Prozesse einrichten
Über Prozesse automatisierst du viele komplexe Abläufe in plentymarkets.
Lerne die Grundlagen spielerisch kennen:
plentyBase installieren
Du benötigst das Tool plentyBase, um Prozesse im plentymarkets Backend zu erstellen und auszuführen. Die Installationsdateien für plentyBase findest du im plentyMarketplace . |
1. Teile eines Prozesses
Die folgenden Prozesselemente sind verfügbar:
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Arbeitsschritte
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Steuerelemente
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Aktionen
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Subaktionen

1.1. Was sind Arbeitsschritte?
Jeder Prozess besteht aus mindestens einem Arbeitsschritt. Arbeitsschritte bilden den Kern deiner Prozesse. Mit Arbeitsschritten definierst du, welche Aufgaben und Abläufe automatisiert werden. Je nach Typ des Arbeitsschritts automatisierst du die Bearbeitung entweder einzelner oder mehrerer Aufträge oder den Wareneingang. Pro Prozess sind beliebig viele Arbeitsschritte möglich. Die folgenden Arbeitsschritte sind verfügbar:
1.2. Was sind Aktionen?
Aktionen werden zu einem Arbeitsschritt hinzugefügt. Mit Aktionen legst du fest, welche Vorgänge bei der Prozessausführung automatisch stattfinden sollen.
1.3. Was sind Steuerelemente?
Steuerelemente sind eine Sonderform der Aktionen. Steuerelemente steuern, wie die Arbeitsschritte eines Prozesses abgearbeitet werden. Steuerelemente fügst du also zu einem Arbeitsschritt hinzu, um die Verbindung zu steuern, in der die Aktionen dieses Arbeitsschritts zueinander stehen. Du kannst damit z.B. Aktionen wiederholen, zu bestimmten Punkten im Arbeitsschritt springen oder Bedingungen festlegen, die erfüllt sein müssen, damit eine Aktion ausgeführt wird.
1.4. Was sind Subaktionen?
Subaktionen werden zu einer Aktion hinzugefügt. Mit Subaktionen legst du also fest, welche Vorgänge bei der Prozessausführung im Rahmen der Aktion automatisch stattfinden sollen. Mit der Subaktion Drucken druckst du zum Beispiel Dokumente, die in einer Aktion erstellt wurden.
2. Sichtbarkeit von Prozessen steuern
Die Ordnerstruktur des Menüs Einrichtung » Prozesse entspricht der Sichtbarkeit und Verfügbarkeit der Prozesse für Benutzerkonten. Tabelle 1 zeigt die verfügbaren Ordner.
Sichtbarkeit des Menüs Einrichtung » Prozesse
Benutzer:innen mit Admin-Rechten haben standardmäßig die Berechtigung, das Menü Einrichtung » Prozesse aufzurufen. Benutzer:innen mit der Benutzerklasse Backend musst du diese Berechtigung erteilen. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer. Öffne das Konto und aktiviere in der Ansicht Rechte die Menü-Sichtbarkeit Einrichtung » Prozesse. |
Ordner | Erläuterung |
---|---|
Meine |
Prozesse, die die angemeldete Person bearbeiten kann. |
Andere |
Prozesse anderer Personen. Der Ordner ist nur für Konten der Klasse Admin sichtbar. |
Pro Rolle |
Prozesse für Konten mit der Rolle der angemeldeten Person. Wenn das Konto keiner Rolle zugeordnet ist, wird dieser Ordner angezeigt. Personen mit der Klasse Admin werden die Prozesse aller Rollen angezeigt. |
Global |
Prozesse, die für alle Konten zur Verfügung stehen. |
3. Prozess erstellen
Prozesse erstellst und verwaltest du im Menü Einrichtung » Prozesse. Gehe wie unten beschrieben vor, um einen Prozess zu erstellen.
Prozess erstellen:
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Öffne das Menü Einrichtung » Prozesse » Neuer Prozess.
Hinweis: Wenn der Menüpunkt Einrichtung » Prozesse nicht angezeigt wird, installiere das Plugin plentyBase . -
Nimm die gewünschten Einstellungen vor. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.
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Speichere die Einstellungen.
→ Der Prozess wird im Menübaum angezeigt.
Einstellung | Erläuterung |
---|---|
Name |
Einen Namen für den Prozess eingeben. |
Sichtbarkeit |
Wählen, für welche Gruppe der Prozess sichtbar sein soll. Sichtbar bedeutet, dass der Prozess im Menü Prozesse zur Verfügung steht und ausgeführt werden kann. |
Benutzer |
Diese Option ist nur sichtbar, wenn für die Option Sichtbarkeit die Einstellung Benutzer gewählt wurde. Wählen, für welche Person der Prozess sichtbar sein soll. |
Rolle |
Diese Option ist nur sichtbar, wenn für die Option Sichtbarkeit die Einstellung Rolle gewählt wurde. Wählen, für welche Rolle der Prozess sichtbar sein soll. |
Änderbar |
Wählen, wer den Prozess ändern darf. |
Lager |
Ein Lager wählen. Das Lager mit der Lager-ID 1 ist voreingestellt. |
Farbe |
Farbe wählen, in der der Prozess im Menü Prozesse angezeigt wird. |
3.1. Elemente hinzufügen
Sobald du einen Prozess erstellt hast, kannst du beliebig viele Arbeitsschritte, Aktionen, Subaktionen und Steuerelemente hinzufügen.
Kontextmenü nutzen
Wenn der Prozess bereits einen Element enthält, können weitere Elemente auch über das Kontextmenü hinzugefügt werden. Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf einen Element und wähle die gewünschte Option. |
3.2. Fehlerbehandlung verwalten
Um zu vermeiden, dass bei der Auftragsabwicklung ein Prozess aufgrund fehlerhafter Aufträge abgebrochen wird, kannst du zu bestimmten Aktionen eine der folgenden Kombinationen aus Aktionen und Subaktionen hinzufügen. Diese Aktionen werden nur im Fehlerfall ausgeführt. Wenn du zum Beispiel bei einer Aktion die Aktion Auftrag mit den beiden Subaktionen Status ändern und Auftragsnotizen hinzufügen für den Fehlerfall hinterlegst, werden fehlerhafte Aufträge mit einem neuen Status versehen. Zusätzlich wird eine Notiz am Auftrag hinterlegt.
3.2.1. Verfügbare Aktionen für Fehlerfall
Tabelle 3 zeigt die Aktionen, die im Fehlerfall ausgeführt werden können.
Aktion | Subaktion | Erläuterung |
---|---|---|
Versenden |
Mit der Aktion E-Mail wird im Fehlerfall über die Subaktion Versenden eine E-Mail-Vorlage versendet. |
|
Auftrag |
Status ändern |
Ändert den Status des fehlerhaften Auftrags in den Status, der in der Dropdown-Liste gewählt wurde. |
Auftrag |
Auftragsnotizen hinzufügen |
Hinterlegt eine Notiz am fehlerhaften Auftrag. |
3.2.2. Aktion für Fehlerfall hinzufügen
Gehe wie unten beschrieben vor, um eine Aktion für den Fehlerfall hinzuzufügen.
Aktion für Fehlerfall hinzufügen:
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Öffne das Menü Einrichtung » Prozesse » [Ordner wählen] » [Prozess wählen].
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Klicke mit der rechten Maustaste auf die Aktion.
Tipp: Aktionen, für die Aktionen für Fehlerfall hinterlegt werden können, sind mit einem grauen Käfer gekennzeichnet.
→ Das Kontextmenü wird geöffnet. -
Klicke im Kontextmenü auf Aktion für Fehlerfall hinzufügen.
-
Wähle die Aktion aus der Dropdown-Liste.
-
Speichere die Einstellungen.
-
Nimm ggf. weitere Einstellungen vor.
→ Die Aktion wird erstellt. Aktionen für den Fehlerfall werden rot umrandet dargestellt. -
Speichere die Einstellungen.
→ Die Aktion wird erstellt. Aktionen für den Fehlerfall werden rot umrandet dargestellt.
Darstellung der Fehlerbehandlung
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4. Prozess wiederverwenden
Kopiere Prozesse, um sie im selben System wiederzuverwenden oder um sie zu exportieren und in ein anderes System zu importieren.
4.1. Prozess kopieren
Gehe wie unten beschrieben vor, um einen Prozess zu kopieren.
Prozess kopieren:
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Öffne das Menü Einrichtung » Prozesse.
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Öffne den Prozess, den du kopieren möchtest.
-
Klicke auf Prozess kopieren.
→ Das Fenster Prozess kopieren wird geöffnet. -
Gib einen Namen für den Prozess ein.
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Klicke auf Prozess kopieren.
→ Der Prozess wird erstellt und zur Bearbeitung geöffnet.
4.2. Prozess exportieren
Zum Austausch von Prozessen zwischen verschiedenen plentymarkets Systemen bietet sich ein Export und Import der Prozesse an. Gehe dazu wie unten beschrieben vor.
Prozess exportieren:
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Öffne das Menü Einrichtung » Prozesse.
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Öffne den Prozess, den du exportieren möchtest.
-
Klicke auf Prozess exportieren.
→ Der Prozess wird als ZIP-Datei exportiert und im Ordner Downloads (MAC) oder Eigene Dokumente (Windows) auf dem Rechner gespeichert.
4.3. Prozess importieren
Du kannst Prozesse, z.B. aus dem Prozessbasar oder aus dem plentymarkets Handbuch ganz einfach herunterladen und anschließend in deinem eigenen System importieren.
Bedenke aber, dass du dabei einige systemspezifische Einstellungen anpassen musst. Lerne spielerisch wie das geht:
Prozess importieren:
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Öffne das Menü Einrichtung » Prozesse.
-
Klicke auf Import.
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Gib einen Namen für den Prozess ein und klicke auf Dateien wählen.
-
Wähle die ZIP-Datei auf deinem Rechner aus und klicke auf Öffnen.
→ Der Prozess wird importiert und zur Bearbeitung geöffnet.
Systemspezifische Einstellungen werden nicht importiert
Systemspezifische Einstellungen im Prozess, z.B. die Druckereinstellung in der Subaktion Drucken, werden nicht exportiert und somit auch beim Import nicht übertragen. |
4.4. Prozesse im Prozessbasar tauschen
In der Kategorie Prozesse des plentymarkets Forum findest du den plentymarkets Prozessbasar. Hier stellen engagierte Händler:innen ihre Prozesse zur Verfügung.