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Aktionsmanager

In plentymarkets lässt du tägliche Ereignisse automatisch über den Aktionsmanager zu bestimmten Uhrzeiten ausführen.

So kannst du den Aktionsmanager beispielsweise nutzen, um einen täglichen Zeitpunkt festzulegen, zu dem nicht zahlende Kunden von eBay oder deinem eigenen Webshop eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung erhalten sollen und diese automatisch per E-Mail versenden lassen.

1. Neue Aktion anlegen

Das Anlegen einer Aktion besteht immer aus folgenden Schritten:

1.1. Allgemeine Einstellungen vornehmen

Im ersten Schritt benennst du die Aktion und legen einen Zeitpunkt für die Ausführung fest.

Neue Aktion einrichten:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Aktionen.

  2. Öffne das Tab Neue Aktion.

  3. Trage einen aussagekräftigen Namen für die Aktion ein.

  4. Wähle einen Zeitpunkt, zu dem die Aktion täglich ausgeführt werden soll.

  5. Speichere die Einstellungen.
    → Die Aktion wird angelegt.

1.2. Filtereinstellungen vornehmen

Wähle im nächsten Schritt einen genauen Filter für die Aktion, damit die Aktion nur bei den gewünschten Aufträgen greift. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Filtereinstellungen vornehmen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Aktionen.

  2. Öffne das Tab Filter.

  3. Nimm die gewünschten Einstellungen anhand der Informationen in Tabelle 1 vor.

  4. Speichere die Einstellungen.

Tabelle 1. Einstellungen im Tab Filter
Einstellung Erläuterung

Status

Den Auftragsstatus der Aufträge wählen, auf die die Aktion automatisch angewendet werden soll. Hier ist nur ein Status wählbar. Die Aktion wird dann zum gewählten Zeitpunkt auf alle Aufträge angewendet, die sich in exakt diesem Status befinden.

Auftragstyp

Einen oder mehrere Auftragstypen wählen, für die die Aktion angewendet werden soll. Eine Mehrfachauswahl ist durch Strg/cmd + Klick möglich. Alle wählen, wenn alle Auftragstypen berücksichtigt werden sollen.

Letzter Statuswechsel,
Rückgabedatum

Heute, gestern oder die Option Tage eingeben wählen und die Anzahl an Tagen eintragen.
Diese Angabe ist besonders für Erinnerungen oder Mahnungen wichtig, um sicherzustellen, dass nur Aufträge in die Aktion eingeschlossen sind, bei denen der Zeitraum vergangen ist.
Wichtig: Der Filter Letzter Statuswechsel greift nur für Vorgänge, bei denen ein Status hinterlegt ist, somit z.B. nicht bei manueller Buchung eines Zahlungseingangs, bei dem kein Status hinterlegt ist.

Auftragseingang

Heute, gestern oder die eine Zeitspanne von 2 bis 110 Tage auswählen. Die Aktion greift dann nur für Aufträge, die im angegebenen Zeitraum eingehen oder eingegangen sind.

Auftrag beinhaltet ein komplettes Sortiment

Ja wählen und dann darunter ein Attribut aus der Dropdown-Liste auswählen. Der Filter prüft den Bestand der Artikel im Auftrag, auf die das gewählte Attribut zutrifft. Hat einer dieser Artikel keinen Bestand, greift der Filter für diesen Auftrag nicht.

Artikel enthalten

Die IDs der Artikel kommagetrennt eintragen, die in den Aufträgen enthalten sein müssen, damit die Aktion angewendet wird.

eBay-Bewertung abgegeben

Dieser Filter prüft, ob Käufer für eBay-Aufträge bereits eine positive Bewertung für dich als Verkäufter abgegeben haben. Wähle die Option JA, wenn nur Aufträge berücksichtigt werden sollen, bei denen dies geschehen ist. Weitere Informationen zum Filter eBay-Bewertung abgeben findest du auf der Handbuchseite zum Thema eBay.

Warenausgang

Dieser Filter prüft, ob der Warenausgang OFFEN oder bereits GEBUCHT ist. Wähle die Option KEINE RELEVANZ, wenn die Buchung des Warenausgangs nicht berücksichtigt werden soll.

Zahlungseingang

Eine der folgenden Optionen wählen:
KEINE RELEVANZ = Der Zahlungseingang wird nicht für die Ausführung der Aktion berücksichtigt.
OFFEN = Berücksichtigt nur Aufträge, die noch nicht bezahlt oder zu denen noch keine Zahlungen im deinem plentymarkets System verbucht sind.
GEBUCHT = Berücksichtigt nur Aufträge, zu denen im Allgemeinen schon Zahlungen in deinem plentymarkets System verbucht sind.
TEILGEBUCHT = Berücksichtigt nur Aufträge, zu denen teilweise Zahlungen in deinem plentymarkets System verbucht sind.
KOMPLETT GEBUCHT = Berücksichtigt nur Aufträge, zu deinen entweder eine vollständige Zahlung oder oder eine Überzahlung verbucht sind.

Zahlungsart

Eine der folgenden Optionen wählen:
KEINE RELEVANZ = Die Zahlungsart wird nicht für die Ausführung der Aktion berücksichtigt.
Je nachdem, welche Zahlungsarten du in deinem plentymarkets System aktiviert hast, erscheinen entsprechend weitere Optionen im Dropdown-Menü. Wähle die Zahlungsart, die an den Aufträgen hinterlegt sein muss, damit die Aktion angewendet wird.

Auftragsherkunft

Eine oder mehrere Auftragsherkünfte wählen, für die die Aktion angewendet werden soll. Eine Mehrfachauswahl ist durch Strg/cmd + Klick möglich. ALLE auswählen, wenn Aufträge aller Herkünfte berücksichtigt werden sollen.

Eigner

Einen oder ALLE Eigner wählen, auf dessen zugeordete Aufträge die Aktion angewendet werden soll.

Versanddatum

Wählen, in welcher Form das voraussichtliche Versanddatum des Auftrags berücksichtigt wird. Hier wird das Datum berücksichtigt, das im Feld Versanddatum im Tab Einstellungen eines Auftrags gespeichert ist. Wähle die Option Heute, um Aufträge zu berücksichtigen, die am aktuellen Datum versendet werden sollen. Wähle alternativ eine der Optionen Gestern, vor 2 Tagen oder vor 3 Tagen, um andere Zeiträume zu berücksichtigen. Wähle die Option ALLE, wenn das Versanddatum nicht berücksichtigt werden soll.

Warenausgangsdatum

Wählen, in welcher Form das Warenausgangsdatum des Auftrags berücksichtigt wird. Hier wird das Datum des tatsächlichen Warenausgangs berücksichtigt. Wähle die Option Heute, um Aufträge zu berücksichtigen, für die am aktuellen Datum der Warenausgang gebucht wurde. Wähle alternativ eine der Optionen Gestern, vor 2 Tagen oder vor 3 Tagen, um andere Zeiträume zu berücksichtigen. Wähle die Option ALLE, wenn das Warenausgangsdatum nicht berücksichtigt werden soll.

Mandant

Wähle die Option ALLE, um Aufträge aller Mandanten zu berücksichtigen, oder die Option Standard-Webshop, wenn nur über den Standard-Webshop eingegangene Aufträge berücksichtigt werden sollen.

Zahlungsziel überschritten

Eine Anzahl (in Tagen) eingeben. Die Aktion berücksichtigt dann die Aufträge, bei denen das Zahlungsziel um genau diese Anzahl von Tagen überschritten ist.

ODER

eBay

Wenn hier der Filter positive Bewertung erhalten gewählt wird, werden alle darüber liegenden Filter deaktiviert. Das bedeutet, der eBay-Filter greift nur alleine und nicht in Kombination mit anderen Filtern. Triff keine Auswahl für die Option eBay, um genau die zuvor eingestellten Filter zu verwenden.

1.3. Aktionen auswählen

Nach der Auswahl der Filtereinstellungen wählst du, welche konkreten Aktionen automatisch zum eingestellten Zeitpunkt für die gefilterten Aufträge von deinem plentymarkets System ausgeführt werden. Versende zum Beispiel automatisch eine E-Mail-Vorlage oder veranlasse, dass der Status des Auftrags oder die Mahnstufe automatisch geändert werden. Für eBay-Aufträge ist es möglich, eine Bewertung automatisch abzugeben oder den Disputprozess zu starten. Darüber hinaus schaltest du einen der aufgeführten Inkassodienstleister durch Wählen der Option AKTIV ein. Betroffene Aufträge werden dann automatisch von uns an den Dienstleister gemeldet. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Aktion auswählen:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Aktionen.

  2. Öffne das Tab Aktion.

  3. Nimm die gewünschten Einstellungen anhand der Informationen in Tabelle 2 vor.

  4. Speichere die Einstellungen.
    → Die Aktion wird hinzugefügt.

Tabelle 2. Einstellungen im Tab Aktion
Einstellung Erläuterung

Versende E-Mail-Vorlage

Wähle eine E-Mail-Vorlage aus der Dropdown-Liste. Achte darauf, dass die gewählte Vorlage korrekt eingestellt ist. Belasse die Auswahl auf ---, wenn keine E-Mail-Vorlage versendet werden soll.

Ändere Auftragsstatus

Wähle den Auftragsstatus, in den die von der Aktion betroffenen Aufträge wechseln sollen. Belasse die Auswahl auf ---, wenn kein Statuswechsel stattfinden soll.

Ändere Mahnstufe

Wähle die Mahnstufe, auf die von der Aktion betroffene Aufträge wechseln sollen. Dadurch wird die Mahnstufe geändert, die im Tab Übersicht eines Auftrags gespeichert ist. Belasse die Auswahl auf ---, wenn die Mahnstufe nicht geändert werden soll.

Markierung ändern

Wähle die Markierung, die von der Aktion betroffene Aufträge erhalten sollen. Dadurch wird die Markierung geändert, die im Tab Übersicht eines Auftrags gespeichert ist. Belasse die Auswahl auf ---, wenn die Markierung nicht geändert werden soll.

eBay

Wähle eine Aktion, die für Aufträge mit der Herkunft eBay automatisch auf eBay ausgeführt werden soll. Zur Verfügung stehen die Option positive Bewertung abgeben und Disputprozess starten. Belasse die Auswahl auf ---, wenn keine Aktion auf eBay ausgeführt werden soll.

atriga (Inkasso)

Wähle die Option AKTIV, wenn du den Inkassodienstleister atriga in deinem plentymarkets System verwendest. Betroffene Aufträge werden dann automatisch von plentymarkets an atriga gemeldet. Belasse die Auswahl auf ---, wenn du atriga nicht nutzt.

mediafinanz

Wähle die Option AKTIV, wenn du den Inkassodienstleister mediafinanz in deinem plentymarkets System verwendest. Betroffene Aufträge werden dann automatisch von plentymarkets an mediafinanz gemeldet. Belasse die Auswahl auf ---, wenn du mediafinanz nicht nutzt.

2. Aktion aktivieren

Nachdem du die gewünschten Einstellungen bezüglich der Filter und Aktionen vorgenommen hast, muss die Aktion als Ganze noch aktiviert werden. Gehe dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Aktion aktivieren:

  1. Öffne das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Aktionen.

  2. Im Tab Aktionen wird die soeben angelegte Aktion angezeigt.

  3. Öffne die Aktion durch Klick auf das Plus-Icon am linken Rand.
    → Die Aktion wird geöffnet.

  4. Aktiviere die Option Aktiv.

  5. Speichere die Einstellungen.
    → Die Aktion wird aktiviert.

3. Aktionen verwalten

Das Tab Aktion im Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Aktionen bietet dir jederzeit eine Übersicht aller von dir angelegten Aktionen. In dieser Auflistung kannst du einzelne Aktionen bei Bedarf aktivieren, deaktivieren, umbenennen oder auch löschen.
Zudem wird dir zu jeder einzelnen Aktion der Zeitpunkt der letzten Ausführung und des letzten erfolgreichen Abschlusses der Aktion angezeigt.

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