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Benutzerkonten verwalten

In der Benutzerverwaltung erstellst du neue Benutzerkonten und bearbeitest bestehende Benutzerkonten. Darüber hinaus verknüpfst du Benutzerkonten mit Rollen und Zugängen.

  • Mit Rollen gruppierst du Benutzerkonten und vereinfachst die Zuordnung gleicher Berechtigungen zu mehreren Benutzerkonten.

  • Mit Zugängen verteilst du Berechtigungen an Benutzerkonten und Schnittstellen. Einem Benutzerkonto des Zugangs REST-API zum Beispiel weist du individuell REST-Calls zu.

In jedem plentymarkets System sind kostenfrei fünf CUL-Benutzerlizenzen enthalten. Weitere Benutzerkonten buchst du im Konfigurator hinzu.

Was ist eine CUL-Benutzerlizenz?

CUL steht für Concurrent-User-Lizenzmodell. Über die Lizenz wird festgelegt, wie viele Benutzerkonten gleichzeitig auf das plentymarkets Backend, die REST-API und die plentymarkets App zugreifen dürfen. Wir limitieren also nur die gleichzeitige Nutzung und nicht die Anzahl der Benutzerkonten, die du erstellen kannst.

1. Passwortsicherheit einstellen

Im Menü System » Einstellungen » Benutzer » Sicherheit stellst du die Anforderungen ein, die Benutzer erfüllen müssen, wenn sie ein neues Passwort vergeben. Um die Anforderungen zu aktivieren, verfahre wie im Folgenden beschrieben.

Passwortsicherheit einstellen:

  1. Öffne das Menü System » Einstellungen » Benutzer » Sicherheit.

  2. Nimm die Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Speichere () die Einstellungen.
    → Jedes neu eingegebene Passwort wird ab jetzt auf die Erfüllung der eingestellten Anforderungen geprüft.

Tabelle 1. Passwortsicherheit einstellen
Einstellung Erläuterung

Passwortsicherheit aktivieren

Wird diese Option aktiviert, muss jedes neu eingegebene Passwort die eingestellten Anforderungen erfüllen.

Mindestlänge

Mindestanzahl an Zeichen für neue Passwörter eingeben.
Hinweis: Aus Sicherheitsgründen muss die Mindestlänge 8 oder mehr Zeichen betragen.

Passwortkriterien

Kriterien aktivieren, die für neue Passwörter gelten sollen.
Hinweis: Aus Sicherheitsgründen müssen mindestens 3 Kriterien aktiviert sein.

Mindestanzahl erfüllter Kriterien

Anzahl der Kriterien einstellen, die neue Passwörter mindestens erfüllen müssen.
Hinweis: Aus Sicherheitsgründen müssen mindestens 3 Kriterien aktiviert sein.

Anzahl zuletzt benutzter Passwörter

Anzahl der zuletzt benutzten Passwörter einstellen, die nicht erneut verwendet werden dürfen. Der Nutzer wird darauf hingewiesen, wenn er versucht, eines der zuletzt benutzten Passwörter erneut einzugeben. Wenn diese Funktion nicht gewünscht ist, 0 eintragen oder leer lassen.
Hinweis: Die Anzahl der zu speichernden Passwörter muss 20 oder weniger betragen.

Gültigkeitszeitraum des Passworts

Nach Ablauf des Gültigkeitszeitraums in Tagen wird das Benutzerkonto gesperrt. Wenn diese Funktion nicht gewünscht ist, 0 eintragen oder leer lassen.

2. Benutzerkonto erstellen

Bei der Erstverwendung deines Systems ist bereits ein Standardbenutzerkonto des Zugangs Admin, also ein Konto mit Administratorrechten, vorhanden. Du benötigst mindestens ein Admin-Benutzerkonto. Erstelle deshalb entweder ein neues Benutzerkonto des Zugangs Admin und lösche danach das Standardbenutzerkonto oder bearbeite das vorhandene Benutzerkonto. Im Folgenden wird beschrieben, wie du ein Benutzerkonto eines beliebigen Zugangs erstellst.

Benutzerkonto erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicke auf Neu.
    → Das Fenster Neuen Benutzer anlegen wird geöffnet.

  3. Gib den Benutzernamen ein.

  4. Gib den realen Namen ein.

  5. Gib das Passwort ein.

  6. Wiederhole das Passwort.

  7. Gib die E-Mail-Adresse der Person ein, damit sie Benachrichtigungen des Systems empfängt.

  8. Wähle einen Benutzerzugang. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  9. Speichere die Einstellungen.

Der Benutzername darf kein Leerzeichen enthalten und muss mindestens 5 Zeichen lang sein.

Mit einen Klick auf Mein Konto gelangst du direkt in dein Benutzerkonto.

Die Benutzerzugänge sind vorgegeben und die Einstellungen der Zugänge sind nicht änderbar. Welche Berechtigungen bei Zugängen voreingestellt sind und welche du noch individuell am Benutzerkonto einstellen kannst, findest du in dieser Tabelle:

Tabelle 2. Übersicht der verfügbaren Benutzerzugänge
Zugang Erläuterung

Admin

Zugang, der über alle Berechtigungen ohne Einschränkung verfügt und mindestens einem Benutzerkonto zugeordnet werden muss, da nur ein Admin weitere Benutzerkonten uneingeschränkt erstellen, verwalten und bearbeiten kann. Bei Verwendung mehrerer Admin-Konten sind diese gleichberechtigt.

Backend

Zugang, für den im Benutzerkonto unter Tab: Berechtigung Bereiche und Funktionen freigeschaltet werden.

REST-API

Zugang, für den im Benutzerkonto REST-Calls freigeschaltet werden. Die REST-Calls werden dann einzeln aktiviert. Es werden dem Benutzerkonto also nicht pauschal alle REST-Calls freigeschaltet.

Achtung: Nutzern mit diesem Benutzerzugang wird der Zugriff auf das Backend verweigert.

Die Zugänge Callcenter, Logistik, Blog und Newsletter2Go existieren nicht mehr und wurden zu einem Backend-Nutzer migriert.

3. Benutzerkonto bearbeiten

Nachdem ein Benutzerkonto erstellt wurde, wird das Konto in der Benutzerkontoübersicht hinzugefügt. Benutzerkonten werden dort alphabetisch aufgelistet. Wähle ein Benutzerkonto aus, um Einstellungen an dessen Konto vorzunehmen. Die Anzahl der Einstellungen hängt zum einen von deinem Benutzerzugang und zum anderen von dem Benutzerzugang des zu bearbeitenden Benutzerkontos ab. Mehrere Benutzerkonten gleichzeitig bearbeitest du per Gruppenfunktion.

Benutzerkonto bearbeiten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicke auf Benutzer öffnen.
    → Das Benutzerkonto wird in einem neuen Tab geöffnet.

  3. Nimm Änderungen und Einstellungen gemäß Tabelle 3 vor.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Passwort ist gespeichert

Das beim Erstellen des Benutzerkontos eingegebene Passwort ist im Bearbeitungsmodus nicht sichtbar, ist aber gespeichert. Du musst es beim Bearbeiten des Benutzerkontos nicht erneut eingeben.

3.1. Stammdaten pflegen

Im Tab Stammdaten nimmst du Änderungen und Einstellungen an den Benutzerdaten eines Kontos vor. Benutzername, IP-Beschränkung, Benutzerzugang und Rollen können nur von Personen mit Administratorrechten geändert werden. Alle anderen Stammdaten können Personen auch in ihrem eigenen Konto anpassen. Zudem ist das Sperren eines Benutzerkontos in diesem Tab möglich.

Tabelle 3. Stammdaten eines Benutzerkontos
Einstellung Erläuterung

Titelzeile

In der Titelzeile werden Benutzer-ID, Benutzername sowie Datum und Uhrzeit der letzten Änderung an dem Benutzerkonto angezeigt.
Die Benutzer-ID ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die vom System vergeben wird und nicht änderbar ist.

Benutzer gesperrt

Aktivieren, um das Benutzerkonto zu sperren. Gesperrte Personen können sich nicht mehr in das System einloggen.

Benutzername

Name ohne Leerzeichen eingeben. Der Name ist ein Pflichteintrag, der für den Login benötigt wird. Der Benutzername darf kein Leerzeichen enthalten und muss mindestens 5 Zeichen lang sein.

Realer Name

Realer Name des Benutzers, der in der Kopfzeile des plentymarkets Administrationsbereichs angezeigt wird.

E-Mail

E-Mail-Adresse des Benutzerkontos eingeben. Diese ist u.a. für Benachrichtigungen des Systems, Benachrichtigungen aus Ereignisaktionen und auch für die Gruppenkommunikation innerhalb des Systems wichtig.

Google Mail

Bei Verwendung von Gmail, hier die Gmail-Adresse des Benutzerkontos eingeben.

Skype-Name

Bei Verwendung von Skype, hier den Skypenamen des Benutzerkontos eingeben.

Farbe

Im Bearbeitungsfenster eine Farbe durch Verschieben der Farbauswahl festlegen, einen Hexadezimalwert oder RGB-Werte eingeben. Die Farbe erleichtert die Identifikation des Benutzerkontos in anderen Bereichen, zum Beispiel im Kalender.

Zeitzone

Zeitzone des Benutzerkontos wählen.

Bild-URL

Bild-URL eingeben, um zum Beispiel einen Platzhalter für ein Foto für Blogbeiträge zu hinterlegen.

UI-Sprache

Sprache für den Admin-Bereich. Diese Sprache wird als Standard beim Login verwendet.

IP-Beschränkung

IP-Adresse des Rechners der Person des Benutzerkontos eingeben, damit sich die Person mit diesem Benutzerkonto nur über diese IP-Adresse in das plentymarkets System einloggt.

Benutzerzugang

Benutzerzugang des Benutzerkontos wählen. Es stehen die Zugänge Admin, Backend und REST-API zur Verfügung.

Rollen

Rollen des Benutzerkontos wählen. Damit Rollen zur Auswahl stehen, müssen zuvor Rollen erstellt werden.

Neues Passwort

Neues Passwort eingeben, um dem Benutzerkonto ein neues Passwort zu erteilen.

Passwort wiederholen

Passwort noch einmal eingeben.

Neue App-PIN

Für Personal, das mit der plentymarkets App arbeitet, optional PIN mit 4 bis 12 Ziffern eingeben. Wenn eine PIN gespeichert ist, ist ein schneller Kontowechsel in der plentymarkets App möglich. Personal kann sich aber auch mit dem Passwort in die plentymarkets App einloggen.
Tipp: Nachdem die PIN gespeichert wurde, werden in diesem Feld 4 Punkte angezeigt. Diese Punkte dienen dazu, sichtbar zu machen, dass für das Benutzerkonto eine App-PIN gespeichert ist, und stimmen nicht unbedingt mit der Länge der gespeicherten PIN überein.
Beim schnellen Benutzerwechsel werden alle Benutzerkonten angezeigt, für die eine PIN gespeichert ist. Um die PIN zu entfernen, zum Beispiel, weil die Person nicht mehr mit der App arbeitet, die 4 Punkte löschen und das Konto erneut speichern.

App-PIN wiederholen

PIN noch einmal eingeben.

3.2. Eigner aktivieren

Du legst im Tab Eigner fest, in welchen Bereichen das Benutzerkonto als Eigner verfügbar sein soll. Wenn du zum Beispiel einen Kalender erstellst, musst du für den Kalender Eigner einrichten. Aktiviere den Bereich Kalender im Tab Eigner.

Benutzer als Eigner aktivieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffne einen Benutzer.

  3. Öffne das Tab Eigner.

  4. Aktiviere die Bereiche, in denen das Benutzerkonto als Eigner verfügbar sein soll.

  5. Speichere () die Einstellungen.

3.3. E-Mail-Postfächer verwalten

Wenn du deine Domains von plentymarkets verwalten lässt, kannst du als Person mit Admin-Rechten im Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten » Tab: E-Mail E-Mail-Postfächer für Systembenutzer erstellen und verwalten. Diese E-Mail-Postfächer werden bei einem Drittanbieter, dem externen E-Mail-Provider mailbox.org, angelegt und von diesem Drittanbieter gehostet. Nachfolgend wird beschrieben, wie du E-Mail-Postfächer und zusätzliche E-Mail-Adressen pro Postfach (Alias) erstellst.

E-Mail-Postfächer anderer Provider

Die hier beschriebene Einrichtung gilt nur für plentymarkets Kunden, die ihre Domains von plentymarkets verwalten lassen und die den externen Dienstleister mailbox.org nutzen möchten. Wenn du deine E-Mail-Konten über einen anderen Provider verwaltest und darüber E-Mails durch dein plentymarkets System versenden möchtest, ist diese Einrichtung nicht erforderlich. Beachte aber auch dann das Kapitel E-Mail-Server-Zugangsdaten speichern auf der Handbuchseite E-Mails versenden.

3.3.1. Postfach erstellen

Lege für Benutzer, die ein eigenes Postfach bei mailbox.org erhalten sollen, wie unten beschrieben ein Postfach an. Du benötigst Admin-Rechte, um Postfächer und Alias anzulegen.

Neues Postfach erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicke auf Mein Konto.

  3. Wechsele in das Tab E-Mail.

  4. Klicke auf Neu.
    → Das Fenster Postfach erstellen wird angezeigt.

  5. Wähle als E-Mail-Adresstyp Postfach.

  6. Nimm die weiteren Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 4.

  7. Klicke auf Postfach erstellen.
    → Das E-Mail-Postfach wird beim externen Dienstleister mailbox.org erstellt.

Tabelle 4. Postfach erstellen
Einstellung Erläuterung

E-Mail-Adresstyp

E-Mail-Adresstyp Postfach wählen.
Postfach = Legt ein neues E-Mail-Postfach an.
Alias = Legt eine zusätzliche E-Mail-Adresse für ein bestehendes Postfach an. Die Auswahl des Postfachs erfolgt über die Option Zielpostfach.

E-Mail-Adresse

E-Mail-Adresse eingeben, die dem Postfach zugeordnet werden soll. Lokalen Teil der E-Mail-Adresse vor dem @ eingeben. Domain-Teil aus der Dropdown-Liste wählen.
Hinweis: Für Testdomains, zum Beispiel @plenty-test-drive, sowie für externe Domains, die nicht über plentymarkets verwaltet werden, können keine Postfächer angelegt werden.
Hinweis: Nach dem Löschen einer E-Mail-Adresse ist diese Adresse 48 Stunden gesperrt. Erst nach Ablauf dieser Frist kann diese E-Mail-Adresse erneut vergeben werden.

Vorname
Nachname

Vornamen und Nachnamen der Person mit diesem Benutzerkonto eingeben. Dieser Name wird mit der E-Mail-Adresse als Absender angezeigt.

Systembenutzer

Benutzerkonto wählen, dem das Postfach zugewiesen werden soll.

Weiterleitungen

Wenn E-Mails, die an dieses Postfach gesendet werden, an ein anderes Postfach weitergeleitet werden sollen, eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingeben. Mehrere E-Mail-Adressen durch Komma getrennt hinterlegen, zum Beispiel kunde@ihredomain.de,consultant@ihredomain.de.

E-Mails in Postfach speichern

Option wird wählbar, wenn eine Weiterleitung eingerichtet wird.
Aktiviert = E-Mails werden an die Ziel-E-Mail-Adressen weitergeleitet. Kopien der weitergeleiteten E-Mails werden auch in diesem Postfach gespeichert.
Nicht aktiviert = E-Mails werden direkt an die Ziel-E-Mail-Adressen weitergeleitet. In diesem Postfach werden keine E-Mails gespeichert.

Passwort;
Passwort wiederholen

Passwort eingeben und durch erneute Eingabe bestätigen.
Hinweis: Passwort muss aus mindestens 8 Zeichen und einer Kombination aus Großbuchstaben, Kleinbuchstaben und Zahlen bestehen.

Tarif

Tarif wählen. Preise gelten zzgl. MwSt. Dein plentymarkets Vertrag wird nach dem Anlegen des Postfachs angepasst.

3.3.2. Zugangsdaten für mailbox.org-Server in plentymarkets hinterlegen

Damit plentymarkets E-Mails, zum Beispiel Auftragsbestätigungen, für dich versenden kann, hinterlege im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Zugangsdaten die Zugangsdaten zu dem mailbox.org-Postfach, über das du diese E-Mails versenden möchtest.

3.3.3. Zusätzliche E-Mail-Adresse (Alias) für ein Postfach erstellen

Wenn ein Postfach über mehr als eine E-Mail-Adresse erreichbar sein soll, erstelle ein Alias für das Postfach. Die Anzahl der möglichen E-Mail-Adressen pro Postfach ist vom gewählten Tarif abhängig. Gehe wie unten beschrieben vor, um eine zusätzliche E-Mail-Adresse für ein Postfach zu erstellen.

Zusätzliche E-Mail-Adresse für ein Postfach erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicke auf Mein Konto.

  3. Wechsele in das Tab E-Mail.

  4. Klicke auf Neu.
    → Das Fenster Postfach erstellen wird angezeigt.

  5. Wähle als E-Mail-Adresstyp Alias.

  6. Nimm die weiteren Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 5.

  7. Klicke auf Postfach erstellen.
    → Die zusätzliche E-Mail-Adresse wird erstellt.

Tabelle 5. Zusätzliche E-Mail-Adresse für ein Postfach erstellen
Einstellung Erläuterung

E-Mail-Adresstyp

E-Mail-Adresstyp Alias wählen.
Postfach = Legt ein neues E-Mail-Postfach an.
Alias = Legt eine zusätzliche E-Mail-Adresse für ein bestehendes Postfach an. Die Auswahl des Postfachs erfolgt über die Option Zielpostfach.

E-Mail-Adresse

E-Mail-Adresse eingeben, die dem Postfach zugeordnet werden soll: Lokalen Teil der E-Mail-Adresse vor dem @ eingeben. Den Domain-Teil aus der Dropdown-Liste wählen.
Hinweis: Nach dem Löschen einer E-Mail-Adresse ist diese Adresse 48 Stunden gesperrt. Erst nach Ablauf dieser Frist kann diese E-Mail-Adresse erneut vergeben werden.

Zielpostfach

Das Postfach wählen, in das E-Mails an diese Alias-Adresse eingehen sollen.

3.3.4. Grundtarif ändern

Standardmäßig gilt für das Hosting von Postfächern bei mailbox.org über plentymarkets der mailbox.org-Grundtarif Business Reseller. Dieser Grundtarif ist für dich kostenlos, umfasst jedoch keinen Support von mailbox.org. Den Grundtarif kannst du jederzeit anpassen. Wenn du Support von mailbox.org wünschst oder den Leistungsumfang erweitern möchtest, passe deinen Grundtarif an. Der gewählte Grundtarif gilt für alle Postfächer deines gesamten plentymarkets Systems inklusive aller Mandaten.

Grundtarif ändern:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicke auf Mein Konto.

  3. Wechsele in das Tab E-Mail.

  4. Klicke auf Grundtarif ändern.
    → Das Fenster Grundtarif wählen wird angezeigt.

  5. Prüfe den Leistungsumfang der angebotenen Grundtarife.

  6. Wähle den gewünschten Grundtarif.

  7. Klicke auf Grundtarif ändern.
    → Der Tarif wird übernommen und dein plentymarkets Vertrag wird angepasst. Du erhältst außerdem eine E-Mail mit weiteren Informationen von mailbox.org.

3.3.5. Postfach löschen

Gehe wie unten beschrieben vor, um ein Postfach zu löschen. Du benötigst Admin-Rechte, um Postfächer/Alias zu löschen. Nach dem Löschen eines Postfachs/Alias kannst du erst nach 48 Stunden wieder ein neues Postfach/Alias mit der gelöschten E-Mail-Adresse anlegen.

E-Mails nach dem Löschen des Postfachs nicht mehr zugänglich

Nach dem Löschen eines Postfachs kannst du über mailbox.org nicht mehr auf die in diesem Postfach gespeicherten E-Mails zugreifen. Stelle sicher, dass von allen benötigten E-Mails eine lokale Kopie vorhanden ist.

Postfach löschen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicke auf Mein Konto.

  3. Wechsele in das Tab E-Mail.
    → Eine Liste der Postfächer wird angezeigt.

  4. Klicke in der Liste auf das Postfach, das du löschen möchtest.

  5. Klicke auf Löschen ().
    → Das Postfach und alle damit verbundenen Alias werden bei mailbox.org gelöscht.
    → Dein plentymarkets Vertrag wird angepasst.

3.4. Weitere Benutzereinstellungen

Im Bearbeitungsfenster eines Benutzerkontos findest du neben den bereits erwähnten noch weitere Tabs. Diese Tabs und ihre Einstellungsmöglichkeiten sind in anderen Themenbereichen erklärt. Zu den Erklärungen gelangst du über die Links in der rechten Tabellenspalte.

Tabelle 6. Weitere Tabs im Bearbeitungsfenster eines Benutzerkontos
Tab Erläuterung

Grußformel

In diesem Tab gibst du einen Text ein, der deinen Nachrichten und Kommentaren im Ticketsystem automatisch als Grußformel angefügt wird.

Signatur

In diesem Tab gibst du einen Text ein, der deinen Nachrichten und Kommentaren im Ticketsystem automatisch als Signatur angefügt wird.

Berechtigung

Dieses Tab wird im Kapitel Berechtigungen zuordnen detailliert beschrieben.

Persönliche Einstellungen

Hier nimmst du Einstellungen vor, die nur für das im System angemeldete Benutzerkonto gelten. Deshalb ist das Tab für dich auch nur in deinem eigenen Benutzerkonto sichtbar. Das Tab unterteilt sich in die Tabs Allgemein, Shortcuts und Favoriten, die nur dich persönlich betreffen.

Kalender

Hier werden Einstellungen für den Kalender vorgenommen.

4. Mehrere Benutzerkonten bearbeiten

Mehrere Benutzerkonten bearbeitest du per Gruppenfunktion im Menü Benutzer. Bei der Gruppenfunktion werden zuvor gewählte Benutzerkonten bearbeitet.

Gruppenfunktion ausführen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Benutzerkonten.

  2. Wähle die zu bearbeitenden Benutzer.

  3. Klicke auf Gruppenfunktion.
    → Das Fenster Gruppenfunktion wird geöffnet.

  4. Nimm die Einstellungen vor. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 7.

  5. Klicke auf Anwenden.
    → Die Benutzerkonten werden geändert.

Tabelle 7. Benutzerkonten per Gruppenfunktion bearbeiten
Einstellung Erläuterung

Löschen

Aktivieren, um gewählte Benutzerkonten zu löschen.

E-Mail senden

Aktivieren, um E-Mail an die gewählten Benutzerkonten zu senden. Das E-Mail-Programm wird geöffnet. Die Benutzerkonten sind als Empfänger eingetragen.

Skype

Aktivieren und Sofortnachricht, Anruf oder Video-Anruf wählen, um die Personen mit diesen Benutzerkonten über Skype zu kontaktieren.

Rollen

Aktivieren und eine, mehrere oder ALLE Rollen aktivieren, um die gewählten Benutzer mit diesen Rollen zu verknüpfen.

5. Sichtbarkeiten festlegen

Im Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer legst du fest, welche Bereiche und Einstellungen die Person mit diesem Benutzerkonto sehen kann, wenn die Person ein Menü öffnet. Bei fehlender Berechtigung ist zum Beispiel ein Lager oder sind Aufträge in einem Status für diese Person nicht sichtbar.

Tabelle 8. Tab Berechtigung eines Backend-Benutzerkontos
Einstellung Erläuterung

Vertriebslager;
Reparaturlager;
Vorratslager;
Umschlagslager;
Verteilerlager;
Sonderlager (Typ Sonstiges)

Benutzerberechtigungen für Lager erteilen. Nur erstellte Lagertypen stehen zur Verfügung.

Sichtbare Auftragsstatus

Auftragsstatus festlegen, die sichtbar sein sollen. Die Person mit diesem Benutzerkonto sieht nur die Aufträge, die in diesen Status sind.

Setzbare Auftragsstatus

Auftragsstatus festlegen, die die Person mit diesem Benutzerkonto sehen darf.

Mandanten (Shops)

Einzelne, mehrere oder alle Mandanten (Shops) festlegen, die die Person mit diesem Benutzerkonto sehen darf. Die Person mit diesem Benutzerkonto hat nur auf die hier festgelegten Bereiche Zugriff. Wenn kein Mandant gewählt wurde, greifen auch weitere Berechtigungen nicht, da die Person mit diesem Benutzerkonto generell keinen Mandanten sieht.
Alle = Die Person mit diesem Benutzerkonto hat Zugriff auf alle Mandanten.
Standard = Die Person mit diesem Benutzerkonto hat Zugriff auf den Standard-Webshop.

Ticketstatus

Ticketstatus wählen, um festzulegen, welche Tickets mit welchem Status die Person mit diesem Benutzerkonto ansehen und bearbeiten darf.
Unsichtbar = Die Person mit diesem Benutzerkonto sieht kein Ticket, das in diesem Status ist.
Sichtbar = Die Person mit diesem Benutzerkonto sieht jedes Ticket, das in diesem Status ist.
Nur eigene = Die Person mit diesem Benutzerkonto sieht nur Tickets, die in diesem Status sind und von denen sie Eigner ist.
In der Ticketübersicht werden alle Tickets aufgeführt, also auch für das Benutzerkonto unsichtbare Tickets. Die Person mit diesem Benutzerkonto kann unsichtbare Tickets jedoch nicht öffnen.

6. Rechte verwalten

Mithilfe von Rechten legst du fest, welche Bereiche und Einstellungen Personen mit einem Benutzerkonto in plentymarkets sehen und was die Person bearbeiten kann. Du kannst Rechte für jedes Benutzerkonto einzeln festlegen oder mithilfe von Rollen für mehrere Benutzerkonten. Im Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer können Rechte für einzelne Benutzer vergeben werden. Dies beinhaltet die REST-API-Berechtigungen, die Menü-Sichtbarkeiten und die Plugin-Menü-Sichtbarkeiten. Ebenso können Rechte für Rollen vergeben werden. Ausgeschlossen davon sind die Plugin-Menü-Sichtbarkeiten. Vergibt man eine Rolle an einen Benutzer und hat man an diesen bereits weitere Rechte vergeben, sind alle dort enthaltenen Rechte wirksam. Im Menüpunkt Ressourcen können die Auftragsherkünfte freigegeben werden, die für den Benutzer sichtbar sein sollen.
Ordne einem Benutzerkonto nur die Rechte zu, die die Person für ihren Aufgabenbereich benötigt. Diese Einschränkung erhöht die Sicherheit und beugt Fehlern in deinem System vor.

6.1. Rechte vergeben

Die Benutzerrechte im Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer gliedern sich in die 3 folgend aufgeführten Bereiche.

Tabelle 9. Benutzerrechte
Einstellung Erläuterung

Berechtigungen

REST-Rechte, die für bestimmte Aktionen benötigt werden.

Menü-Sichtbarkeiten

Abbildung von Menü und Systemeinstellungen. Dort können die für den Benutzer sichtbaren Bereiche gewählt werden. Die REST-Rechte für die Menüpunkte werden automatisch gesetzt.

Plugins

Hier wird die Menü-Sichtbarkeit für Plugins freigegeben. Zunächst werden nur die Plugins mit ihren einzelnen Einträgen, jedoch ohne die korrekte Route, angezeigt.

Rechte vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer.
    → Die Übersicht wird geöffnet.

  2. Wähle einen Benutzer.
    → Der Menüpunkt Rechte mit den Sichtbarkeiten wird geöffnet.

  3. Vergib die Rechte für den jeweiligen Bereich durch Anklicken der Checkboxen. Aktiviere komplette Bereiche oder klappe Bereiche auf, um einzelne Berechtigungen zu aktivieren, die dem Benutzerkonto zur Verfügung stehen sollen.

  4. Speichere die Einstellungen.

Die Bereiche Berechtigungen und Menü-Sichtbarkeiten sind verknüpft, wodurch die gewählten Rechte für den jeweils anderen Bereich automatisch mit aktiviert werden.
Sollten weitere Berechtigungen benötigt werden, erscheint eine Fehlermeldung. Beispiel: Der Menüpunkt Blog benötigt die Berechtigungen für “Blog anzeigen” und “Tag anzeigen”.

6.2. Rechte für Rollen vergeben

Rollen kann man mehreren Benutzern zuweisen. Diese haben dann alle dieselben Rechte. Für Rollen können lediglich Einstellungen für Berechtigungen und Menü-Sichtbarkeiten, nicht aber für Plugins vorgenommen werden.

Rechte für Rollen vergeben:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Rollen.
    → Die Übersicht wird geöffnet.

  2. Wähle eine Rolle.
    → Der Menüpunkt Rechte mit den Sichtbarkeiten wird geöffnet.

  3. Vergib die Rechte für Rollen in dem jeweiligen Bereich durch Anklicken der Checkboxen. Aktiviere komplette Bereiche oder klappe Bereiche auf, um einzelne Berechtigungen zu aktivieren, die dem Benutzerkonto zur Verfügung stehen sollen.

  4. Speichere () die Einstellungen.

6.3. Menü- und REST-API-Rechte verwalten

Im Tab Berechtigung legst du fest, welche Berechtigungen ein Benutzerkonto des Zugangs Backend für die REST-API erhält. In der Standardeinstellung sind keine REST-API-Berechtigungen vergeben. Benutzerkonten des Zugangs Admin verfügen über alle Berechtigungen.

Menü- und REST-API-Rechte verwalten:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffne einen Benutzer.

  3. Öffne das Tab Berechtigungen.

  4. Klicke auf Menü- und REST-API-Rechte verwalten.
    → Der Menüpunkt Rechte wird geöffnet.

  5. Vergib die Rechte in dem jeweiligen Bereich durch Anklicken der Checkboxen. Aktiviere komplette Bereiche oder klappe Bereiche auf, um einzelne Berechtigungen zu aktivieren, die dem Benutzerkonto zur Verfügung stehen sollen.

  6. Speichere () die Einstellungen.

6.4. App-Berechtigungen aktivieren

Im Tab Mobile legst du fest, welche Bereiche und Kennzahlen für Benutzerkonten in der plentymarkets App sichtbar sein sollen.

App-Berechtigungen aktivieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffne einen Benutzer.

  3. Öffne das Tab Mobile.

  4. Aktiviere Funktionen oder Kennzahlen, die dem Benutzerkonto in der App zur Verfügung stehen sollen.

  5. Speichere () die Einstellungen.

6.5. Benutzerkonto entsperren

Die maximale Anzahl der Login-Versuche beträgt 5 pro Benutzerkonto oder 25 pro IP-Adresse. Wenn die maximale Anzahl der Login-Versuche überschritten wird, wird das Konto für 24 Stunden gesperrt. Personen mit Administratorrechten können ein Benutzerkonto vor Ablauf dieser 24 Stunden manuell entsperren.

Benutzerkonto entsperren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.
    → Die Benutzerkonten werden angezeigt.

  2. Doppelklicke auf das gesperrte Benutzerkonto.
    → Das Benutzerkonto wird geöffnet.

  3. Klicke auf Login entsperren.
    → Das Benutzerkonto wird entsperrt.

7. Rollen erstellen

Mit Rollen gruppierst du Benutzerkonten und erteilst mehreren Benutzern die gleichen Berechtigungen, ohne jedes Benutzerkonto einzeln bearbeiten zu müssen.

Neue Rolle erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rollen.

  2. Klicke auf Neue Rolle.
    → Das Fenster Neue Rolle wird geöffnet.

  3. Gib einen Namen für die Rolle ein.

  4. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Rolle wird in einem neuen Tab zur Bearbeitung geöffnet.

Erst beim Bearbeiten der Rolle legst du die Berechtigungen fest, die Benutzerkonten mit dieser Rolle haben. Bearbeite die Rolle deshalb nach dem Erstellen.

8. Rollen bearbeiten

Nachdem du eine Rolle erstellt hast, wird sie zur Bearbeitung geöffnet und der Rollenübersicht hinzugefügt, so dass du die Rolle auch später wieder öffnen und bearbeiten kannst. Rollen werden in der Übersicht alphabetisch gelistet. Jede Rolle gliedert sich in drei Tabs. Im Tab Einstellungen lässt sich der Name der Rolle ändern. Im Tab Benutzer verknüpfst du Benutzerkonten mit der Rolle. Im Tab Berechtigungen ordnest du der Rolle Berechtigungen zu. Für Rollen stehen dir die gleichen Berechtigungseinstellungen wie für Benutzerkonten des Zugangs Backend zur Verfügung. Details zu den Berechtigungen findest du hier auf der Seite im Kapitel Berechtigungen zuordnen.

Rollen können von Benutzern des Zugangs Admin oder des Zugangs Backend erstellt werden. Benutzerkonten des Zugangs Backend benötigen dafür die Berechtigungen.

Benutzerkonten mit einer Rolle verknüpfen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rollen.

  2. Öffne eine Rolle.

  3. Öffne das Tab Benutzer.

  4. Wähle Benutzerkonten unter Verfügbare Benutzer.

  5. Klicke auf den Pfeil nach rechts, um Benutzerkonten in die Spalte Zugeordnete Benutzer zu übertragen.
    Oder: Ziehe ein Benutzerkonto per Drag & Drop in die Spalte Zugeordnete Benutzer.

  6. Speichere () die Einstellungen.

Mehrere Benutzerkonten gleichzeitig verschieben

Mit Strg oder cmd und linker Maustaste markierst du mehrere Benutzer, um diese dann zusammen zu verschieben. Mit den unteren Pfeil-Schaltflächen bewegst du alle Benutzer.

Den Benutzerkonten unter Zugeordnete Benutzer wird die betreffende Rolle zugeordnet. Diese Zuordnung wird auch automatisch im Benutzerkonto im Tab Stammdaten unter Rollen eingestellt. Die Zuordnung kann an beiden Stellen im System angepasst werden.

Rollen mit einem Benutzerkonto verknüpfen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Öffne ein Benutzerkonto.

  3. Wähle eine, mehrere oder alle Rollen unter Rollen.

  4. Speichere () die Einstellungen.

Verknüpfung von Benutzerrollen mit Benutzern des Zugangs Admin

Für Administratoren gelten alle Berechtigungen. Trotzdem ist es für einige Vorgänge wichtig, dass Administratoren auch Rollen zugeordnet werden. So erhalten Administratoren zum Beispiel rollenbezogene E-Mails nur, wenn die Administratoren mit der betreffenden Rolle verknüpft wurden.

Anwendungsbeispiel

Der Administrator der Firma MeinShop erstellt verschiedene Rollen. Die Rolle Mitarbeiter ist für alle Benutzerkonten gedacht und enthält sämtliche Berechtigungen, die jedem Benutzerkonten zugeordnet werden. Die individuelle Zuordnung dieser Berechtigungen entfällt. Auch Änderungen an den Berechtigungen, die alle Benutzerkonten betreffen, werden zentral in dieser Rolle vorgenommen. Zusätzlich zur Rolle Mitarbeiter erstellt der Administrator die spezifischen Rollen Lagerist und Buchhaltung mit weiteren Berechtigungen, die nur eine kleine Benutzergruppe benötigt.

Tabelle 10. Beispiel für Rollen
Rolle Berechtigungen Menü-Sichtbarkeiten

Mitarbeiter

Mandanten (Shops) » Standard

Start » Webmail
Start » Forum

Lagerist

Lager

Einrichtung » Waren » Lager
Waren
Aufträge » Fulfillment

Buchhaltung

Start » Urlaubsverwaltung
Einrichtung » Mandant » Mandant wählen » Buchhaltung

Herr Mustermann ist Logistiker bei MeinShop und erhält die Benutzerrollen Mitarbeiter und Lagerist. Wenn einem Benutzerkonto mehrere Rollen zugeordnet werden, addieren sich die Berechtigungen. Herr Mustermann erhält also die Berechtigungen Mandanten (Shops), Webmail und Forum der Rolle Mitarbeiter sowie die Berechtigungen Lager, Waren und Fulfillment der Rolle Lagerist. Er verfügt aber nicht über die Berechtigungen Urlaubsverwaltung und Buchhaltung, da ihm die Rolle Buchhaltung nicht zugeordnet wurde.

9. Rollen kopieren

Wenn du eine weitere Rolle benötigst, die sich von einer bestehenden Rolle nur minimal unterscheidet, dann kopiere die bestehende Rolle und nimm an der Kopie die Änderungen im Tab Berechtigungen vor.

Rolle kopieren:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rollen.

  2. Wähle eine Rolle.

  3. Klicke in der Symbolleiste auf Kopieren.
    → Das Fenster Rolle kopieren wird geöffnet.

  4. Gib einen Namen ein.

  5. Speichere () die Einstellungen.
    → Die Rolle wird kopiert und geöffnet.

10. E-Mail an alle Benutzerkonten einer Rolle senden

Rollen ermöglichen es dir, E-Mails an alle Benutzerkonten zu senden, die über diese Rolle verfügen und eine E-Mail-Adresse in ihrem Benutzerkonto eingegeben haben.

E-Mail an alle Benutzerkonten einer Rolle senden:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rollen.

  2. Wähle eine Rolle.

  3. Klicke in der Symbolleiste auf E-Mail senden.
    → Das E-Mail-Programm wird geöffnet. Die Benutzerkonten dieser Rolle sind als Empfänger eingetragen.

11. Benutzerkonto suchen

Filter helfen dir bei der Suche nach Benutzerkonten. Mit dem Filter Zugang, zeige beispielsweise nur Benutzerkonten des Zugangs Backend an. Ohne Filter werden in der Übersicht alle Benutzerkonten angezeigt. Folgende Elemente und Funktionen sind im Menü Benutzer verfügbar.

Tabelle 11. Filteroptionen für Benutzer
Einstellung Erläuterung

Suchen

Suche ausführen. Zuvor Filteroptionen zur Suche eingeben oder wählen.

Reset

Filtereinstellungen auf Standardwerte zurücksetzen.

ID

ID eingeben, um gezielt nach einem Benutzerkonto mit dieser ID zu suchen.

Name

Name eingeben, um gezielt nach Benutzerkonten mit diesem Namen zu suchen.

Zugang

Zugang wählen, um gezielt nach Benutzerkonten mit diesem Zugang zu suchen.

Rollen

Eine, mehrere oder alle Rollen wählen, um gezielt nach Benutzerkonten mit diesen Rollen zu suchen.

12. Rollen und Prozesse verknüpfen

Verwende Rollen zum Beispiel auch bei Prozessen.

Rollen und Prozesse verknüpfen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Prozesse » Pro Rolle.

  2. Klicke in der Zeile einer Rolle auf den Pfeil und dann auf Neuer Prozess (Bild 1).

  3. Gib einen Namen für die Rolle ein.

  4. Wähle für die Sichtbarkeit die Einstellung Rolle.
    → Die Option Rolle wird eingeblendet.

  5. Wähle eine Rolle aus der Dropdown-Liste.

  6. Wähle, ob die Einstellungen durch einen Eigner mit dieser Rolle änderbar sein sollen.

  7. Wähle das Lager für den Prozess und eine Farbe.

  8. Speichere () die Einstellungen.

Die Prozesse werden für die gewählte Rolle angezeigt. Aufgrund der Sichtbarkeit sieht nur ein Benutzerkonto mit passender Rolle den Prozess.

13. Konto für das plentymarkets Forum erstellen

Das plentymarkets Forum ist eine ständig wachsende Wissensdatenbank, die viele Antworten auf bereits gestellte Support-Fragen enthält. Im Forum helfen dir unsere Entwickler und andere plentymarkets Kunden bei technischen Fragen gern weiter. Außerdem findest du dort Tipps für das Arbeiten mit plentymarkets und du tauschst dich mit anderen plentymarkets Kunden aus. Gehe wie unten beschrieben vor, um ein Konto für das plentymarkets Forum zu erstellen. Benutzerkonten des Zugangs Admin erstellen so auch Forumkonten für andere Benutzerkonten.

Konto für plentymarkets Forum erstellen:

  1. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Konten.

  2. Klicke auf Benutzer öffnen.
    → Das Benutzerkonto wird in einem neuen Tab geöffnet.

  3. Klicke im Bereich plentymarkets Forum auf Konto erstellen
    → Das Forenkonto wird erstellt.

14. Anzahl eingeloggter Benutzerkonten verwalten

Abhängig von deinem plentymarkets Tarif ist die Anzahl der Benutzerkonten, die gleichzeitig in plentymarkets eingeloggt sein dürfen, möglicherweise beschränkt. Dieses Limit gilt für das plentymarkets Backend, die REST-API und die plentymarkets App.

Das kannst du tun, wenn du das Benutzerlimit erreichst:

14.1. Benutzerkonten über Session-Verwaltung ausloggen

Gehe wie unten beschrieben vor, um Benutzerkonten über die Session-Verwaltung auszuloggen.

Admin-Rechte erforderlich

Du benötigst Admin-Rechte, um Benutzerkonten über die Session-Verwaltung auszuloggen.

Benutzerkonten über Session-Verwaltung ausloggen:

  1. Zeige mit der Maus auf das User-Icon oben rechts.

  2. Klicke auf Session-Verwaltung.
    Oder: Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Session-Verwaltung.
    → Das Menü Session-Verwaltung wird geöffnet.
    → Die eingeloggten Benutzerkonten werden angezeigt.

  3. Aktiviere die Kontrollkästchen der Benutzerkonten, deren Session du beenden möchtest, um sie auszuloggen.

  4. Klicke auf Ausgewählte Sessions beenden.
    → Die gewählten Benutzerkonten werden ausgeloggt.

14.2. Benutzerkonten ausloggen, wenn Benutzerlimit überschritten ist

Wenn die zulässige Anzahl gleichzeitig eingeloggter Benutzerkonten bereits erreicht oder überschritten ist, können nicht eingeloggte Admin-Benutzer die Session-Verwaltung über einen Link in der eingeblendeten Fehlermeldung erreichen.

Benutzerkonten ausloggen, wenn Benutzerlimit überschritten ist:

  1. Logge dich in das plentymarkets Backend ein.
    → Eine Fehlermeldung wird angezeigt.

  2. Klicke auf den Link in der Fehlermeldung.
    → Das Menü Session-Verwaltung wird geöffnet.
    → Die eingeloggten Benutzerkonten werden angezeigt.

  3. Aktiviere die Kontrollkästchen der Benutzerkonten, deren Session du beenden möchtest, um sie auszuloggen.

  4. Klicke auf Ausgewählte Sessions beenden.
    → Die gewählten Benutzerkonten werden ausgeloggt.
    Hinweis: Der Login über die Fehlermeldung ist 10 Minuten gültig. Danach wirst du automatisch ausgeloggt.

14.3. Weitere Benutzerlizenzen buchen

Weitere Benutzerlizenzen buchst du über den plentymarkets Konfigurator.

Weitere Benutzerlizenzen buchen:

  1. Öffne das Menü plentymarkets Logo (Start) » Service-Center.
    → Das Service-Center wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet.

  2. Klicke auf das blaue Plus des Systems.
    → Die verfügbaren Tabs werden eingeblendet.

  3. Wechsele in das Tab Vertrag.

  4. Klicke auf eine der Schaltflächen Tarif wechseln.
    → Der plentymarkets Konfigurator wird geöffnet.

  5. Klicke in der Fortschrittsleiste unterhalb des Konfigurators auf die Ansicht Ausstattung.

  6. Scrolle zum Bereich Benutzerlizenzen (CUL).

  7. Klicke unter Weitere Benutzerlizenzen (CUL) auf das Plussymbol, um weitere Benutzerlizenzen hinzuzufügen.

  8. Klicke in der Fortschrittsleiste unterhalb des Konfigurators auf die Ansicht Ihr System.
    → Eine Zusammenfassung der neuen Vertragsdaten wird angezeigt.

  9. Prüfe die Informationen sorgfältig.

  10. Klicke auf Systemänderung bestellen.
    → Die Systemänderung wird durchgeführt.

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