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Scheduler

Der Scheduler ist ein Abonnement-Modul (Abo-Aufträge). Dieses Modul ermöglicht es Ihren Kunden, bestimmte Artikel in Ihrem Webshop im Abonnement zu kaufen. Das Modul ist eine zusätzliche Erweiterung und nur in Ihrem plentymarkets System sichtbar, wenn Sie es gebucht haben. Die Buchung erfolgt im Menü Start » Service-Center » Tab: Vertrag.

Im Menü System » Aufträge » Scheduler konfigurieren Sie das Abo-Modul für Ihren Webshop. Nachdem Sie das Modul konfiguriert haben, finden Sie eine Übersicht Ihrer Abonnements im Menü Aufträge » Scheduler-Aufträge.

Nicht für Artikel mit Bestellmerkmalen

Das Abo-Modul funktioniert nicht bei Artikeln mit Bestellmerkmalen.

1. Grundlegende Einstellungen vornehmen

Legen Sie im Menü System » Aufträge » Scheduler fest, welche grundlegenden Einstellungen für das Modul gelten sollen:

Grundlegende Einstellungen vornehmen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Scheduler.

  2. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Speichern Sie die Einstellung.

Tabelle 1. Erläuterungen zu den Einstellungen des Abo-Moduls

Einstellung

Erläuterung

Intervalle

Intervalle für die Abo-Funktion wählen. Mit Strg+C bzw. cmd+C ist Mehrfachauswahl möglich. Die hier gewählten Intervalle stehen Kunden beim Artikel im Webshop zur Auswahl zur Verfügung. So kann der Kunde bei der Bestellung wählen, in welchen Zeitabständen er den Artikel erhalten möchte. Damit die Optionen im Webshop angezeigt werden, muss eine Template-Variable eingefügt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Template-Variablen in das Webshop-Layout einfügen.

Anzahl der Aufträge

Gibt an, wie oft das Abonnement abgewickelt werden soll. Die Optionen wählen, die Kunden zur Auswahl zur Verfügung stehen sollen. Mit Strg+C bzw. cmd+C ist Mehrfachauswahl möglich. Die hier gewählten Werte stehen Kunden beim Artikel im Webshop zur Auswahl zur Verfügung. So kann der Kunde bei der Bestellung wählen, wie oft er den abonnierten Artikel erhalten möchte. Damit die Optionen im Webshop angezeigt werden, muss eine enstprechende Template-Variable eingefügt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Template-Variablen in das Webshop-Layout einfügen.

Erlaubte Zahlungsarten

Zahlungsarten wählen, die für die Abo-Funktion zur Verfügung stehen sollen. Mit Strg+C bzw. cmd+C ist Mehrfachauswahl möglich.

Änderungen an Artikeln

Wählen, ob Änderungen der Bestelloptionen, z.B. die Menge, im Bestellvorgang erlaubt sein sollen.

Artikelfaktor pro Intervall

Wählen, in welcher Anzahl ein Artikel für das Intervall geliefert werden soll. Diese Angabe ist optional und kann verwendet werden, um Mindermengen auszugleichen. Wenn eine Artikelmenge z.B. nur für eine Woche ausreicht und der Kunde ein Intervall von zwei Wochen wählt, kann für diesen Fall der Artikelfaktor 2 eingetragen werden. Vorausgesetzt natürlich, dass der Kunde damit einverstanden ist, die korrigierte Menge zu erhalten.

Mindestlaufzeit

Mindestlaufzeit für die Abo-Funktion wählen. Unter dieser Laufzeit ist ein Abonnement nicht möglich. Die Mindestlaufzeit ist optional.

Maximale Laufzeit

Maximale Laufzeit für ein Abonnement wählen. Die maximale Laufzeit ist optional.

Auftragsherkunft für generierte Aufträge

Auftragsherkunft für Abonnements festlegen.

2. Einstellungen für Abo-Artikel vornehmen

Nehmen Sie nun Einstellungen für Ihre Abo-Artikel vor. Zunächst ordnen Sie die Abo-Artikel in Ihren Artikelbestand ein. Dann aktivieren Sie die Abo-Funktion. Gehen Sie dazu wie in den folgenden Unterkapiteln beschrieben vor.

Einstellung Abo-Intervall am Verkaufspreis ohne Funktion

Der Scheduler berücksichtigt die Option Abo-Intervall des Verkaufspreises nicht. Es ist zwar technisch möglich, Verkaufspreise für verschiedene Abo-Intervalle zu erstellen. Die Einstellung wird jedoch vom Scheduler ignoriert.

2.1. Abo-Artikel kategorisieren

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Abo-Artikel in Ihren Artikelbestand einzuordnen. Empfehlenswert ist es, eine eigene Kategorie für Abo-Artikel anzulegen und die Artikel mit dieser Kategorie zu verknüpfen.

2.2. Abo-Funktion aktivieren

Die Abo-Funktion aktivieren Sie zuerst global und dann für jeden Artikel separat. Die globale Aktivierung ermöglicht es Kunden, grundsätzlich Bestellungen im Abonnement aufzugeben. Die Aktivierung für einzelne Artikel bestimmt, welche Artikel Kunden im Abonnement bestellen dürfen. Gehen Sie wie nachfolgendend beschrieben vor, um die Abo-Funktion global zu aktivieren.

Abo-Funktion global aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Mein Konto » Einstellungen.

  2. Wählen Sie für die Option Abonnements die Einstellung aktiviert.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

Aktivieren Sie nun die Abo-Funktion für jeden Artikel, den Ihre Kunden im Abonnement bestellen dürfen sollen.

Abo-Funktion des Abo-Artikels aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Artikel.

  3. Wechseln Sie in das Tab Global.

  4. Wählen Sie im Bereich Grundeinstellungen für die Option Abonnement die Einstellung Ja.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

Abo-Funktion deaktivieren

Wenn Sie die Abo-Funktion nicht mehr nutzen möchten, stellen Sie die globale Funktion auf deaktiviert und die Funktion beim Artikel auf Nein. Entfernen Sie den Code aus dem Layout Ihres Webshops. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Template-Variablen in das Webshop-Layout einfügen.

3. Template-Variablen in das Webshop-Layout einfügen

Damit Kunden in Ihrem Webshop die Abo-Funktionen wählen können, müssen Sie zunächst Template-Variablen und Code in das Layout Ihres Webshops einfügen.

Template-Variablen in das Webshop-Layout einfügen:

  1. Öffnen Sie das Menü CMS » Webdesign » Layout » ItemView » ItemViewSingleItem.

  2. Fügen Sie die Template-Variablen und Code zwischen $FormOpenOrder und $FormCloseOrder ein. Beachten Sie die Erläuterungen in Tabelle 2.
    → Ein Code-Beispiel finden Sie unterhalb von Tabelle 2.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 2. Erläuterungen zu den Template-Variablen des Abo-Moduls

Template-Variable

Funktion

$IsSubscriptionItem

Gibt einen Boolschen Wert zurück (TRUE oder FALSE, je nach Einstellung am Artikel). Diese Template-Variable für eine IF-Abfrage im Layout verwenden, um festzustellen, ob ein Artikel ein Abo-Artikel ist oder nicht. Ansonsten wird die Abo-Funktion bei allen Artikeln angezeigt und nicht nur bei den tatsächlichen Abo-Artikeln. Ein Beispiel mit IF-Abfrage befindet sich unter der Tabelle.

$SchedulerDateSelector

Fügt eine Kalender-Auswahlbox ein, damit Kunden das Datum der ersten Lieferung wählen können.

$SchedulerInterval

Fügt eine Dropdown-Liste zur Auswahl des Intervalls für das Abonnement ein. Es stehen die Intervalle zur Verfügung, die in den Einstellungen gespeichert wurden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Grundlegende Einstellungen vornehmen.

$SchedulerRepeating

Fügt eine Dropdown-Liste zur Auswahl der Anzahl der Lieferungen ein. Es stehen die Optionen zur Anzahl der Aufträge zur Verfügung, die in den Einstellungen gespeichert wurden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Grundlegende Einstellungen vornehmen.

Der folgende Code ist ein Beispiel für die Anordnung und Bezeichnung der Template-Variablen:

{% if $IsSubscriptionItem %}
<!--  Box Filter -->
<div class="ff01_pagenav" style="margin-top:5px;"<h2Abonnement</h2></div>
Erste Lieferung: $SchedulerDateSelector<br />
Intervall: $SchedulerInterval<br />
Lieferungen: $SchedulerRepeating<br />
<!--  End Box Filter -->
{% endif %}

4. Ansicht der Abo-Funktion im Webshop

Nachdem Sie die auf dieser Seite beschriebenen Einstellungen konfiguriert haben, werden Abo-Artikel in Ihrem Webshop angezeigt. Käufer können den Zeitpunkt für die erste Lieferung, das Intervall sowie die Anzahl der Lieferungen festlegen, bevor sie den Artikel in den Warenkorb legen (Bild 1). Im Bestellvorgang können diese Einstellungen dann noch geändert werden, bevor die Bestellung abgeschickt wird. Das Code-Beispiel in Kapitel Template-Variablen in das Webshop-Layout einfügen wird im Webshop folgendermaßen dargestellt:

Einstellungen Auftraege Scheduler 02

Bild 1: Abo-Funktion: Umsetzung der Template-Variablen im Webshop

5. Scheduler-Aufträge

Im Menü Aufträge » Scheduler-Aufträge werden Ihre Abonnements mit Informationen zu den Kunden und Aufträgen in einer Übersicht angezeigt. In dieser Ansicht suchen, bearbeiten und löschen Sie Scheduler-Aufträge.

DE Scheduler Scheduler Auftraege 01

Bild 2: Auflistung Ihrer Scheduler-Aufträge

Außerdem generieren Sie einen Auftrag aus dem Abonnement heraus durch Klick auf das Zahnrad, zu sehen in Bild 2 ganz rechts in der Zeile des Abonnements. Das Generieren eines Auftrags aus dem Abonnement ist notwendig, damit Sie den Auftrag in der Auftragsübersicht finden. Dies wird manuell ausgeführt.

5.1. Scheduler-Aufträge suchen

Suchen Sie Scheduler-Aufträge anhand von bestimmten Filterkriterien. Die gefundenen Scheduler-Daten werden dann im Tab Scheduler aufgelistet.

Scheduler-Aufträge suchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Scheduler-Aufträge.

  2. Geben Sie die Suchbegriffe in die Suchfelder ein bzw. stellen Sie die Filteroptionen in den Dropdown-Listen ein. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 3.

  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Die Scheduler-Aufträge, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen, werden aufgelistet.

Tabelle 3. Scheduler-Aufträge suchen
Einstellung Erläuterung

Suchen

Die Suche durch einen Klick ausführen. Die gefundenen Scheduler-Aufträge werden im Tab Scheduler aufgelistet.

Reset

Eingestellte Filterkriterien zurücksetzen.

Scheduler-ID

Jeder Scheduler-Datensatz erhält automatisch eine fortlaufende und exklusive ID. Die ID entspricht immer einer echten Zahl (z.B. "00521" oder "ADF8354" sind ungültig).

Kunden-ID

Suche nach der Kunden-ID.

Artikel-ID

Suche nach der Artikel-ID des Artikels, den der Scheduler-Auftrag enthält.

Kundenname

Suche nach dem Namen des Kunden. Es kann nach Vor- und Nachname gesucht werden.

Start

Den Zeitraum des Starttermins wählen, nach dem gesucht werden soll. Wählbar sind:
Alle = Keine Filterung
Ohne Startdatum = Suche nach Scheduler-Aufträgen ohne Startdatum.
Startdatum in Zukunft = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Startdatum, das in der Zukunft liegt.
Startdatum in Vergangenheit = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Startdatum, das in der Vergangenheit liegt.
In den letzten 7/14/30/80/90 Tagen = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Startdatum, das eine bestimmte Anzahl von Tagen zurückliegt.

Ende

Den Zeitraum des Endtermins wählen, nach dem gesucht werden soll. Wählbar sind:
Alle = Keine Filterung
Ohne Enddatum= Suche nach Scheduler-Aufträgen ohne Enddatum.
Enddatum in Zukunft = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Enddatum, das in der Zukunft liegt.
Zukünftig oder ohne Enddatum = Suche nach Scheduler-Aufträgen ohne Enddatum oder mit einem Enddatum, das in der Zukunft liegt.
Enddatum in Vergangenheit = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Enddatum, das in der Vergangenheit liegt.
In den letzten 7/14/30/80/90 Tagen = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Enddatum, das eine bestimmte Anzahl von Tagen zurückliegt.

Durchlauf

Für den Durchlauf unter folgenden Filteroptionen wählen:
Noch nie = Suche nach Scheduler-Aufträgen, für die noch kein Durchlauf stattgefunden hat.
In diesem Monat = Suche nach Scheduler-Aufträgen, für die in diesem Monat ein Durchlauf stattgefunden hat.
Im letzten Monat = Suche nach Scheduler-Aufträgen, für die im letzten Monat ein Durchlauf stattgefunden hat.

Aktiv

Zwischen den Optionen Ja und Nein oder der Einstellung ALLE wählen, wenn alle Scheduler-Aufträge gesucht werden sollen.

Eigner

Eigner wählen, um dessen Scheduler-Aufträge zu suchen. Der Eigner muss in den Kundendaten gespeichert sein.

Herkunft

Herkunft des Scheduler-Auftrags wählen.

Intervall

Wählbar sind die Option Alle sowie die Intervalle, die im Menü System » Aufträge » Scheduler gewählt wurden.

IBAN

Mit der Einstellung Vorhanden werden nur Scheduler-Aufträge für Kunden gesucht, bei denen die IBAN in den Bankdaten hinterlegt ist.

Lastschriftmandat

Suche nach Kunden, deren SEPA-Lastschriftmandat vorliegt oder nicht vorliegt.

Mandant (Shop)

Mandanten wählen, um nur Scheduler-Aufträge dieses Mandanten anzuzeigen.
Wichtig: Variable Benutzern stehen nur Mandanten zur Auswahl, für die sie eine Berechtigung haben. Berechtigungen werden unter System » Einstellungen » Benutzer » Konten » Tab: Berechtigung eingestellt.

5.2. Scheduler-Auftrag manuell anlegen

Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Scheduler-Auftrag manuell anzulegen.

Scheduler-Auftrag manuell anlegen:

  1. Klicken Sie rechts in der Zeile eines Scheduler-Auftrags auf das Zahnrad.
    → Das Fenster Neuen Scheduler-Auftrag anlegen wird geöffnet.

  2. Klicken Sie auf Auftrag anlegen.
    → Bei erfolgreichem Anlegen erhalten Sie eine Erfolgsmeldung.

Nachdem ein Scheduler-Auftrag manuell gestartet wurde, wird in der Spalte Letzter Durchlauf das Datum des letzten Durchlaufs angezeigt (Bild 3).

DE Scheduler Scheduler Auftraege 02

Bild 3: Spalte Letzter Durchlauf gefüllt

Im Menü Aufträge wird ein Auftrag angelegt (Bild 4).

DE Scheduler Scheduler Auftraege 03

Bild 4: Scheduler-Auftrag in der Auftragsübersicht

Tipp: Aktion nicht erfolgreich: Einstellungen prüfen

Prüfen Sie die Einstellungen des Abonnements. Ein Fehler kann z.B. sein, dass das Startdatum in der Zukunft liegt. In diesem Fall passen Sie das Startdatum an. Oder die Zahlungsart wurde nicht in den Einstellungen des Schedulers berücksichtigt. Prüfen Sie die Scheduler-Einstellungen. Sie erhalten auch eine Fehlermeldung, wenn bereits ein Auftrag für diesen Scheduler-Auftrag generiert wurde.

6. Abonnement bearbeiten

Sie können bestehende Abonnements jederzeit bearbeiten. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Abonnement bearbeiten:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Scheduler-Aufträge.

  2. Klicken Sie rechts in der Zeile des Scheduler-Auftrags, den Sie bearbeiten möchten, auf Bearbeiten.
    → Der Scheduler-Auftrag wird zur Bearbeitung geöffnet.

Das Bearbeitungsfenster eines Scheduler-Auftrags gliedert sich in drei Tabs. Die Einstellungen im Tab Base werden in Tabelle 4 erläutert. Die Einstellungen im Tab Artikel betreffen die abonnierten Artikel. Das Tab Kunde enthält die Informationen zum Kunden aus dem Menü Kunden.

6.1. Tab: Base

Folgende Parameter eines Abonnements werden im Tab Base angezeigt:

Tabelle 4. Einstellungen im Tab Base des Scheduler-Auftrags
Einstellung Erläuterung

Rechnungsanschrift

Die Anschrift, an die die Rechnung geschickt wird.

Kunde ändern

Klicken, um den Kunden zu ändern. Entweder die Kunden-ID oder den Namen des Kunden eintragen. Nach Eingabe von mindestens 3 Zeichen werden passende Treffer angezeigt.

Lieferanschrift

Enthält die Lieferanschrift, wenn diese in den Kundendaten hinterlegt ist.

Lieferanschrift ändern

Wenn für den Kunden Lieferanschriften hinterlegt sind, können diese gewählt werden. Es kann jedoch keine neue Lieferanschrift angelegt werden.

Scheduler-ID

Die ID des Abonnements wird automatisch vom System vergeben und ist nicht änderbar.

Aktiv

Bei gesetztem Häkchen ist der Scheduler-Auftrag aktiv.
Das Häkchen entfernen und auf Speichern klicken, um den Scheduler-Auftrag zu deaktivieren.

Anzahl der Aufträge

Die im Menü Einstellungen hinterlegten Werte werden angezeigt; die Anzahl der Sendungen kann geändert werden.
Vor dem Schrägstrich wird die Anzahl der bereits versendeten Aufträge angezeigt.

Start;
Ende

Datum für Start und Ende des Scheduler-Auftrags wählen, um die Laufzeit zu bestimmen.
Zur Konfiguration wird ein Kalender geöffnet, in dem auch ein bestehendes Datum geändert werden kann.

Start Artikel;
Ende Artikel

Sucht Scheduler mit Artikeln mit einem Start- bzw. Enddatum gemäß der gewählten Option, z.B. Startdatum in den letzten sieben Tagen.

Letzter Durchlauf

Zeigt das Datum des zuletzt gesendeten Auftrags an, also wann der jüngste Auftrag versendet wurde.
Anhand dieses Datums kann der Zeitpunkt für den nächsten Scheduler-Auftrag ermittelt werden, wenn dieser manuell ausgeführt werden soll.

Intervall

Bei Bedarf das Intervall für diesen Scheduler-Auftrag ändern. Verfügbar sind die Werte, die im Menü Einstellungen festgelegt wurden.

Gutschein

Es wird angezeigt, ob ein Gutschein für den Scheduler-Auftrag verwendet wurde.

Währung

Die Währung des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf eine andere Währung aus der Dropdown-Liste wählen.

Versandkosten

Die Kosten für den Versand. Bei Bedarf einen anderen Betrag eingeben.

Versandart

Die Versandart des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf eine andere Versandart aus der Dropdown-Liste wählen.

Zahlungsart

Die Zahlungsart des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf eine andere Zahlungsart aus der Dropdown-Liste wählen.

Mandant (Shop)

Der Mandant (Shop) des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf einen anderen Mandanten (Shop) aus der Dropdown-Liste wählen.
Der gewählte Mandant bestimmt die im Tab Artikel verfügbaren Mehrwertsteuersätze (siehe unten).

Eigner

Die Eigner des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf einen anderen Eigner aus der Dropdown-Liste wählen.

Herkunft

Die Herkunft des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf eine andere Herkunft aus der Dropdown-Liste wählen.

6.2. Tab: Artikel

Das Tab Artikel gliedert sich in zwei Untermenüs. Im Tab Scheduler-Artikel sehen Sie die Artikel, die sich aktuell im Scheduler-Auftrag befinden. Sie können hier u.a. die Menge und den Preis bearbeiten. Die hier verfügbaren Mehrwertsteuersätze ergeben sich aus dem im Tab Base gewählten Mandanten. Es stehen die Mehrwertsteuersätze zur Auswahl, die bei dem Mandanten unter System » Mandant » Mandant wählen » Buchhaltung als Umsatzsteuersätze hinterlegt sind.

Wenn Sie die Artikelbeschreibung im Feld Artikelbeschreibung ändern, wird diese Änderung nicht am Artikel selbst übernommen.

Im Tab Artikel hinzufügen wird die Artikelübersicht angezeigt, so dass Sie aus Ihrem gesamten Artikel-Portfolio wählen können.

Die Optionen Start und Ende entsprechen denen für den Scheduler-Auftrag (siehe Tabelle 4) mit dem Unterschied, dass damit die Laufzeit für jeden Artikel separat bestimmt werden kann. Damit ist es z.B. möglich, verschiedene Artikel zu bestimmten Zeiten oder auch nacheinander für ein Abo anzubieten.

6.3. Tab: Kunde

Dieses Tab enthält sämtliche Menüs, die Ihnen auch im Hauptmenü CRM » Kunden bearbeiten für einen Kunden zur Verfügung stehen. Änderungen, die Sie hier vornehmen, werden auch im Hauptmenü CRM » Kunden bearbeiten im Kundendatensatz übernommen.

7. Neues Abonnement anlegen

Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um ein neues Abonnement anzulegen.

Neues Abonnement anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Scheduler-Aufträge.

  2. Klicken Sie auf Neu.

  3. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 4.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Das neue Abonnement wird angelegt.

8. Durchlauf der Abo-Aufträge starten

Im Menü Aufträge » Durchlauf werden anstehende Abo-Aufträge angezeigt. Sie können hier Abo-Aufträge gesammelt starten, was besonders komfortabel ist, wenn Sie viele Abonnements bearbeiten und überwachen müssen.

DE Scheduler Durchlauf 01 SI

Bild 5: Übersicht im Menü Aufträge » Durchlauf

Sie sehen nach dem Klicken auf eines der Icons Durchlauf starten (siehe Bild 5, grüne Pfeile), für welche Abonnement-IDs Aufträge anstehen.

Abo-Aufträge wählen und starten

Wählen Sie die Filteroptionen oder lassen Sie die Einstellungen auf ALLE, wenn Sie alle aktuell anstehenden Abo-Aufträge anlegen möchten.

Starten Sie den Durchlauf dann durch Klick auf eines der Icons (siehe grüne Pfeile). Dadurch werden die Abo-Aufträge angelegt und dann im Durchlauf nicht mehr angezeigt.

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