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Firmen

Auf dieser Handbuchseite erfährst du alles über die Firmenverwaltung in plentymarkets. Firmen verwaltest du im Menü CRM » Firmen. Du kannst hier unter anderem Firmen erstellen, suchen, bearbeiten und Kontakte mit der Firma verknüpfen.

Das Menü CRM » Firmen ist wie folgt aufgebaut:

firmen ui menuestruktur
  • Navigation: Hier navigierst du durch die einzelnen Bereiche des Menüs. Der aktuell ausgewählte Bereich (blaue Schrift) wird im Hauptfenster rechts angezeigt. Falls du mehrere Firmen gleichzeitig geöffnet hast, werden diese untereinander angezeigt. Klicke auf , um die Navigationsleiste ein- und auszublenden.

  • Toolbar: Hier kannst du nach Firmen suchen, die Spalten in der Übersicht anpassen, die Ergebnisse pro Seite, die du angezeigt haben möchtest, einstellen und durch die Seiten mit den Firmen klicken.

  • Hauptfenster: Hier wird der aktuell geöffnete Bereich angezeigt.

    • Übersicht: Wenn du eine Suche ausführst, siehst du die Ergebnisse in einer Übersicht. Die Übersicht liefert auf einen Blick Informationen zu den gefundenen Firmen. Zum Beispiel siehst du die Anzahl der verknüpften Kontakte und die von dir gespeicherten Zahlungsbedingungen wie Skontofrist und Skontosatz.

    • Detailansicht: Wenn du eine Firma öffnest, werden die Details im Hauptfenster auf der rechten Seite angezeigt. Die Detailansicht einer Firma ist in die Bereiche Details, Verknüpfte Kontakte und Lieferantendetails unterteilt.

1. Rechte für Backend-Benutzer:innen vergeben

Personen mit Backend-Zugriffsrechten können nur bestimmte Bereiche und Menüs in plentymarkets sehen. Sie können also nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit dem Zugang Backend mit der Firmen-UI arbeiten können, benötigen sie mindestens die folgenden Rechte:

  • CRM > Firma > Aktualisieren

  • CRM > Firma > Anzeigen

  • CRM > Firma > Erstellen

  • CRM > Firma > Löschen

Tipp: So vergibst du Rechte

Beachte, dass nur Admins Rechte vergeben können.

Rechte vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
    → Die Benutzerkonten werden in einer Übersicht angezeigt.

  2. Klicke auf ein Benutzerkonto.
    → Der Menüpunkt Rechte mit den Sichtbarkeiten wird geöffnet.

  3. Vergib die Rechte für den jeweiligen Bereich durch Anklicken der Checkboxen, die oben angegeben sind.
    Hinweis: Du kannst entweder Rechte für einen kompletten Bereich vergeben oder dem Konto nur eingeschränkt Rechte gewähren. Klappe für diese Option den Bereich auf.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Die Bereiche Berechtigungen und Menü-Sichtbarkeiten sind verknüpft. Wenn du also Rechte in einem der beiden Bereiche aktivierst, sind sie automatisch auch für den anderen Bereich aktiv.

2. Firma erstellen

Die Bedienoberfläche zum Erstellen einer neuen Firma erlaubt dir viel Flexibilität beim Anordnen von Inhalten und Daten. Grundsätzlich platzierst du Darstellungsbereiche und Elemente intuitiv per Drag-and-drop. Jeder Bereich und jedes Element kann per Klick auf oben rechts im Firmendatensatz weiter bearbeitet werden. Tabelle 1 enthält einen Überblick über die Funktionen, die im Bearbeitungsmodus des Firmendatensatzes zur Verfügung stehen.

Tabelle 1. Verfügbare Funktionen im Bearbeitungsmodus

Bedienelement

Symbol

Erläuterung

Ansicht bearbeiten

Öffnet den Firmendatensatz zur Bearbeitung.
Du kannst die Komponenten per Drag-and-drop an einer anderen Stelle positionieren und die Größe der Komponenten anpassen.

Rückgängig

Macht die letzte Änderung rückgängig, soweit die betreffende Änderung noch nicht gespeichert wurde.

Wiederherstellen

Stellt eine rückgängig gemachte Änderung wieder her.

Standardansicht

Dieser Bereich zeigt an, welche Ansicht aktuell geöffnet ist. Klicke auf , um zu einer anderen Ansicht zu wechseln oder eine neue Ansicht zu erstellen.

Letzten Speicherpunkt wiederherstellen

Setzt den Firmendatensatz auf den Stand zurück, der beim letzten Speichern vorhanden war.

Speichern

Speichert die am Firmendatensatz vorgenommenen Änderungen. Auf diese Weise kannst du beliebig viele Ansichten nach deinen Wünschen speichern.
Wenn du das nächste Mal einen Firmendatensatz erstellen möchtest, kannst du die von dir bevorzugte Ansicht über die Dropdown-Liste oben rechts öffnen und mit dem Erstellen einer neuen Firma beginnen. Ebenfalls über diese Dropdown-Liste erstellst du mit einem Klick auf Neue Ansicht erstellen eine neue Ansicht.

Mit einem Klick auf dieses Symbol zwischen den Komponenten fügst du Spalten und Zeilen hinzu oder entfernst diese oder du verkleinerst bzw. vergrößerst die Spalten.

Bearbeiten

Wenn du die Komponente bearbeitest, siehst du auf der rechten Seite im Bereich Elemente, welche Elemente in dieser Komponente noch nicht verwendet wurden und dir somit noch zur Verfügung stehen. Bereits verwendete Elemente sind ausgegraut und können nicht ein weiteres Mal verwendet werden.

Löschen

Löscht die Komponente

Schließen

Beendet den Bearbeitungsmodus. Wenn du die Änderungen nicht gespeichert hast, wird eine Sicherheitsabfrage angezeigt.

Gehe nun wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Firma zu erstellen.

Firma erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Firmen.

  2. Klicke auf der linken Seite auf Neue Firma hinzufügen.

  3. Gib die Daten ein bzw. wähle die Optionen aus den Dropdown-Listen. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 2. Firma erstellen
Einstellung Erläuterung

Details

Name*

Wie lautet der Name der Firma? Der Name ist ein Pflichtfeld.

USt-IdNr.

Wie lautet die Umsatzsteueridentifikationsnummer der Firma?
Wenn beim Versand von Waren an einen gewerblichen Käufer in ein anderes EU-Land (innergemeinschaftliche Lieferung) der Auftrag netto berechnet werden soll, muss die USt-IdNr. gespeichert sein.

Valuta in Tagen

Gib einen Zeitraum (ab Rechnungserstellung) ein, wenn eine zusätzliche Frist vor dem Zeitraum Zahlungsziel gewünscht ist.
Tipp: Unterhalb dieser Tabelle findest du ein Beispiel zur Gestaltung von Zahlungsbedingungen mit Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz.

Zahlungsziel in Tagen

Gib das Zahlungsziel in Tagen ein.
Tipp: Unterhalb dieser Tabelle findest du ein Beispiel zur Gestaltung von Zahlungsbedingungen mit Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz.

Skontofrist in Tagen

Gib die Anzahl der Tage (ab Rechnungserstellung) ein, in denen die Firma skontiert offene Forderungen bezahlen kann.
Tipp: Unterhalb dieser Tabelle findest du ein Beispiel zur Gestaltung von Zahlungsbedingungen mit Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz.

Skontosatz in Prozent

Gib einen Wert in Prozent ein, den die Firma bei Einhaltung der Skontofrist in Abzug bringen kann.
Tipp: Unterhalb dieser Tabelle findest du ein Beispiel zur Gestaltung von Zahlungsbedingungen mit Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz.

Eigner

Welcher Eigner soll der Firma zugeordnet werden? Wähle einen Namen aus der Dropdown-Liste.

Lieferantendetails

Währung

Wähle die Währung aus der Dropdown-Liste. Diese Währung wird vorrangig für die jeweiligen Artikel und Aufträge berücksichtigt.

Mindestbestellwert

Gib den Mindestbestellwert für die oben gewählte Systemwährung ein.

Lieferzeit in Tagen

Gib die Lieferzeit in Tagen ein.

Beispiel: Gestaltung von Zahlungsbedingungen mit Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz

Mit den Optionen Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz ist z.B. folgende Zahlungsbedingung möglich:

60 Tage Valuta, 30 Tage netto (Zahlungsziel), 10 Tage mit 2% Skonto

Erläuterung: Geht die Zahlung eines Auftrags bei dir innerhalb von 10 Tagen ein, erhält die Firma einen Skonto von 2%. Nach insgesamt 91 Tagen befindet sich die Zahlung im Verzug. Beim Import von Zahlungseingängen und der automatischen Zuordnung wird vorab systemseitig automatisch geprüft, ob der von Firmen durchgeführte Skontoabzug gültig ist. Ist der Skontozeitraum abgelaufen, erhält der Auftrag den Status Teilzahlung erhalten.
Die oben aufgeführten Zahlungsbedingungen werden automatisch in den Auftrag sowie in die Dokumente übernommen. Am Auftrag lassen sich die Zahlungsbedingungen manuell anpassen oder eingeben, wenn im Kontakt und der Kundenklasse noch keine Werte hinterlegt sind, die übernommen werden können.

3. Firma suchen

Um eine bestimmte Firma zu suchen, gibst du die dir bekannten Suchbegriffe in die Filter ein. Es ist auch möglich, mehrere Suchbegriffe gleichzeitig in die Suchfelder einzugeben. Dies ermöglicht eine schnellere und genauere Suche.

Firma suchen:

  1. Öffne das Menü CRM » Firmen.

    • Möglichkeit 1: Klicke auf Suchen (), um eine Liste aller Firmen zu sehen.

    • Möglichkeit 2: Klicke auf , um die Suchergebnisse mit Hilfe von Filtern einzugrenzen.

  2. Gib dann die ID der Firma, den Namen der Firma oder den Namen des zugeordneten Eigners ein.
    Tipp: Gib eine Kombination aus allen oder mehreren Begriffen ein, um die Suche noch genauer einzugrenzen.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Firmen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden in der Übersicht angezeigt.

3.1. Aktuellen Filter speichern

Wenn du eine Suche ausführst, siehst du deine gewählten Filter oben als so genannte "Chips" dargestellt. Diese Filter kannst du speichern, um sie in Zukunft schneller und einfacher wieder verwenden zu können.

Aktuellen Filter speichern:

  1. Führe eine Suche aus.

  2. Klicke auf Gespeicherte Filter ().

  3. Klicke auf Aktuellen Filter speichern.

  4. Gib einen Namen für den Filter ein.

  5. Entscheide, ob

    • dieser Filter als Standard festgelegt werden soll ()

    • dieser Filter für alle Benutzer:innen erstellt werden soll ().

  6. Klicke auf SPEICHERN.
    → Der Filter erscheint nun unter Gespeicherte Filter ().

Lege die Reihenfolge der Filter per Drag-and-drop mit einem Klick auf Verschieben () fest. Klicke auf , um einen Filter zu löschen.

3.2. Gespeicherte Filter anwenden

Gespeicherte Filter anwenden:

  1. Klicke auf Gespeicherte Filter ().

  2. Klicke auf einen bereits erstellten Filter.
    → Die Suche wird ausgeführt und die verwendeten Filtereinstellungen werden oben als so genannte "Chips" dargestellt.

3.3. Filter als Standard festlegen

Damit du einen häufig verwendeten Filter nicht jedes Mal beim Öffnen des Menüs CRM » Firmen erst aus der Liste deiner gespeicherten Filter wählen musst, kannst du einen erstellten Filter als Standard festlegen. Jedes Mal, wenn du die Firmen-UI öffnest, wird dieser Filter dann also automatisch ausgeführt.

Du kannst einen Filter direkt beim Erstellen als Standard festlegen wie im Kapitel Aktuellen Filter speichern beschrieben oder du legst den Filter nachträglich aus der Übersicht heraus als Standard fest.

Klicke in der Zeile des gespeicherten Filters auf Als Standard festlegen. Wenn du einen anderen Filter als Standard festlegen möchtest, deaktiviere den aktuell gewählten Standardfilter mit einem Klick auf Nicht als Standard verwenden.

4. Spalten konfigurieren

Du entscheidest, welche Spalten in der Firmenübersicht und im Firmendatensatz im Bereich Verknüpfte Kontakte angezeigt werden.

4.1. Firmenübersicht

Klicke in der Firmenübersicht oben rechts auf Spalten konfigurieren , wähle die gewünschten Spalten und klicke auf Bestätigen. Die folgenden Spalten sind verfügbar:

  • ID

  • Name

  • USt-IdNr.

  • Valuta in Tagen

  • Skontofrist in Tagen

  • Skontosatz in Prozent

  • Zahlungsziel in Tagen

  • Lieferzeit in Tagen

  • Mindestbestellwert

  • Währung

  • Eigner

  • Anzahl verknüpfter Kontakte

4.2. Verknüpfte Kontakte im Firmendatensatz

Klicke im Firmendatensatz im Bereich Verknüpfte Kontakte oben rechts auf Spalten konfigurieren , wähle die gewünschten Spalten und klicke auf Bestätigen. Die folgenden Spalten sind verfügbar:

  • ID

  • Anrede

  • Titel

  • Vorname

  • Nachname

  • E-Mail privat

  • Telefon privat

  • Mobil privat

  • E-Mail geschäftlich

  • Telefon geschäftlich

  • Mobil geschäftlich

  • Aktion

Standardmäßig sind die folgenden Felder aktiviert: Vorname, Nachname, E-Mail privat, Telefon privat, Mobil privat und Aktion ().
Hinweis: Mit einem Klick auf öffnet sich ein weiteres Fenster ( Kontaktverknüpfung löschen), über das du die Verknüpfung zwischen Firma und Kontakt entfernen kannst.

5. Firma bearbeiten

Du kannst die Firmendaten jederzeit bearbeiten. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

company detail view
Bild 1. Detailansicht eines Firmendatensatzes

Firma bearbeiten:

  1. Öffne das Menü CRM » Firmen.

  2. Suche die Firma, du die bearbeiten möchtest, anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Firma suchen beschrieben.
    → Die Firmen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile der Firma.

  4. Nimm die Änderungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  5. Speichere () die Einstellungen.

6. Firma und Kontakt verknüpfen

Im Bereich Verknüpfte Kontakte des Firmendatensatzes kannst du einen Kontakt suchen und diesen dann mit der Firma verknüpfen. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Firma und Kontakt verknüpfen:

  1. Öffne das Menü CRM » Firmen.

  2. Suche die Firma, mit der du einen Kontakt verknüpfen möchtest, anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Firma suchen beschrieben.
    → Die Firmen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile der Firma.

  4. Klicke im Bereich Verknüpfte Kontakte auf Kontakte verknüpfen ().
    → Ein Fenster öffnet sich.

  5. Gib im Feld Kontakt suchen den Namen oder die ID des Kontakts ein.
    Hinweis: Gib mindestens 3 Buchstaben des Namens ein, damit dein plentymarkets System dir bereits gespeicherte Kontakte vorschlägt.

  6. Wähle den Kontakt aus der Vorschlagsliste.

  7. Klicke auf Kontaktverknüpfung erstellen ().
    → Der Kontakt ist nun mit der Firma verknüpft und wird im Bereich Verknüpfte Kontakte angezeigt.

Mit einem Klick in die Zeile des Kontakts wirst du automatisch in den Kontaktdatensatz im Menü CRM » Kontakte weitergeleitet.

7. Verknüpfung zwischen Firma und Kontakt entfernen

Im Bereich Verknüpfte Kontakte des Firmendatensatzes kannst du die Verknüpfung zwischen Kontakt und Firma wieder entfernen. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Verknüpfung zwischen Firma und Kontakt entfernen:

  1. Öffne das Menü CRM » Firmen.

  2. Suche die Firma, für die du die Verknüpfung zum Kontakt entfernen möchtest, anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Firma suchen beschrieben.
    → Die Firmen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile der Firma.

  4. Klicke im Bereich Verknüpfte Kontakte in der Zeile des Kontakts auf .
    → Ein Fenster öffnet sich.

  5. Klicke auf Kontaktverknüpfung löschen.
    → Die Verknüpfung zum Kontakt wird entfernt und der Kontakt wird aus der Übersicht im Bereich Verknüpfte Kontakte gelöscht.

8. Firma löschen

Wenn ein Firmendatensatz nicht mehr benötigt wird, kannst du diesen jederzeit löschen. Die Kontaktdatensätze, die mit der Firma verknüpft sind, werden selbstverständlich nicht gelöscht. Lediglich die Zuordnung der Firma zum Kontakt sowie die Firma selbst werden beim Löschen der Firma entfernt.

Hinweis: Im Kontaktdatensatz im Menü CRM » Kontakte wird die Verknüpfung zur Firma auch entfernt.

Firma löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Firmen.

  2. Suche die Firma, du die löschen möchtest anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Firma suchen beschrieben.
    → Die Firmen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile der Firma.

  4. Klicke oben in der Symbolleiste auf Löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicke auf Löschen.
    → Die Firma wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

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