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Aufträge verwalten

Aufträge bilden Ihre Verkäufe sowie damit einhergehende und übliche Geschäftsvorfälle ab. Mithilfe von Auftragstypen werden die unterschiedlichen Geschäftsvorfälle kenntlich gemacht. Fortschritte bei der Bearbeitung eines Auftrags werden durch Auftragsstatus angezeigt. Welche Möglichkeiten Ihnen Auftragstypen und Auftragsstatus bieten und wie Sie Aufträge sinnvoll abwickeln, erfahren Sie in den folgenden Beschreibungen. Alle Aufträge werden zentral und in einem einheitlichen Format erfasst. Bereits in der Auftragsübersicht sehen Sie wichtige Informationen auf einen Blick und können einige Arbeiten direkt ausführen.

1. Allgemeines zur Auftragsanlage in plentymarkets

In plentymarkets wird ein Auftrag automatisch angelegt, wenn Kunden Bestellungen in Ihrem Webshop tätigen. Unterschiedliche Geschäftsvorfälle wie Lieferaufträge, Retouren, Gutschriften, Gewährleistungen und Reparaturen werden mithilfe eigene Aufträge verschiedener Typen abgebildet, die immer mit dem Hauptauftrag verbunden sind. Über die Auftragsübersicht lassen sich Aufträge ungeachtet der Auftragsherkunft öffnen und bearbeiten. Für viele Auftragstypen, wie zum Beispiel Lieferaufträge, macht das Einrichten von Ereignisaktionen Sinn, um Vorgänge zu automatisieren. Einige Beispiele für die Nutzung von Ereignisaktionen für die Auftragsabwicklung werden in den folgenden Kapiteln erläutert.
Aufträge, die außerhalb des Webshops bei Ihnen eingehen, legen Sie manuell im System an. Das ist beispielsweise bei telefonischen oder E-Mail-Bestellungen sowie bei Barverkäufen der Fall.

Grundeinstellungen speichern

Passen Sie die Einstellungen im Menü System » Aufträge » Einstellungen an, bevor Sie die ersten Aufträge in Ihrem plentymarkets System abwickeln. Speichern Sie die Grundeinstellungen auch dann einmalig ab, auch wenn Sie die voreingestellten Werte nicht verändert haben.

2. Aufträge manuell anlegen

Folgende Möglichkeiten sind verfügbar, um einen Auftrag manuell anzulegen:

  • In der Kontaktübersicht

  • In den Kundendaten des Kunden

  • In einem bestehenden Auftrag

  • Über einen Barverkauf

Diese verschiedenen Vorgehensweisen werden nachfolgend beschrieben.

E-Mail-Versand

Bei manuell angelegten Aufträgen wird keine automatische E-Mail, z. B. Auftragsbestätigung, an den Kunden versendet. Grund dafür ist, dass das System nicht wissen kann, wann alle Einstellungen zu diesem Auftrag vorgenommen wurden. Stoßen Sie daher den Versand einer E-Mail-Vorlage manuell im Auftrag und dort im Tab Mail an.

2.1. Auftrag in der Kontaktübersicht anlegen

Im Menü CRM » Kontakte steht pro Kontakt die Option Neuer Auftrag zur Verfügung. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einen neuen Auftrag über die Kontaktinformationen anzulegen.

Neuen Auftrag über die Kontaktübersicht anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kontakte.
    → Die Kontaktübersicht wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf den Kontakt, für den Sie einen neuen Auftrag anlegen möchten.
    → Der Datensatz des Kontakts wird geöffnet.

  3. Wählen Sie aus der Menüleiste links die Option Neuer Auftrag, um einen neuen Auftrag für diesen Kontakt anzulegen.
    → Das Tab Neuer Auftrag wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf Suchen, um sich eine Liste aller verfügbaren Artikel anzeigen zu lassen, oder suchen Sie mithilfe der Suchfelder nach der Artikel-ID oder weiteren Artikeldaten.

  5. Wählen Sie die Artikel und die entsprechenden Mengen, die Sie zum Auftrag hinzufügen möchten.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Auftrag wird angelegt und in einem neuen Tab geöffnet.

2.2. Auftrag in der Kundenübersicht anlegen

Im Menü CRM » Kunden bearbeiten legen Sie einen neuen Auftrag wie unten beschrieben über die Kundendaten an.

Neuen Auftrag über die Kundenübersicht anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kunden bearbeiten.
    → Die Kundenübersicht wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf den Kunden, für den Sie einen neuen Auftrag anlegen möchten.
    → Der Datensatz des Kunden wird geöffnet.

  3. Klicken Sie im Tab Kundendaten auf Neuer Auftrag, um einen neuen Auftrag für diesen Kunden anzulegen.
    → Das Tab Neuer Auftrag wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf Suchen, um sich eine Liste aller verfügbaren Artikel anzeigen zu lassen, oder suchen Sie mithilfe der Suchfelder nach der Artikel-ID oder weiteren Artikeldaten.

  5. Wählen Sie die Artikel und die entsprechenden Mengen, die Sie zum Auftrag hinzufügen möchten.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Auftrag wird angelegt und in einem neuen Tab geöffnet.

2.3. Auftrag über einen bestehenden Auftrag anlegen

In einem Auftrag finden Sie das Icon Neuer Auftrag im Tab Übersicht. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einen neuen Auftrag über das Tab Übersicht eines bestehenden Auftrags anzulegen.

Neuen Auftrag über bestehenden Auftrag anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    → Die Auftragsübersicht wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf einen Auftrag des Kunden, für den Sie einen neuen Auftrag anlegen möchten.
    → Der Auftrag wird geöffnet.

  3. Öffnen Sie das Tab Übersicht.

  4. Öffnen Sie das Tab Kundendaten und klicken Sie dort auf Neuer Auftrag, um einen Auftrag für diesen Kunden anzulegen.
    → Das Tab Neuer Auftrag wird geöffnet.

  5. Klicken Sie auf Suchen, um sich eine Liste aller verfügbaren Artikel anzeigen zu lassen, oder suchen Sie mithilfe der Suchfelder nach der Artikel-ID oder weiteren Artikeldaten.

  6. Wählen Sie die Artikel und die entsprechenden Mengen, die Sie zum Auftrag hinzufügen möchten.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Auftrag wird angelegt und in einem neuen Tab geöffnet.

2.4. Auftrag über Barverkauf anlegen

Im Menü CRM » Kunden bearbeiten haben Sie die Möglichkeit, Barverkäufe ohne Kundenzuordnung direkt über Kundenprofil Barverkauf abzuwickeln. Das Kundenprofil Barverkauf ist in Ihrem System standardmäßig eingerichtet.

Zahlungsart und Auftragsdokumente bei Barverkäufen

Achten Sie darauf, bei der Auftragsanlage über Barverkauf in den Auftragsdaten die passende Zahlungsart auszuwählen. Zudem findet bei dieser Art der Auftragsanlage keine Zuordnung zu einem in Ihrem System gespeicherten Kunden statt. Generieren Sie deshalb die benötigten Auftragsdokumente wie die Rechnung direkt während der Abwicklung des Barverkaufs manuell im Tab Belege des Auftrags.

Neuen Auftrag für Barverkäufe anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kunden bearbeiten.

  2. Geben Sie im Suchfeld ID die Zahl 100 ein.
    → Eine Liste derSuchergebnisse wird eingeblendet.

  3. Wählen Sie Barverkauf aus der Ergebnisliste.
    → Das Kundenprofil für Barverkäufe mit der ID 100 wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf Neuer Auftrag, um einen neuen Auftrag für einen Barverkauf anzulegen.
    → Das Tab Neuer Auftrag wird geöffnet.

  5. Klicken Sie auf Suchen, um sich eine Liste aller verfügbaren Artikel anzeigen zu lassen, oder suchen Sie mithilfe der Suchfelder nach der Artikel-ID oder weiteren Artikeldaten.

  6. Wählen Sie die Artikel und die entsprechenden Mengen, die Sie zum Auftrag hinzufügen möchten.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Auftrag wird angelegt und in einem neuen Tab geöffnet.

3. Auftragstyp Lieferauftrag nutzen

Mithilfe des Auftragstyps Lieferauftrag werden aus einem Hauptauftrag jeweils Lieferaufträge für die enthaltenen Auftragspositionen generiert, so dass Sie diese einzeln oder in Teilen verschicken können. Sie können somit beispielsweise Artikel, die Sie auf Lager haben, sofort losschicken und Artikel, die Sie erst noch geliefert bekommen, später nachsenden. Führen Sie dies mit unterschiedlichen oder auch nur mit einem Versanddienstleister durch.

Lieferaufträge können manuell, automatisch oder per Ereignisaktion erstellt werden.

Gemeinsamer Status

Der Hauptauftrag folgt immer dem Status des Lieferauftrags mit dem niedrigsten Status. Wenn z. B. ein Auftrag (in Status 5.0) zwei Lieferaufträge hat (je in Status 5.0) und der eine Lieferauftrag wechselt in den Status 6.5 (am Beispiel bedeutet 6.5 "Beim Logistiker im Versand"), ändert sich am Status des Hauptauftrages zunächst nichts. Erst wenn der zweite Lieferauftrag in den Status 6.5 wechselt, wird automatisch auch der Status des Hauptauftrages zu 6.5 geändert.

3.1. Eigenschaften von Lieferauträgen

Im Allgemeinen besitzen Lieferaufträge folgende Eigenschaften:

  • Eine Anpassung der in einem Lieferauftrag enthaltenen Auftragspositionen ist nach Erzeugung nicht mehr möglich.

  • Der Preis und das Gewicht eines Artikels werden aus dem Hauptauftrag übernommen.

  • Adressetikett, Lieferschein, Proformarechung und Gelangensbestätigung können im Tab Belege des jeweiligen Lieferauftrags generiert werden.

  • Die Rechnung und alle weiteren Dokumente werden zentral im Hauptauftrag generiert.

  • Die Bestandsreservierung für die in einem Lieferauftrag enthaltene Menge wird beim Anlegen eines Lieferauftrags vom Hauptauftrag auf den Lieferauftrag übertragen.

3.2. Grundeinstellungen für Lieferaufträge vornehmen

Lager pro Auftragsposition zuordnen

Im Menü System » Aufträge » Einstellungen muss zwingend für die Zuordnung des Lagers die Option b) pro Artikelposition kann ein Lager zugeordnet werden ausgewählt werden.

Im Menü System » Aufträge » Auftragstypen » Lieferauftrag legen Sie vorab fest, nach welchem Kriterium Aufträge in Lieferaufträge gesplittet werden sollen.

Optionen für das Splitten von Aufträgen in Lieferaufträge wählen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Auftragstypen » Lieferauftrag.

  2. Nehmen Sie die Einstellungen anhand von Tabelle 1 vor.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 1. Optionen für das Splitten von Aufträgen in Lieferaufträge
Einstellung Erläuterung

Aufträge in Lieferaufträge splitten nach

Aus

Es erfolgt keine Aufsplittung.
Achtung: Wenn Sie diese Option aktivieren, können Lieferaufträge nur noch manuell angelegt werden. Das automatische Generieren sowie die Erstellung von Lieferaufträgen per Ereignisaktion sind bei dieser Auswahl nicht mehr möglich.

Lager

Die Lieferaufträge werden anhand der verschiedenen Lager der Auftragspositionen erstellt.

Versandprofil

Die Lieferaufträge werden anhand der verschiedenen Versandprofile der Auftragspositionen erstellt.

Lager und Versandprofil

Die Lieferaufträge werden anhand der verschiedenen Lager und der Versandprofile der Auftragspositionen erstellt.

Lager und Netto-Warenbestand

Die Lieferaufträge werden anhand der verschiedenen Lager und des Netto-Warenbestands der Auftragspositionen erstellt.

3.3. Lieferaufträge manuell anlegen

Bei Bedarf können Sie Lieferaufträge manuell über den Hauptauftrag anlegen. Bei dieser Methode wählen Sie für jeden Lieferauftrag einzeln die Auftragspositionen und -mengen aus, die im jeweiligen Lieferauftrag beinhaltet sein sollen.

Lieferaufträge immer für alle Auftragspositionen anlegen

Wir empfehlen, grundsätzlich für alle Auftragspositionen Lieferaufträge anzulegen. Verbleiben eine oder mehrere Auftragspositionen ohne Zuordnung zu einem Lieferauftrag im Hauptauftrag, kann es zu Fehlfunktionen kommen.

Zudem darf die Menge, die Sie unter LiefAufMenge eintragen nicht größer sein, als die unter NZMenge (nicht zugeordnete Menge) angezeigte Menge.

Lieferaufträge manuell anlegen

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Auftrag, für den Lieferaufträge angelegt werden sollen.

  3. Wechseln Sie in das Tab Lief.

  4. Tragen Sie in das Feld LiefAufMenge (Menge für den Lieferauftrag), die Menge ein, die in den Lieferauftrag überführt werden soll.

  5. Klicken Sie anschließend auf das Zahnrad.
    → Der Lieferauftrag wird angelegt.

  6. Wiederholen Sie den Prozess, um weitere Lieferaufträge anzulegen.

3.4. Lieferaufträge automatisch anlegen

Bedingung für das automatische Anlegen von Lieferaufträgen

Lieferaufträge können nur automatisch erzeugt werden, wenn noch kein Lieferauftrag zu dem Auftrag besteht.

Wenn Sie Lieferaufträge automatisch anlegen, greifen die zuvor in Tabelle 1 beschriebenen Kriterien zum Aufsplitten in Lieferaufträge. Somit müssen die Auftragspostionen und -mengen nicht einzeln ausgewählt werden. Stattdessen überführt das System je nach gewähltem Kriterium alle Auftragspositionen automatisch in Lieferaufträge.

Lieferaufträge automatisch anlegen

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Auftrag, für den Lieferaufträge angelegt werden sollen.

  3. Wechseln Sie in das Tab Lief.

  4. Klicken Sie auf Lieferauftrag automatisch anlegen.
    → Die Lieferaufträge werden angelegt.

3.5. Lieferaufträge per Ereignisaktion anlegen

Lieferaufträge werden idealerweise über eine Ereignisaktion generiert. Sie als Händler können somit bestimmen, wann und wie die Lieferaufträge zu einem Auftrag generiert werden. Im Folgenden werden drei Beispiele zur Generierung von Lieferaufträgen per Ereignisaktion beschrieben.

Erzeugen Sie folgende neue Ereignisaktionen bzw. die von Ihnen benötigten und nehmen Sie darin die nachfolgend beschriebenen Einstellungen vor.

3.5.1. Beispiel A: Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Auftragseingang"

Wenn Sie möchten, dass schon beim Eingang eines Auftrags die zugehörigen Lieferaufträge generiert werden, nutzen Sie die in Tabelle 2 beschriebene Ereignisaktion.

Da diese Ereignisaktion direkt beim Auftragseingang greift, wird der Status des Hauptauftrags nicht beachtet. Somit werden auch Lieferaufträge von Aufträgen in Status 3.0 (oder 1.0 wenn Sie mit Auktionsplattformen wie eBay arbeiten) generiert. Diese nehmen bei der Generierung den Status des Hauptauftrages an.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicken Sie auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wählen Sie das Ereignis gemäß Tabelle 2.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

  6. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.

  7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 2. Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Auftragseingang" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Neuer Auftrag

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Auftrag > Auftragslager

Mehrere Lager pro Auftrag

Aktion

Auftrag > Lieferaufträge generieren

3.5.2. Beispiel B: Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Wechsel zu Status 5" einrichten

Wenn Sie möchten, dass zu einem Auftrag, der in den Status 5.0 gelangt, die zugehörigen Lieferaufträge generiert werden, nutzen Sie die in Tabelle 3 beschriebene Ereignisaktion.

Nach dem Generieren der Lieferaufträge dürfen Sie den Hauptauftrag nicht mehr verändern, damit die Summe der Artikel der Lieferaufträge der des Hauptauftrags entspricht.

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicken Sie auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wählen Sie das Ereignis gemäß Tabelle 3.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

  6. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 3 vor.

  7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 3. Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Wechsel zu Status 5" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Auftragsänderung > Statuswechsel

Freigabe Versand

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Auftrag > Auftragslager

Mehrere Lager pro Auftrag

Aktion

Auftrag > Lieferaufträge generieren

3.5.3. Beispiel C: Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Rechnungserzeugung"

Wenn Sie möchten, dass zu einem Auftrag bei Erzeugung der Rechnung die Lieferaufträge angelegt werden, nutzen Sie die in Tabelle 4 beschriebene Ereignisaktion.
Somit können Sie am Hauptauftrag solange Änderungen vornehmen, bis Sie ihn durch den Rechnungsdruck zum Versand freigeben. Folgende Einstellungen sind nötig:

Ereignisaktion einrichten
  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicken Sie auf Ereignisaktion hinzufügen.
    → Das Fenster Neue Ereignisaktion erstellen wird geöffnet.

  3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Ereignisaktion ein.

  4. Wählen Sie das Ereignis gemäß Tabelle 4.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

  6. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 4 vor.

  7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 4. Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Rechnungserzeugung" einrichten
Einstellung Option Auswahl

Ereignis

Dokumente > Rechnung generiert

Filter 1

Auftrag > Auftragstyp

Auftrag

Filter 2

Auftrag > Auftragslager

Mehrere Lager pro Auftrag

Aktion

Auftrag > Lieferaufträge generieren

3.6. Haupt- und Lieferaufträge bearbeiten

Berechtigungen zum Öffnen von Hauptaufträgen

Um den Hauptauftrag öffnen zu dürfen, müssen variable Benutzer über die Berechtigung für alle Lager der Lieferaufträge eines Hauptauftrags verfügen. Prüfen Sie dazu die Einstellungen im Menü System » Einstellungen » Benutzer » Konten » Tab: Sichtbarkeiten.

Wenn Sie einen Hauptauftrag löschen möchten, müssen zuerst die Lieferaufträge gelöscht werden. Lieferaufträge können einzeln oder über die Gruppenfunktion in der Auftragssuche gelöscht werden. Erst danach kann der Hauptauftrag gelöscht werden.

Es können weitere Auftragspositionen zum Hauptauftrag hinzugefügt oder daraus gelöscht werden. Allerdings können nur Auftragspositionen, die nicht in Lieferaufträgen enthalten sind, aus dem Hauptauftrag gelöscht werden. Die Menge der Artikel im Hauptauftrag lässt sich erhöhen oder verringern. Löschen sollten Sie jedoch nur nicht zu Lieferaufträgen zugeordnete Mengen.

Löschen von Positionen in einem Lieferauftrag

Technisch möglich ist zwar auch das Löschen von Positionen, die bereits in einem Lieferauftrag enthalten sind. Dies sollten Sie jedoch vermeiden, um Fehlfunktionen zu verhindern.

4. Auftragstyp Retoure nutzen

Der Auftragstyp Retoure bildet den Geschäftsvorfall einer Retoure ab. Sie und Ihre Mitarbeiter können Retouren manuell erfassen. Zusätzlich können Sie auch Ihren Webshop-Kunden erlauben, Retouren über den Mein Konto Bereich anzumelden. Das Erfassen einer Retoure bucht die retournierten Artikel noch nicht zurück in den Warenbestand. Sie erfassen also die retournierten Artikel zunächst und entscheiden anschließend, ob die Artikel wieder zum Bestand gebucht werden oder ob weitere Schritte, wie z.B. eine Reparatur, notwendig sind. Die Retoure ist ein untergeordneter Auftragstyp, da Retouren entweder einem Auftrag oder einer Gewährleistung zugeordnet sind. Bevor Sie Retouren erfassen können, legen Sie Retourengründe und Artikelstatus für retournierte Artikel an.

Standardstatus für Retouren ändern

Der Standardstatus für Retouren ist Status 9. Jede Retoure, die erfasst wird, erhält automatisch diesen Status. Sie können jedoch jederzeit im Menü System » Aufträge » Einstellungen einen anderen Status als Standard-Status Retoure festlegen.

4.1. Retourengründe eintragen

Sie können bis zu 20 Retourengründe eintragen. Beim Erfassen einer Retoure wählen Sie dann für jede Auftragsposition einen Grund. Anhand von Retourengründen ist später nachvollziehbar, ob ein Artikel besonders häufig wegen des selben Grundes retourniert wurde.

Retourengründe anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Auftragstypen » Retoure.

  2. Tragen Sie Gründe für Retouren ein.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

Wenn Sie erlauben, dass Kunden im Mein-Konto-Bereich des Webshops Retouren selbst anlegen können, stehen die angelegten Retourengründe den Kunden dort zur Wahl. Wenn der Kunde keinen Grund wählt, wird der erste Retourengrund verwendet, da dieser voreingestellt ist.

4.2. Status für retournierte Artikel eintragen

Sie können bis zu 12 Artikelstatus anlegen. Die Status können Sie z.B. nutzen, um einerseits den Zustand der retournierten Artikel anzugeben, aber auch den Fortschritt beim Bearbeiten der retournierten Artikel. Die Status stehen in einer Retoure im Tab Übersicht bei den Auftragspositionen zur Wahl. Um je nach Fortschritt der Bearbeitung verschiedene Status zuzuweisen, legen Sie entsprechend Ihrer Anforderungen die benötigten Status an.

Status für retournierte Artikel eintragen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Auftragstypen » Retoure.

  2. Tragen Sie die gewünschten Status für die Zuordnung zurückgesendeter Artikel ein.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

4.3. Retoure erfassen und bearbeiten

Eine Retoure erfassen Sie manuell, wenn ein Paket bei Ihnen eingegangen ist oder Sie erlauben Ihren registrierten Webshop-Kunden direkt im Kundenkonto des Shops Retouren anzumelden. Nachdem eine Retoure erfasst wurde, werden weitere Bearbeitungsmöglichkeiten sichtbar. So können Sie z.B. den Artikelstatus der retournierten Artikel erst nach dem Erfassen angeben.

4.3.1. Retoure erfassen

Retoure erfassen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Auftrag oder die Gewährleistung, für den eine Retoure angelegt werden soll.

  3. Klicken Sie im Tab Übersicht unter Retoure auf anlegen.
    → Ein Bearbeitungsfenster wird geöffnet.

  4. Nehmen Sie die Einstellungen anhand Tabelle 5 vor.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Retoure wird angelegt und in einem eigenen Tab geöffnet.

Tabelle 5. Optionen beim Erfassen einer Retoure
Einstellung Erläuterung

Einstellungen

Status

Einen Status für die Retoure wählen. Voreingestellt ist der Standardstatus, der im Menü System » Aufträge » Einstellungen gespeichert wurde.

Eigner

Einen Eigner auswählen, der dem Retourenauftrag zugewiesen wird.

Paketcode der Retoure

Paketcode der Retoure eintragen.

Artikel

Retourengrund auf alle Artikel übertragen

Einen Grund für die Retoure wählen, der für alle Artikel der Retoure gilt.
Wenn hier ein Grund gewählt wird, hat der gewählte Grund Priorität gegenüber den einzeln wählbaren Gründen auf Artikelpositionsebene.

Übernehmen

Artikel wählen, die in die Retoure übernommen werden sollen.

Menge

Artikelmenge eintragen, die in die Retoure übernommen werden soll.

Grund der Retoure

Individuellen Grund für die Retoure eines Artikels wählen.

Artikel

Der Artikelname kann hier angepasst werden.

Nachdem eine Retoure erfasst wurde, können Sie den Artikelstatus für retournierte Artikel wählen. Außerdem werden weitere Bearbeitungsmöglichkeiten sichtbar.

4.4. Rücksendeschein erstellen

Einen Rücksendeschein können Sie Ihren Kunden bei Zustellung der Ware im Paket beilegen. In diesem Fall sollte der Rücksendeschein Blankofelder für die Retourengründe enthalten. Sie können Ihren Kunden aber auch erlauben den Rücksendeschein im Mein Konto Bereich auszufüllen, auszudrucken und der Retoure beizulegen. Bevor Rücksendescheine erzeugt werden können, muss die Dokumentenvorlage Rücksendeschein im Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Rücksendeschein eingerichtet werden.

Retourengründe auf der Vorlage einstellen

Sie können einen unausgefüllten Rücksendeschein in jedem Paket beilegen, dass Sie versenden. Hierfür generieren Sie den Rücksendeschein direkt im Auftrag, ohne dass es überhaupt eine Retoure geben muss. Die zweite Möglichkeit ist, dass Sie Ihren Webshop-Kunden erlauben Retouren im Mein-Konto-Bereich des Shops anzumelden und hier die Retourengründe anzugeben. Anschließend kann der Kunde den Rücksendeschein ausdrucken und dieser ist bereits befüllt. Egal wie Sie den Rücksendeschein Ihren Kunden zukommen lassen, damit Retourengründe eingetragen werden können, müssen Sie die Spalte Retourengründe unterhalb der Artikelpositionen platzieren.

Prüfen Sie die Artikelpositionen der Retoure und ändern Sie bei Bedarf die Optionen, z.B. die Menge eines Artikels, bevor Sie im Tab Belege der Retoure einen Rücksendeschein erzeugen.

Rücksendeschein manuell erstellen:

  1. Öffnen Sie die Retoure und klicken Sie auf das Tab Belege.

  2. Wählen Sie die Option Rücksendeschein aus der Dropdown-Liste Beleg erstellen.
    → Ein Fenster wird geöffnet.

  3. Nehmen Sie die Einstellungen für den Rücksendeschein vor.

  4. Speichern Sie die Einstellungen, um den Rücksendeschein zu generieren.

Rücksendeschein automatisch generieren

Richten Sie eine Ereignisaktion ein, die den Rücksendeschein automatisch generiert. Wenn Sie hier als Ereignis Neue Retoure (durch Kunden) einstellen und nach der Herkunft Webshop filtern, können Sie ausgefüllte Rücksendescheine generieren und müssen diese dann lediglich noch zum Download für den Kunden bereitstellen.

4.5. Warenbestand zurückbuchen

Wenn Sie einen Artikel über eine Retoure zurückerhalten, können Sie den Warenbestand ganz oder teilweise zurückbuchen oder auch den gesamten Warenausgang zurücksetzen.

Warenbestand zurückbuchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Wählen Sie in den Filtereinstellungen unter Typ die Option Retoure.

  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Die Retourenaufträge werden aufgelistet.

  4. Öffnen Sie die Retoure, für die der Bestand zurückgebucht werden soll.

  5. Öffnen Sie das Tab Einstellungen.

  6. Klicken Sie bei der Option Warenbestand auf Warenbestand einbuchen.
    → Ein Bearbeitungsfenster wird geöffnet.

  7. Nehmen Sie die Einstellungen anhand Tabelle 6 vor.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

Warenbestand zurückbuchen für Retouren von Aufträgen mit Lieferaufträgen

Die Vorgehensweise zum Zurückbuchen des Warenbestands ist auch für Retouren zu Aufträgen mit Lieferaufträgen gleich. Dass Lieferaufträge vorhanden sind, wird Ihnen im Bearbeitungsfenster für das Rückbuchen angezeigt.

Tabelle 6. Optionen für das Rückbuchen des Warenbestands
Einstellung Erläuterung

Warenausgang komplett zurücksetzen

Setzt den Warenausgang vollständig zurück. Auch das Datum des Warenausgangs wird gelöscht.

Warenbestand zurückbuchen

Komplette Menge wählen

Trägt die komplette Menge des Artikels im Auftrag in die Spalte Rückbuchen ein.

Komplette Menge abwählen

Setzt die Artikelmengen in der Spalte Rückbuchen auf 0.

Rückbuchen

Wenn Teilmengen zurückgebucht werden sollen, dann hier die Artikelmengen manuell eintragen.

Lager

Das Lager wählen, in das die Artikel zurückgebucht werden sollen.

Lagerort

Den Lagerort wählen, in den die Artikel zurückgebucht werden sollen.

Menge im Auftrag

Zeigt die Menge der Artikel an, die im Auftrag enthalten sind.

Zurückgebucht

Zeigt bereits zurückgebuchte Artikelmengen an.

Charge

Zeigt die Chargennumer des Artikels an.

MHD

Zeigt das Mindeshaltbarkeitsdaum des Artikels an.

ID

ID des Artikels.

Artikel

Name des Artikels.

Retouren-Artikel im Zulauf

Im Menü Waren » Retouren » Zulauf finden Sie eine Übersicht aller durch Retouren im Zulauf befindlichen Artikel.

5. Auftragstyp Gutschrift nutzen

Bei einer Gutschrift bekommen Ihre Endkunden einen Betrag zurückerstattet. Dies kann beispielsweise nach einer Retoure der Fall sein. Bei der Gutschrift in plentymarkets handelt es sich also nicht um eine Art umgekehrte Rechnung, sondern um eine Rückzahlung. Gutschriftaufträge erzeugen Sie unter Aufträge » Aufträge bearbeiten aus einem Auftrag. Eine Gutschrift ist also immer einem Auftrag zugeordnet. Die in einem Gutschriftauftrag erzeugten Gutschriftbelege werden auch in Buchhaltungsexporten, wie dem DATEV-Export, berücksichtigt.

5.1. Standardstatus für Gutschriften speichern

Bevor Sie eine Gutschrift anlegen, prüfen Sie den Standard-Status für Gutschriften im Menü System » Aufträge » Einstellungen. Passen Sie den Standardstatus bei Bedarf an und speichern Sie die Einstellungen.

5.2. Gutschrift anlegen

Eine Gutschrift ist immer mit einem bestehenden Auftrag in Ihrem plentymarkets System verknüpft. Deshalb müssen Sie den gewünschten Auftrag zunächst in der Auftragsübersicht öffnen, bevor eine Gutschrift angelegt werden kann.

Gutschriften im Hauptauftrag oder im Retourenauftrag anlegen

Hat ein Kunde den Auftrag bereits gezahlt, beispielsweise per Vorkasse, und entscheidet sich vor dem Warenausgang gegen den Kauf, empfehlen wir den Auftrag zu stornieren direkt im Hauptauftrag eine Gutschrift über alle Auftragspositionen anzulegen.

Kommt es nach erfolgter Zahlung, Warenausgang und Zustellung der Ware beim Kunden für eine oder alle Auftragspositionen zu einer Retoure oder im Folgenden zu einem Reparaturauftrag, legen Sie die Gutschrift direkt im entsprechenden Retouren- oder Reparaturauftrag an.

Auftrag öffnen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Auftrag, zu dem eine Gutschrift angelegt werden soll.
    → Der Auftrag wird in einem eigenen Tab geöffnet.

Durch Wahl der Option Gutschrift / anlegen im Tab Übersicht des Auftrags wird ein neuer Gutschriftauftrag in plentymarkets erzeugt.

Gutschriftauftrag anlegen:

  1. Klicken Sie auf das Tab Übersicht des Auftrags, zu dem Sie eine Gutschrift anlegen möchten.

  2. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Gutschrift und dort auf die Einstellung anlegen.
    → Der Gutschriftauftrag wird angelegt und in einem eigenen Tab geöffnet.

Sie können die Optionen der Auftragspositionen, die für den Gutschriftauftrag berücksichtigt werden sollen, im Tab Bearbeiten ändern oder nicht benötigte Auftragspositionen Löschen. Dabei ist es auch möglich, die Menge einer Auftragsposition zu ändern, die in den Gutschriftauftrag übernommen wird. Sie erkennen änderbare Optionen an den Textfeldern, Dropdown-Listen oder Textlinks. Weiterhin finden Sie rechts Icons zu den Bereichen Warenbestand und Nachbestellung anlegen. Durch Klick auf Löschen entfernen Sie die Auftragsposition aus dem Gutschriftauftrag.

Wenn bereits ein Gutschriftauftrag zu einem Auftrag angelegt wurde, erscheint im Tab Übersicht des Haupfauftrags rechts der Hinweis Gutschrift verfügbar. Zusätzlich können Sie bereits angelegte Gutschriftaufträge im Tab Übersicht des Hauptauftrags über die Dropdown-Liste Gutschrift / suchen aufrufen.

5.3. Gutschriftbeleg erstellen

Dokumentenvorlage erstellen

Bevor Gutschriftbelege erzeugt werden können, muss die Dokumentenvorlage Gutschrift im Menü Aufträge » Fulfillment eingerichtet werden.

Nach dem Anlegen des Gutschriftauftrags muss ein Gutschriftbeleg direkt im Gutschriftauftrag erstellt werden. Bevor Sie den Gutschriftbeleg im Tab Belege des Gutschriftauftrags erzeugen, sollten Sie die im Gutschriftauftrag enthaltenen Auftragspositionen prüfen und bei Bedarf ändern.

Gutschriftbeleg erstellen:

  1. Öffnen Sie den Gutschriftauftrag, für den ein Gutschriftbeleg erzeugt werden soll.

  2. Wählen Sie die Option Gutschrift aus der Dropdown-Liste unter Beleg / erstellen.

  3. Klicken Sie auf Beleg erstellen. → Der Gutschriftbeleg wird erzeugt und in einem eigenen Tab geöffnet.

5.4. Gutschriftbeleg korrigieren und stornieren

Nachdem Sie zu einem Gutschriftauftrag den entsprechenden Gutschriftbeleg erzeugt haben, ist der Gutschriftauftrag selbst für die Bearbeitung gesperrt, damit steuerrelevante Daten nicht verändert werden können. Wenn Sie feststellen, dass Korrekturen am Gutschriftauftrag nötig sind, erzeugen Sie einen Stornobeleg Gutschrift.

5.4.1. Vorlage Stornobeleg Gutschrift einrichten

Richten Sie sich zunächst die Vorlage für das Dokument Stornobeleg Gutschrift ein. Der schnellste Weg ist in diesem Fall das Übernehmen der Einstellungen aus der Standard-Dokumentvorlage.
Im Folgenden wird daher kurz das Übernehmen der Standard-Dokumentvorlage beschrieben.

Vorlage einrichten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Stornobeleg Gutschrift.

  2. Wechseln Sie in das Tab Transfer.

  3. Klicken Sie unter Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage übernehmen auf Übernehmen.

Da die Einstellungen der Vorlage für Stornobelege mit den Einstellungen der Vorlage für eine Rechnung übereinstimmen, finden Sie nährere Erläuterungen zu den einzelnen Einstellungen auf der Seite Rechnungen erzeugen.

5.4.2. Gutschriftauftrag korrigieren

Einen Gutschriftauftrag und den dazugehörigen Gutschriftbeleg korrigieren Sie, indem Sie sie zunächst einen Stornobeleg Gutschrift erzeugen. Anschließend kann der Gutschriftauftrag wieder bearbeitet werden, also die Daten korrigert werden, und ein neuer Gutschriftbeleg erzeugt werden.

Stornieren eines Gutschriftsbelegs

Das Stornieren eines Gutschriftbelegs dient der nachvollziehbaren Korrektur von steuerrelevanten Daten und nicht der Stornierung eines Gutschriftenauftrags selbst.

Gutschriftauftrag korrigieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Auftrag, in dem Sie den Gutschriftbeleg stornieren möchten.

  3. Wechseln Sie in das Tab Belege.

  4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Beleg erstellen den Stornobeleg Gutschrift.
    → Ein Fenster mit optionalen Einstellungen wird geöffnet.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Stornobeleg wird erzeugt und die Auftragseinstellungen des Gutschriftauftrags entsperrt.

  6. Bearbeiten Sie die Daten, die Sie korrigieren möchten.

  7. Wechseln Sie wieder in das Tab Belege.

  8. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Beleg erstellen das Dokument Gutschrift.
    → Ein Fenster mit optionalen Einstellungen wird geöffnet.

  9. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Gutschrift wird erzeugt und die Auftragseinstellungen des Gutschriftauftrags erneut gesperrt.

5.5. Rückzahlungen buchen

Nachdem Sie einen Gutschriftbeleg erstellt haben, muss die Rückzahlung des gutgeschriebenen Betrags in Ihrem plentymarkets System gebucht werden. Rückzahlungen über bestimmte Zahlungsarten, die Sie in Ihrem System eingerichtet haben, buchen Sie direkt im Tab Einstellungen des Gutschriftauftrags. Die Option Rückzahlung an Kunden wird nur bei den Zahlungsarten PayPal, ClickandBuy und heidelpay angezeigt.

Bedingung bei PayPal

Bei PayPal ist es nicht möglich, höhere Beträge einzusetzen als mit der ursprünglichen Paypal-Transaktion bezahlt wurden.

Rückzahlung im Tab Einstellungen buchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Gutschriftauftrag, für den Sie eine Rückzahlung buchen möchten.

  3. Öffnen Sie das Tab Einstellungen.

  4. Klicken Sie bei der Option Rückzahlung auf das Zahlungs-Icon.

  5. Prüfen Sie den Betrag der Rückzahlung und passen Sie diesen falls nötig an.

  6. Klicken Sie auf das Zahnrad, um die Rückzahlung zu buchen.
    → Die Rückzahlung wird gebucht.

Alternativ ist es auch möglich, die Rückzahlung im Tab Zahlung des Gutschriftauftrags zu buchen. Im Tab Zahlung sehen Sie alle Zahlungen und Teilzahlungen, die zum Auftrag gehören. Das Rückbuchen der Zahlung in diesem Tab ist vor allem notwendig, wenn die Zahlung für den Hauptauftrag nicht über eine in plentymarkets integrierte Zahlungsart getätigt wurde.

Rückzahlung im Tab Zahlung buchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Gutschriftauftrag, für den Sie eine Rückzahlung buchen möchten.

  3. Öffnen Sie das Tab Zahlung.

  4. Klicken Sie auf das Icon Zahlung buchen.

  5. Geben Sie den Betrag (Soll) sowie falls nötig eine Währung und einen Verwendungszweck ein.

  6. Klicken Sie auf Zahlung buchen.
    → Die Rückzahlung wird gebucht und wird im Tab Zahlung angezeigt.

5.6. Warenbestand zurückbuchen

Wenn der Warenausgang bereits gebucht wurde und die Waren beispielsweise im Rahmen einer Retoure wieder in das Lager zurückgebucht werden sollen, wird dies im Tab Einstellungen des Gutschriftauftrags vorgenommen.

Warenbestand zurückbuchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Gutschriftauftrag, für den der Warenbestand zurückgebucht werden soll.

  3. Wechseln Sie in das Tab Einstellungen.

  4. Klicken Sie bei der Option Warenausgang auf den Link Warenbestand einbuchen.

  5. Wählen Sie im angezeigten Fenster die gewünschte Option gemäß den Erläuterungen in Tabelle 7.

  6. Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang auszuführen.

Tabelle 7. Optionen zur Rückbuchung des Warenbestandes
Einstellung Erläuterung

Warenausgang komplett zurücksetzen

Setzt den Warenausgang vollständig zurück. Auch das Datum des Warenausgangs im Hauptauftrag wird gelöscht.

Warenbestand zurückbuchen

Bucht die Artikel vollständig oder teilweise zurück. Bei dieser Option wird der Warenausgang nicht zurückgesetzt.

Komplette Menge wählen

Trägt die komplette Menge des Artikels im Auftrag in das Feld Rückbuchen ein.

Komplette Menge abwählen

Setzt die Artikelmengen unter Rückbuchen auf Null.

Rückbuchen

Die Artikelmenge(n) eintragen, die zurückgebucht werden soll(en), wenn Teilmengen zurückgebucht werden sollen.

Lager

Das Lager wählen, in das die Artikel zurückgebucht werden sollen.

Lagerort

Den Lagerort wählen, in den die Artikel zurückgebucht werden sollen.

Menge im Auftrag

Zeigt die Menge der Artikel an, die im Auftrag enthalten sind.

Zurückgebucht

Zeigt bereits zurückgebuchte Artikelmengen an.

Charge

Zeigt die Chargennummer der Artikel an, die im Auftrag enthalten sind.

MHD

Zeigt das Mindesthaltbarkeitsdatum der Artikel an, die im Auftrag enthalten sind.

ID

ID des Artikels

Artikel

Name des Artikels

6. Auftragstyp Gewährleistung nutzen

Gewährleistungen sind Retouren relativ ähnlich, denn in beiden Fällen bekommen Sie Waren eines Auftrags im Status 7 wieder zurückgesendet. Im Gegensatz zur Retoure erwarten Kunden bei einer Gewährleistung aber entweder eine neue Lieferung oder eine Rückerstattung des Rechnungsbetrags mittels einer Gutschrift.

Garantie vs. Gewährleistung

Im Gegensatz zur freiwillig erklärten Garantie handelt es sich bei der Gewährleistung um die gesetzliche Pflicht der Händler, Mängel am Artikel, die bereits bei Lieferung bestanden haben, für Käufer kostenlos zu beseitigen. Käufer können die Gewährleistung gerichtlich bis zu 2 Jahre bei beweglichen Artikeln oder 3 Jahre bei unbeweglichen Artikeln geltend machen. Ab 6 Monaten nach Erhalt der Ware muss der Käufer jedoch beweisen, dass die Mängel bereits bei Erhalt der Ware vorhanden war.

Wenn ein Gewährleistungsfall vorliegt, entscheiden Sie als Händler, ob Sie dem Käufer die Kosten erstatten, den Artikel reparieren oder den Artikel austauschen. Legen Sie Gutschrift im Tab Übersicht der Gewährleistung an, wenn Sie dem Käufer die Kosten erstatten wollen. Soll ein Umtausch durchgeführt werden, legen Sie eine Gewährleistung an. Ob Sie die Versandkosten in einer Gewährleistung übernehmen oder nicht, wählen Sie im Menü System » Aufträge » Einstellungen.

Einstellungen einer Gewährleistung

Wenn Sie aus einem Auftrag heraus eine Gewährleistung erzeugen, wird automatisch das Versandprofil des Auftrags übernommen. Die Einstellungen sind jedoch in der Gewährleistung änderbar. Bei Lieferaufträgen wird ebenfalls automatisch das korrekte Lager eingestellt. Die Zahlungsart bei Gewährleistungen ist änderbar.

6.1. Eine Gewährleistung anlegen

Normalerweise legen Sie eine Gewährleistung in einem bestehenden Retourenauftrag an. Es ist jedoch auch möglich, diese direkt aus dem zugrunde liegenden Hauptauftrag heraus anzulegen.

Gewährleistung im Haupt- oder Retourenauftrag anlegen

Beanstandet ein Käufer die Ware nach Lieferung und Sie entscheiden sich beispielsweise aus Kostengründen gegen die Rücksendung der Ware, legen Sie die Gewährleistung direkt im Hauptauftrag an.

Möchten Sie dagegen erst den Eingang der Retoure abwarten und die Ware prüfen, legen Sie zunächst einen Retourenauftrag an und erstellen Sie im Rahmen der Abwicklung dort eine Gewährleistung.

Eine Gewährleistung anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den gewünschten Haupt- oder Retourenauftrag.

  3. Klicken Sie im Bereich Gewährleistung auf anlegen.
    → Das Bearbeitungsfenster Gewährleistung zum Auftrag wird geöffnet.

  4. Setzten Sie bei den betreffenden Artikeln ein Häkchen.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Gewährleistung wird angelegt und in einem eigenen Tab geöffnet.

6.2. Eine Gewährleistung bearbeiten

Gewährleistungsaufträge werden in der Auftragsübersicht angezeigt. Öffnen Sie eine Gewährleistung, um beispielsweise einen zusätzlichen Preis einzugeben, wenn Sie dem Käufer einen höherpreisigen Artikel als Ersatz liefern wollen. Falls nötig, können hier auch die Mengen der in der Gewährleistung enthaltenen Auftragspositionen verändert werden. Um eine Gewährleistung zu bearbeiten, gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor.

Gewährleistung bearbeiten:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Wählen Sie im Tab Filter für den Filter Typ die Option Gewährleistung.

  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Es werden nur Gewährleistungen aufgelistet.

  4. Klicken Sie in die Zeile der Gewährleistung, die Sie bearbeiten möchten.
    → Die Gewährleistung wird geöffnet und kann über das Tab Bearbeiten bearbeitet werden.

6.3. Eine Gewährleistung abschließen

Zum Abschließen einer Gewährleistung müssen Sie, wenn für die Ersatzware ein Aufpreis berechnet wird, zunächst eine Rechnung in der Gewährleistung erzeugen. Falls Sie keine Ersatzware versenden, sondern sich mit dem Käufer auf einen nachträglichen Preisnachlass auf die beanstandete Ware einigen, legen Sie eine Gutschrift im Hauptauftrag an.

Um die Bearbeitung einer Gewährleistung durch einen Umtausch abzuschließen, gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor.

Gewährleistung durch Umtausch abschließen:

  1. Öffnen Sie in der Gewährleistung das Tab Belege.

  2. Wählen Sie Rechnung aus der Dropdown-Liste Beleg erstellen.
    → Ein neues Bearbeitungsfenster öffnet sich.

  3. Klicken Sie auf Speichern. → Die Rechnung wird erzeugt und in einem eigenen Tab geöffnet.

  4. Wechseln Sie in das Tab Einstellungen.

  5. Klicken Sie in der Zeile Warenausgang auf das Symbol Warenausgang buchen.
    → Der Warenausgang wird gebucht und der Status wechselt automatisch zu [7] Warenausgang gebucht.

  6. Wechseln Sie in das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  7. Setzen Sie den Status der Gewährleistung manuell auf Status [10] Gewährleistung.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

Zahlungseingang bei Gewährleistungen buchen

Grundsätzlich müssen Zahlungen zu Gewährleistungen nur dann gebucht werden, wenn mit dem Käufer ein Aufpreis vereinbart wurde. In diesem Fall buchen Sie den Zahlungseingang nach erfolgter Zahlung des Käufers im Tab Zahlung der Gewährleistung.

Um die Bearbeitung einer Gewährleistung durch eine Gutschrift an den Käufer abzuschließen, gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor:

Gewährleistung durch Gutschrift abschließen:

  1. Öffnen Sie den Haupt- oder Retourenauftrag zur Gewährleistung, für die Sie eine Gutschrift anlegen möchten.

  2. Öffnen Sie das Tab Übersicht

  3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Gutschrift und dort auf die Einstellung anlegen.
    → Der Gutschriftauftrag wird angelegt und in einem eigenen Tab geöffnet.

Der weitere Bearbeitungsprozess läuft identisch mit dem regulären Anlegen einer Gutschrift und dem Erzeugen eines Gutschriftbelegs ab und wird im Kapitel Auftragstyp Gutschrift nutzen detailliert beschrieben.

7. Auftragstyp Reparatur nutzen

Reparaturen werden in plentymarkets durch einen eigenen Auftragstyp abgebildet. Reparaturen bestehen aus retournierter, reparaturbedürftiger Ware. Reparaturaufträge können daher nur aus Retourenaufträgen angelegt werden.

7.1. Status für Reparaturen anlegen

Hinterlegen Sie vor dem Anlegen von Reparaturen verschiedene Status für die einzelnen Stationen des Reparaturvorgangs, um den Reparaturverlauf in Ihrem plentymarkets System genau nachvollziehen zu können.

Status für Reparaturen hinterlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Auftragstypen » Reparatur.

  2. Tragen Sie die von Ihnen benötigten Status für Reparaturen ein.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

7.2. Zustände für Reparaturen anlegen

Mit einem Zustand können Sie den Artikel genau beschreiben, z.B. ob dieser überhaupt eine Reparatur benötigt oder auch, dass es nicht möglich ist, diesen zu reparieren.

Zustände für Reparaturen anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Auftragstypen » Reparatur.

  2. Tragen Sie die von Ihnen benötigten Zustände für die Zuordnung der Artikelpositionen ein.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

7.3. Reparatur anlegen

Um eine Reparatur anzulegen, gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor.

Reparatur anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie die Retoure, zu der Sie eine Reparatur anlegen möchten.

  3. Öffnen Sie das Tab Übersicht

  4. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Reparatur und dort auf die Einstellung anlegen.
    → Ein Bearbeitungsfenster öffnet sich. Geben Sie den gewünschten Status und den Zustand der Reparatur an. Wählen Sie die zu reparierenden Artikel aus. Geben Sie optional einen Hinweis ein.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Reparatur wird angelegt und in einem eigenen Tab geöffnet.

7.4. Reparatur bearbeiten

Je nach Grund der Rücksendung oder Zustand der zu reparierenden Artikel müssen bei der Bearbeitung verschiedene Schritte durchgeführt werden.
Da es sich bei einer Reparatur um einen eigenen Auftragstyp handelt, können Sie direkt im Tab Übersicht der Reparatur nach den bereits beschriebenen Vorgehensweisen entweder eine Gutschrift, eine Gewährleistung oder eine Retoure anlegen. Die jeweils nötigen Schritte wie die Dokumentenerzeugung, Buchungen des Warenausgangs oder -eingangs oder der eventuellen Buchung von Zahlungen laufen jeweils identisch mit den Auftragstypen Gutschrift, Gewährleistung und Retoure ab,

8. Auftragstyp Sammelauftrag nutzen

Im Menü System » Aufträge » Auftragstypen » Multi-Order konfigurieren Sie die Grundeinstellungen für Sammelaufträge. Hier legen Sie z.B. fest, für welche Auftragstypen und Auftragsstatus Sammelaufträge angelegt werden können.

Sammelaufträge einrichten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Auftragstypen » Multi-Order.

  2. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 8 vor.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 8. Optionen zum Einrichten von Sammelaufträgen

Einstellung

Erläuterung

Auftragstypen

Die Auftragstypen wählen, die für Sammelaufträge verwendbar sein sollen (Mehrfachwahl möglich). Es sind nur die hier verfügbaren Auftragstypen für Sammelaufträge nutzbar.

Artikeltext

Die Optionen für die Spalte Artikeltext der Artikelpositionen eines Sammelauftrags wählen (Mehrfachwahl möglich). Die gewählten Optionen werden für jeden Einzelauftrag separat im Sammelauftrag aufgelistet und ermöglichen eine Zuordnung zum Kunden und zum Einzelauftrag.

Auftragssortierung

Wählen, wie die einzelnen Aufträge im Sammelauftrag sortiert sein sollen. Diese Aufträge sind gemäß der Auftrags-ID oder dem Zeitpunkt des Warenausgangs auf- oder absteigend sortierbar.

Auftragsstatus Aufträge

Wählen, welcher Auftragsstatus von Aufträgen für Sammelaufträge berücksichtigt werden soll (Mehrfachwahl möglich). Um gezielt nur Aufträge zu erfassen, die für Sammelaufträge vorgesehen sind, empfiehlt sich je nach Fall einen eigenen Auftragsstatus anzulegen.

Auftragsstatus Gutschriften

Wählen, welcher Auftragsstatus von Gutschriften für Sammelgutschriften berücksichtigt werden soll (Mehrfachwahl möglich).

Im Menü Aufträge » Sammelaufträge haben Sie die Möglichkeit, noch nicht bezahlte Aufträge in einen Sammelauftrag zu übernehmen. Es lassen sich dabei kundenspezifische Sammelaufträge erzeugen oder Sammelaufträge pro Kundenklasse. In den Sammelaufträgen ist dann die Erzeugung von Sammelrechnungen möglich.

8.1. Grundeinstellungen

Bevor Sie mit dieser Funktion arbeiten, nehmen Sie die Grundeinstellungen für Sammelaufträge im Menü [System » Aufträge » Auftrags-Typen » Sammelauftrag] vor. Weiterhin legen Sie im Menü System » Aufträge » Einstellungen mit der Option Standard-Status Sammelauftrag fest, welchen Auftragsstatus ein Sammelauftrag beim Anlegen erhalten soll. Es steht dafür der Status [13] Sammelauftrag zur Verfügung. Die folgenden Fallbeispiele sollen Ihnen dabei eine Orientierungshilfe geben.

8.2. Sammelauftrag pro Kunde

Ein Kunde möchte nicht jede Rechnung einzeln bezahlen, sondern pro Monat oder pro Quartal bezahlen. Die Aufträge werden wie gewohnt bearbeitet und die Artikel versendet, bleiben jedoch unbezahlt. Über das Icon Sammelauftrag in den Kundendaten des Kunden wird der Sammelauftrag zum gewünschten Zeitpunkt anhand der eingestellten Kriterien erzeugt. Im Sammelauftrag kann im Tab Belege dann eine Sammelrechnung generiert werden.

8.3. Sammelauftrag pro Kundenklasse

Ein Unternehmen möchte für die Mitarbeiter monatlich die aufgelaufenen Rechnungen in Ihrem Webshop bezahlen. Richten Sie dafür eine eigene Kundenklasse ein. Mit der Kunden-ID in der vorgesehenen Kundenklasse wird der Rechnungsempfänger bestimmt. Dieser Rechnungsempfänger erhält dann die Sammelrechnung, die direkt aus dem Sammelauftrag heraus erzeugt wird.

8.4. Einen Sammelauftrag anlegen

Ein Sammelauftrag ist nur für Aufträge möglich, die noch nicht bezahlt wurden. Sie können in der Auftragssuche im Menü Aufträge oder im Tab Aufträge eines Kunden mit dem Suchfilter Auftragsstatus, z.B. anhand eines Status im Bereich [3] Warten auf Zahlung, nach solchen Aufträgen suchen. Sie haben zwei Möglichkeiten, Sammelaufträge zu erzeugen, die nachfolgend beschrieben werden.

8.5. Sammelauftrag pro Kundenklasse generieren

Einen Sammelauftrag für eine bestimmte Kundenklasse sowie einen Zeitraum generieren Sie im Menü Aufträge » Sammelaufträge. Es werden alle unbezahlten Aufträge der Kundenklasse gesammelt in einem Sammelauftrag abgelegt. In den Einstellungen der Kundenklassen müssen Sie noch anhand der Option Kunden-ID hinterlegen, welcher Kunde für die Kundenklasse als Eigner des Sammelauftrags sowie als Empfänger der Sammelrechnung hinterlegt sein soll. Je nach Anforderung empfiehlt es sich, eigene Kundenklassen für Sammelaufträge anzulegen.

Sammelauftrag für eine Kundenklasse generieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Sammelaufträge.

  2. Öffnen Sie das Untermenü Sammelaufträge generieren.

  3. Wählen Sie die Kundenklasse und einen Zeitraum (optional).
    → Der Zeitraum bezieht sich auf das Datum des Auftragseingangs.

  4. Klicken Sie auf das Zahnrad, um einen Sammelauftrag zu generieren.

8.6. Kundenspezifischen Sammelauftrag generieren

Einen Sammelauftrag für einen bestimmten Kunden generieren Sie direkt im Kundendatensatz. Dort finden Sie die Funktion direkt in der Kopfzeile des Tabs Kundendaten. Um einen Sammelauftrag mit allen noch nicht bezahlten Aufträgen zu generieren, klicken Sie auf das Icon Sammelauftrag.

Tipp: Aufträge prüfen

Damit Sie sicher gehen können, dass geeignete Aufträge für die Erzeugung eines Sammelauftrags vorhanden sind, suchen Sie im Tab Aufträge des Kunden nach unbezahlten Aufträgen.

8.7. Sammelrechnung generieren

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Sammelrechnungen konfigurieren und generieren. Die Erstellung von Sammelrechnungen ist nur in Sammelaufträgen verfügbar.

Die Konfiguration der Sammelrechnungen erfolgt im Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Sammelrechnung. In diesem Menü können Sie das Dokument detailliert einstellen sowie eine Dokumenten-Vorlage in Form einer PDF-Datei hinterlegen. In der Grundeinstellung der Vorlage sind bereits Standardwerte hinterlegt, die Sie bei Bedarf durch Kopie aus einer anderen Vorlage, z.B. der Dokumentenvorlage Rechnung, mit geringem Aufwand weiter vervollständigen können.

Eine Sammelrechnung generieren Sie im Tab Belege des Sammelauftrags.

In den Ereignisaktionen gibt es das Ereignis Sammelauftrag angelegt mit der neuen Aktion Sammelrechnung erzeugen. Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor, um eine Ereignisaktion für die automatische Erzeugung von Sammelrechnungen zu erstellen.

Ereignisaktion für Sammelrechnungen erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Ereignisse.

  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.

  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Sammelrechnungen erstellen.

  4. Wählen Sie unter Ereignis die Option Auftragsanlage > Neuer Sammelauftrag.

  5. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.

  6. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Dokumente > Sammelrechnung erzeugen hinzu. In der Aktion haben Sie die Möglichkeit, ein Zahlungsziel und eine Skonto-Option einzustellen.

  7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

8.8. Sammelgutschrift

Eine Sammelgutschrift erzeugen Sie unter Aufträge » Sammelaufträge.

Es werden alle Gutschriften der Kundenklasse gesammelt in einer Sammelgutschrift abgelegt. Je nach Anforderung empfiehlt es sich, eigene Kundenklassen für Sammelgutschriften anzulegen.

Sammelgutschrift für eine Kundenklasse generieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Sammelaufträge.

  2. Öffnen Sie das Untermenü Sammelgutschriften generieren.

  3. Wählen Sie die Kundenklasse und einen Zeitraum (optional).
    → Der Zeitraum bezieht sich auf das Datum des Gutschrifteingangs.

  4. Klicken Sie auf das Zahnrad, um eine Sammelgutschrift zu generieren.

9. Auftragstyp Scheduler nutzen

Der Scheduler ist ein Abonnement-Modul (Abo-Aufträge), das Ihren Kunden erlaubt, bestimmte Artikel in Ihrem Webshop im Abonnement zu kaufen. Das Modul ist eine zusätzliche Erweiterung und nur in Ihrem plentymarkets System sichtbar, wenn Sie es gebucht haben. Die Buchung erfolgt im Menü Start » Service-Center » Tab: Vertrag.

Im Menü System » Aufträge » Scheduler konfigurieren Sie das Abo-Modul für Ihren Webshop. Nachdem Sie das Modul konfiguriert haben, finden Sie eine Übersicht Ihrer Abonnements im Menü Aufträge » Scheduler-Aufträge.

Nicht für Artikel mit Bestellmerkmalen

Das Abo-Modul funktioniert nicht bei Artikeln mit Bestellmerkmalen.

9.1. Grundlegende Einstellungen vornehmen

Legen Sie im Menü System » Aufträge » Scheduler fest, welche grundlegenden Einstellungen für das Modul gelten sollen:

Grundlegende Einstellungen vornehmen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Scheduler.

  2. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 9.

  3. Speichern Sie die Einstellung.

Tabelle 9. Erläuterungen zu den Einstellungen des Abo-Moduls

Einstellung

Erläuterung

Intervalle

Intervalle für die Abo-Funktion wählen. Mit Strg+C bzw. cmd+C ist Mehrfachauswahl möglich. Die hier gewählten Intervalle stehen Kunden beim Artikel im Webshop zur Auswahl zur Verfügung. So kann der Kunde bei der Bestellung wählen, in welchen Zeitabständen er den Artikel erhalten möchte. Damit die Optionen im Webshop angezeigt werden, muss eine Template-Variable eingefügt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Template-Variablen in das Webshop-Layout einfügen.

Anzahl der Aufträge

Gibt an, wie oft das Abonnement abgewickelt werden soll. Die Optionen wählen, die Kunden zur Auswahl zur Verfügung stehen sollen. Mit Strg+C bzw. cmd+C ist Mehrfachauswahl möglich. Die hier gewählten Werte stehen Kunden beim Artikel im Webshop zur Auswahl zur Verfügung. So kann der Kunde bei der Bestellung wählen, wie oft er den abonnierten Artikel erhalten möchte. Damit die Optionen im Webshop angezeigt werden, muss eine enstprechende Template-Variable eingefügt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Template-Variablen in das Webshop-Layout einfügen.

Erlaubte Zahlungsarten

Zahlungsarten wählen, die für die Abo-Funktion zur Verfügung stehen sollen. Mit Strg+C bzw. cmd+C ist Mehrfachauswahl möglich.

Änderungen an Artikeln

Wählen, ob Änderungen der Bestelloptionen, z.B. die Menge, im Bestellvorgang erlaubt sein sollen.

Artikelfaktor pro Intervall

Wählen, in welcher Anzahl ein Artikel für das Intervall geliefert werden soll. Diese Angabe ist optional und kann verwendet werden, um Mindermengen auszugleichen. Wenn eine Artikelmenge z.B. nur für eine Woche ausreicht und der Kunde ein Intervall von zwei Wochen wählt, kann für diesen Fall der Artikelfaktor 2 eingetragen werden. Vorausgesetzt natürlich, dass der Kunde damit einverstanden ist, die korrigierte Menge zu erhalten.

Mindestlaufzeit

Mindestlaufzeit für die Abo-Funktion wählen. Unter dieser Laufzeit ist ein Abonnement nicht möglich. Die Mindestlaufzeit ist optional.

Maximale Laufzeit

Maximale Laufzeit für ein Abonnement wählen. Die maximale Laufzeit ist optional.

Auftragsherkunft für generierte Aufträge

Auftragsherkunft für Abonnements festlegen.

9.2. Einstellungen für Abo-Artikel vornehmen

Nehmen Sie nun Einstellungen für Ihre Abo-Artikel vor. Zunächst ordnen Sie die Abo-Artikel in Ihren Artikelbestand ein. Dann aktivieren Sie die Abo-Funktion. Gehen Sie dazu wie in den folgenden Unterkapiteln beschrieben vor.

Einstellung Abo-Intervall am Verkaufspreis ohne Funktion

Der Scheduler berücksichtigt die Option Abo-Intervall des Verkaufspreises nicht. Es ist zwar technisch möglich, Verkaufspreise für verschiedene Abo-Intervalle zu erstellen. Die Einstellung wird jedoch vom Scheduler ignoriert.

9.3. Abo-Artikel kategorisieren

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Abo-Artikel in Ihren Artikelbestand einzuordnen. Empfehlenswert ist es, eine eigene Kategorie für Abo-Artikel anzulegen und die Artikel mit dieser Kategorie zu verknüpfen.

9.4. Abo-Funktion aktivieren

Die Abo-Funktion aktivieren Sie zuerst global und dann für jeden Artikel separat. Die globale Aktivierung erlaubt es Kunden, grundsätzlich Bestellungen im Abonnement aufzugeben. Die Aktivierung für einzelne Artikel bestimmt, welche Artikel Kunden im Abonnement bestellen dürfen. Gehen Sie wie nachfolgendend beschrieben vor, um die Abo-Funktion global zu aktivieren.

Abo-Funktion global aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Mein Konto » Einstellungen.

  2. Wählen Sie für die Option Abonnements die Einstellung aktiviert.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

Aktivieren Sie nun die Abo-Funktion für jeden Artikel, den Ihre Kunden im Abonnement bestellen dürfen sollen.

Abo-Funktion des Abo-Artikels aktivieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Artikel.

  3. Wechseln Sie in das Tab Global.

  4. Wählen Sie im Bereich Grundeinstellungen für die Option Abonnement die Einstellung Ja.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

Abo-Funktion deaktivieren

Wenn Sie die Abo-Funktion nicht mehr nutzen möchten, stellen Sie die globale Funktion auf deaktiviert und die Funktion beim Artikel auf Nein. Entfernen Sie den Code aus dem Layout Ihres Webshops. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Template-Variablen in das Webshop-Layout einfügen.

9.5. Template-Variablen in das Webshop-Layout einfügen

Damit Kunden in Ihrem Webshop die Abo-Funktionen wählen können, müssen Sie zunächst Template-Variablen und Code in das Layout Ihres Webshops einfügen.

Template-Variablen in das Webshop-Layout einfügen:

  1. Öffnen Sie das Menü CMS » Webdesign » Layout » ItemView » ItemViewSingleItem.

  2. Fügen Sie die Template-Variablen und Code zwischen $FormOpenOrder und $FormCloseOrder ein. Beachten Sie die Erläuterungen in Tabelle 10.
    → Ein Code-Beispiel finden Sie unterhalb von Tabelle 10.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 10. Erläuterungen zu den Template-Variablen des Abo-Moduls

Template-Variable

Funktion

$IsSubscriptionItem

Gibt einen Boolschen Wert zurück (TRUE oder FALSE, je nach Einstellung am Artikel). Diese Template-Variable für eine IF-Abfrage im Layout verwenden, um festzustellen, ob ein Artikel ein Abo-Artikel ist oder nicht. Ansonsten wird die Abo-Funktion bei allen Artikeln angezeigt und nicht nur bei den tatsächlichen Abo-Artikeln. Ein Beispiel mit IF-Abfrage befindet sich unter der Tabelle.

$SchedulerDateSelector

Fügt eine Kalender-Auswahlbox ein, damit Kunden das Datum der ersten Lieferung wählen können.

$SchedulerInterval

Fügt eine Dropdown-Liste zur Auswahl des Intervalls für das Abonnement ein. Es stehen die Intervalle zur Verfügung, die in den Einstellungen gespeichert wurden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Grundlegende Einstellungen vornehmen.

$SchedulerRepeating

Fügt eine Dropdown-Liste zur Auswahl der Anzahl der Lieferungen ein. Es stehen die Optionen zur Anzahl der Aufträge zur Verfügung, die in den Einstellungen gespeichert wurden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Grundlegende Einstellungen vornehmen.

Der folgende Code ist ein Beispiel für die Anordnung und Bezeichnung der Template-Variablen:

{% if $IsSubscriptionItem %}
<!--  Box Filter -->
<div class="ff01_pagenav" style="margin-top:5px;"<h2Abonnement</h2></div>
Erste Lieferung: $SchedulerDateSelector<br />
Intervall: $SchedulerInterval<br />
Lieferungen: $SchedulerRepeating<br />
<!--  End Box Filter -->
{% endif %}

9.6. Ansicht der Abo-Funktion im Webshop

Nachdem Sie die auf dieser Seite beschriebenen Einstellungen konfiguriert haben, werden Abo-Artikel in Ihrem Webshop angezeigt. Käufer können den Zeitpunkt für die erste Lieferung, das Intervall sowie die Anzahl der Lieferungen festlegen, bevor sie den Artikel in den Warenkorb legen (Bild 1). Im Bestellvorgang können diese Einstellungen dann noch geändert werden, bevor die Bestellung abgeschickt wird. Das Code-Beispiel in Kapitel Template-Variablen in das Webshop-Layout einfügen wird im Webshop folgendermaßen dargestellt:

9.7. Scheduler-Aufträge

Im Menü Aufträge » Scheduler-Aufträge werden Ihre Abonnements mit Informationen zu den Kunden und Aufträgen in einer Übersicht angezeigt. In dieser Ansicht suchen, bearbeiten und löschen Sie Scheduler-Aufträge.

Außerdem generieren Sie einen Auftrag aus dem Abonnement heraus durch Klick auf das Zahnrad, zu sehen in Bild 2 ganz rechts in der Zeile des Abonnements. Das Generieren eines Auftrags aus dem Abonnement ist notwendig, damit Sie den Auftrag in der Auftragsübersicht finden. Dies wird manuell ausgeführt.

9.8. Scheduler-Aufträge suchen

Suchen Sie Scheduler-Aufträge anhand von bestimmten Filterkriterien. Die gefundenen Scheduler-Daten werden dann im Tab Scheduler aufgelistet.

Scheduler-Aufträge suchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Scheduler-Aufträge.

  2. Geben Sie die Suchbegriffe in die Suchfelder ein bzw. stellen Sie die Filteroptionen in den Dropdown-Listen ein. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 11.

  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Die Scheduler-Aufträge, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen, werden aufgelistet.

Tabelle 11. Scheduler-Aufträge suchen
Einstellung Erläuterung

Suchen

Die Suche durch einen Klick ausführen. Die gefundenen Scheduler-Aufträge werden im Tab Scheduler aufgelistet.

Reset

Eingestellte Filterkriterien zurücksetzen.

Scheduler-ID

Jeder Scheduler-Datensatz erhält automatisch eine fortlaufende und exklusive ID. Die ID entspricht immer einer echten Zahl (z.B. "00521" oder "ADF8354" sind ungültig).

Kunden-ID

Suche nach der Kunden-ID.

Artikel-ID

Suche nach der Artikel-ID des Artikels, den der Scheduler-Auftrag enthält.

Kundenname

Suche nach dem Namen des Kunden. Es kann nach Vor- und Nachname gesucht werden.

Start

Den Zeitraum des Starttermins wählen, nach dem gesucht werden soll. Wählbar sind:
Alle = Keine Filterung
Ohne Startdatum = Suche nach Scheduler-Aufträgen ohne Startdatum.
Startdatum in Zukunft = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Startdatum, das in der Zukunft liegt.
Startdatum in Vergangenheit = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Startdatum, das in der Vergangenheit liegt.
In den letzten 7/14/30/80/90 Tagen = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Startdatum, das eine bestimmte Anzahl von Tagen zurückliegt.

Ende

Den Zeitraum des Endtermins wählen, nach dem gesucht werden soll. Wählbar sind:
Alle = Keine Filterung
Ohne Enddatum= Suche nach Scheduler-Aufträgen ohne Enddatum.
Enddatum in Zukunft = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Enddatum, das in der Zukunft liegt.
Zukünftig oder ohne Enddatum = Suche nach Scheduler-Aufträgen ohne Enddatum oder mit einem Enddatum, das in der Zukunft liegt.
Enddatum in Vergangenheit = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Enddatum, das in der Vergangenheit liegt.
In den letzten 7/14/30/80/90 Tagen = Suche nach Scheduler-Aufträgen mit einem Enddatum, das eine bestimmte Anzahl von Tagen zurückliegt.

Durchlauf

Für den Durchlauf unter folgenden Filteroptionen wählen:
Noch nie = Suche nach Scheduler-Aufträgen, für die noch kein Durchlauf stattgefunden hat.
In diesem Monat = Suche nach Scheduler-Aufträgen, für die in diesem Monat ein Durchlauf stattgefunden hat.
Im letzten Monat = Suche nach Scheduler-Aufträgen, für die im letzten Monat ein Durchlauf stattgefunden hat.

Aktiv

Zwischen den Optionen Ja und Nein oder der Einstellung ALLE wählen, wenn alle Scheduler-Aufträge gesucht werden sollen.

Eigner

Eigner wählen, um dessen Scheduler-Aufträge zu suchen. Der Eigner muss in den Kundendaten gespeichert sein.

Herkunft

Herkunft des Scheduler-Auftrags wählen.

Intervall

Wählbar sind die Option Alle sowie die Intervalle, die im Menü System » Aufträge » Scheduler gewählt wurden.

IBAN

Mit der Einstellung Vorhanden werden nur Scheduler-Aufträge für Kunden gesucht, bei denen die IBAN in den Bankdaten hinterlegt ist.

Lastschriftmandat

Suche nach Kunden, für die SEPA-Lastschriftmandat vorliegt oder nicht vorliegt.

Mandant (Shop)

Mandanten wählen, um nur Scheduler-Aufträge des ausgewählten Mandanten anzuzeigen.
Wichtig: Variable Benutzern stehen nur Mandanten zur Auswahl, für die sie eine Berechtigung haben. Berechtigungen werden unter System » Einstellungen » Benutzer » Konten » Tab: Berechtigung eingestellt.

9.9. Scheduler-Auftrag manuell anlegen

Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um einen Scheduler-Auftrag manuell anzulegen.

Scheduler-Auftrag manuell anlegen:

  1. Klicken Sie rechts in der Zeile eines Scheduler-Auftrags auf das Zahnrad.
    → Das Fenster Neuen Scheduler-Auftrag anlegen wird geöffnet.

  2. Klicken Sie auf Auftrag anlegen.
    → Bei erfolgreichem Anlegen erhalten Sie eine Erfolgsmeldung.

Nachdem ein Scheduler-Auftrag manuell gestartet wurde, wird in der Spalte Letzter Durchlauf das Datum des letzten Durchlaufs angezeigt (Bild 3).

Im Menü Aufträge wird ein Auftrag angelegt.

Tipp: Aktion nicht erfolgreich: Einstellungen prüfen

Prüfen Sie die Einstellungen des Abonnements. Ein Fehler kann z.B. sein, dass das Startdatum in der Zukunft liegt. In diesem Fall passen Sie das Startdatum an. Oder die Zahlungsart wurde nicht in den Einstellungen des Schedulers berücksichtigt. Prüfen Sie die Scheduler-Einstellungen. Sie erhalten auch eine Fehlermeldung, wenn bereits ein Auftrag für diesen Scheduler-Auftrag generiert wurde.

9.10. Abonnement bearbeiten

Sie können bestehende Abonnements jederzeit bearbeiten. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Abonnement bearbeiten:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Scheduler-Aufträge.

  2. Klicken Sie rechts in der Zeile des Scheduler-Auftrags, den Sie bearbeiten möchten, auf Bearbeiten.
    → Der Scheduler-Auftrag wird zur Bearbeitung geöffnet.

Das Bearbeitungsfenster eines Scheduler-Auftrags gliedert sich in drei Tabs. Die Einstellungen im Tab Base werden in Tabelle 12 erläutert. Die Einstellungen im Tab Artikel betreffen die abonnierten Artikel. Das Tab Kunde enthält die Informationen zum Kunden aus dem Menü Kunden.

9.10.1. Tab: Base

Folgende Parameter eines Abonnements werden im Tab Base angezeigt:

Tabelle 12. Einstellungen im Tab Base des Scheduler-Auftrags
Einstellung Erläuterung

Rechnungsanschrift

Die Anschrift, an die die Rechnung geschickt wird.

Kunde ändern

Klicken, um den Kunden zu ändern. Entweder die Kunden-ID oder den Namen des Kunden eintragen. Nach Eingabe von mindestens 3 Zeichen werden passende Treffer angezeigt.

Lieferanschrift

Enthält die Lieferanschrift, wenn diese in den Kundendaten hinterlegt ist.

Lieferanschrift ändern

Wenn für den Kunden Lieferanschriften hinterlegt sind, können diese gewählt werden. Es kann jedoch keine neue Lieferanschrift angelegt werden.

Scheduler-ID

Die ID des Abonnements wird automatisch vom System vergeben und ist nicht änderbar.

Aktiv

Bei gesetztem Häkchen ist der Scheduler-Auftrag aktiv.
Das Häkchen entfernen und auf Speichern klicken, um den Scheduler-Auftrag zu deaktivieren.

Anzahl der Aufträge

Die im Menü Einstellungen hinterlegten Werte werden angezeigt; die Anzahl der Sendungen kann geändert werden.
Vor dem Schrägstrich wird die Anzahl der bereits versendeten Aufträge angezeigt.

Start;
Ende

Datum für Start und Ende des Scheduler-Auftrags wählen, um die Laufzeit zu bestimmen.
Zur Konfiguration wird ein Kalender geöffnet, in dem auch ein bestehendes Datum geändert werden kann.

Start Artikel;
Ende Artikel

Sucht Scheduler mit Artikeln mit einem Start- bzw. Enddatum gemäß der gewählten Option, z.B. Startdatum in den letzten sieben Tagen.

Letzter Durchlauf

Zeigt das Datum des zuletzt gesendeten Auftrags an, also wann der jüngste Auftrag versendet wurde.
Anhand des angegebenen Datums kann der Zeitpunkt für den nächsten Scheduler-Auftrag ermittelt werden, wenn dieser manuell ausgeführt werden soll.

Intervall

Bei Bedarf das Intervall für diesen Scheduler-Auftrag ändern. Verfügbar sind die Werte, die im Menü Einstellungen festgelegt wurden.

Gutschein

Es wird angezeigt, ob ein Gutschein für den Scheduler-Auftrag verwendet wurde.

Währung

Die Währung des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf eine andere Währung aus der Dropdown-Liste wählen.

Versandkosten

Die Kosten für den Versand. Bei Bedarf einen anderen Betrag eingeben.

Versandart

Die Versandart des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf eine andere Versandart aus der Dropdown-Liste wählen.

Zahlungsart

Die Zahlungsart des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf eine andere Zahlungsart aus der Dropdown-Liste wählen.

Mandant (Shop)

Der Mandant (Shop) des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf einen anderen Mandanten (Shop) aus der Dropdown-Liste wählen.
Der gewählte Mandant bestimmt die im Tab Artikel verfügbaren Mehrwertsteuersätze (siehe unten).

Eigner

Die Eigner des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf einen anderen Eigner aus der Dropdown-Liste wählen.

Herkunft

Die Herkunft des Scheduler-Auftrags. Bei Bedarf eine andere Herkunft aus der Dropdown-Liste wählen.

9.10.2. Tab: Artikel

Das Tab Artikel gliedert sich in zwei Untermenüs. Im Tab Scheduler-Artikel sehen Sie die Artikel, die sich aktuell im Scheduler-Auftrag befinden. Sie können hier u.a. die Menge und den Preis bearbeiten. Die hier verfügbaren Mehrwertsteuersätze ergeben sich aus dem im Tab Base gewählten Mandanten. Es stehen die Mehrwertsteuersätze zur Auswahl, die bei dem Mandanten unter System » Mandant » Mandant wählen » Buchhaltung als Umsatzsteuersätze hinterlegt sind.

Wenn Sie die Artikelbeschreibung im Feld Artikelbeschreibung ändern, wird diese Änderung nicht am Artikel selbst übernommen.

Im Tab Artikel hinzufügen wird die Artikelübersicht angezeigt, so dass Sie aus Ihrem gesamten Artikel-Portfolio wählen können.

Die Optionen Start und Ende entsprechen denen für den Scheduler-Auftrag (siehe Tabelle 12) mit dem Unterschied, dass damit die Laufzeit für jeden Artikel separat bestimmt werden kann. Damit ist es z.B. möglich, verschiedene Artikel zu bestimmten Zeiten oder auch nacheinander für ein Abo anzubieten.

9.10.3. Tab: Kunde

Das Tab Kunde enthält sämtliche Menüs, die Ihnen auch im Hauptmenü CRM » Kunden bearbeiten für einen Kunden zur Verfügung stehen. Änderungen, die Sie hier vornehmen, werden auch im Hauptmenü CRM » Kunden bearbeiten im Kundendatensatz übernommen.

9.11. Neues Abonnement anlegen

Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um ein neues Abonnement anzulegen.

Neues Abonnement anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Scheduler-Aufträge.

  2. Klicken Sie auf Neu.

  3. Nehmen Sie die Einstellungen vor. Beachten Sie dazu die Erläuterungen in Tabelle 12.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Das neue Abonnement wird angelegt.

9.12. Durchlauf der Abo-Aufträge starten

Im Menü Aufträge » Durchlauf werden anstehende Abo-Aufträge angezeigt. Sie können hier Abo-Aufträge gesammelt starten, was besonders komfortabel ist, wenn Sie viele Abonnements bearbeiten und überwachen müssen.

Sie sehen nach dem Klicken auf eines der Icons Durchlauf starten (siehe Bild 5, grüne Pfeile), für welche Abonnement-IDs Aufträge anstehen.

Abo-Aufträge wählen und starten

  1. Wählen Sie die Filteroptionen oder lassen Sie die Einstellungen auf ALLE, wenn Sie alle aktuell anstehenden Abo-Aufträge anlegen möchten.

  2. Starten Sie den Durchlauf dann durch Klick auf eines der Icons. Dadurch werden die Abo-Aufträge angelegt und dann im Durchlauf nicht mehr angezeigt.

10. Auftragstyp Vorbestellung nutzen

Vorbestellungen sind im Online-Handel ein wichtiges Instrument im Marketing-Mix. Meist können Artikel noch vor der tatsächlichen Verfügbarkeit zum günstigen Einführungspreis bestellt werden. Für eine Warenwirtschaft stellt diese Situation einen Sonderfall dar, da noch nicht verfügbare Artikel natürlich auch noch keinen Lagerbestand haben können.

Vorbestellungen sind in plentymarkets sehr einfach zu erstellen. Es gibt dafür den Auftragstyp Vorbestellung, den Sie bei manuell erfassten Aufträgen verwenden können.

Um Vorbestellungen über den Webshop entgegennehmen zu können, ist das Erscheinungsdatum und die Artikelverfügbarkeit notwendig. Nehmen Sie dazu die auf dieser Seite beschriebenen Einstellungen am Artikel vor.

Manuelle Auftragseingabe

Der Auftragstyp Vorbestellung kann nur bei manueller Auftragseingabe gewählt werden. Eine automatische Zuweisung des Auftragstyps Vorbestellung bei Bestellungen über den Webshop erfolgt in der aktuellen Version von plentymarkets noch nicht.

10.1. Erscheinungsdatum

Die Option Erscheinungsdatum finden Sie in der Artikelbearbeitung im Tab Verfügbar. Hier können Sie über einen Kalender das Datum hinterlegen, zu dem der Artikel verfügbar sein wird (Eingabe auch per dynamischem Import möglich). Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Erscheinungsdatum eintragen:

  1. Öffnen Sie das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Öffnen Sie einen Artikel, den Sie vorbestellbar machen möchten.

  3. Wechseln Sie in das Tab Verfügbar.

  4. Tragen Sie bei Erscheinungsdatum das Datum ein, ab dem der Artikel verfügbar sein soll.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

Im nächsten Schritt sorgen Sie dafür, dass das Erscheinungsdatum Ihren Kunden angezeigt wird. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Erscheinungsdatum im Webshop sichtbar machen:

  1. Öffnen Sie das Menü CMS » Webdesign » Ordner: Layout » Ordner: ItemView.

  2. Öffnen Sie das Template ItemViewSingleItem.

  3. Fügen Sie die Template-Variable $ReleaseDate ein.

  4. Speichern Sie die Einstellungen.

10.2. Artikelverfügbarkeit

Eine weitere Voraussetzung ist die korrekte Einstellung der Artikelverfügbarkeit. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Artikelverfügbarkeit für Vorbestellungen einstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Öffnen Sie einen Artikel, den Sie vorbestellbar machen möchten.

  3. Wechseln Sie in das Tab Einstellungen.

  4. Wählen Sie für die Option Beschränkung die Einstellung Keine Beschränkung.
    → Der Artikel kann nun ohne tatsächlichen Bestand vorbestellt, also verkauft werden.

Maximale Bestellmenge

Damit andere Online-Händler Ihre Vorbestellungen nicht dazu missbrauchen können, Ihre Bestände zum günstigen Preis komplett aufzukaufen, tragen Sie im Tab Verfügbar bei der Option Maximale Bestellmenge einen Wert ein. Tragen Sie dort den Wert 1 ein, kann der Artikel pro Bestellung nur ein einziges Mal gekauft werden. Setzen Sie die maximale Abgabemenge auf den Wert 0, wird ohne Beschränkung verkauft.

10.3. Zahlungsaufforderung für Vorbestellungen einrichten

Die Option Versanddatum bleibt bei normalen Bestellungen in der Regel ungenutzt, kann jedoch für Vorbestellungen sinnvoll verwendet werden. Liegt das Erscheinungsdatum eines Artikels aber in der Zukunft, so wird das Erscheinungsdatum bei der Bestellung als Versanddatum hinterlegt, da ja erst mit dem Erscheinen des Artikels geliefert werden kann. Das Versanddatum können Sie in der Auftragssuche als Filteroption verwenden und über den Aktionsmanager nutzen.

Meist werden Vorbestellungen einige Zeit vor dem Erscheinen eines Artikels generiert, von den Kunden zum Zeitpunkt der Bestellung aber noch nicht bezahlt. Daher ist es sinnvoll, Kunden einige Tage vor dem Erscheinungs- bzw. Versanddatum über den bevorstehenden Versand zu informieren und sie zur Zahlung aufzufordern. Dies kann der Aktionsmanager automatisch für Sie erledigen. Kunden wird dann wenige Tage vor dem geplanten Versand eine Erinnerungs-E-Mail mit Ihren Bankdaten und dem Link zur Kaufabwicklung gesendet. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um die automatische Zahlungsaufforderung für Vorbestellungen einzurichten.

Zahlungsaufforderung per E-Mail einrichten:

  1. Erstellen Sie eine geeignete E-Mail-Vorlage.

  2. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Aktionen.

  3. Wechseln Sie in das Tab Neue Aktion.

  4. Tragen Sie dort im Tab Einstellungen einen Namen ein.

  5. Wählen Sie bei der Option Täglich ausführen um eine Uhrzeit aus der Dropdown-Liste.

  6. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv, um die Aktion zu aktivieren.

  7. Wechseln Sie in das Tab Filter.

  8. Wählen Sie für den Status die Einstellung [3] Warten auf Zahlung.

  9. Wählen Sie unter Versanddatum z.B. die Einstellung in 4 Tagen.

  10. Wechseln Sie in das Tab Aktion.

  11. Wählen Sie bei der Option Versende E-Mail-Vorlage die zuvor erstellte E-Mail-Vorlage. Diese Vorlage wird dann mit dieser Aktion automatisch an den Kunden gesendet.

  12. Klicken Sie auf Speichern, um die Aktion zu sichern.

11. Auftragsstatus nutzen

Mit Auftragsstatus wird der Fortschritt bei der Abwicklung von Aufträgen abgebildet. 18 Status mit je 4 Nachkommastellen, d.h. eine Anzahl von 189999, stehen Ihnen im System zur Verfügung. 28 sind bereits vorangelegt. Diese vorangelegten Status stellen einen Grundstock für übliche Abwicklungsschritte dar. Einige der 28 voreingetragenen Status sind mit Systemautomatismen verknüpft und sollten von Ihnen auch nur für die systemseitig vorgesehenen Zwecke verwendet werden. Der Auftragsstatus eines Auftrags ändert sich durch diese Systemautomatismen, durch von Ihnen eingerichtete Automatismen oder kann auch manuell geändert werden. Auftragsstatus dienen auch zur besseren Auftragssuche.

Spielen Sie Ihre Auftragsabwicklung einmal grob durch und überlegen Sie sich, wann Sie Aufträgen einen neuen Status zuordnen möchten, um den Fortschritt bei der Abwicklung kenntlich zu machen. Richten Sie anschließend die Status ein, indem Sie Namen für die Status eingeben. Beachten Sie jedoch die zweckgebundenen Status, die in erwähnt sind.

Benutzerrechte beachten

Beachten Sie, dass Ihnen in Dropdown-Listen etc. nur die Shops und Auftragsstatus angezeigt werden, die für Ihren Benutzer freigegeben wurden. Wenn Sie einen Status nicht sehen, fehlt Ihnen wahrscheinlich die Berechtigung für den Status. Berechtigungen können durch Admin-Benutzer vergeben werden.

11.1. Voreingestellte Status verstehen

Die folgenden 28 Statuseinträge sind bereits zu Beginn in Ihrem plentymarkets System vorhanden und sind teilweise mit Systemautomatismen verknüpft. Die mit Systemautomatismen verknüpften Status sind nicht löschbar.

Tabelle 13. Standardstatus und Systemautomatismen
Status Erläuterung

[1] Unvollständige Daten

Wird automatisch zugeordnet, wenn Daten eines Auftrages unvollständig sind, z.B. Addressdaten noch fehlen. Unvollständige Daten sind teilweise bei Importen von Märkten der Fall. Aufträge in diesem Status dürfen noch nicht weiter bearbeitet werden. Die Daten werden durch nachfolgende Importe noch vervollständigt. Die unvollständigen Daten dienen z.B. der frühzeitigen Bestandsreservierung.

[1.1] Warten auf Zahlung & Freischaltung

Werden nicht automatisch vergeben. Ein Anwendungsfall ist der vorbefüllte Warenkorb. Ein Auftrag wird angelegt und ein Link zum Warenkorb des Auftrags wird zur Bestätigung an den Kunden geschickt.

[1.2] Freigeschaltet, warten auf Zahlung

[2] Warten auf Freischaltung

[3] Warten auf Zahlung

Wird jedem unbezahlten Auftrag vom Typ Auftrag automatisch zugeordnet

[3.2] In Warteposition

Wird automatisch in 2 Fällen gesetzt:
* Wenn für einen Auftrag eine Teilzahlung gebucht wird, aber kein Warenbestand vorhanden ist.
* Wenn für einen Auftrag eine Überbezahlung gebucht wird.

[3.3] Versandfertig; warten auf Zahlung

Wird automatisch einem Auftrag des Typs Auftrag zugeordnet, wenn dem Auftrag eine Teilzahlung zugeordnet wird und Bestand für den Auftrag vorhanden ist.

[3.4] Mahnung versendet

Empfohlen, um zu erkennen, dass ein Mahnung versendet wurde. Mithilfe einer Ereignisaktion oder Prozessen lässt sich hier eine Automatisierung erreichen. Der Status wird jedoch nicht durch einen Systemautomatismus gesetzt.

[4] In Versandvorbereitung

Steht in Verbindung mit Bestandsbeschränkung. Wenn Sie keinen Bestand führen und keine Beschränkung nutzen, dann steht der Status zur freien Verfügung.
Wenn die Bestandsbeschränkung genutzt wird, wird der Status automatisch zugeordnet, wenn ein Auftrag vom Typ Auftrag bezahlt ist, aber der Bestand der Artikel für den Auftrag nicht ausreicht. Die Beschränkung von Artikeln muss auf Nettowarenbestand eingestellt sein.
Wenn Sie die Bestandsbeschränkung und diesen Status bei fehlendem Bestand nutzen, können Sie z.B. erreichen, dass nur Lieferscheine und Rechnungen für Aufträge erzeugt werden, die auch weiter abgewickelt werden können.

[5] Freigabe Versand

Wird automatisch zugeordnet, wenn ein Auftrag vom Typ Auftrag bezahlt oder die Zahlungsart z.B. Rechnung oder Vorkasse ist und der Bestand der Artikel für den Auftrag ausreicht oder der Bestand unbeschränkt ist.

[5.1] Abwicklung extern

Empfohlen, um zu kennzeichen, dass die Ware durch einen Fulfillment-Anbieter zusammengestellt und verschickt wird. Der Status wird jedoch nicht durch einen Systemautomatismus gesetzt.

[6] Gerade im Versand

Empfohlen, um zu kennzeichnen, dass Aufträge zum Picken und Packen an das Lager übertragen wurden. Mithilfe von Ereignisaktionen oder Prozessen lässt sich hier eine Automatisierung erreichen.

[7] Warenausgang gebucht

Wird automatisch zugeordnet, wenn der Warenausgang in einem Auftrag gebucht wurde. Das manuelle Setzen des Status sorgt wiederum nicht dafür, dass der Warenausgang tatsächlich gebucht wird und der Bestand reduziert wird. Deshalb sollte dieser Status nicht manuell, per Ereignisaktion oder Prozess gesetzt werden.

[7.1] Auftrag exportiert

Steht zur freien Verfügung. Möglicher Anwendungsfall ist das Setzen des Status, nachdem Aufträge zur Auswertung exportiert wurden.

[8] Storniert

Empfohlen, um zu kennzeichnen, dass ein Auftrag vom Typ Auftrag storniert wurde. Status 8 ist als Standard für stornierte Aufträge festgelegt. Sie können die Standardfestlegung für stornierte Aufträge jedoch im Menü System » Aufträge » Einstellungen ändern. Die Einstellung hierfür heißt Status stornierter Aufträge. Wenn Sie einen anderen Status für Stornierungen festgelegt haben, können Sie Status 8 frei nutzen.

[8.1] Storniert durch Kunden

Empfohlen, um zu kennzeichnen, dass ein Auftrag durch den Kunden storniert wurde

[9] Retoure

Ist beim Anlegen eines Auftrags vom Typ Retoure automatisch vorausgewählt. Sie können auch einen anderen Status als Standard festlegen. Die Einstellung erfolgt im Menü System » Aufträge » Einstellungen.

[9.1] Ware wird geprüft

Empfohlen, um in einer Retoure anzuzeigen, dass die retournierte Ware geprüft wird

[9.2] Warten auf Retoure von Großhändler

Steht zur freien Verfügung.

[9.3] Gewährleistung eingeleitet

Empfohlen, um zu kennzeichnen, dass eine Gewährleistung zur Retoure eingeleitet wurde.

[9.4] Umtausch eingeleitet

Empfohlen, um in einer Retoure anzuzeigen, dass ein Umtausch der retournierten Ware eingeleitet wurde.

[9.5] Gutschrift angelegt

empfohlen, um in einer Retoure anzuzeigen, dass eine Gutschrift zur Retoure angelegt wurde.

[10] Gewährleistung

Steht zur freien Verfügung. Kann genutzt werden, um eine Gewährleistung als abgeschlossen zu kennzeichen. Beim Anlegen einer Gewährleistung erhält der Gewährleistungsauftrag je nach Bestandsführung Status 4 oder 5.

[11] Gutschrift

Wird einem Auftrag vom Typ Gutschrift automatisch zugeordnet, wenn eine Gutschrift angelegt wird. Sie können auch einen anderen Status als Standard festlegen. Die Einstellung erfolgt im Menü System » Aufträge » Einstellungen.

[11.1] Gutschrift ausgezahlt

Empfohlen, um zu kennzeichen, dass die Gutschrift ausgezahlt wurde und abgeschlossen ist.

[12] Reparatur

Ist beim Anlegen eines Auftrags vom Typ Retoure automatisch vorausgewählt. Sie können auch einen anderen Status als Standard festlegen. Die Einstellung erfolgt im Menü System » Aufträge » Einstellungen.

[13] Sammelauftrag

Wird einem Auftrag vom Typ Sammelauftrag automatisch zugeordnet, wenn er angelegt wird. Sie können auch einen anderen Status als Standard festlegen. Die Einstellung erfolgt im Menü System » Aufträge » Einstellungen.

[14] Sammelgutschrift

Wird einem Auftrag vom Typ Sammelgutschrift automatisch zugeordnet, wenn er angelegt wird. Sie können auch einen anderen Status als Standard festlegen. Die Einstellung erfolgt im Menü System » Aufträge » Einstellungen.

11.2. Status hinzufügen und bearbeiten

Sie können neben den in [tabelle-vorhandene-status] aufgeführten Status eigene hinzufügen. Die bereits vorhandenen können Sie bearbeiten und z.B. umbenennen. Pflegen Sie Status in verschiedenen Sprachen, um Ihre Kunden per E-Mail oder im Kundenkonto des Webshops über den Fortschritt zu informieren. Bis auf Status, die mit Systemautomatismen verbunden sind, können Sie alle Status auch wieder löschen. Status, die mit Systemautomatismen verbunden sind, können Sie umbenennen. Sie sollten die mit Systemautomatismen verbundenen Status jedoch nicht zweckentfremden.

Name ist kein Pflichtfeld

Der Name ist kein Pflichtfeld. Wenn Sie keinen Namen pflegen, sehen Sie in Filtern jedoch nur eine Liste vermeintlich leerer Status und in der Auftragsübersicht ein leeres Statusfeld. Tragen Sie deshalb z.B. wenigstens die Statusnummer auch als Namen für Ihre hauptsächlich genutzte Sprache, Deutsch oder Englisch, ein. Übersetzungen in andere Sprachen dienen nur der Anzeige im Kundenkonto Ihres Shops sowie zur Kundenbenachrichtigung per E-Mail.

11.2.1. Status hinzufügen

Fügen Sie eigene Status hinzu.

Status hinzufügen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Status.

  2. Klicken Sie auf Neuen Status erstellen.

  3. Tragen Sie eine Statusnummer ein.
    → Die höchstmögliche Nummer ist 18.9999.

  4. Tragen Sie optional einen Namen ein.
    → Die Sprache, in der Sie eingeloggt sind, wird als Eingabefeld angezeigt.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Eingabefelder für weitere Einstellungen werden sichtbar.

  6. Fügen Sie bei Bedarf weitere Sprachen für den Auftragsstatus hinzu.

  7. Unter Farbe können Sie eine individuelle Farbe für den Auftragsstatus wählen.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

Nachkommastellen

Achten Sie bei der Vergabe der Statusnummern darauf, dass diese nicht auf 0 enden. Besteht die letzte Nachkommastelle aus einer 0, wird diese automatisch vom System gekürzt. In plentymarkets wird somit nicht zwischen einem Status mit der Nummer 1.1 und einem Status mit der Nummer 1.10 unterschieden.

11.2.2. Status bearbeiten

Gehen Sie wie folgt vor, um einen bestehenden Status zu bearbeiten.

Status bearbeiten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Status.

  2. Führen Sie eine Suche aus.

  3. Klicken Sie auf den gewünschten Status.

  4. Ändern Sie die Namen oder fügen weitere hinzu.

  5. Ändern Sie die Farbe des Status.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

Shop-Sichtbarkeit von Auftragsstatus

Das Feld Shop-Sichtbarkeit kann im Zusammenhang mit den Auftragsstatus noch nicht genutzt werden. Die Funktion ist bereits in Arbeit und wird nachgeliefert.

12. Aufträge suchen

Mit der Auftragssuche können Sie sowohl alle Aufträge auflisten als auch bestimmte Aufträge gezielt finden. Beim Öffnen des Menüs wird standardmäßig keine Suche ausgeführt, jedoch ist der Filter Datum standardmäßig auf Auftragseingang in den letzten 2 Monaten eingestellt. Alle anderen Filteroptionen stehen zunächst auf ALLE. Ändern Sie die Filtereinstellungen, um die Suche einzuschränken und führen Sie dann eine Suche aus.

Aufträge suchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten

  2. Nehmen Sie Filtereinstellungen vor.

  3. Prüfen Sie, ob die Standardeinstellung für die Option Datum und den Zeitraum unter von bis Ihren Kriterien entspricht.

  4. Klicken Sie auf Suchen, um die Aufträge anzuzeigen.

Wenn Sie z.B. nach Aufträgen, die in einem Status kleiner als (<) Status 7 sind, bei denen der Warenausgang nicht gebucht ist und Sie keine Datum berücksichtigen, dann erhalten Sie alle Aufträge, die noch nicht abgeschlossen sind.

Suche zurücksetzen

Klicken Sie auf Reset, um Ihre Filtereinstellungen auf die Standardwerte zurückzusetzen. Klicken Sie dann erneut auf Suchen, um auch das Suchergebnis zurückzusetzen.

12.1. Nach IDs und Nummern filtern

Um nach IDs oder Nummern zu filtern, geben Sie in die Eintragsfelder eine ID oder Nummer ein. Durch Eingabe einer Kunden-ID erhalten Sie z.B. nur die Aufträge des Kunden mit dieser ID.

Wenn Sie eine 3 in das Feld Auftrags-ID eingeben und suchen, wird auch nur der Auftrag mit der ID 3 in der Übersicht angezeigt. Es handelt sich also um eine genaue Suche und keine unscharfe Suche. Jedoch können Sie bei den Auftrags-IDs mehrere IDs kommagetrennt eintragen und auf diese Weise auch nach mehreren Aufträgen suchen.

Status-Suchfilter prüfen

Wenn Sie nach Nummern oder IDs suchen, ist es sinnvoll den Status nicht einzuschränken und Alle einzustellen. Es werden nur Aufträge angezeigt, die alle eingestellten Kriterien erfüllen. Wenn Sie einen Auftrag trotz eindeutiger ID nicht finden, haben Sie vielleicht den Suchfilter Status nicht auf den Wert ALLE umgestellt.

12.2. Nach Kunden- bzw. Artikeldaten und Rechnungsnummern filtern

Für gezielte Suchen anhand von kunden- oder artikelbezogenen Angaben nutzen Sie am besten die Suchfelder Kundendaten und Artikeldaten. Hier ist die Eingabe von Suchbegriffen und Zahlen gleichermaßen zulässig. Bei den Kundendaten sind neben Namen auch Postleitzahlangaben möglich, jedoch keine Telefonnummern. Bei den Artikeldaten werden Artikel-ID, Artikel-Nummer und Name abgefragt, jedoch nicht die Felder mit den Beschreibungstexten (short_description, description). Bei der Suche nach Rechnungsnummern ist auch die Suche nach externen Rechnungsnummern möglich.

Suchbegriffe und Zahlen nur am Ende kürzen

Bei der Suche nach Kunden bzw. Artikeldaten reicht es häufig aus, nur den Wortstamm einzugeben. Achten Sie aber darauf, dass Sie Suchwörter hinten fast beliebig kürzen können, am Wortanfang allerdings nicht. Suchen Sie z.B. nach Artikeln mit dem Stichwort Startersets, können Sie Starterset oder Starter oder Start eingeben. Eine Suche nach arterset hingegen führt zu keinem Ergebnis. Gleichermaßen verhält es sich mit Zahlenwerten wie z. B. Kundennummern oder PLZ.

12.3. Nach Auftragstypen filtern

Nutzen Sie den Filter Typ, um nach folgenden Auftragstypen zu suchen:

  • Auftrag

  • Gutschrift

  • Sammelgutschrift

  • Retoure

  • Gewährleistung

  • Angebot

  • Vorbestellung

  • Lieferauftrag

  • Reparatur

  • Sammelauftrag

  • Aufträge, Gewährleistungen, Lieferaufträge und Reparaturen

  • Aufträge und Lieferaufträge

  • Aboauftrag

Nur die gewählten Auftragstypen bzw. die Kombinationen werden gesucht. In der Standardeinstellung steht der Filter auf ALLE, d.h. alle Auftragstypen werden gesucht.

12.4. Nach Datum filtern

Nutzen Sie den Filter Datum, um Aufträge zu suchen, die im eingestellten Zeitraum einen bestimmten Schritt durchlaufen haben. Zur Wahl als Ereignis unter Datum stehen der Auftragseingang, der Zahlungseingang oder der Warenausgang. Wählen Sie dann unter von das Startdatum und unter bis das Enddatum des Zeitraums. Alle Aufträge, die innerhalb des gewählten Zeitraums den gewählten Schritt durchlaufen haben, werden angezeigt. Für die Suche ist standardmäßig Auftragseingang und ein Zeitraum von 2 Monaten rückwirkend zum aktuellen Datum eingestellt.

Wenn Sie Aufträge nicht mit der Standardeinstellung von 2 Monaten rückwirkend suchen möchten, wählen Sie den gewünschten Zeitraum, wie nachfolgend erläutert.

Aufträge nach Datum filtern:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste unter Datum eine der Filteroptionen, z. B. Auftragseingang.

  3. Wählen Sie unter von und bis das Start- und das Enddatum.

  4. Wählen Sie ggf. weitere Filteroptionen.

  5. Klicken Sie auf Suchen, um Aufträge des gewählten Zeitraums anzuzeigen.

12.5. Nach Markierungen filtern

Sie können Aufträgen unabhängig vom Auftragsstatus Markierungen zuweisen. Auch nach diesen Markierungen können Sie Aufträge filtern. So können Sie z.B. festlegen, dass problematische Aufträge mit einem bestimmten Symbol gekennzeichnet werden und vor der Auslieferung von einem Verantwortlichen freigegeben werden müssen. Dieser kann die Aufträge einmal täglich über den Filter Markierung suchen, eine Information hinterlegen und die Markierung dann wieder zurücksetzen.

12.6. Nach Dokumenten filtern

Nutzen Sie den Filter Dokument, um Aufträge zu suchen, für die bereits ein Dokument eines bestimmten Typs angelegt wurde. Die folgenden zwei Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Um alle Aufträge anzuzeigen, für die ein Dokument eines Typs angelegt wurde, gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor.

Alle Aufträge mit einem Dokument suchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Wählen Sie im Tab Filter einen Dokumententyp aus der Dropdown-Liste Dokument, z.B. Rechnung.

  3. Beachten Sie den Filter Datum, da standardmäßig nur Aufträge der letzten 2 Monate angezeigt werden. Passen Sie den Filter gegebenenfalls an.

  4. Klicken Sie auf Suchen.
    → Alle Aufträge, für die bereits eine Rechnung generiert wurde, werden im Suchergebnis angezeigt.

Auch die Suche nach einem Auftrag, der ein Dokument mit einer bestimmten Nummer enthält, ist möglich. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Auftrag mit einer Dokumentnummer suchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Wählen Sie im Tab Filter einen Dokumententyp aus der Dropdown-Liste Dokument, z.B. Lieferschein.

  3. Tragen Sie im Feld Nummer rechts daneben die Nummer des gesuchten Lieferscheins ein.

  4. Beachten Sie den Filter Datum, da standardmäßig nur Aufträge der letzten 2 Monate angezeigt werden. Passen Sie den Filter gegebenenfalls an.

  5. Klicken Sie auf Suchen.
    → Nur der Auftrag, zu dem der Lieferschein mit der eingegeben Nummer gehört, wird im Suchergebnis angezeigt.

Auswahl eines Dokumententyps bei Suche mit Nummer nicht zwingend erforderlich

Die Suche nach einer Dokumentennummer funktioniert auch, wenn Sie die Standardeinstellung Dokument stehen lassen, also keinen Typen wählen. Wenn jedoch die Nummern verschiedener Dokumententypen identisch sind, werden Ihnen alle Aufträge, die ein Dokument mit dieser Nummer haben, angezeigt. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie alle Dokumente ohne Nummernkreis durchnummerieren.

12.7. Nach Gutscheincodes filtern

Nach Aufträgen mit Gutscheinen suchen Sie, indem Sie den Gutscheincodes in das Suchfeld Gutschein-Code eintragen. Zusätzlich stehen die Optionen Alle, Eingelöst und Verkauft zur Verfügung. Alle ist standardmäßig voreingestellt. Mit Eingelöst suchen Sie nur Aufträge, in denen der Gutscheincode eingelöst wurde. Mit Verkauft suchen Sie nur Aufträge, in denen ein Gutschein mit dem eingetragenen Gutscheincode verkauft wurde. Alle sucht sowohl Aufträge, in denen der Code eingelöst als auch verkauft wurde. Der Suchfilter, auch mit der Option Alle, greift nur, wenn ein Gutscheincode eingetragen ist. Sie können den Suchfilter also nicht nutzen, um alle Aufträge mit Gutscheinen zu suchen.

13. Auftragsübersicht einrichten

Damit Sie die Suchergebnisse gut überblicken und bearbeiten können, passen Sie die Auftragsübersicht an.
Sie können einstellen, wie viele Aufträge pro Seite in der Auftragsübersicht angezeigt werden. Die höchste Anzahl an Aufträgen pro Seite ist 400, die niedrigste 50.
Nutzen Sie die Pfeile, um zur nächsten Seite oder zurück zu wechseln. Sie können die gewünschte Seitenziffer auch direkt eintragen und die Eingabetaste betätigen.

13.1. Auftragspositionen ein- oder ausblenden

In der Auftragsübersicht werden standardmäßig die Auftragspositionen mit angezeigt. So stehen Ihnen auf einen Blick die im Auftrag enthaltenen Artikel mit wichtigen Parametern, z.B. Titel, Größe, Preis zur Verfügung. Sie können die Auftragspositionen jedoch auch ausblenden. Sie können die Positionen entweder nur bei einzelnen Aufträgen oder bei allen ausblenden. Um die Positionen eines einzelnen Auftrages auszublenden, nutzen Sie das Pfeilsymbol *Artikelliste schließen". Um die Positionen für alle Aufträge auszublenden, folgen Sie den aufgeführten Schritten.

Auftragspositionen für alle Aufträge ausblenden:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Wählen Sie im Tab Filter für den Filter Artikelposition die Einstellung Nicht anzeigen.

  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Die Artikellisten der angezeigten Aufträge werden geschlossen.

13.2. Informationen und Symbole in der Auftragsübersicht verstehen

In der Auftragsübersicht werden je nach Zustand eines Auftrags verschiedene Symbole angezeigt, die im Folgenden kurz erläutert werden. Wenn Sie den Mauszeiger auf ein Symbol bewegen, wird Ihnen eine kurze Erläuterung, ein Tooltip, eingeblendet.

In der Titelzeile eines Auftrags sehen Sie mindestens wie Sie den Kunden bewertet haben, den Status des Auftrages, das Logo des Versanddienstleisters und die Zahlungsart. Je nach Fortschritt des Auftrages erscheinen dort weitere Symbole. Wenn z.B. der Warenausgang gebucht, verschwindet das Symbol Warenausgang buchen und das Symbol für Warenausgang gebucht wird angezeigt. Beim Buchen des Warenausgangs wechselt auch der Status in Status 7. Anhand der Farbe der Statusanzeige erkennen Sie Aufträge mit gleichem Status auf einen Blick.

Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht der möglichen Informationen. Einige Symbole erlauben Ihnen auch direkt Aktionen auszuführen. Beachten Sie, dass nie alle Symbole angezeigt werden, sondern nur die zum Bearbeitungsstand passenden.

Tabelle 14. Mögliche Symbole in der Auftragsübersicht
Tooltip des Symbols Erläuterung

Auftragsstatus

Zeigt den aktuellen Auftragsstatus und erlaubt auch den Status zu ändern. Zum ändern, einfach auf den Status klickenund einen neuen wählen.
Wichtig: Ein Auftragsstatus >= 7 kann nicht verringert werden, ohne dass vorher die Buchung des Warenausgangs zurückgesetzt wird.

Versanddienstleister

Individuelles Symbol des zugeordneten Dienstleisters. Ein Symbol wird jedoch nur angezeigt, wenn im Versandprofil eine Markierung eingestellt wurde.

DHL-Packstation

Das Symbol wird nur angezeigt, wenn die Packstationsdaten korrekt im Auftrag hinterlegt sind. Es kann bei Aufträgen von Marktplätzen vorkommen, dass Packstationsdaten nicht korrekt sind, wenn der Marktplatz z.B. keine Validierung bereitstellt. In einem solchen Fall wird das Symbol nicht angezeigt, da aufgrund der falschen Daten nicht an eine Packstation geliefert werden kann.

Versandart oder
Versanddienstleisterservice

Schnellversand ist ein Service, der zusätzlich durch ein Symbol angezeigt wird

Zahlungsart

Individuelles Symbol der Zahlungsart

Warenausgang gebucht

Wird nur angezeigt, wenn der Warenausgang gebucht wurde. Falls nur der Status in Status 7 geändert wurde, wird das Symbol nicht angezeigt.

Mahnstufe

Mahnstufen können per Aktionsmanager zugeordnet werden

Markierung

Individuelle Auftragsmarkierung

Lieferland

ISO-Code für das Lieferland nach ISO-3166 Alpha 2

Währung

ISO-Code der Auftragswährung nach ISO 4217

Zahlungsstatus

Wird passend zur Zahlung als farbiger Balken und zusätzlich in einem Tooltip als Prozentwert angezeigt.

Auftragsbestätigung erstellen

Auftragsbestätigung direkt erstellen

Rechnung erstellen

Rechnung direkt erstellen

Zahlungseingang direkt buchen

Zahlung direkt zum Auftrag buchen. Der Betrag ist frei einstellbar. Der offene Rechnungsbetrag ist voreingetragen.

Lieferschein erstellen

Lieferschein direkt erstellen

Warenausgang buchen

Erlaubt den Warenausgang direkt zu buchen, wodurch der Bestand der Varianten reduziert wird, wenn Sie Bestand führen. Der Status der Auftrags ändert sich automatisch in Status 7.

Tracking-URL anzeigen

Die Tracking-URL dient zur Sendungsverfolgung eines Paketes. Die Tracking-URL müssen Sie beim Einrichten von Versanddienstleistern eintragen und speichern.

Notiz zum Auftrag erstellen

Erlaubt eine Notiz zum Auftrag zu verfassen sowie eine bereits vorhandene Notiz zu lesen. An einem Symbol ohne Plus ist erkennbar, dass bereits eine Notiz existiert.

Notizen zum Kunden

Erlaubt eine Notiz zum Kunden zu verfassen sowie eine bereits vorhandene Notiz zu lesen

E-Mail-Adresse des Kunden

Erlaubt über Ihr E-Mail-Programm direkt eine E-Mail an den Kunden des Auftrags zu senden

E-Mail-Service

Öffnet das Tab E-Mail-Vorlagen und erlaubt so direkt eine E-Mail-Vorlage an den Kunden zu senden oder bereits gesendete Vorlagen einzusehen.

Vorhandene Vorgänge anzeigen

Zeigt u.a. eine Liste von Retouren und Gutschriften mit Datum und Wert.

Warenbestand ermitteln

Lädt eine Warenbestandsübersicht für die im Auftrag enthaltenen Varianten.
Über den Warenkorb sind Nachbestellungen möglich.

Artikelliste öffnen oder schließen

Erlaubt die Auftragspositionen eines Auftrags ein- oder auszublenden

Nachbestellung anzeigen

Öffnet die auftragsbezogene Nachbestellung im Menü Nachbestellungen

Rechnungsnummer

Öffnet die Rechnung wird

Artikel-ID oder Varianten-ID

Öffnet den Artikel oder die Variante im Menü Artikel » Artikel bearbeiten

14. Aufträge bearbeiten

Im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten werden Ihre Aufträge in einer Übersicht angezeigt. Klicken Sie auf die Auftrags-ID, um einen Auftrag zu öffnen und die Auftragseinstellungen zu ändern. Aufträge können so lange geändert werden, wie noch kein Dokument für einen Auftrag existiert. Die Einstellungen verteilen sich auf mehrere Tabs, die auf dieser Handbuchseite erläutert werden.

14.1. Infos und Aktionen in der Auftragsübersicht

Im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten werden alle Aufträge mit den wichtigsten Informationen zu jedem Auftrag angezeigt. Neben Informationen zum Kunden, dem Auftragsstatus, dem Zahlungsstatus sowie den Artikeln des Auftrags erkennen Sie z.B. auf einen Blick, ob der Warenausgang gebucht und ob eine Rechnung erzeugt wurde. So haben Sie die wichtigsten Vorgänge im Blick, ohne den Auftrag zu öffnen. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Symbole und Angaben, um Tooltips mit weiteren Informationen anzuzeigen.

Durch Klick auf ein Icon öffnen Sie außerdem bestimmte Bereiche des Auftrags. Klicken Sie z.B. auf Warenbestand, um den aktuellen Warenbestand der Artikel abzufragen und ggf. Nachbestellungen auszulösen.

In der Auftragsübersicht passen Sie außerdem bei Bedarf den Status, das Porto, die Artikeldaten oder den Rabatt an. Unten wird beispielhaft das Vorgehen bei einer Statusänderung beschrieben.

Auftragsstatus in der Auftragsübersicht anpassen:

  1. Klicken Sie auf den Button Status.
    → Eine Liste mit den verfügbaren Status wird angezeigt.

  2. Wählen Sie den gewünschten Status.

  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderung zu sichern.
    → Der Status wird aktualisiert.

14.2. Auftrag öffnen und bearbeiten

Das Bearbeitungsmenü des Auftrags öffnen Sie, indem Sie auf die Titelzeile in der Auftragsliste klicken. Der Auftrag wird dann in einem eigenen Tab geöffnet. Die verschiedenen Bereiche sind in weitere Tabs unterteilt, die auf dieser Handbuchseite beschrieben werden. Ein geöffneter Auftrag ist an der ID im Titel des Tabs erkennbar.

Einstellungen bzw. Änderungen speichern

Die meisten Tabs eines Auftrags enthalten kein Speichern-Symbol. In diesen Tabs werden die geänderten Einstellungen automatisch gespeichert, z.B. beim Ändern der Markierung oder Mahnstufe im Tab Übersicht. Sie können das Tab wechseln oder den Auftrag gänzlich schließen und erneut öffnen, ohne dass die vorgenommenen Einstellungen verloren gehen. Einige Tabs enthalten jedoch ein Speichern-Symbol, z.B. das Tab Einstellungen. Hier können Sie das Tab wechseln, ohne Ihre Änderungen zu verlieren. Sie müssen jedoch Ihre Änderungen speichern, bevor sie den Auftrag schließen.

Grundeinstellungen zur Auftragsbearbeitung durch variable Benutzer

Damit variable Benutzer Aufträge öffnen können, müssen im Menü **System » Aufträge » Einstellungen die Standard-Status für Retouren und Gutschriften gespeichert werden. In der Grundeinstellung ist dort kein Status voreingestellt. Außerdem müssen variable Benutzer im Benutzerprofil unter Berechtigung » Tab: Menü » Bereich: Aufträge für die Bearbeitung von Aufträgen berechtigt sein.

Aufträge über POS (Kasse) sind nur eingeschränkt bearbeitbar

Aufträge, die über POS (Kasse) in das System gelangen, sind aus Gründen der Rechtssicherheit zur Bearbeitung gesperrt. Nur wenige Einstellungen lassen sich bearbeiten.

14.3. Tab: Übersicht

Im Tab Übersicht eines Auftrags finden Sie die wichtigsten Parameter zu einem Auftrag. Sie erhalten auf einen Blick Informationen zu Preis, Versandkosten, Mehrwertsteuer, Status etc.

Tipp: Werte ändern

Änderbare Werte erkennen Sie an einer Dropdown-Liste oder an einem Stift. Klicken Sie auf einen Stift, um den betreffenden Parameter zu ändern (z.B. Bild 16, links oben unter Gewicht).

Tabelle 15. Optionen im Tab Übersicht eines Auftrags
Einstellung Erläuterung

Auftrag-ID

ID des Auftrags. Diese wird automatisch vergeben und ist nicht änderbar.

Kunden-ID

ID des Kunden. Klicken, um den Kundendatensatz im Menü CRM » Kunden bearbeiten zu öffnen und zu bearbeiten.

Kaufabwicklung

Öffnet den Auftrag im Bereich Mein Konto des Webshops.

Eingabe

Datum des Auftragseingangs, d.h. wann der Auftrag angelegt wurde bzw. im System eingegangen ist. Das Eingabedatum kann manuell geändert werden, jedoch nur so lange keine Dokumente für den Auftrag existieren.

IP-Adresse

Zeigt optional die IP-Adresse des Kunden an.
Die Option IP-Adresse des Käufers wird im Menü System » Mandant » Mandant wählen » Bestellvorgang » Einstellungen aktiviert bzw. deaktiviert.

Markierung

Auf Wunsch dem Auftrag eine Markierung zuweisen. Mit Markierungen können Aufträge kategorisiert und so z.B. mit dem Suchfilter gesucht oder für automatische Funktionen, z.B. Ereignisaktionen, verwendet werden.

Mahnstufe

Wenn ein Kunde den Auftrag nicht bezahlt, werden hier verschiedene Mahnstufen eingestellt. Diese Mahnstufen werden für automatische Prozesse im Mahnvorgang verwendet.
Ein Beispiel für das Verwenden von Mahnstufen finden Sie auf der Handbuchseite mediafinanz.

Voraussichtlicher Versand

Das Datum des voraussichtlichen Versands wird aus dem Datum ermittelt, das bei einer Nachbestellung als Liefertermin hinterlegt wurde. Damit der voraussichtliche Versand angezeigt wird, müssen die Nachbestellung sowie der Liefertermin des Artikels bestätigt sein und der Auftrag muss sich in Status 4 befinden.
Wichtig: Die weitere Option Versanddatum im Tab Einstellungen hat eine andere Funktion, siehe Tabelle 2.

Kopieren

Kopiert den Auftrag und legt in einem separaten Auftrags-Tab einen neuen Auftrag mit eigener ID an.

Löschen

Löscht den Auftrag. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
Das Löschen-Icon wird in folgenden Fällen nicht angezeigt:
- Wenn der Benutzer nicht berechtigt ist, Aufträge zu löschen
- Nach dem Buchen des Warenausgangs
- Wenn ein Lieferauftrag angelegt wurde
Generell sollten Aufträge nicht gelöscht werden. Durch die Verknüpfung mit Artikeln, Versandeinstellungen und weiteren Funktionen, wie Stornierungen und Retouren, kann es nach dem Löschen zu Fehlern an den Verknüpfungspunkten kommen. Neu angelegte Aufträge können jedoch problemlos gelöscht werden.

Teilen

Teilt den Auftrag. Es erfolgt eine Abfrage, welche Artikel in den Teilauftrag übernommen werden sollen.

Retoure; Gutschrift; Gewährleistung

Auf die Dropdown-Liste klicken, um das Auftragsdokument anzulegen oder zu suchen.

Neuer Auftrag

Legt einen neuen Auftrag für den Kunden an. Darin werden automatisch Standardeinstellungen vorgenommen, die ggf. angepasst werden müssen.

Rechnungsanschrift

Auf das kleine Plus klicken, um die Rechnungsanschrift einzublenden. Auch Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ggf. eBay-Kontoname des Kunden werden angezeigt.

Lieferanschrift

Auf das kleine Plus klicken, um die Lieferanschrift einzublenden. Ist die Lieferanschrift mit der Rechnungsanschrift identisch, wird Lieferanschrift durchgestrichen angezeigt.
Bei Bedarf auf Neue Lieferanschrift klicken, um eine neue Lieferanschrift anzulegen, oder auf Alle Lieferanschriften auflisten, um eine Lieferanschrift zu wählen.
Lieferanschrift exportieren = Exportiert die Lieferanschrift im für den gewünschten Versanddienstleister ausgewählten Export-Format.

Bankdaten

Auf das kleine Plus klicken, um die Bankdaten des Kunden einzublenden und bei Bedarf zu bearbeiten.

Kundennotizen

Zeigt die zum Kunden gespeicherten Kundennotizen an. Auf Neue Notiz klicken, um eine Kundennotiz anzulegen. Im Bearbeitungsfenster werden unten die bisherigen Notizen in Gelb angezeigt. Neue Notizen werden mit den üblichen Editor-Funktionen formatiert. Hier gespeicherte Notizen werden sowohl in weiteren Aufträgen des Kunden als auch im Tab Notizen der Kundendaten angezeigt.

Auftragsnotiz

Zeigt die zum Kunden gespeicherten Auftragsnotizen an. Auf Neue Notiz klicken, um eine Auftragsnotiz anzulegen. Neue Notizen werden mit den üblichen Editor-Funktionen formatiert.

Statushistorie

Zeigt eine Liste aller Statusänderungen des Auftrags an.

Zahlungshistorie

Zeigt Details zu Zahlungen wie Zahlungsart, Währung, Zahlungs-ID oder Datum.

Artikelpositionen

Zeigt Informationen zu den Artikelpositionen des Auftrags an.

Bearbeiten

Bei Bedarf die Artikeldaten bearbeiten, d.h. Artikelmenge, Artikeldetails, Preise, Rabatte und Mehrwertsteuer-Sätze.

Hinzufügen

Über die integrierte Artikelsuche bei Bedarf weitere Artikel zum Auftrag hinzufügen.

Lagerort zuordnen

Ordnet der Auftragsposition einen Lagerort zu. Ist für einen Artikel mehr als ein Lagerort hinterlegt, werden die Lagerorte anhand der Position priorisiert. Wurde kein Lagerort hinterlegt, wird der Standard-Lagerort zugeordnet.
Die Zuordnung des Lagerorts ist für Pick-/Packlisten relevant.
Tipp: Lagerorte können Artikeln auch per Ereignisaktion zugeordnet werden.

Zuordnung lösen

Hebt die aktuelle Zuordnung des Lagerorts auf. Durch erneutes Klicken auf Lagerort zuordnen (siehe oben) kann eine neue Zuordnung vorgenommen und diese so an aktuelle Lagergegebenheiten angepasst werden.

Aufträge teilen

Aufträge teilen Sie im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten » Auftrag öffnen » Tab: Übersicht. Ein Auftrag darf nur unter folgenden Bedingungen geteilt werden:

  • Es ist noch kein Zahlungseingang erfolgt.

  • Es wurde kein Warenausgang gebucht.

  • Es wurde keine Rechnung erzeugt.

14.4. Tab: Einstellungen

Im Tab Einstellungen sind die grundlegenden Parameter eines Auftrags hinterlegt, wie Status, Herkunft oder Zahlungsart.

Tabelle 16. Optionen im Tab Einstellungen eines Auftrags
Einstellung Erläuterung

Status;
Auftragstyp;
Eigner;
Herkunft;
Mandant (Shop)

+ + Diese Optionen werden je nach Zustand bzw. Gegebenheiten angezeigt, können jedoch geändert werden.

Lager

Lager des Artikels des Auftrags bzw. das Hauptlager. Bei Bedarf auf Lagerkorrektur klicken, um das Lager zu ändern.

Status

Der Auftragsstatus [7] Warenausgang gebucht kann nicht in einen niedrigeren Status geändert werden. Grund ist, dass die Ware bereits verschickt wurde. Sollte dies trotzdem gewünscht sein, muss die Buchung des Warenausgangs vorher zurückgesetzt werden. Danach ist die Änderung in einen niedrigeren Auftragsstatus möglich.

Warenausgang

Zeigt an, ob der Warenausgang gebucht wurde und ggf. das Buchungsdatum.
Bei Bedarf auf Warenausgang klicken, um den Warenausgang manuell zu buchen.

Versanddatum

Das Versanddatum wird vom Artikel aus der Option Erscheinungsdatum übernommen und ist damit eine Funktion für Vorbestellungen. Sind mehrere vorbestellte Artikel im Auftrag vorhanden, wird das am weitesten in der Zukunft liegende Datum hier übernommen. Das Datum ist manuell änderbar.

Rückgabedatum

Das Datum einer Retoure hinterlegen, wenn Artikel des Auftrags zurückgegeben wurden. Dient als Information zu einer Retoure, damit diese nicht extra geöffnet werden muss.

Währung

Die Währung des Auftrags.

Zahlungsart;
Versanddienstleister;
Versandprofil & Porto

Diese Optionen werden je nach Zustand bzw. Gegebenheiten angezeigt, können jedoch geändert werden.
Um Änderungen vorzunehmen, eine Zahlungsart aus der Dropdown-Liste wählen bzw. auf den Stift klicken, um die Versandoptionen zu ändern.

Zahlungsziel

Die Werte für Valuta (Tage), Skonto (Tage) bzw. Skonto (%) werden einzeln oder kombiniert hinterlegt und damit die Zahlungsbedingungen gestaltet. Wenn die Werte in den Kundendaten hinterlegt sind, werden sie vom System automatisch übernommen und hier eingesetzt, können jedoch geändert werden.

Versanddienstleister

Der Versanddienstleister, über den die Artikel des Auftrags versendet werden.

Versandprofil & Porto

Das Versandprofil und die Portokosten des Auftrags.

Ext. Auftragsnummer

Bei Aufträgen, die z.B. aus einem externen System stammen, die externe Auftragsnummer eintragen.

Zeichen Kunde

Zeigt ein Zeichen bzw. einen Text an, den der Kunde bei der Bestellung hinterlegen kann, wenn das Feld Ihr Zeichen für den Bestellvorgang sichtbar ist.

Pakete

Anzahl der zum Auftrag gehörenden Pakete.
Wichtig: Dieser Eintrag ist unabhängig von der im Versand-Center eingestellten Paketanzahl. Wenn Sie die Anzahl der Pakete verändern möchten, passen Sie dies im Versand-Center an.

Paketnummer

Paketnummer des Versandpakets
Wenn eine Paketnummer hinterlegt wurde, kann das Paket über Vorschau verfolgt werden. Allerdings nur, wenn unter System » Aufträge » Versand » Optionen » Tab: Versanddienstleister ein entsprechender Tracking-Code hinterlegt wurde. Sonst wird das Vorschau-Symbol nicht angezeigt.

14.5. Tab: Mail

Im Tab Mail sind alle E-Mail-Vorlagen verfügbar, die Sie unter System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen konfiguriert haben und die gemäß des Template-Typs für Aufträge sichtbar sind. Sie können diese Vorlagen per manueller Aktion an den Kunden schicken, wenn z.B. eine außerplanmäßige E-Mail nötig ist bzw. eine, die nicht durch eine automatische Aktion erfolgt. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um eine E-Mail-Vorlage zu verschicken.

E-Mail-Vorlage verschicken:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Auftrag.

  3. Klicken Sie auf das Tab Mail.

  4. Wählen Sie ggf. die Sprache.

  5. Wählen Sie im Tab E-Mail-Vorlagen das Tab, das die gewünschte E-Mail-Vorlage enthält.

  6. Markieren Sie die Vorlage.

  7. Klicken Sie auf Direkter E-Mail-Versand.
    → Die E-Mail wird versendet.

  8. Warten Sie, bis der Versand durch eine Meldung bestätigt wird.

Bei nicht erfolgreichem E-Mail-Versand prüfen Sie die Zugangsdaten. Im Menü Daten » API-Log werden die Fehlermeldungen zum Vorgang E-Mail gespeichert.

Kunden ein neues Passwort senden

Die E-Mail-Vorlage Sende Kunde neues Passwort ist für den Versand aus einem Auftrag nicht verwendbar. Diese E-Mail-Vorlage versenden Sie im Datensatz des Kunden. Dort ist im Tab Einstellungen das Tab Passwort verfügbar, wenn sich ein Kunde im Webshop registriert hat. Hier ist der Versand dieser E-Mail-Vorlage vorgesehen.

Das Tab Gesendete E-Mails bietet eine Übersicht der gesendeten E-Mail-Vorlagen. Dort werden Datum, Empfänger, die Bezeichnung der Vorlage sowie die Auftrags-ID aufgeführt. Es werden alle an den Kunden gesendeten E-Mails aufgelistet, auch die von anderen Aufträgen.

14.6. Tab: Zahlung

Im Tab Zahlung sehen Sie alle Zahlungen und Teilzahlungen, die zum Auftrag gehören. Über Filter suchen Sie außerdem nach einzelnen Zahlungen des Auftrags. Im Tab Zahlungsverkehr werden in der obersten Leiste der Rechnungsbetrag, der bereits bezahlte Rechnungsbetrag sowie der noch offene Rechnungsbetrag angezeigt. So haben Sie anhand dieser Zahlen direkt einen Überblick. Außerdem buchen Sie in diesem Tab Zahlungen manuell über den Button Zahlung buchen.

Fehlende Zahlungseingänge

Wenn nicht alle Zahlungen des Auftrags angezeigt werden, ändern Sie den Filter Eingangsdatum von, um den Zeitraum, ab dem gesucht wird, anzupassen.

Details zur manuellen Buchung von Zahlungen finden Sie auf der Handbuchseite Zahlungen verwalten.

14.7. Tab: Belege

Im Tab Belege erzeugen Sie Belege, d.h. z.B. eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung. Nachdem Sie Dokumente zu einem Auftrag erzeugt haben, kann das Eingabedatum des Auftrags nicht mehr geändert werden. Die Dokumente werden anhand von Dokumentenvorlagen erstellt, die im Menü Einstellungen » Aufträge » Dokumente hinterlegt wurden. Prüfen Sie daher vor der Erstellung der Belege bzw. auch bei einer Fehlermeldung, ob Sie die Dokumentenvorlagen erstellt haben.

Tipp: Dokumentenvorlagen kopieren

Wenn Sie bei der Einrichtung der Dokumentenvorlagen Zeit sparen möchten, kopieren Sie sie von einer bereits konfigurierten Dokumentenvorlage und passen sie nach Bedarf an.

Die Belege werden jeweils vor der Erstellung konfiguriert. Sie können je nach Beleg verschiedene Parameter anpassen, z.B. bei einer Rechnung das Datum, das Zahlungsziel, ob Skonto angerechnet werden soll und ob der Warenausgang gebucht werden soll. Außerdem kann ein Statuswechsel bei Erzeugung des Belegs veranlasst werden.

14.8. Tab: Kunde

Im Tab Kunde werden Informationen zum Kunden angezeigt. Sie können diese Informationen direkt bearbeiten, ohne in den Datensatz des Kunden zu wechseln.

14.9. Tab: Tickets

Im Tab Tickets werden Tickets des Kunden angezeigt. Sie können diese Tickets direkt bearbeiten, ohne ins Ticketsystem zu wechseln.

14.10. Tab: Aufträge

Im Tab Aufträge finden Sie die weiteren Aufträge des Kunden des betreffenden Auftrags. Sie können die Aufträge des Kunden dort auch bearbeiten.

14.11. Tab: Waren

Im Tab Waren werden die Warenbestandsdaten der Artikel angezeigt, die in dem Auftrag enthalten sind. Das Tab bietet die volle Funktionalität des Menüs Warenbestand mit Ausnahme der Filterfunktionen. Sie können Warenbestände einsehen und bei Bedarf konfigurieren.

14.12. Tab: Nachbestellung

Im Tab Nachbestellung wählen Sie Auftragspositionen für eine Nachbestellung. Dabei wählen Sie, ob eine Nachbestellung nur für den Auftrag erzeugt werden soll oder ob eine Nachbestellung erzeugt werden soll, der auch nachbestellte Auftragspositionen aus anderen Aufträgen hinzugefügt werden.
Eine Bedingung in beiden Fällen ist, dass der Lieferant (Kunde) und das Lager bei allen Positionen gleich sind. Ist das nicht der Fall, wird für jede Lieferanten-/Lager-Konstellation eine separate Nachbestellung erzeugt.

Lieferanten hinterlegen!

Damit eine Bestellung möglich ist, muss für jeden Artikel ein Lieferant hinterlegt sein.

14.12.1. Auftragspositionen wählen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einzelne Positionen bzw. alle Positionen eines Auftrags für die Nachbestellung zu wählen.

Einzelne Positionen für die Nachbestellung wählen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag.

  3. Klicken Sie auf das Tab Nachbestellung.

  4. Wählen Sie die Varianten, die Sie nachbestellen möchten.

  5. Klicken Sie auf Markierte Positionen nachbestellen.
    → Eine allgemeine, offene Nachbestellung wird erzeugt, in die neben den markierten Positionen auch Auftragspositionen aus anderen Aufträgen überführt werden, wenn diese über diesen Button gewählt wurden. Die Teilmengen werden unter Menge angezeigt.

Wenn Sie bestimmte Artikelpositionen für die Nachbestellung gewählt haben, wird Alle Positionen nachbestellen deaktiviert und ist nicht mehr wählbar.

Alle Positionen für eine Nachbestellung wählen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag.

  3. Klicken Sie auf das Tab Nachbestellung.

  4. Klicken Sie auf Alle Positionen nachbestellen.
    → Es wird nur für diesen Auftrag eine Nachbestellung erzeugt, die alle Positionen des Auftrags enthält. Die Teilmengen werden unter Menge angezeigt.

14.12.2. Nachbestellung ausführen

Bedeutung der Angaben unter Menge

In der Spalte Menge sehen Sie auf einen Blick die gelieferte Menge (grüne Zahl), die offene Menge (rote Zahl) und die bestellte Menge.
Unter geliefert werden Teilmengen angezeigt, wenn diese als Teillieferung in der Nachbestellung unter Status gebucht werden.

Nachdem Sie die Auftragspositionen gewählt haben, führen Sie nun die eigentliche Nachbestellung aus. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Nachbestellung ausführen:

  1. Klicken Sie im Tab Nachbestellung des Auftrags auf einen Warenkorb.
    → Das Menü Nachbestellung wird geöffnet. Im Tab Base der Nachbestellung werden die bestellten Artikel im Bereich Artikeldaten angezeigt.

  2. Klicken Sie im Bereich Grunddaten bei der Option Bestellen auf das Zahnrad.
    → Die Bestellung wird ausgeführt. Die Bestelldaten werden auch im Auftrag im Tab Nachbestellung angezeigt.

EK und Menge anpassen

Sie können im Bereich Artikeldaten des Tabs Base die Optionen EK und Menge anpassen, bevor die Nachbestellung ausgeführt wird.

Weitere Details zur Bearbeitung der Nachbestellung und wie Sie z.B. Teilmengen buchen finden Sie auf der Handbuchseite Nachbestellungen.

14.12.3. Variantenmengen einer Nachbestellung erhöhen

Bei noch offenen Nachbestellungen können Sie die Mengen für Varianten erhöhen. Dies ist für Werte möglich, für die bei der Mengenverteilung prozentuale Anteile hinterlegt wurden. Gehen Sie wie folgt vor, um die Menge für Varianten zu erhöhen.

Menge für Variante erhöhen:

  1. Klicken Sie auf Mengen für Varianten erhöhen.

  2. Wählen Sie die ID der Nachbestellung und den Artikel aus den Dropdown-Listen.

  3. Wählen Sie das Attribut und den Wert.

  4. Tragen Sie die Menge ein.

  5. Klicken Sie auf Menge erhöhen.

  6. Wiederholen Sie diese Schritte für jede gewünschte weitere Variante, um die Mengen zu erhöhen.

14.13. Tab: Lief

Im Tab Lief werden Lieferaufträge erstellt. Sie sehen dort die Artikelpositionen des Auftrags, die noch nicht in Lieferaufträge überführt wurden.

Lieferaufträge manuell anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag.

  3. Klicken Sie auf das Tab Lief.

  4. Tragen Sie in das Feld LiefAufMenge (Menge für den Lieferauftrag) die Menge ein, die in den Lieferauftrag überführt werden soll.
    → Die eingetragene Menge darf nicht größer sein als die unter NZMenge (nicht zugeordnete Menge) angezeigte Menge.

  5. Klicken Sie auf das Zahnrad, um den Lieferauftrag anzulegen.

Lieferaufträge automatisch anlegen

Klicken Sie auf Lieferauftrag automatisch anlegen, um die Aufträge entsprechend der unter System » Aufträge » Auftragstypen » Lieferauftrag im Feld Aufträge in Lieferaufträge splitten nach gewählten Einstellung anzulegen. Es werden alle Auftragspositionen in Lieferaufträge geteilt. Diese Funktion können Sie nur nutzen, wenn noch kein Lieferauftrag zu dem Auftrag besteht.

Für die in einem Lieferauftrag enthaltene Menge wird die Bestandsreservierung beim Anlegen eines Lieferauftrags vom Hauptauftrag auf den Lieferauftrag übertragen. Werden Lieferaufträge einzeln angelegt und im Hauptauftrag sind noch Artikel vorhanden, werden diese Artikel ebenfalls reserviert.

Tipp: Auftragspositionen im Hauptauftrag bearbeiten

Auftragspositionen können zum Hauptauftrag hinzugefügt oder daraus gelöscht werden. Allerdings können nur Auftragspositionen, die nicht in Lieferaufträgen enthalten sind, aus dem Hauptauftrag gelöscht werden. Die Menge der Artikel im Hauptauftrag lässt sich erhöhen oder verringern. Sie sollten jedoch nur nicht zugeordnete Mengen löschen. Technisch möglich ist auch das Löschen von Positionen, die bereits in einem Lieferauftrag enthalten sind. Dies sollten Sie jedoch vermeiden.

14.14. Rechnung korrigieren und stornieren

Wenn Sie oder Ihr Kunde nachträglich feststellen, dass eine Angabe auf der Rechnung fehlerhaft ist und sie diese korrigieren möchten, erstellen Sie einen Stornobleg und erzeugen Sie eine neue Rechnung. Durch Stornieren der Rechnung können Änderungen schnell nachvollzogen werden, da sowohl die alte Rechnung, der Stornobeleg und die neue Rechnung vorhanden sind. Wenn Sie den gesamten Auftrag stornieren möchten, nutzen Sie den Auftragsstatus storniert. Wenn Sie den Auftrag bearbeiten möchten und einige Angaben korrigieren, nutzen Sie den Stornobeleg.

14.14.1. Vorlage Stornobeleg einrichten

Richten Sie sich zunächst die Vorlage für das Dokument Stornobeleg ein. Der schnellste Weg ist in diesem Fall das Übernehmen der Einstellungen aus der Standard-Dokumentvorlage oder das Kopieren der Einstellungen einer Rechnungsvorlage.
Im Folgenden wird kurz das Übernehmen der Standard-Dokumentvorlage beschrieben.

Vorlage einrichten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Stornobeleg.

  2. Wechseln Sie in das Tab Transfer.

  3. Klicken Sie unter Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage übernehmen auf Übernehmen.

Da die Einstellungen der Vorlage für Stornobelege mit den Einstellungen der Vorlage für Rechnungen übereinstimmen, finden Sie nährere Erläuterungen zu den einzelnen Einstellungen auf der Seite Rechnungen erzeugen.

14.14.2. Rechnung korrigieren

Eine Rechnung korrigieren Sie, indem Sie sie zunächst stornieren. Das Stornieren einer Rechnung dient der nachvollziehbaren Korrektur von rechnungsrelevanten Daten und nicht der Stornierung eines Auftrages. Anschließend kann der Auftrag wieder bearbeitet werden und eine neue Rechnung erzeugt werden.

Rechnung korrigieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Auftrag, dessen Rechnun Sie stornieren möchten.

  3. Wechseln Sie in das Tab Belege.

  4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Beleg erstellen den Stornobeleg.
    → Ein Fenster mit optionalen Einstellungen wird geöffnet.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Stornobeleg wird erzeugt und die Auftragseinstellungen entsperrt.

  6. Bearbeiten Sie jetzt die Daten, die Sie korrigieren möchten.
    → Tragen Sie z.B. eine Umsatzsteueridentifiaktionsnummer in der Rechnungsanschrift nach.

  7. Wechseln Sie wieder in das Tab Belege.

  8. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Beleg erstellen die Rechnung.
    → Ein Fenster mit optionalen Einstellungen wird geöffnet.

  9. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Rechnung wird erzeugt und die Auftragseinstellungen gesperrt.

14.14.3. Gruppenfunktionen nutzen und mehrere Aufträge bearbeiten

plentymarkets hält viele Hilfsmittel für bestmögliche Produktivität in der Auftragsbearbeitung bereit. Die beschriebene Gruppenfunktion gehört dazu. Sie können damit eine oder mehrere Aktionen an mehreren Aufträgen gleichzeitig ausführen und so viele manuelle Eingaben und damit verbundene mögliche Eingabefehler vermeiden.

Ein Praxisbeispiel verdeutlicht die Anwendungsmöglichkeiten der Gruppenfunktion: Ein begehrter Artikel in Ihrem Shop ist vorübergehend nicht lieferbar, es liegen aber bereits eine ganze Reihe von Bestellungen dafür vor. Gegen solche Lieferverzögerungen sind Händler in aller Regel machtlos, müssen aber die betroffenen Kunden schnellstmöglich über einen solchen Umstand informieren. Von Kunden, die bereits per Vorkasse bezahlt haben, ist verständlicherweise wenig Geduld zu erwarten.

Mit der Gruppenfunktion ist diese Aufgabe schnell erledigt: Suchen Sie mithilfe der Artikel-ID oder der Artikelbezeichnung alle Aufträge im Status ALLE < 7, denn Ihre Aktion ist nur für die Aufträge relevant, bei denen der Warenausgang noch nicht erfolgt ist. Hat Ihr System alle Aufträge gefunden, wählen Sie unter Gruppenfunktion die Option E-Mail-Service aus, um Ihre Kunden per E-Mail zu erreichen. Sobald eine Gruppenfunktion ausgewählt wird, erscheint ein neues Fenster mit spezifischen Einstellungen.

Im Beispiel ist der Kunde der E-Mail-Empfänger. Eine E-Mail-Vorlage müssen Sie vorher selbst erstellt haben. Eine Markierung zu setzen ist nicht notwendig, aber durchaus sinnvoll. Bevor Sie die Aktion über Anwenden ausführen, überzeugen Sie sich nochmals davon, dass alle gewünschten Aufträge mit einem Häkchen ausgewählt wurden.

Status >= 7

Beachten Sie, dass ein Auftragsstatus >= 7 nicht verringert werden kann, ohne dass vorher die Buchung des Warenausgangs zurückgesetzt wird. Für Aufträge mit Auftragsstatus ab Status 7 müssen Sie vorher den Warenausgang per Gruppenfunktion rückbuchen.

Mit der Gruppenfunktion ist es möglich, Prozesse für eine größere Menge an Aufträgen gleichzeitig auszuführen. Damit werden Vorgänge, z.B. eine Statusänderung oder ein E-Mail-Service, auf alle markierten Aufträge angewendet. Sie können auch bestimmte Aufträge per Gruppenfunktion löschen. Die Gruppenfunktion ist besonders zu empfehlen, wenn viele Aufträge bearbeitet werden müssen und die individuelle Bearbeitung sehr zeitaufwändig wäre.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Verwendung der Gruppenfunktion.

Beispiel Warenausgang per Gruppenfunktion buchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Markieren Sie die Aufträge, für die Warenausgang per Gruppenfunktion gebucht werden soll.

  3. Klicken Sie auf Gruppenfunktion.

  4. Markieren Sie die Option Warenausgang buchen.

  5. Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit.
    → Für das Datum wird automatisch das aktuelle Datum gewählt, dies ist jedoch änderbar. Die Wahl des Datums ist bei dieser Gruppenfunktion Pflicht.

  6. Klicken Sie auf Anwenden, um die Aktion auszuführen.

Grundeinstellungen zur Auftragsbearbeitung durch variable Benutzer

Damit variable Benutzer Aufträge öffnen können, müssen im Menü System » Aufträge » Einstellungen die Standard-Status für Retouren und Gutschriften gespeichert worden sein. In der Grundeinstellung ist dort kein Status voreingestellt. Außerdem müssen diese Benutzer für die Erstellung und Bearbeitung von Aufträgen im Benutzerprofil unter Berechtigung » Tab: Menü » Bereich: Aufträge berechtigt werden. Damit variable Benutzer Aufträge der Typen Retoure, Gewährleistung und Reparatur anlegen können, müssen sie für die im Menü System » Aufträge » Einstellungen hinterlegten Standard-Status dieser drei Auftragstypen berechtigt sein. Die Berechtigung erfolgt im Benutzerprofil des variablen Benutzers unter Berechtigung » Tab: Sichtbarkeiten.

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