Skip to main content

Kontakte

Auf dieser Handbuchseite sind alle Einstellungen, die im Menü CRM » Kontakte zur Verfügung stehen, sowie die Einstellungen, die du im Menü Einrichtung » CRM vornehmen musst, beschrieben.

Im Menü Einrichtung » CRM nimmst du vorbereitende Einstellungen wie das Erstellen von Kundenklassen und Typen vor. Im Menü CRM » Kontakte erstellst und bearbeitest du die Datensätze deiner Kontakte und verwaltest dort alle Informationen wie z.B. Adressen, Aufträge, Scheduler-Aufträge, Tickets, Nachrichten, Umsätze, Bankdaten und Dokumente deiner Kontakte.

1. Vorbereitende Einstellungen vornehmen

Im Menü Einrichtung » CRM nimmst du vorbereitende Einstellungen wie das Erstellen von Kundenklassen und Typen vor. Außerdem richtest du in diesem Menü Rabatte für deine Kontakte ein.

1.1. Adress-Layout für Lieferscheine einrichten

Im Menü Einrichtung » CRM » Adress-Layout kannst du individuell Adress-Layouts für deine Lieferländer für das Auftragsdokument Lieferschein einrichten. Die Adress-Layouts für die Lieferländer Deutschland, Frankreich und das Vereinigte Königreich sind bereits standardmäßig in deinem plentymarkets System enthalten. Du kannst diese 3 Adress-Layouts bearbeiten, wenn du über die Rechte verfügst.

Rechte für Backend-Benutzer:innen vergeben

Benutzer:innen vom Typ Backend sehen nur bestimmte Bereiche und Menüs im plentymarkets Backend. Somit können sie nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit diesem Zugang Adress-Layouts sehen und bearbeiten können, muss eine Person mit Admin-Zugang zumindest die in Tabelle 1 beschriebenen Rechte für Benutzer:innen vom Typ Backend vergeben.

Rechte für Backend-Benutzer:innen vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.

  2. Nutze die Suchfunktion () und öffne das zu bearbeitende Konto.

  3. Aktiviere im Bereich Berechtigungen die Berechtigungen gemäß Tabelle 1.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 1. Berechtigungen für das Adress-Layout vergeben
Einstellung Erläuterung

CRM > Adress-Layout > Anzeigen

Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Adress-Layouts zu sehen.

CRM > Adress-Layout > Erstellen

Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Adress-Layouts zu erstellen.

REST-Berechtigungen zum Erstellen, Löschen und Aktualisieren von Adress-Layouts

Damit Personen mit dem Zugang Backend das Adress-Layout im Menü Einrichtung » CRM » Adress-Layout auch erstellen, aktualisieren und löschen können, musst du diese Berechtigungen im Benutzer:innenkonto analog aktivieren.

Adress-Layout für Lieferscheine einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Adress-Layout.

  2. Klicke auf Neues Layout ().

  3. Nimm die gewünschten Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 2. Adress-Layout einrichten
Einstellung Erläuterung

Grundeinstellungen

Layout-Name

Gib einen Namen für das Layout ein.

Als Standard-Adress-Layout verwenden

Aktiviere die Umschaltfläche, wenn dieses Layout als Standard-Layout verwendet werden soll. In der Übersicht auf der linken Seite ist das Standard-Adress-Layout mit einem Sternchen gekennzeichnet.

Feldliste

Wenn gewünscht, gib den englischen und den deutschen Namen für die Feldnamen ein, damit diese Namen dann beim Gestalten des Adress-Layouts angezeigt werden.

Speichern

Speichere die Einstellungen. Die Liste der Feldnamen schließt sich und die Bereiche Länder, Layout und Felder werden angezeigt.

Länder

Wähle ein Land oder mehrere Länder aus der Liste, für die das Adress-Layout gelten soll.

Layout /
Felder

Ziehe aus dem Bereich Felder die Adressfelder in den Bereich Layout und gestalte das Adress-Layout individuell für jedes Land.
Tipp: Es ist möglich, weitere Reihen (maximale Anzahl der Reihen: 6) hinzuzufügen, einzelne Felder zu entfernen und komplette Reihen zu entfernen. Auch leere Reihen sind erlaubt. Eine Beschränkung der Felderanzahl pro Reihe ist nicht vorhanden.

Damit die Lieferscheine für die Lieferländer automatisch in den erstellten Adress-Layouts ausgegeben werden, musst du eine Einstellung im Lieferschein vornehmen. Dein plentymarkets System prüft dann automatisch das Lieferland aus dem Auftrag und gibt den Lieferschein in den im Menü Einrichtung » CRM » Adress-Layout aufgelisteten Layout aus. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Standorte » [Standort wählen] » Dokumente » Lieferschein.

  2. Aktiviere im Bereich Grundeinstellungen: Lieferschein die Option Neues Adresslayout.
    → Die Option darüber Aufbau der Rechnungs-/ Lieferanschrift wird ausgeblendet und die Lieferscheine werden in den Adresslayouts im Menü Einrichtung » CRM » Adress-Layout ausgegeben.

  3. Speichere () die Einstellungen.

Wie du Lieferscheine einrichtest und erstellst, ist auf der Handbuchseite Lieferscheine erzeugen beschrieben.

Aktuell ist diese Einstellung vorerst nur für Lieferscheine verfügbar. Fü weitere Dokumente wird diese Einstellung folgen.

1.2. Kundenklasse erstellen

Mit Kundenklassen unterteilst du deinen Kundenstamm nach unterschiedlichen Kriterien. So kannst du eine Kundenklasse festlegen, die an Endkund:innen (B2C) angepasst ist und mit deren Einstellungen die Artikel mit Bruttopreisen im Webshop angezeigt werden. Für Händler:innen (B2B) erstellst du eine weitere Kundenklasse, mit deren Einstellungen die Artikel mit Nettopreisen im Webshop angezeigt werden. Weitere Optionen, die festgelegt werden können, sind z.B. Rabatte auf den Nettowarenwert, Rabatte auf die Zahlungsart oder Rabattstaffeln, die nur für eine bestimmte Kundenklasse gelten.

Beachte: Wenn sich ein Kontakt in deinem plentyShop registriert und die Anrede in das Feld Firma ändert, greift automatisch die Kundenklasse, die du für B2B-Kontakte erstellt hast.

Tipp: Typen und Klassen erstellen

Für die Einteilung deines Kundenstamms in Typen und Klassen ist es empfehlenswert, ein Konzept zu entwickeln, bevor du größere Mengen an Kontaktdaten erstellst. Dadurch vermeidest du späteren Änderungsaufwand, z.B. wenn Typen bei fehlender Einstellung automatisch zugewiesen werden. Überlege dir, welche Typen und Klassen du benötigst, erstelle die Typen und Klassen und weise sie deinen Kontakten zu.

Du kannst beliebig viele Kundenklassen im Menü Einrichtung » CRM » Kundenklassen erstellen und individuell einrichten. Kundenklassen erhalten automatisch eine ID, die in der Übersicht vor dem Namen der Kundenklasse angezeigt wird. Die ID bestimmt jedoch keine Reihenfolge, diese wird durch die Option Position festgelegt.

Wird eine neue Kundenklasse erstellt, steht die Kundenklasse in der Detailansicht des Kontakts im Menü CRM » Kontakte » [Kontakt öffnen] als Auswahl zur Verfügung.

Kundenklasse erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Kundenklassen.

  2. Wechsele in das Tab Neue Kundenklasse.

  3. Nimm die gewünschten Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 3. Kundenklasse erstellen
Einstellung Erläuterung

Mindestbestellmenge

Gib die Mindestbestellmenge ein, wenn pro Artikel eine bestimmte Anzahl bestellt werden muss oder um eine Mindestbestellmenge für die Mengenrabatte zu gewährleisten.

Bezeichnung

Gib den Namen für die neue Kundenklasse ein, z.B. Großhändler oder Premiumkunde.

Position

Wenn keine Zahl eingegeben wird, wird eine Position automatisch anschließend an die höchste vorhandene Position vergeben. In erster Linie dient die Position der Sortierung der Kundenklassen im Menü. Dies ist z.B. in Kombination mit der Gestaltung der Sichtbarkeit der Artikelpreise im Webshop wichtig. Dies wird unter Anzeige der Preise im Webshop eingestellt.

Zahlungsziel, Skontosatz, Skontofrist und Valuta

Zahlungsziel, Skontosatz, Skontofrist und Valuta stellen die Zahlungsbedingungen dar.
Wichtig: Die im Kontaktdatensatz gespeicherten Zahlungsbedingungen haben Priorität vor den hier eingegebenen Werten.
Die Zahlungsbedingungen werden in den Auftragseinstellungen übernommen. Auch in den Auftrageinstellungen haben die Werte im Kontaktdatensatz Priorität. Im Auftrag können sie optional entweder manuell angepasst oder eingetragen werden, falls am Kontakt und in der Kundenklasse nichts hinterlegt sein sollte. Die im Auftrag gespeicherten Zahlungsbedingungen werden dann auf Dokumenten ausgegeben. Beachte die ausklappbare Box Beispiel: Gestaltung von Zahlungsbedingungen unterhalb von Tabelle 6 im Kapitel Kontakt bearbeiten, dort ist ein Beispiel zu den Zahlungsbedingungen aufgeführt.

Kunden-ID

Gib die ID des Kontakts ein, an den Sammelrechnungen bei Sammelaufträgen geschickt werden sollen. Die Sammelaufträge werden kundenklassenspezifisch angelegt und die Rechnung wird an den Kontakt gesendet.

Rabattart

Wähle die Rabattart. Je nach Rabattart werden mehr oder weniger Optionen eingeblendet. Wenn du keinen Rabatt vergeben möchtest, wähle die Option Kein Rabatt. Weitere Informationen sowie Erläuterungen zu den Rabattarten in plentymarkets findest du im Kapitel Rabattsystem nutzen.

Mengenrabatt

Wähle, ob der im Menü Einrichtung » Artikel » Verkaufspreise eingegebene Wert unter Ab Menge berücksichtigt werden soll oder nicht.

Erlaubte Zahlungsarten

Wähle, welche der im Webshop verfügbaren Zahlungsarten für die Kundenklasse erlaubt sein sollen.
In der Grundeinstellung sind alle verfügbaren Zahlungsarten erlaubt. Werden neue Zahlungsarten integriert, müssen diese Zahlungsarten hier erlaubt werden, weil neue Zahlungsarten nicht automatisch mit in die Erlaubnisliste aufgenommen werden.
Wichtig: Beachte dabei die Einstellungen hinsichtlich der gesperrten Zahlungsarten in den Versandprofilen, die für die Kundenklasse verwendet werden. Prüfe diese Einstellung, damit es an dieser Stelle nicht zu ungewollten Überschneidungen kommt. Die Zahlungsart, die für eine Kundenklasse erlaubt sein soll, darf in den Versandprofilen nicht gesperrt sein und auch die Kundenklasse darf dort nicht gesperrt sein.

Zahlungshinweis

Ein hier eingegebener Zahlungshinweis wird auf Einzelrechnungen angezeigt. Das können z.B. besondere Angaben zur Zahlung für eine bestimmte Kundenklasse sein.

Anzeige der Preise im Webshop

Wähle, ob die Preise im Webshop Brutto oder Netto angezeigt werden sollen.
Wichtig: Diese Option legt nur die Anzeige der Preise fest, nicht die Berechnung der Preise für die Kundenklasse. Einstellung besonders für die Kundenklasse der Position 1 beachten, weil diese Kundenklassen Kontakten automatisch zugewiesen wird, wenn keine Kundenklasse im Kontaktdatensatz gewählt wurde.

Du kannst Verkaufspreise mit Kundenklassen verknüpfen. Wähle dazu im Menü Einrichtung » Artikel » Verkaufspreise unter der Einstellung Klasse eine von dir erstellte Kundenklasse. Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Verkaufspreise und Preiskalkulation.

1.3. Typ erstellen

Typen dienen der Einordnung und Unterscheidung von Kontakten. Einige Typen sind bereits standardmäßig in deinem plentymarkets System angelegt und können nicht gelöscht werden. Diese Typen sind Kunde, Handelsvertreter, Lieferant, Partner, Hersteller und Interessent. Die erstellten Typen stehen im Menü CRM » Kontakte im Bereich Filter in der Dropdown-Liste Typ zur Verfügung.

Beim Erstellen eines neuen Kontakdatensatzes ist automatisch der Typ Kunde als Standard eingestellt. Kund:innen des Typs Lieferant stehen als Lieferanten zur Verfügung, z.B. im Tab Lieferant einer Variante.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eigene Typen zu erstellen.

Typ erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Typen.

  2. Klicke auf Typ hinzufügen.

  3. Gib einen Namen ein.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Typ löschen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um erstellte Typen, die du nicht mehr benötigst, zu löschen. Beachte, dass die standardmäßig vorhandenen Typen nicht gelöscht werden können.

Typ löschen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Typen.

  2. Klicke in der Zeile des selbst erstellten Typs auf Löschen ().

  3. Bestätige die Sicherheitsabfrage.

1.4. Tags erstellen

Du hast die Möglichkeit, deinen Kontakten Tags zuzuordnen und nach diesen Tags auch in der Übersicht zu filtern. Tags sind Schlagworte, die du deinen Kontakten zuordnen kannst.

Zunächst musst du die Tags im Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags erstellen und den Bereich Kontakte aktivieren. Wie du Tags erstellst, ist auf der Handbuchseite Tags beschrieben.

Tags für den Bereich Kontakte

Nur Tags, für die der Bereich Kontakte im Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags aktiviert wurde, stehen am Kontakt als Auswahl zur Verfügung.

1.5. Rabattsystem nutzen

In plentymarkets hast du mehrere Möglichkeiten der Rabattierung. Du kannst deinen Kontakten einen Kundenklassenrabatt, einen Rabatt auf die Zahlungsart sowie eine Rabattstaffel auf den Nettowarenwert einer Bestellung gewähren. Außerdem kannst du Verkaufspreise als Rabatte speichern und manuelle Rabatte eingeben. Nimm die gewünschten Einstellungen für die Rabattarten im Menü Einrichtung » CRM » Kundenklassen vor. Wie du die Rabatte gewährst, ist in den folgenden Unterkapiteln beschrieben.

1.5.1. Kundenklassenrabatt einrichten

In einer Kundenklasse legst du Rabatte fest, die dann nur für die Kundenklasse wirksam werden. Darüber hinaus bestehen hier weitere Einstellungsmöglichkeiten, z.B. das Aktivieren von Mengenrabatten der Verkaufspreise. Beachte dabei, dass sich je nach Einstellung Rabatte addieren können.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Rabatt für Kundenklassen einzugeben.

Kundenklassenrabatt einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Kundenklassen.

  2. Klappe die Kundenklasse, für die der Rabatt gelten soll, auf ().

  3. Aktiviere unter Rabattart die Option Kundenklassenrabatt.
    → Eine weitere Einstellung wird geöffnet.

  4. Gib unter Rabatt in % den Prozentwert für den Rabattabzug ein.

  5. Wähle, ob der Mengenrabatt berücksichtigt werden soll.

  6. Wähle, welche der im Webshop verfügbaren Zahlungsarten für die Kundenklasse erlaubt sein sollen.

  7. Gib einen Zahlungshinweis ein.
    → Dieser Zahlungshinweis wird auf Einzelrechnungen angezeigt.

  8. Wähle, ob die Preise im Webshop brutto (inkl. MwSt.) oder netto (ohne MwSt.) angezeigt werden sollen.

  9. Speichere () die Einstellungen.

Informationen, wie du Kundenklassen erstellst, findest du im Kapitel Kundenklasse erstellen.

1.5.2. Rabattstaffel auf Nettowarenwert einrichten

Möchtest du deine Kontakte mit Rabatten belohnen, wenn diese häufig und umsatzsteigernd in deinem Webshop einkaufen, kannst du hier Rabattwerte auf den Nettowarenwert des Auftrages festlegen.

Rabattstaffel auf Nettowarenwert einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Kundenklassen.

  2. Klappe die Kundenklasse, für die die Rabattstaffel gelten soll, auf ().

  3. Aktiviere unter Rabattart die Option Rabattstaffel auf Nettowarenwert.
    → Eine Tabelle mit weiteren Einstellungen wird geöffnet.

  4. Gib unter ab Nettowarenwert die Betragsangaben aufsteigend ein.

  5. Gib unter Rabatt in % die Prozentwerte für den Rabattabzug aufsteigend ein.
    → Wenn du z.B. im Feld ab Nettowarenwert 50 eingibst und im Feld Rabatt in % 2 eingibst, werden ab 50 Euro 2% Rabatt gewährt.

  6. Wähle, ob der Mengenrabatt berücksichtigt werden soll.

  7. Wähle, welche der im Webshop verfügbaren Zahlungsarten für die Kundenklasse erlaubt sein sollen.

  8. Gib einen Zahlungshinweis ein.
    → Dieser Zahlungshinweis wird auf Einzelrechnungen angezeigt.

  9. Wähle, ob die Preise im Webshop brutto (inkl. MwSt.) oder netto (ohne MwSt.) angezeigt werden sollen.

  10. Speichere () die Einstellungen.

Informationen, wie du Kundenklassen erstellst, findest du im Kapitel Kundenklasse erstellen.

Ansicht des Kontakts beim Einkauf

Der Rabatt wird berechnet und angezeigt, wenn der Kontakt seinen Einkauf beendet und zur Kasse geht. Im Warenkorb wird zunächst nur der gesamte Rabattbetrag ausgewiesen. Wenn der Kontakt die Bestellung abschließt, wird zusätzlich zum Gesamtrabatt der Rabatt auf die einzelnen Artikelpositionen berechnet und angezeigt.

1.5.3. Rabatt auf Zahlungsart einrichten

Mit der Rabattart Rabatt auf Zahlungsart gewährst du deinen Kontakten einen Rabatt auf die Verwendung einer oder mehrerer Zahlungsarten.

Rabatt auf Zahlungsart direkt hinterlegen

Alternativ zu der Einstellung, die du in diesem Menü vornimmst, ist es möglich, direkt bei einer Zahlungsart einen globalen Rabatt für diese Zahlungsart zu hinterlegen. Ein Beispiel ist ein prozentualer Rabatt bei der Zahlungsart Vorkasse. Beachte dazu die Handbuchseite Zahlungsarten verwalten. Die Einstellung direkt bei der Zahlungsart erlaubt jedoch keine detaillierteren Einstellungen als bei der Option Rabatt auf Zahlungsart im Menü Einrichtung » CRM » Kundenklassen.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Rabatt auf eine oder mehrere Zahlungsarten einzurichten.

Rabatt auf Zahlungsart einrichten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Kundenklassen.

  2. Klappe die Kundenklasse, für die der Rabatt gelten soll, auf ().

  3. Gib ein Zahlungsziel in Tagen ein, das du dieser Kundenklasse einräumen möchtest.

  4. Aktiviere unter Rabattart die Option Rabatt auf Zahlungsart.
    → Eine Tabelle mit weiteren Einstellungen wird geöffnet.

  5. Wähle eine oder mehrere Zahlungsarten, für die der Rabatt gelten soll.

  6. Gib unter Rabatt in % den Prozentwert für den Rabattabzug ein.

  7. Wähle, ob der Mengenrabatt berücksichtigt werden soll.

  8. Wähle, welche der im Webshop verfügbaren Zahlungsarten für die Kundenklasse erlaubt sein sollen.

  9. Gib einen Zahlungshinweis ein.
    → Dieser Zahlungshinweis wird auf Einzelrechnungen angezeigt.

  10. Wähle, ob die Preise im Webshop brutto (inkl. MwSt.) oder netto (ohne MwSt.) angezeigt werden sollen.

  11. Speichere () die Einstellungen.

Informationen, wie du Kundenklassen erstellst, findest du im Kapitel Kundenklasse erstellen.

1.5.4. Verkaufspreis als Rabatt speichern

Ein mengenbezogener Rabatt wird im Menü Einrichtung » Artikel » Verkaufspreise als eigener Preis angelegt. Dort legst du mit der Option Ab Menge im Bereich Einstellungen für den Verkaufspreis fest, ab welcher Artikelmenge der rabattierte Preis gelten soll. Eine Staffelung realisierst du durch das Erstellen entsprechender Verkaufspreise mit den gewünschten Mindestmengen.

Der rabattierte Verkaufspreis wird aktiviert, wenn du in der Kundenklasse die Option Mengenrabatt auf Berücksichtigen setzt. Ein Kontakt erhält den Rabatt, wenn der Kontakt erstens zu der betreffenden Kundenklasse gehört und zweitens mindestens die beim Verkaufspreis gespeicherte Menge bestellt.

Verkaufspreis als Rabatt speichern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Artikel » Verkaufspreise.

  2. Öffne den Verkaufspreis.

  3. Gib im Tab Einstellungen im Feld Ab Menge eine Ziffer ein, ab welcher Artikelmenge der rabattierte Preis gelten soll.

  4. Aktiviere im Bereich Klasse die Kundenklassen, für die der Verkaufspreis gelten soll.

  5. Speichere () die Einstellungen.

Weitere Informationen zu Verkaufspreisen findest du auf der Handbuchseite Verkaufspreise und Preiskalkulation.

1.5.5. Manuellen Rabatt eingeben

Zusätzlich zur Vergabe von automatischen Rabatten hast du die Möglichkeit, einzelnen oder allen Artikelpositionen eines Auftrags manuell einen Rabatt zuzuweisen. Du kannst manuelle Rabatte in 2 verschiedenen Ansichten eingeben: in der Listenansicht der Auftragssuche und im Bearbeitungsfenster eines Auftrags.

Rabatt für einzelnen Artikel in der Auftragssuche eingeben

Wenn du schnell einzelnen Artikelpositionen eines Auftrags einen Rabatt zuweisen oder den Rabattwert ändern möchtest, kannst du dies direkt in der Auftragssuche tun. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Rabatt für einzelne Artikel in der Auftragssuche einzugeben oder zu ändern.

Rabatt für einzelnen Artikel in der Auftragssuche eingeben:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    → Die Auftragssuche wird angezeigt.

  2. Klicke rechts in der Ansicht eines Auftrags auf Rabatt (Standard: *0%*).
    → Ein Fenster zur Eingabe des Prozentsatzes wird geöffnet.

  3. Gib den als Rabatt gewünschten Prozentsatz ein.

  4. Speichere () die Einstellungen.
    → Der Rabattwert wird angezeigt und der Rabatt wird von der Artikelposition abgezogen.

Rabatt für einzelnen Artikel im Auftrag eingeben

In der Auftragsübersicht werden ganz unten die Artikelpositionen angezeigt. Auch hier hast du die Möglichkeit, einzelnen Artikelpositionen einen Rabattwert zuzuweisen oder den Rabattwert zu ändern. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Rabatt für einen Artikel im Auftrag einzugeben oder zu ändern.

Rabatt für einzelnen Artikel im Auftrag eingeben:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffne den Auftrag, auf den ein Rabatt gewährt werden soll, mit einem Klick auf die Auftragsnummer.

  3. Öffne im Tab Übersicht des Auftrags im unteren Bereich das Tab Bearbeiten ().

  4. Wähle aus der Dropdown-Liste Rabatt den Rabattsatz.

  5. Speichere () die Einstellungen.

Rabatt für alle Artikel eines Auftrags eingeben

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Rabatt für alle Artikelpositionen eines Auftrags einzugeben bzw. zu ändern.

Rabatt für alle Artikel eines Auftrags eingeben:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffne den Auftrag, auf den ein Rabatt gewährt werden soll, mit einem Klick auf die Auftragsnummer.

  3. Öffne im Tab Übersicht des Auftrags im unteren Bereich das Tab Bearbeiten ().

  4. Klicke unterhalb der Liste der Artikelpositionen auf den Link Rabatt für alle Artikel vergeben.

  5. Wähle aus der angezeigten Dropdown-Liste den Rabattsatz.

  6. Klicke rechts neben der Dropdown-Liste auf Speichern.

  7. Speichere () die Einstellungen.

2. Rechte für das Kontakt-Menü für Backend-Benutzer:innen vergeben

Benutzer:innen vom Typ Backend sehen nur bestimmte Bereiche und Menüs im plentymarkets Backend. Somit können sie nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit diesem Zugang das Menü CRM » Kontakte sehen können, muss eine Person mit Admin-Zugang zumindest die in Tabelle 4 beschriebenen Rechte für Benutzer:innen vom Typ Backend vergeben.

Berechtigungen vergeben

Im Folgenden werden die Berechtigungen, die mindestens aktiviert werden müssen, damit das Menü sichtbar ist, beschrieben. Aktiviere weitere Berechtigungen analog.

Wenn Benutzer:innen z.B. Firmendatensätze sehen und erstellen soll, aktiviere im Bereich CRM > Firma die Optionen Anzeigen und Erstellen.

Rechte für Backend-Benutzer:innen vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.

  2. Nutze die Suchfunktion () und öffne das zu bearbeitende Konto.

  3. Aktiviere im Bereich Berechtigungen die Berechtigungen gemäß Tabelle 4.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 4. Rechte für Backend-Benutzer:innen vergeben
Einstellung Erläuterung

CRM > Adresse > Anzeigen

Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Adressen zu sehen.

CRM > Kontakt > Anzeigen

Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Kontakte zu sehen.

Einrichtung > Eigenschaft > Anzeigen

Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Eigenschaften zu sehen.

Einrichtung > Tag > Anzeigen

Erlaubt Backend-Benutzer:innen, Tags zu sehen.

3. Kontakte und Firmen verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du z.B. neue Kontakte und Firmen erstellst, Kontakte mit einer Firma verknüpfst, nach vorhandenen Kontakten mit Filtereinstellungen suchst sowie vorhandene Kontakte bearbeitest und löschst.

3.1. Kontakt erstellen

Du möchtest ganz einfach, schnell und mit einer individuell anpassbaren Bedienoberfläche neue Kontakte z.B. während eines Telefonats erstellen?

Die Bedienoberfläche zum Erstellen eines neuen Kontakts wird in einer Standardansicht, die du jedoch nachträglich ganz einfach bearbeiten kannst, geöffnet. Mit dieser individuell anpassbaren Bedienoberfläche hast du maximale Flexibilität und kannst genau die Felder auswählen, die für dich und deinen Arbeitsalltag am besten geeignet sind.

Weitere Features und Funktionen werden ergänzt

Wir arbeiten weiterhin an der Implementierung neuer Features und Funktionen und werden diese sukzessive ergänzen.

  • Eingabefelder können unabhängig von der aktuell zugehörigen Komponente frei positioniert werden, z.B. Adressdetails innerhalb der Kontaktdetails

  • Weitere Adresskomponenten werden hinzugefügt, um mehrere Adressen auf einmal zu erstellen.

Einen kleinen Einblick in die Standardansicht der Bedienoberfläche sowie in den Bearbeitungsmodus findest du im folgenden Video:

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen neuen Kontakt zu erstellen. Verknüpfe den Kontakt mit einer bestehenden Firma oder erstelle eine neue Firma. Füge Kontaktdetails wie z.B. E-Mail-Adressen und Telefonnummern hinzu.

Beachte: Die folgende Handlungsanweisung beschreibt die Standardansicht mit den 3 Komponenten Firma, Adressdetails und Kontaktdetails. Je nachdem, wie du deine Bedienoberfläche später anpasst, können die hier beschriebenen Einstellungen von der Ansicht in deinem plentymarkets System abweichen.

crm neuer kontakt standardansicht
Bild 1. Bearbeitungsmodus

Kontakt erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Klicke auf Neuen Kontakt erstellen ().
    → Die Standardansicht wird angezeigt. Diese besteht aus 3 Komponenten: Firma, Adressdetails und Kontaktdetails.

  3. Mit einem Klick in das Feld Firma kannst du nach bestehenden Firmendatensätzen suchen, indem du mindestens 3 Buchstaben des Namens, des Orts, der Straße oder des Landes der Firma eingibst.
    → Die bereits gespeicherten Firmendatensätze, die den eingegebenen Kriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke auf die Firma, um diese zu wählen.
    → Die Firma wird direkt in das Feld Firma (Name 1) im Bereich Adressdetails übernommen.
    Hinweis 1: Wenn du eine neue Firma erstellen möchtest, tippe den Firmenname in das Feld ein. Sobald du den Kontaktdatensatz speicherst, wird auch die Firma erstellt und ist automatisch dem Kontakt zugewiesen.
    Hinweis 2: Wenn du den Firmennamen nicht in der Firmenkomponente eingibst, sondern in das Feld Firma (Name 1) im Bereich Adressdetails, wird kein neuer Firmendatensatz erstellt, sondern nur der Firmenname für die Adresse gespeichert.

  5. Nimm die gewünschten Einstellungen in den Bereichen Adressdetails und Kontaktdetails vor. Beachte dazu auch die Erläuterungen in Tabelle 6.

  6. Speichere () die Einstellungen.
    → Der Kontakt wird erstellt.

Automatisch vorausgefüllte Felder beim Erstellen eines neuen Kontakts

Wenn du auf Neuen Kontakt erstellen klickst, sind einige Felder bereits vorausgefüllt. Diese Felder kannst du natürlich vor dem Speichern des neuen Kontaktdatensatzes anpassen. Im Folgenden werden die vorausgefüllten Felder aufgelistet:

  • In den Adressdetails:

    • der Adresstyp Rechnungsadresse

    • das Land Deutschland (das ist abhängig von der gewählten Standardeinstellung im System)

  • In den Kontaktdetails:

    • der Typ Kunde (das ist der Typ mit der niedrigsten ID im Menü Einrichtung » CRM » Typen)

    • die Kundenklasse mit der niedrigsten Position, die du im Menü Einrichtung » CRM » Kundenklassen gespeichert hast

    • der Standardmandant (Shop)

    • die Sprache Deutsch (das ist abhängig von der gewählten Standardeinstellung im System)

Bedienoberfläche anpassen

Im Bearbeitungsmodus stehen dir zahlreiche Funktionen zur Verfügung:

  • weitere Felder in den Komponenten per Drag&Drop hinzufügen

  • Felder aus den Komponenten entfernen

  • Komponenten per Drag-and-drop an einer anderen Stelle positionieren

  • Komponenten entfernen

  • Spalten verkleinern

  • Spalten vergrößern

Klicke oben rechts auf Ansicht bearbeiten ().

Einzelne Komponenten bearbeiten

Nun hast du die Möglichkeit, die einzelnen Komponenten zu bearbeiten () oder zu löschen (). Wenn du die Komponente bearbeitest, siehst du auf der rechten Seite im Bereich Elemente, welche Elemente in dieser Komponente noch nicht verwendet wurden und dir somit noch zur Verfügung stehen. Bereits verwendete Elemente sind ausgegraut und können nicht ein weiteres Mal verwendet werden.

Felder nebeneinander anzeigen

Bestimmte Elemente kannst du zur besseren Bedienbarkeit auch nebeneinander anzeigen; dies sind z.B. Vorname und Nachname sowie Postleitzahl und Ort. Klicke dazu bei diesen Feldern auf und aktiviere dann im Bereich Einstellungen die Option Felder nebeneinander anzeigen. Du kannst auch das Verhältnis, wie die Felder angezeigt werden, bestimmen. Zur Auswahl stehen die folgenden Werte:

  • 50% - 50%

  • 60% - 40%

  • 70% - 30%

  • 75% - 25%

Klicke anschließend auf , um den Bearbeitungsmodus für diese Felder zu schließen.

Spalten hinzufügen, entfernen, verkleinern und vergrößern

Mit einem Klick auf zwischen den Komponenten fügst du Spalten hinzu oder entfernst diese oder du verkleinerst bzw. vergrößerst die Spalten.

crm neuer kontakt bearbeitungsmodus
Bild 2. Bearbeitungsmodus: Spalten hinzufügen, entfernen, vergrößern und verkleinern
Bearbeitungsmodus schließen

Du kannst den Bearbeitungsmodus jederzeit mit einem Klick auf Bearbeitungsmodus schließen () verlassen. Wenn du die Änderungen nicht gespeichert hast, wird eine Sicherheitsabfrage angezeigt, dass alle nicht gespeicherten Änderungen verloren gehen.

Letzten Speicherpunkt wiederherstellen

Mit einem Klick auf Letzten Speicherpunkt wiederherstellen () springst du zur vorherigen Änderung zurück.

Ansicht speichern

Mit einem Klick auf Ansicht speichern () speicherst du die Ansicht unter dem aktuellen Namen. Auf diese Weise kannst du beliebig viele Ansichten nach deinen Wünschen speichern. Wenn du das nächste Mal manuell einen Kontaktdatensatz erstellen möchtest, kannst du die von dir bevorzugte Ansicht über die Dropdown-Liste oben rechts öffnen und mit dem Erstellen eines neuen Kontakts beginnen. Ebenfalls über diese Dropdown-Liste erstellst du mit einem Klick auf Neue Ansicht erstellen eine neue Ansicht.

Weitere Informationen zum nachträglichen Verknüpfen des Kontakts mit einer Firma und zum Erstellen einer neuen Firma findest du in den Kapiteln Bestehenden Kontakt mit Firma verknüpfen und Firma erstellen.

3.2. Kontakt suchen

Im Bereich Filter hast du die Möglichkeit, Kontakte nach bestimmten Kriterien zu suchen. Die gefundenen Kontakte werden dann im Bereich Übersicht angezeigt. In der Übersicht werden aktuell die folgenden Informationen angezeigt: ID, Gast, Aktionen (), Firma, Bewertung, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kundenklasse, Anzahl der Aufträge, Postleitzahl und Land. Wie du Kontaktdaten bearbeitest, ist im Kapitel Kontakt bearbeiten beschrieben.

Du hast auch die Möglichkeit, alle gespeicherten Daten eines Kontakts inklusive Nachrichten, Aufträgen, Nachrichten und Tickets über die Schnellsuche anzuzeigen. Wie du dazu vorgehst, ist auf der Handbuchseite Schnellsuche im Kapitel Datensätze über die Schnellsuche finden beschrieben.

E-Mails direkt aus der Übersicht heraus versenden

Sende deinem Kontakt direkt aus der Kontaktübersicht heraus eine E-Mail. Mit einem Klick auf die E-Mail-Adresse wird dein E-Mail-Programm automatisch geöffnet.

Um bestimmte Kontakte zu suchen, gibst du die dir bekannten Suchbegriffe in die Filter ein oder wählst die Einstellungen der Dropdown-Listen. Es ist auch möglich, mehrere Suchbegriffe gleichzeitig in die Suchfelder einzugeben. Dies ermöglicht eine schnellere und genauere Suche.

Kontakt suchen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Gib im Bereich Filter Suchbegriffe in die Suchfelder ein bzw. stelle Filteroptionen in den Dropdown-Listen ein. Beachte die Erläuterungen zu den Filtern in Tabelle 5.

  3. Klicke auf Suchen ().
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.
    Oder: Öffne bestimmte Bereiche des Kontextmenüs wie Neuer Auftrag oder Messenger mit einem Rechtsklick.
    → Weitere Informationen zum Messenger findest du auf der Handbuchseite Messenger.

Tabelle 5. Filter für die Kontakte
Einstellung Erläuterung

Suchen

Klicke ohne gewählte Filtereinstellungen auf Suchen (), um alle Kontakte anzuzeigen.
Oder: Grenze die Suchergebnisse durch Filtereinstellungen ein und klicke auf Suchen ().
→ Die gefundenen Kontakte werden in der Übersicht angezeigt.

Zurücksetzen

Mit einem Klick auf werden die eingestellten Filterkriterien zurückgesetzt.

ID

Jeder Kontakt erhält automatisch eine fortlaufende und einzigartige ID, die nicht geändert werden kann. Dies ist unabhängig davon, ob der Kontakt manuell oder automatisch erstellt wurde. 2 Kontakte haben somit nie die gleiche ID. Die ID entspricht immer einer echten Zahl. Ungültig sind z.B. 00521 oder ADG8354.
Hinweis: Mit einem Klick auf die Pfeile () neben der ID in der Übersicht kannst du die gefundenen Kontaktdatensätze aufsteigend oder absteigend nach ihrer ID anzeigen.

Name

Gib den Vornamen und/oder Nachnamen oder den Namen der Firma ein, um den oder die Kontakt mit diesem Namen bzw. Firmennamen anzuzeigen. Es wird auch nach Namen und Firmennamen, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen des Namens bzw. Firmennamens zu suchen.
Hinweis: Mit einem Klick auf die Pfeile () in den Spalten Vorname und Nachname in der Übersicht kannst du die gefundenen Kontaktdatensätze alphabetisch sortiert anzeigen.

Kontaktdaten

In diesem Feld kann nach dem Namen, der Adresse, der Firma, der Kundennummer und dem eBay-Namen gesucht werden.
Hinweis: Um nach dem eBay-Namen zu suchen, gib zuerst den Parameter ebay: gefolgt vom gesuchten eBay-Namen ein.

Anschrift

Gib den Straßenname und/oder die Hausnummer ein, wie im Kontaktdatensatz gespeichert. Es ist möglich, nur nach Teilen des Straßennamens und Teilen der Hausnummer zu suchen.

PLZ

Gib die Postleitzahl, die im Kontaktdatensatz gespeichert sind, ein. Es wird auch nach Postleitzahlen, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen der Postleitzahl zu suchen.

Ort

Gib den Ort, der im Kontaktdatensatz gespeichert ist, ein. Es wird auch nach Orten, die in den Adressdatensätzen des Kontakts gespeichert sind, gesucht. Es ist möglich, nur nach Teilen des Ortsnamens zu suchen.

E-Mail

Gib die komplette E-Mail-Adresse ein, um den Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse anzuzeigen.

Telefon

Gib die Telefonnummer ein, um nur den Kontakt mit dieser Telefonnummer anzuzeigen. Es kann auch nach Teilen der Telefonnummer gesucht werden. Gib mindestens 3 Ziffern ein.

Land

Wähle ein Land, um nur Kontakte aus diesem Land anzuzeigen. Das Land ist in den Kontaktdaten gespeichert.
Die Einstellung Alle außer Deutschland wählen, um nur Kontakte aus allen Ländern außer Deutschland anzuzeigen.

Eigner

Wähle einen Eigner, um nur Kontakte anzuzeigen, die mit diesem Eigner verknüpft sind. Der Eigner muss in den Kontaktdaten gespeichert sein.
Wichtig: In der Dropdown-Liste werden nur Benutzer:innen angezeigt, bei denen im Benutzer:innenkonto im Tab Eigner die Option Kunde aktiviert ist.

Typ

Wähle einen Typen, um nur Kontakte mit diesem Typ anzuzeigen.

Kundenklasse

Wähle eine Kundenklasse, um nur Kontakte mit dieser Kundenklasse anzuzeigen.

Bewertung

Wähle eine Bewertung, um nur Kontakte mit dieser Bewertung anzuzeigen. 5 gelbe Sterne stehen für die beste und 5 rote Sterne für die schlechteste Bewertung.

Tags

Wähle einen Tag, um nur Kontakte, denen dieses Tag zugeordnet ist, anzuzeigen. Du kannst nach einem oder mehreren Tags gleichzeitig filtern.

Mandant

Wähle einen Mandanten, um nur Kontakte dieses Mandanten anzuzeigen. Der Mandant ist in den Kontaktdaten gespeichert.
Wichtig: Backend-Benutzer:innen stehen nur Mandanten zur Auswahl, für die sie eine Berechtigung haben. Berechtigungen werden im Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten im Tab Berechtigungen des Benutzer:innenkontos eingestellt.

3.3. Bestehenden Kontakt mit Firma verknüpfen

Wenn du den Kontakt ohne eine Verknüpfung zu einer Firma erstellt hast, kannst du die Firma auch nachträglich verknüpfen. Um Verwechslungen auszuschließen, werden neben dem Firmennamen auch der Ort, die Straße und das Land der Firma angezeigt.

Gib mindestens 3 Buchstaben des Firmennamens, des Ortes, der Straße oder des Landes ein, damit dein plentymarkets System dir bereits gespeicherte Firmendatensätze vorschlägt.

Bestehenden Kontakt mit Firma verknüpfen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Gib im Bereich Firma den Namen der Firma, den Ort, die Straße oder das Land in das Feld ein.
    → Sobald du 3 Buchstaben eingibst, werden dir bereits im System gespeicherte Firmendatensätze vorgeschlagen.

  5. Wähle den Firmendatensatz aus der Dropdown-Liste.

  6. Speichere () die Einstellungen.
    → Die zu der Firma gespeicherten Daten werden in der Detailansicht des Kontakts angezeigt.

3.4. Firma erstellen

Erstelle die Firma und speichere Daten wie USt-IdNr., Zahlungsziel und Skontosatz.

Firma erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Bereich Firma auf Neue Firma hinzufügen ().
    Oder: Gib den Namen der Firma in das Vorschlagsfeld ein und klicke auf Speichern.

  5. Nimm die gewünschten Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 6 im Bereich Firma.

  6. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Firma wird erstellt und die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

Laden bereits vorhandener Firmendatensätze

Bereits gespeicherte Firmendatensätze werden beim Klick in das Vorschlagsfeld erst geladen, wenn du mindestens 3 Buchstaben des Firmennamens eingegeben hast.

3.5. Firma bearbeiten

Wenn du bereits gespeicherte Firmendaten bearbeitest, werden die Daten des bereits vorhandenen Firmendatensatzes überschrieben.

Firma bearbeiten:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Bereich Firma auf Bearbeiten ().

  5. Nimm die gewünschten Änderungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 6 im Bereich Firma.

  6. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Daten der bearbeiteten Firma werden überschrieben und die Daten der neu erstellten Firma werden in der Detailansicht des Kontakts angezeigt.

3.6. Verknüpfung zwischen Firma und Kontakt löschen

Wenn du die Verknüpfung zwischen Firma und Kontakt in der Detailansicht des Kontakts wieder löschen möchtest, wird nur die Verknüpfung gelöscht und nicht die gespeicherten Firmendaten selbst. Die Firmendaten werden weiterhin in der Dropdown-Liste als Vorschlag angezeigt, wenn du mindestens 3 Buchstaben des Firmennamens, des Ortes, der Straße oder des Landes eingibst.

Verknüpfung zwischen Firma und Kontakt löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Bereich Firma in das Eingabefeld.

  5. Wähle die leere Option.

  6. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Verknüpfung zwischen Firma und Kontakt wird gelöscht.

3.7. Kontakt bearbeiten

Suche den Kontakt anhand der Filtereinstellungen. Öffne den Kontakt durch einen Klick in die Zeile des Kontakts, um dessen Daten, wie z.B. Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, zu bearbeiten oder weitere Daten zu ergänzen. Kontaktoptionen löschst du mit einem Klick auf Kontaktoption löschen ().

Kontakt bearbeiten:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.
    Oder: Öffne bestimmte Bereiche des Kontextmenüs wie Neuer Auftrag oder Messenger mit einem Rechtsklick auf Aktionen ().
    → Weitere Informationen zum Messenger findest du auf der Handbuchseite Messenger.

  4. Nimm die gewünschten Änderungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 6.

  5. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 6. Kontakt bearbeiten
Einstellung Erläuterung

Details

Anrede

Wähle eine Anrede aus der Dropdown-Liste. Die Auswahl ist optional.
Frau = Weibliche Anrede
Herr = Männliche Anrede
Divers = Anrede für die Geschlechtsoption "Divers"

Titel

Gib ggf. den Titel des Kontakts ein.

Vorname, Nachname

Gib den Vornamen und Nachnamen des Kontakts ein. Das sind Pflichtfelder, wenn keine Firma gewählt wird.

Mandant

Wähle einen Mandanten aus der Dropdown-Liste, um den Kontakt diesem Mandanten zuzuordnen.
Nur Mandanten, für die im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Einstellungen der Name gespeichert wurde, werden angezeigt.

Sprache

Wähle eine Sprache für den Kontakt. Wenn du im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » E-Mail » Vorlagen eine Vorlage in der hier gewählten Sprache erstellt hast, werden E-Mail-Vorlagen in dieser Sprache versendet.

Typ

Wähle einen Typ. Standardmäßig stehen die Typen Kunde, Handelsvertreter, Lieferant, Partner, Hersteller und Interessent zur Auswahl. Eigene Typen erstellst du im Menü Einrichtung » CRM » Typen.
Hinweis: Je nachdem, welche Einstellung gewählt ist, sind unterschiedliche Felder im Bereich Firma sichtbar. Die Erläuterungen dazu findest du in dieser Tabelle im Bereich Firma.

Klasse

Wähle eine Klasse. Klassen dienen zur internen Unterscheidung und z.B. ob und welcher Rabatt dieser Klasse gewährt werden soll. Kundenklassen werden im Menü Einrichtung » CRM » Kundenklassen erstellt. Soll zum Beispiel zwischen Endkund:innen und Händler:innen bei der Preisanzeige im Webshop unterschieden werden, kann dies über die Option Anzeige der Preise im Webshop in den Einstellungen der Kundenklasse vorgenommen werden. Eine gängige Einstellung wäre z.B., dass bei Endkund:innen (B2C) die Bruttopreise und bei Händler:innen (B2B) die Nettopreise im Webshop angezeigt werden.

Bewertung

Mit dieser Einstellung kannst du Kontakte für interne Zwecke bewerten. 5 rote Sterne stehen für die schlechteste und 5 gelbe Sterne für die beste Bewertung.

Kundennummer

Gib ggf. die Kundennummer für den Kontakt ein. Kundennummern können für eine eigene interne Zuordnung genutzt werden und werden nicht automatisch vergeben. Du entscheidest, ob und in welcher Form du interne Kundennummern verwenden möchtest.

Eigner

Wähle einen Eigner für den Kontakt. Wenn kein Eigner gewählt werden soll, die leere Option wählen. In der Dropdown-Liste werden ausschließlich Eigner angezeigt, für die im Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten » [Benutzer öffnen] im Tab Eigner die Option Kunde aktiviert wurde.

Debitorenkonto

Gib ggf. weitere separate Kundennummern ein. Diese Nummer entspricht in der Regel der Kundennummer bzw. Debitorennummer in deiner Finanzbuchhaltung und ist zur weiteren Bearbeitung deiner Belege hilfreich. Dieses Feld kann ggf. auch automatisch befüllt werden.
Weitere Informationen zum Debitorenkonto findest du auf der Handbuchseite Buchhaltung.

Handelsvertreter

Hier kann dem Kontakt ein Handelsvertreter zugeordnet werden. Die ersten 3 Buchstaben des Namens oder die ID eingeben, um die Vorschlagsliste aufzurufen. Mit einem Klick auf die ID bzw. den Namen ist der Handelsvertreter dem Kontakt zugeordnet.

Rechnung erlauben /
Lastschrift erlauben

Wenn du diese beiden Zahlungsarten bereits in der Kundenklasse erlaubt hast, musst du hier keine Einstellungen vornehmen. Denn: Die Einstellungen in der Kundenklasse haben Priorität vor den Einstellungen im Kontaktdatensatz.

Häkchen setzen = Der Kontakt kann mit dieser Zahlungsart zahlen, selbst wenn du diese Zahlungsart sonst nicht in deinem Webshop anbietest.
Beispiel: Ein Kontakt, der bereits mehrfach bei dir bestellt hat, soll auf Rechnung einkaufen können.

Notwendige Einstellungen:
- Aktiviere die Zahlungsart im Menü Einrichtung » Aufträge » Zahlung » Zahlungsarten, damit diese Zahlungsart im Auftrag zur Verfügung steht.
Wichtig: Wähle keine Lieferländer, weil die Zahlungsart ansonsten in deinem Webshop verfügbar ist und dies in diesem Fall nicht gewünscht ist.

- Die Zahlungsart Rechnung bzw. Lastschrift muss in mindestens einem Versandprofil verfügbar sein, d.h. sie darf nicht gesperrt sein.

- Aktiviere das Versandprofil bei den Artikeln.

Prüfe die hier genannten notwendigen Einstellungen und aktiviere dann die Zahlungsart, um dem Kontakt die Nutzung dieser Zahlungsart zu erlauben.

Geburtsdatum

Gib das Geburtsdatum des Kontakts nach dem Muster dd.mm.yyyy ein oder wähle das Datum aus dem Kalender ().

Newsletter

Zeigt an, ob der Kontakt den Newsletter erhält. Es ist nicht möglich, die Option manuell zu aktivieren. Um den Newsletter-Bezug für den Kontakt zu deaktivieren, auf Newsletter löschen () klicken.

Kontakt gesperrt

Wähle, ob der Kontakt für den eingestellten Mandanten gesperrt sein soll oder nicht.
Wenn die Option aktiviert ist, ist der Kontakt gesperrt und kann sich nicht mehr in deinem Webshop einloggen. Wenn die Option deaktiviert ist, kann sich der Kontakt in deinem Webshop einloggen.

Zugeordnete Tags

Klicke in das Feld, um alle für den Bereich Kontakte verfügbaren Tags, die du zuvor im Menü Einrichtung » Einstellungen » Tags erstellt hast, anzuzeigen.
Oder: Klicke in das Feld und gib die ersten 3 Buchstaben des Tag-Namens ein. Weitere Informationen zu Tags findest du im Kapitel Tags erstellen.

Firma

Name

Gib den Namen der bereits erstellten Firma in das Vorschlagsfeld ein, um diese Firma dem Kontakt zuzuordnen. Oder klicke in das Feld und gib die ersten 3 Buchstaben des Firmennamens ein.
Wichtig: Das ist ein Pflichtfeld, wenn Vorname und Nachname nicht eingegeben wurden.
Sobald eine bereits bestehende Firma aus der Vorschlagsliste gewählt wird, werden die zur Firma gehörenden Datenfelder direkt darunter angezeigt. Diese Datenfelder werden im Folgenden beschrieben.
Wie du eine neue Firma erstellst, ist im Kapitel Firma erstellen beschrieben. Wie du eine bestehende Firma bearbeitest, ist im Kapitel Firma bearbeiten beschrieben.

USt-IdNr.

Gib die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kontakts ein. Wenn beim Versand von Waren an einen gewerblichen Käufer in ein anderes EU-Land (innergemeinschaftliche Lieferung) der Auftrag netto berechnet werden soll, muss die USt-IdNr. gespeichert sein.
Nachdem du die USt-IdNr. hier eingegeben hast, musst du im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Standorte » [Standort ] » Buchhaltung für die Option Umsatzsteuer-ID die Einstellung Nettorechnung wählen. Mit dieser Einstellung werden Rechnungen für Kontakte, bei denen eine USt-IdNr. gespeichert ist, ohne Umsatzsteuer ausgestellt.
Wichtig: Die Nettoeinstellung greift nicht, wenn für das Lieferland des Kontakts Steuersätze gespeichert sind.

Valuta

Gib einen Zeitraum (ab Rechnungserstellung) ein, wenn eine zusätzliche Frist vor dem Zeitraum Zahlungsziel gewünscht ist. Beachte dazu die ausklappbare Box Beispiel: Gestaltung von Zahlungsbedingungen unterhalb dieser Tabelle.
Wichtig: Valuta kann im Kontaktdatensatz nur für Firmenkontakte, nicht aber für Privatpersonen eingerichtet werden. Es ist aber möglich, Valuta in den Zahlungsbedingungen einer Kundenklasse zu definieren. Priorität hat der Wert, der hier am Kontakt gespeichert wird.

Zahlungsziel

Gib das Zahlungsziel für den Kontakt in Tagen ein. Beachte dazu die ausklappbare Box Beispiel: Gestaltung von Zahlungsbedingungen unterhalb dieser Tabelle.
Wichtig: Das Zahlungsziel kann im Kontaktdatensatz nur für Firmenkontakte, nicht aber für Privatpersonen eingerichtet werden. Es ist aber möglich, ein Zahlungsziel in den Zahlungsbedingungen einer Kundenklasse zu definieren. Priorität hat der Wert, der hier am Kontakt gespeichert wird.

Skontofrist

Gib die Anzahl der Tage (ab Rechnungserstellung) ein, in denen der Kontakt skontiert offene Forderungen bezahlen kann. Beachte dazu die ausklappbare Box Beispiel: Gestaltung von Zahlungsbedingungen unterhalb dieser Tabelle.
Wichtig: Die Skontofrist kann im Kontaktdatensatz nur für Firmenkontakte, nicht aber für Privatpersonen eingerichtet werden. Es ist aber möglich, eine Skontofrist in den Zahlungsbedingungen einer Kundenklasse zu definieren. Priorität hat der Wert, der hier am Kontakt gespeichert wird.

Skontosatz

Gib einen Wert in Prozent ein, den der Kontakt bei Einhaltung der Skontofrist in Abzug bringen kann. Beachte dazu die ausklappbare Box Beispiel: Gestaltung von Zahlungsbedingungen unterhalb dieser Tabelle.
Wichtig: Der Skontosatz kann im Kontaktdatensatz nur für Firmenkontakte, nicht aber für Privatpersonen eingerichtet werden. Es ist aber möglich, einen Skontosatzin den Zahlungsbedingungen einer Kundenklasse zu definieren. Priorität hat der Wert, der hier am Kontakt gespeichert wird.

Lieferzeit

Nur sichtbar bei Wahl des Typs Lieferant. Lieferzeit in Tagen eingeben.

MBW

Nur sichtbar bei Wahl des Typs Lieferant. MBW steht für Mindestbestellwert. Gib den Mindestbestellwert in der Systemwährung ein.

Währung

Nur sichtbar bei Wahl des Typs Lieferant. Wähle die Währung aus der Dropdown-Liste. Diese Währung wird vorrangig für die jeweiligen Artikel und Aufträge berücksichtigt.

Eigner

Wähle einen Eigner aus der Dropdown-Liste.

Handelsvertreter

HV PLZ-Bereich Land

Nur sichtbar bei Wahl des Typs Handelsvertreter. Wähle das Land aus der Dropdown-Liste, für das der PLZ-Bereich des Handelsvertreters gelten soll.
Tipp: Wenn ein Handelsvertreter in mehreren Ländern tätig ist, erstelle pro Land einen Kontaktdatensatz.

HV PLZ-Bereich

Nur sichtbar bei Wahl des Typs Handelsvertreter. Gib den PLZ-Bereich des Handelsvertreters ein. Gib mehrere Bereiche durch Kommata getrennt ein, z.B. 33, 34. Je mehr Ziffern pro PLZ-Bereich, desto mehr wird der Bereich eingegrenzt.

Kontaktoptionen
Mit einem Klick auf Kontaktoption hinzufügen () kannst du weitere Kontaktoptionen hinzufügen. Mit einem Klick auf Kontaktoption löschen () löschst du die Kontaktoption wieder.

Typ

Wähle den Typ aus der Dropdown-Liste.
Alle verfügbaren Typen sind in Tabelle 7 aufgelistet.

Subtyp

Wähle den Subtyp aus der Dropdown-Liste.
Alle verfügbaren Subtypen sind in Tabelle 7 aufgelistet.

Wert

Gib einen Wert ein.

Historie

Zeigt die Historie des Kontaktdatensatzes an. Die Historie beinhaltet z.B. das Datum, wann der Kontakt das letzte Mal in deinem Webshop eingeloggt war und wann der letzte Auftrag generiert wurde.
Weitere Informationen findest du im Kapitel Historie anzeigen.

Adressen

Hier werden alle zum Kontaktdatensatz gespeicherten Adressen angezeigt.

Beispiel: Gestaltung von Zahlungsbedingungen mit Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz

Mit den Optionen Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz ist z.B. folgende Zahlungsbedingung möglich:

60 Tage Valuta, 30 Tage netto (Zahlungsziel), 10 Tage mit 2 % Skonto

Erläuterung: Zahlt der Kontakt innerhalb von 10 Tagen, erhält der Kontakt einen Skonto von 2%. Nach insgesamt 91 Tagen befindet sich die Zahlung im Verzug. Beim Import von Zahlungseingängen und der automatischen Zuordnung wird vorab intern automatisch geprüft, ob der von Kontakten durchgeführte Skontoabzug gültig ist. Ist der Skontozeitraum abgelaufen, erhält der Auftrag den Status Teilzahlung erhalten. Die oben aufgeführten Zahlungsbedingungen werden automatisch in den Auftrag sowie in die Dokumente übernommen. Am Auftrag lassen sich die Zahlungsbedingungen manuell anpassen oder eingeben, wenn im Kontakt und der Kundenklasse noch keine Werte hinterlegt sind, die übernommen werden können.

Verfügbare Typen und Subtypen in den Kontaktoptionen

Tabelle 7 listet alle verfügbaren Typen und Subtypen in den Kontaktoptionen auf, die bereits in den Kontaktdetails beim Erstellen eines neuen Kontakts und in einem bestehenden Kontaktdatensatz hinzugefügt werden können.

Tabelle 7. Verfügbare Typen und Subtypen in den Kontaktoptionen
Typ Subtyp Kann bereits beim Erstellen eines neuen Kontakts hinzugefügt werden Kann nur in einem bestehenden Kontaktdatensatz hinzugefügt werden

Telefon

Privat

Telefon

Geschäftlich

Telefon

Mobil Privat

Telefon

Mobil Arbeit

E-Mail

Privat

E-Mail

Geschäftlich

E-Mail

PayPal

Telefax

Privat

Telefax

Geschäftlich

Webseite

Privat

Webseite

Geschäftlich

Marktplatz

eBay

Marktplatz

Amazon

Identifikationsnummer

Klarna

Identifikationsnummer

DHL

Payment

PayPal

Payment

Klarna

Payment

Standard

Benutzername

Privat

Benutzername

Geschäftlich

Benutzername

eBay

Benutzername

Forum

Gruppe

Forum

Zugang

Gast

Zugang

Marketplace Partner

Zusatz

Ansprechpartner

Briefanrede

Privat

Briefanrede

Geschäftlich

3.8. Gastzugang in regulären Zugang umwandeln

Wenn die Gastbestellung von einem Marktplatz, z.B. eBay, stammt, oder der Kontakt als Gast in deinem alten Webshop bestellt hat, wird die Zugangsart Gastzugang als Kontaktoption in der Detailansicht des Kontakts gespeichert. Gastzugänge haben den Wert 1. Lösche die Kontaktoption mit dem Wert 1, um den Gastzugang in einen regulären Zugang umzuwandeln.

Informiere den Kontakt darüber, dass das Gastkonto in ein reguläres Konto umgewandelt wurde und sende dem Kontakt eine E-Mail, damit der Kontakt ein Passwort für den Login in deinem plentyShop vergeben kann.

Wenn ein Kontakt als Gast in deinem plentyShop (Ceres) bestellt, wird für diese Gastbestellung keine Kontakt-ID erstellt (DSGVO-Konformität). Lediglich die Adressdaten aus der Bestellung werden gespeichert. Du erkennst eine Gastbestellung an dem Haken () in der Spalte Gast in der Übersicht im Menü CRM » Schnellsuche.

Gastzugang in regulären Zugang umwandeln:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Bereich Kontaktoptionen in der Zeile der Zugangsart (Typ: Zugang, Subtyp: Gast, Wert: 1) auf Kontaktoption löschen ().

  5. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Zugangsart in der Historie des Kontakts wird von Gastzugang auf Regulärer Zugang geändert.

Gastzugänge über plentyShop können nur in der Schnellsuche gefunden werden

Um DSGVO-konform zu arbeiten, wird bei Gastbestellungen über den plentyShop (Ceres) kein Kontaktdatensatz erstellt. Bestellungen, die als Gast über einen plentyShop aufgegeben wurden, können daher nicht über das Menü CRM » Kontakte gefunden werden. Die Daten des Gastes können nur über die Adressdaten im Menü CRM » Schnellsuche gefunden werden.

Weitere Informationen zum Umwandeln von plentyShop-Gastbestellungen in reguläre Kontaktdatensätze findest du auf der Handbuchseite Schnellsuche im Kapitel Gastzugang in Kontaktdatensatz umwandeln.

3.9. Kontakt löschen

Du hast die Möglichkeit, einzelne Kontaktdatensätze zu löschen. Beim Löschen werden auch alle Adressen, die zum Kontakt gespeichert sind, gelöscht, wenn diese nicht mit einem Auftrag verknüpft sind. Ein Kontaktdatensatz kann nur gelöscht werden, wenn dieser nicht mit einem Auftrag oder einem Ticket verknüpft ist.

Bei Verknüpfung mit Auftrag oder Ticket muss der Datensatz anonymisiert werden

Wenn der Kontakt mit einem Auftrag oder einem Ticket verknüpft ist oder wenn es sich um einen Lieferanten handelt, der mit einer Nachbestellung oder Umbuchung verknüpft ist, ist das Löschen des Datensatzes nicht möglich.
Du hast jedoch die Möglichkeit, den Datensatz zu anonymisieren. Wie du dazu vorgehst, ist auf der Handbuchseite Schnellsuche im Kapitel Datensatz anonymisieren beschrieben.

Kontakt in der Übersicht löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Öffne das Kontextmenü mit einem Rechtsklick in die Zeile des Kontakts.

  4. Klicke in der Liste auf Kontakt löschen.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicke auf Löschen ().
    → Der Kontakt wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

Du kannst den Kontakt auch in der Detailansicht löschen. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Kontakt in der Detailansicht löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Kontakt löschen.
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicke auf Löschen ().
    → Der Kontakt wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

Adressen ohne Aufträge, Kontakte, POS und Lager löschen (Gastkonten)

Im Menü Einrichtung » Einstellungen » Hosting » Bereinigung kannst du einstellen, nach welcher Zeit ungenutzte Adressen automatisch aus deinem plentymarkets System gelöscht werden. Ungenutzte Adressen sind Adressen, die keine Verknüpfung zu einem Kontakt, einem Auftrag, einem POS und einem Lager haben.

Weitere Informationen zur Datenbereinigung findest du auf der Handbuchseite Datenbereinigung.

3.10. Dublettenprüfung bei Kontaktdatensätzen mit identischer E-Mail-Adresse

Beim Erstellen neuer und beim Aktualisieren bestehender Kontaktdatensätze erfolgt eine Prüfung anhand der E-Mail-Adresse, um Dubletten im System zu vermeiden.

Die Logik funktioniert folgendermaßen:

  • Beim Erstellen eines neuen Kontakts wird nach einem vorhandenen regulären Kontakt mit identischer privater E-Mail-Adresse gesucht. Wird ein Kontakt gefunden, wird dieser mit den neuen Daten aktualisiert. Wird kein Kontakt gefunden, wird ein neuer regulärer Kontakt erstellt.

  • Wenn beim Aktualisieren eines bestehenden regulären Kontaktes die private E-Mail-Adresse geändert wird, wird zunächst gesucht, ob ein anderer regulärer Kontakt mit derselben privaten E-Mail-Adresse existiert. Ist dies der Fall, wird die private E-Mail-Adresse des aktuellen Kontaktes nicht aktualisiert, alle anderen Daten jedoch schon.

3.11. vCard exportieren

Du hast die Möglichkeit, die Daten des Kontakts als Visitenkarte im VCF-Format zu exportieren.

vCard exportieren:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke auf Kontakt als vCard herunterladen ().
    → Ein Fenster, in dem du den Speicherort auf deinem Computer wählst, wird geöffnet.

  5. Die vCard steht dir am gewählten Speicherort zur Verfügung.

3.12. Kontaktdatensatz neu laden

Du hast die Möglichkeit, die Daten des Kontaktdatensatzes per Knopfdruck neu zu laden.

Kontaktdatensatz neu laden:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke auf Daten neu laden ().
    → Die Daten des Kontaktdatensatzes werden neu geladen.

4. Historie anzeigen

Beim Erstellen des Kontakdatensatz wird die Historie eines Kontakts gespeichert. Die Historie beinhaltet z.B. das Datum, seit dem der Kontakt bei dir registriert ist, wann der Kontakt das letzte Mal in deinem plentyShop eingeloggt war und wann der letzte Auftrag generiert wurde. Die Daten werden automatisch angepasst und können nicht geändert werden.

Historie anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet und die Historie wird im rechten Bereich unterhalb der Kontaktoptionen angezeigt.

  4. Beachte dazu die Erläuterungen zur Historie in Tabelle 8.

Tabelle 8. Historie im Kontaktdatensatz
Einstellung Erläuterung

Registriert seit

Datum und Uhrzeit, seit wann der Kontakt registriert ist.

Aktualisiert

Datum und Uhrzeit, wann die Daten des Kontakts das letzte Mal aktualisiert wurden.

Zugangsart

Art, wie sich der Kontakt registriert hat.
Regulärer Zugang = Der Kontakt hat sich neu registriert bzw. der Datensatz wurde manuell im Backend erstellt.
Gastzugang = Die Bestellung kam über einen Marktplatz in dein System oder der Kontakt hat sich über deinen alten Webshop als Gast angemeldet und bestellt.

Letzter Auftrag

Datum und Uhrzeit, wann der letzte Auftrag eingegangen ist. Wenn kein Auftrag eingegangen ist, steht in diesem Feld Keine Daten.

Letzter Login

Datum und Uhrzeit des letzten Login. Wenn kein Login stattgefunden hat, steht in diesem Feld Keine Daten.

5. Gruppenfunktion nutzen

Mit der Gruppenfunktion wird der Versand einer E-Mail-Vorlage, der Druck von Adressetiketten oder das Hinzufügen des Kontakts zu einem Newsletter-Ordner für einen oder mehrere Kontakte gleichzeitig ausgelöst.

Gruppenfunktion nutzen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt bzw. die Kontakte anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke auf Gruppenfunktion.

  4. Aktiviere eine oder mehrere Aktionen und wählen die Optionen aus den Dropdown-Listen. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 9.

  5. Aktiviere den Kontakt bzw. die Kontakte, für die du die Aktionen ausführen möchtest.

  6. Klicke auf Gruppenfunktion, um die gewählten Aktionen für die aktivierten Kontakte auszulösen.

Tabelle 9. Gruppenfunktion für Kontakte nutzen
Einstellung Erläuterung

Adressetikett drucken

Druckt das aus der Dropdown-Liste gewählte Etikett von allen aktivierten Kontakten.
Wichtig: Die Adressetikettenvorlage muss zuvor im Menü Einrichtung » Aufträge » Dokumente » Adressetikett erstellt worden sein. Ob die primäre Rechnungsadresse oder die primäre Lieferadresse des Kontakts ausgegeben wird, hängt von der Einstellung in der Adressetikettenvorlage ab.

E-Mail-Vorlage senden

Versendet die aus der Dropdown-Liste gewählte Vorlage an alle aktivierten Kontakte.
Wichtig: Die E-Mail-Vorlage muss zuvor im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » E-Mail » Vorlagen erstellt worden sein.

Zu Newsletter-Ordner hinzufügen

Kopiert die E-Mail-Adressen der aktivierten Kontakte in den aus der Dropdown-Liste gewählten E-Mail-Ordner im Menü Einrichtung » CRM » Newsletter » plentymarkets » E-Mail-Ordner für den Newsletterversand.

Zahlungsziel speichern

Speichert das eingegebene Zahlungsziel in Tagen in den Kontaktdatensätzen aller aktivierten Kontakte.
Hinweis: Wenn du diese Aktion aktivierst und keinen Wert eingibst, wird für die aktivierten Kontakte der bisher gespeicherte Wert gelöscht.

6. Adressen verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du neue Adressen zu deinem Kontakt hinzufügst, alle zu deinem Kontakt gespeicherten Adressen anzeigst sowie bestehende Adressen bearbeitest und löschst.

6.1. Adresse hinzufügen

Füge einem Kontakt beliebig viele Adressen sowie Adressoptionen wie z.B. die Telefonnummer des Kontakts hinzu.

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie du Adressen zu einem bereits bestehenden Kontaktdatensatz hinzufügst. Wie du Adressen direkt beim Erstellen eines neues Kontakts hinzufügst, ist im Kapitel Kontakt erstellen beschrieben.

Adresse hinzufügen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Neue Adresse.

  5. Nimm die gewünschten Einstellungen im Bereich Neue Adresse vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 10.

  6. Wähle im Bereich Adressoptionen den Typ aus der Dropdown-Liste und gib den Wert ein. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 10.
    → Mit einem Klick auf Adressoption hinzufügen fügst du weitere Adressoptionen hinzu.

  7. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Adresse wird der Übersicht im Bereich Adressen hinzugefügt.

Anzeige der primären Rechnungs- und Lieferadresse

Nach dem Speichern der primären Rechnungsadresse und der primären Lieferadresse werden diese Adressen direkt beim Öffnen des Kontaktdatensatzes auf der rechten Seite im Bereich Adressen angezeigt. Mit einem Klick auf Bearbeiten () wird die Adressansicht geöffnet und die Adresse kann bearbeitet werden.

Wenn weder eine Rechnungsadresse noch eine Lieferadresse als primär definiert wurde, werden die zuletzt hinzugefügte Rechnungsadresse und die zuletzt hinzugefügte Lieferadresse angezeigt.

Tabelle 10. Adresse hinzufügen
Einstellung Erläuterung

Neue Adresse

Rechnungsadresse / Lieferadresse

Aktiviere eine oder beide Optionen, um den Adresstyp festzulegen.
Die neue Adresse kann entweder nur Rechnungsadresse, nur Lieferadresse oder sowohl Rechnungsadresse als auch Lieferadresse sein. Wenn beide Optionen aktiviert sind, wird eine Adresse mit einer neuen ID und 2 Adresstypen erstellt.
Sobald eine oder beide Optionen aktiviert sind, kannst du für eine oder beide Optionen wählen, ob es sich um die primäre Adresse handelt.

Primär

Aktiviere die Option, wenn es sich bei der neuen Adresse um die primäre Rechnungsadresse bzw. primäre Lieferadresse handelt.
Es ist möglich, beide Optionen zu aktivieren, wenn es sich bei der neuen Adresse sowohl um die primäre Rechnungsadresse als auch um die primäre Lieferadresse handelt.
Hinweis: Wenn du mit einem Klick auf Neuer Auftrag einen neuen Auftrag anlegst, werden die primäre Rechnungsadresse und die primäre Lieferadresse automatisch im neuen Auftrag übernommen.

Anrede

Wähle ggf. die Anrede aus der Dropdown-Liste.

Name 1 (Firma)

Gib den Namen der Firma ein. Das ist ein Pflichtfeld, wenn unter Vorname und Nachname kein Eintrag gemacht wird.

Name 2 (Vorname)

Gib den Vornamen des Kontakts ein. Das ist ein Pflichtfeld, wenn unter Firma und Nachname kein Eintrag gemacht wird.

Name 3 (Nachname)

Gib den Nachnamen des Kontakts ein. Das ist ein Pflichtfeld, wenn unter Firma und Vorname kein Eintrag gemacht wird.

Name 4 (Zusatz)

Gib ggf. Zusatzangaben zum Kontakt ein, z.B. z. Hd. Herrn Max Mustermann.

Adresse 1 (Straße)
Adresse 2 (Hausnummer)

Straße und Hausnummer eingeben.
Straße ist ein Pflichtfeld, wenn unter Hausnummer und Adresszusatz kein Eintrag gemacht wird. Hausnummer ist ein Pflichtfeld, wenn unter Straße und Adresszusatz kein Eintrag gemacht wird.

Adresse 3 (Adresszusatz)

Gib ggf. einen Adresszusatz ein, z.B. Apartment 12a. Das ist ein Pflichtfeld, wenn unter Straße und Hausnummer kein Eintrag gemacht wird.

Adresse 4 (Frei)

Dieses Feld steht zur freien Verfügung.

Postleitzahl
Ort

Falls vorhanden, gib die Postleitzahl und den Ort des Kontakts ein. Ort ist ein Pflichtfeld.
Diese Angaben werden z.B. für die Rechnungsadresse verwendet. Bei bestimmten Ländern, z.B. Vereinigtes Königreich, wird die Reihenfolge der Optionen Postleitzahl und Ort getauscht.

Land
Region/Bezirk

Wähle die Werte aus den Dropdown-Listen.
Wichtig: Die Dropdown-Liste Region/Bezirk ist nicht für alle Länder verfügbar.

Adressoptionen (optional)

Typ

Wähle den Typ aus der Dropdown-Liste bzw. gib Werte für die vorausgewählten Optionen E-Mail und Telefon ein.
Hinweis: Die Typen E-Mail und Telefon werden statisch angezeigt. Weitere verfügbare Typen in der Dropdown-Liste: Umsatzsteuernummer, Externe Adress-ID, Gelangensbestätigung, Postnummer, Personennummer, FSK, Geburtstag, Titel, Ansprechpartner.

Wert

Gib einen Wert ein.

6.2. Adressen anzeigen

Aus dem geöffneten Kontakt heraus lassen sich alle dem Kontakt zugehörigen Adressen anzeigen. Neben Informationen wie ID, Firmenname, Vorname, Nachname sowie Adresse, Adresszusatz und Land siehst du außerdem, um welchen Adresstyp es sich handelt – Rechnungsadresse oder Lieferadresse – und ob die Adresse eine primäre Adresse ist.

Wenn mehrere Adressen geöffnet sind, werden in der Dropdown-Liste der geöffneten Adressen die IDs der Adressen angezeigt.

Initial werden die Adressen deines Kontakts in der Kartenansicht angezeigt. Mit einem Klick auf Zur Tabellenansicht wechseln werden die Adressen in Tabellenform angezeigt. Dein plentymarkets System merkt sich, welche der beiden Ansichten du gewählt hast und zeigt beim nächsten Öffnen des Kontextmenüs Adressen die zuletzt gewählte Ansicht an.

Pro Seite werden bis zu 25 Adressdatensätze zu einem Kontakt angezeigt. Wenn mehr als 25 Adressen zu einem Kontakt gespeichert sind, hast du über die Toolbar die Möglichkeit, in den Seiten zu blättern, eine bestimmte Seite zu wählen und die Anzahl der Adressdatensätze pro Seite auf 50, 75 oder 100 zu ändern. Dein plentymarkets System merkt sich, welche Anzahl der Adressdatensätze du gewählt haben und zeigt beim nächsten Öffnen der Ansicht Adressen die zuletzt gewählte Einstellung an.

Adressen anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Adressen.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Adressen werden angezeigt.

  5. Klicke auf Bearbeiten (), um die Detailansicht der Adresse zu öffnen.
    → Wenn du die Tabellenansicht gewählt hast, klicke in die Zeile der Adresse, um die Detailansicht zu öffnen.

6.3. Adresse bearbeiten

Du kannst bestehende Adressen sowie Adressoptionen jederzeit bearbeiten. Beachte dazu die Erläuterungen im Kapitel Adresse hinzufügen. Adressoptionen löschst du mit einem Klick auf Adressoption löschen ().

Bearbeiten von Adressen, die mit Aufträgen verknüpft sind, ist nicht möglich

Wenn die Adresse mit einem Auftrag verknüpft ist, kannst du die Adresse nicht bearbeiten. Du kannst aber natürlich eine neue Adresse erstellen.

Adresse bearbeiten:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Adressen.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Adressen werden initial als Karten angezeigt.

  5. Klicke in der Adresskarte, die du bearbeiten möchtest, auf Bearbeiten ().
    → Die Detailansicht der Adresse wird geöffnet.

  6. Nimm die gewünschten Änderungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 10 im Kapitel Adresse hinzufügen sowie die Erläuterungen zur Toolbar in Tabelle 11.

  7. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 11. Adresse bearbeiten
Einstellung Erläuterung

Speichern

Speichert () die Einstellungen.

Rechnungsadresse

Neue Rechnungsadresse ableiten

Klicke auf Rechnungsadresse (), um diese Option zu wählen.
Mit einem Klick auf Neue Rechnungsadresse ableiten wird eine neue Rechnungsadresse auf Basis der aktuell gewählten Adresse erstellt. Um eine neue Adresse mit einer neuen ID zu erstellen, müssen Änderungen an der neuen Rechnungsadresse vorgenommen werden.

Rechnungsadresstyp hinzufügen

Klicke auf Rechnungsadresse (), um diese Option zu wählen.
Mit einem Klick auf Rechnungsadresstyp hinzufügen wird der Typ Rechnungsadresse zu der Adresse hinzugefügt. Die ID ändert sich nicht.
Hinweis: Diese Einstellung ist nicht sichtbar, wenn für die Adresse bereits der Typ Rechnungsadresse hinzugefügt wurde.

Rechnungsadresstyp löschen

Klicke auf Rechnungsadresse (), um diese Option zu wählen.
Mit einem Klick auf Rechnungsadresstyp löschen wird der Typ Rechnungsadresse in der Adresse gelöscht.
Diese Einstellung ist nicht sichtbar, wenn der Typ Rechnungsadresse nicht für die Adresse hinzugefügt wurde.

Als primäre Rechnungsadresse definieren

Klicke auf Rechnungsadresse (), um diese Option zu wählen.
Mit einem Klick auf Als primäre Rechnungsadresse definieren wird die aktuell gewählte Rechnungsadresse als primäre Rechnungsadresse gesetzt. Die ID ändert sich nicht.
Wenn der Typ Rechnungsadresse nicht vorhanden ist, ist diese Option deaktiviert.
Hinweis: Wenn die Rechnungsadresse bereits als primär definiert wurde, kann man diese Einstellung mit einem Klick auf Primäre Rechnungsadresse zurücksetzen wieder rückgängig machen.

In Rechnungsadresse umwandeln /
In Lieferadresse umwandeln

Mit einem Klick auf wird die aktuell gewählte Adresse in die Rechnungsadresse bzw. Lieferadresse umgewandelt. Die ID ändert sich nicht.
Wenn beide Adresstypen bereits vorhanden sind, ist diese Option deaktiviert.

Lieferadresse

Neue Lieferadresse ableiten

Klicke auf Lieferadresse (), um diese Option zu wählen.
Mit einem Klick auf Neue Lieferadresse ableiten wird eine neue Lieferadresse auf Basis der aktuell gewählten Adresse erstellt. Um eine neue Adresse mit einer neuen ID zu erstellen, müssen Änderungen an der neuen Lieferadresse vorgenommen werden.

Lieferadresstyp hinzufügen

Klicke auf Lieferadresse (), um diese Option zu wählen.
Mit einem Klick auf Lieferadresstyp hinzufügen wird der Typ Lieferadresse zu der Adresse hinzugefügt. Die ID ändert sich nicht.
Hinweis: Diese Einstellung ist nicht sichtbar, wenn für die Adresse bereits der Typ Lieferadresse hinzugefügt wurde.

Lieferadresstyp löschen

Klicke auf Lieferadresse (), um diese Option zu wählen.
Mit einem Klick auf Lieferadresstyp löschen wird der Typ Lieferadresse in der Adresse gelöscht.
Hinweis: Diese Einstellung ist nicht sichtbar, wenn der Typ Lieferadresse nicht für die Adresse hinzugefügt wurde.

Als primäre Lieferadresse definieren

Klicke auf Lieferadresse (), um diese Option zu wählen.
Mit einem Klick auf Als primäre Lieferadresse definieren wird die aktuell gewählte Lieferadresse als primäre Lieferadresse gesetzt. Die ID ändert sich nicht.
Hinweis: Wenn der Typ Lieferadresse nicht vorhanden ist, ist diese Option deaktiviert.
Wenn die Lieferadresse als primär definiert wurde, kann man diese Einstellung mit einem Klick auf Primäre Lieferadresse zurücksetzen wieder rückgängig machen.

Adressdatensatz löschen

Mit einem Klick auf wird der Adressdatensatz vollständig gelöscht.

6.4. Adresse löschen

Sofern es sich bei der Adresse nicht um eine mit einem Auftrag verknüpfte Rechnungsadresse handelt, kannst du Adressen löschen. Dies ist z.B. nötig, wenn die Lieferadresse des Kontakts nicht mehr aktuell ist.

Löschen von Adressen, die mit Aufträgen verknüpft sind, ist nicht möglich

Wenn die Adresse mit einem Auftrag verknüpft ist, kannst du die Adresse nicht löschen. Eine Fehlermeldung wird angezeigt.

Adresse löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Adressen.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Adressen werden initial als Karten angezeigt.

  5. Klicke in der Adresskarte, die du löschen möchtest, auf Löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Klicke auf Löschen.
    → Die Adresse wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

7. Eigenschaften verwalten

Eigenschaften sind wiederholt auftretende Informationen und können für die nähere Charakterisierung deiner Kontakte verwendet werden. Beispielsweise kannst du in jedem Kontaktdatensatz speichern, auf welchem Weg der Kontakt kontaktiert werden soll und ob er die Zusendung deines neuen Produktkatalogs wünscht.

Du kannst die meisten Eigenschaften auch auf deinen Auftragsdokumenten anzeigen.

Außerdem hast du die Möglichkeit, Eigenschaftsgruppen zu erstellen, um so einen besseren Überblick zu behalten, wenn du mit sehr vielen Eigenschaften arbeitest.

Die folgenden Unterkapitel beschreiben, wie du Eigenschaften erstellst, verknüpfst, suchst, bearbeitest und löschst und wie du Eigenschaften gruppierst sowie Eigenschaften importierst und exportierst.

7.1. Eigenschaften erstellen

Eigenschaften erstellst du im Menü Einrichtung » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration und verknüpfst sie anschließend mit dem Kontakt.

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Eigenschaft zu erstellen.

Eigenschaft erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration.
    → Die Übersicht der Eigenschaften wird geöffnet.

  2. Klicke auf Eigenschaft hinzufügen ().

  3. Wähle aus der Dropdown-Liste Bereich die Einstellung Kontakt.

  4. Nimm die weiteren Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 12.

  5. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Eigenschaft wird erstellt und zur weiteren Bearbeitung geöffnet.

Tabelle 12. Eigenschaften erstellen
Einstellung Erläuterung

Bereich

Wähle die Einstellung Kontakt aus der Dropdown-Liste, damit die Eigenschaft in dem Bereich verwendet werden kann und damit du Kontakteigenschaften auf deinen Dokumenten ausgeben lassen kannst.
Außerdem sind die Bereiche Artikel und Lagerort verfügbar.

Eigenschaftstyp

Wähle den Eigenschaftstyp aus der Dropdown-Liste.
Kein = Wähle diese Option, wenn Eigenschaften außerhalb der Bereiche Artikel, Lagerort und Kontakt verwendet werden sollen, wie z.B. für die Facettensuche.
Hinweis: Dieser Eigenschaftstyp kann nicht auf deinen Dokumenten ausgegeben werden.
Ganze Zahl = Gib eine ganze Zahl ein.
Kommazahl = Gib eine Zahl mit Kommastellen ein. Zulässig sind 8 Vor- und 4 Nachkommastellen.
Auswahl = Diese Option ermöglicht es, Werte einzugeben und anschließend einen dieser Werte aus einer Dropdown-Liste zu wählen.
Hinweis: Dieser Eigenschaftstyp kann nicht auf deinen Dokumenten ausgegeben werden.
Mehrfachauswahl = Diese Option ermöglicht es, Werte einzugeben und anschließend eine oder mehrere Optionen zu wählen.
Hinweis: Dieser Eigenschaftstyp kann nicht auf deinen Dokumenten ausgegeben werden.
Kurztext = Gib einen Kurztext ein. Dieser Text kann nicht formatiert werden.
Text = Gib einen Text ein. Dieser Text kann formatiert werden.
Datum = Wähle diese Option, um die Eingabe eines Datums oder die Wahl des Datums aus einem Kalender zu ermöglichen.
Datei = Wähle diese Option, um das Hochladen einer Datei zu ermöglichen.

Name

Gib einen Namen für die Eigenschaft ein.
Hinweis: Standardmäßig wird der Name für die Systemsprache angezeigt. Nachdem die Eigenschaft erstellt wurde, kannst du den Namen in weiteren Sprachen speichern.

Beschreibung

Gib eine Beschreibung für die Eigenschaft ein.
Hinweis: Standardmäßig wird die Beschreibung für die Systemsprache angezeigt. Nachdem die Eigenschaft erstellt wurde, kannst du die Beschreibung in weiteren Sprachen speichern.

Gruppe

Wähle ggf. eine Eigenschaftsgruppe aus der Dropdown-Liste, um die Eigenschaft dieser Gruppe zuzuordnen.
Tipp: Klicke auf Eigenschaftsgruppe hinzufügen () rechts in der Zeile, um eine Gruppe zu erstellen.
Weitere Informationen zu Eigenschaftsgruppen findest du im Kapitel Eigenschaften gruppieren.

Position

Gib eine Positionsnummer für die Eigenschaft ein. Standardmäßig wird aufsteigend nach Positionsnummer sortiert.
Tipp: Speichere die Positionsnummern in 10er-Schritten, damit du mögliche neue Eigenschaften dazwischen einfügen kannst.

7.2. Eigenschaften mit dem Kontakt verknüpfen

Nachdem du die Eigenschaft im Menü Einrichtung » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration erstellt hast, kannst du die Eigenschaft mit dem Kontakt verknüpfen. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Eigenschaft mit dem Kontakt verknüpfen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Eigenschaften.
    → Alle für den Kontakt verfügbaren Eigenschaften werden angezeigt und du kannst diese dort hinzufügen.

7.3. Eigenschaften auf Dokumenten ausgeben

Du kannst die Kontakteigenschaften auf deinen Auftragsdokumenten, wie z.B. auf deinen Angeboten, ausgeben.

Die Vorlage erstellst du im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » Standorte » [Standort wählen] » Dokumente » [Dokument wählen]. Dort siehst du im Bereich Kundeneigenschaften alle verfügbaren Eigenschaften, die du für den Bereich Kontakt erstellt hast.

Damit die Eigenschaft genau nach deinen Wünschen auf deinen Dokumenten ausgegeben wird, musst du die Eigenschaft im Textfeld rechts daneben umbenennen. Du könntest z.B. für den Eigenschaftstyp Kurztext den Text Ansprechpartner Vertrieb und für den Eigenschaftstyp Ganze Zahl deine Telefonnummer für eventuelle Rückfragen eingeben.

Hinweis: Vergiss nicht im Feld darunter, die Koordinaten für die X- und Y-Achsen einzugeben, damit die Inhalte korrekt auf deinem Dokument positioniert werden. Weitere Informationen dazu findest du auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

Positionierung der Eigenschaften auf dem Dokument prüfen

Ob du alle Eigenschaften korrekt und nach deinen Wünschen positioniert hast, kannst du ganz einfach prüfen:

  • Öffne den Kontaktdatensatz im Menü CRM » Kontakte.

  • Klicke auf der linken Seite auf Aufträge.
    → Der Auftrag wird im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten geöffnet.

  • Klicke im Auftrag auf das Tab Belege.

  • Wähle das Dokument, für das du die Kundeneigenschaften in der Dokumentenvorlage eingerichtet hast, z.B. Angebot, aus der Dropdown-Liste.
    → Die Vorlage wird geöffnet.

  • Prüfe die korrekte Positionierung der Kundeigenschaften auf dem Dokument.

7.4. Eigenschaft suchen

Eigenschaften verwaltest du zentral im Menü Einrichtung » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration. Führe nach dem Öffnen des Menüs eine Suche aus, um Eigenschaften anzuzeigen. Um Eigenschaften nach bestimmten Kriterien zu suchen, gib die dir bekannten Suchbegriffe in die Filter ein. Die Dropdown-Listen helfen dir, Eigenschaften zu suchen, die bestimmte Kriterien gemeinsam haben. Du kannst beliebig viele Suchfilter miteinander kombinieren.

Eigenschaft suchen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration.

  2. Gib im Bereich Filter Suchbegriffe in die Suchfelder ein bzw. stelle Filteroptionen in den Dropdown-Listen ein. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 13.

  3. Klicke auf Suchen ().
    → Die Eigenschaften, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile der Eigenschaft.
    → Die Detailansicht der Eigenschaft wird geöffnet.

Tabelle 13. Filter für die Eigenschaften
Einstellung Erläuterung

Suchen

Klicke ohne gewählte Filtereinstellungen auf Suchen (), um alle Eigenschaften anzuzeigen.
Oder: Grenze die Suchergebnisse durch Filtereinstellungen ein und klicke auf Suchen ().
→ Die gefundenen Eigenschaften werden in der Übersicht angezeigt.

Zurücksetzen

Mit einem Klick auf werden die eingestellten Filterkriterien zurückgesetzt.

ID

Jede Eigenschaft erhält automatisch eine fortlaufende und einzigartige ID.

Name

Gib den Namen ein, um nur die Eigenschaft mit diesem Namen zu suchen. Es ist möglich, nur nach Teilen des Namens zu suchen.

Sprache

Wähle die Sprache, um nur Eigenschaften anzuzeigen, für die ein Name in dieser Sprache gespeichert ist.

Gruppe

Wähle die Gruppe, um nur Eigenschaften anzuzeigen, die dieser Gruppe zugeordnet sind.
Wähle die Einstellung Nicht gruppiert, um nur Eigenschaften anzuzeigen, die keiner Gruppe zugeordnet sind.
Wähle die Einstellung Gruppiert, um nur Eigenschaften anzuzeigen, die einer Gruppe zugeordnet sind.

Bereich

Wähle den Bereich Kontakt, um nur Eigenschaften dieses Bereichs anzuzeigen.

Eigenschaftstyp

Wähle den Eigenschaftstyp, um nur Eigenschaften dieses Typs anzuzeigen.

7.5. Eigenschaft bearbeiten

Im Menü Einrichtung » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration sind alle Eigenschaften, die du bisher erstellt hast, aufgelistet. Hier kannst du die in Tabelle 12 beschriebenen Einstellungen ändern.

Eigenschaft bearbeiten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration.

  2. Klicke auf Suchen (), um alle Eigenschaften anzuzeigen oder wähle Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 13.

  3. Klicke auf die Eigenschaft, die du bearbeiten möchtest.
    → Das Tab Allgemein wird geöffnet.

  4. Bearbeite die Einstellungen. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 14.

  5. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 14. Eigenschaften bearbeiten
Einstellung Erläuterung

Tab Allgemein > Bereich Details

Position

Gib eine neue Position ein, um die Anzeigereihenfolge zu ändern.

Tab Allgemein > Bereich Optionen

Pflichtfeld

Aktiviere diese Option, damit die Eigenschaft zu einer Pflichtangabe wird. Pflichtfelder werden in der Detailansicht des Kontakts im Bereich Eigenschaften und im Bestellvorgang im plentyShop fett markiert.

Bestellvorgang

Aktiviere diese Option, damit die Eigenschaft im Bestellvorgang im plentyShop angezeigt wird.

Kundenregistrierung

Aktiviere diese Option, damit die Eigenschaft in der Kundenregistrierung im plentyShop angezeigt wird.

Kontaktsuche

Diese Option ist aktuell noch ohne Funktion. Es soll später möglich sein, nach Eigenschaften im Menü CRM » Kontakte filtern zu können.

Tab Allgemein > Bereich Name

Sprache

Wähle die Sprache aus der Dropdown-Liste.

Name;
Beschreibung

Gib für die Mehrsprachigkeit den Namen und die Beschreibung für weitere Sprachen ein.

Tab Allgemein > Bereich Gruppe

Gruppe

Aktivere die Gruppen, um der Eigenschaft eine oder mehrere Gruppen zuzuordnen.

Tab Sichtbarkeit

Mandant (Shop)

Wähle einen, mehrere oder alle Mandanten, um die Eigenschaft für diese Mandanten zu aktivieren.

Sichtbarkeit

Wähle, für welche Kundentypen die Eigenschaft sichtbar sein soll.

Tab Werte

Nur sichtbar bei den Eigenschaftstypen Auswahl und Mehrfachauswahl

Gib die Werte ein, die deinen Kund:innen in der Dropdown-Liste angezeigt werden sollen.
Klicke auf Hinzufügen (), um einen Wert zu erstellen.

Tab Amazon

(nicht relevant für den Bereich Kontakt)

Eigenschaften können mit einer Amazon-Plattform, einer Amazon-Kategorie und einem Amazon-Feld verknüpft werden. Dazu muss vorab im Tab Sichtbarkeit eine Amazon-Herkunft aktiviert werden.
Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Amazon einrichten.

7.6. Eigenschaft löschen

Du kannst entweder eine Eigenschaft oder mehrere Eigenschaften gleichzeitig löschen.

7.6.1. Eine Eigenschaft löschen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Eigenschaft unwiderruflich zu löschen.

Eine Eigenschaft löschen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration.

  2. Klicke auf Suchen (), um alle Eigenschaften anzuzeigen oder wähle Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 13.

  3. Klicke auf die Eigenschaft, die du löschen möchtest.
    → Die Eigenschaft wird geöffnet.

  4. Klicke auf Eigenschaft löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicke auf Löschen.
    → Die Eigenschaft wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

7.6.2. Mehrere Eigenschaften löschen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um unwiderruflich mehrere Eigenschaften gleichzeitig zu löschen.

Mehrere Eigenschaften löschen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration.

  2. Klicke auf Suchen (), um alle Eigenschaften anzuzeigen oder wähle Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 13.

  3. Aktiviere die Eigenschaften, die du löschen möchtest.

  4. Klicke auf Löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicke auf Löschen.
    → Die gewählten Eigenschaften werden gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

7.7. Eigenschaften gruppieren

Erstelle Eigenschaftsgruppen, um mehrere Eigenschaften zusammenzufassen. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Eigenschaftsgruppe zu erstellen.

Eigenschaftsgruppe erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Eigenschaften » Gruppen.

  2. Klicke auf Eigenschaftsgruppe hinzufügen ().

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 15.

  4. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Eigenschaftsgruppe wird erstellt.

Tabelle 15. Neue Eigenschaftsgruppe erstellen
Einstellung Erläuterung

Name

Gib einen Namen für die Eigenschaftsgruppe in der Standardsprache deines plentymarkets Systems ein.
Hinweis: Nachdem du die Eigenschaftsgruppe erstellt hast, kannst du den Namen in weiteren Sprachen speichern.

Beschreibung

Gib eine Beschreibung für die Eigenschaftsgruppe in der Standardsprache deines plentymarkets Systems ein.
Hinweis: Standardmäßig wird die Beschreibung für die Systemsprache angezeigt. Nachdem du die Eigenschaftsgruppe erstellt hast, kannst du die Beschreibung in weiteren Sprachen speichern.

Position

Gib die Positionsnummer für die Eigenschaftsgruppe ein. Standardmäßig wird aufsteigend nach Positionsnummer sortiert. Wenn ein Kontakt Eigenschaften aus mehreren Gruppen hat, werden die Gruppen aufsteigend dargestellt.
Tipp: Speichere die Positionsnummern in 10er-Schritten, damit du mögliche neue Eigenschaftsgruppen dazwischen einfügen kannst.

Gruppentyp

Wähle den Gruppentyp aus der Dropdown-Liste.
Keine = Eigenschaften werden standardmäßig nicht gruppiert.
Select = Eine der gruppierten Eigenschaften ist per Dropdown-Liste wählbar.
Multiselect = Mehrere Eigenschaften sind wählbar.

Aufpreistyp

Hast du vor, Zusatzoptionen oder Dienstleistungen gegen Aufpreis anzubieten? Falls ja, dann wähle, ob der Aufpreis als Prozentsatz oder als Festbetrag behandelt werden soll, z.B. 5% oder 5 EUR.

7.7.1. Eigenschaft einer Gruppe zuordnen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine oder mehrere Eigenschaften einer Eigenschaftsgruppe zuzuordnen.

Eigenschaft einer Gruppe zuordnen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Eigenschaften » Konfiguration.

  2. Klicke auf Suchen (), um alle Eigenschaften anzuzeigen oder wähle Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 13.

  3. Aktiviere die Eigenschaften, die du der Gruppe zuordnen möchtest.

  4. Klicke auf Eigenschaftsgruppe zuordnen ().
    → Eine Dropdown-Liste der verfügbaren Eigenschaftsgruppen wird angezeigt.

  5. Wähle die Eigenschaftsgruppe aus der Dropdown-Liste.

  6. Klicke auf Gruppenfunktion ().
    → Die Liste wird neu geladen und die gewählten Eigenschaften werden der Eigenschaftsgruppe zugeordnet.

7.7.2. Mehrere Sprachen zu einer Eigenschaftsgruppe hinzufügen

Zu Eigenschaftsgruppen können mehrere Sprachen hinzugefügt werden.

Mehrere Sprachen zu einer Eigenschaftsgruppe hinzufügen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Eigenschaften » Gruppen.
    → Die Übersicht wird geöffnet.

  2. Wähle eine Eigenschaftsgruppe.
    → Die Übersicht wird geöffnet und alle zur Auswahl vorhandenen Sprachen werden angezeigt.

  3. Wähle eine Sprache.

  4. Gib den Namen der Sprache ein.

  5. Gib die Beschreibung für die Sprache ein.

  6. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Sprache wird zu der Eigenschaftsgruppe hinzugefügt.

7.8. Eigenschaftsgruppen löschen

Du kannst entweder eine Eigenschaftsgruppe oder mehrere Eigenschaftsgruppen gleichzeitig löschen. Die Eigenschaften, die den Gruppen zugeordnet sind, bleiben beim Löschen von Eigenschaftsgruppen erhalten.

7.8.1. Eine Eigenschaftsgruppe löschen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Eigenschaftsgruppe unwiderruflich zu löschen.

Eine Eigenschaftsgruppe löschen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Eigenschaften » Gruppen.

  2. Klicke auf Suchen (), um alle Eigenschaften anzuzeigen oder wähle Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 13.

  3. Klicke auf die Eigenschaftsgruppe, die du löschen möchtest.
    → Die Eigenschaftsgruppe wird geöffnet.

  4. Klicke auf Gruppe löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicke auf Löschen.
    → Die Eigenschaftsgruppe wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.
    Hinweis: Wenn du eine Eigenschaftsgruppe löschst, werden die Eigenschaften, die der Gruppe zugeordnet sind, nicht gelöscht.

7.8.2. Mehrere Eigenschaftsgruppen löschen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um mehrere Eigenschaftsgruppen gleichzeitig unwiderruflich zu löschen.

Mehrere Eigenschaftsgruppen löschen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Eigenschaften » Gruppen.

  2. Klicke auf Suchen (), um alle Eigenschaften anzuzeigen oder wähle Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 13.

  3. Aktiviere die Eigenschaftsgruppen, die du löschen möchtest.

  4. Klicke auf Löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicke auf Löschen.
    → Die gewählten Eigenschaftsgruppen werden gelöscht und aus der Übersicht entfernt.
    Hinweis: Wenn du eine Eigenschaftsgruppe löschst, werden die Eigenschaften, die der Gruppe zugeordnet sind, nicht gelöscht.

7.9. Eigenschaften importieren

Mit dem Import-Tool und dem Import-Typ Eigenschaften kannst du Eigenschaften in dein plentymarkets System importieren. Welche Felder du für den Abgleich und die Zuordnung verwenden kannst, ist auf der Handbuchseite des Import-Typs Eigenschaften beschrieben.

Allgemeine Informationen zum Importieren von Daten in dein plentymarkets System findest du auf der Handbuchseite Import-Tool nutzen.

7.10. Eigenschaften exportieren

Mit dem FormatDesigner und dem Format-Typ Eigenschaften kannst du die Eigenschaften exportieren. Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite des Format-Typs Eigenschaften.

Allgemeine Informationen zum Exportieren von Daten aus deinem plentymarkets System findest du auf der Handbuchseite FormatDesigner.

8. Aufträge, Angebote und Abonnements verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du alle zu deinem Kontakt vorhandenen Aufträge, Sammelaufträge, Angebote und Abonnements anzeigst sowie neue Aufträge, Sammelaufträge, Angebote und Abonnements zu deinem Kontakt anlegst.

8.1. Aufträge verwalten

Verwende die neue Auftragsanlage

Klicke auf Neuer Auftrag (Beta), um die neue Auftragsanlage zu verwenden. Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Aufträge verwalten im Kapitel beta: Auftrag oder Angebot aus der Kontaktübersicht anlegen.

Aufträge anzeigen

Aus dem geöffneten Kontakt heraus kannst du eine Übersicht aller Aufträge des Kontakts aufrufen.

Aufträge anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Aufträge.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Aufträge werden angezeigt. Über die Seitennummerierung legst du fest, ob 25, 50, 100 oder 250 Aufträge angezeigt werden.

  5. Klicke in die Zeile des Auftrags, um den Auftrag im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten zu öffnen und nähere Informationen einzusehen.

Du kannst den Auftrag auch bearbeiten. Aufträge können solange bearbeitet werden, bis ein Dokument für diesen Auftrag existiert. Weitere Informationen zu Aufträgen findest du auf der Handbuchseite Aufträge verwalten.

Auftrag anlegen

Verwende die neue Auftragsanlage

Klicke auf Neuer Auftrag (Beta), um die neue Auftragsanlage zu verwenden. Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Aufträge verwalten im Kapitel beta: Auftrag oder Angebot aus der Kontaktübersicht anlegen.

Lege mit einem Klick aus dem geöffneten Kontakt heraus manuell einen neuen Auftrag für den Kontakt an. Wenn der Kontakt im plentyShop bestellt, wird der Auftrag automatisch in deinem plentymarkets System gespeichert. Bei telefonischen Bestellungen beispielsweise legst du den Auftrag hingegen manuell an. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Auftrag anlegen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Neuer Auftrag.
    → Du gelangst direkt in den Bereich Neuer Auftrag im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    Hinweis: Wenn eine Rechnungsadresse und/oder Lieferadresse als primär definiert wurde, werden diese Adressen automatisch im neuen Auftrag übernommen.

  5. Nimm die gewünschten Einstellungen vor. Beachte die Informationen auf der Handbuchseite Aufträge verwalten.

  6. Speichere () die Einstellungen.

8.2. Angebot anlegen

Wie du für den Kontakt individuell ein Angebot anlegst, ist im Kapitel beta: Auftrag oder Angebot aus der Kontaktübersicht anlegen beschrieben.

8.3. Abonnement anlegen

Wie du für den Kontakt ein Abonnement anlegst, ist auf der Handbuchseite Abonnement beschrieben.

8.4. Sammelauftrag anlegen

Ein Sammelauftrag bietet die Möglichkeit, nicht bezahlte Aufträge eines Kontakts in einen Auftrag zu übernehmen. Das ist z.B. sinnvoll, wenn du mit deinem Kontakt vereinbart hast, dass der Kontakt nicht jede Rechnung einzeln, sondern pro Monat oder pro Quartal bezahlt.

Die Aufträge werden wie gewohnt bearbeitet und die Artikel versendet, bleiben jedoch unbezahlt. Das Anlegen eines Sammelauftrags ist nur möglich für Aufträge, die noch nicht bezahlt wurden.

Mit einem Klick auf Neuer Sammelauftrag werden alle Aufträge des Kontakts in einen Sammelauftrag zusammengefasst. Du legst im Vorfeld im Menü Einrichtung » Aufträge » Auftragstypen » Multi-Order fest, welche Bedingungen, wie z.B. Auftragstyp und Auftragsstatus, erfüllt sein müssen, damit ein Sammelauftrag angelegt werden kann.

Sammelauftrag anlegen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Neuer Sammelauftrag.
    → Der Sammelauftrag wird angelegt.

Nachdem der Sammelauftrag erfolgreich angelegt wurde, wird der Sammelauftrag automatisch im Menü Aufträge geöffnet. Im Sammelauftrag generierst du dann im Tab Belege eine Sammelrechnung.

Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Aufträge verwalten im Kapitel Auftragstyp Sammelauftrag nutzen.

8.5. Scheduler anzeigen

Verwende das neue Abonnement-Modul

Klicke auf Neues Abonnement (Beta), um das neue Abonnement-Modul zu verwenden. Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Abonnement.

Im Bereich Scheduler werden Abo-Aufträge des Kontakts angezeigt. Außerdem können neue Scheduler-Aufträge angelegt werden. Über den Scheduler haben deine Kund:innen die Möglichkeit, bestimmte Artikel in deinem Webshop im Abonnement zu kaufen. Das Menü ist nur in deinem plentymarkets System sichtbar, wenn du es gebucht hast. Die Buchung nimmst du im Menü plentymarkets Logo (Start) » Service-Center im Tab Vertrag vor. Im Menü Einrichtung » Aufträge » Scheduler nimmst du die Einstellungen für deinen Webshop vor.

Scheduler anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Scheduler.
    → Alle zu dem Kontakt verfügbaren Abonnements werden angezeigt.

Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Scheduler
. Dort sind auch die Filteroptionen beschrieben, die du sowohl im geöffneten Kontaktdatensatz im Bereich Scheduler als auch im Menü Aufträge » Scheduler » Scheduler-Aufträge wählen kannst.

9. Tickets verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du Tickets erstellst und alle zu einem Kontakt vorhandenen Tickets aufrufst. Abhängig von der verwendeten plentymarkets Edition musst du das Ticketsystem ggf. buchen, bevor es dir zur Verfügung steht.

9.1. Ticket erstellen

Das Ticketsystem in plentymarkets nutzt du zur Verwaltung deiner Kundenkommunikation. Erfahre im Folgenden, wie du ein neues Ticket direkt aus dem geöffneten Kontakt heraus erstellst.

Ticket erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Neues Ticket.
    → Du gelangst direkt in den Bereich Neues Ticket im Menü CRM » Ticketsystem. Die Kontakt-ID ist bereits vorausgefüllt.

  5. Nimm die gewünschten Einstellungen vor. Beachte die Informationen auf der Handbuchseite Ticketsystem.

  6. Speichere () die Einstellungen.

9.2. Tickets anzeigen

Aus dem geöffneten Kontakt heraus kannst du eine Übersicht aller zu dem Kontakt gespeicherten Tickets aufrufen.

Tickets anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Tickets.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Tickets werden angezeigt. Über die Seitennummerierung legst du fest, ob 10, 25, 50 oder 100 Tickets angezeigt werden.

  5. Klicke in die Zeile des Tickets, um das Ticket im Menü CRM » Ticketsystem zu öffnen und nähere Informationen einzusehen.

Du hast die Möglichkeit Tickets zu bearbeiten und zu löschen. Beachte dazu die Handbuchseite Ticketsystem.

10. Dokumente verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du Dokumente zu deinen Kontakten hochlädst, anzeigst, herunterlädst und löschst. Die Dokumente, die du in diesem Menü hochlädst, sind nur in deinem plentymarkets Backend sichtbar und können nicht von deinen Kontakten aufgerufen werden.

10.1. Kundendokumente hochladen

Im Bereich Dokumente lädst du Dokumente wie z.B. eine bereits im Vorfeld selbst durchgeführte Altersprüfung zu deinem Kontakt hoch. Entweder lädst du die Dateien über Datei hochladen oder per Drag-and-drop in diesen Bereich hoch. Erstelle Ordner, um die Dokumente übersichtlicher zu gruppieren.

Zulässig sind Datenformate wie JPEG, PNG, GIF, TIFF, PDF, DOC, ODC, OTH, XLS, XML, HTML, HTM, CSS, ZIP und GZIP.

Kundendokumente hochladen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Dokumente.

  5. Klicke auf Datei hochladen ().

  6. Wähle die Dokumente aus.

  7. Klicke auf Öffnen, um die Dateien hochzuladen.
    Oder: Ziehe Dokumente per Drag-and-drop in das Tab.

Ordner erstellen

Im Bereich Ordner kannst du Ordner erstellen. Dies ist sinnvoll, wenn du viele Dokumente zu deinem Kontakt hochgeladen hast, um diese Dokumente zu gruppieren und somit eine bessere Übersicht zu haben.

10.2. Dokumente anzeigen

Im Bereich Dokumente siehst du alle zum Kontakt verfügbaren Dokumente, die du hochgeladen hast. In der Übersicht sind der Dateiname, die Dateigröße sowie das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung zu sehen.

Dokumente anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Dokumente.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Dokumente werden angezeigt.

10.3. Dokument herunterladen

Du hast die Möglichkeit, alle Dokumente, die du zu deinem Kontakt hochgeladen hast, herunterzuladen.

Dokument herunterladen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Dokumente.
    → Alle zu dem Kontakt gespeicherten Dokumente werden angezeigt.

  5. Klicke in der Zeile des Dokuments, das du herunterladen möchtest, auf Datei herunterladen ().
    Hinweis: Manche Browser speichern die Datei automatisch in dem von dir festgelegten Download-Ordner. Bei anderen Browsern lädst du die Datei selbst mit einem Klick herunter. Folge in diesem Fall den Anweisungen auf deinem Computer. Beachte, dass diese Anweisungen je nach verwendetem Browser und Programm variieren können.

10.4. Dokument löschen

Lösche ein Dokument, wenn du das Dokument nicht mehr benötigst. Wie du mehrere Dokumente gleichzeitig löschst, ist in der Box am Ende des Kapitels beschrieben.

Dokument löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Dokumente.

  5. Klicke in der Zeile des Dokuments, das du löschen möchtest, auf Löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Klicke auf Löschen ().
    → Das Dokument wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

Mehrere oder alle Dokumente löschen

Markiere im Bereich Dokumente die Dokumente, die du löschen möchtest, oder aktiviere die Option neben Dateiname, um alle gespeicherten Dokumente zu markieren und anschließend zu löschen. Nachdem du die Sicherheitsabfrage mit Löschen () bestätigt hast, werden die markierten Dokumente gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

11. Kontoübersicht anzeigen

Im Bereich Konto siehst du alle Umsätze deines Kontakts. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um dir die Kontoübersicht eines Kontaktes anzeigen zu lassen.

Kontoübersicht anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Konto.
    → Alle verfügbaren Daten zum Kontostand des Kontakts werden angezeigt.

  5. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 16 und Tabelle 17.

Über der Tabelle werden dir die Umsätze des Kontaktes einzeln aufgeschlüsselt angezeigt. Neben dem Saldo auch Informationen zu Rechnungen sowie Gutschriften des Kontakts. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 16. Zudem kannst du von hier aus direkt zur OP-Liste gehen, indem du auf OP-Liste öffnen () klickst.

Tabelle 16. Beträge in der Kontoübersicht eines Kontakts
Einstellung Erläuterung

Saldo

Zeigt den Kontostand des Kontakts an.
+ = Summe der noch vom Kontakt zu zahlenden Beträge.
- = Summe der noch an den Kontakt zu zahlenden Beträge, wenn der Kontakt zu viel gezahlt hat oder eine Gutschrift noch ausgezahlt werden muss.
0,00 = Keine ausstehenden Beträge.

Rechnungen

Gesamtsumme der Rechnungsbeträge aller Aufträge.
Ausstehend: Der Kontakt muss diesen Betrag noch zahlen.
Gezahlt: Der vom Kontakt bezahlte Betrag.

Gutschriften

Gesamtsumme aller Gutschriften.
Ausstehend: Dieser Betrag muss noch an den Kontakt gezahlt werden.
Gezahlt: Der an den Kunden gezahlte Betrag.

Gutschriftsbeträge ÷ Rechnungsbeträge

Anteil der Gutschriften gegenüber den Rechnungen. Bei 0 % wurde dem Kontakt noch keine Gutschrift ausgezahlt. Bei 100 % wurde dem Kontakt jeder bezahlte Betrag wieder als Gutschrift zurückgezahlt.

In der Tabelle sind die Aufträge und Gutschriften zu diesem Kontakt als Vorgänge aufgeführt. Die Spalten Zahlungsstatus, Ausstehend und Zahlungsziel beziehen sich in der Tabelle jeweils auf den einzelnen Vorgang. Wenn bei einem Auftrag ein Betrag unter Ausstehend aufgeführt ist, muss der Kontakt diesen Betrag noch an dich zahlen. Wenn bei einer Gutschrift noch ein Betrag unter Ausstehend aufgeführt ist, musst du diesen Betrag noch an den Kontakt zahlen.

Diese Tabelle ist individuell anpassbar. Das bedeutet, dass du selbst entscheiden kannst, welche Informationen dir in den Tabellenspalten angezeigt werden. Gehe dafür folgendermaßen vor:

Tabelle individualisieren:

  1. Klicke auf Spalten konfigurieren ().
    → Das Fenster Spalten konfigurieren öffnet sich.

  2. Wähle aus, welche Spalten angezeigt werden sollen. Beachte dafür Tabelle 17.

  3. Verschiebe () die Spalten, so dass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie brauchst.

  4. Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

Wenn du die Tabelle einmal angepasst hast, wird diese Auswahl gespeichert. Die zu Verfügung stehenden Spalten findest du in Tabelle 17. Dort ist zu jeder Spalte auch die Information hinterlegt, ob es sich um eine Standardspalte handelt. Standardspalten werden angezeigt, wenn die Tabelle nicht individualisiert ist.

Tabelle 17. Informationen im Bereich Konto des Kontaktdatensatzes
Einstellung Erläuterung

Farbanzeige Zahlungsstatus

Zeigt anhand von Farben an, wie der Zahlungsstatus des Vorgangs ist. Stornierte Aufträge sind nicht durch eine der Farben markiert, da kein Zahlungsstatus abgebildet werden muss.
Grün = Der Vorgang ist bezahlt oder überbezahlt.
Orange = Der Vorgang ist nur teilweise bezahlt.
Rot = Der Vorgang ist noch nicht bezahlt und die Zahlung ist überfällig.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Vorgang

Auftragstyp, zum Beispiel Auftrag oder Gutschrift.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Auftrags-ID

ID des Auftrags. Ein Klick auf die ID öffnet die Detailansicht des Auftrags.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Auftragsdatum

Datum, an dem der Auftrag erstellt wurde.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Status

Status des Auftrags.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Zahlungsart

Zahlungsart des Auftrags.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Dokumentennr.

Dokumentennummer, zum Beispiel Rechnungsnummer, des aktuellen Hauptdokuments des Auftrags.

Zahlungsziel

Das Zahlungsziel des Auftrags. Damit es hier angezeigt werden kann, muss es in den Zahlungsbedingungen am Auftrag hinterlegt sein und eine Rechnung muss erstellt worden sein.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Wert

Rechnungssumme des Auftrags.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Ausstehend

Der zur vollständigen Bezahlung des Auftrags noch ausstehende Betrag.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Zahlungsstatus

Zeigt den Zahlungsstand des Vorgangs an.
Ausstehend = Der vollständige Betrag ist noch offen.
Vorausbezahlt = Der Betrag oder ein Teilbetrag wurde bereits im Voraus bezahlt.
Teilbezahlt = Der Betrag wurde teilweise bezahlt.
Bezahlt = Der Betrag wurde vollständig bezahlt.
Überbezahlt = Es wurde mehr als der ausstehende Betrag gezahlt.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Kontodaten filtern

Dir stehen verschiedene Filter zur Verfügung, um spezifische Informationen zum Kontostand deines Kontakts gezielt abzurufen. Setze diese Filter in der Kontoübersicht eines Kontaktes im Bereich Filter () und klicke auf Suchen (). Du kannst mehrere Filter miteinander kombinieren. Im Folgenden werden die Filtereinstellungen erläutert.

Tabelle 18. Filtereinstellungen im Bereich Konto des Kontaktdatensatzes
Einstellung Erläuterung

Auftrags-ID

Suche einen spezifischen Auftrag, indem du die Auftrags-ID eingibst.

Auftragstyp

Grenze die Vorgänge ein, indem du nach einem bestimmen Auftragstyp suchst.

Auftragsdatum von und Auftragsdatum bis

Du kannst den Zeitraum eingrenzen, um zum Beispiel die aktuellen Daten zu diesem Monat angezeigt zu bekommen. Wähle dafür Daten über die Datumsauswahl, um den Zeitraum einzugrenzen.

Status von und Status bis

Nutze diese Filter, um nach Vorgängen in einem bestimmten Auftragsstatus oder einem Statusbereich zu suchen. Setze beide Filter auf den gleichen Status, um nach Vorgängen mit diesem Auftragsstatus zu suchen. Oder gib verschiedene Status ein, um nach Vorgängen in dem ausgewählten Statusbereich zu suchen.

Dokumentennr.

Suche einen spezifischen Vorgang, indem du eine Dokumentennummer eingibst.

Zahlungsstatus

Suche nach allen Vorgängen, die sich in einem bestimmten Zahlungsstatus befinden. Zum Beispiel kannst du alle Aufträge suchen, die teilbezahlt sind. Zur Auswahl stehen die Zahlungsstatus ausstehend, teilbezahlt, bezahlt und überbezahlt.

Suchen

Mit einem Klick auf werden die gefundenen Kontodaten aufgelistet.

Zurücksetzen

Mit einem Klick auf werden die eingestellten Filterkriterien zurückgesetzt.

12. Bankdaten verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du neue Bankdaten zu deinem Kontakt hinzufügst sowie bestehende Bankdaten bearbeitest und löschst.

12.1. Bankdaten hinzufügen

Im Bereich Bankdaten fügst du die Bankdaten deines Kontakts hinzu. Füge beliebig viele Bankdatensätze hinzu.

Die Bankdatensätze werden nach dem Speichern in Form von Karten dargestellt und zeigen neben dem Namen des Inhabers und der IBAN ein Tag, wenn das SEPA-Lastschriftmandat für den Kontakt aktiviert ist. Sofern im Bankdatensatz die BIC gespeichert ist, wird diese auch auf der Karte angezeigt.

Bankdaten hinzufügen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Bankdaten.

  5. Klicke auf Hinzufügen.
    → Der Bereich Neue Bankdaten wird geöffnet.

  6. Nimm die gewünschten Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 19.

  7. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 19. Einstellungen im Bereich Bankdaten des Kontaktdatensatzes
Einstellung Erläuterung

IBAN, BIC, Inhaber, Kontonummer, Bankleitzahl

Gib die Bankdaten des Kontakts ein. IBAN und Inhaber sind Pflichtfelder.

Name, Straße, PLZ und Ort der Bank

Gib den Namen und die Adresse der Bank ein.

Land der Bank

Wähle das Land aus der Dropdown-Liste.

SEPA-Lastschriftmandat

Aktiviere die Option, wenn der Kontakt das SEPA-Lastschriftmandat unterschrieben hat.
Wichtig: Erst nach dem Aktivieren dieser Option können die pain.008-Formate für den SEPA-Zahlungsverkehr abgerufen werden.

SEPA-Lastschriftmandat erteilt am

Nur sichtbar, wenn die Option SEPA-Lastschriftmandat aktiviert wurde.
Das Datum, an dem der Kontakt dem SEPA-Lastschriftmandat zugestimmt hat, wird angezeigt. Oder wähle das Datum aus dem Kalender.

Art des Mandats

Nur sichtbar, wenn die Option SEPA-Lastschriftmandat aktiviert wurde.
Wähle eine Option aus der Dropdown-Liste:
SEPA-Basis-Lastschrift = Mit der Einzugsermächtigung (Standardkund:innen) vergleichbares Mandat.
SEPA-Firmen-Lastschrift = Mit dem Buchungsauftrag (Firmenkund:innen, B2B) vergleichbares Mandat.

Ausführungsmodalität

Nur sichtbar, wenn die Option SEPA-Lastschriftmandat aktiviert wurde.
Wähle eine Option aus der Dropdown-Liste:
Einmalige Zahlung = Wird typischerweise für Standardaufträge verwendet.
Wiederkehrende Zahlung = Wird typischerweise für regelmäßige Abbuchungen, Abo-Verträge etc. verwendet.

12.2. Bankdaten bearbeiten

Du hast die Möglichkeit, die Bankdaten deiner Kontakte jederzeit zu aktualisieren.

Bankdaten bearbeiten:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Bankdaten.

  5. Klicke im Bankdatensatz, den du bearbeiten möchtest, auf Bearbeiten ().
    → Der Bankdatensatz wird geöffnet.

  6. Nimm die gewünschten Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 19.

  7. Speichere () die Einstellungen.

12.3. Bankdaten löschen

Lösche Bankdatensätze deiner Kontakte, wenn die Daten nicht mehr aktuell sind.

Bankdaten löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Bankdaten.

  5. Klicke im Bankdatensatz, den du löschen möchtest, auf Löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Klicke auf Löschen ().
    → Der Bankdatensatz wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

13. Events verwalten

Erfahre in den folgenden Unterkapiteln, wie du Events zu deinen Kontakten hinzufügst, anzeigst und löschst. Kostenpflichtige Events können auch abgerechnet werden.

13.1. Event hinzufügen

Füge beliebig viele Events hinzu. Ein Event kann z.B. ein Anruf oder E-Mail sein. Du kannst außerdem die Dauer eingeben, eine Information zum Vorgang wählen und einen Kommentar zum Event speichern. Wenn du das Event kostenpflichtig abrechnen möchtest, klicke beim Hinzufügen des Events auf Hinzufügen und abrechnen.

Event hinzufügen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Events.

  5. Wähle den Typ aus der Dropdown-Liste.

  6. Gib die Dauer des Events in Minuten ein.

  7. Wähle die Info aus der Dropdown-Liste.

  8. Gib den Infotext ein.

  9. Klicke auf Event hinzufügen.

  10. Wähle Hinzufügen und abrechnen oder Hinzufügen.
    → Das Event wird der Liste hinzugefügt.

13.2. Events anzeigen

Du kannst die Events, die du zu deinen Kontakten gespeichert hast, jederzeit einsehen.

Außerdem ist es möglich, die Dauer des Events direkt aus der Übersicht heraus zu aktualisieren. Wie du dazu vorgehst, ist in der Box am Ende des Kapitels beschrieben.

Events anzeigen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Events.
    → Die Liste der Events wird angezeigt.

Dauer des Events aktualisieren

Du hast die Möglichkeit, die Dauer von bestehenden Events zu aktualisieren. Klicke dazu im Kontaktdatensatz im Bereich Events in der Übersicht auf Dauer aktualisieren. Das Fenster Event-Dauer aktualisieren wird daraufhin geöffnet. Gib dort die neue Zahl in Minuten ein und klicke auf Aktualisieren.

13.3. Event löschen

Lösche nicht mehr benötigte Events aus der Übersicht.

Event löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Events.
    → Die Liste der Events wird angezeigt.

  5. Klicke in der Zeile des Events, das du löschen möchtest, auf Löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  6. Klicke auf Löschen.
    → Das Event wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

14. Zugangsdaten bearbeiten

Im Bereich Zugangsdaten des Kontaktdatensatzes hast du die Möglichkeit, das Passwort für deinen Kontakt manuell zu ändern, einen Link zum Ändern des Passworts zu versenden, den Login zu entsperren und den Mein Konto-Bereich des Kontakts über die Login-URL zu öffnen.

14.1. Passwort ändern

Ändere im Bereich Passwort ändern das Passwort manuell für deinen Kontakt.

Passwort ändern:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Zugangsdaten.

  5. Gib im Bereich Passwort ändern das Passwort ein.

  6. Klicke auf Passwort speichern ().

14.2. Passwörter für alle Konakte neu generieren

Im Menü Einrichtung » CRM » Passwörter generierst du neue Passwörter für deine Kontakte. Dies kann z.B. nötig sein, wenn sich jemand widerrechtlich Zutritt zu deinem plentymarkets System verschafft hat bzw. du von Datendiebstahl betroffen bist.

Kein automatischer Versand der neu generierten Passwörter

Beachte, dass deine Kontakte die neu generierten Passwörter nicht automatisch erhalten. Du musst deine Kontakte aktiv, z.B. per E-Mail, über die Sachlage informieren und sie auffordern, ihr Passwort im Webshop bzw. Mein Konto-Bereich zu ändern.

Gehe wie im Folgenden beschriebenen vor, um neue Passwörter für alle Kontakte zu generieren.

Passwörter für alle Kontakte neu generieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » CRM » Passwörter.

  2. Klicke auf Passwörter für alle Kunden neu generieren.
    → Die neuen Passwörter werden generiert.

14.3. Link zur Passwortänderung versenden

Sende deinem Kontakt eine E-Mail-Vorlage mit einem Link zur Passwortänderung in deinem Webshop. Voraussetzung dafür ist, dass du im Menü Einrichtung » Mandant » [Mandant wählen] » E-Mail » Automatischer Versand eine E-Mail-Vorlage, die die Template-Funktion {% Link_ChangePassword() %} enthält, mit dem Ereignis Sende Kunde E-Mail zur Passwortänderung verknüpft hast.

Weitere Informationen zum automatischen E-Mail-Versand findest du auf der Handbuchseite E-Mails.

Link zur Passwortänderung versenden:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Zugangsdaten.

  5. Klicke auf Link zur Passwortänderung.
    → Der Kontakt erhält eine E-Mail mit dem Link zur Passwortänderung in deinem Webshop.

14.4. Login entsperren

Wenn der Kontakt beim Login in deinem Webshop das Passwort 4 Mal hintereinander falsch eingegeben hat, wird der Kontakt für das Login für 24 Stunden gesperrt. Mit einem Klick auf Login entsperren entsperrst du frühzeitig das Login und der Kontakt kann sich wieder wie gewohnt in deinem Webshop einloggen.

Login entsperren:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Zugangsdaten.

  5. Klicke auf Login entsperren.
    → Der Kontakt kann sich erneut in deinem Webshop anmelden.

14.5. Mein Konto-Bereich des Kontakts öffnen

Im Bereich Login-URL wird die URL für einen direkten Zugang zum Mein Konto-Bereich des Kontakts im Webshop angezeigt. Wenn diese URL verwendet wird, ist eine Eingabe der Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) im Webshop nicht mehr nötig.

Damit die Login-URL automatisch erzeugt wird, muss sowohl die E-Mail-Adresse im Menü CRM » Kontakte » [Kontakt öffnen] im Bereich Kontaktoptionen als auch das Passwort im Menü CRM » Kontakte » [Kontakt öffnen] » Bereich: Zugangsdaten gespeichert sein. Nach dem Speichern wird die Login-URL erzeugt. Verwende ein sicheres Passwort, andernfalls wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Mein Konto-Bereich des Kontakts öffnen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Zugangsdaten.

  5. Klicke im Bereich Login-URL auf Link öffnen oder kopiere die Login-URL mit einem Klick auf In Zwischenablage kopieren () und füge den Link in den Browser ein.
    → Der Mein Konto-Bereich des Kontakts im Webshop wird geöffnet.

15. Provisionen verwalten

Im Tab Artikelprovisionen gibst du artikelbezogene Provisionen für den Typ Handelsvertreter ein. Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Werte für Provisionen einzugeben.

Provision eingeben:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Provision & Kostenstellen.

  5. Wechsele in das Tab Provisionen.

  6. Wechsele in das Tab Artikelprovisionen.

  7. Klappe den Bereich Neue Provision () auf.

  8. Gib die Artikel-ID des Artikels ein, für den du eine oder mehrere Provision(en) eingeben möchtest.

  9. Gib die Provision(en) in Prozent ein.
    → Gib bis zu 4 Provisionen pro Eintrag ein.

  10. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Provision wird gespeichert. Damit du auf einen Blick erkennen kannst, um welchen Artikel es sich handelt, wird nach erneutem Laden durch Klick auf das Tab Einstellungen oder das Tab mit der Kontakt-ID zusätzlich der Name des Artikels in der Übersicht angezeigt.

16. Kostenstellen verwalten

Im Bereich Kostenstellen erstellst du Kostenstellen. Du hast auch die Möglichkeit, bereits angelegte Kostenstellen zu bearbeiten. Bei einer Kostenstelle handelt es sich um den Ort der Kostenentstehung und Kostenzurechnung, quasi ein betrieblicher Bereich, der selbstständig abgerechnet wird.

Kostenstelle erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Provision & Kostenstellen.

  5. Wechsele in das Tab Neue Kostenstelle.

  6. Gib den Kostenstellennamen, das Budget und das Restbudget ein.

  7. Wähle Jahr oder Monat als Budgetperiode.

  8. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Kostenstelle wird der Übersicht hinzugefügt.

17. Statistik erstellen

Im Bereich Statistik erstellst du kontaktspezifische Statistiken. Damit kannst du bestimmte Daten speziell für diesen Kontakt auswerten und als Statistik anzeigen, z.B. den Gesamtumsatzverlauf des Kontakts in einem bestimmten Zeitraum. Bestehende Statistiken kannst du in diesem Bereich auch bearbeiten. Weitere Informationen findest du im Kapitel Kundenstatistiken.

Statistik erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Kontakte.

  2. Suche () den Kontakt anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Kontakt suchen beschrieben.
    → Die Kontakte, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile des Kontakts.
    → Die Detailansicht des Kontakts wird geöffnet.

  4. Klicke im Kontextmenü auf der linken Seite auf Statistik.

  5. Klicke auf Neuer Bereich.

  6. Gib einen Namen ein.

  7. Speichere () die Einstellungen.
    → Ein Tab mit dem soeben eingegebenen Namen wird geöffnet.

  8. Klicke auf Hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Statistik wird geöffnet.

  9. Wähle den Statistiktyp aus der Dropdown-Liste.

  10. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Daten werden geladen und angezeigt.

Je nachdem, welchen Statistiktyp du gewählt hast, findest du weitere Informationen in den folgenden Kapiteln der Handbuchseite Statistiken verwalten:

Allgemeine Informationen, wie du z.B. Statistiken bearbeitest, findest du auf der Handbuchseite Statistiken verwalten.

18. Änderungshistorie für Kontaktdaten anzeigen

Über die Änderungshistorie kannst du nachverfolgen, welches Teammitglied in deinem System zu welchem Zeitpunkt welche Änderung an einem Kontaktdatensatz vorgenommen hat. Außerdem wird angezeigt, wenn dein Kontakt selbst Änderungen in seinem Mein Konto-Bereich vorgenommen hat.

Änderungshistorie für Kontaktdaten anzeigen:

  1. Öffne das Menü Daten » Historie.

  2. Wähle eine Option aus der Dropdown-Liste Referenztyp.

  3. Gib die Referenz-ID, z.B. die ID des Kontakts, ein.

  4. Klicke auf Suchen ().
    → Eine Liste der Änderungen mit alten und neuen Werten, dem Änderungsdatum sowie der Name und die ID des Benutzers, der die Änderung vorgenommen hat, wird angezeigt.

Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Änderungshistorie.

19. Offene Posten verwalten

Im Menü CRM » OP-Liste erhältst du eine Übersicht über alle offenen Posten. Alle Kontakte mit ausstehenden Forderungen werden aufgelistet. Die Tabelle enthält Informationen zum Kontakt sowie die Anzahl der offenen Posten eines Kontakts und die Höhe der Forderung, die sich aus den offenen Posten ergibt. Hat ein Kontakt eine offene Forderung überbezahlt, wird dieser Betrag mit weiteren ausstehenden Forderungen verrechnet. Bestehen keine weiteren Forderungen, wird in der Spalte Forderung ein Minusbetrag angezeigt.
Beim Öffnen der OP-Liste wird dir immer eine bereits gefilterte Ansicht gezeigt. Gefiltert wird automatisch nach den Kundentypen Kunde und Gast. Über den Filter Kundentyp kannst du offene Forderungen für weitere Kundentypen anzeigen lassen.

Klickst du in eine Zeile der Tabelle, wirst du zur Kontoübersicht des entsprechenden Kontakts weitergeleitet. Dort werden dir dann die offenen Beträge mit überschrittenem Zahlungsziel für diesen Kontakt angezeigt. Handelt es sich um eine Gastbestellung, wirst du bei Klicken in die Zeile zum entsprechenden Auftrag weitergeleitet.

Berechtigung für Benutzer:innen mit Backend-Zugang vergeben

Damit für Benutzer:innen mit Backend-Zugang die OP-Liste sichtbar ist, musst du die Option aktivieren. Öffne dazu das Benutzer:innenkonto im Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer und wähle im Bereich Menü-Sichtbarkeiten die Option CRM > OP-Liste.

Diese Tabelle ist individuell anpassbar. Das bedeutet, dass du selbst entscheiden kannst, welche Informationen dir in den Tabellenspalten angezeigt werden. Gehe dafür folgendermaßen vor:

Tabelle individualisieren:

  1. Klicke auf Spalten konfigurieren ().
    → Das Fenster Spalten konfigurieren öffnet sich.

  2. Wähle aus, welche Spalten angezeigt werden sollen. Beachte dafür Tabelle 20.

  3. Verschiebe () die Spalten, so dass sie in der Reihenfolge angezeigt werden, in der du sie brauchst.

  4. Klicke auf Bestätigen, um deine Auswahl zu speichern.

Wenn du die Tabelle einmal angepasst hast, wird diese Auswahl gespeichert. Du kannst das Layout jederzeit ändern. Die zu Verfügung stehenden Spalten findest du in Tabelle 20. Dort ist zu jeder Spalte auch die Information hinterlegt, ob es sich um eine Standardspalte handelt. Standardspalten werden angezeigt, wenn die Tabelle nicht individualisiert ist.

Tabelle 20. Tabelle Offene Posten
Einstellung Erläuterung

Kontakt-ID

Die Kontakt-ID des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt. Durch Klick direkt auf die Kontakt-ID öffnet sich der Kontaktdatensatz des Kontaktes.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Typ

Der Kundentyp des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Vorname

Der Vorname des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Nachname

Der Nachname des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

E-Mail

Die E-Mail-Adresse des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Firma

Die Firma des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt, wenn diese im Kontaktdatensatz hinterlegt ist.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Mandant

Der Mandant des letzten Auftrages des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Letzter Auftrag

Das Datum des letzten Auftrages des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Offene Posten

Die Anzahl der unbezahlten Aufträge des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Forderung

Die Höhe der Forderungen, also die offenen Beträge des Kontaktes mit offenen Forderungen, werden angezeigt. Hat ein Kontakt eine offene Forderung überbezahlt, wird dieser Betrag mit weiteren ausstehenden Forderungen verrechnet. Bestehen keine weiteren Forderungen, wird in dieser Spalte ein Minusbetrag angezeigt.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

Kundenklasse

Die Kundenklasse des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Kundenbewertung

Die Kundenbewertung des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Land

Das Land der Rechnungsadresse des Kontaktes mit offenen Forderungen wird angezeigt.
Diese Spalte ist keine Standardspalte.

Aktion

In dieser Spalte stehen dir verschiedene Aktionen zur Verfügung. Durch Klicken auf wirst du zur Auftragsübersicht im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten weitergeleitet. Dort wird eine gefilterte Ansicht gezeigt. Dadurch siehst du direkt die unbezahlten und teilbezahlten nicht stornierten Aufträge der entsprechenden Kund:in.
Durch Klicken auf wirst du in den Bereich Messenger im Kontaktdatensatz des ausgewählten Kontakts weitergeleitet.
Diese Spalte ist eine Standardspalte.

In der letzten Zeile der Tabelle wird dir die Summe jeweils der Anzahl der Offenen Posten und der Forderungen angezeigt. In diesem Bereich wird immer das zusammengerechnet, was auf dem jeweiligen Tabellenblatt dargestellt ist. Umfasst die offene Posten Tabelle in deinem System also mehr Seiten als eine, werden hier nicht die offenen Posten und Forderungen der anderen Seiten hinzugezählt.

19.1. Offene Posten filtern

Dir stehen verschiedene Filtereinstellungen für die offene Posten Tabelle zur Verfügung. Setze diese Filter im Menü OP-Liste im Bereich Filter () und klicke auf Suchen (). Du kannst pro Filter mehrere Werte eintragen oder aus den Dropdown-Listen mehrere auswählen. Du kannst auch mehrere Filter miteinander kombinieren, um die Suchergebnisse zu verfeinern. Im Folgenden werden die Filtereinstellungen erläutert.

Tabelle 21. Filtereinstellungen Offene Posten
Einstellung Erläuterung

Kontakt-ID

Suche mit diesem Filter nach einem bestimmten Kontakt mit offenen Forderungen. Die Eingabe mehrerer Kontakt-IDs ist möglich, um nach mehreren Kontakten gleichzeitig zu suchen.

Kundentyp

Suche mit diesem Filter nach offenen Forderungen von bestimmten Kundentypen. Wähle dafür aus der Dropdown-Liste einen oder mehrere Typen aus. Beim Öffnen der OP-Liste wird dir immer eine bereits gefilterte Ansicht gezeigt. Gefiltert wird automatisch nach den Kundentypen Kunde und Gast.
Beachte auch die Standardeinstellung für diesen Filter.

Kundenklasse

Suche mit diesem Filter nach offenen Forderungen von bestimmten Kundenklassen. Wähle dafür aus der Dropdown-Liste eine oder mehrere Kundenklassen aus. Beachte auch die Standardeinstellung für diesen Filter.

Land

Suche mit diesem Filter nach offenen Forderungen gruppiert nach Land. Gefiltert wird nach dem Land der Rechnungsadresse. Wähle dafür aus der Dropdown-Liste ein oder mehrere Länder aus.

Mandant

Suche mit diesem Filter nach offenen Forderungen gruppiert nach Mandant. Wähle dafür aus der Dropdown-Liste einen oder mehrere Mandanten aus.

E-Mail

Suche mit diesem Filter nach einem Kontakt mit offenen Forderungen, dem diese E-Mail-Adresse zugeordnet ist.

Posten

Mit diesem Filter legst du in Kombination mit den Filtern von und bis einen Bereich fest, in dem entweder Offene Posten (Anzahl von unbezahlten und teilbezahlten Aufträgen) oder Offene Forderungen (Höhe der offenen Posten), gesucht werden. Wähle dafür den entsprechenden Wert aus der Dropdown-Liste aus. Lege anschließend den Bereich fest.

von und bis

Mit diesen Filtern legst du in Kombination mit der Auswahl des Filters Posten einen Bereich für Anzahl oder Höhe der offenen Posten fest. Wähle für diese Filter den Bereich aus, in dem gesucht werden soll.

Zurücksetzen

Mit einem Klick auf Zurücksetzen () werden die eingestellten Filterkriterien zurückgesetzt.

Suchen

Mit einem Klick auf werden die gefundenen Suchergebnisse aufgelistet.

Im Menü Einrichtung » CRM » Einstellungen wählst du Standardeinstellungen für Filter der Tabelle offene Posten. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 22.

Tabelle 22. Filtereinstellungen Offene Posten
Einstellung Erläuterung

Filter Kundentyp

Lege fest, welche Kundentypen für den Filter Kundentyp in der OP-Liste zur Verfügung stehen sollen. Wählst du für diese Einstellung keine Kundentypen aus, werden im Filter Gast und Kunde zur Auswahl angeboten.

Filter Kundenklasse

Lege fest, welche Kundenklassen für den Filter Kundenklasse in der OP-Liste zur Verfügung stehen sollen. Wählst du für diese Einstellung keine Kundenklassen aus, werden im Filter immer alle erstellten Kundenklassen zur Auswahl angeboten.

20. USt-IdNr. prüfen

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist eine exklusive Identifikationsnummer und dient der Kennzeichnung von Umsatzsteuerpflichtigen. Innerhalb der EU wird sie für die Abrechnung der Umsatzsteuer durch die Finanzämter benötigt. Die Prüfung der USt-IdNr. über die Europäische Kommission erlaubt die Verifizierung einer deutschen oder einer ausländischen USt-IdNr. und ist täglich von 5:00 bis 23:00 Uhr verfügbar.

Eine Prüfung der USt-IdNr. aus dem plentymarkets Backend heraus ist nicht möglich. Du kannst jedoch ein Plugin im plentyMarketplace, z.B. das Plugin VAT ID Check , herunterladen und so die Prüfung der USt-IdNr. durchführen.

20.1. USt-IdNr. im Webshop prüfen

Im Webshop wird die USt-IdNr. automatisch im Bestellvorgang geprüft. Bei nicht gültiger USt-IdNr. kann der Käufer die Bestellung erst abschließen, wenn eine gültige USt-IdNr. eingegeben wird oder der Eintrag entfernt wird.

20.2. Prüfungsdaten exportieren

Du kannst eine Liste aller Prüfungsdaten oder der Daten für den aktuellen Monat exportieren. Details zum Export der USt-ID-Prüfungsdaten findest du im Themenbereich Daten.

21. Kontaktdaten exportieren, importieren und aktualisieren

Exportiere die Daten deiner Kontakte über das Menü Daten » Elastischer Export. Voraussetzung dafür ist, dass du die Plugins FormatDesigner und Elastischer Export installierst und bereitstellst. Beide Plugins sind im plentyMarketplace  verfügbar.

Das Format für den Export erstellst du im Menü Daten » FormatDesigner. Einen neuen Export erstellst du im Menü Daten » Elastischer Export. Dort wählst du das über den FormatDesigner erstellte Format aus der Dropdown-Liste und exportierst die Daten anschließend in eine CSV-Datei.

Dir stehen zahlreiche Filteroptionen für den Export zur Verfügung. Exportiere z.B. nur Kontakte, die du mit 3 Sternen bewertet hast, oder nur Kontakte, die einem bestimmten Eigner zugeordnet sind.

Importiere oder aktualisiere die Daten deiner Kontakte inklusive Adressoptionen, Kontaktoptionen und Firmendaten über das Import-Tool. Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Import-Tool nutzen.

Zum Seitenanfang