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Aufträge verwalten

Aufträge bilden Ihre Verkäufe sowie damit einhergehende und übliche Geschäftsvorfälle ab. Mithilfe von Auftragstypen werden die unterschiedlichen Geschäftsvorfälle kenntlich gemacht. Fortschritte bei der Bearbeitung eines Auftrags werden durch Auftragsstatus angezeigt. Welche Möglichkeiten Ihnen Auftragstypen und Auftragsstatus bieten und wie Sie Aufträge sinnvoll abwickeln, erfahren Sie in den folgenden Beschreibungen. Alle Aufträge werden zentral und in einem einheitlichen Format erfasst. Bereits in der Auftragsübersicht sehen Sie wichtige Informationen auf einen Blick und können einige Arbeiten direkt ausführen. Die Bearbeitung von Aufträgen verschiedener Herkünfte läuft für Sie gleich ab. Mithilfe der vielen Filtermöglichkeiten können Sie Aufträge nach verschiedenen Kriterien suchen und schnell finden.

1. Auftragsstatus nutzen

Mit Auftragsstatus wird der Fortschritt bei der Abwicklung von Aufträgen abgebildet. 190 Status stehen im System zur Verfügung. 29 sind bereits zu Beginn vergeben und 161 Status stehen Ihnen zur individuellen Kennzeichnung des Fortschritts zur Verfügung. Einige der 29 voreingetragenen Status sind mit Systemautomatismen verknüpft und sollten von Ihnen auch nur für die systemseitig-vorgesehenen Zwecke verwendet werden. Der Auftragsstatus ändert sich durch Systemautomatismen, selbst eingerichtete Automatismen oder manuell. Auftragsstatus dienen auch zur besseren Auftragssuche.

Spielen Sie Ihre Auftragsabwicklung einmal grob durch und überlegen Sie sich wann Sie Aufträgen einen neuen Status zuordnen möchten, um den Fortschritt bei der Abwicklung kenntlich zu machen. Richten Sie anschließend die Status ein, indem Sie Ihnen Namen geben. Beachten Sie jedoch die zweckgebundenen Status, die in Tabelle 1 erwähnt sind.

Benutzerrechte beachten

Beachten Sie, dass Ihnen in Dropdown-Menüs etc. nur die Shops und Auftragsstatus angezeigt werden, die für Ihren Benutzer freigegeben wurden. Wenn Sie einen Status nicht sehen, fehlt Ihnen wahrscheinlich die Berechtigung für den Status. Berechtigungen können durch Admin-Benutzer vergeben werden.

1.1. Voreingestellte Status verstehen

Die folgenden 29 Statuseinträge sind bereits zu Beginn in Ihrem plentymarkets System vorhanden und sind tlw. mit Systemautomatismen verknüpft:

Tabelle 1. Standardstatus und Systemautomatismen
Status Erläuterung

[1] Unvollständige Daten

Wird zugeordnet, wenn Daten eines Auftrages unvollständig sind, z.B. Addressdaten noch fehlen. Unvollständige Daten sind tlw. bei Importen von Märkten der Fall. Aufträge in diesem Status dürfen noch nicht weiter bearbeitet werden. Die Daten werden durch nachfolgende Importe noch vervollständigt. Die unvollständigen Daten dienen z.B. der frühzeitigen Bestandsreservierung.

[1.1] Warten auf Zahlung & Freischaltung

Werden nicht automatisch vergeben. Ein Anwendungsfall ist der vorgefüllte Warenkorb. Ein Auftrag wird angelegt und ein Link zum Warenkorb des Auftrags wird zur Bestätigung an den Kunden geschickt.

[1.2] Freigeschaltet, warten auf Zahlung

[2] Warten auf Freischaltung

[3] Warten auf Zahlung

Wird jedem unbezahlten Auftrag vom Typ Auftrag automatisch zugeordnet

[3.1] Start PayPal-Zahlungsprozess

Steht zur freien Verfügung

[3.2] In Warteposition

Wird automatisch in 2 Fällen gesetzt:
* Wenn für einen Auftrag eine Teilzahlung gebucht wird, aber kein Warenbestand vorhanden ist.
* Wenn für einen Auftrag eine Überbezahlung gebucht wird.

[3.3] Versandfertig; warten auf Zahlung

Wird automatisch einem Auftrag des Typs Auftrag zugeordnet, wenn dem Auftrag eine Teilzahlung zugeordnet wird und Bestand für den Auftrag vorhanden ist.

[3.4] Mahnung versendet

Empfohlen, um zu erkennen, dass ein Mahnung versendet wurde. Mithilfe einer Ereignisaktion oder Prozessen lässt sich hier eine Automatisierung erreichen. Der Status wird jedoch nicht durch einen Systemautomatismus gesetzt.

[4] In Versandvorbereitung

Steht in Verbindung mit Bestandsbeschränkung. Wenn Sie keinen Bestand führen und keine Beschränkung nutzen, dann steht der Status zur freien Verfügung.
Wenn die Bestandsbeschränkung genutzt wird, wird der Status automatisch zugeordnet, wenn ein Auftrag vom Typ Auftrag bezahlt ist, aber der Bestand der Artikel für den Auftrag nicht ausreicht. Die Beschränkung von Artikeln muss auf Nettowarenbestand eingestellt sein.
Wenn Sie die Bestandsbeschränkung und diesen Status bei fehlendem Bestand nutzen, können Sie z.B. erreichen, dass nur Lieferscheine und Rechnungen für Aufträge erzeugt werden, die auch weiter abgewickelt werden können.

[5] Freigabe Versand

Wird automatisch zugeordnet, wenn ein Auftrag vom Typ Auftrag bezahlt oder die Zahlungsart z.B. Rechnung oder Vorkasse ist und der Bestand der Artikel für den Auftrag ausreicht oder der Bestand unbeschränkt ist.

[5.1] Abwicklung extern

Empfohlen, um zu kennzeichen, dass die Ware durch einen Fulfillment-Anbieter zusammengestellt und verschickt wird. Der Status wird jedoch nicht durch einen Systemautomatismus gesetzt.

[6] Gerade im Versand

Empfohlen, um zu kennzeichnen, dass Aufträge zum Picken und Packen an das Lager übertragen wurden. Mithilfe von Ereignisaktionen oder Prozessen lässt sich hier eine Automatisierung erreichen.

[7] Warenausgang gebucht

Wird automatisch zugeordnet, wenn der Warenausgang in einem Auftrag gebucht wurde. Das manuelle Setzen des Status sorgt wiederum nicht dafür, dass der Warenausgang tatsächlich gebucht wird und der Bestand reduziert wird. Deshalb sollte dieser Status nicht manuell, per Ereignisaktion oder Prozess gesetzt werden.

[7.1] Auftrag exportiert

Steht zur freien Verfügung. Möglicher Anwendungsfall ist das Setzen des Status, nachdem Aufträge zur Auswertung exportiert wurden.

[8] Storniert

Empfohlen, um zu kennzeichnen, dass ein Auftrag vom Typ Auftrag storniert wurde

[8.1] Storniert durch Kunden

Empfohlen, um zu kennzeichnen, dass ein Auftrag durch den Kunden storniert wurde

[9] Retoure

Ist beim Anlegen eines Auftrags vom Typ Retoure automatisch vorausgewählt. Sie können auch einen anderen Status als Standard festlegen. Die Einstellung erfolgt im Menü System » Aufträge » Einstellungen.

[9.1] Ware wird geprüft

Empfohlen, um in einer Retoure anzuzeigen, dass die retournierte Ware geprüft wird

[9.2] Warten auf Retoure von Großhändler

Steht zur freien Verfügung.

[9.3] Gewährleistung eingeleitet

Empfohlen, um zu kennzeichnen, dass eine Gewährleistung zur Retoure eingeleitet wurde.

[9.4] Umtausch eingeleitet

Empfohlen, um in einer Retoure anzuzeigen, dass ein Umtausch der retournierten Ware eingeleitet wurde.

[9.5] Gutschrift angelegt

empfohlen, um in einer Retoure anzuzeigen, dass eine Gutschrift zur Retoure angelegt wurde.

[10] Gewährleistung

Steht zur freien Verfügung. Kann genutzt werden, um eine Gewährleistung als abgeschlossen zu kennzeichen. Beim Anlegen einer Gewährleistung erhält der Gewährleistungsauftrag je nach Bestandsführung Status 4 oder 5.

[11] Gutschrift

Wird einem Auftrag vom Typ Gutschrift automatisch zugeordnet, wenn eine Gutschrift angelegt wird. Sie können auch einen anderen Status als Standard festlegen. Die Einstellung erfolgt im Menü System » Aufträge » Einstellungen.

[11.1] Gutschrift ausgezahlt

Empfohlen, um zu kennzeichen, dass die Gutschrift ausgezahlt wurde und abgeschlossen ist.

[12] Reparatur

Ist beim Anlegen eines Auftrags vom Typ Retoure automatisch vorausgewählt. Sie können auch einen anderen Status als Standard festlegen. Die Einstellung erfolgt im Menü System » Aufträge » Einstellungen.

[13] Sammelauftrag

Wird einem Auftrag vom Typ Sammelauftrag automatisch zugeordnet, wenn er angelegt wird. Sie können auch einen anderen Status als Standard festlegen. Die Einstellung erfolgt im Menü System » Aufträge » Einstellungen.

[14] Sammelgutschrift

Wird einem Auftrag vom Typ Sammelgutschrift automatisch zugeordnet, wenn er angelegt wird. Sie können auch einen anderen Status als Standard festlegen. Die Einstellung erfolgt im Menü System » Aufträge » Einstellungen.

1.2. Status bearbeiten

Sobald für einen Status ein Namen eingetragen und gespeichert wurde, steht der Status in anderen Menüs zur Verfügung. Pflegen Sie Status in verschiedenen Sprachen, wenn Sie Ihren Kunden z.B. per E-Mail oder im Kundenkonto des Webshops über den Fortschritt informieren. Wird ein Name leer gelassen bzw. gelöscht, wird der Auftragsstatus in Ihrem System nicht mehr angezeigt.

Status bearbeiten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Auftragsstatus.

  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü oben links den Mandanten, für den Sie die Auftragsstatus ändern möchten.
    → Ihr Standard-Mandant ist vorausgewählt.

  3. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü die Sprache, für die Sie die Auftragsstatus ändern möchten.
    → Ihre Systemsprache ist vorausgewählt.

  4. Tragen Sie in der Spalte Bezeichnung den Namen für einen Status ein.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

Namen in Systemsprache werden in anderen Menüs angezeigt

Der Name, den Sie einem Status in der Systemsprache geben, wird auch in anderen Menüs angezeigt. Übersetzungen in andere Sprachen werden nicht in anderen Menüs angezeigt. Sie dienen nur der Anzeige im Kundenkonto Ihres Shops sowie zur Kundenbenachrichtung per E-Mail.

1.3. Statusnamen auf andere Sprache übertragen

Mit der Gruppenfunktion können Sie die Bezeichnungen der aktuell ausgewählten Sprache auch für eine oder mehrere weitere Sprachen übernehmen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Bezeichnungen der aktuellen Sprache für andere Sprachen übernehmen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Auftragsstatus.

  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü oben links den Mandanten, für den Sie Benennungen übertragen möchten.

  3. Wählen Sie die Sprache aus dem Dropdown-Menü, die Sie auf andere Sprachen übertragen möchten.

  4. Klicken Sie auf Gruppenfunktion.
    → Das Fenster Gruppenfunktion wird geöffnet.

  5. Wählen Sie die Option Bezeichnungen für andere Sprachen übernehmen.

  6. Wählen Sie die Sprachen, für die Sie die Bezeichnungen der aktuell ausgewählten Sprache übernehmen möchten.

  7. Klicken Sie auf Anwenden.

  8. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, indem Sie auf Bezeichnungen übernehmen klicken.
    → Die Bezeichnungen werden eingetragen und gespeichert.

Öffnen Sie die Sprache, in die Sie die Namen übernommen haben und prüfen Sie kurz, dass das Übertragen korrekt funktioniert hat.

2. Aufträge filtern und suchen

Mit der Auftragssuche können Sie sowohl alle Aufträge auflisten als auch bestimmte Aufträge gezielt finden. Beim Öffnen des Menüs wird standardmäßig keine Suche ausgeführt, jedoch ist der Filter Datum standardmäßig auf Auftragseingang in den letzten 2 Monaten eingestellt. Alle anderen Filteroptionen stehen zunächst auf ALLE. Ändern Sie die Filtereinstellungen, um die Suche einzuschränken und führen Sie dann eine Suche aus.

Aufträge suchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten

  2. Nehmen Sie Filtereinstellungen vor.

  3. Prüfen Sie, ob die Standardeinstellung für die Option Datum und den Zeitraum unter von bis Ihren Kriterien entspricht.

  4. Klicken Sie auf Suchen, um die Aufträge anzuzeigen.

Wenn Sie z.B. nach Aufträgen, die in einem Status kleiner als (<) Status 7 sind, bei denen der Warenausgang nicht gebucht ist und Sie keine Datum berücksichtigen, dann erhalten Sie alle Aufträge, die noch nicht abgeschlossen sind.

Suche zurücksetzen

Klicken Sie auf Reset, um Ihre Filtereinstellungen auf die Standardwerte zurückzusetzen. Klicken Sie dann erneut auf Suchen, um auch das Suchergebnis zurückzusetzen.

2.1. Nach IDs und Nummern filtern

Um nach IDs oder Nummern zu filtern, geben Sie in die Eintragsfelder eine ID oder Nummer ein. Durch Eingabe einer Kunden-ID erhalten Sie z.B. nur die Aufträge des Kunden mit dieser ID.

DE AuftraegeSuchen 03

Bild 5: Aufträge suchen, Suche anhand einer ID

Wenn Sie eine 3 in das Feld Auftrags-ID eingeben und suchen, wird auch nur der Auftrag mit der ID 3 in der Übersicht angezeigt. Es handelt sich also um eine genaue Suche und keine unscharfe Suche. Jedoch können Sie bei den Auftrags-IDs mehrere IDs kommagetrennt eintragen und auf diese Weise auch nach mehreren Aufträgen suchen.

Status-Suchfilter prüfen

Wenn Sie nach Nummern oder IDs suchen, ist es sinnvoll den Status nicht einzuschränken und Alle einzustellen. Es werden nur Aufträge angezeigt, die alle eingestellten Kriterien erfüllen. Wenn Sie einen Auftrag trotz eindeutiger ID nicht finden, haben Sie vielleicht den Suchfilter Status nicht auf den Wert ALLE umgestellt.

2.2. Nach Kunden- bzw. Artikeldaten und Rechnungsnummern filtern

Für gezielte Suchen anhand von kunden- oder artikelbezogenen Angaben nutzen Sie am besten die Suchfelder Kundendaten und Artikeldaten. Hier ist die Eingabe von Suchbegriffen und Zahlen gleichermaßen zulässig. Bei den Kundendaten sind neben Namen auch Postleitzahlangaben möglich, jedoch keine Telefonnummern. Bei den Artikeldaten werden Artikel-ID, Artikel-Nummer und Name abgefragt, jedoch nicht die Felder mit den Beschreibungstexten (short_description, description). Bei der Suche nach Rechnungsnummern ist auch die Suche nach externen Rechnungsnummern möglich.

Suchbegriffe und Zahlen nur am Ende kürzen

Bei der Suche nach Kunden bzw. Artikeldaten reicht es häufig aus, nur den Wortstamm einzugeben. Achten Sie aber darauf, dass Sie Suchwörter hinten fast beliebig kürzen können, am Wortanfang allerdings nicht. Suchen Sie z.B. nach Artikeln mit dem Stichwort Startersets, können Sie Starterset oder Starter oder Start eingeben. Eine Suche nach arterset hingegen führt zu keinem Ergebnis. Gleichermaßen verhält es sich mit Zahlenwerten wie z. B. Kundennummern oder PLZ.

2.3. Nach Auftragstypen filtern

Nutzen Sie den Filter Typ, um nach folgenden Auftragstypen zu suchen:

  • Auftrag

  • Gutschrift

  • Sammelgutschrift

  • Retoure

  • Gewährleistung

  • Angebot

  • Vorbestellung

  • Lieferauftrag

  • Reparatur

  • Sammelauftrag (nur plentymarkets Enterprise)

  • Aufträge, Gewährleistungen, Lieferaufträge und Reparaturen

  • Aufträge und Lieferaufträge

Nur die gewählten Auftragstypen bzw. die Kombinationen werden gesucht. In der Standardeinstellung steht der Filter auf ALLE, d.h. alle Auftragstypen werden gesucht.

2.4. Nach Datum filtern

Nutzen Sie den Filter Datum, um Aufträge zu suchen, die im eingestellten Zeitraum einen bestimmten Schritt durchlaufen haben. Zur Wahl als Ereignis unter Datum stehen der Auftragseingang, der Zahlungseingang oder der Warenausgang. Wählen Sie dann unter von das Startdatum und unter bis das Enddatum des Zeitraums. Alle Aufträge, die innerhalb dieses Zeitraums den gewählten Schritt durchlaufen haben, werden angezeigt. Für die Suche ist standardmäßig Auftragseingang und ein Zeitraum von 2 Monaten rückwirkend zum aktuellen Datum eingestellt.

Wenn Sie Aufträge nicht mit der Standardeinstellung von 2 Monaten rückwirkend suchen möchten, wählen Sie den gewünschten Zeitraum, wie nachfolgend erläutert.

Aufträge nach Datum filtern:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü unter Datum eine der Filteroptionen, z. B. Auftragseingang (Bild 6, Position 1).

  3. Wählen Sie unter von und bis das Start- und das Enddatum (Bild 6, Position 2).

  4. Wählen Sie ggf. weitere Filteroptionen.

  5. Klicken Sie auf Suchen, um Aufträge des gewählten Zeitraums anzuzeigen.

Einstellung: Nicht berücksichtigen

Für manche Suchvorgänge ist die Auswahl eines Zeitraums nicht sinnvoll und deshalb wird automatisch Nicht berücksichtigen eingestellt. Bei den folgenden Filtern kann kein Datum gewählt werden:

  • Kunden-ID

  • Warenausgang mit den Optionen Nicht gebucht, heute oder gestern

  • Zahlung mit den Optionen Nur unbezahlt, Teilzahlung oder Unbezahlt und Teilzahlung

Um die Einstellung zurückzusetzen, löschen Sie die eingetragenen Werte aus dem Suchfeld oder aktualisieren Sie die Ansicht.

2.5. Nach Markierungen filtern

Sie können Aufträgen unabhängig von ihrem Status Markierungen zuweisen. Auch nach diesen Markierungen können Sie Aufträge filtern. So können Sie z.B. festlegen, dass problematische Aufträge mit einem bestimmten Symbol gekennzeichnet werden und vor der Auslieferung von einem Verantwortlichen freigegeben werden müssen. Dieser kann die Aufträge einmal täglich über den Filter Markierung suchen, eine Information hinterlegen und die Markierung dann wieder zurücksetzen.

2.6. Nach Dokumenten filtern

Nutzen Sie den Filter Dokument, um Aufträge zu suchen, für die bereits ein Dokument eines bestimmten Typs angelegt wurde. Die folgenden zwei Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Um alle Aufträge anzuzeigen, für die ein Dokument eines Typs angelegt wurde, gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor.

Alle Aufträge mit einem Dokument suchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Wählen Sie im Tab Filter einen Dokumententyp aus dem Dropdown-Menü Dokument, z.B. Rechnung.

  3. Beachten Sie den Filter Datum, da standardmäßig nur Aufträge der letzten 2 Monate angezeigt werden. Passen Sie den Filter gegebenenfalls an.

  4. Klicken Sie auf Suchen.
    → Alle Aufträge, für die bereits eine Rechnung generiert wurde, werden im Suchergebnis angezeigt.

Auch die Suche nach einem Auftrag, der ein Dokument mit einer bestimmten Nummer enthält, ist möglich. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

Auftrag mit einer Dokumentnummer suchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Wählen Sie im Tab Filter einen Dokumententyp aus dem Dropdown-Menü Dokument, z.B. Lieferschein.

  3. Tragen Sie im Feld Nummer rechts daneben die Nummer des gesuchten Lieferscheins ein.

  4. Beachten Sie den Filter Datum, da standardmäßig nur Aufträge der letzten 2 Monate angezeigt werden. Passen Sie den Filter gegebenenfalls an.

  5. Klicken Sie auf Suchen.
    → Nur der Auftrag, zu dem der Lieferschein mit der eingegeben Nummer gehört, wird im Suchergebnis angezeigt.

Auswahl eines Dokumententyps bei Suche mit Nummer nicht zwingend erforderlich

Die Suche nach einer Dokumentennummer funktioniert auch, wenn Sie die Standardeinstellung Dokument stehen lassen, also keinen Typen wählen. Wenn jedoch die Nummern verschiedener Dokumententypen identisch sind, werden Ihnen alle Aufträge, die ein Dokument mit dieser Nummer haben, angezeigt. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie alle Dokumente ohne Nummernkreis durchnummerieren.

2.7. Nach Gutscheincodes filtern

Nach Aufträgen mit Gutscheinen suchen Sie, indem Sie den Gutscheincodes in das Suchfeld Gutschein-Code eintragen. Zusätzlich stehen die Optionen Alle, Eingelöst und Verkauft zur Verfügung. Alle ist standardmäßig voreingestellt. Mit Eingelöst suchen Sie nur Aufträge, in denen der Gutscheincode eingelöst wurde. Mit Verkauft suchen Sie nur Aufträge, in denen ein Gutschein mit dem eingetragenen Gutscheincode verkauft wurde. Alle sucht sowohl Aufträge, in denen der Code eingelöst als auch verkauft wurde. Der Suchfilter, auch mit der Option Alle, greift nur, wenn ein Gutscheincode eingetragen ist. Sie können den Suchfilter also nicht nutzen, um alle Aufträge mit Gutscheinen zu suchen.

2.8. Auftragsübersicht einrichten

Damit Sie die Suchergebnisse gut überblicken und bearbeiten können, passen Sie die Auftragsübersicht an.

2.8.1. Seitenübersicht einstellen

Sie können einstellen, wie viele Aufträge pro Seite in der Auftragsübersicht angezeigt werden. Die höchste Anzahl an Aufträgen pro Seite ist 400, die niedrigste 50.
Nutzen Sie die Pfeile, um zur nächsten Seite oder zurück zu wechseln. Sie können die gewünschte Seitenziffer auch direkt eintragen und die Eingabetaste betätigen.

2.9. Auftragspositionen ein- oder ausblenden

In der Auftragsübersicht werden standardmäßig die Auftragspositionen mit angezeigt. So stehen Ihnen auf einen Blick die im Auftrag enthaltenen Artikel mit wichtigen Parametern, z.B. Titel, Größe, Preis zur Verfügung. Sie können die Auftragspositionen jedoch auch ausblenden. Sie können die Positionen entweder nur bei einzelnen Aufträgen oder bei allen ausblenden. Um die Positionen eines einzelnen Auftrages auszublenden, nutzen Sie das Pfeilsymbol *Artikelliste schließen". Um die Positionen für alle Aufträge auszublenden, folgen Sie den aufgeführten Schritten.

Auftragspositionen für alle Aufträge ausblenden:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Wählen Sie im Tab Filter für den Filter Artikelposition die Einstellung Nicht anzeigen.

  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Die Artikellisten der angezeigten Aufträge werden geschlossen.

2.10. Informationen und Symbole in der Auftragsübersicht verstehen

In der Auftragsübersicht werden je nach Zustand eines Auftrags verschiedene Symbole angezeigt, die im Folgenden kurz erläutert werden. Wenn Sie den Mauszeiger auf ein Symbol bewegen, wird Ihnen eine kurze Erläuterung, ein Tooltip, eingeblendet.

In der Titelzeile eines Auftrags sehen Sie mindestens wie Sie den Kunden bewertet haben, den Status des Auftrages, das Logo des Versanddienstleisters und die Zahlungsart. Je nach Fortschritt des Auftrages erscheinen dort weitere Symbole. Wenn z.B. der Warenausgang gebucht, verschwindet das Symbol Warenausgang buchen und das Symbol für Warenausgang gebucht wird angezeigt. Beim Buchen des Warenausgangs wechselt auch der Status in Status 7. Anhand der Farbe der Statusanzeige erkennen Sie Aufträge mit gleichem Status auf einen Blick.

Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht der möglichen Informationen. Einige Symbole erlauben Ihnen auch direkt Aktionen auszuführen. Beachten Sie, dass nie alle Symbole angezeigt werden, sondern nur die zum Bearbeitungsstand passenden.

Tabelle 2. Mögliche Symbole in der Auftragsübersicht
Tooltip des Symbols Erläuterung

Auftragsstatus

Zeigt den aktuellen Auftragsstatus und erlaubt auch den Status zu ändern. Zum ändern, einfach auf den Status klickenund einen neuen wählen.
Wichtig: Ein Auftragsstatus >= 7 kann nicht verringert werden, ohne dass vorher die Buchung des Warenausgangs zurückgesetzt wird.

Versanddienstleister

Individuelles Symbol des zugeordneten Dienstleisters. Ein Symbol wird jedoch nur angezeigt, wenn im Versandprofil eine Markierung eingestellt wurde.

DHL-Packstation

Das Symbol wird nur angezeigt, wenn die Packstationsdaten korrekt im Auftrag hinterlegt sind. Es kann bei Aufträgen von Marktplätzen vorkommen, dass Packstationsdaten nicht korrekt sind, wenn der Marktplatz z.B. keine Validierung bereitstellt. In einem solchen Fall wird das Symbol nicht angezeigt, da aufgrund der falschen Daten auch keine Lieferung an eine Packstation erfolgen kann.

Versandart oder
Versanddienstleisterservice

Schnellversand ist ein Service, der zusätzlich durch ein Symbol angezeigt wird

Zahlungsart

Individuelles Symbol der Zahlungsart

Warenausgang gebucht

Wird nur angezeigt, wenn der Warenausgang gebucht wurde. Falls nur der Status in Status 7 geändert wurde, wird das Symbol nicht angezeigt.

Mahnstufe

Mahnstufen können per Aktionsmanager zugeordnet werden

Markierung

Individuelle Auftragsmarkierung

Lieferland

ISO-Code für das Lieferland nach ISO-3166 Alpha 2

Währung

ISO-Code der Auftragswährung nach ISO 4217

Zahlungsstatus

Wird passend zur Zahlung als farbiger Balken und zusätzlich in einem Tooltip als Prozentwert angezeigt.

Auftragsbestätigung erstellen

Ermöglicht die Auftragsbestätigung direkt zu erstellen

Rechnung erstellen

Ermöglicht die Rechnung direkt zu erstellen

Zahlungseingang direkt buchen

Erlaubt eine Zahlung direkt zum Auftrag zu buchen. Der Betrag ist frei einstellbar. Der offene Rechnungsbetrag ist voreingetragen.

Lieferschein erstellen

Ermöglicht direkt den Lieferschein zu erstellen

Warenausgang buchen

Erlaubt den Warenausgang direkt zu buchen, wodurch der Bestand der Varianten reduziert wird, wenn Sie Bestand führen. Der Status der Auftrags ändert sich automatisch in Status 7.

Tracking-URL anzeigen

Die Tracking-URL dient zur Sendungsverfolgung eines Paketes. Die Tracking-URL müssen Sie beim Einrichten von Versanddienstleistern eintragen und speichern.

Notiz zum Auftrag erstellen

Erlaubt eine Notiz zum Auftrag zu verfassen sowie eine bereits vorhandene Notiz zu lesen. An einem Symbol ohne Plus ist erkennbar, dass bereits eine Notiz existiert.

Notizen zum Kunden

Erlaubt eine Notiz zum Kunden zu verfassen sowie eine bereits vorhandene Notiz zu lesen

E-Mail-Adresse des Kunden

Erlaubt über Ihr E-Mail-Programm direkt eine E-Mail an den Kunden des Auftrags zu senden

E-Mail-Service

Öffnet das Tab E-Mail-Vorlagen und erlaubt so direkt eine E-Mail-Vorlage an den Kunden zu senden oder bereits gesendete Vorlagen einzusehen.

Vorhandene Vorgänge anzeigen

Zeigt u.a. eine Liste von Retouren und Gutschriften mit Datum und Wert.

Warenbestand ermitteln

Lädt eine Warenbestandsübersicht für die im Auftrag enthaltenen Varianten.
Über den Warenkorb sind Nachbestellungen möglich.

Artikelliste öffen oder schließen image::auftragsabwicklung/auftraege/assets/ArtikellisteOeffnen.png[]

Erlaubt die Auftragspositionen eines Auftrags ein- oder auszublenden

Nachbestellung anzeigen

Öffnet die auftragsbezogene Nachbestellung im Menü Nachbestellungen

Rechnungsnummer

Öffnet die Rechnung wird

Artikel-ID oder Varianten-ID

Öffnet den Artikel oder die Variante im Menü Artikel » Artikel bearbeiten

3. Auftrag bearbeiten

Im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten werden Ihre Aufträge in einer Übersicht angezeigt. Klicken Sie auf einen Auftrag, um ihn zu öffnen und seine Einstellungen zu ändern. Aufträge können so lange geändert werden, wie noch kein Dokument für einen Auftrag existiert. Die Einstellungen verteilen sich auf mehrere Tabs, die auf dieser Handbuchseite erläutert werden.

3.1. Infos und Aktionen in der Auftragsübersicht

Im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten werden alle Aufträge mit den wichtigsten Informationen zu jedem Auftrag angezeigt. Neben Informationen zum Kunden, dem Auftragsstatus, dem Zahlungsstatus sowie den Artikeln des Auftrags erkennen Sie z.B. auf einen Blick, ob der Warenausgang gebucht und ob eine Rechnung erzeugt wurde. So haben Sie die wichtigsten Vorgänge im Blick, ohne den Auftrag zu öffnen. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Symbole und Angaben, um Tooltips mit weiteren Informationen anzuzeigen.

Durch Klick auf ein Icon öffnen Sie außerdem bestimmte Bereiche des Auftrags. Klicken Sie z.B. auf Warenbestand (Bild 15, grüner Pfeil), um den aktuellen Warenbestand der Artikel abzufragen und ggf. Nachbestellungen auszulösen.

In der Auftragsübersicht passen Sie außerdem bei Bedarf den Status, das Porto, die Artikeldaten oder den Rabatt an. Unten wird beispielhaft das Vorgehen bei einer Statusänderung beschrieben.

Auftragsstatus in der Auftragsübersicht anpassen:

  1. Klicken Sie auf den Button Status (Bild 15, Pos. 1).
    → Eine Liste mit den verfügbaren Status wird angezeigt.

  2. Wählen Sie den gewünschten Status (Bild 15, Pos. 2).

  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderung zu sichern (Bild 15, Pos. 3).
    → Der Status wird aktualisiert.

Tipp: Tooltip schließen, ohne Änderungen vorzunehmen

Sie haben zwei Möglichkeiten, den Tooltip zu schließen, ohne Änderungen vorzunehmen bzw. ohne vorgenommene Änderungen zu speichern. Klicken Sie entweder auf Abbrechen oder klicken Sie mit der Maus auf eine beliebige Stelle außerhalb des Tooltips.

DE Auftraege aendern 01

Bild 15: Symbole und Änderungsmöglichkeiten in der Auftragsübersicht

3.2. Auftrag öffnen und bearbeiten

Das Bearbeitungsmenü des Auftrags öffnen Sie, indem Sie auf die Titelzeile in der Auftragsliste klicken (Bild 15, blauer Pfeil). Der Auftrag wird dann in einem eigenen Tab geöffnet. Die verschiedenen Bereiche sind in weitere Tabs unterteilt, die auf dieser Handbuchseite beschrieben werden. Ein geöffneter Auftrag ist an der ID im Titel des Tabs erkennbar.

Einstellungen bzw. Änderungen speichern

Die meisten Tabs eines Auftrags enthalten kein Speichern-Symbol. In diesen Tabs werden die vorgenommenen Einstellungen automatisch gespeichert, z.B. beim Ändern der Markierung oder Mahnstufe im Tab Übersicht. Sie können das Tab wechseln oder den Auftrag gänzlich schließen und erneut öffnen, ohne dass die vorgenommenen Einstellungen verloren gehen. Einige Tabs enthalten jedoch ein Speichern-Symbol, z.B. das Tab Einstellungen. Hier können Sie das Tab wechseln, ohne Ihre vorgenommene Einstellungen zu verlieren. Sie müssen jedoch Ihre Änderungen speichern, bevor sie den Auftrag schließen.

Grundeinstellungen zur Auftragsbearbeitung durch variable Benutzer

Damit variable Benutzer Aufträge öffnen können, müssen im Menü System » Aufträge » Einstellungen die Standard-Status für Retouren und Gutschriften gespeichert werden. In der Grundeinstellung ist dort kein Status voreingestellt. Außerdem müssen variable Benutzer in ihrem Benutzerprofil unter Berechtigung » Tab: Menü » Bereich: Aufträge für die Bearbeitung von Aufträgen berechtigt sein.

Aufträge über POS (Kasse) sind nur eingeschränkt bearbeitbar

Aufträge, die über POS (Kasse) in das System gelangen, sind aus Gründen der Rechtssicherheit zur Bearbeitung gesperrt. Nur wenige Einstellungen lassen sich bearbeiten.

3.3. Tab: Übersicht

Im Tab Übersicht eines Auftrags finden Sie die wichtigsten Parameter zu einem Auftrag. Sie erhalten auf einen Blick Informationen zu Preis, Versandkosten, Mehrwertsteuer, Status etc.

Tipp: Werte ändern

Änderbare Werte erkennen Sie an einem Dropdown-Menü oder an einem Stift. Klicken Sie auf einen Stift, um den betreffenden Parameter zu ändern (z.B. Bild 16, links oben unter Gewicht).

DE Auftraege aendern 02

Bild 16: Tab Übersicht eines Auftrags

Tabelle 3. Optionen im Tab Übersicht eines Auftrags
Einstellung Erläuterung

Auftrag-ID

ID des Auftrags. Diese wird automatisch vergeben und ist nicht änderbar.

Kunden-ID

ID des Kunden. Klicken, um den Kundendatensatz im Menü CRM » Kunden bearbeiten zu öffnen und zu bearbeiten.

Kaufabwicklung

Öffnet den Auftrag im Bereich Mein Konto des Webshops.

Eingabe

Datum des Auftragseingangs, d.h. wann der Auftrag angelegt wurde bzw. im System eingegangen ist. Das Eingabedatum kann manuell geändert werden, jedoch nur so lange keine Dokumente für den Auftrag existieren.

IP-Adresse

Zeigt optional die IP-Adresse des Kunden an.
Die Option IP-Adresse des Käufers wird im Menü System » Mandant » Mandant wählen » Bestellvorgang » Einstellungen aktiviert bzw. deaktiviert.

Markierung

Auf Wunsch dem Auftrag eine Markierung zuweisen. Mit Markierungen können Aufträge kategorisiert und so z.B. mit dem Suchfilter gesucht oder für automatische Funktionen, z.B. Ereignisaktionen, verwendet werden.

Mahnstufe

Wenn ein Kunde den Auftrag nicht bezahlt, werden hier verschiedene Mahnstufen eingestellt. Diese Mahnstufen werden für automatische Prozesse im Mahnvorgang verwendet.
Ein Beispiel für den Einsatz von Mahnstufen finden Sie auf der Handbuchseite mediafinanz.

Voraussichtlicher Versand

Dieses Datum wird aus dem Datum ermittelt, das bei einer Nachbestellung als Liefertermin hinterlegt wurde. Damit der voraussichtliche Versand angezeigt wird, müssen die Nachbestellung sowie der Liefertermin des Artikels bestätigt sein und der Auftrag muss sich in Status 4 befinden.
Wichtig: Die weitere Option Versanddatum im Tab Einstellungen hat eine andere Funktion, siehe Tabelle 2.

Kopieren

Kopiert den Auftrag und legt ihn mit einer neuen Auftrags-ID in einem separaten Auftrags-Tab an.

Löschen

Löscht den Auftrag. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
Das Löschen-Icon wird in folgenden Fällen nicht angezeigt:
- Wenn der Benutzer nicht berechtigt ist, Aufträge zu löschen
- Nach dem Buchen des Warenausgangs
- Wenn ein Lieferauftrag angelegt wurde
Generell sollten Aufträge nicht gelöscht werden. Durch die Verknüpfung mit Artikeln, Versandeinstellungen und weiteren Funktionen, wie Stornierungen und Retouren, kann es nach dem Löschen zu Fehlern an den Verknüpfungspunkten kommen. Neu angelegte Aufträge können jedoch problemlos gelöscht werden.

Teilen

Teilt den Auftrag. Es erfolgt eine Abfrage, welche Artikel in den Teilauftrag übernommen werden sollen.

Retoure; Gutschrift; Gewährleistung

Auf das Dropdown-Menü klicken, um das Auftragsdokument anzulegen oder zu suchen.

Neuer Auftrag

Legt einen neuen Auftrag für den Kunden an. Darin werden automatisch Standardeinstellungen vorgenommen, die ggf. angepasst werden müssen.

Rechnungsanschrift

Auf das kleine Plus klicken, um die Rechnungsanschrift einzublenden. Auch Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ggf. eBay-Kontoname des Kunden werden angezeigt.

Lieferanschrift

Auf das kleine Plus klicken, um die Lieferanschrift einzublenden. Ist die Lieferanschrift mit der Rechnungsanschrift identisch, wird Lieferanschrift durchgestrichen angezeigt.
Bei Bedarf auf Neue Lieferanschrift klicken, um eine neue Lieferanschrift anzulegen, oder auf Alle Lieferanschriften auflisten, um eine Lieferanschrift zu wählen.
Lieferanschrift exportieren = Exportiert die Lieferanschrift im für den gewünschten Versanddienstleister ausgewählten Export-Format.

Bankdaten

Auf das kleine Plus klicken, um die Bankdaten des Kunden einzublenden und bei Bedarf zu bearbeiten.

Kundennotizen

Zeigt die zu diesem Kunden gespeicherten Kundennotizen an. Auf Neue Notiz klicken, um eine Kundennotiz anzulegen. Im Bearbeitungsfenster werden unten die bisherigen Notizen in Gelb angezeigt. Neue Notizen werden mit den üblichen Editor-Funktionen formatiert. Hier gespeicherte Notizen werden sowohl in weiteren Aufträgen des Kunden als auch im Tab Notizen der Kundendaten angezeigt.

Auftragsnotiz

Zeigt die zu diesem Kunden gespeicherten Auftragsnotizen an. Auf Neue Notiz klicken, um eine Auftragsnotiz anzulegen. Neue Notizen werden mit den üblichen Editor-Funktionen formatiert.

Statushistorie

Zeigt eine Liste aller Statusänderungen des Auftrags an.

Zahlungshistorie

Zeigt Details zu Zahlungen wie Zahlungsart, Währung, Zahlungs-ID oder Datum.

Artikelpositionen

Zeigt Informationen zu den Artikelpositionen des Auftrags an.

Bearbeiten

Bei Bedarf die Artikeldaten bearbeiten, d.h. Artikelmenge, Artikeldetails, Preise, Rabatte und Mehrwertsteuer-Sätze.

Hinzufügen

Über die integrierte Artikelsuche bei Bedarf weitere Artikel zum Auftrag hinzufügen.

Lagerort zuordnen

Ordnet der Auftragsposition einen Lagerort zu. Ist für einen Artikel mehr als ein Lagerort hinterlegt, werden die Lagerorte anhand ihrer Position priorisiert. Wurde kein Lagerort hinterlegt, wird der Standard-Lagerort zugeordnet.
Die Zuordnung des Lagerorts ist für Pick-/Packlisten relevant.
Tipp: Lagerorte können Artikeln auch per Ereignisaktion zugeordnet werden.

Zuordnung lösen

Hebt die aktuelle Zuordnung des Lagerorts auf. Durch erneutes Klicken auf Lagerort zuordnen (siehe oben) kann eine neue Zuordnung vorgenommen und diese so an aktuelle Lagergegebenheiten angepasst werden.

4. Tab: Einstellungen

Im Tab Einstellungen sind die grundlegenden Parameter eines Auftrags hinterlegt, wie Status, Herkunft oder Zahlungsart.

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Bild 17: Tab Einstellungen eines Auftrags

Tabelle 4. Optionen im Tab Einstellungen eines Auftrags
Einstellung Erläuterung

Status;
Auftragstyp;
Eigner;
Herkunft;
Mandant (Shop)

+ + Diese Optionen werden je nach Zustand bzw. Gegebenheiten angezeigt, können jedoch geändert werden.

Lager

Lager des Artikels des Auftrags bzw. das Hauptlager. Bei Bedarf auf Lagerkorrektur klicken, um das Lager zu ändern.

Status

Der Auftragsstatus [7] Warenausgang gebucht kann nicht in einen niedrigeren Status geändert werden. Grund ist, dass die Ware bereits verschickt wurde. Sollte dies trotzdem gewünscht sein, muss die Buchung des Warenausgangs vorher zurückgesetzt werden. Danach ist die Änderung in einen niedrigeren Auftragsstatus möglich.

Warenausgang

Zeigt an, ob der Warenausgang gebucht wurde und ggf. das Buchungsdatum.
Bei Bedarf auf Warenausgang klicken, um den Warenausgang manuell zu buchen.

Versanddatum

Das Versanddatum wird vom Artikel aus der Option Erscheinungsdatum übernommen und ist damit eine Funktion für Vorbestellungen. Sind mehrere vorbestellte Artikel im Auftrag vorhanden, wird das am weitesten in der Zukunft liegende Datum hier übernommen. Das Datum ist manuell änderbar.

Rückgabedatum

Das Datum einer Retoure hinterlegen, wenn Artikel des Auftrags zurückgegeben wurden. Dient als Information zu einer Retoure, damit diese nicht extra geöffnet werden muss.

Währung

Die Währung des Auftrags.

Zahlungsart;
Versanddienstleister;
Versandprofil & Porto

Diese Optionen werden je nach Zustand bzw. Gegebenheiten angezeigt, können jedoch geändert werden.
Um Änderungen vorzunehmen, eine Zahlungsart aus dem Dropdown-Menü wählen bzw. auf den Stift klicken, um die Versandoptionen zu ändern.

Zahlungsziel

Die Werte für Valuta (Tage), Skonto (Tage) bzw. Skonto (%) werden einzeln oder kombiniert hinterlegt und damit die Zahlungsbedingungen gestaltet. Wenn die Werte in den Kundendaten hinterlegt sind, werden sie vom System automatisch übernommen und hier eingesetzt, können jedoch geändert werden.

Versanddienstleister

Der Versanddienstleister, über den die Artikel des Auftrags versendet werden.

Versandprofil & Porto

Das Versandprofil und die Portokosten des Auftrags.

Ext. Auftragsnummer

Bei Aufträgen, die z.B. aus einem externen System kommen, die externe Auftragsnummer eintragen.

Zeichen Kunde

Zeigt ein Zeichen bzw. einen Text an, den der Kunde bei der Bestellung hinterlegen kann, wenn das Feld Ihr Zeichen für den Bestellvorgang sichtbar ist. Dazu die Hinweise in Tabelle 1 der Handbuchseite Kaufabwicklung beachten.

Pakete

Anzahl der zum Auftrag gehörenden Pakete.
Wichtig: Dieser Eintrag ist unabhängig von der im Versand-Center eingestellten Paketanzahl. Wenn Sie die Anzahl der Pakete verändern möchten, passen Sie dies im Versand-Center an.

Paketnummer

Paketnummer des Versandpakets
Wenn eine Paketnummer hinterlegt wurde, kann das Paket über Vorschau verfolgt werden. Allerdings nur, wenn unter System » Aufträge » Versand » Optionen » Tab: Versanddienstleister ein entsprechender Tracking-Code hinterlegt wurde. Sonst wird das Vorschau-Symbol nicht angezeigt.

4.1. Tab: Mail

Im Tab Mail sind alle E-Mail-Vorlagen verfügbar, die Sie unter System » Mandant » Mandant wählen » E-Mail » Vorlagen konfiguriert haben und die gemäß des Template-Typs für Aufträge sichtbar sind. Sie können diese Vorlagen per manueller Aktion an den Kunden schicken, wenn z.B. eine außerplanmäßige E-Mail nötig ist bzw. eine, die nicht durch eine automatische Aktion erfolgt. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um eine E-Mail-Vorlage zu verschicken.

E-Mail-Vorlage verschicken:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Auftrag.

  3. Klicken Sie auf das Tab Mail.

  4. Wählen Sie ggf. die Sprache.

  5. Wählen Sie im Tab E-Mail-Vorlagen das Tab, das die gewünschte E-Mail-Vorlage enthält.

  6. Markieren Sie die Vorlage.

  7. Klicken Sie auf Direkter E-Mail-Versand.
    → Die E-Mail wird versendet.

  8. Warten Sie, bis der Versand durch eine Meldung bestätigt wird.

Bei nicht erfolgreichem E-Mail-Versand prüfen Sie die Zugangsdaten. Im Menü Daten » API-Log werden die Fehlermeldungen zum Vorgang E-Mail gespeichert.

Kunden ein neues Passwort senden

Die E-Mail-Vorlage Sende Kunde neues Passwort ist für den Versand aus einem Auftrag nicht verwendbar. Diese E-Mail-Vorlage versenden Sie im Datensatz des Kunden. Dort ist im Tab Einstellungen das Tab Passwort verfügbar, wenn sich ein Kunde im Webshop registriert hat. Hier ist der Versand dieser E-Mail-Vorlage vorgesehen.

Das Tab Gesendete E-Mails bietet eine Übersicht der gesendeten E-Mail-Vorlagen. Dort werden Datum, Empfänger, die Bezeichnung der Vorlage sowie die Auftrags-ID aufgeführt. Es werden alle an den Kunden gesendeten E-Mails aufgelistet, auch die von anderen Aufträgen.

4.2. Tab: Zahlung

Im Tab Zahlung sehen Sie alle Zahlungen und Teilzahlungen, die zum Auftrag gehören. Über Filter suchen Sie außerdem nach einzelnen Zahlungen des Auftrags. Im Tab Zahlungsverkehr werden in der obersten Leiste der Rechnungsbetrag, der bereits bezahlte Rechnungsbetrag sowie der noch offene Rechnungsbetrag angezeigt. So haben Sie anhand dieser Zahlen direkt einen Überblick. Außerdem buchen Sie in diesem Tab Zahlungen manuell über den Button Zahlung buchen (Bild 18, Pfeil).

Fehlende Zahlungseingänge

Wenn nicht alle Zahlungen des Auftrags angezeigt werden, ändern Sie den Filter Eingangsdatum von, um den Zeitraum, ab dem gesucht wird, anzupassen.

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Bild 18: Tab Zahlung eines Auftrags

Details zur manuellen Buchung von Zahlungen finden Sie auf der Handbuchseite Zahlungen verwalten.

4.3. Tab: Belege

Im Tab Belege erzeugen Sie Belege, d.h. z.B. eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung. Nachdem Sie Dokumente zu einem Auftrag erzeugt haben, kann das Eingabedatum des Auftrags nicht mehr geändert werden. Die Dokumente werden anhand von Dokumentenvorlagen erstellt, die im Menü Einstellungen » Aufträge » Dokumente hinterlegt wurden. Prüfen Sie daher vor der Erstellung der Belege bzw. auch bei einer Fehlermeldung, ob Sie die Dokumentenvorlagen erstellt haben.

Tipp: Dokumentenvorlagen kopieren

Wenn Sie bei der Einrichtung der Dokumentenvorlagen Zeit sparen möchten, kopieren Sie sie von einer bereits konfigurierten Dokumentenvorlage und passen sie nach Bedarf an.

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Bild 19: Erstellte Dokumente im Tab Belege eines Auftrags

Die Belege werden jeweils vor der Erstellung konfiguriert. Sie können je nach Beleg verschiedene Parameter anpassen, z.B. bei einer Rechnung das Datum, das Zahlungsziel, ob Skonto angerechnet werden soll und ob der Warenausgang gebucht werden soll. Außerdem kann ein Statuswechsel bei Erzeugung des Belegs veranlasst werden.

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Bild 20: Konfiguration des Belegs Rechnung eines Auftrags

4.4. Tab: Kunde

Im Tab Kunde werden Informationen zum Kunden angezeigt. Sie können diese Informationen direkt bearbeiten, ohne in den Datensatz des Kunden zu wechseln.

4.5. Tab: Tickets

Im Tab Tickets werden Tickets des Kunden angezeigt. Sie können diese Tickets direkt bearbeiten, ohne ins Ticketsystem zu wechseln.

4.6. Tab: Aufträge

Im Tab Aufträge finden Sie die weiteren Aufträge des Kunden des betreffenden Auftrags. Sie können die Aufträge dieses Kunden dort auch bearbeiten.

4.7. Tab: Waren

Im Tab Waren werden die Warenbestandsdaten der Artikel angezeigt, die in dem Auftrag enthalten sind. Das Tab bietet die volle Funktionalität des Menüs Warenbestand mit Ausnahme der Filterfunktionen. Sie können Warenbestände einsehen und bei Bedarf konfigurieren.

4.8. Tab: Nachbestellung

Im Tab Nachbestellung wählen Sie Auftragspositionen für eine Nachbestellung (Bild 21). Dabei wählen Sie, ob eine Nachbestellung nur für den Auftrag erzeugt werden soll oder ob eine Nachbestellung erzeugt werden soll, der auch nachbestellte Auftragspositionen aus anderen Aufträgen hinzugefügt werden.
Eine Bedingung in beiden Fällen ist, dass der Lieferant (Kunde) und das Lager bei allen Positionen gleich sind. Ist das nicht der Fall, wird für jede Lieferanten-/Lager-Konstellation eine separate Nachbestellung erzeugt.

Lieferanten hinterlegen!

Damit eine Bestellung möglich ist, muss für jeden Artikel ein Lieferant hinterlegt sein.

4.8.1. Auftragspositionen wählen

Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einzelne Positionen bzw. alle Positionen eines Auftrags für die Nachbestellung zu wählen.

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Bild 21: Markierte Positionen für Nachbestellung wählen

Einzelne Positionen für die Nachbestellung wählen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag.

  3. Klicken Sie auf das Tab Nachbestellung.

  4. Wählen Sie die Varianten, die Sie nachbestellen möchten (Häkchen setzen, Bild 21, Pos. 1).

  5. Klicken Sie auf Markierte Positionen nachbestellen (Bild 21, Pos. 2).
    → Eine allgemeine, offene Nachbestellung wird erzeugt, in die neben den markierten Positionen auch Auftragspositionen aus anderen Aufträgen überführt werden, wenn diese über diesen Button gewählt wurden. Die Teilmengen werden unter Menge angezeigt.

Wenn Sie bestimmte Artikelpositionen für die Nachbestellung gewählt haben (Bild 21), wird Alle Positionen nachbestellen deaktiviert und ist nicht mehr wählbar.

Alle Positionen für eine Nachbestellung wählen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag.

  3. Klicken Sie auf das Tab Nachbestellung.

  4. Klicken Sie auf Alle Positionen nachbestellen.
    → Es wird nur für diesen Auftrag eine Nachbestellung erzeugt, die alle Positionen des Auftrags enthält. Die Teilmengen werden unter Menge angezeigt.

4.8.2. Nachbestellung ausführen (bestellen)

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Bild 28: Auftragspositionen nachbestellen

Bedeutung der Angaben unter Menge (Bild 28, blauer Pfeil)

In der Spalte Menge sehen Sie auf einen Blick die gelieferte Menge (grüne Zahl), die offene Menge (rote Zahl) und die bestellte Menge (weiße Zahl).
Unter geliefert werden Teilmengen angezeigt, wenn diese als Teillieferung in der Nachbestellung unter Status gebucht werden.
Im Auftrag in Bild 8 wurde z.B. eine Menge von 0 Artikeln geliefert. 100 Artikel stehen noch aus. Insgesamt wurden 100 Artikel bestellt.

Nachdem Sie die Auftragspositionen gewählt haben, führen Sie nun die eigentliche Nachbestellung aus. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Nachbestellung ausführen:

  1. Klicken Sie im Tab Nachbestellung des Auftrags auf einen Warenkorb (Bild 28, roter Pfeil).
    → Das Menü Nachbestellung wird geöffnet. Im Tab Base der Nachbestellung werden die bestellten Artikel im Bereich Artikeldaten angezeigt.

  2. Klicken Sie im Bereich Grunddaten bei der Option Bestellen auf das Zahnrad (Bild 29, roter Pfeil).
    → Die Bestellung wird ausgeführt. Die Bestelldaten werden auch im Auftrag im Tab Nachbestellung angezeigt.

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Bild 29: Nachbestellung ausführen

Tipp: EK und Menge anpassen

Sie können im Bereich Artikeldaten des Tabs Base die Optionen EK und Menge anpassen, bevor die Nachbestellung ausgeführt wird.

Weitere Details zur Bearbeitung der Nachbestellung und wie Sie z.B. Teilmengen buchen finden Sie auf der Handbuchseite Nachbestellungen.

4.8.3. Variantenmengen einer Nachbestellung erhöhen

Bei noch offenen Nachbestellungen können Sie die Mengen für Varianten erhöhen. Dies ist für Werte möglich, für die bei der Mengenverteilung prozentuale Anteile hinterlegt wurden. Gehen Sie wie folgt vor, um die Menge für Varianten zu erhöhen.

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Bild 30: Variantenmengen bei Nachbestellungen erhöhen

Menge für Variante erhöhen:

  1. Klicken Sie auf Mengen für Varianten erhöhen (Bild 30, Pos. 1).

  2. Wählen Sie die ID der Nachbestellung und den Artikel aus den Dropdown-Menüs.

  3. Wählen Sie das Attribut und den Wert.

  4. Tragen Sie die Menge ein.

  5. Klicken Sie auf Menge erhöhen (Bild 30, Pos. 2).

  6. Wiederholen Sie diese Schritte für jede Variante, deren Menge Sie erhöhen möchten.

4.9. Tab: Lief

Im Tab Lief werden Lieferaufträge erstellt. Sie sehen dort die Artikelpositionen des Auftrags, die noch nicht in Lieferaufträge überführt wurden.

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Bild 31: Artikelpositionen im Tab Lieferaufträge

Lieferaufträge manuell anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den gewünschten Auftrag.

  3. Klicken Sie auf das Tab Lief.

  4. Tragen Sie in das Feld LiefAufMenge (Menge für den Lieferauftrag) die Menge ein, die in den Lieferauftrag überführt werden soll (Bild 31, Pos. 1).
    → Die eingetragene Menge darf nicht größer sein als die unter NZMenge (nicht zugeordnete Menge) angezeigte Menge.

  5. Klicken Sie auf das Zahnrad (Bild 31, Pos. 2), um den Lieferauftrag anzulegen.

Lieferaufträge automatisch anlegen

Klicken Sie auf Lieferauftrag automatisch anlegen (Bild 31, blauer Pfeil), um die Aufträge entsprechend der unter System » Aufträge » Auftragstypen » Lieferauftrag im Feld Aufträge in Lieferaufträge splitten nach gewählten Einstellung anzulegen. Es werden alle Auftragspositionen in Lieferaufträge geteilt. Diese Funktion können Sie nur nutzen, wenn noch kein Lieferauftrag zu dem Auftrag besteht.

Für die in einem Lieferauftrag enthaltene Menge wird die Bestandsreservierung beim Anlegen eines Lieferauftrags vom Hauptauftrag auf den Lieferauftrag übertragen. Werden Lieferaufträge einzeln angelegt und im Hauptauftrag sind noch Artikel vorhanden, werden diese Artikel ebenfalls reserviert.

Tipp: Auftragspositionen im Hauptauftrag bearbeiten

Auftragspositionen können zum Hauptauftrag hinzugefügt oder daraus gelöscht werden. Allerdings können nur Auftragspositionen, die nicht in Lieferaufträgen enthalten sind, aus dem Hauptauftrag gelöscht werden. Die Menge der Artikel im Hauptauftrag lässt sich erhöhen oder verringern. Sie sollten jedoch nur nicht zugeordnete Mengen löschen. Technisch möglich ist auch das Löschen von Positionen, die bereits in einem Lieferauftrag enthalten sind. Dies sollten Sie jedoch vermeiden.

4.10. Rechnung korrigieren und stornieren

Wenn Sie oder Ihr Kunde nachträglich feststellen, dass eine Angabe auf der Rechnung fehlerhaft ist und sie diese korrigieren möchten, erstellen Sie einen Stornobleg und erzeugen Sie eine neue Rechnung. Das Stornieren der Rechnung ermöglicht Änderungen schnell nachzuvollziehen, da sowohl die alte Rechnung, der Stornobeleg und die neue Rechnung vorhanden sind. Wenn Sie den gesamten Auftrag stornieren möchten, nutzen Sie den Auftragsstatus storniert. Wenn Sie den Auftrag bearbeiten möchten und einige Angaben korrigieren, nutzen Sie den Stornobeleg.

4.10.1. Vorlage Stornobeleg einrichten

Richten Sie sich zunächst die Vorlage für das Dokument Stornobeleg ein. Der schnellste Weg ist in diesem Fall das Übernehmen der Einstellungen aus der Standard-Dokumentvorlage oder das Kopieren der Einstellungen einer Rechnungsvorlage.
Im Folgenden wird kurz das Übernehmen der Standard-Dokumentvorlage beschrieben.

Vorlage einrichten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Stornobeleg.

  2. Wechseln Sie in das Tab Transfer.

  3. Klicken Sie unter Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage übernehmen auf Übernehmen.

Da die Einstellungen der Vorlage für Stornobelege mit den Einstellungen der Vorlage für Rechnungen übereinstimmen, finden Sie nährere Erläuterungen zu den einzelnen Einstellungen auf der Seite Rechnung.

4.10.2. Rechnung korrigieren

Eine Rechnung korrigieren Sie, indem Sie sie zunächst stornieren. Das Stornieren einer Rechnung dient der nachvollziehbaren Korrektur von rechnungsrelevanten Daten und nicht der Stornierung eines Auftrages. Anschließend kann der Auftrag wieder bearbeitet werden und eine neue Rechnung erzeugt werden.

Rechnung korrigieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Auftrag, in dem Sie die Rechnung stornieren möchten.

  3. Wechseln Sie in das Tab Belege.

  4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Beleg erstellen den Stornobeleg.
    → Ein Fenster mit optionalen Einstellungen wird geöffnet.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Stornobeleg wird erzeugt und die Auftragseinstellungen entsperrt.

  6. Bearbeiten Sie jetzt die Daten, die Sie korrigieren möchten.
    → Tragen Sie z.B. eine Umsatzsteueridentifiaktionsnummer in der Rechnungsanschrift nach.

  7. Wechseln Sie wieder in das Tab Belege.

  8. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Beleg erstellen die Rechnung.
    → Ein Fenster mit optionalen Einstellungen wird geöffnet.

  9. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Rechnung wird erzeugt und die Auftragseinstellungen gesperrt.

4.10.3. Gruppenfunktionen nutzen und mehrere Aufträge bearbeiten

plentymarkets hält viele Hilfsmittel für bestmögliche Produktivität in der Auftragsbearbeitung bereit. Die beschriebene Gruppenfunktion gehört dazu. Sie können damit eine oder mehrere Aktionen an mehreren Aufträgen gleichzeitig ausführen und so viele manuelle Eingaben und damit verbundene mögliche Eingabefehler vermeiden.

Ein Praxisbeispiel verdeutlicht die Anwendungsmöglichkeiten der Gruppenfunktion: Ein begehrter Artikel in Ihrem Shop ist vorübergehend nicht lieferbar, es liegen aber bereits eine ganze Reihe von Bestellungen dafür vor. Gegen solche Lieferverzögerungen sind Händler in aller Regel machtlos, müssen aber die betroffenen Kunden schnellstmöglich über einen solchen Umstand informieren. Von Kunden, die bereits per Vorkasse bezahlt haben, ist verständlicherweise wenig Geduld zu erwarten.

Mit der Gruppenfunktion ist diese Aufgabe schnell erledigt: Suchen Sie mithilfe der Artikel-ID oder der Artikelbezeichnung alle Aufträge im Status ALLE < 7, denn Ihre Aktion ist nur für die Aufträge relevant, bei denen der Warenausgang noch nicht erfolgt ist. Hat Ihr System alle Aufträge gefunden, wählen Sie unter Gruppenfunktion die Option E-Mail-Service aus, um Ihre Kunden per E-Mail zu erreichen. Sobald eine Gruppenfunktion ausgewählt wird, erscheint ein neues Fenster mit spezifischen Einstellungen (Bild 14).

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Bild 14: Aufträge suchen, Gruppenfunktionen

Im Beispiel ist der Kunde der E-Mail-Empfänger. Eine E-Mail-Vorlage müssen Sie vorher selbst erstellt haben. Eine Markierung zu setzen ist nicht notwendig, aber durchaus sinnvoll (Bild 14, Zeile zu Pos. 2). Bevor Sie die Aktion über Anwenden ausführen (Bild 14, Pos. 3), überzeugen Sie sich nochmals davon, dass alle gewünschten Aufträge mit einem Häkchen ausgewählt wurden (Bild 14, Pos. 1).

Status >= 7

Beachten Sie, dass ein Auftragsstatus >= 7 nicht verringert werden kann, ohne dass vorher die Buchung des Warenausgangs zurückgesetzt wird. Für Aufträge mit Auftragsstatus ab Status 7 müssen Sie vorher den Warenausgang per Gruppenfunktion rückbuchen.

Mit der Gruppenfunktion ist es möglich, Prozesse für eine größere Menge an Aufträgen gleichzeitig auszuführen. Damit werden Vorgänge, z.B. eine Statusänderung oder ein E-Mail-Service, auf alle markierten Aufträge angewendet. Sie können auch bestimmte Aufträge per Gruppenfunktion löschen. Die Gruppenfunktion ist besonders zu empfehlen, wenn viele Aufträge bearbeitet werden müssen und die individuelle Bearbeitung sehr zeitaufwändig wäre. Bild 12 zeigt das Bearbeitungsfenster mit den verfügbaren Optionen.

Alternativ Datenaustausch nutzen

Mit der Gruppenfunktion werden nur die Aufträge erfasst, die in der Übersicht angezeigt werden. Das sind bis zu 400 Aufträge. Sollen größere Auftragsmengen oder alle Aufträge gleichzeitig bearbeitet werden, verwenden Sie den dynamischen Datenaustausch.

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Bild 32: Anwendung der Gruppenfunktion

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Verwendung der Gruppenfunktion.

Beispiel Warenausgang per Gruppenfunktion buchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Markieren Sie die Aufträge, für die Warenausgang per Gruppenfunktion gebucht werden soll.

  3. Klicken Sie auf Gruppenfunktion (Bild 32, Pos. 1).

  4. Markieren Sie die Option Warenausgang buchen (Bild 32, Pos. 2).

  5. Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit (Bild 32, Pos. 3).
    → Für das Datum wird automatisch das aktuelle Datum gewählt, dies ist jedoch änderbar. Die Wahl des Datums ist bei dieser Gruppenfunktion Pflicht.

  6. Klicken Sie auf Anwenden, um die Aktion auszuführen (Bild 32, Pos. 4).

Ein weiteres Beispiel für die Verwendung der Gruppenfunktion finden Sie auf der Handbuchseite Auftragssuche.

5. Gutschriften nutzen

Gutschriften dienen der Rückzahlung eines Betrages an einen Endkunden. Bei der Gutschrift in plentymarkets handelt es sich also nicht um eine Art umgekehrte Rechnung, sondern um eine Rückzahlung. Gutschriften erzeugen Sie unter Aufträge » Aufträge bearbeiten aus einem Auftrag. Eine Gutschrift ist also immer einem Auftrag zugeordnet. Gutschriften werden auch in Buchhaltungsexporten, wie dem DATEV-Export, berücksichtigt.

5.1. Standardstatus für Gutschriften speichern

Bevor Sie eine Gutschrift anlegen, prüfen Sie den Standardstatus für Gutschriften im Menü System » Aufträge » Einstellungen, passen diesen bei Bedarf an und speichern die Einstellungen.

Grundeinstellungen einmalig speichern, damit sie wirksam werden

Die Grundeinstellungen unter Einstellungen » Aufträge » Grundeinstellungen müssen bei Inbetriebnahme des Systems gespeichert werden, da die Einstellungen dieses Menüs nur dann wirksam werden. Speichern Sie daher das Menü auch, wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben.

5.2. Gutschrift anlegen

Eine Gutschrift kann nur zu einem bestehenden Auftrag angelegt werden. Deshalb muss zunächst der Auftrag im Menü Aufträge geöffnet werden.

Auftrag suchen:

  1. Suchen Sie den gewünschten Auftrag z.B. durch Eingabe der ID oder der Kundendaten in der Auftragssuche.

  2. Öffnen Sie anschließend den Auftrag durch einen Klick in der Zeile in der Auftragsübersicht.
    → Der Auftrag wird in einem eigenen Tab geöffnet (Bild 33).

Durch Wahl der Option Gutschrift / anlegen im Tab Übersicht (Bild 33) wird ein neuer Gutschriftauftrag in plentymarkets erzeugt. Hierbei handelt es sich um einen speziellen Auftrag mit allen Artikeln und Preisen des verknüpften Originalauftrags.

Gutschrift anlegen:

  1. Klicken Sie auf das Tab Übersicht des Auftrags, zu dem Sie eine Gutschrift anlegen möchten.

  2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Gutschrift und dort auf die Einstellung anlegen.
    → Die Gutschrift wird in einem eigenen Tab geöffnet.

Auftraege Gutschrift 01

Bild 33: Eine Gutschrift anlegen

Sie können die Optionen der Artikel einer Gutschrift im Tab Bearbeiten ändern oder auch nicht zutreffende Artikel aus der Artikelauflistung der Gutschrift löschen. Dabei ist es auch möglich, die Menge eines Artikels in der Gutschrift zu ändern. Sie erkennen änderbare Optionen an den Textfeldern, Dropdown-Menüs oder Textlinks. Weiterhin finden Sie rechts Icons zu den Bereichen Warenbestand und Nachbestellung anlegen. Das Löschen-Icon entfernt den Artikel aus der Gutschrift.

Tipp: Optionen vor Anlegen prüfen

Nicht in einer Gutschrift änderbare Optionen, wie z.B. das Lager müssen Sie ggf. im Auftrag vor Anlegen der Gutschrift ändern, sollte dies nötig bzw. von Ihnen gewünscht sein.

Im Tab Übersicht des Auftrags steht rechts der Hinweis Gutschrift verfügbar, wenn eine Gutschrift zu dem Auftrag angelegt wurde.

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Bild 34: Gutschrift verfügbar

Wurde zu einem Auftrag eine Gutschrift erzeugt, ist diese im Tab Übersicht über das Dropdown-Menü Gutschrift / suchen verlinkt.

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Bild 35: Gutschrift suchen

Mehrere Gutschriften pro Auftrag möglich

Zu einem Auftrag können mehrere Gutschriften angelegt werden.

5.3. Gutschrift korrigieren und stornieren

Nachdem zu einer Gutschrift auch das Dokument Gutschrift erzeugt wurde, ist der Gutschriftenauftrag für eine Bearbeitung gesperrt, damit steuerrelevante Daten nicht verändert werden können. Wenn Sie nun aber feststellen, dass die Gutschrift doch nicht korrekt ist und diese korrigieren wollen, dann erzeugen Sie einfach einen Stornobeleg.

5.3.1. Vorlage Stornobeleg einrichten

Richten Sie sich zunächst die Vorlage für das Dokument Stornobeleg Gutschrift ein. Der schnellste Weg ist in diesem Fall das Übernehmen der Einstellungen aus der Standard-Dokumentvorlage.
Im Folgenden wird kurz das Übernehmen der Standard-Dokumentvorlage beschrieben.

Vorlage einrichten:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente » Stornobeleg Gutschrift.

  2. Wechseln Sie in das Tab Transfer.

  3. Klicken Sie unter Einstellungen aus Standard-Dokumentenvorlage übernehmen auf Übernehmen.

Da die Einstellungen der Vorlage für Stornobelege mit den Einstellungen der Vorlage für eine Rechnung übereinstimmen, finden Sie nährere Erläuterungen zu den einzelnen Einstellungen auf der Seite Rechnung.

5.3.2. Gutschrift korrigieren

Eine Gutschrift korrigieren Sie, indem Sie sie zunächst stornieren und anschließend neu erzeugen. Das Stornieren einer Gutschrift dient der nachvollziehbaren Korrektur von steuerrelevanten Daten und nicht der Stornierung eines Gutschriftenauftrages. Anschließend kann der Gutschriftenauftrag wieder bearbeitet werden, also die Daten korrigert werden, und eine neue Gutschrift erzeugt werden.

Gutschrift korrigieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Auftrag, in dem Sie die Gutschrift stornieren möchten.

  3. Wechseln Sie in das Tab Belege.

  4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Beleg erstellen den Stornobeleg Gutschrift.
    → Ein Fenster mit optionalen Einstellungen wird geöffnet.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Der Stornobeleg wird erzeugt und die Auftragseinstellungen entsperrt.

  6. Bearbeiten Sie jetzt die Daten, die Sie korrigieren möchten.

  7. Wechseln Sie wieder in das Tab Belege.

  8. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Beleg erstellen die Gutschrift.
    → Ein Fenster mit optionalen Einstellungen wird geöffnet.

  9. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Gutschrift wird erzeugt und die Auftragseinstellungen gesperrt.

5.4. Sammelgutschrift

Eine Sammelgutschrift erzeugen Sie unter Aufträge » Sammelaufträge.

Es werden alle Gutschriften der Kundenklasse gesammelt in einer Sammelgutschrift abgelegt. Je nach Anforderung empfiehlt es sich, eigene Kundenklassen für Sammelgutschriften anzulegen.

Sammelgutschrift für eine Kundenklasse generieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Sammelaufträge.

  2. Öffnen Sie das Untermenü Sammelgutschriften generieren.

  3. Wählen Sie die Kundenklasse und einen Zeitraum (optional).
    → Der Zeitraum bezieht sich auf das Datum des Gutschrifteingangs.

  4. Klicken Sie auf das Zahnrad, um eine Sammelgutschrift zu generieren.

5.5. Gutschriftbeleg erstellen

Prüfen Sie die Artikelpositionen und ändern Sie bei Bedarf die Optionen, bevor Sie einen Beleg der Gutschrift im Tab Belegeerzeugen.

Beleg für Gutschrift erstellen:

  1. Wählen Sie die Option Gutschrift aus dem Dropdown-Menü unter Beleg / erstellen.

  2. Klicken Sie auf den Link Beleg erstellen.

Bevor Gutschriftenbelege erzeugt werden können, muss die Dokumentenvorlage Gutschrift im Menü System » Aufträge » Dokumente eingerichtet werden.

5.6. Warenbestand zurückbuchen

Wenn beim Hauptauftrag der Warenausgang bereits gebucht wurde und die Waren wieder in das Lager zurückgebucht werden sollen, kann dies in der Gutschrift im Tab Einstellungen vorgenommen werden.

Auftraege Gutschrift 04

Bild 36: Gutschrift; Optionen der Rückbuchung des Warenbestandes

Warenbestand zurückbuchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Auftrag.

  3. Wechseln Sie in das Tab Einstellungen.

  4. Klicken Sie bei der Option Warenausgang auf den Link zurücksetzen.

  5. Wählen Sie im angezeigten Fenster die gewünschte Option gemäß den Erläuterungen in Tabelle 1.

  6. Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang auszuführen.

Tabelle 5. Gutschrift; Optionen zur Rückbuchung des Warenbestandes
Einstellung Erläuterung

Warenausgang komplett zurücksetzen

Setzt den Warenausgang vollständig zurück. Auch das Datum des Warenausgangs wird gelöscht.

Warenbestand zurückbuchen

In diesem Bereich werden die Artikel vollständig oder teilweise zurückgebucht.

Komplette Menge wählen

Trägt die komplette Menge des Artikels im Auftrag in das Feld Rückbuchen ein.

Komplette Menge abwählen

Setzt die Artikelmengen unter Rückbuchen auf Null.

Rückbuchen

Die Artikelmenge(n) eintragen, die zurückgebucht werden soll(en), wenn Teilmengen zurückgebucht werden sollen.

Lager

Das Lager wählen, in das die Artikel zurückgebucht werden sollen.

Lagerort

Den Lagerort wählen, zu dem die Rückbuchung erfolgen soll.

Menge im Auftrag

Zeigt die Menge der Artikel an, die im Auftrag enthalten sind.

Zurückgebucht

Zeigt bereits zurückgebuchte Artikelmengen an.

ID

ID des Artikels

Artikel

Name des Artikels

Tipp: Status des Auftrags prüfen

Wurde beim Hauptauftrag noch kein Warenausgang gebucht, erfolgte für die Artikelpositionen auch noch keine Reduzierung des physischen Warenbestands. Befindet sich der Hauptauftrag in einem Auftragsstatus kleiner 7, werden die Artikelmengen im Warenbestand weiterhin reserviert / geblockt. Es empfiehlt sich in diesem Fall, für die Rückbuchung den Auftragsstatus des Hauptauftrags auf 8 (Storniert) zu ändern.

5.7. Rückzahlungen

Sie können Rückzahlungen direkt in einer Gutschrift ausführen, entweder im Tab Einstellungen über das Icon Rückzahlung oder alternativ im Tab Zahlung.

5.7.1. Rückzahlungen im Tab: Einstellungen

Die Option Rückzahlung an Kunden (Bild 38) wird nur bei den Zahlungsarten PayPal, ClickandBuy und heidelpay angezeigt.

Auftraege Gutschrift 05

Bild 37: Rückzahlung in Gutschrifteinstellungen

Rückzahlung ausführen:

  1. Klicken Sie in der Gutschrift im Tab Einstellungen bei der Option Rückzahlung auf das Zahlungs-Icon (Bild 37).

  2. Prüfen Sie den Betrag der Rückzahlung und passen Sie diesen ggf. an.

  3. Klicken Sie auf das Zahnrad, um die Rückzahlung auszuführen (Bild 38).

Auftraege Gutschrift 06

Bild 38: Rückzahlung im Tab Einstellungen einer Gutschrift

Bedingung bei PayPal

Bei PayPal ist es nicht möglich, höhere Beträge einzusetzen als mit der ursprünglichen Paypal-Transaktion bezahlt wurden.

5.7.2. Rückzahlungen im Tab: Zahlung

Im Tab Zahlung sehen Sie alle Zahlungen und Teilzahlungen, die zum Auftrag gehören. Über Filter suchen Sie außerdem nach einzelnen Zahlungen des Auftrags. Im Tab Zahlungsverkehr werden in der obersten Leiste der Rechnungsbetrag, der bereits bezahlte Rechnungsbetrag und der noch offene Rechnungsbetrag angezeigt. So haben Sie anhand dieser Zahlen direkt einen Überblick. Rückzahlungen buchen Sie in diesem Tab manuell über Zahlung buchen.

5.8. Eine Gutschrift suchen

In der Auftragsübersicht kann auch nach Gutschriften gesucht werden. Um alle Gutschriften anzuzeigen, wählen Sie unter Status die AuswahlALLE und unter Typ die Option Gutschrift. In der Auftragsübersicht wird bei Gutschriften neben der Auftrags-ID der Gutschrift noch ein Hinweistext angezeigt: die Information Gutschrift sowie die Auftrags-ID des Auftrags, aus dem die Gutschrift stammt.

Auftraege Gutschrift 07

Bild 39: Gutschrift-Info: Auftrags-ID

5.9. Eine Gutschrift löschen

Sie können eine Gutschrift, auch direkt nachdem Sie diese angelegt haben, durch Klicken auf das Löschen-Icon im oberen Bereich der Gutschrift wieder löschen.

6. Retoure

In diesem Menü legen Sie Gründe und Artikelstatus für Retouren fest und speichern diese. Die Gründe und Status ordnen Sie später Retouren zu.

7. Gründe für Retouren anlegen

Sie können bis zu 20 Retourengründe eintragen. In einer Retoure wählen Sie den Grund im Tab Einstellungen.

DE Auftragstypen Retoure 01

Bild 40: Gründe für Retouren eintragen

Gründe für Retouren anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Auftragstypen » Retoure.

  2. Tragen Sie die gewünschten Gründe für Retouren ein.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

Wenn Sie erlauben, dass Kunden im Mein-Konto-Bereich des Webshops Retouren selbst anlegen können, stehen die angelegten Retourengründe den Kunden dort zur Wahl. Wenn der Kunde keinen Grund wählt, wird der erste Retourengrund verwendet, da dieser voreingestellt ist.

8. Status von zurückgesendeten Artikeln

Sie können bis zu 12 Artikelstatus anlegen. Die Status stehen in einem Auftrag vom Typ Retoure im Tab Übersicht bei den Artikelpositionen zur Auswahl. Um je nach Fortschritt der Bearbeitung verschiedene Status zuzuweisen, legen Sie entsprechend Ihrer Anforderungen die benötigten Status an.

DE Auftragstypen Retoure 02

Bild 41: Beispielstatus für zurückgesendete Artikel

Status für zurückgesendete Artikel anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Auftragstypen » Retoure.

  2. Tragen Sie die gewünschten Status für die Zuordnung zurückgesendeter Artikel ein.

  3. Speichern Sie die Einstellungen.

Eine Retoure wird benötigt, wenn ein Artikel vom Kunden zurückgesendet wurde. Sie dient u.a. dazu, den Warenbestand zu aktualisieren.

8.1. Grundeinstellungen

Nehmen Sie die Grundeinstellungen zu Retouren im Menü System » Aufträge » Auftragstypen » Retoure vor, bevor Sie eine Retoure anlegen. Dort werden Retouregründe und die Artikelstatus für zurückgesendete Artikel konfiguriert. Diese Gründe und Status müssen Sie anlegen, damit sie für die Konfiguration einer Retoure verfügbar sind. Prüfen Sie auch den Standard-Status für Retouren im Menü System » Aufträge » Einstellungen. Passen Sie den Standard-Status ggf. an.

Retouren über Kassensysteme erfassen

Es ist möglich, Retouren über Kassensysteme zu erfassen, ohne einen zugehörigen Auftrag anzugeben. Retouren, die durch Kassensysteme erfasst wurden, können allerdings keinem Hauptauftrag zugewiesen werden. Der Warenbestand wird automatisch per SOAP-Call abgeglichen. Wie Sie Retouren über ein Kassensystem erfassen, erfahren Sie vom jeweiligen Kassensystem-Anbieter.

8.2. Eine Retoure anlegen

Eine Retoure legen Sie direkt in der Auftragsbearbeitung wie nachfolgend beschrieben an.

DE Auftraege Retoure 01

Bild 42: Retoure anlegen

Eine Retoure anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Öffnen Sie den Auftrag, für den eine Retoure angelegt werden soll.

  3. Klicken Sie im Tab Übersicht unter Retoure auf anlegen (Bild 42).
    → Ein Bearbeitungsfenster wird geöffnet (Bild 43).

  4. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 1 vor.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Retoure wird angelegt und in einem eigenen Tab geöffnet.

DE Auftraege Retoure 02

Bild 43: Einstellungen für eine neue Retoure

Tabelle 6. Optionen beim Anlegen einer Retoure
Einstellung Erläuterung

Status

Standard-Status, wie im Menü Grundeinstellungen hinterlegt. Dieser Status kann bei Bedarf geändert werden.

Grund der Retoure

Den Grund der Retoure einstellen.
Weitere Details zur Konfiguration von Retourengründen befinden sich auf der Handbuchseite Retouren.

Paketcode der Retoure

Den Paketcode der Retoure eintragen.

Übernehmen

Die Artikel wählen, die für die Retoure übernommen werden sollen (Häkchen setzen).

Menge

Artikelmenge ggf. anpassen.

8.3. Eine Retoure bearbeiten

Retouren werden in der Auftragsübersicht angezeigt. Um eine Retoure zu bearbeiten, gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor.

DE Auftraege Retoure 03

Bild 44: Retoure bearbeiten

Eine Retoure bearbeiten:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Wählen Sie in den Filtereinstellungen unter Typ die Option Retoure.

  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Retouren mit den jeweiligen Aufträgen werden aufgelistet.

  4. Klicken Sie auf die Retoure, die bearbeitet werden soll, um diese zu öffnen.

  5. Wählen Sie den zutreffenden Artikelstatus unter Artikelpositionen (Bild 44, roter Pfeil).

  6. Wechseln Sie in das Tab Einstellungen.

  7. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

Weitere Details zum Artikelstatus finden Sie auf der Handbuchseite Retoure.

Tabelle 7. Optionen beim Bearbeiten einer Retoure
Einstellung Erläuterung

Status

Standard-Status, wie im Menü Grundeinstellungen hinterlegt. Dieser Status kann bei Bedarf geändert werden.

Grund der Retoure

Den Grund der Retoure wählen.
Weitere Details zur Konfiguration von Retourengründe befinden sich auf der Handbuchseite Retouren.

Eigner

Den Eigner der Retoure wählen.

8.4. Rücksendeschein erstellen

Für Retouren steht der Dokumententyp Rücksendeschein zur Verfügung. Bevor Rücksendescheine erzeugt werden können, muss die Dokumentenvorlage Rücksendeschein im Menü System » Aufträge » Dokumente eingerichtet werden.

Prüfen Sie die Artikelpositionen der Retoure und ändern Sie bei Bedarf die Optionen, z.B. die Menge eines Artikels, bevor Sie im Tab Belege der Retoure einen Rücksendeschein erzeugen.

Rücksendeschein erstellen:

  1. Öffnen Sie die Retoure und klicken Sie auf das Tab Belege.

  2. Wählen Sie die Option Rücksendeschein aus dem Dropdown-Menü Beleg erstellen.
    → Ein Fenster wird geöffnet.

  3. Nehmen Sie die Einstellungen für den Rücksendeschein vor.

  4. Klicken Sie auf Speichern, um den Rücksendeschein zu generieren.

8.5. Warenbestand zurückbuchen

Wenn Sie einen Artikel über eine Retoure zurückerhalten, können Sie den Warenbestand ganz oder teilweise zurückbuchen oder auch den gesamten Warenausgang zurücksetzen.

DE Auftraege Retoure 04

Bild 45: Warenbestand zurückbuchen

Warenbestand zurückbuchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Wählen Sie in den Filtereinstellungen unter Typ die Option Retoure.

  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Retouren mit den jeweiligen Aufträgen werden aufgelistet.

  4. Klicken Sie auf die Retoure, die bearbeitet werden soll, um diese zu öffnen.

  5. Öffnen Sie das Tab Einstellungen.

  6. Klicken Sie bei der Option Warenbestand auf Warenbestand einbuchen.
    → Ein Bearbeitungsfenster wird geöffnet.

  7. Nehmen Sie die Einstellungen gemäß Tabelle 3 vor.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

Tabelle 8. Optionen für Rückbuchungsfunktionen
Einstellung Erläuterung

Warenausgang komplett zurücksetzen

Setzt den Warenausgang vollständig zurück, auch das Datum des Warenausgangs wird gelöscht.

Warenbestand zurückbuchen

In diesem Bereich werden die Artikel vollständig oder teilweise zurückgebucht.

Komplette Menge wählen

Trägt die komplette Menge des Artikels im Auftrag unter Rückbuchen ein.

Komplette Menge abwählen

Setzt die Artikelmengen unter Rückbuchen auf Null.

Rückbuchen

Die Artikelmengen eintragen, die zurückgebucht werden sollen, wenn Teilmengen zurückgebucht werden sollen.

Lager

Das Lager wählen, in das die Artikel zurückgebucht werden sollen.

Lagerort

Den Lagerort wählen, in den die Artikel zurückgebucht werden sollen.

Menge im Auftrag

Zeigt die Menge der Artikel an, die im Auftrag enthalten sind.

Zurückgebucht

Zeigt bereits zurückgebuchte Artikelmengen an.

ID

ID des Artikels.

Artikel

Name des Artikels.

Retoure-Artikel im Zulauf

Im Menü Warenbestand » Retouren » Zulauf finden Sie eine Übersicht aller durch Retouren im Zulauf befindlichen Artikel.

8.6. Warenbestand zurückbuchen für Retouren von Aufträgen mit Lieferaufträgen

Retournierte Ware wird im Tab Einstellungen der Retoure wieder in das System eingebucht.

DE Auftraege Retoure 05

Bild 46: Menge für die Rückbuchung eintragen

Warenbestand für Artikel von Lieferaufträgen zurückbuchen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Wählen Sie in den Filtereinstellungen unter Typ die Option Retoure.

  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Retouren mit den jeweiligen Aufträgen werden aufgelistet.

  4. Klicken Sie auf die Retoure, die bearbeitet werden soll, um diese zu öffnen.

  5. Öffnen Sie das Tab Einstellungen.

  6. Klicken Sie bei der Option Warenbestand auf Warenbestand einbuchen.
    → Ein Bearbeitungsfenster wird geöffnet, in dem die Lieferaufträge angezeigt werden.

  7. Tragen Sie in der Spalte Rückbuchen ein, wie oft der Artikel zurückgebucht werden soll.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Wenn Sie jetzt die Ansicht noch einmal öffnen, sehen Sie, dass die entsprechende Menge gebucht wurde.

9. Gewährleistung

Gewährleistungen sind Retouren relativ ähnlich, denn in beiden Fällen bekommen Sie Waren eines Auftrags im Status 7 wieder zurückgesendet. Im Gegensatz zur Retoure erwarten Kunden bei einer Gewährleistung aber entweder eine neue Lieferung oder wollen den bezahlten Rechnungsbetrag erstattet bekommen (Gutschrift). Achten Sie bei den Gewährleistungen darauf, dass im Regelfall kein Wareneingang aus der Rücksendung erfolgt, aber typischerweise eine zweite Lieferung mit eigener Auftrags-ID und vor allem mit eigenem Warenausgang erfolgt.

Weil die Begriffe Gewährleistung und Garantie häufig synonym verwendet werden, hier zunächst je eine Definition:

  • Gewährleistung (auch Mängelhaftung nach deutschem Recht)
    Gesetzliche Pflicht des Händlers, Mängel eines Artikels, die bei Lieferung bereits bestanden haben, kostenlos zu beseitigen. Die Frist, während der die Gewährleistung gerichtlich geltend gemacht werden kann, beträgt bei beweglichen Artikeln 2 Jahre und bei unbeweglichen 3 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Tag der Übergabe des Artikels. Ab 6 Monate nach Übergabe des Artikels muss der Käufer beweisen, dass der Mangel bereits bei Übergabe des Artikels vorhanden war. Vorher liegt die Beweispflicht beim Händler. Die Gewährleistungsfrist kann vertraglich verlängert, aber nicht verkürzt werden.

  • Garantie
    Freiwillige Erklärung des Herstellers und/oder Händlers, wie bei Schäden oder sonstigen Problemen mit dem Artikel zu verfahren ist. Fristen und Vorgehensweisen liegen im Ermessen des Garantiegebers. Die Garantie ist somit eine vertragliche Angelegenheit zwischen Hersteller/Händler und Kunde und keine gesetzliche Regelung.

Wenn ein Gewährleistungsfall vorliegt, kann der Händler entscheiden, ob er dem Kunden die Kosten erstattet oder den Artikel reparieren oder austauschen lässt.

Wenn die Kosten erstattet werden sollen, legt er eine Gutschrift an. Weitere Details dazu finden Sie auf der Handbuchseite Gutschrift.

Bei Umtausch oder Reparatur legt er eine Gewährleistung an. Ob Sie die Versandkosten in einer Gewährleistung übernehmen oder nicht, wählen Sie im Menü System » Aufträge » Einstellungen.

Tipp: Einstellungen einer Gewährleistung

Wenn Sie aus einem Auftrag heraus eine Gewährleistung erzeugen, wird automatisch das Versandprofil des Auftrags übernommen. Die Einstellungen sind jedoch in der Gewährleistung änderbar. Bei Lieferaufträgen wird ebenfalls automatisch das korrekte Lager eingestellt. Die Zahlungsart bei Gewährleistungen ist änderbar.

9.1. Eine Gewährleistung anlegen

Generell legen Sie eine Gewährleistung aus einer Retoure an. Es ist jedoch auch möglich, diese direkt aus dem zugrunde liegenden Auftrag heraus anzulegen.

DE Auftraege Gewaehrleistung 01

Bild 47: Gewährleistung anlegen

Eine Gewährleistung anlegen:

  1. Öffnen Sie die Retoure oder den Auftrag.

  2. Klicken Sie im Bereich Gewährleistung auf anlegen (Bild 47, roter Pfeil).
    → Das Fenster Gewährleistung zum Auftrag mit der ID wird geöffnet.

  3. Setzten Sie bei den betreffenden Artikeln ein Häkchen (Bild 48, roter Pfeil).

  4. Speichern Sie die Einstellungen.
    → Die Gewährleistung wird angelegt und dem Original-Auftrag zugeordnet.

DE Auftraege Gewaehrleistung 02

Bild 48: Artikel markieren

9.2. Eine Gewährleistung bearbeiten

Gewährleistungsaufträge werden in der Auftragsübersicht angezeigt. Um eine Gewährleistung zu bearbeiten, gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor.

Eine Gewährleistung bearbeiten:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.

  2. Wählen Sie im Tab Filter für den Filter Typ die Option Gewährleistung.

  3. Klicken Sie auf Suchen.
    → Es werden nur Gewährleistungen aufgelistet.

  4. Klicken Sie in die Zeile der Gewährleistung, die Sie bearbeiten möchten.
    → Die Gewährleistung wird geöffnet und kann bearbeitet werden.

DE Auftraege Gewaehrleistung 03

Bild 49: Tab Belege einer Gewährleistung

Gehen Sie in der Bearbeitung der Gewährleistung wie im Folgenden beschrieben vor, um den Vorgang abzuschließen.

Gewährleistung abschließen:

  1. Öffnen Sie in der Gewährleistung das Tab Belege.

  2. Wählen Sie Rechnung aus dem Dropdown-Menü Beleg erstellen (Bild 49, roter Pfeil).
    → Der Rechnungsbetrag wird automatisch mit 0,00 angegeben.

  3. Wechseln Sie in das Tab Einstellungen.

  4. Klicken Sie in der Zeile Warenausgang auf das Symbol Warenausgang buchen (Bild 50, roter Pfeil).
    → Der Warenausgang wird gebucht und der Status wechselt automatisch zu [7] Warenausgang gebucht.

  5. Setzen Sie den Status manuell auf Status [10] Gewährleistung.

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

DE Auftraege Gewaehrleistung 04

Bild 50: Tab Einstellungen; Symbol Warenausgang buchen

10. Vorbestellungen

10.1. Artikel vorbestellbar machen

Vorbestellungen sind im Online-Handel ein wichtiges Instrument im Marketing-Mix. Meist können Artikel noch vor der tatsächlichen Verfügbarkeit zum günstigen Einführungspreis bestellt werden. Für eine Warenwirtschaft stellt dies einen Sonderfall dar, da noch nicht verfügbare Artikel natürlich auch noch keinen Lagerbestand haben können.

Vorbestellungen sind in plentymarkets sehr einfach zu erstellen. Es gibt dafür den Auftragstyp Vorbestellung, den Sie bei manuell erfassten Aufträgen verwenden können.

Um Vorbestellungen über den Webshop entgegennehmen zu können, ist das Erscheinungsdatum und die Artikelverfügbarkeit notwendig. Nehmen Sie dazu die auf dieser Seite beschriebenen Einstellungen am Artikel vor.

Manuelle Auftragseingabe

Der Auftragstyp Vorbestellung kann bei manueller Auftragseingabe gewählt werden. Eine automatische Zuweisung dieses Auftragstyps bei Bestellungen über den Webshop erfolgt in der aktuellen Version noch nicht.

10.1.1. Erscheinungsdatum

Die Option Erscheinungsdatum finden Sie in der Artikelbearbeitung im Tab Verfügbar. Hier können Sie über einen Kalender das Datum hinterlegen, zu dem der Artikel verfügbar sein wird (Eingabe auch per dynamischem Import möglich). Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

DE Auftraege Vorbestellung 01

Bild 51: Erscheinungsdatum eintragen

Erscheinungsdatum eintragen:

  1. Öffnen Sie das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Öffnen Sie einen Artikel, den Sie vorbestellbar machen möchten.

  3. Wechseln Sie in das Tab Verfügbar.

  4. Tragen Sie bei Erscheinungsdatum das Datum ein, ab dem der Artikel verfügbar sein soll.

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

Im nächsten Schritt sorgen Sie dafür, dass dieses Datum Ihren Kunden angezeigt wird. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

DE Auftraege Vorbestellung 02

Bild 52: CMS; Template-Variablen für Erscheinungsdatum

Erscheinungsdatum im Webshop sichtbar machen:

  1. Öffnen Sie das Menü CMS » Webdesign » Ordner: Layout » Ordner: ItemView.

  2. Öffnen Sie das Template ItemViewSingleItem.

  3. Fügen Sie die Template-Variable $ReleaseDate ein (Bild 2).

  4. Speichern Sie die Einstellungen.

10.1.2. Artikelverfügbarkeit

Eine weitere Voraussetzung ist die korrekte Einstellung der Artikelverfügbarkeit. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor.

DE Auftraege Vorbestellung 03

Bild 53: Tab Bestand, Keine Einschränkung

Artikelverfügbarkeit für Vorbestellungen einstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü Artikel » Artikel bearbeiten.

  2. Öffnen Sie einen Artikel, den Sie vorbestellbar machen möchten.

  3. Wechseln Sie in das Tab Bestand.

  4. Wählen Sie für die Option Beschränkung die Einstellung Keine Beschränkung.
    → Der Artikel kann nun ohne tatsächlichen Bestand vorbestellt, also verkauft werden.

Maximale Bestellmenge

Damit andere Online-Händler Ihre Vorbestellungen nicht dazu missbrauchen können, Ihre Bestände zum günstigen Preis komplett aufzukaufen, tragen Sie im Tab Verfügbar bei der Option Maximale Bestellmenge (Bild 1) einen Wert ein. Tragen Sie dort den Wert 1 ein, kann der Artikel pro Bestellung nur ein einziges Mal gekauft werden. Setzen Sie die maximale Abgabemenge auf den Wert 0, wird ohne Beschränkung verkauft.

10.2. Zahlungsaufforderung für Vorbestellungen einrichten

Die OptionVersanddatum bleibt bei normalen Bestellungen in der Regel ungenutzt, kann jedoch für Vorbestellungen sinnvoll verwendet werden. Liegt das Erscheinungsdatum eines Artikels aber in der Zukunft, so wird dieses Datum bei der Bestellung als Versanddatum hinterlegt, da ja erst mit dem Erscheinen des Artikels geliefert werden kann. Das Versanddatum können Sie in der Auftragssuche als Filteroption verwenden und über den Aktionsmanager nutzen.

Meist werden Vorbestellungen einige Zeit vor dem Erscheinen eines Artikels generiert, von den Kunden zum Zeitpunkt der Bestellung aber noch nicht bezahlt. Daher ist es sinnvoll, Kunden einige Tage vor dem Erscheinungs- bzw. Versanddatum über den bevorstehenden Versand zu informieren und sie zur Zahlung aufzufordern. Dies kann der Aktionsmanager automatisch für Sie erledigen. Kunden wird dann wenige Tage vor dem geplanten Versand eine Erinnerungs-E-Mail mit Ihren Bankdaten und dem Link zur Kaufabwicklung gesendet. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um die automatische Zahlungsaufforderung für Vorbestellungen einzurichten.

Zahlungsaufforderung per E-Mail einrichten:

  1. Erstellen Sie eine geeignete E-Mail-Vorlage.

  2. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Aktionen.

  3. Wechseln Sie in das Tab Neue Aktion.

  4. Tragen Sie dort im Tab Einstellungen einen Namen ein.

  5. Wählen Sie bei der Option Täglich ausführen um eine Uhrzeit aus dem Dropdown-Menü.

  6. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv, um die Aktion zu aktivieren.

  7. Wechseln Sie in das Tab Filter.

  8. Wählen Sie für den Status die Einstellung [3] Warten auf Zahlung.

  9. Wählen Sie unter Versanddatum z.B. die Einstellung in 4 Tagen.

  10. Wechseln Sie in das Tab Aktion.

  11. Wählen Sie bei der Option Versende E-Mail-Vorlage die zuvor erstellte E-Mail-Vorlage. Diese Vorlage wird dann mit dieser Aktion automatisch an den Kunden gesendet.

  12. Klicken Sie auf Speichern, um die Aktion zu sichern.

DE Auftraege Vorbestellung 04

Bild 54: Aktionsmanager, Tab: Filter

11. Lieferauftrag

In diesem Menü legen Sie fest, nach welchen Kriterien Aufträge in Lieferaufträge gesplittet werden sollen.

Erfahren Sie mehr zum Auftragstyp Lieferauftrag im folgenden Videotutorial:

12. Optionen für das Splitten von Aufträgen in Lieferaufträge

In diesem Menü haben Sie die Möglichkeit, bei der Splittung von Aufträgen in Lieferaufträge die Kriterien Lager, Versandprofil sowie Lager und Versandprofil anzuwenden.

DE Einstell Auftraege Auftragstypen Lieferauftrag01 SI

Bild 55: Optionen für das Splitten von Aufträgen in Lieferaufträge

Erläuterungen zu den Optionen

Tabelle 9. Optionen für das Splitten von Aufträgen in Lieferaufträge
Einstellung Optionen Erläuterung

Aufträge in Lieferaufträge splitten nach

Lager

Die Lieferaufträge werden anhand der verschiedenen Lager der Artikel des Auftrags erstellt.

Versandprofil

Die Lieferaufträge werden anhand der verschiedenen Versandprofile der Artikel des Auftrags erstellt.

Lager und Versandprofil

Die Lieferaufträge werden anhand der verschiedenen Lager und derVersandprofile der Artikel des Auftrags erstellt.

Lager und Netto-Warenbestand

Die Lieferaufträge werden anhand der verschiedenen Lager und des Netto-Warenbestands der Artikel des Auftrags erstellt.

Aus

Es erfolgt keine Aufsplittung.

.

Beispiel für die praktische Anwendung der verschiedenen Optionen:

Tabelle 10. Parameter des Auftrags, der gesplittet werden soll
Inhalt des Auftrags Lager Versandprofil

Artikel 1

Lager A

Versandprofil A

Artikel 2

Lager B

Versandprofil A

Artikel 3

Lager A

Versandprofil B

Artikel 4

Lager B

Versandprofil B

Artikel 5

Lager C

Versandprofil B

.

Anhand dieses Beispiels nachfolgend eine Erläuterung der Optionen:

12.1. Aufsplitten nach Lager

Folgendes Ergebnis erhalten Sie bei der Einstellung Aufträge in Lieferaufträge splitten nach Lager:

Tabelle 11. Aufsplittung nach Lagern
Lieferauftrag 1 Lieferauftrag 2 Lieferauftrag 3

Lager A

Lager B

Lager C

Artikel 1 (Versandprofil A)

Artikel 2 (Versandprofil A)

Artikel 5 (Versandprofil B)

Artikel 3 (Versandprofil B)

Artikel 4 (Versandprofil B)

.

Ergebnis: 3 Lieferaufträge

12.2. Aufsplitten nach Versandprofilen

.

Das Aufsplitten nach Versandprofil ist eine Option, die in den Einstellungen eines Lagers auf Ja gestellt sein muss (beachten Sie dazu den Abschnitt Weitere Option des Aufsplittens nach Versandprofil unten).

Folgendes Ergebnis erhalten Sie bei der Einstellung Aufträge in Lieferaufträge splitten nach Versandprofil:

Tabelle 12. Aufsplittung nach Versandprofil
Lieferauftrag 1 Lieferauftrag 2

Versandprofil A

Versandprofil B

Artikel 1 (Lager A)

Artikel 3 (Lager A)

Artikel 2 (Lager B)

Artikel 4 (Lager B)

Artikel 5 (Lager C)

.

Ergebnis: 2 Lieferaufträge

12.3. Aufsplitten nach Lager und Versandprofil

Folgendes Ergebnis erhalten Sie bei der Einstellung Aufträge in Lieferaufträge splitten nach Lager und Versandprofil:

Tabelle 13. Aufsplittung nach Versandprofil
Lieferauftrag 1 Lieferauftrag 2 Lieferauftrag 3 Lieferauftrag 4 Lieferauftrag 5

Lager A

Lager B

Lager C

Versandprofil A

Versandprofil B

Artikel 1
(Versandprofil A)

Artikel 2
(Versandprofil A)

Artikel 5
(Versandprofil B)

Artikel 3
(Versandprofil B)

Artikel 4
(Versandprofil B)

Artikel 3 (Versandprofil B)

Artikel 4 (Versandprofil B)

Ergebnis: 5 Lieferaufträge

Da die Versandprofile der durchgestrichenen Artikel abweichen, müssen 2 weitere Lieferaufträge angelegt werden.

12.4. Weitere Option des Aufsplittens nach Versandprofil

Im Menü System » Waren » Lager » Lager wählen » Untermenü: Einstellungen gibt es in den Einstellungen eines Lagers die Option Nach Versandprofil splitten. Diese Option muss auf JA gestellt sein, damit Sie für Aufträge mit Artikeln dieses Lagers eine Aufsplittung nach Versandprofil vornehmen können. Die Einstellungen der Läger in obigem Beispiel ergeben bei der Einstellung NEIN für Lager A und JA für Lager B und Lager C das folgende Ergebnis:

Tabelle 14. Aufsplittung nach Versandprofil bei unterschiedlicher Konfiguration in den Lager-Einstellungen
Lieferauftrag 1 Lieferauftrag 2 Lieferauftrag 3 Lieferauftrag 4

Lager A

Lager B

Lager B

Lager C

Artikel 1 (Versandprofil A)

Artikel 2 (Versandprofil A)

Artikel 4 (Versandprofil B)

Artikel 5 (Versandprofil B)

Artikel 3 (Versandprofil B)

Ergebnis: 4 Lieferaufträge

Da für Lager A keine Aufsplittung nach Versandprofil eingestellt ist, werden die Artikel 1 und 3 zusammen in einem Lieferauftrag verschickt.

Der Auftragstyp Lieferauftrag ermöglicht es Ihnen, aus einem Hauptauftrag jeweils Lieferaufträge für die in diesem Auftrag enthaltenen Artikel zu generieren, so dass Sie diese einzeln bw. in Teilen verschicken können. Sie können somit z. B. Artikel, die Sie auf Lager haben, sofort losschicken und Artikel, die Sie erst noch geliefert bekommen, später nachsenden. Dies können Sie mit unterschiedlichen Dienstleistern oder auch mit nur einem Dienstleister durchführen.
Lieferaufträge können per Ereignisaktion, manuell oder automatisch erstellt werden.

Bei "normalen" Aufträgen würde es zu Problemen führen, wenn die jeweiligen Logistiker denselben Auftrag bearbeiten würden, weil die Statusänderung durch einen Logistiker den Abruf des Auftrags für die anderen Logistiker blockieren würde. Mit der hier beschriebenen Funktion bearbeitet jeder Logistiker nun seinen eigenen Lieferauftrag.

12.5. Grundeinstellungen

Die Funktion Lieferaufträge ist zum einen anwendbar, wenn die Artikel eines Auftrags verschiedenen Lagern zugeordnet sind und in den Grundeinstellungen zu Lagern im Menü Einstellungen > Aufträge > Grundeinstellungenfolgende Optionen gewählt sind:

DE Lieferauftrag 01 SI

Bild 56: Lager-Optionen b) und b) als Voraussetzung für Lieferaufträge

Zum anderen ist auch die Variante mit der Option in Abhängigkeit des Warenbestandes möglich.

DE Lieferauftrag 02 SI

Bild 57: Lager-Optionen b) und c) als Voraussetzung für Lieferaufträge

Pflichteinstellungen

Diese Grundeinstellungen müssen vorgenommen werden, um die Funktion Lieferaufträge zu nutzen. Außerdem müssen Sie Logistik-Dienstleister im System eingerichtet haben.

Beachten Sie dazu die Handbuchseite System » Aufträge » Grundeinstellungen.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, Lieferaufträge nach folgenden Kriterien zu splitten: Lager, Versandprofil, Lager und Versandprofil, oder Lager- und Netto-Warenbestand.

Lieferaufträge splitten

Diese Einstellung nehmen Sie im Menü System » Aufträge » Auftragstypen » Lieferauftrag vor.

DE Lieferauftrag 03 SI

Bild 58: Optionen im Menü Lieferaufträge

12.6. Eigenschaften eines Lieferauftrags

Ein Lieferauftrag besitzt folgende Eigenschaften:

  • Eine Anpassung ist nach Erzeugung nicht mehr möglich

  • Der Bestand wird vom Hauptauftrag übernommen

  • Der Preis und das Gewicht eines Artikels wird übernommen

  • Die Erzeugung eines Lieferscheins ist möglich

  • Die Erzeugung eines Adressetiketts ist möglich

  • Weitere PDF-Dokumente können nicht generiert werden

Daraus folgt:

12.7. Konsequenzen für die Auftragsbearbeitung

  • Sie dürfen keine Artikelpositionen im Hauptauftrag löschen, die sich in einem Lieferauftrag befinden

  • Die Menge, die für eine Artikelposition im Hauptauftrag hinterlegt ist, darf nicht in eine Menge geändert werden, die die Artikelmengen unterschreitet, die in Lieferaufträgen verteilt sind

  • Die nötigen PDF-Dokumente (z. B. Rechnung) werden im Hauptauftrag erzeugt

13. Lieferaufträge anlegen

Zuerst legen Sie den eigentlichen Auftrag unter Beachtung der in Abschnitt 1 genannten Punkte an. Die zugehörigen Lieferaufträge werden idealerweise über eine Ereignisaktion generiert. Sie als Händler können somit bestimmen, wann und wie die Lieferaufträge zu einem Auftrag generiert und von dem jeweiligen Logistik-Dienstleister abgerufen werden können. In einem weiteren Beispiel erläutern wir dann die manuelle Erzeugung von Lieferaufträgen.

Erfahren Sie mehr zum Anlegen von Lieferaufträgen im folgenden Videotutorial:

13.1. Lieferaufträge per Ereignisaktion anlegen

Nachfolgend drei Beispiele zur Generierung von Lieferaufträgen zu einem Auftrag per Ereignisaktion.

Erzeugen Sie folgende neue Ereignisaktionen bzw. die von Ihnen benötigten und nehmen Sie darin die nachfolgend beschriebenen Einstellungen vor.

Tipp

Wählen Sie für die Generierung von Lieferaufträgen Beispiel A, B oder C, wobei C wegen der Generierung nach dem Rechnungsdruck Vorteile hat.

13.1.1. Beispiel A: Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Auftragseingang"

Wenn Sie möchten, dass schon beim Eingang eines Auftrages die zugehörigen Lieferaufträge generiert werden sollen, nutzen Sie folgende Einstellungen.

Der Nachteil ist, dass der Status nicht beachtet wird und somit auch Lieferaufträge von Aufträgen in Status 3.0 (oder 1.0 wenn Sie mit Auktionsplattformen wie eBay arbeiten) generiert werden. Diese nehmen dann den Status des Hauptauftrages an.

Ereignisaktion Beispiel A erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen > Aufträge > Ereignisaktionen.

  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.

  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Lieferauftrag generieren bei Auftragseingang und wählen Sie unter Ereignis die Option Auftragsanlage > Neuer Auftrag.

  4. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.

  5. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragstyp hinzu, markieren Sie im Filter die Option Auftrag.

  6. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragslager hinzu, markieren Sie im Filter die Option Mehrere Lager pro Auftrag.

  7. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Auftrag > Lieferaufträge generieren hinzu.

  8. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.

  9. Speichern Sie die Einstellungen.

DE Lieferauftrag 04

Bild 59: Ereignisaktion Lieferauftrag generieren bei Auftragseingang

13.1.2. Beispiel B: Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Wechsel zu Status 5"

Wenn Sie möchten, dass zu einem Auftrag, der in den Status 5.0 gelangt, die zugehörigen Lieferaufträge generiert werden, nutzen Sie folgende Einstellungen.

Der Nachteil ist, dass Sie nach der Generierung der Lieferaufträge den Hauptauftrag nicht mehr verändern dürfen, damit die Summe der Artikel der Lieferaufträge der des Hauptauftrags entspricht.

Ereignisaktion Beispiel B erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen > Aufträge > Ereignisaktionen.

  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.

  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Lieferauftrag generieren bei Wechsel zu Status 5 und wählen Sie unter Ereignis die Option Auftragsänderung > Statuswechsel und als Status [5] Freigabe Versand.

  4. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.

  5. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragstyp hinzu, markieren Sie im Filter die Option Auftrag.

  6. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragslager hinzu, markieren Sie im Filter die Option Mehrere Lager pro Auftrag.

  7. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Auftrag > Lieferaufträge generieren hinzu.

  8. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.

  9. Speichern Sie die Einstellungen.

DE Lieferauftrag 05

Bild 60: Ereignisaktion Lieferauftrag generieren bei Wechsel zu Status 5

13.1.3. Beispiel C: Ereignisaktion "Lieferauftrag generieren bei Rechnungsdruck"

Dieses dritte Beispiel bietet die meisten Vorteile. Die Lieferaufträge zu einem Auftrag werden erst mit dem Rechnungsdruck des Hauptauftrags generiert. Somit können Sie den Hauptauftrag solange offen lassen und Änderungen vornehmen bis Sie ihn durch den Rechnungsdruck zum Versand freigeben. Folgende Einstellungen sind nötig:

Ereignisaktion Beispiel C erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen > Aufträge > Ereignisaktionen.

  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.

  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Lieferauftrag generieren bei Rechnungsdruck und wählen Sie unter Ereignis die Option Dokumente > Rechnung generiert.

  4. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.

  5. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragstyp hinzu, markieren Sie im Filter die Option Auftrag.

  6. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragslager hinzu, markieren Sie im Filter die Option Mehrere Lager pro Auftrag.

  7. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Auftrag > Lieferaufträge generieren hinzu.

  8. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.

  9. Speichern Sie die Einstellungen.

DE Lieferauftrag 06

Bild 61: Ereignisaktion Lieferauftrag generieren bei Rechnungsdruck

In Kapitel 2.2 folgt ein Beispiel zur manuellen Generierung von Lieferaufträgen direkt in einem Auftrag.

13.2. Lieferaufträge im Auftrag anlegen

In der Auftragsbearbeitung finden Sie im Tab Lief die Optionen Lieferaufträge automatisch anlegen und Lieferauftrag anlegen.

DE Lieferauftrag 07 SI

Bild 62: Lieferaufträge im Tab Lief anlegen

Lieferaufträge automatisch anlegen

Klicken Sie auf den Button Lieferauftrag automatisch anlegen (s. Bild 62, blauer Pfeil), um die Aufträge entsprechend der im Feld Aufträge in Lieferaufträge splitten nach gewählten Einstellung unter Einstellungen > Aufträge > Auftragstypen > Lieferauftrag anzulegen. Es werden alle Auftragspositionen in Lieferaufträge geteilt.

Lieferaufträge automatisch anlegen

Diese Funktion können Sie nur nutzen, wenn noch kein Lieferauftrag zu dem Auftrag besteht.

Lieferaufträge manuell anlegen

  1. Tragen Sie in das Feld LiefAufMenge (Menge für den Lieferauftrag), die Menge ein, die Sie in den Lieferauftrag überführen wollen.

  2. Klicken Sie anschließend auf das Zahnrad (s. Bild 62, grüner Pfeil), um den Lieferauftrag anzulegen.
    → Auf diese Weise können Sie Lieferaufträge einzeln anlegen.

NZMenge

Die Menge, die Sie unter LiefAufMenge eintragen, darf nicht größer sein, als die unter NZMenge (nicht zugeordnete Menge) angezeigte Menge.

Bestandsreservierung

Für die in einem Lieferauftrag enthaltene Menge wird die Bestandsreservierung beim Anlegen eines Lieferauftrags vom Hauptauftrag auf den Lieferauftrag übertragen. Werden Lieferaufträge einzeln angelegt und im Hauptauftrag sind noch Artikel vorhanden, werden diese ebenfalls reserviert.

Tipp: Lieferaufträge löschen

Lieferaufträge können einzeln oder über die Gruppenfunktion in der Auftragssuche gelöscht werden.

Tipp: Auftragspositionen im Hauptauftrag bearbeiten

Es können weitere Auftragspositionen, auch andere Artikel, zum Hauptauftrag hinzugefügt oder daraus gelöscht werden. Allerdings können nur Auftragspositionen, die nicht in Lieferaufträgen enthalten sind, aus dem Hauptauftrag gelöscht werden. Die Menge der Artikel im Hauptauftrag lässt sich erhöhen oder verringern. Löschen sollten Sie jedoch nur nicht zu Lieferaufträgen zugeordnete Mengen.

Löschen von Positionen vermeiden

Technisch möglich ist zwar auch das Löschen von Positionen, die bereits in einem Lieferauftrag enthalten sind. Dies sollten Sie jedoch vermeiden, um Fehlfunktionen zu verhindern.

14. Lieferaufträge suchen

14.1. Lieferaufträge in der Auftragsübersicht suchen

Lieferaufträge in der Auftragsübersicht suchen:

  1. Öffnen Sie die Auftragsübersicht.

  2. Wählen Sie im Bereich Filter aus dem Dropdown-Menü Typ die Option Lieferauftrag und wählen Sie die Option suchen.
    → In der Auftragsübersicht werden nur Lieferaufträge angezeigt. Hier sehen Sie die Nummer des entsprechenden Lieferauftrags und das Datum, an dem dieser Lieferauftrag angelegt wurde.

  3. Klicken Sie auf eine Nummer, um den entsprechenden Lieferauftrag zu öffnen.

Tipp: Lieferaufträge filtern

Mit Hilfe der Datumsauswahl und anderer Einstellungen im Bereich Filter können Sie die Genauigkeit Ihrer Suche erhöhen und die Anzahl der angezeigten Lieferaufträge verringern.

14.2. Lieferaufträge im Auftrag selbst suchen

Ob Lieferaufträge zu einem Auftrag bestehen, sehen Sie im Tab Übersicht des betreffenden Auftrags.

DE Lieferauftrag 08 SI

Bild 63: Lieferauftragshinweis im Hauptauftrag

Lieferaufträge im Tab Aufträge eines Auftrags

Eine weitere Möglichkeit, sich die Lieferaufträge anzusehen, besteht im Tab Aufträge des Auftrags. Hier sehen Sie alle Aufträge des Kunden aufgeführt und somit auch die Lieferaufträge, die Sie dort auch suchen können.

DE Lieferauftrag 09 SI

Bild 64: Lieferaufträge im Tab Aufträge eines Auftrags suchen

15. Hauptaufträge aktuell halten

Der Status des Hauptauftrags wird automatisch auf den niedrigsten gemeinsamen Status aller Lieferaufträge des jeweiligen Hauptauftrags angepasst.

Gemeinsamer Status

Wenn z. B. ein Auftrag (in Status 5.0) zwei Lieferaufträge hat (je in Status 5.0) und der eine Lieferauftrag wechselt in den Status 6.5 (am Beispiel bedeutet 6.5 "Beim Logistiker im Versand", also vom Logistik-Dienstleister abgerufen), ändert sich am Status des Hauptauftrages zunächst nichts. Wenn der zweite Lieferauftrag in den Status 6.5 wechselt, wird automatisch auch der Status des Hauptauftrages zu 6.5 geändert.

Tipp

Bei Fehlfunktionen in Ihrem System können Sie den Statuswechsel auch per Ereignisaktion einrichten.

Ereignisaktion für das Anpassen eines Status Hauptauftrag an Lieferaufträge erstellen:

  1. Öffnen Sie das Menü Einstellungen > Aufträge > Ereignisaktionen.

  2. Klicken Sie links unten auf das grüne Plus, um eine neue Ereignisaktion zu erstellen.

  3. Tragen Sie im Bearbeitungsfenster einen Namen ein, z.B. Status Hauptautrag an Lieferauftrag anpassen und wählen Sie unter Ereignis die Option Auftragsänderung > Statuswechsel und als Status [6.5] Beim Logistiker im Versand.

  4. Klicken Sie auf Speichern.
    → Die Ereignisaktion wird angelegt.

  5. Fügen Sie mit dem grünen Plus einen Filter des Filtertyps Auftrag > Auftragstyp hinzu, markieren Sie im Filter die Option Lieferauftrag.

  6. Fügen Sie mit dem grünen Plus eine Aktion des Aktionstyps Auftrag > Status des Hauptauftrags ändern hinzu. In der Aktion die Option Niedrigster Status aller Lieferaufträge wählen.

  7. Setzen Sie ein Häkchen bei Aktiv.

  8. Speichern Sie die Einstellungen.

DE Lieferauftrag 10

Bild 65: Ereignisaktion Status Hauptauftrag an Lieferaufträge anpassen; Statuswechsel zu 6.5

Der Status 6.5 bedeutet in unserem Beispiel Beim Logistiker im Versand. Analog dazu wäre die Erstellung einer Ereignisaktion bei Wechsel zu Status 7.0 Warenausgang gebuchtmöglich, wenn der Logistiker den Warenausgang gemeldet hat.

Hauptauftrag eines Lieferauftrags bearbeiten

Variable Benutzer müssen über die Berechtigung für alle Läger der Lieferaufträge eines Hauptauftrags verfügen, um den Hauptauftrag öffnen zu dürfen. Prüfen Sie ggf. die Einstellungen im Benutzerprofil.

Hauptauftrag bzw. Lieferaufträge löschen

Wenn Sie einen Hauptauftrag löschen möchten, müssen zuerst die Lieferaufträge gelöscht werden und dann erst kann der Hauptauftrag gelöscht werden.

16. Warenbestand und Warenausgang

Der Warenbestand bei den Lieferaufträgen wird reserviert und bei deren Warenausgang werden die Bestände entsprechend reduziert. Der Hauptauftrag erhält dann auch automatisch den niedrigsten Status seiner Lieferaufträge, also auch die Information, dass der Warenausgang gebucht wurde, wenn alle Lieferaufträge des Hauptauftrags den Warenausgang gebucht haben.

17. Reparatur

System » Aufträge » Auftragstypen » Reparatur

17.1. Status für Reparaturen anlegen

Die Hinterlegung von Status für Reparaturen ermöglicht es, bestimmte Stationen für den Reparaturvorgang festzulegen, die durchlaufen werden. Damit kann der Verlauf genau verfolgt werden.

DE Einstell Auftraege Auftragstypen Reparatur01 SI

Bild 66: Status für Reparaturen hinterlegen

Status für Reparaturen hinterlegen:

Öffnen Sie das Menü Reparatur (Pfad siehe oben).

Tragen Sie die von Ihnen benötigten Status für Reparaturen ein.

Klicken Sie auf das Speichern-Symbol, um die Einstellungen zu sichern.

.

Diese Status stehen beim Anlegen einer Reparatur im Dropdown-Menü Status der Reparatur zur Verfügung.

17.2. Zustände für Reparaturen anlegen

Mit einem Zustand können Sie den Artikel genau beschreiben, z.B. ob dieser überhaupt eine Reparatur benötigt oder auch, dass es nicht möglich ist, diesen zu reparieren.

DE Einstell Auftraege Auftragstypen Reparatur02 SI

Bild 67: Zustände für Reparaturen hinterlegen

Zustände für Reparaturen hinterlegen:

Tragen Sie die von Ihnen benötigten Zustände für die Zuordnung der Artikelpositionen ein.

Klicken Sie auf das Speichern-Symbol, um die Einstellungen zu sichern.

.

Diese Zustände stehen beim Anlegen einer Reparatur im Dropdown-Menü Zustand des jeweiligen Artikels zur Verfügung. Sie können dann jedem Artikel den zutreffenden Zustand zuordnen und jeweils bei einer Änderung anpassen.

18. Neuer Auftrag

CRM » Kundenkarte » Kunde » Tab: Kundendaten

18.1. Allgemeines zum Anlegen neuer Aufträge

Ein Auftrag wird in plentymarkets automatisch angelegt, wenn ein Kunde in Ihrem Webshop etwas bestellt. Aufträge können Sie in plentymarkets jedoch auch manuell anlegen. Dieser Vorgang ist bei telefonischen Bestellungen oder bei Ladenverkauf interessant. Er ist besonders auf Usability hin optimiert, um den Aufwand für Sie gering zu halten. Sie erfahren hier, wie Sie Aufträge manuell anlegen.

Grundeinstellungen zur Auftragsbearbeitung durch variable Benutzer

Damit variable Benutzer Aufträge öffnen können, müssen im Menü System » Aufträge » Einstellungen die Standard-Status für Retouren und Gutschriften gespeichert worden sein. In der Grundeinstellung ist dort kein Status voreingestellt.

Außerdem müssen diese Benutzer für die Erstellung und Bearbeitung von Aufträgen in ihrem Benutzerprofil unter Berechtigung » Tab: Menü » Bereich: Aufträge berechtigt werden.

Berechtigung der Standardstatus für variable Benutzer

Damit variable Benutzer Aufträge der Typen Retoure, Gewährleistung und Reparatur anlegen können, müssen sie für die im Menü System » Aufträge » Einstellungen hinterlegten Standard-Status dieser drei Auftragstypen berechtigt sein. Die Berechtigung erfolgt im Benutzerprofil des variablen Benutzers unter Berechtigung » Tab: Sichtbarkeiten.

18.2. Neuen Auftrag über die Kundenkarte anlegen

Verwenden Sie die Kundenkarte (Bild 68), um nach einem Kunden zu suchen und einen neuen Auftrag für ihn anzulegen. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einen neuen Auftrag über die Kundenkarte anzulegen.

DE Auftraege bearbeiten Neue Auftraege 01

Bild 68: Kundenkarte aufrufen und Kunden suchen

Neuen Auftrag über die Kundenkarte anlegen:

  1. Klicken Sie auf Kundenkarte (Bild 68, Pos. 1).
    → Das Menü Kundenkarte mit einem Eingabefeld wird geöffnet.

  2. Geben Sie mindestens 3 Buchstaben des gesuchten Kunden ein (Bild 68, Pos. 2)
    → Die Ergebnisliste wird eingeblendet.

  3. Wählen Sie den Kunden aus der Ergebnisliste (Bild 68, Pos. 3), indem Sie mit der Maus darauf klicken.
    → Die Kundenkarte des Kunden wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf Neuer Auftrag, um einen Auftrag für diesen Kunden anzulegen.

  5. Wählen Sie die Artikel, die Sie zum Auftrag hinzufügen möchten (Kapitel 4).

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

18.3. Weitere Möglichkeiten zum Anlegen neuer Aufträge

Folgende weitere Möglichkeiten sind verfügbar, einen neuen Auftrag für einen Kunden anzulegen:

  • In der Kundenübersicht im Menü CRM » Kunden bearbeiten

  • In den Kundendaten des Kunden

  • In einem bestehenden Auftrag

  • Über einen Barverkauf

Diese verschiedenen Vorgehensweisen werden nachfolgend beschrieben.

18.3.1. Kundenübersicht

In der Kundenübersicht steht pro Kunde ein Icon Neuer Auftrag zur Verfügung. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einen neuen Auftrag über die Kundenübersicht anzulegen.

DE Auftraege bearbeiten Neue Auftraege 02

Bild 69: Neuen Auftrag in der Kundenübersicht anlegen

Neuen Auftrag über Kundenübersicht anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kunden bearbeiten.
    → Die Kundenübersicht wird angezeigt.

  2. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Kunden auf Neuer Auftrag, um einen neuen Auftrag für diesen Kunden anzulegen (Bild 69, roter Pfeil).
    → Das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten » Tab: Neuer Auftrag wird angezeigt.

  3. Wählen Sie die Artikel, die Sie zum Auftrag hinzufügen möchten (Kapitel 4).

  4. Speichern Sie die Einstellungen.

18.3.2. Kundendaten

In den Kundendaten finden Sie das Icon im gleichnamigen Tab in der Icon-Leiste. Einen neuen Auftrag legen Sie wie unten beschrieben über die Kundendaten an.

DE Auftraege bearbeiten Neue Auftraege 03

Bild 70: Neuen Auftrag im Tab Kundendaten anlegen

Neuen Auftrag über Kundendaten anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü CRM » Kunden bearbeiten.
    → Die Kundenübersicht wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf den Kunden, für den Sie einen neuen Auftrag anlegen möchten.
    → Der Datensatz des Kunden wird geöffnet.

  3. Klicken Sie im Tab Kundendaten auf Neuer Auftrag, um einen neuen Auftrag für diesen Kunden anzulegen (Bild 70, roter Pfeil).
    → Das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten » Tab: Neuer Auftrag wird angezeigt.

  4. Wählen Sie die Artikel, die Sie zum Auftrag hinzufügen möchten (Kapitel 4).

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

18.3.3. Auftrag

In einem Auftrag finden Sie das Icon Neuer Auftrag im Tab Übersicht (Bild 71, roter Pfeil). Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um einen neuen Auftrag über das Tab Übersicht eines bestehenden Auftrags anzulegen.

DE Auftraege bearbeiten Neue Auftraege 04

Bild 71: Neuen Auftrag im Tab Kundendaten anlegen

Neuen Auftrag über bestehenden Auftrag anlegen:

  1. Öffnen Sie das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    → Die Auftragsübersicht wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf einen Auftrag des Kunden, für den Sie einen neuen Auftrag anlegen möchten.
    → Der Auftrag wird geöffnet.

  3. Klicken Sie im Tab Übersicht unten im Tab Kundendaten auf Neuer Auftrag (Bild 71, roter Pfeil), um einen Auftrag für diesen Kunden anzulegen.
    → Das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten » Tab: Neuer Auftrag wird angezeigt.

  4. Wählen Sie die Artikel, die Sie zum Auftrag hinzufügen möchten (Kapitel 4).

  5. Speichern Sie die Einstellungen.

18.3.4. Auftrags-Vorlage

Wenn Sie für neue Aufträge bestimmte Einstellungen festlegen möchten, z.B. auch bestimmte Artikel automatisch in neuen Aufträgen haben möchten, legen Sie eine Auftrags-Vorlage an.

18.3.5. Barverkauf

Barverkäufe ohne Kundenzuordnung können Sie über das Kundenprofil Barverkauf abwickeln. Gehen Sie dazu wie unten beschrieben vor.

DE Auftraege bearbeiten Neue Auftraege 05

Bild 72: Neuen Auftrag für Barverkäufe anlegen

Neuen Auftrag für Barverkäufe anlegen:

  1. Klicken Sie auf Kundenkarte (Bild 72, Pos. 1).
    → Das Menü Kundenkarte mit einem Eingabefeld wird geöffnet.

  2. Geben Sie den Suchtext bar ein (Bild 72, Pos. 1)
    → Die Ergebnisliste wird eingeblendet.

  3. Wählen Sie Barverkauf aus der Ergebnisliste (Bild 72, Pos. 2), indem Sie mit der Maus darauf klicken.
    → Das Kundenprofil für Barverkäufe wird geöffnet. Dieses Kundenprofil hat die ID -1.

  4. Klicken Sie auf Neuer Auftrag, um einen neuen Auftrag für Barverkäufe anzulegen.

  5. Wählen Sie die Artikel, die Sie zum Auftrag hinzufügen möchten (Kapitel 4).

  6. Speichern Sie die Einstellungen.

18.4. Artikel für neuen Auftrag wählen

Nachdem Sie über eine der oben beschriebenen Möglichkeiten einen neuen Auftrag angelegt haben, wählen Sie im nächsten Schritt die Artikel für diesen Auftrag. Gehen Sie dazu wie unten beschrieben vor.

Bei Auftrags-Vorlage beachten

Wenn Sie eine Auftrags-Vorlage verwenden, die Artikel enthält, wählen Sie diese zunächst im Bereich Auftragsdaten des neuen Auftrags unter Vorlage verwenden und speichern den neuen Auftrag. Nach dem Speichern können Sie dem neuen Auftrag weitere Artikel hinzufügen.

DE Auftraege bearbeiten Neue Auftraege 06

Bild 73: Neuer Auftrag, Artikel hinzufügen

Artikel zum neuen Auftrag hinzufügen:

  1. Erstellen Sie einen neuen Auftrag gemäß den Erläuterungen in Kapitel 2 und Kapitel 3.

  2. Klicken Sie im Bereich Artikelsuche auf die Lupe (Bild 73, Pos. 1).
    → Die Artikel werden aufgelistet.

  3. Klicken Sie bei den Artikeln, die Sie zum Auftrag hinzufügen möchten, auf den Warenkorb (Bild 73, Pos. 2).

  4. Klicken Sie auf Speichern.
    → Der Artikel wird zum Auftrag hinzugefügt.

  5. Bearbeiten Sie den Auftrag wie unten beschrieben weiter.

18.5. Auftragsbearbeitung

Bearbeiten Sie nun den Auftrag wie auf der Handbuchseite Auftrag ändern beschrieben weiter.

E-Mail-Versand

Bei manuell angelegten Aufträgen wird keine automatische E-Mail, z. B. Auftragsbestätigung, an den Kunden versendet. Grund dafür ist, dass das System nicht wissen kann, wann alle Einstellungen zu diesem Auftrag vorgenommen wurden. Stoßen Sie daher den Versand einer E-Mail-Vorlage manuell im Auftrag und dort im Tab Mail an.

18.6. Aufträge teilen

Aufträge teilen Sie im Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten » Auftrag öffnen » Tab: Übersicht. Ein Auftrag darf nur unter folgenden Bedingungen geteilt werden:

  • Es ist noch kein Zahlungseingang erfolgt.

  • Es wurde kein Warenausgang gebucht.

  • Es wurde keine Rechnung erzeugt.

Auftragsstatus mehrerer Aufträge ändern

Über eine Gruppenfunktion können Sie den Status mehrerer Aufträge gleichzeitig ändern. Dabei weisen Sie allen im System vorhandenen Aufträgen, die sich in einem bestimmten Status befinden, einen anderen Status zu. Filtern Sie zuvor in der Auftragsübersicht die Aufträge anhand des Status und gewinnen Sie einen Überblick, ob Sie wirklich pauschal bei allen den Status ändern möchten.

Auftragsstatus aller Aufträge ändern:

  1. Öffnen Sie das Menü System » Aufträge » Auftragsstatus.

  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü oben links den Shop, in dem Sie die Auftragsstatus ändern möchten.

  3. Wählen Sie im mittleren Dropdown-Menü die Sprache, für die Sie die Auftragsstatus ändern möchten.

  4. Klicken Sie auf Gruppenfunktion.
    → Das Fenster Gruppenfunktion wird angezeigt.

  5. Wählen Sie die Option Auftragsstatus aller Aufträge ändern (Häkchen setzen).

  6. Wählen Sie im Dropdown-Menü Von den Auftragsstatus, den Sie ändern möchten.

  7. Wählen Sie im Dropdown-Menü in, den neuen Status, den Sie diesen Aufträgen zuweisen möchten.

  8. Klicken Sie auf Anwenden, um die Änderung durchzuführen.

  9. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, indem Sie auf Auftragsstatus ändern klicken.
    → Der Auftragsstatus der entsprechenden Aufträge wird geändert.

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