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Best Practices: Ereignisaktionen und Aktionsmanager

Ein nicht unerheblicher Teil deines Tagesgeschäfts als Händler entfällt auf einfache Routineaufgaben. Zur Automatisierung dieser Aufgaben bietet dir plentymarkets verschiedene effektive Werkzeuge.
Auf dieser Handbuchseite findest du praktische Einrichtungsbeispiele zu den Ereignisaktionen und zum Aktionsmanager.

Voraussetzung für Automatismen

Einige der auf dieser Seite genannten Einrichtungsbeispiele versenden E-Mail-Vorlagen oder erzeugen bestimmte Auftragsdokumente. Stelle daher sicher, dass die entsprechenden E-Mail-Vorlagen im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen erstellt sind. Ebenso müssen vor dem Einrichten und Verwenden der Automatismen, die Dokumente erzeugen, die entsprechenden Dokumentenvorlagen im Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente eingerichtet sein.

1. Praxisbeispiele: Ereignisaktionen

Das Grundprinzip von Ereignisaktionen ist leicht verständlich: Bestimmte Ereignisse im Webshop lösen, gesteuert mit einer Ereignisaktion bestimmte Aktionen aus. Genaue Anleitungen zum Einrichten von Ereignisaktionen sowie zu den zur Verfügung stehenden Ereignisse, Filter und Aktionen findest du auf der Handbuchseite Ereignisaktionen.
Im Folgenden findest du eine Auflistung von Beispielen für automatische Aktionen, die mit Ereignisaktionen ausgelöst werden.

1.1. Bestellbestätigung versenden

Wenn du schon beim Auftragseingang über den Webshop eine Bestellbestätigung an deine Kunden versenden möchtest, empfehlen wir die in Tabelle 1 beschriebene Ereignisaktion.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 1.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 1. Ereignisaktion "Bestellbestätigung an Kunden versenden" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsanlage > Neuer Auftrag

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Über das Plus-Symbol für den Kunden die Vorlage Webshop: Eingangsbestätigung Bestellung wählen.

1.2. Zahlungsbestätigung versenden

Möchtest du nach vollständiger Buchung des Zahlungseingangs eine entsprechende E-Mail an deine Kunden versenden, empfehlen wir die in Tabelle 2 beschriebene Ereignisaktion.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 2.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 2. Ereignisaktion "Zahlungsbestätigung an Kunden versenden" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Zahlung > Teilzahlung

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Über das Plus-Symbol für den Kunden die Vorlage Auftrag: Zahlungseingang vollständig wählen.

1.3. E-Mail-Vorlagen an Mitarbeiter versenden

Möchtest du deine Mitarbeiter per E-Mail über Zusatzwünsche zu einem Auftrag informieren, empfehlen wir die in Tabelle 3 beschriebene Ereignisaktion.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 3.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 3 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 3. Ereignisaktion "Zusatzwünsche an Mitarbeiter senden" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsänderung > Auftragsnotiz vom Kunden

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Über das Plus-Symbol für den Mitarbeiter die gewünschte E-Mail-Vorlage wählen.
Die E-Mail wird an die Adresse des gewählten Mitarbeiters versendet. Damit eine E-Mail-Adresse hier wählbar ist, muss sie im Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten beim Benutzer eingetragen sein.
Tipp: Den Platzhalter $CustomerSpecialWishes in die E-Mail-Vorlage einfügen. Der Platzhalter gibt den vom Kunden eingetragenen Text aus.

Möchtest du deine Mitarbeiter per E-Mail informieren, sobald ein Auftrag in den Status [5] Freigabe Versand wechselt, empfehlen wir die in Tabelle 4 beschriebene Ereignisaktion.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 4.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 4 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 4. Ereignisaktion "Mitarbeiter über Statuswechsel informieren" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsänderung > Statuswechsel

Den Status [5] Freigabe Versand wählen.

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Über das Plus-Symbol für den Mitarbeiter die gewünschte E-Mail-Vorlage wählen, z.B die Vorlage Auftrag > Versandbestätigung.
Die E-Mail wird an die Adresse des gewählten Mitarbeiters versendet. Damit eine E-Mail-Adresse hier wählbar ist, muss sie im Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten beim Benutzer eingetragen sein.

1.4. Rechnung erzeugen und versenden

Möchtest du eine Rechnung erzeugen, sobald der Warenausgang für den Auftrag gebucht wird, empfehlen wir die in Tabelle 5 beschriebene Ereignisaktion.

Dokument per Ereignisaktion erzeugen

Mit der folgenden Ereignisaktion findet lediglich die Erzeugung des Dokuments Rechnung statt. Richte dir zusätzlich die zweite beschriebene Ereignisaktion ein, wenn deine Kunden die Rechnung als Anhang in einer E-Mail erhalten sollen. Werden Dokumente mit einer einzigen Ereignisaktion gleichzeitig erzeugt und versendet, erfolgt der E-Mail-Versand unter Umständen, bevor die Rechnung vollständig erzeugt wurde. Deshalb empfehlen wir grundsätzlich, zwei separate Ereignisaktionen für die Erzeugung und den Versand von Dokumenten anzulegen.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 5.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 5 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 5. Ereignisaktion "Rechnung erzeugen" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsänderung > Warenausgang gebucht

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Aktion 1

Dokumente > Rechnung erzeugen

Bei Bedarf die Optionen Zahlungsziel und Skonto aktivieren oder einen Kommentar eingeben, der auf der erzeugten Rechnung angezeigt wird.

Möchtest du die Rechnung nach Erzeugung des Dokuments direkt als E-Mail-Anhang an deine Kunden versenden, empfehlen wir die in Tabelle 6 beschriebene Ereignisaktion.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffne das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 6.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 6 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 6. Ereignisaktion "Rechnung versenden" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Dokumente > Rechnung generiert

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Aktion 1

Kunde > E-Mail versenden

Über das Plus-Symbol für den Kunden die E-Mail-Vorlage Auftrag: Rechnung PDF-Anhang wählen.

1.5. Gratis-Artikel zu Aufträgen hinzufügen

Möchtest du zu Aufträgen ab einem bestimmten Warenwert oder zu Werbezwecken Gratis-Artikel hinzufügen, empfehlen wir die in Tabelle 7 beschriebene Ereignisaktion.
Weitere Information zu Gratis-Artikeln findest du auch auf der Handbuchseite Artikel verwalten.

Ereignisaktion erstellen
  1. Öffne das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicke auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen ein.

  4. Wähle das Ereignis gemäß Tabelle 7.

  5. Speichere die Einstellungen.

  6. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 7 vor.

  7. Setze ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 7. Ereignisaktion "Gratis-Artikel hinzufügen" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsanlage > Neuer Auftrag

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Warenwert (brutto)

Operator wählen und Warenwert eingeben.
Beispiel: Operator >=, Warenwert 50,00 = Variante wird ab 50 Euro Warenwert hinzugefügt

Aktion

Variante > Variante hinzufügen

ID der Variante eingeben.

1.6. Versandbestätigung an Kunden versenden

Möchtest du Kunden eine Versandbestätigung senden, sobald die Paketnummer der Sendung in dein plentymarkets System importiert wurde, empfehlen wir die in Tabelle 8 beschriebene Ereignisaktion. Mit dieser Ereignisaktion wird gleichzeitig der Status der Bestellung auf 7 gesetzt und der Warenausgang im Lager gebucht, damit die physischen Lagerbestände aktualisiert werden.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicken Sie auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Geben Sie einen Namen ein.

  4. Wählen Sie das Ereignis gemäß Tabelle 8.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

  6. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 8 vor.

  7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 8. Ereignisaktion "Automatische Versandbestätigung" versenden
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsänderung > Paketnummer

Filter

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Aktion 1

Kunde > E-Mail versenden

Über das Plus-Symbol für den Kunden die E-Mail-Vorlage Versandbestätigung wählen.

Aktion 2

Auftrag > Warenausgang buchen

Tracking-URL in Versandbestätigung anzeigen

Fast alle Versanddienstleister bieten deinen Kunden eine Online-Sendungsverfolgung an. Bei der Einrichtung deiner Versanddienstleister hast du bereits eine Tracking-URL gespeichert. Mit der Eingabe der Paketnummer verfügt dein plentymarkets System nun über alle nötigen Informationen, um deinen Kunden eine Tracking-URL zur Verfolgung ihrer Pakete zu senden. Stelle dazu, dass die E-Mail-Vorlage deiner Versandbestätigung die Variable $TrackingURL enthält. Teste dann bei den ersten Aufträgen, ob die Tracking-URLs korrekt verarbeitet werden und den Kunden die entsprechenden Informationen anzeigen.

2. Praxisbeispiele: Aktionsmanager

Mit dem Aktionsmanager richtest du automatische Prozesse ein, die Aktionen täglich zu bestimmten Zeitpunkten ausführen. Im Gegensatz zu den Ereignisaktionen werden die Aktionen im Aktionsmanager in der Regel nicht von bestimmten Ereignissen ausgelöst, sondern finden automatisch statt, sobald eine festgelegte Zeitspanne vergangen ist. Beispielsweise kannst du täglich eine automatische Zahlungserinnerung an alle Kunden schicken, die nicht innerhalb der letzten 7 Tage ihre Waren bezahlt haben.
Genaue Anleitungen zum Einrichten des Aktionsmanagers sowie zu den zur Verfügung stehenden Filtern und Aktionen findest du auf der Handbuchseite Aktionsmanager.

2.1. Zahlungserinnerung versenden

Wenn du Käufer mit Aufträgen der Zahlungsart Vorkasse an eine ausstehende Zahlung erinnern möchtest, nutze die in Tabelle 9 beschriebene Aktion. Beachte bei den Einstellungen, dass Aufträge mit der Zahlungsart Vorkasse in deinem plentymarkets System direkt den Status [3] Warten auf Zahlung erhalten.

Tabelle 9. Aktion "Zahlungserinnerung versenden" einrichten
Tab Einstellung

Einstellungen

Den Zeitpunkt der Aktion einstellen, zu dem die Aktion täglich ausgeführt werden soll. Einen Namen eintragen und die Option Aktiv aktivieren.

Filter

Unter Status die Option Warten auf Zahlung wählen. Unter Letzter Statuswechsel die Option Tage eingeben wählen. 7 in das Feld Tage eintragen.
Somit werden alle Aufträge gefunden, die sich seit genau sieben Tagen im Status [3] Warten auf Zahlung befinden.

Aktion

Unter Versende E-Mail-Vorlage die für diesen Fall erstellte E-Mail-Vorlage wählen, beispielsweise die Vorlage Auftrag: Zahlungserinnerung.

Tipp: Aktionsvarianten

Es empfiehlt sich, diese Aktion in mehreren Varianten anzulegen. Eine zusätzliche E-Mail mit einer weiteren Zahlungsaufforderung kann so einige Tage später versendet werden. Noch einige Tage später kann direkt eine weitere Aktion ausgeführt werden, die den Status auf 8 setzt, um den Auftrag zu stornieren. Dieser Statuswechsel bewirkt auch, dass der für diesen Auftrag reservierte Warenbestand wieder freigegeben wird.

2.2. eBay-Disputprozess starten

Mithilfe des Aktionsmanagers kannst du auch eBay-Disputprozesse automatisch starten. Dabei erhält der Käufer über eBay eine Zahlungsaufforderung. Wir empfehlen, den Filter für diese Aktion ähnlich dem der Aktion Zahlungserinnerung versenden aus dem vorherigen Beispiel zu gestalten. Als Aktion wird dazu aber eBay: Disputprozess starten gewählt.

Der Disputprozess ist für Aufträge vorgesehen, bei denen du länger als mindestens 4 Tage auf die Zahlung wartest. Diese Aufträge werden in plentymarkets als ausstehende Aufträge bezeichnet und sind im Menü System » Märkte » eBay » Datenaustausch einsehbar und können hier importiert werden. Damit der Disputprozess per Aktionsmanager gestartet wird, musst du diese ausstehenden Aufträge zunächst importieren.

Nutze zum automatischen Starten des eBay-Disputprozesses die in Tabelle 10 beschriebene Aktion.

Tabelle 10. Aktion "eBay-Disputprozess starten" einrichten
Tab Einstellung

Einstellungen

Den Zeitpunkt der Aktion einstellen, zu dem die Aktion täglich ausgeführt werden soll. Einen Namen eintragen und die Option Aktiv aktivieren.

Filter

Unter Status die Option Unvollständige Daten wählen. Unter Letzter Statuswechsel die Option Tage eingeben wählen. 10 in das Feld Tage eintragen.
Somit werden alle Aufträge gefunden, die sich seit genau 10 Tagen im Status [1] Unvollständige Daten befinden.

Aktion

Unter eBay die Option Disputprozess starten wählen.

2.3. eBay-Bewertungen abgeben

Der Aktionsmanager bietet dir die Möglichkeit, Käufer bei Erhalt einer positiven Bewertung automatisch ebenfalls positiv zu bewerten. Für diesen Prozess muss eine entsprechende Aktion im Aktionsmanager eingerichtet sowie Bewertungstexte hinterlegt werden. Diese Aktion ist die einzige im Aktionsmanager, die von einem Ereignis und nicht von einem bestimmten Zeitpunkt ausgelöst wird. Beachte dazu weiteren Informationen auf der Handbuchseite eBay.

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