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Ereignisaktionen

System » Aufträge » Ereignisse

1. Ereignisaktionen

Ein großer Teil der Auftragsbearbeitung besteht aus einfachen Routineaufgaben, die Sie weitgehend durch Ihr plentymarkets-System erledigen lassen können. Besonders der Versand von E-Mails an Ihre Kunden ist eine sehr aufwendige Aufgabe, für die Kunden- und Serviceorientierung Ihres Webshops aber unverzichtbar.

Mit den Ereignisaktionen steht Ihnen in plentymarkets ein einfaches und effektives Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie solche Automatismen auf einfache Weise konfigurieren können.

Das Grundprinzip ist leicht verständlich: Bestimmte Ereignisse im Webshop lösen durch eine "Schalter-Funktion" bestimmte Aktionen aus.

Beispiel: Bestellbestätigung

Bei einer Bestellbestätigung folgt auf das Ereignis Neuer Auftrag immer die Aktion E-Mail-Versand.

Erfahren Sie mehr zur Erstellung einer Ereignisaktion im folgenden Videotutorial:

Die Erstellung einer Ereignisaktion gliedert sich in folgende Schritte:

  1. Neue Ereignisaktion anlegen

  2. Ereignis festlegen

  3. Einen oder mehrere Filter setzen

  4. Festlegen, welche Aktionen vom System im Ereignisfall auszuführen sind

  5. Die Ereignisaktion aktivieren (Häkchen setzen)

Wie Sie Ereignisaktionen in der Praxis verwenden, erfahren Sie auf der Handbuchseite Vorgänge automatisieren.

2. Menü-Übersicht

Links im Menü sind die Ereignisaktionen nach Ereignistypen in Ordner einsortiert. Jede neue Ereignisaktion wirdautomatisch eingeordnet. Natürlich werden hier nur Ordner angezeigt, die mindestens eine Ereignisaktion enthalten.
Alle Ereignisaktionen, die z.B. durch das Buchen des Warenausgangs ausgelöst werden, finden Sie im Ordner Warenausgang gebucht. In Bild 1 sind hier zwei Ereignisaktionen einsortiert. Diese verschicken, sobald der Warenausgang gebucht wird, automatisch eine Versandbestätigung an den jeweiligen Zahlungsanbieter.

DE Einstellungen Auftraege Ereignis Aktionen 01

Bild 1: Das Menü Ereignisaktionen

Die folgende Tabelle erläutert die Einstellungen im Menü System » Aufträge » Ereignisse:

Pos. Funktion Erläuterung

1

Ereignisaktion hinzufügen

Auf das grüne Plus klicken, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen. Siehe Kapitel 4.5 auf dieser Seite.

2

Detailübersicht

Auf das Fernglas klicken, um eine Übersicht aller Ereignisaktionen zu öffnen. Siehe Kapitel 3 auf dieser Seite.

3

Verzeichnisbaum

Das Verzeichnis gliedert sich in 3 Ebenen. Die 1. Ebene ergibt sich aus den Ereignisaktionstypen. Der Typ Auftragsanlage wird z.B. je nach Auftragstyp, der dem Ereignis zu Grunde liegt, unterteilt. Die 2. Ebene basiert also auf dem eigentlichen Ereignis. In der 3. Ebene befinden sich die Ereignisaktionen. Jede Ereignisaktion erhält eine ID. Die IDs werden automatisch und fortlaufend vergeben. Hinter der ID steht der individuelle Name.

4

Bearbeitungsbereich

Die geöffnete Ereignisaktion ist im Verzeichnisbaum links blau hinterlegt. Rechts befindet sich der Bearbeitungsbereich der Ereignisaktionen. Hier bei Bedarf das Ereignis, die Filter und die Aktionen ändern. Die Filter bestimmen, welche Aufträge berücksichtigt werden. Die Aktionen werden für diese Aufträge ausgeführt.

Tab. 1: Übersicht: Bearbeitungsmenü für Ereignisaktionen

3. Detailübersicht

Klicken Sie links unter dem Verzeichnisbaum auf das Fernglas, um die Detailübersicht zu öffnen.

DE Einstellungen Auftraege Ereignis Aktionen 02

Bild 2: Übersicht aller Ereignisaktionen öffnen

In der Übersicht erhalten Sie einen Überblick über die Einstellungen der Ereignisaktionen. Außerdem erkennen Sie anhand der Markierung, welche Ereignisaktion aktiv ist und welche nicht.

DE Einstellungen Auftraege Ereignis Aktionen 03

Bild 3: Geöffnete Übersicht der Ereignisaktionen

Die Detailübersicht teilt sich in den Verzeichnisbaum links, der gleich dem in der Bearbeitungsansicht ist, und der Einstellungsübersicht rechts. In Bild 3 sind sowohl aktive als auch inaktive Ereignisaktionen zu sehen. Aktive Ereignisaktionen erkennen Sie im Verzeichnisbaum am Zahnrad mit grünen Blitz. In der Einstellungsübersicht erkennen Sie diese an dem grün hinterlegten Power-Symbol. Bei inaktiven Ereignisaktionen sind die Symbole jeweils grau.

Konfigurationshinweise

Inaktive Ereignisaktionen einblenden

Setzen Sie ein Häkchen bei Zeige inaktive Ereignisaktionen. Inaktive Ereignisaktionen werden nun eingeblendet.

Zur Ereignisaktion springen

Klicken Sie im Verzeichnisbaum auf eine gewünschte Ereignisaktion. Die Einstellungsübersicht springt zu dieser Ereignisaktion.

Ereignisaktion bearbeiten

Klicken Sie in der Einstellungsübersicht auf die ID. Die Ereignisaktion wird im Bearbeitungsbereich geöffnet.

4. Neue Ereignisaktion

System » Aufträge » Ereignisse

4.1. Ereignis für neue Ereignisaktion wählen

Im ersten Schritt wählen Sie für eine neue Ereignisaktion das auslösende Ereignis. Die verfügbaren Ereignisse werden nachfolgend nach Gruppen beschrieben.

Erfahren Sie mehr zur Erstellung einer Ereignisaktion im folgenden Videotutorial:

4.1.1. Ereignisgruppe: Auftragsanlage

Folgende Ereignisse sind als Auslöser einer Ereignisaktion beim **Anlegen der folgenden Auftragstypen einstellbar:

Ereignis Erläuterung

Neuer Auftrag, …​ Lieferauftrag, …​ Retoure, …​ Retoure durch Kunde, …​ Gutschrift, …​ Reparatur, …​ Sammelauftrag, …​ Sammelgutschrift

Wenn eines der nebenstehenden Dokumente neu angelegt wird, wird die Ereignisaktion ausgelöst.
Retoure durch Kunde: Dieses Ereignis bezieht sich auf Retouren, die im Webshop im Mein Konto-Bereich durch Kunden ausgelöst wurden.

Tab. 1: Übersicht Ereignisgruppe: Auftragsanlage

4.1.2. Ereignisgruppe: Auftragsänderung

Folgende Ereignisse sind als Auslöser einer Ereignisaktion bei der Auftragsbearbeitung bzw. Auftragsänderung einstellbar:

Ereignis Erläuterung

Statuswechsel

Wenn ein Auftrag in den im Bereich Einstellungen eingestellten Status wechselt.

Paketnummer

Wenn für einen Auftrag eine Paketnummer hinterlegt wird.

Warenausgang gebucht

Wenn der Warenausgang automatisch oder manuell gebucht wird.

Auftragsnotiz

Wenn eine Information zu einem Auftrag hinterlegt wird.

Auftragsnotiz vom Kunden

Wenn der Kunde in der Auftragsabwicklung eine neue Information für Sie hinterlässt.

Erweiterung der Bestellung durch Kunde

Wenn der Kunde die Bestellung im Bestellvorgang erweitert.

Manuelle Lageränderung an Artikelpositionen

Wenn bei einer Artikelposition in einem Auftrag manuell das Lager geändert wurde.

Wechsel des …​

Wenn ein Wechsel der folgenden einstellbaren Parameter in einem Auftrag erfolgt, wird die Ereignisaktion ausgelöst. Folgende Einstellungen sind verfügbar: Wechsel des Auftragstyps, …​ des Reparaturstatus, …​ des Retourengrundes.

Neue OpenTrans-Bestellung

Wenn eine neue OpenTrans-Bestellung durchgeführt wird.

Tab. 2: Übersicht Ereignisgruppe: Auftragsänderung

4.1.3. Ereignisgruppe: Dokumente

Folgende Ereignisse sind als Auslöser einer Ereignisaktion bei der Dokumentenerzeugung einstellbar:

Ereignis Erläuterung

Rechnung generiert, Lieferschein …​, Lieferanschriftenliste …​, Pickliste …​, Packliste …​, Angebot …​, Mahnung …​, Stornobeleg generiert, Auftragsbestätigung gesendet

Wenn eines der Dokumente generier wird, z.B. wenn eine PDF-Rechnung erzeugt wird oder wenn eine Rechnung existiert und erneut erzeugt wird.
Wichtig: Dieses Ereignis kann auch durch eine andere Ereignisaktion ausgelöst werden, wenn Sie die Aktion Rechnung erzeugen verwenden.

Tab. 3: Übersicht Ereignisgruppe: Dokumente

4.1.4. Ereignisgruppe: Zahlung

Folgende Ereignisse sind als Auslöser einer Ereignisaktion bei Zahlungsprozessen bezüglich der Aufträge einstellbar:

Ereignis Erläuterung

Vollständig

Wenn eine vollständige Zahlung eingebucht und einem Auftrag zugewiesen wird bzw. wenn der Auftrag vollständig bezahlt ist.

Teilzahlung

Wenn vom Kunden eine Teilzahlung eingebucht wird.
Dieses Ereignis wird ggf. auch mehrfach ausgelöst, z. B. wenn der Kunde mehrere Teilzahlungen leistet.

Überzahlung

Wenn ein Kunde zu viel für einen Auftrag gezahlt hat.

Ablehnung

Wenn eine Zahlung durch einen Zahlungsanbieter abgelehnt wurde.

Anzahlung vollständig

Wenn eine Anzahlung auf Produktionsware vollständig geleistet wurde.
Den Prozentwert für Anzahlungen auf Produktionsware hinterlegen Sie im Menü System » Aufträge » Einstellungen.

Zahlung vom Kunden storniert

Wenn eine geleistete Zahlung von einem Kunden storniert wurde.

Tab. 4: Übersicht Ereignisgruppe: Zahlung

4.2. Neue Ereignisaktion anlegen

Die folgende Beschreibung, wie Sie eine neue Ereignisaktion anlegen, verwendet das Bild 1 der Handbuchseite Ereignisaktionen. Wählen Sie für den Namen eine aussagekräftige Bezeichnung, die Sie die Funktion der Ereignisaktion sofort erkennen lässt.

DE Einstellungen Auftraege Ereignis Aktion Neu 01

Bild 1: Neue Ereignisaktion anlegen

Neue Ereignisaktion erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.

  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Versandbestätigung Klarna und wählen Sie unter Ereignis eine Option, z.B. Warenausgang gebucht.

  4. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.

5. Konfiguration

5.1. Erläuterung der Einstellungen

Sie können Ereignisaktionen jederzeit ändern oder z.B. deaktivieren. So müssen Sie komplizierte Ereignisaktionen z.B. nicht löschen, wenn sie vorübergehend nicht benötigt werden, und können diese später wieder aktivieren.

Erfahren Sie mehr zu Ereignisaktionen anhand von Beispielen in den folgenden Videotutorials:

5.1.1. Bereich: Einstellungen

Nachdem Sie eine Ereignisaktion angelegt haben, werden im Bereich Einstellungen Name und Ereignis angezeigt und sind dort änderbar.

Aktivierung erst nach Prüfung der Einstellungen!

Aktiv: Mit dem Häkchen Aktiv aktivieren Sie die Ereignisaktion oder deaktivieren diese durch Entfernen des Häkchens. Aktivieren Sie eine neue Ereignisaktion erst, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen und abschließend geprüft haben. Die Aktivierung einer Teilkonfiguration kann zu Fehlern führen!

5.1.2. Bereich: Filter

Mit einem Filter legen Sie fest, welche Aufträge von der Ereignisaktion erfasst werden sollen. In diesem Bereich legen Sie einen oder mehrere Filter für die Ereignisaktion an.

DE Einstellungen Auftraege Ereignis Aktion Konfiguration 01

Bild 1: Bereich Filter

Filtergruppe: Auftrag

Folgende Filter sind für die Eigenschaften von Aufträgen verfügbar:

Filter Erläuterung

Auftragstyp

Einen, mehrere oder alle Auftragstypen wählen.

Auftragslager

Aufträge anhand des Lagers bzw. mehrerer Lager wählen.
Ein Lager in allen Positionen = Nur Aufträge werden gefiltert, deren Artikelpositionen dem gleichen Lager zugeordnet sind.
Mehrere Lager pro Auftrag = Nur Aufträge werden gefiltert, deren Artikelpositionen verschiedenen Lagern zugeordnet sind.
Alternativ ein oder mehrere Lager wählen, um nur Aufträge des einen und/oder des anderen gewählten Lagers zu berücksichtigen.
Dazu Konfigurationsbeispiel in Kapitel 1.3.1 beachten.

Anzahl Positionen

Aufträge werden anhand der Anzahl der Auftragspositionen gefiltert, die pro Auftrag enthalten sind. Wählen, ob das System nach Aufträgen mit der exakt angegebenen Anzahl (==) der Positionen oder nach Werten größer (>), größer gleich (>=), kleiner (<), kleiner gleich (⇐) der gewählten Anzahl filtert. Optional die Filterergebnisse über einen zweiten optionalen Operator eingrenzen.
Beispiel: Filterung nach allen Aufträgen mit mehr als 5 aber weniger oder gleich 10 Positionen: > 5 ⇐ 10.

Aktiver Benutzer

Aufträge werden anhand des aktiven Benutzers gefiltert, d.h. des Benutzers, der den durch die Ereignisaktion aktivierten Vorgang auslöst. Es sind auch alle Benutzer auf einmal wählbar.

Herkunft

Aufträge werden anhand einer oder mehrerer Herkünfte gefiltert. Es sind auch alle Herkünfte auf einmal wählbar.

Mahnstufe

Aufträge werden anhand einer oder mehrerer Mahnstufen gefiltert. Es sind alle Mahnstufen auf einmal wählbar sowie die Eigenschaft Keine, wenn nur Aufträge ohne Mahnstufe gefiltert werden sollen.

Mandant (Shop)

Aufträge werden anhand eines oder mehrerer Webshops bzw. Mandanten (Shop) gefiltert. Es sind alle Webshops auf einmal wählbar.

Markierung

Aufträge werden anhand einer oder mehrerer Markierungen gefiltert. Es sind alle Markierungen auf einmal wählbar sowie die Eigenschaft Keine, wenn nur Aufträge ohne Markierung gefiltert werden sollen.

Warenwert (Brutto)

Aufträge werden anhand des Brutto-Warenwertes gefiltert. Es können zwei Beträge eingetragen werden, denen jeweils ein Operator vorangestellt wird.
Dazu Konfigurationsbeispiel im Kapitel 1.3.3 beachten.

Zahlungsart

Aufträge werden anhand einer oder mehrerer Zahlungsarten gefiltert. Es sind alle Zahlungsarten auf einmal wählbar.

Zahlungsstatus

Aufträge werden anhand des Zahlungsstatus gefiltert. Dieser Status kann z.B. die Ablehnung einer Zahlung sein oder ein Wartestatus.
Beispiel: Wenn ein Zahlungsanbieter bei der Bestellung des Kunden im Webshop die Zahlung ablehnt, kann anhand dieses Ereignisses hier eine Aktion eingestellt werden, z.B. der Versand einer automatischen E-Mail.

Treueprogramm

Aufträge werden anhand des Treueprogramms gefiltert.
ALLE = Alle Aufträge werden gefiltert.
Ohne = Es werden nur Aufträge gefiltert, die zu keinem Treuprogramm gehören.
Amazon Prime = Es werden nur Amazon Prime-Aufträge gefiltert.
Amazon NextDay = Es werden nur Amazon-Aufträge gefiltert, deren Versand am nächsten Tag erfolgen muss.
Amazon SecondDay = Es werden nur Amazon-Aufträge gefiltert, deren Versand am übernächsten Tag erfolgen muss.
eBay Plus = Es werden nur eBay Plus-Aufträge gefiltert.

Auftragsgewicht

Aufträge werden anhand des gesamten Gewichts aller im Auftrag enthaltenen Artikel gefiltert. Mit den Operatoren wie größer als, kleiner als oder gleich (>, <, =) und den Einheiten g und kg filtern Sie nach Aufträgen, die ein bestimmtes Gewicht haben.

Tab. 1: Übersicht Filtergruppe: Auftrag

Filtergruppe: Artikel

Folgende Filter sind bezüglich der in Aufträgen enthaltenen Artikel verfügbar:

Filter Erläuterung

Lagerware, Produktionsware, Bestellware bzw. Colli enthalten

Aufträge werden anhand der Warenart, die enthalten ist, gefiltert. Pro Auftrag können Artikel mit verschiedenen Warenarten enthalten sein.

  1. ausschließlich enthalten

Wie vor, hier werden Aufträge gesucht, die ausschließlich die jeweilige Warenart enthalten.

Artikel enthalten

Die Artikel-IDs der Artikel eintragen, nach denen gefiltert werden soll. Alle Aufträge werden gesucht, die den bzw. diese Artikel enthalten.

Tab. 2: Übersicht Filtergruppe: Artikel

Filtergruppe: Kunde

Folgende Filter sind für die in den Aufträgen hinterlegten Kundendaten verfügbar:

Filter Erläuterung

Kundenbewertung

Aufträge werden anhand der Kundenbewertung gefiltert, denen jeweils ein Operator vorangestellt wird.
Wenn nur Aufträge ohne Kundenbewertung gefiltert werden sollen, den Operator == und die grauen Sterne wählen.

Kundenklasse

Aufträge anhand der Kundenklasse oder mehrerer Kundenklassen filtern. Es sind alle Kundenklassen auf einmal wählbar.

Kundentyp

Aufträge anhand des Kundentyps filtern.

Altersfreigabe Kunde

Aufträge anhand einer oder mehrerer Altersfreigaben filtern. Es sind alle Altersfreigaben auf einmal wählbar sowie die Eigenschaft Keine, wenn nur Aufträge ohne Altersfreigabe gefiltert werden sollen.

Umsatzsteuer-ID

Aufträge anhand der Umsatzsteuer-ID filtern. Optionen: Umsatzsteuer-ID vorhanden oder nicht vorhanden.

Anzahl der Aufträge

Anzahl der Aufträge lässt sich durch Operatoren wie größer als, kleiner als oder gleich (>, <, =) festlegen.
Dazu Konfigurationsbeispiel in Kapitel 1.3.2 beachten.

Umsatz

Umsätze nach Betrag, Zeitraum sowie (optional) Retouren filtern.

Tab. 3: Übersicht Filtergruppe: Kunde

Filtergruppe: Versand

Folgende Filter sind verfügbar:

Filter Erläuterung

Gültige DHL-Packstation

Aufträge filtern, die eine gültige DHL-Packstation als Lieferanschrift enthalten.

Fehlerhafte DHL-Packstation

Aufträge filtern, bei denen die Angabe der DHL-Packstation als Lieferanschrift fehlerhaft ist.

Lieferland

Aufträge anhand des Lieferlandes oder mehrerer Lieferländer filtern. Es sind alle Lieferländer auf einmal wählbar.

Versandart

Aufträge anhand der Versandart oder mehrerer Versandarten filtern. Es sind alle Versandarten auf einmal wählbar.

Versanddatum

Aufträge anhand des Versanddatums filtern. Optionen: Vorhanden, Nicht vorhanden oder In der Zukunft.

Versandkosten (brutto)

Aufträge anhand der Brutto-Versandkosten filtern. Ein Betrag kann eingetragen werden, dem ein Operator vorangestellt wird.
Dazu Konfigurationsbeispiel im Kapitel 1.3.3 beachten.

Versand ausschließlich durch FBA

Dieser Filter sucht Aufträge, die komplett über Amazon Multi-Channel durch Amazon verschickt werden.
Filter verwenden, um Aufträge zu suchen, die aus mehreren Sendungen bestehen, um dann z.B. den Empfänger zu informieren, dass er mehrere Sendungen erhält.

Versand teilweise durch FBA

Dieser Filter sucht Aufträge, die Artikel enthalten, die teilweise über Amazon Multi-Channel durch Amazon verschickt werden.
Der Filter wird z.B. verwendet, wenn solche Aufträge markiert werden sollen.

Tab. 4: Übersicht Filtergruppe: Versand

Filtergruppe: Marktplatz

Folgende Filter sind verfügbar:

Filter Erläuterung

eBay

Aufträge werden gefiltert, die über den Marktplatz eBay generiert wurden.

Tab. 5: Übersicht Filtergruppe: Marktplatz

5.1.3. Filter: Konfigurationsbeispiele

In diesem Kapitel erhalten Sie beispielhafte Informationen zu den Filtern mit Erläuterungen zu den Einstellungen. Die Konfiguration der meisten Filter ist schnell erledigt durch Wahl einer oder mehrerer Optionen (Beispiel in Bild 4) und erfordert keine detaillierten Erklärungen. Einige Filter werden durch Auswahl eines Bereiches konfiguriert, wobei auch Operatoren wie größer als, kleiner als oder gleich (>, <, =) eingesetzt werden. Im Folgenden werden verschiedene Varianten beschrieben, um Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten aufzuzeigen.

Filter: Auftragslager

Mit diesem Filter wählen Sie Aufträge anhand eines oder mehrerer Lager. Dabei werden mehrere Lager mit einem UND bzw. einem ODER-Operator verknüpft.

DE Einstellungen Auftraege Ereignis Aktion Konfiguration 02

Bild 2: Filter Auftragslager

In unserem Beispiel in Bild 2 werden nur Aufträge von der Ereignisaktion erfasst, die als Lager beide gewählte Lager hinterlegt haben, da der Operator UND gewählt wurde. Wenn in diesem Beispiel der Operator ODER eingestellt wird, werden Aufträge erfasst, die eines der gewählten Lager hinterlegt haben.

Filter Auftragslager konfigurieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicken Sie auf die Ereignisaktion, der Sie diesen Filter hinzufügen möchten, oder erstellen Sie eine neue.

  3. Klicken Sie im Bereich Filter auf das grüne Plus.

  4. Wählen Sie den Filtertyp Auftragslager.
    → Der Filter wird angelegt.

  5. Nehmen Sie im Filter die gewünschten Einstellungen vor (Beispiel in Bild 2).

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

Filter: Anzahl der Aufträge

Mit diesem Filter veranlassen Sie z.B., dass bei einer gewissen Anzahl an Aufträgen eines Kunden eine Aktion ausgelöst wird, z.B. der E-Mail-Versand eines Gutscheins.

DE Einstellungen Auftraege Ereignis Aktion Konfiguration 03

Bild 3: Filter Anzahl der Aufträge

Im Beispiel wird die Aktion ausgelöst, wenn mindestens 10 Aufträge erreicht wurden. Als weiteren Filter müssen Sie für die beschriebene Aktion noch einen Kundenfilter einrichten, in dem der entsprechende Kundentyp, z.B. Kunde, hinterlegt ist.

Filter: Warenwert (Brutto)

Mit dem Filter Warenwert legen Sie einen Bereich für den Brutto-Warenwert fest. Dieser Bereich kann durch zwei Felder so eingestellt werden, dass ganz individuelle Einstellungen möglich sind.

DE Einstellungen Auftraege Ereignis Aktion Konfiguration 04

Bild 4: Filter Warenwert (brutto)

Im Beispiel werden alle Aufträge gefiltert, die einen Brutto-Warenwert von unter 10 Euro aufweisen sowie alle, deren Brutto-Warenwert 100 Euro oder höher ist.

5.1.4. Filter hinzufügen

Einen neuen Filter fügen Sie einer Ereignisaktion über das grüne Plus hinzu (Bild 5, roter Pfeil). Anschließend wählen Sie den Filtertyp für den Filter.

Ordnerstruktur

Die Filter sind nach Bereichen und in Ordnern sortiert. Suchen Sie den Ordner und klicken Sie auf das kleine Plus, um den Inhalt anzuzeigen.

DE Einstellungen Auftraege Ereignis Aktion Konfiguration 05

Bild 5: Filteroptionen wählen

Einen Filter hinzufügen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicken Sie auf die Ereignisaktion, der Sie einen Filter hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie im Bereich Filter auf das grüne Plus (Bild 5, roter Pfeil).

  4. Wählen Sie den gewünschten Filtertyp.
    → Der Filter wird angelegt.

  5. Nehmen Sie im Filter die gewünschten Einstellungen vor.

  6. Klicken Sie auf Hinzufügen.

In diesem Beispiel wird z.B. festgelegt, dass von der Ereignisaktion nur Aufträge der Auftragstypen Auftrag und Gutschrift betroffen sein sollen.

5.1.5. Bereich: Aktionen

Im Bereich Aktionen erstellen Sie die Aktionen, die vom System automatisch ausgeführt werden sollen.

DE Einstellungen Auftraege Ereignis Aktion Konfiguration 06

Bild 6: Bereich Aktionen

In diesem Beispiel sind drei Aktionen mit den Einstellungsmöglichkeiten zu sehen. Nachfolgend werden die verschiedenen Aktionen nach Gruppen beschrieben.

Aktionsgruppe: Artikel

Folgende Aktionen sind verfügbar:

Aktion Erläuterung

Artikel hinzufügen

Artikel-ID eintragen. Aktion fügt einem Auftrag einen bestimmten Artikel hinzu.

Gutschein-Artikel an Hersteller senden

Vorlage wählen. Aktion versendet einen Gutschein-Artikel in der gewählten Vorlage an den Hersteller.

Seriennummern zuordnen

Aktion ordnet dem Auftrag eine Seriennummer zu.

Tab. 6: Übersicht Aktionsgruppe: Artikel

Aktionsgruppe: Aufträge

Folgende Aktionen sind verfügbar:

Aktion Erläuterung

Gutschrift anlegen

Automatische Erzeugung einer Gutschrift bei Eintreten des eingestellten Ereignisses.
Bei der Option Datum eine der folgenden Einstellungen wählen:
Standard= Wird mit aktuellem Datum und Uhrzeit erzeugt.
Retourendatum = Wird mit dem Erstellungsdatum der Retoure erzeugt.
Auftragsdatum = Wird mit dem Erstellungsdatum des Auftrags erzeugt.

Auftrags-Vorlage verwenden

Auftrags-Vorlagen werden im Menü System » Aufträge » Auftrags-Vorlage erstellt.

Lieferaufträge generieren

Automatische Erzeugung von Lieferaufträgen bei Eintreten des eingestellten Ereignisses.
Wichtig: Option wird nur angezeigt, wenn die für Lieferaufträge nötige Lagerkonfiguration korrekt vorgenommen wurde.

Nach Brutto-Warenwert in Lieferaufträge teilen

Teilt die Auftragspositionen eines Auftrages in verschiedene Lieferaufträge anhand eines Betrages, den die Artikelpositionen in einem Lieferauftrag nicht übersteigen sollen. Für den Fall, dass der gewählte Betrag von einer Artikelposition überschritten wird, einen Fehlerstatus einstellen, in den solche Lieferaufträge versetzt werden sollen.

Nach Artikelverfügbarkeit in Lieferaufträge teilen

Aufträge werden nach Artikelverfügbarkeit in Lieferaufträge gesplittet. Die Verfügbarkeiten anhand von Gruppen bestimmen, die durch Verschieben der gewünschten Verfügbarkeit(en) nach rechts konfiguriert werden. Pro Gruppe wird ein weiterer Auftrag angelegt, der die Artikel mit der hinterlegten Verfügbarkeit (oder mehrere) enthält.

Nach Artikelverfügbarkeit in Aufträge teilen

Wie vorstehende Aktion, Aufträge werden nach Artikelverfügbarkeit in Aufträge gesplittet.

Nach verfügbarem Sortiment teilen

Aufträge werden anhand eines wählbaren Attributs nach verfügbarem Bestand geteilt. Wenn verschiedene Varianten eines Artikels bestellt wurden und ein Teil der Varianten nicht verfügbar ist, wird der Auftrag geteilt. Die Artikel, die sofort verfügbar sind, werden im ursprünglichen Auftrag behalten. Für Artikel, bei denen z.B. Varianten fehlen, werden entsprechende Lieferaufträge angelegt.

Nach Lieferdatum teilen

Aufträge werden automatisch nach dem hinterlegten Lieferdatum in Aufträge gesplittet. Das Lieferdatum kann in der Kaufabwicklung durch den Kunden hinterlegt werden. Im Auftrag besteht ebenfalls die Möglichkeit, das Lieferdatum der Artikelpositionen zu hinterlegen oder zu ändern. Ein Lieferdatum kann Aufträgen auch per Gruppenfunktion zugewiesen werden.

Auftragstyp ändern

Den Auftragstyp wählen, in den ein Auftrag geändert werden soll.

Status ändern

Den Status wählen, der durch die Ereignisaktion eingestellt werden soll.
Lieferaufträge ignorieren: Bei der Aktion Status ändern** werden im Standard bei einem Auftrag mit Lieferaufträgen auch die Status der Lieferaufträge geändert. Sollen diese nicht geändert werden, sondern nur der Status des Hauptauftrags, bei dieser Option ein Häkchen setzen.

Markierung ändern

Die Markierung wählen, die durch die Ereignisaktion eingestellt werden soll.

Mahnstufe ändern

Die Mahnstufe wählen, die durch die Ereignisaktion eingestellt werden soll.

Status des Hauptauftrags ändern

Den Status des Hauptauftrages wählen, der bei Teilung eines Auftrags (Funktion: Auftrag teilen in der Auftragsbearbeitung) oder bei der Funktion Lieferaufträge generieren eingestellt werden soll.

Umsatzdaten für Umsatzexport berechnen

Generell werden Umsatzdaten aus Performance-Gründen bei der Rechnungs- bzw. Gutschrifterzeugung in einer eigenen Datenbank abgelegt. Da für manche Zahlungsarten wie Klarna, Neckermann oder Quelle keine internen Rechnungen generiert werden dürfen, enthält diese Datenbank jedoch keine Daten für Aufträge dieser Zahlungsarten. Es besteht aber die Möglichkeit, die Exportdaten für solche Aufträge (COLLMEX, DATEV etc.) über eine Ereignisaktion anhand dieser Aktion zu erzeugen.
Wichtig: Diese Aktion greift nur, wenn die Zahlungsart Quelle, Klarna oder Neckermann ist. Deshalb sollten auch diese im Filter gewählt sein. Als Auftragstyp sollte Auftrag, Gewährleistung und/oder Reparatur gewählt sein, weil für andere Auftragstypen keine Rechnungen generiert werden können.

Warenausgang buchen

Häkchen setzen, wenn bei Eintritt des Ereignisses der Warenausgang gebucht werden soll.

Auftragsänderung an Otto melden

Mit dieser Aktion werden Statusänderungen von Aufträgen, die vom Marktplatz Otto stammen, an Otto gemeldet. Es sind die Auftragsstatus Auftragseingang, Warenausgang gebucht, Retoure und Stornierung.

URL aufrufen

Mit dieser Aktion wird eine hier hinterlegte URL aufgerufen. Es können damit Informationen zu Aufträgen übermittelt werden, z.B. die Auftrags-ID durch Anhängen der Template-Variablen OrderID an die URL. Die URL muss vollständig, nach dem dort gegebenen Muster http://www.beispiel.de, eingetragen werden.
Beispiel mit der angehängten OrderID: OrderID/.
In der Aktion werden die verwendbaren Template-Variablen angezeigt.
HTTP-Methode = Zur Auswahl stehen GET, PUT und POST.
Content-Typ = Hier wird der Inhaltstyp für den URL-Aufruf hinterlegt.
Beispiel: Wenn ein XML-Inhalt übertragen werden soll, tragen Sie text/xml ein.
Request Content = Hier können Sie Texte übertragen, z.B. XML- oder JSON-Inhalte.

Handelsvertreter dem Auftrag zuordnen

Diese Aktion hinterlegt einen Handelsvertreter in einem Auftrag. Die Zuordnung des Handelsvertreters erfolgt anhand der PLZ des Empfängers des Auftrags. Voraussetzung für die Zuordnung des Handelsvertreters ist, dass in den Kundendaten des Handelsvertreters der Postleitzahlbereich hinterlegt ist. Es wird die Kunden-ID des Handelsvertreters hinterlegt, nicht der Name.
Details siehe Handbuchseite Kundendaten verwalten.

Rechnung von Klarna löschen

Löscht eine Rechnung der Zahlungsart Klarna bei einer Stornierung. Erläuterungen dazu sowie zu weiteren Ereignisaktionen bei Klarna beachten.

Auftragsänderung an Cdiscount melden

Mit dieser Aktion werden Statusänderungen von Aufträgen, die vom Marktplatz Cdiscount stammen, an Cdiscount gemeldet.

Auftrag abgeschlossen an DaWanda melden

Eine Aktion für den Marktplatz DaWanda zur Meldung von abgeschlossenen Aufträgen. Erläuterungen dazu sowie zu weiteren Ereignisaktionen bei DaWanda beachten.

Tab. 7: Übersicht Aktionsgruppe: Aufträge

Beachten Sie für die Statusänderung von Hauptaufträgen bei Ereignisaktionen für Lieferaufträge die Erläuterungen zu Lieferaufträgen.

Aktionsgruppe: Dokumente

Damit ein Dokument erzeugt werden kann bzw. die gewünschte Konfiguration und das korrekte Layout enthält, muss es im entsprechenden Menü konfiguriert sein und eine Vorlage muss hinterlegt sein. Beachten Sie dazu die Informationen auf der Handbuchseite Dokumente.

Folgende Aktionen sind verfügbar:

Aktion Erläuterung

Rechnung erzeugen

Automatische Erzeugung der Rechnung bei Eintreten des eingestellten Ereignisses.
Bei Wahl dieser Option erscheinen weitere Optionen: Ein Zahlungsziel einstellen, Skonto hinterlegen sowie einen Kommentar.

Sammelrechnung erzeugen

Nur für plentymarkets Enterprise.

Auftragsbestätigung erzeugen

Automatische Erzeugung einer Auftragsbestätigung bei Eintreten des eingestellten Ereignisses.

Gutschrift erzeugen

Automatische Erzeugung einer Gutschrift bei Eintreten des eingestellten Ereignisses.
Bei der Option Datum eine der folgenden Einstellungen wählen:
Standard = Wird mit aktuellem Datum und Uhrzeit erzeugt.
Gutschriftsdatum = Wird mit dem Eingangsdatum der zugehörigen Gutschrift erzeugt.

Korrekturbeleg erzeugen

Automatische Erzeugung eines Korrekturbelegs bei Eintreten des eingestellten Ereignisses.
Ein Korrekturbeleg wird z.B. für Gutschriften, die nicht ausbezahlt werden, als Beleg für die Buchhaltung verwendet, oder um eine Erstattung z.B. von einer Storno-Rechnung zu belegen.

Sammelgutschrift erzeugen

Nur für plentymarkets Enterprise.

Lieferschein erzeugen

Automatische Erzeugung des Lieferscheins bei Eintreten des eingestellten Ereignisses.
Bei Wahl dieser Option erscheint ein Textfeld für einen Kommentar.

Mahnung erzeugen

Automatische Erzeugung einer Mahnung bei Eintreten des eingestellten Ereignisses.

Rücksendeschein erzeugen

Automatische Erzeugung eines Rücksendescheins bei Eintreten des eingestellten Ereignisses.

Verkaufsgutschein erzeugen

Automatische Erzeugung eines Verkaufsgutscheins bei Eintreten des eingestellten Ereignisses.

Stornobeleg erzeugen

Automatische Erzeugung eines Stornobelegs bei Eintreten des eingestellten Ereignisses. Ein Stornobeleg storniert eine Rechnung und nicht einen Auftrag. Deshalb wird der Stornobeleg nur erzeugt, wenn der Auftrag eine Rechnung hat.

Tab. 8: Übersicht Aktionsgruppe: Dokumente

Aktionsgruppe: Kunde

Folgende Aktionen sind verfügbar:

Aktion Erläuterung

Kundenbewertung ändern

Die Kundenbewertung wählen, zu der die Kundenbewertung geändert werden soll.

Kundentyp ändern

Den Kundentyp wählen, zu dem der Kundentyp geändert werden soll.

E-Mail versenden

Einstellen, welche Art von E-Mails an welche Empfänger bzw. Kunden geschickt werden sollen. Die gewünschte Kombination aus Vorlage und Empfänger wählen und auf das Plus klicken, um die Aktion anzulegen. Es sind beliebige Kombinationen für diese Funktion möglich. Durch Klick auf Löschen werden die angelegten Empfänger gelöscht. Wenn zu einer Ereignisaktion (noch) keine E-Mail-Empfänger definiert wurden, wird der Hinweis Keine Empfänger angezeigt.

eBay-Nachricht versenden

Für die Nachricht die gewünschte E-Mail-Vorlage wählen.

Handelsvertreter dem Kunden zuordnen

Mit dieser Aktion werden automatisch Handelsvertreter in Kundendaten hinterlegt. Die Voraussetzung ist, dass jeweils Postleitzahlangaben in den Kundendaten der Handelsvertreter hinterlegt sind. Es wird die Kunden-ID des Handelsvertreters hinterlegt, nicht der Name. Weitere Details dazu siehe Handbuchseite Kundendaten verwalten.

Kundenklasse ändern

Die Kundenklasse wählen, zu der die Kundenklasse geändert werden soll.

Tab. 9: Übersicht Aktionsgruppe: Kunde

Aktionsgruppe: Versand

Folgende Aktionen sind verfügbar:

Aktion Erläuterung

Lagerort zuweisen

Häkchen setzen, wenn bei Eintritt des Ereignisses ein Lagerort (Stellplatz) zugewiesen werden soll.

Versandpakete anlegen

Legt Versandpakete für einen Auftrag an, bevor der Auftrag im Versand-Center geöffnet wird.

FBA-Versandfreigabe erteilen

Sendet eine Freigabe an FBA, damit der Versand durch FBA vorgenommen wird.

Versandbestätigung senden

Sendet eine Versandbestätigung an einen Zahlungsanbieter, wenn die Ware, die über diesen Zahlungsanbieter erworben wurde, versendet wurde.
Verfügbar für: Amazon Payments, Amazon Payments Advanced,BillSAFE, DaWanda, eBay, Gimahhot, Hood, Klarna, LaRedoute, Masterpayment, Payolution, PAYONE, Plus.de, POSTPAY, Rakuten, Zentralverkauf, Worldpay

Tab. 10: Übersicht Aktionsgruppe: Versand

Aktionsgruppe: Zahlungsarten

Folgende Aktionen sind verfügbar:

Aktion Erläuterung

Gutschrift senden

Es wird eine Gutschrift an einen Zahlungsanbieter gesendet.
Verfügbar für: ClickandBuy, MeinPaket, PAYONE, POSTPAY, Sage Pay, Worldpay

Auftrag an Klarna senden

Es wird ein Auftrag an Klarna gesendet.

Auftragsänderung an Klarna melden

Es wird eine Auftragsänderung an Klarna gemeldet.

Rückbuchung an ClickandBuy senden

Es wird eine Rückbuchung an ClickandBuy gesendet.

Rückerstattung senden

Es wird eine Rückerstattung an einen Zahlungsanbieter gesendet.
Verfügbar für: Amazon Payments, Amazon Payments Advanced, Payolution.

Rückzahlung an Masterpayment senden

Es wird eine Rückzahlung an Masterpayment gesendet.

Stornierung senden

Es wird eine Stornierung an einen Zahlungsanbieter gesendet.
Verfügbar für: Amazon Payments, Amazon Payments Advanced, ClickandBuy, Plus.de, POSTPAY, Sage Pay, Worldpay.

Stornierung oder Gutschrift senden

Es wird je nach Zahlungs- und Versandstatus eine Stornierung oder eine Gutschrift an einen Zahlungsanbieter gesendet.
Verfügbar für: Worldpay.

Zahlung per Lastschrift erlauben

Zahlungsart Lastschrift per Ereignisaktion aktivieren oder deaktivieren.

Zahlung per Rechnung erlauben

Zahlungsart Rechnung per Ereignisaktion aktivieren oder deaktivieren.

Zahlungsbestätigung an DaWanda senden

Es wird eine Zahlungsbestätigung an den Marktplatz DaWanda gesendet.

Tab. 11: Übersicht Aktionsgruppe: Zahlungsarten

Aktionsgruppe: Retoure

Folgende Aktionen sind verfügbar:

Aktion Erläuterung

DHL-Retourenlabel generieren

Erzeugt ein DHL-Retourenlabel, das im Versand-Center bzw. im Webshop im Bereich Mein Konto verfügbar ist.

Retoure senden

Eine Retoure an den Zahlungsanbieter senden.
Verfügbar für: Amazon, BillSAFE, Cdiscount, Klarna, LaRedoute, MeinPaket, Plus.de, POSTPAY, Rakuten, Shopgate
Siehe dazu auch die Handbuchseite der Zahlungsart.

Tab. 12: Übersicht Aktionsgruppe: Retoure

Aktionsgruppe: Listings

Folgende Aktionen sind verfügbar:

Aktion Erläuterung

Bewertung abgeben

Erzeugt automatisch eine Bewertung für ein Listing.
Verfügbar für: Hood, ricardo, eBay.

Zahlungsbestätigung an Hood senden

Sendet automatisch eine Zahlungsbestätigung.
Verfügbar für: Hood, eBay.

Mahnung/Dispute auf eBay starten

Sendet automatisch eine Mahnung bzw. startet einen Disput.

Tab. 13: Übersicht Aktionsgruppe: Listings

5.1.6. Aktionen: Konfigurationsbeispiele

Die meisten Aktionen erklären sich anhand der Bezeichnung von selbst. In diesem Kapitel erhalten Sie Informationen zu erklärungsbedürftigen Aktionen mit Erläuterungen zu den Einstellungen sowie Beispielen.

Aktion: Nach Artikelverfügbarkeit teilen

Aufträge werden nach Artikelverfügbarkeit in Lieferaufträge bzw. Aufträge gesplittet. Dazu legen Sie eine oder mehrere Verfügbarkeitsgruppen an.

DE Einstellungen Auftraege Ereignis Aktion Konfiguration 07

Bild 7: Gruppen erstellen nach Artikelverfügbarkeiten

Verfügbarkeitsgruppen erstellen:

  1. Klicken Sie auf die Verfügbarkeit, die Sie einer Gruppe hinzufügen möchten, und ziehen Sie die Verfügbarkeit auf das grüne Plus (Bild 7, blauer Pfeil).
    → Die Gruppe wird angelegt.

  2. Fügen Sie dieser Gruppe nach Belieben weitere Verfügbarkeiten hinzu, indem Sie die gewünschten Verfügbarkeiten in dieses Gruppenfeld ziehen (Bild 7, grüner Pfeil).

  3. Legen Sie nach gleichem Muster weitere Gruppen an, je nachdem, in wie viele Aufträge der Auftrag geteilt werden soll.

Beispiel für eine Konfiguration zur automatischen Teilung eines Auftrags

Wenn Artikel mit einer kurzfristigen Verfügbarkeit, z.B. Sofort verfügbar und Schnell verfügbar, auch sehr zeitnah versendet werden sollen, legen Sie für diese Verfügbarkeiten eine Gruppe an (Bild 7). Für Artikel mit längeren Fristen legen Sie eine weitere Gruppe an. Der Auftrag wird nun gemäß dieser Festlegung in zwei Aufträge geteilt.

DE Einstellungen Auftraege Ereignis Aktion Konfiguration 08

Bild 8: Verfügbarkeitsgruppen

5.1.7. Neue Aktion hinzufügen

Sie können zu jedem Ereignis beliebig viele Aktionen anlegen.

Ordnerstruktur

Die Aktionnen sind nach Bereichen und in Ordnern sortiert. Suchen Sie den Ordner und klicken Sie auf das kleine Plus, um den Inhalt anzuzeigen.

DE Einstellungen Auftraege Ereignis Aktion Konfiguration 09

Bild 9: Neue Aktion hinzufügen

Eine Aktion hinzufügen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicken Sie auf die Ereignisaktion, der Sie eine Aktion hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie im Bereich Aktionen auf das grüne Plus.

  4. Wählen Sie den gewünschten Aktionstyp.

  5. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Aktion wird angelegt.

  6. Nehmen Sie in der Aktion die gewünschten Einstellungen vor.

  7. Klicken Sie auf Hinzufügen.

5.2. Mehrere Aktionen pro Ereignis

Zu einem Ereignis können beliebig viele Aktionen angelegt werden. Wenn zu einem Ereignis mehrere Aktionen angelegt wurden, werden diese Aktionen entsprechend ihrer Reihenfolge ausgeführt. Die Reihenfolge ändern Sie mit Hilfe der Pfeile.

Beispiel für mehrere Aktionen pro Ereignis

Wenn zum Ereignis Auftragsnotiz vom Kunden drei Aktionen angelegt wurden z.B. in der Reihenfolge Markierung ändern, E-Mail senden und Markierung ändern, so erkennen Sie an der Markierung, die zuerst eingestellt wird, dass zu dem Auftrag Informationen vom Kunden vorliegen. Nachdem die E-Mail versendet wurde, erkennen Sie dies am Auftrag an der darauf geänderten Markierung.

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