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Bankdaten verwalten

Auf dieser Handbuchseite erfahren Sie, wie Sie Ihre Bankinformationen und die Bankdaten Ihrer Kunden in plentymarkets speichern, wie Sie Bankdaten im Webshop sichtbar machen und wie Sie EBICS und SEPA einrichten.

1. Eigene Bankdaten speichern

Die Bankdaten, die in den Grundeinstellungen zentral gepeichert werden, sind im gesamten System verknüpft. Eine Korrektur der Bankdaten ist ausschließlich im Menü System » Einstellungen » Bank vorzunehmen. Änderungen wirken sich auf das gesamte System aus.

Bankdaten speichern:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Bank.

  2. Geben Sie Ihre Bankdaten ein. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 1. Bankdaten speichern
Einstellung Erläuterung

Kontoinhaber

Vorname und Name des Kontoinhabers eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankAccountOwner nutzen.

Konto-Nr.

Kontonummer eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankAccount nutzen.

BLZ

Bankleitzahl eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankCode nutzen.

Bank

Name der Bank eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankName nutzen.

IBAN

Internationale Bankleitzahl eingeben. Für die Anzeige im Design die Template-Variable $BankIban nutzen.

2. Eigene Bankdaten im Webshop anzeigen

Die Kategorie Bankdaten dient dazu, Informationen zu Ihrer Bankverbindung im Webshop anzuzeigen. Ihre Bankverbindung benötigt ein Käufer, wenn er z.B. per Vorkasse bezahlen möchte. Die Bankdaten werden im Bestellvorgang bei Wahl der Zahlungsart Vorkasse sowie in der Auftragshistorie nach einer Bestellung per Vorkasse oder auf Rechnung angezeigt, um dem Käufer die Informationen zur Zahlung zu geben. Die Kategorie Bankdaten kann Angaben zu mehreren Konten für In- und Ausland enthalten.

2.1. Kategorie Bankdaten anpassen

Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um die Kategorie Bankdaten anzupassen.

Kategorie anpassen:

  1. Öffnen Sie das Menü Artikel » Kategorien.

  2. Öffnen Sie den Ordner des Designs, das Sie bearbeiten möchten, z.B. Callisto Light 3.

  3. Öffnen Sie die Kategorie Bankdaten.

  4. Wechseln Sie in das Tab Beschreibung 1.

  5. Nehmen Sie Anpassungen an der Beschreibung vor.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

Weitere Informationen zu den Einstellungen für Kategorien finden Sie unter Kategorien bearbeiten.

2.2. Bankdaten im Bestellvorgang anzeigen

Wie Sie die Kategorie Bankdaten bei der Zahlungsart Vorkasse hinterlegen, ist im Folgenden beschrieben. Die Verknüpfung erfolgt genauso bei der Zahlungsart Rechnung.

Kategorie an der Zahlungsart hinterlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Zahlung » Zahlungsarten.

  2. Aktivieren Sie die Einstellung Auch inaktive zeigen.

  3. Öffnen Sie den Ordner International.

  4. Klicken Sie auf die Zahlungsart.
    → Das Tab Einstellungen wird geöffnet.

  5. Wählen Sie bei der Option Infoseite die Einstellung Infoseite (Intern).

  6. Klicken Sie unter Infoseite (Intern) auf Bearbeiten.
    → Das Fenster Artikelvorlage wählen wird geöffnet.

  7. Wählen Sie die Kategorie Bankdaten.

  8. Klicken Sie auf Wählen.
    → Die Infoseite wird mit der Zahlungsart verknüpft.

  9. Setzen Sie ein Häkchen bei der Option Aktiv.

  10. Speichern Sie die Einstellungen.

  11. Wechseln Sie in das Tab Schnittstelle.

  12. Klappen Sie den Mandanten auf.

  13. Aktivieren Sie Bankdaten anzeigen und Verwendungszweck anzeigen.
    → Im Bestellvorgang wird bei Wahl der Zahlungsart Vorkasse ein Link zu den Informationen eingeblendet.

  14. Speichern Sie die Einstellungen.

DE Bankdaten Bestellvorgang
Bild 1. Link zur Kategorie Bankdaten im Bestellvorgang

2.3. Bankdaten in der Auftragshistorie anzeigen

Nehmen Sie die oben beschriebenen Einstellungen auch bei der Zahlungsart Rechnung vor, um die Bankdaten nach einer Bestellung in der Auftragshistorie anzuzeigen. Wenn Sie die Option Verwendungszweck anzeigen aktiviert haben, wird die Auftrags-ID in der Auftragshistorie bei den Bankdaten angezeigt.

DE Bankdaten Auftragshistorie
Bild 2. Bankdaten in der Auftragshistorie

2.4. Landesspezifische Bankdaten anzeigen

Mit einer If-Abfrage ist es möglich, nur die Bankdaten des Lieferlandes anzuzeigen. So bekommt ein Käufer in Deutschland nur Ihre deutschen Kontodaten angezeigt, ein Kunde in der Schweiz nur die schweizerischen Kontodaten. Sie benötigen dazu die Template-Variable $CustomerShippingCountry, die den Inhalt nur dann ausgibt, wenn das entsprechende Lieferland gewählt wurde. Die ID der Lieferländer finden Sie im Menü System » Aufträge » Versand » Optionen im Tab Lieferländer. Fügen Sie den folgenden Code in die Kategorie Bankdaten ein. Fügen Sie ggf. weitere Lieferländer mit der passenden ID hinzu.

Code-Beispiel für die Anzeige der Bankdaten des Lieferlandes

{% if $CustomerShippingCountry==1 %}
Name Ihrer Bank in Deutschland
BLZ
Konto
Tragen Sie den Verwendungszweck ein, damit wir die Zahlung zuordnen können.
{% endif %}

{% if $CustomerShippingCountry==4 %}
Name Ihrer Bank in der Schweiz
BLZ
Konto
Tragen Sie den Verwendungszweck ein, damit wir die Zahlung zuordnen können.
{% endif %}

3. Bankdaten von Kunden speichern

Im Tab Einstellungen in einem Kundendatensatz können Sie die Bankdaten des Kunden speichern und bei Bedarf löschen. Die Bankdaten benötigen Sie z.B. für die Zahlungsart Lastschrift. In plentymarkets gibt es auch eine Importfunktion der Bankdaten. Beachten Sie dabei jedoch die aktuelle Rechtslage, auch in anderen Lieferländern.

Abo-Aufträge beachten

Beachten Sie, dass die hier hinterlegten Bankdaten auch für Abo-Aufträge mit der Zahlungsart Lastschrift verwendet werden. Wenn Sie Bankdaten löschen, die mit einem solchen Abo-Auftrag verbunden sind, wird die Zahlungsart im Scheduler auf die für den jeweiligen Mandanten (Shop) festgelegte Standard-Zahlungsart zurückgesetzt. Der Abo-Auftrag wird dann nicht mehr per Bankeinzug beglichen. Löschen Sie die Bankdaten in einem solchen Fall daher nur, wenn dies wirklich erforderlich ist, und hinterlegen Sie wenn möglich neue Bankdaten für den Kunden.

Bankdaten des Kunden speichern:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kunden bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Kunden.
    → Das Tab Kundendaten wird geöffnet.

  3. Wechseln Sie in das Tab Einstellungen » Tab: Bankdaten.

  4. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 2.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 2. Bankdaten für Kunden speichern
Einstellung Erläuterung

IBAN;
BIC;
Kontoinhaber;
Kontonummer;
BLZ

Bankdaten des Kunden eingeben.
Wenn IBAN und BIC manuell eingegeben werden, werden sie mit cKonto geprüft. Bei Fehlern wird eine Meldung angezeigt.
Wenn die Kontonummer und die BLZ in den Bankdaten hinterlegt sind, können IBAN und BIC mittels eines automatischen Migrationsprozesses eingetragen werden. Weitere Informationen dazu im Kapitel Bankdaten migrieren.

SEPA-Lastschriftmandat

Aktivieren, wenn der Kunde das SEPA-Lastschriftmandat unterschrieben hat.
Wichtig: Erst nach dem Aktivieren der Option können die pain.008-Formate für den SEPA-Zahlungsverkehr abgerufen werden.

Art des Mandats

SEPA-Basis-Lastschrift = Mit der Einzugsermächtigung (Standard-Kunden) vergleichbares Mandat.
SEPA-Firmen-Lastschrift = Mit dem Abbuchungsauftrag (Firmen-Kunden, B2B) vergleichbares Mandat.

Ausführungsmodalität

Einmalige Zahlung = Typischerweise verwendet für Standard-Aufträge.
Wiederkehrende Zahlung = Typischerweise verwendet für regelmäßige Abbuchungen, Abo-Verträge etc.

4. Bankdaten migrieren

Um den Zahlungsverkehr mit Ihren Kunden auf SEPA umzustellen, migrieren Sie die Bankdaten der Kunden, die per Lastschrift bezahlen. Das sind Kunden, die die Zahlungsart Lastschrift nutzen oder für die Abo-Aufträge im Menü Scheduler eingerichtet sind.

Bankdaten migrieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Einstellungen » Daten » Migration.

  2. Klappen Sie den Bereich Bankdaten auf.

  3. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  4. Klicken Sie auf das Zahnrad, um die Migration durchzuführen.

  5. Prüfen Sie nach der Migration die Kundendaten im Tab: Einstellungen » Tab: Bankdaten.

Tabelle 3. Migration von Bankdaten
Einstellung Erläuterung

Total

Anzahl der im System vorhandenen Bankdaten.

Ohne IBAN

Bankdaten, für die keine SEPA-Daten vorhanden sind.

Bankverbindungen

Wählen, welche Bankverbindungen migriert werden sollen.
Nur Bankverbindungen ohne IBAN/BIC = Nur Bankdaten, bei denen IBAN und BIC nicht vorhanden sind, werden migriert.
Alle Bankdaten = Alle Bankdaten werden migriert. Wählen, wenn nicht sicher ist, ob die Bankdaten alle korrekt sind. Bei der Migration erfolgt eine Prüfung im Hintergrund durch cKonto, sodass eventuelle Fehler gemeldet werden.

Anzahl

Anzahl der Datensätze wählen, die migriert werden sollen.
Alle = Alle Datensätze werden migriert.
500 = 500 Datensätze werden migriert. Wenn sehr viele Bankdaten migriert werden müssen, 500 wählen, damit die Migration unterteilt wird.

5. EBICS einrichten

Integration per Plugin

Die EBICS-Integration in plentymarkets erfolgt über das EBICS-Plugin, das im plentyMarketplace verfügbar ist.

EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) bezeichnet einen in Deutschland multibankfähigen Standard für die Übertragung von Zahlungsverkehrsdaten über das Internet. Durch die Umstellung auf das standardisierte EBICS-Verfahren wird der Abruf von Zahlungen vereinfacht und einheitlich. Das Plugin integriert EBICS vollständig in plentymarkets. Somit ist der Umweg über Drittanbieter nicht nötig. Für die Kommunikation per EBICS werden Ihre Umsätze in einer Datei ähnlich einem Kontoauszug bei Ihrer Bank gespeichert. Die Datei wird von plentymarkets importiert und die Umsätze werden in Ihrem plentymarkets System gebucht. Das verknüpfte EBICS-Konto stellt eine Art Verbundkonto dar, das mehrere Bankkonten umfassen kann. Täglich wird eine Datei mit allen Umsätzen des EBICS-Kontos erzeugt. Diese Datei kann dann nachts abgerufen werden und am nächsten Morgen stehen alle Eingänge des Tages zur Verfügung. Außerdem werden täglich mehrere Dateien mit Vormerkposten erzeugt, die ebenfalls abgerufen werden können, um die Vormerkposten in Ihr plentymarkets System einzubuchen.

5.1. EBICS bei Ihrer Bank beantragen

Zuerst beantragen Sie bei Ihrer Bank einen EBICS-Zugang. Sie erhalten daraufhin Unterlagen von Ihrer Bank, die Sie ausfüllen und an die Bank zurückschicken. Die nachfolgenden Angaben in den Unterlagen sind für EBICS Pflicht.

Bestehende EBICS-Konten

Bereits bestehende und verwendete EBICS-Konten dürfen nicht in plentymarkets eingerichtet werden. Ein EBICS-Konto kann mehrere Benutzer, Teilnehmer genannt, haben. Beantragen Sie also ggf. einen neuen Teilnehmer (auch techn. Teilnehmer möglich), den Sie ausschließlich für plentymarkets verwenden.

5.1.1. Kontonummern

Geben Sie die Kontonummern der Konten ein, für die der Abruf der Umsätze in plentymarkets eingebucht werden soll. Die Angabe von Kontonummern ist optional, da der Abruf technisch über die Benutzerdaten erfolgt. Weitere Informationen zur Angabe bzw. Nichtangabe von Kontonummern finden Sie in Tabelle 4.

Nur Geschäftskonten hinterlegen

Es besteht in plentymarkets derzeit keine Möglichkeit, einzelne Konten individuell für den EBICS-Abruf einzurichten. Das heißt, dass die Zahlungsvorgänge Ihrer Bank nur global für alle angegebenen Konten des plentymarkets Systems abgerufen werden können. Dazu zählen z.B. auch Zahlungsvorgänge Ihres Privatkontos, falls dieses hinterlegt wurde. Um dies zu vermeiden, hinterlegen Sie nur die Kontonummern der Geschäftskonten.

Gleiches Konto für mehrere Benutzer

Verweisen mehrere Benutzer auch aus verschiedenen plentymarkets Systemen auf dasselbe Konto (bei vielen Banken werden mehrere Konten auch in einem Verbundskonto geführt), kann dies zu Problemen beim Abruf führen, wenn die Aufrufe parallel laufen. Dies lässt sich derzeit nicht abfangen.

5.1.2. Auszugsbereitstellung

Die Auszugsbereitstellung kann entweder buchungstagsorientiert oder auszugsorientiert erfolgen.

Tabelle 4. Auszugsbereitstellung
Einstellung Erläuterung

Buchungstagsorientiert

Eine fiktive fortlaufende Auszugsnummer wird mitgeliefert. Diese Einstellung ist standardmäßig voreingestellt.

Auszugsorientiert

Die effektive Auszugsnummer wird mitgeliefert. Voraussetzung hierfür ist eine tägliche automatische Auszugserstellung.

5.1.3. Teilnehmer

Bei der Umstellung Ihrer Konten auf EBICS erstellen Sie für Ihre Konten einen oder mehrere Benutzer. Benutzer werden unter EBICS als Teilnehmer bezeichnet. Sie können Teilnehmer mit unterschiedlichen Auftragstypen anlegen. Von diesen Teilnehmern muss ein Teilnehmer mittels der von der Bank erhaltenen Teilnehmer-ID im plentymarkets System gespeichert werden.

plentymarkets benötigt nur einen Teilnehmer, z.B. einen technischen Teilnehmer mit den niedrigsten Berechtigungen, um den EBICS-Zahlungsabruf durchzuführen. Pro EBICS-Konto darf nur ein Teilnehmer eingerichtet werden.

5.1.4. Auftragstyp

In der folgenden Tabelle 5 werden die Auftragstypen erläutert, die plentymarkets für einen erfolgreichen Abruf der Buchungen Ihres EBICS-Kontos benötigt. Beachten Sie zudem die Erläuterungen zu den Auftrags- und Unterschriftstypen im Formular Ihrer Bank.

Tabelle 5. Auftrags- und Unterschriftstypen
Typ Erläuterung

STA

Tagesumsätze MT940 bzw. CAMT053. Der Abruf der Transaktionen erfolgt am Ende des Tages.

VMK

Vormerkposten MT942 bzw. CAMT052. Vormerkposten der Transaktionen, die von Bank zu Bank unterschiedlich mehrmals am Tag erzeugt und zum Download bereitgestellt werden. Diese Angabe ist für plentymarkets optional.

EU Typ „T“

Unterschriftstyp, der ausschließlich zum Abruf der Transaktionsdaten berechtigt.

5.2. EBICS-Konto in plentymarkets anlegen

Nachdem Ihre Konten für EBICS eingerichtet worden sind, erhalten Sie von der Bank ein Schreiben mit den Daten, die Sie in plentymarkets speichern müssen, um EBICS einzurichten.

Neues EBICS-Konto hinzufügen

Nachdem Sie das EBICS-Plugin in Ihrem plentymarkets System bereitgestellt haben, können Sie Ihr EBICS-Konto einrichten.

Neues EBICS-Konto hinzufügen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.

  2. Klicken Sie auf Neues Konto erstellen.
    → Das Fenster Neues Konto wird geöffnet.

  3. Geben Sie die Daten ein, die Ihnen von Ihrer Bank zugesendet wurden. Beachten Sie hierzu die Informationen in Tabelle Tabelle 6.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 6. Kontoeinstellungen für EBICS

Einstellung

Erläuterung

Aktiv

Klicken Sie auf den Toggle-Button, um das Konto als aktiv zu markieren.

Kontoname

Geben Sie einen internen Namen ein, unter dem das Konto in der Übersicht erscheinen soll.

Vorname

Geben Sie den Vornamen des Kontoinhabers ein.

Nachname

Geben Sie den Nachnamen des Kontoinhabers ein.

Bank-Teilnehmer-ID

Geben Sie die Bank-Teilnehmer-ID wie von der Bank mitgeteilt ein.

Bank-Kunden-ID

Geben Sie die Bank-Kunden-ID wie von der Bank mitgeteilt ein.

Bank

Wählen Sie eine Bank aus der Liste.

Bank erstellen

Auswählen, um eine Bank hinzuzufügen, die nicht in der Liste aufgeführt ist.
Bank: Namen der Bank eingeben
URL: Host-URL wie von der Bank mitgeteilt eingeben.

Vormerkposten

Aus dem Dropdown-Menü wählen, mit welchem Verfahren die Tagesumsätze abgerufen werden. Details sind bei Ihrer Bank verfügbar.

Accountversion

Aus dem Dropdown-Menü wählen, welche Accountversion verwendet werden soll. Details sind bei Ihrer Bank verfügbar.

Tagesumsätze

Aus dem Dropdown-Menü wählen, mit welchem Verfahren die Tagesumsätze abgerufen werden sollen. Details sind bei Ihrer Bank verfügbar.

IBAN

IBANs der verknüpften Konten kommasepariert eingeben. Das CAMT-Format benötigt die Eingabe der IBAN, das MT-Format benötigt die Eingabe der Kontonummer.

5.3. Einstellungen am EBICS-Konto vornehmen

Domainwechsel

Speichern Sie nach einem Domainwechsel die Grundeinstellungen des Kontos erneut, um die EBICS-Daten zu aktualisieren.

Einstellungen am EBICS-Konto vornehmen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten, um das Konto zu öffnen.
    → Das Tab Kontoeinstellungen wird geöffnet.

  3. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 7. Grundeinstellungen für EBICS

Einstellung

Erläuterung

Kontoeinstellungen

Die Einstellungen des gewählten Kontos.

Geschäftsvorfälle

Verwaltet die automatisch abgerufenen Geschäftsfälle. Wählen Sie im Dropdown-Menü Anzeigen die Option Alle und klicken Sie auf Suchen. Wählen Sie aus der Liste die Geschäftsvorfälle aus, die Sie verwenden möchten und Speichern Sie Ihre Auswahl.

Manueller Zahlungsabruf

Ermöglicht im Falle eines technischen Fehlers den manuellen Abruf aller Aufträge zu einem bestimmten Datum. Der manuelle Zahlungsabruf steht erst nach erfolgreicher Aktivierung Ihres EBICS-Konto zur Verfügung.
Hinweis: Es werden lediglich die in plentymarkets vorhandenen Daten erneut abgerufen. Somit findet kein Abgleich mit der Bank statt.

Status abrufen

Ruft den aktuellen Initialisierungsstatus des Kontos ab.

Konto initialisieren

Die Schlüssel werden generiert und mittels INI zum Abgleich an die Bank übermittelt. HIA wird ausgeführt.

INI-Brief

Erstellt aus den generierten Schlüsseln einen INI-Brief als PDF und lädt das Dokument herunter. Der INI-Brief muss ausgedruckt und an die Bank geschickt werden. Die Schaltfläche ist inaktiv, bis die Schlüssel erfolgreich erstellt wurden.
Hinweis: Für den fehlerfreien Download des INI-Briefs muss der Pop-up-Blocker Ihres Browsers deaktiviert sein.

Initialisierung abschließen (HPB)

Schließt den Initialisierungsvorgang mit der Bank ab.

Experten-Modus

Alle nachfolgend beschriebenen Schaltflächen sind ausschließlich für den Fall vorgesehen, dass die Bank eine erneute Ausführung anfordert, und stehen erst nach Aktivierung des Toggle-Buttons zur Verfügung.

Schlüssel erstellen

Erstellt die Schlüssel für die Initialisierung.

INI

Initialisiert das EBICS-Konto.

HIA

Führt HIA aus.

Änderungen nur nach Rücksprache mit der Bank

Nehmen Sie Änderungen nur nach Rücksprache mit Ihrer Bank vor. Wenn Sie z.B. die neuen CAMT-Formate nutzen möchten, klären Sie mit Ihrer Bank, ob das Format unterstützt wird und lassen Sie das Format aktivieren. Passen Sie dann die Grundeinstellungen und ggf. die Vormerkposten wie hier beschrieben an.

Wenn ein Konto zurückgesetzt wurde und Ihre Bank neue Schlüssel benötigt, empfehlen wir, den betreffenden EBICS-Account in plentymarkets neu einzurichten, da nur dann neue Schlüssel erzeugt werden.

5.4. Freischaltung durch Ihre Bank

Nachdem Sie die Zugangsdaten in plentymarkets eingegeben haben, meldet sich plentymarkets auf elektronischem Weg bei Ihrer Bank an. Für einen EBICS-Abruf sind geheime Schlüsselwerte nötig, die programmintern generiert werden. Nachdem die Schlüssel erzeugt wurden und die elektronische Erstanmeldung abgeschlossen ist, müssen die Schlüssel unterschrieben und in ausgedruckter Form an die Bank geliefert werden. Nur der in plentymarkets hinterlegte Teilnehmer ist zu dieser Unterschrift berechtigt. Die Bank wird keine Freigabe der EBICS-Schnittstelle erteilen, wenn die Unterschrift nicht von genau diesem hinterlegten Teilnehmer stammt.

INI-Brief-Datei abrufen und an Ihre Bank geben:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Zahlung » Plugins » EBICS.

  2. Klicken Sie auf das EBICS-Konto.
    → Das Tab Kontoeinstellungen wird geöffnet.

  3. Klicken Sie auf INI-Brief, um die Datei abzurufen.
    → Die erstellte INI-Brief-Datei wird als PDF heruntergeladen.

  4. Drucken Sie die PDF-Datei aus und unterschreiben Sie das Dokument.

  5. Übermitteln Sie das Dokument an Ihre Bank.

Sind alle Werte bei der Bank eingegangen, werden die ausgedruckten Werte mit den elektronisch gesendeten Werten verglichen und die EBICS-Schnittstelle wird freigegeben. Ab diesem Moment werden die Transaktionen in den unten beschriebenen Intervallen abgerufen.

5.5. Abrufintervalle für Transaktionen

Ihre Bank stellt maximal zweimal täglich die Transaktionen des jeweiligen Tages in Datenform zur Abholung bereit. plentymarkets ruft die Daten aktuell um 6:00 Uhr, um 13:00 Uhr und um 23:00 Uhr ab. Die Transaktionsdaten sind etwa eine Stunde nach Abruf in den Systemen verfügbar. Zudem stellt die Bank mehrmals am Tag Vormerkposten mit den Transaktionen des aktuellen Tages in Datenform zur Abholung bereit.

5.6. Abrufintervalle Vormerkposten

Da die Zeiten, in denen die Vormerkposten bereitgestellt werden, von Kreditinstitut zu Kreditinstitut unterschiedlich sind, ruft plentymarkets die Daten, falls verfügbar, zwischen 8:00 und 18:00 stündlich von den Kreditinstituten ab. Bei EBICS-Buchungen mit unbestätigtem Vormerkposten erscheint die Angabe Vormerkposten in roter Schrift. Wird der Vormerkposten bestätigt, wechselt der Schriftzug von rot auf grün. Zusätzlich wird die bestätigte Buchung dem entsprechenden Auftrag zugeordnet, ohne die Zahlung nochmals zu buchen. Damit Vormerkposten bestätigt werden, ist die Aktivierung der Tagesumsätze erforderlich. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 7.

6. SEPA-Lastschriftmandat einrichten

Im Rahmen der SEPA-Initiative (Single Euro Payments Area) ist der Euro-Zahlungsverkehr in Deutschland und 32 weiteren europäischen Staaten seit dem 1. Februar 2014 vereinheitlicht. Seit diesem Stichtag sind Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN und BIC möglich. Die Bankdaten Ihrer Kunden können Sie in Ihrem plentymarkets System automatisch migrieren. Lastschriften werden unterteilt in:

  • SEPA-Basis-Lastschrift → vergleichbar mit einer Einzugsermächtigung

  • SEPA-Firmenlastschrift → vergleichbar mit einem Abbuchungsauftrag

Firmenlastschriften sind nur zwischen Unternehmen zulässig (B2B) und benötigen gesonderte Mandate. Von Ihren Kunden benötigen Sie ein SEPA-Lastschriftmandat, das die bisherige Einzugsermächtigung ersetzt. Das Mandat bildet die rechtliche Grundlage zum Einzug von SEPA-Lastschriften.

6.1. Dokumentenvorlage erstellen

Im Menü System » Aufträge » Dokumente gibt es im Untermenü SEPA-Lastschriftmandat eine Vorlage für das SEPA-Lastschriftmandat. Weitere Informationen zu Dokumenten finden Sie auf der Handbuchseite Dokumentenvorlagen.

Dokumentenvorlage einrichten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.

  2. Klicken Sie auf die Vorlage SEPA-Lastschriftmandat.
    → Das Tab Vorlage wird geöffnet.

  3. Wählen Sie eine Sprache aus der Dropdown-Liste.

  4. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 8.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 8. Dokumentenvorlage einrichten
Einstellung Erläuterung

Informationen des Zahlungsempfängers

Name des Zahlungsempfängers;
Straße und Hausnummer;
Postleitzahl und Ort;
Land

Händlerdaten eingeben.

Gläubiger-Identifikationsnummer

Gläubiger-Identifikationsnummer eingeben.

Mandatsreferenz

Die Mandatsreferenz wird aus der Kunden-ID generiert und automatisch gespeichert.

Zahlungsart

Ausführungsmodalität eingeben. Entweder Einmalige Zahlung oder Wiederkehrende Zahlung eingeben.

Name des Zahlungspflichtigen

Der Name wird automatisch hinterlegt.

Formatierung

X-Achse;
Y-Achse

Die Werte orientieren sich am Koordinatensystem mit X- und Y-Achse. Die X-Achse verläuft von links nach rechts und die Y-Achse von oben nach unten. Die Nullpunkte liegen also links oben. Weitere Informationen zum Koordinatensystem unter Dokumentenvorlagen.

Schriftgröße

Schriftgröße in Pixeln wählen.

Hervorhebung

Normal oder Fett wählen.

Informationen des Zahlungspflichtigen

Die Informationen werden aus dem Kundendatensatz geladen und automatisch hinterlegt. Damit IBAN und BIC in der Vorlage für das SEPA-Lastschriftmandat ausgegeben werden, müssen sie in den Kundendaten im Tab: Einstellungen » Tab: Bankdaten gespeichert sein.

Alle Seiten der Vorlage ausgeben

Wählen, ob alle Seiten der Vorlage ausgegeben werden sollen.

Zeichensatz

ISO-8859-1 oder Unicode wählen. Die Erzeugung von PDF-Dokumenten in Unicode kann länger dauern.

6.2. PDF-Vorlage hochladen

Im Tab PDF-Vorlage laden Sie eine PDF-Vorlage hoch, die das Layout Ihres Briefpapiers mit Firmendaten und Logo Ihres Unternehmens beinhaltet. Fügen Sie bei der Gestaltung der PDF-Vorlage die nötigen Feldnamen für die Werte der Vorlage und im unteren Bereich ein Unterschriftenfeld mit einer Linie für die Unterschrift des Kunden ein.

Felder in der PDF-Vorlage hinterlegen

Die Feldnamen für die Werte der Vorlage, z.B. IBAN, BIC oder Zahlungsart werden nicht über die Dokumentenvorlage ausgegeben. Hinterlegen Sie die Feldnamen fest in der PDF-Vorlage.

PDF-Vorlage hochladen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.

  2. Klicken Sie auf die Vorlage SEPA-Lastschriftmandat.
    → Das Tab Vorlage wird geöffnet.

  3. Wählen Sie eine Sprache aus der Dropdown-Liste.

  4. Wechseln Sie in das Tab PDF-Vorlage » Tab: Neue Vorlage.

  5. Klicken Sie auf Durchsuchen…​.
    → Das Fenster Datei hochladen wird geöffnet.

  6. Öffnen Sie die PDF-Datei.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.

6.3. E-Mail-Vorlage erstellen

Um Ihren Kunden direkt nach dem Einkauf im Shop das SEPA-Lastschriftmandat zur Verfügung zu stellen, erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage mit dem SEPA-Lastschriftmandat als Anhang. Richten Sie zum Versand der E-Mail eine Ereignisaktion ein.

E-Mail-Vorlage erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen.

  2. Wechseln Sie in das Tab Neue E-Mail-Vorlage.

  3. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie unter PDF-Anhang die Option SEPA-Lastschriftmandat.

  4. Geben Sie im Tab E-Mail-Nachricht einen Text ein, der den Kunden darüber informiert, dass das angehängte SEPA-Lastschriftmandat mit Unterschrift zurückgeschickt werden muss.

6.4. E-Mail-Vorlage per Ereignisaktion versenden

Die E-Mail-Vorlage versenden Sie z.B. durch eine Ereignisaktion, die durch einen neuen Auftrag aktiviert wird.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicken Sie auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Geben Sie einen Namen ein.

  4. Wählen Sie das Ereignis gemäß Tabelle 8.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

  6. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 8 vor.

  7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 9. Ereignisaktion zum automatischen Senden von SEPA-Lastschriftmandaten an Kunden
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsanlage: Neuer Auftrag

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Auftrag > Zahlungsart

Lastschrift

Aktion

Kunde > E-Mail versenden

Vorlage für SEPA-Lastschriftmandat;
Kunde

6.5. E-Mail-Vorlage per Gruppenfunktion versenden

Die E-Mail-Vorlage können Sie alternativ auch in der Kundenübersicht über die Gruppenfunktion versenden.

E-Mail-Vorlage versenden:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kunden bearbeiten.

  2. Suchen Sie anhand der Filter IBAN, Lastschriftmandat und Scheduler Zahlungsarten die Kunden, die die SEPA-Information erhalten sollen.

  3. Markieren Sie die Kunden in der Übersicht, an die die E-Mail-Vorlage versendet werden soll.

  4. Klicken Sie auf Gruppenfunktion.

  5. Wählen Sie bei der Option E-Mail-Vorlage senden die zuvor erstellte E-Mail-Vorlage zur SEPA-Information aus.

  6. Aktivieren Sie die Option E-Mail-Vorlage senden.

  7. Klicken Sie auf Anwenden.

Weitere Details dazu finden Sie im Unterkapitel Gruppenfunktionen der Handbuchseite Suchen und ändern.

6.6. SEPA-Zahlungsverkehr in den Bankdaten aktivieren

Wenn Sie das unterschriebene SEPA-Lastschriftmandat eines Kunden erhalten haben, ist die nachfolgend beschriebene Einstellung nötig, um den SEPA-Zahlungsverkehr zu aktivieren und die pain008-Formate abzurufen.

SEPA-Lastschriftmandat in den Bankdaten aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kunden bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Kunden.
    → Das Tab Kundendaten wird geöffnet.

  3. Wechseln Sie in das Tab Einstellungen » Tab: Bankdaten.

  4. Aktivieren Sie SEPA-Lastschriftmandat.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

Weitere Informationen zu Bankdaten finden Sie im Kapitel Bankdaten von Kunden speichern.

6.7. Download im Mein-Konto-Bereich aktivieren

Ein Kunde, dessen Bankdaten noch nicht umgestellt wurden, wird im Bestellvorgang bei Auswahl der Zahlungsart Lastschrift darauf hingewiesen, das SEPA-Lastschriftmandat im Bereich Mein Konto des Webshops herunterzuladen und unterschrieben zurückzusenden.

Download-Link anzeigen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Mein Konto » Einstellungen.

  2. Wählen Sie unter Download-Link SEPA-Lastschriftmandat die Einstellung Anzeigen.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

6.8. SEPA-Zahlungsverkehr automatisieren

Sie haben die Möglichkeit, Prozesse einzurichten, um Ihre SEPA-Zahlungsprozesse zu automatisieren. Dazu finden Sie im Menü System » Prozesse die entsprechenden Aktionen SEPA Pain001 und SEPA Pain008.

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