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DSGVO

Auf dieser Handbuchseite stellen wir dir einen Auszug des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten gemäß der DSGVO zur Verfügung.

1. Was ist die DSGVO?

Am 25. Mai 2018 trat die Datenschutzgrundverordnung offiziell und europaweit geltend in Kraft und löste somit nationale Regelungen ab.

Die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die in der EU tätig sind und personenbezogene Daten wie Namen, Bankdaten und Adressdaten verarbeiten. Daher müssen Unternehmen ihre Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, DSGVO-konform gestalten und dokumentieren.

2. Wichtige Hinweise

Beachte, dass in diesem Verzeichnis lediglich die verarbeitenden Tätigkeiten innerhalb der Software plentymarkets beschrieben sind. Die Auflistung und Beschreibung weiterer verarbeitenden Tätigkeiten, die in deinem Unternehmen Anwendung finden (wie z.B. Lohnbuchhaltung oder Verfahren innerhalb einer anderen eingesetzten Software), obliegen dem eigenen Verantwortungsbereich des Händlers.

plentymarkets möchte ausdrücklich darauf hinweisen, dass dieses Verzeichnis keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit erhebt und als Ergänzung zur eigenen Verarbeitungsverzeichnisses verwendet werden kann.

Bitte beachte, dass plentymarkets Systeme erst ab plentymarkets DSGVO-konform sind. Das plentymarkets Webshop-Plugin Ceres wird mit der Einbindung der Checkbox zur Einwilligung der Datenübertragung an Versanddienstleister ab Version 2.9.0 DSGVO-konform sein.

3. Link zum Download

Lade als Ergänzung deines eigenen Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten das Dokument herunter (ältere Versionen). Dieses Dokument beschreibt lediglich die verarbeitenden Tätigkeiten innerhalb der Software plentymarkets.

5. Vertragsanlage zur Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 Abs. 3 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Am Donnerstag den 24. Mai 2018 wird ein Update von plentymarkets veröffentlicht, um den Vertragsabschluss zur Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 Abs. 3 der DSGVO digital abwickeln zu können.

Der Vertragsabschluss erfolgt digital im Bereich Verträge. Den Menüpunkt findest du als Admin-Benutzer im Terra-Backend von plentymarkets. Unter dem ersten Menüpunkt (rotes plenty P) befindet sich dann der neue Eintrag Verträge. Klicke in diesem Bereich den Vertrag "Vertragsanlage zur Auftragsverarbeitung (DS-GVO) Mai 2018" an. Auf der Folgeseite kannst du das Vertragsdokument herunterladen, indem du auf das Icon in der Spalte Dokument klickst. Sende darauf bitte das Formular ab, dadurch ist der Vertrag geschlossen. Das Schöne an diesem Verfahren ist, dass der Vertragsschluss auf dem Postweg damit entfällt. Das spart uns und dir Zeit und Kosten.

Sobald der Vertrag geschlossen wurde, kannst du das Vertragsdokument inklusive des Namens des Unterzeichners und des Datums der Vertragsunterzeichnung herunterladen. Öffne dazu erneut den Bereich Verträge und klicke auf Vertragsdokument signiert herunterladen.

Bitte lege dieses Dokument aus Gründen der Dokumentation in deinen Unterlagen ab.

Weitere Informationen hierzu findest du im im Forum.

6. Änderungshistorie für Kontaktdaten

Im Menü Daten » Historie kannst du über die neue Änderungshistorie sehen, welcher Benutzer – beispielsweise ein Mitarbeiter oder der Kunde selbst über den Webshop – wann welche Daten geändert hat. Geändert werden können Daten wie Adressdaten, Kontaktoptionen, Adressoptionen, Firmendaten und Bankdaten.

Weitere Informationen findest du im Forum.

7. Übertragung von E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kunden an Versanddienstleister

Bitte beachte, dass plentymarkets als Software laut DSGVO den Grundsatz von Privacy by Default befolgen muss und wir daher pauschal die Einstellung setzen, dass diese Daten (E-Mail und Telefonnummer) des Kunden nicht an die Versanddienstleister übertragen werden. Das bedeutet, du kannst selbst wählen, ob die Daten deiner Kunden übertragen werden oder ob du einen alternativen Wert übertragen möchtest. Natürlich kannst du auch unsere voreingestellte Auswahl so belassen.

Weitere Informationen hierzu findest du im Forum.

8. Alle Daten zu einem Kontakt herunterladen

Im Menü CRM » Schnellsuche ist es möglich, alle zu einem Kontakt gespeicherten Daten und Dokumente per Klick auf eine Schaltfläche als ZIP-Datei herunterzuladen. Die ZIP-Datei enthält eine HTML-Datei, die du in deinem Browser öffnest und über die du auch die gespeicherten Dokumente herunterladen kannst. Außerdem ist es möglich, die Daten in einem maschinenlesbaren Format zu speichern.

9. Daten automatisch bereinigen

Im neuen Menü Einrichtung » Einstellungen » Daten » Bereinigung kannst du festlegen, nach welchem Zeitraum bestimmte Datensätze automatisch aus deinem plentymarkets System gelöscht werden. Sukzessive werden weitere Bereiche in diesem Menü ergänzt.

Du kannst auch Tickets aus deinem Ticketsystem automatisch löschen. Diese Einstellung nimmst du jedoch nicht im Menü Einrichtung » Einstellungen » Daten » Bereinigung vor, sondern über den Aktionsmanager im Ticketsystem im Menü Einrichtung » CRM » Ticketsystem » Aktionen. Weitere Informationen über das automatische Löschen von Tickets findest du auf der Handbuchseite Ticketsystem nutzen.

10. Daten manuell anonymisieren

Im Menü CRM » Schnellsuche ist es möglich, mit einem Klick auf Datensatz anonymisieren die Daten zu einem Kontakt zu entfernen bzw. diese so unkenntlich zu machen, dass kein Bezug zu der Person hergestellt werden kann.

Ausnahme: Wenn Adressdaten einem Auftrag zugeordnet sind, werden diese Daten aus steuerrechtlichen Gründen nicht entfernt oder unkenntlich gemacht. Die Verknüpfung zum Kontakt wird jedoch entfernt.

Weitere Informationen findest du auf der Handbuchseite Kontakte verwalten.

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