Rechnungen

In plentymarkets generierst du Rechnungen entweder einzeln oder gesammelt als PDF-Dateien, um diese z.B. zu drucken oder deinen Kund:innen als E-Mail Anhang zukommen zu lassen.
Je nach Lieferland und Standort unterliegen Rechnungen verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen. Informiere dich genau über diese Bestimmungen und stelle sicher, dass alle jeweils vorgegebenen Rechnungsdaten enthalten sind.

1. Dokumentenvorlagen für Rechnungen einrichten

Bevor du Rechnungen generieren kannst, muss eine Dokumentenvorlage eingerichtet werden. Dokumentenvorlagen richtest du im Menü Einrichtung » Mandant » Mandant wählen: » Standorte » _Standort wählen » Dokumente » Rechnung ein.
Weitere Informationen und Anleitungen zur Einrichtung der Dokumentenvorlage findest du auf der Handbuchseite Auftragsdokumente.

Angaben zu Zahlungsziel und Skonto auf der Rechnung

Damit Angaben zu Valuta, Zahlungsziel und Skontierung grundsätzlich auf Rechnungen angezeigt werden, müssen diese Optionen zwingend beim Einrichten der Dokumentenvorlage für Rechnungen aktiviert werden.

2. Einzelne Rechnung erzeugen

Eine einzelne Rechnung kannst du in plentymarkets bei Bedarf direkt an einem beliebigen Auftrag erzeugen.

Einzelne Rechnung erzeugen:

Öffne das Menü Aufträge » Aufträge bearbeiten.
→ Die Auftragsübersicht öffnet sich.
Suche () anhand der Filtereinstellungen den Auftrag, für den eine Rechnung erzeugt werden soll.
Öffne den gewünschten Auftrag.
Wechsle in das Tab Belege.
Wähle aus der Dropdown-Liste Beleg erstellen das Dokument Rechnung aus.
Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 1 vor.
Speichere () die Einstellungen, um die Rechnung zu erzeugen.
→ Es öffnet sich eine PDF-Datei mit der soeben erzeugten Rechnung.

Tabelle 1. Einstellungen für Rechnungen im Menü **Beleg erstellen**
Einstellung	Erläuterung
Datum	Gib das Datum an, das als Rechnungsdatum auf der Rechnung angezeigt wird. Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt.
Valuta/Zahlungsziel/Skonto	Mit JA oder NEIN auswählen, ob Zahlungsziel, Valuta oder Skonto auf der Rechnung angezeigt werden. Hinweis: Damit diese Informationen korrekt auf der Rechnung angezeigt werden, müssen sie am entsprechenden Kunden im Menü CRM » Kontakte im Bereich Firma hinterlegt sein.
Zahlungsziel	Soweit noch nicht in den Kundendaten hinterlegt, hier eine Anzahl von Tagen eingeben, die als Zahlungsziel auf der Rechnung erscheinen soll.
Skonto von X % bei Zahlung binnen X Tagen	Soweit noch nicht in den Kundendaten hinterlegt, hier einen Prozentsatz und eine Anzahl von Tagen angeben, um die Skontobedingungen festzulegen.
Buche Warenausgang	Mit JA oder NEIN auswählen, ob mit dem Erzeugen der Rechnung auch der Warenausgang gebucht werden soll.
Ändere Auftragsstatus auf Status	Einen Status wählen, in den der Auftrag nach dem Erzeugen der Rechnung wechseln sollen. Wenn kein Statuswechsel gewünscht ist, die Option Keine Änderung wählen.
Kommentar	Einen Text eingeben, der auf der Rechnung unterhalb der Artikelpositionen angezeigt wird. Die Eingabe ist optional.

Gesperrte Aufträge

Nach dem Erzeugen einer Rechnung werden Aufträge standardmäßig gesperrt. Es können dann z.B. keine Artikelpositionen mehr hinzugefügt werden. Erstelle einen Stornobeleg, um einen Auftrag trotz vorhandener Rechnung zu bearbeiten.

3. Mehrere Rechnungen erzeugen

Sollen mehrere Rechnungen zugleich erzeugt werden, legst du über einen Suchfilter im Menü Aufträge » Fulfillment fest, welche Aufträge berücksichtigt werden. Zudem kannst du in diesem Menü festlegen, ob der Status des Auftrags geändert werden soll, nachdem die Rechnungen erzeugt wurden.

Mehrere Rechnungen erzeugen:

Öffne das Menü Aufträge » Fulfillment » Rechnungen erzeugen.
Nimm die Einstellungen anhand Tabelle 2 vor.
Beachte, dass die Einstellungen sowohl Suchfilter als auch Aktionen umfassen.
Klicke auf das Zahnrad (), um die Rechnungen zu erzeugen.
→ Es öffnet sich eine PDF-Datei, in der die zugehörigen Rechnungen aller von dir durch die Suchfilter bestimmten Aufträge enthalten sind.

Tabelle 2. Optionen **Rechnungen erzeugen**
Einstellung	Erläuterung
Auftragsstatus	Aus der Liste den Status der Aufträge wählen, die für die Rechnung berücksichtigt werden sollen. Hinweis: Wenn du nach Aufträgen mit dem Status Warenausgang gebucht (Status 7) filterst, wird im Hintergrund nach allen Aufträgen gesucht, für die heute, am aktuellen Datum, der Warenausgang gebucht wurde. Es wird der Hinweis Warenausgang: HEUTE angezeigt, um dies zu verdeutlichen.
Eigner	Wähle einen Eigner aus, für dessen Aufträge die Rechnungen erzeugt werden sollen oder die Option ALLE, wenn für alle Eigner die Rechnungen erzeugt werden sollen.
Standort	Wähle einen Standort aus, für den die Rechnungen erzeugt werden sollen.
Lager	Wähle ein Lager oder ALLE aus.
Kundenklasse	Wähle eine Kundenklasse aus, für die die Rechnungen erzeugt werden sollen oder die Option ALLE, wenn für alle Kundenklassen die Rechnungen erzeugt werden sollen.
Zahlungsart	Wähle eine der Zahlungsarten oder die Option ALLE.
Sortierung	Lege fest, wie die erzeugten Rechnungen sortiert werden sollen. Die Optionen Auftrags-ID, Kunden-ID und Artikel-ID geben verschiedene Sortierungen aus.
Limit	Lege fest, wie viele Rechnungen maximal pro Durchgang erzeugt werden. Das Maximum liegt bei 200 Rechnungen.
Rechnungsdatum (Aktion)	Wähle ein Datum aus dem Kalender aus, das als Rechnungsdatum auf den Rechnungen erscheinen soll.
Ändere Auftragsstatus (Aktion)	Wähle einen Status, in den die Aufträge nach Erzeugung der Rechnungen wechseln sollen. Der Statuswechsel ist wichtig, damit für bereits bearbeitete Aufträge ein Prozess nicht noch einmal durchgeführt wird.