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Grundeinstellungen

Im Menü System » Aufträge » Einstellungen wählen Sie die Einstellungen, die für Aufträge automatisch eingestellt werden bzw. bei bestimmten Auftragsstatus oder Bedingungen gelten sollen. Zum Beispiel wählen Sie Standard-Einstellungen für die Auftragsherkunft und den Status von Aufträgen.

1. Wichtige Vorbedingungen beachten

Bei neuen Systemen sind Standard-Werte eingestellt, z.B. für Retouren der Status [9] und für Gutschriften der Status [11]. Diese Einstellungen sind änderbar. Wählen Sie dazu einen anderen Status. Alternativ legen Sie im Menü System » Aufträge » Auftragsstatus einen neuen Status an. Ein dort angelegter Status wird hier im Menü Grundeinstellungen angezeigt und ist auch als Standard-Status einstellbar.

Grundeinstellungen speichern

Die Grundeinstellungen des Menüs System » Aufträge » Einstellungen müssen bei Inbetriebnahme des Systems gespeichert werden, damit die Einstellungen wirksam sind. Speichern Sie daher die Einstellungen auch, wenn Sie sie nicht verändert haben, also die Standardkonfiguration verwenden möchten.

Wichtig: Benutzer-Login

Wenn Sie in diesem Menü Änderungen vornehmen, werden andere Benutzer automatisch ausgeloggt und müssen sich neu einloggen, damit die Änderungen auch für diese Benutzerprofile greifen. Kündigen Sie Änderungen daher ggf. weiteren Benutzern an.

2. Grundeinstellungen vornehmen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um die Grundeinstellungen vorzunehmen.

Grundeinstellungen konfigurieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Einstellungen.

  2. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 1. Optionen im Menü System » Aufträge » Einstellungen
Einstellung Erläuterung

Standard-Auftragsherkunft

Als Herkunft, die bei Aufträgen automatisch voreingestellt werden soll, einen Anbieter bzw. Marktplatz oder die Einstellung Webshop wählen. Manuelle Eingabe wählen, wenn keine Voreinstellung gewünscht ist, also die Auftragsherkunft individuell hinterlegt werden soll.

Standard-Status Retoure

Wählen, welcher Status bei Retouren automatisch eingestellt sein soll. Der Status kann beim Anlegen der Retoure angepasst werden.

Standard-Status Gutschrift

Wählen, welcher Status bei Gutschriften automatisch eingestellt sein soll.

Standard-Status Reparatur

Wählen, welcher Status bei Reparatur-Aufträgen automatisch eingestellt sein soll.

Standard-Status Sammelauftrag

Wählen, welcher Status bei Sammelaufträgen automatisch eingestellt sein soll.

Standard-Status Sammelgutschrift

Wählen, welcher Status bei Sammelgutschriften automatisch eingestellt sein soll.

Standard-Status Rückbuchung

Wählen, welcher Status bei Rückbuchungen automatisch eingestellt sein soll.
Beispiel: benutzerdefinierter Status [6.4] Warenausgang storniert.
Wenn kein besonderer Status benötigt wird, Letzter Status wählen. Dann wird der vor dem Warenausgang durchlaufene Status wieder eingestellt.

Status stornierter Aufträge

Den Statusbereich für stornierte Aufträge wählen.
Hintergrund: Sobald ein Auftrag in diesem Statusbereich ankommt, werden alle Bestandsreservierungen der darin enthaltenen Artikel aufgehoben. Das heißt, der Warenbestand steht wieder für Bestellungen zur Verfügung. Status können von dieser Automatik ausgenommen werden, wenn dies nötig ist bzw. wenn Artikel mit dem Status nicht rückgebucht werden sollen.
Wichtig: Den Statusbereich aufsteigend hinterlegen, z.B. [8.0] bis [8.5].

Status Auftragsreservierung

Sobald ein Auftrag in dem hier gewählten Status ankommt, wird automatisch für die im Auftrag enthaltenen Artikel Bestand reserviert. Die Einstellung ist bis einschließlich Status [6.9] möglich. Zusätzlich ist wählbar, ob die Einstellung für alle Aufträge oder nur für bezahlte Aufträge gelten soll. Wenn z.B. für nicht bezahlte Aufträge kein Bestand reserviert werden soll, die Option Nur bezahlte Aufträge wählen.

Versandkosten in Gewährleistung übernehmen

JA = Die Versandkosten werden dem Käufer rückwirkend erstattet.
NEIN = Der Kunde muss die Versandkosten auch im Falle einer Gewährleistung selbst tragen. Die Versandkosten werden nicht erstattet.

In Auftrag/Auftragsübersicht anzeigen

Wählen, ob im Auftrag bzw. in der Auftragsübersicht die Rechnungsadresse oder die Lieferadresse angezeigt werden soll.

Artikelpreis-Darstellung

Wählen, ob die Preise der Artikelliste im Auftrag Brutto oder Netto dargestellt werden sollen.

Zuordnung des Lagers

Die Lagerzuordnung wählen.
a) pro Auftrag kann ein Lager zugeordnet werden = Wählen, wenn nur mit einem Lager bzw. Logistiker gearbeitet wird.
b) pro Artikelposition kann ein Lager zugeordnet werden = Wählen, wenn mit mehreren Lagern bzw. Logistikern gearbeitet wird.

Automatische Lagerauswahl

Kriterien wählen, nach denen das Lager gewählt wird.
a) in Abhängigkeit des Lieferlandes = Das Lager für das Lieferland ist im Menü System » Aufträge » Versand » Einstellungen » Tab: Lieferländer hinterlegt.
Tipp: Bei Wahl dieser Option die Lagerzuordnung zu den Lieferländern prüfen.
b) in Abhängigkeit des Hauptlagers des Artikels = Es wird das Lager bestimmt, das beim jeweiligen Artikel als Hauptlager hinterlegt ist.
Wichtig: Wenn für einen Artikel kein Hauptlager hinterlegt wurde, wird das Lager anhand des Lieferlandes gewählt.
c) in Abhängigkeit des Warenbestandes = Der Auftrag wird dem Lager mit dem höchsten Warenbestand der Artikelposition zugeordnet.
d) in Abhängigkeit des Warenbestandes und der Lagerpriorität = Der Auftrag wird einem Lager nach folgenden Kriterien zugeordnet. Dabei wird nach folgender Reihenfolge geprüft:
1) Es muss ausreichend Warenbestand vorhanden sein.
2) Nach der Priorität des Lagers (Option in den Lagereinstellungen).
Bei ausreichendem bzw. gleichem Warenbestand in allen Lagern wird das Lager nach Priorität gewählt. Es kommt bei Kriterium 1 nicht auf die Menge an, sondern nur darauf, dass genügend Bestand vorhanden ist. Das heißt, dass kein Lager aufgrund der Menge bevorzugt wird, sondern dann mit Kriterium 2 anhand der Priorität. Umgekehrt ist mangelnder Bestand ein Ausschlusskriterium.

Anzahlung auf Produktionsware

Die Höhe einer Anzahlung (in Prozent) oder keine Anzahlung anbieten wählen.

Statuswechsel auf [4] statt [5], wenn Warenbestand fehlt

Diese Option auf Ja setzen, wenn ein Auftrag erst für den Versand freigegeben werden soll, wenn genügend Ware auf Lager ist. Sobald genügend Ware eingebucht wurde, wird der Auftragsstatus von [4] auf [5] geändert.
Status [4] = In Versandvorbereitung
Status [5] = Freigabe Versand

Betroffener Statusbereich im Status [4.x]

Den Statusbereich eingrenzen, wenn eigene Statusvarianten im Bereich von Status [4] angelegt wurden.
Standardeinstellung: von [4] In Versandvorbereitung bis [4] In Versandvorbereitung.

Zusätzlich ist Status [3.2] betroffen

Status [3.2] bezeichnet das Warten auf Ware bei Teilzahlungen. Wenn eine Teilzahlung erfolgt, wechselt der Auftrag automatisch statt in Status [4] in diesen Status. Ist Ware vorhanden, wechselt der Auftrag in Status [3.3].
Status [3.2] = In Warteposition

3. Auftragsbearbeitung durch variable Benutzer

Damit variable Benutzer Aufträge öffnen können, müssen hier Standard-Status für Retouren und Gutschriften gespeichert sein. In der Grundeinstellung ist kein Status voreingestellt.
Variable Benutzer müssen außerdem im Benutzerprofil unter Berechtigung » Tab: Menü » Bereich: Aufträge zur Bearbeitung von Aufträgen berechtigt werden. Zudem müssen variable Benutzer Aufträge der Typen Retoure, Gewährleistung und Reparatur anlegen können. Dafür müssen sie für die im Menü System » Aufträge » Einstellungen hinterlegten Standard-Status dieser drei Auftragstypen berechtigt sein. Die Berechtigung erfolgt im Benutzerprofil des variablen Benutzers unter Berechtigung » Tab: Sichtbarkeiten.

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