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Dokumentenarchiv

Im Dokumentenarchiv kannst du dir bereits generierte PDF-Dokumente einzeln anzeigen lassen oder Sammeldokumente im ZIP-Format generieren. In diesem Archiv werden PDF-Dokumente abgelegt, die in deinem plentymarkets-System im Rahmen der Auftragsabwicklung, beim Kassenverkauf mit POS oder im Bereich Warenwirtschaft erzeugt wurden.

Folgende Dokumenttypen sind im Dokumentenarchiv verfügbar:

1. Archivierte PDF-Dokumente suchen

Im Dokumentenarchiv kannst du PDF-Dokumente eines bestimmten Typs in einem gewählten Zeitraum suchen. Die Dokumente werden chronologisch aufgelistet.

PDF-Dokument suchen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Dokumentenarchiv.

  2. Wähle die Einstellungen, die du suchen möchtest. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Klicke auf Suche.

Tabelle 1. Optionen im Tab Suche
Einstellung Erläuterung

Nummer

Erlaubt eine scharfe Suche nach nur einem Dokument. Nummer eintragen, um nur ein bestimmtes Dokument zu suchen. Dokument, Zeitraum und Mandant müssen ebenfalls zum gesuchten Dokument passen.

Dokument

Dokumentyp wählen, um nur Dokumente dieses Typs zu suchen.

Datum

Zeitraum auswählen, um nur Dokumente zu suchen, die in einem bestimmten Zeitraum erzeugt wurden. Standardmäßig ist das aktuelle Datum als Start- und Enddatum eingestellt.

Mandant (Shop)

Einen Mandant oder alle wählen.

pro Seite

Wählen, wie viele Suchergebnisse pro Seite angezeigt werden.

Auftrag, Kunden und PDF-Dokumente öffnen

Klicke auf die Auftrags-ID, um den Auftrag der jeweiligen Rechnung zu öffnen oder auf die Kunden-ID, um den Kundendatensatz zu öffnen. Öffne das PDF-Dokument durch Klick auf den Link in der Spalte Datei.

2. Sammeldokument im ZIP-Format exportieren

Größere Mengen an Dokumenten kannst du bequem als Sammeldokument im ZIP-Format exportieren. Die zu exportierenden Dokumente lassen sich nach den Kriterien Dokumenttyp, Zeitraum, und Mandant eingrenzen festlegen.

Sammeldokument exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Dokumentenarchiv.

  2. Wechsle in das Tab Export.

  3. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.

  4. Klickee auf das Zahnrad.
    → Die ZIP-Datei wird exportiert.

Tabelle 2. Optionen im Tab Export
Einstellung Erläuterung

Dokument

Dokumenttyp wählen, um nur Dokumente dieses Typs zu suchen.

Mandant (Shop)

Einen Mandant oder alle wählen.

Zeitraum

Zeitraum auswählen, um nur Dokumente zu exportieren, die in einem bestimmten Zeitraum erzeugt wurden. Standardmäßig ist das aktuelle Datum als Start- und Enddatum eingestellt.

Unterordner

Auswählen, ob beim Export Unterordner erstellt werden sollen. Wähle die Option mit, um in der ZIP-Datei automatisch Unterordner für jeden Monat zu erstellen. Bei der Option ohne werden keine Unterordner erstellt.

Export schlägt fehl

Es werden maximal 6.000 PDFs exportiert. Wenn dein Export fehlschlägt, überschreitet die Datei eventuell die maximale Anzahl, die exportiert wird. Schränke den Zeitraum weiter ein, um die Anzahl der Dokumente zu verringern. Wenn du den Zeitraum auf den kleinstmöglichen Zeitraum, also 1 Tag, reduziert haben, werden unabhängig von Export-Maximum alle Dokumente exportiert.

3. Gutscheine und Voucher exportieren

Gutscheine und Voucher stellen eine Besonderheit im Dokumentenarchiv dar, da sie über die Suche und den Export nicht angezeigt werden. Auf Gutschein-PDFs kannst du deshalb gesondert im Reiter Gutscheine des Menüs Aufträge » Dokumentenarchiv zugreifen.

Gutscheine und Voucher exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Dokumentenarchiv.

  2. Wechsle in das Tab Gutscheine.

  3. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 3 vor.

  4. Klicke auf das Zahnrad.
    → Die ZIP-Datei wird exportiert.

Tabelle 3. Optionen im Tab Gutscheine
Einstellung Erläuterung

Gutscheintyp

Wählen, welcher Gutscheintyp exportiert werden soll.

ALLE: PDFs zu allen vorhandenen Gutscheinarten werden exportiert.
Gutschein: Nur Verkaufsgutscheine zur Einlösung in deinem Webshop werden exportiert.
Voucher: Nur Voucher werden exportiert.

Mandant (Shop)

Einen Mandant oder Alle wählen.

Zeitraum

Zeitraum auswählen, um nur Gutscheine zu suchen, die in einem bestimmten Zeitraum erzeugt wurden. Standardmäßig ist das aktuelle Datum als Start- und Enddatum eingestellt.

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