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Aufgaben und Kalender verwalten

Erfahre auf dieser Handbuchseite, wie du Aufgaben und Kalender verwaltest.

1. Aufgaben verwalten

Nutze das Menü Start » Aufgaben, um Tätigkeiten für alle Benutzer des Systems zu verwalten, z.B. "Kunde xy anrufen". Du siehst den Fortschritt einer Aufgabe und kannst weitere Abläufe für dein Geschäft planen sowie interne Abläufe verbessern.

Du kannst Aufgaben nicht nur im Menü Start » Aufgaben erstellen, sondern auch in einem Ticket im Ticketsystem. So kannst du z.B. zu einer telefonischen Kundenanfrage direkt eine Aufgabe erstellen. Aufgaben, die du im Menü CRM » Ticketsystem » Ticket öffnen » Tab: Aufgaben erstellst, sind mit dem Ticket verknüpft. Diese Verknüpfung wird auch in der Aufgabenübersicht im Menü Start » Aufgaben angezeigt.

1.1. Sichtbarkeit der Aufgaben für Backend-Benutzer einstellen

Damit für Benutzer mit dem Zugang Backend das Menü Start » Aufgaben sichtbar ist, muss das Menü im Benutzerkonto freigeschaltet werden.

Sichtbarkeit für Backend-Benutzer einstellen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
    → Die Übersicht wird geöffnet.

  2. Optional: Gib in den Filtereinstellungen links eine ID oder einen Namen ein, um die Suche einzuschränken.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die gefundenen Konten werden angezeigt.
    Tipp: Ausgegraute Konten haben Admin-Rechte.

  4. Klicke auf das Konto, für das du die Sichtbarkeit des Menüs und die Berechtigungen aktivieren möchtest.
    → Die Ansicht Rechte wird geöffnet.

  5. Klappe im Bereich Menü-Sichtbarkeiten die Option Start auf.

  6. Aktiviere die Option Aufgaben.
    Hinweis: Im Bereich Berechtigungen wird die Option unter Start > Aufgaben automatisch mit aktiviert.

  7. Speichere die Einstellungen.
    → Das Menü Start » Aufgaben ist für den Backend-Benutzer sichtbar und bearbeitbar.

1.2. Aufgabe erstellen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um eine Aufgabe zu erstellen. Die Aufgaben-ID wird automatisch vergeben und kann nicht geändert werden.

Aufgabe erstellen:

  1. Öffne das Menü Start » Aufgaben.
    Tipp: Zeige dazu mit der Maus auf das plentymarkets Logo oben links.

  2. Klicke auf Neue Aufgabe.
    → Das Tab Neue Aufgabe wird geöffnet.

  3. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  4. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 1. Aufgabe erstellen
Einstellung Erläuterung

Titel

Titel für die Aufgabe eingeben.

Priorität

Priorität wählen. Die Prioritäten reichen von 0 = grauer Stern bis 5 = 2 gelbe Sterne.

Fortschritt

Prozentsatz wählen. Dieser zeigt an, wie weit die Aufgabe fortgeschritten ist. Der Fortschritt muss je nach Fortschreiten der Aufgabe vom Bearbeiter manuell angepasst werden.

Markierung

Markierung wählen. Die Markierung hilft, Aufgaben später wiederzufinden.

Eigner

Eigner wählen. Der Eigner ist eine Pflichteinstellung. Der Eigner ist der Verantwortliche für die Aufgabe.

Beschreibung

Beschreibung der Aufgabe eingeben und Text ggf. formatieren.

1.3. Aufgaben suchen

Beim Öffnen des Menüs Start » Aufgaben werden standardmäßig alle Aufgaben mit einem Fortschritt unter 100% des aktuell aktiven Benutzers angezeigt. Wenn du eine Aufgabe über das Ticketsystem erstellt hast, wird ebenfalls die Ticket-ID sowie der Tickettitel in der Übersicht angezeigt. Mit einem Klick auf die Ticket-ID gelangst du direkt zum Ticket.

Nutze die Suchfilter, um auch bei einer großen Anzahl an Aufgaben den Überblick zu behalten und gezielt Aufgaben zu suchen.

Aufgaben suchen:

  1. Öffne das Menü Start » Aufgaben.
    → Alle eigenen unerledigten Aufgaben werden angezeigt, da beim Öffnen des Menüs standardmäßig der Filter für den Fortschritt auf < 100% gesetzt und in der Dropdown-Liste Eigner der aktive Benutzer vorausgewählt ist.

  2. Klicke auf Reset, um die Filter zu entfernen.

  3. Wähle die Filter. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  4. Klicke auf Suchen.
    → Die Aufgaben, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

Tabelle 2. Aufgabe suchen
Filter Erläuterung

Titel/Beschreibung

Text eingeben, um nach diesem zu filtern. Es handelt sich um eine Volltextsuche, die den Titel und die Beschreibung der Aufgaben durchsucht. Mindestens 4 Zeichen für die Suche eingeben.

ID

ID eingeben, um die Aufgabe mit dieser ID zu suchen. Die Aufgaben-IDs werden automatisch vom System vergeben und sind fortlaufend. Die ID kann nicht geändert werden.

Ticket-ID

Ticket-ID eingeben, um die Aufgabe(n) zu suchen, die zu diesem Ticket gehören.

Fortschritt

Operator und Fortschritt wählen. So lassen sich z.B. alle Aufgaben suchen, die bereits zu 60 % oder mehr erledigt sind.

Priorität

Operator und Priorität wählen. So lassen sich z.B. alle Aufgaben suchen, die Priorität 2 oder höher haben.

Datum der Erstellung

Operator und Datum wählen. So lassen sich z.B. alle Aufgaben suchen, die vor einem bestimmten Tag angelegt wurden.

Eigner

Eigner wählen, um nur die Aufgaben dieses Eigners zu suchen.

Markierung

Markierung wählen, um nur Aufgaben mit dieser Markierung zu suchen.

1.4. Aufgabe bearbeiten

Du kannst Aufgaben jederzeit bearbeiten, um z.B. den Fortschrittsbalken anzupassen oder die Beschreibung zu ergänzen.

Aufgabe bearbeiten:

  1. Öffne das Menü Start » Aufgaben.
    → Alle eigenen unerledigten Aufgaben werden angezeigt, da beim Öffnen des Menüs standardmäßig der Filter für den Fortschritt auf < 100% gesetzt und in der Dropdown-Liste Eigner der aktive Benutzer vorausgewählt ist.

  2. Klicke auf Reset, um die Filter zu entfernen.

  3. Wähle die Filter. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2 im Kapitel Aufgabe suchen.
    → Die Aufgaben, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

  4. Klicke in die Zeile der Aufgabe.
    → Die Aufgabe wird geöffnet.

  5. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1 im Kapitel Aufgabe erstellen.

  6. Speichere die Einstellungen.

1.5. Aufgaben auf dem Dashboard anzeigen

Du kannst deine unerledigten Aufgaben auf dem Dashboard anzeigen lassen. Auf diese Weise siehst du direkt zu Arbeitsbeginn, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen.

Setze auf dem Dashboard direkt bei der Aufgabe ein Häkchen, wenn du die Aufgabe erledigt hast. Die Aufgabe wird dann auch im Menü Start » Aufgaben aktualisiert und erhält den Status 100%.

Aufgaben auf dem Dashboard anzeigen:

  1. Öffne dein plentymarkets System.
    → Das Dashboard wird angezeigt.

  2. Wähle aus der Dropdown-Liste das Element Meine Aufgaben.
    → Der Bereich Meine Aufgaben wird dir ab sofort auf dem Dashboard angezeigt, wenn du dein plentymarkets System öffnest.

Mit einem Klick auf ToDo eingeben im Bereich Meine Aufgaben gelangst du direkt in das Menü Start » Aufgaben und kannst dort eine neue Aufgabe erstellen.

Welche Elemente du außerdem auf dem Dashboard anzeigen kannst, ist auf der Handbuchseite Benutzerkonto personalisieren im Kapitel Dashboard personalisieren beschrieben.

2. Kalender verwalten

Der Kalender im Menü Start » Kalender deines plentymarkets Systems bietet dir die Möglichkeit, Termine zu planen, um deine zeitliche Organisation und die deiner Mitarbeiter zu steuern und interne Abläufe zu verbessern.

Der Kalender enthält die eigenen Termine sowie die Termine der Benutzer, deren Kalender für den angemeldeten Benutzer sichtbar gestellt und im Filter aktiviert wurden.

Du kannst zwischen der Anzeige des Tages, der Woche und des Monats wählen. Durch Klick auf die Schaltfläche Heute wechselst du zurück zur Ansicht des aktuellen Tages.

Im Filter wird eine Liste der Benutzer angezeigt, für die der angemeldete Benutzer mindestens Leserechte hat. Durch Setzen eines Häkchens werden die Termine dieses Benutzers im Kalender angezeigt. Du kannst die Kalender mehrerer Benutzer gleichzeitig anzeigen.

2.1. Sichtbarkeit des Kalenders für Backend-Benutzer einstellen

Damit für Benutzer mit dem Zugang Backend das Menü Start » Kalender sichtbar ist, muss das Menü im Benutzerkonto freigeschaltet werden.

Sichtbarkeit des Kalenders für Backend-Benutzer einstellen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
    → Die Übersicht wird geöffnet.

  2. Optional: Gib in den Filtereinstellungen links eine ID oder einen Namen ein, um die Suche einzuschränken.

  3. Klicke auf Suchen.
    → Die gefundenen Konten werden angezeigt.
    Tipp: Ausgegraute Konten haben Admin-Rechte.

  4. Klicke auf das Konto, für das du die Sichtbarkeit des Menüs und die Berechtigungen aktivieren möchtest.
    → Die Ansicht Rechte wird geöffnet.

  5. Klappe im Bereich Menü-Sichtbarkeiten die Option Start auf.

  6. Aktiviere die Option Kalender.
    Hinweis: Im Bereich Berechtigungen wird die Option unter Start > Kalender automatisch mit aktiviert.

  7. Speichere die Einstellungen.
    → Das Menü Start » Kalender ist für den Backend-Benutzer sichtbar und bearbeitbar.

2.2. Backend-Benutzer als Eigner einstellen

Für Personen mit dem Zugang Backend muss die Kalendernutzung wie im Folgenden beschrieben aktiviert werden. Für Personen mit dem Zugang REST-API ist keine Aktivierung des Kalenders möglich.

Die Berechtigung kann im Tab Eigner eines Benutzerkontos jederzeit wieder deaktiviert werden.

Backend-Benutzer als Eigner einstellen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffne das Benutzerkonto mit dem Zugang Backend.

  3. Wechsele in das Tab Eigner.

  4. Aktiviere die Option Kalender.

  5. Speichere die Einstellungen.
    → Das neue Tab Kalender ist sichtbar und kann wie im nächsten Kapitel beschrieben eingerichtet werden.

2.3. Grundeinstellungen im Kalender vornehmen und Zugriffsrechte für Benutzer einstellen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um Grundeinstellungen im Kalender wie z.B. die Vergabe des Passwort vorzunehmen und die Zugriffsrechte für Benutzer einzustellen. Du kannst zwischen den Einstellungen Kein Zugriff, Lesen und Lesen & Schreiben wählen.

Grundeinstellungen im Kalender vornehmen und Zugriffsrechte für Benutzer einstellen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffne den Benutzer.

  3. Öffne das Tab Kalender.

  4. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  5. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 3. Grundeinstellungen im Kalender vornehmen
Einstellung Erläuterung

Serveradresse;
Serverpfad;
Port

Wird automatisch vom System gespeichert.
Die Server-Adresse und der Server-Pfad sind für die Konfiguration eines externen Kalender-Tools (z.B. Google Calendar) erforderlich.

Neues Passwort

Beim Einrichten des Kalender-Accounts wird ein Passwort benötigt, das von externen Kalender-Tools abgefragt wird. Das Passwort kann jederzeit geändert werden.
Wichtig: Das Passwort wird nach dem Speichern nicht mehr angezeigt und kann nicht wiederhergestellt werden.
Bei Verwendung externer Kalender-Tools muss bei einer Änderung des Passworts dort das Passwort ggf. erneut eingegeben werden.

Passwort wiederholen

Zuvor eingegebenes neues Passwort durch erneute Eingabe bestätigen.

Beschreibung

Die Beschreibung wird bei den Informationen bzw. Einstellungen des Kalenders angezeigt.

Berechtigung

Wählen, welche Benutzer Zugriff auf den Kalender dieses Eigners haben sollen und welche Zugriffsrechte diese Benutzer haben sollen. Um den Kalender sehen zu können, müssen Benutzer mindestens Leserechte haben.
Kein Zugriff = Der Benutzer hat weder Lese- noch Schreibzugriff auf den Kalender dieses Eigners.
Lesen = Der Kalender ist für den Benutzer sichtbar.
Schreiben = Der Benutzer darf Termine im Kalender bearbeiten und löschen.

2.4. Termin erstellen

Gehe wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Termin zu erstellen. Abhängig von deinen Zugriffsrechten, die gemäß Tabelle 3 eingestellt werden, kannst du auch Termine für andere Benutzer erstellen. Du kannst nur Termine für Benutzer erstellen, für die du Schreibrechte hast. Benutzer, für die du nicht über Schreibrechte verfügst, stehen beim Erstellen eines Termins nicht zur Auswahl.

Termin erstellen:

  1. Öffne das Menü Start » Kalender.
    Tipp: Zeige dazu mit der Maus auf das plentymarkets Logo oben links.

  2. Wähle den Zeitpunkt des Termins mit einem Klick in das Feld bei der Uhrzeit.
    Tipp: Wähle den Zeitraum des Termins mit einem Klick in das Feld der Startzeit und ziehe den Cursor bis zur Endzeit des Termins.

  3. Nimm die Einstellungen im Bereich Termininformationen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4.

  4. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 4. Termin erstellen
Einstellung Erläuterung

Titel

Wird in der Kalenderübersicht angezeigt.

Ganztägig

Legt fest, dass der Termin den ganzen Tag dauert. Termine werden dann in der Tages- und Wochenansicht in der oberen Leiste angezeigt und der Kalender bleibt übersichtlich.

Von / Bis

Datum und Uhrzeit sind voreingestellt, können jedoch angepasst werden.

Typ

Art des Termins aus der Dropdown-Liste wählen.

Kalender

Wählen, für welchen Eigner der Termin angelegt werden soll.

Beschreibung

Beschreibung eingeben, z.B. Details zum Termin. Diese Beschreibung wird auch anderen Benutzern mit Zugriffsrechten auf den Kalender in den Termininformationen angezeigt.

2.5. Termin bearbeiten

Klicke auf einen Termin, um die Termininformationen zu öffnen und diese zu ändern.

Termin bearbeiten:

  1. Öffne das Menü Start » Kalender.

  2. Klicke auf den Termin, den du ändern möchtest.
    → Das Fenster Termininformationen wird geöffnet.

  3. Nimm die Änderungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4.

  4. Speichere die Einstellungen.

2.6. Termin löschen

Lösche Termine, wenn diese fälschlicherweise erstellt wurden oder die Termine hinfällig geworden sind.

Termin löschen:

  1. Öffne das Menü Start » Kalender.

  2. Klicke auf den Termin, den du löschen möchtest.
    → Das Fenster Termininformationen wird geöffnet.

  3. Klicke auf Löschen.
    → Der Termin wird gelöscht und aus der Kalenderübersicht entfernt.

2.7. Kalender mit externen Kalender-Tools synchronisieren

Über eine CalDAV-Schnittstelle synchronisierst du deinen Kalender mit externen Kalender-Tools. Du kannst den Kalender z.B. mit dem Mac-Kalender oder iPad-Kalender synchronisieren.

Im Benutzerprofil des Benutzers muss dazu wie im Kapitel Backend-Benutzer als Eigner einstellen beschrieben im Tab Eigner die Option Kalender aktiviert sein. Du benötigst außerdem die Einstellungen des Benutzers, die im Tab Kalender des Benutzers gespeichert sind.

Informationen darüber, wie du deinen plentymarkets Kalender mit externen Kalender-Tools synchronisierst, findest du in der Dokumentation des externen Kalender-Tools.

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