Prozesse einrichten

Über Prozesse automatisierst du viele komplexe Abläufe in plentymarkets.

Lerne die Grundlagen spielerisch kennen:

Anlegen und Starten eines Prozesses

plentyBase installieren

Du benötigst das Tool plentyBase, um Prozesse im plentymarkets Backend zu erstellen und auszuführen. Die Installationsdateien für plentyBase findest du im plentyMarketplace.

1. Teile eines Prozesses

Die folgenden Prozesselemente sind verfügbar:

Arbeitsschritte
Steuerelemente
Aktionen
Subaktionen

Bild 1. Schema eines stark vereinfachten Prozesses

1.1. Was sind Arbeitsschritte?

Jeder Prozess besteht aus mindestens einem Arbeitsschritt. Arbeitsschritte bilden den Kern deiner Prozesse. Mit Arbeitsschritten definierst du, welche Aufgaben und Abläufe automatisiert werden. Je nach Typ des Arbeitsschritts automatisierst du die Bearbeitung entweder einzelner oder mehrerer Aufträge oder den Wareneingang. Pro Prozess sind beliebig viele Arbeitsschritte möglich. Die folgenden Arbeitsschritte sind verfügbar:

1.2. Was sind Aktionen?

Aktionen werden zu einem Arbeitsschritt hinzugefügt. Mit Aktionen legst du fest, welche Vorgänge bei der Prozessausführung automatisch stattfinden sollen.

1.3. Was sind Steuerelemente?

Steuerelemente sind eine Sonderform der Aktionen. Steuerelemente steuern, wie die Arbeitsschritte eines Prozesses abgearbeitet werden. Steuerelemente fügst du also zu einem Arbeitsschritt hinzu, um die Verbindung zu steuern, in der die Aktionen dieses Arbeitsschritts zueinander stehen. Du kannst damit z.B. Aktionen wiederholen, zu bestimmten Punkten im Arbeitsschritt springen oder Bedingungen festlegen, die erfüllt sein müssen, damit eine Aktion ausgeführt wird.

1.4. Was sind Subaktionen?

Subaktionen werden zu einer Aktion hinzugefügt. Mit Subaktionen legst du also fest, welche Vorgänge bei der Prozessausführung im Rahmen der Aktion automatisch stattfinden sollen. Mit der Subaktion Drucken druckst du zum Beispiel Dokumente, die in einer Aktion erstellt wurden.

2. Sichtbarkeit von Prozessen steuern

Die Ordnerstruktur des Menüs Einrichtung » Prozesse entspricht der Sichtbarkeit und Verfügbarkeit der Prozesse für Benutzerkonten. Tabelle 1 zeigt die verfügbaren Ordner.

Sichtbarkeit des Menüs Einrichtung » Prozesse

Personen mit Admin-Rechten haben standardmäßig die Berechtigung, das Menü Einrichtung » Prozesse aufzurufen. Personen mit der Benutzerklasse Backend musst du diese Berechtigung erteilen. Öffne das Menü Einrichtung » Einstellungen » Benutzer » Rechte » Benutzer. Öffne das Konto und aktiviere in der Ansicht Rechte die Menü-Sichtbarkeit Einrichtung » Prozesse.

Tabelle 1. Ordnerstruktur der Prozesse
Ordner	Erläuterung
Meine	Prozesse, die die angemeldete Person bearbeiten kann.
Andere	Prozesse anderer Personen. Der Ordner ist nur für Konten der Klasse Admin sichtbar.
Pro Rolle	Prozesse für Konten mit der Rolle der angemeldeten Person. Wenn das Konto keiner Rolle zugeordnet ist, wird dieser Ordner angezeigt. Personen mit der Klasse Admin werden die Prozesse aller Rollen angezeigt.
Global	Prozesse, die für alle Konten zur Verfügung stehen.

3. Prozess erstellen

Prozesse erstellst und verwaltest du im Menü Einrichtung » Prozesse. Gehe wie unten beschrieben vor, um einen Prozess zu erstellen.

Prozess erstellen:

Öffne das Menü Einrichtung » Prozesse » Neuer Prozess.
Hinweis: Wenn der Menüpunkt Einrichtung » Prozesse nicht angezeigt wird, installiere das Plugin plentyBase.
Nimm die Einstellungen vor. Beachte die Erläuterungen in Tabelle 2.
Speichere die Einstellungen.
→ Der Prozess wird im Menübaum angezeigt.

Tabelle 2. Prozess erstellen
Einstellung	Erläuterung
Name	Einen Namen für den Prozess eingeben. *Tipp:* Eindeutigen und sprechenden Namen verwenden, um ein intuitives Arbeiten mit den Prozessen zu ermöglichen.
Sichtbarkeit	Wählen, für welche Gruppe der Prozess sichtbar sein soll. Sichtbar bedeutet, dass der Prozess im Menü Prozesse zur Verfügung steht und ausgeführt werden kann. Global = Der Prozess ist für alle sichtbar. Benutzer = Der Prozess ist nur für die Person sichtbar, die in der eingeblendeten Dropdown-Liste Benutzer gewählt wird. Rolle = Der Prozess ist nur für die Rolle sichtbar, die in der eingeblendeten Dropdown-Liste Rolle gewählt wird.
Benutzer	Diese Option ist nur sichtbar, wenn für die Option Sichtbarkeit die Einstellung Benutzer gewählt wurde. Wählen, für welche Person der Prozess sichtbar sein soll. *Hinweis:* Für Personen mit Rechten der Klasse Admin sind alle Prozesse sichtbar.
Rolle	Diese Option ist nur sichtbar, wenn für die Option Sichtbarkeit die Einstellung Rolle gewählt wurde. Wählen, für welche Rolle der Prozess sichtbar sein soll. *Hinweis:* Für Personen mit Rechten der Klasse Admin sind alle Prozesse sichtbar.
Änderbar	Wählen, wer den Prozess ändern darf. Aktiviert = Personen, die den Prozess sehen können, können ihn auch bearbeiten. Nicht aktiviert = Nur Personen mit Rechten der Klasse Admin können den Prozess bearbeiten.
Lager	Ein Lager wählen. Das Lager mit der Lager-ID 1 ist voreingestellt.
Farbe	Farbe wählen, in der der Prozess im Menü Prozesse angezeigt wird.

3.1. Elemente hinzufügen

Sobald du einen Prozess erstellt hast, kannst du beliebig viele Arbeitsschritte, Aktionen, Subaktionen und Steuerelemente hinzufügen.

Kontextmenü nutzen

Wenn der Prozess bereits einen Element enthält, können weitere Elemente auch über das Kontextmenü hinzugefügt werden. Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf einen Element und wähle die gewünschte Option.

3.2. Fehlerbehandlung verwalten

Um zu vermeiden, dass bei der Auftragsabwicklung ein Prozess aufgrund fehlerhafter Aufträge abgebrochen wird, kannst du zu bestimmten Aktionen eine der folgenden Kombinationen aus Aktionen und Subaktionen hinzufügen. Diese Aktionen werden nur im Fehlerfall ausgeführt. Wenn du zum Beispiel bei einer Aktion die Aktion Auftrag mit den beiden Subaktionen Status ändern und Auftragsnotizen hinzufügen für den Fehlerfall hinterlegst, werden fehlerhafte Aufträge mit einem neuen Status versehen. Zusätzlich wird eine Notiz am Auftrag hinterlegt.

3.2.1. Verfügbare Aktionen für Fehlerfall

Tabelle 3 zeigt die Aktionen, die im Fehlerfall ausgeführt werden können.

Tabelle 3. Verfügbare Aktionen für Fehlerfall
Aktion	Subaktion	Erläuterung
E-Mail	Versenden	Mit der Aktion E-Mail wird im Fehlerfall über die Subaktion Versenden eine E-Mail-Vorlage versendet.
Auftrag	Status ändern	Ändert den Status des fehlerhaften Auftrags in den Status, der in der Dropdown-Liste gewählt wurde. *Tipp:* Um fehlerhafte Aufträge leicht zu finden einen eigenen Status für den Fehlerfall anlegen. Im Menü Aufträge kann dann nach diesem Status gefiltert werden.
Auftrag	Auftragsnotizen hinzufügen	Hinterlegt eine Notiz am fehlerhaften Auftrag. Individuelle Eingabe = Ermöglicht die Eingabe einer Nachricht durch die Person, die den Prozess ausführt. Die Notiz wird am Auftrag hinterlegt. Vordefinierte Eingabe = Öffnet ein Fenster, in dem im Bereich Nachricht eine Nachricht hinterlegt werden kann, die im Prozessablauf bei Aufträgen automatisch als Notiz hinterlegt wird. Keine = Legt keine individuelle oder vorgefertigte Notiz am Auftrag an. Empfohlen, wenn nur die Fehlermeldung als Auftragsnotiz hinterlegt werden soll. Fehlermeldung als zusätzliche Notiz hinterlegen = Häkchen setzen, um die im Prozess ausgegebene Fehlermeldung als Notiz am Auftrag zu hinterlegen.

3.2.2. Aktion für Fehlerfall hinzufügen

Gehe wie unten beschrieben vor, um eine Aktion für den Fehlerfall hinzuzufügen.

Aktion für Fehlerfall hinzufügen:

Öffne das Menü Einrichtung » Prozesse » Ordner wählen » Prozess wählen.
Klicke mit der rechten Maustaste auf die Aktion.
Tipp: Aktionen, für die Aktionen für Fehlerfall hinterlegt werden können, sind mit einem grauen Käfer gekennzeichnet.
→ Das Kontextmenü wird geöffnet.
Klicke im Kontextmenü auf Aktion für Fehlerfall hinzufügen.
Wähle die Aktion aus der Dropdown-Liste.
Speichere die Einstellungen.
Nimm ggf. weitere Einstellungen vor.
→ Die Aktion wird erstellt. Aktionen für den Fehlerfall werden rot umrandet dargestellt.
Speichere die Einstellungen.
→ Die Aktion wird erstellt. Aktionen für den Fehlerfall werden rot umrandet dargestellt.

Darstellung der Fehlerbehandlung

Aktionen, denen du Aktionen für den Fehlerfall zuweisen kannst, sind oben rechts mit einem grauen Käfer gekennzeichnet.
Wenn für eine Aktion eine Aktion für den Fehlerfall hinterlegt ist, erkennst du das an einem roten Käfer.
Klicke auf den Käfer, um die Aktionen im Fehlerfall in der Prozessstruktur ein- oder auszublenden.
Du erkennst Aktionen für den Fehlerfall an der roten Umrandung.

4. Prozess wiederverwenden

Kopiere Prozesse, um sie im selben System wiederzuverwenden oder um sie zu exportieren und in ein anderes System zu importieren.

4.1. Prozess kopieren

Gehe wie unten beschrieben vor, um einen Prozess zu kopieren.

Prozess kopieren:

Öffne das Menü Einrichtung » Prozesse.
Öffne den Prozess, den du kopieren möchtest.
Klicke auf Prozess kopieren.
→ Das Fenster Prozess kopieren wird geöffnet.
Gib einen Namen für den Prozess ein.
Klicke auf Prozess kopieren.
→ Der Prozess wird erstellt und zur Bearbeitung geöffnet.

4.2. Prozess exportieren

Zum Austausch von Prozessen zwischen verschiedenen plentymarkets Systemen bietet sich ein Export und Import der Prozesse an. Gehe dazu wie unten beschrieben vor.

Prozess exportieren:

Öffne das Menü Einrichtung » Prozesse.
Öffne den Prozess, den du exportieren möchtest.
Klicke auf Prozess exportieren.
→ Der Prozess wird als ZIP-Datei exportiert und im Ordner Downloads (MAC) oder Eigene Dokumente (Windows) auf dem Rechner gespeichert.

4.3. Prozess importieren

Du kannst Prozesse, z.B. aus dem Prozessbasar oder aus dem plentymarkets Handbuch ganz einfach herunterladen und anschließend in deinem eigenen System importieren.

Bedenke aber, dass du dabei einige systemspezifische Einstellungen anpassen musst. Lerne spielerisch wie das geht:

Prozesse importieren und die systemspezifische Einstellungen anpassen

Prozess importieren:

Öffne das Menü Einrichtung » Prozesse.
Klicke auf Import.
Gib einen Namen für den Prozess ein und klicke auf Dateien wählen.
Wähle die ZIP-Datei auf deinem Rechner aus und klicke auf Öffnen.
→ Der Prozess wird importiert und zur Bearbeitung geöffnet.

Systemspezifische Einstellungen werden nicht importiert

Systemspezifische Einstellungen im Prozess, z.B. die Druckereinstellung in der Subaktion Drucken, werden nicht exportiert und somit auch beim Import nicht übertragen.
Tipp: Um zu prüfen, welche Aktionen oder Subaktionen nicht vollständig importiert wurden, öffne den importierten Prozess im Menü Prozesse. Die Fehlermeldungen zeigen die Aktionen und Subaktionen mit der ID an, bei denen Einstellungen ergänzt werden müssen.

4.4. Prozesse im Prozessbasar tauschen

In der Kategorie Prozesse des plentymarkets Forum findest du den plentymarkets Prozessbasar. Hier stellen engagierte Händlerinnen und Händler ihre Prozesse zur Verfügung.