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Best Practices: Sammel-PDF erstellen

Wir bieten hier die Alternative für das Sammel-PDF im Dokumentenarchiv. Sammel-PDFs lassen sich leicht über den Client per Prozess erzeugen. Richte dir den Prozess einmalig ein und du kannst ihn jederzeit mit einem Klick starten. Wir haben hier einmal 2 alternative Prozesse eingerichtet. Der Unterschied zwischen beiden Prozessen liegt nur in einem Filter. In Prozess 1 “SammelPDF” werden alle Aufträge eines gewählten Status berücksichtigt und in Prozess 2 “SammelPDF_Zeitraum” nur die Aufträge eines gewählten Status in einem gewählten Zeitraum. Ein Zeitraum muss immer wieder angepasst werden, weshalb wir die Version ohne Datumsfilter empfehlen.

Die Prozesse gibt es zum Download am Ende des Beitrags - zuerst lies jedoch die Erklärung, denn einige Schritte musst du noch an deinem System anpassen:

1. Was du brauchst?

Das Tool PlentyBase muss installiert und eingerichtet sein

2. Anpassungen

1) Nachdem du den Prozess heruntergeladen und in deinen Client importiert hast, öffne den Prozess.

Prozessimport

2) Öffne den Arbeitsschritt Aufträge suchen und passe folgende Einstellungen an:

Einstellungen

Anzahl (optional für einen ersten Testlauf verringern) Zum Test die Anzahl der Aufträge z.B auf 3 verringern. Dein Maximum hier beträgt 250.

Filter

  • Statusfilter
    7 Warenausgang gebucht

  • Datumsfilter (nur in Prozess 2)
    Warenausgang und von bis

Aufträge markieren

  • Neuer Eigner → Aktiver Benutzer

Arbeitsschritt

3) Speicher den Arbeitsschritt
4) Öffne die Subaktion Speichern über den Stift - folgendes Fenster wird geöffnet:

Subaktion speichern

5) Gib deinen Zielordner an und setze ein Häkchen bei Als Sammeldokument.
6) Öffne die Subaktion Status ändern und wähle den Status in den die Aufträge verschoben werden sollen, z.B. Status 7.5 „Rechnung gedruckt“.
→ den Status musst du individuell anlegen unter Einstellungen » Aufträge » Auftragsstatus

Subaktion Status

7) Starte den Prozess

Subaktion speichern

8) Prüfe die Aufträge und Rechnungen

Zeitraum neu wählen für den Datumsfilter

Für den Prozess mit Datumsfilter: Wähle den Zeitraum neu, wenn du das nächste mal Rechnungen generieren willst.

3. Download

Unsere Empfehlung: SammelPDF

Alternative mit Datumsfilter: SammelPDF_Zeitraum

Rechnungen gesammelt generieren

Wenn Als Sammeldokument nicht ausgewählt wird, wird für jede Rechnung ein eigenes PDF generiert.

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