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Arbeitsschritte

Dieses Kapitel beschreibt die Arbeitsschritte, die du für Prozesse konfigurieren kannst. Für einen Prozess kannst du beliebige Arbeitsschritte erstellen und konfigurieren. Je nach Typ des Arbeitsschrittes stehen mehr oder weniger detaillierte Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung. Diese bestehen in erster Linie aus Aktionen und Subaktionen, die hintereinander geschaltet werden und als Prozess endlos oder manuell gesteuert ablaufen. Dabei sind Bedingungen einstellbar, die als Filter wirken und für die Arbeitsschritte sehr individuelle Konfigurationen ermöglichen.

Lerne Arbeitsschritte spielerisch kennen:

Arbeitsschritte
Tool plentyBase erforderlich

Um Prozesse zu erstellen und auszuführen benötigst du das Tool plentyBase. Die Installationsdateien für plentyBase findest du im plentyMarketplace.

Wenn du einen neuen Arbeitsschritt anlegst, wählst du den Typ des Arbeitsschrittes.

Neuen Arbeitsschritt anlegen
Bild 1. Neuen Arbeitsschritt anlegen

Klicke auf das grüne Plus und nimm die Einstellungen wie auf den Unterseiten beschrieben vor.

1. Auftragsabwicklung

Bestimmt, welche und wie viele Aufträge den Prozess durchlaufen sollen. Filter ermöglichen es dir, die automatische Bearbeitung auf bestimmte Aufträge zu beschränken. Außerdem wird festgelegt, ob durch den Arbeitsschritt Änderungen an den Aufträgen vorgenommen werden. Du kannst den Status, den Eigner und/oder die Markierung von Aufträgen ändern, die diesen Arbeitsschritt durchlaufen haben. Auch die Reihenfolge, in der Aufträge abgearbeitet werden, legst du fest.

1.1. Konfiguration

Erstelle zunächst einen Arbeitsschritt.

Arbeitsschritt erstellen:

  1. Klicke auf Neuer Arbeitsschritt.

  2. Wähle als Typ Auftragsabwicklung.

  3. Klicke auf Speichern.
    → Das Konfigurationsfenster wird geöffnet (Bild 2).

Bei einem bereits erstellten Arbeitsschritt klickst du auf den Stift, um dieses Fenster zu öffnen.

Arbeitsschritt konfigurieren
Bild 2. Arbeitsschritt konfigurieren
Konfigurationsbeispiel

Im Beispiel in Bild 2 sind 30 Aufträge als Limit eingestellt, die anhand einer Markierung sowie dem gestrigen Datum gefiltert werden. Beim Durchlauf durch den Prozess sollen die Aufträge einen anderen Status und einen anderen Eigner erhalten.

Die in Bild 2 gezeigten Bereiche werden im Folgenden im Detail erläutert.

1.1.1. Einstellungen

In diesem Bereich werden allgemeine Einstellungen für den Arbeitsschritt vorgenommen, zum Beispiel die Bezeichnung und die Positionierung innerhalb des Prozesses.

Tabelle 1 erläutert die Einstellungen des Arbeitsschrittes:

Tabelle 1. Arbeitsschritt konfigurieren; Einstellungen
Einstellung Erläuterung

Name

Einen Namen wählen, der den Arbeitsschritt möglichst eindeutig bezeichnet.

Anzahl

Eintragen, wie viele Aufträge pro Durchlauf erfasst werden sollen.

Folgeschritt

Wählen, ob ein weiterer Arbeitsschritt manuell oder automatisch gestartet werden soll. Diese Einstellung ist nur relevant, wenn mindestens zwei Arbeitsschritte eingerichtet sind.
Eingabe abwarten = Der nächste Arbeitsschritt wird nicht automatisch gestartet, sondern das System wartet einen erneuten Klick auf Start in der Ausführung des Prozesses ab.
Automatisch starten = Ein Folgeschritt oder eine Aktion wird automatisch gestartet.

Position

Option wird erst wählbar, nachdem der Arbeitsschritt erstellt wurde.
Bei mehreren Arbeitsschritten kann hier die Reihenfolge geändert werden. Standardmäßig wird neuen Arbeitsschritten die nächste verfügbare Position zugewiesen. Andere Position wählen, um bei mehreren Arbeitsschritten die Reihenfolge zu ändern, in der die Arbeitsschritte abgearbeitet werden. Arbeitsschritte werden aufsteigend sortiert. Der Arbeitsschritt mit der niedrigsten Nummer wird also zuerst ausgeführt.
Tipp: Arbeitsschritte lassen sich auch über das Kontextmenü um eine Position verschieben. Dazu mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsschritt klicken und Nach oben verschieben oder Nach unten verschieben wählen.

1.1.2. Filter

Die Filter verwendest du, um nur bestimmte Aufträge mit dem Arbeitsschritt Auftragsabwicklung zu bearbeiten.

Tabelle 2 erläutert die für diesen Arbeitsschritt verfügbaren Filter:

Tabelle 2. Übersicht der Filter; Erläuterung der Konfiguration
Filter Erläuterung

Auftragsdaten

Angefangene Box-Kommissionierung

Fortsetzen = Mit dieser Einstellung wird die letzte Box-Kommissionierung beim nächsten Start des Prozesses fortgesetzt.
Benutzer werden darauf hingewiesen, wenn sie eine Box-Kommissionierung gestartet, jedoch nicht abgeschlossen haben. Willst du die angefangene Box-Kommissionierung aus irgendeinen Grund nicht fortfahren, kannst du die Box-Kommissionierung stattdessen zurücksetzen.

Anzahl Auftragspositionen

Einen Operator aus der Dropdown-Liste wählen und einen Wert in das Feld dahinter eingeben. So werden nur Aufträge gefiltert, die eine bestimmte Anzahl an Auftragspositionen (Artikeln) enthalten.

Auftragstyp

Wenn nur bestimmte Aufträge für den Prozess verwendet werden sollen, den Auftragstyp wählen. Für einige Auftragstypen stehen auch Kombinationen zur Auswahl.

Auftragslager

Filtert Aufträge nach einem Bestimmten Lager. Füge den Filter hinzu und wähle ein Lager aus der Dropdown-Liste.
Filtere danach optional weiter nach einem bestimmten Lagerort.

Datum

Einen Zeitpunkt wählen, zum Beispiel gestern, oder einen Bereich, zum Beispiel in der Vergangenheit, um alle bisherigen Aufträge zu filtern. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

Aktuelle Rechnung

Filtert nach Aufträge, bei denen eine aktuelle Rechnung verfügbar oder nicht verfügbar ist.

Stornobeleg

Filtert nach Aufträge, bei denen ein Stornobeleg verfügbar oder nicht verfügbar ist.

Eigner

Die Person, deren Aufträge gefiltert werden sollen.
Aktiver Benutzer = Person, die im System eingeloggt ist.

E-Mail-Adresse

Option wählen, um nur Aufträge zu filtern, bei denen eine E-Mail-Adresse in den Kundenstammdaten enthalten oder nicht in den Kundenstammdaten enthalten ist.

Expressversand

Wählen, ob nach Expressversand gefiltert werden soll.
Ja = nur Aufträge mit Expressversand
Nein = nur Aufträge ohne Expressversand

Gesamt-Artikelmenge

Einen Operator aus der Dropdown-Liste wählen und einen Wert in das Feld dahinter eingeben. Auf diese Weise werden nur Aufträge gefiltert, die eine bestimmte Stückzahl einzelner Artikel enthalten.

Gewicht

Um Aufträge anhand des Gewichts in Gramm zu filtern, für einen festen Betrag den Wert eintragen und als Operator das Gleichheitszeichen wählen. Für Gewichtsbereiche den Wert eintragen und den passenden Operator wählen. Mit beiden Textfeldern ist die gleichzeitige Anwendung unterschiedlicher Filterbereiche möglich.
Beispiel: Für ein Gewicht von 3,5 kg und darüber 3500 in das Textfeld eintragen und den Operator >= wählen.

Herkunft

Die Herkunft der Aufträge wählen, die gefiltert werden sollen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

Kundenklasse

Eine oder mehrere Kundenklassen wählen.

Lagerort

Filtert Aufträge nach einem bestimmten Lagerort.
Füge zuerst den Filter Auftragslager hinzu und wähle ein Lager aus der Dropdown-Liste. Danach kannst du mit diesem Filter Regal, Boden und Lagerort bestimmen.

Lieferland

Das Lieferland der Aufträge wählen, die gefiltert werden sollen. Es stehen alle Lieferländer zur Verfügung, nicht nur die aktiven Lieferländer des Systems.

Mandant (Shop)

Den Mandant (Shop) wählen, dessen Aufträge gefiltert werden sollen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

Markierung

Aufträge anhand einer bestimmten Markierung filtern. Mit der Einstellung Ohne werden Aufträge gefiltert, die keine Markierung haben.

Packstation

Wählen, ob nach Packstationen gefiltert werden soll.
Ja = nur Aufträge mit Packstation
Nein = nur Aufträge ohne Packstation

Rechnungsbetrag

Um Aufträge anhand des Rechnungsbetrags zu filtern, für einen festen Betrag den Wert eintragen und als Operator das Gleichheitszeichen wählen. Für Rechnungsbetragsbereiche den Betrag eintragen und den passenden Operator wählen. Mit beiden Textfeldern ist die gleichzeitige Anwendung unterschiedlicher Filterbereiche möglich.
Beispiel: Für den Rechnungsbetrag 39,90 Euro und darüber 39,90 in das Textfeld eintragen und den Operator >= wählen.

Status

Einen Status wählen, um nur die Aufträge mit dem gewählten Status zu filtern.

Treueprogramm

Ein Treueprogramm, mehrere oder keines wählen, um nur Aufträge aus diesem oder ohne Treueprogramm abzuwickeln.

Versanddienstleister

Einen Versanddienstleister wählen, um nur Aufträge mit diesem Versanddienstleister zu filtern.

Versandkosten

Um Aufträge anhand der Versandkosten zu filtern, für einen festen Betrag den Wert eintragen und als Operator das Gleichheitszeichen wählen. Für Versandkostenbereiche den Betrag eintragen und den passenden Operator wählen. Mit beiden Textfeldern ist die gleichzeitige Anwendung unterschiedlicher Filterbereiche möglich.
Beispiel: Für den Versandkostenbereich 3,90 Euro und darüber 3,90 in das Textfeld eintragen und den Operator >= wählen.

Versandprofile

Ein oder mehrere Versandprofile wählen, um nur Aufträge mit diesen Versandprofilen zu filtern.

Versandregion

Eine Versandregion wählen, um nur Aufträge der Region zu filtern.

Warenausgang

Wählen, wie nach Warenausgang gefiltert werden soll:
Nicht gebucht = nur Aufträge mit nicht gebuchtem Warenausgang
Gebucht = nur Aufträge mit gebuchtem Warenausgang
Heute = nur Aufträge mit heutigem Warenausgang
Gestern = nur Aufträge mit gestrigem Warenausgang

Zahlung

Wählen, nach welchem Zahlungsstatus Aufträge gefiltert werden.
Zahlung prüfen = Nur Aufträge, die sich in einem Status befinden, der (manuell) geprüft werden soll, also unbezahlte, teilgezahlte und überzahlte Aufträge.
Nur unbezahlt = Nur Aufträge, für die noch keine Zahlung eingegangen ist.
Nur bezahlt = Nur vollständig bezahlte Aufträge
Nur Teilzahlung = Nur Aufträge, für die eine Teilzahlung eingegangen ist.
Anzahlung vollständig = Nur Aufträge, für die eine vollständige Anzahlung eingegangen ist.
Nur Überzahlung= Nur Aufträge, für die eine Überzahlung eingegangen ist.
Unbezahlt und Teilzahlung = Nur Aufträge, bei denen noch keine oder nur eine teilweise Zahlung eingegangen ist.

Zahlungsart

Eine oder mehrere Zahlungsarten wählen, um nur Aufträge mit diesen Zahlungsarten zu filtern.

SEPA

Art der Lastschrift

Wählen, ob Aufträge mit Erstlastschrift oder mit Folgelastschrift gefiltert werden sollen.

Art des Mandats

SEPA-Basis-Lastschrift = Mandat vergleichbar der Einzugsermächtigung (Standard-Kunden)
SEPA-Firmen-Lastschrift = Mandat vergleichbar des Abbuchungsauftrags (Firmen-Kunden, B2B)

Ausführungsmodalität

Einmalige Zahlung = Standard-Aufträge
Wiederkehrende Zahlung = Regelmäßige Abbuchungen, Abo-Verträge etc.

IBAN & BIC

Wählen, ob Aufträge gefiltert werden sollen, bei denen IBAN und BIC vorhanden oder nicht vorhanden sind.

SEPA-Lastschriftmandat

Filtert Aufträge danach, ob der Kunde das SEPA-Lastschriftmandat bestätigt und unterschrieben hat.
nicht vorhanden = Nur Aufträge von Kontakten werden verarbeitet, die das SEPA-Lastschriftmandat bestätigt und unterschrieben haben.
vorhanden = Nur Aufträge von Kontakten werden verarbeitet, die das SEPA-Lastschriftmandat nicht bestätigt und unterschrieben haben.

1.2. Aufträge markieren

Damit du die Aufträge, die den Prozess durchlaufen haben, erkennst, weist du diesen Aufträgen in diesem Bereich eine Markierung oder einen anderen Status zu. Es ist hier auch möglich, den Benutzer zu ändern, wenn die Aufträge zum Beispiel nach Durchlauf des Prozesses einer anderen Abteilung zugeordnet werden sollen.

Tabelle 3 erläutert die Markierungen des Arbeitsschrittes Auftragsabwicklung:

Tabelle 3. Arbeitsschritt konfigurieren; Aufträge markieren
Einstellung Erläuterung

Neuer Status

Wenn durch diesen Arbeitsschritt der Status der Aufträge geändert werden soll, den gewünschten Status aus der Dropdown-Liste wählen.

Neuer Eigner

Die Person wählen, der die Aufträge durch diesen Arbeitsschritt zugewiesen werden sollen. Optional den angemeldeten Benutzer oder Ohne Änderung wählen, wenn der Eigner unverändert bleiben soll.

Neue Markierung

Wenn durch diesen Arbeitsschritt die Markierung der Aufträge geändert werden soll, die gewünschte Markierung aus der Dropdown-Liste wählen.

1.3. Sortierung

Die Sortierung bestimmt die Reihenfolge der Aufträge.

Tabelle 4 erläutert die Sortierung des Arbeitsschrittes Auftragsabwicklung:

Tabelle 4. Arbeitsschritt konfigurieren; Sortierung
Einstellung Erläuterung

Sortierung

Eine Sortierung wählen, um die Reihenfolge der Aufträge festzulegen. Sortiert werden kann Aufsteigend oder Absteigend nach den folgenden Optionen:
Auftrags-ID = Standard-Einstellung
Artikel-ID
Kunden-ID
Rechnungsnummer
Artikelnummer
Position Lagerort
Hinweis: Bei der Sortierung wird nur die erste Auftragsposition berücksichtigt.

Sortierung

Für die Sortierung wird nur die erste Position eines Auftrags berücksichtigt.

1.4. Übersicht der Aktionen und Subaktionen

Nachdem du alle Einstellungen vorgenommen hast, fügst du dem Arbeitsschritt Aktionen und Subaktionen hinzu.

Folgende Aktionen und Subaktionen stehen dir für den Arbeitsschritt Auftragsabwicklung zur Verfügung. Weiterführende Informationen und Einstellungsmöglichkeiten erhältst du auf den Unterseiten.

2. Auftragsbearbeitung

Mit einem Arbeitsschritt des Typs Auftragsbearbeitung kannst du festlegen, wie einzelne Aufträge weiter bearbeitet werden sollen, nachdem diese zum Beispiel mittels eines Handscanners erfasst wurden. Es handelt sich um einen sehr flexiblen Arbeitsschritt, den du durch die Verwendung der entsprechenden Aktionen und Subaktionen nach deinen Wünschen konfigurierst.

2.1. Konfiguration

Erstelle zunächst einen Arbeitsschritt.

Arbeitsschritt erstellen:

  1. Klicke auf Neuer Arbeitsschritt.

  2. Wähle als Typ Auftragsbearbeitung und klicke auf Speichern.
    → Das Konfigurationsfenster wird geöffnet (Bild 3).

Bei einem bereits erstellten Arbeitsschritt klickst du auf den Stift, um dieses Fenster zu öffnen.

Arbeitsschritt konfigurieren
Bild 3. Arbeitsschritt konfigurieren

Tabelle 5 erläutert die Einstellungen des Arbeitsschrittes:

Tabelle 5. Arbeitsschritt konfigurieren; Einstellungen
Einstellung Erläuterung

Name

Name für den Arbeitsschritt. Wähle einen Namen, der den Arbeitsschritt möglichst eindeutig bezeichnet.

Folgeschritt

Wähle, ob ein weiterer Arbeitsschritt manuell oder automatisch gestartet werden soll. Diese Einstellung ist nur relevant, wenn mindestens zwei Arbeitsschritte eingerichtet sind.
Eingabe abwarten = Der nächste Arbeitsschritt wird nicht automatisch gestartet, sondern es wird vom System ein erneuter Klick auf Start in der Ausführung des Prozesses abgewartet.
Automatisch starten = Ein Folgeschritt oder eine Aktion wird automatisch gestartet.

Position

Option wird erst wählbar, nachdem der Arbeitsschritt erstellt wurde.
Bei mehreren Arbeitsschritten kann hier die Reihenfolge geändert werden. Standardmäßig wird neuen Arbeitsschritten die nächste verfügbare Position zugewiesen. Andere Position wählen, um bei mehreren Arbeitsschritten die Reihenfolge zu ändern, in der die Arbeitsschritte abgearbeitet werden. Arbeitsschritte werden aufsteigend sortiert. Der Arbeitsschritt mit der niedrigsten Nummer wird also zuerst ausgeführt.
Tipp: Arbeitsschritte lassen sich auch über das Kontextmenü um eine Position verschieben. Dazu mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsschritt klicken und Nach oben verschieben oder Nach unten verschieben wählen.

Der betreffende Arbeitsschritt wird angezeigt. Wenn du dann mit der Maus auf das Element zeigst, werden die Konfigurationselemente sichtbar:

Arbeitsschritt **Auftragsbearbeitung**
Bild 4. Arbeitsschritt Auftragsbearbeitung, Konfiguration öffnen
Weitere Elemente hinzufügen

Mit dem grünen Plus (Bild 4) fügst du eine Aktion oder eine Subaktion hinzu, indem du das gewünschte Element aus der Dropdown-Liste wählst.

2.2. Übersicht der Aktionen und Subaktionen

Folgende Aktionen und Subaktionen stehen dir für den Arbeitsschritt Auftragsbearbeitung zur Verfügung. Informationen zur Konfiguration erhältst du auf der jeweiligen Unterseite.

3. Wareneingang

Der Arbeitsschritt Wareneingang ermöglicht u.a. das Suchen und Erfassen von einzelnen Wareneingängen, die Bestellsuche mit anschließender Buchung der Artikel einer Bestellung und die automatische Zuordnung von Nachbestellungen.

3.1. Konfiguration

Erstelle zunächst einen Arbeitsschritt.

Arbeitsschritt erstellen:

  1. Klicke auf Neuer Arbeitsschritt.

  2. Wähle als Typ Wareneingang und klicke auf Speichern.
    → Das Konfigurationsfenster wird geöffnet (Bild 5).

  3. Nimm die Einstellungen vor, wie in Tabelle 5 erläutert.

  4. Klicke auf Speichern.

Bei einem bereits erstellten Arbeitsschritt klickst du auf den Stift, um dieses Fenster zu öffnen.

Arbeitsschritt konfigurieren
Bild 5. Arbeitsschritt konfigurieren

Tabelle 5 erläutert die Einstellungen des Arbeitsschrittes:

Tabelle 6. Arbeitsschritt konfigurieren; Einstellungen
Einstellung Erläuterung

Position

Option wird erst wählbar, nachdem der Arbeitsschritt erstellt wurde.
Bei mehreren Arbeitsschritten kann hier die Reihenfolge geändert werden. Standardmäßig wird neuen Arbeitsschritten die nächste verfügbare Position zugewiesen. Andere Position wählen, um bei mehreren Arbeitsschritten die Reihenfolge zu ändern, in der die Arbeitsschritte abgearbeitet werden. Arbeitsschritte werden aufsteigend sortiert. Der Arbeitsschritt mit der niedrigsten Nummer wird also zuerst ausgeführt.
Tipp: Arbeitsschritte lassen sich auch über das Kontextmenü um eine Position verschieben. Dazu mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsschritt klicken und Nach oben verschieben oder Nach unten verschieben wählen.

Name

Name für den Arbeitsschritt. Wähle einen Namen, der den Arbeitsschritt möglichst eindeutig bezeichnet.

Folgeschritt

Wähle, ob ein weiterer Arbeitsschritt manuell oder automatisch gestartet werden soll. Diese Einstellung ist nur relevant, wenn mindestens zwei Arbeitsschritte eingerichtet sind.
Eingabe abwarten = der nächste Arbeitsschritt wird nicht automatisch gestartet, sondern es wird vom System ein erneuter Klick auf Start in der Ausführung des Prozesses abgewartet
Automatisch starten = ein Folgeschritt oder eine Aktion wird automatisch gestartet

Der betreffende Arbeitsschritt wird angezeigt. Wenn du dann mit der Maus auf das Element zeigst, werden die Konfigurationselemente sichtbar:

Arbeitsschritt **Wareneingang**
Bild 6. Arbeitsschritt Wareneingang, Konfiguration öffnen

Weitere Informationen zum Prozessablauf erhältst du auf der Handbuchseite Prozesse ausführen im Unterkapitel 4.2 Buchung einfacher Wareneingänge.

3.2. Übersicht der Aktionen und Subaktionen

Folgende Aktionen und Subaktionen stehen dir für den Arbeitsschritt Wareneingang zur Verfügung. Weiterführende Informationen und Einstellungsmöglichkeiten erhältst du auf der jeweiligen Unterseite.

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