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Gutschriften erzeugen

In plentymarkets können Sie Gutschriften als PDF-Dateien generieren, um diese z.B. zu drucken oder Ihren Kunden als E-Mail Anhang zukommen zu lassen.
Gutschriften nutzen Sie beispielsweise, um bei bereits bezahlten Aufträgen nachträgliche Preisnachlässe zu gewähren oder wenn im Rahmen von Retouren Rückerstattungen veranlasst werden sollen.

Standardeinstellungen für Gutschriften

Nehmen Sie im Menü System » Aufträge » Einstellungen einmalig die gewünschten Standardeinstellungen zu Gutschriften vor und speichern diese ab. Nur so werden die Einstellungen zum Standard-Status von Gutschriften und zur Übernahme der Versandkosten in Gutschriften wirksam. Weitere Informationen zu den Grundeinstellungen für Aufträge finden Sie auf der Handbuchseite zum Thema Grundeinstellungen.

1. Dokumentenvorlage für Gutschriften einrichten

Bevor Sie Gutschriften generieren können, muss eine Dokumentenvorlage eingerichtet werden. Dies geschieht im Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.
Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung der Dokumentenvorlage finden Sie auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

2. Einzelne Gutschrift erzeugen

Einzelne Gutschriften können Sie bei Bedarf manuell am jeweiligen Gutschriftauftrag erzeugen. Weitere Informationen und Anleitungen zum Anlegen von Gutschriftaufträgen finden Sie im Kapitel Gutschrift anlegen.

Einzelne Gutschrift erzeugen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    → Die Auftragsübersicht öffnet sich.

  2. Wählen Sie durch Klick auf die Auftrag-ID den Gutschriftauftrag, für den eine Gutschrift erzeugt werden soll.

  3. Wechseln Sie in das Tab Belege.

  4. Wählen Sie im Drop-Down-Menü Beleg erstellen das Dokument Gutschrift aus.

  5. Nehmen Sie die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.

  6. Speichern Sie die Einstellungen, um die Gutschrift zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei mit der soeben erzeugten Gutschrift.

Tabelle 1. Optionen im Menü Beleg erstellen
Einstellung Erläuterung

Datum

Datum wählen, das auf der Gutschrift angezeigt wird. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Nummer

Die Nummer des Dokuments wird automatisch vergeben. Hier muss keine Angabe gemacht werden.

Ändere Auftragsstatus auf Status

Einen Status wählen, in den der Auftrag nach dem Erzeugen der Gutshrift wechseln soll. Wenn kein Statuswechsel gewünscht ist, die Option Keine Änderung wählen.

Kommentar

Einen Text eingeben, der auf der Gutschrift unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.

3. Mehrere Gutschriften erzeugen

Sollen mehrere Gutschriften zugleich erzeugt werden, können Sie über einen Suchfilter im Menü Aufträge » Fulfillment festlegen, welche Aufträge berücksichtigt werden. Zudem können Sie in diesem Menü festlegen, ob der Status des Auftrags geändert werden soll, nachdem die Gutschriften erzeugt wurden.

Mehrere Gutschriften erzeugen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Fulfillment » Gutschriften / Korrekturbelege erzeugen.

  2. Nehmen Sie die Einstellungen anhand Tabelle 2 vor.

  3. Klicken Sie auf das Zahnrad, um die Gutschriften zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei, in der die zugehörigen Gutschriften aller von Ihnen durch die Suchfilter bestimmten Aufträge enthalten sind.

Tabelle 2. Optionen im Menü Gutschriften / Korrekturbelege erzeugen
Einstellung Erläuterung

Dokumenttyp

Wählen Sie, ob Dokumente vom Typ Gutschrift oder Korrekturbeleg erzeugt werden sollen.

Auftragsstatus

Aus der Liste den Status der Aufträge wählen, die für die Erstellung der Gutschriften berücksichtigt werden sollen.

Eigner

Wählen Sie einen Eigner aus, für dessen Aufträge die Gutschriften erzeugt werden sollen oder die Option ALLE, wenn für alle Eigner die Gutschriften erzeugt werden sollen.

Standort

Wählen Sie einen Standort aus, für den die Gutschriften erzeugt werden sollen.

Lager

Wählen Sie ein Lager oder ALLE aus.

Zahlungsart

Wählen Sie eine der Zahlungsarten oder ALLE aus.

Sortierung

Legen Sie fest, wie die erzeugten Gutschriften sortiert werden sollen. Die Optionen Gutschriftnummer, Auftrags-ID, Kunden-ID und Artikel-ID geben verschiedene Sortierungen aus.

Limit

Legen Sie fest, wie viele Gutschriften maximal pro Durchgang erzeugt werden. Das Maximum liegt bei 200 Gutschriften.

Ändere Auftragsstatus

Wählen Sie einen Status, in den die Aufträge nach Erzeugung der Gutschriften wechseln sollen.
Der Statuswechsel ist wichtig, damit für bereits bearbeitete Aufträge ein Prozess nicht noch einmal durchgeführt wird.

Kommentar

Sie können hier einen Text verfassen, der später auf allen erzeugten Gutschriften unterhalb der Artikelpositionen erscheint. Die Eingabe ist optional.

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