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Aktionsmanager

In plentymarkets lassen Sie tägliche Ereignisse automatisch über den Aktionsmanager zu bestimmten Uhrzeiten ausführen.

So können Sie den Aktionsmanager beispielsweise nutzen, um einen täglichen Zeitpunkt festzulegen, zu dem nicht zahlende Kunden von eBay oder Ihrem eigenen Webshop eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung erhalten sollen und diese automatisch per E-Mail versenden lassen.

1. Neue Aktion anlegen

Das Anlegen einer Aktion besteht immer aus folgenden Schritten:

1.1. Allgemeine Einstellungen vornehmen

Im ersten Schritt benennen Sie die Aktion und legen einen Zeitpunkt für die Ausführung fest.

Neue Aktion einrichten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Aktionen.

  2. Öffnen Sie das Tab Neue Aktion.

  3. Tragen Sie einen aussagekräftigen Namen für die Aktion ein.

  4. Wählen Sie einen Zeitpunkt, zu dem die Aktion täglich ausgeführt werden soll.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Aktion wird angelegt.

1.2. Filtereinstellungen vornehmen

Wählen Sie im nächsten Schritt einen genauen Filter für die Aktion, damit die Aktion nur bei den gewünschten Aufträgen greift. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Filtereinstellungen vornehmen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Aktionen.

  2. Öffnen Sie das Tab Filter.

  3. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen anhand der Informationen in Tabelle 1 vor.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 1. Einstellungen im Tab Filter
Einstellung Erläuterung

Status

Den Auftragsstatus der Aufträge wählen, auf die die Aktion automatisch angewendet werden soll. Hier ist nur ein Status wählbar. Die Aktion wird dann zum gewählten Zeitpunkt auf alle Aufträge angewendet, die sich in exakt diesem Status befinden.

Auftragstyp

Einen oder mehrere Auftragstypen wählen, für die die Aktion angewendet werden soll. Eine Mehrfachauswahl ist durch Strg/cmd + Klick möglich. Alle wählen, wenn alle Auftragstypen berücksichtigt werden sollen.

Letzter Statuswechsel,
Rückgabedatum

Heute, gestern oder die Option Tage eingeben wählen und die Anzahl an Tagen eintragen.
Diese Angabe ist besonders für Erinnerungen oder Mahnungen wichtig, um sicherzustellen, dass nur Aufträge in die Aktion eingeschlossen sind, bei denen der Zeitraum vergangen ist.
Wichtig: Der Filter Letzter Statuswechsel greift nur für Vorgänge, bei denen ein Status hinterlegt ist, somit z.B. nicht bei manueller Buchung eines Zahlungseingangs, bei dem kein Status hinterlegt ist.

Auftragseingang

Heute, gestern oder die eine Zeitspanne von 2 bis 110 Tage auswählen. Die Aktion greift dann nur für Aufträge, die im angegebenen Zeitraum eingehen oder eingegangen sind.

Auftrag beinhaltet ein komplettes Sortiment

Ja wählen und dann darunter ein Attribut aus der Dropdown-Liste auswählen. Der Filter prüft den Bestand der Artikel im Auftrag, auf die das gewählte Attribut zutrifft. Hat einer dieser Artikel keinen Bestand, greift der Filter für diesen Auftrag nicht.

Artikel enthalten

Die IDs der Artikel kommagetrennt eintragen, die in den Aufträgen enthalten sein müssen, damit die Aktion angewendet wird.

eBay-Bewertung abgegeben

Dieser Filter prüft, ob Käufer für eBay-Aufträge bereits eine positive Bewertung für Sie als Verkäufter abgegeben haben. Wählen Sie die Option JA, wenn nur Aufträge berücksichtigt werden sollen, bei denen dies geschehen ist. Weitere Informationen zum Filter eBay-Bewertung abgeben finden Sie auf der Handbuchseite zum Thema eBay.

Warenausgang

Dieser Filter prüft, ob der Warenausgang OFFEN oder bereits GEBUCHT ist. Wählen Sie die Option KEINE RELEVANZ, wenn die Buchung des Warenausgangs nicht berücksichtigt werden soll.

Zahlungseingang

Eine der folgenden Optionen wählen:
KEINE RELEVANZ = Der Zahlungseingang wird nicht für die Ausführung der Aktion berücksichtigt.
OFFEN = Berücksichtigt nur Aufträge, die noch nicht bezahlt oder zu denen noch keine Zahlungen im Ihrem plentymarkets System verbucht sind.
GEBUCHT = Berücksichtigt nur Aufträge, zu denen im Allgemeinen schon Zahlungen in Ihrem plentymarkets System verbucht sind.
TEILGEBUCHT = Berücksichtigt nur Aufträge, zu denen teilweise Zahlungen in Ihrem plentymarkets System verbucht sind.
KOMPLETT GEBUCHT = Berücksichtigt nur Aufträge, zu deinen entweder eine vollständige Zahlung oder oder eine Überzahlung verbucht sind.

Zahlungsart

Eine der folgenden Optionen wählen:
KEINE RELEVANZ = Die Zahlungsart wird nicht für die Ausführung der Aktion berücksichtigt.
Je nachdem, welche Zahlungsarten Sie in Ihrem plentymarkets System aktiviert haben, erscheinen entsprechend weitere Optionen im Dropdown-Menü. Wählen Sie die Zahlungsart, die an den Aufträgen hinterlegt sein muss, damit die Aktion angewendet wird.

Auftragsherkunft

Eine oder mehrere Auftragsherkünfte wählen, für die die Aktion angewendet werden soll. Eine Mehrfachauswahl ist durch Strg/cmd + Klick möglich. ALLE auswählen, wenn Aufträge aller Herkünfte berücksichtigt werden sollen.

Eigner

Einen oder ALLE Eigner wählen, auf dessen zugeordete Aufträge die Aktion angewendet werden soll.

Versanddatum

Wählen, in welcher Form das voraussichtliche Versanddatum des Auftrags berücksichtigt wird. Hier wird das Datum berücksichtigt, das im Feld Versanddatum im Tab Einstellungen eines Auftrags gespeichert ist. Wählen Sie die Option Heute, um Aufträge zu berücksichtigen, die am aktuellen Datum versendet werden sollen. Alternativ wählen Sie eine der Optionen Gestern, vor 2 Tagen oder vor 3 Tagen, um andere Zeiträume zu berücksichtigen. Wählen Sie die Option ALLE, wenn das Versanddatum nicht berücksichtigt werden soll.

Warenausgangsdatum

Wählen, in welcher Form das Warenausgangsdatum des Auftrags berücksichtigt wird. Hier wird das Datum des tatsächlichen Warenausgangs berücksichtigt. Wählen Sie die Option Heute, um Aufträge zu berücksichtigen, für die am aktuellen Datum der Warenausgang gebucht wurde. Alternativ wählen Sie eine der Optionen Gestern, vor 2 Tagen oder vor 3 Tagen, um andere Zeiträume zu berücksichtigen. Wählen Sie die Option ALLE, wenn das Warenausgangsdatum nicht berücksichtigt werden soll.

Mandant

Wählen Sie die Option ALLE, um Aufträge aller Mandanten zu berücksichtigen, oder die Option Standard-Webshop, wenn nur über den Standard-Webshop eingegangene Aufträge berücksichtigt werden sollen.

Zahlungsziel überschritten

Eine Anzahl (in Tagen) eingeben. Die Aktion berücksichtigt dann die Aufträge, bei denen das Zahlungsziel um genau diese Anzahl von Tagen überschritten ist.

ODER

eBay

Wenn hier der Filter positive Bewertung erhalten gewählt wird, werden alle darüber liegenden Filter deaktiviert. Das bedeutet, der eBay-Filter greift nur alleine und nicht in Kombination mit anderen Filtern. Treffen Sie keine Auswahl für die Option eBay, um genau die zuvor eingestellten Filter zu verwenden.

1.3. Aktionen auswählen

Nach der Auswahl der Filtereinstellungen wählen Sie, welche konkreten Aktionen automatisch zum eingestellten Zeitpunkt für die gefilterten Aufträge von Ihrem plentymarkets System ausgeführt werden. Versenden Sie zum Beispiel automatisch eine E-Mail-Vorlage oder veranlassen Sie, dass der Status des Auftrags oder die Mahnstufe automatisch geändert werden. Für eBay-Aufträge ist es möglich eine Bewertung automatisch abzugeben oder den Disputprozess zu starten. Darüber hinaus schalten Sie einen der aufgeführten Inkassodienstleister durch Wählen der Option AKTIV ein. Betroffene Aufträge werden dann automatisch von uns an den Dienstleister gemeldet. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Aktion auswählen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Aktionen.

  2. Öffnen Sie das Tab Aktion.

  3. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen anhand der Informationen in Tabelle 2 vor.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Aktion wird hinzugefügt.

Tabelle 2. Einstellungen im Tab Aktion
Einstellung Erläuterung

Versende E-Mail-Vorlage

Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus der Dropdown-Liste. Achten Sie darauf, dass die gewählte Vorlage korrekt eingestellt ist. Belassen Sie die Auswahl auf ---, wenn keine E-Mail-Vorlage versendet werden soll.

Ändere Auftragsstatus

Wählen Sie den Auftragsstatus, in den die von der Aktion betroffenen Aufträge wechseln sollen. Belassen Sie die Auswahl auf ---, wenn kein Statuswechsel stattfinden soll.

Ändere Mahnstufe

Wählen Sie die Mahnstufe, auf die von der Aktion betroffene Aufträge wechseln sollen. Dadurch wird die Mahnstufe geändert, die im Tab Übersicht eines Auftrags gespeichert ist. Belassen Sie die Auswahl auf ---, wenn die Mahnstufe nicht geändert werden soll.

Markierung ändern

Wählen Sie die Markierung, die von der Aktion betroffene Aufträge erhalten sollen. Dadurch wird die Markierung geändert, die im Tab Übersicht eines Auftrags gespeichert ist. Belassen Sie die Auswahl auf ---, wenn die Markierung nicht geändert werden soll.

eBay

Wählen Sie eine Aktion, die für Aufträge mit der Herkunft eBay automatisch auf eBay ausgeführt werden soll. Zur Verfügung stehen die Option positive Bewertung abgeben und Disputprozess starten. Belassen Sie die Auswahl auf ---, wenn keine Aktion auf eBay ausgeführt werden soll.

atriga (Inkasso)

Wählen Sie die Option AKTIV, wenn Sie den Inkassodienstleister atriga in Ihrem plentymarkets System verwenden. Betroffene Aufträge werden dann automatisch von plentymarkets an atriga gemeldet. Belassen Sie die Auswahl auf ---, wenn Sie atriga nicht nutzen.

mediafinanz

Wählen Sie die Option AKTIV, wenn Sie den Inkassodienstleister mediafinanz in Ihrem plentymarkets System verwenden. Betroffene Aufträge werden dann automatisch von plentymarkets an mediafinanz gemeldet. Belassen Sie die Auswahl auf ---, wenn Sie mediafinanz nicht nutzen.

2. Aktion aktivieren

Nachdem Sie die gewünschten Einstellungen bezüglich der Filter und Aktionen vorgenommen haben, muss die Aktion als Ganze noch aktiviert werden. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Aktion aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Aktionen.

  2. Im Tab Aktionen wird die soeben angelegte Aktion angezeigt.

  3. Öffnen Sie die Aktion durch Klick auf das Plus-Icon am linken Rand.
    → Die Aktion wird geöffnet.

  4. Aktivieren Sie die Option Aktiv.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Aktion wird aktiviert.

3. Aktionen verwalten

Das Tab Aktion im Menü System » Systemeinstellungen » Aufträge » Aktionen bietet Ihnen jederzeit eine Übersicht aller von Ihnen angelegten Aktionen. In dieser Auflistung können Sie einzelne Aktionen bei Bedarf aktivieren, deaktivieren, umbenennen oder auch löschen.
Zudem wird Ihnen zu jeder einzelnen Aktion der Zeitpunkt der letzten Ausführung und des letzten erfolgreichen Abschlusses der Aktion angezeigt.

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