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Rechnungen

In plentymarkets generierst du Rechnungen entweder einzeln oder gesammelt als PDF-Dateien, um diese z.B. zu drucken oder deinen Kunden als E-Mail Anhang zukommen zu lassen.
Je nach Lieferland und Standort unterliegen Rechnungen verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen. Informiere sich genau über diese Bestimmungen und stelle sicher, dass alle jeweils vorgegebenen Rechnungsdaten enthalten sind.

1. Dokumentenvorlagen für Rechnungen einrichten

Bevor du Rechnungen generieren kannst, muss eine Dokumentenvorlage eingerichtet werden. Dokumentenvorlagen richtest du im Menü System » Systemeinstellungen » Mandant » Mandant wählen » Standorte » Standort wählen » Dokumente ein.
Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung der Dokumentenvorlage findest du auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

Angaben zu Zahlungsziel und Skonto auf der Rechnung

Damit Angaben zu Valuta, Zahlungsziel und Skontierung grundsätzlich auf Rechnungen angezeigt werden, müssen diese Optionen zwingend beim Einrichten der Dokumentenvorlage für Rechnungen aktiviert werden.

2. Einzelne Rechnung erzeugen

Eine einzelne Rechnung kannst du in plentymarkets bei Bedarf direkt an einem beliebigen Auftrag erzeugen.

Einzelne Rechnung erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
    → Die Auftragsübersicht öffnet sich.

  2. Wähle durch Klick auf die Auftrag-ID den Auftrag aus, für den eine Rechnung erzeugt werden soll.

  3. Wechsle in das Tab Belege.

  4. Wähle im Drop-Down-Menü Beleg erstellen das Dokument Rechnung aus.

  5. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.

  6. Speichere die Einstellungen, um die Rechnung zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei mit der soeben erzeugten Rechnung.

Tabelle 1. Optionen im Menü Beleg erstellen
Einstellung Erläuterung

Datum

Ein Datum angeben, das als Rechnungsdatum auf der Rechnung angezeigt wird. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.

Valuta/Zahlungsziel/Skonto

Mit JA oder NEIN auswählen, ob Zahlungsziel, Valuta oder Skonto auf der Rechnung angezeigt werden.
Hinweis: Damit diese Informationen korrekt auf der Rechnung angezeigt werden, müssen sie am entsprechenden Kunden im Menü CRM » Kontakte hinterlegt sein.

Zahlungsziel

Soweit noch nicht in den Kundendaten hinterlegt, hier eine Anzahl von Tagen eingeben, die als Zahlungsziel auf der Rechnung erscheinen soll.

Skonto von X % bei Zahlung binnen X Tagen

Soweit noch nicht in den Kundendaten hinterlegt, hier einen Prozentsatz und eine Anzahl von Tagen angeben, um die Skontobedingungen festzulegen.

Buche Warenausgang

Mit JA oder NEIN auswählen, ob mit dem Erzeugen der Rechnung auch der Warenausgang gebucht werden soll.

Ändere Auftragsstatus auf Status

Einen Status wählen, in den der Auftrag nach dem Erzeugen der Rechnung wechseln sollen. Wenn kein Statuswechsel gewünscht ist, die Option Keine Änderung wählen.

Kommentar

Einen Text eingeben, der auf der Rechnung unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.

Gesperrte Aufträge

Nach dem Erzeugen einer Rechnung werden Aufträge standardmäßig gesperrt. Es können dann z.B. keine Artikelpositionen mehr hinzugefügt werden. Erstelle einen Stornobeleg, um einen Auftrag trotz vorhandener Rechnung zu bearbeiten.

3. Mehrere Rechnungen erzeugen

Sollen mehrere Rechnungen zugleich erzeugt werden, legst du über einen Suchfilter im Menü Aufträge » Fulfillment fest, welche Aufträge berücksichtigt werden. Zudem kannst du in diesem Menü festlegen, ob der Status des Auftrags geändert werden soll, nachdem die Rechnungen erzeugt wurden.

Mehrere Rechnungen erzeugen:

  1. Öffne das Menü Aufträge » Fulfillment » Rechnungen erzeugen.

  2. Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 2 vor.

  3. Klicke auf das Zahnrad, um die Rechnungen zu erzeugen.
    → Es öffnet sich eine PDF-Datei, in der die zugehörigen Rechnungen aller von dir durch die Suchfilter bestimmten Aufträge enthalten sind.

Tabelle 2. Optionen im Untermenü Rechnungen erzeugen
Einstellung Erläuterung

Auftragsstatus

Aus der Liste den Status der Aufträge wählen, die für die Rechnung berücksichtigt werden sollen.

Eigner

Wähle einen Eigner aus, für dessen Aufträge die Rechnungen erzeugt werden sollen oder die Option ALLE, wenn für alle Eigner die Rechnungen erzeugt werden sollen.

Standort

Wähle einen Standort aus, für den die Rechnungen erzeugt werden sollen.

Lager

Wähle ein Lager oder ALLE aus.

Kundenklasse

Wähle eine Kundenklasse aus, für die die Rechnungen erzeugt werden sollen oder die Option ALLE, wenn für alle Kundenklassen die Rechnungen erzeugt werden sollen.

Zahlungsart

Wähle eine der Zahlungsarten oder die Option ALLE.

Sortierung

Lege fest, wie die erzeugten Rechnungen sortiert werden sollen. Die Optionen Auftrags-ID, Kunden-ID und Artikel-ID geben verschiedene Sortierungen aus.

Limit

Lege fest, wie viele Rechnungen maximal pro Durchgang erzeugt werden. Das Maximum liegt bei 200 Rechnungen.

Rechnungsdatum

Wähle ein Datum aus dem Kalender aus, das als Rechnungsdatum auf den Rechnungen erscheinen soll.

Ändere Auftragsstatus

Wähle einen Status, in den die Aufträge nach Erzeugung der Rechnungen wechseln sollen.
Der Statuswechsel ist wichtig, damit für bereits bearbeitete Aufträge ein Prozess nicht noch einmal durchgeführt wird.

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