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Dokumentenarchiv

Im Dokumentenarchiv kannst du dir bereits generierte PDF-Dokumente einzeln anzeigen lassen oder Sammeldokumente im ZIP-Format generieren. In diesem Archiv werden PDF-Dokumente abgelegt, die in deinem plentymarkets-System im Rahmen der Auftragsabwicklung, beim Kassenverkauf mit POS oder im Bereich Warenwirtschaft erzeugt wurden.

Folgende Dokumenttypen sind im Dokumentenarchiv verfügbar:

1. Archivierte PDF-Dokumente suchen

Im Dokumentenarchiv kannst du PDF-Dokumente eines bestimmten Typs in einem gewählten Zeitraum suchen. Die Dokumente werden chronologisch aufgelistet.

PDF-Dokument suchen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Dokumentenarchiv.

  2. Wähle die aus der Dropdown-Liste den Dokumenttyp, nach dem du suchen möchtest und passe die Einstellungen an. Beachte dazu die Erläuterungen in Tabelle 1.

  3. Klicke auf Suche ().

Tabelle 1. Optionen im Tab Suche
Einstellung Erläuterung

Nummer

Erlaubt eine scharfe Suche nach nur einem Dokument. Trage hier die Nummer ein, um nur ein bestimmtes Dokument zu suchen. Dokument, Zeitraum und Mandant müssen ebenfalls zum gesuchten Dokument passen.

Dokument

Wähle einen Dokumenttyp, um nur Dokumente dieses Typs zu suchen.

Datum

Wähle einen Zeitraum aus, um nur Dokumente zu suchen, die in dem ausgwählten Zeitraum erzeugt wurden. Standardmäßig ist das aktuelle Datum als Enddatum und das Startdatum einen Tag vorher eingestellt.

Mandant (Shop)

Wähle enteweder einen bestimmten Mandant oder alle aus.

pro Seite

Wähle, wie viele Suchergebnisse pro Seite angezeigt werden.

Auftrag, Kunden und PDF-Dokumente öffnen

Klicke auf die Auftrags-ID, um den Auftrag der jeweiligen Rechnung zu öffnen oder auf die Kunden-ID, um den Kundendatensatz zu öffnen. Öffne das PDF-Dokument durch Klick auf den Link in der Spalte Datei. Das Dokument wird geöffnet und lässt sich in dieser Ansicht auch herunterladen.

2. Sammeldokument im ZIP-Format exportieren

Größere Mengen an Dokumenten kannst du bequem als Sammeldokument im ZIP-Format exportieren. Die zu exportierenden Dokumente lassen sich nach den Kriterien Dokumenttyp, Zeitraum, und Mandant eingrenzen.

Sammeldokument exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Dokumentenarchiv.

  2. Wechsle in das Tab Export.

  3. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 2 vor.

  4. Klicke auf das Exportieren ().
    → Die ZIP-Datei wird exportiert.

Tabelle 2. Optionen im Tab Export
Einstellung Erläuterung

Dokument

Wähle einen Dokumenttyp aus, um Dokumente dieses Typs runterzuladen.

Mandant (Shop)

Wähle enteweder einen bestimmten Mandant oder alle aus.

Zeitraum

Wähle einen Zeitraum aus, um nur Dokumente zu exportieren, die in diesem Zeitraum erzeugt wurden. Standardmäßig ist das aktuelle Datum als Start- und Enddatum eingestellt.

Unterordner

Wähle aus, ob beim Export Unterordner erstellt werden sollen. Wähle die Option mit, um in der ZIP-Datei automatisch Unterordner für jeden Monat zu erstellen. Bei der Option ohne werden keine Unterordner erstellt.

Export schlägt fehl

Es werden maximal 6.000 PDFs exportiert. Wenn dein Export fehlschlägt, überschreitet die Datei eventuell die maximale Anzahl, die exportiert wird. Schränke den Zeitraum weiter ein, um die Anzahl der Dokumente zu verringern. Wenn du den Zeitraum auf den kleinstmöglichen Zeitraum, also 1 Tag, reduziert hast, werden unabhängig vom Export-Maximum alle Dokumente exportiert.

3. Gutscheine und Voucher exportieren

Gutscheine und Voucher stellen eine Besonderheit im Dokumentenarchiv dar, da sie über die Suche und den Export nicht angezeigt werden. Auf Gutschein-PDFs kannst du deshalb gesondert im Reiter Gutscheine des Menüs Aufträge » Dokumentenarchiv zugreifen.

Gutscheine und Voucher exportieren:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Dokumentenarchiv.

  2. Wechsle in das Tab Gutscheine.

  3. Nimm die Einstellungen gemäß Tabelle 3 vor.

  4. Klicke auf das Exportieren ().
    → Die ZIP-Datei wird exportiert.

Tabelle 3. Optionen im Tab Gutscheine
Einstellung Erläuterung

Gutscheintyp

Wähle aus, welcher Gutscheintyp exportiert werden soll.
ALLE: PDFs zu allen vorhandenen Gutscheinarten werden exportiert.
Gutschein: Nur Mehrzweckgutscheine zur Einlösung in deinem Webshop werden exportiert.
Voucher: Nur Voucher werden exportiert.

Mandant (Shop)

Wähle enteweder einen bestimmten Mandant oder alle aus.

Zeitraum

Wähle einen Zeitraum aus, um nur Gutscheine zu suchen, die in diesem Zeitraum erzeugt wurden. Standardmäßig ist der Zeitraum auf die vergangene Woche eingestellt, d.h. das aktuelle Datum als Enddatum und eine Woche früher als Startdatum.

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