Diese Einstellung ist nicht sichtbar, wenn der Typ Rechnungsadresse nicht für die Adresse hinzugefügt wurde.

Als primäre Rechnungsadresse definieren

Setzt die aktuell gewählte Rechnungsadresse als primäre Rechnungsadresse. Die ID ändert sich nicht.
Wenn der Typ Rechnungsadresse nicht vorhanden ist, ist diese Option deaktiviert.
Wenn die Rechnungsadresse als primär definiert wurde, kann man dies mit einem Klick auf Primäre Rechnungsadresse zurücksetzen wieder rückgängig machen.

In Rechnungsadresse umwandeln /
In Lieferadresse umwandeln

Wandelt die aktuell gewählte Adresse in die Rechnungsadresse bzw. Lieferadresse um. Die ID ändert sich nicht.
Wenn beide Adresstypen bereits vorhanden sind, ist diese Option deaktiviert.

Lieferadresse

Neue Lieferadresse ableiten

Erstellt eine neue Lieferadresse auf Basis der aktuell gewählten Adresse. Um eine neue Adresse mit einer neuen ID zu erstellen, müssen Änderungen an der neuen Lieferadresse vorgenommen werden.

Lieferadresstyp hinzufügen

Fügt den Typ Lieferadresse zu der Adresse hinzu. Die ID ändert sich nicht.
Diese Einstellung ist nicht sichtbar, wenn für die Adresse bereits der Typ Lieferadresse hinzugefügt wurde.

Lieferadresstyp löschen

Löscht den Typ Lieferadresse in der Adresse.
Diese Einstellung ist nicht sichtbar, wenn der Typ Lieferadresse nicht für die Adresse hinzugefügt wurde.

Als primäre Lieferadresse definieren

Setzt die aktuell gewählte Lieferadresse als primäre Lieferadresse. Die ID ändert sich nicht.
Wenn der Typ Lieferadresse nicht vorhanden ist, ist diese Option deaktiviert.
Wenn die Lieferadresse als primär definiert wurde, kann man dies mit einem Klick auf Primäre Lieferadresse zurücksetzen wieder rückgängig machen.

Adressdatensatz löschen

Löscht den Adressdatensatz vollständig.

4.4. Adresse löschen

Sofern es sich bei der Adresse nicht um eine mit einem Auftrag verknüpfte Rechnungsadresse handelt, können Sie Adressen löschen. Dies ist z.B. nötig, wenn die Lieferadresse des Kontakts nicht mehr aktuell ist.

Löschen von Rechnungsadressen, die mit Aufträgen verknüpft sind, ist nicht möglich

Wenn die Adresse vom Typ Rechnungsadresse ist und mit einem Auftrag verknüpft ist, können Sie die Adresse nicht löschen. Eine Fehlermeldung erscheint.

Adresse löschen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Adressen.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherte Adressen werden inital als Karten angezeigt.

  5. Klicken Sie in der Adresskarte, die Sie löschen möchten, auf Löschen.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Klicken Sie auf Löschen.
    → Die Adresse wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

5. Aufträge verwalten

Erfahren Sie in den folgenden Unterkapiteln, wie Sie alle zu Ihrem Kontakt vorhandenen Aufträge anzeigen sowie neue Aufträge zu Ihrem Kontakt anlegen.

5.1. Aufträge anzeigen

Aus dem geöffneten Kontakt heraus können Sie alle Aufträge des Kontakts im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten aufrufen. Beim Wechsel in das Menü wird in der Auftragssuche automatisch initial auch nur nach Aufträgen von Kontakten mit der ID gesucht.

Aufträge anzeigen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Aufträge.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Aufträge werden im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten angezeigt.

  5. Klicken Sie in die Zeile des Auftrags, um nähere Informationen einzusehen.

Sie können den Auftrag auch bearbeiten. Aufträge können solange bearbeitet werden, bis ein Dokument für diesen Auftrag existiert. Weitere Informationen zu Aufträgen finden Sie auf der Handbuchseite Aufträge verwalten.

5.2. Auftrag anlegen

Mit einem Klick haben Sie die Möglichkeit aus dem geöffneten Kontakt heraus manuell einen neuen Auftrag für den Kontakt anzulegen. Wenn der Kontakt im Webshop bestellt, wird der Auftrag automatisch in Ihrem plentymarkets System gespeichert. Bei telefonischen Bestellungen beispielsweise legen Sie den Auftrag manuell an. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Auftrag anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Neuer Auftrag.
    → Sie gelangen direkt in den Bereich Neuer Auftrag im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  5. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie die Informationen auf der Handbuchseite Aufträge verwalten.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

5.3. Sammelauftrag anlegen

Ein Sammelauftrag bietet die Möglichkeit, nicht bezahlte Aufträge eines Kontakts in einen Auftrag zu übernehmen. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Sie mit Ihrem Kontakt vereinbart haben, dass er nicht jede Rechnung einzeln, sondern pro Monat oder pro Quartal bezahlt.

Die Aufträge werden wie gewohnt bearbeitet und die Artikel versendet, bleiben jedoch unbezahlt. Das Anlegen eines Sammelauftrags ist nur möglich für Aufträge, die noch nicht bezahlt wurden.

Mit einem Klick auf Neuer Sammelauftrag werden alle Aufträge des Kontakts in einen Sammelauftrag zusammengefasst. Sie legen im Vorfeld im Menü System » Aufträge » Auftragstypen » Multi-Order fest, welche Bedingungen, wie z.B. Auftragstyp und Auftragsstatus, erfüllt sein müssen, damit ein Sammelauftrag angelegt werden kann.

Sammelauftrag anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Neuer Sammelauftrag.
    → Der Sammelauftrag wird angelegt.

Nachdem der Sammelauftrag erfolgreich angelegt wurde, öffnet sich dieser automatisch im Menü Aufträge. Im Sammelauftrag können Sie dann im Tab Belege eine Sammelrechnung generieren.

Weitere Informationen finden Sie auf der Handbuchseite Sammelaufträge.

6. Scheduler anzeigen

In der Ansicht Scheduler werden Abo-Aufträge des Kontakts angezeigt. Außerdem können neue Scheduler-Aufträge angelegt werden. Über den Scheduler haben Ihre Kunden die Möglichkeit, bestimmte Artikel in Ihrem Webshop im Abonnement zu kaufen. Das Menü ist nur in Ihrem plentymarkets System sichtbar, wenn Sie es gebucht haben. Die Buchung nehmen Sie im Menü Start » Service-Center » Tab: Vertrag vor. Im Menü System » Aufträge » Scheduler nehmen Sie die Einstellungen für Ihren Webshop vor.

Scheduler anzeigen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Scheduler.
    → Alle zu dem Kontakt verfügbaren Abonnements werden angezeigt.

  5. Beachten Sie die Erläuterungen auf der Handbuchseite Scheduler
.

Weitere Informationen finden Sie auf der Handbuchseite Scheduler
. Dort sind auch die Filteroptionen beschrieben, die Sie sowohl im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen » Ansicht: Scheduler als auch im Menü Aufträge » Scheduler » Scheduler-Aufträge wählen können.

7. Tickets verwalten

Erfahren Sie in den folgenden Unterkapiteln, wie Sie Tickets erstellen und alle zu einem Kontakt vorhandenen Tickets aufrufen. Abhängig vom verwendeten plentymarkets Tarif müssen Sie das Ticketsystem ggf. buchen, bevor es Ihnen zur Verfügung steht.

7.1. Ticket erstellen

Das Ticketsystem in plentymarkets nutzen Sie zur Verwaltung Ihrer Kundenkommunikation. Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie ein neues Ticket direkt aus dem geöffneten Kontakt heraus erstellen.

Ticket erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Neues Ticket.
    → Sie gelangen direkt in den Bereich Neues Ticket im Menü CRM » Ticketsystem. Die Kontakt-ID ist bereits vorausgefüllt.

  5. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie die Informationen auf der Handbuchseite Ticketsystem nutzen.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

7.2. Tickets anzeigen

Aus dem geöffneten Kontakt heraus können Sie alle zu dem Kontakt gespeicherten Tickets im Menü CRM » Ticketsystem aufrufen. Beim Wechsel in das Menü wird in der Ticketsuche automatisch initial auch nur nach Tickets von Kontakten mit der ID gesucht.

Tickets anzeigen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Tickets.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Tickets werden angezeigt.

Sie haben die Möglichkeit Tickets zu bearbeiten und zu löschen. Beachten Sie dazu die Handbuchseite Ticketsystem nutzen.

8. Notizen verwalten

Erfahren Sie in den folgenden Unterkapiteln, wie Sie neue Notizen zu Ihrem Kontakt erstellen, alle zu einem Kontakt vorhandenen Notizen aufrufen sowie vorhandene Notizen bearbeiten und löschen. Notizen sind nur in Ihrem plentymarkets Backend sichtbar und können nicht von Ihren Kontakten aufgerufen werden.

8.1. Notiz erstellen

Sie können zu jedem Ihrer Kontakte beliebig viele Notizen speichern. Notizen sind nur in Ihrem plentymarkets Backend sichtbar, d.h. Kontakte können die gespeicherten Notizen nicht im Webshop sehen. Jede Notiz erhält nach dem Speichern eine fortlaufende ID. Neue Texte geben Sie über die Tastatur ein oder fügen Sie über die Zwischenablage ein. Mit den Funktionen in der Symbolleiste können Sie den Text formatieren, Verlinkungen einfügen sowie Bilddateien hochladen.

Notiz erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Neue Notiz.
    → Das Fenster Neue Notiz wird geöffnet.

  5. Geben Sie den Text ein, fügen Sie Text über die Zwischenablage ein und formatieren Sie ggf. den Text mit den Funktionen in der Symbolleiste.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Bereich Notizen wird geöffnet und die Notiz wird der Übersicht hinzugefügt.

8.2. Notizen anzeigen

Aus dem geöffneten Kontakt heraus lassen sich alle zu dem Kontakt gespeicherten Notizen in Form von Karten anzeigen. Die Karten zeigen das Erstellungsdatum mit Uhrzeit, den Benutzernamen, der die Notiz erstellt hat, und die ID an.

Notizen anzeigen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Notizen.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Notizen werden angezeigt.

Einzelne Notiz öffnen

Sie können einzelne Notizen mit einem Klick auf Vorschau öffnen anzeigen. Wenn mehr als eine Notiz des Kontakts geöffnet ist, erscheint in der Ansicht ein Dreieck, über das man zwischen den geöffneten Notizen einfach und schnell hin- und herwechseln kann. Mit einem Klick auf das Kreuz wird die Notiz geschlossen und aus der Liste entfernt.

8.3. Notiz bearbeiten

Bearbeiten Sie Notizen, um Inhalte zu aktualisieren. Sie haben die Möglichkeit, den Text zu formatieren, Verlinkungen einzufügen und Bilddateien hochzuladen.

Notiz bearbeiten:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Notizen.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Notizen werden angezeigt.

  5. Klicken Sie in der Notiz, die Sie bearbeiten möchten, auf Bearbeiten.

  6. Nehmen Sie die Änderungen vor.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.

8.4. Notiz löschen

Die Notizen Ihrer Kontakte können jederzeit gelöscht werden, wenn die darin gespeicherten Informationen veraltet sind oder Sie diese nicht mehr benötigen.

Notiz löschen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Notizen.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Notizen werden angezeigt.

  5. Klicken Sie in der Notiz, die Sie löschen möchten, auf Löschen.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird geöffnet.

  6. Klicken Sie auf Löschen.
    → Die Notiz wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

Sie können die Notiz auch löschen, wenn die Vorschau geöffnet ist. Dazu klicken Sie in der geöffneten Notiz auf Löschen. In diesem Fall erscheint ebenfalls eine Sicherheitsabfrage, die Sie mit Löschen bestätigen müssen.

9. Dokumente verwalten

Erfahren Sie in den folgenden Unterkapiteln, wie Sie Dokumente zu Ihren Kontakten hochladen, anzeigen, herunterladen und löschen.

9.1. Dokument hochladen

In der Ansicht Dokumente können Sie Dokumente wie z.B. eine bereits im Vorfeld selbst durchgeführte Altersprüfung zu Ihrem Kontakt hochladen. Entweder laden Sie die Dateien über Datei hochladen oder per Drag&Drop in diesen Bereich hoch. Sie können auch Ordner erstellen, um die Dokumente übersichtlicher zu gruppieren.

Zulässig sind Datenformate wie JPEG, PNG, GIF, TIFF, PDF, DOC, ODC, OTH, XLS, XML, HTML, HTM, CSS, ZIP und GZIP.

Dokument hochladen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Dokumente.

  5. Klicken Sie auf Datei hochladen oder ziehen Sie die Datei per Drag&Drop in den Bereich.
    → Die Datei wird hochgeladen und zu der Übersicht hinzugefügt.

Ordner erstellen

Erstellen Sie in der Ansicht Dokumente Ordner, wenn Sie viele Dokumente zu Ihrem Kontakt hochgeladen haben. Dies ermöglicht eine Gruppierung der Dokumente und somit eine bessere Übersicht.

9.2. Dokumente anzeigen

In der Ansicht Dokumente sehen Sie alle zum Kontakt verfügbaren Dokumente, die Sie hochgeladen haben. In der Übersicht sind der Dateiname, die Dateigröße sowie das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung zu sehen.

Dokumente anzeigen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Dokumente.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Dokumente werden angezeigt.

9.3. Dokument herunterladen

Sie haben die Möglichkeit, alle Dokumente, die Sie zu Ihrem Kontakt hochgeladen haben, herunterzuladen.

Dokument herunterladen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Dokumente.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Dokumente werden angezeigt.

  5. Klicken Sie in der Zeile des Dokuments, das Sie herunterladen möchten, auf Datei herunterladen.
    → Das Fenster zum Festlegen des Speicherorts wird geöffnet.

  6. Wählen Sie den Speicherort auf Ihrem Computer und speichern Sie das Dokument.

9.4. Dokument löschen

Löschen Sie ein Dokument, wenn Sie dieses nicht mehr benötigen. Wie Sie mehrere Dokumente gleichzeitig löschen, ist in der Box am Ende des Kapitels beschrieben.

Dokument löschen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Dokumente.

  5. Klicken Sie in der Zeile des Dokuments, das Sie löschen möchten, auf Löschen.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Klicken Sie auf Löschen.
    → Das Dokument wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

Mehrere oder alle Dokumente löschen

Markieren Sie in der Ansicht Dokumente die Dokumente, die Sie löschen möchten, oder aktivieren Sie die Option neben Dateiname, um alle gespeicherten Dokumente zu markieren und anschließend zu löschen. Nachdem Sie die Sicherheitsabfrage mit Löschen bestätigt haben, werden die markierten Dokumente gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

10. Kontostand anzeigen

In der Ansicht Konto sehen Sie die Umsätze Ihres Kontakts. In der obersten Zeile sehen Sie neben dem Kontostand des Kontakts die Summe der Rechnungen des Kontakts, was Sie ihm in Form von Gutschriften gutgeschrieben haben und wie hoch die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen ist. In der Tabelle sind die Aufträge und Gutschriften zu diesem Kunden als Vorgänge aufgeführt. Dabei sind die Spalten Gezahlt und Ausstehend besonders hilfreich. Wenn bei einem Auftrag ein Betrag unter Ausstehend aufgeführt ist, muss der Kontakt diesen Betrag noch an Sie zahlen. Sobald dies geschehen ist, wird der Betrag unter Gezahlt aufgeführt. Wenn bei einer Gutschrift noch ein Betrag unter Ausstehend aufgeführt ist, müssen Sie diesen Betrag noch an den Kontakt zahlen. Sobald dies geschehen ist, wird der Betrag unter Gezahlt aufgeführt.

Kontostand anzeigen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Konto.
    → Alle verfügbaren Daten zum Kontostand des Kontakts werden angezeigt.

  5. Beachten Sie die Erläuterungen in Tabelle 6.

Tabelle 6. Einstellungen im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen » Ansicht: Konto
Einstellung Erläuterung

Saldo

Zeigt den Kontostand des Kontakts an.
+ = Summe der noch vom Kontakt zu zahlenden Beträge
- = Summe der noch an den Kontakt zu zahlenden Beträge, wenn der Kontakt zu viel gezahlt hat oder eine Gutschrift noch ausgezahlt werden muss.
0,0 = keine ausstehenden Beträge

Rechnungen

Summe der Rechnungsbeträge aller Aufträge und die Anzahl der Rechnungen in Klammern

Gutschriften

Summe aller Gutschriften und die Anzahl der Gutschriften in Klammern

Delta

Differenz in Prozent zwischen den gezahlten Gutschriften und dem insgesamt bezahlten Rechnungsbetrag des Kontakts. Bei 0 % wurde dem Kontakt noch keine Gutschrift ausgezahlt. Bei 100 % wurde dem Kontakt jeder bezahlte Betrag wieder als Gutschrift zurückgezahlt.

Datum

Datum, an dem der Auftrag erstellt wurde

Auftrags-ID

ID des Auftrags. Ein Klick auf die ID öffnet die Detailansicht des Auftrags. IDs von Gutschriften sind eingerückt und unterhalb des Auftrags dargestellt.

Vorgang

Auftragsart, entweder Auftrag oder Gutschrift

Dokument

Dokumentennummer, z.B. Rechnungsnummer. Ein Klick auf die Nummer öffnet das Dokument.

Wert

Rechnungssumme des Auftrags

Gezahlt

Der bereits bezahlte Betrag

Zahlungsart

Zahlungsart des Auftrags

Ausstehend

Der zur vollständigen Bezahlung des Auftrags noch ausstehende Betrag.

Status

Status des Auftrags. Ein Klick auf den Status öffnet das Bearbeitungsfenster Auftragsstatus, in dem der Status geändert werden kann.

Kontodaten filtern

Verwenden Sie Filter, um den Kontostand Ihres Kontakts anzuzeigen.

Kontodaten filtern:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Konto.
    → Alle verfügbaren Daten zum Kontostand des Kontakts werden angezeigt.

  5. Nehmen Sie die Filtereinstellungen im Bereich Filter vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.

  6. Klicken Sie auf Suchen.

Tabelle 7. Filtereinstellungen im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen » Ansicht: Konto
Einstellung Erläuterung

Suchen

Suche ausführen. Die gefundenen Kontodaten werden aufgelistet.

Reset

Eingestellte Filterkriterien zurücksetzen.

Zeitraum

Eine der folgenden Einstellungen aus dem Dropdown-Menü wählen: ALLE, Dieses Jahr, Letztes Jahr, Diesen Monat, Letzten Monat oder Letzte 3 Monate.

Ausstehend

ALLE, Ja oder Nein wählen.
Ja = Nur ausstehende Beträge werden angezeigt.
Nein = Nur gezahlte Beträge werden angezeigt.
ALLE = Ausstehende und gezahlte Beträge werden angezeigt.

Vergleichsoperator / Status

Vergleichsoperator und Auftragsstatus aus den Dropdown-Menüs wählen.

Rechnungsnr.

Rechnungsnummer eingeben.

Auftrags-ID

Auftrags-ID eingeben.

11. Bankdaten verwalten

Erfahren Sie in den folgenden Unterkapiteln, wie Sie neue Bankdaten zu Ihrem Kontakt hinzufügen sowie bestehende Bankdaten bearbeiten und löschen.

11.1. Bankdaten hinzufügen

In der Ansicht Bankdaten fügen Sie die Bankdaten Ihres Kontakts hinzu. Sie können beliebig viele Bankdatensätze hinzufügen.

Die Bankdatensätze werden nach dem Speichern in Form von Karten dargestellt und zeigen neben dem Namen des Inhabers und der IBAN ein Tag, wenn das SEPA-Lastschriftmandat für den Kontakt aktiviert ist. Sofern im Bankdatensatz die BIC gespeichert ist, wird diese auch auf der Karte angezeigt.

Bankdaten hinzufügen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Bankdaten.

  5. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    → Die Ansicht Neue Bankdaten wird geöffnet.

  6. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 8.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 8. Einstellungen im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen » Ansicht: Bankdaten
Einstellung Erläuterung

IBAN, BIC, Inhaber, Kontonummer, Bankleitzahl

Bankdaten des Kontakts eingeben. IBAN und Inhaber sind Pflichtfelder.

Name, Straße, PLZ und Ort der Bank

Name und Adresse der Bank eingeben.

Land der Bank

Land aus dem Dropdown-Menü wählen.

SEPA-Lastschriftmandat

Option aktivieren, wenn der Kontakt das SEPA-Lastschriftmandat unterschrieben hat.
Wichtig: Erst nach dem Aktivieren dieser Option können die pain.008-Formate für den SEPA-Zahlungsverkehr abgerufen werden.

Art des Mandats

Nur sichtbar, wenn das SEPA-Lastschriftmandat aktiviert wurde.
Option aus dem Dropdown-Menü wählen:
SEPA-Basis-Lastschrift = Mit der Einzugsermächtigung (Standardkunden) vergleichbares Mandat.
SEPA-Firmen-Lastschrift = Mit dem Buchungsauftrag (Firmenkunden, B2B) vergleichbares Mandat.

Ausführungsmodalität

Nur sichtbar, wenn das SEPA-Lastschriftmandat aktiviert wurde.
Option aus dem Dropdown-Menü wählen:
Einmalige Zahlung = Wird typischerweise für Standardaufträge verwendet.
Wiederkehrende Zahlung = Wird typischerweise für regelmäßige Abbuchungen, Abo-Verträge etc. verwendet.

11.2. Bankdaten bearbeiten

Sie haben die Möglichkeit, die Bankdaten Ihrer Kontakte jederzeit zu aktualisieren.

Bankdaten bearbeiten:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Bankdaten.

  5. Klicken Sie im Bankdatensatz, den Sie bearbeiten möchten, auf Bearbeiten.
    → Der Bankdatensatz wird geöffnet.

  6. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 8.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.

11.3. Bankdaten löschen

Löschen Sie Bankdatensätze Ihrer Kontakte, wenn diese nicht mehr aktuell sind.

Bankdaten löschen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Bankdaten.

  5. Klicken Sie im Bankdatensatz, den Sie löschen möchten, auf Löschen.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Klicken Sie auf Löschen.
    → Der Bankdatensatz wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

12. Zugangsdaten bearbeiten

In der Ansicht Zugangsdaten haben Sie die Möglichkeit, das Passwort für Ihren Kontakt manuell zu ändern, einen Link zum Ändern des Passworts zu versenden, den Login zu entsperren und den Mein Konto-Bereich des Kontakts über die Login-URL zu öffnen.

12.1. Passwort ändern

Ändern Sie im Bereich Passwort ändern das Passwort manuell für Ihren Kontakt.

Passwort ändern:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Zugangsdaten.

  5. Geben Sie im Bereich Passwort ändern das Passwort zwei Mal ein.

  6. Klicken Sie auf Passwort speichern.

12.2. Neues Passwort versenden

Mit einem Klick auf Neues Passwort versenden senden Sie dem Kontakt einen Link in der E-Mail-Vorlage. Mit einem Klick auf diesen Link kann der Kontakt sein Passwort im Webshop ändern. Voraussetzung dafür ist, dass Sie im Menü System » Mandant » Webshop wählen » E-Mail » Automatischer Versand eine E-Mail-Vorlage, die diesen Link enthält, mit dem Ereignis Sende Kunde E-Mail zur Passwortänderung verknüpft haben. Die E-Mail-Vorlage muss die Template-Funktion {% Link_ChangePassword() %} enthalten. Weitere Informationen zum automatischen E-Mail-Versand finden Sie auf der Handbuchseite E-Mails versenden.

Neues Passwort versenden:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Zugangsdaten.

  5. Klicken Sie auf Neues Passwort versenden.
    → Der Kontakt erhält eine E-Mail mit dem Link zur Passwortänderung.

12.3. Login entsperren

Wenn der Kontakt das Passwort beim Login in Ihrem Webshop mehrmals hintereinander falsch eingegeben hat, wird der Kontakt für das Login eine gewisse Zeit gesperrt. Mit einem Klick auf Login entsperren entsperren Sie frühzeitig das Login und der Kontakt kann sich wieder einloggen.

Login entsperren:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Zugangsdaten.

  5. Klicken Sie auf Login entsperren.
    → Der Kontakt kann sich erneut in Ihrem Webshop anmelden.

12.4. Mein Konto-Bereich des Kontakts öffnen

Im Bereich Login-URL wird die URL für einen direkten Zugang zum Mein Konto-Bereich des Kontakts im Webshop angezeigt. Wenn diese URL verwendet wird, ist eine Eingabe der Login-Daten (E-Mail-Adresse und Passwort) im Webshop nicht mehr nötig.

Damit die Login-URL automatisch erzeugt wird, muss sowohl die E-Mail-Adresse im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen im Bereich Kontaktoptionen als auch das Passwort im Menü CRM » Kontakte » Kontakt öffnen » Bereich: Zugangsdaten gespeichert sein. Nach dem Speichern wird die Login-URL erzeugt. Verwenden Sie ein sicheres Passwort, andernfalls wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Mein Konto-Bereich des Kontakts öffnen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suchen Sie den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicken Sie in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Zugangsdaten.

  5. Klicken Sie im Bereich Login-URL auf Link öffnen oder kopieren Sie die Login-URL mit einem Klick auf In Zwischenablage kopieren und fügen den Link in den Browser ein.
    → Der Mein Konto-Bereich des Kontakts im Webshop wird geöffnet.

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