E-Mails versenden

Alle E-Mails, die über plentymarkets versendet werden, basieren auf E-Mail-Vorlagen. E-Mail-Vorlagen werden im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen verwaltet. Erstellen Sie beliebig viele E-Mail-Vorlagen in diesem Menü. Bei bestimmten Ereignissen, z.B. beim Eingehen neuer Bestellungen in Ihrem Webshop oder nachdem ein Kunde einen Newsletter abonniert hat, erstellt Ihr plentymarkets System automatisch E-Mails aus diesen Vorlagen und versendet diese an Ihre Kunden. Sie legen fest, welche E-Mail wann automatisch versendet werden soll.

1. E-Mail-Server-Zugangsdaten speichern

Im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Zugangsdaten speichern Sie die Zugangsdaten des E-Mail-Postfachs, aus dem Sie E-Mails versenden möchten, damit plentymarkets E-Mails wie Auftragsbestätigungen und Versandbestätigungen von dieser E-Mail-Adresse versenden kann.

E-Mail-Server-Zugangsdaten speichern:

Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Zugangsdaten.
Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie die Erläuterungen in Tabelle 1.
Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 1. E-Mail-Server-Zugangsdaten speichern
Einstellung	Erläuterung
Testmodus	Aktiv oder Inaktiv wählen. Aktiv = Der Testmodus ist aktiviert. Alle E-Mails werden nur an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet. So kann vor dem Live-Betrieb die korrekte Funktionsweise geprüft werden. Inaktiv = Der Live-Modus ist aktiviert. *Wichtig:* Der Testmodus gilt nur für diesen Webshop. Die Einstellungen für weitere Mandanten werden im Menü des Mandanten (Shops) konfiguriert.
Name des Absenders	Eigenen Namen oder Namen des Webshops eingeben. Der Name wird dem Empfänger angezeigt. Für die korrekte Darstellung die Verwendung von Sonderzeichen vermeiden.
E-Mail-Adresse	E-Mail-Adresse eingeben, wie sie auch im E-Mail-Programm steht.
Postausgangsserver/SMTP-Server	Postausgangsserver wie vom Provider angegeben eingeben (meist smtp.domain.de oder mail.domain.de). *mailbox.org: Für Postfächer bei mailbox.org den Postausgangsserver smtp.mailbox.org* eingeben und Verschlüsselung SSL wählen.
Benutzername	Benutzername zu der E-Mail-Adresse eingeben. *mailbox.org*: Der mailbox.org-Benutzername ist die vollständige E-Mail-Adresse des mailbox.org-Postfachs.
Passwort	Passwort zu dem Benutzername und der E-Mail-Adresse eingeben.
Port (Standardport: 25)	Wert 25 eingeben. Dieser Wert ist für fast alle Provider korrekt. Ggf. den korrekten Port beim Provider erfragen. *mailbox.org: Für Postfächer bei mailbox.org den Port 465* eingeben und unter Verschlüsselung die Einstellung SSL wählen.
Verschlüsselung	SSL, TLS oder keine Verschlüsselung wählen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Verschlüsselung der E-Mail-Kommunikation wählen. *mailbox.org: Für Postfächer bei mailbox.org den Port 465* eingeben und Verschlüsselung SSL wählen.

Newsletter-Zugangsdaten eingeben

Wenn Sie Newsletter an Ihre Kunden versenden wollen, geben Sie die Zugangsdaten im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Newsletter ein. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Handbuchseite Newsletter versenden im Kapitel Newsletter-Zugangsdaten eingeben.

2. Verschlüsselung der E-Mail-Kommunikation wählen

Die Verschlüsselungsmethoden SSL, TLS und die Einstellung keine Verschlüsselung stehen Ihnen in plentymarkets zur Verfügung. Wählen Sie für die Kommunikation mit dem E-Mail-Server eine dieser Verschlüsselungsmethoden. Welche Einstellungen Sie für die Methode vornehmen müssen, wird in den folgenden Unterkapiteln beschrieben.

2.1. Sicherheit durch SSL-Verschlüsselung

Richten Sie für eine geschützte Datenübertragung zwischen Ihren E-Mail-Programmen und Ihrem Postfach eine SSL-Verschlüsselung ein. Tabelle 2 listet die Einstellungen für die SSL-Verschlüsselung im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Zugangsdaten auf.

Tabelle 2. Einstellungen für SSL-Verschlüsselung
Servertyp	Server	Verbindungssicherheit	Port
IMAP	mail.IHRE-DOMAIN.de	SSL/TLS	993
POP3	mail.IHRE-DOMAIN.de	SSL/TLS	995
SMTP	mail.IHRE-DOMAIN.de	SSL/TLS	587

2.2. Sicherheit durch STARTTLS

Um die Kompatibilität zu älteren E-Mail-Programmen zu gewährleisten, bietet plentymarkets auch STARTTLS an. Tabelle 3 listet die Einstellungen für die STARTTLS-Verschlüsselung im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Zugangsdaten auf.

Tabelle 3. Einstellungen für STARTTLS-Verschlüsselung
Servertyp	Server	Verbindungssicherheit	Port
IMAP	mail.IHRE-DOMAIN.de	STARTTLS	143
POP3	mail.IHRE-DOMAIN.de	STARTTLS	110
SMTP	mail.IHRE-DOMAIN.de	STARTTLS	25

2.3. Unverschlüsselte Verbindung

Sicherheit nicht gewährleistet

In unverschlüsselter Form kann Ihre Kommunikation von Dritten eingesehen werden. Eine unverschlüsselte Übertragung entspricht nicht mehr den aktuellen Sicherheitsstandards.

Tabelle 4 listet die Einstellungen für eine unverschlüsselte Verbindung im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Zugangsdaten auf.

Tabelle 4. Einstellungen für eine unverschlüsselte Verbindung
Servertyp	Server	Verbindungssicherheit	Port
IMAP	mail.IHRE-DOMAIN.de	keine	143
POP3	mail.IHRE-DOMAIN.de	keine	110
SMTP	mail.IHRE-DOMAIN.de	keine	25

3. E-Mail-Signatur speichern

Im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Signatur speichern Sie Ihre Signatur, die dann in einer E-Mail-Vorlage automatisch eingefügt wird.

Gesetzliche Vorgaben beachten

Beachten Sie die für Ihren Online-Shop geltenden gesetzlichen Vorgaben zum Inhalt einer E-Mail-Signatur, wie z.B. die Angabe der USt-IdNr. Die Pflichtangaben entsprechen denen der Geschäftsbriefe Ihres Unternehmens. Bei Nichtbeachten besteht die Gefahr eines Zwangsgeldes oder einer kostenpflichtigen Abmahnung durch einen Mitbewerber. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von einem kundigen Fachanwalt beraten.

E-Mail-Signatur speichern:

Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Signatur.
Geben Sie den Text Ihrer Signatur ein. Beachten Sie die Erläuterung in der grünen Box.
Speichern Sie die Einstellungen.

Signatur mit Hilfe des HTML-Editors formatieren

Wählen Sie, ob Sie den Text Ihrer Signatur als reine Textsignatur oder als HTML-Signatur speichern. Wenn Sie den Text formatieren möchten, empfiehlt es sich, den Text im Bereich HTML-Signatur einzugeben. Dort steht Ihnen der integrierte HTML-Editor zur Verfügung.

Im Menü System » Einstellungen » Editoren legen Sie fest, welche Editoren für bestimmte Bereiche in Ihrem plentymarkets System zur Verfügung stehen sollen. Wählen Sie zwischen Editor, Syntax-Editor und Textfeld.

4. E-Mail-Infodienst einrichten

Sie haben im Menü System » Mandant » Mandant wählen » Email » Infodienst die Möglichkeit, alle von Ihrem plentymarkets System ausgehenden E-Mails auf eine von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse als blinde Kopie (BCC) zu versenden. Besonders in der Anfangsphase Ihres Webshops erhalten Sie so eine gute Kontrolle über alle versendeten E-Mails und können erkennen, wo Sie Prozesse noch optimieren müssen. Sie können in diesem Menü auch einstellen, dass Sie bei Bestellungen automatisch eine Info-E-Mail erhalten.

E-Mail-Infodienst einrichten:

Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Infodienst.
Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie die Erläuterungen in Tabelle 5.
Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 5. E-Mail-Infodienst einrichten
Einstellung	Erklärung
Alle ausgehenden E-Mails werden als blinde Kopie (BCC) an die E-Mail-Adresse (nächste Zeile) gesendet	Einstellen, ob alle ausgehenden E-Mails als BCC an eine oder mehrere E-Mail-Adressen gesendet werden. Die E-Mail-Adressen werden in der nächsten Zeile eingegeben. JA = Option ist aktiviert. NEIN = Option ist deaktiviert (Standardeinstellung).
E-Mail-Adresse für blinde Kopie	E-Mail-Adresse(n) eingeben. Mehrere E-Mail-Adressen kommagetrennt und ohne Leerzeichen eingeben.
Blinde Kopien (BCC) für Newsletter deaktivieren	Wählen, ob blinde Kopien (BCC) bei Newslettern versendet werden. Option aktivieren = Es werden keine blinde Kopien bei Newslettern versendet. Option deaktivieren = Es werden blinde Kopien bei Newslettern versendet (Standardeinstellung).
Sende Hinweis bei Eingang einer neuen Bestellung an E-Mail (nächste Zeile)	Einstellen, ob bei einer neuen Bestellung eine E-Mail versendet wird. Die E-Mail-Adressen werden in der nächsten Zeile eingegeben. JA = Es wird eine E-Mail versendet, wenn eine Bestellung eingeht. NEIN = Es wird keine E-Mail versendet (Standardeinstellung). *Wichtig:* Bei neuen Bestellungen über eBay ist diese Funktion nicht vorhanden. Es wird empfohlen stattdessen eine Ereignisaktion einzurichten.
E-Mail-Adresse	E-Mail-Adresse(n) eingeben. Mehrere E-Mail-Adressen kommagetrennt und ohne Leerzeichen eingeben.

5. HTML-Design verwenden

Im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » HTML-Design haben Sie die Möglichkeit, pro Mandant (Shop) ein HTML-Design einzustellen, das dann für E-Mail-Vorlagen zur Verfügung steht. Sie können das Design für jede E-Mail-Vorlage aktivieren und auch wieder deaktivieren.

Verwenden Sie diese Funktion, damit z.B. der Briefkopf inklusive Logo Ihres Unternehmens automatisch in den E-Mail-Vorlagen angezeigt wird und Sie diesen nicht bei jeder E-Mail-Vorlage separat einfügen müssen. Wenn Sie in diesem Menü Änderungen vornehmen, ändern Sie das Design zentral für alle verknüpften E-Mail-Vorlagen.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Vorlagen ohne zentrales HTML-Design erstellen möchten, fahren Sie mit dem Kapitel E-Mail-Vorlage erstellen fort.

5.1. Unternehmenslogo in der Bildergalerie hochladen

Sie haben die Möglichkeit, Ihre E-Mail-Vorlagen an das Design Ihres Webshops anzupassen und z.B. Ihr Unternehmenslogo in das HTML-Design einzufügen. Laden Sie zunächst das Logo in der Bildergalerie hoch. Nachdem Sie die E-Mail-Vorlage erstellt haben, fügen Sie das Logo in das HTML-Design ein und verknüpfen dieses mit der E-Mail-Vorlage.

Unternehmenslogo in der Bildergalerie hochladen:

Öffnen Sie das Menü CMS » Bilder-Galerie.
Klicken Sie auf der linken Seite auf den Ordner, in den Sie das Logo hochladen möchten.
→ Alternativ erstellen Sie einen neuen Ordner.
Klicken Sie auf Dateien hochladen oder ziehen Sie die Datei per Drag&Drop-Funktion in den Ordner.
→ Das Bild wird hochgeladen.
Klicken Sie auf das Bild.
→ Das Fenster mit dem Namen des Bildes wird geöffnet.
Kopieren Sie die URL aus dem Feld Absolute URL.
Schließen Sie das Fenster.

Weitere Informationen zur Bildergalerie finden Sie auf der Handbuchseite CMS.

5.2. Template-Variablen in das HTML-Design einfügen

Fügen Sie die Template-Variablen $EmailContentHTML und $SignatureHTML in das HTML-Design ein. Nachdem Sie die E-Mail-Vorlage erstellt haben, verknüpfen Sie das HTML-Design mit der E-Mail-Vorlage.

$EmailContentHTMLmuss vorhanden sein

Die Template-Variable $EmailContentHTML muss in das HTML-Design eingefügt werden. Andernfalls kann das HTML-Design nicht verwendet werden.

Template-Variablen in das HTML-Design einfügen:

Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » HTML-Design.
Fügen Sie die Template-Variablen $EmailContentHTML und $SignatureHTML ein.
→ $EmailContentHTML gibt den Inhalt der E-Mail aus. $SignatureHTML gibt die Signatur aus.
Formatieren Sie das HTML-Design nach Ihren Wünschen.
Speichern Sie die Einstellungen.

Erstellen Sie nun die E-Mail-Vorlage wie in den folgenden Kapiteln beschrieben und fügen Sie anschließend das Logo in das HTML-Design ein und verknüpfen Sie dieses mit der E-Mail-Vorlage.

6. E-Mail-Vorlage erstellen

Erstellen Sie im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen neue E-Mail-Vorlagen. Im Ordner Allgemeine E-Mail-Vorlagen sind bereits vorkonfigurierte E-Mail-Vorlagen enthalten, die Sie selbstverständlich anpassen können.

Für jede E-Mail-Vorlage können Sie bis zu 2 Anhänge definieren: Ein PDF-Dokument aus dem Menü Aufträge » Fulfillment, z.B. eine Rechnung, sowie ein im Menü CMS » Dokumente hochgeladenes Dokument, z.B. ein Artikelprospekt oder eine Anleitung, können standardisiert über E-Mail-Vorlagen an Ihre Kunden versendet werden. Für die E-Mail-Vorlage Eingangsbestätigung Webshop Bestellung wären z.B. die Widerrufsbelehrung und Ihre AGB im PDF-Format eine sinnvolle Ergänzung.

Stornobeleg und Rechnung zusammen in einer E-Mail-Vorlage versenden

Es ist möglich, in der E-Mail-Vorlage in der Dropdown-Liste PDF-Anhang, die Option Stornobeleg und neue Rechnung zu wählen. Im Falle einer Änderung am Auftrag nach dem Erstellen der Rechnung können Sie so Ihren Kunden beide Dokumente in nur einer E-Mail senden.

E-Mail-Vorlage erstellen:

Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen.
Klicken Sie auf Neue E-Mail-Vorlage.
→ Das Fenster Neue E-Mail-Vorlage wird geöffnet.
Geben Sie den Namen für die Vorlage ein.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Eigner den Eigner oder die Option Alle.
Klicken Sie auf Speichern.
→ Die E-Mail-Vorlage wird erstellt und abhängig von der gewählten Einstellung in der Dropdown-Liste Eigner in einem der 3 Ordner gespeichert.
Nehmen Sie die restlichen Einstellungen vor. Beachten Sie die Erläuterungen in Tabelle 6.
Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 6. Einstellungen im Menü **System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen**
Einstellung	Erläuterung
Speichern	Speichert die Einstellungen in der E-Mail-Vorlage.
Template-Variablen -und Funktionen	Öffnet den Bereich Template-Variablen -und Funktionen, aus dem die Template-Variablen bzw. Template-Funktionen für die E-Mail-Vorlage kopiert werden.
Tab: Einstellungen
Eigner	Wenn der Name des Eigners bereits beim Erstellen aus der Dropdown-Liste gewählt wurde, wird hier der Name des Eigners angezeigt. Andernfalls Eigner aus der Dropdown-Liste wählen. Diese Einstellung kann jederzeit geändert werden. Alle = Die Vorlage wird unter Allgemeine E-Mail-Vorlagen gespeichert. Eigener Benutzername = Die Vorlage wird unter Meine E-Mail-Vorlagen gespeichert. Anderer Benutzername = Die Vorlage wird unter E-Mail-Vorlagen anderer Benutzer gespeichert. *Hinweis: Um eine eigene E-Mail-Vorlage unter Meine E-Mail-Vorlagen* zu erstellen, muss man als Benutzer im System eingeloggt sein.
Name	Wenn der Name der E-Mail-Vorlage bereits beim Erstellen eingegeben wurde, wird hier der Name der E-Mail-Vorlage angezeigt. Andernfalls Namen eingeben, unter dem diese Vorlage gespeichert werden soll. Der Name kann jederzeit geändert werden. Der Name wird dem Empfänger nicht angezeigt.
Inhalt	Wählen, ob der Inhalt der E-Mail-Vorlage als Nur reiner Text oder Nur HTML-formatierter Text gespeichert werden soll. *Tipp: HTML-formatierten Text verwenden. Der Link zur Auftragsabwicklung (Template-Funktion Link_Checkout()) kann sehr lang sein. Bei reinen Text-E-Mails kann dies zu Zeilenumbrüchen führen, die den Link unter Umständen beschädigen. Wichtig:* Wenn Sie weitere Sprachen im HTML-Format hinzufügen, achten Sie darauf, dass im Tab Einstellungen in der Dropdown-Liste Inhalt wieder die Einstellung Nur HTML-formatierter Text gewählt ist. Die Auswahl Nur reiner Text ist die Standardeinstellung für alle Sprachen.
Template-Typ	Wählen, in welchem Bereich die E-Mail-Vorlage als Auswahl zur Verfügung steht. Mögliche Optionen: Alle (Standardeinstellung), Auftrag, Kunden, Webshop, Ticket oder Scheduler. Alle / Webshop = Die E-Mail-Vorlage steht in allen Bereichen als Auswahl zur Verfügung. Auftrag = Die E-Mail-Vorlage steht ausschließlich für den gewählten Bereich als Auswahl zur Verfügung. Sie ist in anderen Bereichen nicht sichtbar. Wenn das Ticket mit einem Auftrag verknüpft ist, sind E-Mail-Vorlagen mit dem Template-Typ Auftrag ebenfalls im Ticket wählbar. Kunden = Die E-Mail-Vorlage steht ausschließlich für den gewählten Bereich als Auswahl zur Verfügung. Sie ist in anderen Bereichen nicht sichtbar. Ticket = Die E-Mail-Vorlage steht ausschließlich für den gewählten Bereich als Auswahl zur Verfügung. Sie ist in anderen Bereichen nicht sichtbar. Scheduler = Die E-Mail-Vorlage steht in allen Bereichen, in denen auch der Template-Typ Auftrag sichtbar ist, als Auswahl zur Verfügung.
PDF-Anhang	Anhang aus der Dropdown-Liste wählen. Die Dokumente, die hier in der Dropdown-Liste zur Verfügung stehen, werden u.a. im Menü Aufträge » Fulfillment oder durch versandbezogene Prozesse erzeugt.
Dokumentenanhang	Auf Wunsch ein unter CMS » Dokumente hochgeladenes eigenes Dokumente wählen, das an die E-Mail-Vorlage anhängt werden soll. Alle E-Mail-Vorlagen können mit bis zu 2 Anhängen standardisiert an Kunden versendet werden: PDF-Dokumente aus dem Bereich Fulfillment (z.B. Rechnungen) oder andere Dateien (z.B. ein Artikelprospekt oder eine Anleitung). Für die Vorlage Eingangsbestätigung Webshop Bestellung wären z.B. die Widerrufsbelehrung und die AGB im PDF-Format eine sinnvolle Ergänzung.
Antwort an	E-Mail-Adresse eingeben, an die die Antworten auf diese E-Mail-Vorlage gesendet werden sollen. Wenn keine E-Mail-Adresse eingegeben ist, werden Antworten auf diese Vorlage standardmäßig an die unter System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Zugangsdaten gespeicherte E-Mail-Adresse versendet. Beispielsweise ist es sinnvoll, die E-Mail-Adresse der Buchhaltungsabteilung für die E-Mail-Vorlage PDF-Rechnung einzugeben. So gehen z.B. Rückfragen zur Rechnung direkt an die Buchhaltungsabteilung und müssen nicht erst weitergeleitet werden.
Design verwenden	Aktivieren, wenn der Inhalt der E-Mail mit dem im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » HTML-Design gespeicherten Design versendet werden soll. Wird die Option nicht aktiviert, wird nur der Inhalt der E-Mail-Vorlage verwendet.
Mandant (Shop)	Einen, mehrere oder ALLE Mandanten (Shops) aktivieren. Die E-Mail-Vorlage ist nur für die gewählten Mandanten (Shops) gültig.
Tab: E-Mail-Nachricht
Sprache wählen	Ggf. andere Sprache aus der Dropdown-Liste wählen. *Hinweis:* Die eingestellte Sprache im Kontaktdatensatz bestimmt, in welcher Sprache die E-Mail-Vorlage versendet wird.
Betreff	Betreff eingeben. Betreff sorgfältig wählen, damit die E-Mails im Postfach des Kunden leicht erkennbar sind und nicht als Spam-Nachricht eingestuft werden.
Inhalt / Artikelliste	In diese Tabs den Text bzw. die Artikelauflistung als reinen Text oder als HTML-formatierten Text eingeben. Für den Inhalt stehen verschiedene Template-Variablen und Template-Funktionen zur Verfügung. *Hinweis: Nur der Inhalt des Tabs wird berücksichtigt, dessen Inhaltstyp im Tab Einstellungen* unter Inhalt festgelegt wurde. Wenn dort also z.B. Nur reiner Text eingestellt wurde, jedoch nur das Tab HTML-formatierter Text Inhalt enthält, wird keine E-Mail versendet.

Tipp: HTML-formatierten Text verwenden

plentymarkets empfiehlt die Verwendung von HTML-formatiertem Text, da der Link zur Auftragsabwicklung sehr lang sein kann. Bei reinen Text-E-Mails kann dies zu Zeilenumbrüchen führen, die möglicherweise den Link beschädigen. Des Weiteren haben Sie bei der Verwendung von HTML-formatierten Text die Möglichkeit, den Text mit dem integrierten HTML-Editor zu formatieren.

Im Menü System » Einstellungen » Editoren legen Sie fest, welche Editoren für bestimmte Bereiche in Ihrem plentymarkets System zur Verfügung stehen sollen. Wählen Sie den Editor, den Syntax-Editor oder das Textfeld.

6.1. Template-Variablen und Template-Funktionen verwenden

Für E-Mail-Vorlagen stehen Template-Variablen und Template-Funktionen zur Verfügung. Statt der Variablen oder Funktion wird dann von Ihrem plentymarkets System automatisch der definierte Inhalt abgebildet, d.h. in der E-Mail wird dann der Inhalt dargestellt. Außerdem erfüllen einige Template-Variablen die Funktion von Zuordnungsparametern, wenn Sie mit dem Ticketsystem arbeiten.

Öffnen Sie eine E-Mail-Vorlage im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen, um eine Liste aller Template-Variablen und Template-Funktionen, die Ihnen für Ihre E-Mail-Vorlagen zur Verfügung stehen, anzuzeigen.

Eine Übersicht der Template-Variablen und Template-Funktionen für E-Mail-Vorlagen finden Sie außerdem auf der Handbuchseite CMS-Syntax im Kapitel E-Mail. Allgemeine Informationen zu Template-Variablen und Template-Funktionen finden Sie im Bereich Grundlagen.

Link zur Auftragsabwicklung in E-Mail-Vorlage einfügen

Möglichst in jeder E-Mail an den Kunden sollte der Link zur Auftragsabwicklung enthalten sein, da der Kunde darüber jederzeit den aktuellen Status seines Auftrags einsehen kann. Fügen Sie dazu die Template-Funktion Link_Checkout() in die E-Mail-Vorlage ein.

6.2. Anzeige der Artikelpositionen einrichten

Der Aufbau einer Artikelpositionenzeile kann pro E-Mail-Vorlage und Sprache einzeln eingerichtet werden. Beim Einrichten der Artikelpositionen können Sie if-Abfragen verwenden. Wird die Anzeige der Artikelpositionen nicht eingerichtet, wird von plentymarkets eine Standardauflistung der Artikelpositionen ausgegeben.

Template-Variable $OrderProperties in der Artikelliste hinzufügen

Die Template-Variable $OrderProperties, die die Bestellmerkmale ausgibt, ist nicht in der Standardauflistung der Artikelpositionen in E-Mail-Vorlagen vom Template-Typ Auftrag enthalten. Das bedeutet, dass Bestellmerkmale nicht in den Artikelpositionen ausgegeben werden. Wenn Sie möchten, dass die Bestellmerkmale in der Artikelliste enthalten sind, müssen Sie die Template-Variable $OrderProperties manuell hinzufügen.

Anzeige der Artikelpositionen einrichten:

Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen.
Öffnen Sie die Vorlage.
Wechseln Sie in das Tab E-Mail-Nachricht.
→ Das Tab Inhalt wird angezeigt.
Fügen Sie im Tab HTML-formatierter Text die Template-Variable $ItemListHTML oder im Tab Reiner Text die Template-Variable $ItemListPlain an der Stelle im Tab Inhalt der E-Mail ein, an der die Artikelpositionen angezeigt werden sollen.
Kopieren Sie die Template-Variablen aus der Übersicht, die Sie für die Artikelpositionen benötigen und fügen Sie die Template-Variablen im Tab Artikelliste ein.
→ Zur Formatierung fügen Sie z.B. Tabulatoren, die Sie aus einem Textprogramm kopiert haben, zwischen den Template-Variablen ein.
Speichern Sie die Einstellungen.

Beispiel: Anzeige der Artikelpositionen

Fügen Sie die Template-Variablen zur Anzeige von Artikel-ID ($ItemID), Artikelname ($ItemName) und Preis ($ItemPrice) der Artikelpositionen ein. Die Anzeige beginnt mit einem Bindestrich. Dieser wird dann jeweils zu Beginn einer Zeile auch bei mehreren Artikelpositionen angezeigt. Damit die Anzeige mehrzeilig funktioniert, fügen Sie am Ende der Zeile durch Drücken der Enter-Taste einen Zeilenumbruch ein.

Wie Sie eine Vorschau öffnen, um Ihre E-Mail-Vorlage zu prüfen, ist im Kapitel E-Mail-Vorlage anhand der Vorschau prüfen beschrieben.

6.3. if-Abfragen in E-Mail-Vorlagen verwenden

Setzen Sie in E-Mail-Vorlagen Fallunterscheidungen nach den Prinzipien der if-Abfragen ein. Fügen Sie z.B. einen Code ein, der bewirkt, dass die Bankdaten in der E-Mail an den Kunden nur angezeigt werden, wenn die Zahlungsart Vorkasse (ID = 0) gewählt wurde. Diese if-Abfrage ist im folgenden Beispiel zu sehen.

{% if $MethodOfPaymentID==0 %}

B A N K D A T E N:

Verwenden Sie zur Zahlung per Vorkasse bitte die folgenden Bankdaten:

Bankinstitut: Kasseler Sparkasse
Bankleitzahl: 12345678
Kontonummer: 0123456789
Inhaber: Max Mustermann

VERWENDEN SIE BITTE EXAKT DIESEN VERWENDUNGSZWECK:

ID $OrderID KUNDE $CustomerID

Internationale Kontodaten

IBAN: DE 31245678954621487954
Swift: BIC WERTIUANEBQJ

{% endif %}

Weitere Informationen finden Sie auf der Handbuchseite if-Konstrukt.

6.4. E-Mail-Vorlage anhand der Vorschau prüfen

Sie haben die Möglichkeit anhand der E-Mail-Vorschau zu prüfen, ob die E-Mail-Vorlage Ihren Vorstellungen entspricht. Prüfen Sie auch die korrekte Funktionsweise des Links zur Auftragsabwicklung. Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um die Vorschau der E-Mail-Vorlage aufzurufen.

E-Mail-Vorlage anhand der Vorschau prüfen:

Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
Öffnen Sie den Auftrag.
Wechseln Sie in das Tab Mail.
Wählen Sie im Tab E-Mail-Vorlagen die Sprache aus der Dropdown-Liste Sprache wählen.
Wechseln Sie in das Tab, in das Sie die E-Mail-Vorlage gespeichert haben: Allgemeine E-Mail-Vorlagen, Meine E-Mail-Vorlagen oder E-Mail-Vorlagen anderer Benutzer.
Aktivieren Sie die E-Mail-Vorlage.
Klicken Sie auf Vorschau.
→ Das Fenster E-Mail-Vorschau wird geöffnet.

6.5. E-Mail-Vorlage bearbeiten

Sie haben die Möglichkeit, allgemeine E-Mail-Vorlagen, Ihre eigenen E-Mail-Vorlagen und E-Mail-Vorlagen anderer Benutzer zu bearbeiten. Änderungen an den E-Mail-Vorlagen nehmen Sie im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen vor.

E-Mail-Vorlage bearbeiten:

Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen.
Klicken Sie auf den Ordner, in dem sich die E-Mail-Vorlage, die Sie bearbeiten möchten, befindet.
Klicken Sie auf die E-Mail-Vorlage.
→ Das Tab Einstellungen der E-Mail-Vorlage wird geöffnet.
Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie die Erläuterungen in Tabelle 6 im Kapitel E-Mail-Vorlage erstellen.
Speichern Sie die Einstellungen.

E-Mail-Vorlage nach jeder Änderung prüfen

Jede Änderung an einer Vorlage sollte über den Mailservice eines Auftrags getestet werden. Besonders die korrekte Funktionsweise des Links zur Auftragsabwicklung sollte geprüft werden. Gehen Sie dazu, wie im Kapitel E-Mail-Vorlage anhand der Vorschau prüfen beschrieben, vor.

7. Unternehmenslogo in das HTML-Design einfügen

Fügen Sie nun das Logo über einen Bild-Link in das HTML-Design der bereits erstellten E-Mail-Vorlage ein. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Unternehmenslogo in das HTML-Design einfügen:

Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen.
Öffnen Sie die E-Mail-Vorlage, in der Sie das Logo einfügen möchten.
Wechseln Sie in das Tab E-Mail-Nachricht.
Wechseln Sie im Tab Inhalt in das Tab HTML-formatierter Text.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste rechts oben die Option Editor.
→ 2 Symbolleisten zum Formatieren des Textes werden eingeblendet.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Bild.
→ Das Fenster Bild-Eigenschaften wird geöffnet.
Fügen Sie im Feld URL die absolute URL ein, die Sie soeben in der Bilder-Galerie kopiert haben.
Klicken Sie auf OK.
→ Das Logo wird angezeigt.
Speichern Sie die Einstellungen.

8. HTML-Design mit der E-Mail-Vorlage verknüpfen

Um das HTML-Design mit einer E-Mail-Vorlage zu verknüpfen, nehmen Sie die folgenden Einstellungen im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen vor. Der Inhalt der E-Mail-Vorlage muss im Tab HTML-formatierter Text vorhanden sein oder, wenn noch nicht, dort eingefügt werden. Dieser Inhalt wird dann über die Template-Variable $EmailContentHTML ausgegeben.

HTML-Design mit der E-Mail-Vorlage verknüpfen:

Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen.
Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus dem Ordner.
Wählen Sie in der Zeile Inhalt die Option Nur HTML-formatierter Text aus der Dropdown-Liste.
Aktivieren Sie die Option Design verwenden.
Geben Sie im Tab E-Mail-Nachricht einen Betreff ein.
Speichern Sie die Einstellungen.

9. E-Mails versenden

Für den Versand von E-Mails müssen im Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten Benutzerdaten gespeichert sein. Diese Daten sind von Ihrem Provider erhältlich und stimmen mit den Daten, die in Ihrem E-Mail-Programm gespeichert sind, überein.

9.1. Ticketnachrichten und Kommentare als E-Mails versenden

Sie müssen im Menü System » CRM » Ticketsystem » E-Mail-Konten ein E-Mail-Konto gespeichert haben, damit Nachrichten und Kommentare als E-Mails versendet werden. Außerdem müssen Sie eine E-Mail-Vorlage, die die letzte Ticketnachricht oder den letzten Kommentar enthält, einrichten und diese in einer Ereignisaktion einstellen, damit der Versand per E-Mail durchgeführt wird. Weitere Informationen finden Sie auf der Handbuchseite Ticketsystem nutzen.

9.2. Gutscheine per E-Mail versenden

Versenden Sie Gutschein-Codes oder Gutscheine als PDF-Dateien per E-Mail. Details dazu finden Sie auf der Handbuchseite Gutscheine in den Kapiteln Gutschein-Codes direkt in E-Mails einfügen und Gutschein-Vorlage konfigurieren.

10. Automatischen E-Mail-Versand einrichten

Im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Automatischer Versand stehen Ihnen verschiedene Ereignisse zur Verfügung, die mit einer E-Mail-Vorlage verknüpft werden können. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die E-Mail-Vorlage, die Sie zuvor im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen erstellt haben. Dadurch wird bei Eintritt des Ereignisses die E-Mail-Vorlage automatisch an den Kunden versendet.

Verknüpfung vor Löschen der E-Mail-Vorlage entfernen

Das Löschen einer E-Mail-Vorlage, die mit einem Ereignis im Bereich Automatischer Versand verknüpft ist, kann zu unerwünschten Effekten führen. Entfernen Sie daher zunächst die Verknüpfung im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Automatischer Versand, indem Sie in der Zeile des Ereignisses in der Dropdown-Liste die Option Kein Versand wählen. Anschließend löschen Sie die E-Mail-Vorlage im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen.

Automatischen E-Mail-Versand einrichten:

Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Automatischer Versand.
Wählen Sie die in der Zeile des Ereignisses die E-Mail-Vorlage aus der Dropdown-Liste. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.
Speichern Sie die Einstellungen.

Mit einem Klick auf E-Mail-Vorlage bearbeiten wird die E-Mail-Vorlage im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen geöffnet und kann dort bearbeitet werden.

Tabelle 7 listet Erläuterungen zu einigen der Ereignisse auf.

Tabelle 7. Erläuterungen zu einigen Ereignissen im Menü **System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Automatischer Versand**
Einstellung	Erläuterung
Neue Bestellung über den Webshop	Sendet Kunden eine E-Mail mit der Auftragsbestätigung, nachdem der Kaufvorgang im Webshop abgeschlossen wurde.
Sende Kunde E-Mail zur Passwortänderung	Sendet Kunden eine E-Mail mit einem Link zum neuen Passwort, der aktiv bestätigt werden muss. Die Template-Funktion {% Link_ChangePassword() %} muss in der E-Mail-Vorlage enthalten sein.
Newsletter Opt-In	Sendet Kunden eine E-Mail, wenn die Kunden sich für den Newsletter angemeldet haben. Die E-Mail-Vorlage sollte den Bestätigungslink, den die Kunden anklicken müssen, um die Newsletter-Anmeldung abzuschließen, enthalten.
Bestätigung Newsletter Opt-In	Sendet Kunden eine E-Mail als Bestätigung, sobald die Kunden den Bestätigungslink, der mit der E-Mail-Vorlage für das Ereignis Newsletter Opt-In versendet wurde, aktiviert haben.
Erinnerung bei Kaufabbruch	Sendet Kunden eine E-Mail als Erinnerung, dass ein oder mehrere Artikel im Warenkorb liegen, der Kaufvorgang jedoch nicht abgeschlossen wurde. Die E-Mail-Vorlage sollte den Link zum Warenkorb enthalten, damit die Kunden diesen aufrufen und die Bestellung abschließen können. Dazu an die URL des Webshops den Suffix /basket/ anfügen (Beispiel: https://www.meinshop.de/basket/). Voraussetzung ist, dass die potenziellen Käufer beim Besuch im Webshop angemeldet und eingeloggt waren, da andernfalls die E-Mail-Adresse nicht vorliegt und der automatische Versand der E-Mail-Vorlage daher nicht funktionieren kann. *Wichtig*: Diese Art von E-Mail-Versand kann aufgrund der fehlenden vorherigen Einwilligung als unzulässiger Spam gelten. Lassen Sie sich daher von einem kundigen Fachanwalt beraten.
Tell-A-Friend	Sendet eine E-Mail mit einem Link zu einem Artikel aus dem Webshop als Empfehlung an eine E-Mail-Adresse, die der Kunde im Webshop in das Tell-A-Friend-Formular eingetragen hat. *Wichtig*: Diese Art von E-Mail-Versand kann aufgrund der fehlenden vorherigen Einwilligung als unzulässiger Spam gelten. Lassen Sie sich daher von einem kundigen Fachanwalt beraten.
Gewinnspielanmeldung	Sendet Kunden, die sich zum Gewinnspiel angemeldet haben, eine E-Mail als Bestätigung.
Benachrichtigung bei verfügbarem Artikel	Sendet Kunden eine E-Mail mit dem Hinweis, dass ein bestimmter Artikel wieder verfügbar ist. Der Kunde hat zuvor seine E-Mail-Adresse direkt bei dem nicht lieferbaren Artikel eingetragen.

Automatischer E-Mail-Versand am Beispiel einer neuen Bestellung über eBay

Nachdem ein Kunde einen Artikel über eBay erworben hat, wird in plentymarkets automatisch ein Auftrag angelegt. Wenn Sie z.B. die E-Mail-Vorlage Auftragsbestätigung eBay erstellt und diese im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Automatischer Versand für das Ereignis Neue Bestellung über eBay aus der Dropdown-Liste definiert haben, wird automatisch eine E-Mail an den Kunden versendet. In der folgenden grünen Box finden Sie einen Beispieltext für die E-Mail-Vorlage.

Beispieltext für eine E-Mail-Vorlage für den Versand nach einem Kauf über eBay

Sehr geehrte(r)$CustomerFullName,

herzlichen Glückwunsch zur gewonnenen Auktion.

Um die Kaufabwicklung so einfach wie möglich zu gestalten, klicken Sie bitte auf den folgenden Link oder kopieren Sie den Link in die Adresszeile Ihres Browsers.

Sie können über die Kaufabwicklung Ihre Daten einsehen und ändern sowie unsere Bankdaten einsehen. Verwenden Sie für Überweisungen immer den dort angegebenen Verwendungszweck.

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Parallel zum E-Mail-Versand kann dem Kunden auch eine Nachricht über das eBay-Nachrichtensystem gesendet werden. Dazu müssen Sie im Menü System » Märkte » eBay » Einstellungen » Tab: Kontoeinstellungen » Untermenü: Nachricht nach Kauf den Text speichern. Weitere Informationen finden Sie auf der Handbuchseite eBay einrichten im Kapitel Nachrichten nach Kauf versenden.

Ereignisaktion einrichten

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ereignisaktionen im Menü System » Aufträge » Ereignisse einzurichten. Definieren Sie ein Ereignis, setzen Sie einen oder mehrere Filter und legen Sie Aktionen fest, die von Ihrem plentymarkets System automatisch im Ereignisfall ausgeführt werden. Richten Sie z.B. ein, dass der E-Mail-Versand eines Gutscheins ausgelöst wird, wenn der Kunde eine bestimmte Anzahl an Aufträgen generiert hat. Weitere Informationen finden Sie auf der Handbuchseite Ereignisaktionen.

11. Gesendete E-Mail-Vorlagen pro Kunde anzeigen

Im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten » Auftrag öffnen » Tab: Mail » Tab: Gesendete E-Mails haben Sie die Möglichkeit, alle E-Mail-Vorlagen, die Sie an den Kunden versendet haben, anzuzeigen. Beachten Sie, dass in diesem Tab nur die gesendeten E-Mail-Vorlagen angezeigt werden, die mit einer eindeutigen Kunden-ID verknüpft sind.

Gesendete E-Mail-Vorlagen pro Kunde anzeigen:

Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
Öffnen Sie den Auftrag.
Wechseln Sie in das Tab Mail.
Wechseln Sie in das Tab Gesendete E-Mails.
→ Das Datum, die Uhrzeit, die E-Mail-Adresse des Empfängers, die ID und der Name der Vorlage sowie die Auftrags-ID werden angezeigt.

Klappen Sie den Bereich Weitere an den Kunden gesendete E-Mails… auf, um alle E-Mails anzuzeigen, die an den Kunden gesendet wurden. Hier werden auch E-Mails angezeigt, die der Kunde aus einem anderen Auftrag heraus erhalten hat. Mit einem Klick auf die Auftrags-ID wird die Auftragsübersicht dieses Auftrags in einem separaten Tab geöffnet.

12. Alle versendeten E-Mail-Vorlagen anzeigen

Im Menü Start » Statistik erstellen Sie eine neue Statistik und wählen im Bereich Aufträge den Statistiktyp Versendete E-Mail-Vorlagen. Sie erhalten somit Informationen der über Ihr plentymarkets System versendeten E-Mails mit der ID und dem Namen der E-Mail-Vorlage sowie der datumsbezogenen Anzahl der E-Mails. Die Standardeinstellung der Zeitspanne beträgt die letzten 30 Tage. Sie können die Zeitspanne jedoch auch anpassen oder ein Startdatum und ein Enddatum wählen.

Anhand dieser Statistik können Sie erkennen, welche E-Mail-Vorlage in welchem Zeitraum genutzt wurde und welche Vorgänge besonders häufig oder selten ausgeführt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Handbuchseite Statistik.