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Dokumentenarchiv

Im Dokumentenarchiv können Sie sich bereits generierte PDF-Dokumente einzeln anzeigen lassen oder Sammeldokumente im ZIP-Format generieren. In diesem Archiv werden PDF-Dokumente abgelegt, die in Ihrem plentymarkets-System im Rahmen der Auftragsabwicklung, beim Kassenverkauf mit POS oder im Bereich Warenwirtschaft erzeugt wurden.

Folgende Dokumenttypen sind im Dokumentenarchiv verfügbar:

1. Archivierte PDF-Dokumente suchen

Im Dokumentenarchiv können Sie PDF-Dokumente einer bestimmten Dokumentart in einem gewählten Zeitraum suchen. Die Dokumente werden chronologisch aufgelistet.

PDF-Dokument suchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Dokumentenarchiv.

  2. Wählen Sie die Einstellungen, die Sie suchen möchten. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Klicken Sie auf Suche.

Tabelle 1. Optionen im Tab Suche
Einstellung Erläuterung

Nummer

Erlaubt eine scharfe Suche nach nur einem Dokument. Nummer eintragen, um nur ein bestimmtes Dokument zu suchen. Dokument, Zeitraum und Mandant müssen ebenfalls zum gesuchten Dokument passen.

Dokument

Dokumentyp wählen, um nur Dokumente dieses Typs zu suchen.

Datum

Zeitraum auswählen, um nur Dokumente zu suchen, die in einem bestimmten Zeitraum erzeugt wurden. Standardmäßig ist das aktuelle Datum als Start- und Enddatum eingestellt.

Mandant (Shop)

Einen Mandant oder alle wählen.

pro Seite

Wählen, wie viele Suchergebnisse pro Seite angezeigt werden.

Auftrag, Kunden und PDF-Dokumente öffnen

Klicken Sie auf die Auftrags-ID, um den Auftrag der jeweiligen Rechnung zu öffnen oder auf die Kunden-ID, um den Kundendatensatz zu öffnen. Öffnen Sie das PDF-Dokument durch Klick auf den Link in der Spalte Datei.

2. Sammeldokument im ZIP-Format exportieren

Größere Mengen an Dokumenten können Sie bequem als Sammeldokument im ZIP-Format exportieren. Die zu exportierenden Dokumente lassen sich nach den Kriterien Dokumenttyp, Zeitraum, und Mandant eingrenzen festlegen.

Sammeldokument exportieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Dokumentenarchiv.

  2. Wechseln Sie in das Tab Export.

  3. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.

  4. Klicken Sie auf das Zahnrad.
    → Die ZIP-Datei wird exportiert.

Tabelle 2. Optionen im Tab Export
Einstellung Erläuterung

Dokument

Dokumenttyp wählen, um nur Dokumente dieses Typs zu suchen.

Mandant (Shop)

Einen Mandant oder alle wählen.

Zeitraum

Zeitraum auswählen, um nur Dokumente zu exportieren, die in einem bestimmten Zeitraum erzeugt wurden. Standardmäßig ist das aktuelle Datum als Start- und Enddatum eingestellt.

Unterordner

Auswählen, ob beim Export Unterordner erstellt werden sollen. Wählen Sie die Option mit, um in der ZIP-Datei automatisch Unterordner für jeden Monat zu erstellen. Bei der Option ohne werden keine Unterordner erstellt.

Export schlägt fehl

Es werden maximal 6.000 PDFs exportiert. Wenn Ihr Export fehlschlägt, überschreitet die Datei eventuell die maximale Anzahl, die exportiert wird. Schränken Sie den Zeitraum weiter ein, um die Anzahl der Dokumente zu verringern. Wenn Sie den Zeitraum auf den kleinstmöglichen Zeitraum, also 1 Tag, reduziert haben, werden unabhängig von Export-Maximum alle Dokumente exportiert.

3. Gutscheine und Voucher exportieren

Gutscheine und Voucher stellen eine Besonderheit im Dokumentenarchiv dar, da sie über die Suche und den Export nicht angezeigt werden. Auf Gutschein-PDFs können Sie deshalb gesondert im Reiter Gutscheine des Menüs Aufträge » Dokumentenarchiv zugreifen.

Gutscheine und Voucher exportieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Dokumentenarchiv.

  2. Wechseln Sie in das Tab Gutscheine.

  3. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 3 vor.

  4. Klicken Sie auf das Zahnrad.
    → Die ZIP-Datei wird exportiert.

Tabelle 3. Optionen im Tab Gutscheine
Einstellung Erläuterung

Gutscheintyp

Wählen, welcher Gutscheintyp exportiert werden soll.

ALLE: PDFs zu allen vorhandenen Gutscheinarten werden exportiert.
Gutschein: Nur Verkaufsgutscheine zur Einlösung in Ihrem Webshop werden exportiert.
Voucher: Nur Voucher werden exportiert.

Mandant (Shop)

Einen Mandant oder Alle wählen.

Zeitraum

Zeitraum auswählen, um nur Gutscheine zu suchen, die in einem bestimmten Zeitraum erzeugt wurden. Standardmäßig ist das aktuelle Datum als Start- und Enddatum eingestellt.

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