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Benutzerkonten verwalten

In der Benutzerverwaltung erstellen Sie neue Benutzerkonten und bearbeiten bestehende Benutzerkonten. Darüber hinaus verknüpfen Sie Benutzerkonten mit Rollen und Klassen, die je nach Workflow an weiteren Stellen im System von Bedeutung sind. Mit Rollen gruppieren Sie Benutzerkonten und vereinfachen die Zuordnung gleicher Berechtigungen zu mehreren Benutzerkonten. Mit Klassen wiederum verteilen Sie Berechtigungen an Benutzerkonten und Schnittstellen. Einem Benutzerkonto der Klasse API z.B. weisen Sie individuell API-Calls zu.

In jedem plentymarkets System sind fünf Benutzerkonten kostenfrei enthalten. Weitere Benutzerkonten buchen Sie im Konfigurator hinzu.

1. Passwortsicherheit einstellen

Im Menü System » Einstellungen » Benutzer » Sicherheit stellen Sie die Anforderungen ein, die Benutzer erfüllen müssen, wenn sie ein neues Passwort vergeben. Um die Anforderungen zu aktivieren, verfahren Sie wie im Folgenden beschrieben.

Passwortsicherheit einstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Sicherheit.

  2. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Jedes neu eingegebene Passwort wird ab jetzt auf die Erfüllung der eingestellten Anforderungen geprüft.

Tabelle 1. Passwortsicherheit einstellen
Einstellung Erläuterung

Passwortsicherheit aktivieren

Wird diese Option aktiviert, muss jedes neu eingegebene Passwort die eingestellten Anforderungen erfüllen.

Mindestlänge

Mindestanzahl an Zeichen für neue Passwörter eingeben.
Hinweis: Aus Sicherheitsgründen muss die Mindestlänge 8 oder mehr Zeichen betragen.

Passwortkriterien

Kriterien aktivieren, die für neue Passwörter gelten sollen.
Hinweis: Aus Sicherheitsgründen müssen mindestens 3 Kriterien aktiviert sein.

Mindestanzahl erfüllter Kriterien

Anzahl der Kriterien einstellen, die neue Passwörter mindestens erfüllen müssen.
Hinweis: Aus Sicherheitsgründen müssen mindestens 3 Kriterien aktiviert sein.

Anzahl zuletzt benutzter Passwörter

Anzahl der zuletzt benutzten Passwörter einstellen, die nicht erneut verwendet werden dürfen. Der Nutzer wird darauf hingewiesen, wenn er versucht, eines der zuletzt benutzten Passwörter erneut einzugeben. Wenn diese Funktion nicht gewünscht ist, 0 eintragen oder leer lassen.
Hinweis: Die Anzahl der zu speichernden Passwörter muss 20 oder weniger betragen.

Gültigkeitszeitraum des Passworts

Nach Ablauf des Gültigkeitszeitraums in Tagen wird das Benutzerkonto gesperrt. Wenn diese Funktion nicht gewünscht ist, 0 eintragen oder leer lassen.

2. Benutzerkonto erstellen

Bei der Erstverwendung Ihres Systems ist bereits ein Standardbenutzerkonto der Klasse Admin, also ein Konto mit Administratorrechten, vorhanden. Sie benötigen mindestens ein Admin-Benutzerkonto. Erstellen Sie deshalb entweder ein neues Benutzerkonto der Klasse Admin und löschen Sie danach das Standardbenutzerkonto oder bearbeiten Sie das vorhandene Benutzerkonto. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie ein Benutzerkonto einer beliebigen Klasse erstellen.

Benutzerkonto erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicken Sie auf Neu.
    → Das Fenster Neuen Benutzer anlegen wird geöffnet.

  3. Geben Sie den Benutzernamen ein.

  4. Geben Sie den realen Namen ein.

  5. Geben Sie das Passwort ein.

  6. Wiederholen Sie das Passwort.

  7. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, damit sie Benachrichtigungen des Systems empfängt.

  8. Wählen Sie eine Benutzerklasse. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  9. Speichern Sie die Einstellungen.

Der Benutzername darf kein Leerzeichen enthalten und muss mindestens 5 Zeichen lang sein.

Mit einen Klick auf Mein Konto gelangen Sie direkt in Ihr Benutzerkonto.

Die Benutzerklassen sind vorgegeben und die Einstellungen der Klassen sind nicht änderbar. Welche Berechtigungen bei Klassen voreingestellt sind und welche Sie noch individuell am Benutzerkonto einstellen können, finden Sie in dieser Tabelle:

Tabelle 2. Übersicht der verfügbaren Benutzerklassen
Klasse Erläuterung

Admin

Klasse, die über alle Berechtigungen ohne Einschränkung verfügt und mindestens einem Benutzerkonto zugeordnet werden muss, da nur ein Admin weitere Benutzerkonto uneingeschränkt erstellen, verwalten und bearbeiten kann. Bei Verwendung mehrerer Admin-Konten sind diese gleichberechtigt.

Variabel

Klasse, für die im Benutzerkonto unter Tab: Berechtigung Bereiche und Funktionen freigeschaltet werden.

Callcenter

Klasse mit Berechtigungen für folgende Bereiche:

  • Startseite

  • Kalender

  • Ticketsystem (Tickets öffnen, eBay-Nachrichten synchronisieren)

  • Aufträge suchen und bearbeiten

  • Neue Aufträge erstellen

  • Kunden bearbeiten

  • Kundenkarten

API

Klasse, für die im Benutzerkonto API-Calls freigeschaltet werden. Die API-Calls werden dann einzeln aktiviert. Es werden dem Benutzerkonto also nicht pauschal alle API-Calls freigeschaltet.

Logistik

Klasse mit Berechtigungen für folgende Bereiche:

  • Startseite

  • Kalender

  • Warenbestände suchen und bearbeiten

  • Wareneingänge suchen und bearbeiten

  • Warenberechnung

  • Datenimport und -export

  • Lagerort-Verwaltung

  • Aufträge suchen und bearbeiten

  • Fulfillment

Blog

Klasse mit Berechtigungen für folgende Bereiche:

  • Startseite

  • Kalender

  • Blog

Newsletter2Go

Klasse, die automatisch für die Einrichtung einer Newsletter2Go-Schnittstelle verwendet wird.

3. Benutzerkonto bearbeiten

Nachdem ein Benutzerkonto erstellt wurde, wird das Konto in der Benutzerkontoübersicht hinzugefügt. Benutzerkonten werden dort alphabetisch aufgelistet. Wählen Sie ein Benutzerkonto aus, um Einstellungen an dessen Konto vorzunehmen. Die Anzahl der Einstellungen hängt zum einen von Ihrer Benutzerklasse und zum anderen von der Benutzerklasse des zu bearbeitenden Benutzerkontos ab. Mehrere Benutzerkonten gleichzeitig bearbeiten Sie per Gruppenfunktion.

Benutzerkonto bearbeiten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicken Sie auf Benutzer öffnen.
    → Das Benutzerkonto wird in einem neuen Tab geöffnet.

  3. Nehmen Sie Änderungen und Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.

Passwort ist gespeichert

Das beim Erstellen des Benutzerkontos eingegebene Passwort ist im Bearbeitungsmodus nicht sichtbar, ist aber gespeichert. Sie müssen es beim Bearbeiten des Benutzerkontos nicht erneut eingeben.

3.1. Stammdaten pflegen

Im Tab Stammdaten nehmen Sie Änderungen und Einstellungen an den Benutzerdaten eines Kontos vor. Benutzername, IP-Beschränkung, Benutzerklasse und Rollen können nur von Personen mit Administratorrechten geändert werden. Alle anderen Stammdaten können Personen auch in ihrem eigenen Konto anpassen. Zudem ist das Sperren eines Benutzerkontos in diesem Tab möglich.

Tabelle 3. Stammdaten eines Benutzerkontos
Einstellung Erläuterung

Titelzeile

In der Titelzeile werden Benutzer-ID, Benutzername sowie Datum und Uhrzeit der letzten Änderung an dem Benutzerkonto angezeigt.
Die Benutzer-ID ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die vom System vergeben wird und nicht änderbar ist.

Benutzer gesperrt

Aktivieren, um das Benutzerkonto zu sperren. Gesperrte Personen können sich nicht mehr in das System einloggen.

Benutzername

Name ohne Leerzeichen eingeben. Der Name ist ein Pflichteintrag, der für den Login benötigt wird. Der Benutzername darf kein Leerzeichen enthalten und muss mindestens 5 Zeichen lang sein.

Realer Name

Realer Name des Benutzers, der in der Kopfzeile des plentymarkets Administrationsbereichs angezeigt wird.

E-Mail

E-Mail-Adresse des Benutzerkontos eingeben. Diese ist u.a. für Benachrichtigungen des Systems, Benachrichtigungen aus Ereignisaktionen und auch für die Gruppenkommunikation innerhalb des Systems wichtig.

Google Mail

Bei Verwendung von Gmail, hier die Gmail-Adresse des Benutzerkontos eingeben.

Skype-Name

Bei Verwendung von Skype, hier den Skypenamen des Benutzerkontos eingeben.

Farbe

Im Bearbeitungsfenster eine Farbe durch Verschieben der Farbauswahl festlegen, einen Hexadezimalwert oder RGB-Werte eingeben. Die Farbe erleichtert die Identifikation des Benutzerkontos in anderen Bereichen, z.B. im Kalender.

Zeitzone

Zeitzone des Benutzerkontos wählen.

Bild-URL

Bild-URL eingeben, um z.B. einen Platzhalter für ein Foto für Blogbeiträge zu hinterlegen.

UI-Sprache

Sprache für den Admin-Bereich. Diese Sprache wird als Standard beim Login verwendet.

IP-Beschränkung

IP-Adresse des Rechners der Person des Benutzerkontos eingeben, damit sich die Person mit diesem Benutzerkonto nur über diese IP-Adresse in das plentymarkets System einloggt.

Benutzerklasse

Benutzerklasse des Benutzerkontos wählen. Es stehen die Klassen Admin, Variabel, Callcenter, API, Logistik, Blog und Newsletter2Go zur Verfügung.

Rollen

Rollen des Benutzerkontos wählen. Damit Rollen zur Auswahl stehen, müssen zuvor Rollen erstellt werden.

Neues Passwort

Neues Passwort eingeben, um dem Benutzerkonto ein neues Passwort zu erteilen.

Passwort wiederholen

Passwort noch einmal eingeben.

Neue App-PIN

Für Personal, das mit der plentymarkets App arbeitet, optional PIN mit 4 bis 12 Ziffern eingeben. Wenn eine PIN gespeichert ist, ist ein schneller Kontowechsel in der plentymarkets App möglich. Personal kann sich aber auch mit dem Passwort in die plentymarkets App einloggen.
Tipp: Nachdem die PIN gespeichert wurde, werden in diesem Feld 4 Punkte angezeigt. Diese Punkte dienen dazu, sichtbar zu machen, dass für das Benutzerkonto eine App-PIN gespeichert ist, und stimmen nicht unbedingt mit der Länge der gespeicherten PIN überein.
Beim schnellen Benutzerwechsel werden alle Benutzerkonten angezeigt, für die eine PIN gespeichert ist. Um die PIN zu entfernen, z.B., weil die Person nicht mehr mit der App arbeitet, die 4 Punkte löschen und das Konto erneut speichern.
Hinweis: Wenn ein Benutzerkonto mit PIN in der Liste der

App-PIN wiederholen

PIN noch einmal eingeben.

Sperrung des Kontos bzw. Systems

Die maximale Anzahl der Login-Versuche beträgt 5 pro Benutzerkonto oder 25 pro IP-Adresse. Wenn die maximale Anzahl der Login-Versuche überschritten wurde, erscheint folgende Meldung: Die Anzahl der fehlerhaften Login-Versuche wurde überschritten. Ihr Konto wurde vorübergehend gesperrt. In diesem Fall ist ein erneuter Login-Versuch erst nach 24 Stunden wieder möglich.

3.2. Eigner aktivieren

Sie legen im Tab Eigner fest, in welchen Bereichen das Benutzerkonto als Eigner verfügbar sein soll. Wenn Sie z.B. einen Kalender erstellen, müssen Sie für den Kalender Eigner einrichten. Aktivieren Sie den Bereich Kalender im Tab Eigner.

Benutzer als Eigner aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffnen Sie einen Benutzer.

  3. Öffnen Sie das Tab Eigner.

  4. Aktivieren Sie die Bereiche, in denen das Benutzerkonto als Eigner verfügbar sein soll.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

3.3. E-Mail-Postfächer verwalten

Wenn Sie Ihre Domains von plentymarkets verwalten lassen, können Sie als Person mit Admin-Rechten im Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten » Tab: E-Mail E-Mail-Postfächer für Systembenutzer erstellen und verwalten. Diese E-Mail-Postfächer werden bei einem Drittanbieter, dem externen E-Mail-Provider mailbox.org, angelegt und von diesem Drittanbieter gehostet. Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie E-Mail-Postfächer und zusätzliche E-Mail-Adressen pro Postfach (Alias) erstellen.

E-Mail-Postfächer anderer Provider

Die hier beschriebene Einrichtung gilt nur für plentymarkets Kunden, die ihre Domains von plentymarkets verwalten lassen und die den externen Dienstleister mailbox.org nutzen möchten. Wenn Sie Ihre E-Mail-Konten über einen anderen Provider verwalten und darüber E-Mails durch Ihr plentymarkets System versenden möchten, ist diese Einrichtung nicht erforderlich. Beachten Sie aber auch dann das Kapitel E-Mail-Server-Zugangsdaten speichern auf der Handbuchseite E-Mails versenden.

3.3.1. Postfach erstellen

Legen Sie für Benutzer, die ein eigenes Postfach bei mailbox.org erhalten sollen, wie unten beschrieben ein Postfach an. Sie benötigen Admin-Rechte, um Postfächer und Alias anzulegen.

Neues Postfach erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicken Sie auf Mein Konto.

  3. Wechseln Sie in das Tab E-Mail.

  4. Klicken Sie auf Neu.
    → Das Fenster Postfach erstellen wird angezeigt.

  5. Wählen Sie als E-Mail-Adresstyp Postfach.

  6. Nehmen Sie die weiteren Einstellungen vor. Beachten Sie dazu Tabelle 3.

  7. Klicken Sie auf Postfach erstellen.
    → Das E-Mail-Postfach wird beim externen Dienstleister mailbox.org erstellt.

Tabelle 4. Postfach erstellen
Einstellung Erläuterung

E-Mail-Adresstyp

E-Mail-Adresstyp Postfach wählen.
Postfach = Legt ein neues E-Mail-Postfach an.
Alias = Legt eine zusätzliche E-Mail-Adresse für ein bestehendes Postfach an. Die Auswahl des Postfachs erfolgt über die Option Zielpostfach.

E-Mail-Adresse

E-Mail-Adresse eingeben, die dem Postfach zugeordnet werden soll. Lokalen Teil der E-Mail-Adresse vor dem @ eingeben. Domain-Teil aus der Dropdown-Liste wählen.
Hinweis: Für Testdomains, z.B. @plenty-test-drive, sowie für externe Domains, die nicht über plentymarkets verwaltet werden, können keine Postfächer angelegt werden.
Hinweis: Nach dem Löschen einer E-Mail-Adresse ist diese Adresse 48 Stunden gesperrt. Erst nach Ablauf dieser Frist kann diese E-Mail-Adresse erneut vergeben werden.

Vorname
Nachname

Vornamen und Nachnamen der Person mit diesem Benutzerkonto eingeben. Dieser Name wird mit der E-Mail-Adresse als Absender angezeigt.

Systembenutzer

Benutzerkonto wählen, dem das Postfach zugewiesen werden soll.

Weiterleitungen

Wenn E-Mails, die an dieses Postfach gesendet werden, an ein anderes Postfach weitergeleitet werden sollen, eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingeben. Mehrere E-Mail-Adressen durch Komma getrennt hinterlegen, z.B. kunde@ihredomain.de,consultant@ihredomain.de.

E-Mails in Postfach speichern

Option wird wählbar, wenn eine Weiterleitung eingerichtet wird.
Aktiviert = E-Mails werden an die Ziel-E-Mail-Adressen weitergeleitet. Kopien der weitergeleiteten E-Mails werden auch in diesem Postfach gespeichert.
Nicht aktiviert = E-Mails werden direkt an die Ziel-E-Mail-Adressen weitergeleitet. In diesem Postfach werden keine E-Mails gespeichert.

Passwort;
Passwort wiederholen

Passwort eingeben und durch erneute Eingabe bestätigen.
Hinweis: Passwort muss aus mindestens 8 Zeichen und einer Kombination aus Großbuchstaben, Kleinbuchstaben und Zahlen bestehen.

Tarif

Tarif wählen. Preise gelten zzgl. MwSt. Ihr plentymarkets Vertrag wird nach dem Anlegen des Postfachs angepasst.

3.3.2. Zugangsdaten für mailbox.org-Server in plentymarkets hinterlegen

Damit plentymarkets E-Mails, z.B. Auftragsbestätigungen, für Sie versenden kann, hinterlegen Sie im Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Zugangsdaten die Zugangsdaten zu dem mailbox.org-Postfach, über das Sie diese E-Mails versenden möchten.

3.3.3. Zusätzliche E-Mail-Adresse (Alias) für ein Postfach erstellen

Wenn ein Postfach über mehr als eine E-Mail-Adresse erreichbar sein soll, erstellen Sie ein Alias für das Postfach. Die Anzahl der möglichen E-Mail-Adressen pro Postfach sind vom gewählten Tarif abhängig. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um eine zusätzliche E-Mail-Adresse für ein Postfach zu erstellen.

Zusätzliche E-Mail-Adresse für ein Postfach erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicken Sie auf Mein Konto.

  3. Wechseln Sie in das Tab E-Mail.

  4. Klicken Sie auf Neu.
    → Das Fenster Postfach erstellen wird angezeigt.

  5. Wählen Sie als E-Mail-Adresstyp Alias.

  6. Nehmen Sie die weiteren Einstellungen vor. Beachten Sie dazu Tabelle 4.

  7. Klicken Sie auf Postfach erstellen.
    → Die zusätzliche E-Mail-Adresse wird erstellt.

Tabelle 5. Zusätzliche E-Mail-Adresse für ein Postfach erstellen
Einstellung Erläuterung

E-Mail-Adresstyp

E-Mail-Adresstyp Alias wählen.
Postfach = Legt ein neues E-Mail-Postfach an.
Alias = Legt eine zusätzliche E-Mail-Adresse für ein bestehendes Postfach an. Die Auswahl des Postfachs erfolgt über die Option Zielpostfach.

E-Mail-Adresse

E-Mail-Adresse eingeben, die dem Postfach zugeordnet werden soll: Lokalen Teil der E-Mail-Adresse vor dem @ eingeben. Den Domain-Teil aus der Dropdown-Liste wählen.
Hinweis: Nach dem Löschen einer E-Mail-Adresse ist diese Adresse 48 Stunden gesperrt. Erst nach Ablauf dieser Frist kann diese E-Mail-Adresse erneut vergeben werden.

Zielpostfach

Das Postfach wählen, in das E-Mails an diese Alias-Adresse eingehen sollen.

3.3.4. Grundtarif ändern

Standardmäßig gilt für das Hosting von Postfächern bei mailbox.org über plentymarkets der mailbox.org-Grundtarif Business Reseller. Dieser Grundtarif ist für Sie kostenlos, umfasst jedoch keinen Support von mailbox.org. Den Grundtarif können Sie jederzeit anpassen. Wenn Sie Support von mailbox.org wünschen oder den Leistungsumfang erweitern möchten, passen Sie Ihren Grundtarif an. Der gewählte Grundtarif gilt für alle Postfächer Ihres gesamtes plentymarkets Systems inklusive aller Mandaten.

Grundtarif ändern:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicken Sie auf Mein Konto.

  3. Wechseln Sie in das Tab E-Mail.

  4. Klicken Sie auf Grundtarif ändern.
    → Das Fenster Grundtarif wählen wird angezeigt.

  5. Prüfen Sie den Leistungsumfang der angebotenen Grundtarife.

  6. Wählen Sie den gewünschten Grundtarif.

  7. Klicken Sie auf Grundtarif ändern.
    → Der Tarif wird übernommen und Ihr plentymarkets Vertrag wird angepasst. Sie erhalten außerdem eine E-Mail mit weiteren Informationen von mailbox.org.

3.3.5. Postfach löschen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um ein Postfach zu löschen. Sie benötigen Admin-Rechte, um Postfächer/Alias zu löschen. Nach dem Löschen eines Postfachs/Alias können Sie erst nach 48 Stunden wieder ein neues Postfach/Alias mit der gelöschten E-Mail-Adresse anlegen.

E-Mails nach dem Löschen des Postfachs nicht mehr zugänglich

Nach dem Löschen eines Postfachs können Sie über mailbox.org nicht mehr auf die in diesem Postfach gespeicherten E-Mails zugreifen. Stellen Sie sicher, dass von allen benötigten E-Mails eine lokale Kopie vorhanden ist.

Postfach löschen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicken Sie auf Mein Konto.

  3. Wechseln Sie in das Tab E-Mail.
    → Eine Liste der Postfächer wird angezeigt.

  4. Klicken Sie in der Liste auf das Postfach, das Sie löschen möchten.

  5. Klicken Sie auf Löschen.
    → Das Postfach und alle damit verbundenen Alias werden bei mailbox.org gelöscht.
    → Ihr plentymarkets Vertrag wird angepasst.

3.4. Weitere Benutzereinstellungen

Im Bearbeitungsfenster eines Benutzerkontos finden Sie neben den bereits erwähnten noch weitere Tabs. Diese Tabs und ihre Einstellungsmöglichkeiten sind in anderen Themenbereichen erklärt. Zu den Erklärungen gelangen Sie über die Links in der rechten Tabellenspalte.

Tabelle 6. Weitere Tabs im Bearbeitungsfenster eines Benutzerkontos
Tab Erläuterung

Grußformel

In diesem Tab geben Sie einen Text ein, der Ihren Nachrichten und Kommentaren im Ticketsystem automatisch als Grußformel angefügt wird.

Signatur

In diesem Tab geben Sie einen Text ein, der Ihren Nachrichten und Kommentaren im Ticketsystem automatisch als Signatur angefügt wird.

Berechtigung

Dieses Tab wird im Kapitel Berechtigungen zuordnen detailliert beschrieben.

Persönliche Einstellungen

Hier nehmen Sie Einstellungen vor, die nur für das im System angemeldete Benutzerkonto gelten. Deshalb ist das Tab für Sie auch nur in Ihrem eigenen Benutzerkonto sichtbar. Das Tab unterteilt sich in die Tabs Allgemein, Shortcuts und Favoriten, die nur Sie persönlich betreffen.

Kalender

Hier werden Einstellungen für den Kalender vorgenommen.

4. Mehrere Benutzerkonten bearbeiten

Mehrere Benutzerkonten bearbeiten Sie per Gruppenfunktion im Menü Benutzer. Bei der Gruppenfunktion werden zuvor gewählte Benutzerkonten bearbeitet.

Gruppenfunktion ausführen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Benutzerkonten.

  2. Wählen Sie die zu bearbeitenden Benutzer.

  3. Klicken Sie auf Gruppenfunktion.
    → Das Fenster Gruppenfunktion wird geöffnet.

  4. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 6 vor.

  5. Klicken Sie auf Anwenden, um die Einstellungen an den Benutzerkonten vorzunehmen.

Tabelle 7. Benutzerkonten per Gruppenfunktion bearbeiten
Einstellung Erläuterung

Löschen

Aktivieren, um gewählte Benutzerkonten zu löschen.

E-Mail senden

Aktivieren, um E-Mail an die gewählten Benutzerkonten zu senden. Das E-Mail-Programm wird geöffnet. Die Benutzerkonten sind als Empfänger eingetragen.

Skype

Aktivieren und Sofortnachricht, Anruf oder Video-Anruf wählen, um die Personen mit diesen Benutzerkonten über Skype zu kontaktieren.

Rollen

Aktivieren und eine, mehrere oder ALLE Rollen aktivieren, um die gewählten Benutzern mit diesen Rollen zu verknüpfen.

5. Berechtigungen zuordnen

Mithilfe von Berechtigungen legen Sie fest, was Personen mit einem Benutzerkonto in plentymarkets sehen und was die Person bearbeiten kann. Sie können Berechtigungen für jedes Benutzerkonto einzeln festlegen oder mithilfe von Rollen für mehrere Benutzerkonten. Was genau Sie mit Berechtigungen einstellen können, wird in diesem Kapitel erläutert. Anschließend erfahren Sie, wie Sie Rollen erstellen. Die Menüstruktur ist beim Benutzerkonto und bei Rollen gleich aufgebaut. Im Benutzerkonto finden Sie das Tab Berechtigung. Das Tab gliedert sich in mehrere Tabs, in denen die Berechtigungen festgelegt werden. Welche Tabs angezeigt werden und welche Berechtigungen Sie einstellen können, hängt von der Benutzerklasse des Benutzerkontos ab. Die meisten Einstellungsmöglichkeiten bieten Benutzerkonten der Klasse Variabel.

5.1. Sichtbarkeiten festlegen

Im Tab Sichtbarkeiten legen Sie fest, was die Person mit diesem Benutzerkonto sehen kann, wenn die Person ein Menü öffnet. Bei fehlender Berechtigung ist z.B. ein Lager oder sind Aufträge in einem Status für diese Person nicht sichtbar.

Tabelle 8. Tab Berechtigung; Tab Sichtbarkeiten eines variablen Benutzerkontos
Einstellung Erläuterung

Vertriebslager;
Reparaturlager;
Vorratslager;
Umschlagslager;
Verteilerlager;
Sonderlager (Typ Sonstiges)

Benutzerberechtigungen für Lager erteilen. Nur erstellte Lagertypen stehen zur Verfügung.

Sichtbare Auftragsstatus

Auftragsstatus festlegen, die sichtbar sein sollen. Die Person mit diesem Benutzerkonto sieht nur die Aufträge, die in diesen Status sind.

Setzbare Auftragsstatus

Auftragsstatus festlegen, die die Person mit diesem Benutzerkonto setzen darf.

Mandanten (Shops)

Einzelne, mehrere oder alle Mandanten (Shops) festlegen, die die Person mit diesem Benutzerkonto sehen darf. Die Person mit diesem Benutzerkonto hat nur auf die hier festgelegten Bereiche Zugriff. Wenn kein Mandant gewählt wurde, greifen auch weitere Berechtigungen nicht, z.B. im Tab Menü, da die Person mit diesem Benutzerkonto generell keinen Mandanten sieht.
Alle = Die Person mit diesem Benutzerkonto hat Zugriff auf alle Mandanten.
Standard = Die Person mit diesem Benutzerkonto hat Zugriff auf den Standard-Webshop.

Ticketstatus

Ticketstatus wählen, um festzulegen, welche Tickets mit welchem Status die Person mit diesem Benutzerkonto ansehen und bearbeiten darf.
Unsichtbar = Die Person mit diesem Benutzerkonto sieht kein Ticket, das in diesem Status ist.
Sichtbar = Die Person mit diesem Benutzerkonto sieht jedes Ticket, das in diesem Status ist.
Nur eigene = Die Person mit diesem Benutzerkonto sieht nur Tickets, die in diesem Status sind und von denen er Eigner ist.
In der Ticketübersicht werden alle Tickets aufgeführt, also auch für das Benutzerkonto unsichtbare Tickets. Die Person mit diesem Benutzerkonto kann unsichtbare Tickets jedoch nicht öffnen.

5.2. Menüs freischalten

Im Tab Menü orientiert sich die Struktur der Berechtigungen an der Menüstruktur von plentymarkets, was die Suche nach Funktionen erleichtert. Das Markieren eines übergeordneten Menüs aktiviert auch die untergeordneten Menüs. Wenn Sie nur einzelne Untermenüs aktivieren möchten, müssen Sie diese Menüs in der jeweils untersten Ebene aktivieren.

Ordnen Sie jedem Benutzerkonto der Klasse Variabel nur die Berechtigungen zu, die die Person für ihren Aufgabenbereich benötigt. Diese Einschränkung erhöht die Sicherheit und beugt Fehlern in Ihrem System vor.

Menüberechtigungen aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffnen Sie einen Benutzer.

  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.

  4. Öffnen Sie das Tab Menü.

  5. Aktivieren Sie die Menüs, die dem Benutzerkonto zur Verfügung stehen sollen.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

5.3. REST-API-Berechtigungen aktivieren

Im Tab REST API legen Sie fest, welche Berechtigungen ein Benutzerkonto der Klasse Variabel für die REST API erhält. In der Standardeinstellung sind keine REST-API-Berechtigungen vergeben. Benutzerkonten der Klasse Admin verfügen über alle Berechtigungen. Berechtigungen werden für die verschiedenen Module und Submodule der REST API separat vergeben. Unter Authorisierung legen Sie zum Beispiel fest, ob REST-API-Benutzerkonten Berechtigungen anzeigen bzw. Benutzerrollen anzeigen, erstellen und löschen dürfen.

REST-API-Bereiche freischalten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffnen Sie einen Benutzer.

  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.

  4. Öffnen Sie das Tab REST API.

  5. Aktivieren Sie komplette Bereiche oder klappen Sie Bereiche auf, um einzelne Berechtigungen zu aktivieren, die dem Benutzerkonto zur Verfügung stehen sollen.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

Nachträglich ergänzte, untergeordnete Berechtigungen eines Hauptmoduls werden automatisch für einen Benutzerkonto aktiviert, wenn das Hauptmodul aktiviert ist. Sie können diese Funktion deaktivieren und neue, untergeordnete Berechtigungen manuell aktivieren.

Neue, untergeordnete Berechtigungen manuell aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffnen Sie einen Benutzer.

  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.

  4. Öffnen Sie das Tab REST API.

  5. Klicken Sie auf Neue, untergeordnete Berechtigungen manuell aktivieren.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

5.4. SOAP-API-Calls aktivieren

Im Tab SOAP API legen Sie fest, welche Calls der SOAP API das Benutzerkonto bearbeiten darf. In der Standardeinstellung sind keine API-Berechtigungen vergeben, auch nicht für Benutzerkonten der Klasse API.

SOAP API-Bereiche freischalten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffnen Sie einen Benutzer.

  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.

  4. Öffnen Sie das Tab SOAP API.

  5. Aktivieren Sie komplette Bereiche oder klappen Sie Bereiche auf, um einzelne Calls zu aktivieren, die dem Benutzerkonto zur Verfügung stehen sollen.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

5.5. Berechtigungen übertragen

Das Tab Transfer dient der Übertragung von Berechtigungen eines Benutzerkontos auf ein anderes Benutzerkonto der Klasse Variabel oder Admin. Dabei werden die Einstellungen unter Berechtigungen 1 zu 1 auf das gewählte Benutzerkonto übertragen. Die für einen Transfer verfügbaren Benutzerkonten werden angezeigt.

Berechtigungen übertragen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffnen Sie einen Benutzer.

  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.

  4. Öffnen Sie das Tab Transfer.

  5. Aktivieren Sie die Bereiche, die übertragen werden sollen.

  6. Aktivieren Sie die Benutzer, auf die übertragen werden soll.

  7. Klicken Sie auf Ausgewählte Berechtigungen auf ausgewählte Benutzer übertragen.

5.6. App-Berechtigungen aktivieren

Im Tab Mobile legen Sie fest, welche Bereiche und Kennzahlen für Benutzerkonten in der plentymarkets App sichtbar sein sollen.

App-Berechtigungen aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffnen Sie einen Benutzer.

  3. Öffnen Sie das Tab Berechtigung.

  4. Öffnen Sie das Tab Mobile.

  5. Aktivieren Sie Funktionen oder Kennzahlen, die dem Benutzerkonto in der App zur Verfügung stehen sollen.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

5.7. Login entsperren

Wurde das Passwort beim Login mehrmals hintereinander falsch eingegeben, wird das Benutzerkonto für das Login eine gewisse Zeit gesperrt. Über den Button Login entsperren im Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten » Benutzer öffnen kann der Login durch einen Administrator frühzeitig entsperrt werden.

6. Rollen erstellen

Mit Rollen gruppieren Sie Benutzerkonten und erteilen mehreren Benutzern die gleichen Berechtigungen, ohne jedes Benutzerkonto einzeln bearbeiten zu müssen.

Neue Rolle erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Rollen.

  2. Klicken Sie auf Neue Rolle.
    → Das Fenster Neue Rolle wird geöffnet.

  3. Geben Sie einen Namen für die Rolle ein.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Rolle wird in einem neuen Tab zur Bearbeitung geöffnet.

Erst beim Bearbeiten der Rolle legen Sie die Berechtigungen fest, die Benutzerkonten mit dieser Rolle haben. Bearbeiten Sie deshalb nach dem Erstellen die Rolle.

7. Rollen bearbeiten

Nachdem Sie eine Rolle erstellt haben, wird Sie zur Bearbeitung geöffnet und der Rollenübersicht hinzugefügt, so dass Sie die Rolle auch später wieder öffnen und bearbeiten können. Rollen werden in der Übersicht alphabetisch gelistet. Jede Rolle gliedert sich in drei Tabs. Im Tab Einstellungen lässt sich der Name der Rolle ändern. Im Tab Benutzer verknüpfen Sie Benutzerkonten mit der Rolle. Im Tab Berechtigungen ordnen Sie der Rolle Berechtigungen zu. Für Rollen stehen Ihnen die gleichen Berechtigungseinstellungen wie für Benutzerkonten der Klasse Variabel zur Verfügung. Details zu den Berechtigungen finden Sie hier auf der Seite im Kapitel Berechtigungen zuordnen.

Rollen können von Benutzern der Klasse Admin oder Klasse Variabel erstellt werden. Benutzerkonten der Klasse Variabel benötigen dafür die Berechtigungen.

Benutzerkonten mit einer Rolle verknüpfen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Rollen.

  2. Öffnen Sie eine Rolle.

  3. Öffnen Sie das Tab Benutzer.

  4. Wählen Sie Benutzerkonten unter Verfügbare Benutzer.

  5. Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts, um Benutzerkonten in die Spalte Zugeordnete Benutzer zu übertragen.
    Oder: Ziehen Sie einen Benutzerkonto per Drag & Drop in die Spalte Zugeordnete Benutzer.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

Mehrere Benutzerkonten gleichzeitig verschieben

Mit Strg oder cmd und linker Maustaste markieren Sie mehrere Benutzer, um diese dann zusammen zu verschieben. Mit den unteren Pfeil-Schaltflächen bewegen Sie alle Benutzer.

Den Benutzerkonten unter Zugeordnete Benutzer wird die betreffende Rolle zugeordnet. Diese Zuordnung wird auch automatisch im Benutzerkonto im Tab Stammdaten unter Rollen eingestellt. Die Zuordnung kann an beiden Stellen im System angepasst werden.

Rollen mit einem Benutzerkonto verknüpfen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffnen Sie ein Benutzerkonto.

  3. Wählen Sie eine, mehrere oder alle Rollen unter Rollen.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.

Verknüpfung von Benutzerrollen mit Benutzern der Klasse Admin

Für Administratoren gelten alle Berechtigungen. Trotzdem ist es für einige Vorgänge wichtig, dass Administratoren auch Rollen zugeordnet werden. So erhalten Administratoren z.B. rollenbezogene E-Mails nur, wenn die Administratoren mit der betreffenden Rolle verknüpft wurden.

Anwendungsbeispiel

Der Administrator der Firma MeinShop erstellt verschiedene Rollen. Die Rolle Mitarbeiter ist für alle Benutzerkonten gedacht und enthält sämtliche Berechtigungen, die jedem Benutzerkonten zugeordnet werden. Die individuelle Zuordnung dieser Berechtigungen entfällt. Auch Änderungen an den Berechtigungen, die alle Benutzerkonten betreffen, werden zentral in dieser Rolle vorgenommen. Zusätzlich zur Rolle Mitarbeiter erstellt der Administrator die spezifischen Rollen Lagerist und Buchhaltung mit weiteren Berechtigungen, die nur eine kleine Benutzergruppe benötigt.

Tabelle 9. Beispiel für Rollen
Rolle Berechtigungen: Sichtbarkeit Berechtigungen: Menü

Mitarbeiter

Mandanten (Shops) » Standard

Start » Webmail
Start » Forum

Lagerist

Lager

System » Waren » Lager
Waren
Aufträge » Fulfillment

Buchhaltung

Start » Urlaubsverwaltung
System » Mandant » Mandant wählen » Buchhaltung

Herr Mustermann ist Logistiker bei MeinShop und erhält die Benutzerrollen Mitarbeiter und Lagerist. Wenn einem Benutzerkonto mehrere Rollen zugeordnet werden, addieren sich die Berechtigungen. Herr Mustermann erhält also die Berechtigungen Mandanten (Shops), Webmail und Forum der Rolle Mitarbeiter sowie die Berechtigungen Lager, Waren und Fulfillment der Rolle Lagerist. Er verfügt aber nicht über die Berechtigungen Urlaubsverwaltung und Buchhaltung, da ihm die Rolle Buchhaltung nicht zugeordnet wurde.

8. Rollen kopieren

Wenn Sie eine weitere Rolle benötigen, die sich von einer bestehenden Rolle nur minimal unterscheidet, dann kopieren Sie die bestehende Rolle und nehmen an der Kopie die Änderungen im Tab Berechtigungen vor.

Rolle kopieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Rollen.

  2. Wählen Sie eine Rolle.

  3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Kopieren.
    → Das Fenster Rolle kopieren wird geöffnet.

  4. Geben Sie einen Namen ein.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Rolle wird kopiert und geöffnet.

9. E-Mail an alle Benutzerkonten einer Rolle senden

Rollen ermöglichen es Ihnen, E-Mails an alle Benutzerkonten zu senden, die über diese Rolle verfügen und eine E-Mail-Adresse in ihrem Benutzerkonto eingegeben haben.

E-Mail an alle Benutzerkonten einer Rolle senden:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Rollen.

  2. Wählen Sie eine Rolle.

  3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf E-Mail senden.
    → Das E-Mail-Programm wird geöffnet. Die Benutzerkonten dieser Rolle sind als Empfänger eingetragen.

10. Benutzerkonto suchen

Filter helfen Ihnen bei der Suche nach Benutzerkonten. Mit dem Filter Klasse zeigen Sie beispielsweise nur Benutzerkonten der Klasse Variabel an. Ohne Filter werden in der Übersicht alle Benutzerkonten angezeigt. Folgende Elemente und Funktionen sind im Menü Benutzer verfügbar.

Tabelle 10. Filteroptionen für Benutzer
Einstellung Erläuterung

Suchen

Suche ausführen. Zuvor Filteroptionen zur Suche eingeben oder wählen.

Reset

Filtereinstellungen auf Standardwerte zurücksetzen.

ID

ID eingeben, um gezielt nach einem Benutzerkonto mit dieser ID zu suchen.

Name

Name eingeben, um gezielt nach Benutzerkonten mit diesem Namen zu suchen.

Klasse

Klasse wählen, um gezielt nach Benutzerkonten mit dieser Klasse zu suchen.

Rollen

Eine, mehrere oder alle Rollen wählen, um gezielt nach Benutzerkonten mit diesen Rollen zu suchen.

11. Rollen und Prozesse verknüpfen

Verwenden Sie Rollen z.B. auch bei Prozessen.

Rollen und Prozesse verknüpfen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Prozesse » Pro Rolle.

  2. Klicken Sie in der Zeile einer Rolle auf den Pfeil und dann auf Neuer Prozess (Bild 1).

  3. Geben Sie einen Namen für die Rolle ein.

  4. Wählen Sie für die Sichtbarkeit die Einstellung Rolle.
    → Die Option Rolle wird eingeblendet.

  5. Wählen Sie eine Rolle aus der Dropdown-Liste.

  6. Wählen Sie, ob die Einstellungen durch einen Eigner mit dieser Rolle änderbar sein sollen.

  7. Wählen Sie das Lager für den Prozess und eine Farbe.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

Die Prozesse werden für die gewählte Rolle angezeigt. Aufgrund der Sichtbarkeit sieht nur ein Benutzerkonto mit passender Rolle den Prozess.

12. Konto für das plentymarkets Forum erstellen

Das plentymarkets Forum ist eine ständig wachsende Wissensdatenbank, die viele Antworten auf bereits gestellte Support-Fragen enthält. Im Forum helfen Ihnen unsere Entwickler und andere plentymarkets Kunden bei technischen Fragen gern weiter. Außerdem finden Sie dort Tipps für das Arbeiten mit plentymarkets und tauschen sich mit anderen plentymarkets Kunden aus. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um ein Konto für das plentymarkets Forum zu erstellen. Benutzerkonten der Klasse Admin erstellen so auch Forumkonten für andere Benutzerkonten.

Konto für plentymarkets Forum erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicken Sie auf Benutzer öffnen.
    → Das Benutzerkonto wird in einem neuen Tab geöffnet.

  3. Klicken Sie im Bereich plentymarkets Forum auf Konto erstellen
    → Das Forenkonto wird erstellt.

13. Beschränkung von gleichzeitig eingeloggten Benutzern im Backend

Aufgrund der neuen Tarifmodelle gibt es für Kunden, die neue Verträge abschließen oder einen Tarifwechsel vornehmen, eine Änderung bezüglich der gleichzeitig eingeloggten Benutzer. Je nach Tarif besteht eine bestimmte Beschränkung der Anzahl dieser. Kunden mit einem bestehenden Tarif sind davon nicht betroffen.

13.1. Überschreitung der maximalen Anzahl von gleichzeitig eingeloggten Benutzern

Wird die maximale Anzahl der gleichzeitig eingeloggten Benutzer erreicht bzw. überschritten, bekommt der Benutzer eine Fehlermeldung. Über den Link in der Fehlermeldung wird der Admin direkt zur Session-Verwaltung weitergeleitet. Dies ermöglicht es dem Admin, die bereits laufenden Sessions zu beenden und so den Login eines anderes Benutzers zu ermöglichen. Der Login ist für 10 Minuten gültig. Danach wird der Admin automatisch wieder ausgeloggt.
Zur Session-Verwaltung gelangt der Admin im Backend über das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Session-Verwaltung oder über das User-Icon oben rechts. Um eine oder mehrere Sessions zu beenden, wählen Sie die gewünschten Sessions aus und klicken Sie auf Ausgewählte Sessions beenden.

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