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DSGVO

Auf dieser Handbuchseite stellen wir unseren Händlern einen Auszug des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten gemäß der DSGVO, deren Übergangsfrist am 25. Mai 2018 endet, zur Verfügung.

1. Was ist die DSGVO?

Am 25. Mai 2018 tritt die Datenschutzgrundverordnung offiziell und europaweit geltend in Kraft und löst somit nationale Regelungen ab.

Die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die in der EU tätig sind und personenbezogene Daten wie Namen, Bankdaten und Adressdaten verarbeiten. Daher müssen Unternehmen ihre Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, DSGVO-konform gestalten und dokumentieren.

2. Wichtige Hinweise

Bitte beachten Sie, dass in diesem Verzeichnis lediglich die verarbeitenden Tätigkeiten innerhalb der Software plentymarkets beschrieben sind. Die Auflistung und Beschreibung weiterer verarbeitenden Tätigkeiten, die in Ihrem Unternehmen Anwendung finden (wie z.B. Lohnbuchhaltung oder Verfahren innerhalb einer anderen eingesetzten Software), obliegen dem eigenen Verantwortungsbereich des Händlers.

plentymarkets möchte ausdrücklich darauf hinweisen, dass dieses Verzeichnis keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit erhebt und als Ergänzung zur eigenen Verarbeitungsverzeichnisses verwendet werden kann.

Bitte beachten Sie, dass plentymarkets Systeme erst ab plentymarkets 7 DSGVO-konform sind. Das plentymarkets 7 Webshop-Plugin Ceres wird mit der Einbindung der Checkbox zur Einwilligung der Datenübertragung an Versanddienstleister ab Version 2.9.0 DSGVO-konform sein.

Laden Sie als Ergänzung Ihres eigenen Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten das Dokument hier herunter. Dieses Dokument beschreibt lediglich die verarbeitenden Tätigkeiten innerhalb der Software plentymarkets.

5. Vertragsanlage zur Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 Abs. 3 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Am Donnerstag den 24. Mai 2018 wird ein Update von plentymarkets 7 veröffentlicht, um den Vertragsabschluss zur Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 Abs. 3 der DSGVO digital abwickeln zu können.

Der Vertragsabschluss erfolgt digital im Bereich Verträge. Den Menüpunkt finden Sie als Admin-Benutzer im Terra-Backend von plentymarkets 7. Unter dem ersten Menüpunkt (rotes plenty P) befindet sich dann der neue Eintrag Verträge. Klicken Sie in diesem Bereich den Vertrag "Vertragsanlage zur Auftragsverarbeitung (DS-GVO) Mai 2018" an. Auf der Folgeseite können Sie das Vertragsdokument herunterladen, indem Sie auf das Icon in der Spalte Dokument klicken. Senden Sie darauf bitte das Formular ab, dadurch ist der Vertrag geschlossen. Das Schöne an diesem Verfahren ist, dass der Vertragsschluss auf dem Postweg damit entfällt. Das spart uns und Ihnen Zeit und Kosten.

Sobald der Vertrag geschlossen wurde, können Sie das Vertragsdokument inklusive des Namens des Unterzeichners und des Datums der Vertragsunterzeichnung herunterladen. Dazu öffnen Sie erneut den Bereich Verträge und klicken auf Vertragsdokument signiert herunterladen.

Bitte legen Sie dieses Dokument aus Gründen der Dokumentation in Ihren Unterlagen ab.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im im Forum.

6. Änderungshistorie für Kontaktdaten

Im Menü Daten » Historie können Sie über die neue Änderungshistorie sehen, welcher Benutzer – beispielsweise ein Mitarbeiter oder der Kunde selbst über den Webshop – wann welche Daten geändert hat. Dies sind Daten wie Adressdaten, Kontaktoptionen, Adressoptionen, Firmendaten und Bankdaten.

Weitere Informationen finden Sie im Forum.

7. Übertragung von E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kunden an Versanddienstleister

Bitte beachten Sie, dass plentymarkets als Software laut DSGVO den Grundsatz von Privacy by Default befolgen muss und wir daher pauschal die Einstellung setzen, dass diese Daten (E-Mail und Telefonnummer) des Kunden nicht an die Versanddienstleister übertragen werden. Das bedeutet, Sie können selbst wählen, ob die Daten Ihrer Kunden übertragen werden oder ob Sie einen alternativen Wert übertragen möchten. Natürlich können Sie auch unsere voreingestellte Auswahl so belassen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Forum.

8. Alle Daten zu einem Kontakt herunterladen

Im Menü CRM » Schnellsuche ist es möglich, alle zu einem Kontakt gespeicherten Daten per Klick auf einen Button in einem maschinenlesbaren Format herunterzuladen.

9. Daten automatisch bereinigen

Im neuen Menü System » Einstellungen » Daten » Bereinigung können Sie festlegen, nach welchem Zeitraum bestimmte Datensätze automatisch aus Ihrem plentymarkets System gelöscht werden. Sukzessive werden weitere Bereiche in diesem Menü ergänzt.

Sie können auch Tickets aus Ihrem Ticketsystem automatisch löschen. Diese Einstellung nehmen Sie jedoch nicht im Menü System » Einstellungen » Daten » Bereinigung vor, sondern über den Aktionsmanager im Ticketsystem im Menü System » CRM » Ticketsystem » Aktionen. Weitere Informationen über das automatische Löschen von Tickets finden Sie auf der Handbuchseite Ticketsystem nutzen.

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