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Firmen

Auf dieser Handbuchseite erfährst du alles über die Firmenverwaltung in plentymarkets. Firmen verwaltest du im Menü CRM » Firmen. Du kannst hier unter anderem Firmen erstellen, suchen, bearbeiten und Kontakte mit der Firma verknüpfen.

company detail view
Bild 1. Detailansicht eines Firmendatensatzes

1. Rechte für Backend-Benutzer:innen vergeben

Benutzer:innen vom Typ Backend sehen nur bestimmte Bereiche und Menüs in plentymarkets. Sie können also nur eingeschränkt im System arbeiten. Sollen Mitarbeiter:innen mit dem Zugang Backend mit der Firmen-UI arbeiten können, benötigen diese Mitarbeiter:innen mindestens die folgenden Rechte:

  • CRM > Firma > Aktualisieren

  • CRM > Firma > Anzeigen

  • CRM > Firma > Erstellen

  • CRM > Firma > Löschen

Tipp: So vergibst du Rechte

Beachte, dass nur Admin-Benutzer:innen Rechte vergeben können.

Rechte vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
    → Die Übersicht wird geöffnet.

  2. Wähle eine:n Benutzer:in.
    → Der Menüpunkt Rechte mit den Sichtbarkeiten wird geöffnet.

  3. Vergib die Rechte für den jeweiligen Bereich durch Anklicken der Checkboxen, die oben angegeben sind.
    Hinweis: Du kannst entweder Rechte für einen kompletten Bereich vergeben oder dem Konto nur eingeschränkt Rechte gewähren. Klappe für diese Option den Bereich auf.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Die Bereiche Berechtigungen und Menü-Sichtbarkeiten sind verknüpft. Wenn du also Rechte in einem der beiden Bereiche aktivierst, sind sie automatisch auch für den anderen Bereich aktiv.

2. Firma erstellen

Die Bedienoberfläche zum Erstellen einer neuen Firma erlaubt dir viel Flexibilität beim Anordnen von Inhalten und Daten. Grundsätzlich platzierst du Darstellungsbereiche und Elemente intuitiv per Drag-and-Drop. Jeder Bereich und jedes Element kann per Klick auf weiter bearbeitet werden. Tabelle 1 enthält einen Überblick über die Funktionen, die im Bearbeitungsmodus des Firmendatensatzes zur Verfügung stehen.

Tabelle 1. Verfügbare Funktionen im Bearbeitungsmodus

Bedienelement

Symbol

Erläuterung

Ansicht bearbeiten

Öffnet den Firmendatensatz zur Bearbeitung.
Hinweis: In der Standardansicht ist nur der Bereich Details sichtbar. Den Bereich Lieferantendetails kannst du hier hinzufügen. Außerdem kannst du die Komponenten per Drag-and-drop an einer anderen Stelle positionieren und die Größe der Komponenten anpassen.

Rückgängig

Macht die letzte Änderung rückgängig, soweit die betreffende Änderung noch nicht gespeichert wurde.

Wiederherstellen

Stellt eine rückgängig gemachte Änderung wieder her.

Standardansicht

Dieser Bereich zeigt an, welche Ansicht aktuell geöffnet ist. Klicke auf , um zu einer anderen Ansicht zu wechseln oder eine neue Ansicht zu erstellen.

Letzten Speicherpunkt wiederherstellen

Setzt den Firmendatensatz auf den Stand zurück, der beim letzten Speichern vorhanden war.

Speichern

Speichert die am Firmendatensatz vorgenommenen Änderungen. Auf diese Weise kannst du beliebig viele Ansichten nach deinen Wünschen speichern.
Wenn du das nächste Mal einen Firmendatensatz erstellen möchtest, kannst du die von dir bevorzugte Ansicht über die Dropdown-Liste oben rechts öffnen und mit dem Erstellen einer neuen Firma beginnen. Ebenfalls über diese Dropdown-Liste erstellst du mit einem Klick auf Neue Ansicht erstellen eine neue Ansicht.

Mit einem Klick auf dieses Symbol zwischen den Komponenten fügst du Spalten und Zeilen hinzu oder entfernst diese oder du verkleinerst bzw. vergrößerst die Spalten.

Bearbeiten

Wenn du die Komponente bearbeitest, siehst du auf der rechten Seite im Bereich Elemente, welche Elemente in dieser Komponente noch nicht verwendet wurden und dir somit noch zur Verfügung stehen. Bereits verwendete Elemente sind ausgegraut und können nicht ein weiteres Mal verwendet werden.

Löschen

Löscht die Komponente

Schließen

Beendet den Bearbeitungsmodus. Wenn du die Änderungen nicht gespeichert hast, wird eine Sicherheitsabfrage angezeigt.

Firma erstellen:

  1. Öffne das Menü CRM » Firmen.

  2. Klicke auf der linken Seite auf Neue Firma hinzufügen.

  3. Gib die Daten ein bzw. wähle die Optionen aus den Dropdown-Listen. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Tabelle 2. Firma erstellen
Einstellung Erläuterung

Details

Name*

Wie lautet der Name der Firma? Der Name ist ein Pflichtfeld.

USt-IdNr.

Wie lautet die Umsatzsteueridentifikationsnummer der Firma?
Wenn beim Versand von Waren an einen gewerblichen Käufer in ein anderes EU-Land (innergemeinschaftliche Lieferung) der Auftrag netto berechnet werden soll, muss die USt-IdNr. gespeichert sein.

Valuta in Tagen

Gib einen Zeitraum (ab Rechnungserstellung) ein, wenn eine zusätzliche Frist vor dem Zeitraum Zahlungsziel gewünscht ist.
Tipp: Unterhalb dieser Tabelle findest du eine aufklappbare Box mit einem Beispiel zur Gestaltung von Zahlungsbedingungen mit Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz.

Zahlungsziel in Tagen

Gib das Zahlungsziel in Tagen ein.
Tipp: Unterhalb dieser Tabelle findest du eine aufklappbare Box mit einem Beispiel zur Gestaltung von Zahlungsbedingungen mit Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz.

Skontofrist in Tagen

Gib die Anzahl der Tage (ab Rechnungserstellung) ein, in denen die Firma skontiert offene Forderungen bezahlen kann.
Tipp: Unterhalb dieser Tabelle findest du eine aufklappbare Box mit einem Beispiel zur Gestaltung von Zahlungsbedingungen mit Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz.

Skontosatz in Prozent

Gib einen Wert in Prozent ein, den die Firma bei Einhaltung der Skontofrist in Abzug bringen kann.
Tipp: Unterhalb dieser Tabelle findest du eine aufklappbare Box mit einem Beispiel zur Gestaltung von Zahlungsbedingungen mit Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz.

Eigner

Welcher Eigner soll der Firma zugeordnet werden? Wähle einen Namen aus der Dropdown-Liste.

Lieferantendetails
Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn du ihn über die Option Ansicht bearbeiten hinzugefügt hast. Standardmäßig ist dieser Bereich nicht beim Erstellen einer neuen Firma sichtbar.

Währung

Wähle die Währung aus der Dropdown-Liste. Diese Währung wird vorrangig für die jeweiligen Artikel und Aufträge berücksichtigt.

Mindestbestellwert

Gib den Mindestbestellwert für die oben gewählte Systemwährung ein.

Lieferzeit in Tagen

Gib die Lieferzeit in Tagen ein.

Beispiel: Gestaltung von Zahlungsbedingungen mit Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz

Mit den Optionen Valuta, Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz ist z.B. folgende Zahlungsbedingung möglich:

60 Tage Valuta, 30 Tage netto (Zahlungsziel), 10 Tage mit 2% Skonto

Erläuterung: Geht die Zahlung eines Auftrags bei dir innerhalb von 10 Tagen ein, erhält die Firma einen Skonto von 2%. Nach insgesamt 91 Tagen befindet sich die Zahlung im Verzug. Beim Import von Zahlungseingängen und der automatischen Zuordnung wird vorab systemseitig automatisch geprüft, ob der von Firmen durchgeführte Skontoabzug gültig ist. Ist der Skontozeitraum abgelaufen, erhält der Auftrag den Status Teilzahlung erhalten.
Die oben aufgeführten Zahlungsbedingungen werden automatisch in den Auftrag sowie in die Dokumente übernommen. Am Auftrag lassen sich die Zahlungsbedingungen manuell anpassen oder eingeben, wenn im Kontakt und der Kundenklasse noch keine Werte hinterlegt sind, die übernommen werden können.

3. Firma suchen

Um eine bestimmte Firma zu suchen, gibst du die dir bekannten Suchbegriffe in die Filter ein. Es ist auch möglich, mehrere Suchbegriffe gleichzeitig in die Suchfelder einzugeben. Dies ermöglicht eine schnellere und genauere Suche.

Firma suchen:

  1. Öffne das Menü CRM » Firmen.

    • Möglichkeit 1: Klicke auf Suchen (), um eine Liste aller Firmen zu sehen.

    • Möglichkeit 2: Klicke auf , um die Suchergebnisse mit Hilfe von Filtern einzugrenzen.

  2. Gib dann die ID der Firma, den Namen der Firma oder den Namen des zugeordneten Eigners ein.
    Tipp: Gib eine Kombination aus allen oder mehreren Begriffen ein, um die Suche noch genauer einzugrenzen.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die Firmen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden in der Übersicht angezeigt.

4. Spalten konfigurieren

Du entscheidest, welche Spalten in der Firmenübersicht und im Firmendatensatz im Bereich Verknüpfte Kontakte angezeigt werden.

4.1. Firmenübersicht

Klicke in der Firmenübersicht oben rechts auf Spalten konfigurieren , wähle die gewünschten Spalten und klicke auf Bestätigen. Die folgenden Spalten sind verfügbar:

  • ID

  • Name

  • USt-IdNr.

  • Valuta in Tagen

  • Skontofrist in Tagen

  • Skontosatz in Prozent

  • Zahlungsziel in Tagen

  • Lieferzeit in Tagen

  • Mindestbestellwert

  • Währung

  • Eigner

  • Anzahl verknüpfter Kontakte

4.2. Verknüpfte Kontakte im Firmendatensatz

Klicke im Firmendatensatz im Bereich Verknüpfte Kontakte oben rechts auf Spalten konfigurieren , wähle die gewünschten Spalten und klicke auf Bestätigen. Die folgenden Spalten sind verfügbar:

  • ID

  • Anrede

  • Titel

  • Vorname

  • Nachname

  • E-Mail privat

  • Telefon privat

  • Mobil privat

  • E-Mail geschäftlich

  • Telefon geschäftlich

  • Mobil geschäftlich

  • Aktion

Standardmäßig sind die folgenden Felder aktiviert: Vorname, Nachname, E-Mail privat, Telefon privat, Mobil privat und Aktionen.

5. Firma bearbeiten

Du kannst die Firmendaten jederzeit bearbeiten. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Firma bearbeiten:

  1. Öffne das Menü CRM » Firmen.

  2. Suche die Firma, du die bearbeiten möchtest, anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Firma suchen beschrieben.
    → Die Firmen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile der Firma.

  4. Nimm die Änderungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  5. Speichere () die Einstellungen.

6. Firma und Kontakt verknüpfen

Im Bereich Verknüpfte Kontakte des Firmendatensatzes kannst du einen Kontakt suchen und diesen dann mit der Firma verknüpfen. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Firma und Kontakt verknüpfen:

  1. Öffne das Menü CRM » Firmen.

  2. Suche die Firma, mit der du einen Kontakt verknüpfen möchtest, anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Firma suchen beschrieben.
    → Die Firmen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile der Firma.

  4. Klicke im Bereich Verknüpfte Kontakte auf Kontakte verknüpfen ().
    → Ein Fenster öffnet sich.

  5. Gib im Feld Kontakt suchen den Namen oder die ID des Kontakts ein.
    Hinweis: Gib mindestens 3 Buchstaben des Namens ein, damit dein plentymarkets System dir bereits gespeicherte Kontakte vorschlägt.

  6. Wähle den Kontakt aus der Vorschlagsliste.

  7. Klicke auf Kontaktverknüpfung erstellen ().
    → Der Kontakt ist nun mit der Firma verknüpft und wird im Bereich Verknüpfte Kontakte angezeigt.

Mit einem Klick in die Zeile des Kontakts wirst du automatisch in den Kontaktdatensatz im Menü CRM » Kontakte weitergeleitet.

7. Verknüpfung zwischen Firma und Kontakt entfernen

Im Bereich Verknüpfte Kontakte des Firmendatensatzes kannst du die Verknüpfung zwischen Kontakt und Firma wieder entfernen. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Verknüpfung zwischen Firma und Kontakt entfernen:

  1. Öffne das Menü CRM » Firmen.

  2. Suche die Firma, für die du die Verknüpfung zum Kontakt entfernen möchtest, anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Firma suchen beschrieben.
    → Die Firmen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile der Firma.

  4. Klicke im Bereich Verknüpfte Kontakte in der Zeile des Kontakts auf .
    → Ein Fenster öffnet sich.

  5. Klicke auf Kontaktverknüpfung löschen.
    → Die Verknüpfung zum Kontakt wird entfernt und der Kontakt wird aus der Übersicht im Bereich Verknüpfte Kontakte gelöscht.

8. Firma löschen

Wenn ein Firmendatensatz nicht mehr benötigt wird, kannst du diesen jederzeit löschen. Die Kontaktdatensätze, die mit der Firma verknüpft sind, werden selbstverständlich nicht gelöscht. Lediglich die Zuordnung der Firma zum Kontakt sowie die Firma selbst werden beim Löschen der Firma entfernt.

Hinweis: Im Kontaktdatensatz im Menü CRM » Kontakte wird die Verknüpfung zur Firma auch entfernt.

Firma löschen:

  1. Öffne das Menü CRM » Firmen.

  2. Suche die Firma, du die löschen möchtest anhand der Filtereinstellungen wie im Kapitel Firma suchen beschrieben.
    → Die Firmen, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  3. Klicke in die Zeile der Firma.

  4. Klicke oben in der Symbolleiste auf Löschen ().
    → Ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage wird angezeigt.

  5. Klicke auf Löschen.
    → Die Firma wird gelöscht und aus der Übersicht entfernt.

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