Skip to main content

Rechnungen erzeugen

In plentymarkets können Sie Rechnungen entweder einzeln oder gesammelt als PDF-Dateien generieren, um diese z.B. zu drucken oder Ihren Kunden als E-Mail Anhang zukommen zu lassen.
Je nach Lieferland und Standort unterliegen Rechnungen verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen. Informieren Sie sich genau über diese Bestimmungen und stellen Sie sicher, dass alle jeweils vorgegebenen Rechnungsdaten enthalten sind.

1. Dokumentenvorlagen für Rechnungen einrichten

Bevor Sie Rechnungen generieren können, muss eine Dokumentenvorlage eingerichtet werden. Dies geschieht im Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.
Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung der Dokumentenvorlage finden Sie auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

Angaben zu Zahlungsziel und Skonto auf der Rechnung

Damit Angaben zu Valuta, Zahlungsziel und Skontierung grundsätzlich auf Rechnungen angezeigt werden, müssen diese Optionen zwingend beim Einrichten der Dokumentenvorlage für Rechnungen aktiviert werden.

2. Einzelne Rechnung erzeugen

Eine einzelne Rechnung können Sie in plentymarkets bei Bedarf direkt an einem beliebigen Auftrag erzeugen.

Einzelne Rechnung erzeugen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    → Die Auftragsübersicht öffnet sich.

  2. Wählen Sie durch Klick auf die Auftrag-ID den Auftrag aus, für den eine Rechnung erzeugt werden soll.

  3. Wechseln Sie in das Tab Belege.

  4. Wählen Sie im Drop-Down-Menü Beleg erstellen das Dokument Rechnung aus.

  5. Nehmen Sie die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.

  6. Speichern Sie die Einstellungen, um die Rechnung zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei mit der soeben erzeugten Rechnung.

Tabelle 1. Optionen im Menü Beleg erstellen
Einstellung Erläuterung

Datum

Ein Datum angeben, das als Rechnungsdatum auf der Rechnung angezeigt wird. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Valuta/Zahlungsziel/Skonto

Mit JA oder NEIN auswählen, ob Zahlungsziel, Valuta oder Skonto auf der Rechnung angezeigt werden.
Hinweis: Damit diese Informationen korrekt auf der Rechnung angezeigt werden, müssen sie am entsprechenden Kunden im Menü CRM » Kontakte hinterlegt sein.

Zahlungsziel

Soweit noch nicht in den Kundendaten hinterlegt, hier eine Anzahl von Tagen eingeben, die als Zahlungsziel auf der Rechnung erscheinen soll.

Skonto von X % bei Zahlung binnen X Tagen

Soweit noch nicht in den Kundendaten hinterlegt, hier einen Prozentsatz und eine Anzahl von Tagen angeben, um die Skontobedingungen festzulegen.

Buche Warenausgang

Mit JA oder NEIN auswählen, ob mit dem Erzeugen der Rechnung auch der Warenausgang gebucht werden soll.

Ändere Auftragsstatus auf Status

Einen Status wählen, in den der Auftrag nach dem Erzeugen der Rechnung wechseln sollen. Wenn kein Statuswechsel gewünscht ist, die Option Keine Änderung wählen.

Kommentar

Einen Text eingeben, der auf der Rechnung unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.

Gesperrte Aufträge

Nach dem Erzeugen einer Rechnung werden Aufträge standardmäßig gesperrt. Es können dann z.B. keine Artikelpositionen mehr hinzugefügt werden. Erstellen Sie einen Stornobeleg, um einen Auftrag trotz vorhandener Rechnung zu bearbeiten.

3. Mehrere Rechnungen erzeugen

Sollen mehrere Rechnungen zugleich erzeugt werden, legen Sie über einen Suchfilter im Menü Aufträge » Fulfillment fest, welche Aufträge berücksichtigt werden. Zudem kann beispielsweise eine Statusänderung erfolgen, nachdem die Rechnungen erzeugt wurden.

Mehrere Rechnungen erzeugen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Fulfillment » Rechnungen erzeugen.

  2. Nehmen Sie die Einstellungen anhand Tabelle 2 vor.

  3. Klicken Sie auf das Zahnrad, um die Rechnungen zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei, welche die zugehörigen Rechnungen aller von Ihnen durch die Suchfilter bestimmten Aufträge beinhaltet.

Tabelle 2. Optionen im Untermenü Rechnungen erzeugen
Einstellung Erläuterung

Auftragsstatus

Aus der Liste den Status der Aufträge wählen, die für die Rechnung berücksichtigt werden sollen.

Eigner

Wählen Sie einen Eigner aus, für dessen Aufträge die Rechnungen erzeugt werden sollen oder die Option ALLE, wenn für alle Eigner die Rechnungen erzeugt werden sollen.

Standort

Wählen Sie einen Standort aus, für den die Rechnungen erzeugt werden sollen.

Lager

Wählen Sie ein Lager oder ALLE aus.

Kundenklasse

Wählen Sie eine Kundenklasse aus, für die die Rechnungen erzeugt werden sollen oder die Option ALLE, wenn für alle Kundenklassen die Rechnungen erzeugt werden sollen.

Zahlungsart

Wählen Sie eine der Zahlungsarten oder die Option ALLE.

Sortierung

Legen Sie fest, wie die erzeugten Rechnungen sortiert werden sollen. Die Optionen Auftrags-ID, Kunden-ID und Artikel-ID geben verschiedene Sortierungen aus.

Limit

Legen Sie fest, wie viele Rechnungen maximal pro Durchgang erzeugt werden. Das Maximum liegt bei 200 Rechnungen.

Rechnungsdatum

Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus, das als Rechnungsdatum auf den Rechnungen erscheinen soll.

Ändere Auftragsstatus

Wählen Sie einen Status, in den die Aufträge nach Erzeugung der Rechnungen wechseln sollen.
Der Statuswechsel ist wichtig, damit für bereits bearbeitete Aufträge ein Prozess nicht noch einmal durchgeführt wird.

Zum Seitenanfang