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Prozesse einrichten

plentyBase installieren

Sie benötigen das Tool plentyBase, um Prozesse im plentymarkets Backend zu erstellen und auszuführen. Die Installationsdateien für plentyBase finden Sie im plentyMarketplace.

1. Prozesse in plentymarkets

Über Prozesse automatisieren Sie viele komplexe Abläufe in plentymarkets. Hilfreiche Videos zum Thema Automatisierung mit plentymarkets finden Sie auch in unseren link::https://www.plentymarkets.eu/knowledge/video-tutorials/automatisierung[Video-Tutorials zur automatisierten Auftragsabwicklung].

Die folgenden Prozesselemente sind verfügbar:

  • Arbeitsschritte

  • Steuerelemente

  • Aktionen

  • Subaktionen

prozess
Bild 1. Schema eines stark vereinfachten Prozesses

1.1. Was sind Arbeitsschritte?

Jeder Prozess besteht aus mindestens einem Arbeitsschritt. Arbeitsschritte bilden den Kern Ihrer Prozesse. Mit Arbeitsschritten definieren Sie, welche Aufgaben und Abläufe automatisiert werden. Je nach Typ des Arbeitsschritts automatisieren Sie die Bearbeitung entweder einzelner oder mehrerer Aufträge oder den Wareneingang. Pro Prozess sind beliebig viele Arbeitsschritte möglich. Tabelle 1 zeigt die verfügbaren Typen von Arbeitsschritten.

Tabelle 1. Verfügbare Arbeitsschritte
Arbeitsschritt Erläuterung

Auftragsabwicklung

Bestimmt, welche und wie viele Aufträge den Prozess durchlaufen sollen. Filter ermöglichen es Ihnen, die automatische Bearbeitung auf bestimmte Aufträge zu beschränken. Außerdem wird festgelegt, ob durch den Arbeitsschritt Änderungen an den Aufträgen vorgenommen werden. Sie können den Status, den Eigner und/oder die Markierung von Aufträgen ändern, die diesen Arbeitsschritt durchlaufen haben. Auch die Reihenfolge, in der Aufträge abgearbeitet werden, legen Sie fest.

Auftragsbearbeitung

Bestimmt, wie einzelne Aufträge weiter bearbeitet werden sollen, nachdem sie z.B. über einen Handscanner erfasst wurden.

Wareneingang

Ermöglicht u.a. das Suchen und Erfassen von einzelnen Wareneingängen, die Bestellsuche mit anschließender Buchung der Artikel einer Bestellung und die automatische Zuordnung von Nachbestellungen.

1.2. Was sind Aktionen?

Aktionen werden zu einem Arbeitsschritt hinzugefügt. Mit Aktionen legen Sie fest, welche Vorgänge bei der Prozessausführung automatisch stattfinden sollen.

Eine Liste der verfügbaren Aktionen finden Sie auf der Handbuchseite Aktionen.

1.3. Was sind Steuerelemente?

Steuerelemente sind eine Sonderform der Aktionen. Steuerelemente steuern, wie die Arbeitsschritte eines Prozesses abgearbeitet werden. Steuerelemente fügen Sie also zu einem Arbeitsschritt hinzu, um die Verbindung zu steuern, in der die Aktionen dieses Arbeitsschritts zueinander stehen. Sie können damit z.B. Aktionen wiederholen, zu bestimmten Punkten im Arbeitsschritt springen oder Bedingungen festlegen, die erfüllt sein müssen, damit eine Aktion ausgeführt wird.

Folgende Steuerelemente sind verfügbar und werden auf der Handbuchseite Aktionen/Steuerelemente näher erläutert:

Tabelle 2. Verfügbare Steuerelemente
Steuerelement Erläuterung Arbeitsschritte

Jump

Springt zu einem bestimmten Punkt im Prozess.

  • Auftragsabwicklung

  • Auftragsbearbeitung

  • Wareneingang

Loop

Schleife, die eine Aktion oder Aktionskette wiederholt, bis alle Aufträge den Arbeitsschritt durchlaufen haben.

  • Auftragsabwicklung

  • Auftragsbearbeitung

Split

Verzweigung, mit der eine Bedingung für ein Ziel hinterlegt wird.

  • Auftragsabwicklung

  • Auftragsbearbeitung

Filter

Beschränkt Aktionen auf die gefilterten Aufträge.

  • Auftragsabwicklung

  • Auftragsbearbeitung

Filter auflösen

Beendet eine Filterung.

  • Auftragsabwicklung

  • Auftragsbearbeitung

End

Beendet einen Arbeitsschritt oder Prozess.

  • Auftragsabwicklung

  • Auftragsbearbeitung

  • Wareneingang

Dialog

Abfrage mit optionaler Wahlmöglichkeit über bis zu 5 Buttons

  • Auftragsabwicklung

  • Auftragsbearbeitung

  • Wareneingang

1.4. Was sind Subaktionen?

Subaktionen werden zu einer Aktion hinzugefügt. Mit Subaktionen legen Sie also fest, welche Vorgänge bei der Prozessausführung im Rahmen der Aktion automatisch stattfinden sollen. Mit der Subaktion Drucken drucken Sie zum Beispiel Dokumente, die in einer Aktion erstellt wurden.

Eine Liste der verfügbaren Subaktionen finden Sie auf der Handbuchseite Subaktionen.

2. Sichtbarkeit von Prozessen steuern

Die Ordnerstruktur des Menüs Einstellungen » Prozesse entspricht der Sichtbarkeit und Verfügbarkeit der Prozesse für Benutzerkonten. Tabelle 3 zeigt die verfügbaren Ordner.

Sichtbarkeit des Menüs System » Prozesse

Personen mit Admin-Rechten haben standardmäßig die Berechtigung, das Menü System » Prozesse aufzurufen. Personen mit der Benutzerklasse Variabel müssen Sie diese Berechtigung erteilen. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konto öffnen » Tab: Berechtigung » Tab: Menü und aktivieren Sie die Berechtigung Prozesse.

Tabelle 3. Ordnerstruktur der Prozesse
Ordner Erläuterung

Meine Prozesse

Prozesse, die die angemeldete Person bearbeiten kann.

Prozesse anderer Benutzer

Prozesse anderer Benutzer. Der Ordner ist nur für Konten der Klasse Admin sichtbar.

Prozesse pro Rolle

Prozesse für Konten mit der Rolle der angemeldeten Person. Wenn das Konto keiner Rolle zugeordnet ist, wird dieser Ordner angezeigt. Personen mit der Klasse Admin werden die Prozesse aller Rollen angezeigt.

Globale Prozesse

Prozesse, die für alle Konten zur Verfügung stehen.

3. Prozess erstellen

Prozesse erstellen und verwalten Sie im Menü System » Prozesse. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einen Prozess zu erstellen.

Prozess erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Prozesse » Neuer Prozess.
    Hinweis: Wenn der Menüpunkt System » Prozesse nicht angezeigt wird, installieren Sie das Plugin plentyMarketplace.

  2. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie die Erläuterungen in Tabelle 4.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Prozess wird im Menübaum angezeigt.

Tabelle 4. Prozess erstellen
Einstellung Erläuterung

Name

Einen Namen für den Prozess eingeben.
Tipp: Eindeutigen und sprechenden Namen verwenden, um ein intuitives Arbeiten mit den Prozessen zu ermöglichen.

Sichtbarkeit

Wählen, für welche Gruppe der Prozess sichtbar sein soll. Sichtbar bedeutet, dass der Prozess im Menü Prozesse zur Verfügung steht und ausgeführt werden kann.
Global = Der Prozess ist für alle sichtbar.
Benutzer = Der Prozess ist nur für die Person sichtbar, die in der eingeblendeten Dropdown-Liste Benutzer gewählt wird.
Rolle = Der Prozess ist nur für die Rolle sichtbar, die in der eingeblendeten Dropdown-Liste Rolle gewählt wird.

Benutzer

Diese Option ist nur sichtbar, wenn für die Option Sichtbarkeit die Einstellung Benutzer gewählt wurde. Wählen, für welche Person der Prozess sichtbar sein soll.
Hinweis: Für Personen mit Rechten der Klasse Admin sind alle Prozesse sichtbar.

Rolle

Diese Option ist nur sichtbar, wenn für die Option Sichtbarkeit die Einstellung Rolle gewählt wurde. Wählen, für welche Rolle der Prozess sichtbar sein soll.
Hinweis: Für Personen mit Rechten der Klasse Admin sind alle Prozesse sichtbar.

Änderbar

Wählen, wer den Prozess ändern darf.
Aktiviert = Personen, die den Prozess sehen können, können ihn auch bearbeiten.
Nicht aktiviert = Nur Personen mit Rechten der Klasse Admin können den Prozess bearbeiten.

Lager

Ein Lager wählen. Das Lager mit der Lager-ID 1 ist voreingestellt.

Farbe

Farbe wählen, in der der Prozess im Menü Prozesse angezeigt wird.

3.1. Arbeitsschritt erstellen

Die folgenden Arbeitsschritte sind verfügbar:

  • Auftragsabwicklung

  • Auftragsbearbeitung

  • Wareneingang

3.1.1. Arbeitsschritt "Auftragsabwicklung" erstellen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einen Arbeitsschritt des Typs Auftragsabwicklung zu erstellen.

Arbeitsschritt "Auftragsabwicklung" erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Prozesse » Ordner wählen » Prozess wählen.

  2. Klicken Sie auf Neuer Arbeitsschritt.
    → Das Fenster Neuer Arbeitsschritt wird geöffnet.

  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Typ Auftragsabwicklung.

  4. Speichern Sie die Einstellung.
    → Das Fenster Arbeitsschritt: Auftragsabwicklung wird geöffnet.

  5. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 5.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Arbeitsschritt wird erstellt.

Kontextmenü nutzen

Wenn der Prozess bereits einen Arbeitsschritt enthält, können weitere Arbeitsschritte auch über das Kontextmenü hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen Arbeitsschritt und wählen Sie Schritt davor einfügen oder Schritt dahinter einfügen.

Tabelle 5. Einstellungen des Arbeitsschritts Auftragsabwicklung
Einstellung Erläuterung

Einstellungen

Name

Einen Namen wählen, der den Arbeitsschritt möglichst eindeutig beschreibt.

Anzahl

Eintragen, wie viele Aufträge pro Durchlauf erfasst werden sollen.

Folgeschritt

Wählen, ob ein weiterer Arbeitsschritt manuell oder automatisch gestartet werden soll. Diese Einstellung ist nur relevant, wenn mindestens zwei Arbeitsschritte eingerichtet sind.
Eingabe abwarten = Der nächste Arbeitsschritt wird nicht automatisch gestartet. Das System wartet einen erneuten Klick auf Start in der Ausführung des Prozesses ab.
Automatisch starten = Ein Folgeschritt oder eine Aktion wird automatisch gestartet.

Position

Option wird erst wählbar, nachdem der Arbeitsschritt erstellt wurde.
Standardmäßig wird neuen Arbeitsschritten die nächste verfügbare Position zugewiesen. Andere Position wählen, um bei mehreren Arbeitsschritten die Reihenfolge zu ändern, in der die Arbeitsschritte abgearbeitet werden. Arbeitsschritte werden aufsteigend sortiert. Der Arbeitsschritt mit der niedrigsten Nummer wird also zuerst ausgeführt.
Tipp: Arbeitsschritte lassen sich auch über das Kontextmenü um eine Position verschieben. Dazu mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsschritt klicken und Nach oben verschieben oder Nach unten verschieben wählen.

Filter

Hinzufügen

Auf das grüne Plus klicken und Filter wählen, um nur bestimmte Aufträge in diesem Prozess einzubeziehen. Tabelle 6 erläutert die für den Arbeitsschritt Auftragsabwicklung verfügbaren Filter.

Aufträge markieren

Neuer Status

Wenn durch diesen Arbeitsschritt der Status der Aufträge geändert werden soll, den Status wählen, der den Aufträgen nach der Bearbeitung zugewiesen werden soll. Ohne Änderung wählen, wenn der Status unverändert bleiben soll.

Neuer Eigner

Die Person wählen, der die Aufträge durch diesen Arbeitsschritt zugewiesen werden sollen. Ohne Änderung wählen, wenn der Eigner unverändert bleiben soll.

Neue Markierung

Wenn durch diesen Arbeitsschritt die Markierung der Aufträge geändert werden soll, die Markierung wählen, die den Aufträgen nach der Bearbeitung zugewiesen werden soll. Ohne Änderung wählen, wenn die Markierung unverändert bleiben soll.

Sortierung

Sortierung

Eine Sortierung wählen, um die Reihenfolge festzulegen, in der die Aufträge den Prozess durchlaufen. Sortiert werden kann aufsteigend oder absteigend nach den folgenden Optionen:
Auftrags-ID (Standardeinstellung)
Artikel-ID
Kunden-ID
Rechnungsnummer
Artikelnummer
Position Lagerort
Hinweis: Bei der Sortierung wird nur die erste Auftragsposition berücksichtigt.

Filter des Arbeitsschritts Auftragsabwicklung

Die Filter verwenden Sie, um nur bestimmte Aufträge mit dem Arbeitsschritt Auftragsabwicklung zu bearbeiten. Tabelle 6 erläutert die für den Arbeitsschritt Auftragsabwicklung verfügbaren Filter.

Tabelle 6. Filter des Arbeitsschritts Auftragsabwicklung
Filter Erläuterung

Auftragsdaten

Anzahl Auftragspositionen

Operator aus der Dropdown-Liste wählen und einen Wert in das Feld eingeben. So werden nur Aufträge gefiltert, die eine bestimmte Anzahl an Auftragspositionen (Artikeln) enthalten.

Auftragslager

Lager aus der Dropdown-Liste wählen, um nur Aufträge mit Artikeln aus diesem Lager zu filtern.

Auftragstyp

Wenn nur bestimmte Aufträge für den Prozess verwendet werden sollen, den Auftragstyp wählen. Für einige Auftragstypen stehen auch Kombinationen zur Auswahl.

Datum

Zeitpunkt wählen, z.B. gestern, oder einen Bereich, z.B. in der Vergangenheit, um alle bisherigen Aufträge zu filtern. Mehrfachauswahl möglich.

Eigner

Die Person, deren Aufträge gefiltert werden sollen.
Aktiver Benutzer = Person, die im System eingeloggt ist.

E-Mail-Adresse

Option wählen, um nur Aufträge zu filtern, bei denen eine E-Mail-Adresse in den Kundenstammdaten enthalten oder nicht in den Kundenstammdaten enthalten ist.

Expressversand

Wählen, ob nach Expressversand gefiltert werden soll.
Ja = Nur Aufträge mit Expressversand
Nein = Nur Aufträge ohne Expressversand

Gesamt-Artikelmenge

Operator aus der Dropdown-Liste wählen und einen Wert in das Feld eingeben. Auf diese Weise werden nur Aufträge gefiltert, die eine bestimmte Stückzahl einzelner Artikel enthalten.

Gewicht

Um Aufträge anhand des Gewichts in Gramm zu filtern, für einen festen Betrag den Wert eintragen und als Operator das Gleichheitszeichen wählen. Für Gewichtsbereiche den Wert eintragen und den passenden Operator wählen. Mit beiden Textfeldern ist die gleichzeitige Anwendung unterschiedlicher Filterbereiche möglich.
Beispiel: Für ein Gewicht von 3,5 kg und darüber 3500 in das Textfeld eintragen und den Operator >= wählen.

Herkunft

Die Herkunft der Aufträge wählen, die gefiltert werden sollen. Mehrfachauswahl möglich.

Kundenklasse

Eine oder mehrere Kundenklassen wählen.

Lieferland

Das Lieferland der Aufträge wählen, die gefiltert werden sollen. Es stehen alle Lieferländer zur Verfügung, nicht nur die aktiven Lieferländer des Systems.

Mandant (Shop)

Den Mandant (Shop) wählen, dessen Aufträge gefiltert werden sollen. Mehrfachauswahl möglich.

Markierung

Aufträge anhand einer bestimmten Markierung filtern. Mit der Einstellung Ohne werden Aufträge gefiltert, die keine Markierung haben.

Offene Pickliste

Offene Picklisten sind noch nicht fertig abgearbeitete Picklisten. Damit der Filter wirksam wird, muss eine offene Pickliste vorhanden sein. Sonst werden die Aufträge anhand der sonstigen eingestellten Filter geladen. Optionen:
Verwenden = Eine offene Pickliste fertig bearbeiten.
Nicht verwenden = Mit einer neuen Pickliste beginnen.
Wenn die Aufträge durch den Filter mit der Einstellung Verwenden gesucht werden und eine offene Pickliste gefunden wird, werden die Aufträge der offenen Pickliste geladen. Alle anderen Filter des Arbeitsschrittes werden dann ignoriert. Bedingung für die anschließende Abarbeitung der geladenen Pickliste ist die Einstellung eines Box-Regals bei der Aktion Artikelerfassung.
Wird der Filter mit der Option Nicht verwenden inaktiv gestellt, wird im Prozessdurchlauf automatisch eine neue Pickliste erstellt, wenn die bereits erwähnte Bedingung erfüllt ist. Wenn bei dieser Einstellung jedoch noch eine offene Pickliste vorhanden ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt und der Prozess abgebrochen. In diesem Fall muss die bestehende offene Pickliste zuerst mit einem Prozess abgearbeitet werden.

Packstation

Wählen, ob nach Packstationen gefiltert werden soll.
Ja = Nur Aufträge mit Packstation
Nein = Nur Aufträge ohne Packstation

Rechnungsbetrag

Um Aufträge anhand des Rechnungsbetrags zu filtern, für einen festen Betrag den Wert eintragen und als Operator das Gleichheitszeichen wählen. Für Rechnungsbetragsbereiche den Betrag eintragen und den passenden Operator wählen. Mit beiden Textfeldern ist die gleichzeitige Anwendung unterschiedlicher Filterbereiche möglich.
Beispiel: Für den Rechnungsbetrag 39,90 Euro und darüber 39,90 in das Textfeld eintragen und den Operator >= wählen.

Status

Einen Status wählen, um nur die Aufträge mit dem gewählten Status zu filtern.

Treueprogramm

Ein Treueprogramm, mehrere oder keines wählen, um nur Aufträge aus diesem oder ohne Treueprogramm abzuwickeln.

Versanddienstleister

Einen Versanddienstleister wählen, um nur Aufträge mit diesem Versanddienstleister zu filtern.

Versandkosten

Um Aufträge anhand der Versandkosten zu filtern, für einen festen Betrag den Wert eintragen und als Operator das Gleichheitszeichen wählen. Für Versandkostenbereiche den Betrag eintragen und den passenden Operator wählen. Mit beiden Textfeldern ist die gleichzeitige Anwendung unterschiedlicher Filterbereiche möglich.
Beispiel: Für den Versandkostenbereich 3,90 Euro und darüber 3,90 in das Textfeld eintragen und den Operator >= wählen.

Versandprofile

Ein oder mehrere Versandprofile wählen, um nur Aufträge mit diesen Versandprofilen zu filtern.

Versandregion

Eine Versandregion wählen, um nur Aufträge dieser Region zu filtern.

Warenausgang

Wählen, wie nach Warenausgang gefiltert werden soll:
Nicht gebucht = Nur Aufträge mit nicht gebuchtem Warenausgang
Gebucht = Nur Aufträge mit gebuchtem Warenausgang
Heute = Nur Aufträge mit heutigem Warenausgang
Gestern = Nur Aufträge mit gestrigem Warenausgang

Zahlung

Wählen, nach welchem Zahlungsstatus Aufträge gefiltert werden.
Zahlung prüfen = Nur Aufträge, die sich in einem Status befinden, der (manuell) geprüft werden soll, also unbezahlte, teilgezahlte und überzahlte Aufträge.
Nur unbezahlt = Nur Aufträge, für die noch keine Zahlung eingegangen ist.
Nur bezahlt = Nur vollständig bezahlte Aufträge
Nur Teilzahlung = Nur Aufträge, für die eine Teilzahlung eingegangen ist.
Anzahlung vollständig = Nur Aufträge, für die eine vollständige Anzahlung eingegangen ist.
Nur Überzahlung= Nur Aufträge, für die eine Überzahlung eingegangen ist.
Unbezahlt und Teilzahlung = Nur Aufträge, bei denen noch keine oder nur eine teilweise Zahlung eingegangen ist.

Zahlungsart

Eine oder mehrere Zahlungsarten wählen, um nur Aufträge mit diesen Zahlungsarten zu filtern.

SEPA

Art der Lastschrift

Wählen, ob Aufträge mit Erstlastschrift oder mit Folgelastschrift gefiltert werden sollen.

Art des Mandats

SEPA-Basis-Lastschrift = Mandat vergleichbar der Einzugsermächtigung (Standard-Kunden)
SEPA-Firmen-Lastschrift = Mandat vergleichbar des Abbuchungsauftrags (Firmen-Kunden, B2B)

Ausführungsmodalität

Einmalige Zahlung = Standard-Aufträge
Wiederkehrende Zahlung = Regelmäßige Abbuchungen, Abo-Verträge etc.

IBAN & BIC

Wählen, ob Aufträge gefiltert werden sollen, bei denen IBAN und BIC vorhanden oder nicht vorhanden sind.

SEPA-Lastschriftmandat

Filtert Aufträge danach, ob der Kunde das SEPA-Lastschriftmandat bestätigt und unterschrieben hat.
nicht vorhanden = Nur Aufträge von Kunden werden verarbeitet, die das SEPA-Lastschriftmandat bestätigt und unterschrieben haben.
vorhanden = Nur Aufträge von Kunden werden verarbeitet, die das SEPA-Lastschriftmandat nicht bestätigt und unterschrieben haben.

Verfügbare Aktionen und Subaktionen

Für den Arbeitsschritt Auftragsabwicklung stehen folgende Aktionen und Subaktionen zur Verfügung.

Tabelle 7. Arbeitsschritt Auftragsabwicklung; Aktionen und Subaktionen
Aktion Subaktionen

Adressetikett

Angebot

Artikelerfassung

  • Keine

Auftrag

Auftragsbestätigung

Dokumente

E-Mail

Gutschrift

Hinweis

Korrekturbeleg

Lager-Pickliste

Lieferschein

Mahnung

Packliste

Pickliste

Polling

Rechnung

Retourenetikett

Rücksendeschein

SEPA Pain001

SEPA Pain008

Seriennummern

Versand-Center

Warenausgang

Zahlungseingang anlegen

  • Keine

3.1.2. Arbeitsschritt "Auftragsbearbeitung erstellen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einen Arbeitsschritt des Typs Auftragsbearbeitung zu erstellen.

Arbeitsschritt "Auftragsbearbeitung" erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Prozesse » Ordner wählen » Prozess wählen.

  2. Klicken Sie auf Neuer Arbeitsschritt.
    → Das Fenster Neuer Arbeitsschritt wird geöffnet.

  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Typ Auftragsbearbeitung.

  4. Speichern Sie die Einstellung.
    → Das Fenster Arbeitsschritt: Auftragsbearbeitung wird geöffnet.

  5. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 8.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Arbeitsschritt wird erstellt.

Kontextmenü nutzen

Wenn der Prozess bereits einen Arbeitsschritt enthält, können weitere Arbeitsschritte auch über das Kontextmenü hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen Arbeitsschritt und wählen Sie Schritt davor einfügen oder Schritt dahinter einfügen.

Tabelle 8. Einstellungen des Arbeitsschritts Auftragsbearbeitung
Einstellung Erläuterung

Position

Option wird erst wählbar, nachdem der Arbeitsschritt erstellt wurde.
Standardmäßig wird neuen Arbeitsschritten die nächste verfügbare Position zugewiesen. Andere Position wählen, um bei mehreren Arbeitsschritten die Reihenfolge zu ändern, in der die Arbeitsschritte abgearbeitet werden. Arbeitsschritte werden aufsteigend sortiert. Der Arbeitsschritt mit der niedrigsten Nummer wird also zuerst ausgeführt.
Tipp: Arbeitsschritte lassen sich auch über das Kontextmenü um eine Position verschieben. Dazu mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsschritt klicken und Nach oben verschieben oder Nach unten verschieben wählen.

Name

Name für den Arbeitsschritt. Einen Namen eingeben, der den Arbeitsschritt möglichst eindeutig beschreibt.

Folgeschritt

Wählen, ob ein weiterer Arbeitsschritt manuell oder automatisch gestartet werden soll. Diese Einstellung ist nur relevant, wenn mindestens zwei Arbeitsschritte eingerichtet sind.
Eingabe abwarten = Der nächste Arbeitsschritt wird nicht automatisch gestartet. Das System wartet einen erneuten Klick auf den Start-Button in der Ausführung des Prozesses ab.
Automatisch starten = Ein Folgeschritt oder eine Aktion wird automatisch gestartet.

Verfügbare Aktionen und Subaktionen

Für den Arbeitsschritt Auftragsbearbeitung stehen die in Tabelle 9 beschriebenen Aktionen und Subaktionen zur Verfügung.

Tabelle 9. Arbeitsschritt Auftragsbearbeitung; Aktionen und Subaktionen
Aktion Subaktionen

Adressetikett

Artikelerfassung

  • Keine

Auftrag

Auftragssuche

  • Keine

Bestellsuche

Dokumente

E-Mail

Gutschrift

Hinweis

Lieferschein

Packliste

Pickliste

Polling

Rechnung

Retourenetikett

Rücksendeschein

Seriennummern

Versand-Center

Warenausgang

3.1.3. Arbeitsschritt "Wareneingang" erstellen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einen Arbeitsschritt des Typs Wareneingang zu erstellen.

Arbeitsschritt "Wareneingang" erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Prozesse » Ordner wählen » Prozess wählen.

  2. Klicken Sie auf Neuer Arbeitsschritt.
    → Das Fenster Neuer Arbeitsschritt wird geöffnet.

  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Typ Wareneingang.

  4. Speichern Sie die Einstellung.
    → Das Fenster Arbeitsschritt: Wareneingang wird geöffnet.

  5. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 10.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Arbeitsschritt wird erstellt.

Kontextmenü nutzen

Wenn der Prozess bereits einen Arbeitsschritt enthält, können weitere Arbeitsschritte auch über das Kontextmenü hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen Arbeitsschritt und wählen Sie Schritt davor einfügen oder Schritt dahinter einfügen.

Tabelle 10. Einstellungen des Arbeitsschritts Wareneingang
Einstellung Erläuterung

Position

Option wird erst wählbar, nachdem der Arbeitsschritt erstellt wurde.
Standardmäßig wird neuen Arbeitsschritten die nächste verfügbare Position zugewiesen. Andere Position wählen, um bei mehreren Arbeitsschritten die Reihenfolge zu ändern, in der die Arbeitsschritte abgearbeitet werden. Arbeitsschritte werden aufsteigend sortiert. Der Arbeitsschritt mit der niedrigsten Nummer wird also zuerst ausgeführt.
Tipp: Arbeitsschritte lassen sich auch über das Kontextmenü um eine Position verschieben. Dazu mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsschritt klicken und Nach oben verschieben oder Nach unten verschieben wählen.

Name

Name für den Arbeitsschritt. Einen Namen eingeben, der den Arbeitsschritt möglichst eindeutig beschreibt.

Folgeschritt

Wählen, ob ein weiterer Arbeitsschritt manuell oder automatisch gestartet werden soll. Diese Einstellung ist nur relevant, wenn mindestens zwei Arbeitsschritte eingerichtet sind.
Eingabe abwarten = Der nächste Arbeitsschritt wird nicht automatisch gestartet. Das System wartet einen erneuten Klick auf den Start-Button ab.
Automatisch starten = Folgeschritt oder Aktion wird automatisch gestartet.

Verfügbare Aktionen und Subaktionen

Für den Arbeitsschritt Wareneingang stehen die in Tabelle 11 aufgelisteten Aktionen und Subaktionen zur Verfügung.

Tabelle 11. Arbeitsschritt Wareneingang; Aktionen und Subaktionen
Aktion Subaktionen

Artikeletikett

Artikelsuche

Bestellsuche

Hinweis

Wareneingang (Bestellung)

Wareneingang (einfach)

3.2. Arbeitsschritt bearbeiten

Bereits vorhandene Arbeitsschritte bearbeiten Sie, indem Sie mit der Maus auf den Arbeitsschritt zeigen und im eingeblendeten Kontextmenü auf den Stift klicken.

3.3. Aktion/Steuerelement zu Arbeitsschritt hinzufügen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um eine Aktion oder ein Steuerelement zu einem Arbeitsschritt hinzuzufügen. Eine Liste der verfügbaren Aktionen finden Sie auf der Handbuchseite Aktionen.

Aktion oder Steuerelement zu Arbeitsschritt hinzufügen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Prozesse » Ordner wählen » Prozess wählen.

  2. Zeigen Sie mit der Maus auf den Arbeitsschritt, zu dem die Aktion oder das Steuerelement hinzugefügt werden soll.
    → Das Kontextmenü des Arbeitsschritts wird geöffnet.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    → Das Fenster Hinzufügen wird angezeigt.

  4. Wählen Sie die Aktion oder das Steuerelement aus der Dropdown-Liste.
    Nehmen Sie ggf. weitere Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Informationen auf der Handbuchseite Aktionen.

  5. Speichern Sie die Einstellung.
    → Die Aktion oder das Steuerelement wird erstellt.

  6. Zeigen Sie ggf. mit der Maus auf die Aktion oder das Steuerelement, um die Position oder andere Einstellungen zu bearbeiten.

Kontextmenü nutzen

Wenn der Arbeitsschritt bereits eine Aktion enthält, können weitere Aktionen oder Steuerelemente auch über das Kontextmenü hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine Aktion und wählen Sie Aktion davor einfügen oder Aktion dahinter einfügen.

3.4. Subaktion zu Aktion hinzufügen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um eine Subaktion zu einer Aktion hinzuzufügen. Eine Liste der verfügbaren Subaktionen finden Sie auf der Handbuchseite Subaktionen.

Subaktion zu Aktion hinzufügen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Prozesse » Ordner wählen » Prozess wählen.

  2. Zeigen Sie mit der Maus auf die Aktion, zu der die Subaktion hinzugefügt werden soll.
    → Das Kontextmenü der Aktion wird geöffnet.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    → Das Fenster Hinzufügen wird angezeigt.

  4. Wählen Sie die Subaktion aus der Dropdown-Liste.
    Nehmen Sie ggf. weitere Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Informationen auf der Handbuchseite Aktionen.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Subaktion wird erstellt.

  6. Zeigen Sie ggf. mit der Maus auf die Subaktion, um die Position oder andere Einstellungen zu bearbeiten.

Kontextmenü nutzen

Wenn die Aktion bereits eine Subaktion enthält, können weitere Subaktionen auch über das Kontextmenü hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine Subaktion und wählen Sie Subaktion davor einfügen oder Subaktion dahinter einfügen.

3.5. Fehlerbehandlung verwalten

Um zu vermeiden, dass bei der Auftragsabwicklung ein Prozess aufgrund fehlerhafter Aufträge abgebrochen wird, können Sie zu bestimmten Aktionen eine der folgenden Kombinationen aus Aktionen und Subaktionen hinzufügen. Diese Aktionen werden nur im Fehlerfall ausgeführt. Wenn Sie zum Beispeil bei einer Aktion die Aktion Auftrag mit den beiden Subaktionen Status ändern und Auftragsnotizen hinzufügen für den Fehlerfall hinterlegen, werden fehlerhafte Aufträge mit einem neuen Status versehen. Zusätzlich wird eine Notiz am Auftrag hinterlegt.

3.5.1. Verfügbare Aktionen für Fehlerfall

Tabelle 12 zeigt die Aktionen, die im Fehlerfall ausgeführt werden können.

Tabelle 12. Verfügbare Aktionen für Fehlerfall
Aktion Subaktion Erläuterung

E-Mail

Versenden

Mit der Aktion E-Mail wird im Fehlerfall über die Subaktion Versenden eine E-Mail-Vorlage versendet.

Auftrag

Status ändern

Ändert den Status des fehlerhaften Auftrags in den Status, der in der Dropdown-Liste gewählt wurde.
Tipp: Um fehlerhafte Aufträge leicht zu finden einen eigenen Status für den Fehlerfall anlegen. Im Menü Aufträge kann dann nach diesem Status gefiltert werden.

Auftrag

Auftragsnotizen hinzufügen

Hinterlegt eine Notiz am fehlerhaften Auftrag.
Individuelle Eingabe = Ermöglicht die Eingabe einer Nachricht durch die Person, die den Prozess ausführt. Die Notiz wird am Auftrag hinterlegt.
Vordefinierte Eingabe = Öffnet ein Fenster, in dem im Bereich Nachricht eine Nachricht hinterlegt werden kann, die im Prozessablauf bei Aufträgen automatisch als Notiz hinterlegt wird.
Keine = Legt keine individuelle oder vorgefertigte Notiz am Auftrag an. Empfohlen, wenn nur die Fehlermeldung als Auftragsnotiz hinterlegt werden soll.
Fehlermeldung als zusätzliche Notiz hinterlegen = Häkchen setzen, um die im Prozess ausgegebene Fehlermeldung als Notiz am Auftrag zu hinterlegen.

3.5.2. Aktion für Fehlerfall hinzufügen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um eine Aktion für den Fehlerfall hinzuzufügen.

Aktion für Fehlerfall hinzufügen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Prozesse » Ordner wählen » Prozess wählen.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aktion.
    Tipp: Aktionen, für die Aktionen für Fehlerfall hinterlegt werden können, sind mit einem grauen Käfer gekennzeichnet.
    → Das Kontextmenü wird geöffnet.

  3. Klicken Sie im Kontextmenü auf Aktion für Fehlerfall hinzufügen.

  4. Wählen Sie die Aktion aus der Dropdown-Liste.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

  6. Nehmen Sie ggf. weitere Einstellungen vor.
    → Die Aktion wird erstellt. Aktionen für den Fehlerfall werden rot umrandet dargestellt.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Aktion wird erstellt. Aktionen für den Fehlerfall werden rot umrandet dargestellt.

Darstellung der Fehlerbehandlung
  • Aktionen, denen Sie Aktionen für den Fehlerfall zuweisen können, sind oben rechts mit einem grauen Käfer gekennzeichnet.

  • Wenn für eine Aktion eine Aktion für den Fehlerfall hinterlegt ist, erkennen Sie das an einem roten Käfer.

  • Klicken Sie auf den Käfer, um die Aktionen im Fehlerfall in der Prozessstruktur ein- oder auszublenden.

  • Sie erkennen Aktionen für den Fehlerfall an der roten Umrandung.

4. Prozess wiederverwenden

Kopieren Sie Prozesse, um sie im selben System wiederzuverwenden oder um sie zu exportieren und in ein anderes System zu importieren.

4.1. Prozess kopieren

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einen Prozess zu kopieren.

Prozess kopieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Prozesse.

  2. Zeigen Sie mit der Maus auf den Prozess, den Sie kopieren möchten.

  3. Klicken Sie rechts auf den Pfeil nach unten.

  4. Klicken Sie auf Prozess kopieren.
    → Das Fenster Prozess kopieren wird geöffnet.

  5. Geben Sie einen Namen für den Prozess ein.

  6. Klicken Sie auf Prozess kopieren.
    → Der Prozess wird erstellt und zur Bearbeitung geöffnet.

Oder: Klicken Sie im geöffneten Prozess auf Prozess kopieren.

4.2. Prozess exportieren

Zum Austausch von Prozessen zwischen verschiedenen plentymarkets Systemen bietet sich ein Export und Import der Prozesse an. Gehen Sie dazu wie unten beschrieben vor.

Prozess exportieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Prozesse.

  2. Zeigen Sie mit der Maus auf den Prozess, den Sie kopieren möchten.

  3. Klicken Sie rechts auf den Pfeil nach unten.

  4. Klicken Sie auf Prozess exportieren.
    → Der Prozess wird als ZIP-Datei exportiert und im Ordner Downloads (MAC) oder Eigene Dokumente (Windows) auf dem Rechner gespeichert.

Oder: Klicken Sie im geöffneten Prozess auf Prozess exportieren.

4.3. Prozess importieren

Um einen Prozess in ein plentymarkets System zu importieren, gehen Sie wie folgt vor.

Prozess importieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Prozesse.

  2. Zeigen Sie mit der Maus auf den Ordner Meine Prozesse.

  3. Klicken Sie rechts auf den Pfeil nach unten.
    → Die Option Prozess importieren wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf Prozess importieren.
    → Das Fenster Prozess importieren wird geöffnet.

  5. Geben Sie einen Namen für den Prozess ein und klicken Sie auf Dateien hochladen.

  6. Wählen Sie die ZIP-Datei auf Ihrem Rechner aus und klicken Sie auf Öffnen.
    → Der Prozess wird in den Ordner Meine Prozesse importiert.

Systemspezifische Einstellungen werden nicht importiert

Systemspezifische Einstellungen im Prozess, z.B. die Druckereinstellung in der Subaktion Drucken, werden nicht exportiert und somit auch beim Import nicht übertragen.
Tipp: Um zu prüfen, welche Aktionen oder Subaktionen nicht vollständig importiert wurden, öffnen Sie den importierten Prozess im Menü Prozesse. Die Fehlermeldungen zeigen die Aktionen und Subaktionen mit der ID an, bei denen Einstellungen ergänzt werden müssen.

4.4. Prozesse im Prozessbasar tauschen

In der Kategorie Prozesse des plentymarkets Forum finden Sie den plentymarkets Prozessbasar. Hier stellen engagierte Händlerinnen und Händler ihre Prozesse zur Verfügung.

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