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Gelangensbestätigungen erzeugen

In plentymarkets können Sie Gelangensbestätigungen als PDF-Dateien generieren, um diese z.B. zu drucken oder Ihren Kunden als E-Mail Anhang zukommen zu lassen.
Bei Lieferungen von Deutschland in ein anderes EU-Land ist die Ausstellung von Gelangensbestätigungen vorgeschrieben. Empfänger bestätigen beispielsweise mittels Unterschrift auf der Gelangensbestätigung und die anschließende Rückübermittlung den erfolgten Wareneingang im jeweiligen EU-Land.
Somit ist die Gelangensbestätigung nicht nur ein Begleitdokument bei Auslandslieferungen, sondern auch ein steuerrechtlich relevanter Beleg für Ihre Buchhaltung.

1. Dokumentenvorlage für Gelangensbestätigungen einrichten

Bevor Sie Gelangensbestätigungen generieren können, muss eine Dokumentenvorlage eingerichtet werden. Dies geschieht im Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente.
Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung der Dokumentenvorlage finden Sie auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

2. Einzelne Gelangensbestätigung erzeugen

Eine einzelne Gelangensbestätigung können Sie in plentymarkets bei Bedarf manuell am Auftrag erzeugen.

Einzelne Gelangensbestätigung erzeugen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    → Die Auftragsübersicht öffnet sich.

  2. Wählen Sie durch Klick auf die Auftrag-ID den Auftrag aus, für den eine Gelangensbestätigung erzeugt werden soll.

  3. Wechseln Sie in das Tab Belege.

  4. Wählen Sie im Drop-Down-Menü Beleg erstellen das Dokument Gelangensbestätigung aus.

  5. Nehmen Sie die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.

  6. Speichern Sie die Einstellungen, um die Gelangensbestätigung zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei mit der soeben erzeugten Gelangensbestätigung.

Tabelle 1. Optionen im Menü Beleg erstellen
Einstellung Erläuterung

Datum

Datum wählen, das auf der Gelangensbestätigung angezeigt wird. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Nummer

Die Nummer des Dokuments wird automatisch vergeben. Hier muss keine Angabe gemacht werden.

Buche Warenausgang

Mit JA oder NEIN auswählen, ob mit dem Erzeugen der Gelangensbestätigung auch der Warenausgang gebucht werden soll.

Ändere Auftragsstatus auf Status

Einen Status wählen, in den der Auftrag nach dem Erzeugen der Gelangensbestätigung wechseln soll. Wenn kein Statuswechsel gewünscht ist, die Option Keine Änderung wählen.

Kommentar

Einen Text eingeben, der auf der Gelangensbestätigung unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.

3. Mehrere Gelangensbestätigungen erzeugen

Sollen mehrere Gelangensbestätigungen zugleich erzeugt werden, können Sie über einen Suchfilter im Menü Aufträge » Fulfillment festlegen, welche Aufträge berücksichtigt werden. Zudem können Sie in diesem Menü festlegen, ob der Status des Auftrags geändert werden soll, nachdem die Gelangensbestätigungen erzeugt wurden.

Mehrere Gelangensbestätigungen erzeugen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Fulfillment » Gelangensbestätigung erzeugen.

  2. Nehmen Sie die Einstellungen anhand Tabelle 2 vor.

  3. Klicken Sie auf das Zahnrad, um die Gelangensbestätigungen zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei, in der die zugehörigen Gelangensbestätigungen aller von Ihnen durch die Suchfilter bestimmten Aufträge enthalten sind.

Tabelle 2. Optionen im Menü Gelangensbestätigung erzeugen
Einstellung Erläuterung

Auftragsstatus

Aus der Liste den Status der Aufträge wählen, die für die Erstellung der Gelangensbestätigungen berücksichtigt werden sollen.

Eigner

Wählen Sie einen Eigner aus, für dessen Aufträge die Gelangensbestätigungen erzeugt werden sollen oder die Option ALLE, wenn für alle Eigner die Gelangensbestätigungen erzeugt werden sollen.

Standort

Wählen Sie einen Standort aus, für den die Gelangensbestätigungen erzeugt werden sollen.

Lager

Wählen Sie ein Lager oder ALLE aus.

Zahlungsart

Wählen Sie eine der Zahlungsarten oder ALLE aus.

Sortierung

Legen Sie fest, wie die erzeugten Gelangensbestätigungen sortiert werden sollen. Die Optionen Auftrags-ID, Kunden-ID und Artikel-ID geben verschiedene Sortierungen aus.

Limit

Legen Sie fest, wie viele Gelangensbestätigungen maximal pro Durchgang erzeugt werden. Das Maximum liegt bei 200 Gelangensbestätigungen.

Ändere Auftragsstatus

Wählen Sie einen Status, in den die Aufträge nach Erzeugung der Gelangensbestätigunen wechseln sollen.
Der Statuswechsel ist wichtig, damit für bereits bearbeitete Aufträge ein Prozess nicht noch einmal durchgeführt wird.

Kommentar

Sie können hier einen Text verfassen, der später auf allen erzeugten Gelangensbestätigungen unterhalb der Artikelpositionen erscheint. Die Eingabe ist optional.

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